UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
(UTHM)
FM (FTK) -
06
FAIL MEJA FAKULTI TEKNOLOGI KEJURUTERAAN Nombor Edisi
1
Tarikh Efektif
01/02/2013
NAMA PEGAWAI
NAMA PENGURUS BAHAGIAN
BACHIK BIN ABU BAKAR
PROF. MADYA DR ISHAK BIN BABA
Ketua Jabatan Teknologi Kejuruteraan Mekanikal Fakulti Teknologi Kejuruteraan
Dekan Fakulti Teknologi Kejuruteraan
FAIL MEJA NAMA
En. Bachik Bin Abu Bakar
NO. KAD PENGENALAN
631018045719
JAWATAN
Pensyarah
GRED
DS45
BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN
Jabatan Teknologi Kejuruteraan Mekanikal
PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
Fakulti Teknologi Kejuruteraan
TARIKH MEMEGANG JAWATAN
01/01/1996
TARIKH PENEMPATAN (Tarikh penempatan di Bahagian / Seksyen / jabatan berkenaan)
01/08/2012
NO. TELEFON
019-7305954
EMAIL
[email protected]
FAKS
07-4536025
*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas.
FAIL MEJA
Halaman: 2
ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.
2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:
(a)
Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ) termasuk Visi, Misi dan Objektif Kualiti;
(b)
Struktur organisasi PTJ;
(c)
Senarai tugas dan tanggungjawab termasuk jawatan hakiki, lantikan dan jawatankuasa yang dianggotai;
(d)
Proses kerja dan carta aliran kerja
(e)
Senarai undang-undang, peraturan dan pekeliling yang digunapakai;
(f)
Senarai semak (mengikut senarai tugas);
(g)
Senarai borang-borang yang digunakan;
3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) .
4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:
(a)
apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan
(b)
sekurang-kurangnya setahun sekali.
FAIL MEJA
Halaman: 3
ISI KANDUNGAN Bil 1.0
Perkara MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
2.0
Halaman
Latar belakang Fakulti Teknologi Kejuruteraan Fungsi utama Objektif kualiti Visi Misi
STRUKTUR ORGANISASI PTJ 2.1
Carta organisasi Fakulti Teknologi Kejuruteraan
3.0
SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
4.0
PROSES KERJA & CARTA ALIRAN KERJA
5.0
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PEKELILING YANG DIGUNAPAKAI
6.0
SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
FAIL MEJA
Halaman: 4
1.0 2.6
MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB
LATAR BELAKANG FAKULTI TEKNOLOGI KEJURUTERAAN (FTK) Sejarah FTK Fakulti Teknologi Kejuruteraan di UTHM bukanlah sesuatu yang asing bagi warga UTHM kerana ianya telah ditubuhkan buat pertama kalinya di KUiTTHO pada 1 Januari 2001. Pada ketika itu FTK ditubuhkan bagi melaksanakan program kejuruteraan yang cenderung praktikal berbanding kejuruteraan konvesional yang lebih menekankan teori. FTK ketika itu berhasrat untuk melahirkan Jurutera yang cenderung praktikal dan pengiktirafan program adalah di bawah Lembaga Jurutera Malaysia. Walaubagaimanapun pada tahun 2004 KUiTTHO telah mengalami penstrukturan semula fakulti. Jawatankuasa Pengajian Tinggi (JKPT), Kementerian Pengajian Tinggi dalam mesyuaratnya pada 13 Januari 2004 telah meluluskan dan memperakukan cadangan penubuhan 3 fakulti baru iaitu Fakulti Kejuruteraan Awam dan Alam Sekitar (FKAAS), Fakulti Kejuruteraan Elektrik dan Elektronik (FKEE) dan Fakulti Kejuruteraan Mekanikal dan Pembuatan (FKMP). Perakuan tersebut adalah tertakluk kepada Universiti perlu membuat penstrukturan semula untuk 2 fakulti sedia ada iaitu Fakulti Kejuruteraan (FK) dan Fakulti Teknologi Kejuruteraan (FTK). Akhirnya pada 1 May 2004 FTK telah dimansuhkan dan pelajarnya telah diserapkan ke salah satu dari tiga Fakulti Kejuruteraan baru (FKAAS, FKEE atau FKMP) yang berkaitan.
Pewujudan Program Teknologi Kejuruteraan, Fakulti Kejuruteraan
Kejuruteraan
di
Jabatan
Teknologi
Pada tahun 2009 atas saranan kerajaan, keperluan kepada pewujudan semula program-program Teknologi Kejuruteraan telah dibincangkan semula melalui Jabatan Teknologi Kejuruteraan setiap Fakulti Kejuruteraan di UTHM (FKAAS, FKEE, FKMP). Hasil dari perbincangan tersebut, setiap Fakulti Kejuruteraan telah mengemukakan permohonan kepada KPT bagi melakterampilsanakan program Teknologi Kejuruteraan. FKMP mengemukakan sebanyak 5 permohonan program baru, FKEE 3 program manakala FKAAS 4 program. Akhirnya pada 5 Julai 2011, KPT melalui Jabatan Pengajian Tinggi telah meluluskan sebanyak 12 program Teknologi Kejuruteraan untuk dilaksanakan di UTHM iaitu 5 program di FKMP, 3 program di FKEE dan 4 program di FKAAS. Perlaksanaannya adalah di bawah Jabatan Teknologi Kejuruteraan, fakulti kejuruteraan masing-masing. Pewujudan semula Fakulti Teknologi Kejuruteraan di UTHM Pada bulan Oktober 2011 pihak KPT telah mengarahkan UTHM untuk menubuhkan FTK bagi menjalankan program-program yang telah diluluskan. Pada 4 Julai 2012, FTK telah ditubuhkan semula secara rasminya di UTHM. Kemunculan FTK buat kali kedua ini begitu kukuh memandangkan ianya mendapat dokongan yang padu dari semua pihak samada, KPT, universiti mahupun pihak industri. Matlamat FTK adalah untuk melahirkan Jurutera Teknologi yang cemerlang dari aspek akademik, profesional dan keterampilan diri. Program-program di FTK akan berpayung di bawah Lembaga Teknologi Malaysia (MBOT). Semua program Sarjana Muda Teknologi Kejuruteraan yang pada mulanya di bawah Jabatan Teknologi Kejuruteraan, Fakulti Kejuruteraan telah dipindahkan ke Fakulti Teknologi
Kejuruteraan dan mula dilaksanakan pada Julai 2012. Pengambilan pertama pelajar program Sarjana Muda Teknologi Kejuruteraan pada September 2012 adalah seramai 189 orang yang mengikuti 6 program. Pada September 2013, 6 lagi program akan ditawarkan menjadikan jumlah keseluruhan sebanyak 12 program. Rangkaian Universiti Teknikal Malaysia / Malaysian Technical Universities Network (MTUN) Keperluan negara kepada Teknologis Kejuruteraan ini disokong kuat oleh pihak kerajaan dengan mewujudkan empat buah universiti awam yang melaksanakan program Teknologi Kejuruteraan iaitu UTHM, UTeM, UNIMAP dan UMP. Keempatempat buah universiti ini digabungkan melalui rangkaian yang dinamakan sebagai “Rangkaian Universiti Teknikal Malaysia” atau ringkasnya MTUN. Penubuhan MTUN bermula dengan penubuhan Rangkaian Kolej Universiti Teknikal Malaysia/Technical University College Network of Malaysia (TUCN Malaysia) pada Mac 2006. Pada Februari 2007, selari dengan penjenamaan semula 4 buah Kolej Universiti kepada Universiti, maka TUCN telah ditukar kepada MTUN.
Perbandingan Teknologi Kejuruteraan dan Kejuruteraan Secara umumnya Teknologi Kejuruteraan dan Kejuruteraan mempunyai perbezaan tetapi merupakan bidang profesional yang berkait rapat. Accreditation Board of Engineering and Technology (ABET) US telah mendefinisikan “Engineering is the profession in which a knowledge of the mathematical and natural sciences gained by study, experience, and practice is applied with judgment to develop ways to utilize, economically, the materials and forces of nature for the benefit of mankind”. “Engineering technology is the profession in which knowledge of mathematics and natural sciences gained by higher education, experience, and practice is devoted primarily to the implementation and extension of existing technology for the benefit of humanity”. National Society of Professional Engineers (NSPE) pula menyatakan bahawa “Engineering technology programs are oriented toward application, and provide their students introductory mathematics and science courses, and only a qualitative introduction to engineering fundamentals. Thus, engineering programs provide their graduates a breadth and depth of knowledge that allows them to function as designers. Engineering technology programs prepare their graduates to apply others' designs”. Malaysian Qualifications Agency (MQA) dalam dokumen “Standard Program Kejuruteraan dan Teknologi Kejuruteraan” telah mentarifkan “Teknologi Kejuruteraan adalah bidang teknologi yang memerlukan aplikasi pengetahuan sains dan kejuruteraan serta kaedah yang digabungkan dengan kemahiran teknikal bagi menyokong aktiviti kejuruteraan. Program teknologi kejuruteraan menjurus kepada kaedah aplikasi dan menyediakan pelajar dengan subjek matematik dan sains serta pengenalan kualitatif kepada asas kejuruteraan dan sains gunaan. Pelajar dibidang ini didedahkan kepada kurikulum kejuruteraan yang hampir sama dengan pelajar kejuruteraan, dengan beberapa perbezaan dari segi penekanan teori dan kemahiran praktik yang berbeza. Dengan kata lain, teknologi kejuruteraan hanya tertumpu kepada bidang yang berorientasikan aplikasi dan kurang kepada unsur teori dan matematik berbanding dengan pelajar kejuruteraan”. Sebagai perbandingan, MQA mentakrifkan pula “Kejuruteraan adalah disiplin atau profesion yang mengaplikasikan pengetahuan sains dan matematik bersama penggunaan hukum alam dan hasil bumi dalam mereka bentuk produk, proses atau sistem yang mampu mempertingkatkan taraf dan kualiti kehidupan. Jurutera mencari penyelesaian atau FAIL MEJA
Halaman: 6
reka bentuk yang mengimbangi keperluan pembangunan alam bina di samping memelihara alam semula jadi. Jurutera menyediakan produk kejuruteraan, proses dan sistem yang selamat, efektif, ekonomi dan lestari”. Pada keseluruhannya dapatlah disimpulkan bahawa Teknologi Kejuruteraan dan Kejuruteraan berbeza dari aspek berikut:
Program sarjana muda kejuruteraan mengandungi banyak kerja-kerja matematik yang bertahap tinggi berbanding program teknologi kejuruteraan Program sarjana muda kejuruteraan banyak memfokaskan teori, manakala teknologi kejuruteraan berfokaskan aplikasi. Di alam pekerjaan, lepasan kejuruteraan biasanya banyak menggunakan masa untuk perancangan, manakala lepasan teknologi kejuruteraan bekerja untuk melaksanakan perancangan. Kedua-dua lulusan mempunyai taraf yang sama tetapi melaksanakan fungsi masing-masing yang mungkin terdapat perbezaannya. Lulusan program kejuruteraan dipanggil Jurutera manakala lulusan teknologi kejuruteraan dipanggil Jurutera Teknologi.
Sebagai kesimpulan dapat dilihat bahawa keperluan sumber manusia dalam industri di Malaysia masakini memerlukan pertambahan Jurutera Teknologi. Pertambahan ini dilihat mampu memberi sumbangan besar kepada Malaysia terhadap pencapaian matlamat menjadi negara industri. Peranan ini perlu digalas oleh institusi pendidikan di Malaysia terutamanya IPTA di bawah MTUN yang penubuhannya berfokuskan ke arah melahirkan graduan Teknologi Kejuruteraan yang cenderung praktikal. Di peringkat UTHM, tugas merealisasikan matlamat tersebut telah diamanahkan kepada Fakulti Teknologi Kejuruteraan.
2.7
FUNGSI UTAMA
2.8
Pengajaran & Penyeliaan Penyelidikan & Penerbitan Perundingan Pengurusan Akademik Kewangan Pentadbiran & Pengurusan Pejabat
OBJEKTIF KUALITI
Melaksanakan 15 program Sarjana Muda di dalam bidang Teknologi Kejuruteraan menjelang Tahun 2017. Melaksanakan 2 program Sarjana dan 2 program Doktor Falsafah di dalam bidang Teknologi Kejuruteraan menjelang Tahun 2017. 5% lulusan Sarjana Muda di dalam bidang Teknologi Kejuruteraan mendapat sekurang-kurangnya CPA 3.70 setiap semester. 50% lulusan Sarjana Muda di dalam bidang Teknologi Kejuruteraan mendapat sekurang-kurangnya CPA 3.0 setiap semester. 30% staf akademik melibatkan diri dengan industri menjelang tahun 2017. 30% staf akademik terlibat dengan penyelidikan dan pembangunan menjelang tahun 2017. 10% staf akademik menerbitkan satu kertas jurnal di dalam jurnal berwasit peringkat kebangsaan mahupun antarabangsa setiap tahun. Semua staf diberi peluang mengikuti kursus peningkatan diri sekurangkurangnya 40 jam latihan setahun.
FAIL MEJA
Halaman: 7
2.9
VISI Peneraju kecemerlangan dalam menjana dan mengaplikasikan pengetahuan teknologi kejuruteraan untuk pembangunan lestari. Leadership excellence in generating and applying knowledge of engineering technology for sustainable development.
2.10
MISI FTK komited melahirkan graduan yang dinamik, kreatif dan beretika yang akan menerajui aplikasi teknologi kejuruteraan untuk memenuhi keperluan industri dan komuniti berasaskan paradigma tauhid. FTK is committed to produce dynamic, creative and ethical graduates who will lead in the application of engineering technology to fulfill industrial and community need based on tauhidic paradigm.
FAIL MEJA
Halaman: 8
2.0
2.1
STRUKTUR ORGANISASI PUSAT TANGGUNGJAWAB
CARTA ORGANISASI FAKULTI TEKNOLOGI KEJURUTERAAN Dekan
Pembantu Tadbir (K)
Timbalan Dekan (Pembangunan, Penyelidikan & HEP)
Ketua Jabatan Teknologi Kejuruteraan Awam
Pensyarah
Ketua Program
Ketua Jabatan Teknologi Kejuruteraan Elektrik
Pensyarah
Ketua Program
Timbalan Dekan (Akademik & Antarabangsa)
Ketua Jabatan Teknologi Kejuruteraan Mekanikal
Pensyarah
Ketua Program
Ketua Jabatan Teknologi Kejuruteraan Kimia
Pensyarah
Ketua Program
Pejabat Pentadbiran, Akademik & Kewangan Fakulti
Penolong Pendaftar Kanan
Penolong Pegawai Tadbir
Pembantu Tadbir (P/O) (Sambilan)
FAIL MEJA
Pembantu Tadbir (P/O)
Halaman: 9
Pembantu Tadbir (P/O)
3.0 3.1 Bil 1
SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
JAWATAN HAKIKI DAN LANTIKAN Jawatan Ketua Jabatan Teknologi Kejuruteraan Mekanikal
Tugas dan tanggungjawab Mencalonkan JK Pengurusan / Sepakaran / Cuti Belajar / Pemilih Staf Akademik ke peringkat fakulti. Mencadangkan ahli jawatankuasa mengikut fungsi seperti tertera dalam SKT jabatan. Memastikan SKT jabatan tercapai. Menguruskan jadual latihan staf berjalan lancar. Memastikan perlantikan professor pelawat adjung, penasihat industri dan pemeriksa luar untuk setiap program. Memastikan setiap pelajar berhak mendapat penasihat akademik. Memberi tugas kepada JK Promosi dan Perhubungan Korporat, dan JK Teknologi Maklumat dan Pangkalan Data untuk membuat pamplet bagi tujuan promosi untuk setiap program. Mencadangkan JK Akademik, JK Kurikulum dan Silabus, JK Inovasi dalam P&P dan JK Kualiti (MS ISO 9001:2000). Memberi taklimat tentang peraturan-peraturan akademik dipatuhi. Menjemput CAD untuk memberi taklimat kaedah pembelajaran OBE dan spesifikasi program – JK OBE, Akreditasi dan Pengiktirafan, dan JK Jadual Waktu Mencalonkan JK PSM dan penyelaras Latihan Industri (LI). Mencadangkan JK Akademik dan Pengecualian Kredit dan JK Program Pembangunan Pelajar. Mencadangkan Ketua makmal Mencalonkan JK Sebut Harga dan Tender, JK Penilaian Teknikal Sebut Harga dan Tender, dan JK Penentuan Teknikal Sebut Harga dan Tender. Mencalonkan JK Pengurusan Aset Alih Fakulti. Mencadangkan JK Pembangunan Fizikal Makmal dan Amalan 5S. Mencadangkan JK Penyelidikan dan Perundingan, dan JK Teknologi Maklumat dan Pangkalan Data. Mewujudkan JK Pengurusan.
2
Pensyarah
4.1. Pengurusan a) Menyediakan pelan strategik dan pelan tindakan jabatan. b) Merancang Sasaran Kerja Tahunan dan mengagihkan beban tugas staf akademik dan sokongan di peringkat Jabatan termasuk pengambilan dan penetapan bidang pengkhususan. c) Memantau dan menilai prestasi staf jabatan berdasarkan kepada Sasaran Kerja Tahunan. d) Menyelaras latihan staf dari segi cuti belajar, ikhtisas, sangkutan industri dan cuti sabatikal. e) Menyelaras keperluan hal ehwal akademik meliputi staf
FAIL MEJA
Halaman: 10
Bil
Jawatan
Tugas dan tanggungjawab akademik, profesor pelawat, profesor adjung; pemeriksa luar dan panel penasihat industri. f) Menyelaras dan memantau sistem penasihatan akademik dilakukan secara terbaik mengikut garis panduan. g) Mempromosikan program akademik kepada pihak luar. 4.2. Pelaksanaan Program Akademik / Pembangunan Kurikulum a) Membangun, menggubal dan melaksana program baru serta mengemaskinikan kurikulum dan silabus program semasa. b) Memastikan kursus di bawah kelolaan Jabatan serta pelaksanaan peraturan-peraturan akademik di peringkat Jabatan berjalan dengan berkesan. c) Memantau pelaksanaan proses pengajaran dan pembelajaran oleh staf akademik termasuk Pendidikan Berasaskan Hasil (OBE), Pembelajaran Berpusatkan Pelajar (contoh. PBL atau kaedah pendekatan pengajaran lain yang bersesuaian). d) Memantau dan memastikan urusan Projek Sarjana Muda / Projek Diploma dan Latihan Industri dilaksanakan dengan berkesan. 4.3. Kebajikan pelajar a) Memberi khidmat nasihat dan menangani isu pelajar yang bermasalah. b) Merujuk pelajar berpotensi cemerlang atau pelajar bermasalah kepada Pusat Kaunseling dan Pembangunan Pelajar (PKPP) dan Program Pembangunan Pelajar (PROPEMP) Fakulti. c) Menyokong dan menasihat peluang bantuan kewangan untuk pembiayaan pengajian dan lain‐lain. 4.4. Pembangunan dan Pengurusan Makmal a) Merancang, mengurus dan memantau perolehan peralatan dan kelengkapan makmal mengikut prosedur dan polisi universiti. b) Merancang pembangunan makmal baru. c) Memantau perlaksanaan penyelenggaraan makmal dan alat secara berjadual. d) Menentukan suasana pembelajaran yang kondusif untuk melahirkan graduan yang cemerlang. e) Memantau penyediaan kertas dan peralatan ujikaji serta perlaksanaan kerja amali. 4.5. Perhubungan Industri dan Pengantarabangsaan a) Meningkat dan mempergiatkan kerjasama dengan industri. b) Melaksanakan program pengantarabangsaan. c) Merancang dan melaksanakan program khidmat masyarakat. 4.6. Penyelidikan, Perundingan dan Penerbitan
FAIL MEJA
Halaman: 11
Bil
Jawatan
Tugas dan tanggungjawab a) Memastikan peningkatan kegiatan penyelidikan dikalangan staf b) Memastikan staf bergiat aktif dalam aktiviti perundingan. c) Menggalakkan penglibatan staf dalam kerja‐kerja penerbitan. 4.7. Kebajikan staf a) Memberi khidmat nasihat dan menangani isu staf yang bermasalah. b) Merujuk staf menjalani latihan untuk meningkatkan kompetensi dan potensi staf. c) Menyokong dan menasihat staf mengenai peluang / kemajuan kerjaya. 4.8. Lain‐lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.
3.2 Bil
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI Jawatankuasa
1
JK Pengurusan
2
JK Cuti Belajar
Tugas dan tanggungjawab 1. Bertanggungjawab sebagai penyelaras pengurusan/ pentadbiran fakulti yang tidak bertentangan dengan kuasa yang diberikan oleh Akta, Perlembagaan, Statut, Kaedah dan Peraturan Universiti; 2. Tiada apa jua peruntukan dalam Jawatankuasa Pengurusan Fakulti boleh mengurangkan apa-apa kuasa yang diberikan oleh Akta, Perlembagaan, Statut, Kaedah dan Peraturan Universiti; dan 3. Menguruskan apa jua perkara yang dirujuk oleh Pihak Berkuasa Universiti dalam menjalankan apa-apa tugas dan arahan dari masa ke semasa; dan 4. Membincangkan perkara-perkara yang berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran fakulti secara keseluruhannya. 1. Memperakukan pemilihan dan permohonan staf akademik untuk cuti belajar bagi tujuan pertimbangan kelulusan oleh Jawatankuasa Cuti) Belajar (JKCB )UTHM. i. Menyemak staf fakulti yang telah memenuhi syarat asas cuti belajar bagi tujuan pemilihan; ii. Menyusunatur giliran dan penjadualan staf untuk cuti belajar; iii. Memberi nasihat dan panduan serta menentukan bidang pengajian, bentuk pengajian, Universiti dan negara yang bersesuaian mengikut kepakaran yang dinilai oleh fakulti; iv. Menyemak dan menilai cadangan penyelidikan yang disediakan oleh staf; v. Menyemak kepakaran penyelia yang dicadangkan untuk menyelia pengajian di peringkat sarjana(penyelidiakan) dan kedoktoran vi. Memperakukan permohonan staf yang telah menjalani proses ( i hingga iv di atas) vii. Menyediakan laporan perakuan pemilihan dan mengemukakan kepada Urusetia; viii. Menyediakan laporan perakuan pemilihan dan mengemuakakan kepada urusetia; ix. Membentangkan laporan perkauan pemilihan berkaitan permohonan staf cuti belajar dalam mesyuarat JKCB Universiti. 2.Membuat pemantauan dan memperakukan prestasi pengajian staf sedang Cuti Belajar i. Memantau prestasi pengajian sfat melalaui semakan terus dengan staf dan penyelia serta menilai laporan (LKK/progress report) yang disediakan oleh penyelia. ii. Mengeluarkan perakuan untuk memberi surat peringatan dan amaran kepada staf yang mempunyai prestasi tidak memuaskan iii. Memperakukan prestasi pengajian staf sedang cuti belajar untuk tujuan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) bagi membolehkan pergerakan gaji tahunan dibuat ke atas staf.
3 4
JK Pemilihan Staf Akademik JK Pengurusan Aset Alih Fakulti
FAIL MEJA
1. Merancang, memantau, mengawasi, dan menyelia semua aspek pengurusan asetalih di peringkat fakulti; dan 2. Menyediakan laporan hasil pemeriksaan aset alih.
Halaman: 12
Bil
Jawatankuasa
Tugas dan tanggungjawab 3. Menyediakan laporan tindakan pelupusan aset fakulti.
5
JK Penentuan Teknikal Sebut harga dan Tender
6
JK Sebut harga dan Tender
1. Ahli J/K hendaklah mengenalpasti bahawa perancangan perolehan tersebut dibuat untuk tempoh setahun. 2. Ahli juga perlu dimaklumkan secara bertulis berkenaan mesyuarat bersama-sama dokumen seminggu sebelum Mesyuarat bersidang. 3. Ahli jawatankuasa hendaklah mengenalpasti spesifikasi, perkara-perkara seperti warna, saiz, bentuk, kualiti, pembungkusan,nisbah kandungan dan butir-butir lain yang berkaitan hendaklah dinyatakan dengan jelas supaya tidak menimbulkan keraguan kepada kontraktor/pembekal tentang apa yang dikehendaki oleh Universiti. 4. Ahli jawatankuasa hendaklah memastikan bahawa latihan perolehan hanya dijalankan di dalam negara sahaja. 5. Ahli jawatankuasa juga hendaklah memastikan tempoh latihan dan bilangan staf yang minimum perlu hadir adalah yang munasabah kerana ia akan member kesan kepada harga yang akan ditawarkan oleh pihak syarikat. 6. Ahli jawatankuasa juga perlu memastikan ruang telah sedia ada dan semua pengubahsuaian samada ruang, elektrikal, mekanikal, ICT dan lain-lain telah disiapkan. 7. Bagi perolehan perkhidmatan, skop dan spesifikasi perkhidmatan hendaklah dinyatakan dengan jelas dan terperinci. 8. Spesifikasi teknikal tidak boleh dibuat berdasarkan kepada sesuatu jenama atau buatan. Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkapan „atau persamaan‟ hendaklah digunakan. 9. Spesifikasi hendaklah dibuat berasaskan fungsi penggunaan dan sekurangkurangnya memenuhi piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan. Sekiranya barangan tersebut tidak mempunyai sebarang piawaian, PTj hendaklah memastikan barangan yang ditentukan adalah sesuai, selamat digunakan dan dijamin oleh pembuatnya atau petender. 10. Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditandaaraskan (benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf. 11. Bagi perolehan peralatan komputer,”software”, “Database”, rangkaian dan perolehan lain yang berkaitan yang melibatkan teknologi maklumat, spesifikasi teknikal hendaklah dirujuk dan diluluskan oleh PTM @ J/K ICT Universiti. 12. Bagi perolehan yang melibatkan ubahsuai ruang, elektrik, “Air-Cond‟, Kenderaan, perabot, LCD dan kemudahan-kemudahan lain yang berkaitan pengesahan 2 secara bertulis daripada PPH atau PTj yang berkaitan hendaklah diperolehi terlebih dahulu. 13. Manakala perolehan yang dipusatkan seperti CCTV perlu mendapatkan pengesahan terlebih dahulu daripada Unit Keselamatan, Pejabat Pendaftar atau PTj yang berkaitan. 14. Ahli juga hendaklah memastikan perolehan yang dibuat terdapat didalam perincian PTj untuk tahun tersebut dan bajet masih belum digunakan untuk peralatan/perkhidmatan/ penyenggaraan/kerja yang lain. 15. Perlantikan ahli hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pengurus Bahagian. 16. Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada terdiri tiga (3) iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli yang dilantik. 17. Pegawai yang membuat perolehan (pemohon) tidak layak menjadi ahliJawatankuasa untuk perolehan tersebut. 1.
Menilai laporan sebutharga yang disediakan oleh pemohon;
2.
Menyemak peruntukan adalah mencukupi;
3.
Memperaku/ meluluskan cadangan pemohon yang mana berkenaan;
4.
Menandatangani borang berikut di mana berkenaan iaitu di Borang Perakuan Jawatankuasa Sebutharga, Borang Nombor Siri Pembelian, Borang Penilaian Sebutharga dan Borang Keputusan Jawatankuasa Sebutharga; dan,
5.
Dipertanggungjawabkan ke atas setiap permohonan pembelian yang disokong/ diluluskan. Bertanggungjawab memastikan spesifikasi perolehan tidak menjurus kepada sesuatu jenama atau model;
1.
FAIL MEJA
2.
Memastikan perolehan dibuat berdasarkan anggaran yang dipersetujui; dan,
3.
Memastikan format penyediaan spesifikasi teknikal bagi peralatan/ bekalan adalah sepertimana yang telah ditentukan.
Halaman: 13
4.0 4.1
PROSES KERJA & CARTA ALIRAN KERJA
MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA (MPKFM) DAN PROSEDUR MS ISO 9001:2008
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja (MPKFM) dan Prosedur MS ISO 9001:2008 boleh dicapai melalui kemudahan laman portal FTK di pautan http://ftk.uthm.edu.my/iso . Mohon rujuk kepada dokumen yang berkaitan untuk membaca dan memuat turun kerana tiada edaran salinan keras. Bil
Kod Prosedur
Tajuk Dokumen
Pentadbir an
Akademik
Sokongan
1.
MK (PPA)
Manual Kualiti Pelaksanaan Program Akademik
√
√
√
2.
KLT-01
Prosedur Kawalan Dokumen
√
√
√
3.
KLT-02
Prosedur Kawalan Rekod Kualiti
√
√
√
4.
KLT-03
Prosedur Audit Kualiti Dalaman
√
√
√
5.
KLT-04
Prosedur Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Mematuhi Keperluan Yang Ditetapkan
√
√
√
6.
KLT-05
Prosedur Tindakan Pembetulan
√
√
√
7.
KLT-06
Prosedur Tindakan Pencegahan
√
√
√
8.
KLT-07
√
9.
RPK-01
Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Prosedur Rekabentuk & Pembangunan Kursus Akademik Baru
10.
RPK-02
Prosedur Penilaian Semula Kurikulum
√
11.
PAP-01
Prosedur Pemasaran Program Akademik
√
12.
PAP-02
13.
PAP-03
14.
PAP-04
15.
PAP-05
16.
PAP-06
17.
RPP-01
18.
Prosedur Menyemak dan Mengemaskini Maklumat Untuk Buku Panduan Kemasukan ke IPTA Prosedur Pengambilan Pelajar Baru Semester 1
√
√ √
Prosedur Proses Minggu Haluan Siswa
√
Prosedur Pengambilan Pelajar Tempatan Pasca Siswazah Prosedur Pengambilan Pelajar Antarabangsa Pasca Siswazah Prosedur Penyediaan Jadual Waktu Akademik
√
√
√
RPP-02
Prosedur Pendaftaran Mata Pelajaran
√
√
19.
RPP-03
Prosedur Khidmat Nasihat Sistem Penasihatan Akademik
√
√
20.
RPP-04
Prosedur Pelaksanaan Kuliah
√
√
FAIL MEJA
√
Halaman: 14
Bil
Kod Prosedur
Tajuk Dokumen
Pentadbir an
Akademik
Sokongan √
21.
RPP-05
Prosedur Pelaksanaan dan Penilaian Amali Makmal / Bengkel / Studio
√
√
22.
RPP-06
Prosedur Pelaksanaan Kerja Lapangan
√
√
23.
RPP-07
√
√
24.
RPP-08
Prosedur Perlaksanaan Projek Sarjana Muda Prosedur Penempatan Pelajar Menjalani Latihan Mengajar
√
√
25.
RPP-09
Prosedur Pelaksanaan Latihan Mengajar
√
√
26.
RPP-10
Prosedur Penempatan Latihan Industri
√
√
27.
RPP-11
√
√
28.
RPP-12
√
√
29.
RPP-13
√
√
30.
RPP-14
√
√
31.
RPP-15
Prosedur Pemantauan dan Penilaian Latihan Industri Prosedur Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir Prosedur Pentaksiran Kertas Jawapan Peperiksaan Akhir Prosedur Perkhidmatan Peperiksaan Akhir Prosedur Mengumpul, Memasuk & Menyemak Markah Peperiksaan Di Peringkat Fakulti/Pusat
√
√
32.
RPP-16
Prosedur Penilaian Kerja Kursus
√
√
33.
RPP-17
√
√
34.
RPP-18
√
√
35.
RPP-19
√
√
36.
RPP-20
√
√
37.
RPP-21
Prosedur Pelaksanaan Aktiviti Mata Pelajaran Kokurikulum Prosedur Pelantikan Profesor Pelawat/ Pemeriksa Luar/ Profesor Adjung Prosedur Penyimpanan Hasil Kerja Pelanggan Prosedur Pengendalian Penilaian Pengajaran Staf Akademik dan Penilaian Kursus Prosedur Pelaksanaan Amali di Makmal Matematik
√
√
38.
KVN-01
Prosedur Pengesahan Penganugerahan
√
39.
KVN-02
Prosedur Pengurusan Majlis Konvokesyen
√
40.
PSR-01
Prosedur Perlantikan Staf
√
41.
PSR-02
Prosedur Latihan Staf
√
42.
PSR-03
Prosedur Pengendalian Kursus Pengajaran & Pembelajaran
√
43.
PSR-04
Prosedur Pelantikan Staf Akademik Tetap
√
44.
PSR-05
Prosedur Pelantikan Pensyarah Sambilan
√
45.
PSR-06
√
46.
PSR-07
Prosedur Perlantikan Staf Akademik Kontrak Bukan Warganegara Prosedur Pengurusan Sistem Pembekalan Penerbitan
47.
PSR-08
Prosedur Perolehan Bahan Rujukan
√
FAIL MEJA
√
√
Halaman: 15
Bil
Kod Prosedur
Tajuk Dokumen
Pentadbir an
Akademik
Sokongan
√
√
48.
PSR-09
Prosedur Pengindeksan Bahan Rujukan
√
49.
PSR-10
Prosedur Perkhidmatan Sirkulasi
√
50.
PSR-11
Prosedur Penempatan Pelajar Baru
√
51.
PSR-12
Prosedur Penempatan Pelajar Kanan
√
52.
PSR-13
√
53.
PSR-14
54.
PSR-15
55.
PSR-16
56.
PSR-17
57.
PSR-18
Prosedur Persiapan Bilik Asrama Kolej Kediaman Prosedur Pengecualian Tinggal Di Kolej Kediaman Oleh Pelajar Baru Prosedur Penyenggaraan Alatan IT Berdasarkan Aduan Pelanggan Prosedur Pengurusan Pembersihn Dewan dan Bilik Kuliah Serta Persekitarannya Prosedur Pengurusan Penyenggaraan Berkala Peralatan Dewan Dan Bilik Kuliah Prosedur Pengurusan Penyenggaraan Dewan Dan Bilik Kuliah (Daripada Aduan Pengguna)
58.
PSR-19
Prosedur Pengurusan Peralatan Makmal
√
59.
PSR-20
√
60.
BEN-01
Prosedur Kerja Pengurusan Aduan Dan Cadangan Prosedur Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
√
√
√
61.
BEN-02
Prosedur Perolehan Kerja
√
√
√
62.
BEN-03
Prosedur Pembayaran
√
√
√
63.
BEN-04
Prosedur Pinjaman
√
√
√
64.
PSP-01
Prosedur Permohonan Biasiswa Kementerian Pengajian Tinggi
√
65.
PSP-02
Prosedur Tindakan Tatatertib Pelajar
√
66.
PSP-03
Prosedur Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar
√
67.
PSP-04
Prosedur Pengurusan Aktiviti Pelajar
√
68.
PSP-05
Prosedur Penilaian Program Sokongan Pelajar
√
69.
PSP-06
Prosedur Urusan Kemalangan Pelajar
√
70.
PSP-07
Prosedur Urusan Kematian Pelajar
√
71.
PSP-08
Prosedur Pelaksanaan Aktiviti Kerohanian Pelajar
√
72.
PSP-09
Prosedur Pelaksanaan Hari Kerjaya
√
73.
PSP-10
Prosedur Sesi Kaunseling
√
74.
PSP-11
Prosedur Pemeriksaan Perubatan Pelajar Baru
√
FAIL MEJA
√ √ √ √ √
√
Halaman: 16
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PEKELILING YANG DIGUNAPAKAI
5.0 5.1
Bil
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PEKELILING YANG DIGUNAPAKAI No. Dokumen
Tajuk Dokumen
1
Akta 1342
Akta Universiti dan Kolej Universiti (Pindaan) 2009
2
Akta 605
Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 Perlembagaan UTHM 2010
3 4
P.U.A (176)
Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005
5
Panduan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja PKPA Bil 8 (1991)
6
Garis Panduan MS ISO SPKPA Bil 2 (2002)
7
Quality Management Systems - Requirements (2009)
FAIL MEJA
Halaman: 17
6.0
6.1
Bil
SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PEKELILING YANG DIGUNAPAKAI No. Dokumen
Tajuk Dokumen
1
Borang Tempahan Ruang Gunasama
2
Borang Tempahan Dewan Peperiksaan
3
Borang Jawapan Penyertaan Konvokesyen
4
BEND/UPY/004
Borang Tuntutan Perjalanan
5
KUiTTHO.UP/1-15/2
Borang Kelulusan Perjalanan Rasmi/ menggunakan Kenderaan Sendiri
6
BA 6 (BORANG A)
Borang Permohonan Cuti Rehat Borang Tempahan Kenderaan
7 8 9
KUiTTHO.PP/UPS12/2001/Pind.1 KUiTTHO.PP/12.12/0101
Borang Pergerakan Staf di Luar Kawasan Borang Menghadiri kursus/latihan/program pembangunan staf Borang Kiriman Melalui Faks
10 11
KUiTTHO.PP/UPS20/2002
Borang pengesahan sijil cuti sakit
12
KUiTTHO.P/SPWB.01
Borang pengesahan datang lewat/pulang awal
13
KUiTTHO.PA/2003/024
Borang Kebenarang Menggunakan Kenderaan
14
KUiTTHO.UP/1-2/2
Borang Permohonan Cuti Gantian
FAIL MEJA
Halaman: 18
