MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEFINITIVO---3103

Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave El Colegio de Veracruz

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Xalapa-Enríquez, Veracruz abril de 2004

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Página 2 de 89

El Colegio de Veracruz ÍNDICE

Presentación .............................................................................4 Estructura Orgánica ..................................................................6 Simbología ................................................................................7 Descripción de Procedimientos...............................................10 Subdirección Académica ...................................................11 Departamento de Servicios Escolares ................................ 11 Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.............11 Elaboración de boletas de calificaciones ............................16 Control de asistencia del profesorado................................20

Departamento de Docencia .............................................. 23 Contratación de personal académico. ................................23 Evaluación académica......................................................28

Subdirección de Investigación..........................................31 Reunión de Consejo Técnico ............................................31 Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades. ..................34

Departamento de Biblioteca ............................................. 39 Adquisición, control y préstamo de libros...........................39

Subdirección de Vinculación .............................................43 Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico................................................43

Subdirección de Planeación ..............................................47 Departamento de Programación y Evaluación .................... 47 Elaboración y avance del Programa Operativo Anual .............................................................................47

Departamento de Cómputo .............................................. 52 Asignación de direcciones de red ......................................52 Solicitud de soporte técnico..............................................55 Elaboró: Dirección General

Subdirección de Planeación

Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización

El Colegio de Veracruz


Subdirección de Administración .......................................58 Departamento de Recursos Financieros y Humanos............ 58 Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto....................................................................58 Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos. ......................................................................61 Elaboración de la nómina .................................................64

Departamento de Recursos Materiales y de Servicios.......... 67 Solicitud y control de bienes de consumo ..........................67 Adquisición de bienes muebles y de consumo. ...................71 Control y actualización de resguardos de mobiliario y equipo. ........................................................................75

Departamento de Contabilidad ......................................... 78 Registro Contable de las Operaciones Financieras y Elaboración de los Estados Financieros..............................78 Elaboración de conciliaciones bancarias.............................83

Directorio ................................................................................86 Firmas de Autorización ...........................................................88 Créditos...................................................................................89

Elaboró: Dirección General


Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



PRESENTACIÓN El Colegio de Veracruz, como toda entidad pública, requiere contar con una estructura de organización adecuada y realizar sus operaciones apegadas a la normatividad vigente, con la finalidad de cumplir con sus objetivos y metas propuestas. Para ello es necesario tener dentro de los documentos normativos que rigen las actividades internas de la Institución, los manuales administrativos respectivos, los cuales tienen como propósito fundamental el apoyar el funcionamiento institucional, coadyuvando a la correcta ejecución de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el desempeño del trabajo. Es por eso que se desarrolló para este fin el documento denominado “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS”, siendo de suma importancia para El Colegio de Veracruz en virtud que propiciará la optimización de las tareas de la administración pública en general, teniendo como propósitos específicos los siguientes: ¾ Presentar ordenada y detalladamente las operaciones que se realizan en cada área y los puestos que intervienen en ellas. ¾ Puntualizar las responsabilidades operativas en la ejecución, control y evaluación de las actividades. ¾ Establecer normas, métodos y técnicas formales de trabajo. ¾ Contar con un soporte documental que permita el análisis y la detección de duplicidades y omisiones, y que constituya la base para la implementación de acciones modernizadoras y de simplificación.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



La integración de este documento, parte de los cuestionarios aplicados durante el proceso de elaboración del Proyecto de Manual de Organización y de la recopilación de información adicional directamente con las áreas involucradas a través de entrevistas y observaciones; los diagramas y descripciones de procedimientos resultantes fueron validados por el personal responsable de efectuarlos. Es importante destacar que para la elaboración tanto de este manual como el de organización, se contó con la ayuda incondicional de la Dirección General de Desarrollo Administrativo, adscrita a la Contraloría General. El documento se conforma de ocho apartados: Presentación, Estructura Orgánica, Simbología, Descripción de Procedimientos, Diagramas de Flujo, Directorio, Firmas de Autorización y Créditos. Cabe señalar que para cumplir adecuadamente los propósitos del presente manual, tomando en cuenta que la administración es por naturaleza dinámica, es conveniente revisar periódicamente las actividades que requiere la operación institucional para adecuarlas a los nuevos enfoques administrativos y la modernización tecnológica y, en consecuencia, llevar a cabo las actualizaciones necesarias en el presente manual.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



ESTRUCTURA ORGÁNICA

Junta de Gobierno

Director General

Área de Apoyo del C. Director General

Subdirector Académico

Jefe del Departamento de Servicios Escolares

Subdirector de Investigación

Jefe del Departamento de Biblioteca

Subdirector de Vinculación

Jefe del Departamento de Publicaciones y Difusión

Jefe del Departamento de Docencia

Subdirector de Planeación

Subdirector de Administración

Jefe del Departamento de Programación y Evaluación

Jefe del Departamento de Recursos Financieros y Humanos

Jefe del Departamento de Cómputo

Jefe del Departamento de Recursos Materiales y de Servicios

Jefe del Departamento de Registro y Certificaciones



Jefe del Departamento de Contabilidad

Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



SIMBOLOGÍA



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz Terminal

Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo "Documento" y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A = Alfabético N = Numérico C = Cronológico

Archivo Provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz Conector de página

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Preparación Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito.

Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.

Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento

Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA Departamento de Servicios Escolares

PROCEDIMIENTO Nombre:

Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.

Objetivo:

Integrar y controlar la base de datos de los aspirantes a ingresar a El Colegio.

Frecuencia: Anual. NORMAS ¾ La convocatoria de aspirantes a nuevo ingreso se publicará en los medios de comunicación impresos y se subirá a la página de internet de El Colegio. ¾ El Colegio integrará un Comité de Evaluación con personal académico y de la plantilla de investigadores, de preferencia con grado de Doctor, el cual evaluará a los aspirantes a nuevo ingreso, debiendo emitir fallo en el tiempo establecido el cual será inapelable. ¾ La Subdirección Académica verificará que la documentación presentada por los aspirantes a ingresar a El Colegio cumpla invariablemente los requisitos establecidos en la convocatoria. ¾ La Subdirección Académica remitirá al Comité de Evaluación los expedientes y fichas técnicas de los aspirantes, dentro de los siguientes cinco días hábiles posteriores a la conclusión del periodo de entrega de solicitudes. ¾ La Subdirección Académica, una vez entrevistados los aspirantes por el Comité de Evaluación, notificará los resultados a los aspirantes admitidos y aspirantes rechazados.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Servicios Escolares.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Elabora en un tanto, el proyecto de convocatoria a nuevo ingreso y la presenta a la autorización del Director General. Pasa el tiempo.

2

2A

2A.1

Recibe del Director General el Proyecto de Convocatoria de Nuevo Ingreso y revisa si indicó modificaciones a la misma. ¿Indica modificaciones? En caso de haber indicado modificaciones: Elabora el Proyecto de convocatoria para entrega de solicitudes a nuevo ingreso en un tanto y desecha el documento incorrecto. Presenta al Director General el Proyecto de Convocatoria a nuevo ingreso para la autorización respectiva. Pasa el tiempo. Continúa la actividad número 3.

3

En caso de no haber modificaciones: Elabora a original y dos copias el oficio dirigido a la Coordinación General de Comunicación Social para la publicación de la convocatoria y recaba en éste la firma del Director General.

4

Envía a la Coordinación General de Comunicación Social la convocatoria original para su publicación a través del oficio original y distribuye la primera copia al Director General, la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo.

5

5A

Una vez publicada la convocatoria e iniciado el periodo establecido para la recepción de solicitudes, recibe de los aspirantes la documentación curricular solicitada y verifica que este correcta y completa. ¿Esta correcta y completa? En caso de no estar correcta y completa: Devuelve al aspirante la documentación curricular. Fin.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz ÁREA

ACT. 6 7

DESCRIPCIÓN En caso de estar correcta y completa: Elabora la ficha técnica en original con los datos del aspirante. Turna ficha técnica y documentación curricular al Comité de Evaluación para su valoración y selección, realizándolo a través de entrevistas, exámenes y ensayos, así como considerando los antecedentes escolares de los aspirantes. Pasa el tiempo.

8

Recibe del Comité de Evaluación las fichas técnicas de los aspirantes y la documentación curricular de cada aspirante y los archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo.

9

Una vez realizada la valoración de los aspirantes a nuevo ingreso por parte del Comité de Evaluación, recibe del propio Comité la relación de los aceptados y rechazados.

9A

¿Aprueba la evaluación? En caso de no aprobar la evaluación: Notifica al aspirante su descalificación en el proceso de evaluación, elaborando oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante anexando la documentación curricular, la cual toma del archivo cronológico temporal, la primera copia al Director General y la segunda copia al Subdirector Académico. Fin.

10

En caso de aprobar la evaluación: Notifica al aspirante su aprobación y derecho a inscribirse a El Colegio, a través de oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante, la primera copia al Director General y la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo.

11

Realiza la inscripción de los alumnos a nuevo ingreso de El Colegio, tomando la documentación curricular del archivo cronológico temporal.

12

Registra en el formato Kardex los datos de los alumnos inscritos y archiva la documentación curricular de manera cronológica permanente en los expedientes de cada alumno. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable:

Departamento de Servicios Escolares.

Nombre del procedimiento:

Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.

INICIO

− Coordinación General de Comunicación Social − Director General − Subdirector Académico

Envía

Convocatoria Oficio Director General

Elabora

Recibe y verifica

Proyecto de convocatoria

O-2

Aspirantes

Documentación curricular

¿Esta correcta y completa?

Director General

Recibe y revisa

Proyecto de convocatoria

No

Devuelve

Si

1 ¿Indica modificaciones?

Si

Aspirante


Elabora y desecha FIN Proyecto convocatoria

No

Proyecto incorrecto 1

Elabora y recaba firma Director General

Presenta Director General

Oficio

O-2

Proyecto 1



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



1

Elabora

Ficha técnica


C Turna

− Aspirante − Director General − Subdirector Académico

No

¿Aprueba evaluación?

Comité de Evaluación

Notifica y entrega

Ficha técnica y Documentación curricular

Oficio O-2 documentación curricular

Si

C

C FIN

Recibe

Notifica



Oficio

Ficha técnica y Documentación curricular

O-2

C


Recibe

Realiza

Relación

Documentación curricular C Registra

Documentación curricular Kardex

C

FIN



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Elaboración de boletas de calificaciones.

Objetivo:

Registrar en un documento oficial las calificaciones de los alumnos obtenidas de las evaluaciones semestrales realizadas por los profesores de asignatura.

Frecuencia: Semestral. NORMAS ¾ Los registros de las evaluaciones se realizarán invariablemente en los formatos establecidos por la Subdirección Académica. ¾ Los profesores de asignatura entregarán las calificaciones a la Subdirección Académica a más tardar tres días hábiles posteriores a la Evaluación correspondiente. ¾ Los alumnos se sujetarán a las formas de evaluación que al inicio del semestre, instruyan los profesores de cada asignatura. ¾ Las calificaciones serán proporcionadas a los alumnos por la Subdirección Académica, a través del Departamento de Servicios Escolares.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Servicios Escolares.

ACT 1

DESCRIPCIÓN Entrega al inicio del semestre a los profesores de asignatura el formato identificado como “concentrado semestral de calificaciones” en un tanto, el cual deberá ser llenado conforme a la norma establecidas. Pasa el tiempo.

2

En el periodo de evaluaciones, recaba los formatos “concentrado semestral de calificaciones” debidamente requisitados de los profesores de asignatura en original y copia en los cuales están asentadas las calificaciones de los alumnos.

3

Revisa el correcto llenado de los formatos, atendiendo las instrucciones de llenado y las normas establecidas. ¿Está correcto?

3A

En caso de no estar correcto: Devuelve al profesor responsable el concentrado semestral de calificaciones en original y copia para su correcto llenado. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 2.

4

En caso de estar correcto: Sella de recibido la copia del concentrado semestral de calificaciones y la entrega al profesor de asignatura.

5

Obtiene del archivo cronológico permanente el kardex de cada alumno y registra las calificaciones de los alumnos de acuerdo con el concentrado semestral de calificaciones original.

6

Elabora la boleta de calificaciones por cada alumno en original y copia y recaba la firma de validación del Subdirector Académico en las boletas y el sello correspondiente de El Colegio, archiva de manera cronológica permanente con el kardex y el concentrado semestral de calificaciones y la boleta de calificaciones original y copia. Pasa el tiempo.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



ACT 7

DESCRIPCIÓN Entrega a los estudiantes en el momento que lo soliciten la boleta de calificaciones correspondiente que obtiene previamente del archivo cronológico temporal y recaba la firma en la copia de la boleta de calificaciones por parte del alumno.

8

Archiva la copia de la boleta de calificaciones de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DIAGRAMAS DE FLUJO Área responsable :



Elaboración de boletas de calificaciones. Sella de recibido y entrega

INICIO

Concentrado semestral de calificaciones O-1

Profesor de Asignatura

Entrega


Obtiene y registra


Concentrado semestral de calificaciones O-1 Kardex

1

Recaba

C

Elabora


Subdirector Académico Boleta calificaciones O-1 Concentrado semestral de calificaciones

Revisa

Boleta de calificaciones

C


¿Está correcto?

No

Entrega Boleta de calificaciones O

Devuelve Concentrado semestral de calificaciones O-1

Si


C

Archiva Copia boleta de calificaciones

1


Estudiantes

Autorizó:

C

FIN

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Control de asistencia del profesorado.

Objetivo:

Verificar que se cumpla con las horas de enseñanza-aprendizaje establecidas en el programa de estudios correspondiente, dando seguimiento al desarrollo de todas y cada una de las asignaturas, a través de un registro y control de la asistencia del cuerpo docente a sus clases.

Frecuencia: Diario. NORMAS ¾ El registro de asistencia de los profesores de asignatura se realizará en los formatos establecidos por la Subdirección de Administración. ¾ El control de asistencia se realizará en forma diaria y puntual, debiéndose

presentar

a

los

Subdirectores

Académico

y

de

Administración, un reporte mensual por las incidencias. ¾ Los profesores de asignatura se sujetarán a los lineamientos establecidos para la asistencia a las cátedras impartidas.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Subdirector de Administración.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Elabora las tarjetas de control de asistencia de los profesores de asignatura y las coloca en el reloj checador.

Profesores de asignatura.

2

Registran su asistencia cada vez que asistan a El Colegio a impartir su cátedra. Pasa el tiempo.


3

Cada mes concluido, registra las incidencias en el reporte de control de asistencia, elaborando oficio en original y tres copias.

4

Turna el reporte de control de asistencia, a través del oficio original, a la Subdirección de Administración y distribuye la primera copia al Director General, la segunda copia al Subdirector Académico y archiva la tercera copia de manera cronológica permanente en el expediente de control de asistencia. Fin de procedimiento. (Conecta con el procedimiento “elaboración de la nómina”).



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable :



Control de asistencia del profesorado.



Departamento de Servicios Escolares

INICIO

Elabora y coloca

Registra y elabora

Registran

Tarjeta de asistencia

Tarjeta de asistencia

Reporte Oficio

− Director General − Subdirector de Administración − Subdirector Académico

Turna

Oficio O-3 Control de asistencia

FIN

C

Conecta con el procedimiento “Elaboración de Nómina”



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz Departamento de Docencia


Contratación de personal académico.

Objetivo:

Contratar nuevos catedráticos en sus tres niveles o en su caso recontratarlos para futuros semestres, tomando en cuenta su profesionalidad y responsabilidad.

Frecuencia: Semestral. NORMAS ¾ La Subdirección Académica publicará una convocatoria en los medios impresos y se subirá en la página de internet para invitar a los aspirantes y elegir los que tengan mejor perfil académico. ¾ La Subdirección Académica será la responsable de evaluar la posibilidad de contratación de profesores de asignatura, cumpliendo siempre con los perfiles académicos requeridos. ¾ La contratación de profesores de asignatura se sujetará a los lineamientos establecidos en las leyes laborales, estatutos internos y el contrato individual de trabajo.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Docencia.

ACT.

DESCRIPCIÓN

1

Elabora en un tanto, el proyecto de Convocatoria para Contratación de Profesores de asignatura y la presenta a la autorización del Director General. Pasa el tiempo.

2

Recibe del Director General el Proyecto de Convocatoria de Contratación de Profesores de asignatura y revisa si indicó modificaciones a la misma. ¿Indica modificaciones?

2A

En caso de haber indicado modificaciones: Elabora el Proyecto de Convocatoria para Contratación de Profesores en un tanto y desecha el documento incorrecto.

2A.1

Presenta al Director General el Proyecto de Convocatoria para contratación de profesores para la autorización respectiva. Pasa el tiempo. Continúa la actividad número 3.

3

En caso de no haber modificaciones: Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a la Coordinación General de Comunicación Social para la publicación de la convocatoria y recaba en éste la firma del Director General.

4

Envía a la Coordinación General de Comunicación Social la convocatoria original para su publicación a través del oficio origina y distribuye la primera copia al Director General, la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo.

5



Una vez publicada la convocatoria e iniciado el procedimiento establecido para la recepción de solicitudes, recibe de los aspirantes a profesores de asignatura la documentación curricular solicitada y verifica que esta completa y correcta.

Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



ACT.

DESCRIPCIÓN

¿Esta correcta y completa? 5A

En caso de no estar correcta y completa: Devuelve al aspirante la documentación curricular. Pasa el tiempo. Fin.

6

En caso de estar correcta y completa: Realiza las entrevistas a los aspirantes a profesores de asignatura y archiva de manera cronológica temporal la documentación curricular de cada aspirante. Pasa el tiempo.

7

Elabora y turna reporte al Subdirector Académico, informando de los aspirantes que cumplen el perfil académico requerido, el cual autoriza la contratación de los profesores de asignatura una vez analizada la documentación curricular, la cual es tomada del archivo cronológico temporal.

8

Devuelve a los aspirantes no aceptados la documentación curricular, la cual es tomada del archivo cronológico temporal.

9

Notifica a los aspirantes a profesores de asignatura su aceptación a El Colegio, a través de oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante, la primera copia al Director General y la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo.

10

Elabora los contratos laborales a los profesores de asignatura, tomando la documentación curricular del archivo cronológico temporal.

11

Realiza la contratación de los profesores de asignatura, archivando conjuntamente con la documentación curricular de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Departamento de Docencia.


Contratación de personal académico.

INICIO − Coordinación General de Comunicación Social − Director General − Subdirector Académico

Envía Director General

Elabora

Oficio O-2 y convocatoria

Proyecto de Convocatoria

Recibe y verifica

Director General

Recibe



¿Indicó modificaciones?

Director General

Si

Elabora y desecha

1


No

Documentación Incorrecta

Elabora y recaba firma

1

Aspirantes

Oficio O-2

Presenta


1



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



1

¿Está completa y correcta?

No

Devuelve

Aspirantes

Documentación curricular Si

FIN

Realiza entrevista

Oficio O-2

C

Elabora y turna


Notifica


Subdirector Académico

Elabora

Reporte

Contratos Devuelve

Aspirantes



C Realiza C Contratos y Documentación curricular

C FIN



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Evaluación académica.

Objetivo:

Realizar evaluaciones a la plantilla de profesores de asignatura, incluyendo a los profesores investigadores a fin de mejorar la calidad académica de la institución.

Frecuencia: Mensual. NORMAS ¾ La evaluación a la plantilla de profesores de asignatura la realizará la Subdirección Académica. ¾ Se aplicará de manera general a los profesores de asignatura incluyendo a los profesores-investigadores. ¾ Las respuestas deberán ser con veracidad y certeza por parte de los profesores, a fin de contar con elementos de análisis para una autoevaluación.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Docencia.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Al final de cada semestre, aplica cuestionario a los catedráticos utilizando el formato elaborado para tal fin, el cual contiene preguntas relativas a la cátedra impartida, índice temático, horario asignado, entre otras cosas.

2

Registra las respuestas formuladas por los profesores, anotando tácitamente en el cuestionario, el cual es aplicado de manera individual en el Departamento de Docencia.

3

Evalúa y analiza la información asentada en los cuestionarios y determina las fallas que pudieran presentarse en la impartición de la docencia.

4

Elabora reporte global original para presentarlo al Subdirector Académico, realizando las sugerencias de mejoras que se consideren pertinentes.

5

Recibe instrucciones del Subdirector Académico, a fin de realizar actividades de mejora a la impartición de la docencia.

6

Archiva el reporte de manera cronológica permanente en el expediente de evaluaciones académicas, conjuntamente con los cuestionarios aplicados. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Departamento de Docencia.


Evaluación académica.

INICIO

Aplica

Subdirección Académica

Elabora

Profesores de Asignatura Al final del semestre

Reporte O

Cuestionarios Recibe instrucciones

Subdirección Académica

Registra

Cuestionarios Archiva

Reporte O

Evalúa y analiza

Cuestionarios



FIN

Autorizó:

Junta de Gobierno

C

Expediente Evaluaciones Académicas

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN


Reunión de Consejo Técnico.

Objetivo:

Reunir a los integrantes del Consejo Técnico a fin de tratar asuntos académicos y de investigación de El Colegio.

Frecuencia: Mensual. NORMAS ¾ El Director General convocará mediante oficio a reunión a cada uno de los integrantes del Consejo Técnico, con una anticipación de por lo menos tres días a la celebración de la misma. ¾ El Secretario del Consejo levantará el acta correspondiente con las incidencias y acuerdos que sean tomados.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Dirección General. Subdirección de investigación.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Convoca a reunión a los miembros del Consejo Técnico, solicitando al Subdirector de Investigación, quien funge como Secretario, elabore oficio de convocatoria.

2

Elabora oficio para convocar a reunión, señalando fecha, hora y orden del día y anexando al mismo los documentos de los asuntos a tratar para cada miembro del Consejo. Pasa el tiempo.

3

Una vez celebrada la reunión del Consejo Técnico, se formula el acta en un tanto con las incidencias, acuerdos y recaba las firmas correspondientes en cada hoja del acta respectiva, presentándola al Director General para su conocimiento y archiva el acta de manera cronológica permanente en el expediente de reuniones de Consejo Técnico.

4

Consulta el acta y da seguimiento a los acuerdos tomados, solicitando a los miembros del Consejo, informen de los avances de los asuntos tratados para presentarlos en la próxima reunión. Pasa el tiempo.

5

Informa al Director General y a los miembros del Consejo Técnico en la siguiente reunión del seguimiento realizado a los acuerdos. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Subdirección de Investigación.


Reunión de Consejo Técnico.

INICIO

Dirección General

Consulta y da seguimiento a asuntos Acta

Convoca y solicita

Subdirector de Investigación

C Subdirección de Investigación

Elabora Consejo Técnico

Informa Oficio O

Consejo Técnico

FIN Dirección General

Formula, recaba firmas y presenta Acta

O

C



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades.

Objetivo:

Presentar ante el Consejo Técnico los proyectos de investigación de los investigadores contratados por El Colegio, a fin de que sean autorizados para su realización; así como llevar un seguimiento de los mismos.

Frecuencia: Bimestral. NORMAS ¾ Los investigadores presentarán los proyectos de investigación para someterlos ante el Consejo Técnico para su revisión y aprobación, así como el reporte de avance bimestral para conocimiento detallando además las actividades realizadas.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Subdirección de Investigación.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Elabora en original y copia oficio de solicitud de proyectos de investigación, dirigido a los investigadores.

2

Turna oficio original a cada uno de los investigadores solicitando sus proyectos de investigación y entrega copia al Director General, estipulando fecha de recepción de los mismos. Pasa el tiempo.

3

Recibe de los investigadores los proyectos de investigación en un tanto y analiza que cumpla las líneas establecidas. ¿Cumple líneas de investigación?

3A

En caso de no cumplir : Presenta el Proyecto de Investigación al Consejo Técnico para su autorización respectiva, por caso de excepción, considerando la importancia del trabajo a desarrollar por el investigador. Continúa actividad número 4.

4

En caso de cumplir: Presenta al Consejo Técnico para su análisis y aprobación en la reunión convocada para tal fin, el cual somete a la consideración de los integrantes la aprobación del proyecto. ¿Aprueba el proyecto?

4A

En caso de no aprobar: Turna el proyecto al investigador para su corrección y posterior presentación. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 3.

5

En caso de aprobar: Notifica al investigador para que inicie el desarrollo del trabajo en base al proyecto de investigación autorizado y archiva el proyecto de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



ACT. 6

DESCRIPCIÓN Presenta bimestralmente al Consejo Técnico los reportes de seguimiento de los investigadores, elaborando el formato denominando “Reporte Bimestral” y archiva los mismos de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo.

7

Recibe de los investigadores el documento final y lo presenta al Consejo Técnico para su revisión, en el cual plasma el trabajo de investigación desarrollado, analizando los integrantes el contenido y realizando la aprobación respectiva. ¿Aprueba el Consejo Técnico la investigación?

7A

En caso de no aprobar el Consejo Técnico la investigación: Turna el trabajo de investigación al investigador para su corrección y posterior presentación. Continúa con la actividad número 8.

8

En caso de aprobar el Consejo Técnico la investigación : Envía a la Comisión Dictaminadora el documento final del trabajo de investigación desarrollado, a fin de obtener el dictamen de autorización para la publicación del libro respectivo. ¿Autoriza la Comisión Dictaminadora?

8A

En caso de no autorizar la Comisión Dictaminadora: Turna el trabajo de investigación al investigador para su corrección y posterior presentación. Pasa el tiempo. Continúa actividad número 8.

9

En caso de autorizar la Comisión Dictaminadora: Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a la editorial para la impresión y publicación del libro y recaba en este la firma del Director General.

10

Envía a la editorial el documento final del trabajo de investigación desarrollado para llevar a cabo la impresión del libro correspondiente, a través del oficio original y distribuye la primera copia al Director General y la segunda copia al Investigador. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Subdirección de Investigación.


Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades. 1

INICIO

No

¿Aprueba el proyecto?

Elabora

Turna para corrección

Oficio O-1

Si

Proyectos Investigadores

Notifica

− Investigadores − Dirección General

Turna

Investigador


Oficio O-1

C Investigadores

Presenta Bimestralmente

Recibe y analiza 2

Investigadores

2

Consejo Técnico

Reporte de seguimiento


C 1

¿Cumple líneas de investigación?

No

Presenta autorización por excepción

Si

Presenta y somete

1

Consejo Técnico


Autorización




Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz 1

¿Autoriza dictamen? Investigador

Recibe y Presenta 2

Consejo Técnico

Si

No


Investigador

Documento final

Documento final

3

¿Aprueba El Consejo Técnico investigación?

No

Elabora


Oficio O-2

Investigador

Si

Trabajo de investigación

Documento final

2 Envía 3

− Editorial − Director General − Investigador

Envía

Comisión Dictaminadora

FIN

Documento final



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz Departamento de Biblioteca


Adquisición, control y préstamo de libros.

Objetivo:

Establecer un control adecuado del material bibliográfico propiedad de El Colegio, realizando un registro de los libros adquiridos y prestados a los alumnos y público en general.

Frecuencia: Diaria. NORMAS ¾ El Departamento de Biblioteca será responsable del uso del material bibliográfico, solicitando invariablemente identificación oficial del alumno para el préstamo de los libros. ¾ El préstamo del material bibliográfico se sujetará a la disponibilidad de ejemplares. ¾ El tiempo para consulta fuera de la biblioteca será de acuerdo a la demanda que exista de los ejemplares por parte de los alumnos de El Colegio.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Biblioteca.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Realiza inventario de existencias de material bibliográfico en la biblioteca de El Colegio y clasifica los libros por temas, materias y autores en los anaqueles o libreros.

2

Analiza el inventario de existencias y detecta la inexistencia de libros a través de la demanda por parte de los estudiantes y profesores de asignatura, cuando realizan la visita a la biblioteca para consulta del material que sea de su interés y archiva el inventario de manera cronológica permanente.

3

Elabora requisición en original y una copia para enviarla al Subdirector de Administración para la adquisición de libros, recabando en esta la firma del Subdirector de Investigación.

4

Turna a la Subdirección de Administración la requisición original para su adquisición y distribuye la copia al Director General para su conocimiento. Pasa el tiempo.

5

Recibe de la Subdirección de Administración la adquisición de los libros solicitados, ya sea por el presupuesto autorizado para tal fin o por medio de donaciones de casas editoriales, por el sector público o privado o por particulares.

6

Ordena y clasifica la adquisición de los libros para consulta en los libreros respectivos. Pasa el tiempo.

7

Los usuarios de la biblioteca solicitan los libros de su interés y verifica que existan en el acervo bibliográfico. ¿Existen libros?

7A

En caso de no existir : Informa al usuario que se carece del libro solicitado. Fin.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



ACT. 8

DESCRIPCIÓN En caso de existir : Entrega el libro solicitado al usuario y elabora vale de préstamo, recaba la firma de este en el vale de préstamo y archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo.

9

Devuelve el usuario el libro solicitado, cancela el vale de préstamo, el cual toma del archivo cronológico temporal y ordena el libro en el casillero correspondiente.

10

Archiva el vale de préstamo de libro de manera cronológica permanente, el cual servirá para tener un antecedente del uso del acervo bibliográfico. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Departamento de Biblioteca.


Adquisición, control y préstamo de libros.

INICIO

Realiza y clasifica

Solicitan y verifica

Usuarios

Inventario de existencias

Libros

Analiza y Detecta inexistencia

¿Existen libros?

Inventario de existencias

Subdirección de Investigación

No

Informa Usuarios

Si

C

Elabora y recaba firma

FIN

Usuarios

Entrega libro y recaba firma

Requisición O-1

Vale de préstamo

− Subdirección de Administración − Director General

Turna

C Requisición O-1

Usuarios

Devuelve libro, cancela y ordena Vale de préstamo

Subdirección de Administración

Recibe

Libros

C

Archiva

Vale de préstamo

Ordena y clasifica

C FIN

Libros



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz SUBDIRECCIÓN DE VINCULACIÓN


Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico.

Objetivo:

Celebrar

convenios

de

intercambio

con

Instituciones

de

educación superior para vincular a El Colegio, en materia de docencia, investigación, y demás actividades afines a las líneas de la institución. Frecuencia: Esporádica. NORMAS ¾ El Director General será la persona facultada para la firma de contratos y convenios, de acuerdo con las atribuciones que le confiere el Decreto de Creación de El Colegio. ¾ La Subdirección de Vinculación verificará que las instituciones de educación superior con las cuales promueve convenios, sean de amplia solvencia académica. ¾ La Subdirección de Vinculación dará seguimiento al desarrollo de los convenios firmados con dichas instituciones.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Subdirector de Vinculación.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Realiza la vinculación con las instituciones de educación superior, a través de la investigación y consulta en los directorios de universidades de las escuelas afines a las actividades de El Colegio, las cuales podrán ser nacionales o extranjeras, efectuando la difusión de las actividades que realiza la Institución.

2

Elabora borrador de convenio para presentarlo al Director General y a la Institución con que se vincula, a fin de dar a conocer las cláusulas de derechos y obligaciones.

3

Turna al Director el borrador de convenio o contrato para su conocimiento y aprobación respectiva. Pasa el tiempo.

4

Recibe del Director General el borrador de convenio y verifica si lo aprobó. ¿Aprueba el Director General el borrador de convenio?

4A

En caso de no aprobar el Director General el borrador de convenio : Realiza las correcciones al borrador de convenio y turna nuevamente el documento corregido y desecha el documento incorrecto. Continúa con actividad número 5.

5

En caso de aprobar el Director General el borrador de convenio : Envía borrador de convenio o contrato a la institución con quien se vincula, a fin de recibir su aprobación respectiva.

6

Recibe de la institución el borrador de convenio y verifica si lo aprobó. Pasa el tiempo. ¿Aprueba la institución borrador de convenio?

6A



En caso de no aprobar la institución el borrador de convenio : Realiza las correcciones correspondientes, envía nuevamente el documento corregido y desecha el documento incorrecto. Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



ACT. 7

DESCRIPCIÓN Continúa con actividad número 7. En caso de aprobar la institución el borrador de convenio : Concerta a través de llamada telefónica fecha de firma de convenio entre El Colegio y la institución vinculada, a fin de preparar el acto protocolario, el cual se desarrollara en el lugar que hayan convenido las partes involucradas. Pasa el tiempo.

8

En pleno del acto protocolario recaba la firma del Director General y el representante de las instituciones académicas, comprometiéndose a llevar a cabo actividades para el mejoramiento recíproco y archiva de manera cronológica permanente en el expediente de convenios celebrados. Pasa el tiempo.

9

Da seguimiento al convenio a través de solicitar a las áreas de El Colegio, vía económica, las actividades desarrolladas en el ámbito de los acuerdos celebrados e informa al director General mediante tarjeta informativa del desarrollo del convenio. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Subdirección de Vinculación.

Nombre del Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambio procedimiento: académico. INICIO

Institución Educación Superior

Envía

Realiza y consulta

Instituciones de educación superior nacionales y extranjeras

Borrador convenio

1

Institución Educación Superior

Recibe Dirección General

Elabora

Borrador convenio

Borrador convenio ¿Aprueba la institución borrador?

Dirección General

Turna

Realiza, envía y desecha Si

Borrador convenio

Dirección General

No

2

Concerta

Borrador convenio

2

Recibe Dirección General

Borrador convenio

Recaba firmas ¿Aprueba el Director General borrador?

Si

Institución de Educación Superior

− Dirección General − Institución de Educación Superior

Convenio

No

Realiza, envía y desecha

C

Dirección General

Da seguimiento 1

Borrador convenio FIN

Borrador corregido


Actividades de las áreas


Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

Departamento de Programación y Evaluación PROCEDIMIENTO Nombre:

Elaboración y avance del Programa Operativo Anual.

Objetivo:

Integrar de manera calendarizada las actividades a realizar por las áreas de El Colegio, a fin de presentarlo a la Junta de Gobierno para su autorización respectiva.

Frecuencia: Anual. NORMAS ¾ El Departamento de Programación y Evaluación recabará las actividades programadas por las áreas al momento de elaborar el proyecto de presupuesto del ejercicio siguiente. ¾ La elaboración del Programa Operativo Anual se apegará a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General en materia de elaboración del Presupuesto de Egresos.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Programación y Evaluación.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Solicita a las áreas a través de oficio en original y dos copias las actividades programadas para el ejercicio siguiente, considerando los criterios emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Controlaría General, distribuyendo el oficio original al área respectiva, la primera copia al Director General y la segunda copia al Subdirector de Planeación.

2

Recibe de las diversas áreas la información programática, la analiza y concentra y verifica que las metas planteadas sean correctas y congruentes con el presupuesto programado. ¿Es congruente?

2A

En caso de no ser Congruente : Devuelve la información programática al área respectiva para su corrección correspondiente. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 2.

3

En caso de ser congruente : Elabora el Programa Operativo Anual en original con base en la información programática, determina las metas anuales y los porcentajes mensuales por cada actividad y presenta al Subdirector de Planeación para su conocimiento.

4

Turna al Director General para someterlo a la autorización de la Junta de Gobierno. Pasa el tiempo.

5

Recibe del Director General el Programa Operativo Anual verifica si fue autorizado por la Junta de Gobierno.

y

¿Autoriza la Junta de Gobierno? 5A

En caso de no haber autorizado la Junta de Gobierno : Recibe para las modificaciones correspondientes, desecha el documento incorrecto y posterior presentación. Continúa con la actividad número 6.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



ACT. 6

DESCRIPCIÓN En caso de haber autorizado la Junta de Gobierno : Turna al Subdirector de Administración para integrarlo al proyecto de Presupuesto de Egresos del año correspondiente. Pasa el tiempo.

7

Realiza en hoja de cálculo de excel, de manera mensual, el análisis de las metas programadas contra las actividades efectivamente realizadas por El Colegio.

8

Elabora el reporte de avance mensual en un tanto y presenta al Subdirector de Planeación para su conocimiento y aprobación.

9

Recibe del Subdirector de Planeación el reporte de avance mensual y verifica si lo aprobó. ¿Aprueba el reporte de avance mensual?

9A

En caso de no aprobar : Realiza correcciones del reporte de avance mensual del Programa Operativo Anual y desecha el documento incorrecto. Continúa con la actividad número 9.

10

En caso de aprobar : Turna el reporte de avance mensual al Subdirector de Administración vía económica, para anexarlo al reporte del ejercicio de presupuesto, el cual será presentado a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Departamento de Programación y Evaluación.


Elaboración y avance del Programa Operativo Anual.

INICIO

No

¿Autoriza? Modifica y desecha

Si

− Director General − Subdirector de Planeación − Áreas diversas

Solicita información

Oficio O-2

2

Recibe, analiza, concentra y verifica 1

Subdirector Administrativo

Programa Operativo Anual O

No

Devuelve

Área

Realiza

Información programática

Si

Hoja de cálculo

1 Elabora, determina y presenta



Elabora y presenta 3

− Director General − Junta de Gobierno

Turna 2

Documento Incorrecto

Turna

Información programática

¿Es congruente?



Reporte de avance

1




Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



Recibe y verifica


Reporte de avance

No

¿Aprueba?

Realiza correcciones y desecha Reporte de avance

Si

3 Reporte incorrecto Turna Subdirector Administrativo

Reporte de avance

FIN



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz Departamento de Cómputo


Asignación de direcciones de red.

Objetivo:

Verificar la asignación y detección del funcionamiento de la red inalámbrica local.

Frecuencia: Diario. NORMAS ¾ Se hará el cambio de posición del ordenador o direcciones de red, a menos que en realidad no funcionen los equipos de cómputo dentro de la Red. ¾ Se deberá solicitar al Departamento de Informática el chequeo del mal funcionamiento de los equipos de cómputo, para la reasignación de las direcciones en su debido caso. ¾ La actividad únicamente lo podrá hacer el área de informática.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Cómputo.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Recibe del área solicitante la tarjeta de notificación y el formato de soporte técnico original y le asigna turno de reparación. Pasa el tiempo.

2

Verifica el funcionamiento de la dirección de la red en el equipo. ¿Funciona la dirección?

2A

En caso de no funcionar: Reasigna la dirección de red, en el debido caso de que esta no cumpla con los estándares de operación.

2A.1

Elabora reporte en original y copia, turna a la Subdirección de Planeación el original para conocimiento, y archiva copia de manera cronológica permanente en el expediente de apoyo técnico. Fin.

3

En caso de funcionar: No se realiza cambio en la dirección de red. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Departamento de Cómputo.


Asignación de direcciones de red.

INICIO Áreas solicitantes

Recibe y asigna turno

Tarjeta de notificación O Formato

Verifica funcionamiento Direcciones de red

¿Funciona dirección de red?

No

Reasigna Direcciones de red

Si

No se realizan cambios

Elabora

Direcciones de red

FIN



Reporte

FIN

Autorizó:

Junta de Gobierno


C

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Solicitud de soporte técnico.

Objetivo:

Organizar y/o reparar los equipos o señales de red, a fin de mantenerlos en óptimas condiciones de uso.

Frecuencia: Eventual. NORMAS ¾ El solicitante deberá llenar un formato de solicitud del mismo, el cual deberá ser llenado lo más específicamente posible. ¾ Este proceso deberá llevarse a cabo cada vez que ocurra un desperfecto en su equipo de cómputo.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Cómputo.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Recibe del área solicitante de El Colegio, el reporte de reparación en un tanto, donde solicita la reparación y/o mantenimiento de su equipo de cómputo, el cual es ordenado de manera cronológica temporal para su posterior reparación. Pasa el tiempo.

2

Analiza el reporte de reparación, que obtuvo del archivo cronológico temporal y determina el tipo de reparación ya sea de software o hardware, así como si es de su competencia. ¿Es de su competencia?

2A

En caso que no sea de su competencia : Envía equipo de cómputo al proveedor, especificando el tipo de falla para su reparación y archiva el reporte de reparación en un tanto de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo.

2A.1

Recibe del proveedor el equipo de cómputo reparado para su posterior entrega al usuario. Continúa con la actividad número 4.

3

En caso que sea de su competencia : Realiza la reparación del equipo de cómputo, ya sea en el software y/o hardware, verificando el uso adecuado del mismo.

4

Entrega el equipo de cómputo al área solicitante, recaba la firma de recepción en el reporte de reparación y archiva manera cronológica permanente en el expediente de soporte técnico.

5

Elabora reporte de servicio en original y copia, informando al Subdirector de Planeación de las incidencias detectadas para su conocimiento, archiva la copia del reporte de servicio de manera cronológica permanente en el expediente de soporte técnico. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Departamento de Cómputo.


Solicitud de soporte técnico.

INICIO

¿Es de su competencia?

No

Área solicitante

Proveedor

Si

Recibe y asigna turno

Envía equipo

Repara y verifica uso

Reporte de reparación


Entrega equipo y recaba firma C

Área solicitante

C

1


Analiza

Recibe y obtiene

Proveedor

C Elabora informe


Reporte de servicio O-1

C


1 C

FIN


Reporte de servicio O-1

Autorizó:

Junta de Gobierno

C

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Departamento de Recursos Financieros y Humanos PROCEDIMIENTO Nombre:

Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto.

Objetivo:

Determinar la disponibilidad de recursos con que cuenta El Colegio a una fecha determinada, a fin de ejercer el uso racional del presupuesto autorizado por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Frecuencia: Mensual. NORMAS ¾ La determinación del ejercicio del presupuesto se realiza con base en la Balanza de Comprobación del mes. ¾ Para el ejercicio del presupuesto las áreas considerarán las políticas emitidas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Recursos Financieros y Humanos.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Recibe del Departamento de Contabilidad la balanza de comprobación del mes en un tanto, la cual contiene los movimientos y saldos de las cuentas de gasto.

2

Determina el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto en original, entre el presupuesto ejercido y comprometido por capítulo del gasto, reflejando la disponibilidad de recursos por partida y capítulo para ejercer en el mes y por el resto del ejercicio y archiva la balanza de comprobación de manera cronológica permanente.

3

Coteja del reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto la partida 1000 de servicios personales contra la nómina del mes y los honorarios erogados, la cual obtiene del archivo cronológico permanente del expediente mensual de nómina, así como los demás capítulos de gasto corriente observando las políticas para el uso del gasto emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

4

Realiza en el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto, las transferencias presupuéstales que sean necesarias, dando la suficiencia presupuestal a las partidas de gasto que se vayan a ejercer en el periodo.

5

Elabora en un tanto el Estado del Ejercicio del Presupuesto presentándolo al Subdirector de Administración para conocimiento y recaba la firma respectiva.

6

Integra al documento que contiene los Estados Financieros, para ser enviados a la Secretaría de Finanzas y Planeación.

7

Archiva el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto de manera cronológica permanente en el expediente de Estados Financieros. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Departamento de Recursos Financieros y Humanos.


Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto.

INICIO Elabora y recaba firmas

Departamento de contabilidad

Recibe


Reporte del estado del Ejercicio del presupuesto Balanza de comprobación

Integra Determina

Secretaría de Finanzas y Planeación

Estados Financieros

Reporte del estado del Ejercicio del presupuesto

Reporte del estado del Ejercicio del presupuesto

Balanza de comprobación

Archiva C Coteja

Reporte del estado del Ejercicio del presupuesto Reporte del estado del Ejercicio del presupuesto

Expediente de Estados Financieros

C FIN

Nómina

C Realiza transferencias Reporte del estado del Ejercicio del presupuesto



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos.

Objetivo:

Determinar los ingresos y egresos del ejercicio.

Frecuencia:

Trimestral. NORMAS

¾ La determinación del estado se efectúa con base en el Estado Económico de los Ingresos y Egresos del año anterior, el Estado del Ejercicio del Presupuesto mensual, la Balanza de Comprobación y el Estado de Resultados.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




ACT. 1

DESCRIPCIÓN Realiza el vaciado en el formato de reporte del Estado Económico de los Ingresos y Egresos, tomando como base los ingresos o el presupuesto ejercido en el año anterior, los cuales toma del archivo cronológico permanente del expediente de Estados Financieros.

2

Analiza los ingresos aprobados y egresos ejercidos del documento de presupuesto del año, el cual toma del archivo cronológico permanente.

3

Determina las variaciones de la Ley de ingresos o presupuesto de egresos ejercidos respecto al período anterior y actual y elabora en original el Estado Económico de los Ingresos y Egresos.

4

Turna de manera económica, el Estado Económico de los Ingresos y Egresos original, a la Subdirección de Administración para su conocimiento.

5

Envía, a través de oficio, original del Estado Económico de los Ingresos y Egresos a la Secretaría de Finanzas y Planeación y previo acuse de recibido, archiva una copia de manera cronológica permanente en el expediente de los Estados Financieros. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable:



Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos.

INICIO Subdirector de Administración

Turna Realiza

Estado Económico de Ingresos y Egresos O Reporte del Estado Económico de Ingresos y Egresos


Envía C

Estado Económico de Ingresos y Egresos O

Analiza

Oficio O

Presupuesto del año


C C

FIN

Determina y elabora Estado Económico de Ingresos y Egresos O



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Elaboración de la nómina.

Objetivo:

Determinar los sueldos mensuales del personal realizando los cálculos de impuestos y retenciones que por Ley deben ser efectuados.

Frecuencia: Mensual. NORMAS ¾ La nómina de pago se elaborará de acuerdo a los criterios establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación en la ley de Egresos del año correspondiente y a la normatividad fiscal vigente.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




ACT. 1

DESCRIPCIÓN Analiza la asistencia mensual del personal para lo cual vacía la información en un formato auxiliar de nómina, utilizando para ello las tarjetas del reloj checador, archiva de manera cronológica permanente en el expediente de tarjetas.

2

Determina, en el formato auxiliar de la nómina, los días laborados y en caso de ser necesario, realiza los descuentos por inasistencia no justificada.

3

Realiza, mediante una hoja de cálculo de excel, los cálculos fiscales para determinar el impuesto a retener o en su caso, el subsidio a otorgar.

4

Elabora el reporte de nómina y turna al Subdirector de Administración para su conocimiento.

5

Recibe, de manera telefónica, el aviso del depósito de recurso económico por parte de la Secretaría de Finanzas y Planeación y dispersa la nómina a través del sistema informático contratado con la institución bancaria.

6

Elabora los recibos de nómina y recaba la firma de los empleados y archiva de manera cronológica permanente en el expediente de nómina mensual. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización






Elaboración de la nómina.

INICIO Subdirector Administrativo

Elabora y turna Analiza

Reporte nómina Tarjeta de asistencia

Recibe y dispersa

Formato auxiliar de nómina

Sistema Institución Bancaria

C Determina los días laborados y descuentos


Elabora y recaba

Formato auxiliar de nómina

Recibos de nómina Realiza cálculos fiscales

C Hoja de cálculo



FIN

Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



Departamento de Recursos Materiales y de Servicios PROCEDIMIENTO Nombre:

Solicitud y control de bienes de consumo.

Objetivo:

Realizar la entrega a las áreas de El Colegio de los bienes de consumo para llevar a cabo sus actividades asignadas.

Frecuencia: Diaria. NORMAS ¾ El Departamento de Recursos Materiales y de Servicios será el responsable de entregar los bienes de consumo. ¾ El inventario físico de existencias de almacén se realizará de manera semestral, tal y como lo establece la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado y el Código Financiero para el Estado de Veracruz.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Recursos Materiales y de Servicios.

ACT. 1 2

DESCRIPCIÓN Recibe del área, de manera económica, la solicitud de los bienes consumibles de papelería o de cómputo. Verifica de manera física la existencia del artículo solicitado. ¿Existe artículo?

2A

En caso de no existir : Solicita vía telefónica al proveedor la mercancía, realizando de esta manera la compra directa del bien o bienes.

2A.1

Recibe del proveedor la mercancía y la factura en original y copia y elabora vale de entrada al almacén de bienes y archiva de manera cronológica permanente el vale de entrada al almacén.

2A.2

Sella de recibido la factura original y copia, devuelve al proveedor la factura original y archiva de manera cronológica permanente la copia de la misma. Continúa con la actividad número 3.

3

En caso de existir : Entrega bien o bienes al área solicitante, elabora vale de salida y recaba firma respectiva de la persona que recibe la mercancía y archiva de manera cronológica permanente el vale de salida.

4

Registra en el kardex individual de artículos la salida del almacén de la mercancía entregada. Pasa el tiempo.

5

Elabora reporte mensual de salidas de almacén, turnando mediante oficio original al Departamento de Contabilidad para la afectación contable respectiva de la cuenta de almacén, previo acuse de recibido archiva copia del mismo de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo.

6



Realiza inventario físico de existencias de artículos de consumo, cuantifica en cantidad e importe de manera individual y total la mercancía. Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



ACT. 7

DESCRIPCIÓN Elabora en original y copia, reporte de existencias o inventario físico de almacén y turna de manera económica reporte original al Subdirector de Administración para su conocimiento.

8

Archiva de manera cronológica permanente copia del reporte de existencias de almacén. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Departamento de Recursos Materiales y de Servicios.


Solicitud y control de bienes de consumo.

INICIO

Área

Departamento de Contabilidad

Elabora Manera económica

Recibe solicitud

Reporte C

Verifica existencia artículo Realiza inventario

Vía telefónica

¿Existe artículo?

No

Solicita Proveedor

Persona que recibe

Si

Recibe y elabora

Entrega y recaba firma


Área

Reporte O-1

Factura O-1

Vale de salida

1

Elabora Proveedor

Vale entrada C

C Sella y devuelve

Registra

Factura

Kardex

Archiva

Proveedor

Reporte C

O

FIN 1 C

1



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Adquisición de bienes muebles y de consumo.

Objetivo:

Realizar la adquisición de materiales y suministros que requieren las diversas áreas del Colegio para el desarrollo de sus actividades cotidianas.

Frecuencia: Anual. NORMAS ¾ La licitación de los bienes o servicios se apegarán al procedimiento estipulado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles de Veracruz. ¾ Los montos a adquirir deberán contar con partida y suficiencia presupuestal debidamente autorizada por la Secretaría de Finanzas y Planeación. ¾ Los contratos para la adquisición o prestación de servicios deberán ser firmadas por el Subdirector de Administración.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Recursos Materiales y de Servicios.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Determina los requerimientos a licitar con base al Programa Anual de Adquisiciones, que obtiene del archivo cronológico permanente.

2

Elabora el oficio de invitación y las bases de licitación, especificando el número de licitación, la descripción del bien o servicio a adquirir, así como las condiciones de entrega, presentación de propuestas y pago de las adquisiciones, de igual manera el anexo técnico donde se describen las características de los bienes o servicios.

3

Envía el oficio original de invitación acompañado de las bases de licitación y el anexo técnico a cuando menos tres proveedores, a las cámaras de comercio y a la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General y archiva copia del oficio previo acuse de recibido de manera cronológica permanente en el expediente de licitaciones. Pasa el tiempo.


4

Elabora la lista de asistencia, una vez recibidas las propuestas técnicas y económicas de los participantes, e inicia el acto de apertura de propuestas y realiza el registro de participantes.

5

Recibe de los proveedores o participantes una propuesta técnica y una propuesta económica por cada uno.

6

Realiza la apertura de propuestas técnicas y económicas, da lectura al contenido de estas, verifica y determina que cumplan con lo solicitado en las bases de licitación y el anexo técnico.

7

Elabora el acta de apertura con el registro técnico y económico de las propuestas, en la cual asienta la descalificación de los participantes que no cumplan con las especificaciones solicitadas así como con los que continúen en el proceso de licitación por cumplir con lo solicitado.

8

Obtiene la firma de los participantes en el acta de apertura de propuestas, fotocopia la misma y proporciona a los participantes un tanto de la misma acta y sus respectivos anexos.


Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz Pasa el tiempo. 9

Analiza las propuestas técnicas y económicas y elabora el dictamen, con un análisis detallado de las propuestas presentadas, indicando las propuestas solventes que mas convienen a la convocante. Pasa el tiempo.

10

Notifica, ya sea en un acto público o por medio de oficio, al participante que se ha hecho acreedor a la adjudicación del contrato del bien o servicio y archiva copia previo acuse de recibido de manera cronológica permanente en el expediente de licitación.

11

Integra en el expediente de licitación que archiva de manera cronológica permanente los documentos siguientes : ¾ Oficio de invitación en original. ¾ Antecedentes (Programa Anual de Adquisiciones) en copia. ¾ Registro de participantes en original. ¾ Propuestas técnicas en original. ¾ Propuestas económicas en original. ¾ Acta de apertura de propuestas en original con sus respectivos cuadros. ¾ Dictamen en original, incluyendo el cuadro comparativo de análisis. ¾ Oficio de notificación en original. Fin de procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.


Adquisición de bienes muebles y de consumo.

INICIO Elabora

C

Acta

Programa Anual de Adquisiciones

Determina

Requerimientos

Obtiene firma

Participantes

Acta Elabora Oficio, bases de licitación, anexo técnico − Proveedores − Contraloría General − Cámaras de comercio

Envía

Analiza y elabora

Dictamen

Oficio, bases de licitación, anexo técnico

Notifica y archiva

Elabora e inicia acto

Oficio Lista de asistencia

C Integra Recibe

Participantes

Expediente Propuestas técnicas y económicas

FIN Realiza apertura



Autorizó:

Junta de Gobierno

C

− − − − − − −

Oficio de invitación Antecedentes Registro participantes Propuestas técnicas y económicas Acta de apertura Dictamen Oficio de notificación

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Control y actualización de resguardos de mobiliario y equipo.

Objetivo:

Realizar verificación física de los bienes propiedad de El Colegio a fin de elaborar y/o actualizar los resguardos respectivos.

Frecuencia: Semestral. NORMAS ¾ Se realizara el levantamiento de inventario de mobiliario y equipo de El Colegio de manera semestral, tal y como lo señala la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado y el Código Financiero para el Estado de Veracruz. ¾ El levantamiento del inventario se realizará de acuerdo a los resguardos firmados por los responsables.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento Recursos Materiales y de servicios.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Realiza inventario físico de los bienes de mobiliario y equipo, llevando a cabo una revisión general a las áreas de El Colegio, así como al almacén general.

2

Coteja la existencia física de los bienes contra los resguardos previamente firmados por los responsables del mobiliario y equipo asignado y determina, en caso de existir, diferencias de lo físico contra los resguardos. ¿Existe diferencia?

2A

En caso de existir diferencia : Solicita al responsable del bien, informe vía económica la situación de la diferencia, pudiendo encontrarse sobrantes o faltantes de bienes.

2A.1

Elabora resguardos por los bienes sobrantes y cancela por el mobiliario y equipo enviado a otras áreas de El Colegio y archiva de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad número 3.

3

En caso de no existir diferencia : Elabora en original reporte de la existencia de los bienes, cuantificando en cantidad e importe y turna mediante oficio original al Departamento de Contabilidad para su registro en los Estados Financieros.

4

Archiva copia del oficio previo acuse de recibido de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.


Control y actualización de resguardos de mobiliario y equipo.

INICIO

Realiza inventario

Coteja estancia física

¿Existe diferencia?

Si

Responsable del bien

Solicita

No

Elabora Elabora y turna 1

Departamento de Contabilidad

Resguardos

Reporte C

1 Archiva

Oficio C FIN



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz Departamento de Contabilidad


Registro Contable de las Operaciones Financieras y Elaboración de los Estados Financieros.

Objetivo:

Presentar la posición Financiera de El Colegio a una fecha determinada.

Frecuencia: Mensual. NORMAS ¾ Los Estados Financieros se integrarán con los siguientes documentos: Balance General, Estado de Resultados, Origen y Aplicación de Recursos, Flujo de Efectivo, Balance General Consolidado, Balanza de Comprobación, Notas a los Estados Financieros y Conciliaciones Bancarias. ¾ La información contable-presupuestal se integrará con los Estados Financieros, Avance del Programa Operativo Anual y el Estado del Ejercicio del Presupuesto. ¾ El registro contable de las operaciones financieras se realizarán en las pólizas de ingresos, egresos, cheques y diario. ¾ El registro de las operaciones de los egresos se apegarán a lo estipulado en el catálogo clasificador por objeto del gasto emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación y al Código Financiero para el Estado de Veracruz. ¾ La emisión de los Estados Financieros se efectuarán dentro de los diez primeros días del mes siguiente del que se registran las operaciones. ¾ El cierre del Ejercicio Fiscal y la emisión de los Estados Financieros correspondientes se llevarán a cabo dentro del primer mes del año siguiente a su conclusión. Elaboró: Dirección General


Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Contabilidad.

ACT. 1

DESCRIPCIÓN Recibe del Departamentos de Recursos Financieros y Humanos los documentos comprobatorios originales de los ingresos y egresos efectuados en el mes que se realizan.

2

Verifica que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales y normativos que señalan la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General y asigna el número de cuenta a afectar de acuerdo al catálogo clasificador por objeto del gasto para las operaciones de egresos y al catálogo de cuentas contables para los ingresos. ¿Cumplen requisitos?

2A

En caso de no cumplir: Devuelve comprobantes originales de ingresos y egresos al Departamento de Recursos Financieros y Humanos para recabar entre los proveedores y prestadores de servicios. Pasa el tiempo.

2A.1

Recibe del Departamento de Recursos Financieros y Humanos los documentos que cumplan la normatividad y los requisitos fiscales. Continúa con la actividad número 3.


3

En caso de cumplir: Elabora póliza respectiva por las operaciones diarias que se generan en El Colegio y clasifica las pólizas por cheques, ingresos y diario.

4

Registra y captura las pólizas respectivas en el Sistema Informático de Contabilidad Integral, afectando sistemáticamente las partidas contables correspondientes y archiva de manera cronológica permanente en los expedientes correspondientes de pólizas.

5

Genera del Sistema Informático de Contabilidad Integral la balanza de comprobación, colocando en forma ordenada los saldos de las cuentas, obteniendo la sumatoria de las mismas y verifica que la información esté correcta.


Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización


El Colegio de Veracruz ¿Esta correcta? 5A

En caso de no estar correcta: Revisa los registros de las pólizas en el Sistema Informático de Contabilidad Integral y realiza las correcciones que sean necesarias. Continúa con la actividad número 6.

6

En caso de estar correcta: Elabora hoja de cálculo de excel y clasifica las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, tomando los saldos que muestra la balanza de comprobación.

7

Emite de la hoja de cálculo de Excel los Estados Financieros respectivos y recaba firmas del Director General y del Subdirector de Administración.

8

Envía, a través de oficio original, los Estados Financieros a la Secretaría de Finanzas y Planeación previo acuse de recibido, archiva de manera cronológica permanente en el expediente de Estados Financieros. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Departamento de Contabilidad.


Registro Contable de las Operaciones y Financieras y Elaboración de los Estados Financieros.

INICIO

Elabora y clasifica

Departamento de Recursos Financieros y Humanos

Recibe

1

Comprobantes de ingresos y egresos O

Registra y captura Sistema Informático de Contabilidad Integral

Verifica y asigna número de cta a afectar Comprobantes de ingresos y egresos O

¿Cumple requisitos?

Pólizas

C

Genera y verifica

Si

Archivo de pólizas de ingresos, cheques y diario

Balanza de comprobación No Departamento de Recursos Financieros y Humanos

Devuelve

¿Esta correcta?

Comprobantes de ingresos y egresos O

Revisa y realiza correcciones Sistema Informático de Contabilidad Integral

Si

2

2

Elabora y clasifica Hoja de cálculo excel

Departamento de Recursos Financieros y Humanos

Recibe

No

1 Comprobantes de ingresos y egresos O

1



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



Director General

Emite y recaba firmas


Estados Financieros


Envía

Estados Financieros Oficio O-1

FIN



Autorizó:

C

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Elaboración de conciliaciones bancarias.

Objetivo:

Verificar de manera sistemática que los registros contables de las cuentas bancarias que se tienen aperturadas, coincidan con los movimientos que se presentan en los estados de cuenta proporcionados por las diversas instituciones bancarias.

Frecuencia: Mensual. NORMAS ¾ Se determinará la diferencia de los saldos en las cuentas bancarias con base en el estado de cuenta de la institución bancaria y el auxiliar de bancos, observando siempre principios de contabilidad generalmente aceptados. ¾ La conciliación bancaria se realizará al cierre contable del mes correspondiente. ¾ Las diferencias detectadas se notificarán inmediatamente a la institución bancaria para su bonificación.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



DESCRIPCION NARRATIVA ÁREA Departamento de Contabilidad.

ACT 1

DESCRIPCIÓN Recibe de la institución bancaria el estado de cuenta en el cual se encuentra asentados los movimientos bancarios del mes.

2

Genera del Sistema Informático de Contabilidad Integral el reporte auxiliar de la cuenta de bancos.

3

Realiza la conciliación bancaria entre el reporte auxiliar de bancos y el estado de cuenta, verifica que no existan diferencias. ¿Existen diferencias?

3A

En caso que existan diferencias : Envía oficio original de notificación a la institución bancaria para la bonificación respectiva, previo acuse de recibido, archiva de manera cronológica permanente copia del mismo.

3A.1

Recibe notificación vía económica del banco de la bonificación del cargo indebido. Continúa con la actividad número 4.

4

En caso que no exista diferencias : Elabora reporte en un tanto de la conciliación bancaria y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Estados Financieros. Fin del procedimiento.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización




Departamento de Contabilidad.


Elaboración de conciliaciones bancarias.

INICIO Institución Bancaria

Si

¿Existen diferencias?

Institución bancaria

Envía

Recibe Oficio O-1

No

Estado de cuenta

C

Recibe vía económica

Genera

Institución Bancaria

Sistema Informático de Contabilidad Integral

Elabora Reporte bancario

1

1

Reporte de conciliación

Realiza y verifica FIN

C


Conciliación bancaria



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización

PROYECTO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Página 86 de 89


DIRECTORIO Área

Responsable

Junta de Gobierno

Titulares / Suplentes Lic. Juan Maldonado Pereda Mtro. Miguel de la Madrid Hurtado/ Dr. Fernando Serrano Migallón / Dr. Fernando Pérez Correa / Lic. Emilio Gidi Villarreal / Lic. Luis Arturo Ugalde Álvarez Dr. Carlos Sirvent Gutiérrez Mtra. Beatriz Rodríguez Villafuerte Mtro. Arnaldo Platas Martínez Lic. Luis Espinosa Gorozpe

Consejo Técnico

Patronato de

Dr. Francisco Berlín Valenzuela Lic. Rogelio García González Lic. Héctor Carreón Rojano Lic. Lorenzo Antonio Hernández García Dr. Alejandro de la Fuente Alonso Mtro. Evaristo Ovando Ramírez


1.-Dirección General

Dr. Francisco Berlín Valenzuela

Asesor

Mtro. Héctor Amezcua Cardiel

2.-Subdirección Académica

Lic. Rogelio García González

Departamento de Servicios Escolares

L.E. Icaro Juárez Flores

Departamento Docencia

Lic. Javier Delgadillo Cortina

Departamento de Registro y Certificaciones

Lic. Gilberto E. Díaz Castro

3.-Subdirección de Investigación

Lic. Héctor Carreón Rojano

Departamento de Biblioteca

Lic. Heriberto Morales Tirado

4.-Subdirección de Vinculación

Lic. Lorenzo Antonio Hernández García

Departamento de Publicación y Difusión

Lic. Alma Delia Hernández Sánchez



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



Área

Responsable

5.-Subdirección de Planeación

Lic. Raúl Vázquez Montoya

Departamento de Programación y Evaluación Institucional Departamento de Cómputo

C.P. Juan Antonio Aparicio Reveles

6.-Subdirección de Administración

C.P. Gastón Álvarez Fernández

Departamento de Recursos Financieros y Humanos Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Contabilidad

C.P. Carlos Jáuregui Rubalcava



Lic. Donato Adolfo Vázquez Juárez

Autorizó:

C. Rodolfo Ortega Knapp C.P. Osvaldo Meneses Hernández

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Elaboró:

Dr. Francisco Berlín Valenzuela

_________________

Director General Lic. Raúl Vázquez Montoya

_________________


Autorizó:

Junta de Gobierno

Manual autorizado por la Junta de Gobierno en la octava sesión ordinaria, celebrada el día 26 de marzo de 2004.



Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización



CRÉDITOS

Coordinación General Dr. Francisco Berlín Valenzuela Coordinación Operativa Lic. Raúl Vázquez Montoya Análisis de la Información C.P. Juan Antonio Aparicio Reveles L.A.E. Miguel Ángel Cortez Alarcón Captura y Diseño Lic. Francisco Gener de la Torre

Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave El Colegio de Veracruz Carrillo Puerto No. 26; Zona Centro; C.P. 91000 Tel. 8-41-51-00 al 02 Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave. Elaboró: Dirección General


Autorizó:

Junta de Gobierno

Fecha:

Diciembre 2003

Marzo 2004

Elaboración

Autorización

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEFINITIVO---3103

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