CONSTRUCCIÓN DEL PROCESO PAGO DE FACTURAS BizAgi Process Modeler
TABLA DE CONTENIDO 1. DIAGRAMA DEL PROCESO ....................................................................................................... 3 1.1 SUB PROCESO DEVOLVER FACTURA AL PROVEEDOR ............................................................................. 4 2. MODELO DE DATOS ................................................................................................................. 5 2.1 TABLAS PARAMÉTRICAS ............................................................................................................ 5 3. CONSTRUCCIÓN DE FORMAS .................................................................................................. 7 3.1 FORMA RECIBIR FACTURA ............................................................................................................... 7 3.2 FORMA VALIDAR FACTURA ............................................................................................................. 8 4. REGLAS DE NEGOCIO ............................................................................................................. 11 4.1 DEFINIR EXPRESIONES ......................................................................................................... 11 4.2 ACCIONES DE LA ACTIVIDAD ............................................................................................... 12 5. PARTICIPANTES ..................................................................................................................... 17 6. INTEGRAR .............................................................................................................................. 19
1. DIAGRAMA DEL PROCESO
A medida que su empresa crece el alto número de facturas que se deben procesar diariamente, se convierten en una tarea críticas y complicada. Los impactos generados por falta de disponibilidad o inadecuada atención son cada vez mayores haciendo que está actividad se convierta en un problema: retraso en pagos, pagos incorrectos, pérdida de descuentos, entre otras cosas. Por esto BizAgi le ofrece la solución con el proceso de Pago de Facturas. Pago de Facturas le ayudara a mejorar el proceso de recepción, verificación y aprobación de una factura, reduciendo tiempos de procesamiento y evitando información errónea. Adicionalmente Pago de Facturas le brinda ayuda con otros procesos de su cadena de abastecimiento, por ejemplo, Pago de Facturas es el complemento perfecto para el proceso de Solicitud de Compras. Cuando una Solicitud es tramitada se crea un documento llamado Orden de Compra para enviar al Proveedor y luego con el proceso de Pago de Facturas puede pagar la factura asociada. El documento lo guiará a través de la construcción del proceso Pago de Facturas. El proceso empieza cuando se recibe una Factura.
La Factura recibida se asocia con la Orden de Compra que la generó y además se ingresan los datos propios de ella, como el Número, Fecha de Pago y el Archivo con la imagen de la factura. Parte del proceso es evitar el pago de facturas con información errónea, por lo cual es importante realizar una verificación de la Factura, es decir, revisar que los Productos, Precio, Impuestos, Fechas, etc. concuerden con lo acordado con el Proveedor en el momento de la compra. Adicionalmente se puede requerir la aprobación de la persona que solicitó la compra ya sea porque él/ella lo pidió o porque la persona que realizó la verificación de la Factura lo considera necesario. Si es el caso, el proceso llega hasta el solicitante. Finalmente se realiza la imputación contable de la Factura mediante una interfaz con el ERP de la compañía.
1.1 Sub proceso Devolver Factura al Proveedor
Pago de Facturas le ayuda a evitar el pago de facturas incorrectas, por eso si en alguno de los pasos la información de la Factura no es correcta o los Productos o Servicios que fueron facturados no son conformes, se debe devolver la Factura y/o los productos al proveedor. La devolución se realiza a través del sub proceso Devolver Factura al Proveedor.
2. MODELO DE DATOS Para el mejor control de la información, Pago de Facturas maneja como entidad principal Factura, en ella se encuentran sus principales atributos: Productos Facturados, Costo Total, Impuesto, Número de Factura, Número de Orden (Orden de compra con la cual está asociada), Centro de Costo, Datos del Proveedor, y los Datos del Pago, como Forma, Termino, Fecha e información referente a Descuentos. Adicionalmente se utilizan las entidades maestras Productos Facturados (Invoice Products).
Orden de Compra (Purchase Order) y
En el proceso una Factura puede tener varios productos, por eso la entidad Factura (Invoice) tiene una tabla de Productos Facturados (Invoiced Products) para representar la relación uno a muchos. Una Factura solo puede estar asociada a una Orden de Compra.
2.1 Tablas Paramétricas EL proceso le permite tener de forma rápida información de uso frecuente utilizando tablas paramétricas. Por ejemplo datos del Proveedor, Opción de Pago, Términos de Pago y Centros de Costos. Cada una de estas entidades contiene información que le será útil en el proceso, por ejemplo en la entidad Proveedor se encuentra la información de los proveedores de la compañía, como el
Nombre, Dirección, Teléfono, E-mail, Forma de Pago, entre otros. El Proveedor de la Factura debe estar en los valores de la entidad, sino un Administrador debe ingresar la información de este. Opciones de Pago y Términos de Pago son las políticas de las Formas y los Términos de Pago que tiene la compañía. Por ultimo Centro de Costo contiene los Centros de Costos de la compañía.
3. CONSTRUCCIÓN DE FORMAS Pago de Facturas utiliza varias formas que le ayuda en el manejo de la información de su proceso.
3.1 Forma Recibir Factura La forma utilizada para la primera tarea incluye un campo de búsqueda Orden de Compra. La forma incluye los criterios por los cuales puede realizar la búsqueda: Número de Orden, Fecha de la Orden, Proveedor y Cantidad.
Solo las Órdenes de Compra que no han sido facturadas se muestran en la búsqueda.
Los campos Número de Factura, Fecha de Pago y el archivo de la factura son obligatorios.
3.2 Forma Validar Factura La forma de la tarea Validar Factura utiliza cuatro grupos: Información de la Factura: Fecha, Número, Archivo, Fecha y Forma de Pago, Centro de Costo y la información referente a Descuentos. Información del Proveedor: Nombre, Id, Forma de Pago. Información de los Productos Facturados: Cantidad, Precio Unitario y Precio Total. Comentarios de Aprobación Los datos de esta forma se pueden ingresar de dos formas, la primera, si la Factura está asociada a una Orden de Compra, toda la información se carga de forma automática desde la orden, si no todos los campos se deben ingresar de forma manual.
La forma tiene dos pestañas, la primera con la información de la Factura, y la segunda con la información de la Orden de Compra, si la Factura no está asociada a ninguna orden, la segunda pestaña queda como no visible. Para el cálculo del Costo Total y del Impuesto se realiza con un botón que ejecuta la siguiente regla.
En caso de tener una base diferente de impuestos se puede modificar, ya que los campos son editables. La forma de Aprobación tiene la información ingresada en la forma anterior como no editable. Los campos Aprobación de Productos y Servicios y Comentarios de Aprobación son obligatorios.
4. REGLAS DE NEGOCIO 4.1 DEFINIR EXPRESIONES
Buscando la flexibilidad de su proceso, Pago de facturas utiliza varias compuertas para indicar el camino a seguir. La primera compuerta decide si la Factura puede continuar en el proceso o si debe ser regresada al Proveedor. Si los datos de la Factura son correctos se continúa con la segunda validación.
La segunda compuerta valida si se necesita la aprobación de los productos o servicios que están siendo facturados, si esto se presenta, el caso va al Solicitante de la Compra si no, se continúa con la actualización del ERP de la compañía. La actividad Aprobación de Productos/Servicios solo es posible cuando la Factura está asociada con una Orden de Compra.
La última compuerta utilizada valida si los Productos Facturados deben ser regresados al proveedor, si no, el caso finaliza.
4.2 ACCIONES DE LA ACTIVIDAD
El proceso tiene varias reglas de negocio, las principales son: Fijar la fecha del día como la Fecha de Recepción de la Factura, esta regla se ejecuta al entrar a la actividad Recibir Factura.
Asignar la Orden de Compra a la Factura, si el campo de Orden de Compra tiene información se relaciona la Factura con la Orden de Compra que la generó y viceversa. Toda la información referente al Proveedor, Descuentos, Creador de la Solicitud de Compra y Centro de Costos se ingresa a la Factura de forma automática desde la orden. Si la Factura no se relaciona con ninguna Orden de Compra la regla no aplica. La regla se ejecuta al inicio de la tarea Validar información.
Cuando la Orden de Compra existe se deben agregar a la Factura los productos que fueron cotizados y comprados mediante ella, para eso se utiliza la siguiente regla:
La regla valida si se aplica descuento, si hay descuento calcula los costos teniendo en cuenta el porcentaje de descuento sino el cálculo se realiza con los precios normales.
La última regla utilizada es a la salida de la actividad Justificar Rechazo, y consiste en notificar que la Orden de Compra ya no está facturada. Es importante que la Orden de Compra esté disponible para próximas búsquedas.
En la actividad Informar al Proveedor, se envía un correo con la justificación del rechazo de la factura.
5. PARTICIPANTES Para la definir quién debe realizar cada tarea se van a utilizar roles. En el asistente busque quinta opción, Participantes. De click en definir participantes.
La primera actividad es realizada por la persona con el Rol de Recepcionista.
la
Las tareas Validar Factura, Justificar Rechazo y Regresar Productos las realiza la persona con el Rol de Asistente financiero.
La tarea Aprobación de Productos/Servicios es realizada por la persona que realizó la solicitud de compra.
Todos los participantes y las reglas de negocio del proceso se pueden configurar de acuerdo a las necesidades de su compañía.
6. INTEGRAR La parte de integración se debe configurar. El proceso tiene una tarea automática Actualización del ERP de la compañía con ayuda de una interfaz se realiza la actualización.
