Algunas pautas básicas para la redacción y edición de los documentos del CIES Introducción Este documento tiene como propósito ayudar al investigador de los centros socios del Consorcio de Investigación Económica y Social (CIES), brindándole algunas pautas básicas de redacción y edición para facilitar, de este modo, la producción de los documentos institucionales. No queremos saturar al investigador con un conjunto exhaustivo y extenuante de normas de redacción y ortografía sino evitar algunos problemas frecuentes que hemos detectado a lo largo de los últimos años mediante la revisión de los documentos del Consorcio. La meta es prevenir estas dificultades desde el principio —es decir, desde la etapa de redacción— y, de esta manera, agilizar la producción de las publicaciones institucionales y garantizar una calidad uniforme para ellas. 1. Consistencia en las expresiones numéricas, símbolos y unidades de medida Desde 1982, el Perú es parte del Sistema Internacional (SI), una iniciativa mundial destinada a uniformar el uso de unidades de medida, símbolos y abreviaturas. La meta de esta uniformización es facilitar las comunicaciones, la industria, la enseñanza y todas las actividades en que la precisión de las mediciones resulta importante. Además, existen algunas abreviaciones de unidades de medida que no pertenecen propiamente al SI, pero que se aceptan generalmente para usarlas en conjunción con ellas y se las suele llamar “abreviaciones usadas en conjunción con el SI”. Existe, pues, una base legal y una tendencia creciente que apunta a usar las unidades de medida, sus símbolos y abreviaturas de una manera estandarizada. Instamos a nuestros investigadores a emplear estas unidades, símbolos y abreviaturas en sus documentos de manera consistente. Asimismo, les solicitamos mantener un uso homogéneo en la escritura de las cifras. Para lograrlo, le pueden ser de utilidad las siguientes pautas: La división de las cifras con decimales se marca en castellano con una coma, y no con un punto: 0,1 hectáreas, 10,58% de las respuestas. La división de las unidades de millar se marca en castellano con un punto, y no con una coma: 1.380 estudiantes, 43.500 hectáreas. Hay una excepción y corresponde a los números de páginas de publicaciones, que se marcan sin punto: p. 1035. Las dos pautas previas suelen chocar contra la configuración estándar de programas como Excel; sin embargo, estos programas pueden ser reconfigurados para trabajar con expresiones numéricas a la manera castellana. Para la expresión de porcentajes, es preferible usar el signo % y no la locución “por ciento”. Las expresiones numéricas se presentarán escritas en letras hasta el número treinta (“treinta, veintinueve, veintiocho, etcétera”); a partir de treinta y uno, se usarán guarismos (31, 32, 33, etcétera). Se preferirá usar letras también para las decenas, centenas y millares redondos (“cincuenta”, “doscientos”, “tres mil”, “35 mil”). Para los números no redondos superiores a treinta, se preferirán los guarismos (“53”, “3.650”, “3.400.501,01”). Tómese nota de que hay algunas excepciones para el uso de letras en expresiones numéricas sencillas, y las principales son las siguientes: – Edades: 5 años, 19 años. – Unidades de medida: 19 kilómetros, 2 kilogramos. – Porcentajes: 4%, 21%. A continuación un breve cuadro con las principales abreviaciones y símbolos de unidades de medida promovidos por el SI, así como los que se suelen usar en conjunción con este sistema.
1
Recuadro 2. Abreviaciones y símbolos de las principales unidades del SI y de las usadas en conjunción con este sistema metro kilómetro centímetro centímetro cúbico milímetro hectárea litro hora
m km cm cm3 mm ha L h
gramo kilogramo miligramo tonelada minuto día segundo
g kg mg t min d s
2. Manejo apropiado de cuadros, gráficos y figuras Otro aspecto de la redacción de documentos que suele generar problemas en la fase de edición es el manejo de cuadros y gráficos. Aunque parezca mentira, es muy frecuente que los autores confundan gráficos, cuadros y figuras. Además, es usual que estos aparezcan numerados de manera equivocada. Para evitar estos problemas, le sugerimos seguir las siguientes pautas: Diferencie apropiadamente cuadros, gráficos y figuras. Los primeros entregan listas numéricas organizadas en filas y columnas o simples enumeraciones de ítems (estas últimas también se pueden llamar alternativamente “listas”). Los segundos, como su nombre lo indica, presentan esta misma información de manera gráfica (por ejemplo, con gráficos de torta o de barras). Los terceros representan un proceso o hecho de la realidad a través de una imagen (por ejemplo, el flujo de actividades dentro de una programación). Hacer esta distinción desde la redacción inicial ahorrará problemas de numeración errada en la edición final del documento. Revise durante su redacción final la apropiada numeración de cuadros, gráficos y figuras. Si hay pocos cuadros, gráficos o figuras en el documento, estos podrán numerarse correlativamente a lo largo del texto. Si hay muchos, deberá empezarse una nueva numeración en cada capítulo. En este último caso, convendrá anteponer el número del capítulo al número de orden del cuadro, gráfico o figura. Así, el “cuadro 2.3” será el cuadro tercero del segundo capítulo. Cada gráfico, cuadro y figura debe llevar un título preparado por el autor. Cada gráfico, cuadro y figura debe consignar la fuente de la información empleada y el responsable de la elaboración del gráfico, cuadro o figura en cuestión. Los gráficos, cuadros y figuras no deben ser redundantes respecto a la información que se presenta en el texto. Es preferible presentar como anexos los gráficos, cuadros y figuras demasiado grandes, porque si se los mantiene en el documento central interrumpirán la lectura. Es el autor quien debe tomar estas decisiones, pues, de otro modo, será el editor quien tenga que renumerar todo el conjunto de cuadros, gráficos o figuras si durante la etapa de preprensa uno de ellos pasa a convertirse en anexo. Es preferible señalar las notas de cuadros, gráficos y figuras con letras voladas (a, b, c, etcétera) antes que con números, a fin de evitar que se confundan con las notas del propio texto. También existen notas especiales para aclaraciones de carácter estadístico, que van señaladas generalmente mediante asteriscos. Estos últimos se pueden combinar con las letras voladas para aclaraciones de tipo general. Véase el recuadro 1 para la presentación física de cuadros, gráficos y figuras. Para un desarrollo más amplio sobre el manejo pertinente de gráficos, cuadros y figuras, véase el capítulo correspondiente del libro Cómo redactar y publicar textos científicos (Day 1996).
2
3. Referencias bibliográficas completas y sistema de citas consistente Una de las mayores causas de demora en la etapa de preparación de un documento para su publicación es la falta de datos sobre referencias bibliográficas y la imprecisión de las citas. Chequear estos asuntos recién durante la redacción final supondrá dificultades adicionales para los autores, ya que muchas veces ellos habrán dejado de tener a la mano las fuentes utilizadas al momento de la redacción. Para evitar estos problemas, siga las siguientes pautas: Siempre que tome datos de una fuente bibliográfica, asegúrese de considerar toda la información que va a requerir precisar en la redacción final. Siempre que tome una cita textual de una fuente bibliográfica, asegúrese de consignar la página de donde está extrayendo el fragmento. Las citas de menos de tres líneas se reproducen entrecomilladas dentro del mismo párrafo. Las que excedan de las tres líneas deben reproducirse en párrafo aparte y a un margen mayor que el texto central. Es usual que estas últimas citas vayan con interlineado o puntaje menor que el del texto central. No olvide que es indispensable precisar el número de página del texto citado en el caso de las citas mayores de tres líneas. En el caso de citas menores de tres líneas, esta especificación es optativa. Los tres sistemas de citación más usados internacionalmente son 1) el sistema cita-nota (llamado también “sistema Chicago”), 2) el sistema autor-fecha (llamado también “sistema Harvard”) y 3) el sistema numerado (llamado también “sistema Vancouver”). El sistema cita-nota es el que se usa tradicionalmente en humanidades y Derecho. El sistema numerado se emplea preferentemente en ciencias biológicas y de la salud. En el CIES preferimos el sistema autor-fecha, que tiende a ser de uso mayoritario en ciencias sociales y económicas. El sistema autor-fecha toma el apellido o los apellidos del autor o autores del documento citado junto con el año de la publicación y, de ser pertinente, la página del fragmento citado. El lector podrá saber de qué publicación se trata remitiéndose a la bibliografía o sección de referencias bibliográficas, donde los textos citados aparecerán ordenados resaltando también el apellido del autor y el año de publicación. Por ejemplo, si se está citando el siguiente texto: Spitzer, Norman 1990 Efectos del fenómeno de El Niño en la economía campesina. Santiago: Zig-Zag. Se especificará en el cuerpo del texto lo siguiente: “Spitzer 1990”. El conjunto se colocará entre paréntesis o irá entre paréntesis solamente el año, según sea pertinente o no (véase un ejemplo en el recuadro 3). Si conviene mencionar el número de página, se podrá proceder de la siguiente manera: “Spitzer (1990: 81-82)” o “(Spitzer 1990: 81-82)”, según sea el caso. Es importante mencionar que en el sistema autor-fecha resultan innecesarias las referencias del tipo “ob. cit.” (“obra citada”), “ibídem” (“en el mismo lugar”), etcétera. Una desventaja de este sistema reside en que cuando se tiene que citar muchos documentos a la vez, se insertará un paréntesis demasiado largo en el cuerpo del texto, lo que podrá cortar la lectura de manera inapropiada. En estos casos, es preferible hacer una llamada a pie de página y colocar las referencias en ella. Sobre la lógica que enmarca el manejo apropiado de las citas, es muy ilustrativo el capítulo “La redacción” de Eco (2001). A continuación un ejemplo sobre el uso apropiado del sistema autor-fecha en un texto concreto:
3
Recuadro 3. Ejemplo de uso del sistema de citación autor-fecha Hasta la fecha son escasos los estudios que han enfocado los efectos del fenómeno de El Niño en la vida campesina desde el punto de vista de la economía familiar. Solamente Rosch (1999) y Peterson y Anders (2000) han abordado los costos que ha supuesto el evento natural en las unidades domésticas, pero han partido de un enfoque que no toma en cuenta los avances estadísticos en el análisis de estas unidades que se han desarrollado recientemente (Andrews 2003; Tejada y Lauro 2005; Medinaceli 2001, entre otros). El costo asumido por las familias ha constituido tradicionalmente el aspecto olvidado en los estudios económicos del fenómeno. No por gusto se ha dicho que “las familias han sido las más golpeadas por El Niño y, a la vez, las más dejadas de lado en los análisis económicos tradicionales” (Rivera y Costa 2004: 23).
En lo que respecta a la bibliografía, deben constar, en el caso de libros, los siguientes datos en el orden especificado: Autor. Año. Título. Ciudad: casa editora. Véase el ejemplo a continuación: Spitzer, Norman 1990 Efectos del fenómeno El Niño en la economía campesina. Santiago: Zig-Zag. En el caso de artículos publicados en revistas, deben constar los siguientes datos en el orden especificado: Autor. Año. “Título del artículo”. Revista, número, volumen, página inicial-página final del artículo. Véase el ejemplo a continuación: Galagher, Patricia 2001 “Una lectura de la marginación campesina en la economía moderna: un estudio de caso en Colombia”. Economía y Campesinado, n.o 3, vol. 2, pp. 31-47. En el caso de artículos publicados en un volumen mayor o en el caso de que solo se presente en la bibliografía el capítulo de un libro y no el volumen entero, precise los siguientes datos en el orden especificado: Autor. Año. “Título del artículo o capítulo”. Editor, coordinador o compilador del volumen. Título del volumen. Ciudad de edición: casa editora, página inicial-página final del artículo. Ejemplo: Martín-Barbero, Jesús 2003 “De la comunicación de masas a la comunicación especializada”. En Rosa María Cortez y Emilia Rojo (eds.). Comunicación y vida moderna. Madrid: Arco, pp. 25-48. Los documentos de trabajo se consignan como publicaciones autónomas; es decir, siguiendo la pauta de los libros. Los documentos no publicados se citan con el título entrecomillado y con la especificación “Documento no publicado” al final de los datos. Los documentos disponibles en páginas web se incluyen con el título entrecomillado. Posteriormente, se debe consignar en cursivas el nombre de la página web. La dirección del sitio web se debe especificar entre llaves () y, dados los cambios que frecuentemente se producen en estos sitios, es recomendable precisar la fecha de la última revisión del documento. Los documentos que constituyen parte de un CD-ROM se citan tal como los artículos contenidos en volúmenes colectivos. Es recomendable precisar también en estos casos los nombres de los editores o coordinadores del CD-ROM, si los hubiera. Se debe mencionar, al final de la referencia, que se trata de un CD-ROM o de un recurso electrónico. Si se incluye más de un documento de un mismo autor, no es necesario reiterar el nombre de este. Nótese que los documentos se listan en la bibliografía desde el más reciente hasta el menos reciente: Spitzer, Norman 1990 Efectos del fenómeno de El Niño en la economía campesina. Santiago: Zig-Zag.
4
1988 “El Niño y sus secuelas en la vida campesina: Un estudio de caso en el norte de Chile”. Sphynx, n.o 4, vol. 2, pp. 31-38. Si ambos documentos fueran del mismo año, se los diferenciaría mediante letras. Lo propio se haría en las citas que se efectuaran de ambos documentos en el cuerpo del texto: Spitzer, Norman 1990a Efectos del fenómeno de El Niño en la economía campesina. Santiago: Zig-Zag. 1990b “El Niño y sus secuelas en la vida campesina: Un estudio de caso en el norte de Chile”. Sphynx, n.o 4, vol. 2, pp. 31-38. Los documentos elaborados por más de un autor se citan de la manera siguiente. Nótese que los nombres se mencionan exactamente en el orden en que aparecen en la publicación: Klauer, Alfonso y Patricia Moreno 2002 La cadena productiva del algodón en el sur peruano. Lima: AgroRed. Fernández, Patricia, Juan Carlos Rojas y Angelita Chimo 2001 La vida social de los monos tití. Iquitos: SEA.
5
Recuadro 4. Breve bibliografía comentada
DAY, Robert 1996 Cómo escribir y publicar textos científicos. Washington: OPS-OMS. Texto muy ameno sobre redacción científica. El autor se basa en un conocimiento de primera mano acerca de las prácticas de publicación y edición de revistas científicas especializadas. Contiene un ilustrativo capítulo sobre el manejo de cuadros y gráficos. ECO, Umberto 2001 Cómo se hace una tesis. Barcelona: Gedisa. Un gran ejemplo de divulgación académica efectiva. Contiene un capítulo sobre los principios que guían la citación apropiada y la correcta elaboración de la bibliografía. Presenta ejemplos concretos y convincentes al respecto. REAL ACADEMIA ESPAÑOLA 2001a Diccionario de la lengua española. 21.a edición. Madrid: RAE. Dos tomos. En este diccionario, cuya última edición data del año 2001, se puede encontrar la escritura oficial de las palabras del español. Aunque las últimas ediciones del Diccionario son más abiertas a las voces propias de América Latina, es probable que haya palabras especializadas que no estén registradas aún. El Diccionario está disponible también en Internet, en . REAL ACADEMIA ESPAÑOLA 2001b Ortografía de la lengua española. Madrid, RAE. Ofrece la visión oficial acerca del uso de mayúsculas y minúsculas, signos de puntuación, acentuación y empleo de determinadas letras. SECO, Manuel 2000 Diccionario de dudas y dificultades del idioma. Décima edición. Madrid: EspasaCalpe. Manual clásico sobre dudas idiomáticas. Resuelve problemas que van desde la escritura correcta de palabras hasta la forma apropiada de construir frases con determinados verbos. SECO, Manuel, Gabino RAMOS y Olimpia ANDRÉS 1999 Diccionario de uso del español. Madrid: Aguilar. Dos tomos. Como su nombre lo indica, es un diccionario que se centra en la forma como se usan las palabras del español en las fuentes escritas, no solo literarias sino también periodísticas. Ofrece ejemplos concretos sobre las diferentes acepciones de las palabras. Es un buen complemento al Diccionario de la lengua española de la Real Academia. Sin embargo, hay que recordar que también está hecho en España.
6
