JPPI Vol 6 No 1 (2016) 37 – 58
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika 578/AKRED/P2MI-LIPI/07/2014
e-ISSN: 2476-9266 p-ISSN: 2088-9402 DOI: 10.17933/jppi.2016.060103
PENGEMBANGAN MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI MENGGUNAKAN ANALISIS SOFT SYSTEMS METHODOLOGY PADA PEMERINTAH DAERAH DIY DEVELOPMENT MODEL OF INFORMATION AND DATA MANAGEMENT USING SOFT SYSTEMS METHODOLOGY ANALYSIS AT DIY LOCAL GOVERNMENT R.M. Agung Harimurti Balai Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika (BPPKI) Yogyakarta Jl. Imogiri Barat Km. 5 Yogyakarta
[email protected] Naskah diterima: 23 Agustus 2016; Direvisi: 5 September 2016; Disetujui: 19 September 2016
Abstrak Penelitian ini berjudul “Pengembangan model Manajemen Data dan Informasi menggunakan Soft Systems Methodology pada Pemerintah Daerah DIY”. Penelitian ini bertujuan membuat model konseptual manajemen data dan tatakelola informasi Pemda DIY yang terkoneksi. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Metode Sistem Lunak. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Sementara teknik pengumpulan data yang dipakai adalah wawancara, FGD, dan observasi lapangan. Hasil penelitian ini menunjukan manajemen data dan tata kelola informasi di Pemda DIY menunjukkan ciri-ciri tidak sistemik dan ciri-ciri organisasi yang mengalami ketidak mampuan belajar. Untuk itu perlu perubahan cara berpikir lama (old mindset) stakeholder ke cara berpikir baru (new mindset) dalam manajemen data dan tata kelola informasi Pemda DIY. Kata kunci: Manajemen informasi, Pemodelan Konseptual, Manajemen Data dan Tatakelola Informasi, Methodologi Sistem Lunak
Abstract The research is entitled "Development model of Information and data management use Analysis of Soft Systems Methodology at DIY Local Government". The aim of the research is to create a conceptual model of data management and information governance at DIY local government. The study used a qualitative approach. While data collection techniques used were depth interviews, FGD, and observation. The results indicate that the information government and data management at DIY showed no systemic traits and characteristics of the organization who haven’t learning. It is necessary to change the stakeholders old way of thinking to the new way of thinking (new mindset) in information government and data management at DIY local government. Keywords: Information Management, Conceptual Model, Data Management and Information Governance, Soft System Methodology 37
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika, Vol.07 No 01 September 2016: hal 37-58
dari tahun 1998 sampai sekarang. Dalam masa
PENDAHULUAN
kepemimpinan beliau Provinsi DIY mempuyai Pemerintah
Daerah
Daerah
Istimewa
orientasi ideologis terhadap teknologi informasi
Yogyakarta (Pemda DIY) di pilih dalam penelitian
dengan
ini karena, Pertama, mencanangkan implementasi
menerapkan e-government dan bertujuan citizen
e-Government di Pemda DIY yang selama ini
centricity, ini dibuktikan dengan munculnya Konsep
dikenal dengan nama Jogja Cyber Province (JCP).
JCP, DGS, TiMPII, dan Bidang yang mengelola
Konsep ini merupakan inisiatif yang dikembangkan
Manajemen Informasi. Ketiga, Prestasi Pemda DIY
guna mendorong pemanfaatan teknologi informasi
dalam kancah nasional selalu meraih prestasi
dan
bagi
terbaik dalam kontestasi e-government. Pemda DIY
rangka
juga mencapai prestasi terbaik di bidang Reformasi
meningkatkan interaksi satu dengan yang lainnya.
Birokrasi untuk pengukuran Sistem Akuntabilitas
JCP Blueprint disusun untuk mengatasi kesalahan
Kinerja Pemerintah (SAKIP), dan tata pengelolaan
persepsi mengenai penerapan e-Government di
pemerintah lainnya. Pemda DIY mendapatkan nilai
Pemda DIY. Cetak biru ini dititik-beratkan pada
“A”
komunikasi
masyarakat
dan
yang Pemda
seluas-luasnya DIY
dalam
dijitalisasi layanan pemerintahan atau Digital
mencanangkan
Pemerintahan
yang
Keempat, sekalipun wilayahnya relatif kecil,
Government Services (DGS). Pengembangan DGS
Provinsi
adalah langkah awal untuk menuju JCP, dengan
diantaranya sebagai kota pelajar, kota perjuangan,
melakukan inisiatif yang dikembangkan guna
kota budaya dan kota pariwisata. Oleh sebab itu
mendorong pemanfaatan teknologi informasi dan
tuntutan masyarakat di Provinsi ini sangat beragam
komunikasi seluas-luasnya bagi masyarakat dan
karena latar-belakang sosialnya yang kritis. Maka
Pemerintah dalam rangka meningkatkan interaksi
sarana yang dapat menjembatani komunikasi antara
satu dengan yang lainnya. Ini diharapkan dapat
warga masyarakat dengan pihak Pemda menjadi
mengakselerasi upaya peningkatan taraf hidup dan
sangat penting bagi Provinsi ini. Sarana informasi
daya saing dalam rangka mewujudkan Daerah
dan
Istimewa Yogyakarta sebagai pusat pertumbuhan
elektronik maupun non-elektronik sudah mulai
Jawa bagian Selatan maupun Economic Hub bagi
dibuat
Pemda lainnya di Indonesia (Renstra DIY; 2008).
diluncurkannya website Pemda DIY waktu itu.
Kedua, DIY merupakan 4 daerah khusus yang diatur
UU
tersendiri
dalam
menyimpan
komunikasi,
sejak
baik
awal
banyak
yang
tahun
predikat,
berbasis
2000-an,
media
dengan
Sekarang ini, Pemda DIY sudah mempunyai
Sistem
orientasi yang bersifat citizen centricity dalam
Pemerintahan Republik Indonesia. Kekhususan
melakukan pelayanan informasi publik. Menurut
DIY, salah satunya terletak pada Kepala Daerahnya
(Detlor, 2009) manajemen informasi adalah suatu
yang tidak dipilih, tetapi ditetapkan yaitu Gubernur
proses
oleh Sultan Hamengku Buwono (HB) yang
menciptakan,
menjabat dan Wakil Gubernur oleh Sri Paku Alam
menyimpan, mendistribusikan, dan menggunakan
(PA) yang menjabat. Gubernur DIY sekarang
informasi. Manajemen Informasi bertujuan untuk
dijabat oleh Sri Sultan HB X, menjabat Gubernur
memberikan informasi yang tepat kepada user yang
38
oleh
DIY
dan
sistem
yang
memperoleh,
kaitannya
dengan
mengorganisasi,
Pengembangan Manajemen Data dan Informasi Menggunakan Analisis Soft System .. (R.M. Agung Harimurti)
tepat di tempat yang tepat dan pada waktu yang
akses,
tepat (Robertson, 2005). Manajemen informasi
pengetahuan. Manajemen informasi yang dibahas
Pemerintah
dalam paper ini adalah kerangka manajemen data
Daerah
Queensland
di
Australia
mempunyai 7 kerangka kerja: manajemen data,
keamanan,
tata
kelola,
manajemen
dan tata kelola informasi.
record keeping,manajemen aset, penggunaan dan Tabel 1. Indeks e-government Pemda DIY secara Nasional 2014
Sumber : Ditjen APTIKA
Kondisi eksisting manajemen informasi Pemda DIY
setidaknya
dipengaruhi
oleh
pertama,
dokumen, data dan file secara terpadu dan bersamasama, sehingga masih terjadi kesulitan dalam
kebutuhan data dan informasi yang akurat, cepat,
pengelolaan
komprehensif, serta reliabel untuk pembuatan
sumber daya, terutama koneksi internet dan
keputusan baik oleh pimpinan maupun pelaksana.
kapasitas penyimpanan, serta lambatnya penyiapan
Saat ini data dan informasi yang ada masih sangat
informasi strategis untuk pembuatan keputusan.
bervariasi, sebagai contoh, data jumlah penduduk
Kebutuhan data dan informasi untuk pembuatan
berbeda-beda,
kepentingan
keputusan oleh para pengambil kebijakan belum
instansi yang mengelolanya. Data yang disediakan
dapat dipenuhi secara terpadu oleh berbagai sistem
oleh Badan Pusat Statistik, Badan Kependudukan
informasi dan teknologi yang dimiliki. Kedua,
dan Keluarga Berencana Nasional, serta Dinas
faktor lain yang menjadi penghambat manajemen
Kependudukan
informasi
sangant
dan
tergantung
Pencatatan
Sipil
sangat
dokumen
yang
efektif,
koordinasi
kearsipan,
adalah data,
pemborosan
pihak
informasi
yang
bervariasi dan berbeda-beda, baik dari segi kualitas
melakukan
dan
maupun kuantitas. Jika data ini digunakan untuk
teknologi, serta melakukan penyelarasan proses
pengambilan keputusan maka akan menyebabkan
bisnis antar satuan kerja dan instansi Pemda DIY
distorsi yang cukup lebar. Variasi data ini juga
lainnya. Untuk itu diperlukan sistem penata
bersumber dari data yang bersumber dari berbagai
kelolaan infomasi dan seorang pejabat yang
SKPD dan instansi terkait lainnya. Masalah lain
berperan sebagai koordinator. Saat ini kelembagaan
dalam yang terjadi adalah belum adanya manajemen
penata-kelolaan informasi di Pemda DIY adalah
39
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika, Vol.07 No 01 September 2016: hal 37-58
Bidang LTMI, Organisasi PPID Pusat dan tiap unit
melihat
kerja, Plasa informasi, selain itu Pemda DIY juga
terpisah-pisah. (Peter, 1996:6). Hakikat berpikir
mempunyai TiMPII DGS yang berfungsi sebagai
serbasistem adalah (1) menyederhanakan kerumitan
penggerak
dari kompleksitas dunia nyata tanpa kehilangan inti
transformasi
dan
inovasi
dalam
sesuatu
lembaga
untuk
pembelajaran atau proses pembelajaran (learning
Pada
process) diartikan sebagai proses perubahan untuk
awalnya TiMPII telah bergerak pelan-pelan, ini di
mengganti cara berpikir lama dengan cara baru
karenakan kekurangan dukungan dana maupun
(Harjosoekarto, 1993:23). Pembelajaran sendiri
semangat. Sementara produk yang dihasilkan adalah
berjalan melalui tiga proses, yaitu (a) learning
beberapa wacana telah diperjuangkan oleh TiMPII,
howtolearn,
antara lain: pemberian insentif berbasis kinerja,
menghayati, dan melaksanakan paradigma baru; (b)
kemudian pentingnya manajemen informasi yang
learning how to unlearn, proses mengevaluasi,
terlepas dari manajemen TI.
mengendapkan,
mengintegrasikan
bisa
bersinergi
manajemen
informasi.
sendiri; (2)
proses
dan
proses
bukan
dari
belum
itu
keseluruhan,
pelaksanaan e-government. Sayangnya keempat tadi
sistem
sebagai
mempelajari,
meninggalkan
belajar,
memahami,
paradigma
Bentuk manajemen data dan tata kelola
lama yang tidak sesuai dengan tantangan saat ini;
informasi yang demikian harus dimulai dengan
dan (c) learning how to relearn, proses menggali,
perumusan ulang Visi pembangunan Pemda DIY
menemukan, dan mendayagunakan kearifan lama
yang berbasiskan kepada konsep JCP dan DGS,
yang ternyata bisa memberi kontribusi pemecahan
melakukan revitalisasi prinsip-prinsip manajemen
masalah saat ini.
informasi, serta internalisasi kepada seluruh stake
Melalui analisis sistem akan dapat dideteksi
holder yang terlibat dalam pengelolaan informasi di
faktor penyebab tidak berperannya institusi dalam
Pemda DIY. Secara konseptual bentuk manajemen
melaksanakan fungsinya atau terjadinya disfungsi
informasi harus mempunyai aktivitas pengelolaan
institusi yang bertugas melaksanakan revitalisasi
secara terintegrasi dan terkoneksi dari level top
serta mencari alternatif pemecahan masalah secara
manajer
dengan
holistik dengan menggunakan mekanisme sistem
jelas,
agar mampu menghindari disfungsi institusi melalui
konsisten, dan efektif. Sehubungan dengan itu,
penghapusan struktur dan mekanisme kerja lama
penulis merumuskan permasalahan dalam penelitian
yang kaku dan memberdayakan institusi baru,
ini “Bagaimana Analisis Soft Systems Methodology
dengan cara kerja holistik melalui penerapan
dalam
berpikir kesisteman (systems thinking) sebagaimana
sampai
kerangka
produsen
manajemen
Manajemen
informasi
informasi
Data
yang
dan
Information
Governance di Pemerintah Daerah DIY. Sementara Tujuan Penelitian ini adalah untuk membuat model konseptual
manajemen
data
dan
tatakelola
dikemukakan Metcalfe: If government is to learn to solve new problems, it must also learn to create the system for
informasi Pemda DIY yang terkoneksi.
doing
so
and
discard
the
structures
and
Berpikir Serba Sistem
mechanisms grown up around the problems. The
Berpikir serba sistem merupakan cara berpikir
need is not merely to cope with a particular set of
baru dalam memandang permasalahan dengan
new problems, or even to discard the organizational
40
Pengembangan Manajemen Data dan Informasi Menggunakan Analisis Soft System .. (R.M. Agung Harimurti)
vestiges of a particular form of governmental
salah satu contoh pendekatan metodologi “soft
activity which happen at present to be particularly
system” terbukti efektif memecahkan persoalan
cumbersome. It is to design and bring into being the
berkaitan dengan perilaku manusia yang irasional,
institutional process through which new problems
kompleks dan tidak beraturan (messy). Metode SSM
can be continually be confronted and old structures
cocok untuk menganalisis sistem informasi dengan
continually discarded.
memfokuskan
Perspektif sistem adalah suatu cara untuk menjelaskan
pengambilan
keputusan (Jim Underwoord; 1996). Penggunaan analisis sistem lunak terutama sebagai metode
elemen bekerja sesuai fungsinya dan saling
penelitian masalah yang ada dalam sebuah sistem
tergantung antara satu dengan yang lain. Dalam
dan juga untuk merencanakan dan menerapkan
perspektif sistem dikenal dua tipe sistem yaitu hard
perubahan. Di samping itu Sistem lunak juga dapat
systems
system
digunakan untuk mendesain sistem-sistem yang
merepresentasikan suatu model yang mempunyai
baru, khususnya sistem-sistem yang agak rumit
tujuan jelas
diekspresikan secara
yang melibatkan aktifitas manusia. Di samping
kuantitatif. Tujuan model dapat digunakan untuk
bertujuan memahami hubungan kausalitas antara
memprediksi respon sistem terhadap perubahan
berbagai variabel berpengaruh dalam pelaksanaan
dalam lingkungan baik secara deterministik maupun
manajemen informasi di Pemda DIY, Sistem lunak
stokastik. Soft systems secara khusus digunakan
juga dimanfaatkan untuk menelaah upaya yang
dalam hubungan dengan sistem aktivitas manusia
perlu dilakukan agar terjadi perubahan yang dapat
(Human Activity Systems) dimana tujuan sistem
mendorong kesadaran berpikir holistik, kreatif dan
harus jelas agar terwujud kesepahaman. Masalah
antisipatif sehingga mampu menciptakan perubahan
kesepahaman menjadi persoalan utama yang dapat
ke arah yang lebih baik di masa mendatang. Ada
diselesaikan oleh metode sistem lunak atau soft
tujuh langkah generik dalam metode SSM atau Soft
systems.
Systems Methodology (Chekland and Scholes; 1990:
soft
dimana
kegiatan
masing-masing
dan
sesuatu,
pada
systems.
dan dapat
Hard
Methodoloy Sistem Lunak
27)
Soft Systems Methodologies (SSM) sebagai
Gambar 1. Tahapan Soft System Methodology (sumber: Checkland and Scholes)
41
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika, Vol.07 No 01 September 2016: hal 37-58
Inti proses pendekatan metode SSM adalah
Untuk mendapatkan gambaran yang detail dan kaya
dengan membandingkan antara kondisi nyata yang
tersebut biasanya dilakukan dengan membuat
ada dengan model kondisi yang seharusnya terjadi.
diagram, gambar atau model. Gambaran tersebut
Melalui
dapat
dapat menjelaskan hubungan struktur dan proses
menghasilkan pemahaman lebih baik atas kondisi
organisasi dikaitkan dengan kondisi lingkungan
yang dijadikan objek penelitian tersebut. Implikasi
dimana organisasi tersebut beroperasi;
kajian
tersebut
selanjutnya
lebih jauh atas situasi tersebut adalah dihasilkannya beberapa ide untuk menghasilkan perbaikan melalui
Langkah 3: Root Definition dari Sistem yang
sejumlah aksi. Langkah 1: Situasi Masalah yang
Relevan, pada langkah ketiga ini, posisi peneliti
Tidak Terstruktur, langkah pertama dalam SSM
berada dalam dunia tidak nyata atau dunia abstraksi.
dilakukan dengan melaksanakan ekplorasi masalah.
Posisi ini berbeda dengan langkah pertama dan
Eksplorasi
dengan
kedua yang berada di dalam dunia sistem nyata.
wawancara maun atas pengalaman peneliti terhadap
Langkah ketiga dapat dikatan merupakan langkah
situasi dunia nyata yang sedang terjadi. Di dalam
krusial dan sulit, karena kondisi distorsi dapat
langkah ini, peneliti memiliki sejumlah dugaan
terjadi dalam proses perpindahan dunia sistem
tentang situasi yang mungkin terjadi. Dalam proses
tersebut. Langkah ini bertujuan untuk menghasilkan
ini,
sejumlah
masalah
peneliti
dapat
dapat
dilakukan
mengumpulkan
sejumlah
pernyataan
atas
sejumlah
definisi
informasi awal yang dibutuhkan, misalnya sejarah
mendasar atau root definition atas berbagai hal yang
kebijakan,
relevan
organisasi
yang
terlibat,
budaya
berkaitan
dengan
sistem,
termasuk
organisasi yang melingkupi organisasi tersebut, tipe
merumuskan siapa yang dapat mempengaruhi dan
dan jumlah stakeholders yang berperan, sekaligus
terpengaruh sistem tersebut. Selanjutnya, dalam
menggali perspektif dan asumsi-asumsi yang ada.
proses analisis logik terhadap pemodelan digunakan
Tujuan dari langkah pertama ini adalah bukan untuk
teknik
mendefiniskan masalah yang ada, tetapi bertujuan
definition merupakan model generik dalam bentuk
untuk mendapatkan pemahaman dan gagasan yang
suatu proses transformasi dari input menjadi output.
dapat dijadikan parameter sekaligus untuk melihat
Input adalah sesuatu yang bisa berwujud maupun
struktur masalah yang ada. Dengan demikian,
yang abstrak. Sifat input yang konkrit menghasilkan
melalui langkah ini dapat dihasilkan sejumlah
output yang juga harus konkrit. Sedangkan jika
pilihan yang sesuai dan mungkinkan masalah
input bersifat abstrak, maka sistem menghasilkan
tersebut mendapatkan solusinya;
Langkah 2:
output yang juga bersifat abstrak. Inputs dan outputs
Menstrukturkan Masalah, di dalam langkah kedua
biasanya lebih baik diekspresikan sebagai kata
peneliti membangun deskripsi lebih detail lagi
benda dibandingkan kata kerja. Hal ini disebabkan
terhadap situasi masalah yang sedang dihadapi.
karena tindakan tidak dapat ditransformasikan,
Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran
karena hanya benda yang dapat ditransformasikan
yang kaya (rich picture) atau lebih luas terhadap
menjadi sesuatu yang lain.
sejumlah situasi dimana masalah tersebut muncul.
42
pengecekan
dengan
CATWOE.
Root
Pengembangan Manajemen Data dan Informasi Menggunakan Analisis Soft System .. (R.M. Agung Harimurti)
Tabel 2. Analisis Root Definition (sumber: Lopez; 2001) C (Customer) A (Actors) T (Transformation Process)
Who would be the victims/beneficiaries of the purposeful activity? Who would do the activities? What is the purposeful activity expressed as Input ------ ----Transformation-----------Output? What view of the world makes this definition meaningful? Who could stop this activity? What constraints in its environment does this system take as given?
W (Weltanschauung) O (Owner) E (Environmental Constraints)
Inti root definition adalah mendapatkan proses
partisipan
membangun
output. Input adalah sesuatu yang bisa berwujud
menghubungkan
atau abstrak, bersifat logik atau fisik. Root
seharusnya dapat berfungsi secara ideal dalam
definition
ekspresi
sistem tersebut. Pembangunan konsep sistem ini
campuran. Dengan demikian input yang bersifat
dimaksudkan untuk memahami aktivitas yang
konkrit juga menghasilkan output yang juga harus
diperlukan untuk membuat perubahan sekaligus
konkrit. Sedangkan input yang bersifat abstrak
untuk mengkonseptualisasikan konstruk sistem
menghasilkan output yang juga bersifat abstrak.
yang
Input dan output tersebut lebih baik diekspresikan
kepentinan tentang kebutuhan sistem dan kaitannya
sebagai kata benda dibandingkan kata kerja. Hal ini
dengan aktivitas manusia;
disebabkan
karena
hasil
aksi
bagian-bagian
perspektif
bagaimana
yang
setiap
relevan
pemangku
dapat
Langkah 5: Perbandingan antara Konsep
dapat
Sistem dan Situasi Masalah Dunia Nyata, langkah
lain
kelima dilakukan yaitu melakukan perbandingan
(Milton E. Lopes, 2001:2). Ada lima kriteria
antara model sistem hasil abstraksi dan sistem
bagaimana proses transformasi ini sebaliknya
nyata. Adanya perbedaan yang muncul dapat
dilaksanakan, yaitu: pertama, efficacy (apakah
dijadikan dasar untuk melaksanakan diskusi lebih
langkah yang dilaksanakan [means] mendukung
jauh, misalnya berkaitan dengan bagaimana sistem
hasil akhir [the ends]?), kedua, efficiency (apakah
yang relevan dapat bekerja, bagaimana sistem
sumberdaya
tersebut seharusnya bekerja atau apa kemungkinan
ditransformasikan.
Hanya
ditransformasikan
menjadi
yang
tidak
mewakili
dan
yang
menjelaskan
merupakan
sistem
sistem
transformasi yang dapat merubah input menjadi
bukan
bentuk
struktur
benda sesuatu
penting
yang yang
dan
minimum
diperhatikan?), ketiga, effectiveness (apakah proses
implikasi
transformasi dapat membantu memepertahankan
merupakan kesempatan bagi partisipan untuk
tujuan untuk jangka panjang dan ada kaitannya
mengkaji ulang atas asumsi-asumsi yang sudah
dengan outputs?), keempat, ethicality (apakah
dibangun; Langkah 6: Menentukan Perubahan,
proses transformasi berjalan secara etis?), dan
hasil langkah kelimah adalah model sistem yang
kelima, elegance (apakah proses transformasi telah
sudah disepakati sebagai gambaran ideal dunia
dijalankan dengan memenuhi aspek estetika?);
nyata. Langkah berikutnya yaitu langkah enam
Langkah 4: Membangun Model Konseptual, pada
adalah
langkah
perubahan yang mungkin, yang didasari atas
keempat,
peneliti
bersama
dengan
yang
muncul.
identifikasi
Tahap
kemungkinan
kelima
ini
sejumlah
43
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika, Vol.07 No 01 September 2016: hal 37-58
kebutuhan
dan
fisibilitas.
Perubahan
yang
Penelitian
mengenai
System
Excellent
Service
Methodology
secara teknik merupakan sebuah kondisi yang
Management dengan studi kasus pada Speedy
semakin baik, sedangkan perubahan yang fisibel
PT.Telkom Divre III di Jabar dan Banten oleh
adalah apakah secara budaya perubahan tersebut
Patria Kurnia Gati, Mahmud Imrona, dan Shaufiah
cocok. Perubahan tersebut mencakup tiga hal, yaitu:
dari
perubahan
Telkom, Bandung, pada tahun 2010, menemukan
perubahan
prosedur
dan
Fakultas
Informatika
Tindakan Solusi Masalah, langkah ketujuh atau
mendefinisikan masalah yang tidak terstruktur dari
terakhir dari SSM adalah melakukan tindakan
service speedy. Dari masalah yang tidak terstruktur
perbaikan.
itu dapat dibuat sebuah model konseptual yang bisa
dibutuhkan
dan
bisa
Teknologi
tesis
yang
SSM
Institut
perubahan sikap; dan Langkah 7: Melakukan
Perubahan
bahwa
untuk
Soft
dibutuhkan artinya apakah perubahan tersebut
struktur,
(SSM)
Analisis
sistem
untuk
memungkinkan yang telah diidentifikasi pada
diimplementasikan
langkah keenam, selanjutnya diimplementasikan
keputusan untuk membantu dalam pengelompokan
pada langkah ketujuh ini. Proses implementasi ini
pelanggan
berdasarkan
mencakup sejumlah langkah, antara lain: i) siapa
penelitian
mengenai
yang akan bertanggungjawab dalam aksi; ii) dimana
pengelolaan daerah aliran sungai, studi pada sungai
dan kapan aksi itu akan dilaksanakan; dan iii)
Citarum Jawa Barat oleh Sam’un Jaja Raharja
bagaimana dengan penjadualan kegiatan termasuk
(2010) yang berhasil mengidentifikasikan semua
kaitannya dengan alokasi sumberdaya dan area
instansi
perbaikan yang penting.
pengelolaan sungai citarum menunjukkan komitmen
dan
dengan
digunakan
kelasnya. analisis
organisasi
pembuatan
Kemudian
SSM
yang
terlibat
dalam
dalam
Penelitian mengenai SSM banyak digunakan
dan stamina yang rendah. Komitmen dan stamina
untuk melakukan perancangan sistem, baik untuk
yang rendah disebabkan oleh, pertama, belum
sistem elektronik ataupun sistem yang digunakan
adanya sense of belonging yang tinggi terhadap
untuk melakukan perubahan pola-pola manajemen
pengelolaan sungai, dan kedua, tidak ada satu pun
kerja, penelitian tersebut diantaranya adalah: Kajian
dari stakeholder yang terlibat menjalankan peran
Penerapan Aplikasi Open Source di Perguruan
mengawal komitmen, sehingga tidak ada jaminan
Tinggi dengan pendekatan Soft System Methodology
setiap
yang mengambil studi kasus dalam pengembang
kesepakatan bersama.
stakeholder
konsisten
menjalankan
software akademik sisfokampus, yang ditulis oleh Sofian Lusa dan Mario Iskandar dari laboratorium e-government Universitas Indonesia pada tahun 2010. Fokus dari penulisan ini adalah untuk mengindentifikasi tantangan dan permasalahan yang kongkret
terjadi
sebagai
pembelajaran
yang
memberikan gambaran holistik mengenai praktek pengembangan dan penerapan software open source, bisnis model, dan solusinya di Indonesia. 44
METODE Penelitian ini menggunakan metode systems thinking atau berfikir serba sistem. Hal ini dikarenakan: (1) cara berpikir serba sistem dengan melihat
atau
merenungkan
sesuatu
sebagai
keseluruhan, bukan hanya bagian terpisah (Senge, 1996: 6); (2) perubahan mindset dalam memandang
Pengembangan Manajemen Data dan Informasi Menggunakan Analisis Soft System .. (R.M. Agung Harimurti)
permasalahan secara sistemik dengan tiga prinsip
methodology
utama, yaitu openness, inter relationship, dan inter
sistemik yang dalam pelaksanaannya menggunakan
dependence (Haines, 1988: 2-4).
model-model
Tujuan penelitian
adalah
adalah
sistem
proses
(Chekland,
penelitian
1990:26).
pemecahan
Pengembangan model sistem aktivitas manusia
masalah melalui proses pembelajaran (learning
tersebut dilakukan dengan tahapan melakukan
process) dalam rangka memecahkan masalah dari
penggalian
atas
penggunaan
terstruktur,
mendiskusikannya
sistem
ini
(SSM)
lama
ke
sistem
baru
permasalahan
yang secara
tidak intensif
(Hardjosoekarto, 2003:43) dengan menggunakan
dengan pihak terkait dengan penyelesaian masalah,
pendekatan
Penerapan
membandingkan konsep systems thinking dengan
metodologi ini didasarkan atas pemahaman atau
real world, dan melakukan penyelesaian masalah
pandangan yang dipengaruhi oleh situasi masalah
secara bersama.
yang
berpikir
serba
dipersepsikan
dan
sistem.
pandangan partisipan
Adapun data penelitian ini dikumpulkan
tentang solusi yang feasibel atau yang dapat
dengan wawancara dan diskusi stakeholder (FGD).
dilaksanakan dan yang diinginkan atau desirabel.
Dalam diskusi terungkap data tentang relasi yang
Proses SSM sendiri hanya bersifat pembelajaran.
terjadi dalam pengelolaan, pemahaman, dan gagasan
Hasil dari proses tersebut diwujudkan dalam
bersama stakeholder tentang manajemen data dan
bentuk sejumlah kriteria ”sukses” perbaikan atas
informasi di Pemda DIY. Untuk merumuskan
situasi masalah sebagaimana dirasakan orang-
definisi dasar permasalahan, digunakan teknik
orang yang terlibat di dalamnya.
yang dirumuskan oleh Chekland dalam akronim
Berdasarkan hal
itu,
penelitian dengan
CATWOE
(Customers, Actors, Transformation
menggunakan metodologi sistem lunak termasuk
process, World
ke dalam metode penelitian kualitatif. Soft systems
Constraints).
View, Owners, Environmental
Tabel 3. CATWOE Pengelolaan Informasi Pemda DIY Akronim
Deskripsi
Customer
Seluruh pengguna serta pemanfaat manajemen data dan tata kelola informasi di Pemda DIY
Actor
Para pihak yang berperan dalam perumusan dan pelaksanaan manajemen data dan tata kelola informasi di Pemda DIY Aktivitas atau proses konversi masukan-masukan menjadi keluaran dalam bentuk kebijakan manajemen data dan tata kelola informasi di Pemda DIY
Transformation
Rincian
World View
Persepsi dan pandangan terhadap manajemen data dan tata kelola informasi di Pemda DIY
Owner
Pihak yang memegang kendali utama dalam manajemen data dan tata kelola informasi di Pemda DIY Paradigma government centricity dan island information
Environment
Dalam
penelitian
penginterpretasian,
kualitatif, dan
pengumpulan,
penganalisisan
data
Pengambil kebijakan Karyawan Pemda DIY Masyarakat Kepala Dinas Kominfo DIY selaku PPID Unit TI Satker Bidang LTMI Dishubkominfo PPID Bagian Manajemen Informasi Bagian TI Instansi OPID Pembantu PPID Bagian Manajemen Informasi Bagian TI Stker Gubernur DIY Kepala Dinas Hubkominfo selaku PPID OPID Bagian Teknologi Informasi Dinas HubKominfo
merupakan suatu kesatuan simultan (Creswell, 1994: 153). Analisis hasil wawancara dilakukan 45
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika, Vol.07 No 01 September 2016: hal 37-58
dengan cara mengidentifikasi tema atau isu yang muncul.
Berdasarkan
data
hasil
wawancara,
o Strategi manajemen data diterjemahkan oleh setiap
unit
kerja
secara
berbeda
karena
kemudian disusun secara sistematis permasalahan-
berdasarkan persepsi unit kerja yang dibatasi
permasalahan
yang
oleh
permasalahan
tersebut
muncul. diajukan
Ringkasan kepada
para
stakeholder pada diskusi stakeholder (focus group
Tupoksinya
masing-masing.
Sebuah
argumentasi yang rasional jika format data dan model data milik Pemda DIY tidak ada.
discussion). Seluruh hasil analisis data yang
o Perbedaan persepsi semakin menguat ketika
bersumber dari wawancara dan FGD kemudian
setiap unit kerja dipengaruhi oleh kepentingan
dianalisis dengan enam tahapan dalam soft systems
tertentu yang bisa bersifat temporal, misalnya
methodology.
karena kewenangan kepemilikan data adalah suatu yang sangat penting, seperti jargon “information is power”. Ada semacam kesulitan
HASIL DAN PEMBAHASAN Penerapan SSM dalam Manjemen Data dan Tata
mengembangkan budaya berbagi informasi dan kewenangan
Kelola Informasi Pemda DIY Permasalahan dalam manajemen informasi di Pemda DIY di dominasi serta berkaitan dengan
dalam
menjalankan
tugas
pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat karena setiap informasi dan kewenangan berarti
masalah pengelolaan data dan informasi di masing-
hegemoni kekuasaan dan sumber penghasilan
masing unit kerja maupun Pemda DIY secara
tambahan pegawai (Prasojo: 2015). Kondisi ini
keseluruhan. Secara umum permasalahan tersebut
semakin menguatkan perbedaan kepentingan
terbagi dalam permasalahan yang saling terkait,
dalam proses manajemen data, sehingga tidak
yaitu: (a). apa dan mengapa terjadi permasalahan;
ada pembagian kerja seperti format manajemen
(b). apa yang perlu dilakukan; dan (c). Bagaimana
data o Pengambilan data yang tidak terstandar akan
permasalahan itu dapat dipecahkan. Pertama, berkaitan dengan masalah duplikasi data, ini menjelaskan adanya kondisi bahwa aktivitas manajemen data masih menghasilkan data yang sangat bervariasi dan berbeda walaupun tujuan yang sama.
Implikasi
dari
duplikasi
data
telah
menimbulkan beberapa masalah. Paling tidak lima
unit
kerja
yang
tidak
terjamin
terlibat
dalam
pengumpulan data di Pemda DIY merasakan tidak adanya tipe, format data, dan model data yang sama untuk melakukan perencanaan, pengumpulan, dan pengolahan data
sehingga
mengakibatkan
Informasi yang disediakan oleh setiap unit kerja dapat
berbeda-beda.
sehingga
akan
menyebabkan distorsi yang cukup lebar untuk sumber pembuatan keputusan. o Tidak adanya
masalah umum yang timbul, yaitu: o Setiap
menimbulkan kualitas dan integritas data yang
gudang data
yang terpadu
menjadikan masalah manajemen data menjadi semakin sistemik. Kedua, berkaitan dengan masalah tidak optimalnya tata kelola informasi ini menjelaskan adanya kondisi bahwa belum terlihatnya aktivitas tata kelola informasi di Pemda DIY untuk peningkatkan peran setiap satuan kerja dalam pencapaian kualitas
46
Pengembangan Manajemen Data dan Informasi Menggunakan Analisis Soft System .. (R.M. Agung Harimurti)
informasi
dan
koordinasi
dalam
manajemen
informasi. Implikasi dari belum optimalnya tata
siapa-siapa pihak yang terlibat dalam masalah dan penyelesaiannya.
kelola informasi telah menimbulkan beberapa masalah. Paling tidak empat masalah umum yang
Model Konseptual Manajemen Data Pemda DIY Masalah pertama yang manajemen informasi
timbul, yaitu: Arsitektur Informasi yang telah disusun dalam konsep Jogja Cyber Province (JCP) tidak terimplementasikan
dengan
baik,
sehingga
pembagian peran dan tanggung jawab antar unit kerja dalam aktivitas manajemen informasi Setiap unit kerja yang terlibat dalam manajemen informasi di Pemda DIY merasakan tidak koordinasi
dalam
perolehan,
Belum adanya tata kelola informasi di Pemda DIY membuat peran setiap satuan kerja yang ada pencapaian
kualitas
informasi,
peningkatkan kualitas pengelolaan informasi, penjagaan ketersediaan dan keamanan informasi tidak efektif. Hasil wawancara telah menghasilkan eksplorasi masalah-masalah yang ada di lapangan menurut nara sumber. Pada saat melakukan eksplorasi tersebut, argumentasi
setiap atas
narasumber persepsinya
kepentingan
dengan
kecenderungan
ego
sektoral dalam pengelolaan data di unit-unit kerja Pemda DIY, sehingga mengakibatkan permasalahan manajemen data, seperti kepemilikan data yang
realibelnya data, serta kualitas data yang kurang terjaga. Untuk itu, pihak-pihak berkepentingan dalam manajemen data di Pemda DIY, harus melakukan perubahan atau transformasi sistemik.
pengelolaan, dan distribusi informasi.
dalam
dan
menjadi milik unit kerja, duplikasi, tidak valid dan
belum bisa dijalankan sesuai konsep JCP
adanya
Pemda DIY adalah adanya keragaman perspektif
memberikan terhadap
suatu
masalah. Melalui argumentasi tersebut dapat digali cara pandang (worldview atau weltanschaung) terhadap masalah manajemen informasi di Pemda DIY, dan pendapatnya terhadap tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut. Persepsi narasumber digali melalui teknik menstrukturkan masalah yang dikembangkan di dalam SSM. Teknik tersebut dikenal sebagai CATWOE, dimana di dalamnya memuat rumusan sistem masalah (root definition) yang merumuskan
Bentuk transformasinya yaitu membangun suatu sistem
untuk
memadukan/
mengintegrasikan
pengelolaan data digital guna mengatasi tidak terintergrasikannya data dengan baik, format data yang tidak kompatibel, dan tidak saling mengacu pada data unit yang lain yang berorintasi pada kolaborasi dan interoperabilitas. Client/Customers permasalahan
pada
manajemen
definisi data
sistem
pengelolaan
informasi digital Pemda DIY adalah para pegawai Pemda DIY, masyarakat yang membutuhkan datadata mengenai Pemda DIY, serta Pengambil Keputusan di Pemda DIY. Sebagai klien menurut CATWOE wajib menerima semua konsekuensi atas pengelolaan data digital atau manajemen data, seperti model data, integrasi data, duplikasi data, maupun kualitas data yang telah ditetapkan. Sementara Integrator Data adalah Bidang Layanan Teknologi dan Manajemen Informasi (LTMI) Dinas Perhubungan, Komunikasi, dan Informatika, selaku pengelola
Apliksi
dan
pengelola
Manajemen
Informasi unit kerja merupakan unit kerja yang
47
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika, Vol.07 No 01 September 2016: hal 37-58
terlibat dalam integrasi data digital di Pemda DIY
nomenklatur Assekda II bidang Informasi dan
berperan sebagai actor. Actor terbagi dalam dua
Umum).
lapisan, yaitu Integrator data yang merupakan
manajemen data dan peran masing-masing unit
pengelola integrasi data merupakan bagian dari unit
kerja dalam pengelolaan data yang cenderung ego
khusus pengelola
manajemen informasi yang
sektoral, terutama dalam proses perencanaan,
berkedudukan di Kompleks Kepatihan atau pusat
pengumpulan, dan kepemilikan data yang menjadi
pengelola data, di bawah mandat Biro manajemen
kewenangan Kepala Satuan Kerja masing-masing,
informasi (perluasan dari Biro Umum, Humas, dan
sehingga proses Manajemen Data di Pemda DIY
Protokol sekarang) yang merupakan bagian dari
tidak terintegrasi dengan baik dan kualitas datanya
Sekretariat Daerah. Sementara pengelola unit kerja
tidak terjamin. Faktor inilah barangkali yang
adalah pengintegrasian antara Pejabat Pengelola
menjadikannya
Infomasi
dengan
(environmental constraint) dalam manajemen data
pengelola teknologi informasi di masing-masing
di Pemda DIY. Tarnsformasi yang diinginkan oleh
unit kerja, kedua pengelola ini dilebur menjadi
stake holder dalam manajemen data di Pemda DIY
pengelola manajemen informasi di masing-masing
adalah
unit
terintegrasi dan berkualitas dengan menggunakan
dan
kerja
Dokumentasi
yang
mengumpulkan,
(PPID)
bertugas
mengolah,
merencanakan, mengintegrasikan
aplikasi.
Komitmen
sebagai
terwujudnya
Sementara
dan
pemahaman
salah
satu
manajemen
atas
hambatan
data
weltanschaung
yang
dalam
dengan Integrator data, menyajikan dan melayani
CATWOE manajemen data adalah tersusunnya
permintaan
prosedur pengelolaan data untuk membuat pola
informasi,
menyimpan,
dan
memusnahkan data dan informasi unit kerja
kerja yang melembaga antar unit kerja dan dengan
Berkaitan dengan manajemen data di Pemda DIY,
unit khusus manajemen informasi. keterpaduan
owners
permasalahan
antara integrator data, aplikasi, dan prosedur
manajemen data di Pemda DIY adalah Government
diharapkan bisa menghasilkan manajemen data
Chief Information Officer/ PPID Pemda DIY
yang terintegrasi sesuai keinginan partisipan FGD.
idealnya
Selanjutnya definisi sistem permasalahan dalam
dari
definisi
menurut
sistem
masukan
partisipan
adalah
Asisten Sekretaris Daerah (Assekda II dengan
Manajemen Data dijabarkkan dalam tabel dibawah:
Tabel 4. Definisi Sistem Permasalahan Manajemen Data Root Definition: Suatu sistem untuk memadukan/ mengintegrasikan pengelolaan data dijital guna mengatasi tidak terintergrasikannya data dengan baik, format data yang tidak kompatibel, dan tidak saling mengacu pada data unit yang lain yang berorintasi pada kolaborasi dan interoperabilitas Customer Pengambil Keputusan di Pemda DIY Actor Integrator Data (LTMI selaku pengelola Apliksi), Pengelola TI unit kerja, TiMPII Transformation Terwujudnya manajemen data yang terintegrasi dan berkualitas dengan menggunkakan Aplikasi Weltanschaung Tersusunnya prosedur pengelolaan data untuk membuat pola kerja yang melembaga antar unit kerja dan dengan Unit Khusus Manajemen Informasi Owner Government Chief Information Officer/ PPID Environment Komitmen dan pemahaman atas manajemen data dan peran masing-masing unit kerja dalam pengelolaan data yang cenderung ego sektoral
48
Pengembangan Manajemen Data dan Informasi Menggunakan Analisis Soft System .. (R.M. Agung Harimurti)
Pembangunan model konseptual ditujukan
tersebut.
untuk menggambarkan situasi permasalahan yang
Aktivitas penting pertama yang dilakukan
terjadi. Jalan keluar dari permasalahan dalam model
adalah “menyegarkan kembali forum pengelola
konseptual
root
informasi digital/ pengelola DGS, yang terdiri dari
definition model konseptual Manajemen data di
para pengguna dan pelaku dari sistem permasalahan
Pemda DIY. Dengan pendekatan kerangka berpikir
Manajemen Data, yaitu: Bidang LTMI, PPID,
serbasistem solusi masalah manajemen data dapat
Bappeda, BKPM, Dinas Pariwisata, DPPKA.
dilakukan dengan pembuatan model konseptual.
Konsteks forum yang terfokus dalam artian sebagai
Model konseptual manajemen data ini menjelaskan
kesatuan kelompok-kelompok organisasional yang
suatu sistem transformasi, dimana tujuannya adalah
terikat dengan kesatuan kepentingan jangka pendek
untuk memadukan visi dan kepentingan bersama
maupun panjang di dalam manajemen data Pemda
dalam suatu grand strategy untuk melakukan
DIY. Arti kelompok ini menjadi penekanan untuk
pengelolaan data digital di Pemda DIY yang
mengangkat konsteks hubungan multi organisasi
mampu mewujudkan Connected Government. Ada
yang melibatkan baik instansi eksekutor, suport,
tujuh
maupun regulasi di Pemda DIY
merupakan transformasi
aktivitas
utama
dan
empat
dari
aktivitas
monitoring yang diperlukan untuk mencapai tujuan
Gagasan/ keinginan untuk membuat Manajemen Data terkoneksi
Mengumpulkan kembali pengelola data digital di Pemda DIY
Identifikasi peran dan kepentingan pengelola data dan teknologi informasi di Pemda DIY
Mengeloborasi fungsi LTMI dan Seksi Informasi dan Teknologi di setiap unit kerja
Membangun mengembangkan perspektif sistem connected governmen
Membangun kesamaan dan kepaduan Visi tentang integrasi data
Menilai hambatan dan tantangan dinamika Manajemen Data
Membuat roadmap integrasi data dan perangkat Gudang data Pemda DIY
Mengembangkan Frame Work
Kontroling
Monitor Aktivitas
Kerjasama Pengendalian
Gambar 2. Model Konseptual Manajemen Data Pemda DIY 49
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika, Vol.07 No 01 September 2016: hal 37-58
Aktivitas penting pertama yang dilakukan
Discussion yang berkenaan dengan pengembangan
adalah “menyegarkan kembali forum pengelola
cara berpikir sistem.
informasi digital/ pengelola DGS, yang terdiri dari
Aktivitas
keempat
adalah
”mengelaborasi
para pengguna dan pelaku dari sistem permasalahan
peran dan fungsi Bidang LTMI sebagai integrator
Manajemen Data, yaitu: Bidang LTMI, PPID,
data dan Seksi Informasi dan Teknologi (Di setiap
Bappeda, BKPM, Dinas Pariwisata, DPPKA.
instansi Pemda DIY mempuyai unit pengelolaan
Konsteks forum yang terfokus dalam artian sebagai
informasi dan Teknologi), sebagai produsen dan
kesatuan kelompok-kelompok organisasional yang
penatalaksana data digital”. Elaborasi peran ini
terikat dengan kesatuan kepentingan jangka pendek
dimaksudkan bahwa setelah identifikasi peran dan
maupun panjang di dalam manajemen data Pemda
kepentingan, aktivitas pertama, maka diperlukan
DIY. Arti kelompok ini menjadi penekanan untuk
semacam
mengangkat konsteks hubungan multi organisasi
menginterpretasi ulang tupoksi dari unit kerja
yang melibatkan baik instansi eksekutor, suport,
tersebut. Interpretasi ulang ini didasarkan pada
maupun regulasi di Pemda DIY
pemahaman bahwa setiap pihak produsen dan
penyesuaian
peran
dengan
Aktivitas kedua adalah ”mengidentifikasi peran
penata laksana data berada dalam satu sistem
dan kepentingan pemangku kepentingan pengelola
manajemen data yang terintegrasi di Pemda DIY.
data digital dan teknologi informasi di Pemda DIY”.
Langkah kelima adalah ”membangun kesepahaman
Identifikasi ini penting untuk memetakan baik peran
dan kepaduan visi mengenai manajemen informasi
yang bisa diambil oleh masing-masing pihak
yang terintegrasi”. Aktivitas ini penting dilakukan
maupun kepentingan riil dari setiap pihak. Dengan
mengingat hasil elaborasi dan pengembangan
berangkat dari kepentingan dan peran yang jelas,
perspektif sistem masih perlu dikerangka-kan dalam
maka upaya untuk memadukan langkah kerja
hubungan
menuju manajemen informasi yang terintegrasi
kesepahaman dan kepaduan visi. Aktivitas ini lebih
akan
menyerupai sebagai aktivitas membuat kesepakatan
lebih
terarah.
Aktivitas
ketiga
adalah
”membangun dan mengembangkan persperpektif
relasional
yaitu
membangun
untuk terikat pada kesatuan visi bersama.
sistemik dalam kerangka manajemen informasi
Langkah keeam adalah ”menilai hambatan dan
yang terintegrasi”. Aktivitas ini dilakukan guna
tantangan dinamika mengintegrasikan semua data
memadukan berbagai
unit-unit kerja menjadi terkoneksi.” Penilaian ini
kepentingan
dan peran
tersebut. Kata kunci dari aktivitas ini adalah
merupakan
membangun
pengembangan
kesadaran
bahwa
setiap
pihak
prasyarat grand
untuk
menyiapkan
stragey
revitalisasi
merupakan bagian integral dari suatu visi besar
manajemen data di Pemda DIY. Penilaian dilakukan
untuk mewujudkan Jogja Cyber Province serta
dengan mempertimbangkan berbagai faktor pokok
mencapai
yang
berkenaan dengan kekuatan, kelemahan, hambatan
terintegrasi di Pemda DIY. Kesadaran dibangun
atau ancaman, dan peluang. Aktivitas keenam dan
melalui
kelima yang telah usai dilakukan menjadi dasar
tujuan
aktivitas
terstruktur
manajemen
sharing
maupun
informasi
atau
melalui
dialog Focus
yang Group
untuk
aktivitas
integrasi 50
data
”membangun menuju
grand
konsep
strategy connected
Pengembangan Manajemen Data dan Informasi Menggunakan Analisis Soft System .. (R.M. Agung Harimurti)
government.” Aktivitas ini menjadi keluaran dari
informasi di Pemda DIY, hal ini mengakibatkan
model konseptual yang dibangun atas dasar
permasalahan mengenai belum jalannya konsep
kepaduan pandangan dan kepentingan semua unit
Digital Government Service (DGS) dengan baik
kerja dan instansi dalam cara berpikir holistik atau
serta manajemen informasi Pemda DIY yang masih
sistemik.
lemah. Untuk itu, pihak-pihak berkepentingan
Ada
empat
untuk
dalam tata kelola informasi di Pemda DIY, harus
memastikan model ini berjalan sebagaimana yang
melakukan perubahan atau transformasi sistemik.
menjadi
Bentuk transformasinya yaitu membangun suatu
tujuannya.
aktivitas
pendukung
Aktivitas
tersebut
adalah
”memonitor aktivitas.” Kegiatan monitoring ini
sistem
harus menjadi bagian aktivitas yang tidak boleh
(government chief information office Pemda DIY)
tidak harus ada. Namun untuk menjamin aktivitas
yang melakukan penatalaksanaan, pengendalian dan
monitoring ini berjalan tanpa mengganggu sistem
pengarahkan kebijakan, arsitektur informasi, dan
yang ada, maka diperlukan kegiatan yaitu membuat
manajemen informasi dengan orientasi menuju
”persetujuan kerja sama dalam pengendalian”.
connected government.
Persetujuan ini diperlukan untuk mengurangi
untuk
menghasilkan
Client/Customers
pada
leading
definisi
sektor
sistem
perbedaan mendasar dari masing-masing fungsi dan
permasalahan tata kelola informasi Pemda DIY
tugas dalam melakukan implementasi integrasi
adalah produsen Informasi, pengelola OPID unit
maupun
tidak
kerja, pengelola TI unit kerja, dan pengambil
menimbulkan tumpang tindih maupun perbedaan
keputusan di Pemda DIY. Sebagai klien menurut
visi. Guna menukung aktivitas monitoring juga
CATWOE wajib menerima semua konsekuensi atas
perlu dibuat ”pengembangan kriteria kepaduan
tata
visi/kerangka kerja”. Kriteria ini menjadi landasan
Sementara Unit Khusus Manajemen Informasi yang
evaluasi kinerja terhadap sistem yang dibangun.
akan melekat pada Biro Umum Humas dan Protokol
Kriteria
didasarkan pada
(UHP), GCIO, TiMPII berperan sebagai actor.
karakteristik sistemik. Selanjutnya, melalui kriteria
TiMPII adalah sebuah kelompok manajemen
dan persetujuan kerja sama dalam pengendalian,
perubahan yang akan menuntuk proses perubahan
aktivitas melakukan pengendalian dilakukan secara
dengan mengadopsi proses transformasi teknologi
terstruktur dan terorganisir.
informasi pada sistem kerja di Pemda DIY.
fungsi
utamanya,
yang dibuat
harus
sehingga
kelola
informasi
yang telah ditetapkan.
Ownersnya adalah Gubernur DIY. Pemahaman
Model Konseptual Tata Kelola Informasi dalam Manajemen Informasi Pemerintah DIY Masalah kedua manajemen informasi Pemda DIY adalah tata kelola informasi yang lemah dikarenakan belum adanya prosedur, strategi, perencanaan,
dan
proses
dalam
pengelolaan
penafsiran yang sempit
mengenai
Connected
Government, UU KIP & tuntutan masyarakat mengenai keterbukaan informasi publik adalah faktor yang menjadi penghambat (environmental constraint) dalam keamanan informasi di Pemda DIY. Tarnsformasi yang diinginkan oleh stake holder dalam tata kelola informasi di Pemda DIY adalah
terwujudnya
kelembagaan
manajemen 51
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika, Vol.07 No 01 September 2016: hal 37-58
informasi Pemda DIY yang mengikat semua pihak.
dengan Unit Khusus Manajemen Informasi dalam
Sementara weltanschaung dalam CATWOE tata
hal ini adalah Biro UHP sebagai leading sector.
kelola informasi adalah tersusunnya prosedur
Selanjutnya definisi sistem permasalahan dalam
pengelolaan manajemen informasi untuk membuat
penggunaan dan akses informasi dijabarkan dalam
pola kerja yang melembaga antar unit kerja dan
tabel dibawah:
Tabel 5. Definisi Sistem Permasalahan Tata Kelola Informasi Root Definition: Suatu sistem untuk menghasilkan leading sector (government chief information office Pemda DIY) yang melakukan penatalaksanaan, pengendalian dan pengarahkan kebijakan, arsitektur informasi, dan manajemen informasi dengan orientasi menuju connected government Customer Produsen Informasi, Pengelola PPID unit kerja, Pengelola TI unit kerja, Masyarakat, Pengambil Keputusan Actor Unit Khusus Manajemen Informasi, GCIO, TiMPII Transformation Terwujudnya kelembagaan manajemen informasi Pemda DIY yang mengikat semua pihak Weltanschaung Tersusunnya prosedur pengelolaan manajemen informasi untuk membuat pola kerja yang melembaga antar unit kerja dan dengan Unit Khusus Manajemen Informasi Owner Gubernur Environment Pemahaman penafsiran yang sempit mengenai UU KIP & Tuntutan Masyarakat mengenai keterbukaan informasi publik
Pembangunan model konseptual ditujukan
Aktivitas penting pertama yang dilakukan
untuk menggunakan pendekatan kerangka berpikir
adalah “Mengidentifikasi Isu pengelolaan informasi
serba sistem solusi masalah tata kelola informasi
yang tersentral pada CIO”, yang terdiri dari para
sehingga dapat dilakukan dengan pembuatan model
pengguna dan pelaku dari sistem permasalahan
konseptual. Model konseptual tata kelola informasi
Manajemen Data, yaitu: Bidang LTMI, TiMPII-
ini menjelaskan suatu sistem transformasi, dimana
DGS, OPID, OPID Pembantu, dan pengelola DGS,
tujuannya adalah untuk memadukan visi dan
serta
kepentingan bersama dalam suatu grand strategy
Aktivitas
untuk melakukan manajemen informasi di Pemda
pengelolaan, dan pelaksanaan kegiatan manajemen
DIY
manajemen
informasi Pemda DIY yang dimulai dari tingkat
informasi yang terintegrasi. Ada tujuh aktivitas
organisasi sampai dengan tingkat individu, aktivitas
utama dan tiga aktivitas monitoring yang diperlukan
ini akan membicarakan tentang peran dan tanggung
untuk mencapai tujuan tersebut.
jawab pihak-pihak yang terlibat dalam aktivitas
yang
mampu
mewujudkan
Pengelola ini
teknologi
harus
informasi
memperjelas
pengelolaan informasi yang terpusat.
52
instansi.
pengaturan,
Pengembangan Manajemen Data dan Informasi Menggunakan Analisis Soft System .. (R.M. Agung Harimurti)
Gagasan/ keinginan untuk membuat Government Chief Information Officer di Pemda DIY
Mengidentifikasi Isu pengelolaan informasi yang tersentral pada CIO
Melakukan Revitalisasi fungsi dan peran PPID dan Unit TI di masing-masing Unit Kerja
Menggali komitmen stake holder untuk sentralisasi penatalaksanaan manajemen informasi
Membangun dan mengembangkan perspektif sistem connected governmen
Merumuskan Arsitektur dan Frame Work Informasi dengan perspektif yang baru
Merumuskan regulasi dan prosedur mengenai Information Governance di Pemda DIY
Membuat roadmap penatalaksanaan informasi, transisi dari kondisi eksisting dan merekomindasi Asekda Bidang Informasi/ GCIO dan membuat UKMI
Melakukan Kontrol Monitor Aktivitas
Membangun Kriteria: efektif, terbuka, dan terhubung
Gambar 3. Model Konseptual Tata Kelola Informasi Pemda DIY
Aktivitas
kedua
adalah
”
Melakukan
Unit Manajemen Informasi instansi yang akan
Revitalisasi fungsi dan peran PPID dan Unit TI di
bertugas untuk menjaga ketersediaan informasi,
ini
menjaga kualitas serta kemanan informasi yang
melakukan revitalisasi terhadap pengelola informasi
dihasilkannya. Selain itu, penetapan klasifikasi
yang ada di masing-masing instansi. Ke depan PPID
perolehan informasi dan juga pengkinian terhadap
masing-masing
Unit
Kerja”.
Aktivitas
dan unit TI masing-masing instansi akan menjadi
53
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika, Vol.07 No 01 September 2016: hal 37-58
informasi-informasi yang dihasilkan adalah menjadi
pencapaian
tugas dari unit ini.
kualitas
Aktivitas ketiga adalah ”membangun dan mengembangkan
persperpektif
sistemik
dalam
kualitas
informasi,
pengelolaan
ketersediaan
dan
meningkatkan
meningkatkan
informasi,
keamanan
koordinasi
menjaga
informasi, dalam
serta
perolehan,
kerangka manajemen informasi yang terintegrasi”.
pengelolaan, dan distribusi informasi. Information
Aktivitas ini dilakukan guna memadukan berbagai
governance pada dasarnya berisi penjelasan tentang
kepentingan dalam penatalayanan informasi yang
peran dan tanggung jawab unit kerja dalam aktivitas
merupakan salah satu peran manajemen informasi
manajemen informasi, dan hal ini baru bisa berjalan
di Pemda DIY. Kata kunci dari aktivitas ini adalah
setelah arsitektur informasinya telah siap dan selesai
membangun
pihak
disusun. Aktivitas keenam dan kelima yang telah
merupakan bagian integral dari suatu visi besar
usai dilakukan menjadi dasar untuk aktivitas
manajemen informasi yang terintegrasi Pemda DIY.
”Membuat roadmap penatalaksanaan informasi,
Forum manajemen informasi harus mewadahi dan
transisi dari kondisi eksisting dan merekomindasi
sebagai sarana penyelesaian apabila terjadi masalah
Asekda Bidang Informasi/ GCIO dan membuat
dalam teknis pelaksanaan manajemen informasi
UKMI.” Aktivitas ini menjadi keluaran dari model
Pemda DIY. Aktivitas keempat adalah ”Menggali
konseptual yang dibangun atas dasar kepaduan
komitmen
pandangan dan kepentingan semua unit kerja dan
kesadaran
stake
bahwa
holder
setiap
untuk
sentralisasi
penatalaksanaan manajemen informasi”. Elaborasi peran ini dimaksudkan untuk melakukan koordinasi yang
terpusat
dalam
manajemen
informasi.
instansi dalam cara berpikir holistik atau sistemik. Ada
tiga
aktivitas
pendukung
untuk
memastikan model ini berjalan sebagaimana yang
koordinasi adalah bentuk berbagi sumber daya dan
menjadi
memformalkan keterkaitan antar kelompok dengan
”memonitor aktivitas.” Kegiatan monitoring ini
sentralisasi
harus menjadi bagian aktivitas yang tidak boleh
pengambilan
keputusan
dan
memfokuskan pada isu-isu yang dibahas. Langkah
tersebut
adalah
tidak harus ada. Namun untuk menjamin aktivitas monitoring ini berjalan tanpa mengganggu sistem
Arsitektur dan Frame Work Informasi dengan
yang ada, maka diperlukan kegiatan yaitu membuat
perspektif yang baru”. Aktivitas ini penting
”kontrol”. Kontrol ini diperlukan untuk mengurangi
dilakukan
informasi
perbedaan-perbedaan mendasar dari masing-masing
merupakan kerangka dasar pengelolaan informasi
fungsi dan tugas dalam melakukan implementasi
Pemda DIY, hal dibuat sebagai arah atau panduan
integrasi maupun fungsi utamanya, sehingga tidak
dalam perencanaan dan pengembangan informasi
menimbulkan tumpang tindih maupun perbedaan
untuk memastikan agar seluruh informasi yang ada
visi. Guna menukung aktivitas monitoring juga
dalam seluruh instansi dapat terintegrasi. Langkah
perlu dibuat ”pengembangan kriteria kepaduan
keenam adalah ”Merumuskan regulasi dan prosedur
visi/kerangka kerja”. Kriteria ini menjadi landasan
mengenai information governance di Pemda DIY.”
evaluasi kinerja terhadap sistem yang dibangun.
Rumusan dibuat dengan tujuan untuk meningkatkan
Kriteria
peran setiap instansi di Pemda DIY dalam
karakteristik sistemik. Selanjutnya, melalui kriteria
mengingat
adalah
Aktivitas
”Merumuskan
54
kelima
tujuannya.
arsitektur
yang dibuat
harus
didasarkan pada
Pengembangan Manajemen Data dan Informasi Menggunakan Analisis Soft System .. (R.M. Agung Harimurti)
dan persetujuan kerja sama dalam pengendalian,
sebagai Provinsi Dijital atau JCP dan dengan
aktivitas melakukan pengendalian dilakukan secara
melakukan pelayanan publik berbasis elektronik
terstruktur dan terorganisir.
atau DGS, tidak berhenti pada tataran konseptual
Analisis
berfikir
pada
saja. Pemda DIY juga melengkapinya dengan
manajemen informasi di Pemda DIY menunjukkan
pembuatan kelembagaan seperti TiMPII-DGS dan
ciri-ciri tidak sistemik dan ciri-ciri organisasi
Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi,
yang mengalami ketidakmampuan belajar (a).
baik di tingkat Provinsi maupun pembantu, di
Setiap
tingkat
stakeholder
serba
sistem
cenderung
berposisi
pada
masing-masing
satuan
kerja,
sudut pandang atau kepentingan sendiri. Hal ini
ditambahkan dengan adanya
menunjukkan ciri membelah seekor gajah tidak
informasi publik secara terpadu di Plaza informasi.
akan menghasilkan dua gajah kecil yang sama
Sayangnya
besar; (b).
dalam
manajemen data dan tata kelola informasi di setiap
cenderung
unit kerja Pemda DIY sering mengedepankan
parsial-teknikal, tidak struktural-kultural, dan tidak
kepentingan masing-masing. Walaupun praktik di
sampai merubah mindset. Hal ini menunjukkan ciri
setiap unit kerja partisipasinya cukup aktif, akan
shifting
tetapi masih dilakukan sepanjang menguntungkan
Penyelesaian permasalahan
manajemen informasi Pemda DIY
the
burden;
(c).
Dalam
manajemen informasi Pemda DIY tertentu
teknis,
praktik
unit kerjanya. Berdasarkan hal tersebut, konsistensi
terjadi
dan komitmen setiap unit kerja dalam menjalankan
sumberdaya untuk kepentingan yang
mandat manajemen data dan tata kelola informasi
pengendalian
pada
dalam ranah
pelayanan
segi
misalnya
peralihan
praktek
pusat
serta
sering
lain. pengalihan ini menunjukkan bahwa persoalan
tidak akan berjalan optimal.
manajemen informasi Pemerintah Provinsi DIY
Hal ini menunjukkan bahwa manajemen data dan
bukan prioritas dan bukan sesuatu yang
penatakelolaan informasi di Pemda DIY saat ini
harus
ditangani segera. Dalam kerangka berfikir seba
masih
sistem menunjukkan ciri eroding the goals; (d).
dikelola secara sektoral masing-masing unit kerja.
Visi bersama mewujudkan Jogja Cyber Province
Hal ini terjadi karena,
dan Digital Government Service tidak sampai pada
organisasi pengelola manajemen data dan unit kerja
tataran
yang
implementasi manajemen informasi di
Pemda DIY.
Dalam bahasa yang lain terjadi
ambivalensi ideologis
versus teknis. Hal ini
menunjukkan ciri growth to underinvestment. Kesenjangan dan ambivalensi ini dalam analisis
menunjukkan
terlibat
dalam
model
independen
dan
pertama relasi antar
koordinasi
pengelolaan
informasi Pemda DIY, baik di level Instansi Pemda DIY maupun di level unit kerja secara keseluruhan belum terstruktur dengan belum
dengan baik. Ini bisa dilihat tertatanya
relasi
dan struktur
teoritik dalam perspektif manajemen informasi
hubungan antara PPID pusat dan pembantu, Bidang
ditunjukkan
LTMI
oleh
paradoks
antara
orientasi
Dinas
Hubkominfo,
Plaza
informasi,
ideologis dan orientasi teknis. Secara ideologis
Pengelola teknologi informasi unit kerja, serta
Pemda DIY sebenarnya sudah memiliki Visi
pengambil
mengenai
e-Government-nya
kepemimpinan dan unit khusus yang berfungsi
dengan baik. Ini dibuktikan dengan konsep DIY
sebagai koordinator manajemen informasi yang
pengembangan
kebijakan.
Kedua,
belum
adanya
55
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika, Vol.07 No 01 September 2016: hal 37-58
berfungsi memadukan aktivitas manajmenen data
masing-masing. Berfikir serbasistem harus melihat
dan informasi di seluruh unit kerja yang terlibat di
manajemen data dan tatakelola informasi Pemda
Pemda DIY. Kondisi
terhadap
DIY sebagai suatu yang holistik dalam satu
implementasi peran dan fungsi organisasi pengeloa
kesatuan manajemen informasi yang efektif dan
data dan informasi yang tumpang tindih, seperti
terkoneksi. Ketiga, perubahan perlu dilakukan
satu unit kerja menyelenggarakan fungsi yang sama
pada tataran user, yaitu karyawan Pemda DIY dan
akan tetapi tidak diselenggarakan secara simultan,
masyarakat yang memanfaatkan informasi dan data
tepadu, terkoneksi, dan sinkron, dengan bersandar
dari Pemda DIY. Perubahan yang diperlukan
pada
adalah
kewenangan
masing.
Akibatnya
ini
dan
berakibat
kepentingan satu
untuk
melihat
persoalan
manajemen data dan tata kelola informasi sebagai
menimbulkan duplikasi dan redundansi sumber data
masalah yang penting. Hal ini sesuai dengan
untu pengambilan kebijakan strategi sementara, di
adagium information is power, bahwa siapa yang
sisi lain sering terjadi kekosongan pelaksana
memiliki informasi dan pengetahuan maka akan
yang
mempunyai nilai lebih dan daya saing.
bertanggung
jawab
sisi
mindset
sering
harus
di
masing-
mengatasi
persoalan manajemen data dan tata-kelola informasi.
UCAPAN TERIMA KASIH PENUTUP Peneliti mengucapkan terima kasih kepada pihakAnalisis berfikir serba sistem pada manajemen informasi di Pemda DIY menunjukkan ciri-ciri tidak
sistemik
dan
ciri-ciri
organisasi
pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan penelitian ini.
yang
mengalami ketidakmampuan belajar. Manajemen
DAFTAR PUSTAKA
Informasi di Pemda DIY saat ini menunjukkan model independen dan dikelola secara sektoral masing-masing unit kerja. Hal ini terjadi karena, pertama relasi antar organisasi pengelola data dan unit kerja yang terlibat dalam manajemen data Pemda DIY secara keseluruhan belum terstruktur dengan baik. Kedua, belum adanya tata kelola informasi atau information governence
yang
mengelola serta memadukan seluruh unit kerja yang terlibat dalam Manajemen Informasi di Pemda DIY. Kondisi ini berimbas terhadap implementasi peran dan fungsi organisasi yang tumpang tindih misalnya satu unit kerja menyelenggarakan fungsi yang sama serta tidak diselenggarakan secara simultan, tepadu, terkoneksi, dan sinkron, tetapi bersandar 56
pada
kewenangan
dan
kepentingan
Aminullah, E. (2004). Berfikir Sistemik : Untuk Pembuatan Kebijakan Publik, Bisnis dan Ekonomi. Penerbit PPM, Jakarta Creswell, John W. (1994), Research Design: Qualitative and Quantitative Approaches, California, Sage Publications Chekland, Peter. (1993). Systems Thinking, Systems Practice. John Willey and Sons, New York _________.(1999). Soft Systems Methodology : a 30-year restropective, John Wiley and Sons, New York Chekland, Peter , and Jim Scholes. (1990). Soft System Methodology In Action. John Wiley and Sons, New York Detlor. B., (2010), “Information Management”, International Journal of Information Management, hal.103-108 Flood, Robert L. and Michael C. Jackson. (1991). Creative Problem Solving: Total Systems Intervention John Willey and Sons, New York.
Pengembangan Manajemen Data dan Informasi Menggunakan Analisis Soft System .. (R.M. Agung Harimurti)
Gati, Patria Kurnia, Imrona Mahmud, Shaufiah. (2010). Analisis Sosft System Methodology (SSM) untuk Excellent Service Management, Studi Kasus: Speedy PT. Telkom Divre III Jabar dan Banten.Konferensi Nasional Sistem dan Informatika 2010; Bali, November 13, 2010 Haines, Stephen G, (1998(, System Thinking & Learning, Massachusetts, HRD Pres, Hardjosoekarto, Sudarsono. (2003). Krisis di Mata Presiden: Kaidah Berfikir Sistem Para Pemimpin Bangsa Penerbit Mata Bangsa, Yogyakarta Hinton, M. (ed.). (2006). Introducing Information Management: The Business Approach. Elsevier & The Open University, Amsterdam. Lopes, Milton E. (2001). ”Soft Systems Methodology: An Application to a Community Based Association.” Proceedings Fielding Graduate Institute Action Research Symposium. July 2001 Lusa, Sofian dan Iskandar, Mario. (2010). Kajian Penerapan Aplikasi Open Source di
Perguruan Tinggi dengan Pendekatan Soft System Methodology, studi kasus Pengembangan software akademeik Sisfokampus. SENMI-2010, Universitas Budi Luhur Maani, Kambiz E and Robert Y Cavana. 2000. System Thinking and Modelling Understanding Change and Complexity. Pearson Education, New Zealand Raharja, Sam’un J. (2010). Analisis Soft System Methodology (SSM) dalam Pengelolaan Daerah Aliran Sungai: Studi pada Sungau Citarum Jawa Barat. Bandung: Universitas Padjadjaran, Bandung. Robertson, J. 2005. Ten principles of effective information management. KM Column. November. http://www.steptwo.com.au/papers/kmc effectiveim/index.html Senge, Peter M.(1996). Disiplin Kelima : Seni dan Praktek Organisasi Pembelajar Binarupa Aksara, Jakarta
57
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika, Vol.07 No 01 September 2016: hal 37-58
58