BAB IV PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PROYEK KONTRAKTOR KECIL
Sistem akuntansi proyek merupakan bagian dari sistem akuntansi perusahaan. Proses akuntansi proyek harus terintegrasi dengan proses akuntansi perusahaan. Laporan keuangan dari semua proyek yang ditangani oleh kontraktor bersama laporan kegiatan kantor yang tidak berkaitan dengan proyek akan digabungkan menjadi satu menjadi laporan keuangan perushaan. Gambaran dari proses akuntansi perusahaan dan proses akuntansi proyek terlihat dalam Gambar 4.1. Laporan Keuangan Perusahaan
Proses Akuntansi untuk Laporan Keuangan Perusahaan Kegiatan Kantor Laporan Keuangan Proyek 1
Laporan Keuangan Proyek 2
Laporan Keuangan Proyek 3
Proses Akuntansi untuk Laporan Keuangan Proyek
Proyek 1
Proyek 2
Proyek 3
Gambar 4.1. Proses Akuntansi Proyek dan Proses Akuntansi Perusahaan Untuk pengawasan dan pengendalian biaya proyek, setiap biaya aktual proyek harus ditelusuri untuk dibandingkan dengan biaya rencana. Pengawasan dan pengendalian biaya proyek dilakukan hingga level proyek. Walaupun biaya aktual proyek sudah tercatat dalam general ledger, namun general ledger tidak dapat mendetailkan biaya untuk setiap item pekerjaan dan setiap item biaya. General ledger dipersiapkan untuk membuat laporan keuangan perusahaan dimana merupakan rangkuman semua transaksi perusahaan. Kebutuhan pendetailan biaya dalam setiap item biaya dan item pekerjaan dapat dilakukan dengan pembukuan proyek atau yang disebut dengan job cost ledger.
88
83
Gambar 4.2 merupakan gambaran dari sistem akuntansi dan kaitannya dengan Earned Value Management System (EVMS). EVMS dimulai dari fase perencanaan proyek hingga pengendalian dari pelaksanaan proyek. Sistem akuntansi berfingsi untuk memproses semua transaksi baik yang terjadi dalam proyek dan diluar proyek. Dalam penelitian ini perancangan sistem akuntansi dilakukan hanya mencakup untuk sistem akuntansi proyek. Sistem akuntansi proyek merupakan bagian dari pengendalian proyek. Sistem akuntansi digunakan terutama untuk mendapatkan data ACWP dan BCWP yang digunakan untuk perhitungan kinerja dengan konsep earned value.
Gambar 4.2. Skema Hubungan Sistem Akuntansi dengan EVMS
84
Perbaikan sistem akuntansi proyek agar memiliki sistem penelusuran yang kuat dan penetapan prosedur menempati prioritas pertama dan kedua. Sistem akuntansi yang dirancang dengan metode percentage of completion karena metode ini memberikan penelusuran yang kuat dalam terutama kaitannya dengan pendapatan sesuai dengan kemajuan pekerjaan dan digunakan untuk mengestimasi profit yang diperoleh dari pelaksanaan proyek. Dengan metode ini, data BCWP juga dapat dihasilkan dari sistem akuntansi proyek karena laporan kemajuan proyek akan diproses dalam sistem akuntansi proyek. Penetapan prosedur penaganan untuk setiap transaksi berdasarkan metode akuntansi yang telah ditetapkan. Perancangan sistem dimulai dari pengumpulan dokumen transaksi yang menjadi data input dalam sistem akuntansi, proses akuntansi hingga laporan yang dihasilkan.
Bagan alir dari sistem akuntansi yang dirancang diperlihatkan dalam Gambar 4.3 dimana sistem yang dirancang dimualai dari proses pengumpulan data yang digunakan sebagai input dalam proses akuntansi proyek, proses akuntansi proyek yang didalamnya sudah tergabung dengan sistem penilaian kinerja proyek berdasarkan konsep earned value dan menghasilkan laporan keuangan proyek serta laporan kinerja proyek.
Dari hasil penelitian diketahui bahwa kontraktor kecil sudah melakukan pencatatan untuk semua item transaksi biaya selama pelaksanaan proyek. Kaitannya dalam sistem akuntansi yang dirancang dalam Gambar 4.3, kontraktor kecil belum melakukan pencatatan biaya dalam setiap item pekerjaan dan menndistrisbusikan biaya tidak langsung dalam setiap item pekerjaan. Dalam proses akuntansi dan penerapan EVMS dalam sistem akuntansi proyek, kontraktor kecil belum melakukan penilaian kinerja berdasarkan formula earned value secara menyeluruh. Kontraktor kecil melakukan penilaian kinerja terhadap pelaksanaan proyek hanya sebatas biaya dan kemajuan aktual dan rencana proyek. Analisa kinerja untuk setiap item pekerjaan belum dapat dilakukan kontraktor kecil karena pencatatan biaya untuk setiap item pekerjaan belum dilakukan.
85
Gambar 4.3. Bagan Alir Rancangan Sistem Akuntansi Proyek
86
IV.1. Pengumpulan Dokumen Transaksi
Setiap transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek akan mempengaruhi kondisi keuangan kontraktor dan menyebabkan perubahan keseimbangan pada asset, liability, equity, pendapatan ataupun pengeluaran. Saat pelaksanaan proyek terjadi pengkonsumsian sumberdaya agar proyek dapat diselesaikan. Kewajiban kontraktor adalah mendatangkan sumberdaya dan menggunnakannya dalam setiap item pekerjaan. Sebagai contoh adalah ketika kontraktor membeli material, maka terjadi perubahan dalam asset kontraktor berupa pengurangan kas bila dilakukan pembayaran secara tunai atupun perubahan dalam kewajiban kontraktor berupa bertambahnya hutang kontraktor. Penyeimbangan dari pembelian material berupa bertambahnya jumlah material dalam proyek.
Transaksi yang terjadi diikuti dengan munculnya dokumen transaksi yang merupakan bukti visual dari transaksi. Dokumen transaksi sebagai bukti visual harus dapat memperlihatkan nilai dari transaksi, jenis transaksi, tanggal kejadian serta pihak yang terlibat dalam transaksi. Bila dilakukan pembelian material maka akan muncul faktur pembelian material dimana akan tercantum nilai dari pembelian material, sistem pembelian material berupa tunai ataupun dengan pembayaran mundur ke belakang, nama supplier dan tanggal pembelian.
Sistem akuntansi dimulai dari pengumpulan dokumen transaksi. Pengumpulan dokumen transaksi bertujuan untuk mengumpulkan data yang digunakan sebagai input dalam proses akuntansi. Dalam sistem administrasi proyek, semua dokumen transaksi harus disimpan sebagai bukti visual transaksi dan disusun secara teratur agar memudahkan dalam pencarian bila diperlukan. Transaksi yang terjadi dan dokumen yang ada dalam proyek kontraktor kecil serta data yang digunakan sebagai input dalam proses transaksi diperlihatkan dalam Tabel 4.1.
87
Tabel 4.1. Dokumen Transaksi sebagai Sumber Data Proses Akuntansi Proyek No Dokumen 1. Laporan harian
Transaksi
Data yang Tercantum
• Penggunaan tenaga kerja per hari
Bila tenaga kerja menggunakan upah harian maka biaya tenaga kerja. Bila sistem pembayaran lump sum maka biaya tenaga kerja diketahui perhari diketahui dari volume pekerjaan yang dihasilkan. Untu peralatan sewa biaya peralatan perhari dapat diketahui dari jumlah waktu penggunaan peralatan dikalikan harga sewa peralatan perhari, biaya bahan bakar dan operator bila digunakan. Untuk perlatan yang dimiliki sendiri maka harus menetapkan biaya peralatan perhari yang dihitung berdasarkan biaya kepemilikan, depresiasi, perbaikan dan perawatan, bahan bakar, operator bila ada serta waktu rencana penggunaan alat. Biaya material perhari diketahui dari pencatatan volume penggunaan material yang dikalikan harga persatuan unit material. Dengan metode percentage of completion maka setiap kemajuan proyek akan dihitung sebagai pendapatan kontraktor berdasarkan prosentase kemajuan proyek dikalikan nilai kontrak proyek. Bila kontraktor belum mengeluarkan tagihan maka akan masuk dalam pendapatan belum tertagih (cost & estimate earnings in excess of billings) Diketahui besarnya kewajiban kontraktor yang sudah dibayarkan kepada tenaga kerja, pengurangan kas kontraktor dan asuransi. Diketahui kewajiban dan kewajiban yang sudah dibayar, jumlah material yang didatangkan serta pajak.
• Penggunaan peralatan
• Penggunaan material
• Kemajuan proyek
2.
Faktur pembayaran upah tenaga kerja
• Pembayaran upah tenaga kerja
3.
Faktur pembelian, pembayaran dan penerimaan material Faktur pembayaran peralatan sewa
• Pembelian, pembayaran dan penerimaan material
4.
• Pembayaran peralatan sewa
Diketahui kewajiban kontraktor yang sudah dibayarkan kepada penyewa peralatan, pengurangan kas kontraktor dan pajak.
88
Tabel 4.1. Dokumen Transaksi sebagai Sumber Data Proses Akuntansi Proyek (lanjutan 1) No Dokumen 5. Tagihan dan pembayaran dari pemilik proyek
Transaksi
Data yang Tercantum
• Pembayaran pelaksanaan proyek
6.
Timesheet dan faktur pembayaran gaji staf proyek
• Penggunaan staf proyek
7.
Faktur pembayaran operasional kantor
8.
Faktur pajak & asuransi
• Pembayaran tagihan biaya operasional kantor seperti listrik, telpon, administrasi • Pembayaran pajak dan asuransi
Diketahui hak yang sudah dibayar oleh pemilik proyek, jumlah kenaikan kas kontrakor dan pajak. Dengan metode percentage of completion maka ketika tagihan dikirim tidak dihitung sebagai hak kontraktor karena sudah diperhitungkan berdasarkan kemajuan pekerjaan. Dari timesheet akan diketahui kewajiban kontraktor sedangkan dari faktur pembayaran gaji staf proyek diketahui kewajiban yang sudah dibayarkan. Bila tidak ada timesheet maka setiap pencatatan data transaksi harus ada penyesuaian untuk kewajiban kontraktor untuk pembayaran gaji seperti dalam perhitungan kewajiban kontraktor berdasarkan timesheet. Diketahui pengeluaran biaya operasioanal kantor proyek dan pengurangan kas kontraktor. Diketahui kewajiban pajak dan asuransi yang dibayar dan pengurangan kas kontraktor.
IV.2. Proses Akuntansi Proyek
Setelah dilakukan pengumpulan data dari dokumen transaksi, proses akuntansi dilakukan mulai dari pencatatan data transaksi, pemilahan dan pengelompokkan transaksi yang dicatat dalam jurnal ke dalam general ledger dan subsidiary ledger serta menentukan keseimbangan untuk masing-masing akun transaksi. Setelah menentukan keseimbangan dari masing-masing akun, sebagai persiapan pembuatan laporan keuangan untuk beberapa akun memerlukan penyesuaian. Setelah dilakukan penyesuaian maka laporan keuangan proyek dapat dibuat berdaarkan pembukuan yang sudah disesuaikan. Selain laporan keuangan proyek, untuk menilai kinerja kontraktor dalam pelaksanaan proyek maka perhitungan kinerja berdasarkan formula earned value dilakukan yang dimulai dari distribusi biaya tidak langsung ke dalam masing-masing item pekerjaan.
89
IV.2.1. Pencatatan, Pemilahan, Pengelompokkan Transaksi serta Menentukan Keseimbangan Akun
Pencatatan transaksi dalam jurnal dilakukan sebagai awal proses akuntansi. Fungsi dari jurnal untuk mencatat secara kronologis sesuai urutan waktu kegiatan transaksi kontraktor selama pelaksanaan proyek. Setelah dilakukan pencatatan transaksi dalam jurnal, semua transaksi dipilah dan dimasukkan dalam pembukuan sesuai dengan kelompok akunnya. Pembukuan berisi semua data keuangan yang tercatat dalam sistem akuntansi. Pembukuan terbagi atas general ledger dan subsidiary ledger. General ledger berisi akun-akun yang didetailkan dalam subsidiary ledger. Dalam setiap pembuatan laporan keuangan diperlukan penyesuaian akun-akun yang belum tercatat dalam jurnal dan kemudian dimasukkan dalam pembukuan. Laporan keuangan dibuat dari rangkuman data dari pembukuan. Biaya aktual proyek dan pendapatan yang dihitung dari kemajuan proyek diperoleh dari sistem akuntansi. Data tersebut bersama jadwal dan biaya rencana dapat diproleh kinerja proyek dengan menggunakan formula earned value.
IV.2.1.1. Kode Struktur Akun, Biaya dan Pekerjaan
Dalam pencatatan transaksi selain tanggal dan nilai transaksi juga disertakan pencatatan kode baik kode struktur akun, kode biaya dan kode pekerjaan agar memudahkan dalam pemilahan dan pengelompokkan dalam pembukuan proyek. Dengan digunakannya beberapa macam kode maka sistem kode yang dirancang berupa kode kelompok. Penggunaan kode kelompok memberikan beberapa manfaat yaitu : a. Sangat fleksibel dalam mengakomosasi bertambahnya akun yang dicatat. b. Kode kelompok dapat merangkum informasi lebih ringkas dengan keterbatasan ruang yang ada. c. Kode kelompok dapat menunjukkan hierarki data. d. Kode
kelompok
memungkinkan
bagi
pengguna
mengelompokkan data sesuai dengan tempatnya.
memilah
dan
90
Untuk mengelompokkan transaksi dalam struktur akun diperlukan identifikasi transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Transaksi yang terjadi dipilah untuk dimasukkan akun balance sheet dan income statement. Pemilahan akun dalam balance sheet dan income statement mengikuti Untuk akun yang yang dimasukkan dalam balance sheet dipilah lagi dalam asset, liability dan equity. Sedangkan akun yang masuk dalam income statement dipilah lagi dalam revenue (pendapatan) dan cost (biaya).
Struktur akun untuk kontraktor kecil dibuat sederhana karena transaksi yang muncul dalam pelaksanaan proyek tidak serumit proyek yang ditangani kontraktor besar. Proyek yang ditangani kontraktor kecil tidak banyak melibatkan banyak pihak. Kode dibuat berdasar urutan struktur akun yang dirancang diperlihatkan dalam Tabel 4.2. Tabel 4.2. Struktur Akun Kontraktor Kecil No Akun Asset 100 Kas 101 110 111 112
Nama Akun
113
Kas di bank Piutang pemilik proyek Retensi pemilik proyek Kemajuan proyek belum tertagih Piutang
120
Inventaris material
130
Jaminan dan garansi
140
Tanah & bangunan
141
Akumulasi depresiasi tanah & bangunan Peralatan & kendaraan
150 151
Akumulasi depresiasi peralatan & kendaraan
160
Pembayaran awal pajak & asuransi Asset lain
170
Keterangan Uang tunai yang dipegang kontraktor di proyek ataupun di kantor Uang yang disimpan di bank. Tagihan yang belum dibayar pemilik proyek Retensi dari pembayaran pemilik proyek Kemajuan proyek yang belum ditagihkan kepada pemilik proyek Hak yang dimiliki kontraktor. Misalnya ketika dailakukan pembayaran awal material dan subkontraktor. Jumlah material yang belum digunakan dalam pelaksanaa proyek baik dilokasi proyek ataupun gudang kontraktor. Deposit jaminan yang harus diberikan kontraktor . akun ini tidak tercatat dalam proyek namun tercatat di kantor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek. Niai tanah dan bangunan yang dimiliki kontraktor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek. Pengurangan nilai tanah dan bangunan yang dimiliki kontraktor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek. Nilai peralatan dan kendaraan yang dimiliki oleh kontraktor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek. Pengurangan nilai peralatan & kendaraan yang dimiliki kontraktor. akun ini tidak tercatat dalam proyek. Akun ini tidak tercatat dalam proyek. Untuk pembayaran pajak dan asuransi yang dibayar dimka seperti pajak kendaraan bermotor. Akun untuk asset yang tidak tercantum dalam struktur akun di atas
91
Tabel 4.2. Struktur Akun Kontraktor Kecil (lanjutan1) No Akun Liability 200
Nama Akun Hutang
210 220 230
Pajak tertahan Asuransi belum terbayar Pembayaran diluar kemajuan proyek
240
Kewajiban jangka pendek lain Kewajiban jangka panjang
250 Equity 300
Modal
310 Laba/rugi Income & Expense 400 Pendapatan proyek
410
Biaya proyek
420
Penggunaan peralatan dalam proyek Biaya kepemilikan peralatan
421-429
430
Pendapatan lain
440
Pengeluaran umum & administrasi kantor
450
Biaya kantor yang didistribusikan dalam proyek (kredit)
Keterangan :
Keterangan Tagihan yang belum dibayar kepada pekerja, supplier subkontraktor, penyewa alat Pajak yang belum dibayarkan seperti PPN proyek. Asuransi yang belum terbayar. Adalah hak kontraktor yang sudah dibayarkan pemilik proyek sebelum pelaksanaan proyek (billing in excess of cost & estmate profit), misalnya adalah pembayaran dimuka sebelum pelaksanaan proyek. Kewajiban kontraktor yang tidak tersebut dalam struktur akun di atas Kewajiban kontraktor untuk jangka panjang misalnya peminjaman dari bank. Jumlah modal yang dimiliki oleh kontraktor. Dalam setiap penutupan pembukuan, laba/rugi yang diperoleh setiap proyek akan beralih menjadi modal bagi kontraktor. Laba/rugi yang diperoleh kontraktor Pendapatan yang diperoleh kontraktor yang dinilai dari kemajuan proyek. pendapatan ini didetailkan dalam pendapatan untuk setiap item pekerjaan sesuai dengan dokumen kontrak. Merupakan biaya yang dikeluarkan kontraktor. detail biaya pelaksanaan proyek dibuat dalam pembukuan sendiri yang mencantumkan biaya material, biaya tenaga kerja, biaya peralatan, biaya subkontraktor dan biaya tidak langsung untuk keseluruhan proyek dan masing-masing item pekerjaan. Akun ini merupakan kontra akun untuk biaya peralatan proyek bila peralatan digunakan milik sendiri. Untuk peralatan yang dimiliki sendiri maka biaya perlatan yang diperhitungkan adalah depresiasi, perbaikan dan perawatan, asuransi kendaraan dan biaya bahan bakar. Akun ini tidak tercatat dalam proyek. Bila kontraktor memiliki pendatapatan lain diluar pelaksanaan proyek. Biaya yang termasuk dalam akun ini adalah gaji karyawan baik di kantor maupun proyek, biaya operasional kantor, pajak dan asuransi. Biaya umum dan administrasi kantor didistribusikan dalam biaya proyek agar dapat diketahui beban yang ditanggung masing-masing proyek.
akun yang digunakan dalam laporan keuangan proyek & perusahaan akun yang digunakan dalam laporan keuangan perusahaan
92
Struktur akun untuk kontarktor kecil dalam Tabel 4.2 diurutkan berdasar akun untuk balance sheet dan income statement. No akun 100 hingga 170 merupakan akun yang termasuk asset dalam balance sheet. No akun 200 hingga 270 merupakan akun yang termasuk liability. No akun 300 dan 310 adalah akun untuk equity. No akun 400 hingga 450 adalah akun yang muncul dalam income stetment.
Struktur akun dalam Tabel 4.2 terdapat akun yang digunakan dalam laporan keuangan proyek dan akun yang digunakan untuk laporan keuangan perusahaan kontraktor. Perancangan sistem ini memfokuskan kepada akun-akun yang muncul dalam laporan keuangan proyek. Akun yang dimunculkan dalam keuangan perusahaan laporan selain akun dari laporan keuangan proyek juga merupakan akun yang berkaitan dengan asset ataupun kewajiban jangka panjang. Contohnya adalah peralatan yang dimiliki kontraktor, tanah dan bangunan. Pencatatan transaksi penggunaan peralatan dimasukkan dalam biaya proyek dalam income statement, pengurangan net worth dalam balance sheet proyek. Biaya penggunaan peralatan sendiri akan dimasukkan dalam pendapatan peralatan dalam laporan keuangan perusahaan. Keseimbangan akun lainnya yang terkait dengan peralatan seperti nilai peralatan, deperesiasi, pajak, asuransi, perbaikan dan perawatan untuk penggunaan peralatan dihitung untuk laporan keuangan perusahaan.
Untuk mencatat biaya sesuai dengan pengelompokkan item biaya digunakan kode biaya agar mudah dalam melakukan pemilahan dan pengelompokkan biaya dalam subsidiary ledger biaya pelaksanaan proyek. Biaya proyek konstruksi secara garis besar terbagi dalam biaya langsung dan biaya tidak langsung. Biaya langsung dikelompokkan lagi menjadi material, tenaga kerja, peralatan dan subkontraktor. Dalam Tabel 4.3 diperlihatkan contoh kode biaya dimana kode yang digunakan adalah kode numerik. Digit pertama kode menunjukkan kelompok biaya. Biaya tenaga kerja diberi kode 1, biaya biaya material diberi kode 2, biaya perlatan diberi kode 3, baya subkontraktor diberi kode 4 dan biaya tidak langsung diberi kode 5. Tiga digit terakhir merupakan kode urutan dari item dari masing-masing kelompok biaya.
93
Tabel 4.3. Contoh Kode Biaya untuk Kontraktor Kecil Kode Tenaga kerja 1000 1010 1020 1030 1040 Material 2000 2010 2020 2030 2040
Item Biaya Mandor Tukang kayu Tukang batu Tukang besi Pekerja Semen Pasir Kerikil Besi Tulangan Kayu
Kode Item Biaya Peralatan 3000 Molen 3010 Stamper 3020 Bar Cutting 3030 Bar Bender 3040 Vibrator Biaya Tidak Langsung 4000 Staf Proyek 4010 Listrik 4020 Telepon 4030 Pajak 4040 Distribusi Overhead Kantor
Dalam pengelompokan biaya dapat digunakan kode blok dimana urutan kode tertentu digunakan untuk mengelompokkan biaya yang sejenis. Misalnya adalah untuk kode 2030 hingga 2039 digunakan untuk kode baja tulangan dengan berbagai jenis diameter dari besi tulangan. Bila biaya umum dan administrasi yang muncul dikantor ingin didistribusikan dalam biaya proyek, dapat dicantumkan dalam item biaya tidak langsung.
Untuk mengelompokkan pendapatan dan biaya dalam setiap item pekerjaan diperlukan kode pekerjaan. Pengelompokan pekerjaan dapat dilakukan berdasar WBS proyek bila kontraktor belum memiliki pengelompokkan item pekerjaan. Fungsi dari kde item pekerjaan adalah untuk mengetahui detail dari setiap akun berdasar item pekerjaan. Akun yang didetailkan dalam setiap item pekerjaan dalam balance sheet adalah piutang pemiliki proyek, kemajuan proyek yang belum tertagih, pendapatan dan biaya proyek. Adanya pengelompokkan pendapatan dan biaya proyek dalam setiap item pekerjaan maka dapat dilakukan analisa kinerja pekerjaan dengan konsep earned value. Kode yang digunakan untuk item pekerjaan dapat digunakan kode numerik yang memeperlihatkan level dari setiap item pekerjaan dan urutannya dalam pelaksanaan proyek. Tabel 4.3 merupakan contoh penggunaan kode untuk setiap item pekerjaan berdasarkan WBS proyek gedung.
94
Tabel 4.4. Contoh Kode untuk Item Pekerjaan Gedung Kode 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Pekerjaan Persiapan Pondasi Kolom Balok & pelat Struktur atap Pekerjaan dinding Pekerjaan lantai Pekerjaan pintu dan jendela Finishing Mekanikal & Elektrikal
IV.2.1.2. Perubahan Akun dalam Setiap Transaksi
Setiap transaksi yang terjadi mempengaruhi perubahan akun yang tercatat dalam sistem akuntansi. Pencatatan transasksi dalam jurnal terdiri atas debet dan kredit dan setiap transaksi akan mempengaruhi akun yang berbeda-beda. Perubahan akun dari setiap transaksi harus seimbang dalam akun yang sama dimana jumlah debet harus sama dengan jumlah kredit. Dalam balance sheet, penambahan dalam akun asset diikuti dengan penambahan dalam akun liability dan equity. Hal yang sama juga terjadi bila kredit bertambah dalam akun asset maka kredit bertambah dalam akun liability dan equity. Perubahan akun untuk setiap transksi ini ditetapkan sebagai prosedur yang dalam menangani setiap jenis transaksi. Pembahasan perubahan akun dalam setiap transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek kontraktor kecil terdapat dalam paragraf di bawah ini. Pembahasan perubahan akun dari setiap transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek mengacu pada daftar akun dalam Tabel 4.1.
1. Transaksi Tenaga Kerja Sistem pembayaran tenaga kerja yang dilakukan kontraktor kecil ada dua macam yaitu berupa upah harian dan sistem lumpsum atau sering disebut borongan. Pembayaran dengan sistem lumpsum dilakukan kepada satu tim pekerja dibawah seorang mandor. Periode pembayaran baik pekerja dengan upah harian maupun lumpsum dilakukan dalam mingguan.
95
Untuk pencatatan biaya pekerja dimana pembayaran dilakukan dengan cara lumpsum harus dihitung terlebih dahulu biaya pekerja persatuan unit pekerjaan, kemudian dalam laporan harian proyek biaya pekerja dicatat berdasar unit pekerjaan yang telah diselesaikan. Untuk pekerja dengan upah harian maka pencatatan dalam laporan pekerjaan adalah jumlah pekerja yang terlibat dalam pekerjaan tersebut serta jumlah waktu pelaksanaan pekerjaan. Perhitungan biaya pekerja untuk setiap item pekerjaan ditampilkan dalam Gambar 4.4 dan perubahan akun untuk transaksi pekerja diperlihatkan dalam Tabel 4.5.
Nilai lumpsum pekerjaan
Biaya pekerja/volume
Volume pekerjaan
Laporan harian
Volume kemajuan pekerjaan Jumlah pekerja & waktu pelaksanaan per item pekerjaan
Biaya pekerja setiap item pekerjaan
Upah harian
Gambar 4.4. Perhitungan Biaya Pekerja Setiap Item Pekerjaan Table 4.5. Perubahan Akun Transaksi Tenaga Kerja Akun Pembayaran awal pekerja Balance sheet Kas Piutang Penggunaan pekerja dalam pelaksanaan proyek Balance sheet Hutang Laba/rugi Income statement Biaya proyek Profit Pembayaran pekerja di akhir minggu Balance sheet Kas Hutang
Perubahan
X X
Berkurang Bertambah
Y Y
Bertambah Berkurang
Y Y
Bertambah Berkurang
Y-X Y-X
Berkurang Berkurang
Dokumen Transaksi Faktur pembayaran pekerja
Laporan harian proyek
Faktur pembayaran pekerja
96
Biaya asuransi pekerja tidak muncul dalam perubahan akun dalam Tabel 4.5 karena kontraktor kecil belum mengasuransikan para pekerjanya. Para pekerja juga tidak dikenakan pajak penghasilan sehingga perhitungan biaya pekerja tidak memasukkan biaya pajak pengahasilan. Bila muncul transaksi asuransi pekerja untuk kontraktor yang telah mengasuransikan para pekerjanya maka setiap pencatatan penggunaan pekerja ditambahkan hutang asuransi dimana dalam balance sheet akan mengurangi akun laba/rugi dan dalam income statement akan menambah biaya proyek.
2. Transaksi Material Cara pembayaran material yang dilakukan kontraktor kecil ada dua macam yaitu pembayaran langsung dengan pelunasan dan pembayaran dengan retensi. Sedangakan jenis material ada yang disimpan dalam inventaris proyek dan ada yang langsung digunakan dalam pelaksanaan proyek. Contoh material yang langsung digunakan adalah beton readymix. Dalam Tabel 4.6 disajikan perubahan akun untuk transaksi yang berkaitan dengan material.
Tabel 4.6. Perubahan Akun untuk Transaksi Material Akun Perubahan Dokumen Transaksi Pembelian lunas material sejumlah X dan material langsung didatangkan Balance sheet Faktur pembayaran & Kas X Berkurang bukti penerimaan Inventaris X Bertambah material Pembelian lunas material yang tidak memerlukan invetaris dan langsung digunakan Balance sheet Kas X Berkurang Faktur pembayaran, Laba/rugi X Berkurang bukti penerimaan material & Income statement Biaya proyek X Bertambah laporan harian proyek Profit X Berkurang Pembelian lunas material dan pembayaran lunas sejumlah X dan material belum didatangkan Balance sheet Faktur pembayaran Kas X Berkurang material Piutang X Bertambah Kedatangan material sejumlah X Balance sheet Bukti penerimaan & Inventaris material X Bertambah faktur pembelian Piutang X Berkurang material
97
Tabel 4.6. Perubahan Akun untuk Transaksi Material (lanjutan1) Akun Perubahan Dokumen Transaksi Pembelian material sejumlah X dengan pembayaran awal sejumlah Y dengan retensi dan material belum didatangkan Balance sheet Faktur pembelian Kas Y Berkurang material Piutang (pembayaran awal) Y Bertambah Kedatangan material dari pembelian material sejumlah X dengan pembayaran awal sejumlah Y dengan retensi Balance sheet Inventaris material X Bertambah Bukti penerimaan Piutang (pembayaran awal) Y Berkurang material Hutang supplier X-Y Bertambah Kedatangan material dari pembelian material sejumlah X dengan pembayaran awal sejumlah Y dengan retensi serta material langsung digunakan Balance sheet Piutang (pembayaran awal) Y Berkurang Faktur pembelian, Hutang X-Y Bertambah pembayaran, bukti Laba/rugi X Berkurang penerimaan material & Income statement laporan harian proyek Biaya proyek X Bertambah Profit X Berkurang Pembayaran retensi dari pembelian material sejumlah X dengan pembayaran awal sejumlah Y Balance sheet Faktur pembayaran Kas X-Y Berkurang retensi Hutang X-Y Bertambah Penggunaan material sejumlah X Balance sheet Inventaris X Berkurang Laba/rugi X Berkurang Laporan harian proyek Income statement Biaya proyek X Bertambah Profit X Berkurang
Bila terdapat penumpukan material yang sama dengan harga yang berbeda maka pencatatan inventaris material dapat dilakukan dua metode yaitu first in/first out (FIFO) dan last in/firs out (LIFO). Metode FIFO diterapkan dengan asumsi bahwa material yang didatangkan terlebih dahulu juga akan digunakan terlebih dahulu. Sedangkan metode LIFO diterapkan dengan asumsi bahwa material yang didatangkan terakhir akan dipergunakan terlebih dahulu.
98
3. Transaksi Peralatan Pengadaan perlatan untuk proyek yang dilakukan kontraktor kecil berupa peralatan milik sendiri dan perlatan sewa. Bila peralatan digunakan untuk beberapa item pekerjaan dalam setiap harinya, maka jumlah jam penggunaan perlatan untuk setiap item pekejaan harus dicatat. Data ini digunakan untuk menghitung porsi biaya peralatan untuk setiap item pekerjaan. Biaya peralatan sewa per hari didapat dari harga sewa alat per hari dan biaya peralatan yang dimiliki sendiri per hari didapat dari penentuan biaya peralatan per hari dalam perencanaan biaya pelaksanaan.
Kontraktor yang memiliki peralatan sendiri harus memiliki pembukuan yang terpisah untuk peralatan yang dimilikinya. Pembukuan ini digunakan untuk pembuatan laporan keuangan perusahaan dimana semua item biaya peralatan seperti nilai perlatan, depresiasi, perbaikan dan perawatan, pajak dicatat dan dimasukkan dalam pembukuan peralatan. Biaya perlatan yang digunakan dalam proyek akan menjadi akun yang berlawanan dalam pembukuan peralatan (dianggap sebegai pendapatan). Perhitungan biaya peralatan untuk setiap item pekerjaan ditampilkan dalam Gambar 4.5 dan perubahan akun transaksi peralatan proyek disajikan dalam Tabel 4.7.
Laporan harian
Waktu penggunaan peralatan per item pekerjaan
Biaya operasional peralatan lainnya seperti bahan bakar & operator
Perbandingan waktu penggunaan peralatan setiap item pekerjaan
Biaya peralatan per hari (milik sendiri)
Biaya peralatan setiap item pekerjaan per hari
Harga sewa peralatan per hari
Gambar 4.5. Perhitungan Biaya Peralatan Setiap Item Pekerjaan per Hari
99
Tabel 4.7. Perubahan Akun untuk Transaksi Peralatan Akun Perubahan Dokumen Transaksi Penggunaan peralatan sendiri dalam proyek dengan biaya operasional sebesar X dan biaya alat sebesar Y Income statement Kas (biaya operasional alat) Y Berkurang Laba/rugi (biaya operasional Y Berkurang alat) Laporan harian Biaya proyek X+Y Bertambah Penggunaan peralatan dalam X Bertambah proyek (akun yang berlawanan) Profit (biaya operasional alat) Y Berkurang Pembayaran awal sewa alat sebesar X Balance sheet Faktur pembayaran Kas X Berkurang peralatan Piutang X Bertambah Penggunaan peralatan sewa dalam proyek untuk pembayaran awal sebesar X dengan penggunaan alat sebesar Z dan biaya perasional alat sebesar Y Balance sheet Kas (biaya opeasional alat) Y Berkurang Hutang Z Bertambah Laba/rugi Y+Z Berkurang Laporan harian Income Statement Biaya Proyek Y+Z Bertambah Profit Y+Z Berkurang Pelunasan sewa alat dengan pemabayaran awal X penggunaan sebesar Z Balance sheet Faktur pembayaran Kas Z-X Berkurang peralatan Hutang Z-X Berkurang
Dalam tabel perubahan akun transaksi peralatan di atas untuk perlatan biaya perlatan sendiri akan menjadi nol karena dikurangi dengan kontra akun penggunaan peralatan dalam proyek. Biaya yang mempengaruhi profit proyek adalah biaya operasional perlatan seperti bahan bakar dan operator bila ada. Sedangkan untuk peralatan sewa keseluruhan biaya peralatan (harga sewa dan operasional) akan mengurangi profit proyek.
4. Transaksi Subkontraktor Cara pembayaran yang paling sering dilakukan kontraktor kecil kepada subkontraktor adalah dengan cara lumpsum. Pekerjaan yang dilakukan subkontraktor dihitung berdasarkan laporan kemajuan proyek. Setiap pekerjaan yang telah dilakukan kontraktor akan dimasukkan dalam item biaya proyek dan bila belum dilakukan pembayaran akan dimasukkan dalam akun kewajiban kontraktor. Untuk pencatatan biaya subkontraktor harus dihitung
100
dahulu biaya subkontraktor per satuan unit pekerjaan. Dari laporan harian proyek diketahui volume pekerjaan yang telah dilaksanakan kontraktor dan biaya subkontraktor untuk setiap harinya dapat dihitung. Perubahan akun untuk transaksi subkontraktor disajikan dalam Tabel 4.8.
Tabel 4.8. Perubahan Akun untuk Transaksi Peralatan Akun Perubahan Dokumen Transaksi Pembayaran awal subkontraktor Balance sheet Faktur pembayaran Kas X Berkurang subkontraktor Piutang X Bertambah Biaya subkontraktor dalam pelaksanaan proyek Balance sheet Hutang Y Bertambah Laba/rugi Y Berkurang Laporan harian proyek Income statement Biaya proyek Y Bertambah Profit Y Berkurang Pembayaran subkontraktor untuk pekerjaan sebesar Y dengan pembayaran awal X Balance sheet Faktur pembayaran Kas Y-X Berkurang pekerja Hutang Y-X Berkurang
5. Transaksi Biaya Tidak Langsung Biaya tidak langsung yang muncul dalam proyek konstruski antara lain gaji staf proyek, biaya operasional proyek, pajak pertambahan nilai dan asuransi untuk staf proyek. Selain biaya tidak langsung yang muncul dalam pelaksanaan proyek, biaya yang muncul di kantor juga dibebankan dalam setiap proyek yang dikerjakan oleh kontraktor.
Transaksi biaya tidak langsung yang muncul dalam pelaksanaan proyek sebagian besar dilakukan dalam periode bulanan seperti pembayaran gaji karyawan, telpon dan listrik. Bila laporan keuangan harus dibuat dalam periode waktu mingguan maka diperlukan penyesuaian untuk biaya tersebut dalam setiap pembuatan laporan keuangan. Dengan mengacu pada pengeluaran bulan sebelumnya, besarnya biaya tidak langsung diestimasi besarnya setiap minggunya dengan membagi tiap minggu dari pengeluaran biaya pada bulan sebelumnya. Dan tiap akhir bulan dilakukan penyesuaian besarnya biaya yang dikeluarkan sesuai dengan pengeluaran biaya yang
101
terjadi. Dalam Tabel 4.9 diperlihatkan contoh perubahan akun untuk biaya telepon dan pembayaran gaji staf proyek beserta perhitungan pajak dan asuransinya.
Tabel 4.9. Keseimbangan Akun untuk Transaksi Biaya Tidak Langsung Akun Biaya telepon Balance sheet Hutang Laba/rugi Income statement Biaya proyek Profit Pembayaran tagihan telepon Balance sheet Kas Hutang Biaya staf proyek Balance sheet Hutang gaji Hutang pajak Hutang Asuransi Laba/rugi Income statement Biaya proyek Profit Pembayaran gaji staf proyek Balance sheet Kas Hutang Pembayaran pajak dan asuransi staf proyek Balance sheet Kas Hutang pajak Hutang asuransi
Perubahan
X X
Bertambah Berkurang
X X
Bertambah Berkurang
X X
Berkurang Berkurang
X Y Z X+Y+Z
Bertambah Bertambah Bertambah Berkurang
X+Y+Z X+Y+Z
Bertambah Berkurang
X X
Berkurang Berkurang
Y+Z Y Z
Berkurang Berkurang Berkurang
Dokumen Transaksi
Perhitungan biaya telpon per hari
Pembayaran tagihan telepon
Faktur pembayaran staf proyek
Faktur pembayaran pekerja
Faktur pembayaran pajak & asuransi
6. Transaksi Pendapatan Proyek Dengan metode percentage of completion maka pendpaatan proyek dihitung berdasarkan prosentase kemajuan pekerjaan dikalikan nilai proyek. Setiap kemajuan pekerjaan yang belum ditagihkan kepada pemilik proyek dimasukkan dalam akun kemajuan proyek yang belum tertagih (costs & estimate profit in excess of billings) laba/rugi dan pendapatan proyek dalam income statement . Pengeluaran tagihan akan merubah akun piutang pemilik proyek yang bertambah dan pengurangan akun kemajuan yang belum tertagih. Pembayaran tagihan oleh kontraktor akan menambah akun kas dan
102
pengurangan akun piutang pemilik proyek. Bila dilakukan pembayaran awal sebelum pelaksanaan proyek, maka akun yang berubah adalah kas dan pembayaran diluar kemajuan proyek (billings in excess of cost & estimate profit). Setiap adanya retensi dalam pembayaran tagihan akan dicatat dalam akun retensi pemilik poyek. Perubahan akun untuk transaksi pendapatan proyek diperlihatkan dalam Tabel 4.10.
Tabel 4.10. Perubahan Akun untuk Transaksi Pendapatan Proyek Akun Perubahan Pembayaran awal sebelum pelaksanaan proyek Balance sheet Kas X Bertambah Pembayaran diluar kemajuan X Bertambah proyek Kemajuan proyek sebesar Y sebelum melebihi pemabayaran awal Balance sheet Pembayaran diluar kemajuan Y Bekurang proyek Laba/rugi Y Bertambah Income statement Pendapatan proyek Y Bertambah Profit Y Bertambah Kemajuan proyek sebesar X setelah melebihi pemabayaran awal Balance sheet Kemajuan proyek yang belum X Bertambah tertagih Laba/rugi X Bertambah Income statement Pendapatan proyek X Bertambah Profit X Bertambah Pengeluaran tagihan proyek Balance sheet Piutang pemilik proyek X Berkurang Kemajuan proyek yang belum X Berkurang tertagih Pembayaran dari tagihan sebesar X dengan retensi Y Balance sheet Kas X-Y Bertambah Piutang pemilik proyek X Berkurang Retensi pemilik proyek Y Bertambah Pembayaran retensi Y Balance sheet Kas Y Bertambah Retensi pemilik proyek Y Berkurang
Dokumen Transaksi
Faktur pembayaran pajak & asuransi
Laporan harian
Laporan harian
Tagihan kepada pemilik proyek
Faktur pembayaran tagihan
Faktur pembayaran retensi
103
IV.2.1.3. Jurnal dan Pembukuan Proyek
Jurnal
merupakan
catatan
kronologis
dari
transaksi.
Setiap
transaksi
mempengaruhi keseimbangan terhadap akun yang berbeda-beda. Pencatatan keseimbangan akun sesuai dengan urutan waktu dilakukan dengan menggunakan jurnal. Jurnal tidak hanya mencatat kegiatan yang dilakukan kontraktor dengan pihak lain seperti supplier material dan pemilik proyek, tapi juga mencatat perpindahan yang terjadi di lingkungan internal kontraktor seperti perpindahan material dari inventaris menuju penggunaan material untuk pelaksanaan proyek, alokasi biaya tidak langsung untuk proyek dan item pekerjaan atau transaksi lainnya yang mempengaruhi biaya proyek.
Pencatatan utama dalam jurnal untuk setiap transaksi adalah mencatat perubahan akun setiap terjadinya transaksi. Untuk memudahkan dalam pengelompokkan perubahan akun dari setiap transaksi dalam pembukuan diperlukan pencatatan kode untuk setiap perubahan akun. Untuk sistem akuntansi proyek kontraktor kecil kode yang disertakan dalam pencatatan akun dalam jurnal adalah kode akun, kode biaya dank kode item pekerjaan. Tabel 4.11 adalah jurnal yang dapat digunakan dalam pencatatan akun setiap transaksi.
Sebagai contoh pencatatan transaksi dalam jurnal yang diperlihatkan dalam Tabel 4.11 adalah transaksi pendapatan dimana pada tanggal 1 Januari 2008 dilakukan pembayaran awal proyek sebesar 25% dari nilai proyek. Besarnya nilai proyek adalah Rp. 100 juta. Pada saat dilakukan pencatatan transaksi dalam jurnal yaitu tanggal 5 Januari 2008 kemajuan proyek mencapai 10%. Dari penjelasan diatas diketahui pembayaran awal sebesar Rp 25 juta dan kemajuan proyek mencapao Rp 10 juta. Dari data transaksi tersebut pada saat pemabayaran awal akan menambah kas (akun asset) dan menambah pembayaran diluar kemajuan proyek (akun liability). Pada saat kemajuan proyek mencapai 10% akun yang berubah adalah pembayaran diluar kemajuan proyek berkurang sebanyak Rp 10 juta dan laba/rugi akan bertambah Rp 10 juta dan dalam akun dalam income statement berupa pendapatan bertambah Rp 10 juta.
104
Tabel 4.11. Contoh Jurnal Pencatatan Transaksi Tanggal
No Faktur
Kode Akun
Kode Biaya
Kode Pekerjaan
Nama Akun
Debet 25 juta
1/1/2008
Kas Pembayaran diluar kemajuan proyek
5/1/2008
Pembayaran diluar kemajuan proyek Laba/rugi Pendapatan proyek
Kredit
Keterangan Pembayaran awal 25%
25 juta
10 juta 10 juta
Kemajuan proyek 10%
10 juta
Setelah pencatatan transaksi dalam jurnal, maka setiap akun dipindahkan dalam pembukuan. Pembukuan terdiri dari pembukuan umum (general ledger) dan pembukuan tambahan (subsidiary ledger). Dalam pembukuan data yang terdapat dalam jurnal dimasukkan dalam kelompok akun yang sama. Pembukuan tambahan berfungsi untuk mendetailkan akun yang ada dalam pembukuan umum. Tidak semua akun didetailkan dalam pembukuan tambahan. Akun yang didetailkan dalam pembukuan tambahan adalah akun penting dalam pengendalian biaya seperti akun yang terkait dengan pembayaran pemilik proyek, akun piutang, akun inventaris, akun hutang, kemajuan dan biaya proyek. Tabel 4.12 adalah contoh pembukuan umum. Dalam setiap pembukuan harus disertakan saldo awal dari pembukuan periode sebelumnya dan diakhir pembukuan dilakukan perhitungan saldo akhir.
Tabel 4.12. Contoh Pembukuan Utama Kode Akun
Tanggal 31/12/2008
31/12/2008
31/12/2008
Nama Akun Kas Saldo awal Saldo akir Kas di bank Saldo awal Saldo akhir Piutang pemilik proyek Saldo awal Saldo akhir
Debet
Kredit
Net
Y X X-Y X Y X+Y X Y -X+Y
Keterangan
105
Dalam pembukuan tambahan untuk akun kas, pembayaran pemilik proyek, inventaris, piutang dan hutang memiliki format yang sama dengan pembukuan utama tapi mencatat semua perubahan dari akun yang terkait dengan transaksi masing-masing pembukuan tambahan sesuai dengan urutan tanggal kejadian. Saldo akhir dari masing-masing pembukuan tambahan dakan dimasukkan dalam pembukuan utama. Sedangakan pembukuan kemajuan dan biaya proyek dibuat sesuai dengan urutan kode biaya. Dengan adanya pembukuan pendapatan dan biaya proyek masing-masing item pekerjaan dapat dinilai kinerjanya. Tabel 4.10 adalah contoh pembukuan proyek untuk kontraktor kecil
Tabel 4.13. Contoh Pembukuan Kemajuan dan Biaya Proyek Kode Biaya
Kemajuan Tanggal
Keterangan
Jumlah
Kode Biaya
Biaya Item Biaya
Jumlah
IV.2.2. Memasukkan Penyesuaian dalam Jurnal
Penyesuaian dilakukan hanya untuk beberapa akun yang memerlukan penyesuaian. Penyesuaian dilakukan karena laporan akuntansi dibuat secara periodik tapi informasi transaksi belum lengkap sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Penyesuaian yang dilakukan harus mengikuti prinsip kecocokan dimana penyesuaian yang dilakukan harus cocok dengan data transaksi ketika informasi yang didapatkan sudah lengkap.
Akun dari proyek konstruksi kontraktor kecil yang memerlukan penyesuaian adalah akun yang terpotong saat pembuatan laporan seperti biaya telepon, biaya listrik dan gaji staf proyek. Persiapan laporan keuangan mingguan proyekharus memperhitungkan besaran yang dimasukkan dalam laporan dan saat informasi biaya tersebut sudah lengkap maka jumlah yang dibebankan dalam setiap laporan mingguan harus disamakan dengan biaya sebenarnya.
106
Penyesuaian juga dilakukan untuk item biaya umum dan administrasi yang muncul di kantor yang akan didistribusikan dalam laporan keuangan proyek. Distribusi biaya tidak langsung digunakan untuk mengetahui besarnya beban biaya tidak langsung baik dalam proyek secara keseluruhan maupun dalam setiap pelaksanaan setiap item pekerjaan. Dengan diketahui biaya keseluruhan kontraktor maka analalisa kinerja proyek secara keseluruhan dan setiap item pekerjaan dapat dilakukan. Cara pendistribusian paling sederhana dan mudah diterapkan adalah dengan perbandingan biaya. Pendistribusian biaya tidak langsung proyek dalam setiap item pekerjaan dapat dilakukan dengan membandingkan biaya lansung dari setiap item pekerjaan. Pendistribusian biaya kantor dapat dilakukan dengan membandingkan biaya dari setiap proyek yang sedang dilaksanakan. Sebagai contoh adalah bila staf proyek menangani lebih dari satu proyek maka pencatatan akun dalam jurnal proyek merupakan hasil distribusi biaya staf proyek untuk masing-masing proyek sesuai dengan perbandingan biaya yang muncul dalam proyek.
IV.2.3. Analisa Kinerja dan Laporan Proyek
Analisa kinerja dilakukan untuk menilai keberhasilan pelaksanaan proyek. Kinerja pelaksanaan proyek diukur dari rencana penyelesaian proyek. Analisa kinerja paling tidak dilakukan terhadap waktu dan biaya pelaksanaan. Pelaksanaan proyek sesuai dengan waktu rencana belum tentu memberikan penilaian kinerja yang baik, namun harus dilihat bagaimana penggunan biaya pelaksanaan proyek. oleh sebab itu analisa kinerja harus mengintegrasikan antara waktu dan biaya. Konsep earned value merupakan alat bantu dalam mengalisa kinerja proyek yang mengintegrasikan antara waktu dan biaya.
Pembuatan lapoan keuangan proyek merupakan bagian dari proses akuntansi perusahaan untuk mengahasilkan laporan keuangan perusahaan. Laporan keuangan proyek cenderung digunakan hanya oleh pihak internal kontraktor untuk pengendalian biaya proyek. Sedangakan laporan keuangan perusahaan selain
107
pihak kontraktor juga digunakan oleh pihak lain untuk mengetahui kondisi keuangan perusahaan seperti bank untuk peminjaman uang.
IV.2.3.1. Analisa Kinerja Proyek dengan Konsep Earned Value
Untuk proyek konstruksi data yang tercantum dalam laporan keuangan belum cukup untuk menilai kesuksesan suatu proyek. Analisa rasio keuangan yang biasa digunakan dalam mengevaluasi laporan keuangan kurang bermanfaat dalam menilai kinerja pelaksanaan proyek. Analisa rasio keuangan lebih tepat digunakan dalam menilai kondisi perusahaan. Untuk mendapatkan indikator yang digunakan untuk menilai kesuksesan proyek dalam pengendalian diperlukan perhitungan yang terpisah dari laporan keuangan proyek.
Dari data yang ada dalam pembukuan pendapatan dan biaya proyek dokumen rencana pelaksanaan proyek dapat dianalisa kinerja pelaksanaan proyek. Analisa kinerja yang digunakan adalah konsep earned value dimana dilakukan perhitungan kinerja pelaksanaan proyek dan penggunaan biayanya. Untuk menghitung kinerja proyek dibutuhkan tiga data utama yang harus dinilai dalam periode waktu yang sama. Tabel 4.14 menjelaskan data utama yang harus disediakan untuk melakukan penilaian kinerja proyek dan formula yang digunakan.
Tabel 4.14. Data Utama dan Formula Earned Value Data yang dibutuhkan Data Utama Definisi BCWS adalah akumulasi rencana penyerapan biaya Budgeted Cost for Work penyelesaian proyek. Data BCWS dapat diperoleh dari dokumen Scheduled (BCWS)
Budgeted Cost for Work Performed (BCWP)
rencana biaya pelaksanaan proyek data rencana penyerapan biaya pelaksanaan hingga selesainya proyek yang tergambarkan dalam kurva S. BCWS digunakan sebagai acuan dasar dalam penilaian kinerja pelaksanaan proyek. BCWS adalah akumulasi rencana penyerapan biaya penyelesaian proyek. Data BCWS dapat diperoleh dari dokumen rencana biaya pelaksanaan proyek data rencana penyerapan biaya pelaksanaan hingga selesainya proyek yang tergambarkan dalam kurva S. BCWS digunakan sebagai acuan dasar dalam penilaian kinerja pelaksanaan proyek.
108
Tabel 4.14. Data Utama dan Formula Earned Value (lanjutan 1) Data yang dibutuhkan Data Utama Definisi ACWP merupakan akumulasi biaya aktual proyek. ACWP Actual Cost for Work diperoleh dari pembukuan kemajuan dan biaya proyek. ACWP Performed (ACWP)
digunakan untuk mengetahui biaya yang telah dikeluarkan selama pelaksanaan proyek melebihi dari biaya rencana atau tidak.
Formula Earned Value Indikator kinerja Cost Variance (CV) Schedule Variance (SV) Cost Performance Index (CPI) Schedule Performance Index (SPI) Estimate at Completion (EAC) Variance at Completion (VAC)
Rumus CV = BCWP – ACWP SV = BCWS – BCWP
BCWP ACWP BCWP SPI = BCWS CPI =
(BAC - BCWP) CPI VAC = BAC - EAC
EAC = ACWP +
Perhitungan EAC yang digunakan dalam sistem penilaian kinerja menggunakan metode deterministik dimana biaya penyeleaian proyek diprediksi berdasarkan nilai CPI. Metoda ini digunakan dalam perhitungan EAC secara deteministik dengan mengasumsikan bahwa tingkat kemajuan proyek hingga periode perhitungan kinerja sama dengan tingkat kemajuan proyek yang akan terjadi untuk menyelesaiakan proyek (AACE, 1992).
Dari hasil perhitungan dengan formula diatas, kinerja proyek dapat diketahui. Perhitungan dengan formula earned value akan diperoleh hasil sebagai berikut : a. Biaya aktual proyek kurang dari biaya rencana. Dengan menghitung nilai CV dan CPI, akan diketahui biaya aktual proyek melebihi atau di bawah biaya yang direncanakan. Bila nilai CV lebih dari nol dan CPI lebih dari satu maka biaya aktual (ACWP) proyek tidak melebihi biaya rencana (BCWP). b. Biaya aktual melebihi biaya rencana. Bila nilai CV bernilai negatif dan CPI kurang dari satu memperlihatkan bahwa biaya aktual lebih besar daripada biaya rencana.
109
c. Pelaksanaan proyek lebih cepat dibandingkan jadwal rencana. Penilaian kecepatan waktu pelaksanaan proyek diukur dari prosentase rencana yang telah diselesaikan. Pelaksanaan proyek lebih cepat dibandingkan rencana akan mengahasilkan nilai SV negatif dan SPI lebih besar daripada satu dimana BCWP lebih besar dari BCWS. d. Pelaksanaan proyek lebih lambat dibandingkan jadwal rencana Bila pelaksanaan proyek lebih lambat dibandingkan jadwal rencana akan menghasilkan nilai SV negatif dan SPI kurang dari satu.
Interpretasi dari hasil perhitungan CV, SV, CPI dan SPI tidak dapat secara terpisah karena ukuran penilaian waktu dan biaya saling terkait satu sama lain. Nilai CV negatif dan CPI kurang dari satu belum tentu mengindikasikan kinerja pelaksanaan proyek yang buruk. Bila interpretasi hanya dilihat dari dimensi biaya saja (CV dan CPI), proyek akan dinilai buruk dimana terjadi pemborosan biaya atau overbudget. Namun pengeluaran biaya yang melebihi biaya rencana harus dilihat bagaimana kecepatan pelaksanaan proyek. Biaya aktual yang melebihi biaya rencana terjadi mungkin disebabkan pelaksanaan proyek yang lebih cepat dibandingkan dari jadwal rencana. Begitu juga ketika biaya aktual lebih rendah dibandingkan biaya rencana ketika nilai CV positif dan CPI lebih dari satu. Hal tersebut harus dilihat juga bagaimana nilai SV dan SPI. Rendahnya biaya aktual dapat juga disebabkan pelaksanaan proyek yang lebih lambat dibandingkan jadwal rencana.
SV dan SPI merupakan indikator waktu kesuksesan pelaksanaan proyek. Ketika melakukan pengendalian proyek dengan menggunakan nilai SV dan SPI sebagai indikator kecepatan pelaksanaan proyek tidak dapat diketahui jalur kritis dari pelaksanaan proyek. Ketika melakukan perhitungan proyek dengan Critical Path Method (CPM) memungkinkan mengawasi proyek hanya kepada kegiatan yang
berada pada jalur kritis dan mengabaikan kegiatan lainnya hingga menjadi kegiatan kritis. Nilai SV dan SPI tidak dapat melihat pelaksanaan proyek lebih lambat dari jalur kritis atau tidak. Selain hal tersebut, nilai SV dan SPI mengabaikan kegiatan yang memiliki biaya rencana sama dengan nol seperti
110
pemesanan material. Oleh sebab itu penggunaan nilai SV dan SPI dalam pengendalian proyek digunakan bersama-sama dengan network diagram sehingga dapat melihat status proyek berada dijalur kritis atau tidak dan dapat mengakomodasi kegiatan penting tapi tidak memiliki biaya.
Nilai SV, CV, SPI dan CPI yang tinggi mengindikasikan kinerja proyek yang baik. Namun hal ini perlu diperhatikan lagi karena dapat disebabkan oleh perencanaan dan penganggaran yang tidak realistis. Bila hal ini yang terjadi maka perlu perbaikan dalam perencanaan proyek dimana jadwal rencana dan biaya yang dianggarkan dibuat lebih realistis.
Dengan menggunakan formula earned value dimungkinkan untuk mengestimasi biaya penyelesaian proyek seperti dalam persamaan 4.5. Dari hasil perhitungan estimasi biaya penyelesaian proyek dapat dilakukan perhitungan lebih lanjut apakah estimasi biaya penyelesaian proyek melebihi keseluruhan biaya rencana proyek seperti dalam persamaan 4.6. Bila nilai VAC negatif memprediksi bahwa total biaya penyelesaian proyek akan melebihi dari biaya yang direncanakan. Permasalahan ini umumnya disebabkan dalam 4 macam yang harus diidentifikasi: a. Terjadi kesalahan dalam pencatatan biaya aktual proyek Bila dalam identifikasi permasalahan hal ini diketahui sebagai penyebab maka perlu segera melakukan revisi laporan biaya pelaksanaan proyek dan dianalisa ulang kinerja proyek berdasarkan data yang telah diperbatui. b. Terjadi kesalahan dalam perencanaan dan penganggaran biaya Bila hal ini terjadi maka itu terjadi diperlukan penggunaan biaya kontingensi dan didistribusikan kedalam item biaya yang menjadi kesalahan dalam perhitungan. Bila biaya sudah didistribusikan maka dilakukan perhitungan ulang estimasi biaya penyelesaian proyek. c. Tejadinya kondisi yang tidak diinginkan Kondisi yang tidak diinginkan yang dapat menyebabkan pembengkakan biaya proyek seperti kondisi bawah tanah pada untuk pekerjaan pondasi. Kondisi
ini
seharusnya
sudah
diantisipasi
sebelumnya
dengan
111
menganggarkan biaya tak terduga (contingency) dan tindakan antisipasi harus sudah dilakukan untuk mencegah pembengkakan biaya. d. Karena pelaksanaan proyek yang buruk. Karena pelaksanaan proyek yang buruk menyebabkan keterlambatan dari rencana. Keterlambatan ini akan mengakibatkan pembengkakan biaya penyelesaian proyek. Bila dari hasil identifikasi hal ini yang terjadi maka perlu langkah perbaikan agar proyek dapat kembali dalam jalur yang telah direncanakan.
Target ideal pencapaian kinerja proyek yang diinginkan harus memasukkan faktor probabilitas karena biaya waktu pelaksanaan proyek tidak dapat ditentukan dengan
pasti
hingga
penyelesaian
proyek
(Peterson,
2005).
Dengan
mengakomodasi probabilitas diperoleh nilai SV dan CV yang negatif serta CPI dan SPI kurang dari satu belum tentu mengindikasikan kinerja proyek yang buruk. Dengan memasukkan faktor probabilitas maka dapat ditetapkan batasan dari nilai CV, SV, CPI dan SPI. Pencapaian target kinerja proyek dapat ditampilkan secara grafis beserta batasan atau target yang harus dicapai seperti dalam Gambar 4.6 di bawah ini. Penentuan target nilai CV, SV, SPI dan CPI tidak termasuk dalam pembahasan penelitian ini. Alternatif lain untuk penyajian nilai SPI dan CPI adalah dengan grafik terhadap waktu pelaksananaan proyek yang disajikan dalam Gambar 4.7.
CPI Dibawah biaya rencana Lebih cepat dari jadwal
Dibawah biaya rencana Lebih cepat dari jadwal
Target yang harus dicapai
SPI Melebihi biaya rencana Lebih lambatt dari jadwal
Melebihi biaya rencana Lebih cepat dari jadwal
Gambar 4.6. Grafik Polar SPI dan SPI
112
SPI/CPI
1
Waktu
Gambar 4.7. Grafik SPI dan CPI terhadap Waktu
IV.2.3.2. Laporan Proyek
Laporan yang dihasilkan dari sistem akuntansi proyek kontraktor kecil seperti halnya laporan akuntansi yaitu balance sheet dan income statement, untuk keperluan dalam pengendalian biaya, terdapat beberapa akun dalam sistem akuntansi yang disertakan dalam laporan yang dihasilkan seperti pembukuan kas yang memperlihatkan aliran kas, akun hutang dan piutang proyek yang memperlihatkan hak dan kewajiban kontraktor yang belum terbayar. Aliran kas kontraktor menjadi salah satu akun yang paling penting dalam pengendalian. Pembukuan kas menjadi sangat penting berkaitan dengan penyediaan dana bagi pelaksanaan proyek. Bagi kontraktor kecil sedapat mungkin dapat menggunakan uang tunai yang dimiliki tanpa harus melakukan pendanaan dari pihak lain. Dengan mengelola aliran kas maka kontraktor dapat membagi penggunaan uang tunai untuk semua keperluan dalam pelaksanaan proyek.
Balance sheet dan income statement yang dibuat dalam sistem akuntansi proyek
akan digunakan sebagai input dalam laporan keuangan perusahaan. Untuk pengendalian proyek, balance sheet dan income statement digunakan untuk melihat kondisi keuangan proyek secara menyeluruh untuk semua akun. Dalam balance sheet diketahui besarnya pendapatan yang diperoleh kontraktor selama
melaksanakan proyek. Dalam income statement pedapatan dan biaya proyek lebih
113
didetailkan lagi untuk setiap item biaya sehingga diketahui besarannya. Hal ini digunakan
untuk
mengendalikan
penggunaan
biaya
proyek
dengan
membandingkan dengan pengeluaran biaya rencana.
Secara umum format dari balance sheet adalah terbagi atas akun asset serta liability dan equity. Untuk laporan keuangan proyek tidak terdapat asset tetap
karena asset yang berada dalam proyek adalah asset jangka pendek yang hanya digunakan selama pelaksanaan proyek. Sedangkan asset tetap akan muncul dalam laporan keuangan perusahaan. Begitu juga dalam akun liability dan equity dalam laporan keuangan proyek tidak terdapat kewajiban jangka panjang dan equity yang muncul merupakan pendapatan bersih dari pelaksanaan proyek. Format balance sheet dari untuk laporan keuangan proyek ditampilkan dalam Gambar 4.8
di bawah ini.
BALANCE SHEET Periode sebelumnya
Periode saat ini
ASSET Kas Piutang Retensi Kemajuan Proyek Belum Tertagih Inventaris Biaya dibayar diawal Jumlah Asset LIABILITIES Hutang Retensi kepada supplier & subkontraktor Pembayaran diluar kemajuan proyek Jumlah kewajiban EQUITY net income Jumlah equity Jumlah kewajiban & equity
Gambar 4.8. Format Balance Sheet untuk Laporan Keuangan Proyek
Data yang ditampilkan dalam income statement merupakan data yang dirangkum dari laporan harian atau mingguan proyek. Dalam income statement terdiri dari akun pendapatan yang berasal dari kemajuan proyek yang diperoleh saat periode
114
pembuatan laporan, akun biaya yang diperoleh dari data penggunaan sumber daya untuk pelaksanaan proyek, pajak dan laba/rugi. Akun pendapatan proyek dapat didetailkan dalam setiap item pekerjaan yang sudah dilaksanakan dan biaya dapat didetailkan dalam setiap jenis biaya proyek seperti pekerja, material, peralatan, subkontraktor dan biaya tidak langsung. Contoh format income statement proyek diperlihatkan dalam Gambar 4.9 di bawah ini.
INCOME STATEMENT Jumlah
Prosentase
PENDAPATAN PROYEK Item Pekerjaan 1 Item Pekerjaan 2 Jumlah Pendapatan BIAYA PROYEK Tenaga Kerja Material Peralatan Subkontraktor Biaya tidak langsung Jumlah Biaya Proyek LABA/RUGI KOTOR PAJAK LABA/RUGI setelah dikurangi pajak
Gambar 4.9. Format Income Statement untuk Laporan Keuangan Proyek
IV.3. Ringkasan Bab
Dalam bab ini diuraikan mengenai sistem akuntansi proyek yang dirancang. Perancangan sistem akuntansi proyek ini selain untuk menghasilkan laporan keuangan proyek juga dimaksudkan agar penilaian kinerja proyek berdasarkan konsep earned value dapat dilakukan oleh kontraktor kecil. Dalam bab berikutnya diuraikan mengenai peracangan alat bantu perangkat lunak berdasarkan sistem akuntansi yangtelah dirancang dalam bab ini.
