PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI JASA PENYEWAAN RENTAL MOBIL PADA NT RENT CAR KUDUS RIEZTY HENING NUGRAINI B12.2010.01535 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dian Nuswantoro Semarang This research aims to produce an accounting information system of car rental who can perform data processing and interpret a firm’s financial statements. This research included in systems development research. Subject of this research is a rental car firm based in Kudus, Jawa Tengah, namely NT Rent Car Kudus. The object is accounting information system of car rental. This research using an observation and interviews as data collection methods. As a technique, this research used System Development Life Cycle (SDLC). Conversion system that used in this study was a parallel conversion. Results from this study indicate (1) that NT Rent Car Kudus apply manual accounting information system. (2) A system designed to facilitate the performance of NT Rent Car Kudus and well implemented. Keyword : Accounting Information System, Data Collection, Rental Car PENDAHULUAN Perkembangan zaman yang semakin maju seiring dengan berkembanganya teknologi kecepatan dan ketepatan dalam mengolah data serta informasi yang cepat dan akurat. Fungsi komputer sebagai alat bantu manusia, khususnya sebagai media pengolahan data, sekarang ini mengalami pengembangan positif yang sangat pesat. Hal ini didukung oleh faktor pendorong dan faktor keunggulan dari komputer itu sendiri berupa kemajuan teknologi dibidang informasi, serta kebutuhan dan tuntutan manusia yang menginginkan semua pekerjaan dan kebutuhannya dapat dilaksanakan dengan aman, cepat dan akurat. Faktor tersebut saling berkaitan dan harus terpenuhi semua agar komputer dapat menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal yang membantu dalam suatu proses pengolahan data. Hal inilah yang terjadi pada NT Rent Car, mereka kesulitan untuk mendapat informasi tentang laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu. Hal tersebut dikarenakan mereka tidak memanfaatkan sistem teknologi informasi yang ada, mereka mencatat semua aktivitas transaksi dan pencatatan keseharian dengan cara manual. NT Rent Car merupakan sebuah perusahaan jasa yang kegiatan utamanya memberikan jasa persewaan mobil kepada pelanggan. Dihadapkan pada perkembangan usaha perusahaan serta pertimbangan semakin meningkatnya persaingan bisnis jasa penyewaan mobil, para pengusaha dibidang mobil melakukan terobosan baru dalam meningkatkan kinerja pelayanan jasa transportasi bagi para pelanggannya. Salah satunya adalah dengan pemanfaatan pemrograman dan sistem komputer 1
mampu dibuat suatu software untuk melakukan pengolahan data menjadi informasi, sehingga keuntungan yang didapat oleh perusahaan akan maksimal. Dalam prosedur teknis persewaan pada NT Rent Car ini sudah baik, tetapi untuk prosedur pencatatan transaksi masih menggunakan sistem manual. Dalam pencatatan tersebut harus memiliki sistem yang terkomputerisasi yang telah memanfaatkan sistem teknologi informasi, sehingga masalah-masalah seperti kesulitan untuk mendapat informasi yang akurat dan tepat waktu tentang laporan keuangan dapat teratasi. Karena hal tersebut akan mengakibatkan tidak maksimalnya keuntungan yang didapat oleh perusahaan. Dengan memiliki pencatatan secara terkomputerisasi, pemilik akan dapat mengetahui jumlah kas yang dimilikinya setiap saat. Data pencatatan yang dimiliki akan selalu update dengan transaksi yang dilakukan setiap saat. Sistem pencatatan yang terkomputerisasi juga mendukung pemilik dalam rangka pengambilan keputusan. Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem terkomputerisasi antara lain pemrosesan data menjadi lebih cepat dan tidak perlu lagi ada bertumpuk-tumpuk data yang harus dicatat dan disimpan, sehingga dapat lebih menghemat waktu, pencatatan transaksi dan aktivitas perusahaan menjadi lebih akurat. Sehingga perlu dikembangkan dan diciptakan suatu sistem baru yang terkomputerisasi dalam sistem pencatatan, penggolongan, maupun pengolahan data keuangan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan yang menimbulkan tidak maksimalnya keuntungan bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan di dalam pencatatan maka perusahaan akan dirugikan. Penelitian difokuskan pada sistem penyewaan mobil yang akan dijalankan dan pembuatan laporan keuangan pada NT Rent Car. Perancangan desain sistem informasi akuntansi terkomputerisasi rental mobil NT Rent Car yang menarik, mudah dimengerti, dan menggunakan Visual Basic. Dari uraian di atas, diperlukannya suatu sistem akuntansi yang terkomputerisasi agar proses pencatatan dapat berjalan dengan efisien dan efektif serta kebutuhan informasi laporan keuangan dapat terpenuhi dengan cepat. Dengan memanfaatkan sistem teknologi informasi, maka penulis tertarik untuk memecahkan masalah pencatatan secara manual untuk kemudian dituangkan kedalam sistem yang sudah terkomputerisasi, sehingga judul penelitian yang diambil adalah “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI JASA PENYEWAAN RENTAL MOBIL PADA NT RENT CAR KUDUS”. METODOLOGI PENELITIAN Objek Penelitian Objek penelitian untuk tugas akhir ini adalah sebuah usaha rental mobil yang memberikan jasa penyewaan mobil yang bernama NT Rent Car. Usaha ini terletak di pusat kota Kudus, daerah Simpang Tujuh, Jalan Karang Nongko No. 371. Menurut penulis berdasarkan peninjauan, usaha ini tergolong sebagai usaha yang bergerak dibidang jasa. Jenis Data Berdasarkan sumbernya dibagi menjadi dua, yaitu: 1. Data primer
2
Yaitu data yang didapat langsung dari sumber datanya. Pemngumpulan data dilakukan melalui wawancara langsung dengan pemilik NT Rent Car mengenai sejarah berkembangnya NT Rent Car, prosedur-prosedur peminjaman mobil, kesulitan yang terjadi selama ini, dan observasi untuk mengetahui gambaran kegiatan bisnis pada NT Rent Car sehingga dapat menentukan hubungan antar entitas. 2. Data sekunder Adalah data yang diperoleh tidak secara langsung pada sumber datanya melainkan didapat dari sumber yang telah ada, misalnya catatan transaksi, kwitansi, dan catatan kendaraan. Metode Pengumpulan Data Dalam menyusun skripsi ini, diperlukan data yang relatif lengkap sebagai bahan yang mendukung kebenaran materi uraian pembahasan. Oleh karena itu sebelum menyusun skripsi ini, terlebih dahulu penulis melakukan riset atau penelitian untuk menjaring data atau bahan materi yang diperlukan, dengan cara ini penulis mendapatkan data dan informasi. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan penulis yaitu: Studi Pustaka Pada tahapan ini yang dilakukan penulis dalam pengumpulan data dengan memahami buku referensi yang didapatkan di perpustakaan, membeli buku, serta mencari artikel pada majalah ataupun internet yang mendukung dengan topik yang dibahas dalam penyusunan skripsi ini seperti mempelajari seluk beluk perusahaan penyewaan mobil, analisi, dan pengembangan sistem yang berkaitan dengan penelitian skripsi ini. Studi Lapangan Tahap pengumpulan data pada studi lapangan penulis menggunakan cara dengan melakukan pendekatan untuk mendapatkan data dan informasi yaitu: 1) Observasi Pada metode ini dalam penelitian melakukan pengamatan dan terlibat langsung dalam kegiatan lapangan seperti membantu pekerjaan di bagian data penyewaan. 2) Wawancara Dalam tahap wawancara penulis melakukan tanya jawab kepada pemilik rental mobil pada tanggal 7 Maret 2015 bertempat di kantor NT Rent Car. Wawancara yang peneliti lakukan untuk mengumpulkan data dengan mengadakan tatap muka secara langsung dengan orang yang menjadi sumber data atau objek penelitian. Metode Perancangan Sistem Metode yang digunakan untuk membuat sistem di NT Rent Car adalah metode yang menggunakan pengembangan sistem terstruktur yaitu System Development Life Cycle (SDLC), karena SDLC merupakan metode yang sudah diakui dan digunakan banyak pengembangan sistem, alur, tahapannya tersetruktur dan praktis, alat-alat dari SDLC menggunakan diagram yang lebih mudah dimengerti, tahapannya terkait sati sama lain. Apabila ada perubahan sistem maka tidak semua tahap dilakukan pengulangan kembali, tahap SDLC lebih mudah, cocok pada pembangun sistem ke sistem komputer.
3
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Sejarah Singkat Perusahaan NT Rent Car merupakan perusahaan jasa yang bergerak di bidang persewaan/rental mobil. NT Rent Car didirikan pada tanggal 26 Februari 2012 oleh Muhammad Fahrul Riza. NT Rent Car berlokasi di Jalan Karang Nangka No. 371 Kabupaten Kudus. Saat itu persewaan mobil masih jarang dijumpai di kota Kudus. Dengan bermodalkan 3 unit mobil, pemilik menjalankan usahanya. Tetapi dengan semakin berkembangnya aktivitas perusahaan membuat semakin banyak pelanggan yang melakukan persewaan mobil. Untuk mencukupi kebutuhan tersebut, perusahaan menambah mobil baru hingga sampai saat ini telah menjadi 43 mobil. Sistem yang Berjalan Saat Ini Flow of Document Sistem yang Berjalan Saat Ini PELANGGAN
BAGIAN ADMINISTRASI
fotokopi kartu identitas
1
memilih mobil yang akan disewa
fotokopi kartu identitas
1
mencatat data pelanggan dan mengecek ketersediaan mobil
2 untuk pembayaran di awal formulir sewa terisi
fotokopi kartu identitas
2 untuk pembayaran di akhir
cek, setuju, & bayar mobil yang disewa
formulir sewa terisi
formulir sewa terisi A 2
formulir sewa terisi
cek & setuju mobil yang disewa
nota sewa mobil uang
3 uang
3
formulir sewa terisi
4 mobil
nota sewa
nota sewa
A
menerima uang
nota sewa kwitansi sewa
kwitansi sewa
nota sewa
A 4
4
Sistem Pendataan Penyewaan Mobil yang Diusulkan Flow of Document Sistem Pendataan Penyewaan Mobil BAGIAN ADMINISTRASI
PELANGGAN
BAGIAN KEUANGAN 11
1
3
form sewa terisi
Down Payment
form sewa
DIREKTUR OPERASIONAL
PEMILIK
6
8
uang mengisi formulir
mengecek ketersediaan mobil dan memberi syarat pada pelanggan
form sewa terisi
nota pelunasan
rekap penyewaan diverifikasi
mencocokan jumlah uang & rekap penyewaan
pelunasan
1
Laporan keuangan
membuat laporan keuangan
2
rekap penyewaan
7
mencocokan nota & nota
form sewa terisi fotokopi syarat
1
uang
2
rekap penyewaan diverifikasi
2
mencocokan jumlah uang, rekap penyewaan, & laporan keuangan yang telah diverifikasi oleh direktur operasional
Laporan keuangan
A
1
1
Laporan keuangan
nota sewa membuat nota sewa
8
Down Payment 2
cek, setuju, & bayar DP untuk mobil yang disewa
nota pelunasan Down Payment
rekap penyewaan
2
7
nota sewa
rekap penyewaan diverifikasi
1
nota sewa
1
1
nota sewa
A
6
3 uang
Laporan keuangan
2 A
4 4
A uang
A
1 2
5
nota sewa
nota sewa
A
R
proses bayar & rekap harian
2
nota sewa
uang
1
nota sewa
mobil 2
nota sewa
KETERANGAN: A : arsip R : arsip online
9
5
5
Flow of Document Sistem Pendataan Pengembalian Mobil BAGIAN ADMINISTRASI
PELANGGAN 9
1 0 2
nota sewa 2
mengembalikan mobil
cek kondisi mobil, data pengembalian, denda, dan biaya
2
nota sewa
10
1
nota 2
12
nota 11
1
nota pelunasan
12
A
Identifikasi Data dan Informasi Dokumen yang diolah dalam Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Penyewaan Rental Mobil ini antara lain: 1. Form Sewa
6
2. Nota Sewa
3. Nota Pelunasan
7
Sedangkan informasi yang di hasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Penyewaan Rental Mobil ini adalah sebagai berikut: 1. Laporan Pendapatan Sewa
2. Laporan Laba Rugi
8
3. Neraca
Catatan Akuntansi yang Digunakan Berikut merupakan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pendataan penyewaan rental mobil: 1. Jurnal Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi penyewaan rental mobil sehingga pada akhir periode dapat diketahui jumlah penerimaan kas.
2. Buku besar Digunakan sebagai tempat untuk mem-posting transaksi yang berasal dari jurnal. Sehingga transaksi tersebut dapat dikelompokan sesuai dengan akun masing-masing transaksi.
9
HIPO (Hierarchy Input Process Output) Sistem Informasi Akuntansi Penyewaan Rental Mobil
Master
Pelanggan
Transaksi
Sopir
Mobil
Penyewaan
Laporan
Pengembalian
Laporan Pendapatan Sewa
Laporan Laba Rugi
Diagram Contex
Neraca
Laporan Laba Rugi
PEMILIK
10
Data Customer
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENYEWAAN RENTAL MOBIL
Buat Data Customer
CUSTOMER
Laporan Pendapatan Sewa
Form Sewa
Down Payment
Nota Pelunasan
BAGIAN ADMINISTRASI
Neraca
Data Flow Diagram
Data Pelanggan
1
sopir
mobil
Data Sopir
pelanggan
Data Mobil
MASTER
Daftar Mobil
Daftar Sopir
Daftar Sewa
PELANGGAN
2 Form Sewa
TRANSAKSI BAGIAN ADMINISTRASI
pelanggan
sopir
mobil
3 LAPORAN
sewa
kembali
Laporan Pendapatan Sewa Laporan Laba Rugi Neraca
Desain Input Output Desain Input 1) Desain Menu Utama
11
PEMILIK
2) Desain Menu Master
3) Desain Menu Transaksi
4) Desain Menu Laporan
12
5) Desain Input Data Pelanggan
6) Desain Input Data Sopir
7) Desain Input Data Mobil
13
8) Desain Input Data Tipe Mobil
9) Desain Input Transaksi Sewa
10) Desain Input Transaksi Kembali
14
11) Desain View Transaksi Sewa
Desain Output 1) Nota Sewa
2) Nota Pelunasan
15
3) Laporan Pendapatan Sewa
4) Laporan Laba Rugi
5) Neraca
16
6) Jurnal
7) Buku Besar
PENUTUP KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi terkompurisasi pada NT Rent Car yang dirancang dapat berjalan dengan baik dan dapat meningkatkan efesiensi waktu serta dapat membantu kegiatan usaha di NT Rent Car menjadi lebih cepat. Selain itu sistem yang dihasilkan dapat menyimpan data yang sudah terkomputerisasi mempermudah usaha NT Rent Car dalam proses penyimpanan, pencarian, dan dapat membantu untuk membuat laporan keuangan secara terkomputerisasi. Sehingga pemilik sewaktu-waktu dapat melihat laporan keuangan tanpa harus menunggu lama, serta informasi keuangan yang dihasilkan lebih akurat.
17
SARAN Dengan memperhatikan hasil penelitian yang dilakukan di NT Rent Car Kudus, diharapkan sistem ini dapat diterapkan “NT Rent Car“ sehingga sistem ini dapat membantu serta mempermudah kegiatan. Selain itu diharapkan sistem ini bisa melengkapi sistem yang berjalan saat ini. DAFTAR PUSTAKA Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi. Hartono, Jogiyanto. 2009. Sistem Teknologi Informasi.Yogyakarta: Andi. Kendall, Kenneth E dan Julie E Kendall. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Indeks. Kieso, Weygandt dan Warfield. 2002. Intermediate Accounting, 10th Edition. Jakarta: Erlangga. Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Ladjimudin, Al-Bahra bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Mulyadi. 2013. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Pandia, Henry. 2004. Visual Basic 6 Tingkat Lanjut. Yogyakarta: Andi. Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi.
18
