MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÍNDICE

CONTENIDO

CÁPITULO

PÁGINA

Autorización

I

3

Presentación

II

4

III

5

IV

6

Misión y Visión

V

7

Simbología

VI

8

Procedimientos

VII

Recursos Financieros Recursos Humanos Recursos Materiales Glosario de términos

VIII IX X

10

XI

30

Marco Jurídico Organigrama

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007

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2


I.- AUTORIZACIÓN

Con fundamento en el Artículo 41 Fracción X de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, así como el Artículo 10 Fracciones VI, VIII, XII y XV del Estatuto Orgánico de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, expedimos el presente Manual de Procedimientos Administrativos de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública, con el propósito de precisar los métodos, procedimientos y trámites que deberán de cumplirse en las actividades de carácter administrativo, contable y presupuestal al interior de la misma con el fin de mejorar los procesos actuales y alcanzar estándares de calidad adecuados y apegados estrictamente a la normatividad especifica.

COMISIONADA PRESIDENTA Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN

EL COMISIONADO MTO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO


EL COMISIONADO DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN

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3


II.- PRESENTACIÓN

El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del proceso administrativo, para eficientar el uso de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos. En la elaboración de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas para actuar con mayor certeza en la ejecución y supervisión de los trabajos de naturaleza administrativa Este manual es de utilización y aplicación obligatoria en todas las actividades administrativas que se realicen en la Comisión Estatal de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas. Dentro de éste contexto se consideró necesario que la dependencia, cuente con éste documento base, que permite tener las tareas y procedimientos definidos y autorizados, los cuales podrán ser flexibilizados y/o modificados cuando las necesidades operativas así lo justifiquen, realizando la propuesta correspondiente el Departamento Administrativo debidamente fundamentada ante el Titular de la Comisión.


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4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS III.- MARCO JURÍDICO

CONSTITUCIONES: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas

LEYES:

Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas Ley de Administración y Finanzas Públicas del Estado de Zacatecas Ley de Fiscalización Superior del Estado de Zacatecas Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles del Estado de Zacatecas Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Zacatecas Ley de Patrimonio del Estado de Zacatecas

OTRO: Estatuto Orgánico de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas


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5

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS IV.- ORGANIGRAMA

PLENO

COMISIONADA PRESIDENTA

COMISIONADO

COMISIONADO

SECRETARIO EJECUTIVO

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN


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6


V.- MISIÓN Y VISIÓN

DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

MISIÓN:

PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN, RESOLVER SOBRE LA NEGATIVA A LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTEGER LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE LOS SUJETOS OBLIGADOS

VISIÓN: EN EL 2009 LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, ES RECONOCIDA POR LA SOCIEDAD ZACATECANA COMO UN ORGANISMO IMPULSOR DEL DERECHO A LA INFORMACIÓN, QUE CONTRIBUYE AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LAS PERSONAS, ASÍ COMO A LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE CONVIVIENCIA DEMOCRÁTICA.

DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CEAIP

MISIÓN:

GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, DIVERSOS E INFORMATICOS, CON EFICIENCIA, CALIDAD, OPORTUNIDAD Y TRATO AMABLE, APEGADOS A LA NORMATIVIDAD, PARA QUE LAS AREAS DIRECTIVAS Y OPERATIVAS DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE ZACATECAS CUMPLA CON SUS OBJETIVOS Y METAS.

VISIÓN: SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIÓN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LA DEPENDENCIA, MEJORANDO NUESTROS PROCESOS Y ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS, MEDIANTE LA SUPERACIÓN Y EL CONOCIMIENTO A FONDO DE CADA ACTIVIDAD.


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7


VI.- SIMBOLOGÍA

INICIO/TERMINAL

OPERACIÓN

DECISIÓN O ALTERNATIVA

CONECTOR DENTRO DE PÁGINA

DIRECCIÓN DE FLUJO


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8

DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO INICIO

1 Recibe instrucción del Comisionado Presidente, de elaborar el anteproyecto de Presupuesto del siguiente ejercicio fiscal.

2 Solicita y recibe información de los programas de trabajo de los Comisionados y demás departamentos de la CEAIP

3

Integra y analiza la documentación recibida de los Comisionados y Departamentos

¿Es Correcta?

SI

NO 4 Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3)

Captura la información obtenida

DIAGRAMA DE FLUJO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007

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9

INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

5 Revisa la información capturada

¿Es Correcta?

NO

SI 6

Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3)

Integra información y turna al Secretario Ejecutivo para recabar firmas de los Comisionados y Jefes de Departamento que

Recibe Anteproyecto de Presupuesto con las firmas de los Comisionados, Jefes de Departamento y Comisionado Presidente y prepara Oficio y paquete para su envío a la Secretaría de Finanzas para que lo integre al presupuesto de egresos del Gobierno.


7

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10

Integración del anteproyecto de Presupuesto Departamento Administrativo

PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: RESPONSABLE

ACTIVIDAD NÚMERO


1

2 3

4


FORMA O DOCUMENTO

5

6


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Recibe instrucción del Comisionado Presidente, de elaborar el anteproyecto de Presupuesto del siguiente ejercicio fiscal. Solicita y recibe información de los programas de trabajo de los Comisionados y demás departamentos de la CEAIP Integra y analiza la documentación recibida de los Comisionados y Departamentos ¿Es correcta? No: Realiza observaciones y remite a las áreas para su regularización Si: Captura la información obtenida Revisa la información capturada

¿Es correcta? No: Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3)

Si: Integra información y turna al Secretario Ejecutivo para recabar firmas de los Comisionados y Jefes de Departamento que intervinieron y del Comisionado Presidente. Recibe Anteproyecto de Presupuesto con las firmas de los Comisionados, Jefes de 7 Departamento y Comisionado Presidente y prepara Oficio y paquete para su envío a la Secretaría de Finanzas para que lo integre al presupuesto de egresos del Gobierno del Estado (Art. 41 fracc. XII de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas) FIN DEL PROCEDIMIENTO


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11

DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO INICIO

1 Recibe del Comisionado Presidente y de los Comisionados, instrucción y/o solicitud de pago de facturas de proveedores y prestadores de servicios, para su pago respectivo

2 Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.)intervinieron y del Comisionado Presidente.

¿Está completa?

NO

SI 3

Realiza las observaciones y regresa documentación al proveedor o prestador de servicios. (Regresa a la operación 2)

Codifica y elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento Administrativo

4 Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque Póliza, cheque


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12

DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

¿Está en las Inst. el Comisionado Presiden C

SI NO

5

6

Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados.

Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma.

Cheque, póliza y documentación


7 Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración



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13

DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

8

Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración

9 Recibe listado de pólizas y las pólizas cheque relacionadas, entrega a beneficiarios y captura al sistema de contabilidad diariamente y archiva.



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14

Recepción de facturas para pago a proveedores y/o prestadores de servicios Departamento Administrativo

PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA:

RESPONSABLE

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)

ACTIVIDAD NÚMERO

1

2

3 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)


4


FORMA O DOCUMENTO

Recibe del Consejero Presidente y de los Comisionados, instrucción y/o solicitud de pago de facturas de proveedores y prestadores de servicios, para su pago respectivo Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.) ¿Esta completa? No: Realiza las observaciones y regresa documentación al proveedor o prestador de servicios. (regresa a la operación 2)

Si: Codifica y elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento Administrativo Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque. Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente? Si

5


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados. No.

6 Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma. Recibe documentación; cheque y


Póliza, Cheque

Cheque Póliza y documentación

Cheque Póliza y documentación

Cheque PÁGINA

15



DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)

7

8

9

póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración

Póliza y documentación

Recibe pólizas firmadas, elabora listado y turna al Auxiliar de Administración.

Recibe listado de pólizas y las pólizas cheque relacionadas, entrega a beneficiarios y captura al sistema de contabilidad diariamente y archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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16

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR)

ÁREA SOLICITANTE

INICIO

1

Atiende la solicitud de pago del Área solicitante; elabora orden de compra Solicitud de Material ¿HAY EXISTENCIAS?

SI 2

Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos. Solicitud de Material

Nota de

3 Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.

Solicitud de Nota de


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17

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO ADMINISTRATIVO

4 No hay existencias El monto solicitado es mayor de $1 500 00 ?

SI 5

el monto solicitado es mayor de $1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago se realizará con cheque.

NO

6 El monto es menor de $1,500.00 se remite al procedimiento Operación y control del fondo fijo revolvente

7

Elabora la póliza contable y turna al Póliza

8 Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque.

Póliza Cheque


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18

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE

¿Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente?

SI

9

Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados. Cheque

Póliza Documentación

10

NO Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma. Cheque


11 Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración. Cheque



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19

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO. ADMINISTRATIVO

12 Recibe documentación; Cheque


13 Realiza sus operaciones para el pago de cheque; obtiene el bien solicitado, las facturas, notas o comprobantes respectivos con los requisitos fiscales;

Cheque Factura

14

Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar. Copia al Jefe del Departamento Solicitud de Material

15 Recibe copia de la solicitud y archiva.

Solicitud de


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20

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE

16

Elabora reporte diario de la cuenta de cheques y turna de al Comisionado Presidente Para verificar la actividad. Archiva copia

Informe

17 Verifica la actividad de la cuenta; y la remite al Dpto. Admvo.


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21

Control de cheques Departamento Administrativo


RESPONSABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

ACTIVIDAD NÚMERO 1

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD

Atiende la solicitud de pago del Área solicitante; elabora orden de compra

FORMA O DOCUMENTO Solicitud de Material

(Auxiliar de Administración ¿Hay existencias? Si DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

2

(Auxiliar de Administración

ÁREA SOLICITANTE

3

4

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 5 (Auxiliar de Administración 6


7

(Auxiliar de Administración DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

8

Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.

Solicitud de Material, Nota de Salida de Almacén

Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.

Solicitud de Material Nota de Salida de Almacén

No hay existencias y el monto solicitado es mayor de $1,500.00 ? Si el moto solicitado es mayor de Cheque $1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago se realizará con cheque; No El monto es menor de $1,500.00 se remite al procedimiento Operación y control del fondo fijo revolvente Elabora la póliza contable y turna al Póliza Jefe del departamento Administrativo

Revisa la póliza y la documentación; Póliza, Cheque firma la póliza y elabora cheque. Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente?


PÁGINA

22

Si

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 9


No.

11


12

(Auxiliar de Administración DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 13

(Auxiliar de Administración DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

COMISIONADO PRESIDENTE

cheque, póliza, y documentación

10


(Auxiliar de Administración DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados.

14

Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma. Recibe documentación; cheque y cheque, póliza, y póliza firmadas. Elabora listado y documentación turna al Auxiliar de Administración. Recibe documentación; póliza firmadas;

cheque, póliza, y cheque y documentación

Realiza sus operaciones para el pago Cheque, Factura de cheque; obtiene el bien solicitado, las facturas, notas o comprobantes respectivos con los requisitos fiscales; Surte al área solicitante los Bienes Solicitud de solicitados, acompaña la Solicitud de Material Material para cotejar. Copia al Jefe del Departamento Administrativo. Recibe copia de la solicitud y archiva.

15 16

17

cheque, póliza, y documentación

Elabora reporte de saldos de la cuenta bancaria diario de la página de Internet contra el reporte de cheques emitidos, se determinará el saldo disponible de bancos y turna al Comisionado Presidente cuando menos una vez a la semana. Archiva copia

Solicitud de Material Reporte de saldos de la cuenta bancaria

Verifica la actividad de la cuenta; y la remite al Departamento Administrativo FIN DEL PROCEDIMIENTO


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23

DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO INICIO

1 Verifica el registro de la contabilidad, que este completo

¿Se encuentran todos los registros?

Sí

Sí 2

3

Identifica los movimientos no considerados y los

Imprime reportes presupuéstales y analíticos contables

Concilia saldos contables y presupuestales

4

¿Existen diferencias

Sí No 5

6 Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con el Jefe del Departamento


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24

DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

7 Emite Estados Financieros y sus análisis presupuestales y contables

8 Revisa la información y recaba firma del Comisionado Presidente

9 Se entrega la información al Comisionado Presidente y se archiva.


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Elaboración de Estados Financieros y presupuéstales Departamento Administrativo

PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: RESPONSABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)

ACTIVIDAD NÚMERO 1


FORMA O DOCUMENTO

Verifica que se encuentre registrada toda la información en el Programa de Contabilidad ¿Se encuentran todos los registros?

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)

2

3

No: Identifica los movimientos no considerados y los captura para completar la Contabilidad. (regresa a la operación 1) Si: Imprime reportes presupuéstales y analíticos de saldos del sistema de contabilidad Concilia saldos presupuéstales

contables

y

4 ¿Existen diferencias?

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)

Si: Determina diferencias y realiza correcciones 5

6

No: Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con la Jefe de Departamento..

Emite Estados Financieros y sus análisis presupuestales y contables. Revisa la información y recaba firmas del Jefe del Departamento 8 Administrativo, del Secretario Ejecutivo y del Comisionado Presidente. Se entrega la información a cada uno de los Comisionados y archiva 9 la información original en la Contabilidad de la CEIAP TERMINA EL PROCEDIMIENTO 7


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26

DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO INICIO

1 Verifica que se encuentre registrada toda la información anual y que no existan diferencias en Ingresos por ministraciones con la Sría. De Finanzas.

¿Está todo registrado y no ex. diferencia?

No

Sí 2

3

Localiza los movimientos no considerados y/o las diferencias, los captura y concilia con la Sría. De Finanzas y registra los ajustes necesarios (regresa a la operación 1)

Emite reportes financieros y realiza análisis de saldos.

Concilia saldos contables y presupuestales

4

¿Existen diferencias

No 6

Sí 5

Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con el Jefe del Departamento


Determina diferencias y realiza correcciones y aclaraciones

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27

DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

7 Emite Estados Financieros y sus análisis presupuéstales y contables

8 Revisa la información y recaba firma del Comisionado Presidente

9 Prepara documentación para envío a la H. Legislatura del Estado. Archiva


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28

Elaboración del Cierre Anual Departamento Administrativo

PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: RESPONSABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)


DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)

ACTIVIDAD NÚMERO

1

2


FORMA O DOCUMENTO

Verifica que se encuentre registrada toda la información anual y que no existan diferencias en Ingresos por ministraciones con la Sría. De Finanzas. ¿Esta todo registrado y/o no existen diferencias? No: Localiza los movimientos no considerados y/o las diferencias, los captura y concilia con la Sría. De Finanzas y registra los ajustes necesarios (regresa a la operación 1) Si: Emite reportes financieros y realiza análisis de saldos.

3 Concilia saldos presupuéstales

contables

y

4 ¿Existen diferencias?

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Si: Determina diferencias y realiza correcciones y aclaraciones 5

6

7 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 8


No: Concilia cifras contables y financieras con la Jefe de Departamento. Emite Estados Financieros y sus análisis presupuéstales y contables. Revisa la información y recaba firmas del Jefe del Departamento Administrativo, del Secretario Ejecutivo y del Comisionado Presidente. Prepara documento para envío a la H. Legislatura del Estado y archiva la información original en la Contabilidad de la CEAIP

TERMINA EL PROCEDIMIENTO


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DIAGRAMA DE FLUJO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ANTE LA SRIA. DE FINANZAS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO INICIO

1 Recibe Presupuesto autorizado y calendarizado por la Sría. De Finanzas y por la H. Legislatura del Estado

2 Elabora calendario anual para la gestión quincenal de los recursos financieros asignados y turna al Srio. Ejecutivo y al Comisionado Presidente tránsito que tengas más de tres meses y el monto será reintegrado a la cuenta de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública.

3 Recibe calendario autorizado y presenta ante la Sría. De Finanzas para posteriormente presentar quincenalmente recibo y monto establecido para la gestión de recursos.

4 Verifica quincenalmente la cantidad recibida vía electrónica de la Sría. De Finanzas con el presupuesto autorizado.


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Gestión de recursos financieros ante la Secretaría de Finanzas Departamento Administrativo


RESPONSABLE


ACTIVIDAD NÚMERO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Recibe Presupuesto detallado y autorizado por la Sría. De Finanzas y la H. Legislatura del 1 Estado, para su ejercicio. Elabora calendario anual para la gestión quincenal de los recursos financieros asignados y turna al 2 Srio. Ejecutivo y al Comisionado Presidente. Recibe calendario autorizado y presenta ante la Sría. De 3 Finanzas para posteriormente presentar quincenalmente recibo y monto establecido para la gestión de recursos. Verifica quincenalmente la cantidad recibida vía electrónica de la Sría. De Finanzas con el 4 presupuesto autorizado. TERMINA EL PROCEDIMIENTO


FORMA O DOCUMENTO Presupuesto autorizado

Calendario anual

Calendario anual

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DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN BANCARIA

DEPTO. ADMINISTRATIVO

DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUX)


INICIO

1

Recibe de la institución bancaria que opera la cuenta de cheques, el Estado de Cuenta Bancario y lo turna al Auxiliar Administrativo para su conciliación.

Estado de Cuenta 2 Coteja los movimientos e importes presentados en el estado de cuenta bancario contra los registrados en el sistema contable presupuestal

Conciliación

¿Existen diferencias entre movimientos realizados o importes que no correspondan en ambos registros?


PÁGINA

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SI 3 En caso de que existan diferencias y éstas se deban a errores u omisiones de registro, efectúa los ajustes correspondientes; o Elabora en original y copia oficio dirigido a la institución bancaria en donde especifica diferencias y solicita su aclaración, le anexa copia del estado de cuenta bancario y en su caso de la documentación que respalde los movimientos no correspondidos. Se remite a Actividad No. 6

Oficio 4 Si no existen diferencias turna el estado de cuenta y la conciliación bancaria al Departamento Administrativo para su revisión; y al Comisionado Presidente para su autorización. Archiva el Estado de cuenta y registra en control interno la fecha de conciliación.

NO

Estado de Cuenta Conciliación 5 Respalda los cheques en tránsito con Reporte de saldos de la cuenta Cancelará los cheques en tránsito que tengas más de tres meses. Se emite oficio de la solicitud de cancelación a la Institución bancaria correspondiente y se registran los ajustes contables respectivos.

Reporte de saldos de la cuenta Bancaria


PÁGINA

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6 Turna el oficio al Jefe Administrativo para su revisión, estado de cuenta y en su caso documentación anexa.

7

Oficio y/o Recibe y revisa el oficio y Estado de Cuenta

Oficio y/o documentación anexa

Es correcto el oficio?

NO

8 En caso de errores en el oficio, lo indica al Auxiliar Administrativo y lo devuelve para corrección. Oficio y/o documentación anexa

SI 9 Lo turna al Comisionado Presidente junto con documentación anexa para su firma. Oficio y/o documentación anexa

10 Firma oficio y documentación anexa y la envía al Departamento Oficio documentación anexa


PÁGINA

34

y/o





11 Recibe oficio y documentación anexa y acude a la institución bancaria correspondiente. Archiva copia del oficio Oficio y/o documentación anexa


PÁGINA

35


RESPONSABLE

Conciliación Bancaria Departamento Administrativo

ACTIVIDAD NÚMERO

ADMINISTRATIVO 1


2


FORMA O DOCUMENTO

Recibe de la institución bancaria que opera la cuenta de cheques, el Estado de Cuenta Bancario y lo turna al Estado de Auxiliar Administrativo para su Cuenta Bancario conciliación. Coteja los movimientos e importes presentados en el estado de cuenta bancario contra los registrados en el sistema contable presupuestal de la dependencia.

Conciliación Bancaria

(Auxiliar de Administración Existen diferencias entre movimientos realizados o importes que no correspondan en ambos registros?


3



4

Si En caso de que existan diferencias y éstas se deban a errores u omisiones de registro, efectúa los ajustes correspondientes; o Elabora en original y copia oficio dirigido a la institución bancaria en donde especifica diferencias y solicita su aclaración, le anexa copia del estado de cuenta Oficio bancario y en su caso de la Estado de documentación que respalde los movimientos no Cuenta correspondidos. Se remite a Actividad No. 6

No. Si no existen diferencias turna el estado de cuenta y la conciliación bancaria al Departamento Administrativo para su revisión; y al Comisionado Presidente para su autorización. Archiva el Estado de cuenta y registra en control interno la fecha de conciliación.


Estado de Cuenta y Conciliación Bancaria

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 5 (Auxiliar de Administración)



7

Respalda los cheques en tránsito con Reporte de Reporte de saldos de la cuenta saldos de la Cancelará los cheques en tránsito que cuenta tengas más de tres meses. Se emite oficio de la solicitud de cancelación a la Institución bancaria correspondiente y se registran los ajustes contables respectivos. Turna el oficio al Jefe Administrativo para su revisión, estado de cuenta y en su caso documentación anexa.

Recibe y revisa el oficio y documentación anexa

Oficio y/o documentación anexa, estado de cuenta Oficio y/o documentación anexa

Es correcto el oficio?



8

9


10


11

No. En caso de errores en el oficio, lo indica al Auxiliar Administrativo y lo devuelve para corrección.


Si. Lo turna al Comisionado Presidente Oficio y/o junto con documentación anexa para documentación su firma. anexa

Firma oficio y documentación anexa y la envía al Departamento Administrativo.


Recibe oficio y documentación anexa y acude a la institución bancaria correspondiente. Archiva copia del oficio.


FIN DEL PROCEDIMIENTO


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DIAGRAMA DE FLUJO CREACIÓN DE PASIVOS POR CIERRE MENSUAL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ÁREA DE CONTABILIDAD INICIO

1 Recibe de proveedores y/o de prestadores de servicios facturas debidamente requisitazas y se le expide contra-recibo con fecha programada de pago para después del cierre mensual

2

Revisa facturas y documentación

¿Están correctas?

No

Si

3 Realiza observaciones y regresa documentación a proveedores para su corrección.

Codifica el gasto y elabora póliza de cuentas por pagar con copias de la documentación.

4

Registra la póliza y turna al Jefe del Depto. Administrativo para firma y autorización.

5

6 Recibe póliza autorizada, captura y archiva con documentos originales en cuentas por pagar.

7

Recibe, analiza, autoriza y firma póliza de cuentas por pagar y turna para archivo temporal.


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38

Creación de pasivos por cierres mensuales Departamento Administrativo

PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: RESPONSABLE

ACTIVIDAD NÚMERO

1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) 2


FORMA O DOCUMENTO

Recibe de proveedores y/o prestadores de servicios facturas debidamente requisitazas y se expide contra recibo con fecha programa de pago para después del cierre de mes.. Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.)

¿Esta completa? DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)


DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)

3

4

5

6

7

Realiza observaciones y regresa documentación a proveedores y/o prestadores de servicios para su corrección. (regresa a la operación 1) Codifica el gasto y elabora póliza de cuentas por pagar con copias de la documentación.

Registra la póliza y turna al Jefe del Departamento Administrativo para su firma y autorización.

Recibe, analiza y firma póliza y turna al Auxiliar de Administración Recibe póliza autorizada, captura y activa póliza, las facturas originales están en cuentas por pagar, para realizar trámite de pago.

TERMINA EL PROCEDIMIENTO


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39

DIAGRAMA DE FLUJO REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INICIO

1

Solicita al Jefe del Departamento Administrativo reembolso del fondo fijo revolvente, estableciendo la cantidad de $10,000.00

2 Realiza el reembolso del fondo fijo cuando su ejercicio sea más del 80% o del día ultimo del mes correspondiente, mediante el formato “Reposición del Fondo Fijo Revolvente”

3

4

Recibe del encargado del Fondo Fijo revolvente la documentación para reembolso

Revisa facturas y documentación soporte que reúna requisitos

¿Cumple con los requisitos?

No

Si

5

Clasifica y codifica el gasto para realizar la afectación presupuestal


6

Turna al auxiliar de administración para su regularización

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40

DIAGRAMA DE FLUJO REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

7 Elabora cédula de gastos y anexa la documentación de soporte

8

Elabora póliza contable y turna al Jede del Departamento Administrativo

9

Recibe póliza contable y elabora cheque a nombre del responsable del Fondo Fijo Revolvente, con las firmas autorizadas

10 Recibe relación con cheque, lo canjea en institución bancaria para reponer el Fondo Fijo revolvente a la caja

11

Recibe póliza contable y con firma del cheque de recibido por parte del encargado del Fondo Fijo, captura en contabilidad y archiva


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41

Reposición del Fondo Fijo Revolvente Departamento Administrativo

PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: RESPONSABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

ACTIVIDAD NÚMERO


1

Solicita al Jefe del Departamento Administrativo reembolso del fondo fijo revolvente, estableciendo la cantidad de $10,000.00 Realiza el reembolso del fondo fijo cuando su ejercicio sea más del 80% o el día último del mes correspondiente, mediante el formato de “Reposición de Fondo Fijo Revolvente”. Recibe del encargado del Fondo Fijo Revolvente la documentación comprobatoria que se integrará en reembolso.

(Auxiliar de Administración) 2

3

4 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

FORMA O DOCUMENTO

Reposición de Fondo Fijo Revolvente

Revisa facturas y documentación soporte reúna los requisitos fiscales y firma de autorización del Comisionado Presidente o de los Comisionados. ¿Cumple con los requisitos?

5

No: Turna al Auxiliar administrativo para su regularización. (regresa a la operación 1)

6

Si: Clasifica y codifica el gasto para realizar afectación presupuestal.


DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

7

8

9

Elabora cédula de gastos y anexa la documentación soporte de dicha cédula.

Elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento administrativo. Recibe póliza contable y elabora cheque a nombre del responsable del fondo y turna para firma y autorización.


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42

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)

10

Recibe relación con el cheque, lo canjea en Institución Financiera para reponer el fondo fijo en caja y turna póliza para contabilizarse.

Recibe póliza con firma de cheque recibido por parte del encargado del Fondo fijo, captura en contabilidad y archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO

11


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43

DIAGRAMA DE FLUJO

OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE ÁREA SOLICITANTE

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

INICIO

1

Solicita los requerimientos en lo que se refiere a compras no excedentes a $ 1,500 mediante el formato “Solicitud de Material” Solicitud Material

de

2

Recibe original y copia de la “Solicitud del Material” Solicitud de

¿HAY EXISTENCIAS?

SI 3

4

Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.

Solicitud de Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.

Nota de

Solicitud de Nota de


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44

DIAGRAMA DE FLUJO



NO 5

Elabora “Orden de Compra” con datos y características de los Bienes Servicios que se requieren, con firma Titular del área solicitante y autorización del Jefe Administrativo.

los y/o del de

Orden de Compra

6

Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Proveedor seleccionado. Orden de Compra

7

Revisa que la factura cumpla con los requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones pactadas en precio y calidad.

Factura Materiales Cumplen los bienes o servicios con las características requeridas?


PÁGINA

45

DIAGRAMA DE FLUJO



NO

8

Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7 Factura

SI 9

Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios Factura

10 Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida. Solicitud de Material

Nota de


Salida

PÁGINA

46

DIAGRAMA DE FLUJO


11


Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material.

Solicitud de Nota de NO

Salida

12 Utiliza el material para el fin requerido.

SI

13 Devuelve el material al

14 Se remite a la actividad No. 8


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47


RESPONSABLE

Operación y control del fondo fijo Revolvente Departamento Administrativo

ACTIVIDAD NÚMERO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Cuando los Responsables de Área requieren bienes

ÁREA SOLICITANTE 1


2



Solicita los requerimientos en lo que se refiere a compras no excedentes a $ 1,500 mediante el formato “Solicitud de Material” Recibe original y copia de la Solicitud de Material “Solicitud del Material” debidamente requisitada: verifica existencia y determina: ¿ Hay existencias ? Si


3


ÁREA SOLICITANTE


4

5

Solicitud de Material Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Nota de Salida de Almacén”, recaba firma de acuse Almacén de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.

Recibe bienes solicitados junto Solicitud de Material con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Nota de Salida de Se remite al fin del Almacén Procedimiento. No Elabora “Orden de Compra” con Orden de Compra los datos y características de los Bienes y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo.


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48



Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Proveedor seleccionado.

Orden de compra

Revisa que la factura cumpla con Factura, los requisitos fiscales: a) Nombre Orden de Compra” b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones especificaciones en “Orden de Compra” Cumplen los bienes o servicios con las características requeridas? No


8

(Auxiliar de Administración)

Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7

Factura

Si DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

9



10

Recibe factura y/o los Bienes que Factura cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte de la adquisición. Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida.

Solicitud de Material Nota de Salida

(Auxiliar de Administración) Recibe bienes solicitados junto MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007

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49

ÁREA SOLICITANTE 11

ÁREA SOLICITANTE

12

ÁREA SOLICITANTE

13


Solicitud de Material con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida” Nota de Salida y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material. Si. Utiliza el material para el fin requerido. No. Devuelve el material al departamento Administrativo.

14 Se remite a la actividad No. 8

(Auxiliar de Administración) FIN DEL PROCEDIMIENTO


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50

DIAGRAMA DE FLUJO

ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE COMISIONADO (A)


INICIO INICIO

1 Realiza arqueo de manera sorpresiva y aleatoria (una vez al mes), verificando que el importe total del fondo asignado sea igual al importe del efectivo y

comprobantes expedidos

¿Está correcto?

SI

NO 3

2

Anota en la cédula de observaciones. Nota: Dependiendo de la gravedad de la situación se levanta acta administrativa..

Pasa a Actividad No. 11

4

Presenta las situaciones determinadas en la revisión al Auxiliar Administrativo.

DIAGRAMA DE FLUJO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007

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51

ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE COMISIONADO (A)


5 Comienza a solventar la cédula de observaciones, indicando como plazo máximo 5 días.

6

Da seguimiento a las justificaciones y aclaraciones para su debida solventación

¿Solventa las observaciones?

SI

NO 7

8 Firman de conformidad el Formato de Reposición de Fondo Revolvente. Se turna al Jefe del Departamento

Pasa a Actividad No. 4

Administrativo y se archiva para el expediente.


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52


RESPONSABLE

COMISIONADO (A)

Arqueos al Fondo fijo Revolvente Departamento Administrativo

ACTIVIDAD NÚMERO 1

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Realiza arqueo de manera sorpresiva y aleatoria (una vez al mes), verificando que el importe total del fondo asignado sea igual al importe del efectivo y comprobantes expedidos.

FORMA O DOCUMENTO Arqueo de Fondo Revolvente

¿ Esta correcto ? COMISIONADO (A)

2

COMISIONADO (A) 3

Si. Pasa a Actividad No. 11 No. Anota en la cédula de observaciones establecida en el formato del Arqueo los hallazgos detectados. Nota: Dependiendo de la gravedad de la situación se levanta acta administrativa.

4

Presenta cédula de observaciones al Auxiliar Administrativo para su aclaración y justificación.

5

Comienza a solventar cédula de observaciones, indicando como plazo máximo 5 días.

COMISIONADO (A)

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración COMISIONADO (A)

6

7 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración

8

Arqueo de Fondo Revolvente (cédula de Observaciones) y Acta Administrativa

Arqueo de Fondo Revolvente (cédula de Observaciones) Arqueo de Fondo Revolvente (cédula de Observaciones)

Da seguimiento a las justificaciones y las aclaraciones para su debida solventación. ¿Solventa las observaciones? No. Se remite a la actividad no. 4 Si. Firman de conformidad el Arqueo de Fondo Formato de Reposición de Fondo Revolvente Revolvente. Se turna al Jefe del Departamento Administrativo y se archiva para el expediente.

COMISIONADO (A) FIN DEL PROCEDIMIENTO


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53

DIAGRAMA DE FLUJO

ANTICIPO DE SUELDO TRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIÓN INICIO 1 Solicita por escrito al Pleno de la Comisión anticipo de salario, indicando su nombre, número de empleado según nómina, cantidad solicitada, motivo para solicitar el anticipo, y firma. Oficio

2 Recibe la solicitud firmada Oficio

3 Verifica que la solicitud del anticipo de sueldo se cumpla con todos los requisitos establecidos en el Manual de Normas y Políticas para ejercer el Gasto. Oficio

4 Solicita expediente del empleado al Jefe del departamento Administrativo para su revisión Expediente


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54

DIAGRAMA DE FLUJO

ANTICIPO DE SUELDOS TRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIÓN ¿La solicitud es autorizada por el Pleno

NO 5 Si su solicitud es rechazada, recibe Copia del Acuerdo de la Sesión de Pleno, en un plazo no mayor de cinco días hábiles

SI

Oficio

6 Consulta al Jefe del Departamento Administrativo para conocer el saldo disponible en la Cuenta de Bancos y el monto máximo que pudiera otorgarse. Estado de Cuentas de Banco

7 Determinan monto a dar de anticipo y emiten acuerdo Acuerdo

8 Reciben copia del acuerdo Acuerdo


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55

DIAGRAMA DE FLUJO

ANTICIPO DE SUELDOS DPTO ADMINISTRATIVO

ÁREA SOLICITANTE

TRABAJADOR SOLICITANTE

9 Emite Cheque y Pagaré Cheque Pagaré

10 Firma pagaré (por la cantidad recibida) con un su aval que deberá ser trabajador de la Comisión y recibe su cheque de sueldo con los descuentos propios en nómina del Anticipo hasta que se liquide totalmente su adeudo Pagaré

11 Catorcenalmente elabora un cálculo de anticipos de sueldo donde se indican las personas que han recibido anticipos, con todos sus datos, y el saldo actual.

12 Cuando se trata del último descuento para liquidar la totalidad del anticipo de algún empleado, prepara la devolución del pagaré original que firma el empleado cuando recibe el anticipo Pagaré

13 Cuando liquida totalmente su adeudo, recibe el pagaré original que firmó al recibir el anticipo con el sello de pagado Pagaré


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56

Anticipo de Sueldo Departamento Administrativo


RESPONSABLE

ACTIVIDAD NÚMERO


1

PLENO DE LA COMISIÓN

2





3

4

5

6

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Solicita por escrito al Pleno de la Comisión anticipo de salario, indicando su nombre, número de empleado según nómina, cantidad solicitada, motivo para solicitar el anticipo, y firma.

Recibe la solicitud firmada

FORMA O DOCUMENTO Oficio.

Oficio

Verifica que la solicitud del anticipo de sueldo se cumpla con todos los Oficio requisitos establecidos en el Manual de Normas y Políticas para ejercer el Gasto. Solicita expediente del empleado al Expediente Jefe del departamento Administrativo para su revisión. ¿La solicitud es autorizada por el Pleno de la Comisión? No Oficio Si su solicitud es rechazada, recibe Copia del Acuerdo de la Sesión de Pleno, en un plazo no mayor de cinco días hábiles. Si Consulta al Jefe del Departamento Administrativo para conocer el saldo disponible en la Cuenta de Bancos y el monto máximo que pudiera otorgarse.

Estado de Cuenta de Bancos.

Acuerdo PLENO DE LA COMISIÓN TRABAJADOR SOLICITANTE, JEFE DEL DPTO. ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

7

Determinan monto a dar de anticipo y emiten acuerdo. Reciben copia del acuerdo.

Acuerdo

Emite cheque y pagaré

Cheque Pagarè

8

9

Firma pagaré (por la cantidad MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007

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57

ÁREA SOLICITANTE

10

recibida) con un su aval que deberá ser trabajador de la Comisión y recibe su cheque de sueldo con los descuentos propios en nómina del Anticipo hasta que se liquide totalmente su adeudo.


11

Catorcenalmente elabora un cálculo de anticipos de sueldo donde se indican las personas que han recibido anticipos, con todos sus datos, y el saldo actual.

12 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO


13

Cuando se trata del último descuento para liquidar la totalidad del anticipo de algún empleado, prepara la devolución del pagaré original que firma el empleado cuando recibe el anticipo. Cuando liquida totalmente su adeudo, recibe el pagaré original que firmó al recibir el anticipo con el sello de pagado.

Pagaré

Pagaré

Pagaré



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58

DIAGRAMA DE FLUJO Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles. DPTO ADMINISTRATIVO

PROVEEDOR

AREA SOLICITANTE

INICIO

1

2

Entrega los bienes que la Comisión ha adquirido a través del procedimiento de adjudicación correspondiente

Entrega Factura. Factura

3 Recibe los bienes y los coteja, de acuerdo a la factura Factura

4 Verifica el número de inventario que les corresponde, para efectuar la etiqueta con número de identificación, por cada bien mueble.

5 Da de alta dicho bien en el Inventario de bienes muebles

6

Elabora resguardos de acuerdo a la asignación correspondiente Resguardo del Área correspondiente


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59

DIAGRAMA DE FLUJO Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles. DPTO ADMINISTRATIVO

PROVEEDOR

AREA SOLICITANTE

7 Procede a la entrega de los bienes al personal asignado.

8 Firma el resguardo correspondiente. Resguardo

9 Recibe los resguardos y archiva Resguardo


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60

PROCEDIMIENTO:

Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles.

AREA QUE EJECUTA:

Departamento Administrativo

RESPONSABLE

ACTIVIDAD NÚMERO


FORMA O DOCUMENTO

Entrega los bienes que la Comisión ha adquirido a través del procedimiento de adjudicación correspondiente.

PROVEEDOR

1

PROVEEDOR

2

Entrega Factura.

Factura


Recibe los bienes y los coteja, de acuerdo a la factura.

Factura

3


5

FORMATO Verifica el número de inventario que Registro de Bienes les corresponde, para efectuar la Muebles. etiqueta con número de identificación, por cada bien mueble. Nota: Anexo formato de Registro de Bienes Muebles, el cuál especifica el número de Inventario, características, área de adscripción, etc. Da de alta dicho bien en el Inventario de bienes muebles.


6

Elabora resguardos de acuerdo a la asignación correspondiente.



7

Procede a la entrega de los bienes al personal asignado.

ÀREA USUARIA

8

Firma el resguardo correspondiente.


9

Resguardo del Área correspondiente.

Resguardo Resguardo

Recibe los resguardos y archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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61

DIAGRAMA DE FLUJO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA ÁREA SOLICITANTE


INICIO 1 Cuando la Adjudicación sea mayor $10,000.00 y hasta el máximo establecido en la normatividad aplicable Elabora “Solicitud de Material” para la solicitud de bienes y servicios, anexa cuando menos 3 cotizaciones que ampara los bienes o servicios solicitados y lo envía al Departamento Administrativo. Solicitud de Material

¿Cumple con los requisitos?

2 Devuelve la documentación a la Área Solicitante

NO

Solicitud de Material

3 Firma y sella de recibido copia de la requisición, y entrega acuse al Área Solicitante y separa una copia para archivo

SI

Solicitud de Material

4 Analiza las cotizaciones Cotizaciones


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62

DIAGRAMA DE FLUJO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA AUXILIAR ADMINISTRATIVO

5

OFERENTE (PROVEEDOR)

Selecciona y adjudica al oferente con las mejores condiciones de precio, calidad, pago, garantía y tiempo de entrega

6 Elabora la “Orden de Compra Orden de Compra

7 Comunica telefónicamente al proveedor que pase con Auxiliar del Departamento de Administrativo a recoger la Orden de Compra o en su caso envía pedido vía fax tratándose de proveedores foráneos.

8

Orden de Compra

Recibe la Orden de Compra (pedido), elabora factura y procede a surtir los artículos, en el domicilio de la dependencia o entidad solicitante Orden de Compra

Cumplen los bienes o servicios con las características requeridas?

NO Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 8 Factura y/o Bien

SI Se remite al Procedimiento Recepción de Facturas para Pago a Proveedores y/o Prestadores de Servicios.


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63

PROCEDIMIENTO:

Adquisición de Bienes y Servicios bajo la modalidad de Adjudicación Directa.

AREA QUE EJECUTA:


RESPONSABLE

ACTIVIDAD NÚMERO

ÁREA SOLICITANTE 1

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Cuando la Adjudicación sea mayor $10,000.00 y hasta el máximo establecido en la normatividad aplicable Elabora “Solicitud de Material” para la solicitud de bienes y servicios, anexa cuando menos 3 cotizaciones que ampara los bienes o servicios solicitados y lo envía al Departamento Administrativo.


Cumple con los requisitos? DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo

No 2

3

Devuelve la documentación a la Área Solicitante Si Firma y sella de recibido copia de la requisición, y entrega acuse al Área Solicitante y separa una copia para archivo. analiza las cotizaciones.

Solicitud de Material Solicitud de Material

Cotizaciones

4

5

Selecciona y adjudica al oferente con las mejores condiciones de precio, calidad, pago, garantía y tiempo de entrega. Elabora la “Orden de Compra”

6 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo

7

OFERENTE (PROVEEDOR)

8

Comunica telefónicamente al proveedor que pase con Auxiliar del Departamento de Administrativo a recoger la Orden de Compra o en su caso envía pedido vía fax tratándose de proveedores foráneos. Recibe la Orden de Compra (pedido), elabora factura y procede a surtir los artículos, en el domicilio de la dependencia o entidad solicitante.

Orden de Compra

Orden de Compra

Orden de Compra

Cumplen los bienes o servicios con las MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007

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64

características requeridas? No DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

9


Rechaza factura y/o los Bienes y no los Factura y/o Bienes recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 8 Si


10

Se remite al Procedimiento Recepción de Facturas para Pago a Proveedores y/o Prestadores de Servicios.

NOTA: Tratándose de bienes inventariables, se envía mediante oficio firmado, factura original y póliza de garantía al Jefe del Departamento Administrativo para su registro y control, tramitando el pago con copia fotostática de la factura. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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65

DIAGRAMA DE FLUJO LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES (Activos Fijos)

JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO


INICIO

1 Instruye a Auxiliar Administrativo, para llevar acabo el levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo y conciliar los registros contables contra el control físico de los bienes.

2 Elabora oficio y recaba firma del Comisionado Presidente, para notificar al Jefe del Departamento Administrativo y a cada uno de los trabajadores, acerca del Calendario para el levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo. Turna oficio

Oficio

3 Conforme a las fechas del Calendario, emite y turna el “Reporte de Inventario”, por cada trabajador del área correspondiente, conteniendo en cada caso los bienes de activo fijo bajo su resguardo.

Reporte de Inventario 4 Inicia el levantamiento del Inventario Físico de los Bienes de Activo Fijo, realizando su recorrido por las instalaciones de la Comisión, con el apoyo del personal de la Oficina de existencias con el objeto de identificar y ubicar los bienes descritos en el “Reporte de Inventario”.

Reporte de Inventario


PÁGINA

66


JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO


5 Verifica que los datos del “Reporte de Inventario” coincidan con los de los bienes encontrados en el área respectiva

Reporte de Inventario

¿ Coinciden?

NO 6

Registra a mano en el “Reporte de Inventario” correspondiente, los cambios y diferencias encontradas tras el recorrido. Esto incluye errores en los datos propios del bien, tales como números de serie o inventario, modelo, características, entre otros. También incluye los bienes faltantes que resulten

SI 7

Procesa las modificaciones derivadas del paso anterior, y emite las actualizaciones del “Reporte de Inventario” por trabajador. Reporte de Inventario


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USUARIO RESGUARDATORIO


8 Una vez concluida la revisión de todos los bienes de activo fijo del área de que se trate, elabora el reporte denominado “Relación de bienes de activo fijo faltantes” para el caso de faltantes. Relación de bienes de activo fijo faltantes

9 Solicita por escrito al usuario resguardatario que presente los bienes faltantes en un plazo no mayor de 5 días hábiles

10 Procede a la búsqueda exhaustiva de los bienes faltantes.

11 Verifica si son presentados los bienes faltantes por el usuario?

NO 12 Elabora el formato “Aviso de faltantes de bienes patrimoniales” y recaba acta administrativa circunstanciada levantada por el usuario y turna ambas al Departamento Jurídico, para que proceda en el ámbito de su competencia. Aviso de faltantes de bienes patrimoniales Acta Administrativa Circunstanciada


PÁGINA

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DEPARTAMENTO JURÍDICO


13 NO Procede conforme a la normatividad, determinando si aplica la baja o el bien, el cargo contable a deudores diversos correspondientes al trabajador y el bien no identificado bajo su resguardo

SI 14 Una vez analizado el contenido, recaba firma de conformidad de los resguardatarios de los bienes de activo fijo en la impresión definitiva de “Reporte de Inventario” .

15 Elabora o imprime el formato “Inventario de Activo Fijo” (con base en la actualización de datos derivados del inventario de activo fijo llevado a cabo) Activo Fijo

16 Solicita al jefe del Departamento Administrativo, el reporte de auxiliares de las cuentas de activo fijo a la fecha, con la finalidad de hacer una conciliación (confronta documental) entre los registros contables y el resultado del inventario físico de los bienes de activo fijo. Reporte de Auxiliares de las cuentas de Activo Fijo

17 Verifica que coincidan los importes y clasificación de bienes de activo fijo, entre el “Inventario de Activo Fijo” y los reportes de auxiliares del periodo (semestre)


PÁGINA

69




18 Elabora el documento denominado “Ajustes previos a la conciliación” por cuenta contable, donde se identifican y aclaran las diferencias en la aplicación de cuentas contables y/o movimientos no correspondidos o registrados en el período; turna copia al Jefe del Departamento Administrativo para que proceda a realizar los ajustes contables correspondientes. Ajustes previos a la Conciliación

19 Genera la “Conciliación de saldos físico-contable” y recaba firmas de conformidad en la Conciliación. Turna copia al jefe del Departamento Administrativo para su revisión Conciliación de saldos físicocontable

20 Una vez recabada la firma del Jefe del departamento Administrativo turna documentación al Comisionado Presidente para que haga una supervisión y autorice la conciliación respectiva.

21 Archiva los documentos soporte o trabajo del levantamiento del Inventario Físico del Activo Fijo en los expedientes de control respectivos y turna copia al Jefe del Departamento Administrativo


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70

PROCEDIMIENTO:

Levantamiento Físico del Inventario Bienes Muebles (Activos Fijos) .

AREA QUE EJECUTA:


RESPONSABLE JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

ACTIVIDAD NÚMERO

1

AUXILIAR ADMINISTRATIVO 2

JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

3



5


de

FORMA O DOCUMENTO

Instruye a Auxiliar Administrativo, para llevar acabo el levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo y conciliar los registros contables contra el control físico de los bienes. Elabora oficio y recaba firma del Oficio Comisionado Presidente, para notificar al Jefe del Departamento Administrativo y a cada uno de los trabajadores, acerca del Calendario para el levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo. Turna oficio Conforme a las fechas del Calendario, Reporte emite y turna el “Reporte de Inventario”, Inventario por cada trabajador del área correspondiente, conteniendo en cada caso los bienes de activo fijo bajo su resguardo.

de

Inicia el levantamiento del Inventario Reporte Físico de los Bienes de Activo Fijo, Inventario realizando su recorrido por las instalaciones de la Comisión, con el apoyo del personal de la Oficina de existencias con el objeto de identificar y ubicar los bienes descritos en el “Reporte de Inventario”.

de

Verifica que los datos del “Reporte de Reporte Inventario” coincidan con los de los Inventario bienes encontrados en el área respectiva

de

Coinciden ? AUXILIAR ADMINISTRATIVO

6

No Registra a mano en el “Reporte de Inventario” correspondiente, los cambios y diferencias encontradas tras el recorrido. Esto incluye errores en los datos propios del bien, tales como


PÁGINA

71

números de serie o inventario, modelo, características, entre otros. También incluye los bienes faltantes que resulten. AUXILIAR ADMINISTRATIVO 7



USUARIO RESGUARDATARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

9

10

11


DEPARTAMENTO JURÍDICO 13


Procesa las modificaciones derivadas Reporte del paso anterior, y emite las Inventario actualizaciones del “Reporte de Inventario” por trabajador.

de

Una vez concluida la revisión de todos los bienes de activo fijo del área de que “Relación de se trate, elabora el reporte denominado bienes de activo “Relación de bienes de activo fijo fijo faltantes” faltantes” para el caso de faltantes. Solicita por escrito al usuario resguardatario que presente los bienes faltantes en un plazo no mayor de 5 días hábiles. Procede a la búsqueda exhaustiva de los bienes faltantes. Verifica si son presentados los bienes faltantes por el usuario?

No Elabora el formato “Aviso de faltantes de bienes patrimoniales” y recaba acta administrativa circunstanciada levantada por el usuario y turna ambas al Departamento Jurídico, para que proceda en el ámbito de su competencia.

“Aviso de faltantes de bienes patrimoniales” Acta Administrativa Circunstanciada

Procede conforme a la normatividad, determinando si aplica la baja o el bien, el cargo contable a deudores diversos correspondientes al trabajador y el bien no identificado bajo su resguardo.

Reporte Inventario

Si 14

de

Una vez analizado el contenido, recaba firma de conformidad de los resguardatarios de los bienes de activo fijo en la impresión definitiva de “Reporte de Inventario” . AUXILIAR

Elabora


o

imprime

el

formato “Inventario PÁGINA

de

72

ADMINISTRATIVO 15







“Inventario de Activo Fijo” (con base en Activo Fijo” la actualización de datos derivados del Inventario de activo fijo llevado a cabo. Solicita al Jefe del Departamento Administrativo, el reporte de auxiliares de las cuentas de activo fijo a la fecha, con la finalidad de hacer una conciliación (confronta documental) entre los registros contables y el resultado del inventario físico de los bienes de activo fijo.

Reporte de Auxiliares de las cuentas de Activo Fijo

Verifica que coincidan los importes y clasificación de bienes de activo fijo, entre el “Inventario de Activo Fijo” y los reportes de auxiliares del periodo (semestre):

18

Si Elabora el documento denominado “Ajustes previos a la conciliación” por cuenta contable, donde se identifican y aclaran las diferencias en la aplicación de cuentas contables y/o movimientos no correspondidos o registrados en el periodo; turna copia al Jefe del Departamento Administrativo para que proceda a realizar los ajustes contables correspondientes. Genera la “Conciliación de saldos físico-contable” y recaba firmas 19 de conformidad en la conciliación. Turna copia al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión. Una vez recabada la firma del Jefe del departamento Administrativo turna documentación al Comisionado 20 Presidente para que haga una supervisión y autorice la conciliación respectiva. Archiva los documentos soporte o de 21 trabajo del levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo en los expedientes de control respectivos y turna copia al Jefe del Departamento Administrativo. FIN DEL PROCEDIMIENTO


“Ajustes previos a la conciliación”

“Conciliación de saldos físicocontable”

PÁGINA

73

DIAGRAMA DE FLUJO REGISTRO DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES MUEBLES PARA SU REPARACIÓN

ÁREA SOLICITANTE

DPTO ADMINISTRATIVO

INICIO

1 Solicita la salida de cualquier bien mueble propiedad de la Comisión para su reparación, mencionando el número de Inventario, características principales, así como los componentes que lo integran. El Jefe del Departamento Administrativo tramita lo necesario para su reparación. Solicitud de Salida de bienes muebles.

2 Verifica que el bien que sale para su reparación, corresponde a la salida que se informo, firma de conformidad. Solicitud de salida de bienes muebles

3

Archiva la salida correspondiente junto al resguardo del bien y da el seguimiento necesario hasta su regreso. Solicitud de salida de bienes muebles

4

Informa al Auxiliar del Departamento Administrativo para que esté pendiente

5 Informa al Jefe del Departamento Administrativo la llegada del bien después de su reparación. Solicitud de salida de bienes muebles

6 Verifica físicamente el bien a su entrada, en el área asignada, firmando de conformidad

7


Archiva la solicitud de salina de bienes de muebles correspondiente.

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74

PROCEDIMIENTO:

Registro de Salida y Entrada de Bienes Muebles para su reparación.

AREA QUE EJECUTA:


RESPONSABLE

ACTIVIDAD NÚMERO

ÀREA SOLICITANTE 1


2


3


4

ÀREA SOLICITANTE 5 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

6


7


FORMA O DOCUMENTO

solicita la salida de cualquier bien mueble propiedad de la Comisión para Solicitud de salida su reparación, mencionando el número de bines muebles de Inventario, características principales, así como los componentes que lo integran. El Jefe del Departamento Administrativo tramita lo necesario para su reparación. Verifica que el bien que sale para su reparación, corresponde a la salida que se informo, firma de conformidad. Archiva la salida correspondiente junto al resguardo del bien y da el seguimiento necesario hasta su regreso. Informa al Auxiliar del Departamento Administrativo para que esté pendiente del pago correspondiente. Informa al Jefe del Departamento Administrativo la llegada del bien después de su reparación. Verifica físicamente el bien a su entrada, en el área asignada, firmando de conformidad. Archiva la solicitud de salida de bines muebles correspondiente.

Solicitud de salida de bines muebles Solicitud de salida de bines muebles

Solicitud de salida de bines muebles Solicitud de salida de bines muebles Solicitud de salida de bines muebles



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75

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE PEQUEÑAS HERRAMIENTAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO

INICIO 1 Revisa y controla el material y las herramientas disponibles en almacén

¿Hay existencia de los materiales y/o herramientas de las que el trabajador solicita y/o necesita?

NO 2 Solicita los materiales y pequeñas herramientas al proveedor seleccionado Solicitud de Material

3 Recibe factura, materiales y controla los materiales, así como de la distribución de las mismas a los distintos trabajadores. Solicitud de Material

SI 4



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RESPONSABLE

Control de Pequeñas Herramientas. Departamento Administrativo

ACTIVIDAD NÚMERO



FORMA O DOCUMENTO

Revisa y controla el material y las herramientas disponibles en almacén. 1

(Auxiliar Administrativo)

¿Hay existencia de los materiales y/o herramientas de las que el trabajador solicita y/o necesita? DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

No. 2

(Auxiliar Administrativo) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 3 (Auxiliar Administrativo)

Solicitud material

de

Solicitud Recibe factura, materiales y controla los material materiales, así como de la distribución de las mismas a los distintos trabajadores.

de

Solicita los materiales y pequeñas herramientas al proveedor seleccionado

Si. 4

Fin del procedimiento FIN DEL PROCEDIMIENTO


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77

DIAGRAMA DE FLUJO CONTRAPARTIDA JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INICIO

1

Recibe los Bienes Muebles e Inmuebles

2 Contabilizar inmediatamente cargo al capítulo 5000 bienes muebles; con abono a bancos.

3 Reflejar en el Registro Contable, cargo al activo fijo con abono a patrimonio

4 Trimestralmente conciliar los saldos de las cuentas de Activo Fijo contra Patrimonio.


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RESPONSABLE

CONTRAPARTIDA Departamento Administrativo

ACTIVIDAD NÚMERO


1


2


3


4

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Recibe los Inmuebles

Bienes

Muebles

FORMA O DOCUMENTO e

Contabilizar inmediatamente cargo al capítulo 5000 bienes muebles; con abono a bancos. Reflejar en el Registro Contable, cargo al activo fijo con abono a patrimonio.

Trimestralmente conciliar los saldos de las cuentas de Activo Fijo contra Patrimonio. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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79

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL




INICIO

1 Conforme al presupuesto autorizado por capítulo y partidas, así como a los registros contables correspondientes determinar mes a mes variaciones presupuéstales (absolutas y relativas) para remitirlas al Jefe del departamento Administrativo. Formato de variaciones presupuéstales

2 Revisión y análisis de variaciones presupuéstales para dar a conocer a los Comisionados el comportamiento del presupuesto y sus consideraciones respecto a las modificaciones presupuestales requeridas para su aprobación. Formato de variaciones presupuéstales

3 Revisión y análisis de las variaciones presupuéstales para su aprobación. Acuerdo de aprobación


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80


RESPONSABLE


Control del Ejercicio Presupuestal Departamento Administrativo

ACTIVIDAD NÚMERO

1

(Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

2

Pleno de la Comisión 3

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Conforme al presupuesto autorizado por capítulo y partidas, así como a los registros contables correspondientes determinar mes a mes variaciones presupuéstales (absolutas y relativas) para remitirlas al Jefe del departamento Administrativo. Revisión y análisis de variaciones presupuéstales para dar a conocer a los Comisionados el comportamiento del presupuesto y sus consideraciones respecto a las modificaciones presupuéstales requeridas para su aprobación. Revisión y análisis de las variaciones presupuéstales discusión y aprobación.

FORMA O DOCUMENTO Formato de variaciones presupuestales

Formato de variaciones presupuéstales

Acuerdo de aprobación

Fin del procedimiento


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81

DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL


JEFES DE DEPARTAMENTO

INICIO 1 Solicita a cada uno de los Departamentos la elaboración del Programa Operativo Anual (POA) Programa Operativo Anual

2 Reciben la indicación y proceden a recabar la información solicitada

3 Entregan en tiempo y forma la información al Secretario Ejecutivo

4 Recibe y revisa que la información esté debidamente requisitada

¿La información es correcta?

NO

SI

5 Regresa la información a la/s área/s correspondientes, con las debidas observaciones para su corrección

Pasa a la actividad 9

6 Reciben la documentación, proceden a realizar las correcciones y entregan al Secretario Ejecutivo. Regresa al punto 4.


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82





SI

97

Integra la información y elabora propuesta del Programa Operativo Anual y lo turna al Comisionado Presidente. Programa Operativo Anual

11 8 Revisa la propuesta del Programa Operativo Anual y cita a los de Jefes de Departamento a reunión Administrativa para tratar su contenido y definirlo.

129 Se reúnen en junta Administrativa con los Comisionados, revisan y definen los contenidos del POA.

13 10 Una vez analizado el Programa Operativo Anual lo turnan al Secretario Ejecutivo, con sus respectivas modificaciones, en caso de que las hubiese.

13 11 Una vez analizado el Programa Operativo Anual lo turnan al Secretario Ejecutivo, con sus respectivas modificaciones, en caso de que las hubiese. Programa Operativo Anual


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Elabora la propuesta del 15 12 Programa Operativo Anual y turnar al Comisionado Presidente para su autorización.

13 Aprueba el Programa Operativo Anual y turna al Jefe del Departamento administrativo y Secretario Ejecutivo.

Programa Operativo Anual

14 Envían al Secretario Ejecutivo el día primero de cada mes, el formatos seguimiento al “POA” especificando Seguimiento POA

15 15 Recibe formatos y analiza el avance programático de cada área. Seguimiento POA

al

16 Recibe formatos, revisa y turna al Departamento Administrativo. Seguimiento POA


al

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84

al

PROCEDIMIENTO:

Integración y Elaboración del programa operativo Anual.

AREA QUE EJECUTA:


RESPONSABLE

ACTIVIDAD NÚMERO


1


2


3


4

SECRETARIO EJECUTIVO 5

JEFE DE DEPARTAMENTO

6


7


8

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Solicita a cada uno de los Departamentos la elaboración del Programa Operativo Anual (POA)

FORMA O DOCUMENTO Programa Operativo Anual

Reciben la indicación y proceden a recabar la información solicitada. Entregan en tiempo y forma la información al Secretario Ejecutivo. Recibe y revisa que la información esté debidamente requisitada. ¿La información es correcta. No Regresa la información a la/s área/s correspondiente/s, con las debidas observaciones para su corrección. Reciben la documentación, proceden a realizar las correcciones y entregan al Secretario Ejecutivo. Regresa al punto 4. Si Integra la información y elabora propuesta del Programa Operativo Anual y lo turna al Comisionado Presidente.


Revisa la propuesta del Programa Operativo Anual y cita a los de Jefes de Departamento a reunión Administrativa para tratar su contenido y definirlo.


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85


9


10


11

DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO

12

PLENO DE LA COMISIÓN 13 JEFES DE DEPARTAMENTO 14

SECRETARIO EJECUTIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

15 16

Se reúnen en junta administrativa con los Comisionados, revisan y definen los contenidos del POA. Una vez analizado el Programa Operativo Anual lo turnan al Secretario Ejecutivo, con sus respectivas modificaciones, en caso de que las hubiese. El Secretario Ejecutivo analizará e integrará la información que se requiera para turnarlo Elabora la propuesta del Programa Operativo Anual y turnar al Comisionado Presidente para su autorización. Aprueba el Programa Operativo Anual y turna al Jefe del Departamento administrativo y Secretario Ejecutivo. Envían al Secretario Ejecutivo el día primero de cada mes, el formatos seguimiento al “POA” especificando porcentajes de avance alcanzados en cada una de las actividades. Recibe formatos, revisa y turna al Departamento Administrativo. Recibe formatos y analiza el avance programático de cada área. FIN DEL PROCEDIMIENTO




seguimiento al “POA”

seguimiento al “POA” seguimiento al “POA”

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86

DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INICIO

1 Inicia el proceso de elaboración de nómina, contempla el sueldo base y procede a realizar el cálculo correspondiente al periodo.

2 Captura las demás prestaciones y renumeraciones del personal.

3 Inicia el proceso de calculo de prenómina.

4 Informa al Jefe del Departamento Administrativo la finalización del cálculo de pre-nómina. Nómina

5 Revisa el calculo de la pre-nómina, observando que los pagos efectuados por alta, percepciones y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se hayan calculado de manera correcta, conciliando las cifras de nómina, con las cifras de la quincena inmediata anterior. Nómina


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DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO

¿Es correcta la Nómina?

NO

6 Indica correcciones al Auxiliar Administrativo. Nómina

SI

7 Valida el cálculo de la nómina y realiza la transferencia electrónica indica al Auxiliar del Departamento Administrativo elabore recibos de nómina y en caso de ser necesario los cheques correspondientes. Nómina

8 Elabora cheques, recibos de nómina y recaba de los trabajadores su firma Nómina Póliza


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DIAGRAMA DE FLUJO

CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES AUXILIAR ADMINISTRATIVO

JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO

9 Entrega recibos a cada uno de los trabajadores, archiva e informa al Jefe del departamento Administrativo finalización del procedimiento. Recibos de Nómina

10 Realiza los registros contables correspondientes de nómina

11 Concilia saldos entre nóminas y los registros contables, en caso de haber diferencia le indica al Auxiliar del Departamento Administrativo proceda a su corrección.


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PROCEDIMIENTO:

Conciliación de nómina y registros contables Departamento Administrativo

AREA QUE EJECUTA:

RESPONSABLE

ACTIVIDAD NÚMERO



1


2

Captura las demás prestaciones y renumeraciones del personal.


3

Inicia el proceso de calculo de prenómina.


4


JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

5

FORMA O DOCUMENTO

Inicia el proceso de elaboración de nómina, contempla el sueldo base y procede a realizar el cálculo correspondiente al periodo.

Informa al Jefe del Departamento Administrativo la finalización del cálculo de pre-nómina. Revisa el calculo de la pre-nómina, observando que los pagos efectuados por alta, percepciones y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se hayan calculado de manera correcta, conciliando las cifras de nómina, con las cifras de la quincena inmediata anterior.

Nómina

Nómina

¿ Es Correcta la nómina ? 6

7

No. Indica correcciones al Auxiliar Administrativo. Si. Valida el cálculo de la nómina y realiza la transferencia electrónica indica al Auxiliar del Departamento Administrativo elabore recibos de nómina y en caso de ser necesario los cheques correspondientes. Elabora cheques, recibos de nómina y recaba de los trabajadores su firma.

Nómina

Nómina

Cheque, Nómina Recibos

8


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90

AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTARTIVO

9

10

11

Entrega recibos a cada uno de los trabajadores, archiva e informa al Jefe del departamento Administrativo finalización del procedimiento. Realiza los registros contables correspondientes de nómina.

Recibos de Nómina

Concilia saldos entre nóminas y los registros contables, en caso de haber diferencia le indica al Auxiliar del Departamento Administrativo proceda a su corrección. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS AREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

INICIO

1 Solicita los requerimientos mediante el formato “Solicitud de Material”

Solicitud de material 2 Captura las demás prestaciones y renumeraciones del personal.

Solicitud de material ¿Hay Existencias?

No Pasa a actividad 5

4 Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.

Si Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.

3

Solicitud de material, Nota salida de Almacén

Solicitud de material, Nota salida de Almacén


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92

DIAGRAMA DE FLUJO

SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS AREA SOLICITANTE


5 Elabora “Orden de Compra” con los datos y características de los Bienes y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo. Orden de Compra

6 Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Proveedor seleccionado. Orden de Compra

7 Revisa que la factura cumpla con los requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones especificaciones en “Orden de Compra” Factura, bienes solicitados


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93

DIAGRAMA DE FLUJO



¿Cumplen con las características requeridas?

No

Si 8

9 Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte de la adqui

Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7 Corrección.

Factura, bienes solicitados 10

Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida. Solicitud de Material, Nota de salida

11 Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material.

Solicitud de Material, Nota de salida

¿Cumplen con las características requeridas?


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94

DIAGRAMA DE FLUJO



Si No 12

13 Devuelve el material al departamento Administrativo.

Utiliza el material para el fin requerido. “PAGADO” toda la documentación soporte de la adquisición.

Se remite a la actividad No. 8


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14


RESPONSABLE

Solicitud de materiales y suministros Departamento Administrativo

ACTIVIDAD NÚMERO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Solicita los requerimientos mediante el formato “Solicitud de Material”

ÁREA SOLICITANTE

FORMA O DOCUMENTO Solicitud Material

de

Recibe original y copia de la Solicitud “Solicitud del Material” debidamente Material requisitada: verifica existencia y determina:

de

1

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración

2

de

¿ Hay existencias ? Si 3

ÁREA SOLICITANTE

4

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración)

5 de

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 6 (Auxiliar Administración)

Solicitud de Atiende “Solicitud de Material”, Material elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de Nota de Salida recibo en “Nota” , entrega los bienes de Almacén junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.

Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.

Solicitud de Material, Nota de Salida de Almacén

No Elabora “Orden de Compra” con los Orden datos y características de los Bienes Compra y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo.

de

Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Orden de compra Proveedor seleccionado.

de Revisa que la factura cumpla con los


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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 7 (Auxiliar Administración)

de

requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones especificaciones en “Orden de Compra”

Factura, Materiales solicitados

Cumplen los bienes o servicios con las características requeridas? No DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración)

8 de

Rechaza factura y/o los Bienes y no Factura y/o los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Materiales Se remite a la actividad No. 7 solicitados Si

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración)

9 de

10 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración)

11

12 13

ÁREA SOLICITANTE DEPARTAMENTO

Factura y/o Materiales solicitados

Solicitud de Material, Nota de Salida

de

ÁREA SOLICITANTE

ÁREA SOLICITANTE

Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte de la adquisición. Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida.

Recibe bienes solicitados junto con de copias de la “Solicitud de Material ” y Solicitud de la “Nota de Salida y verifica que el Material abastecimiento sea correcto, de Nota de Salida acuerdo a la solicitud de material. Si. Utiliza el material para el fin requerido. No. Devuelve el material al departamento Administrativo.

14


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97

Se remite a la actividad No. 8

ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración)

de FIN DEL PROCEDIMIENTO


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DIAGRAMA DE FLUJO REPARACIÓN DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA CHOFER DEPARTAMENTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO

INICIO 1 Elabora solicitud de mantenimiento requiriendo al Departamento de Administración el servicio de reparación especificado del vehículo y la aplicación de bitácora. Solicitud de mantenimiento

2 Recibe la solicitud, verifica en el control de vehículos que la unidad sea propiedad de la Comisión. Turna al Auxiliar Administrativo Solicitud de mantenimiento

¿Es monto mayor a $10,000?

No

3 Pasa a actividad 7

4

Si Solicita cotización a los talleres, en su caso envía la unidad. Cotizaciones


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DIAGRAMA DE FLUJO

SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS PROVEEDOR


5 Recibe las cotizaciones de los talleres. Cotizaciones

6 Analiza las cotizaciones, selecciona el taller que ofrezca las mejores condiciones, afecta al Cotizaciones

7 Elabora la orden de servicio y entrega copia al taller seleccionado. Orden de Servicio

8 Repara el vehículo prepara la factura y la entrega junto con el vehículo. Factura

9 Elabora la póliza contable registra y cheque.

Póliza, Cheque

Recibe el vehículo y registra el servicio proporcionado en la bitácora del mismo.

10

Bitácora


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PROCEDIMIENTO:

Reparación de vehículos y aplicación de bitácora Departamento Administrativo

AREA QUE EJECUTA:

RESPONSABLE

ACTIVIDAD NÚMERO

CHOFER

1 JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

2


FORMA O DOCUMENTO Elabora solicitud de mantenimiento Solicitud de requiriendo al Departamento de Mantenimiento Administración el servicio de reparación especificado del vehículo y la aplicación de bitácora. de Recibe la solicitud, verifica en el Solicitud control de vehículos que la unidad Mantenimiento sea propiedad de la Comisión. Turna al Auxiliar Administrativo ¿Es monto mayor a $10,000.00?


3

No. Continuar con la actividad No. 7.

(Auxiliar de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

4

Sí. Solicita cotización a los talleres, en su caso envía la unidad.


5

Recibe las cotizaciones de los talleres.


6


7

(Auxiliar Administración)

de

PROVEEDOR 8 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 9 (Auxiliar

Cotizaciones

Analiza las cotizaciones, selecciona el taller que ofrezca las mejores condiciones, afecta al presupuesto. Elabora la orden de servicio y entrega copia al taller seleccionado.

Repara el vehículo prepara la factura y la entrega junto con el vehículo.

Orden Servicio

de

Factura

Elabora la póliza contable registra y cheque.

de


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101

Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administración)

10 de

Recibe el vehículo y registra el servicio proporcionado en la bitácora del mismo.

Bitácora

Termina el Procedimiento.


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102

TRABAJADOR

DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE VIATICOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO

INICIO 1 Solicita “Pliego de Comisión” para viáticos, indica el lugar, objeto de comisión, modalidad de transporte utilizado. Turna al Auxiliar Administrativo Pliego de Comisión

2 Elabora “Pliego de Comisión” asigna la cantidad que corresponde con respecto a los lineamientos de viáticos, (si requiere gasolina, asigna gasolina). Pliego de Comisión

3 Turna al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión y al Comisionado Presidente para su autorización.

¿Es monto mayor a $10,000?

No

4 Se remite a la actividad 2

Si

5 Entrega la cantidad correspondiente al trabajador y elabora vale provisional de caja Vale caja


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DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE VIÁTICOS TRABAJADOR SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

6 Recibe el monto correspondiente, firma vale provisional de caja, realiza la comisión. Vale provisional caja

7 Recibe y revisa facturas o notas comprobatorias, afecta el fondo revolverte la partida de “Viáticos de Servidores Públicos” Facturas


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RESPONSABLE

Solicitud de Viáticos Departamento Administrativo

ACTIVIDAD NÚMERO

TRABAJADOR 1 DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo

2

3


FORMA DOCUMENTO Solicita “Pliego de Comisión” para viáticos, “Pliego indica el lugar, objeto de comisión, modalidad Comisión” de transporte utilizado. Turna al Auxiliar Administrativo Elabora “Pliego de Comisión” , asigna la “Pliego cantidad que corresponde con respecto a los Comisión” lineamientos de viáticos, (si requiere gasolina, asigna gasolina). Turna al Jefe del Departamento Administrativo “Pliego para su revisión y al Comisionado Presidente Comisión” para su autorización.

O de

de

de

Están correctos los datos? DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo TRABAJADOR

4

No. Se remite a la actividad 2

5

Si. Entrega la cantidad correspondiente al Vale Provisional de trabajador y elabora vale provisional de caja Caja

6

7

Recibe el monto correspondiente, firma vale Vale Provisional de provisional de caja, realiza la comisión. Caja Una vez realizada la comisión entrega al Auxiliar Administrativo las facturas o notas de los gastos erogados. Recibe y revisa facturas o notas Facturas, Notas, comprobatorias, afecta el fondo revolverte la partida de “Viáticos de Servidores Públicos” Archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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DIAGRAMA DE FLUJO SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN TRABAJADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

INICIO 1 Elabora “Orden de Servicio” con los datos y características del Servicio que se requiere, con firma del trabajador solicitante y de revisión del Jefe Administrativo. Orden de Servicio

2 Revisa el Departamento Administrativo y turna al Comisionado Presidente para su autorización. Orden de Servicio

¿Autoriza Comisionado Presidente?

No

3 Archiva “Orden de Servicio” e indica que no se autorizo el Servicio.

4

Si Entrega “Orden de Servicio al Proveedor seleccionado.

Orden de Servicio


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DIAGRAMA DE FLUJO SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN PROVEEDOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

¿Cumplen los servicios con las características requeridas?

No

Si 5

6 Recibe factura del servicio, que cumplió con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor por los Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación

Se remite a la actividad no. 4 para su corrección.

Factura


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RESPONSABLE

Servicios de Mantenimiento y Conservación Departamento Administrativo

ACTIVIDAD NÚMERO

TRABAJADOR 1

DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo

DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo

2


FORMA O DOCUMENTO Elabora “Orden de Servicio” con los datos y “Orden de Servicio” características del Servicio que se requiere, con firma del trabajador solicitante y de revisión del Jefe Administrativo. Revisa el Departamento Administrativo y turna al Comisionado Presidente para su autorización.

3

Autoriza Comisionado Presidente? No. Archiva “Orden de Servicio” e indica que no Orden de Servicio se autorizo el Servicio.

4

Si. entrega “Orden de Servicio seleccionado. Cumplen los servicios características requeridas?

DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo

al Proveedor

con

las

5 No. Se remite a la actividad no. 4 6

Si. Recibe factura del servicio, que cumplió con Factura los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor por los Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte. Fin del procedimiento


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DIAGRAMA DE FLUJO SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INICIO 1 Se realiza registro contable de retenciones por salarios, retenciones del ISR y crédito al salario en la póliza de egresos correspondiente al pago de nómina.

Se realiza registro contable de provisión de retención de ISR sobre honorarios profesionales en la póliza de egresos correspondiente al pago del honorario profesional.

Determina el importe total a cargo, conforme el reporte Auxiliar del CONTPAQ de las retenciones por salarios, retenciones del Impuesto del ISR y Crédito al Salario y remite copia al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión a más tardar el 15 de cada mes del honorario profesional.

2

3

4 Una vez verificados los cálculos realiza pago electrónico en la página de Internet en el plazo establecido en la normatividad aplicable.


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RESPONSABLE DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo



JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTARTIVO

Pago de Impuestos Departamento Administrativo

ACTIVIDAD NÚMERO

1

2

3

4


FORMA O DOCUMENTO

Se realiza registro contable de retenciones por salarios, retenciones del ISR y crédito al salario en la póliza de egresos correspondiente al pago de nómina. Se realiza registro contable de provisión de retención de ISR sobre honorarios profesionales en la póliza de egresos correspondiente al pago del honorario profesional. Determina el importe total a cargo, conforme el reporte Auxiliar del CONTPAQ de las retenciones por salarios, retenciones del Impuesto del ISR y Crédito al Salario y remite copia al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión a más tardar el 15 de cada mes. Una vez verificados los cálculos realiza pago electrónico en la página de Internet en el plazo establecido en la normatividad aplicable.



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XI.- GLOSARIO

GLOSARIO DE TÉRMINOS:

ACTA CIRCUNSTANCIADA.- Documento de tipo administrativo en el cual se plasma(n) la (s) evidencias o circunstancias de hechos, actos u omisiones que impliquen alguna irregularidad o conducta ilícita en los ingresos, egresos, manejo, registros, custodia y aplicación de fondos y recursos públicos. Documento que sirve de prueba para efectos de procesos administrativos, judiciales y laborales. ACTIVIDAD.- una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o unidad administrativa. ACTO ADMINISTRATIVO.- manifestación externa de la voluntad proveniente de la autoridad competente, que se emite con el fin de crear determinadas consecuencias jurídicas para casos particulares específicamente determinados. ACUERDO.- Es la resolución o disposición tomada sobre algún asunto, por un Organo Administrativo o persona facultada a fin de que se ejecute uno o más actos administrativos. ACUSE.- Acción o efecto de acusar recibo. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.- Conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas y prácticas que tienen como finalidad apoyar la consecución de los objetivos de una organización, a través de los medios para la obtención de resultados con el máximo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros de la organización, generando las normas, los servicios, los bienes y la información que demanda la población. ADQUISICIÓN.- Acta o hecho en virtud del cual una persona adquiere el dominio o propiedad de una cosa –mueble o inmueble- o algún derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo oneroso o gratuito; a titulo singular o universal, mortis causa o intervivos. AGENDAR.- Apuntes sobre las cosas que se han de hacer cada día y las direcciones. ANÁLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus características representativas; así como sus interrelaciones y la relación de cada elemento con el todo. ANTEPROYECTO.- Conjunto de trabajos preliminares para redactar el proyecto de una obra, ley, programa, escrito, etc.


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XI.- GLOSARIO

ARCHIVO.- Comprende el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de integrar una fuente de información, en razón de las actividades de una institución. ARRENDAR.- Cesión de uso de un bien por tiempo determinado, mediante pago de una renta, de conformidad con las partes interesadas y las normas aplicadas. ASESORAR.- Es el suministro, a una autoridad de línea, de información técnica y conocimientos especializados en calidad de proposiciones y recomendaciones, a efecto de facilitar la toma de decisiones. BIENES INMUEBLES.- Son aquellos bienes arraigados que por su propia naturaleza no se pueden trasladar de un lugar a otro sin deterioro o sin alteración de su forma o sustancia, o los que son considerados como tales por ley. BIENES MUEBLES.- Son objetos susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro, ya sea que se muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior. CAPACITACIÓN.- Es el proceso mediante el cual el hombre desarrolla y perfecciona sus habilidades, destrezas y aptitudes a través de un conjunto de conocimientos teórico-practicos, relativos a un determinado campo tecnológico, para lograr una formación integral que responda a las exigencias del mismo campo de trabajo. CONTRATO.- Es el instrumento usual para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen. CONTROL.- Mecanismo por el cual se prevé la realización de las acciones justas y necesarias para el logro de objetivos planeados y en su caso, determinar las desviaciones incurridas para su corrección. COORDINACIÓN.- Sincronizar y armonizar todos los esfuerzos con el fin de lograr un resultado esperado. ECONOMÍA.- Se refiere a los términos y a las condiciones bajo los cuales una Entidad adquiere recursos humanos, financieros y materiales en la cantidad y en la calidad adecuada al menor costo. EFICACIA.- El grado en que una actividad alcanza sus objetivos, previstos en programas y proyectos. EFICIENCIA.- Se refiere a la relación entre los recursos utilizados como insumo y los resultados obtenidos en bienes y/o servicios; es decir, la eficacia aumenta cuando disminuye la cantidad de insumos utilizados para producir cada unidad de resultados o bien cuando por una cantidad dada de insumos se producen más bienes o servicios.


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XI.- GLOSARIO

ESTRUCTURA ORGÁNICA.- Disposición en que se ordenan las Unidades Administrativas de una organización de acuerdo a los criterios de jerarquía y especialización. Sistema formal en que se plasma la división del trabajo, precisando la interrelación y coordinación de las funciones con misión y objetivos. EVALAUACIÓN.- Revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficiencia y eficacia con que está operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos. FONDO REVOLVENTE.- Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos menores, que posteriormente deberán cargarse a las partidas presupuéstales correspondientes. LINEAMIENTO.- Criterios establecidos que, aún sin rango de ley, deben de tener observación obligatoria para el buen desarrollo de las actividades. MANUAL DE ORGANIZACIÓN.- Documento en el que se registra y actualiza la información detallada de una Institución, acerca de sus antecedentes, atribuciones, estructura orgánica, funciones, niveles jerárquicos, líneas de comunicación, coordinación y los organigramas que representen en forma esquemática la estructura y otros que se consideren necesarios para el mejor desempeño de las labores. MÉTODO.- Forma prescrita para ejecutar un trabajo dado, poniendo adecuada consideración al objetivo, instalaciones disponibles y al total de gastos de tiempo, dinero y esfuerzo. METODOLOGÍA.- Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado. NORMA.- Ordenamiento imperativo y específico que persiguen un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación. OFICIO.- Comunicación escrita acerca de ciertos asuntos públicos. ÓRGANO.- Unidad Administrativa impersonal en la que se pueden ejercer una, varias funciones o parte de ellas, integrada por uno o más puestos. ORGANIGRAMA.- Representación gráfica que dá una visión general de la estructura interna de un organismo social. PLAN.- Instrumento diseñado para alcanzar determinados objetivos, en el que se definen en espacio y tiempo, los medios utilizables para su alcance, en tal virtud se contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y tácticas; así como los instrumentos y acciones que se utilizan para llegar a los fines deseados. POLÍTICA.- Criterio general que tiene por objeto orientar la acción en las decisiones; sirven por ello para formular, interpretar o suplir las normas concretas; señalan medios genéricos para alcanzar las metas.


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XI.- GLOSARIO

PLANEACIÓN.- Es el conjunto sistematizado de acciones para fijar prioridades, elegir alternativas, así como establecer objetivos y metas. PRESUPUESTO.- Estimación programada en forma sistemática de los recursos financieros que manejará un organismo en un periodo determinado. PROCEDIMIENTO.- Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. PROCESO.- Conjunto de fases sucesivas de una acción dinámica y progresiva que concluye con la obtención de un resultado. PROGRAMA.- Plan en el que se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, y el tiempo que se requiere para realizar cada una de las partes. REGULARIZAR.- Poner algo en estado de normalidad. REQUISITAR.- Acción y efecto de solicitar que se cumpla con una o varias condiciones. SUPERVISIÓN.- Verificación y comprobación de las actividades emprendidas en el desarrollo de un proceso sistemático de trabajo, acordes con los programas y proyectos previamente formulados. VIÁTICOS.- Dinero o conjunto de provisiones para realizar una comisión fuera de su lugar de adscripción.


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Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN COMISIONADA PRESIDENTA

MTRO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO COMISIONADO

DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN COMISIONADO LIC. VICTOR HUGO HERNÁNDEZ REYES SECRETARIO EJECUTIVO


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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