GUÍA PARA LA MATERIA DE CONTABILIDAD La contabilidad es el registro de todas y cada una de las transacciones (eventos) que efectúa la empresa, tanto en forma externa como interna que deberán de registrarse para conocer en un momento determinado la situación de la empresa que permita a las personas interesadas tomar las mejores decisiones. Para el registro es necesario en primer lugar contar con el soporte (factura, comprobante, recibo) que le dé origen a la transacción (eventos) y que permita conocer el concepto por el cual se afecta la contabilidad de la empresa y que por consecuencia permitirá a los interesados poder tomar las decisiones con oportunidad. Para el control y registro de las transacciones o eventos que la empresa realiza, se cuenta con diferentes formas de asentarlas y que al final se pueda determinar que se cuenta con datos reales y fidedignos. Una forma de asentar las transacciones, se conoce con el nombre de cuentas de mayor o T de mayor, que se representa precisamente con un esquema en forma de T, que se utiliza para el registro de todo tipo de transacción y que contiene las siguientes partes:
En la parte superior se coloca el nombre, El lado izquierdo recibe únicamente cargos, El lado derecho recibe únicamente créditos (abonos), La diferencia mayor entre un lado y otro recibe el nombre de saldo.
Una vez que se conoce el registro de la cuenta, podemos determinar que existen cuentas de naturaleza Deudora cuando los cargos son mayores que los créditos; cuando los créditos son mayores que los cargos las cuentas son de naturaleza Acreedora; si en un momento dado los cargos y los créditos se igualan se dice que la cuenta está saldada.
Las cuentas de naturaleza Deudora, siempre se inician con cargos, se incrementan con cargos, disminuyen con créditos y su saldo será deudor. Las cuentas de naturaleza Acreedora, siempre se inician con créditos, se incrementan con créditos, disminuyen con cargos y su saldo será acreedor. Las cuentas que generalmente se utilizan en una empresa para el registro de las transacciones se dividen en cuentas Deudoras y cuentas Acreedoras, dependiendo del evento a que se refieran y al estado financiero al que correspondan. Para ello es importante conocer cuales cuentas integran cada estado y su naturaleza y precisamente a continuación se muestra una lista enunciativa más no limitativa de las principales cuentas. 1
CUENTAS DEUDORAS Caja: Importe que posee la empresa en efectivo, que le permite realizar erogaciones menores sin necesidad de expedir cheque, Bancos: Cantidad de dinero depositada en una institución de crédito, con el objeto de evitar riesgos al conservarlo en la empresa y al mismo tiempo para que no se conserve inactivo, Clientes: Importe que corresponde al adeudo hacia la empresa por ventas a crédito, consideradas a base de confianza, Deudores Diversos: Cantidad a favor de la empresa por entregas de dinero, mercancías o bienes a terceros por conceptos diferentes al objetivo primordial, Inventarios: Importe que representa el valor de las materias primas, artículos, producción en proceso, artículos terminados, propiedad de la empresa que le permita la consecución del objetivo, Documentos por cobrar: Importe que corresponde a adeudos hacia la empresa por ventas a crédito documentadas, debido a que puede tratarse de la primera operación con un cliente nuevo o el monto del crédito habitual es mayor al autorizado a un cliente o por conocer también al cliente se prefiere garantizar el adeudo, I.V.A. acreditable: Impuesto que se paga al adquirir un bien, un servicio o un artículo, Terrenos: Representa el valor de adquisición del espacio de tierra propiedad de la empresa, en el que generalmente se construyen las oficinas y plantas, Edificios*: Bienes inmuebles propiedad de la empresa en los que se colocan oficinas e instalaciones. Mobiliario y equipo*: Bienes necesarios e indispensables para el acondicionamiento y adaptación para el adecuado funcionamiento de la empresa, Equipo de transporte*: Valor de los diferentes transportes tanto internos como externos que la empresa posee para el movimiento, acomodo y entrega de la mercancía, recuperación de la cartera, así como, para el traslado y transporte del personal en sus diferentes niveles. Equipo de Cómputo*: Es el valor de los equipos de cómputo y periféricos que permitan a la empresa la realización de las actividades de manera rápida y confiable. Maquinaria y equipo*: Importe que representa el conjunto de máquinas que la empresa posee y, que están destinadas para la transformación de la materia prima en producto terminado,
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Intangibles: Desembolsos que la empresa realiza para garantizar servicios o valores y, que le son exigidos para llevarse a cabo; forman este rubro las siguientes cuentas: Acciones Bonos y Valores Depósitos en garantía Derechos de autor Patentes y marcas Crédito Mercantil Gastos de Instalación ª: Erogación a largo plazo para la adaptación de las instalaciones tanto de oficina como de la planta, de acuerdo a sus necesidades, considerando la presentación y requerimientos que demandan sus operaciones, Gastos de Organización ª: Erogaciones que la empresa realiza generalmente al inicio de sus operaciones, asesorada generalmente por un despacho de consultoría en la elaboración de los manuales de organización, procedimientos, bienvenida y otros métodos, Rentas pagadas por adelantado: Importe de más de una mensualidad entregada por adelantado al propietario de un inmueble, con el fin de de poder disfrutar o utilizar las oficinas o locales, que serán aplicadas al ir transcurriendo el tiempo, Suscripciones y cuotas: Importe que la empresa eroga con el fin de disponer o recibir durante un tiempo futuro establecido de un servicio o valor, Seguros pagados por adelantado: Desembolso para asegurar los bienes de su propiedad por cualquier contingencia de riesgo futuro que pueda afectar sus bienes y patrimonio o la integridad personal de los empleados y directores y, que al recuperar el porcentaje del siniestro le permita reiniciar su ciclo económico, Papelería: Importe de útiles de escritorio y materiales para la realización de las actividades administrativas; cantidad suficiente para el surtimiento de los próximos meses, mediante requisición autorizada, contabilizándose como agotamiento, Costo de Ventas: Erogación que se realiza para la adquisición de las materias primas o artículos que servirán para lograr el objetivo de la empresa, Gastos de Administración: Erogaciones que permite la adquisición de los servicios administrativos necesarios e indispensables para alcanzar el objetivo, Gastos de Venta: Erogaciones que permite la adquisición de los servicios relacionados con las ventas necesarias e indispensables para alcanzar el objetivo,
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Gastos Financieros: Erogaciones referentes al uso del crédito otorgado por instituciones de financieras, Otros Gastos: Contemplan las erogaciones que no son relacionadas con el objetivo, Resultado del ejercicio: Cambio que se obtiene por la diferencia o acumulación de resultados (pérdidas) durante el período y que modifican la participación de los accionistas en menos, CUENTAS ACREEDORAS *Depreciación de las inversiones permanentes: Baja de valor del activo respectivo por el simple transcurso del tiempo, la obsolescencia, la venta o la destrucción, ª Amortización de las erogaciones realizadas por adelantado: Erogación que se hace por adelantado y que en un futuro se convierte en gasto Proveedores: Importe que se adeuda a terceras personas por el suministro de materias primas, materiales o artículos, adquiridos a crédito a base de confianza, Acreedores Diversos: Adeudos contraídos por conceptos diferentes a la adquisición de mercancías, Impuestos por pagar: Importe que la empresa debe enterar al fisco por concepto de impuestos propios o por impuestos retenidos, Documentos por pagar: Importe que la empresa adeuda mediante la aceptación de documentos a su cargo, por adquisición de mercancías o por préstamo en efectivo, I.V.A. por pagar: impuesto nos pagan al otorgar un bien, servicio o artículo, Capital social: Se integra por las aportaciones que efectúan los socios, al inicio de la vida de la empresa, también por las nuevas aportaciones o por retiro del mismo, Reserva de Capital: Cantidad que se separa cada vez que se obtiene utilidad, Resultados: Cambio que se obtiene por la diferencia o acumulación de resultados (utilidad) durante el período y que modifican la participación de los accionistas en más o en menos, Ventas: Concepto modificador del capital, por el logro del objetivo, Productos Financieros: Entradas que la empresa obtiene por el cumplimiento del crédito o por rendimiento de inversiones, Otros Productos: Entradas como procedencia de operaciones no propias relacionadas con el objetivo principal.
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Una vez que sabemos y conocemos cómo se manejan las cuentas y se determinan si son “deudoras o acreedoras”, y las principales cuentas que se utilizan en las empresas, estamos en la posibilidad de iniciar un sistema de información contable para la captura de datos, mediante la unidad monetaria de cuño corriente que en México es el “peso”; una vez registradas y asentadas las transacciones que la empresa realizó durante un período determinado, se está en posibilidades de elaborar los estados principales en primer lugar el “Estado de Resultados” y mediante el resultado obtenido en este se elaborará el “Estado de Situación Financiara” conocido vulgarmente como Balance General.
Principios Fundamentales de la Contabilidad. Los principios facilitan que el registro y los informes sean preparados siguiendo los mismos estándares para contar con información confiable y eficiente. Han sido aceptados por la profesión como principios fundamentales los siguientes: Unidad monetaria: todas las transacciones deberán de registrarse en la moneda de uso corriente para que puedan ser medidas, Entidad económica: La contabilidad y registros son exclusivamente del ente económico creado con ese fin y no para los socios u entes diferentes, Negocio en marcha: Las empresas son creadas con el fin de que trasciendan en el tiempo para cubrir eventos indefinidos y no para cubrir eventos definidos, Partida doble: A toda causa corresponde un efecto, a todo cargo corresponde un crédito (abono), Período contable: La información contable debe contemplar la elaboración de estados financieros en forma periódica para apoyar la toma de decisiones por parte de la organización, Conservador: Este principio muestra que los ingresos se registran cuando se realizan y los egresos cuando se conocen, Utilidad: Es el resultado de obtener mayor ingresos que egresos, cuidado de confundir con entrada como ingreso y salida como egreso, Costo: Toda adquisición de activo de inversiones permanentes (activo fijo) deberá de registrarse al valor factura, Importancia relativa: Este principio nos da la alternativa de considerar la adquisición de un activo de inversiones permanentes como tal y aplicarle la depreciación o como gasto del período en que se adquirió. La contabilidad tiene como propósito principal el registro ordenado y sistemático de las operaciones cronológicas en forma ordenada y comprensible de modo que permita recolectar, reconocer y analizar datos contables para su registro y clasificación.
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Proceso Contable. Se inicia considerando que todo ente cuanta con “bienes, obligaciones y patrimonio”; conocidos comúnmente como “activo, pasivo y capital”, las transacciones que las empresas efectúan diariamente, deberán ser procesadas para que sirvan de información adecuada y oportuna para todos aquellos interesados en la entidad económica y, para que se puedan tomar las decisiones correctas que se plasman en los estados financieros de acuerdo al siguiente cuadro: Estado de Resultados
Ingresos, Costos, Gastos, Productos.
Estado de Situación Financiera
ACTIVO Circulante, Inversiones Permanentes, Diferido, PASIVO A corto Plazo, A largo Plazo, Diferido CAPITAL CONTABLE Capital Social, Reserva de Capital, Resultados
Ejemplo: 1) La empresa denominada “La Eficiente, Eficaz y Efectiva, S.A. de C.V.”, inicia sus actividades con 200,000.00 aportados en efectivo. El registro afecta una cuenta deudora del activo circulante con un cargo denominada CAJA y un crédito o abono a una cuenta acreedora llamada CAPITAL SOCIAL. CAJA
CAPITAL SOCIAL
1)200,000.00
200,000.00 (1
2) Se vende mercancía al cliente Espergencio Pérez por 75,000.00 que nos pagan, 28,000 en efectivo, 32,000 con cheque y el resto a crédito. El registro de esta operación afectará a tres cuentas del activo circulante: CAJA, BANCOS y CLIENTES y un abono a una cuenta acreedora del Estado de Resultados, VENTAS.
CAJA 2) 28,000.00
BANCOS 2) 32,000.00
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CLIENTES
VENTAS
2) 15,000.00
75,000.00 (2
3) Se adquiere mercancía a “La Universal” por un importe de 47,600.00 a crédito. Se afecta con un cargo a la cuenta del activo circulante ALMACÉN y se abona a PROVEEDORES cuenta del pasivo a corto plazo. ALMACÉN
PROVEEDORES
3)47,600.00
47,600.00 (2
4) La mercancía que se vendió en el punto 2, tiene un costo de 28,700.00. Se carga a una cuenta deudora del estado de resultados llamada COSTO DE VENTAS, se abona a una cuenta deudora del activo circulante llamada ALMACÉN. COSTO DE VENTAS
ALMACÉN
4)28,700.00
28,700.00 (4
También estas transacciones deberán de registrarse en un sistema llamado Diario, tomando el mismo ejemplo tenemos:
1 CAJA
200,000.00
CAPITAL SOCIAL
200,000.00
Aportación inicial.
2 CAJA
28,000.00
BANCOS
32,000.00
CLIENTES
15,000.00
VENTAS
75,000.00
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Por venta de mercancía.
3 ALMACÉN
47,600.00
PROVEEDORES
47,600.00
Por adquisición de mercancía para su venta.
4 COSTO DE VENTAS
28,700.00
ALMACÉN
28,700.00
Por el costo de la mercancía vendida.
Estados Financieros. Los principales estados financieros son el Estado de Resultados y el Estado de Situación Financiera, el primero se denomina dinámico porque comprende un período generalmente un año, ejemplo: primero de enero al treinta y uno de diciembre; el segundo es estático ya que la información que presenta es a una fecha determinada, ejemplo: al 30 de junio. Las cuentas que forman el Estado de Resultados y que determinan el resultado ya sea positivo (UTILIDAD) o resultado negativo (PÉRDIDA) son las siguientes: Ventas Menos
Costo de Ventas
Igual
Resultado Bruto
Menos
Gastos de Operación (gastos de administración, más gastos de venta, más gastos financieros, menos productos financieros)
Igual
Resultado de Operación
Menos
Otros gastos, más otros productos
Igual
Resultado Neto.
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Las cuentas que integran el Estado de Situación Financiera, son las siguientes:
ACTIVO Circulante
PASIVO A Corto Plazo
Caja
Proveedores
Bancos
Acreedores Diversos
Clientes
Impuestos por pagar
Inventarios
Documentos por pagar
Deudores diversos
Salarios por pagar
Documentos por pagar Inversiones permanentes Terrenos
A Largo Plazo Acreedor hipotecario
Edificios* Mobiliario y Equipo de oficina*
CAPITAL CONTABLE
Equipo de transporte*
Capital Social
Equipo de cómputo*
Reserva de Capital
Maquinaria y equipo* Menos depreciación
Resultados
Diferido Gastos de Instalaciónª Gastos de Organizaciónª Menos amortización Erogaciones pagadas por adelantado (primas de seguros, rentas, cuotas, suscripciones)
Papelería
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Todo estado financiero, reporte e informe cuenta con tres elementos principales: Cabeza, Cuerpo y Pie.
En la cabeza se escribe en primer lugar y primer renglón el nombre de la empresa; segundo renglón el nombre del estado correspondiente; tercer renglón el período o la fecha a que se refiere el estado. En el cuerpo se anotan los diferentes conceptos que resultaron afectados en razón de las transacciones efectuadas. El pie de página además de incluir notas aclaratorias que en su caso resulten, aparecen las firmas de las personas responsables, que realizaron, verificaron y autorizaron dichos estados.
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