JURNAL PENELITIAN POS DAN INFORMATIKA PENGEMBANGAN

JPPI Vol 6 No 1 (2016) 37 – 58

Jurnal Penelitian Pos dan Informatika 578/AKRED/P2MI-LIPI/07/2014

e-ISSN: 2476-9266 p-ISSN: 2088-9402 DOI: 10.17933/jppi.2016.060103

PENGEMBANGAN MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI MENGGUNAKAN ANALISIS SOFT SYSTEMS METHODOLOGY PADA PEMERINTAH DAERAH DIY DEVELOPMENT MODEL OF INFORMATION AND DATA MANAGEMENT USING SOFT SYSTEMS METHODOLOGY ANALYSIS AT DIY LOCAL GOVERNMENT R.M. Agung Harimurti Balai Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika (BPPKI) Yogyakarta Jl. Imogiri Barat Km. 5 Yogyakarta [email protected] Naskah diterima: 23 Agustus 2016; Direvisi: 5 September 2016; Disetujui: 19 September 2016

Abstrak Penelitian ini berjudul “Pengembangan model Manajemen Data dan Informasi menggunakan Soft Systems Methodology pada Pemerintah Daerah DIY”. Penelitian ini bertujuan membuat model konseptual manajemen data dan tatakelola informasi Pemda DIY yang terkoneksi. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Metode Sistem Lunak. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Sementara teknik pengumpulan data yang dipakai adalah wawancara, FGD, dan observasi lapangan. Hasil penelitian ini menunjukan manajemen data dan tata kelola informasi di Pemda DIY menunjukkan ciri-ciri tidak sistemik dan ciri-ciri organisasi yang mengalami ketidak mampuan belajar. Untuk itu perlu perubahan cara berpikir lama (old mindset) stakeholder ke cara berpikir baru (new mindset) dalam manajemen data dan tata kelola informasi Pemda DIY. Kata kunci: Manajemen informasi, Pemodelan Konseptual, Manajemen Data dan Tatakelola Informasi, Methodologi Sistem Lunak

Abstract The research is entitled "Development model of Information and data management use Analysis of Soft Systems Methodology at DIY Local Government". The aim of the research is to create a conceptual model of data management and information governance at DIY local government. The study used a qualitative approach. While data collection techniques used were depth interviews, FGD, and observation. The results indicate that the information government and data management at DIY showed no systemic traits and characteristics of the organization who haven’t learning. It is necessary to change the stakeholders old way of thinking to the new way of thinking (new mindset) in information government and data management at DIY local government. Keywords: Information Management, Conceptual Model, Data Management and Information Governance, Soft System Methodology 37

Jurnal Penelitian Pos dan Informatika, Vol.07 No 01 September 2016: hal 37-58

dari tahun 1998 sampai sekarang. Dalam masa

PENDAHULUAN

kepemimpinan beliau Provinsi DIY mempuyai Pemerintah

Daerah

Daerah

Istimewa

orientasi ideologis terhadap teknologi informasi

Yogyakarta (Pemda DIY) di pilih dalam penelitian

dengan

ini karena, Pertama, mencanangkan implementasi

menerapkan e-government dan bertujuan citizen

e-Government di Pemda DIY yang selama ini

centricity, ini dibuktikan dengan munculnya Konsep

dikenal dengan nama Jogja Cyber Province (JCP).

JCP, DGS, TiMPII, dan Bidang yang mengelola

Konsep ini merupakan inisiatif yang dikembangkan

Manajemen Informasi. Ketiga, Prestasi Pemda DIY

guna mendorong pemanfaatan teknologi informasi

dalam kancah nasional selalu meraih prestasi

dan

bagi

terbaik dalam kontestasi e-government. Pemda DIY

rangka

juga mencapai prestasi terbaik di bidang Reformasi

meningkatkan interaksi satu dengan yang lainnya.

Birokrasi untuk pengukuran Sistem Akuntabilitas

JCP Blueprint disusun untuk mengatasi kesalahan

Kinerja Pemerintah (SAKIP), dan tata pengelolaan

persepsi mengenai penerapan e-Government di

pemerintah lainnya. Pemda DIY mendapatkan nilai

Pemda DIY. Cetak biru ini dititik-beratkan pada

“A”

komunikasi

masyarakat

dan

yang Pemda

seluas-luasnya DIY

dalam

dijitalisasi layanan pemerintahan atau Digital

mencanangkan

Pemerintahan

yang

Keempat, sekalipun wilayahnya relatif kecil,

Government Services (DGS). Pengembangan DGS

Provinsi

adalah langkah awal untuk menuju JCP, dengan

diantaranya sebagai kota pelajar, kota perjuangan,

melakukan inisiatif yang dikembangkan guna

kota budaya dan kota pariwisata. Oleh sebab itu

mendorong pemanfaatan teknologi informasi dan

tuntutan masyarakat di Provinsi ini sangat beragam

komunikasi seluas-luasnya bagi masyarakat dan

karena latar-belakang sosialnya yang kritis. Maka

Pemerintah dalam rangka meningkatkan interaksi

sarana yang dapat menjembatani komunikasi antara

satu dengan yang lainnya. Ini diharapkan dapat

warga masyarakat dengan pihak Pemda menjadi

mengakselerasi upaya peningkatan taraf hidup dan

sangat penting bagi Provinsi ini. Sarana informasi

daya saing dalam rangka mewujudkan Daerah

dan

Istimewa Yogyakarta sebagai pusat pertumbuhan

elektronik maupun non-elektronik sudah mulai

Jawa bagian Selatan maupun Economic Hub bagi

dibuat

Pemda lainnya di Indonesia (Renstra DIY; 2008).

diluncurkannya website Pemda DIY waktu itu.

Kedua, DIY merupakan 4 daerah khusus yang diatur

UU

tersendiri

dalam

menyimpan

komunikasi,

sejak

baik

awal

banyak

yang

tahun

predikat,

berbasis

2000-an,

media

dengan

Sekarang ini, Pemda DIY sudah mempunyai

Sistem

orientasi yang bersifat citizen centricity dalam

Pemerintahan Republik Indonesia. Kekhususan

melakukan pelayanan informasi publik. Menurut

DIY, salah satunya terletak pada Kepala Daerahnya

(Detlor, 2009) manajemen informasi adalah suatu

yang tidak dipilih, tetapi ditetapkan yaitu Gubernur

proses

oleh Sultan Hamengku Buwono (HB) yang

menciptakan,

menjabat dan Wakil Gubernur oleh Sri Paku Alam

menyimpan, mendistribusikan, dan menggunakan

(PA) yang menjabat. Gubernur DIY sekarang

informasi. Manajemen Informasi bertujuan untuk

dijabat oleh Sri Sultan HB X, menjabat Gubernur

memberikan informasi yang tepat kepada user yang

38

oleh

DIY

dan

sistem

yang

memperoleh,

kaitannya

dengan

mengorganisasi,

Pengembangan Manajemen Data dan Informasi Menggunakan Analisis Soft System .. (R.M. Agung Harimurti)

tepat di tempat yang tepat dan pada waktu yang

akses,

tepat (Robertson, 2005). Manajemen informasi

pengetahuan. Manajemen informasi yang dibahas

Pemerintah

dalam paper ini adalah kerangka manajemen data

Daerah

Queensland

di

Australia

mempunyai 7 kerangka kerja: manajemen data,

keamanan,

tata

kelola,

manajemen

dan tata kelola informasi.

record keeping,manajemen aset, penggunaan dan Tabel 1. Indeks e-government Pemda DIY secara Nasional 2014

Sumber : Ditjen APTIKA

Kondisi eksisting manajemen informasi Pemda DIY

setidaknya

dipengaruhi

oleh

pertama,

dokumen, data dan file secara terpadu dan bersamasama, sehingga masih terjadi kesulitan dalam

kebutuhan data dan informasi yang akurat, cepat,

pengelolaan

komprehensif, serta reliabel untuk pembuatan

sumber daya, terutama koneksi internet dan

keputusan baik oleh pimpinan maupun pelaksana.

kapasitas penyimpanan, serta lambatnya penyiapan

Saat ini data dan informasi yang ada masih sangat

informasi strategis untuk pembuatan keputusan.

bervariasi, sebagai contoh, data jumlah penduduk

Kebutuhan data dan informasi untuk pembuatan

berbeda-beda,

kepentingan

keputusan oleh para pengambil kebijakan belum

instansi yang mengelolanya. Data yang disediakan

dapat dipenuhi secara terpadu oleh berbagai sistem

oleh Badan Pusat Statistik, Badan Kependudukan

informasi dan teknologi yang dimiliki. Kedua,

dan Keluarga Berencana Nasional, serta Dinas

faktor lain yang menjadi penghambat manajemen

Kependudukan

informasi

sangant

dan

tergantung

Pencatatan

Sipil

sangat

dokumen

yang

efektif,

koordinasi

kearsipan,

adalah data,

pemborosan

pihak

informasi

yang

bervariasi dan berbeda-beda, baik dari segi kualitas

melakukan

dan

maupun kuantitas. Jika data ini digunakan untuk

teknologi, serta melakukan penyelarasan proses

pengambilan keputusan maka akan menyebabkan

bisnis antar satuan kerja dan instansi Pemda DIY

distorsi yang cukup lebar. Variasi data ini juga

lainnya. Untuk itu diperlukan sistem penata

bersumber dari data yang bersumber dari berbagai

kelolaan infomasi dan seorang pejabat yang

SKPD dan instansi terkait lainnya. Masalah lain

berperan sebagai koordinator. Saat ini kelembagaan

dalam yang terjadi adalah belum adanya manajemen

penata-kelolaan informasi di Pemda DIY adalah

39


Bidang LTMI, Organisasi PPID Pusat dan tiap unit

melihat

kerja, Plasa informasi, selain itu Pemda DIY juga

terpisah-pisah. (Peter, 1996:6). Hakikat berpikir

mempunyai TiMPII DGS yang berfungsi sebagai

serbasistem adalah (1) menyederhanakan kerumitan

penggerak

dari kompleksitas dunia nyata tanpa kehilangan inti

transformasi

dan

inovasi

dalam

sesuatu

lembaga

untuk

pembelajaran atau proses pembelajaran (learning

Pada

process) diartikan sebagai proses perubahan untuk

awalnya TiMPII telah bergerak pelan-pelan, ini di

mengganti cara berpikir lama dengan cara baru

karenakan kekurangan dukungan dana maupun

(Harjosoekarto, 1993:23). Pembelajaran sendiri

semangat. Sementara produk yang dihasilkan adalah

berjalan melalui tiga proses, yaitu (a) learning

beberapa wacana telah diperjuangkan oleh TiMPII,

howtolearn,

antara lain: pemberian insentif berbasis kinerja,

menghayati, dan melaksanakan paradigma baru; (b)

kemudian pentingnya manajemen informasi yang

learning how to unlearn, proses mengevaluasi,

terlepas dari manajemen TI.

mengendapkan,

mengintegrasikan

bisa

bersinergi

manajemen

informasi.

sendiri; (2)

proses

dan

proses

bukan

dari

belum

itu

keseluruhan,

pelaksanaan e-government. Sayangnya keempat tadi

sistem

sebagai

mempelajari,

meninggalkan

belajar,

memahami,

paradigma

Bentuk manajemen data dan tata kelola

lama yang tidak sesuai dengan tantangan saat ini;

informasi yang demikian harus dimulai dengan

dan (c) learning how to relearn, proses menggali,

perumusan ulang Visi pembangunan Pemda DIY

menemukan, dan mendayagunakan kearifan lama

yang berbasiskan kepada konsep JCP dan DGS,

yang ternyata bisa memberi kontribusi pemecahan

melakukan revitalisasi prinsip-prinsip manajemen

masalah saat ini.

informasi, serta internalisasi kepada seluruh stake

Melalui analisis sistem akan dapat dideteksi

holder yang terlibat dalam pengelolaan informasi di

faktor penyebab tidak berperannya institusi dalam

Pemda DIY. Secara konseptual bentuk manajemen

melaksanakan fungsinya atau terjadinya disfungsi

informasi harus mempunyai aktivitas pengelolaan

institusi yang bertugas melaksanakan revitalisasi

secara terintegrasi dan terkoneksi dari level top

serta mencari alternatif pemecahan masalah secara

manajer

dengan

holistik dengan menggunakan mekanisme sistem

jelas,

agar mampu menghindari disfungsi institusi melalui

konsisten, dan efektif. Sehubungan dengan itu,

penghapusan struktur dan mekanisme kerja lama

penulis merumuskan permasalahan dalam penelitian

yang kaku dan memberdayakan institusi baru,

ini “Bagaimana Analisis Soft Systems Methodology

dengan cara kerja holistik melalui penerapan

dalam

berpikir kesisteman (systems thinking) sebagaimana

sampai

kerangka

produsen

manajemen

Manajemen

informasi

informasi

Data

yang

dan

Information

Governance di Pemerintah Daerah DIY. Sementara Tujuan Penelitian ini adalah untuk membuat model konseptual

manajemen

data

dan

tatakelola

dikemukakan Metcalfe: If government is to learn to solve new problems, it must also learn to create the system for

informasi Pemda DIY yang terkoneksi.

doing

so

and

discard

the

structures

and

Berpikir Serba Sistem

mechanisms grown up around the problems. The

Berpikir serba sistem merupakan cara berpikir

need is not merely to cope with a particular set of

baru dalam memandang permasalahan dengan

new problems, or even to discard the organizational

40


vestiges of a particular form of governmental

salah satu contoh pendekatan metodologi “soft

activity which happen at present to be particularly

system” terbukti efektif memecahkan persoalan

cumbersome. It is to design and bring into being the

berkaitan dengan perilaku manusia yang irasional,

institutional process through which new problems

kompleks dan tidak beraturan (messy). Metode SSM

can be continually be confronted and old structures

cocok untuk menganalisis sistem informasi dengan

continually discarded.

memfokuskan

Perspektif sistem adalah suatu cara untuk menjelaskan

pengambilan

keputusan (Jim Underwoord; 1996). Penggunaan analisis sistem lunak terutama sebagai metode

elemen bekerja sesuai fungsinya dan saling

penelitian masalah yang ada dalam sebuah sistem

tergantung antara satu dengan yang lain. Dalam

dan juga untuk merencanakan dan menerapkan

perspektif sistem dikenal dua tipe sistem yaitu hard

perubahan. Di samping itu Sistem lunak juga dapat

systems

system

digunakan untuk mendesain sistem-sistem yang

merepresentasikan suatu model yang mempunyai

baru, khususnya sistem-sistem yang agak rumit

tujuan jelas

diekspresikan secara

yang melibatkan aktifitas manusia. Di samping

kuantitatif. Tujuan model dapat digunakan untuk

bertujuan memahami hubungan kausalitas antara

memprediksi respon sistem terhadap perubahan

berbagai variabel berpengaruh dalam pelaksanaan

dalam lingkungan baik secara deterministik maupun

manajemen informasi di Pemda DIY, Sistem lunak

stokastik. Soft systems secara khusus digunakan

juga dimanfaatkan untuk menelaah upaya yang

dalam hubungan dengan sistem aktivitas manusia

perlu dilakukan agar terjadi perubahan yang dapat

(Human Activity Systems) dimana tujuan sistem

mendorong kesadaran berpikir holistik, kreatif dan

harus jelas agar terwujud kesepahaman. Masalah

antisipatif sehingga mampu menciptakan perubahan

kesepahaman menjadi persoalan utama yang dapat

ke arah yang lebih baik di masa mendatang. Ada

diselesaikan oleh metode sistem lunak atau soft

tujuh langkah generik dalam metode SSM atau Soft

systems.

Systems Methodology (Chekland and Scholes; 1990:

soft

dimana

kegiatan

masing-masing

dan

sesuatu,

pada

systems.

dan dapat

Hard

Methodoloy Sistem Lunak

27)

Soft Systems Methodologies (SSM) sebagai

Gambar 1. Tahapan Soft System Methodology (sumber: Checkland and Scholes)

41


Inti proses pendekatan metode SSM adalah

Untuk mendapatkan gambaran yang detail dan kaya

dengan membandingkan antara kondisi nyata yang

tersebut biasanya dilakukan dengan membuat

ada dengan model kondisi yang seharusnya terjadi.

diagram, gambar atau model. Gambaran tersebut

Melalui

dapat

dapat menjelaskan hubungan struktur dan proses

menghasilkan pemahaman lebih baik atas kondisi

organisasi dikaitkan dengan kondisi lingkungan

yang dijadikan objek penelitian tersebut. Implikasi

dimana organisasi tersebut beroperasi;

kajian

tersebut

selanjutnya

lebih jauh atas situasi tersebut adalah dihasilkannya beberapa ide untuk menghasilkan perbaikan melalui

Langkah 3: Root Definition dari Sistem yang

sejumlah aksi. Langkah 1: Situasi Masalah yang

Relevan, pada langkah ketiga ini, posisi peneliti

Tidak Terstruktur, langkah pertama dalam SSM

berada dalam dunia tidak nyata atau dunia abstraksi.

dilakukan dengan melaksanakan ekplorasi masalah.

Posisi ini berbeda dengan langkah pertama dan

Eksplorasi

dengan

kedua yang berada di dalam dunia sistem nyata.

wawancara maun atas pengalaman peneliti terhadap

Langkah ketiga dapat dikatan merupakan langkah

situasi dunia nyata yang sedang terjadi. Di dalam

krusial dan sulit, karena kondisi distorsi dapat

langkah ini, peneliti memiliki sejumlah dugaan

terjadi dalam proses perpindahan dunia sistem

tentang situasi yang mungkin terjadi. Dalam proses

tersebut. Langkah ini bertujuan untuk menghasilkan

ini,

sejumlah

masalah

peneliti

dapat

dapat

dilakukan

mengumpulkan

sejumlah

pernyataan

atas

sejumlah

definisi

informasi awal yang dibutuhkan, misalnya sejarah

mendasar atau root definition atas berbagai hal yang

kebijakan,

relevan

organisasi

yang

terlibat,

budaya

berkaitan

dengan

sistem,

termasuk

organisasi yang melingkupi organisasi tersebut, tipe

merumuskan siapa yang dapat mempengaruhi dan

dan jumlah stakeholders yang berperan, sekaligus

terpengaruh sistem tersebut. Selanjutnya, dalam

menggali perspektif dan asumsi-asumsi yang ada.

proses analisis logik terhadap pemodelan digunakan

Tujuan dari langkah pertama ini adalah bukan untuk

teknik

mendefiniskan masalah yang ada, tetapi bertujuan

definition merupakan model generik dalam bentuk

untuk mendapatkan pemahaman dan gagasan yang

suatu proses transformasi dari input menjadi output.

dapat dijadikan parameter sekaligus untuk melihat

Input adalah sesuatu yang bisa berwujud maupun

struktur masalah yang ada. Dengan demikian,

yang abstrak. Sifat input yang konkrit menghasilkan

melalui langkah ini dapat dihasilkan sejumlah

output yang juga harus konkrit. Sedangkan jika

pilihan yang sesuai dan mungkinkan masalah

input bersifat abstrak, maka sistem menghasilkan

tersebut mendapatkan solusinya;

Langkah 2:

output yang juga bersifat abstrak. Inputs dan outputs

Menstrukturkan Masalah, di dalam langkah kedua

biasanya lebih baik diekspresikan sebagai kata

peneliti membangun deskripsi lebih detail lagi

benda dibandingkan kata kerja. Hal ini disebabkan

terhadap situasi masalah yang sedang dihadapi.

karena tindakan tidak dapat ditransformasikan,

Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran

karena hanya benda yang dapat ditransformasikan

yang kaya (rich picture) atau lebih luas terhadap

menjadi sesuatu yang lain.

sejumlah situasi dimana masalah tersebut muncul.

42

pengecekan

dengan

CATWOE.

Root


Tabel 2. Analisis Root Definition (sumber: Lopez; 2001) C (Customer) A (Actors) T (Transformation Process)

Who would be the victims/beneficiaries of the purposeful activity? Who would do the activities? What is the purposeful activity expressed as Input ------ ----Transformation-----------Output? What view of the world makes this definition meaningful? Who could stop this activity? What constraints in its environment does this system take as given?

W (Weltanschauung) O (Owner) E (Environmental Constraints)

Inti root definition adalah mendapatkan proses

partisipan

membangun

output. Input adalah sesuatu yang bisa berwujud

menghubungkan

atau abstrak, bersifat logik atau fisik. Root

seharusnya dapat berfungsi secara ideal dalam

definition

ekspresi

sistem tersebut. Pembangunan konsep sistem ini

campuran. Dengan demikian input yang bersifat

dimaksudkan untuk memahami aktivitas yang

konkrit juga menghasilkan output yang juga harus

diperlukan untuk membuat perubahan sekaligus

konkrit. Sedangkan input yang bersifat abstrak

untuk mengkonseptualisasikan konstruk sistem

menghasilkan output yang juga bersifat abstrak.

yang

Input dan output tersebut lebih baik diekspresikan

kepentinan tentang kebutuhan sistem dan kaitannya

sebagai kata benda dibandingkan kata kerja. Hal ini

dengan aktivitas manusia;

disebabkan

karena

hasil

aksi

bagian-bagian

perspektif

bagaimana

yang

setiap

relevan

pemangku

dapat

Langkah 5: Perbandingan antara Konsep

dapat

Sistem dan Situasi Masalah Dunia Nyata, langkah

lain

kelima dilakukan yaitu melakukan perbandingan

(Milton E. Lopes, 2001:2). Ada lima kriteria

antara model sistem hasil abstraksi dan sistem

bagaimana proses transformasi ini sebaliknya

nyata. Adanya perbedaan yang muncul dapat

dilaksanakan, yaitu: pertama, efficacy (apakah

dijadikan dasar untuk melaksanakan diskusi lebih

langkah yang dilaksanakan [means] mendukung

jauh, misalnya berkaitan dengan bagaimana sistem

hasil akhir [the ends]?), kedua, efficiency (apakah

yang relevan dapat bekerja, bagaimana sistem

sumberdaya

tersebut seharusnya bekerja atau apa kemungkinan

ditransformasikan.

Hanya

ditransformasikan

menjadi

yang

tidak

mewakili

dan

yang

menjelaskan

merupakan

sistem

sistem

transformasi yang dapat merubah input menjadi

bukan

bentuk

struktur

benda sesuatu

penting

yang yang

dan

minimum

diperhatikan?), ketiga, effectiveness (apakah proses

implikasi

transformasi dapat membantu memepertahankan

merupakan kesempatan bagi partisipan untuk

tujuan untuk jangka panjang dan ada kaitannya

mengkaji ulang atas asumsi-asumsi yang sudah

dengan outputs?), keempat, ethicality (apakah

dibangun; Langkah 6: Menentukan Perubahan,

proses transformasi berjalan secara etis?), dan

hasil langkah kelimah adalah model sistem yang

kelima, elegance (apakah proses transformasi telah

sudah disepakati sebagai gambaran ideal dunia

dijalankan dengan memenuhi aspek estetika?);

nyata. Langkah berikutnya yaitu langkah enam

Langkah 4: Membangun Model Konseptual, pada

adalah

langkah

perubahan yang mungkin, yang didasari atas

keempat,

peneliti

bersama

dengan

yang

muncul.

identifikasi

Tahap

kemungkinan

kelima

ini

sejumlah

43


kebutuhan

dan

fisibilitas.

Perubahan

yang

Penelitian

mengenai

System

Excellent

Service

Methodology

secara teknik merupakan sebuah kondisi yang

Management dengan studi kasus pada Speedy

semakin baik, sedangkan perubahan yang fisibel

PT.Telkom Divre III di Jabar dan Banten oleh

adalah apakah secara budaya perubahan tersebut

Patria Kurnia Gati, Mahmud Imrona, dan Shaufiah

cocok. Perubahan tersebut mencakup tiga hal, yaitu:

dari

perubahan

Telkom, Bandung, pada tahun 2010, menemukan

perubahan

prosedur

dan

Fakultas

Informatika

Tindakan Solusi Masalah, langkah ketujuh atau

mendefinisikan masalah yang tidak terstruktur dari

terakhir dari SSM adalah melakukan tindakan

service speedy. Dari masalah yang tidak terstruktur

perbaikan.

itu dapat dibuat sebuah model konseptual yang bisa

dibutuhkan

dan

bisa

Teknologi

tesis

yang

SSM

Institut

perubahan sikap; dan Langkah 7: Melakukan

Perubahan

bahwa

untuk

Soft

dibutuhkan artinya apakah perubahan tersebut

struktur,

(SSM)

Analisis

sistem

untuk

memungkinkan yang telah diidentifikasi pada

diimplementasikan

langkah keenam, selanjutnya diimplementasikan

keputusan untuk membantu dalam pengelompokan

pada langkah ketujuh ini. Proses implementasi ini

pelanggan

berdasarkan

mencakup sejumlah langkah, antara lain: i) siapa

penelitian

mengenai

yang akan bertanggungjawab dalam aksi; ii) dimana

pengelolaan daerah aliran sungai, studi pada sungai

dan kapan aksi itu akan dilaksanakan; dan iii)

Citarum Jawa Barat oleh Sam’un Jaja Raharja

bagaimana dengan penjadualan kegiatan termasuk

(2010) yang berhasil mengidentifikasikan semua

kaitannya dengan alokasi sumberdaya dan area

instansi

perbaikan yang penting.

pengelolaan sungai citarum menunjukkan komitmen

dan

dengan

digunakan

kelasnya. analisis

organisasi

pembuatan

Kemudian

SSM

yang

terlibat

dalam

dalam

Penelitian mengenai SSM banyak digunakan

dan stamina yang rendah. Komitmen dan stamina

untuk melakukan perancangan sistem, baik untuk

yang rendah disebabkan oleh, pertama, belum

sistem elektronik ataupun sistem yang digunakan

adanya sense of belonging yang tinggi terhadap

untuk melakukan perubahan pola-pola manajemen

pengelolaan sungai, dan kedua, tidak ada satu pun

kerja, penelitian tersebut diantaranya adalah: Kajian

dari stakeholder yang terlibat menjalankan peran

Penerapan Aplikasi Open Source di Perguruan

mengawal komitmen, sehingga tidak ada jaminan

Tinggi dengan pendekatan Soft System Methodology

setiap

yang mengambil studi kasus dalam pengembang

kesepakatan bersama.

stakeholder

konsisten

menjalankan

software akademik sisfokampus, yang ditulis oleh Sofian Lusa dan Mario Iskandar dari laboratorium e-government Universitas Indonesia pada tahun 2010. Fokus dari penulisan ini adalah untuk mengindentifikasi tantangan dan permasalahan yang kongkret

terjadi

sebagai

pembelajaran

yang

memberikan gambaran holistik mengenai praktek pengembangan dan penerapan software open source, bisnis model, dan solusinya di Indonesia. 44

METODE Penelitian ini menggunakan metode systems thinking atau berfikir serba sistem. Hal ini dikarenakan: (1) cara berpikir serba sistem dengan melihat

atau

merenungkan

sesuatu

sebagai

keseluruhan, bukan hanya bagian terpisah (Senge, 1996: 6); (2) perubahan mindset dalam memandang


permasalahan secara sistemik dengan tiga prinsip

methodology

utama, yaitu openness, inter relationship, dan inter

sistemik yang dalam pelaksanaannya menggunakan

dependence (Haines, 1988: 2-4).

model-model

Tujuan penelitian

adalah

adalah

sistem

proses

(Chekland,

penelitian

1990:26).

pemecahan

Pengembangan model sistem aktivitas manusia

masalah melalui proses pembelajaran (learning

tersebut dilakukan dengan tahapan melakukan

process) dalam rangka memecahkan masalah dari

penggalian

atas

penggunaan

terstruktur,

mendiskusikannya

sistem

ini

(SSM)

lama

ke

sistem

baru

permasalahan

yang secara

tidak intensif

(Hardjosoekarto, 2003:43) dengan menggunakan

dengan pihak terkait dengan penyelesaian masalah,

pendekatan

Penerapan

membandingkan konsep systems thinking dengan

metodologi ini didasarkan atas pemahaman atau

real world, dan melakukan penyelesaian masalah

pandangan yang dipengaruhi oleh situasi masalah

secara bersama.

yang

berpikir

serba

dipersepsikan

dan

sistem.

pandangan partisipan

Adapun data penelitian ini dikumpulkan

tentang solusi yang feasibel atau yang dapat

dengan wawancara dan diskusi stakeholder (FGD).

dilaksanakan dan yang diinginkan atau desirabel.

Dalam diskusi terungkap data tentang relasi yang

Proses SSM sendiri hanya bersifat pembelajaran.

terjadi dalam pengelolaan, pemahaman, dan gagasan

Hasil dari proses tersebut diwujudkan dalam

bersama stakeholder tentang manajemen data dan

bentuk sejumlah kriteria ”sukses” perbaikan atas

informasi di Pemda DIY. Untuk merumuskan

situasi masalah sebagaimana dirasakan orang-

definisi dasar permasalahan, digunakan teknik

orang yang terlibat di dalamnya.

yang dirumuskan oleh Chekland dalam akronim

Berdasarkan hal

itu,

penelitian dengan

CATWOE

(Customers, Actors, Transformation

menggunakan metodologi sistem lunak termasuk

process, World

ke dalam metode penelitian kualitatif. Soft systems

Constraints).

View, Owners, Environmental

Tabel 3. CATWOE Pengelolaan Informasi Pemda DIY Akronim

Deskripsi

Customer

Seluruh pengguna serta pemanfaat manajemen data dan tata kelola informasi di Pemda DIY

Actor

Para pihak yang berperan dalam perumusan dan pelaksanaan manajemen data dan tata kelola informasi di Pemda DIY Aktivitas atau proses konversi masukan-masukan menjadi keluaran dalam bentuk kebijakan manajemen data dan tata kelola informasi di Pemda DIY

Transformation

Rincian

World View

Persepsi dan pandangan terhadap manajemen data dan tata kelola informasi di Pemda DIY

Owner

Pihak yang memegang kendali utama dalam manajemen data dan tata kelola informasi di Pemda DIY Paradigma government centricity dan island information

Environment

Dalam

penelitian

penginterpretasian,

kualitatif, dan

pengumpulan,

penganalisisan

data

                 

Pengambil kebijakan Karyawan Pemda DIY Masyarakat Kepala Dinas Kominfo DIY selaku PPID Unit TI Satker Bidang LTMI Dishubkominfo PPID Bagian Manajemen Informasi Bagian TI Instansi OPID Pembantu PPID Bagian Manajemen Informasi Bagian TI Stker Gubernur DIY Kepala Dinas Hubkominfo selaku PPID OPID Bagian Teknologi Informasi Dinas HubKominfo

merupakan suatu kesatuan simultan (Creswell, 1994: 153). Analisis hasil wawancara dilakukan 45


dengan cara mengidentifikasi tema atau isu yang muncul.

Berdasarkan

data

hasil

wawancara,

o Strategi manajemen data diterjemahkan oleh setiap

unit

kerja

secara

berbeda

karena

kemudian disusun secara sistematis permasalahan-

berdasarkan persepsi unit kerja yang dibatasi

permasalahan

yang

oleh

permasalahan

tersebut

muncul. diajukan

Ringkasan kepada

para

stakeholder pada diskusi stakeholder (focus group

Tupoksinya

masing-masing.

Sebuah

argumentasi yang rasional jika format data dan model data milik Pemda DIY tidak ada.

discussion). Seluruh hasil analisis data yang

o Perbedaan persepsi semakin menguat ketika

bersumber dari wawancara dan FGD kemudian

setiap unit kerja dipengaruhi oleh kepentingan

dianalisis dengan enam tahapan dalam soft systems

tertentu yang bisa bersifat temporal, misalnya

methodology.

karena kewenangan kepemilikan data adalah suatu yang sangat penting, seperti jargon “information is power”. Ada semacam kesulitan

HASIL DAN PEMBAHASAN Penerapan SSM dalam Manjemen Data dan Tata

mengembangkan budaya berbagi informasi dan kewenangan

Kelola Informasi Pemda DIY Permasalahan dalam manajemen informasi di Pemda DIY di dominasi serta berkaitan dengan

dalam

menjalankan

tugas

pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat karena setiap informasi dan kewenangan berarti

masalah pengelolaan data dan informasi di masing-

hegemoni kekuasaan dan sumber penghasilan

masing unit kerja maupun Pemda DIY secara

tambahan pegawai (Prasojo: 2015). Kondisi ini

keseluruhan. Secara umum permasalahan tersebut

semakin menguatkan perbedaan kepentingan

terbagi dalam permasalahan yang saling terkait,

dalam proses manajemen data, sehingga tidak

yaitu: (a). apa dan mengapa terjadi permasalahan;

ada pembagian kerja seperti format manajemen

(b). apa yang perlu dilakukan; dan (c). Bagaimana

data o Pengambilan data yang tidak terstandar akan

permasalahan itu dapat dipecahkan. Pertama, berkaitan dengan masalah duplikasi data, ini menjelaskan adanya kondisi bahwa aktivitas manajemen data masih menghasilkan data yang sangat bervariasi dan berbeda walaupun tujuan yang sama.

Implikasi

dari

duplikasi

data

telah

menimbulkan beberapa masalah. Paling tidak lima

unit

kerja

yang

tidak

terjamin

terlibat

dalam

pengumpulan data di Pemda DIY merasakan tidak adanya tipe, format data, dan model data yang sama untuk melakukan perencanaan, pengumpulan, dan pengolahan data

sehingga

mengakibatkan

Informasi yang disediakan oleh setiap unit kerja dapat

berbeda-beda.

sehingga

akan

menyebabkan distorsi yang cukup lebar untuk sumber pembuatan keputusan. o Tidak adanya

masalah umum yang timbul, yaitu: o Setiap

menimbulkan kualitas dan integritas data yang

gudang data

yang terpadu

menjadikan masalah manajemen data menjadi semakin sistemik. Kedua, berkaitan dengan masalah tidak optimalnya tata kelola informasi ini menjelaskan adanya kondisi bahwa belum terlihatnya aktivitas tata kelola informasi di Pemda DIY untuk peningkatkan peran setiap satuan kerja dalam pencapaian kualitas

46


informasi

dan

koordinasi

dalam

manajemen

informasi. Implikasi dari belum optimalnya tata

siapa-siapa pihak yang terlibat dalam masalah dan penyelesaiannya.

kelola informasi telah menimbulkan beberapa masalah. Paling tidak empat masalah umum yang

Model Konseptual Manajemen Data Pemda DIY Masalah pertama yang manajemen informasi

timbul, yaitu:  Arsitektur Informasi yang telah disusun dalam konsep Jogja Cyber Province (JCP) tidak terimplementasikan

dengan

baik,

sehingga

pembagian peran dan tanggung jawab antar unit kerja dalam aktivitas manajemen informasi  Setiap unit kerja yang terlibat dalam manajemen informasi di Pemda DIY merasakan tidak koordinasi

dalam

perolehan,

 Belum adanya tata kelola informasi di Pemda DIY membuat peran setiap satuan kerja yang ada pencapaian

kualitas

informasi,

peningkatkan kualitas pengelolaan informasi, penjagaan ketersediaan dan keamanan informasi tidak efektif. Hasil wawancara telah menghasilkan eksplorasi masalah-masalah yang ada di lapangan menurut nara sumber. Pada saat melakukan eksplorasi tersebut, argumentasi

setiap atas

narasumber persepsinya

kepentingan

dengan

kecenderungan

ego

sektoral dalam pengelolaan data di unit-unit kerja Pemda DIY, sehingga mengakibatkan permasalahan manajemen data, seperti kepemilikan data yang

realibelnya data, serta kualitas data yang kurang terjaga. Untuk itu, pihak-pihak berkepentingan dalam manajemen data di Pemda DIY, harus melakukan perubahan atau transformasi sistemik.

pengelolaan, dan distribusi informasi.

dalam

dan

menjadi milik unit kerja, duplikasi, tidak valid dan

belum bisa dijalankan sesuai konsep JCP

adanya

Pemda DIY adalah adanya keragaman perspektif

memberikan terhadap

suatu

masalah. Melalui argumentasi tersebut dapat digali cara pandang (worldview atau weltanschaung) terhadap masalah manajemen informasi di Pemda DIY, dan pendapatnya terhadap tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut. Persepsi narasumber digali melalui teknik menstrukturkan masalah yang dikembangkan di dalam SSM. Teknik tersebut dikenal sebagai CATWOE, dimana di dalamnya memuat rumusan sistem masalah (root definition) yang merumuskan

Bentuk transformasinya yaitu membangun suatu sistem

untuk

memadukan/

mengintegrasikan

pengelolaan data digital guna mengatasi tidak terintergrasikannya data dengan baik, format data yang tidak kompatibel, dan tidak saling mengacu pada data unit yang lain yang berorintasi pada kolaborasi dan interoperabilitas. Client/Customers permasalahan

pada

manajemen

definisi data

sistem

pengelolaan

informasi digital Pemda DIY adalah para pegawai Pemda DIY, masyarakat yang membutuhkan datadata mengenai Pemda DIY, serta Pengambil Keputusan di Pemda DIY. Sebagai klien menurut CATWOE wajib menerima semua konsekuensi atas pengelolaan data digital atau manajemen data, seperti model data, integrasi data, duplikasi data, maupun kualitas data yang telah ditetapkan. Sementara Integrator Data adalah Bidang Layanan Teknologi dan Manajemen Informasi (LTMI) Dinas Perhubungan, Komunikasi, dan Informatika, selaku pengelola

Apliksi

dan

pengelola

Manajemen

Informasi unit kerja merupakan unit kerja yang

47


terlibat dalam integrasi data digital di Pemda DIY

nomenklatur Assekda II bidang Informasi dan

berperan sebagai actor. Actor terbagi dalam dua

Umum).

lapisan, yaitu Integrator data yang merupakan

manajemen data dan peran masing-masing unit

pengelola integrasi data merupakan bagian dari unit

kerja dalam pengelolaan data yang cenderung ego

khusus pengelola

manajemen informasi yang

sektoral, terutama dalam proses perencanaan,

berkedudukan di Kompleks Kepatihan atau pusat

pengumpulan, dan kepemilikan data yang menjadi

pengelola data, di bawah mandat Biro manajemen

kewenangan Kepala Satuan Kerja masing-masing,

informasi (perluasan dari Biro Umum, Humas, dan

sehingga proses Manajemen Data di Pemda DIY

Protokol sekarang) yang merupakan bagian dari

tidak terintegrasi dengan baik dan kualitas datanya

Sekretariat Daerah. Sementara pengelola unit kerja

tidak terjamin. Faktor inilah barangkali yang

adalah pengintegrasian antara Pejabat Pengelola

menjadikannya

Infomasi

dengan

(environmental constraint) dalam manajemen data

pengelola teknologi informasi di masing-masing

di Pemda DIY. Tarnsformasi yang diinginkan oleh

unit kerja, kedua pengelola ini dilebur menjadi

stake holder dalam manajemen data di Pemda DIY

pengelola manajemen informasi di masing-masing

adalah

unit

terintegrasi dan berkualitas dengan menggunakan

dan

kerja

Dokumentasi

yang

mengumpulkan,

(PPID)

bertugas

mengolah,

merencanakan, mengintegrasikan

aplikasi.

Komitmen

sebagai

terwujudnya

Sementara

dan

pemahaman

salah

satu

manajemen

atas

hambatan

data

weltanschaung

yang

dalam

dengan Integrator data, menyajikan dan melayani

CATWOE manajemen data adalah tersusunnya

permintaan

prosedur pengelolaan data untuk membuat pola

informasi,

menyimpan,

dan

memusnahkan data dan informasi unit kerja

kerja yang melembaga antar unit kerja dan dengan

Berkaitan dengan manajemen data di Pemda DIY,

unit khusus manajemen informasi. keterpaduan

owners

permasalahan

antara integrator data, aplikasi, dan prosedur

manajemen data di Pemda DIY adalah Government

diharapkan bisa menghasilkan manajemen data

Chief Information Officer/ PPID Pemda DIY

yang terintegrasi sesuai keinginan partisipan FGD.

idealnya

Selanjutnya definisi sistem permasalahan dalam

dari

definisi

menurut

sistem

masukan

partisipan

adalah

Asisten Sekretaris Daerah (Assekda II dengan

Manajemen Data dijabarkkan dalam tabel dibawah:

Tabel 4. Definisi Sistem Permasalahan Manajemen Data Root Definition: Suatu sistem untuk memadukan/ mengintegrasikan pengelolaan data dijital guna mengatasi tidak terintergrasikannya data dengan baik, format data yang tidak kompatibel, dan tidak saling mengacu pada data unit yang lain yang berorintasi pada kolaborasi dan interoperabilitas Customer Pengambil Keputusan di Pemda DIY Actor Integrator Data (LTMI selaku pengelola Apliksi), Pengelola TI unit kerja, TiMPII Transformation Terwujudnya manajemen data yang terintegrasi dan berkualitas dengan menggunkakan Aplikasi Weltanschaung Tersusunnya prosedur pengelolaan data untuk membuat pola kerja yang melembaga antar unit kerja dan dengan Unit Khusus Manajemen Informasi Owner Government Chief Information Officer/ PPID Environment Komitmen dan pemahaman atas manajemen data dan peran masing-masing unit kerja dalam pengelolaan data yang cenderung ego sektoral

48


Pembangunan model konseptual ditujukan

tersebut.

untuk menggambarkan situasi permasalahan yang

Aktivitas penting pertama yang dilakukan

terjadi. Jalan keluar dari permasalahan dalam model

adalah “menyegarkan kembali forum pengelola

konseptual

root

informasi digital/ pengelola DGS, yang terdiri dari

definition model konseptual Manajemen data di

para pengguna dan pelaku dari sistem permasalahan

Pemda DIY. Dengan pendekatan kerangka berpikir

Manajemen Data, yaitu: Bidang LTMI, PPID,

serbasistem solusi masalah manajemen data dapat

Bappeda, BKPM, Dinas Pariwisata, DPPKA.

dilakukan dengan pembuatan model konseptual.

Konsteks forum yang terfokus dalam artian sebagai

Model konseptual manajemen data ini menjelaskan

kesatuan kelompok-kelompok organisasional yang

suatu sistem transformasi, dimana tujuannya adalah

terikat dengan kesatuan kepentingan jangka pendek

untuk memadukan visi dan kepentingan bersama

maupun panjang di dalam manajemen data Pemda

dalam suatu grand strategy untuk melakukan

DIY. Arti kelompok ini menjadi penekanan untuk

pengelolaan data digital di Pemda DIY yang

mengangkat konsteks hubungan multi organisasi

mampu mewujudkan Connected Government. Ada

yang melibatkan baik instansi eksekutor, suport,

tujuh

maupun regulasi di Pemda DIY

merupakan transformasi

aktivitas

utama

dan

empat

dari

aktivitas

monitoring yang diperlukan untuk mencapai tujuan

Gagasan/ keinginan untuk membuat Manajemen Data terkoneksi

Mengumpulkan kembali pengelola data digital di Pemda DIY

Identifikasi peran dan kepentingan pengelola data dan teknologi informasi di Pemda DIY

Mengeloborasi fungsi LTMI dan Seksi Informasi dan Teknologi di setiap unit kerja

Membangun mengembangkan perspektif sistem connected governmen

Membangun kesamaan dan kepaduan Visi tentang integrasi data

Menilai hambatan dan tantangan dinamika Manajemen Data

Membuat roadmap integrasi data dan perangkat Gudang data Pemda DIY

Mengembangkan Frame Work

Kontroling

Monitor Aktivitas

Kerjasama Pengendalian

Gambar 2. Model Konseptual Manajemen Data Pemda DIY 49



Discussion yang berkenaan dengan pengembangan

adalah “menyegarkan kembali forum pengelola

cara berpikir sistem.

informasi digital/ pengelola DGS, yang terdiri dari

Aktivitas

keempat

adalah

”mengelaborasi

para pengguna dan pelaku dari sistem permasalahan

peran dan fungsi Bidang LTMI sebagai integrator

Manajemen Data, yaitu: Bidang LTMI, PPID,

data dan Seksi Informasi dan Teknologi (Di setiap

Bappeda, BKPM, Dinas Pariwisata, DPPKA.

instansi Pemda DIY mempuyai unit pengelolaan

Konsteks forum yang terfokus dalam artian sebagai

informasi dan Teknologi), sebagai produsen dan

kesatuan kelompok-kelompok organisasional yang

penatalaksana data digital”. Elaborasi peran ini

terikat dengan kesatuan kepentingan jangka pendek

dimaksudkan bahwa setelah identifikasi peran dan

maupun panjang di dalam manajemen data Pemda

kepentingan, aktivitas pertama, maka diperlukan

DIY. Arti kelompok ini menjadi penekanan untuk

semacam

mengangkat konsteks hubungan multi organisasi

menginterpretasi ulang tupoksi dari unit kerja

yang melibatkan baik instansi eksekutor, suport,

tersebut. Interpretasi ulang ini didasarkan pada

maupun regulasi di Pemda DIY

pemahaman bahwa setiap pihak produsen dan

penyesuaian

peran

dengan

Aktivitas kedua adalah ”mengidentifikasi peran

penata laksana data berada dalam satu sistem

dan kepentingan pemangku kepentingan pengelola

manajemen data yang terintegrasi di Pemda DIY.

data digital dan teknologi informasi di Pemda DIY”.

Langkah kelima adalah ”membangun kesepahaman

Identifikasi ini penting untuk memetakan baik peran

dan kepaduan visi mengenai manajemen informasi

yang bisa diambil oleh masing-masing pihak

yang terintegrasi”. Aktivitas ini penting dilakukan

maupun kepentingan riil dari setiap pihak. Dengan

mengingat hasil elaborasi dan pengembangan

berangkat dari kepentingan dan peran yang jelas,

perspektif sistem masih perlu dikerangka-kan dalam

maka upaya untuk memadukan langkah kerja

hubungan

menuju manajemen informasi yang terintegrasi

kesepahaman dan kepaduan visi. Aktivitas ini lebih

akan

menyerupai sebagai aktivitas membuat kesepakatan

lebih

terarah.

Aktivitas

ketiga

adalah

”membangun dan mengembangkan persperpektif

relasional

yaitu

membangun

untuk terikat pada kesatuan visi bersama.

sistemik dalam kerangka manajemen informasi

Langkah keeam adalah ”menilai hambatan dan

yang terintegrasi”. Aktivitas ini dilakukan guna

tantangan dinamika mengintegrasikan semua data

memadukan berbagai

unit-unit kerja menjadi terkoneksi.” Penilaian ini

kepentingan

dan peran

tersebut. Kata kunci dari aktivitas ini adalah

merupakan

membangun

pengembangan

kesadaran

bahwa

setiap

pihak

prasyarat grand

untuk

menyiapkan

stragey

revitalisasi

merupakan bagian integral dari suatu visi besar

manajemen data di Pemda DIY. Penilaian dilakukan

untuk mewujudkan Jogja Cyber Province serta

dengan mempertimbangkan berbagai faktor pokok

mencapai

yang

berkenaan dengan kekuatan, kelemahan, hambatan

terintegrasi di Pemda DIY. Kesadaran dibangun

atau ancaman, dan peluang. Aktivitas keenam dan

melalui

kelima yang telah usai dilakukan menjadi dasar

tujuan

aktivitas

terstruktur

manajemen

sharing

maupun

informasi

atau

melalui

dialog Focus

yang Group

untuk

aktivitas

integrasi 50

data

”membangun menuju

grand

konsep

strategy connected


government.” Aktivitas ini menjadi keluaran dari

informasi di Pemda DIY, hal ini mengakibatkan

model konseptual yang dibangun atas dasar

permasalahan mengenai belum jalannya konsep

kepaduan pandangan dan kepentingan semua unit

Digital Government Service (DGS) dengan baik

kerja dan instansi dalam cara berpikir holistik atau

serta manajemen informasi Pemda DIY yang masih

sistemik.

lemah. Untuk itu, pihak-pihak berkepentingan

Ada

empat

untuk

dalam tata kelola informasi di Pemda DIY, harus

memastikan model ini berjalan sebagaimana yang

melakukan perubahan atau transformasi sistemik.

menjadi

Bentuk transformasinya yaitu membangun suatu

tujuannya.

aktivitas

pendukung

Aktivitas

tersebut

adalah

”memonitor aktivitas.” Kegiatan monitoring ini

sistem

harus menjadi bagian aktivitas yang tidak boleh

(government chief information office Pemda DIY)

tidak harus ada. Namun untuk menjamin aktivitas

yang melakukan penatalaksanaan, pengendalian dan

monitoring ini berjalan tanpa mengganggu sistem

pengarahkan kebijakan, arsitektur informasi, dan

yang ada, maka diperlukan kegiatan yaitu membuat

manajemen informasi dengan orientasi menuju

”persetujuan kerja sama dalam pengendalian”.

connected government.

Persetujuan ini diperlukan untuk mengurangi

untuk

menghasilkan

Client/Customers

pada

leading

definisi

sektor

sistem

perbedaan mendasar dari masing-masing fungsi dan

permasalahan tata kelola informasi Pemda DIY

tugas dalam melakukan implementasi integrasi

adalah produsen Informasi, pengelola OPID unit

maupun

tidak

kerja, pengelola TI unit kerja, dan pengambil

menimbulkan tumpang tindih maupun perbedaan

keputusan di Pemda DIY. Sebagai klien menurut

visi. Guna menukung aktivitas monitoring juga

CATWOE wajib menerima semua konsekuensi atas

perlu dibuat ”pengembangan kriteria kepaduan

tata

visi/kerangka kerja”. Kriteria ini menjadi landasan

Sementara Unit Khusus Manajemen Informasi yang

evaluasi kinerja terhadap sistem yang dibangun.

akan melekat pada Biro Umum Humas dan Protokol

Kriteria

didasarkan pada

(UHP), GCIO, TiMPII berperan sebagai actor.

karakteristik sistemik. Selanjutnya, melalui kriteria

TiMPII adalah sebuah kelompok manajemen

dan persetujuan kerja sama dalam pengendalian,

perubahan yang akan menuntuk proses perubahan

aktivitas melakukan pengendalian dilakukan secara

dengan mengadopsi proses transformasi teknologi

terstruktur dan terorganisir.

informasi pada sistem kerja di Pemda DIY.

fungsi

utamanya,

yang dibuat

harus

sehingga

kelola

informasi

yang telah ditetapkan.

Ownersnya adalah Gubernur DIY. Pemahaman

Model Konseptual Tata Kelola Informasi dalam Manajemen Informasi Pemerintah DIY Masalah kedua manajemen informasi Pemda DIY adalah tata kelola informasi yang lemah dikarenakan belum adanya prosedur, strategi, perencanaan,

dan

proses

dalam

pengelolaan

penafsiran yang sempit

mengenai

Connected

Government, UU KIP & tuntutan masyarakat mengenai keterbukaan informasi publik adalah faktor yang menjadi penghambat (environmental constraint) dalam keamanan informasi di Pemda DIY. Tarnsformasi yang diinginkan oleh stake holder dalam tata kelola informasi di Pemda DIY adalah

terwujudnya

kelembagaan

manajemen 51


informasi Pemda DIY yang mengikat semua pihak.

dengan Unit Khusus Manajemen Informasi dalam

Sementara weltanschaung dalam CATWOE tata

hal ini adalah Biro UHP sebagai leading sector.

kelola informasi adalah tersusunnya prosedur

Selanjutnya definisi sistem permasalahan dalam

pengelolaan manajemen informasi untuk membuat

penggunaan dan akses informasi dijabarkan dalam

pola kerja yang melembaga antar unit kerja dan

tabel dibawah:

Tabel 5. Definisi Sistem Permasalahan Tata Kelola Informasi Root Definition: Suatu sistem untuk menghasilkan leading sector (government chief information office Pemda DIY) yang melakukan penatalaksanaan, pengendalian dan pengarahkan kebijakan, arsitektur informasi, dan manajemen informasi dengan orientasi menuju connected government Customer Produsen Informasi, Pengelola PPID unit kerja, Pengelola TI unit kerja, Masyarakat, Pengambil Keputusan Actor Unit Khusus Manajemen Informasi, GCIO, TiMPII Transformation Terwujudnya kelembagaan manajemen informasi Pemda DIY yang mengikat semua pihak Weltanschaung Tersusunnya prosedur pengelolaan manajemen informasi untuk membuat pola kerja yang melembaga antar unit kerja dan dengan Unit Khusus Manajemen Informasi Owner Gubernur Environment Pemahaman penafsiran yang sempit mengenai UU KIP & Tuntutan Masyarakat mengenai keterbukaan informasi publik

Pembangunan model konseptual ditujukan


untuk menggunakan pendekatan kerangka berpikir

adalah “Mengidentifikasi Isu pengelolaan informasi

serba sistem solusi masalah tata kelola informasi

yang tersentral pada CIO”, yang terdiri dari para

sehingga dapat dilakukan dengan pembuatan model

pengguna dan pelaku dari sistem permasalahan

konseptual. Model konseptual tata kelola informasi

Manajemen Data, yaitu: Bidang LTMI, TiMPII-

ini menjelaskan suatu sistem transformasi, dimana

DGS, OPID, OPID Pembantu, dan pengelola DGS,

tujuannya adalah untuk memadukan visi dan

serta

kepentingan bersama dalam suatu grand strategy

Aktivitas

untuk melakukan manajemen informasi di Pemda

pengelolaan, dan pelaksanaan kegiatan manajemen

DIY

manajemen

informasi Pemda DIY yang dimulai dari tingkat

informasi yang terintegrasi. Ada tujuh aktivitas

organisasi sampai dengan tingkat individu, aktivitas

utama dan tiga aktivitas monitoring yang diperlukan

ini akan membicarakan tentang peran dan tanggung

untuk mencapai tujuan tersebut.

jawab pihak-pihak yang terlibat dalam aktivitas

yang

mampu

mewujudkan

Pengelola ini

teknologi

harus

informasi

memperjelas

pengelolaan informasi yang terpusat.

52

instansi.

pengaturan,


Gagasan/ keinginan untuk membuat Government Chief Information Officer di Pemda DIY

Mengidentifikasi Isu pengelolaan informasi yang tersentral pada CIO

Melakukan Revitalisasi fungsi dan peran PPID dan Unit TI di masing-masing Unit Kerja

Menggali komitmen stake holder untuk sentralisasi penatalaksanaan manajemen informasi

Membangun dan mengembangkan perspektif sistem connected governmen

Merumuskan Arsitektur dan Frame Work Informasi dengan perspektif yang baru

Merumuskan regulasi dan prosedur mengenai Information Governance di Pemda DIY

Membuat roadmap penatalaksanaan informasi, transisi dari kondisi eksisting dan merekomindasi Asekda Bidang Informasi/ GCIO dan membuat UKMI

Melakukan Kontrol Monitor Aktivitas

Membangun Kriteria: efektif, terbuka, dan terhubung

Gambar 3. Model Konseptual Tata Kelola Informasi Pemda DIY

Aktivitas

kedua

adalah

”

Melakukan

Unit Manajemen Informasi instansi yang akan

Revitalisasi fungsi dan peran PPID dan Unit TI di

bertugas untuk menjaga ketersediaan informasi,

ini

menjaga kualitas serta kemanan informasi yang

melakukan revitalisasi terhadap pengelola informasi

dihasilkannya. Selain itu, penetapan klasifikasi

yang ada di masing-masing instansi. Ke depan PPID

perolehan informasi dan juga pengkinian terhadap

masing-masing

Unit

Kerja”.

Aktivitas

dan unit TI masing-masing instansi akan menjadi

53


informasi-informasi yang dihasilkan adalah menjadi

pencapaian

tugas dari unit ini.

kualitas

Aktivitas ketiga adalah ”membangun dan mengembangkan

persperpektif

sistemik

dalam

kualitas

informasi,

pengelolaan

ketersediaan

dan

meningkatkan

meningkatkan

informasi,

keamanan

koordinasi

menjaga

informasi, dalam

serta

perolehan,

kerangka manajemen informasi yang terintegrasi”.

pengelolaan, dan distribusi informasi. Information

Aktivitas ini dilakukan guna memadukan berbagai

governance pada dasarnya berisi penjelasan tentang

kepentingan dalam penatalayanan informasi yang

peran dan tanggung jawab unit kerja dalam aktivitas

merupakan salah satu peran manajemen informasi

manajemen informasi, dan hal ini baru bisa berjalan

di Pemda DIY. Kata kunci dari aktivitas ini adalah

setelah arsitektur informasinya telah siap dan selesai

membangun

pihak

disusun. Aktivitas keenam dan kelima yang telah

merupakan bagian integral dari suatu visi besar

usai dilakukan menjadi dasar untuk aktivitas

manajemen informasi yang terintegrasi Pemda DIY.

”Membuat roadmap penatalaksanaan informasi,

Forum manajemen informasi harus mewadahi dan

transisi dari kondisi eksisting dan merekomindasi

sebagai sarana penyelesaian apabila terjadi masalah

Asekda Bidang Informasi/ GCIO dan membuat

dalam teknis pelaksanaan manajemen informasi

UKMI.” Aktivitas ini menjadi keluaran dari model

Pemda DIY. Aktivitas keempat adalah ”Menggali

konseptual yang dibangun atas dasar kepaduan

komitmen

pandangan dan kepentingan semua unit kerja dan

kesadaran

stake

bahwa

holder

setiap

untuk

sentralisasi

penatalaksanaan manajemen informasi”. Elaborasi peran ini dimaksudkan untuk melakukan koordinasi yang

terpusat

dalam

manajemen

informasi.

instansi dalam cara berpikir holistik atau sistemik. Ada

tiga

aktivitas

pendukung

untuk

memastikan model ini berjalan sebagaimana yang

koordinasi adalah bentuk berbagi sumber daya dan

menjadi

memformalkan keterkaitan antar kelompok dengan

”memonitor aktivitas.” Kegiatan monitoring ini

sentralisasi

harus menjadi bagian aktivitas yang tidak boleh

pengambilan

keputusan

dan

memfokuskan pada isu-isu yang dibahas. Langkah

tersebut

adalah

tidak harus ada. Namun untuk menjamin aktivitas monitoring ini berjalan tanpa mengganggu sistem

Arsitektur dan Frame Work Informasi dengan

yang ada, maka diperlukan kegiatan yaitu membuat

perspektif yang baru”. Aktivitas ini penting

”kontrol”. Kontrol ini diperlukan untuk mengurangi

dilakukan

informasi

perbedaan-perbedaan mendasar dari masing-masing

merupakan kerangka dasar pengelolaan informasi

fungsi dan tugas dalam melakukan implementasi

Pemda DIY, hal dibuat sebagai arah atau panduan

integrasi maupun fungsi utamanya, sehingga tidak

dalam perencanaan dan pengembangan informasi

menimbulkan tumpang tindih maupun perbedaan

untuk memastikan agar seluruh informasi yang ada

visi. Guna menukung aktivitas monitoring juga

dalam seluruh instansi dapat terintegrasi. Langkah

perlu dibuat ”pengembangan kriteria kepaduan

keenam adalah ”Merumuskan regulasi dan prosedur

visi/kerangka kerja”. Kriteria ini menjadi landasan

mengenai information governance di Pemda DIY.”

evaluasi kinerja terhadap sistem yang dibangun.

Rumusan dibuat dengan tujuan untuk meningkatkan

Kriteria

peran setiap instansi di Pemda DIY dalam

karakteristik sistemik. Selanjutnya, melalui kriteria

mengingat

adalah

Aktivitas

”Merumuskan

54

kelima

tujuannya.

arsitektur

yang dibuat

harus

didasarkan pada


dan persetujuan kerja sama dalam pengendalian,

sebagai Provinsi Dijital atau JCP dan dengan

aktivitas melakukan pengendalian dilakukan secara

melakukan pelayanan publik berbasis elektronik

terstruktur dan terorganisir.

atau DGS, tidak berhenti pada tataran konseptual

Analisis

berfikir

pada

saja. Pemda DIY juga melengkapinya dengan

manajemen informasi di Pemda DIY menunjukkan

pembuatan kelembagaan seperti TiMPII-DGS dan

ciri-ciri tidak sistemik dan ciri-ciri organisasi

Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi,

yang mengalami ketidakmampuan belajar (a).

baik di tingkat Provinsi maupun pembantu, di

Setiap

tingkat

stakeholder

serba

sistem

cenderung

berposisi

pada

masing-masing

satuan

kerja,

sudut pandang atau kepentingan sendiri. Hal ini

ditambahkan dengan adanya

menunjukkan ciri membelah seekor gajah tidak

informasi publik secara terpadu di Plaza informasi.

akan menghasilkan dua gajah kecil yang sama

Sayangnya

besar; (b).

dalam

manajemen data dan tata kelola informasi di setiap

cenderung

unit kerja Pemda DIY sering mengedepankan

parsial-teknikal, tidak struktural-kultural, dan tidak

kepentingan masing-masing. Walaupun praktik di

sampai merubah mindset. Hal ini menunjukkan ciri

setiap unit kerja partisipasinya cukup aktif, akan

shifting

tetapi masih dilakukan sepanjang menguntungkan

Penyelesaian permasalahan

manajemen informasi Pemda DIY

the

burden;

(c).

Dalam

manajemen informasi Pemda DIY tertentu

teknis,

praktik

unit kerjanya. Berdasarkan hal tersebut, konsistensi

terjadi

dan komitmen setiap unit kerja dalam menjalankan

sumberdaya untuk kepentingan yang

mandat manajemen data dan tata kelola informasi

pengendalian

pada

dalam ranah

pelayanan

segi

misalnya

peralihan

praktek

pusat

serta

sering

lain. pengalihan ini menunjukkan bahwa persoalan

tidak akan berjalan optimal.

manajemen informasi Pemerintah Provinsi DIY

Hal ini menunjukkan bahwa manajemen data dan

bukan prioritas dan bukan sesuatu yang

penatakelolaan informasi di Pemda DIY saat ini

harus

ditangani segera. Dalam kerangka berfikir seba

masih

sistem menunjukkan ciri eroding the goals; (d).

dikelola secara sektoral masing-masing unit kerja.

Visi bersama mewujudkan Jogja Cyber Province

Hal ini terjadi karena,

dan Digital Government Service tidak sampai pada

organisasi pengelola manajemen data dan unit kerja

tataran

yang

implementasi manajemen informasi di

Pemda DIY.

Dalam bahasa yang lain terjadi

ambivalensi ideologis

versus teknis. Hal ini

menunjukkan ciri growth to underinvestment. Kesenjangan dan ambivalensi ini dalam analisis

menunjukkan

terlibat

dalam

model

independen

dan

pertama relasi antar

koordinasi

pengelolaan

informasi Pemda DIY, baik di level Instansi Pemda DIY maupun di level unit kerja secara keseluruhan belum terstruktur dengan belum

dengan baik. Ini bisa dilihat tertatanya

relasi

dan struktur

teoritik dalam perspektif manajemen informasi

hubungan antara PPID pusat dan pembantu, Bidang

ditunjukkan

LTMI

oleh

paradoks

antara

orientasi

Dinas

Hubkominfo,

Plaza

informasi,

ideologis dan orientasi teknis. Secara ideologis

Pengelola teknologi informasi unit kerja, serta

Pemda DIY sebenarnya sudah memiliki Visi

pengambil

mengenai

e-Government-nya

kepemimpinan dan unit khusus yang berfungsi

dengan baik. Ini dibuktikan dengan konsep DIY

sebagai koordinator manajemen informasi yang

pengembangan

kebijakan.

Kedua,

belum

adanya

55


berfungsi memadukan aktivitas manajmenen data

masing-masing. Berfikir serbasistem harus melihat

dan informasi di seluruh unit kerja yang terlibat di

manajemen data dan tatakelola informasi Pemda

Pemda DIY. Kondisi

terhadap

DIY sebagai suatu yang holistik dalam satu

implementasi peran dan fungsi organisasi pengeloa

kesatuan manajemen informasi yang efektif dan

data dan informasi yang tumpang tindih, seperti

terkoneksi. Ketiga, perubahan perlu dilakukan

satu unit kerja menyelenggarakan fungsi yang sama

pada tataran user, yaitu karyawan Pemda DIY dan

akan tetapi tidak diselenggarakan secara simultan,

masyarakat yang memanfaatkan informasi dan data

tepadu, terkoneksi, dan sinkron, dengan bersandar

dari Pemda DIY. Perubahan yang diperlukan

pada

adalah

kewenangan

masing.

Akibatnya

ini

dan

berakibat

kepentingan satu

untuk

melihat

persoalan

manajemen data dan tata kelola informasi sebagai

menimbulkan duplikasi dan redundansi sumber data

masalah yang penting. Hal ini sesuai dengan

untu pengambilan kebijakan strategi sementara, di

adagium information is power, bahwa siapa yang

sisi lain sering terjadi kekosongan pelaksana

memiliki informasi dan pengetahuan maka akan

yang

mempunyai nilai lebih dan daya saing.

bertanggung

jawab

sisi

mindset

sering

harus

di

masing-

mengatasi

persoalan manajemen data dan tata-kelola informasi.

UCAPAN TERIMA KASIH PENUTUP Peneliti mengucapkan terima kasih kepada pihakAnalisis berfikir serba sistem pada manajemen informasi di Pemda DIY menunjukkan ciri-ciri tidak

sistemik

dan

ciri-ciri

organisasi

pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan penelitian ini.

yang

mengalami ketidakmampuan belajar. Manajemen

DAFTAR PUSTAKA

Informasi di Pemda DIY saat ini menunjukkan model independen dan dikelola secara sektoral masing-masing unit kerja. Hal ini terjadi karena, pertama relasi antar organisasi pengelola data dan unit kerja yang terlibat dalam manajemen data Pemda DIY secara keseluruhan belum terstruktur dengan baik. Kedua, belum adanya tata kelola informasi atau information governence

yang

mengelola serta memadukan seluruh unit kerja yang terlibat dalam Manajemen Informasi di Pemda DIY. Kondisi ini berimbas terhadap implementasi peran dan fungsi organisasi yang tumpang tindih misalnya satu unit kerja menyelenggarakan fungsi yang sama serta tidak diselenggarakan secara simultan, tepadu, terkoneksi, dan sinkron, tetapi bersandar 56

pada

kewenangan

dan

kepentingan

Aminullah, E. (2004). Berfikir Sistemik : Untuk Pembuatan Kebijakan Publik, Bisnis dan Ekonomi. Penerbit PPM, Jakarta Creswell, John W. (1994), Research Design: Qualitative and Quantitative Approaches, California, Sage Publications Chekland, Peter. (1993). Systems Thinking, Systems Practice. John Willey and Sons, New York _________.(1999). Soft Systems Methodology : a 30-year restropective, John Wiley and Sons, New York Chekland, Peter , and Jim Scholes. (1990). Soft System Methodology In Action. John Wiley and Sons, New York Detlor. B., (2010), “Information Management”, International Journal of Information Management, hal.103-108 Flood, Robert L. and Michael C. Jackson. (1991). Creative Problem Solving: Total Systems Intervention John Willey and Sons, New York.


Gati, Patria Kurnia, Imrona Mahmud, Shaufiah. (2010). Analisis Sosft System Methodology (SSM) untuk Excellent Service Management, Studi Kasus: Speedy PT. Telkom Divre III Jabar dan Banten.Konferensi Nasional Sistem dan Informatika 2010; Bali, November 13, 2010 Haines, Stephen G, (1998(, System Thinking & Learning, Massachusetts, HRD Pres, Hardjosoekarto, Sudarsono. (2003). Krisis di Mata Presiden: Kaidah Berfikir Sistem Para Pemimpin Bangsa Penerbit Mata Bangsa, Yogyakarta Hinton, M. (ed.). (2006). Introducing Information Management: The Business Approach. Elsevier & The Open University, Amsterdam. Lopes, Milton E. (2001). ”Soft Systems Methodology: An Application to a Community Based Association.” Proceedings Fielding Graduate Institute Action Research Symposium. July 2001 Lusa, Sofian dan Iskandar, Mario. (2010). Kajian Penerapan Aplikasi Open Source di

Perguruan Tinggi dengan Pendekatan Soft System Methodology, studi kasus Pengembangan software akademeik Sisfokampus. SENMI-2010, Universitas Budi Luhur Maani, Kambiz E and Robert Y Cavana. 2000. System Thinking and Modelling Understanding Change and Complexity. Pearson Education, New Zealand Raharja, Sam’un J. (2010). Analisis Soft System Methodology (SSM) dalam Pengelolaan Daerah Aliran Sungai: Studi pada Sungau Citarum Jawa Barat. Bandung: Universitas Padjadjaran, Bandung. Robertson, J. 2005. Ten principles of effective information management. KM Column. November. http://www.steptwo.com.au/papers/kmc effectiveim/index.html Senge, Peter M.(1996). Disiplin Kelima : Seni dan Praktek Organisasi Pembelajar Binarupa Aksara, Jakarta

57


58

JURNAL PENELITIAN POS DAN INFORMATIKA PENGEMBANGAN

Recommend Documents