Pelatihan Auditor Internal ISO 9001 :2015 - mistertrainer.com

2 TUJUAN PELATIHAN • Memberikan Pemahaman tentang latar belakang audit internal Sistem Manajemen ISO 19001:2011 • Memberikan wawasan kepada peserta te...

11 downloads 882 Views 3MB Size
PT ELASTIS REKA AKTIF SISTEM MANAJEMEN MUTU

Pelatihan Auditor Internal ISO 9001 :2015 5 – 6 December 2016

TUJUAN PELATIHAN • Memberikan Pemahaman tentang latar belakang audit internal Sistem Manajemen ISO 19001:2011 • Memberikan wawasan kepada peserta tentang persiapan audit , pelaksanaan audit serta evaluasi hasil audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 2015 •

Memberikan wawasan kepada peserta bagaimana melakukan analisa proses dan pengembangan checklist audit • Memberikan kemampuan peserta dalam menjalankan Audit Internal 2

Agenda Pelatihan  Session  Session  Session  Session  Session  Session  Session  Session

1 2 3 4 5 6 7 8

: : : : : : : :

Pengantar Audit Mutu Internal Perencanaan Audit Pengembangan Checklist Pelaksanaan Audit Kesalahan Utama Dalam audit Pelaporan Audit Tindak Lanjut Audit Efektifitas Audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Latar Belakang Maksud dan Tujuan  Latar Belakang

 Maksud dan Tujuan

Organisasi yang berbasis pada sistem selalu mengacu kepada konsistensi pada sistem tersebut. Untuk itu diperlukan keterbukaan oleh seluruh komponen organisasi dalam menjalankan audit internal yang merupakan salah satu media check and balance yang diperlukan dalam organisasi moderen.

Memberikan pemahaman kepada peserta agar dapat mempersiapkan kemampuannya didalam merencanakan,memprsiapkan , dan melaksanakan audit internal berbasis kepada prinsip PDCA dalam sistem manajemen mutu pada Perusahaan pada akhirnya dapat memberikan nilai tambah dalam memajukan organisasi Perusahaan melalui kegiatan internal audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Menuju Pola Pikir Kesisteman dengan PDCA Harmonisasi Internasional

UNIT

1. Menjalankan tugas tugas Unit 2. Mencapai target dan Sasaran

DEPARTMENT

1. Menanjalankan tugas dan mencapai KPI DPT

PERUSAHAAN

NASIONAL

1. Menjalankan kebijakan PER 2. Mencapai target kinerja perusahaan 3. Memastikan sistem berjalan secara kesinambungan

INTERNASIONAL

1. Memastikan kebijakan group di jalankan 2. Memastikan kontribusi bagi pencapaian target group perusahaan 3. Menjadi anggota group perusahaan yang kredible

PERKEMBANGAN ISO 9000 PROCESS APPROAC H Penegasan dan Klarifikasi

ISO 9001 2 0 15

Perubahan tidak signifikan

ISO 9001 2 0 0 8 ISO 9001 1 9 9 4 ISO 9001 1 9 8 7

Perubahan Signifikan

ISO 9001 2 0 0 0 Perubahan tdk Signifikan

Perubahan Signifikan

Perubahan tdk Signifikan

Revisi 1 1984 Terbit

Revisi 2

Revisi 3

31 tahun

Revisi 4

Revisi 5 2015

STRUKTUR SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2015

Session 1 : PENGANTAR AUDIT MUTU INTERNAL

Materi Pembahasan :  Dasar dan Persyaratan Audit  Definisi Audit  Maksud dan Tujuan Audit Mutu Internal  Prinsip-prinsip Audit  Jenis-jenis Audit  Istilah-Istilah Audit

Dasar Audit Mengapa harus ada Audit Sistem ???  Tuntutan Pelanggan / Pasar

 Peraturan / Undang-undang  Kebutuhan Organisasi

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Sasaran Organisasi •

Setiap Organisasi memiliki rencana target/sasaran yang ingin dicapai.



Sasaran Organisasi dapat berubah sesuai situasi dan kondisi yang terjadi pada organisasi tersebut.



Sasaran Organisasi dapat didasari oleh adanya : •Tujuan Organisasi •Visi & Misi •Nilai-nilai •Proses + Goal • Struktur + Rencana Kerja & Anggaran

EXCELLENCE

10

SISTEM MANAJEMEN = TOOLS - ARAH DAN TUJUAN ORGANISASI

(2) Awal Pendekatan Sistematis

(1) Reaksi terhadap Masalah Tujuan Stategis dan Operasional

(3) Pendekatan Terarah

Tujuan Stategis dan Operasional

(4) Pendekatan Terintegrasi Tujuan Stategis dan Operasional

Tujuan Stategis dan Operasional

Pencapaian Sasaran Pencapaian sasaran organisasi harus dilakukan dengan melalui penggunaan suatu Sistem Manajemen yang didukung dengan adanya sumber daya yang sesuai. 5M

MACHINE

MAN

(Peralatan)

(Pimpinan & Karyawan)

Sasaran Organisasi

MONEY (Pendanaan)

SISTEM MANAJEMEN

MATERIAL

METHODE

(bahan bahan )

(Perkuliahan)

12

Maksud dan Tujuan Audit Sistem  Memenuhi Persyaratan :  Pelanggan / Pasar  Peraturan / Undang-undang  Sistem Manajemen Organisasi ------

 Kebutuhan Organisasi  Sebagai Alat Manajemen untuk pengawasan dan peningkatan kinerja  Menemukan dan mencegah potensi masalah yang akan timbul  Memperbaiki dan menyelesaikan masalah yang terjadi  Meningkatkan kualitas proses maupun sumber daya  Mengukur efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu  Meningkatkan komunikasi antar departemen/fungsi Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Referensi ISO 9001:2015  Suatu program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan kepentingan dari proses dan bagian yang akan diaudit serta hasil audit sebelumnya.  Kriteria, lingkup frekuensi dan metode audit harus didefinisikan.  Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan objektifitas dan keadilan dari proses audit.  Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.  Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, dan untuk melaporkan hasilnya dan pemeliharaan catatan harus didefinisikan dalam suatu prosedur terdokumentasi.

 Manajemen bagian yang diaudit harus memastikan tindakan (koreksi) yang diambil tidak terlambat untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya.  Tindak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang diambil dan pelaporan hasil verifikasi.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Definisi Audit Menurut ISO 9001:2015 : Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan apakah kebijakan, prosedur ataupun persyaratan telah dipenuhi.

3D

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Prinsip-Prinsip Audit Prinsip-prinsip yang berhubungan dengan Pelaku (Auditor) :

 Nilai-nilai Etika - Kepercayaan, kejujuran, kerahasiaan dan kebijaksanaan.  Penjelasan/pemaparan Yang Benar - Kejujuran dan ketepatan pada laporan, temuan dan kesimpulan.  Kehati-hatian Yang Professional - Keahlian dan penilaian dalam melakukan audit.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Prinsip-Prinsip Audit Prinsip-prinsip yang berhubungan dengan Metodologi (Bebas & Sistematis) :  Kebebasan/Independen - Dasar untuk kenetralan audit dan objektifitas dari kesimpulan audit.  Pembuktian berdasarkan Pendekatan - Kepercayaan dan pengembangan kesimpulan audit dalam suatu proses audit yang sistematis.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Jenis-jenis Audit Sistem  Audit Internal (Pihak Pertama) : Audit atas Sistem Manajemen Mutu Organisasi yang dilakukan oleh personal dari organisasi itu sendiri.  Audit Eksternal (Pihak Kedua) : Audit atas Sistem Manajemen Mutu yang dilakukan oleh pihak dari luar organisasi seperti pelanggan, supplier, konsultan, sister-company dll, selain Badan Sertifikasi.

 Audit Eksternal (Pihak Ketiga) : Audit atas Sistem Manajemen Mutu yang dilakukan oleh pihak Badan Sertifikasi.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Jenis-jenis Audit Sistem ISO 9001:2015

Jenis-jenis Audit Sistem

Jenis-jenis Audit Sistem

Jenis-jenis Audit Sistem

CUSTOMER

Organisation

2nd party

1st party

CERTIFICATION BODY 3rd party

ACCREDITATION BODY

4th Party

Audit Internal vs Eksternal Item/Kegiatan

INTERNAL

EKSTERNAL

 Memberikan Pendapat

- Diharapkan/ Disarankan

- Tidak pernah/ jarang

 Pertemuan Pembukaan & Penutupan

- Tambahan/ Tidak Wajib

- Disyaratkan / Harus dilakukan

 Gaya Audit

- Informal

- Resmi/Formal

 Reaksi Auditee

- Mengabaikan

- Ditanggapi

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Jenis-jenis Audit Sistem – (Fungsi) 

Audit Pemenuhan (Compliance) Audit yang dilakukan untuk memeriksa pemenuhan sistem manajemen terhadap persyaratan standar dan persyaratan lainnya yang harus diikutinya



Audit Tindak Lanjut (Follow Up): Audit yang dilakukan untuk memeriksa pelaksanaan tindakan koreksi terhadap hasil temuan dari audit pemenuhan yang dilakukan.



Audit Pengamatan (Surveilance Audit) : Audit yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi secara periodik untuk memeriksa konsistensi penerapan Sistem Manajemen Mutu setelah mendapatkan sertifikat.



Audit Kecukupan (Adequacy Audit) : Audit yang dilakukan untuk memeriksa kesiapan dan pemenuhan DPerusahaanumentasi Sistem Manajemen Mutu terhadap persyaratan yang ditentukan.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Auditor  Auditor adalah seseorang yang memiliki kompetensi untuk melakukan kegiatan Audit atas suatu Sistem Manajemen Mutu  Kompetensi yang harus dimiliki : 

Karakter/sifat pribadi



Kualifikasi •

Pengetahuan



Pendidikan



Pengalaman



Keahlian

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Karakter Auditor 

Memiliki etika. contoh: adil, jujur, tulus, sabar dan jelas.



Berwawasan luas. contoh: berkeinginan untuk memikirkan ide atau pandangan alternatif lainnya.



Diplomatis. contoh: bijaksana dalam berinteraksi dengan orang lain.



Perhatian. contoh: secara aktif berhati-hati dengan keadaan dan kegiatan sekitar.



Pengertian. contoh: secara naluri menyadari dan bisa mengerti keadaan.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Karakter Auditor 

Serba bisa. contoh: mudah menyesuaikan dengan perbedaan keadaan.



Gigih. contoh: teguh, memusatkan perhatian pada pencapaian sasaran.



Tegas. contoh: pencapaian secara tepat waktu dalam penyimpulan berdasarkan pada alasan logika dan analisis.



Percaya Diri. contoh: bertindak dan berfungsi secara bebas ketika berinteraksi secara efektif dengan orang lain.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Kualifikasi Auditor 

Pendidikan  Memiliki latar belakang sesuai persyaratan organisasi



Pelatihan  Mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal



Pengalaman  Organisasi dapat menetapkan perlu atau tidaknya pengalaman seorang untuk menjadi auditor.



Pengetahuan dan Keahlian  Memiliki pengetahuan dan keahlian khusus

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pengetahuan Dan Keahlian Auditor  Umum    

Teknik, Prinsip dan Prosedur Audit Sistem Manajemen serta dokumentasinya Organisasi Persyaratan, Regulasi dan Aturan/hukum

 Khusus  

Teknik dan metode yang berkaitan dengan mutu Pemahaman proses dan produk

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Lead Auditor Lead Auditor adalah seorang Auditor yang mempunyai kualifikasi dan kewenangan untuk mengatur suatu kelompok Auditor dalam melakukan Audit dari suatu Sistem Mutu.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Kompetensi Lead Auditor  Melakukan perencanaan audit dan penggunaan sumber daya yang efektif

 Mewakili tim auditor dalam berkomunikasi dengan pihak pelanggan dan auditee  Mengorganisasi dan mengarahkan anggota tim audit  Memberikan arahan dan panduan kepada ‘Auditorsin-training’

 Memimpin tim audit dalam membuat kesimpulan  Mencegah dan memyelesaikan konflik  Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Evaluasi Auditor 

Evaluasi Auditor dan Ketua Tim Audit (Lead Auditor) harus direncanakan, dilaksanakan dan dicatat sesuai dengan prosedur audit untuk memberikan hasil yang objektif, konsisten, adil dan terpercaya.



Proses evaluasi harus mengenali pelatihan dan penambahan keahlian lainnya

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Independensi Auditor  Seorang Auditor harus bersifat independen atau bebas dimana tidak terpengaruh oleh pihak lain dalam area yang akan diauditnya baik secara langsung maupun tidak langsung dalam kapasitas pribadi maupun profesional.

Saya boleh Audit ya Mas Bro,

 Auditor tidak boleh mengaudit bagian atau pekerjaannya

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Auditee  Auditee adalah Pihak atau fungsi yang akan diaudit terhadap sistem mutu yang dijalankannya.

 Auditee dapat merupakan suatu bagian ataupun personal yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem mutu yang ditetapkan  Auditee bertanggung jawab untuk memberikan penjelasan dan keterangan kepada pihak Auditor selama proses audit berlangsung

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Session 2 :

PERENCANAAN AUDIT

Materi Pembahasan : 

Tujuan & Lingkup



Penjadwalan



Pemilihan Auditor



Pemberitahuan Audit



Pengaturan Khusus

Tujuan Audit  Pada setiap pelaksanaan Audit sebaiknya ditetapkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai untuk memastikan kelancaran proses audit dan arah pelaksanaan kegiatan audit yang dijalankan.  Hasil audit terdahulu, baik eksternal maupun internal dapat dan sebaiknya digunakan sebagai referensi dalam menetapkan tujuan/sasaran audit.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Lingkup Audit  Untuk melaksanakan Audit harus ditetapkan cakupan/lingkup yang akan diaudit.  Cakupan berupa : 

/

Lingkup

audit

dapat

Produk/Layanan

 Proses  

Area Fungsi

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Bisnis Proses

Definisi Business Process:

“Suatu gambaran menyeluruh dari proses atau fungsi utama dan relevansinya yang dapat menggambarkan suatu organisasi menjalankan bisnisnya”

Bisnis Proses Pengelompokan Proses dalam penyusunan Bisnis Proses:

1. Main Process (Core Process) 2. Planning Process 3. Support Process 4. Review , Improvement & Documentation Process

Penjadwalan Audit Penjadwalan Audit dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu :  Menyiapkan Jadwal audit  Menentukan Frekwensi audit  Menentukan Waktu audit

Penjadwalan Audit disusun oleh Koordinator Program Audit atau Wakil Manajemen Mutu. Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Jadwal Audit  Jadwal audit harus menunjukkan :    

Area/Proses yang akan diaudit Waktu Pelaksanaan (hari, tanggal, jam) Auditor Status pelaksanaan

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Frekwensi Audit  Pada umumnya disesuaikan dengan tujuan dan sasaran audit ataupun persyaratan yang harus diikuti.  Tetapi dapat pula dipengaruhi oleh :     

Keinginan Manajemen Tersedianya auditor Perpindahan Proses Masalah Dalam Proses Hasil Audit Terdahulu.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Waktu Audit  Setelah mendapatkan Sertifikat ISO 9000, organisasi disarankan melakukan audit mutu internal sebanyak 2 kali dalam satu tahun yang dilakukan sebelum pelaksanaan Surveilance Audit oleh Badan Sertifikasi.  Setiap bagian/proses telah dilakukan audit minimal satu kali dalam satu tahun.  Lama waktu pelaksanaan audit tiap proses/area berkisar antara 1 – 2 jam tergantung besar cakupan/lingkup proses/area yang akan diaudit.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pemilihan Auditor  Tim Auditor untuk tiap proses/area terdiri atas 1 – 2 orang.  Auditor dipilih dengan dasar :  Telah mendapatkan pelatihan Audit Mutu Internal  Memiliki kompetensi sebagai Auditor  Auditor & Auditee pada tingkatan yang sama  Umumnya dari tingkatan Mid-Management  Auditor pemula dapat disertakan sebagai pendamping

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pembentukan Tim Audit  Dalam 1 organisasi, anggota Tim Auditor dapat terdiri dari beberapa orang tergantung kebutuhan.  Salah satu anggota ditunjuk sebagai Pimpinan (Lead) Auditor Organisasi  Anggota Tim Auditor akan dibagi dalam beberapa kelompok, dimana tiap kelompok terdiri dari (umumnya) 1-2 orang  1 orang Lead Auditor (kelomppk)  1 orang Auditor  Tiap kelompok Auditor akan mendapatkan tugas sesuai jadwal yang sudah ditetapkan

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Lead Auditor

A

E

B D

C

Tanggung Jawab Auditor 

Melakukan Persiapan untuk Audit



Melakukan Audit Tepat Waktu



Menjelaskan temuan audit kepada Auditee



Menyepakati temuan audit dengan Auditee



Memastikan Auditee menetapkan tindakan koreksi



Menyiapkan Laporan Audit tepat waktu



Melakukan tindak lanjut Audit



Menutup Laporan Audit.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Tanggung Jawab Auditee 

Mempersiapkan diri dalam audit



Memastikan dokumen , prosedur, serta obyek audit di persiapkan



Menjawab pertanyaan dari auditor



Menjelaskan ke lapangan tentang proses yang di jalankan



Memberikan dokumen yang di minta oleh auditor



Menindaklanjuti temuan dan saran



Melaporkan kepada manajemen

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pemberitahuan Audit  Pemberitahuan Audit dapat dilakukan secara  Resmi (tertulis)  Tidak Resmi (lisan)  Tanpa Pemberitahuan (spotcheck/audit)  Isi Pemberitahuan mencakup :  Tujuan/Sasaran Audit  Ruang Lingkup  Jadwal  Referensi/Acuan

 Pemberitahuan disampaikan kepada :  Auditor  Auditee  Manajemen  Umum (karyawan & staff) Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pengaturan Khusus Pengaturan perlu dilakukan terhadap hal-hal khusus seperti : Area-area Khusus  Ruang Tertutup/Steril, Tempat pada Ketinggian/Kedalaman tertentu  Penggunaan Peralatan Pengamanan

 Safety tools seperti sepatu, topi/helm, sarung tangan dll.  Pemeriksaan Keamanan

 Safety Regulation  Pemandu/Pendamping

 Sebagai penunjuk arah/lokasi audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pemandu/Pendamping  Pemandu/pendamping disarankan disediakan untuk Audit dari pihak Eksternal.  Pemandu/pendamping lebih baik dari Tim ISO yang memahami proses penerapan Standar ISO didalam Organisasi  Fungsi Pemandu/Pendamping :  Menunjukkan lokasi pelaksanaan audit  Memastikan waktu audit dengan pihak auditee  Menyiapkan kunjungan pada tempat tertentu  Memastikan pelaksanaan aturan keamanan dan keselamatan diketahui dan dilaksanakan  Menyaksikan jalannya proses audit  Memberikan klarifikasi atau bantuan informasi

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Session 3 :

PENGEMBANGAN CHECKLIST

Materi Pembahasan :  Maksud dan Tujuan Checklist  Bentuk Checklist  Pembuatan Checklist  Peninjauan Dokumen

Checklist Audit  Checklist adalah alat bantu Auditor untuk menjamin kelengkapan cakupan kegiatan audit yang dilakukannya serta mencatat hasil pemeriksaan yang dilakukannya sehingga pelaksanaan audit dapat berjalan dengan efektif dan efisien.  Disarankan untuk membuat checklist sendiri sebagai hasil peninjauan dokumen dan memastikan kelengkapan pertanyaan sesuai dengan tujuan dan arah pelaksanaan audit AUDIT CHEC KLIST

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Tujuan Checklist       

Mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan rencana yang telah dibuat Menjamin cakupan lengkap dari suatu area Menambahkan ingatan auditor Meningkatkan efisiensi auditor Memberikan konsistensi antar auditor Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit. Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Bentuk Checklist  Tidak ada standar bentuk checklist  Disarankan membuat format dengan kolom untuk :        

Waktu Audit (Hari, Tanggal, Jam) Jenis Audit Nama Auditor Nama & Bagian Auditee Pertanyaan Jawaban Pertanyaan : Ya & Tidak Penjelasan/Keterangan Keputusan/Hasil Penilaian Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Contoh Bentuk Checklist Audit NO. AUDIT :

CHECKLIST AUDIT Logo Organisasi

TANGGAL :

PROSES/PROSEDUR :

HAL: AUDITEE :

No.

Pertanyaan

AUDITOR :

Y/T

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Keterangan

Penilaian

Pembuatan Checklist  Pembuatan checklist diawali dengan pengenalan dan pemahaman atas proses atau area yang akan diaudit dengan cara :  Peninjauan Dokumentasi Proses  Pengumpulan informasi atas proses tersebut  Hal lain yang harus disiapkan dan dikenali adalah :  Persyaratan yang digunakan sebagai acuan/referensi • Standar Sistem, Produk • Peraturan dan Perundang-undangan  Hasil Audit sebelumnya atas proses/area tersebut

 Pertanyaan checklist sebaiknya singkat dan padat, mengarah kepada apa yang ingin dicari / diperiksa. Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Contoh Pertanyaan Checklist  Apa persyaratan ISO 9001:2015 yang berkaitan?  Apakah ada peraturan atau persyaratan lain yang terkait ?  Apa saja tujuan dari proses?  Apakah yang menjadi input proses?  Siapa saja pelanggan dari proses?  Apa saja aspek penting dalam proses tersebut & bagaiamana kendalinya?  Apakah langkah pengendalian aspek cukup efektif ?  Apakah dokumen pendukung (form, label dll) tersedia di lapangan ?  Bagaimana pengendalian dokumen dan catatan di lapangan?  Apakah mereka menggunakan laporan ketidak-sesuaian?  Apakah ada jadwal audit?  Apakah auditor yang ditunjuk memiliki kualifikasi dan independen dari bidang yang diaudit?

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Peninjauan Dokumentasi Proses Peninjauan Dokumentasi Proses dilakukan untuk :  Mengenali Dokumen/prosedur 

Jenis dan Isi dokumen

 Mengenali Proses & Interaksinya  

Input & Output Sumber Daya

 Mengenali Potensi Masalah pada proses  Memperhatikan persyaratan khusus  

Proses dan produk Undang-undang & regulasi Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Mengenali Dokumentasi  Jenis Dokumen yang digunakan :  

Prosedur / Instruksi Kerja Formulir

 Pelaksana/Penanggung Jawab penggunaan dokumen  Isi dokumen 

Informasi / data : • Data pokok • Data pendukung

 Tujuan penggunaan dokumen

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Mengenali Proses 

Penggunaan sumberdaya untuk mengubah masukan menjadi keluaran Sumber Daya

input

PROSES

output



Memahami Siklus P-D-C-A yang ditetapkan dalam alur proses.



Proses dilakukan secara manual atau otomatis (komputerisasi)



Memahami urutan proses dilakukan dengan mengetahui tahapan atau aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam proses tersebut.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Memahami Interaksi Antar Proses dan Peta Proses  Memahami interaksi antar proses dilakukan dengan memperhatikan :  





Bagian/area lain yang terkait Hubungan dengan bagian/area yang terkait : • Satu arah • Dua arah (timbal balik) Apa yang menghubungkan bagian/area tersebut : • Produk • Informasi/Data Bentuk penghubung : • Manusia • Mesin atau komputer • Dokumen

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Memahami Potensi Masalah 

Seorang auditor diharapkan dapat mengetahui potensi masalah yang ada dalam proses yang akan diaudit berdasarkan pemahamannya terhadap sistem/proses yang dipelajarinya.



Potensi masalah juga dapat dipahami berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang diterima/dimilikinya, berdasarkan informasi yang diterima.



Potensi masalah yang ada tidak berarti suatu penyimpangan yang pasti/akan terjadi dan dicari dalam pelaksanaan audit.



Bertujuan untuk mengetahui sejauh mana Auditee memahami permasalahan yang ada didalam bagian/prosesnya dan tindakan koreksi yang dilakukan. Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Memperhatikan Persyaratan Khusus  Persyaratan Standar ISO 9001:2015  Persyaratan Organisasi  Persyaratan Industri  Hukum dan Undang-Undang

 Peraturan Pemerintah Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Session 4 : PELAKSANAAN AUDIT

Materi Pembahasan :  Persiapan  Pertemuan Pembukaan  Pelaksanaan Audit  MendPerusahaanumentasikan Hasil/Temuan Audit  Memberitahukan Temuan pada Auditee  Pertemuan Penutupan

Persiapan Audit  Sebelum Audit dilakukan, pastikan beberapa hal telah siap dan tersedia antara lain :  Auditor dan Auditee telah sepakat atas jadwal/waktu audit yang ada.  Dokumen pendukung untuk pelaksanaan audit seperti : • Salinan Prosedur • Salinan Standar ISO 9001:2015 • Formulir Laporan Hasil Audit • Checklist  Alat tulis  Alat pendoknumentasi/perekam (camera), jika perlu

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pelaksanaan Audit  Audit dilakukan pada Perusahaan tempat penerapan sistem dijalankan.  Pastikan Auditee sudah siap saat datang ke lokasi audit  Disarankan datang tepat waktu sesuai jadwal

proses

 Jangan terpengaruh pihak Auditee untuk membuang waktu saat tiba atau menuju lokasi audit  Lakukan pertemuan pembukaan jika perlu, jika tidak maka dapat langsung menuju tempat Auditee dengan bantuan pemandu atau pendamping.  Sebelum memulai audit, sepakati dahulu dengan pihak Auditee untuk dapat sama-sama memfokuskan diri pada pelaksanaan audit tersebut. Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pertemuan Pembukaan  Pelaksanaan  Untuk Audit Internal tidak wajib dilakukan, bergantung budaya dan kondisi organisasi  Untuk Audit Eksternal wajib dilakukan.  Dilaksanakan secara singkat dan jelas  Tujuannya :  Konfirmasi Rencana Audit  Penjelasan pelaksanaan audit  Konfirmasi jalur komunikasi  Kesempatan bertanya dari auditee  Peserta :  Auditor  Auditee  Wakil Manajemen Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Agenda Pertemuan Pembuka  Perkenalan anggota tim audit dengan pihak yang diaudit dan sebaliknya.  Penjelaskan Auditor mengenai :  Tujuan audit  Ruang lingkup audit  Rencana/Jadwal audit  Metode audit  Kriteria penilaian.  Membahas hal-hal umum (logistik, waktu rapat penutupan, ruang khusus untuk para auditor, dsb).

 Tanya jawab

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Kegiatan Audit

WAWANCARA

PEMERIKSAAN

PENGAMATAN Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Wawancara  Wawancara dilakukan untuk mengetahui dan mendapatkan informasi dari Auditee mengenai :  Pemahaman atas Sistem & Dokumentasi  Pelaksanaan Sistem  Hasil dan Kegunaan Sistem  Penyelesaian Masalah  Tinjauan & Analisa Data  Tindakan Koreksi & Pencegahan

 Lama wawancara disesuaikan dengan kebutuhan untuk mendapatkan informasi langsung dari Auditee  Gunakan Checklist untuk memandu proses wawancara  Jangan mengambil seluruh waktu audit hanya untuk wawancara

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Tehnik Wawancara Hindari memberi pertanyaan yang mengarah dan memojokkan Auditee; Mengapa anda mengunakan sistem inspeksi yang sudah jelas tidak efektif ? Anda tidak mengirim dengan sengaja produk yang reject kan ?

Gunakan bahasa tubuh (mimik muka, gerak tangan, kontak mata) Perhatikan saat Auditee berbicara, disarankan lebih banyak menjadi pendengar daripada pembicara Katakan persetujuan atas penjelasan auditee yang sesuai dengan kriteria audit Pilih kata yang sesuai dan umum dimengerti, bila ada istilah yang masih asing maka diperjelas artinya untuk menghindari pengertian yang berbeda Pergunakan penekanan nada suara untuk memperjelas maksud Tunggu beberapa saat setelah auditee selesai berbicara sebelum mengajukan pertanyaan Buat kesimpulan informasi yang didapat serta konfirmasi kepada auditee untuk persetujuan atau koreksinya.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Jenis Pertanyaan  Pertanyaan Terbuka 

Bagaimana ……..?

 Pertanyaan Tertutup 

Apakah & Kapankah serta dimana ……?

 Pertanyaan Mengarahkan 

Benarkah ……..?

 Pertanyaan Penegasan / Naif 

Dapatkah ………?

 Meminta untuk menunjukkan 

Tunjukkan pada saya ….? Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pemeriksaan 

Pemeriksaan dilakukan pada beberapa hal :  Dokumentasi  Penelusuran proses dan Interaksi antar Proses  Hasil Proses  Catatan Mutu



Sample pemeriksaan dilakukan secara random/acak dengan memilih sendiri bagian dari proses yang akan diaudit.



Melakukan penelusuran melalui produk dan atau dPerusahaanumen untuk mengetahui hubungan/kaitan satu proses dengan proses lainnya.



Pemeriksaan tidak boleh keluar dari lingkup proses yang diaudit. Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pemeriksaan Dokumentasi 

Kesesuaian DPerusahaanumentasi telah memenuhi persyaratan standar.  Identifikasi/kode dokumen  Bentuk/Layout  Konsistensi antar dokumen



Kelengkapan Dokumen.  Dokumen yang dimiliki oleh auditee sesuai dengan distribusi yang ditetapkan.  Status Pengesahan dan pengendalian dokumen.



Pemahaman Auditee  Isi dan penggunaan

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Tehnik Penelusuran  Penelusuran dilakukan dengan mengambil secara acak/random satu atau beberapa catatan.  Cara Penelusuran :   

Memeriksa dari awal proses ke akhir proses Memeriksa dari akhir proses ke awal proses Memeriksa dari tengah proses ke awal dan atau akhir proses

 Hubungkan dan telusuri satu catatan dengan catatan yang lainnya dan periksa kesesuaiannya dengan uraian yang dijelaskan dalam prosedur.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pemeriksaan Hasil Proses 

Pemenuhan atas kesesuaian Produk  Persyaratan/spesifikasi pelanggan  Persyaratan organisasi  Persyaratan standar atau perundang-undangan tertentu



Pencatatan Data  Perhitungan Data  Validitas Data --- tanda tangan  Arti Data



Kinerja Pencapaian Sasaran Mutu  Rencana vs Realisasi

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pemeriksaan Catatan 

Pemeriksaan catatan dilakukan untuk mengetahui dan memeriksa bukti bahwa proses telah dilakukan.



Periksa dan pastikan bahwa antara catatan yang berhubungan dapat ditelusuri dengan mudah.  Metode untuk menelusuri antar catatan dapat menggunakan : • Identifikasi Catatan ; kode dokumen, no. urut catatan • Identifikasi Proses ; nama proses; nama pelaksana • Identifikasi Produk ; nama produk; no. order



Penelusuran catatan dapat dilakukan melintas lingkup proses/bagian yang sedang diaudit.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Catatan Yang Perlu Diperiksa              

Laporan Internal Audit Daftar Induk Dokumen Hasil Tinjauan Manajemen Hasil Survey Pelanggan Laporan Keluhan Pelanggan Catatan Hasil Pelatihan Hasil Tinjauan Order Daftar Supplier Hasil Evaluasi Supplier Hasil-hasil Kegiatan Desain dan Pengembangan Laporan & Status Kalibrasi Hasil Pencapaian Sasaran Mutu/Operasi Proses Hasil Pengukuran Produk & Proses Hasil Analisa Data Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pemeriksaan Data 

Untuk mengetahui dan memeriksa hasil dari proses yang dilakukan dan apakah telah memenuhi persyaratan ataupun sasaran yang ditetapkan.



Dilakukan dengan menelusuri data dan perhitungan yang dilakukan didalam catatan yang diperiksa.  Jika perlu lakukan simulasi perhitungan atas data yang ada.



Periksa data pada satu catatan dengan data pada catatan lain yang berhubungan  Pastikan data pada satu catatan memiliki korelasi dengan data pada catatan lain untuk satu jenis kasus/masalah yang sama



Periksa validitas/keabsahannya yang cukup dan dilakukan oleh yang berwenang.



Periksa berapa lama data tersebut disimpan dan bagaimana penyimpanan data dilakukan.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pencapaian Kinerja 

Lakukan pemeriksaan untuk melihat apakah realisasi hasil proses sesuai dengan rencana yang ada.  Rencana dapat berupa : • Sasaran Mutu Bagian atau Organisasi • Rencana Kerja/Planning 



Realisasi dapat ditunjukkan dalam : • Laporan Hasil Proses

Lakukan pemeriksaan apakah dilakukan analisa dari perbandingan antara rencana dengan realisasi yang ada.  Metode tehnik statistik yang digunakan.  Pelaksana dan penanggung jawab analisa data Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pengamatan 

Dalam pelaksanaan audit perlu dilakukan pengamatan terhadap beberapa hal yang bertujuan :  Sebagai tambahan informasi  Sebagai cara pembuktian hasil proses



Beberapa hal yang perlu diamati adalah :  Bahasa Tubuh Auditee  Kondisi Proses  Metode Kerja  Kemampuan Personel  Hasil Produk  Kondisi Sarana Kerja  Lingkungan Kerja

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Teknik Pengamatan    

  



Tentukan informasi yang ingin dibuktikan penerapannya Pimpin proses observasi, jangan terbawa oleh arahan auditee Pahami secara lengkap proses yang ingin diamati Hindari interupsi proses, minta izin bila ingin mendapatkan keterangan dari pelaksana proses Perhatikan pelaksanaan proses dengan seksama Amati kejadian-kejadian selama proses berlangsung Amati hal-hal berikut ini dan bandingkan sesuai persyaratan :  Cara/Tahapan kerja yang dilakukan  Dokumen yang digunakan  Sumber daya yang digunakan  Pelaksana yang melakukan Catat (masalah, lokasi, tanggal) jika terjadi proses atau dokumen atau sumber daya yang tidak sesuai. Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Mendokumentasikan Temuan  Temuan Audit harus dicatat/didokumentasikan dengan segera saat temuan tersebut ditemukan

 Pencatatan dapat menggunakan checklist atau lembaran lain atau langsung pada Laporan Audit yang tersedia.  Jika diperlukan dan bisa dilakukan, bukti temuan diminta untuk diserahkan sebagai pendukung laporan audit.  Salinan dokumen (prosedur, forms, dll) yang tidak sesuai

 Untuk temuan visual, bisa dilakukan pendokumentasian dengan merekam / memotret dengan menggunakan kamera atau alat perekam lainnya.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pencatatan Temuan  Catatan temuan audit harus menjelaskan hal-hal sebagai berikut :  Masalah yang terjadi  Bukti terjadinya masalah : • Dokumen / Catatan • Hasil Tanya Jawab  Waktu terjadinya masalah  Lokasi terjadinya masalah  Standar/Persyaratan yang tidak dipenuhi  Jika perlu ditunjukkan potensi masalah yang akan ditimbulkan karena terjadinya masalah tersebut.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Bukti Objektif Informasi kualitatif atau kuantitatif, catatan atau pernyataan dari KENYATAAN / FAKTA yang bersangkutan dengan suatu barang atau jasa atau penerapan dan adanya suatu unsur sistem mutu yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran atau pengujian dan yang dapat diverifikasi. Beberapa contoh bukti objektif :  Catatan - catatan seperti risalah tinjauan manajemen, catatan pengendalian mutu,  Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi produk, standard teknis, dan lain -lain.  Kondisi fisik peralatan, mesin, area penyimpanan, atau komponen produk.  Pernyataan dari pihak auditee pada waktu diaudit.  Hasil observasi auditor pada beberapa area atau aktivitas yang diaudit. Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Ketidaksesuaian  Ketidaksesuaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan yang ditentukan

 Ketidaksesuaian mencakup penyimpangan atau kekurangan pada satu atau lebih bagian dari sistem mutu dengan persyaratan yang ditentukan  Umumnya digolongkan dalam 2 kriteria yaitu :  Major / Non Conformance  Minor / Discrepancy  Selain kedua hal diatas ada kriteria lain yaitu : “Remarks” atau “Opportunity For Improvement”

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pertemuan Penutup  Pelaksanaan  Untuk Audit Internal tidak wajib dilakukan, bergantung budaya dan kondisi organisasi  Untuk Audit Eksternal wajib dilakukan.  Tujuannya :  Menjelaskan hasil-hasil Audit  Membahas temuan dan tindakan koreksi

 Peserta :  Auditor  Auditee  Wakil Manajemen Mutu  Manajemen (Pimpinan)

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Agenda Pertemuan Penutupan  Ucapan terima kasih atas kerjasama dalam pelaksanaan audit.  Penjelasan atas hasil audit, temuan dan penilaian yang dilakukan Auditor.  Temuan audit diuraikan secara singkat dan jelas  Latar belakang dan alasan temuan dijelaskan  Penilaian atas tiap temuan dijelaskan  Menetapkan Tindakan Koreksi atas temuan Audit  Batas waktu penyelesaian tindakan koreksi  Bentuk & cara pelaporan tindakan koreksi  Kesepakatan waktu Tindak Lanjut Audit  Tanya jawab atas hasil temuan serta klarifikasi akhir  Penutupan, kesimpulan dan komitmen tindakan perbaikan dari Manajemen

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Session 5 : KESALAHAN PALING SERING DALAM AUDIT MUTU INTERNAL

Materi Pembahasan :  Jenis Kesalahan  Penyebab

Kesalahan dalam Melakukan Audit  Tidak melakukan persiapan ; 5P ( proper planning

prevent poor performance)  Lakukan desk audit / pelajari SOP , standar sebelum melakukan audit  Buat checklist  Kenali proses dan peta proses  Kenali potensi masalah  Hanya Fokus kepada SOP / Dokumen  Audit harus mencakup 5 komponen organisasi yang membentuk kesisteman ( 5M)  Pastikan ke 5 nya tercakup  Pasang mata dan telinga

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Kesalahan dalam Melakukan Audit  Memberikan Kesan seolah olah mencari kesalahan

seseorang  Audit harus fokus kepada proses , bukan person  Audit berbasis ke sistem

 Tidak fokus kepada objective evidence, sehingga dapat berdampak kepada premature judgment  Laporan harus berbasis kepada content dan mampu telusur  Pengisian laporan audit harus berbasis kepada prinsip PLOR  Selalu memasukan reference dalam penulisan temuan  Mewancarai person yang salah karena tidak menguasai proses  Selalu memastikan auditee adalah yang paham dan mengerti akan permasalahan yang diaudit Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Session 6 : PELAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL

Materi Pembahasan :  Penyiapan Laporan  Bentuk dan Isi Laporan  Pembuatan Laporan  Distribusi Laporan 92

Penyiapan Laporan Audit  Hasil temuan audit yang didapat dan disepakati oleh Auditee, kemudian dilaporkan dalam formulir Laporan Hasil Audit.  Formulir Laporan Hasil Audit dapat menggunakan :  Laporan Khusus untuk Audit Mutu Internal  Formulir Laporan Ketidaksesuaian (Nonconformance Report)

Auditor bertanggungjawab untuk menyiapkan dan mengisi Laporan tersebut mengikuti proses Audit yang dilakukannya.

Banyaknya laporan audit tergantung kesepakatan penulisan jumlah temuan audit pada tiap laporan. Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Bentuk & Isi Laporan Audit  Persyaratan ISO 9001:2015 tidak menetapkan bentuk/format standar Laporan Audit Mutu Internal, hanya mensyaratkan bahwa hasil audit harus dicatatkan / dilaporkan.  Format Laporan Hasil Audit harus dapat menjelaskan :  Waktu & Tempat Pelaksanaan Audit  Nama Auditor  Nama dan Bagian/Dept/Proses Auditee  Referensi (Dokumen atau Persyaratan Standar)  Temuan / Hasil Audit  Tindakan Koreksi yang akan dilakukan & target waktu penyelesaian  Tanda tangan persetujuan Auditee & Auditor  Hasil Tindakan Koreksi  Hasil Kesimpulan untuk penutupan Audit Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Contoh Format Laporan Audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pembuatan Laporan Audit  Auditor harus dengan segera membuat Laporan Audit selambatnya pada akhir pelaksanaan proses audit yang dilakukannya dan sebelum meninggalkan lokasi audit.

 Auditor harus menjelaskan berapa banyak temuan dan berapa laporan yang dibuatnya  Satu temuan sebaiknya dibuat dalam satu laporan audit (lembar).  Sebelum meninggalkan lokasi audit, Auditor harus mendapatkan data Tindakan Koreksi dan target waktu penyelesaiannya dituliskan dalam Laporan oleh Auditee  Disarankan Auditor membuat salinan Laporan Audit, dimana :  Laporan asli disimpan oleh Auditor, untuk digunakan kemudian  Salinan dipegang oleh Auditee sebagai referensi untuk melakukan tindakan koreksi.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pengisian Laporan Audit  Pengisian data laporan oleh Auditor  Laporan diisi dengan segera, jangan menunda menulis Laporan Audit  Pengisian laporan harus singkat dan jelas  Setelah mengisikan temuan audit, tanda tangani laporan dan serahkan pada Auditee

 Pengisian oleh Auditee  Auditee mengisikan Tindakan Koreksi yang akan dilakukan berikut target waktu penyelesaiannya  Tanda tangan laporan, serahkan pada Auditor

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pengisian Laporan Audit 1. Tulis informasi umum 2. Tulis temuan berbasis PLOR

3 Tanda tangan auditee dan Auditor 4. Auditee membuat analisa penyebab diketahui atasan

5. Auditee membuat analisa rencana perbaikan diketahui atasan

6. auditor pada saat nya melakukan verifikasi tindakan perbaikan , setelah itu ttd Management Representative

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Distribusi Laporan Audit  Laporan Audit didistribusikan kepada:  Auditee • Disimpan sebagai referensi untuk melakukan tindakan koreksi.  Koordinator/Pimpinan Auditor/MR • Sebagai data hasil kegiatan audit yang telah dilakukan oleh Auditor yang ditunjuk. • Untuk digunakan lagi pada saat Auditor melakukan Audit Tindak Lanjut.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Session 7 :

TINDAK LANJUT AUDIT

Materi Pembahasan :  Tujuan Tindak Lanjut  Pelaksanaan Tindak Lanjut  Pelaporan Tindak Lanjut  Penutupan Laporan Audit 100

Tindak Lanjut Audit Pemeriksaan terhadap tindakan koreksi yang dilakukan atas temuan audit untuk memastikan pelaksanaan dan efektifitas tindakan yang dilakukan tersebut.

Tujuan :   

Memastikan Tindakan Koreksi Dilakukan Memastikan Tindakan Koreksi telah memperbaiki dan menyelesaikan masalah Menutup Laporan Audit Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit  Auditor bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan kembali (Audit Tindak Lanjut) terhadap hasil tindakan koreksi untuk memeriksa efektifitas tindakan koreksi yang dilakukan

 Pelaksanaan Audit sesuai dengan target waktu yang disepakati dengan pihak Auditee.  Pemeriksaan dilakukan terhadap :  Hasil Tindakan Koreksi  Waktu Penyelesaian  Efektifitas Tindakan  Kebutuhan untuk perbaikan/peningkatan

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pelaporan Tindak Lanjut Audit  Menggunakan Laporan Hasil Audit, sesuai dengan masalahnya

 Auditor mengisi hasil pemeriksaan atas tindakan koreksi yang diambil dengan mencantumkan hasil tindakan koreksi  Auditor mengambil copy laporan audit dari Auditee untuk dijadikan satu dengan laporan aslinya.  Menyerahkan laporan kepada MR/Koordinator Audit.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Penutupan Laporan Audit  Jika tindakan koreksi selesai dilakukan maka auditor menandatangani laporan sebagai tanda penutupan laporan  Jika tindakan koreksi belum selesai, maka auditor memberikan keterangan :  Tambahan waktu yang diperlukan • Laporan Audit belum ditutup  Timbulnya masalah baru (laporan permohonan tindakan koreksi) • Laporan Audit bisa ditutup.

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Pelaporan Audit Kepada Manajemen Hasil Audit Mutu Internal akan disampaikan kepada Pimpinan Manajemen untuk :  Mereview efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dalam mencapai rencana dan target perusahaan  Mendapatkan komitmen semua tingkatan di dalam organisasi dalam menjalankan dan mengembangkan sistem manajemen mutu  Menetapkan tindakan perbaikan atau pun peningkatan yang diperlukan untuk efektifitas sistem manajemen mutu

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Session 8 : EFEKTIFITAS DAN ETIKA AUDIT

Materi Pembahasan :  Hambatan Pelaksanaan Audit  Efektifitas Audit  Etika Audit  Tips Audit

Hambatan Audit  Mengulur Waktu  Penjadwalan Ulang  Pertanyaan yang tidak dijawab  Terus ‘Menghindar’ dari Audit  Gangguan Telepon  Dipanggil untuk hal ‘penting’  Memohon Auditor tidak menulis Laporan  Membuat kelihatan selalu tidak punya waktu (sibuk)

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Efektifitas Audit Bergantung kepada :  Komitmen Pimpinan Manajemen  Perencanaan & Persiapan Audit

 Koordinasi dan komunikasi antar seluruh pihak  Kompetensi Auditor  Pemahaman Auditor atas tugas & tanggung jawabnya

 Penyediaan sarana pendukung  Kemudahan akses untuk mendapatkan data/informasi  Dukungan seluruh personal dalam Organisasi

 Kesiapan Auditee untuk diaudit  Laporan Audit dibuat secara benar, lengkap dan jelas.  Tindakan koreksi dilakukan secara benar dan tepat waktu Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Etika Auditor 

Melakukan audit tepat waktu.



Tidak menunggu terjadinya suatu kesalahan.



Audit tidak dilakukan dengan cara yang antagonis dan emosional



Auditor harus dapat bersikap diplomatis, tegas, percaya diri serta dapat mengendalikan diri.



Auditor harus penuh pengertian dan tidak mencaci-maki Auditee yang ada pada tingkatan yang lebih rendah dari dirinya.



Menilai dan melaporkan fakta sebagaimana yang ia lihat



Tidak memulai audit dengan prasangka tentang hasil akhir audit itu.



Jika membuat kesalahan, ia harus mengakui dan mengambil tindakan yang tepat untuk memperbaiki.



Auditor tidak menentukan sampai dimana suatu proses dapat diterima, tapi hanya menentukan tingkat kesesuaian dengan persyaratan.



Memberitahukan Auditee beberapa bidang/proses tidak diaudit pada saat ini

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Beberapa Tips Dalam Audit  Gunakan humor untuk mengendalikan situasi yang ‘tegang’  Jelaskan pada Auditee bagaimana audit dapat membantu mereka

 Fokus pada masalah bukan pada orang  Bertujuan pada ‘Apa’ yang salah bukan pada ‘Siapa’ yang salah  Konsultasi sebelum memutuskan  Mendengarkan pada Auditee  Setuju pada ketidaksetujuan  Membangun hubungan kerja yang baik  Menguraikan keterangan untuk klarifikasi  Buat Auditee merasa nyaman Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Hal Yang Dihindari           

Konflik atau argumentasi ‘Mendikte’ Auditee Memaksa melakukan menurut cara kita Mengkritik atau menyindir Auditee Memojokkan Auditee saat ada temuan Salah dalam menilai temuan Temuan tidak disepakati Auditee Membahas hal yang tidak penting Keluar dari lingkup audit Mengikuti kemauan Auditee Ingin cepat menyelesaikan proses Audit

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

Auditor itu …..  Auditor itu bukan Polisi  Auditor tidak ahli terhadap semua area  Auditor tidak paham sepenuhnya atas area yang di audit  Auditor ada bukan untuk mencari kesalahan  Auditor tidak selamanya benar  Audit fokus ke manajemen sistem

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015

“Mari tekadkan diri untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu

agar

dapat

pelayanan

secara benar & konsisten

memberikan

yang

terbaik

produk untuk

dan

mencapai

kepuasan pelanggan”

Pelatihan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015