INTA: Hacia la Gestión por Procesos con PECTRA BPM Savia Resumen País: Argentina Industria: Agropecuaria Perfil de la Organización El INTA (www.inta.gob.ar) es un organismo dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca de la Nación, cuya función es el desarrollo de acciones de investigación e innovación tecnológica para mejorar la competitividad y el desarrollo rural sustentable del país. Situación El proyecto de “modernización de la gestión administrativa” comprendía la implementación de un BPM paralelamente a la modificación de normativas internas y de la estructura con el fin de reducir la complejidad de los procesos, manteniendo la seguridad jurídica y mejorando el sistema de información. Solución El proyecto consiste en un Sistema Integrado de Gestión, como solución de integración de procesos y sistemas para la administración de trámites internos, a través de la implementación de PECTRA BPM Savia.
“Claros objetivos hacia la informatización de la gestión por procesos llevaron al alineamiento de la estructura organizacional y a la creación de herramientas específicas que están dando sus frutos. Estamos logrando sistematizar el trabajo y enfocarnos en una gestión con calidad a largo plazo. PECTRA contribuye con el Sistema de Gestión Integrado y nos provee los cimientos para posicionar los perfiles de una compleja estructura institucional vinculando mediante procesos los diversos sistemas informáticos de las unidades”. Raúl Kremer – Gerente de Procesos y Calidad (INTA)
El Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria optimizó su gestión administrativa a través de la implementación de PECTRA BPM Savia para la automatización de sus procesos y la integración de sus sistemas de gestión.
Beneficios
Reducción de tiempos de trámites de semanas horas o minutos. Reducción de costos en tiempos de gestión y uso de papelería. Incremento en la productividad: Reubicación del personal hacia tareas core de la organización. Transparencia de gestión y acceso a la información.
1
“El corazón del INTA son
Contexto
los proyectos. Alrededor
El
extensión. Desde el área de Procesos y Calidad, cuyo
Instituto
Nacional
de
Tecnología
objetivo
era
modernizar
gestión
Agropecuaria (INTA) es un organismo
institucional,
dependiente del Ministerio de Agricultura,
dificultades en cuestiones de generación
Ganadería, Pesca la Nación. Sus principales
de
funciones son generar, adaptar y transferir
complejidad
tecnologías, conocimientos y procesos de
organizacional.
aprendizaje para el ámbito agroindustrial,
No se contaba con una infraestructura de
forestal y agropecuario. El INTA genera
red en los diversos puntos operativos del
indirecto en la gestión
información
país,
de los proyectos se mueve la organización. Cualquier actividad tiene impacto directo o
se
la
detectaron
información
derivados
de
de
la
la
estructura
las
gestiones
procesos y productos, que luego son
unidades
estaban
de información para el
trasladadas a los productores.
operando como departamentos estancos y los procesos solían derivar en una
productor”
Con el objetivo de optimizar la gestión institucional, se desarrolló en el marco de la
gestión burocrática y engorrosa.
gestión de Procesos y Calidad el proyecto de
Previo a la implementación de PECTRA
“Modernización
BPM Savia, las actividades se realizaban de
Juan Manuel Fernandez Arocena,
y
tecnologías
de
aplicadas
la
a
gestión
de
serias
las
distintas
descoordinadas
DNA de Sistemas de
administrativa”
la
forma manual y mediante documentos
Información, Comunicación y
implementación de un BPM paralelamente a
escritos, lo que redundaba en costos
la modificación de normativas internas y de
indirectos de seguimiento, validación y
la estructura con el fin de reducir la
envío de la información.
complejidad de los procesos, manteniendo
Era muy complejo obtener visibilidad del
la seguridad jurídica y mejorando el sistema
status de un trámite. Las gestiones o
de información.
trámites internos implicaban un extenso
“El corazón del INTA son los proyectos.
proceso de autorización. Generalmente
Alrededor de los proyectos se mueve la
cada uno de estos trámites era cargado en
organización.
sistemas aislados y gestionado en papel,
Calidad (INTA)
que
comprendía
Cualquier
actividad
tiene
impacto directo o indirecto en la gestión de
atravesando
información para el productor”- afirma Juan
aprobación en diversas oficinas en el país,
Manuel
demorando semanas en ser resueltos
Fernandez
Arocena
–Director
instancias
de
de
independientemente de la complejidad
Información, Comunicación y Calidad (DNA
del mismo. Estas solicitudes solían generar
SICyC -INTA).
un enorme tráfico de e-mails y llamados
Nacional
Asistente
de
Sistemas
de
Grupo Prominente., empresa de servicios y soluciones de IT, es especialista en Automatización de Procesos, con más de 30 años de experiencia en el mercado, y presencia en LATAM a través de su red de partners.
distintas
seguimiento.
Existían
numerosos
Situación
puestos administrativos por cada unidad
El INTA cuenta con más de 9000 empleados
los autorizadores en la revisión de la
y tiene presencia en las cinco ecorregiones
documentación.
de la Argentina (Noroeste, Noreste, Cuyo,
Era necesario entonces contar con una
Pampeana y Patagonia), a través de una
herramienta que integre las aplicaciones y
estructura que comprende: una sede central,
las bases de datos de los sistemas, y les
15
permita desarrollar un sistema de gestión
centros
abocados a estas gestiones, asistiendo a
regionales,
5
centros
de
investigación, 50 estaciones experimentales,
integrado
que
16 institutos y más de 300 unidades de
actividades
y
involucre sistemas,
todas
las
tanto
los
administrativos como los de proyectos.
2
“La misión y propósito
Solución
era lograr que se trabaje
“El objetivo general era naturalizar el
trámites
relevamiento de información, dibujar el mapa
interdisciplinario encargado del proyecto
de creación de información para cambiar la
necesitó
normas que no implique
realidad del sujeto rural” explica Juan Manuel
instructivos, utilizando para esto recursos como videos de capacitación y manuales
una carga de trabajo
Fernandez Arocena –DNA SICyC (INTA) - “La misión y propósito era lograr que se trabaje
on line, dada la complejidad y volumen de
bajo un sistema de normas que no implique
la estructura que el organismo necesita
una carga de trabajo innecesaria. Como
para funcionar.
que la gente pueda
estaban
normas
Asimismo, puesto que la arquitectura de
administrativas sólo lograban burocratizar.
PECTRA BPM Savia permite interactuar
naturalizar la tecnología
La idea era que la gente pueda naturalizar la
con los procesos desde dispositivos móviles, los especialistas desarrollaron
en el desempeño de sus
tecnología
actividades. Eso buscaba en PECTRA”.
aplicaciones para que los usuarios puedan
El proyecto permitiría integrar y digitalizar la
participar de los procesos sin necesidad de
información
múltiples
ingresar al portal, ya que a partir de las
en PECTRA”.
aplicaciones y procedimientos manuales.
alertas configuradas es posible realizar
Para lograrlo fue necesario abordar la
aprobaciones y otras gestiones por celular.
Juan Manuel Fernandez Arocena,
complejidad
También
DNA de Sistemas de
profunda reingeniería de los procesos,
generador de formularios acorde a las
automatización de las tareas, y contar con
necesidades y a la estructura de procesos
una herramienta que integre los sistemas y
de
aplicaciones.
posibilidad de integración del producto.
Se realizó la implementación de PECTRA
En la etapa de diseño ya se logró mejorar
BPM Savia con el objetivo de reducir los
los procesos puesto que se detectaron y
tiempos y costos originados por el tráfico de
eliminaron actividades que no agregaban
mails y llamados en instancias de aprobación
valor y gracias a la automatización se
y por la burocracia característica de los
simplificó la participación de usuarios y en
procesos administrativos.
algunos casos áreas completas, que
bajo un sistema de
innecesaria. La idea era
actividades. Eso buscaba
Información, Comunicación y Calidad (INTA)
desde el portal de SharePoint y la intranet corporativa, en una sección dedicada a los
planteadas
Inicialmente
en
el
ciertas
desempeño
proveniente
de
estructural,
se
de
realizar
conformó
un
sus
una
equipo
la
administrativos. generar
fue
gran
posible
organización
intervenían
El
grupo
cantidad
desarrollar
a
partir
innecesariamente
de
un
de
en
la
los
por
procesos, en algunos casos sólo con fines
profesionales de diversas áreas: Procesos y
estrictamente informativos (para obtener
Calidad,
de
datos que cargaban posteriormente en
Administración, RRHH y Sistemas (TI). El
sus registros). A través de las Herramientas
primer paso fue elaborar un listado de
BAM de PECTRA BPM Savia se pudieron
procesos automatizables a relevar y la
eliminar estas instancias, ya que se
fijación de objetivos a corto y largo plazo. Se
configuraron
dio de alta a más de 9000 usuarios al
comando de todos los procesos.
sistema, ya que todos los empleados tienen
Actualmente ya se han automatizado 15
acceso al mismo, y se definieron rangos o
procesos: Salidas al exterior, INTA Expone,
niveles de perfiles del sistema para los
(el proceso involucra grandes compras y
procesos.
licitaciones para eventos, los presupuestos
La arquitectura SOA de Pectra BPM permite
que se manejan son enormes y duran más
que el ingreso de las solicitudes se realice
de u año), Medidas
desde distintos puntos de acceso, ya sea
(asignación y redistribución de fondos
interdisciplinario Dirección
compuesto General
reportes
y
tableros
de
presupuestarias
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“PECTRA contribuye con el Sistema de Gestión Integrado, nos provee
entre unidades), Publicación de Convocatorias, Sistema
de
Gestión
de
productivos y rigurosamente organizados.
Mediciones
Calidad del servicio: proporciona las
(calibraciones de equipos), Roaming, Firma
herramientas necesarias para convertirse
digital (solicitud de firma digital), seguimiento
en una administración orientada al core
de trámites de RRHH (no automatizados), materiales de comunicación (el área tienen 97
de su actividad: los proyectos. Información
estratégica:
productos), solicitud de equipos informáticos,
automatización
entre otros; y existen más de 10 procesos en
alcanzadas
posicionar los perfiles de
desarrollo
información clave para tomar decisiones
una compleja estructura
Beneficios
institucional vinculando
“Claros objetivos hacia la informatización de la
Seguimiento de trámites online.
mediante procesos los
gestión por procesos llevaron al alineamiento de
Medición:
la estructura organizacional y a la creación de
permiten
herramientas específicas que están ando sus
cuantificables para un uso responsable de
frutos. Estamos logrando sistematizar el trabajo
los presupuestos, así como medir los
y enfocarnos en una gestión con calidad a largo
tiempos y con ello identificar las áreas de
plazo. PECTRA contribuye con el Sistema de
oportunidad para su mejora.
los cimientos para
diversos sistemas informáticos de las
y
la
transparencia
permiten
acceder
a
cruciales, permitiendo una planificación y un control preciso de los recursos y los costos. las
herramientas
contar
con
BAM
resultados
unidades”.
Gestión Integrado, nos provee los cimientos para compleja
Juan Manuel Fernandez Arocena –DNA SICyC
Raúl Kremer – Gerente de
estructura institucional vinculando mediante
considera que “los principales beneficios del
procesos los diversos sistemas informáticos de
proyecto son la obtención de información, la
las unidades”. Concluye Raúl Kremer – Gerente
eficientización de la gestión, y la posibilidad
de Procesos y Calidad (INTA).
de contar rápidamente con información para
Con PECTRA BPM Savia, el INTA administra:
la toma de decisiones”.
Procesos y Calidad (INTA)
posicionar
los
perfiles
de
una
9300 usuarios Un promedio de 60.000 transacciones anuales
Actualmente el INTA cuenta con un centro de excelencia
de
BPM, que
compuesto
especialistas
Y reporta los siguientes beneficios:
necesidades de la organización y ayudan a
Reducción de tiempos: trámites que se
incorporar la tecnología necesaria para automatizar
minutos.
principalmente desde el área de Procesos y
y uso de papelería. Incremento
en
productividad:
de la organización. El administrador realiza la aprobación sin necesidad de asistencia, la
Operando
Calidad, quienes administran el sistema de gestión integrado y brindan consultoría
la
Reubicación del personal hacia tareas core
reduciéndose
procesos.
las
tardaban semanas ahora requieren horas o Reducción de costos en tiempos de gestión
los
transforman
por
Hasta 1000 transacciones diarias
necesidad
de
cubrir
vacantes administrativas.
Simplificación y eficientización de los trámites para los empleados.
Transparencia en la gestión y acceso a la información.
interna sobre la herramienta, y desde diversas unidades y direcciones, donde especialistas actúan como referentes de los procesos que las atraviesan. El objetivo fijado para el 2014 fue la automatización de un proceso por mes, y se
planea
continuar
optimizando
la
gestión a través de la automatización de procesos.
Procesos de gestión eficaces: integra los flujos de trabajo para crear procesos rápidos,
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