Oficina Internet de Empresas
Tramitación de ficheros a través de la OIE Descripción General VERSION: 3.1XXXXXX FECHA: Mayo 2016
Introducción Para tramitar un fichero normalizado a través de Oficina Internet Empresas (O.I.E.) es necesario tener contratado el módulo general de O.I.E. así como el servicio asociado al tipo de fichero. Los tipos de ficheros que se pueden tramitar a través de O.I.E. son: COBROS
Adeudos SEPA, Adeudos SEPA financiados, Norma 58(*), Efectos 32(*), Cobros Internacionales
PAGOS
Transferencias, Nóminas, Pagos domiciliados, Pagos en Divisas y Emisión de documentos de pago a proveedores (Cheques y Pagarés 67A)
CONFIRMING NACIONAL
Envío a proveedores de ofertas de confirming.
COMERCIO EXTERIOR
Confirming Internacional, Remesas en reposición
FORMATO LIBRE
Tipo de ficheros con formato específico de Bankia que se usan en algunos servicios como los ficheros TPV, ficheros factoring, el Pago de impuestos por lotes a la Agencia Tributaria (AEAT) o los recibos indomiciliados (N.57).
(*) en cumplimiento al reglamento 260/2012 y según lo establecido por la Comisión de Migración a SEPA del Banco de España, no se pueden enviar desde el pasado 01-02-16
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Otras Guías de Ayuda Esta guía describe el proceso general de envío y tramitación de ficheros en la OIE. Adicionalmente existen otras guías que describen los detalles específicos para la tramitación de cada tipo de fichero.
Puede acceder a estas guías en la propia OIE, en la funcionalidad correspondiente de gestión de ficheros.
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Funciones de Ficheros en OIE •
Envío de ficheros generados por aplicaciones propias del cliente. El fichero se envía para su tramitación por los sistemas Bankia. (en la operativa SEPA, los ficheros pueden tener formato XML o formato TXT).
•
Utilidades para la creación y gestión (on line) de ficheros a través de la propia OIE de Bankia. Una vez creados (generados) se pueden enviar para su tramitación por las aplicaciones de Bankia. Utilice estas funciones si prefiere generar las remesas dentro de la propia OIE sin ayuda de un programa exterior. También puede utilizarse para realizar una validación en detalle de ficheros, mediante la opción “importación”.
•
Consulta de ficheros. A través de esta función puede conocer el estado del fichero generado por una aplicación del cliente una vez enviado o el estado del fichero recibido (descargado). También se puede consultar el histórico de ficheros enviados y los pendientes de firma.
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•
Descarga de los documentos descriptivos de la Norma 43
•
Documentos descriptivos de las normas, especificaciones de ficheros (formato PDF) y descarga del programa para generación de ficheros en el ordenador del cliente.
Introducción La tramitación completa de un fichero en la OIE de Bankia requiere la realización de una serie de actividades que se detallan a continuación.
Proceso de Gestión de Ficheros (on line) Para Crear y Gestionar remesas en la OIE de Bankia (Cobros, Pagos, Comex y Confirming)
Definición Emisores y Deudores/ Beneficiarios
Generación
de Remesa
Ficheros generados por aplicaciones propias del cliente (ver página 17)
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Envío del Fichero
Firma
Tramitación
Emisores y Receptores
Definición Emisores y Receptores
Genera ción
Envío
Firma
Tramita ción
Cualquier fichero de cobros o pagos requiere la existencia previa de un emisor (u ordenante) y de un número variable de receptores (deudores o beneficiarios) de las operaciones tramitadas con el fichero. La OIE permite dar de alta tanto emisores como receptores para utilizarse en los distintos ficheros que se deseen crear. Antes de dar de alta los emisores en OIE, es necesario acudir a la oficina para su contratación. Es obligatorio introducir los datos del emisor antes de la generación de Remesas indicando el tipo de fichero (Norma), para la cual se va a utilizar dicho emisor (posteriormente solo le aparecerán esos emisores cuando se vaya a dar de alta la remesa). Asimismo, es obligatorio la introducción de la cuenta de cargo/abono asociada al servicio que se vaya a utilizar. En el caso de Adeudos, la remesa se abonará en la cuenta asociada al contrato y no en la que aparezca en el fichero. La introducción de los datos de los receptores (deudor/beneficiario) puede realizarse en el momento de generar la remesa. 6
Generación de Remesas
Emisores / Receptores
Genera ción
Envío
Firma
El proceso de Generación de una remesa es el mismo para todos los tipos de ficheros.
La Generación de una remesa es el paso previo para la creación y envío de cualquier fichero. La Remesa puede ser creada: Manualmente con los datos de emisores y receptores. Duplicando otra remesa. Importando un fichero que haya sido generado por una aplicación del propio cliente. Duplicando un fichero que se ha enviado (a través de Consulta de ficheros). Para generar de forma manual una nueva remesa, seleccione el tipo de Remesa (Cobros, Pagos, Confirming o Comercio Exterior), la Norma que desee (Adeudos SEPA, 58, 32, etc.) y la Operación “Nueva Remesa”.
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Tramita ción
Generación de Remesas 1
Emisores / Receptores
Genera ción
Envío
Firma
La generación de una remesa nueva requiere dar los datos de la cabecera y al menos de un adeudo (recibo, efecto o similar). Los datos a introducir en la cabecera de la remesa variarán en función del tipo de remesa a crear, pero siempre requerirá: El nombre de la remesa Datos de Cabecera (para seleccionar el acreedor, éste deberá haber sido creado previamente). La Fecha de Cobro En el ejemplo se incluye la generación de una remesa de Adeudos SEPA. Una vez dados de alta los datos de la cabecera de la remesa es necesario dar de alta al menos un adeudo de la misma.
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Tramita ción
Generación de Remesas 2
Emisores / Receptores
Genera ción
Envío
Firma
Tramita ción
Creación de Adeudos/Transferencias El siguiente paso de la creación de la remesa es la introducción de los adeudos que incluirá información del receptor y el mandato a realizar. Los datos de cada receptor podrán buscarse en la base de datos de clientes o rellenarse directamente, pudiendo en este caso, utilizar la información introducida para añadirla a la base de datos. La información básica a introducir será el nombre del receptor (deudor/beneficiario) y la cuenta de cargo para efectuar el cobro o el pago, pudiéndose requerir otros campos en función de la Norma utilizada.
Los datos básicos de la operación (en el ejemplo, adeudo) serán el importe, la fecha de la operación, el concepto, el tipo de adeudo y la referencia del mandato. Existirán otros datos a introducir en función de la Norma utilizada (por ejemplo el mandato SEPA).
Consulte las guías específicas para cada tipo de fichero (cobros, pagos, confirming, etc.). Puede acceder a estar guías en las funciones correspondientes de gestión de ficheros en la OIE 9
Generación de Remesas
Emisores / Receptores
Genera ción
Envío
Creación de Remesa partiendo de otra Remesa Si se desea utilizar una remesa utilizada anteriormente para crear la nueva remesa, deberá seleccionar la remesa que se desee utilizar y la opción Duplicar.
De forma similar puede generarse una remesa partiendo de un fichero tramitado.
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Firma
Tramita ción
Generación de Remesas
Emisores / Receptores
Genera ción
Envío
Firma
Creación de Remesa partiendo de un fichero importado También puede generarse una remesa importando la información de un fichero creado por el cliente. Esta opción puede utilizarse para validar la información contenida en un fichero generado por un cliente antes de realizar su tramitación.
Se puede seleccionar: “Aceptar”: Se importa solo la remesa “Aceptar e importar clientes”: se importa remesa y se incluyen los clientes en Base de Datos Tras la importación aparecerá la remesa generada en la pestaña de “Generar Remesas”.
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Tramita ción
Envío de Ficheros
Emisores / Receptores
Genera ción
Envío
Firma
Tramita ción
Cuando las remesas estén listas para ser enviadas se mostrarán con el icono “correcto” () en el listado de ficheros de la pestaña de “Generar” y se podrá proceder al envío desde la pestaña “Enviar”.
En la pestaña “Enviar” solo aparecen las remesas que estén generadas correctamente. Realizar el envío de un fichero supone lanzar la orden de procesar las órdenes del mismo (cobros o pagos).
El sistema identifica el tipo de fichero a tramitar y muestra los adeudos que incluye la remesa (pudiendo excluir los que se deseen) y los importes de la misma. Finalmente solicita confirmación para realizar el envío.
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Envío de Ficheros
Emisores / Receptores
Genera ción
Envío
Firma
El envío de ficheros por la OIE puede realizarlo el Gestor del contrato de O.I.E. o cualquier otro usuario que el Gestor autorice a través de la funcionalidad de Gestión de Usuarios. • En Gestión de usuarios / Alta nuevo usuario dará de alta al resto de usuarios que hayan de operar en O.I.E. • En la opción Listado de Usuarios / Autorizaciones, administrará los permisos de los usuarios que haya dado de alta. • Las autorizaciones deberán ser tanto de la cuenta de cargo del fichero como del tipo de fichero a tramitar
• Un usuario puede estar autorizado a:
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–
Firmar y tramitar el fichero (en cuyo caso debe contar con autorización para efectuar movimientos de fondos en la cuenta de cargo del fichero y deberá ser interviniente en la misma). En caso de no tener firma, podrá dejarlo pendiente de autorización a un usuario autorizado.
–
Solo enviar. Enviar directamente a la oficina para que éste recaba las autorizaciones que sean necesarias.
Tramita ción
Envío de Ficheros
Emisores / Receptores
Genera ción
Envío
Firma
Posibles Formas de Envío de ficheros: 1. Servicio de ficheros con firma (previamente ha de ser contratado en la oficina). El usuario envía ficheros con firma que son tramitados directamente sin necesidad de confirmación por parte de la oficina. Usuarios autorizados a movimientos en la cuenta afectada por el fichero. Firma (1) de operación por usuario (s) autorizado (s)
Bankia
Ficheros Firmados
Procesado del fichero
Usuarios autorizados a elaborar y enviar ficheros.
Preparación del fichero Ficheros enviados para que la oficina de Bankia recabe la firma de los autorizados previamente a su procesado.
(1)
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Dicha opción debe estar contratada previamente en la oficina de Bankia
Autorización de oficina Bankia
Tramita ción
Envío de Ficheros
Emisores / Receptores
Genera ción
Envío
Firma
Posibles Formas de Envío de ficheros: 2. Servicio estándar de envío de ficheros (ficheros sin firma). El usuario envía ficheros a través de la OIE que posteriormente tienen que ser autorizados por la oficina para que sean tramitados. . Procesado del fichero Usuarios autorizados a elaborar y enviar ficheros.
Preparación del fichero
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Ficheros enviados para que la oficina de Bankia recabe la firma de los autorizados previamente a su procesado.
Autorización de oficina Bankia
Tramita ción
Firma de Ficheros Operativa – Firma del fichero
Emisores / Receptores
Genera ción
Envío
Firma
Tramita ción
Al firmar, el usuario puede:
Aceptar e introducir firma electrónica. Autoriza la ejecución del fichero o, en caso de necesitar varias firmas, lo deja pendiente del resto de firmas pertinentes.
Aceptar sin incluir ninguna firma, quedando pendiente de las firmas pertinentes.
Cancelar el envío.
Operativa – Firma diferida pendiente Se accede a la pestaña “pdte. Firma” donde aparecerán los ficheros enviados pendientes de firma, pudiéndose seleccionar el fichero y proceder a la firma por el (los) usuario(s) autorizados. En caso de tener contratado el Servicio Firmamóvil, será necesario introducirlo para la correcta emisión del fichero.
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Tramitación de los Ficheros
Emisores / Receptores
Genera ción
Envío
Firma
Tramita ción
La tramitación de los ficheros enviados, podrá ser directa o requerir la intervención del centro de empresas u oficina de Bankia. Dicha intervención de la oficina es independiente de que el fichero esté firmado por los usuarios o enviado a la oficina sin firmar (por un usuario Autorizado)
Clientes con Posibilidad de Envío de Ficheros “con Firma” Envío el Fichero por la OIE
Firma del fichero por los usuarios autorizados(1)
Tramitación del Fichero
La posibilidad de envío de ficheros con firma debe ser contratada previamente en la oficina de Bankia para cada uno de los tipos de ficheros que se quieran enviar (Ver “Guía de Envío de Ficheros con Firma a través de la OIE”).
Resto de Clientes Envío el Fichero por la OIE
Solicita al Centro/Oficina la autorización para la ejecución del fichero.
El Centro/Oficina autoriza y se tramita el Fichero.
(1) El fichero podrá ser tramitado por usuarios sin poderes, dejando el fichero pendiente de firma, y posteriormente firmado por los usuarios que sí tengan poderes.
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Envío de ficheros generados por el cliente La OIE permite el envío directo de ficheros generados por aplicaciones del cliente.
Definición Emisores y Receptores
Generación de
Remesa
Envío del Fichero
Firma
Tramitación
Ficheros generados por aplicaciones propias del cliente
Una vez enviados, los ficheros pueden consultarse desde “Consulta de ficheros”.
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Aviso Legal Bankia advierte que el presente documento tiene carácter informativo. La información contenida en esta guía no puede ser considerada como definitiva dado que está sujeta a modificaciones y cambios, y su entrega no supondrá en ningún caso vinculación alguna. Bankia no se obliga a revisar públicamente el contenido de esta guía, ni de ningún otro, en el caso de que los acontecimientos no se correspondan con lo aquí expuesto o en el caso de que los mismos conduzcan a cambios en la estrategia e intenciones manifestadas. El cliente se compromete a estudiar la operación por sí mismo y llegar a sus propias conclusiones en relación con los aspectos legales y fiscales. El cliente que finalmente contrate el producto en las condiciones que se fijen en el correspondiente contrato, asumirá todos los riesgos que conlleva. La distribución del presente documento en otras jurisdicciones puede estar prohibida o sujeta restricciones por lo que los poseedores del mismo serán los únicos responsables de tener conocimiento de dichas limitaciones y cumplirlas, así como el uso indebido de este documento. Mediante la lectura o descarga de esta guía, usted manifiesta ser consciente de las mencionadas limitaciones.
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