Perancangan Sistem Inventory Sparepart Motor Pada CV. Surya Jaya Jepara Januar Yoga A. A11.2008.04342 Program Studi Teknik Informatika Universitas Dian Nuswantoro 2013 ABSTRAK Bengkel merupakan suatu usaha jenis wirausaha kecil dan menengah yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan perbaikan baik itu sepeda motor atau mobil ,lebih dari itu bengkel juga melakukan usaha penjualan sparepart guna melengkapi kebutuhan penggantian sparepart kendaraan yang rusak .Salah satu jenis bengkel yang bergerak dalam bidang jasa servise sepeda motor adalah CV. Surya Jaya Jepara. Pada saat ini CV. Surya Jaya Jepara dalam menyajikan data yang dibutuhkan oleh bengkel masih manual, dalam hal ini dalam mengendalikan persediaan stok sparepart atau keluar masuknya jumlah sparepart masih kurang efisien sehingga banyak sekali kesulitan yang ada apalagi data yang harus diolah banyak dikarenakan stok sparepart yang terdiri dari berbagai macam sparepart dengan berbagai macam jenisnya. Maka untuk mengatasi masalah tersebut CV. Surya Jaya Jepara memerlukan suatu sistem pengolahan data yang lebih baik dari sistem yang sebelumnya yaitu dengan sistem informasi persediaan stok sparepart yang akan memberikan hasil pengolahan data yang optimal dan didukung dengan sumber daya manusia yang berkualitas sehingga CV. Surya Jaya Jepara dapat mengontrol kegiatannya dengan mudah cepat akurat dan dapat memberikan laporan yang diinginkan secara tepat dan cepat setiap saat bila dibutuhkan. Kata kunci : aplikasi,stok,sparepart,data,software.
1.1
BAB I
stok sparepart atau keluar masuknya jumlah sparepart
PENDAHULUAN
masih kurang efisien sehingga banyak sekali kesulitan yang ada apalagi data yang harus diolah banyak
Latar Belakang Bengkel
merupakan
suatu
usaha
jenis
dikarenakan stok sparepart yang terdiri dari berbagai
wirausaha kecil dan menengah yang bergerak dalam
macam sparepart dengan berbagai macam jenisnya.
bidang jasa pelayanan perbaikan baik itu sepeda motor
Maka untuk mengatasi masalah tersebut CV. Surya
atau mobil ,lebih dari itu bengkel juga melakukan
Jaya Jepara memerlukan suatu sistem pengolahan data
usaha penjualan sparepart guna melengkapi kebutuhan
yang lebih baik dari sistem yang sebelumnya yaitu
penggantian sparepart kendaraan yang rusak .Salah
dengan sistem informasi persediaan stok sparepart
satu jenis bengkel yang bergerak dalam bidang jasa
yang akan memberikan hasil pengolahan data yang
servise sepeda motor adalah bengkel CV. Surya Jaya
optimal dan didukung dengan sumber daya manusia
Jepara .
yang berkualitas sehingga CV. Surya Jaya Jepara dapat Pada saat ini CV. Surya Jaya Jepara dalam
mengontrol kegiatannya dengan mudah cepat akurat
menyajikan data yang dibutuhkan oleh bengkel masih
dan dapat memberikan laporan yang diinginkan secara
manual, dalam hal ini dalam mengendalikan persediaan
tepat dan cepat setiap saat bila dibutuhkan.
1
CV. Surya Jaya Jepara pada pelaksanaan tugasnya
harus
bisa
mengatur
atau
1.3
Pembatasan Masalah
mengelola
Dalam pembatasan masalah tentang proses
persediaan sparepart yang ada,sehingga mengetahui
persediaan khususnya pengadaan dan pengeluaran
jika hendak kehabisaan suatu jenis sparepart sebelum
sparepart banyak masalah yang dijumpai.Oleh karena
pemesanan dari pelanggan terjadi.Misalnya untuk
itu penulis membatasi masalah yang akan dianalisis
mengetahui stok sparepart yang masuk maupun
mengingatkan adanya keterbatasan waktu, tenaga dan
sparepart yang keluar,order pembelian dan lain-lain.
pikiran dalam penyusunannya. Pembatasan masalah
Masalah ini akan dapat berkurang jika pencatatan
tersebut adalah sebagai berikut :
tersebut menggunakan alat bantu komputer yang
1. Prosedur pemasukan dan pengeluaran jumlah
mengolah data secara tepat dan mudah sehingga diperoleh informasi yang cepat dan akurat sesuai yang
sparepart(Stock). 2. Perancangan aplikasi perangkat lunak terhadap pemasukan dan pengeluaran sparepart.
dibutuhkan.
3. Dengan menggunakan aplikasi Visual FoxPro 9.0. 1.2
Perumusan Masalah Sehubungan hal yang diatas yang menjadi
permasalahan adalah bagaimana
1.4
Tujuan Tugas Akhir
CV. Surya Jaya
Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah
Jepara menyajikan laporan yang relevan sehingga
untuk merancang sistem informasi yang mampu
dapat digunakan sebagai acuan untuk perencanaan dan
mendata arus masuk dan keluarnya sparepart pada CV.
pengendalian jumlah sparepart. Oleh maka itu masalah
Surya Jaya Jepara serta stok sparepart dengan cepat
yang ada dalam jumlah sparepart CV. Surya Jaya
dan akurat. Untuk dapat membantu mengefesienkan
Jepara dapat dirumuskan sebagai berikut :
pekerjaan pada bagian persediaan sparepart dengan
Bagaimana mengolahan persediaan sparepart
menggunakan sistem komputer.
pada CV. Surya Jaya Jepara supaya informasi yang 1.5
Manfaat Tugas Akhir
1.5.1
Manfaat Bagi Penulis
disajikan menjadi lebih cepat,tepat dan akurat.
Dapat menerapkan
mengembangkan ilmu
yang
diperoleh
dan pada
perkuliahan dalam kehidupan yang nyata di masyarakat
dan
menambah
pengetahuan
2
penulis
sebenarnya
pembaca. Dapat menjadi acuan dan dorongan
persediaan barang. Untuk memenuhi salah
sebagai tolak ukur dalam mendidik dan
satu syarat dalam menyelesaikan program
membekali ilmu bagi mahasiswa sebelum
strata satu fakultas ilmu komputer khususnya
terjun ke masyarakat.
sistem
tentang
apa
informasi
yang
di
Universitas
Dian BAB II
Nuswantoro Semarang. 1.5.2
LANDASAN TEORI
Manfaat bagi Perusahaan Dapat
memberikan
sumbangan
pikiran dan pertimbangan dalam membuat
2.1 Aplikasi Perangkat Lunak 2.1.1 Pengertian Aplikasi Perangkat Lunak Aplikasi
perangkat
lunak
atau
perencanaan dalam mengambil keputusan software
application
adalah
software
pada masa yang akan datang yang didasarkan program
pada hasil laporan persediaan barang. Menambahkan
kecepatan
serta
yang
pemrosesan
memiliki
perintah
aktivitas
yang
diperlukan
untuk melaksanakan permintaan pengguna ketepatan dalam pengolahan data sparepart dengan
tujuan
tertentu.
software
sehingga dapat menyediakan informasi yang application terdiri dari : dibutuhkan setiap saat. Mempermudah dan mengefesienkan
pekerjaan
dengan
1. Bahasa pemrograman (programming language)
menggunakan sistem komputer. Memperoleh sistem informasi secara
2. Program
aplikasi
(Application
Program) tepat dan akurat, mengetahui distribusi atau 3. Program paket / paket aplikasi (packet perputaran
sparepart
secara
menyeluruh
sistem
komputer.
program) dengan
digunakan
Mengurangi resiko kesalahan yang terjadi
4. Program utilitas (utility program) 5. Games dan entertaiment dan lain-lain
dalam pengolahan data.
Untuk
mendukung
operasi
software
1.5.3 Manfaat Bagi Akademik application di atas pengguna komputer Sebagai
tambahan
referensi dibagi menjadi :
perpustakaan
yang
dapat
dimanfaatkan
sebagai media untuk menambah pengetahuan a. Analis system
3
b. Programmer
Tahap-Tahap yang harus ditempuh :
c. Operator
a. Mengidentifikasi penyebab masalah.
d. Administrator database, yaitu orang
Mengkaji ulang terlebih dahulu subjek-
yang bertugas melakukan definisi dan
subjek
manipulasi
Ini
diutarakan oleh manajemen atau yang
yang
telah di temukan oleh analisis sistem di
software
dibutuhkan
jika
dioperasikan
database. software
akan
menggunakan
aplikasi database.
permasalahan
tahap perencanaan sistem.
Titik keputusan menunjukan suatu
yang bertugas mengelola software
kondisi
system operasi, software aplikasi yang
kejadian lain.
dalam
telah
b. Mengidentifikasi titik keputusan.
e. Administrator jaringan, yaitu orang
digunakan
yang
sebuah
jaringan
komputer.
yang
menyebabkan
c. Mengidentifikasi
suatu
personil-personil
kunci.
2.2 Langkah-Langkah Analisis Sistem
Dilakukan
dengan
mengacu
pada
Menurut Jogiyanto HM,( 2009 ), langkah-
bagan alir documen yang ada di
langkah dasar yang digunakan dalam analisis
perusahaan.
sistem adalah
2. Memahami kerja dari sistem yang ada
1. Mengidentifikasi Masalah (Indentify) Merupakan
langkah
yang
Yaitu memahami kerja sisten dengan
dilakukan dalam analisis sistem. Masalah
mempelajari secara rinci bagaimana sistem
dapat
didefinisikan
pertanyaan dipecahkan.
yang
di
Masalah
pertama
(Understand)
sebagai
suatu
yang ada berjalan denganh cara melakukan
inginkan
untuk
penelitian.
inilah
yang
Tujuannya
mendeskripsikan
sistem
yaitu yang
untuk berjalan
menyebabkan sasaran dari sistem tidak
dengan penekanan pada area dimana
dapat dicapai, oleh karena itu langkah
masalah tersebut timbul.
pertama yang harus dilakukan analis adalah
Hasilnya yaitu Deskripsi sistem yang
mengidentifikasi dahulu
berjalan.Langkah-Langkahnya
terjadi.
masalah
yang
adalah
sebagai berikut :
4
a.
Menentukan jenis penelitian
e. Proyeksi sumber daya yang diperlukan
b. Merencanakan jadwal penelitian
dan
c.
perancangan sistem baru.
Membuat penugasan penelitian
biaya
yang
dibutuhkan
dalam
d. Membuat agenda wawancara 2.3 Alat Bantu Analisis Sistem e.
Mengumpulkan hasil penelitian Alat bantu analisa yang digunakan yaitu :
3. Menganalisis Sistem (Analize) Dilakukan berdasarkan data yang telah di
Flow Of Document. Merupakan bagan alir yang menunjukkan
peroleh dari hasil penelitian yang dilakukan : arus
dari
formulir
dan
laporan
termasuk
a. Menganalisis kelemahan sistem tembusan-tembusannya b. Menganalisis
kebutuhan
dengan
menggunakan
informasi simbol-simbol yang sama dengan digunakan
pegawai 4. Membuat laporan hasil analisis (Report) Proses
pelaporan
dilakukan
setelah
menganalisa hasil-hasil penelitian, yang
didalam bagan alir system. Berikut ini adalah simbol-simbol bagan alir system :
Tabel 2.1. Tabel Bagan Alir Sistem
meliputi : a. Daftar masalah yang ditemukan oeleh analisis sistem. b. Suatu pernyataan asumsi penting yang dibuat
oleh
analis
sistem
selama
pelaksanaan analisa sistem. c. Alasan yang mendasari dan luas analisa sistem yang dilaksanakan. d. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang telah diusulkan dengan persyaratan-persyaratan
yang
harus
dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut.
5
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem
dibentuk
penggambaran,
yang
berupa
rancangan
dan
pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemn yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh. Tahap
perancangan
sistem
ini
mempunyai 2 (dua) tujuan utama yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem. 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komponen yang terlibat. Tujuan kedua diatas lebih condong pada desain
sistem
yang
terinci,
yaitu
pembuatan rancang bangun yang jelas Sumber : Jogiyanto HM, 2009
dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya.
2.4 Tahap Perancangan Sistem (Desain Sistem)
Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem
2.4.1 Pengertian Perancangan Sistem
harus dapat mencapai sasaran-sasaran
Menurut Jogiyanto HM, (2009 ), desain
sebagai berikut :
sistem dapat diartikan sebagai berikut :
1. Desain sistem harus berguna, mudah
1. Tahap setelah analisis dari siklus
dipahami
pengembangan sistem.
digunakan. Ini berarti data harus
2. Pendefinisian
dari
kebutuhan-
kebutuhan fungsional.
dan
mudah
ditangkap,
harus
mudah
nantinya
muda
metode-metode diterapkan
dan
3. Persiapan untuk rancang bangun.
6
informasi harus mudah dihasilakn serta mudah dipahami dan digunakan. 2. Desain
sistem
harus
2.4.2.1 Context Diagram Context diagram adalah Data
dapat
Flow Diagram (DFD) tingkat
mendukung tujuan utama perusahaan
atas, yaitu diagram yang paling
sesuai
telah
tidak detail dari sebuah sistem
didefinisikan pada tahap perencanaan
informasi yang menggambarkan
sistem yang dilanjutkan pada tahap
aliran-aliran data ke dalam dan
analisis sistem.
ke luar sistem dan ke dalam dan
dengan
Adapun
yang
langkah-langkah
dari
perancangaan sistem yaitu : 1. Menentukan
entitas
keluar eksternal. Context diagram mempunyai
yang
akan
sejumlah
karakteristik
digunakan
sistem, yaitu :
Entitas adalah objek, jadi dalam
a. Kelompok
dalam
pemakai,
sebuah perancangan haruslah jelas
organisasi atau sistem lain
siapa saja yang memberi data dan
dimana sistem melakukan
menerima informasi.
komunikasi
2. Menentukan tabel-tabel yang akan digunakan dalam perancangan. Untuk kelancaran informasi
dari yang
sebuah
sistem
dihasilkan
maka
terminator). b. Data masuk, yaitu data yang diterima lingkungan
penentukan tabel haruslah cermat dan
diproses
harus dapat menghemat memori.
tertentu.
3. Menentukan
relasi
antar
tabel
(sebagai
sistem
dari
dan
harus
dengan
cara
c. Data keluar, yaitu data yang
sehingga antara kunci tabel yang satu
dihasilkan
dengan
diberikan ke dunia luar.
tabel
berkaitan.Hal
yang ini
lain
saling
berguna
untuk
pencarian data dari beberapa tabel. 2.4.2 Alat Bantu Perancangan Sistem
sistem
dan
d. Penyimpanan data (storage), yaitu bersama
digunakan
secara
antara
sistem
7
dengan terminator. Data ini
yang akan dikembangkan secara
dapat dibuat oleh sistem dan
logika,
digunakan oleh lingkungan
mempertimbangkan
atau sebaliknya dibuat oleh
fisik
lingkungan dan digunakan
mengalir
oleh sistem. Hal ini berarti
tersebut akan disimpan. Hal
pembuatan
data
yang harus diperhatikan dalam
CD
menggambarkan diagram alir :
storage
simbol dalam
dibenarkan, dengan syarat simbol tersebut.
tanpa
dimana
data
atau
a. Bagan digunakan
linkungan tersebut
dimana
alir
data
sebaiknya
dari
atas
ke
e. Batasan antara sistem dan
bawah mulai dari bagian kiri
lingkungan.
suatu halaman.
Tabel 2.2 :Tabel Simbol-Simbol Context Diagram
b. Kegiatan didalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas. c. Harus ditunjukkan dimana kegiatan dimulai dan dimana kegiatan berakhir. d. Masing-masing
kegiatan
didalam suatu bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata untuk mengawali suatu kegiatan. Sumber : Jogiyanto HM, 2009
e. Gunakan
2.4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) DFD
adalah
Diagram
simbol-simbol
bagan alir dalam Context yang
Diagram.
Simbol
yang
menggambarkan suatu sistem
digunakan
dalan
DFD
yang telah ada atau sistem baru
8
Leveled sama dengan simbol
4. Administrasi keseragaman data.
dalam Context Diagram.
5. Akses kebersamaan dan perbaikan
Tabel 2.3 :Tabel Simbol-Simbol Data Flow Diagram (DFD)
dari terjadinya crashes (tabrakan dari proses serentak). Alat bantu perancangan basis data : 2.4.3.1
Entity
Relationship Diagram
(ERD)
2.4.3 Tahap Perancangan Basis Data
Model entity-relationship yang
Basis data merupakan kumpulan data
berisi
yang saling berhubungan satu dengan
himpunan entitas dan himpunan
lainnya, yang disimpan secara bersama
relasi
sedemikian rupa dan tanpa pengulangan
dilengkapi
(redundansasi) yang tidak perlu, untuk
atribut yang mempresentasikan
memenuhi berbagai kebutuhan .
seluruh fakta dari dunia nyata
Penggunaan basis data untuk mengelola
yang
data mempunyai beberapa keuntungan
digambarkan
yaitu :
sistematis dengan menggunakan
1. Kebebasan data dan akses efisien.
Digram
2. Mereduksi
(Diagram E-R).
waktu
pengembangan
aplikasi. 3. Integritas dan keamanan data.
Adapun
komponen-komponen
yang
masing-masing dengan
ditinjau, dengan
atribut-
dapat lebih
Entity-Relationship
simbol-simbol
yang
digunakan dalam ERD (Entity
9
Relationship Diagram) adalah
berhubungan dengan paling banyak dengan
sebagai berikut
satu entitas pada himpunan entitas A.
Tabel 2.4 : Tabel Simbol ERD (Entity Relationship Diagram)
Gambar 2.1 : Kardinalitas relasi satu ke satu
2. Satu ke Banyak (One to Many). Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan 2.5
Kardinalitas atau Derajat Relasi paling banyak dengan satu entitas pada Kardinalitas
relasi
menunjukkan
jumlah himpunan entitas A.
maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Kardinalitas yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misal A dan B) dapat berupa : Gambar 2.2 : Kardinalitas relasi satu ke banyak 3. Banyak ke Satu (Many to One). 1. Satu ke Satu (One to One).
Setiap entitas pada himpunan entitas A
yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya, setiap entitas
pada
himpunan
entitas
B
berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada satu entitas himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan
entitas A
berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B.
10
1.
Setiap
himpunan
entitas
akan
diimplementasikan sebagai sebuah table (file data).
Gambar 2.3 : Kardinalitas relasi banyak ke satu Tabel Barang Tabel 2.5 : Implementasi tabel pada
4. Banyak ke Banyak (Many to Many). Yang
berarti
setiap
entitas
A
ERD
dapat
Kd_brg
berhubungan dengan banyak entitas pada
Nm_brg
Jml_brg
himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitasA.
1.
Relasi dengan derajat relasi 1-1
(one to one)
menghubungan himpunan
dua buah
entitas
dipresentasikan bentuk
yang
akan dalam
penambahan
atau
penyertaan
atribut-atribut
relasi
tabel
ke
yang
Gambar 2.4 : Kardinalitas relasi banyak ke banyak mewakili salah satu dari 2.6
Implementasi Tabel kedua himpunan entitas. Aturan umum dalam pemetaan Model Data (Level Konseptual dalam Abstraksi Data) yang kita gambarkan dengan Diagram E-R menjasi basis data fisik adalah :
11
Satuan
Tabel Distributor Kd_dist
Nm_dist
Al_dist
Tabel Barang Kd_brg
Nm_brg
Kd_dist Tabel Distributor Kd_dist
Nm_dist
Al_dist
2. Relasi dengan derajat relasi 1-M (one to many) yang menghubungkan dua buah himpunan entitas juga akan dipresentasikan bentuk
dalam
pemberian
Tabel Menjual Kd_dist
Tgl_Jual
Kd_brg
Nm_brg
Jml_brg
atau
pencantuman atribut kunci dari
himpunan
entitas
pertama (yang berderajat 1) ke table himpunan
yang entitas
3.
Relasi dengan derajat relasi
mewakili
M-M (many to many) yang
kedua
menghubungkan dua buah
(yang bederajat M). Atribut
himpunan
kunci
himpunan
diwujudkan dalam bentuk
pertama ini menjadi atribut
table khusus memiliki field
tambahan
yang berasal dari kunci-
dari
bagi
entitas kedua.
himpunan
entitas
akan
kunci dari himpunan entitas yang dihubungkannya.
12
Definisinya : Diberikan 2 row r1 dan r2 dal.am tabel dimana AB Jika r1(A) = r2(A), maka r1(B)=r2(B) Pada data pelanggan atribut yang digunakan, yaitu Kd_pel, Nm_pel, Alm_pel, Telp_pel. Berikut data pada table data pelanggan : Tabel Konsumen Tabel 2.6 : Ketergantungan Fungsional Kd_pel
Nm_pel
Alm_pel
Tabel Membeli Kd_pel
Kd_brg
Tgl_Beli
Jml_brg Maka ketergantungan fungsional yang dapat kita ajukan adalah :
Tabel barang Kd_brg
a.
Kd_pel
Nm_pel
Yang berarti bahwa atribut Nm_pel
Nm_brg
hanya
tergantung
Kd_pel. 2.7 3
Ketergantungan Fungsional
pengertian
Sebuah tabel berisi paling sedikit 2 buah atribut,
atribut
memperhatikan
ketergantungan
secara
alamiah terhadap tabel tersebut, kita
yaitu A dan B, notasinya A B. Yang berarti A
juga dapat mengajukan sejumlah
secara fungsional menentukan B atau B secara fungsional tergantung pada A, hanya jika untuk
Tanpa
pada
ketidaktergantungan (non KF). b.
Nm_pel
Alm_pel
setiap kumpulan baris data (row) yang ada pada
Yang artinya atribut Alm_pel tidak
tabel, pasti ada 2 baris (row) di tabel dengan nilai
tergantung pada atribut Nm_pel.
untuk A yang sama, maka nilai untuk B pasti juga sama.
13
c.
Alm_pel
Telp_pel
Kunci primer ini sifatnya unik, tidak
Yang artinya atribut Alm_pel tidak tergantung
pada
pada
atribut
Telp_pel.. 3.4
Normalisasi Data Proses normalisasi adalah suatu proses dimana
mungkin sama dan tidak mungkin ganda. c. Alternate Key (Kunci Alternatif) Adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci primer. d. Foregin Key (Kunci Tamu)
elemen-elemen data dikelompokkan menjadi
Adalah kunci primer yang ditempatkan
tabel-tabel, dimana didalam tabel tersebut
pada file lain dan biasanya menun.jukkan
terdapat entity-entity dan relasi antar entity
dan melengkapi suatu hubungan antara file
tersebut.
satu dengan file lainnya.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
Tahap-tahap dalam normalisasi data adalah
dalam normalisasi suatu data yaitu:
sebagai berikut :
1. Field atau Atribut Kunci.
1. Bentuk Tidak Normal
Field kunci merupakan satu field atau set
Adalah suatu bentuk dimana semua data
field yang terdapat dalam satu file yang
dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti
merupakan kunci dan mewakili record.
aturan-aturan tertentu. Bisa jadi data yang
Field yang merupakan kunci akan menjadi
dikumpulkan akan tidak lenkap dan terjadi
penentu dalam pencairan program.
duplikasi data.
2. Macam-macam kunci :
Contoh :
a. Candidat Key (Kunci Calon)
File Ob.at (Kd_brg, Nm_brg1, Nm_brg2).
Adalah satu atribut atau field yang
Bentuk adalah bentuk tidak normal karena
mengidentifikasikan secara unik dari suatu
dalam
kejadian yang sifatnya khusus dari suatu
Kd_brg, Nm_brg, Hrg_brg mengambil 2
entity.
nama barang, sehingga terjadi perulangan
b. Primary Key (Kunci Primer)
file
barang
yang
mempunyai
nama barang 2 kali.
Adalah kunci kandidat yang dipilih untuk mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
Kd_brg
Nm_brg1
Nm_brg2
0001
Baut
Oli
14
0002
Lampu
Dari file barang, dapat dilihat bahwa
Kamprat
kunci primernya adalah field Kd_brg. Field Nm_brg tergantung pada field
2. Bentuk Normal Pertama
Kd_brg.
Bentuk normal pertama merupakan suatu
bentuk
dimana
data
4. Bentuk Normal Ketiga
yang
dikumpulkan menjadi satu field yang
Bentuk normal ketiga adalah suatu
sifatnya tidak akan berulang dan tiap
bentuk yang memenuhi syarat-syarat:
field
a. Relasi antar file sudah merupakan
hanya
mempunyai
satu
bentuk normal kedua.
pengertian.
b. Field yang bukan kunci tergantung secara fungsi pada kunci primer.
Contoh : Dari
tabel
barang
diatas
Contoh :
diubah
File Barang dan file Distributor sudah
menjadi bentuk normal pertama. Kd_brg
merupakan
Nm_brg1
0001
Baut
0002
Lampu
0003
Oli
.0004
Kamprat
bentuk
normal
ketiga
karena seluruh file yang bukan kunci sudah tergantung pada field kunci yaitu kunci primernya.
3.5
Data Dictionary (DD) Kamus data atau Data Dictionary (selanjutnya
3. Bentuk Normal Kedua
disebut DD) adalah katalog fakta tentang data
Bentuk normal kedua adalah bentuk
dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu
yang memenuhi syarat-syarat sebagai
sistem informasi. (Jogiyanto HM, 2005 ).
berikut:
DD dapat mengidentifikasi data yang mengalir
a. Sudah memenuhi kriteria bentuk
di sistem dengan lengkap. Dalam perancangan
normal pertama.
sistem
b. Field yang bukan kunci tergantung
merancang
secara fungsi pada kunci primer.
database.
kamus
data
input,
di
gunakan
laporan-laporan
untuk dan
Contoh :
15
Tabel 2.7. Tabel Data Dictionary
3.7
Tahap Implementasi Sistem Implementasi meletakkan
sistem sistem
merupakan supaya
tahap
siap
untuk
dioperasikan. Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menerapkan Rencana Implementasi Merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi Sumber : Jogiyanto HM, 2009 3.6
untuk
Rencana
implementasi dimaksudkan terutama untuk
Perancangan Input Output Design Yaitu
sistem.
mengatur
menggambarkan
tampilan
biaya
dan
waktu
yang
dibutuhkan selama tahap implementasi.
program input maupun output.
Dalam rencana implementasi semua biaya
1. Perancangan Masukan (Input Design)
yang akan dikeluarkan untuk kegiatan
Dimulai dari dasar sebagai penangkap
implementasi perlu dianggarkan dalam
input pertama kali, karena bila dokumen
bentuk anggaran biaya. Waktu yang
dasar tidak di desain dengan
diperlukan untuk kegiatan implementasi
baik,
kemungkinan input yang tercatat dapat
juga
salah bahkan kurang,. Dokumen dasar
implementasi dalam bentuk skedul waktu.
biasanya
terbentuk
formulir
yang
perlu
diatur
dalam
rencana
2. Melakukan Kegiatan Implementasi
d.igunakan untuk menangkap (capture)
Kegiatan implementasi dilakukan dengan
data yang terjadi (Jogiyanto HM, 2005 ).
dasar kegiatan yang telah direncanakan
2. Perancangan Keluaran (Ouput Design) Dimaksudkan
untuk
menentukan
dalam rencana implementasi. Kegiatankegiatan yang dapat dilakukan dalam tahap
kebutuhan ouput dari sistem yang baru.
implementasi ini adalah :
(Jogiyanto HM, 2009 ).
1. Pemilihan dan pelatihan personil 2. Pemilihan
tempat
dan
instalasi
perangkat keras dan perangkat lunak
16
3. Pemrograman dan pengetesan program
kemampuan ini pembuatan program
4. Pengetesan sistem
menjadi lebih singkat dan mudah.
5. Konversi sistem.
Manfaat OOP paling dirasakan untuk
3. Tindak Lanjut Implementasi
3.8
graphical user interface (pemrograman
Tidak lanjut implementasi merupakan
berorientasi grafik) atau disingkat GUI.
pengetesan penerimaan sistem (system
Berorientasi
acceptance test). Pengetesan ini dilakukan
program yang dibuat akan mempunyai
dengan menggunakan data sesungguhnya
tampilan
dalam
yang
windows. Masing-masing objek grafis
dilakukan oleh analisis sistem bersama-
yang ada pada layar (kotak teks, jendela,
sama dengan user.
spinner atau tombol perintah) dapat di
jangka
waktu
tertentu
Visual Foxpro 9.0
foxpro
seperti
berarti
bahwa
program-program
representasikan sebagai objek visual
2.12.1 Pengenalan Microsoft Visual Foxpro Visual
grafis
merupakan
foxpro dengan hanya mengambil definisi
database
objek
tersebut
dari
kelas
template
management system (aplikasi pengolah
bawaan visual foxpro. Puluhan kelas
database) atau disingkat DBMS yang
template telah disediakan oleh visual
merupakan pengembangan lebih lanjut
foxpro yang dapat digunakan untuk
dari foxpro 2.x. Kelebihan visual foxpro
membuat tombol perintah, kotak edit,
dibandingkan foxpro 2.x terletak pada
kotak cek dan obje.k visual lainnya.
kemampuannya untuk mendukung object
Visual foxpro dapat juga menyediakan
oriented programming (pemrograman
sejumlah developer application (aplikasi
berorientasi objek) atau disingkat OOP.
pengembang)
OOP
yang
mengembangkan program, antara lain
diciptakan menjadi efiesien, terstruktur
berupa aplikasi tabel designer, database
dengan baik dan yang terpenting mampu
designer, form designer, menu designer,
memanfaatkan kembali kelas-kelas yang
report designer dan project manager.
sudah
Dengan
merupakan
diciptakan
program
sebelumnya untuk
digunakan dalam program lain. Dengan
untuk
aplikasi-aplikasi
membantu
tersebut
program dapat diciptakan tanpa banyak
17
melakukan pemrograman kode baris
Tabel dalam visual foxpro dapat
demi baris yang sangata menyita waktu.
berbentuk tabel bebas yang berdiri sendri maupun tabel yang berada di
2.12.2 Developer Application (Aplikasi-Aplikasi dalam suatu file database (dalam Pengembang) foxpro Microsoft visual fo.xpro sebenarnya bukan merupakan suatu perangkat lunak tunggal, melainkan terdiri dari sejumlah developer
application
file
database
berekstensi
.DBC). Query Designer Query designer merupakan aplikasi
(aplikasi visual foxpro yang berfungsi untuk
pengembang) yang digabungkan menjadi menyusun
query.
Query
adalah
satu. Dibawah ini penjelasan singkat seperangkat mengenai
masing-masing
pengembang
yang
aplikasi
terdapat
pada
aturan
yang
menspesifikasikan .cara mengambil informasi yang terkandung dalam
Microsoft Visual Foxpro : sebuah atau beberapa tabel. File-file Database Designer query Database
designer
disimpan
dengan
ekstensi
merupakan .QPR. Penting untuk diingat bahwa
aplikasi
Visual
Foxpro
yang
berfungsi untuk mendesain database. Dalam visual foxpro, database adalah
hasil dari sebuah query tidak bida diedit. View Designer
gabungan dari beberapa tabel (file-file View
designer
berfungsi
untuk
yang berekstensi.DBF) yang berelasi membuat view. View mirip dengan atau berhubungan satu nama lain. query Tabel Designer
kelebihan
Tabel designer merupakan aplikasi visual foxpro yang berguna untuk merancang
tabel.
tetapi
Dengan
mempunyai
yaitu
selain
satu dapat
menampilkan isi tabel sumber, view juga dapat mengedit tabel sumber.
tabel View disimpan dengan nama file
designer dapat dibuat struktur field yang berekstensi .VUE atau disimpan dari suatu tabel, menspesifikasikan dengan file database (.DBC). View indeks tabel tersebut dan seterusnya.
18
diperlakukan seperti tabel oleh visual
Class
foxpro dengan sedikit perbedaan. Jika
menciptakan kelas yang berhubungan
tabel biasa merupakan se.buah data
dengan
yang sifatnya fisikal (artinya yang
designer wujud fisik objek dari kelas
tersimpan, itulah yang ditampilkan),
yang dirancang dapat dilihat langsung
maka view merupakan sebuah sumber
di layar. Kelas yang diciptakan dapat
data logical, artinya isi tabel yang
disimpan ke dalam file berekstensi
ditampilkan tergantung pada aturan-
.VCX..
aturan yang dispesifikasikan oleh
designer
digunakan
tampilan.
untuk
Dengan
class
Program Editor
view bersangkutan. Jadi, view dapat
Program editor digunakan untuk
dibuka dengan perintah USE, dapat
menciptakan file program. Meskipun
ditampilkan
visual foxpro sudah menyediakan
dengan
perintah
BROWSE dan sebagainya.
berbagai class, seperti class designer
Form Designer Form
designer
dan form designer guna mengurangi berfungsi
untuk
kebutuhan untuk menulis program,
merancang tampilan program atau
tetapi sering program yang dibuat
form langsung dilayar tanpa harus
membutuhkan sedikit pemrograman
melakukan pemrograman baris demi
agar aplikasi menjadi lebih hidup.
baris seperti pada foxpro biasa. Hasil
Hasil
rancangan form ini disimpan dalam
disimpan ke dalam file berekstensi
sebuah file yang berekstensi .SCX.
.PRG. File ini dapat dijalankan dan
Menu Designer
program
dapat
dapat pulan dikompilasi menjadi file
Menu designer digunakan untuk merancang menu. Hasil rancangan
penulisan
.EXE.
Report Designer
menu dapat disimpan ke dalam
Report designer digunakan untuk
berekstensi .MNX.
menciptakan
Class Designer
laporan.
Dengan
aplikasi ini dapat ditentukan jenis keluaran
yang
muncul
disetiap
19
halaman cetak, jenis keluaran yang
3.2 Jenis dan Sumber Data
muncul disetiap pergantian baris dan
Dalam usaha untuk mendapatkan data-data
seterusnya. Hasil rancangan dengan
yang benar sehingga tercapai maksud dan tujuan
report designer dapat disimpan dalam
penyusunan tugas akhir ini,penulis menggunakan
file ekstensi .FRX serta dapat dicetak
metode pengumpulan data dari jenis data dengan
dengan perintah REPORT FORM.
cara sebagai berikut:
Project Manajer
A. Data Primer
Project manajer digunakan untuk
Data Primer yaitu data yang diperoleh secara
mengorganisir aplikasi. Aplikasi yang
langsung
terdiri dari sejumlah tabel, view,
wawancara.
query, database, form, laporan, kelas
Secara langsung dengan bagian yang terkait.
dan program dapat diorganisir dalam
Data Primer dapat berupa:
sebuah projek menggunakan project
-
manajer.
Hasil
dengan
project
dapat
dilakukan
melalui
Wawancara dengan pimpinan tentang
pengorganisasian
bagaimana sistem persediaan sparepart
manajer
yang dijalankan pada CV. Surya Jaya
dapat
disimpan dengan file berektensi .PRJ. File ini kemudian dapat dijalankan atau kompilasi ke dalam file .EXE untuk nantinya didistribusikan ke klien.
Jepara -
Wawancara tentang sejarah berdirinya CV. Surya Jaya Jepara
B. Data Sekunder Data sekunder yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung yang dapat berupa
BAB III
catatan-catatan,
METODE PENELITIAN
laporan-laporan
dokumen-dokumen
dan
tertulis,
makalah-makalah
serta daftar pustaka. 3.1 Obyek Penelitian Dalam
penyusunan
Data sekunder dapat berupa : tugas
akhir
ini
dilakukan penelitian dibagian administrasi gudang pada CV. Surya Jaya Jepara yang beralamat di Jl.
- Data sparepart - Data pembelian dan penjualan sparepart
Abimanyu 2 No B6 Jepara.
20
Model (SDLC Model) atau juga terkenal dengan
3.3 Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan tugas akhir ini akan
model Waterfall. Metode pengembangan System
perlu adanya suatu metode tertentu yang akan
Development Life Cycle Model (SDLC Model) ini
digunakan
mengusulkan
dalam
pengumpulan
data
yang
pendekatan
pengembangan
diperoleh dengan cara sebagai berikut :
perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial,
a. Studi Lapangan
metode ini didasarkan pada beberapa aktifitas
Yaitu data yang secara langsung dapat
berikut :
diperoleh dengan meninjau dan mengamati secara langsung terhadap objek yang diteliti melalui : 1. Wawancara (Interview) Yaitu metode pengumpulan data yang mengadakan dengan
tanya
responden
jawab
langsung
sehingga
dapat Gambar 3.1 : Pengembangan Sistem Model Waterfall
mengetahui masalah secara jelas.
1. Perencanaan Sistem
2. Observasi (Observation) Yaitu
pengumpulan
data
dengan
Pengembangan
pencatatan secara cermat terhadap objek
dengan
yang diamati.
elemen-elemen
sistem
mengadakan
informasi penelitian
dimulai terhadap
kebutuhan
sistem
bersangkutan dan mendefinisikan kebutuhan-
b. Studi Pustaka Yaitu penelitian dengan menggunakan dan
kebutuhan
mempelajari buku-buku maupun literatur-
kedalam panduan bagi pengembangan sistem
literatur yang berhubungan dengan masalah
ditahap
yang diteliti sebagai landasan teori bagi
berkaitan
penulis.
berkaitan dengan sistem baik itu sumber daya manusia,
tersebut
berikutnya. berupa
peraturan
dan
menjabarkannya
Aspek-aspek
yang
elemen-elemen
yang
perundang-undangan,
3.4 Metode Pengembangan Sistem perangkat keras (hardware), prosedur kerja Metode
pengembangan
sistem organisasi maupun beragam aspek lainnya,
menggunakan System Development Life Cycle baik yang terkait secara langsung maupun
21
tidak dengan sistem komputerisasi yang akan
dioperasikan.
dibangun. Fase ini merupakan fase yang
kegiatan
sangat penting (essential) untuk mendapatkan
menggunakan bahasa pemrograman komputer
gambaran utuh sistem guna pengembangan
yang
sistem
sebelumnya.
bersangkutan
kedalam
bentuk
penerapan sistem yang berbasis komputerisasi.
Tahap
menulis
telah
ini
termasuk
juga
kode program dengan
ditentukan
dalam
tahap
5. Testing (Uji Coba) Setelah proses penulisan kode pemrograman
2. Analisa Sistem langkah berikutnya berupa proses pengujian Tugas yang paling penting dalam tahap ini atau test sistem. Pengetesan sistem termasuk adalah proses menemukan permasalahan dan juga pengetesan program secara menyeluruh. menghasilkan alternatif pemecah masalah. Pengetesan
sistem
ini
adalah
memastikan
bahwa
elemen-elemen
untuk
Dan diharapkan untuk memahami sistem yang atau
ada serta menentukan kebutuhan-kebutuhan komponen dari sistem telah berfungsi sesuai pemakai dan hambatan-hambatan pada suatu dengan
yang
diharapkan.
Pengetesan
sistem baru. dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan 3. Desain Sistem atau kelemahan-kelemahan yang mungkin Tahap
setelah
analisis
dari
siklus masih terjadi.
pengembangan sistem adalah desain sistem. 6. Maintenance (Pemeliharaan) Desain sistem menggambarkan bagaimana Fase ini merupakan fase perawatan terhadap suatu sistem dibentuk yang dapat berupa sistem
yang
telah
dikembangkan
dan
penggambaran, perencanaan dan pembuatan diimplementasikan. Cakupan fase ini berupa sketsa. Tujuan dari desain sistem ini adalah proses
perawatan
terhadap
sistem
yang
memenuhi kebutuhan pemakai sistem serta berkaitan dengan perawatan berkala dari memberikan gambaran yang jelas dan lengkap sistem maupun proses terhadap perbaikan kepada pemrograman komputer dan ahli-ahli sistem manakala sistem menghadapi kendala teknik lainnya yang terlibat. dalam operasionalnya akibat masalah teknis 4.
Implementasi Sistem dan non teknis yang tidak terindikasi dalam Tahap implementasi sistem merupakan tahap proses meletakkan
sistem
supaya
siap
pengembangan
sistem.
Proses
untuk
22
maintenance ini juga meliputi upaya-upaya
Merupakan gambaran dari seluruh atribut
pengembangan terhadap sistem yang telah
yang ada dan diambil secara langsung dari
dikembangkan sebelumnya dalam menghadapi
formulir atau slip yang ada pada objek
mengantisipasi
penelitian, misalnya data tamu, data kamar
perkembangan
maupun
dan sebagainya.
perubahan sistem bersangkutan.
3.5 Metode Analisis Data
-
ERD (Entity Relational Diagram)
Metode analisis data yang digunakan Merupakan
diagram
yang
menunjukkan
adalah Metode Kualitatif. Merupakan serangkaian hubungan antara entitas-entitas yang ada observasi dimana tiap observasi yang terdapat dalam suatu sistem entitas tentang apa data itu dalam sample tergolong pada salah satu dari berbicara. kelas-kelas yang eksklusif secara bersama-sama dan yang kemungkinan tidak dapat dinyatakan dalam
angka-angka.
Data-data
yang
telah
diperoleh diolah dengan cara merancang sistem secara
-
-
-
terperinci
agar
diperoleh
alternative
3.6 Implementasi Sistem 3.6.1 Tahap-Tahap Implementasi Implementasi Sistem terdiri atas: a.
Tahap Pengembangan
pemecahan masalah alat-alat yang digunakan,
Pada
tahap
misalnya :
mempergunakan
ini
penulis bahasa
HIPO (Hirarchy Plus Input Proses Output)
pemrograman untuk
HIPO Sebenarnya adalah alat yang sekarang
dari logika sistem yang dirancang.
banyak digunakan sebagai teknik dokumen
Bahasa
dalam siklus pengembangan sistem.
digunakan adalah Visual Foxpro.
DFD (Data Flow Diagram)
implementasi
pemrograman
yang
b. Tahap Evaluasi
Merupakan gambaran sistem secara logical,
Untuk mengetahui adanya kesalahan
gambaran ini tidak tergantung pada perangkat
pada logika yang dirancang maka
keras, perangkat lunak, struktur data atau
penulis melakukan uji coba dan bila
organisasi file.
terjadi
Kamus Data (Data Dictionary)
perbaikan. Tahap ini meliputi :
kesalahan
dilakukan
23
1. Pemilihan
dan
penelitian
personil
mungkin terjadi dapat di klasifikasi dalam bentuk tiga kesalahan, yaitu :
2. Pemilihan tempat dan instalasi
1.
perangkat lunak
Error)
3. Pengetesan progran
Adalah kesalahan di dalam
4. Pengetesan sistem
penulisan
5. Konversi sistem
yang tidak sesuai dengan yang
Pemrograman
program
2.
Kesalahan
Sewaktu
Proses
Pemrograman merupakan kegiatan
(Runtime Error)
menulis kode progran yang akan
Kesalahan
dieksekusi oleh komputer. Kode
sewaktu executable program
program yang akan ditulis oleh
dijalankan.
programmer
harus
berdasarkan
3.
Kesalahan
yang
terjadi
Logika (Logical
dokumentasi yang disediakan oleh
Error)
analis system hasil dari desain secara
Kesalahan dari logika program
rinci. Hasil program yang sesuai
yang dibuat.
dengan
b.
source
telah diisyaratkan.
3.6.2 Program dan Testing a.
Kesalahan Bahasa (Language
yang
dibutuhkan
oleh
3.6.3 Menu Design
pemakai sistem.
Merupakan suatu tampilan program yang
Testing
menampilkan menu utama dari suatu
Sebelum program diitetapkan, maka
aplikasi yang diterapkan. Sistem menu
program harus bebas terlebih dahulu
merupakan
dari
pengguna atau user dengan komputer.
kesalahan-kesalahan.
Oleh
karena itu program harus dites untuk menentukan yang
kesalahan-kesalahan
mungkin
Kesalahan
dari
dapat program
komunikasi
awal
antara
3.6.4 Input Design Merupakan suatu tampilan program yang
terjadi.
menampilkan tampilan input yang berguna
yang
untuk memasukkan data yang diperlukan
24
atau akan diproses ke dalam suatu keluaran
2.
atau output yang dikehendaki.
Indeks Ulang (Posting) Indeks ulang itu dapat dilakukan dengan cara pengurutan data sesuai
3.6.5 Output Design Merupakan suatu tampilan dari hasil
dengan
proses yang ada yaitu tampilan yang keluar
nomer, aphabet, urut tanggal).
baik ke layar monitor maupun ke printer
3.
sebagai media keluaran.
yang
diinginkan
(urut
Update Database Update database dilakukan jika proses ini akan ditambahkan sistem
3.6.6 Training Pada tahap implementasi perlu dilakukan
baru, misalnya dalam sistem hanya
terhadap karyawan yang terkait dalam
terdapat Delete, Add, kemudian
pelaksanaan sistem informasi pengolahan
disesuaikan
data inventori.
ditambahkan field yang berfungsi
dengan
kebutuhan
untuk pencarian.
3.6.7 Maintenance Setelah semua sistem terselesaikan, maka
4.
Menghapus data yang sudah tidak
sistem membutuhkan perawatan supaya
dipakai
sistem dapat berjalan dengan baik dan data
Karena kapasitas komputer terbatas,
dapat tersimpan lebih aman.
maka untuk data-data yang sudah
Yang perlu dilakukan untuk merawat
tidak terpakai harus dibuang.
sistem adalah : 1.
Back Up Secara Periodik BAB IV Back Up data ini dapat dilakukan ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM dengan cara menyimpan ulang data 4.1 Tinjauan Umum Perusahaan pada disket atau pada CD. Data Bagian ini menjelaskan tentang, sejarah yang harus di back up misalnya singkat CV. Surya Jaya Jepara, Struk tur data pasien, laporan keuangan, dan Organisasi, Job Description. mungkin dapat dilakukan dalam 4.1.1
Sejarah Singkat CV. Surya Jaya
satu bulan sekali. Jepara
25
Perusahaan ini didirikan dengan nama CV. Surya
bengkel ini mempunyai 15 montir dan 4
Jaya yang bergerak dalam usaha penjualan spare
karyawan yang mendukung usaha ini.
part sepeda motor. CV. Surya Jaya Jepara ini 4.1.2 Struktur Organisasi didirikan pada tahun 2005 oleh Moh Nur Yasin, Untuk dapat menjalankan kegiatan seorang pria kelahiran semarang. Pada awalnya usaha dengan baik dan lancar suatu hanya seorang bengkel yang kecil dan spare part toko memerlukan suatu bentuk yang disediakan tidak lengkap. Usaha ini pernah struktur organisasi toko yang baik. mengalami kembang kempisnya dalam usaha dan Struktur
organisasi
hubungan
anatara
adalah
pernah mengalami jatuhnya usaha, tetapi Hudi komponen-
Awang Nugroho ini tidak pantang menyerah dan komponen bagian dan posisi dalam terus maju. Akhirnya dengan keberanian diri Hudi CV. Surya Jaya Jepara maka perlu Awang Nugroho mengusahakan modal yang mempunyai suatu bentuk struktur cukup besar untuk membangun usaha kembali. oganisasi yang dapat digambarkan Akhirnya
usaha
yang
didirikannya sebagai berikut:
mengalami peningkatan dari tahun ke tahun modalnya bertambah dan sampai sekarang.
Sehingga
usaha
yang
didirikannya
lebih
meningkat
dan
mempunyai
banyak pelanggan, baik
pelanggan eceran maupun grosir. Usaha
ini
didirikan
pada
Gambar 4.1 : Bagan Struktur daerah
Purwodadi, karena didaerah sana usaha perbengkelan tersebut sangat langka kita
Organisasi Sumber : CV. Surya Jaya Jepara 4.1.3 Job Description
jumpai apalagi bengkel dengan spare part
Berdasarkan
lengkap. Dengan terjangkaunya tempat
diatas, maka berikut ini merupakan
usaha merupakan pendukung penyukses
tugas dan wewenang dari masing-
dari usaha yang kita bangun. Sekarang
masing bagian :
struktur
organisasi
26
A.
Pemilik Bengkel Mempunyai
B.
tugas
dan
Bagian Gudang Mempunyai
tugas
dan
wewenang :
wewenang :
1. Menentukan jumlah spare
1. Mencatat data spare part
part yang harus di beli
yang dibeli dan dijual.
setiap periode. 2. Menentukan tanggung
2. Menentukan stok minimal tugas
jawab
masing-masing
dan
untuk setiap spare part.
dari
3. Membuat laporan spare
bagian
part, laporan spare part beli
yang berada dibawahnya. 3. Mengatur
jumlah
dan laporan spare part jual
biaya
untuk
kemudian
yang beli dan jual untuk
diserahkan ke pimpinan
jalannya usaha.
bengkel.
4. Memberikan gaji kepada
C.
Bagian Pengepakan
karyawan sesuai dengan
Mempunyai
keahlian dan bidangnya.
wewenang :
5. Memberikan otorisasi pada setiap
bagian,
bagian
apabila
yang akan dikirim. 2. Melakukan pembungkusan
memberikan laporannya.
kepada
setiap
dan
1. .Membaca setiap pesanan
tersebut
6. Memberikan
tugas
atau pengepakan spare part
arahan
yang akan dikirim.
bagian
sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masingmasing bagian.
D.
Sopir
laporan-laporan
Mempunyai
yang seharusnya ada dari
wewenang :
bagian tertentu.
1. Melakukan pengiriman ke
7. Meminta
tugas
dan
tempat tujuan.
27
2. Melakukan
laporan
memahami informasi yang di hasilkan
pengiriman spare part yang
oleh sistem baru. Dengan sistem yang
telah dikirim.
baru kita dapat mengetahui berapa banyak
administrasi penjualan
yang
4.2 Pengertian Rancangan Sistem terjadi setiap harinya. Pengertian dari rancangan sistem adalah Sebelum kita menguraikan lebih jauh merancang suatu bentuk sistem agar deapat tentang sistem yang baru, penulis akan mempermudah dalam pembuatan suatu program. uraikan alur sistem dan data barang dari Rancangan sistem ini dapat kita buat dengan cara pembelian, penjualan sampai laporanterlebih dahulu mengkaji data-data yang ada laporan yang dirancang. dalam suatu organisasi dari kegiatan ini bisanya a. Distributor dan Program Pembelian disebut studi kelayakan terh.adap orgnisasi. Meski Distributor dan Pembelian Dapat dikatakan bahwa suatu rancangan
Barang guna penambahan stok tidak
adalah membuat perancangan program tersebut
menjadi bahan permasalahan utama
dapat
yang penulis
seefisien
mungkin,
di
dalam
mencoba membuat
pelaksanaannya selalu melibatkan beberapa unsur
bagian tersebut menjadi pelengkap
yang menjadi dasar pembuatan sistem satu
yang baik dan perlu disertakan. Guna
dengan yang lainnya seperti : Desain System,
menambahkan stok yang berasal dari
Desain Database, Desain Input dan Desain
transaksi pembelian
Output yang berupa laporan.
besar
4.2.1 Rancangan Sistem Aplikasi Komputer
Penulis hanya melengkapi pengolahan administrasi
dari
manual
ke
komputerisasi dan juga merubah format laporan yang sudah ada. Perubahan yang ada penulis buat dengan sesederhana mungkin
untuk
memudahkan
hanya
perlu
memasukkan kode distributor serta kode-kode barang yang dibeli berikut
yang Dirancang (New System)
data
operator
secara garis
user
jumlah dan harga satuannya, apabila selesai
maka
stok
akan
secara
otomatis bertambah.
b. Pembeli dan Program Penjualan Program penjualan adalah salah satu inti masalah yang penulis angkat
28
dalam penyusunan TA ini. Untuk
penulis buat. Pada intinya laporan
melayani pembeli
yang beragam
yang penulis buat hanya meliputi
maka penulis mencoba membuat
laporan posisi stok serta laporan
program penjualan sedemikian rupa
penjualan guna mempermudahnya
sehingga
operator
pengecekan barang keluar serta posisi
mengoperasikannya.
stok yang ada apabila pimpinan
Sedangkan untuk pelanggan penulis
menginginkan stok obnam secara
telah menyediakan file khusus untuk
mendadak.Sedangkan untuk menu
pelanggan
penulis
memudahkan
dalam
kode
dengan untuk
menggunakan masing-masing
Dalam
kaitan
sesederhana
mungkin agar supaya operator dapat
pelanggan. c.
membuat
dengan segera memahami kegunaanprgram
penjualan,
kegunaannya.
penulis mencoba menerapkan sistem
e.
Re-index. Dalam penyusunan script
FIFO (First In First Out) seperti yang
menggunakan Foxpro 9.0 memang
diminta oleh perusahaan. Dalam
dirasakan sempurna untuk kebutuhan
suatu pembelian dengan pelayanan
database.
sistem FIFO ini bisa mengakibatkan 4.3 Flow Of Document (FOD) New System harga jual yang berbeda, dikarenakan jika ada perubahan harga pembelian . baik naik maupun turun maka harga jual memakai harga baru tetapi
.
barang yang dikeluarkan tetap barang lama. d.
Laporan-laporan dan menu. Laporanlaporan yang penulis buat hanya sebagian dari seluruh sistem yang
29
mengalir dan akan disimpan. DFD Pengolahan Data Penjualan Sistem FIFO sebagai berikut :
.Gambar 4.2.FOD New System 4.4 Bagan Berjenjang. Bagan berjenjang atau disebut juga hirachi chart digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD dari level 0 (nol) ke level-level yang lebih bawah. Bagan berjenjang dapat digambarkan dengan
menggunakan
notasi
proses
Gambar 4.4. Contex Diagram
yang
digunakan DFD. Untuk sistem stok dan penjualan sistem .FIFO ini proses-proses akan tampak
Keterangan : Pembelian barang dilakukan apabila stok habis atau transaksi besar yang tidak melebigi jumlah
seperti bagan berjenjang dibawah ini :
stok yang ada. Untuk memudahkan proses .
pembelian penulis menyediakan file khusus yang menyimpan data-data distributor yang telah diberi
.
kode.Pembeli eceran maka kode tidak perlu dimasukkan saat penginputan transaksi komputer. .Gambar 4.3. Bagan Berjenjang
4.5 Data Flow Diagram (DFD) DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan
secara
logika
tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik data tersebut
30
Data Flow Diagram (DFD) Level 0
4.6 Normalisasi Normalisasi adalah sebuah teknik yang mengoptimalkan database relational dan membebaskan rancangan tersebut dari keganjilan dan persoalan potensial. 1 st NF (First Normal Form)
Gambar 4.5. DFD Level 0 Data Flow Diagram (DFD) Level 1
2 nd NF (Second Normal Form)
3 rd NF (Third Normal Form)
Gambar 4.6. DFD Level 1
31
4.7 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram menggambarkan bentuk hubungan (relasi) antar file database yang satu dengan file database yang lain. Adapun bentuk ERD persediaan stok sparepart yang penulis buat adalah :
Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram 4.8 Kamus Data Kamus data (KD) atau Data Dictionary (DD) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Pada tahap perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, laporan dan database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD yang sifatnya global, sedangkan kete.ran.gan lebih lanjut tentang struktur dari arus data DFD diatas adalah berikut :
32
33
2.
FILE BARANG.DBF File ini berfungsi untuk menyimpan data identitas barang. Kunci primer (primary key) yang digunakan adalah Kd_brg.
4.9 Struktur Database File Dalam mendesain database harus diperhatikan
3.
FILE BELI.DBF
penempatan data dalam file dan kebutuhan data
File ini berfungsi untuk menyimpan data
yang akan digunakan dalam sistem. Adapun
transaksi pembelian barang yang diterima
rancangan file dan struktur database yang
HUDI MOTOR Karangrayung Grobogan dari
digunakan pada perancangan sistem pengolahan
distributor. Kunci primer (primary key) yang digunakan adalah No_fakt. Sedangkan Kd_dist berfungsi sebagai penghubung (relasi) dengan file induk distributor (Dist.dbf), Kd_brg sebagai penghubungan
data penjualan, pembelian dan posisi stok adalah
dengan file induk barang.dbf dan file stok.dbf.
sebagai berikut : 1. FILE DISTRIBUTOR.DBF File ini berfungsi untuk menyimpan data identitas distributor. Kunci primer (primary key) yang digunakan adalah Kd_dist.
34
4.
FILE JUAL.DBF File ini berfungsi untuk menyimpan data transaksi
penjualan
barang,
khususnya
mencatat data pembeli. Sedangkan data barang, jumlah serta harga dicatat apada file terpisah
guna
menghemat
tempat
penyimpanan. Kunci primer (primary key) yang digunakan adalah No_nota.
6. FILE RETUR.DBF File ini berfungsi untuk menyimpan detil data transaksi retur pembelian barang, khususnya mencatat data barang, jumlah retur barang. Kunci primer (primary key) yang digunakan adalah No_nota.
5. FILE JUALDETAIL.DBF File ini berfungsi untuk menyimpan detil data transaksi
penjualan
barang,
khususnya
mencatat data barang, jumlah serta harga. File
4.10 Desain Keluaran 4.10.1 Desain Tampilan Menu Utama
ini termasuk file lemah yang tidak mempunyai kunci primer No_nota
(primary key). Sedangkan
digunakan
untuk
penghubung
dengan file jual.dbf. Sedangkan Kd_brg berfungsi sebagai penghubung (relasi) dengan file induk barang.dbf dan file stok.dbf.
Gambar 4.9 Desain Tampilan Menu Utama
35
4.10.2 Desain Tampilan Data Distributor 4.10.5 Desain Tampilan Pembelian
Gambar 4.10 Desain Tampilan Data Distributor Gambar 4.13 Desain Tampilan Pembelian 4.10.3 Desain Tampilan Penjualan 4.10.6 Desain Tampilan Retur Pembelian
Gambar 4.14 Desain Tampilan Rektur Pembelian 4.10.7 Desain Tampilan Laporan Penjualan Gambar 4.11 Desain Tampilan Penjualan 4.10.4 Desain Tampilan Data Barang & Stok
Gambar 4.15 Desain Tampilan Laporan Penjualan 4.10.8 Desain Tampilan Laporan Pembelian
Gambar 4.12 Desain Tampilan Data Barang & Stok Gambar 4.16 Desain Tampilan Laporan Pembelian
36
4.10.9 Desain Tampilan Laporan Data
4.11 Hasil Implementasi Merupakan tampilan untuk mengisi data sesuai
Barang & Stok
dengan nama fieldnya. Dalam program ini masukan terdiri dari data distributor, data penjualan, data barang dan data pembelian. Gambar 4.17 Desain Tampilan Laporan Data Barang & Stok
4.11.1 Tampilan Program 4.11.1.1 Tampilan Menu Utama
4.10.10 Desain Tampilan Laporan Data Distributor
Gambar 4.18 Desain Tampilan Laporan Distributor 4.10.11 Desain Tampilan Laporan Data Pelanggan
Gambar 4.21 Tampilan Menu Utama 4.11.1.2 Tampilan Data Distributor Sesuai
dengan
filenya
makan
fungsinya
adalah
untuk mencatat segala hal Gambar 4.19 Desain Tampilan Laporan Data Pelanggan
yang berkaitan dengan datadata distributor.
4.10.12 Desain Tampilan Laporan Retur Pembelian
Gambar 4.22 Tampilan Input,Edit Gambar 4.20 Desain Tampilan Laporan Retur Barang
dan Delete Data Distributor
37
4.11.1.3 Tampilan Input Data Penjualan Masukan ini berfungsi untuk mencatat
data
yang
berkaitan dengan penjualan. Hal ini untuk mempermudah
Gambar 4.24. Tampilan Input/edit/hapus data barang
dalam mengetahui perkiraan
4.11.1.5 Tampilan Input Data
stok barang yang ada pada
Pembelian
gudang
jika
memberikan
pembeli pesan
pembelian.
Masukan ini berfungsi untuk mencatat
transaksi
pembelian yang dilakukan oleh
perusahaan
dengan
distributor.
Gambat 4.23. Tampilan Input & Delete Penjualan 4.11.1.4
Tampilan
Input
Data Gambar 4.25. Tampilan Input & Delete
Barang Masukan ini berfungsi untuk
pembelian
mencatat data-data barang
4.11.1.6 Tampilan Input Data Retur
yang ada dalam perusahaan.
Pembelian
Hal ini untuk mempermudah
Masukan ini berfungsi untuk
dalam mengetahui perkiraan
mencatat
stok barang yang ada dalam
pembelian yang dilakukan
gudang
oleh
memberikan
jika
pembeli pesan
transaksi
perusahaan
retur
dengan
distributor.
pembelian.
38
4.11.2.2 Laporan Pembelian Barang Laporan ini berfungsi untuk mengetahui pembelian
Gambar 4.26. Tampilan Retur Pembelian
Proses ini menghasilkan informasi akhir dari pengolahan data masukan. yang
dihasilkan
program
ini
adalah
penjualan,laporan
yang
telah
dilakukan distributor, dari
4.11.2 Tampilan Keluran Laporan
Beberapa
berapa
oleh
sini akan diketahui apakah pesanan
barang
sudah
terpenuhi atau belum.
laporan
pembelian
dan
laporan barang & stok barang. 4.11.2.1 Laporan Penjualan
Gambar 4.28. Tampilan Laporan
Laporan ini berfungsi untuk mengetahui
berapa
penjualan yang telah dicapai perusahaan,
Pembelian 4.11.2.3 Laporan Data Barang & Stok
dengan
Laporan ini berfungsi untuk
demikian target penjualan
mengetahui macam-macam
bisa diliat sudah tercapai
barang yang diproduksi dan
atau belum.
dapat mengetahui
jumlah
barang yang mendekati stok minimal.
Gambar 4.27. Tampilan Laporan Penjuala
Gambar 4.29. Tampilan Data Laporan Barang & Stok
39
4.11.2.4 Laporan Data Distributor Laporan ini berfungsi untuk mengetahui data distributor secara terperinci. Gambar 4.32. Tampilan Laporan Retur Pembelian
Gambar 4.30. Tampilan Laporan BAB V Distributor PENUTUP 4.11.2.5 Laporan Data Pelanggan Laporan ini berfungsi untuk
5.1 Kesimpulan Setelah
mengetahui data Pelanggan
melalui
tahap
perencanaan,
analisis dan desain aplikasi perangkat lunak
secara lebih detail.
penulis
mengambil
beberapa
kesimpula
diantaranya adalah dalam pembuatan suatu sistem pengolahan data hendaknya mempertimbangkan masalah efisien waktu, tenaga pelaksana dan Gambar 4.31. Tampilan Laporan Pelanggan
pengoperasian.Karena
bila
mengingat
sistem pengolahan data admintrasi stok ini
4.11.2.6 Laporan Retur Pembelian Laporan ini berfungsi untuk mengetahui
biaya
data
retur
pembelian secara terperinci.
dilakukan secara manual untuk mengatasi hal tersebut diatas maka perlu diambil suatu langkah baru yaitu pengolahan data dengan sistem komputerisasi sehingga sistem kerja menjadi lebih efisien, cepat dan tidak menekan biaya. Pengolahan data admintrasi stok yang dikembangkan adalah sistem yang baru yang
40
merupakan pengimplementasian sistem lama
dengan apa yang diharapkan. Untuk itu perlu
melalui
diadakan kerjasama yang baik untuk setiap
komputerisasi.
Untuk
memperjelas
pemahaman tentang system yang dirancang
bagiannya.
digunakan alat-alat pendukung analisa dan desain
3. Dengan penggunaan sistem komputerisasi
Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship
yang tidak terlepas dari gangguan software
Diagram (ERD), Flow Of Document (FOD) dan
yang ada, untuk itu perlu ditekankan pada para
Normalisasi.
sistem
pemakai
bahasa
program yang telah ada sehingga terhindar
komputerisasi
Untuk
mengefektifkan
tersebut
digunakan
pemrograman yang berorientasi pada manajemen
hendaknya
mengikuti
struktur
dari kesalahan yang diharapkan.
basis data (Foxpro) karena data pengolahan administrasi stok adalah data yang komplek dan memerlukan penanganan yang cermat untuk hasil yang cepat dan akurat. Selain itu Foxpro juga memberikan kemudahan dalam pencarian data dan integrasi data. 5.2 Saran - Saran Agar
sistem
baru
yang
dirancang
bisa
diimplementasikan sebagaimana yang diharapkan dan memberikan hasil yang maksimal, maka penulis mengajukan beberapa masukan berupa saran yang mungkin berguna bagi pemakai. 1. Ditempatkan seorang operator yang benarbenar paham pada sistem yang dijalankan dan dalam pengolahan data. 2. Penggunaan komputer dituntut kedisiplinan yang tinggi para pemakai tersebut dalam penyimpanan data masukan yang sesuai sehingga dapat menghasilkan keluaran sesuai
41
