informe final auditoria al sistema de gestión de seguridad y salud en

INFORME FINAL AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Bogotá D.C. Diciembre de 2016

INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

TABLA DE CONTENIDO

1.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------------ 3 1.1 Objetivos Específicos:---------------------------------------------------------------------------- 3

2. 3. 4.

ALCANCE DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------------- 4 PROCESO AUDITADO ---------------------------------------------------------------------------- 4 MARCO LEGAL O ANTECEDENTES --------------------------------------------------------- 4 4.1 Antecedentes --------------------------------------------------------------------------------------- 4 4.2

5.

ASPECTOS GENERALES ------------------------------------------------------------------------ 5 5.1 Términos del Informe ---------------------------------------------------------------------------- 5 5.2

6. 7.

8.

Marco Legal --------------------------------------------------------------------------------------- 4

Responsabilidad ----------------------------------------------------------------------------------- 5

DESARROLLO DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------ 6 RESULTADOS DE LA AUDITORIA ----------------------------------------------------------- 13 7.1 Aspectos Conformes ----------------------------------------------------------------------------- 13 7.2

No Conformidades Potenciales - Observaciones -------------------------------------------- 13

7.3

Oportunidades de Mejora - Recomendaciones ---------------------------------------------- 15

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA -------------------------------------------------------- 16

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1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Verificar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, de acuerdo con los requisitos del Decreto No. 1072 de 2015, Capitulo 6. 1.1 Objetivos Específicos: 1.1.1 Verificar la implementación de los siguientes requisitos:                      

Planificación del SGSST Política Objetivos Revisión por la Dirección Gestión de Cambios Adquisiciones Contratación Obligaciones del empleador Obligaciones de la administradora de riesgos laborales. Responsabilidades de los trabajadores Evaluación Inicial Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos Gestión de Peligros y Riesgos Medidas de Prevención y Control Prevención, preparación y respuesta ante emergencias. 5 Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales Capacitación Comunicación Acciones preventivas y correctivas (plan de mejoramiento) Indicadores del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Indicadores que evalúa la estructura del SGSST Indicadores que evalúan el proceso del SGSST

1.1.2 Realizar prueba de recorrido al Área Administrativa, Dirección para la Acción Integral de Minas Antipersonal, Secretaría de Transparencia y Colombia Joven.

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2. ALCANCE DE LA AUDITORIA

Aplica para las sedes principales ubicados en la ciudad de Bogotá vigencia 2016. 3. PROCESO AUDITADO

Todos los procesos y específicamente el Proceso de Gestión de Talento Humano. 4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES

4.1 Antecedentes El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica viene aplicando la normatividad en salud ocupacional y laboral que se han establecido con el apoyo de la Administradora de Riesgos Laborales, en especial de aquellos requisitos mínimos como clima laboral, condiciones de trabajos, medidas de seguridad y protección, exámenes médico general a los funcionarios y actividades puntuales del COPASO, los cuales no se encontraban articulados y armonizados como un sistema de gestión que permitieran generar una valoración de riesgos de alto impacto y tomar acciones e implementando controles y programas de seguridad y salud en el trabajo. De conformidad con el análisis del Gobierno nacional sobre los pocos resultados que la entidades públicas venían desarrollado en materia de salud ocupacional y laboral, se expidió el Decreto 1443 de 2014, con el fin de que se implementara el Sistema de Gestión en Seguridad y salud en el Trabajo, el cual fue compilado por el Decreto 1072 de 2015. Bajo este contexto el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, inicia su implementación en el segundo semestre de 2015. 4.2 Marco Legal Normograma del proceso de Talento Humano Ley 1295 de 1994, Ley 1562 de 2012, Decreto 0723 de 2013, Decreto 1443 de 2014, Decreto 1072 de 2015 Resoluciones, Acuerdos y demás normatividad vigente. 4


5. ASPECTOS GENERALES 5.1 Términos del Informe

Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber: 

No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.



No Conformidad Potencial - NCP: Hecho o situación que podría generar el incumplimiento de un requisito legal, técnico, de la organización o del cliente. Se constituye como una Observación.



Oportunidad de Mejora - OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad. Se constituye como una Recomendación.

5.2 Responsabilidad

Es responsabilidad del auditor la planeación para la verificación de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco del Objetivo General. La información tomada para la elaboración del presente informe y durante el ejercicio de la auditoría en sitio, fue proporcionada bajo la estricta responsabilidad de los funcionarios de las dependencias relacionadas en el alcance así como de la consulta efectuada en el aplicativo SIGOB la Intranet. Por último, es responsabilidad del equipo auditor producir un informe objetivo que refleje los resultados del proceso auditor, observaciones y/o recomendaciones, en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma.

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6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

En cumplimiento del Plan de Auditoria No. 16 del Programa Anual de Auditorias del DAPRE, presentado a la Jefe del Área de Talento Humano mediante memorando MEM16-00015717, del 22 de noviembre de 2016; se desarrolló dicha auditoria con el plan detallado que se elaboró, y en consecuencia se verificó los requisitos exigidos en el capítulo 6 del Decreto 1072 de 2015, donde la Presidencia de la República da cumplimiento a la siguiente:  Planificación del SGSST: Se estableció el plan de trabajo con cronograma para la Implementación y seguimiento al sistema SGSST, tal como se evidenció su publicación en el SIGEPRE.  Política: Se encuentra firmada por el Director del DAPRE y divulgada; como se pudo evidencia en las carteleras de Casa de Nariño, DAPRE administrativo, Colombia Joven, DAIGMA y Secretaría de Transparencia, así como también por correo electrónico e Intranet. Se requiere que esta información, también sea publicada en la página del DAPRE.  Objetivos: Se encuentra definidos en el proyecto del Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, pero no se tiene aprobado ni divulgado. Únicamente están aprobados y divulgados los objetivos de la política del SGSST.  Revisión por la Dirección: Se identificó que se tiene proyectada su realización para en el mes de enero de 2017. Sin embargo, se evidenció se han presentado reportes de seguimiento sobre las acciones implementadas y estado de algunos indicadores en los comités como el de seguimiento de la Subdirección Operacional y COPASST.  Gestión del Cambio: La Presidencia de la Republica tiene instrumentos y/o metodología para la gestión del cambio, los cuales se pueden evidenciar en el proyecto del manual del SGSST, Procedimiento P-TH-21Identificación de Peligros y Riesgos y la Guía G-TH-06 para la Identificación de peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles, para cuando se presente el evento aplicarlos.  Adquisiciones: Se observó que para la vigencia 2017, la Entidad priorizo los temas de adquisiciones en el tema de Seguridad y Salud en el Trabajo-SST de conformidad con los recursos asignados, como se pudo evidenciar al revisar el plan de acción 6


para el año 2017 del proceso de Talento Humano, es importante resaltar que esta programación a un no se encuentra consolidada con los recursos asignados para la Entidad en el presupuesto 2017 ya que a hoy este documento es de solo consulta hasta la aprobación del PAA 2017.  Contratación: Se observó que se están adoptando la medidas necesarias para garantizar el cumplimento de las normas en seguridad en salud de los contratistas, como de evidencio en el proyecto de “(…) Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo-SST- Y Medio Ambiente para Contratistas (…)” el cual contempla el cumplimiento de los requisitos legales de la norma.   Obligaciones del empleador: Se estableció la Resolución 827 de 2016 para la Delegación y administración del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, En el Proyecto del Manual del SGSST se establecieron las obligaciones para el representante, directivos, funcionarios, contratistas y terceros, pero no se han aprobados y socializado a los involucrados para que se conozcan y apliquen. Se realiza rendición de cuentas a nivel directivos de la implementación del SGSST y algunos reportes de indicadores, pero no se ha realizado una rendición de cuenta completa para todo el personal. Se ha realizado divulgación del sistema SGSST por correo y capacitaciones puntuales en temas específicos, así como la documentación necesaria. Se cuenta con una persona contratista idónea para desarrollar e implementar el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo; sin embargo se debe garantizar una persona permanente en la entidad conocedora de la temática en Seguridad y salud en el Trabajo. La entidad cuenta con la matriz del marco normativo del SGSST, sin embargo se requiere terminar la valoración total para completar esta actividad.  Obligaciones de la Administradora de Riesgos Laborales: la ARL ha realizado asesoría y acompañamiento en la implementación del sistema a los miembros del COPASST y servidores públicos, de acuerdo con sus obligaciones y funciones, como se observó en los listados de asistencias.  Responsabilidades de los trabajadores: Se tiene proyectado en el manual del SGSST las responsabilidades de los servidores públicos.

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Se evidenció el uso de algunos formatos establecidos en el SGSST, mediante los cuales han manifestado situaciones de peligros y riesgos, así como de salud. Se requiere fortalecer la socialización de todos los instrumentos (manual, procedimientos, guías y formatos, entre otros), con el fin de que conozcan, creen conciencia y una adecuada aplicación.  Evaluación Inicial: La Entidad practico la evaluación inicial de acuerdo con los requisitos exigidos por el Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.16, arrojando un diagnóstico inicial del 14%, como se observó en los documentos presentado por los responsables de la implementación del SGSST.  Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos: la Entidad adopta la metodología GTC 45 de 2012 mediante el procedimiento P-TH-21 y la GUIA GTH-06, como los formatos F-TH-63, F-TH-64, F-TH-65 y F-TH-59: Se tiene identificación de peligros y evaluación y valoración de riesgos por sedes según formato F-TH-65 Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles.  Gestión de Peligros y Riesgos: La Presidencia de la República instrumentó los mecanismos de gestionar los peligros y riesgos como se evidenció en el proyecto del Manual SGSST, Procedimiento P-TH-2, la Guía G-TH-06 y demás documentos y formatos aprobado en el SIGEPRE También presento el documento FACI Formato F-TH-64 y el correo electrónico [email protected], para que los funcionarios, contratistas y personal en comisión informen cualquier situación. Se siguiere fortalecer el proceso de gestión de peligros y riesgos, en especial de aquellos controles y acciones que requieren mayor tratamiento.  Medidas de Prevención y Control: La entidad cuenta con la matriz de peligros y riesgos y el plan de trabajo donde se ha identificado e implementado las medidas preventivas y controles necesarios y urgentes de acuerdo con la valoración de los peligros y riesgos, como se evidenció en los listados de capacitación y entrega de elementos de protección.  Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias: Se observó que la entidad tiene definidos los programas de emergencias, así como la metodología adopta de colores DIGER, formato en Excel, capacitaciones realizadas según listados de asistencia verificados. Sin embargo no están aprobados por el SIGEPRE. 8


 Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales: se observó que a través del COPASST, se definió un grupo para realizar las investigaciones de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así:    

La persona contratada idónea en el tema Un asesor del área de talento Humano designado este tema. Un representante del COPASST El Jefe inmediato de la persona o situación encontrada.

También se identificó la realización de inspecciones a casos puntuales, atención a las recomendaciones presentadas por la ARL y el COPASST, elaboración y aplicación de documentos de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Se requiere fortalecer este tema, con el fin de garantizar la seguridad y salud de los servidores públicos de la entidad.  Capacitación: En cumplimiento Plan Institucional de Capacitación del Presidencia de la República se verifico la realizaron capacitación en:  

Factores de riesgos en puesta de trabajo Alturas

Se cuenta con una persona idónea capacitada en seguridad y salud en el trabajo, Se tiene programado realizar programa de inducción y reinducción en el mes de diciembre de 2016. Para al vigencia 2017 se debe fortalecer el proceso de capacitación y sensibilización a todo nivel para que los funcionarios y demás servidores se apropien del SGSST.  Comunicación: En el manual del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se determinó los lineamiento generales de cómo se realizara la comunicación del sistema y porque mecanismos como:    

Formato FACI Correo electrónico [email protected] Un Link en la Intranet. Documentación SIGEPRE

Para recibir, documentar y responder las comunicaciones internas y externa y/o recolectar inquietudes, ideas y aportes de los servidores de la entidad o terceros. 9


 Acciones preventivas y correctivas (plan de mejoramiento): el Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento actualizó el procedimiento, la guía y el aplicativo SIGEPRE para la formulación seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento; sin embargo la entidad viene implementado acciones correctivas, preventivas y de mejoras no documentadas. Se evidenció que se toma acciones correctivas y preventivas para mitigar y/o controlar las situaciones que presentan los servidores públicos de la entidad. Se recomienda documentar aquellas acciones que evidencien impacto en la implementación, mantenimiento y mejora del SGSST.  Indicadores del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: Se establecieron los indicadores generales del sistema utilizando los instrumentos del SIGEPRE, como se evidencia en los documentos presentados por los responsables designado del Área de Talento Humano.  Indicadores que evalúa la estructura del SGSST: Se evidenció el esquema de indicadores de estructuras que se tiene para verificar la implementación del sistema y algunos resultados de estos indicadores. Se sugirió definir un esquema de indicadores generales para evaluar la estructura del SGSST.  Indicadores que evalúan el proceso del SGSST: Se evidenció el esquema de indicadores de proceso que se tiene para verificar la implementación del sistema y algunos resultados de estos indicadores. Se sugirió definir un esquema de indicadores generales para evaluar el proceso del SGSST.  Indicadores que evalúan el resultado del SGSST: se evidencio el esquema de indicadores de resultados que se tiene para verificar la implementación del sistema y algunos resultados de estos indicadores. Se sugirió definir un esquema de indicadores generales para evaluar los resultados del SGSST.  Documentación y conservación de los documentos: Se evidenció la siguiente documentación del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo: 10


            

La Política y los Objetivos del SGSST La Responsabilidades Matriz de Identificación de peligros y evaluación y valoración d elso riesgos. Programa de capacitación anual PIC. Plan de trabajo de implementación Registro de entrega de elementos de protección personal Registro de fichas técnicas Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del COPASST La identificación de amenazas Los programas de vigilancia epidemiológica. Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o equipos Matriz legal

Se cuenta con los siguientes documentos aprobados en el SIGEPRE: D-TH-01 Programa de Elementos de Protección Personal F-TH-09 Cumplido de Comisión F-TH-23 Control Citas Odontológicas

1 14/10/2016 16:56 9 11/05/2016 18:14 3 28/05/2015 18:33

Medición de efecto de bienestar social, seguridad y salud F-TH-24 en el trabajo necesidades - preferencias de incentivos. F-TH-25 Diagnóstico de Necesidades de Capacitación

5 15/06/2016 17:35 5 28/05/2015 18:50

F-TH-38 F-TH-44 F-TH-50 F-TH-51 F-TH-59

Evaluación de Actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo Encuesta Desórdenes Músculo-Esqueléticos Inducción en el Puesto de Trabajo Listado de Personal a Cargo para Evacuación Informe de Comisión o de Viaje

2 15/06/2016 17:36 2 19/07/2016 16:17 0 31/03/2015 19:07 1 09/10/2015 19:30 4 06/09/2016 18:17

INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS DE INCIDENTES O F-TH-62 ACCIDENTES DE TRABAJO F-TH-63 Formato de Identificación de Peligros y Riesgos

1 26/08/2016 20:03 1 06/09/2016 18:16

Formato de Reporte de Actos y Condiciones F-TH-64 Inseguras - FACI

1 06/09/2016 17:59

Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de F-TH-65 Riesgos y Determinación de Controles F-TH-66 Planificación de Inspecciones de SST

1 06/09/2016 18:18 1 06/09/2016 18:21

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Entrega de Elementos de Protección Personal o Contra Caídas Matriz Elementos de Protección Personal Inspección de Elementos de Protección Personal Cronograma de Actividades del SG-SST Guía para el trámite de comisiones y gastos de viaje

1 19/10/2016 10:57 1 04/10/2016 18:16 1 19/10/2016 10:58 1 19/10/2016 10:59 3 08/01/2016 18:39

Guía para el Reporte e Investigación de Incidentes y G-TH-05 Accidentes de Trabajo

1 19/08/2016 18:17

Guía para la Identificación de peligros, Valoración de G-TH-06 Riesgos y Determinación de Controles L-TH-01 Lineamientos de buenas prácticas ambientales

1 01/09/2016 10:25 4 12/07/2016 08:04

Elaboración del Plan Institucional de Capacitación, Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos y el SGP-TH-05 SST

8 24/06/2016 11:39

REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y P-TH-20 ACCIDENTES DE TRABAJO P-TH-21 Identificación de Peligros y Riesgos

1 26/08/2016 18:11 1 06/09/2016 18:13

Identificación Necesidades de Elementos de P-TH-23 Protección Personal o Contra Caídas

0 04/10/2016 18:43

F-TH-67 F-TH-68 F-TH-69 F-TH-70 G-TH-02

 Prueba de Recorrido: Se realizó prueba de ruta a las Área Administrativa, Secretaría de Prensa, DAIGMA, Secretaría de Transparencia y Colombia Joven para verificar la implementación de todos estos requisitos, identificándose lo siguiente: 

Se realiza seguimiento a casos puntuales pero no a todos.



Dos casos ha informado utilizando los instrumentos establecidos y los otros encuestados manifestó que no tuvieron seguimiento.



No reportan situaciones de peligros y riesgos ni las condiciones de salud que han tenido dentro y fuera de la entidad como caídas, atestación oídos, ruido entre otros, porque desconocen los procedimientos e instrumentos para realizarlos.



Pese a que se ha realizado adecuaciones a las instalaciones y puestos de trabajo aún falta fortalecer estos temas ya que algunas se encuentra en sin señalización de ruta de evacuación y protección de ventanas, ruido, sillas, computadores entre otros.

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7. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 7.1 Aspectos Conformes

Para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud ene l Trabajo 1. Idoneidad de la persona contratada. 2. La labor que se viene desarrollado para la implementación del SGSST como:    

Conocimiento para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el Trabajo Articulación con el SIGEPRE. Conceptos claros del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el Trabajo La forma de documentar el Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el Trabajo

7.2 No Conformidades Potenciales - Observaciones 1. Se evidenció que no se ha realizado rendición de cuentas a todos los trabajadores, se realizó de manera parcial a nivel directivo y comité COPASST y remisión de correo de implementación del sistema, esto podría generar el incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.8 Numeral 3. 2. Se observó que en el plan anual de adquisiciones de la vigencia 2016 no se incluyeron todos los recursos necesarios para garantizar la implementación, mantenimiento y mejora del sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, sólo se evidenció la contratación una persona idónea en el mes de julio, la compra de elementos de protección, ergonómicos, prevención y examen médicos operacionales; sino se contemplan las necesidades priorizadas de mayor impacto de acuerdo con el análisis de la matriz de peligros y riesgos y los indicadores de salud laboral y de enfermedades, esto podría afectar la seguridad y salud de los servidores públicos de la entidad y por ende el incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.3 y 2.2.4.8 Numeral 4. 3. Se observó que en el proyecto de manual del SGSST, se tienen planteadas las responsabilidades de los directivos, contratistas, funcionarios, ARL y terceros pero nos están aprobadas, comunicadas ni socializadas, además falta determinar 13


el despliegue de las responsabilidades del personal en comisión como los de Casa Militar y pasantes; sino se asignan y comunican estas responsabilidades podría generar el incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.8 Numeral 2. 4. Se observó que no se ha integrado totalmente el SGSST al Sistema de Gestión de la Presidencia de la República, como se evidenció en los siguientes documentos que nos están aprobado por el SIGEPRE:      

Manual de SGSST Matriz del marco normativo Vigente Los objetivos del SGSST no están aprobado y comunicados. La política no está integrada con la del SIGEPRE Falta integrar todo los indicadores Formatos en proyectos.

Así como, la metodología de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos no está integrada con el lineamiento de administración de riesgos de la entidad y no están articulación con los procesos. Esto podría generar un incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.8 Numeral 11. 5. De acuerdo con la prueba de recorrido realizada a algunas personas del Área Administrativa, Secretará de Prensa, DAIGMA, Secretaria de Transparencia y Colombia Joven, se observó que la mayoría de los funcionarios no están cumpliendo con las responsabilidades que tiene frente al sistema de SGSST como:  No todos informan los peligros y riesgos  No todos participan en las capacitaciones  No todos manifiesta o informa su estado de salud Esto podría generar un incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.10. 6. Como uno de los requisitos penúltimo de implementación es la realización de la Revisión por la Dirección, se observó que la entidad tiene programado realizarla 14


en el mes de enero de 2017, sino se realiza dentro del tiempo límite establecido de implementación del Sistema de SGSST, podría generar un incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.31. 7. Se observó que la entidad está implementado medidas de prevención y control, sin embargo falta de señalización y rutas de evacuación en algunos centro de trabajo; esto podría generar un incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.24. Numeral 4. 8. Se observó que se requiere fortalecer el proceso de capacitación, socialización y divulgación a todo nivel, comprometiendo a los responsables de proceso y/o dependencias, ya que la mayoría de los funcionarios y contratistas no tiene conocimiento de cómo funciona y opera los instrumentos y mecanismos del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo implementado por el DAPRE; lo cual podría generar un incumplimiento al Decreto 1072 Artículos 2.2.4.6.11 y 2.2.4.6.14.

7.3 Oportunidades de Mejora - Recomendaciones 1. Adoptar por Resolución las responsabilidades de los directivos, funcionarios, contratistas y demás; es decir ajustar la Resolución 827 de 2016, y comunicarla a todos con el fin de que se apliquen y se tomen las medidas necesarias que se generen de acuerdo con los instrumentos y mecanismos implementado por SGSST. 2. Priorizar las necesidades requeridas de acuerdo con los instrumentos, procedimientos, indicadores y demás mecanismos establecidos, y programar las de mayor impacto en el plan anual de adquisiciones y en el plan de capacitación, con el objeto de mejorar las condiciones y de medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleve a la promoción y mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los funcionarios en todas las ocupaciones. 3. Establecer instrumentos o canales de comunicación que permitan verificar el cumplimiento y aplicación de las responsabilidades frente al Sistema de Gestión

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de Seguridad y Salud en el Trabajo, esto permitirá conocer cuál ha sido el grado de implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del sistema. 4. Teniendo en cuenta la calificación y clasificación de la información y documentación, determinar que documentos tiene grado de seguridad, reserva y/o público, esto dará claridad sobre qué información se puede divulgar y cual no, garantizando la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los documentos exigidos por el SGSST. 5. Definir y detallar los requisitos de conocimiento y prácticas en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo necesarios para los funcionarios, esto permitirá identificar y fortalecer las capacitaciones. 6. Definir y articular los medios y/o canales de comunicación (PSQR, Inducción y reinducción, SIGOB, página WEB, Intranet), para recibir, documentar y responder las comunicaciones internas y externa y/o recolectar inquietudes, ideas y aportes de los servidores de la entidad o terceros. 7. Completar la evaluación total de la matriz de identificación de peligros y valoración de los riesgos y la normatividad aplicable, esto determinará qué acciones y/o controles tiene establecido la entidad o cuales falta por implementar. 8. Garantizar personal idóneo para continuar con el proceso de implementación mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el Trabajo. 9. Publicar la información del Sistema de Gestión de seguridad y Salud en el trabajo en la página WEB de la entidad, especialmente de la interés general, esto permitirá a los clientes, partes interesadas y ciudadanía en general conocer y aplicar las disposiciones y mecanismos que el SGSST tiene establecido.

8. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

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Como resultado de la auditoria al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad, se concluye que de acuerdo con los requisitos mínimos que debe tener implementado el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la entidad cuenta con los instrumentos necesarios para su implementación, mantenimiento y mejora del sistema SGSST; sin embargo se requiere fortalecer algunos aspectos preventivos expuestos en las observaciones, con el fin de complementar y cumplir con el 100% del cronograma de trabajo establecido.

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