DATEV für den Mittelstand - EduMedia

DATEV für den Mittelstand Rechnungswesen, Auftragswesen, Zahlungsverkehr Monika Lübeck

DATEV für den Mittelstand - Rechnungswesen, Auftragswesen, Zahlungsverkehr Hinweis: In dieser Druckversion wird mit der Software DATEV Mittelstand pro 6.3 gearbeitet. Autorin: Monika Lübeck, Sparkassenbetriebswirtin und freiberufliche Dozentin für Rechnungswesen und Personalwirtschaft mit DATEVProgrammen, seit 2008 u. a. Autorin für DATEV e. G.

Herausgeber: Dr. Bernd Arnold, Leiter Xpert Business Deutschland

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1. Auflage, Druckversion vom 27.02.2017, POD-5.0 Verlag: EduMedia GmbH, Augustenstraße 22/24, 70178 Stuttgart Redaktion: Maria-Magdalena Kielholz Lizenzgeber: DATEV eG Nürnberg Layout, Satz und Druck: Schlötel GmbH, Ziegelhüttenweg 4, 98693 Ilmenau Printed in Germany Umschlaggestaltung: Schlötel GmbH, Ilmenau © 2013-2017 EduMedia GmbH, Stuttgart Alle Rechte, insbesondere das Recht zu Vervielfältigung, Verbreitung oder Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Der Verlag haftet nicht für mögliche negative Folgen, die aus der Anwendung des Materials entstehen. Internetadresse: http://www.edumedia.de

ISBN 978-3-86718-599-8

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Was Sie wissen sollten ... Damit unsere Unterrichtsmaterialien lebendig und lesbar bleiben, haben wir in dem vorliegenden Band auf Wortungetüme wie „LeserInnen“ u. ä. verzichtet und stattdessen die männliche Form verwendet. Bitte haben Sie Verständnis für unser Vorgehen, liebe Leserin. Sie sind selbstverständlich ebenso gemeint, wenn wir z. B. von „dem Unternehmer“ oder „dem Kaufmann“ sprechen.

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Business

Xpert Business (XB) ist das bundeseinheitliche Kurs- und Zertifikatssystem für kaufmännische und betriebswirtschaftliche Weiterbildung an Volkshochschulen und vielen weiteren Bildungsinstituten. XB-Kurse vermitteln seit über 10 Jahren fundierte Kompetenzen vom Einstieg bis zum Hochschulniveau. Bundesweit anerkannt. Praxisnah. Aktuell. Die Kurse zeichnen sich durch ihre besondere Praxisnähe und Aktualität aus: Von Anfang an lernen Sie anhand von aktuellen Beispielen und entwickeln Fähigkeiten, die Sie direkt im beruflichen Alltag einsetzen können. Dabei unterstützen Sie die vorliegenden Lehr- und Übungsmaterialien, welche passgenau auf die Xpert Business-Lernzielkataloge und Prüfungen abgestimmt sind.

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Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg in Ihrem Xpert Business-Kurs. Dr. Bernd Arnold Leiter Xpert Business Deutschland

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Das Zusatzmaterial zum Buch Mit diesem Lehrbuch wird Ihnen ein Link bereitgestellt, unter dem Sie folgendes Zusatzmaterial online herunterladen können:  Übungs-Szenario inkl. Musterbestand und Lösungen, das Sie begleitend zu den Erläuterungen im Buch bearbeiten können; um den Datenbestand nutzen zu können, wird die installierte DATEV-Software auf Ihrem PC vorausgesetzt

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

1

Einführung in das Programm DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro . . . . . . . . .11

1.1

DATEV Mittelstand pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1.2

Aufbau von DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro. . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1.3

Das Programmfenster DATEV Mittelstand pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.3.1

Aufbau von DATEV Mittelstand pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13 Der Navigationsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Der Arbeitsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Die Zusatzbereiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1.3.2

Startseite in DATEV Mittelstand pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

1.3.3

Das Register „Aktuelles“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

1.4

Erstbestückung in DATEV Mittelstand pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.5

Stammdaten des Unternehmens bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1.6

Anwendungen anlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

2

Die Dokumentenablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

2.1

Dokumente in DATEV Mittelstand pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2.2

Dokumentenablage einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2.2.1

Anpassen der Ablagestruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 So legen Sie einen neuen Ordner an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 So legen Sie ein neues Register an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

2.2.2

Archive verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

2.3

Dokumente ablegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

2.3.1

Ablage per Drag & Drop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

2.3.2

Dokumente kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

2.3.3

Dokumente importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

2.3.4

Dokumentenkorb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34 So öffnen Sie den Dokumentenkorb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 So indizieren Sie Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

2.4

Scannen von Dokumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

2.4.1

Mit digitalen Dokumenten arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Dokumente suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Individuelle Filter anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

7

I

I

Inhaltsverzeichnis

2.4.2

Dokumente anzeigen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41 Dokumente anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Dokumente und Dokumenteigenschaften bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3

Das Auftragswesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

3.1

Grundlegende Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

3.2

Artikelstammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

3.2.1

Neue Artikelgruppen anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

3.2.2

Neue Artikel anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49 So legen Sie einen neuen Artikel an. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 So legen Sie den Preis des Artikels fest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 So erfassen Sie zusätzliche Informationen zum Artikel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

3.3

Stammdaten erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

3.3.1

Konditionen anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52

3.3.2

Zahlungsbedingungen anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53 So legen Sie eine neue Zahlungsbedingung an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Exkurs: Hierarchie der Zahlungsbedingungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

3.3.3

Lieferbedingungen anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

3.4

Grundlegende Einstellungen im Auftragswesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

3.4.1

Geschäftsvorfälle Verkauf festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57 So prüfen und bearbeiten Sie die Geschäftsvorfälle Verkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

3.4.2

Anpassen der Druckvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59 So passen Sie das Layout an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Beispiel: So fügen Sie ein Logo in eine Druckvorlage ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

3.4.3

So erfassen Sie einen neuen Textbaustein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

3.4.4

So er fassen Sie eine neue Abschlagforderung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

3.5

Belege bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

3.5.1

Angebote erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65 So bereiten Sie ein Angebot vor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 So ordnen Sie die Preisliste zu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 So fügen Sie Ihrem Angebot Artikel hinzu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 So bestimmen Sie Konditionen und Hinweistext des Angebots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 So archivieren und drucken Sie ein Angebot. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

3.5.2

Angebote in Auftragsbestätigungen weiterführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69 So suchen und finden Sie einen bestehenden Beleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 So führen Sie das Angebot in eine Auftragsbestätigung weiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 So passen Sie Positionen in einem Beleg an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

3.5.3

8

Auftragsbestätigungen in Lieferscheine und Rechnungen weiterführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71

Inhaltsverzeichnis

3.5.4

Teil- und Schlussrechnungen erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72 So erstellen Sie eine Teilrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 So erstellen Sie eine Schlussrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Exkurs: So erstellen Sie für mehrere Lieferscheine eine Sammelrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

3.5.5

Abschlags- bzw. Anzahlungsrechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76 So erstellen Sie eine Abschlagsrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

3.6

Auswertungen der Auftragsverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

4

Das automatische Buchen von Ein- und Ausgangsrechnungen . . .79

4.1

Buchen von digitalen Eingangsrechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

4.1.1

Buchen digitaler Belege . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80 Exkurs: Eigenschaften Digitale Belege . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

4.1.2

Lösen der Verbindung Buchungssatz-Beleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82

4.1.3

Dokumente nachträglich mit Buchungssätzen verbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83

4.1.4

Buchungsinformationen an Dokumentenverwaltung übergeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83 So stellen Sie die automatische Übergabe beim Schließen des Buchungsstapels ein . . . . . . . . . 83 So übergeben Sie die Buchungsinformationen aus der Finanzbuchführung in die Dokumentenablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

4.2

Buchen von Ausgangsrechnungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

4.2.1

Belege an die Finanzbuchführung weitergeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86 So geben Sie die Belege an die Finanzbuchführung weiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

4.2.2

Belege in der Finanzbuchführung verarbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87

4.3

Kontrolle der Buchungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

4.3.1

So öffnen Sie einen verarbeiteten Buchungsstapel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

4.3.2

So erstellen Sie OPOS-Auswertungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90 OPOS-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 OPOS-Konto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

5

DATEV Zahlungsverkehr und Buchen elektronischer Bankkontoumsätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93

5.1

Arbeiten mit DATEV Zahlungsverkehr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

5.1.1

Zahlungsverkehr starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94

5.1.2

Bankverbindungen für Electronic Banking einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

5.1.3

Zahlungen erfassen und an die Bank weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96

5.1.4

Zahlungsaufträge an die Bank übermitteln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97

9

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Inhaltsverzeichnis

5.2

Buchen elektronischer Bankkontoumsätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

5.2.1

Erzeugen von Buchungsvorschlägen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97

5.2.2

Bearbeiten von Buchungsvorschlägen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99 So bearbeiten Sie als sicher erkannte Buchungsvorschläge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 So bearbeiten Sie Belege, die zu einem Buchungssatz vervollständigt wurden, aber nicht eindeutig sind. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 So bearbeiten Sie Belege, deren Gegenkonten nicht erkannt wurden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

5.2.3

Erstellen von Lerndateieinträgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

6

Erstellen von Mahnungen und Zahlungsvorschlägen . . . . . . . . . 103

6.1

Mahnwesen einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

6.1.1

So geben Sie Mahn- und Kontoauszugstexte ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

6.1.2

So richten Sie das Mahnwesen ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

6.1.3

So legen Sie ein Konto für „Diverse Kunden“ an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

6.1.4

So passen Sie Stammdaten einzelner Debitoren an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

6.2

Arbeiten mit Mahnvorschlägen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

6.2.1

So erstellen Sie einen Mahnvorschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

6.2.2

So bearbeiten Sie einen Mahnvorschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110 Mahnvorschlagsliste sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Mahnvorschlag überschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Mahnungen löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Mahnstufen ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Posten sperren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

6.2.3

Mahnungen ausgeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

6.3

Ablage von Mahnungen in der Dokumentenablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

6.4

Mahnzinsen und -gebühren automatisch buchen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

6.5

Der Zahlungsvorschlag in Rechnungswesen pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

6.5.1

Den Zahlungsvorschlag in Mandantendaten einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

6.5.2

Hinterlegen einer Bank für den Zahlungsvorschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119

6.5.3

Eingabe der abweichenden Zahlungsstammdaten im Kreditorensatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120

6.5.4

Zahlungsvorschlag erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120

6.5.5

Zahlungsvorschlag ansehen und prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121

6.5.6

Zahlungsvorschlag bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

6.5.7

Zahlungsvorschlag löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

6.5.8

Die Übergabe des Zahlungsvorschlags an das Modul Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123

6.5.9

Die Zahlungsbelege im Modul Zahlungsverkehr ausgeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124 Sachwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

10

Einführung in das Programm DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro

Dieses Kapitel stellt Ihnen den Aufbau des Programmpakets DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro sowie den DATEV Arbeitsplatz für Unternehmen vor. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Kunden- und Lieferantendaten aus der Finanzbuchhaltung in DATEV Mittelstand pro übernehmen und wie Sie die Grunddaten Auftragswesen über Stammdaten - Unternehmen bearbeiten. Inhalt  DATEV Mittelstand pro  Aufbau von DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro  Das Programmfenster DATEV Mittelstand pro  Erstbestückung in DATEV Mittelstand pro  Stammdaten des Unternehmens bearbeiten  Anwendungen anlegen

11

1


1.1 DATEV Mittelstand pro Der Mittelstand ist dank seiner Flexibilität und Innovationsfähigkeit das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Für diese Zielgruppe bietet das Programmpaket DATEV Mittelstand pro die Basis für effiziente Prozesse und eine erfolgreiche Unternehmensführung. Es vereint alle wesentlichen kaufmännischen Funktionen unter einer Oberfläche. Durch Komfortfunktionen, die genau aufeinander abgestimmt sind, werden viele sonst übliche Fehlerquellen beseitigt und der Arbeitsaufwand für Sie als Nutzer zugleich minimiert. Das DATEV Mittelstandspaket wird in unterschiedlichen Varianten angeboten. Der vorliegende Band erläutert Ihnen das Arbeiten mit DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro. Dieses Programm eignet sich insbesondere für Unternehmen, die Ihre Buchhaltung selbst bearbeiten. Mit der Komponente Rechnungswesen pro können Sie an mehreren Arbeitsplätzen parallel an der Buchführung arbeiten und dabei alle Komfortfunktionen nutzen, die in den folgenden Kapiteln beschrieben werden.

1.2 Aufbau von DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro ist eine integrierte Gesamtlösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie umfasst die Bereiche Auftragswesen, Dokumentenablage, Finanzbuchführung und Zahlungsverkehr.

Die zentrale Schaltstelle: Das Programmfenster DATEV Mittelstand pro

Das Programmfenster DATEV Mittelstand pro ist die Zentrale für die kaufmännischen Prozesse in Ihrem Unternehmen. Sie erhalten dort Informationen über den aktuellen Stand Ihres Unternehmens, z. B. zur Auftragslage, zum Stand der Forderungen und Verbindlichkeiten sowie zum Saldo Ihrer Bankkonten. Zu Ihren Kunden und Lieferanten finden Sie die Kontaktdaten und alle gespeicherten Dokumente. Sie können das Programmfenster in DATEV Mittelstand pro nach Ihren Wünschen individuell gestalten und DATEV-Anwendungen und weitere Programme starten.

Das Auftragswesen

Mit dem Auftragswesen erstellen Sie alle Ausgangsbelege und pflegen Artikel- und Kunden-Stammdaten. Verschiedene Auswertungen zeigen Ihnen z. B. die meistverkauften Artikel, die Top-Kunden oder die Geschäftsentwicklung – auch in grafischer Form.

12


Die Belege aus dem Auftragswesen werden automatisch in der Dokumentenablage kunden- und vorgangsbezogen gespeichert. So sehen Sie sofort alle Angebote oder Rechnungen, die ein bestimmter Kunde erhalten hat. Außerdem sehen Sie in der Finanzbuchführung zu jedem Buchungssatz den zu Grunde liegenden Beleg. Neben den Belegen aus dem Auftragswesen können Sie alle in Ihrem Unternehmen anfallenden Dokumente ablegen, wie z. B. Eingangsrechnungen, Verträge und Korrespondenz. Damit haben Sie alle Dokumente immer griffbereit. Darüber hinaus können Sie die Buchführungsbelege in digitaler Form mit dem Steuerberater austauschen.

Die digitale Dokumentenablage

Alle Ausgangsrechnungen werden per Knopfdruck an die Finanzbuchführung übergeben. Mit dem digitalen Belegbuchen in Rechnungswesen pro werden gescannte Eingangsbelege automatisch mit dem Buchungssatz verbunden. Damit können z. B. Kostenpositionen in allen Auswertungen der Finanzbuchführung bis zum Beleg nachvollzogen werden.

Das Rechnungswesen

Mit dem Zahlungsverkehr holen Sie Ihre Kontoauszüge für alle Ihre Bankkonten termingesteuert ab, dadurch haben Sie immer einen Überblick über den aktuellen Verlauf Ihrer Kontostände. Die abgeholten Bankkontoumsätze werden als Buchungsvorschläge in die Finanzbuchführung übernommen, die Sie dort nur noch bestätigen müssen. Mit dem Zahlungsvorschlag in Rechnungswesen pro erledigen Sie alle Zahlungen termingerecht und unter Berücksichtigung der Skontofristen.

Der Zahlungsverkehr

1.3 Das Programmfenster DATEV Mittelstand pro Auf den folgenden Seiten erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, die über das Programmfenster DATEV Mittelstand pro verfügbar sind. Sie werden in den grundlegenden Aufbau von DATEV Mittelstand pro eingewiesen und wie Sie damit arbeiten können.

1.3.1 Aufbau von DATEV Mittelstand pro DATEV Mittelstand pro ist - wie alle Komponenten in DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro - nach folgendem Schema aufgebaut:  links der Navigationsbereich ,  in der Mitte der Arbeitsbereich  und  um den Arbeitsbereich herum die Zusatzbereiche .

 

 13

1

1


Für diese drei Bereiche haben Sie folgende Möglichkeiten zur Einstellung:  Bereich ausblenden Klicken Sie auf das Symbol

.

 Bereich minimieren Klicken Sie auf das Symbol . Der Bereich wird minimiert und als Reiter angezeigt. Sie können ihn wieder aufklappen, indem Sie mit dem Mauszeiger über den Reiter fahren; fahren Sie mit dem Mauszeiger aus dem aufgeklappten Bereich heraus, minimiert sich das Feld wieder.  Bereich dauerhaft anzeigen (Minimierung aufheben) Lassen Sie sich den Bereich anzeigen und klicken Sie auf das Symbol

.

Hinweis: Den DATEV-Standard können Sie über Extras  Einstellungen mit Auf Standard-Einstellungen zurücksetzen wiederherstellen. Der Navigationsbereich die Navigationsschaltflächen

Über die Navigationsschaltflächen entscheiden Sie, in welchem Aufgabenbereich Sie arbeiten möchten: Unser Unternehmen, Dokumente, Wissensvermittlung, Service-Anwendungen oder Organisation. Je nach Wahl verändern sich die angezeigten Daten im Arbeitsbereich und in den Zusatzbereichen. Unter Unser Unternehmen erhalten Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen und zu Ihren Geschäftspartnern, z. B. zur Auftragslage, zum Stand der Forderungen, usw. Mit dem Bereich Dokumente haben Sie einen schnellen Zugriff auf Ihre gespeicherten Dokumente, die Sie vollständig oder nach verschiedenen Sortierkriterien anzeigen lassen können. Bei Wissensvermittlung finden Sie die Funktion LEXinform/Informations-Datenbank pro und die Lernprogramme. Die Informations-Datenbank pro liefert Ihnen beispielsweise tagesaktuelle Programminformationen und ergänzt damit die Hilfe im Programm. Wenn Sie Service-Anwendungen  Anwendungen anklicken, gelangen Sie zum DATEV-Shop mit seinem Angebot an Produkten und Dienstleistungen. Mit Servicekontakte haben Sie einen direkten Kontakt zu DATEV, um Fragen an das zuständige Serviceteam zu senden. Unter Organisation führen Sie administrative Tätigkeiten aus, z. B. Daten sichern, importieren und exportieren oder neue Programmversionen installieren.

die Übersichtsfunktion

14

Oberhalb der Navigationsschaltflächen befindet sich die Übersicht. Hier werden die Ordner und Arbeitsblätter zur aktiven Navigationsschaltfläche angezeigt. Hier finden Sie den direkten Zugang zu den wesentlichen Ansichten und Funktionen. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Übersicht können Sie das entsprechende Arbeitsblatt (die Registerkarte) aktivieren.


Der Arbeitsbereich Nachdem Sie im Navigationsbereich eine Wahl der Aufgaben getroffen haben, öffnet sich die entsprechende Datensicht oder Programmfunktion als Registerkarte im Arbeitsbereich. Sie können mehrere Arbeitsblätter parallel öffnen und zwischen ihnen wechseln. Listen, die im Arbeitsbereich angezeigt werden, können Sie nach Spalten gruppieren, sortieren, die Reihenfolge der Spalten ändern oder ganze Spalten ausblenden. Über die Such- und Filterfunktionen können Sie die Anzahl der Listeneinträge verringern und die Listen damit übersichtlicher gestalten. 1) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gruppierfeld

.

So gruppieren Sie Listen

2) Klicken Sie auf den Kopf der Spalte, die das Gruppierkriterium angibt und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste in das Gruppierfeld, z. B. Ort . Als Ergebnis erhalten Sie die Liste nach dem Kriterium gruppiert.

 

3) Klicken Sie in der gruppierten Liste auf das Symbol zeigen .

, um die Datensätze anzu-



1) Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, die Sie sortieren möchten, um die Spalte aufsteigend zu sortieren. Wenn Sie z. B. die Spalte Name anklicken, wird die Liste der Kunden alphabetisch von A bis Z sortiert.

So sortieren Sie Listen

2) Klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift, um die Liste absteigend zu sortieren, wie z. B. die Namen von Z bis A.

15

1

1


So stellen Sie dauerhaft eine bestimmte Listenanzeige ein

1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Listenüberschrift. 2) Wählen Sie Einstellungen Liste… und legen Sie die gewünschte Anzeige fest. Mit der Funktion Erweiterte Suche reduzieren Sie die Einträge einer bestehenden Liste (siehe nächster Schritt 1). Es werden nur noch die Einträge angezeigt, die mit den gewählten Suchkriterien übereinstimmen. Je nach Liste stehen unterschiedliche Suchkriterien zur Auswahl.

So nutzen Sie die erweiterte Suche im Arbeitsbereich

1) Wenn Sie das Kontrollkästchen Erweiterte Suche  aktivieren, wird unter den Spaltenüberschriften eine weitere Zeile eingeblendet.



2) Geben Sie in der neu eingeblendeten Zeile ein oder mehrere Suchkriterien ein. Hinweis: Wenn Sie auf klicken, können Sie aus einem Auswahlmenü den passenden Operanden wählen und anschließend das Suchkriterium erfassen. Wollen Sie z. B. alle Kunden aus dem PLZ-Bereich 3 sehen, klicken Sie auf das unter der Spalte PLZ, wählen den Eintrag A+ beginnt mit und erfassen in dem sich öffnenden Erfassungsfeld die 3. In der Liste werden nur die Kunden mit Postleitzahlen von 30000-39999 angezeigt. Die Zusatzbereiche Die Zusatzbereiche sind um den Arbeitsbereich herum angeordnet. Sie zeigen Ihnen unter anderem Schnellinfos und Hilfen zum aktiven Arbeitsbereich. Dabei hängt es vom Arbeitsbereich ab, welche Zusatzbereiche zur Verfügung stehen. Zusatzbereich Schnellinfo

Schnellinfos können Sie zum markierten Datensatz im Arbeitsbereich anzeigen. Geöffnet werden die Schnellinfos über . Um die Schnellinfos einzublenden, gehen Sie wie folgt vor: 1) Doppelklicken Sie in der Übersicht Unser Unternehmen auf den gewünschten Eintrag, z. B. Unternehmensübersicht . 2) Markieren Sie in der Unternehmensübersicht das Unternehmen, für das Sie sich Informationen anzeigen lassen möchten .

16


3) Klicken Sie in der Liste Schnellinfo auf die gewünschte Schnellinfo .

 



Jede neu gewählte Schnellinfo wird im Zusatzbereich in einer weiteren Registerkarte angezeigt. Klicken Sie auf die Registerkarte, deren Informationen Sie sehen möchten.

Der Zusatzbereich Hilfe zeigt Ihnen die Programmhilfe zum aktuell geöffneten Arbeitsbereich an (hier Unternehmensübersicht). An dieser Stelle können Sie über Servicekontakt auch eine Anfrage an DATEV schicken.

Zusatzbereich Hilfe

Der Zusatzbereich Kontextbezogene Links zeigt Ihnen Funktionen an, die Sie in Ihrer Arbeitssituation unterstützen. Zu einem Kunden werden Ihnen z. B. folgende kontextbezogene Links angezeigt :

Zusatzbereich Kontextbezogene Links

 IBAN ergänzen  Angebote erstellen  Auftragsbestätigungen erstellen  Lieferscheine erstellen  Rechnungen / Gutschriften erstellen



17

1

1


1.3.2 Startseite in DATEV Mittelstand pro Mit der Startseite in DATEV Mittelstand pro haben Sie einen schnellen Zugang zu allen wichtigen Funktionen in DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro, mit denen Sie wie folgt arbeiten können. Sie haben bereits ein Unternehmen in DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro angelegt und die Anwendungen aktiviert, die Sie für dieses Unternehmen nutzen möchten. Über das Auswahlmenü entscheiden Sie, welches Unternehmen Sie bearbeiten möchten . Über die Links (z. B. Angebot erstellen)  rufen Sie die entsprechende Funktion auf, mit der Sie arbeiten möchten. Über die Symbole  in den jeweiligen Bereichen Auftragswesen, Dokumentenablage, Rechnungswesen oder Zahlungsverkehr können Sie die Anwendungen per Klick starten. Welches Symbol für welche Anwendung steht, sehen Sie, wenn Sie den Mauszeiger auf eines der Symbole stellen. Ein Klick auf den Unternehmensnamen öffnet die Unternehmens-Stammdaten. Außerdem können Sie die Kunden- oder Lieferantenliste öffnen, wenn Sie auf die Symbole Kunde bzw. Lieferant  doppelklicken. Mit einem Klick auf das Symbol öffnen Sie die Stammdaten - Unternehmen, die oft auch als Stammdatendienst bezeichnet werden.

   



18


1.3.3 Das Register „Aktuelles“ Das Register Aktuelles informiert Sie über die wichtigsten Daten und Zahlen in Ihrem Unternehmen. Sie können sich schnell einen Überblick über Top-Kunden und Top-Artikel verschaffen oder Internet-Seiten und LEXinform News einbinden. Um den Inhalt dieser Seite zu ändern, schließen Sie eines der Fenster über klicken auf den Link Inhalt einfügen .

und



1.4 Erstbestückung in DATEV Mittelstand pro Die Übernahme der Geschäftspartner aus der Finanzbuchführung in DATEV Mittelstand pro, auch Erstbestückung genannt, ist für die Schnellinfo und für das Arbeiten mit dem Auftragswesen und der digitalen Dokumentenablage notwendig. Nach der Erstbestückung werden die Debitoren und Kreditoren in DATEV Mittelstand pro angezeigt. So sehen Sie beispielsweise in der Schnellinfo alle Dokumente zu einem Kunden, der in der Liste markiert ist. Falls Sie mit der Nutzungskontrolle arbeiten, melden Sie sich als NUKO-Administrator an, bevor Sie die Erstbestückung starten. Gehen Sie dann in jedem Fall weiter wie beschrieben vor. 1) Klicken Sie auf die Navigationsschaltfläche Organisation und wählen Sie in der Übersicht Erstbestückung . 2) Doppelklicken Sie auf Zentrale Geschäftspartnerstammdaten, um den Assistenten für die Erstbestückung zu öffnen .

19

1

1






3) Bestätigen Sie das erste Dialogfenster Erstbestückung der GeschäftspartnerStammdaten in DATEV Mittelstand pro mit Weiter. 4) Wählen Sie das Unternehmen aus, für das Sie die Erstbestückung durchführen möchten  und klicken Sie auf Weiter.



5) Wählen Sie über die Schaltknöpfe, wie die Kundennummer belegt wird  und bestätigen Sie mit Weiter.



20


6) Legen Sie fest, wie die Lieferantennummern belegt werden  und bestätigen Sie mit Weiter.



7) Sie erhalten eine Aufstellung der Kunden und Lieferanten und sehen, welche Geschäftspartner angelegt werden können (Spalte Aktion – Anlegen). Prüfen Sie die Liste und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.

Hinweis: Sie können die Liste auch über das Symbol ausgeben. Wenn Sie einzelne Geschäftspartner von der Übernahme ausschließen möchten, klicken Sie auf das Symbol Anlegen und wählen verwerfen. Über Verarbeitung können Sie ganze Bereiche bearbeiten.

21

1

1


8) Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Weiter. 9) Im folgenden Dialogfenster erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer Einstellungen und eine vergleichende Übersicht der Debitoren- und Kreditorennummern im Rechnungswesen und der Kunden- und Lieferantennummern, die in DATEV Mittelstand pro übernommen werden. Prüfen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Fertig stellen, um die Übernahme zu starten. Sie erhalten eine Übersicht über alle übernommenen Kunden- und Lieferantennummern. 10)Klicken Sie auf Beenden, um die Erstbestückung zu verlassen. Sie sehen die Kunden- und Lieferanten-Stammdaten jetzt im Navigationsbereich Unser Unternehmen unter Geschäftspartner.

1.5 Stammdaten des Unternehmens bearbeiten Auf den folgenden Seiten erhalten Sie einen Überblick, wie Sie Ihre Stammdaten bearbeiten können, um das Auftragswesen an die Erfordernisse Ihres Unternehmens anzupassen. 1) Prüfen Sie, ob Sie das zu bearbeitende Unternehmen geöffnet haben, bzw. wechseln Sie zu dem gewünschten Unternehmen  .

 2) Klicken Sie im Register Startseite auf Stammdaten - Unternehmen wird geöffnet.

.

Das

Programmfenster

3) Doppelklicken Sie in der Übersicht unter Unternehmensdaten Auftragswesen auf Grunddaten. Es öffnet sich folgendes Fenster:

22


1.6 Anwendungen anlegen Sie legen für Ihr Unternehmen die Anwendungen an, die Sie nutzen möchten. Durch den vorhandenen Buchführungsbestand ist die Anwendung Buchführung bereits aktiviert. 1) Klicken Sie in DATEV Mittelstand pro auf die Navigationsschaltfläche Unser Unternehmen und wählen Sie den Eintrag Unternehmensübersicht. 2) Klicken Sie auf den Link Anwendung anlegen ; das entsprechende Dialogfenster öffnet sich. Wenn Sie weitere DATEV-Programme, z. B. Kostenrechnung, einsetzen, werden diese ebenfalls zur Auswahl angeboten.

 

 3) Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Anwendungen, die Sie nutzen möchten . Der Datenpfad wird automatisch übernommen. Gibt es mehrere Datenpfade auf diesem Laufwerk, wählen Sie über das Symbol den gewünschten Pfad . 4) Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK. Alle angelegten Anwendungen sehen Sie nun in der Schnellinfo Anwendungsübersicht.

23

1

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978-3-86718-202-7


Büroorganisation Titel

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Büroorganisation, Chefassistenz und Arbeitsoptimierung

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978-3-86718-404-5

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LOTUS NOTES- und IT-Anwendungen


Fachprofil Lernbegleitung Titel

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Fachprofil Lernbegleitung Fachbuch

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