LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN Persatuan Pelajar Indonesia

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN Persatuan Pelajar Indonesia Universiti Teknologi Malaysia (PPI-UTM) Periode 2012-2013

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA 2013

Laporan Pertanggung Jawaban Persatuan Pelajar Indonesia UTM 2012-2013|2


PENDAHULUAN A.

PENDAHULUAN

Alhamdulillah, dengan mengucap puji dan syukur kepada Allah Swt atas segala rahmat dan karunia-Nya, izinkankami Pengurus Persatuan Pelajar Indonesia Universiti Teknologi Malaysia (PPI-UTM) periode 20122013untuk menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban untuk kinerja kami dalam 1 tahun periode kepengurusan. LPJ ini merupakan bentuk pertanggungjawaban tertulis kami kepada warga PPI UTM atas amanah yang telah diberikan kepada kami pada MA sebelumnya. Laporan ini buat selain berupa penyampaian kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan maupun yang tidak dilaksanakan, juga berisikan pandangan tentang kondisi internal dan eksternal PPI UTM, arah kebijakan dan prioritas yang dipilih, kinerja kepengurusan, evaluasi terhadap program yang sudah dilaksanakan, pembacaan terhadap efektifitas struktur organisasi saat ini, rekomendasi dan saran untuk kepengurusan kedepan, laporan kondisi keuangan, laporan inventaris barang, laporan suratmenyurat, dan dokumentasi kegiatan. Sehingga laporan ini dapat menggambarkan secara utuh perjalanan sebuah kepengurusan yang tentunya didalamnya penuh dengan suasana susah dan senang bergulir silih berganti mengikuti perubahan fungsi waktu. Semoga laporan ini juga dapat menjadi sumber rujukan yang berharga bagi kepengurusan berikutnya untuk membawa PPI-UTM ke masa depan yang semakin cerah. Sebelum kami melanjutkan penyampaian LPJ ini, izinkan kami menyampaikan ucapan terima kasihyang setinggi-tingginya kepada seluruh warga PPI-UTM yang telah mengapresiasi kepemimpinan kami ini dengan sangat baik sertaberpartisipasi pada program-program yang sudah ditawarkan oleh Pengurus. Kemudian kami juga menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya atas kerja keras seluruh Pengurus mulai dari Pengurus Inti, Koordinator-koordinator Bidang, Ketua-ketua Seksi, dan para anggota setiap seksinya atas kerja kerasnya bekerja takkenal lelah tanpa berharap pamrih untuk melaksanakan programprogram yang telah direncanakan. Selain itu kami juga berterima kasih yang sebesar-besarnya kepada Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) Johor Bahru, Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) Kuala Lumpur, UTM International Student Center (ISC),unit-unit lain di UTM, para Laporan Pertanggung Jawaban Persatuan Pelajar Indonesia UTM 2012-2013|4

Penasehat PPI-UTM, para Staf UTM asal Indonesia di UTM, International Student Society (ISS) Central UTM, Persatuan Pelajar Indonesia Malaysia (PPIM) dan lembaga-lembaga lain yang telah banyak mendukung berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh PPI-UTM pada periode ini. Setiap kebijakan dan kegiatan yang sudah dilaksanakan selama ini oleh Pengurus PPI-UTM 2012-2013 adalah dengan harapan dapat memenuhi kebutuhan dan melayani segenap warga PPI-UTM. Sehingga dapat menjadikan PPI-UTM sebagai wadah yang sejuk dan damai untuk saling membantu dan berbagi, wadah proses belajar, media pengembangan kepribadian dan kemampuan diri, dan menumbuhkan rasa kebangsaan bagi setiap anak bangsa yang tengah menuntut ilmu di UTM.


ARAH KEBIJAKAN B. FOKUS ARAH KEBIJAKANDANFOKUS PROGRAM KERJA DAN PROGRAM KERJA Bidang I: Pengembangan SDM (Akademik dan Kerohanian) Fokus: Peningkatan SDM seluruh anggota PPI secara intelektual, emotional dan spiritual. Akademik: - Melanjutkan kegiatan – kegiatan yang telah dilakukan oleh PPI sebelumnya seperti workshop journal, penulisan proposal, success study dan PSM. - Mempelopori kegiatan – kegiatan bersifat akademik seperti pendirian klub studi sesuai jurusan, minat dan bakat. Seperti Kelompok Studi Ilmu Komputer, Kelompok Study Linux, English Club, dll. - Menyelenggarakan even – even berskala international (English Day yang di dalamnya ada Public speaking competition, English debate Competition, dll). Kerohanian: - Memfasilitasi kawan2 PPI UTM untuk dapat melaksanakan ibadah sesuai dengan agama dan kepercayaannya masing – masing. - Melakukan pengajian umum dwibulanan yang mengumpulkan keluarga besar PPI UTM. - Melakukan kelompok – kelompok pengajian yang berskala kecil di tempat – tempat konsentrasi mahasiswa PPI UTM. - Mempelopori halaqoh ta’lim di mesjid UTM ba’da ashar senin dan kamis sore dilanjutkan buka puasa bersama. - Mempelopori pendirian pusat studi keislaman bagi adik – adik S1. Bidang II: Pengkaderan dan Organisasi: Fokus: Melakukan kaderisasi anggota PPI dan Pengembangan organisasi PPI Pengkaderan: - Melakukan Outbound dan Leadership Training bagi pengurus PPI 2012 2013 Laporan Pertanggung Jawaban Persatuan Pelajar Indonesia UTM 2012-2013|6

-

Melakukan Latihan Dasar Kepemimpinan Bagi Pelajar S1

Organisasi: - Melakukan Pelatihan Manajemen Kegiatan (Pembuatan Proposal, Teknik Pencarian sponsor, Teknik Publikasi acara, pembuatan LPJ kegiatan, dll) - Melakukan Pelatihan Manajemen Acara (Merancang susunan acara yang menarik) - Melakukan Interaksi dengan Organisasi – Organisasi Pelajar yang ada di UTM Bidang III Humas dan IT Fokus: Memperluas dan mempererat simpul – simpul instansi dan organisasi yang berhubungan dengan kegiatan – kegiatan PPI serta mengemas kegiatan – kegiatan tersebut agar terinformasikan dengan baik melalui media PPI. Humas: - Membangun Komunikasi dengan KJRI - Membangun Komunikasi dengan ISC UTM - Membangun Komunikasi dengan ISS - Membangun Komunikasi dengan PPI Malaysia - Membangun Komunikasi dengan Organisasi – organisasi Pelajar di UTM - Membangun Komunikasi dengan Instansi – instansi Pemerintah maupun swasta di Indonesia dan juga Malaysia untuk menjadi partner dalam kegiatan – kegiatan PPI UTM IT: - Menjadikan media – media komunikasi PPI sebagai sarana efektif untuk berbagi informasi antar anggota PPI. - Menjadikan sarana website PPI sebagai media kegiatan PPI Bidang IV Sosial Kemasyarakatan dan Kewirausahaan Sosial Kemasyarakatan: - Melakukan kegiatan – kegiatan yang bersifat sosial yang dapat menyambung tali silaturrahim antara pelajar PPI dengan warga


Indonesia di JB, Malaysia dan Masyarakat International yang ada di UTM, seperti Kerja bakti, kunjungan social, penghijauan, dll. Kewirausahaan: - Memanfaatkan potensi PPI sebagai wadah organisasi untuk memfasilitasi anggotanya agar dapat memberi masukan pada organisasi PPI (pembuatan simbol2 PPI seperti stiker, gantungan kunci, ballpoint, jaket, topi, kaus, dll. - Memprakarsai perintisan usaha PPI seperti jasa travelling, ticketing, dll. Bidang V Olah raga, Seni & Budaya, dan Kekeluargaan Olah Raga: - Membantu mahasiswa PPI UTM aktif dalam kegiatan olahraga (Sepak Bola, Futsal, Bola Basket, Bola Volley, Badminton, Tennis Lapangan, Tennis meja, Sepak Takraw, renang, dll) - Memfasilitasi talenta – talenta terbaik PPI UTM untuk berprestasi dalam bidang olah raga (menyelenggarakan Pekan Olah raga PPI, Sparing partner dengan kampus2 lain di Malaysia dan Singapura, mendaftarkan pada event2 kejuaraan) Seni & Budaya: - Menjadikan kegiatan seni dan budaya sebagai sarana mengembangkan bakat – bakat anggota PPI dalam bidang tersebut (seni tari, seni suara, teater, dll) - Memperkenalkan kebudayaan – kebudayaan bangsa Indonesia kepada masyarakat International yang ada di UTM. Kekeluargaan: Melakukan Kegiatan – kegiatan yang membangun keakraban antara seluruh anggota PPI UTM (Silaturrahim anggota PPI UTM dengan dosen – dosen Indonesia di UTM, Silaturrahim anggota PPI UTM dengan NC dan jajarannya, Family Day, Wisata akademik ke PT atau Sekolah atau Instansi yang ada di Malaysia atau Singapura, Wisata Keluarga ke obyek – obyek menarik di Malaysia, dll).


SUSUNAN PENGURUS C.

SUSUNAN PENGURUS

Pembina Penasehat

: Prof. Dr. Hadi Nur : 1.Dosen-Dosen Indonesia di UTM 2. Zulfatman 3. Ahmad Haya 4. Fitra Lestari

Pengurus Harian: Ketua Umum Ketua 1 Ketua 2 Sekretaris Umum Wakil Sekretaris Bendahara Wakil Bendahara

: Muzakkir : Hasbullah Said : Fernando Gustio Rhodes : Rino Ferdian : Nadia Prisca : Sitti Hamsina Rais : Dian Arini Puteri

Pengurus Inti di atas dibantu oleh 5 Koordinator Bidang yang membawahi 11 Seksi beserta anggotanya sebagaimana terdapat pada Bab berikutnya.

Suasana Rapat Kerja, Sabtu 3 November 2012


LAPORAN KEGIATAN D.

LAPORAN KEGIATAN

Bidang I: Akademik dan Kerohanian Ketua Bidang Seksi Akademik Seksi Kerohanian

: ARDA YUNIANTA : Bernadeth Tongli, Fitriah Khoirunnisa, Fadhil Noer Afif, Bakri Liwang, Susandi : M Faisal Abduh, Nurul Huda Bilhikmah.

Program Kerja Berdasarkan Rapat Pengurus PPI UTM periode 2012/2013 yang membahas Program Kerja pada tanggal03 Oktober 2012, Bidang Akademik dan Kerohanian diamanahi beberapa program kerja, yaitu sebagai berikut: Rincian Program Kerja Yang Terlaksana 1. Nama Kegiatan : Workshop Paper writing and publish journal Waktu & Tempat : 10 Desember 2012 Koordinator : Bernadeth Tongli Tujuan Kegiatan : 1. Sebagai sarana untuk membantu kawankawan yang belum memiliki pengalaman banyak dalam menulis paper dan mempublish ke dalam jurnal. 2. Memberikan Tips dan Trik kepada peserta dalam mempermudah penulisan paper dan bagaimana caranya agar paper yang dibuat dapat di submit dan diterima pada jurnal yang dituju. Dana : Pengeluaran :digabung dengan Pelatihan Endnote Pemasukan : SPS, digabung dengan Pelatihan Endnote Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai Keterangan : Kendala utamanya waktu persiapan yang terbatas. Laporan Pertanggung Jawaban Persatuan Pelajar Indonesia UTM 2012-2013|10

2. Nama Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan

Dana Evaluasi Kegiatan Keterangan


: Pelatihan Endnote dan pelatihan mendeley : 12-13 Desember 2012, bertempat di bilik seminar C15 Fakulti pendidikan. : Fitria Khoirunnisa : 1. Sebagai tindak lanjut dari program workshop penulisan paper. 2. Memberikan pengetahuan lebih mendalam secara teknis pembuatan paper dengan focus kepada management referensi yang dibuat dalam proses pembuatan paper. 3. Membuat dan menindak lanjuti kelompok2 belajar yang nantinya akan menjadi studi club untuk menunjang keberhasilan setiap bidang ilmu dalam menyelesaiakan permasalahan yang ada pada masing-masing orang. : Pengeluaran : RM 1130 Sumber Dana : SPS: RM 1477.02 : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai. : Peserta yang ikut mendapatkan 2 sertifikat endnote dan sertifikat international dari mendeley. : Technology, Education, Science International Conference (TESIC) : 20-21 November 2013 : Arda Yunianta : 1. Mengharumkan nama PPI UTM di mata dunia. 2. Memfasilitasi rekan-rekan mahasiswa yang ada di seluruh dunia untuk mempublish hasil penelitiannya menjadi sebuah proceeding. 3. Memfasilitasi paper-paper yang sudah di submit untuk dapat diteruskan ke beberapa jurnal yang sudah kerja sama.


Dana

Evaluasi Kegiatan Kendala


Dana Evaluasi Kegiatan Kendala

5. Nama Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan Dana Evaluasi Kegiatan Keterangan

: Sumber Dana : Kas PPI, KBRI, KJRI (tidak dapat dinominalkan karena kegiatan belum berlangsung. : Kegiatan ini masih berproses sampai tiba tanggalnya nanti pelaksanaan event ini. : Banyak anggota panitia yang timbul tenggelam disebabkan banyaknya anggota panitia yang lulus, menyelesaikan study ahirnya dan sebabsebab lainnya.

: Pembentukan studi club di masing2 fakulti :: : 1. Membentuk kelompok-kelompok belajar kecil sesuai dengan bidangnya agar dapat bertukar pikiran dan saling memberikan solisu terhadap permasalahan yang dihadapi masing-masing anggotanya. : Sumber Dana : Pengeluaran : : Belum Berjalan. : Kurangnya keaktifan dari masing2 koordinator di setiap faculty untuk dapat mengkoordinir dan memberikan stimulus dalam melaksanakan program ini. : Pengajian Memperingati tahun baru islam : - , Dewan Merdeka KRP : M Faisal Abduh : 1. Siraman rohani sekaligus halal bihalal dan silaturahmi antar keluarga muslim PPI. : Sumber Dana : Kas Pengeluaran : RM 180 : Kegiatan ini berlangsung lancar. : Dihadiri sekitar 50 orang anggota PPI.


6. Nama Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan Dana

Evaluasi Kegiatan

Keterangan

7. Nama Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan Dana Evaluasi Kegiatan Keterangan

8. Nama Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan Dana Evaluasi Kegiatan Kendala

: Pengajian Dwi Bulanan : Mei 2012, UTM : M Faisal Abduh : Siraman rohani sekaligus halal bihalal dan silaturahmi antar keluarga muslim PPI. : Sumber Dana : Infak Ta’lim RM 115 Kas dan PPI RM 685 Pengeluaran : RM 800 : Kegiatan ini berlangsung lancar dengan melibatkan 25 orang mahasiswa dan sebagian kecil dosen Indonesia di UTM. : -

: Sholat idul adha : 2012, KJRI : M Faisal Abduh : Solat Idul Adha di KJRI Johor Bahru. : Sumber Dana : Pengeluaran : : Berlangsung lancar. : Memberangkatkan 2 bis teman-teman mahasiswa. : Pengajian iman dan amal anak s1 : Surau KRP UTM : M Faisal Abduh : Siraman rohani sekaligus halal bihalal dan silaturahmi antar keluarga muslim PPI. : Sumber Dana : Pengeluaran : : Kegiatan sudah lumayan baik, tapi perlu konsep acara yang lebih baik lagi. : banyaknya teman-teman undergrade yang masih kurang berminat terhadap acara-acara seperti ini.


Bidang II: Kaderisasi dan Pengembangan Organisasi Ketua Bidang Seksi Kaderisasi

Seksi Peng.Organisasi

: Mishbahul Jannah : Mufti Fathonah Muvariz, Bahran Gafnie, Luthfi Hardimansyah, Andi Yauri, Nabila Pyrenina : Tasya Inanda, Andi Firmansyah, Hendra Saputra

Program Kerja Berdasarkan Rapat Pengurus PPI UTM periode 2012/2013 yang membahas Program Kerja pada tanggal 3 November 2012, Bidang Kaderisasi & Pengembangan Organisasi diamanahi 11 program kerja, yaitu: (1) Upgrading Pengurus, (2) Penyusunan Alur Kaderisasi, (3) Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM), 4) Pelatihan Public Speaking, (5) Motivasi (Trick and Tips), (6) Anak Muda untuk Indonesia (AMI), 7) International Discussion, 8) Extra-Link, 9) Focus Group Discussion (FGD), 10) Database Pengurus, 11) Database Alumni. Rincian Program Kerja Yang Terlaksana 1. Nama Kegiatan : Rapat Kerja dan Upgrading Pengurus Waktu & tempat : 3 – 4 November 2012 Koordinator : Mishbahul Jannah Tujuan Kegiatan : Menumbuhkan motivasi diri dalam berorganisasi & menumbuhkan semangat kekeluargaan awal antar pengurus Dana : Pengeluaran : RM 1507 Pemasukan : RM 1321 dari kas kerohanian PPI dan RM 186 dari kas PPI Evaluasi Kegiatan : 1. 70% pengurus hadir dalam raker dan upgrading 2. Raker dan upgrading berjalan lancar, namun waktu memulai acara mundur 1 jam dari waktu yang telah ditetapkan Keterangan : Kendala utama : pematangan penetapan petugas acara raker dan penanggungjawab upgrading




3. Nama Kegiatan Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan

Dana Evaluasi Kegiatan

Keterangan

Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator

: Motivasi (Trick and Tips) : 30 Desember 2012 : Andi Firmansyah : Membangun semangat dalam menghadapi perkuliahan dan final exam, membangun pribadi pembelajar khususnya bagi pelajar S1 : : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai. : Kendala utama adalah waktu yang mundur dari jadwal yang ditetapkan. : Extra-Link : Gathering & Sharing PPI UTM & ISS-Yaman : 17 Desember 2012 : Mishbahul Jannah : Sharing program kerja dan membangun kerjasama dengan organisasi mahasiswa / sosial Indonesia maupun internasional : :Pertemuan dengan ISS-Yaman dilaksanakan didewan senat conseleri dengan format acara yang telah disetting oleh ISS-Yaman (PPI sebagai undangan) dan acara berjalan secara formal. Acara diisi dengan pengenalan pengurus masingmasing organisasi, sharing program kerja,dan kerjasama program kerja yang memungkinkan dilaksanakan. : Kendala pertemuan : kurang lengkapnya pengurus inti PPI UTM sehingga tidak semua bidang mempresentasikan program kerjanya. : Bedah buku “Semesta Cinta Untuk Gaza” (kerjasama dengan FLP Johor Bahru) : 24 Januari 2013 / Masjid Jamek Taman Universiti, Skudai : Mishbahul Jannah (Panitia gabungan PPI UTM & FLP Johor)


Tujuan Kegiatan

: Memberikan pengetahuan lebih jauh kepada warga Indonesia yang berada di Johor Bahru, Malaysia tentang kondisi Palestina, sebagai momentum peringatan maulid Nabi Muhammad SAW, menyambung silaturrahim antara PPI UTM dan FLP Johor. Dana :Evaluasi Kegiatan : acara dilaksanakan di masjid Jamek Taman Universiti, Skudai dan dihadiri oleh TKI Indonesia, dan Mahasiswa Indonesia. Keterangan : Kendala acara : karena tempat yang cukup jauh dan kurang familiar dikalangan mahasiswa UTM, maka peserta mahasiswa UTM kurang. 4. Nama Kegiatan Kegiatan Waktu & tempat Koordinator Tujuan Dana Evaluasi Kegiatan

Keterangan

Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator Evaluasi Kegiatan

: Focus Group Discussion (FGD) : FGD 1 (Hari Pahlawan) : 24 November 2012 / Dewan Senat, Bangunan Conseleri UTM : Hendra Saputra : Peringatan hari Pahlawan : Pengeluaran : RM 435.10 Pemasukan : ISC RM 300 Kas PPI RM 135.10 : acara dilasakanakan secara formal, dihadiri oleh delegasi KJRI Johor Bahru, Bapak Jujur Hutagalung sebagai salah satu speaker inti, Prof. Hadi Nur dan Prof. Maman juga sebagai pembicara inti. : Kendala utama acara ini yaitu diawal acara masih sedikit peserta yang datang sehingga acara pun mundur dari jadwal yang ditetapkan : FGD 2 (Tenaga Kerja Indonesia/ Inspiratif) : 3 Maret 2013 / KJRI Johor Bahru : Mishbahul Jannah : acara dilaksanakan secara formal, dihadiri oleh seluruh pejabat dan staf KJRI,perwakilan paguyuban masyarakat Indonesia, mahasiswa , dosen dan ormas-ormas indonesia


Dana Keterangan

: Ditanggung sepenuhnya oleh KJRI JB :Kendala utama acara ini yaitu tidak ditentukannya notulen acara, sehingga ditunjuklah secara mendadak notulen acara ditempat

Kegiatan

: FGD 3 (Pendidikan Karakter di Indonesia : Stategi, Komitmen, dan implementasi untuk perbaikan jati diri / moral bangsa) : 27 April 2013 / KJRI Johor Bahru : Husna Syadli : Ditanggung sepenuhnya oleh KJRI JB : acara dilaksanakan secara formal dihadiri oleh seluruh pejabat dan staf KJRI,perwakilan paguyuban masyarakat Indonesia, mahasiswa , dosen dan ormas-ormas indonesia

Waktu / Tempat Koordinator Dana Evaluasi Kegiatan

Rincian Program Kerja Yang Tidak Terlaksana 1. Nama Kegiatan : Penyusunan Alur Kaderisasi Koordinator : Mufti Fathonah M. Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini 50% tidak terlaksana Keterangan : Kendalanya adalah tim yang telah dibentuk untuk membicarakan alur kaderisasi tidak terfollow up dengan baik 2. Nama Kegiatan (LDKM) Evaluasi Kegiatan Keterangan

:

Latihan

Dasar

Kepemimpinan

mahasiswa

3. Nama Kegiatan Evaluasi Kegiatan Keterangan

: Pelatihan Public Speaking : Kegiatan ini tidak terlaksana. : Kendala waktu pelaksanaan meski format acara dan fasilitator telah tersedia

4. Nama Kegiatan Evaluasi Kegiatan

: International Discussion : Kegiatan tidak terlaksana

: Kegiatan ini tidak terlaksana : Walaupun format acara telah dibuat namun kendala acara adalah waktu tidak tepat dan tidak tersedianya fasilitator


Keterangan

5. Nama Kegiatan Evaluasi Kegiatan Keterangan

: Kendalanya adalah berbagai kesibukan masingmasing anggota dan koordinator : Evaluasi Kerja : Kegiatan ini tidak terlaksana 70% : Kegiatan ini sudah dibuatkan format form evaluasi melalui media online, namun tidak terfollow up dengan baik

6. Nama Kegiatan : Database Alumni Evaluasi Kegiatan: Kegiatan ini tidak terlaksana Keterangan : kurangnya SDM yang bersedia menjalankan kegiatan tersebut Evaluasi Umum Kegiatan Bidang II Secara garis besar apa yang sudah dilakukan Bidang 2 masih belum memenuhi harapan. Dari 2 sub di Bidang 2 berupa pengembangan organisasi,dan kaderisasi. hanyabeberapa kegiatan saja yang terlaksana. Tidak terlaksananya kegiatan pengembangan organisasi dan pelatihan kaderisasi adalah sebuah kerugian besar organisasi pada periode ini. Karena keberadaan organisasi akan lebih baik jika pengembangan organisasinya berjalan baik, didukung oleh kolaborasi efektif antara sistem kaderisasi yang terorganisir secara baik. Pada dasarnya Kaderisasi dan Pengembangan organisasi menjadi titik sentral dari sebuah organisasi. Tugas utamanya yaitu menata sistem pengorganisasiannya dan menata manusia yang ada dalam sistem tersebut dalam satu paket sehingga terciptanya manusia-manusia didalam organisasi tersebut yang memiliki suara, visi dan misi keorganisasian yang sama dan jelas. Berkaitan dengan itu ke depan mungkin akan lebih baik jika SDM baik yang masih berada di UTM maupun yang telah menjadi alumni ikut memberikan kontribusinya dalam proses kaderisasi dan pengembangan organisasi PPI ini kedepannya. Berkaitan dengan Kaderisasi, seharusnya menjadi fokus PPI ke depannya adalah adanya jalur kaderisasi yang dimiliki oleh PPI UTM, sehingga data anggota dan alumni tersimpandengan baik. Selain itu pengembangan organisasi yang berhubungan langsung dengan stake-holder dan organisasi eksternal PPI lainnya harus terus dilakukan untuk memperkenalkan organisasi atau membahas isu-isu tertentu yang berhubungan dengan organisasi dan kebutuhan anggotanya, misalnya Laporan Pertanggung Jawaban Persatuan Pelajar Indonesia UTM 2012-2013|18

beasiswa, peluang kolaborasi riset, praktek kerja, dan lain sebagainya. Juga pada organisasi eksternal yang akan membahas tentang langkah kerjasama baik dari segi program kerja, diskusi lintas negara, dan sebagainya yang akan semakin membuka cakrawala pengetahuan seluruh anggota PPI UTM pada khususnya.


Bidang III: Humas dan Sistem Informasi Ketua Bidang Seksi Humas

Seksi IT dan Web

: Mahfud Rahmany : Alham Syahruna, Hendrikus Kadang, Tiurmai Shanty Hatajulu, Hurri A Hasan, Dwiky Pobri Cesarian : Rilamawan Amsir, Mohammad Virandry, Firas Ghazi.

Program Kerja Berdasarkan Rapat Pengurus PPI UTM periode 2012/2013 yang membahas Program Kerja pada tanggal15 November 2012, Bidang Humas & Sistem Informasi diamanahi 6 program kerja, yaitu: (1) Penguatan Komunikasi Internal PPI, (2) Pembinaan Hubungan Eksternal PPI, (3) Pembuatan Web dan Database Alumni PPI UTM, (4)Pelatihan Website PPI, (5) Membentuk Tim Publikasi dan Dokumentasi. (6) Memperpanjang Domain PPI UTM (ppiutm.org). Rincian Program Kerja Yang Terlaksana 1. Nama Kegiatan : Penguatan Komunikasi Internal PPI melalui Website, FB dan Milis Koordinator : Rilmawan Amsir dan Mohammad Virandry Tujuan Kegiatan : Meningkatkan komunikasi internal anggota PPI UTM melalui teknologi informasi agar dapat memberikan informasi dengan lebih cepat, upto-date dan memiliki jangkauan yang luas. Evaluasi Kegiatan : 1. Facebook dan milis telah dimanfaatkan dengan baik sebagai sarana komunikasi bagi anggota PPI UTM. 2. Website telah dimanfaatkan dengan baik, namun pengelolaan masih belum sepenuhnya dilaksanakan oleh Bid. III dikarenakan terkendala dalam masalah pelatihan tenaga admin dan jurnalis. Keterangan : Terkendala waktu pelaksanaan pelatihan bagi tenaga admin dan jurnalis.


2. Nama Kegiatan

Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan


3. Nama Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan Dana Evaluasi Kegiatan

Keterangan

4. Nama Kegiatan Tujuan Kegiatan Waktu

: Pembinaan Hubungan Eksternal PPI ke KJRI dalam Bentuk Ramah Tamah pada Hari-hari Besar Nasional. : 17 Agustus, Hari Sumpah Pemuda, dan Hari Pendidikan Nasional di KJRI : Hendrikus Kadang : Mempererat silaturrahmi dan memupuk rasa nasionalisme sebagai warga negara Indonesia di luar negeri. : : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai. : Kendala utama adalah jadwal dan perwakilan dari anggota PPI yang terbatas. : Pembinaan Hubungan Eksternal PPI dalam Bentuk Pertemuan Dengan ISC, RMC dan PPIM. : : Hendrikus Kadang. : Menjalin komunikasi intensif dengan pihak ISC, RMC dan PPIM : : Pertemuan dengan ISC dan PPIM dilaksanakan sejalan dengan kegiatan-kegiatan yang sudah terprogram oleh ISC dan PPIM. Kegiatan pertemuan dengan RMC belum terlaksana secara formal : Kendala pertemuan dengan RMC, belum terdapat format yang dapat dijadikan rujukan, dikarenakan sedalam ini RMC hanya berkomunikasi dengan fakulti dan kelompok research saja. : Memperpanjang Domain PPI UTM (ppiutm.org) : Agar website PPI UTM tetap bisa digunakan dan dikembangkan. : 19 November 2013



5. Nama Kegiatan Koordinator Tujuan Kegiatan

Evaluasi Kegiatan

Keterangan 6. Nama Kegiatan Koordinator Tujuan Kegiatan Evaluasi Kegiatan

Keterangan

: RM 150.70 (Kas PPI UTM) : Keberadaan Website in sangat berguna bagi PPI UTM. : Tidak ada kendala berarti, Cuma website tersebut harus lebih dikembangkan. : Pelatihan Website PPI : Mohammad Virandry dan Rilmawan Amsir : 1. Mengembangkan Website PPI yang telah ada saat ini. 2. Mengupdate semua informasi tentang kegiatan PPI ke dalam Website : Kegiatan ini dilaksnakan secara tidak langsung dan tidak formal. Semoga pelatihan website ini bisa dipercayakan lagi untuk generasi selanjutnya dan agenda ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai. : : Membentuk Tim Publikasi dan Dokumentasi : Mohammad Virandry, Rilmawan Amsir dan Mahfud Rahmany : Melatih dalam hal jurnalis : Kegiatan ini dilaksnakan secara tidak langsung dan tidak formal. Agenda ini tidak berjalan lancar karena kurangnya peminat. : -

Rincian Program Kerja Yang Tidak Terlaksana 1. Nama Kegiatan Koordinator Tujuan Kegiatan

: Pembuatan Web Database Alumni PPI UTM : Rilmawan Amsir dan Mohammad Virandry : 1. Pendataan Alumni PPI UTM, dengan tujuan agar bisa selalu terjalin hubungan silaturrahmi antara Alumni dengan anggota sekarang ini. 2. Alumni PPI UTM bisa memberikan feedback kepada anggota PPI yang sedang belajar saat


Evaluasi Kegiatan Keterangan

ini, berupa informasi di dunia pekerjaan dan beasiswa. : Kegiatan tidak terlaksana : Kegiatan ini tidak terlaksana, karena berbagai kesibukan masing-masing anggota.

Evaluasi Umum Kegiatan Bidang III Secara umum apa yang sudah dilakukan Bidang 3 sudah memenuhi harapan, dimana bidang 3 seksi IT dan Web sudah berhasil merenovasi tampilan web ppi (ppi-utm.org) dengan tampilan baru. Tapi juga terdapat kendala dimana kurangnya tim jurnalis pengisi berita untuk web PPI. Selain itu kerja-kerja kehumasan yang berhubungan langsung dengan stake-holder harus terus dilakukan untuk memperkenalkan organisasi atau membahas isu-isu tertentu yang berhubungan dengan organisasi dan kebutuhan anggotanya, misalnya beasiswa, peluang kolaborasi riset, praktek kerja, dan lain sebagainya.


Bidang IVSosial Kemasyarakatan dan Kewirausahaan Ketua Bidang Seksi Sosial Kemasyarakatan

Seksi Kewirausahaan

: Najatussa’adah : Reny Saputri, Cinthia Rahmatika Wazir, M. Arief Eka Putra, M. Sobree, Fara Tika Nasa : Angraini Pertiwi, Sutan Muhammad Ibram Bagagarsyah, Prima Winata, Syafri Rewa, Putriyani Fadhillah Pohan

Program Kerja Berdasarkan Rapat Pengurus PPI UTM periode 2012/2013 yang membahas Program Kerja pada tanggal 3 November 2012 , Bidang sosial kemasyarakatan dan kewirausahaan membuat perencanaan kerja, yaitu: (1) Farewell Party, (2) Bantuan Bencana, (3) Kunjungan Sosial ke TKI di Malaysia, (4) Pengadaan Almamater PPI-UTM, (5) Koperasi PPI-UTM, (6) Stand Event. Berikut disampaikan ide awal dan pelaksanaan masing-masing program kerja. Rincian Program Kerja Terlaksana 1. Nama Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan


: Farewell Party Convo-50 : Banquet Hall, Chansellery Sultan Ibrahim UTM , 07 Mei 2013 : Muhammad Arief Eka Putra : 1. Sebagai acara persembahan untuk keberhasilan anggota PPI-UTM yang telah sukses menyelesaikan perkuliahan. 2. Menjalin silaturahmi dan memperkuat rasa kekeluargaan dan persaudaraan sesama mahasiswa dan juga dengan alumni UTM. 3. Memberikan Implikasi yang baik untuk proses pembelajaran bagi mahasiswa Indonesia : Sumber Dana : RM 1500 Pengeluaran : RM 1300 : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai. : -



Dana

Evaluasi Kegiatan Keterangan 3. Nama Kegiatan Waktu Koordinator Tujuan Kegiatan

Dana Terkumpul Evaluasi Kegiatan

Keterangan


: Pembuatan Jaket Almamater PPI-UTM : November 2012- Juni 2013 : Najatussa’adah dan Anggraini Pertiwi : 1. Pembuatan Jaket PPI-UTM untuk menunjukan dan mempromosikan identitas dari Organisasi PPI-UTM. 2. Sebagai sumber kewirausahaan organisasi PPI-UTM : Pemasukan : RM 3440 Pengeluaran : RM 3010 Profit : RM 430 : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai : : Bantuan Donasi untuk GAZA : 25 November 2012 : M. Arief Eka Putra dan Fara Tika Nasa : 1. Membantu meringankan beban saudara muslim yang ada di Gaza 2. Memberi kesadaran kepada anggota PPI-UTM untuk saling membantu sesama manusia. : RM 750 : - Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai - Pengumpulan dana dilakukan terhadap mahasiswa Indonesia yang berada di Universiti Teknologi Malaysia : - Penyaluran dana dilakukan dengan mengirim dana yang terkumpul ke rekening bendahara Persatuan Pelajar Indonesia- Malaysia (PPIM) : Pengumpulan Donasi untuk TKI yang terhalang biaya melahirkan : Pangsapuri Melawis : Reny Saputri : Membantu meringankan beban untuk biaya melahirkan


Dana Terkumpul Evaluasi Kegiatan Keterangan

: RM 850 : : Penyaluran dana dilakukan dengan pengiriman langsung ke orang yang bersangkutan


: Gotong Royong Membersihkan Masjid : Masjid Intan Abu Bakar Sri Pulai, 11 Maret 2013 : Najatussa’adah : - Menjalin hubungan silaturahmi antara anggota PPI dengan masyarakat luar di sekitar UTM : Pemasukan: Kas PPI RM 400 Pengeluaran: RM 400 : Kegiatan ini terlaksana dengan lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai. : kegiatan ini kurang di rancang secara totalitas, disebabkan waktu persiapan yang singkat dan sumber daya manusia yang kurang, sehingga kegiatan kurang meriah.



Penghasilan


7. Nama Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator

: Stand Event di Indonesian Festival (INFEST) 2013 : Dewan Sultan Ismail (DSI), 24-26 April 2013 : Najatussa’adah : 1. Sebagai sumber kewirausahaan organisasi PPIUTM 2. Mempromosikan barang khas Indonesia : Pemasukan: RM 280 Modal: RM 150 Keuntungan : RM 130 : Kegiatan ini terlaksana dengan lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai. : Membuka stand yang menjual barang-barang khas Indonesia seperti baju batik, asesoris, dll. : Farewell Party Convo-51 : Banquet Hall, Chansellery Sultan Ibrahim UTM ,27Oktober 2013 : Andi Firmansyah


Tujuan Kegiatan


: 1. Sebagai acara persembahan untuk keberhasilan anggota PPI-UTM yang telah sukses menyelesaikan perkuliahan. 2. Menjalin silaturahmi dan memperkuat rasa kekeluargaan dan persaudaraan sesama mahasiswa dan juga dengan alumni UTM. 3. Memberikan Implikasi yang baik untuk proses pembelajaran bagi mahasiswa Indonesia : Belum dapat dinominalkan dikarenakan baru berlangsung : Kegiatan ini berlangsung sangat baik dan sesuai dengan sasaran yang dicapai.

Keterangan : Rincian Program Kerja Yang Tidak Terlaksana 1. Nama Kegiatan Koordinator Evaluasi Kegiatan Keterangan

2. Nama Kegiatan Koordinator Evaluasi Kegiatan Keterangan

: Kunjungan Sosial ke TKI di Malaysia : Cinthia Rahmatika Wazir : Kegiatan ini tidak dapat terlaksana sebagaimana perancangan yang ingin dicapai. : Kegiatan ini di gabung dengan kegiatan Bidang II yaitu Focus Group Discussion II yang juga mengundang Tenaga Kerja Indonesia, sehingga program ini tidak perlu dilaksanakan lagi. : Koperasi PPI-UTM : Prima Wiranata : Kegiatan ini tidak terlaksana : 1. Walaupun beberapa merchandise sudah siap di design, kegiatan ini belum dapat terwujud 2. Kendala utama dari kegiatan ini ialah tidak ada tempat yang di fasilitasi untuk dapat dijadikan sebuah koperasi.

Evaluasi Umum Kegiatan Bidang IV Ada beberapa yang perlu di evaluasi dari bidang IV. Yang pertama ialah penguatan kemampuan kewirausahaan warga PPI dengan memperbanyak Laporan Pertanggung Jawaban Persatuan Pelajar Indonesia UTM 2012-2013|27

kegiatan pelatihan tentang kewirausahaan. Bidang IV dapat menggunakan isu entrepreneurship sebagai fokus utamanya. Kemudian selanjutnya terkait dengan identitas kebersamaan organisasi seperti jaket, perlu juga dilengkapi dengan bentuk lain seperti topi, T-shirt, dan souvenir-souvenir lainnya. Kemudian ada baiknya jika dapat mengembangkan program stand event, akan lebih bagus lagi jika mengadakan stand event pada program acara yang diadakan oleh pihak Universiti, seperti International Cultural Diversity, Festival Convocation, dan lain-lain. Selain daripada itu, pengadaan koperasi UTM adalah sesuatu yang perlu diwujudkan untuk kedepannya. Karena ini dapat menjadi sumber kewirausahaan bagi organisasi PPI-UTM. Melalui Merchandises, PPI-UTM akan semakin di kenal oleh kalangan lainnya. Untuk mewujudkan hal ini, untuk kedepan nya dapat menambahkan jumlah anggota di bidang entrepreneurship agar dapat bekerja bersama. Terkait dengan menjalin hubungan dengan masyarakat sekitar kampus, maka ada baiknya mengadakan lebih banyak lagi program seperti gotong royong yang langsung terjun ke masyarakat, agar PPI-UTM juga semakin dikenal, bukan saja di internal tapi juga ke external.


Bidang V: Seni Budaya, Olahraga dan Kekeluargaan Ketua Bidang Seksi Seni Budaya

: IQBAL NURFARID : Ivan Moharya Kasim, Pocut Mudrika, Ihda Fithriyana, Alvin Rizano, Sari Wahyuni, Wulan Hardini, Dewi Octaniani, Valdi Rivano, Charina Novely Gunaedi. Seksi Olahraga : Rassel Abrar Pratama, Aulia Septa, Vivian Valentin, Baskara Widiyatmaja, Andi Palisuri. Seksi Kekeluargaan : Muhammad Sayyid Sabiq, Widya Hastuti, Sherly, Rachman Rizal, Musdawati, Raisya, Agung Yusena. Program Kerja Berdasarkan Rapat Pengurus PPI UTM periode 2012/2013 yang membahas Program Kerja pada tanggal03 Oktober 2012, Bidang Seni Budaya, Olahraga dan Kekeluargaan diamanahi beberapa program kerja, yaitu sebagai berikut: Rincian Program Kerja Yang Terlaksana 1. Nama Kegiatan : Sanggar PPI Waktu & Tempat : Setiap Sabtu/Minggu di UTM Koordinator : Ivan Moharya Kasim Tujuan Kegiatan : 1. Sebagai sarana latihan bulanan untuk memperkenalkan seni dan budaya Indonesia melalui kegiatan-kegiatan resmi. 2. Meningkatkan rasa cinta terhadap seni dan budaya Indonesia. Dana : Swadaya dan Donatur (Memiliki Kas Sendiri) Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai Keterangan : Kendala utamanya transportasi yang agak sulit. 2. Nama Kegiatan : 1(one) world Culture International at Nilai University Waktu & Tempat : 19 Oktober - 21 Oktober 2012, NILAI UNIVERSITY Koordinator : Era Triana


Tujuan Kegiatan



Dana



: 1. Menjalin hubungan silaturahim dengan mahasiswa international di seluruh university di malaysia. 2. Perkenalan seni dan budaya Indonesia ke mahasiswa internasional. 3. Meningkatkan rasa cinta terhadap seni dan budaya Indonesia. 4. Mewakili UTM untuk perlombaan tarian budaya International (tarian Indonesia) dan nyanyian nusantara : Ditanggung sepenuhnya oleh UTM ISC : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai. : PPI-UTM memperoleh Juara 2 lomba nyanyi nusantara. : International Week (International Culture Diversity Festival) : 30 november - 1 Desember 2012, UTM : Sutan Muhammad Ibram Bagagarsyah : 1. Menjalin hubungan silaturahim dengan mahasiswa international di UTM. 2. Perkenalan seni dan budaya Indonesia ke mahasiswa internasional. 3. Meningkatkan rasa cinta terhadap seni dan budaya Indonesia. : Sumber Dana : RM 600.5 (dari ISC) dan dari Kas PPI RM 199.5 Pengeluaran : RM 800 : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai. : PPI-UTM memperoleh Juara 2 menampilkan tarian rapa’i dan giring-giring. : Family Hiking Day : 23 Februari 2013, Gunung : Rino Ferdian


Tujuan Kegiatan






Keterangan

: 1. Menjalin hubungan silaturahim dengan mahasiswa di UTM. 2. Perkenalan udara gunung dan budaya Malaysia ke mahasiswa. 3. Meningkatkan rasa cinta terhadap hiking. : : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai. : PPI-UTM memperoleh Juara 2 menampilkan tarian rapa’i dan giring-giring. : POSPIM : 17-19 Mei 2013, UM : Ivan Moharya Kasim : 1. Menjalin hubungan silaturrahim mahasiswa Indonesia se-Malaysia. 2. Ajang pertandingan olahraga antar mahasiswa Indonesia se-Malaysia. : Ditangguh sepenuhnya oleh ISC : Kegiatan ini berlangsung lancar.. : UTM keluar sebagai Juara Umum dengan 3 emas 2 perak. : Happy Sport Family Day : 5 Oktober 2013, Gelanggang permainan Kolej 17 UTM : Iqbal Nurfarid : Untuk mempererat hubungan silaturahim antara keluarga mahasiswa Indonesia dan dosen yang mengajar di UTM. : Sumber Dana : RM 350.60(dari kas PPI) Pengeluaran : RM 350.60 : Kegiatan ini berlangsung lancar dengan melibatkan 250-an orang mahasiswa dan sebagian kecil dosen Indonesia di UTM. : -


7. Nama Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan Dana

Evaluasi Kegiatan

Keterangan




: Penyambutan Mahasiswa Baru Semester 1 Sesi 2013/2014 : 2 September - 8 September 2013, ISC UTM : Mohammad Sobree : Menyambut dan membantu awal kedatangan mahasiswa baru asal Indonesia. : Sumber Dana : KBRI, KJRI, dan ISC Pengeluaran : Belum bisa dinominalkan karena baru saja berlangsung dan akan dibuat laporannya. : Jika perlu, PPI menyediakan kendaraan penjemputan dari bandara atau pelabuhan, dan kendaraan operasional lebih besar untuk di dalam kampus. : Periode ini melayani sekitar puluhan mahasiswa, tetapi dengan tim penyambutan yang sedikit karena sebagian besar pengurus belum kembali dari libur. : Halal Bihalal Keluarga Besar PPI-UTM : 23 September 2013, Dewan kolej tun razak, KTR UTM : Andi Parianti : Silaturahmi setelah Puasa dan Lebaran, welcoming bagi mahasiswa baru dan membangkitkan semangat belajar setelah libur semester. : Sumber Dana : Kas PPI RM 1400 Pengeluaran : RM 1400 : Kegiatan sudah lumayan baik, tapi perlu konsep acara yang lebih baik lagi. : Dihadiri hampir 150 orang mahasiswa lama dan baru, dan 5 orang dosen. : Pertandingan Persahabatan dengan TKI : 7 April 2013, Lapangan KDSE : Iqbal Nurfarid


Tujuan Kegiatan

Evaluasi Kegiatan Keterangan 10. Nama Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan

Dana

Evaluasi Kegiatan Keterangan 11. Nama Kegiatan Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan

: 1. Menjalin hubungan silatuhrahim dengan mahasiswa UTM dan TKI 2. Ajang pertandingan olahraga antar mahasiswa UTM dan TKI : Kegiatan ini baik untuk menjalin komunikasi dengan TKI. : Mempertandingan football : INDONESIAN FESTIVAL : 24-26 April 2013, UTM : Muhammad Sayid Sabiq : 1. Mempromosikan Indonesia sebagai negeri yang kaya akan seni dan budaya. 2. Ajang silaturahmi PPI UTM seluruh Malaysia, mahasiswa-mahasiswa internasional UTM dan juga beberapa mahasiswa universitas dari Indonesia 3. sebagai media untuk mengembangkan kreatifitas dan apresiasi dari mahasiswa Indonesia di UTM : Sumber Dana : 1. RM 1,000 (KJRI JB) 2. RM 1,000 (Kemenham) 3. RM 5,392 (ISC UTM) 4. RM 1,500 (Semen Padang) 5. RM 1,000 (Holcim) Pengeluaran : RM 14,132 (Total Pengeluaran)Defisit :RM 4,240 : Kegiatan ini berlangsung lancar : : BATIK CAMP : 18-20 Oktober 2013, UTM : Muhammad Sobree : 1. Menjalin hubungan silaturrahim mahasiswa Indonesia di UTM 2. Menyambut mahasiswa baru asal Indonesia yang berada di UTM


Dana

Evaluasi Kegiatan Keterangan 12. Nama Kegiatan University Waktu & Tempat Koordinator Tujuan Kegiatan


3. sebagai ajang pelatihan leadership skill untuk mahasiswa baru : Sumber Dana : 1. RM 1,000 (KBRI) 2. RM 300 (KJRI JB) 3. RM 1,500 (ISC UTM) 4. RM 1,000 (Donatur) Pengeluaran : RM 4,400 : Kegiatan ini berlangsung lancar. : : 1(one) world Culture International at Nilai : 25 Oktober - 26 Oktober 2013, NILAI UNIVERSITY : Era Triana : 1. Menjalin hubungan silaturahim dengan mahasiswa international di seluruh university di malaysia. 2. Perkenalan seni dan budaya Indonesia ke mahasiswa internasional. 3. Meningkatkan rasa cinta terhadap seni dan budaya Indonesia. 4. Mewakili UTM untuk perlombaan tarian budaya International (tarian Indonesia) dan nyanyian nusantara : Ditanggung sepenuhnya oleh ISC : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai. : PPI-UTM memperoleh Juara 1 (the winner of one world culture dance)

Evaluasi Umum Kegiatan Bidang V Bidang 5 merupakan bidang yang juga banyak melakukan kegiatan, setelah Bidang 1. Ketiga fokus Bidang 3, yaitu pengembangan kegiatan seni budaya, olahraga dan kekeluargaan bisa berjalan seimbang. Karena PPIUTM adalah salah satu organisasi yang mampu memberikan kegiatan tersbesar yang selalu dilaksanakan sebagai agenda tahunan yaitu Indonesian Festival (INFEST). Acara tahunan seperti ini adalah sebuah Laporan Pertanggung Jawaban Persatuan Pelajar Indonesia UTM 2012-2013|34

prestasi yang sangat diapresiasikan oleh pihak UTM. Sehingga menjadi sorotan dan contohan bagi seluruh organisasi internasional di UTM. Prestasi membanggakan lain adalah semakin establishnya keberadaan Sanggar PPI-UTM. Dengan latihan yang rutin dengan anggota yang lebih banyak, maka koleksi tariannya semakin variatif dan mulai mendapatkan banyak undangan untuk tampil pada berbagai acara. Sehingga ini dapat membuat Sanggar menjadi lebih mampu mandiri untuk melengkapi kebutuhan perlengkapan dan operasionalnya. Prestasi membanggakan yang sudah diraih oleh Sanggar PPI-UTM adalah juara 2 menyanyi nusantara pada World Cultural Festival: Dance Competition 2012 di Nilai Universiti pada 21 Oktober 2012. Dan juara 1 untuk Tradisional Dance pada World Cultural Festival: Dance Competition 2013 di Nilai Universiti pada 26 Oktober 2013. Kemudian menjadi Juara 2 pada International Cultural Festival (ICF) UTM 2013. Selain itu di acara yang sama, PPI-UTM juga akan berpartisipasi dalam kategori Vocal Nusantara Competition untuk Putra dan Putri. Disamping hal-hal yang sudah dilakukan diatas penguatan rasa kekeluargaan di keluarga besar PPI-UTM juga dilakukan, termasuk dengan dosen-dosen asal Indonesia di UTM yang mencapai 50-an orang. Dengan adanya kegiatan Ramah Tamah dengan Dosen-Dosen, Family Day, Halal Bihalal dan Penyambutan Mahasiswa Baru, memberi sebuah gambaran bahwa entitas ini memiliki keinginan untuk selalu bersinergi satu sama lain sebagai sesame anak bangsa yang berada di luar negeri. Namun demikian apa yang sudah dilakukan tentu masih bisa diharapkan lebih ditingkatkan dikemudian hari. Terutama pada kualitas acara yang dilakukan, mulai dari tingakat kematangan konsep acara, kesiapan fasilitator acara, sosialisasi dan keterlibatan anggota dalam kegiatan tersebut. Kegiatan-Kegiatan Partisipatoris 1. World Cultural Festival 2012 di Nilai Universiti, Best Performance for Traditional Dance 2. World Cultural Festival 2013 di Nilai Universiti, Best Performance for Traditional Dance 3. Sholat Idul Adha 1434H 4. Peringatan Kemerdekaan 17 Agustus 2013 di KJRI Johor Bahru 5. Sholat Idul Fitri 1434H di KJRI Johor Bahru


EVALUASI UMUM E.

EVALUASI UMUM

1. Tidak terkontrolnya dengan baik administrasi sesuai manajemen organisasi, seperti: tidak terekamnya (tercatat) oleh bendahara bantuan keuangan dari luar ISC UTM seperti bantuan dari KJRI, KBRI, dan lain-lain. Panitia Pelaksana tidak memberikan laporan keuangan ke Bendahara umum maupun wakil bendahara untuk dibukukan secara administratif (setelah diperiksa pembukuan bendahara). 2. Tidak dilaporkannya ke Bendahara oleh panitia POSPIM ke UM tentang pemasukan sumber dana kegiatan tersebut yang berasal dari ISC maupun sumbangan peserta. 3. Tidak tertibnya administrasi kesekretariatan seperti penerbitan Surat Keputusan (SK) kepanitiaan. 4. Terlalu banyaknya program kerja Pengurus sehingga mengakibatkan banyaknya program kerja yang terbengkalai dan mengakibatkan defisit Kas. Program yang tidak terlaksana seperti Program FGD yang tidak berlanjut, Program bahasa yang tidak dilaksanakan sama sekali, program pembelajaran dan pemgembangan website & IT, International Conference (TESIC 2013) yang telah diundurkan pelaksanaannya pada tanggal 20 – 21 November 2013, dan lain-lain. 5. DikarenakanKetua Umum telah selesai masa studi di UTM dan tidak memungkinkan untuk berada di UTM mulai akhir bulan mei 2013, terjadi ketidakstabilan di kepengurusan PPI UTM. Akan tetapi ketua I dan Ketua II bekerja sama bahu membahu bersama pengurus inti lainnya untuk tetap solid menyelesaikan amanah kepengurusan ini. 6. Banyaknya ketidakaktifan pengurus PPI dikarenakan telah selesai masa belajar ditengah kepengurusan.


SARAN F.

SARAN-SARAN

Dari sekelumit catatan kelebihan dan kelemahan kepengurusan kami pada periode tahun 2012 – 2013, maka perlu menjadi bahan penyempurnaan untuk pengurus PPI UTM selanjutnya. 1. 2. 3.

4.

5.

6.

Pengurus inti seharusnya memperhatikan dan mengontrol tertib administrasi organisasi. Panitia program kerja wajib melaporkan pelaksanaan setiap kegiatan. Pengurus inti yang baru seharusnya menerbitkan Surat Keputusan (SK) panitia pelaksana kegiatan agar melekat dengan tanggung jawab. Pengurus baru sebaiknya senantiasa menjaga nama baik organisasi dan personal dengan tidak menyalahgunakan amanah organisasi. Pengurus baru sebaiknya tidak membuat program kerja yang terlalu banyak agar tidak menghambat tujuan utama untuk menuntut ilmu. Program INFEST dan International Conference perlu dipertahankan, karena dapat mewarnai nilai-nilai budaya dan nilai akademik. Meskipun kita semua sedang melaksanakan MA hari ini, maka untuk program kerja Technology, Education, and Science International Conference (TESIC 2013) akan tetap menjadi tanggung jawab pengurus PPI periode tahun 2012 – 2013 disebabkan pelaksanaannya telah diundur pada tanggal 20 – 21 November 2013. Pengunduran jadwal ini disebabkan oleh berbagai hal dalam persiapan TESIC. Hal ini sudah dilaporkan ke SC dan OC pada waktu rapat bersama di rumah kediaman Sekretaris Umum Jalan Pakis 5 Taman Sri Pulai pada tanggal 20 September 2013, dan pihak SC & OC meminta pengurus periode saat ini yang bertanggung jawab. Oleh karena itu, panitia TESIC


7.

8.

2013 tetap melaporkan hasil kerjanya ke pengurus PPI Periode 2012 – 2013. Direkomendasikan agar dalam memilih pemimpin yang menakodai PPI UTM periode ke depan adalah orang-orang yang memiliki integritas yang tinggi, tanggung jawab secara konsisten dan berkelanjutan, perlu diperhatikan waktu berakhir masa kuliahnya para calon, mereka harus siap secara mental dan moral untuk menyelesaikan kepemimpinannya, berani mengatakan yang benar itu benar dengan jujur. Oleh karena itu, diharapkan dapat dirumuskan aturan main yang benar dan tepat. Masa kerja pengurus di bawah Ketua hanya 1 semester saja dikarenakan terjadi banyak perubahan kondisi terkait personal pengurus (wisuda, tidak aktif, dll) di semester berikutnya sehingga keaktifan pengurus diharapkan dapat terus terjaga.


LAPORAN KEUANGAN G.

LAPORAN KEUANGAN

Banyak kendala yang dihadapi selama ini diantaranya, kurangnya pemasukan kas PPI, kurangnya biaya yang disetujui oleh ISC dibandingkan dengan dana yang harus dikeluarkan PPI untuk setiap acara, menyebabkan keuangan PPI mengalami devisit. Selanjutnya, kami juga mengalami kesulitan dalam pembukuan sumber dana yang masuk ke PPI disebabkan karena tidak adanya laporan yang jelas dan terperinci dari panitia pelaksana masingmasing program kerja PPI seperti sumber dana dari KJRI dan KBRI.Kendala tersebut menjadi referensi yang berharga bagi pengurus untuk membangun komunikasi kerja sama yang baik. Berdasarkan kondisi tersebut disarankan untuk kepengurusan PPI UTM ke depan, agar setiap pelaksanaan program kerja sebaiknya menyampaikan laporan kepada bendahara secara terperinci dan terbuka agar mudah dibukukan dan dipertanggung jawabkan. Lebih lanjut, Ketua Umum, pengurus inti dan panitia harus meningkatkan kerjasama pelaporan keuangan utamanya sumber dana yang masuk dari KBRI, KJRI, ISC, dll.


Laporan Keuangan PPI UTM Periode 2012-2013 Tanggal

Pemasukan

10/7/2012

Pemasukan Dana Awal dari Kepengurusan 20112012 oleh Zulfatman

Jumlah

Pengeluaran

(RM)

3/11/2012 3/11/2012 4/11/2012

Sisa Pemakaian uang MA 2012 dari Lili Penerimaan Uang Kas Anggota Penerimaan Kas Pengajian dari Faisal

5/11/2012

20/11/2012

21/11/2012

Sisa Uang Ta’lim dariFaisal

Pengembalian Uang FGD

Pengeluaran untuk Perpanjang Domain PPI oleh Rino

150.70

1,481

1,000 Uang Pengajian PPI-UTM oleh Faisal Focus Group Discussion (FGD) oleh Jannah

500

Keperluan ICDF oleh Ibram

800

Workshop Publish Journal and Endnote oleh Bernadeth

630

500

280

115

12/12/2012 13/12/2012

1,507

50

28/12/2012 3/12/2012

Keperluan Rapat Kerja (RAKER) oleh Jannah

1,321

22/11/2012 24/11/2012

800

200

21/11/2012

Penerimaan Uang Kas Anggota

Pengeluaran untuk Farewell Convocation ke-49 (Kepanitiaan dibawah Kepengurusan 2011-2012) oleh Ibram 42

19/11/2012 Bantuan Kas PPI2011/2012 dari Zulfatman Pengembalian Uang Farewell Convocation ke 49 dari ISC

(RM)

800

5/11/2012 Penerimaan Uang Kas Anggota

Jumlah

300


dari ISC 15/12/2012

Akomodasi ustadz acara Pengajian oleh Muzakkir

180

16/12/2012

Jenguk fadhil

61

Pengajian Bulanan oleh Faisal

300

7/1/2012

Sisa Uang FGD dari Sari

64.90

10/1/2012 Tanggal

Pemasukan

Jumlah

Pengeluaran

(RM) 13/1/2013

12/1/2013 15/1/2013

(RM) Silaturahmi ke Zulfatman Pengeluaran untuk Cendramata UNAIR oleh Naja

9/1/2013 Penerimaan Uang Kas Anggota Pengembalian Uang dari ISC

16/2/2013

22/2/2013

Pengembalian Uang dari SPS untuk kegiatan Workshop

12/3/2013 20/3/2013 27/3/2013 4/4/2013

23/4/2013

79.90

500 500

1,000 Dikembalikan ke Panitia INFEST

8/3/2013

75.50

25

Pengeluaran untuk kegiatan Workshop oleh Nisa Penerimaan uang dari KJRI untuk Acara INFEST

Jumlah

1,000

1,477.02 Pengeluaran untuk kegiatan Gotong Royong oleh Naja Keperluan dan Deposit DSI untuk acara INFEST oleh Fernando Transportasi ke KJRI oleh Arda Pengeluaran konsumsi untuk acara INFEST oleh Sabiq Pengeluaran untuk kegiatan Study Tour ke NUS Pengeluaran untuk Dana Awal acara International Conference oleh Hasbullah Pengeluaran untuk kolaborasi Program Kerja PPI Malaysia di KL

400 250 50 1,000 336

200 140


oleh Hasbullah Pengeluaran untuk Keperluan INFEST oleh Hamsina untuk tamu VIP Pengeluaran untuk kegiatan Farewell oleh Arief Transportasi ke KJRI oleh Hamsina (2 mobil) untuk silaturahmi ketua BPK RI Pengeluaran untuk silaturahmi ke Jannah dan Rino

24/4/2013 6/5/2013

15/5/2013

20/5/2013

Tanggal

Pemasukan

Jumlah

Pengeluaran

(RM)

10/6/2013 16/6/2013 14/6/2013

Penerimaan Uang Kas Anggota Pengembalian Uang Study Tour ke NUS dari ISC

8/7/2013

23/8/2013 5/9/2013 7/9/2013 10/9/2013 20/9/2013 21/9/2013

200 Jumlah

25 25

336 Pengeluaran untuk sertifikat FGD oleh Tasya

60

Buka Puasa Bersama oleh Hasbullah

250

999

20/8/2013 Penerimaan Uang Buka Puasa Bersama dari ISC Penerimaan Uang INFEST dari ISC

50

205

18/6/2013 Penerimaan Uang Farewell Convocation ke 50 dari ISC

1,000

(RM) Transportasi ke KJRI oleh Hamsina untuk Perpisahan Pak Jonas Transportasi ke KJRI oleh Hamsina untuk Pelantikan PKLN

27/5/2013

75

1,000 5,392 Pengeluaran untuk konsumsi rapat panitia TESIC oleh Hamsina Pengeluaran untuk International Conference oleh Widya Astuti Pengeluaran acara Halal bi Halal oleh Andi Erna Pengeluaran acara Halal bi Halal oleh Andi Parianti

50 300 1,000 400


30/9/2013 1/10/2013 5/10/2013 10/10/2013

6/10/2013 23/10/2013

Pemasukan Uang dari KBRI untuk Batik Camp Pemasukan Uang dari KJRI untuk Batik Camp

Pemasukan uang Kas dari ISC untuk acara ICDF Penerimaan Uang dari Bidang 4 dari Naja

Pemasukan

350.60

Dikembalikan ke Panitia Batik Camp oleh Sobree

1,300

Pengeluaran Farewell oleh Andi

1,000

600.50 500

Jumlah

Pengeluaran

26/10/2013

26/10/2013

28/10/2013

31/10/2013

2/11/2013

Jumlah (RM)

Pengeluaran untuk mengjenguk ibu Husna di RS Sultan Aminah Pengeluaran untuk Penyewaan Transportasi dalam Rangka silaturahmi antara Panitia International Conference dan KBRI oleh Hasbullah Pengeluaran untuk Rapat Panitia Tesic Membahas International Conference 2013 Pengeluaran Persiapan MA pada tanggal 2 November 2013. Pemasukan Kas Anggota

4,406

300

(RM)

2/11/2013

50

1,000

27/10/2013 Tanggal

Pengeluaran konsumsi rapat pengurus PPI oleh Hamsina Pengeluaran untuk acara INFEST oleh Andika Pengeluaran acara Family Day oleh Iqbal Nurfarid

39.70

300

60 1000

100 Pengeluaran untuk Konsumsi Batik Camp oleh Sobree Pembubaran Pengurus PPI UTM Periode Tahun 2012 – 2013 sekaligus rekreasi bersama seluruh anggota; pada tanggal 9 November 2013.

570

1000


Piutang Acara Batik Camp di ISC yang memakai uang Kas PPI

2/11/2013 2/11/2013

Piutang Acara MA di ISC Piutang Acara Farewell Convocation ke-51 Piutang Halal Bi Halal di ISC Pemasukan Uang Kas Anggota dan Sumbangan Sukarela (Terlampir)

2/11/2013 2/11/2013

Total Pengeluaran :

570 1,500 1,700 1,500

21,258.42

Total Pengeluaran :

19,871.40

Saldo****

1,387.02

**** Saldo Akhir (RM 1,387.02) Akan Diserahkan Ke Pengurus Baru. Untuk menutupi Piutang di ISC, Pengurus PPI menggunakan pemasukan dari Iuran wajib anggota dan sumbangan sukarela anggota PPI yang telah berpartisipasi dalam kegiatan Panitia Pemutahiran Data Pemilu 2013-2014 di wilayah kerja Konsulat Jenderal RI Johor. Adapun pemasukan dari iyuran dan sumbangan sukarela tersebut sebagaimana terlampir lengkap dengan tanda tangan penyumbang. Kemudian sisa dana dari Kas Iuran wajib anggota dan sumbangan sukarela anggota akan diberikan kepada Panitia International Conference (TESIC 2013), mengingat panitia ini membutuhkan dana operasional selama persiapan. Adapun anggaran yang belum keluar / cair dari ISC yaitu Halal Bi Halal, Batic Camp, Farewell Party (Graduan Party)/Convo 51, dan Musyawarah Anggota (MA). DAFTAR PETUGAS PPLN JOHOR BAHRU MALAYSIA SEBAGAI PENYUMBANG DANA DAN IURAN PPI UTM SEBANYAKRM 100 No 1 2 3

Nama Syahruddin Rino Ferdian Hasbullah Said

Bulan 1 (RM) 100 100 100

Bulan 2 (RM) 100 100 100

Total

Tanda Tangan

200 200 200

√ √ √


4

Dimas Pradasumitra

100

100 Jumlah Total

200

√ 800

Terbilang: Delapan Ratus Ringgit DAFTAR PETUGAS PANTARLIH LUAR NEGERI JOHOR BAHRU MALAYSIA SEBAGAI PENYUMBANG DANA DAN IURAN PPI UTMSEBANYAK RM 100 No

Nama

Bulan 1 (RM)

Bulan 2 (RM)

Total

Tanda Tangan

1

Andi Ernawati

25

50

75

√

2

Hamsina Rais

25

50

75

√

3

Syamsi Aini

50

50

100

√

4

H. Rosfiah Arsal

50

50

100

√

5

Wydia Hastuti Afris

50

50

100

√

6

Salmiyati

25

50

75

√

7

Andi Parianti

50

50

100

√

8

Bernadeth Tongli

50

50

100

√

9

Sherly Towolioe

25

50

75

√

10

Husna Syadli

50

50

100

√

11

Teuku Iqbal Faridiansyah

50

50

100

√

12

Muhammad Arifin Salim

50

50

100

√

13

Andi Muhammad Yauri

50

50

100

√

14

Andriani Amin

50

50

100

√

15

Alham Syahruna

50

50

100

√

16

Erwin Akib

50

50

100

√

17

Harisa Weni

50

50

100

√

18

Hendrikus Kadang

25

50

75

√

19

Zaifuddin

50

50

100

√

20

Masykur Amin

50

50

100

√

21

Husain Dikun

50

50

100

√


22

Muhammad Abdy

50

50

100

√

23

Muhajir

50

50

100

√

24

Muhammad Natsir Ede

25

50

75

√

25

Siti Dahlia Said

50

50

100

√

26

Andi Adijah

50

50

100

√

27

Ahmad Haya

50

50

100

√

28

Umar Kalmar Nizar

50

50

100

√

29

Usman Baharuddin

50

50

100

√

30

Andi Erham

50

50

100

√

31

Andi Anto Patak

50

50

100

√

32

Andi Firmansyah

50

50

100

√

33

Arti Manikam

50

50

100

√

34

Syaripuddin Arif

50

50

100

√

35

Iqbal Nurfaid

50

50

100

√

Jumlah Total

3.350

Terbilang: Seribu Delapan Ratus Lima Puluh Ringgit Total Sumbangan

RM

4.150

Terbilang: Dua Ribu Enam Ratus Lima Puluh Ringgit


PENUTUP H.

PENUTUP

Demikian kata laporan pertanggungjawaban ini kami sampaikan. Semoga ikhtiar yang sudah kami lakukan untuk memajukan PPI-UTM mendapatkan keridho’an dari Allah Swt dan memberi manfaat bagi keluarga besar PPIUTM. Atas perhatian, dorongan moral, bantuan material,serta do’a dari kita semua kami mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya. Wassalam Skudai, 31 Oktober 2013 Sekretaris

Bendahara

Rino Ferdian

Hamsina Rais

Ketua

Ketua II

Hasbullah Said

Fernando Gustio Rhodes



Bersatu * Berprestasi * Menginspirasi


LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN Persatuan Pelajar Indonesia

Recommend Documents