SISTEM MANAJEMEN MUTU Bahan Kuliah Ke-12 UU dan Kebijakan Pembangunan Peternakan Untuk Lingkungan Sendiri
[email protected] Bandung 26 Juli 2011
DEFINISI MANAJEMEN MUTU: Filsafat dan budaya organisasi yang menekankan kepada upaya menciptakan mutu yang konstan melalui setiap aspek dalam kegiatan organisasi MUTU: Tingkat karakteristik yang melekat pada suatu produk yang memenuhi preferensi konsumen
SMM adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu. Suatu sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/ atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, yang ditentukan oleh pelanggan dan organisasi. PENGENDALIAN MUTU Usaha untuk menjaga dan mempertahankan kualitas produk agar sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan berdasarkan kebijakan puncak manajemen
KONSEP MUTU Quality as excellence. Mutu sbg keunggulan baik komparatif maupun kualitatif
Quality as fitness of & for purpose. Mutu sebagai upaya untuk pencapaian tujuan/maksud dan pewujudan maksud, konsep proses, pencapaian tujuan & perbaikan mutu
Quality as a threshold. Mutu Sebagai ambang minimal yang harus dicapai
Quality as added value. Mutu sebagai penambahan nilai Quality as value for money. Mutu sebagai nilai nilai uang Satisfaction of the client. Mutu sebagai kepuasan pelanggan
PENDAHULUAN
Pentingnya Benchmarking
Kita ingin menjadi seperti apa? Apakah pengembangan SMM sudah menjadi kebijakan mutu dan sasaran mutu? Apa yang sudah dan akan kita lakukan untuk mengembangkan SMM? Melalui apakah SMM dikembangkan? Sudah menjadi budayakah SMM di lingkungan kita? Sudahkah persyaratan sistem manajemen mutu telah dipenuhi? Bagaimana pengendalian dokumen, pengendalian ketidaksesuaian dan lain-lain? Bagaimana “mereka” mencapai kinerja yang baik? Bagaimana kita bisa menunjukkan bahwa kita bisa lebih baik dari mereka? Pentingkah Sistem Manajemen Mutu (SMM) dibangun dan dikembangkan? Bagaimana mengintegrasikan SMM dalam sistem produksi?
The Evolution of Management Theory
5
Management Approaches and the Environment GENERAL ENVIRONMENT
SOCIAL
OPERATING ENVIRONMENT
ECONOMIC
NEW ENTRANTS INTERNAL ENVIRONMENT
SUBSTITUTES POLITICAL
PRODUCTION TECHNOLOGY STRUCTURE INPUTS
SUPPLIER
COMPETITION TECHNOLOGY
CUSTOMER
LEGAL
Evolusi
STANDARDISASI • Meliputi kegiatan perumusan/membuat standar, menerbitkan standar, penerapan, pengujian, inspeksi, audit dan sertifikasi.
• Tingkatan standar : 1. Internasional : ISO, HACCP, Six Sigma, ........ 2. Regional : Peraturan di Uni Eropa, Asia 3. Nasional : SNI, SMK3, JIS, BS, DIN 4. Perusahaan : Konsultan PT. Dwi Indah Lestari
akreditasi dan sertifikasi Sertifikasi: 1) pengakuan oleh pihak ketiga yang
badan akreditasi
berkaitan dengan produk, proses, sistem atau orang. 2) Pengesahan tertulis dalam bentuk sertifikat yang
akreditasi
menilai kompetensi
lembaga penilaian kesesuaian sertifikasi/ registrasi
menilai kesesuaian
Produk (termasuk jasa) Pemasok
diterbitkan lembaga sertifikasi kepada suatu organisasi yang telah berhasil memperoleh sertifikat sistem manajemen ISO 9001:2008, 14001:2004 atau OHSAS 18001:2007. catatan 1 : sertifikasi sistem manajemen seringkali disebut dengan registrasi catatan 2 : sertifikasi dapat diterapkan untuk semua obyek penilaian kesesuaian kecuali untuk lembaga penilaian kesesuaian itu sendiri dimana yang dapat diterapkan adalah akreditasi Akreditasi: pengakuan formal oleh pihak ketiga
(lembaga akreditasi) yang terkait dengan lembaga penilaian keseseuaian yang memberikan pernyataan formal kompetensinya untuk melakukan kegiatan penilaian kesesuaian tertentu (ISO/IEC 17000)
KONSEP SISTEM MANAJEMEN MUTU sistem
serangkaian elemen yang saling berkaitan
manajemen puncak
manajemen
aktivitas terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi
kebijakan mutu
sistem manajemen
keseluruhan maksud dan arah organisasi terkait mutu yang dinyatakan secara formal oleh manajemen puncak
sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran tersebut
sistem manajemen mutu
sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkenaan dengan mutu
orang atau sekelompok orang yg mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkatan tertinggi
manajemen mutu
aktivitas terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkenaan dengan mutu
sasaran mutu
sesuatu untuk dicapai, atau dituju terkait dengan mutu
peningkatan berkelanjutan aktivitas berulang untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan
perencanaan mutu
bagian manajemen mutu untuk menetapkan sasaran mutu dan menentukan proses operasional yang diperlukan serta sumber daya untuk memenuhi sasaran mutu
pengendalian mutu bagian manajemen mutu dengan fokus pada pemenuhan persyaratan mutu
jaminan mutu
bagian manajemen mutu untuk memberikan keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dipenuhi
efektivitas
sejauh mana kegiatan yang direncanakan dapat direalisasikan dan hasil yang direncanakan dapat dicapai
peningkatan mutu
bagian manajemen mutu untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan mutu
efisiensi
hubungan antara hasil yang dicapai dan sumber daya yang digunakan
DEFINISI SOP
A Standard Operating Procedure (SOP) is a set of written instructions that document a routine or repetitive activity followed by an organization. Prosedur tertulis yang digunakan sebagai acuan, dan spesifikasi yang disepakati oleh unit/organisasi agar tujuan yang diinginkan suatu unit/organisasi bisa terwujud SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA, 2001) SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan (FEMA, 1999). SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah (Lingappan, 2000).
SOP adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan disyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari (“Developing standard operating procedures in Wildland Fire Management”, 2003).
Tujuan : Sebagai kerangka operasional kebijakan organisasi Merupakan dokumentasi praktek terbaik Memberikan pedoman tentang apa, bagaimana, kapan, mengapa, dan siapa
Unsur-unsur SOP: Pemikiran untuk SOP Deskripsi rinci prosedur - berdasarkan praktik terbaik / standar Pemantauan tindakan
Akuntabilitas Tindakan korektif Tanggal tinjauan terakhir atau revisi tanggal
TUJUAN Agar setiap individu dalam organisasi mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi. Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja staff atau operator dalam organisasi atau unit Melindungi organisasi dan staf dari malapraktek atau kesalahan administrasi lainnya. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari staff atau operator terkait.
HIRARKI DOKUMEN
MANUAL MUTU
PROSEDUR MUTU
Menyatakan filosofi /kebijakaan organisasi terhadap mutu
Menyatakan bagaimana menerapakan kebijakan sistem manajemen mutu
INSTRUKSI KERJA, DOKUMEN TEKNIS, STANDAR, DLL.
CATATAN MUTU
Menyatakan langkahlangkah/instruksi untuk produk,mesin atau pekerjaan tertentu
Merupakan bukti dari penerapan sistem
6
PIRAMIDA DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Kebijakan, Tujuan dan Komitmen
1
Pelaksanaan rangkaian kegiatan operasional
2
Pelaksanaan kegiatan rinci dan spesifik
3
Untuk merekam kegiatan
4
Manual Mutu Terpadu
Prosedur
Instruksi kerja
Formulir/ standard/Speck
PROSES DOKUMENTASI SMM Dokumentasi yang sudah ada
Persyaratan ISO 9001:2008 17025:2008
Tuntutan/ kebutuhan eksternal
Kebutuhan Internal
Menunjuk Koordinator & Tim Pembuatan Dokumentasi Menilai/membandingkan Dokumen yang sudah ada dengan kebutuhan standar & pelaksanaan internal
Analisa Proses dan keterkaitan
Menentukan skala prioritas, pembagian tugas dan penjadwalan Manual Mutu
Prosedur & Instruksi Kerja Pembuatan draf dokumen
Sirkulasi draf dokumen untuk mendapatkan umpan balik Perbaikan dan pengesahan serta pelatihan Penerapan dan pengendalian
Form&Rekaman
Model Manajemen Integrasi Sistem Pendidikan dan Pembelajaran
SISTEM MANAJEMEN MUTU DI PPBS Kebijakan Mutu
ISO 9001:2008
SASARAN MUTU/ IKK
Referensi Silang ISO 9001:2008 ISO/IEC 17025:2008
Lab. Pendidikan dan Pengujian Manual Mutu Prosedur Mutu IK Form Sertifikasi: Layanan Akademik
Akreditasi: Layanan Laboratorium
4
Hubungan Tindakan Perbaikan & Pencegahan
Remedial
Start
No
Yes
Pekerjaan yang tidak sesuai
Tindakan Perbaikan Analisis Data
Penyebab potensial ? Analisa Akar masalah
Usulan Improvement
Tindakan Pencegahan No
Efektif ?
Analisis Data Asesment resiko
Kaji Ulang Manajemen MR
yes
Usulan Improvement
Hubungan Audit Internal - Continuous Improvement – Management Review
4
CI: continuous improvement; AI: audit internal; MR: management review
Deming’s wheel (P.D.C.A.)
Kinerja
Continuous Improvement
S2
P1
D1
A1
C1
TQM P2
D2
A2
C2
P = Plan D = Do C = Check A = Act
Management Review S1
Audit Internal
S1 = tingkatan kinerja sekarang S2 = tingkatan kinerja akan datang
1 tahun
Waktu
Sistem Kerja yang Menjunjung Nilai Keselamatan dan Kesehatan Peraturan perundang2an
Sumberdaya
Pemerintah
Kesehatan pekerja
Seleksi & pelatihan
Bahan2 yang aman Keamanan Peralatan
Customer
Manajemen Pengawasan & support
Manajemen SMK3 Proses Produksi
aman Ruang lingkup Kerja Pegawai
Sasaran dan Tujuan
Lingkungan
benefit
Sistem Kontrak
Karyawan yg fit dan sehat Limbah yg aman
Bantuan awal dan Perlakuan Kesehatan
Program Lingkungan
Penanganan Kesehatan
Lingkungan kerja yang aman Mahasiswa: Bebas dari luka dan sakit
HACCP CONTOH
Pohon Industri Sapi Perah Pakan hijauan
konsentrat
Ternak bibit
Alat/mesin
Obat/IB
On farm
Susu segar produk lokal
Koperas i Primer
Skim milk Powder (impor)
SKM/Formula
Susu UHT
IPS
Susu tepung
Industri pengolahan makanan/minuman
Konsumen
Home Industri
Yoghurt
Susu Pasteurisasi
Whole milk Powder (impor)
Mentega
Keju
Industri pengolahan susu Koperasi primer Koperasi sekunder Koperasi primer
Koperasi primer
Penetapan wilayah-wilayah pengembangan sapi perah Pengembangan Kemitraan Sistem Penyediaan hijauan Pengembangan Kelembagaan
Program identifikasi dan sertifikasi bibit sapi perah
Peningkatan Populasi Ternak Sapi Perah
Standarisasi/SOP Pengelolaan usaha & handling susu Teknologi dan Pengembangan Wilayah Sapi Perah
Target pencapaian 25% dari konsumsi susu dalam negeri
Peningkatan kompetensi peternak dan koperasi. Pengembangan skala usaha peternak (spesialisasi usaha)
Pengembangan Model Industri Sapi Perah
Pengembangan produk susu koperasi (diversifikasi usaha) Pengembangan kawasan terpadu berbasis sapi perah Penguatan posisi tawar petanak sapi perah
Pencapaian Target Produksi Susu
Manajemen Resiko dan Sistem Manajemen Mutu Pengendalian Mutu
Peternak
Manajemen Resiko
Manajmen Jaminan Mutu
Kelompok
TPK dan Sub TPK
Manajemen Komunikasi
Kuantitas Efisiensi Kualitas
Profit Susu Ditampung di Dum Tank
Analisa Resiko
Cooling Unit
Trukt pengangkut
MT/ IPS
Manajemen resiko dan Sistem Keamanan Pangan. Ada tiga hal penting yang harus diperhatikan: (a) keadaan dan kondisi yang mungkin dapat menimbulkan kerugian, (b) keadaan atau kondisi yang memperbesar kemungkinan terjadinya kerugian, (c) keadaan dan kondisi yang tidak dapat dihindarkan untuk bisa diatasi atau dihilangkan.
Tujuan dan Nilai Tambah
Standarisasi proses dan produk Konsistensi kualitas bagi produsen, industri prosesing dan konsumen Meningkatkan kepercayaan (peternak dan koperasi) Meningkatkan insentif dan kompetitif
Mengurangi penalty dan hilangnya raw material [kerusakan produk akhir] Memperbaiki efisiensi produksi Memperbaiki kesehatan kelompok Mengurangi dampak kerusakan lingkungan mencegah suatu masalah jauh lebih murah dibandingkan pemecahan masalah
PENGERTIAN Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP)
Suatu system yang mengidentifikasi BAHAYA SPESIFIK yang mungkin timbul dan cara pencegahannya untuk mengendalikan bahaya tersebut.
Kegunaan HACCP • Mencegah penarikan makanan • Meningkatkan jaminan Food Safety • Pembenahan & “pembersihan” unit pengolahan (produksi) • Mencegah kehilangan konsumen / menurunnya pasien • Meningkatkan kepercayaan konsumen / pasien • Mencegah pemborosan beaya
Pemahaman Dasar 7 Prinsip HACCP
1. Lakukan Identifikasi bahaya untuk produk tsb 2. Tetapkan CCP untuk produk tersebut (bahan, proses, atau formulasi) 3. Tetapkan batas / limit kritis untuk CCP yang telah diidentifikasi 4. Tetapkan langkah pemantauan CCP sesuai batas limit yang telah ditentukan 5. Tetapkan tindakan koreksi jika ditemukan CCP yang melebihi batas kritis dari hasil pemantauan 6. Tetapkan langkah-langkah verifikasi dari hasil tindakan koreksi CCP 7. Jelaskan kegiatan dokumentasi yang diperlukan untuk penerapan HACCP
PRINSIP – 1 IDENTIFIKASI BAHAYA
JENIS BAHAYA BIOLOGIS (MIKROBIOLOGIS)
KIMIA
FISIK
SUMBER BAKTERI SUSU DI TINGKAT PETERNAK Media penularan: udara, air, manusia, serangga,
PROSES PRODUKSI DARI TERNAK HINGGA PRODUK SUSU KEMASAN
MENJAGA KESEHATAN TERNAK DAN KANDANG
FORMULIR 1. IDENTIFIKASI BAHAYA DAN CARA PENCEGAHANNYA NAMA BAHAN: NO.
BAHAN MENTAH / INGRIDIEN / BAHAN TAMBAHAN
BAHAYA B (M)/K/F
JENIS BAHAYA
CARA PENCEGAHAN
Ket. B (M) = Biologis (Mikrob) ; K = Kimia ; F = Fisik
Cemaran utama
Kimia (obat hewan, residu pestisida, residu untuk sanitasi, kontaminasi bahan pakan dan kimia pada air) Biologi (bakteri, parasit, dan mikroorganisme lainnya) Fisik (sedimen, debu, rambut, lalat dan lain-lainnya)
FORMULIR 2. ANALISA RESIKO BAHAYA NAMA MASAKAN : …
NO
1. 2. 3.
BAHAN / INGRIDIEN
KEL. BAHAYA(“v”) A
B
C
D
E
F
KATEGORI RESIKO
Prinsip – 2 PENETAPAN CRITICAL CONTROL POINT (CCP)
CCP titik, prosedur atau tahap operasional
yang dapat dikendalikan untuk menghilangkan atau mengurangi kemungkinan terjadinya bahaya.
Pengelompokan & Cara penetapan CCP -
- CCP1 menghilangkan atau mencegah bahaya - CCP2 mengurangi bahaya (tdk dpt menghilangkan)
“CCP Dessission Tree”
Titik Kritis Utama Prasarana • • • • •
Truk Tangki Sanitasi Sopir Jalur dan Waktu Tempuh Kondisi Jalan
Titik Kritis Utama Tingkat Peternak • • • • •
• •
Sanitasi lingkungan dan peralatan Sarana dan prasarana dalam penanganan susu Kualitas air Kesehatan ternak (mastitis dan lain-lain) administrasi pengobatan [penggunaan obatobatan dan bahan kimia] Input lain [kualitas pakan, keterampilan peternak] Kebiasaan-kebiasaan yang tidak baik
Titik Kritis Utama MT • • • • • •
Pengambilan Sampel Sarana dan prasarana dalam penerimaan susu Prosesing di Balance Tank Pengambilan Susu oleh Tangki ke IPS Proses di Dumtank Kebiasaan-kebiasaan yang tidak baik
Manajemen Operasional • SOP berorientasi pada: – – – – –
siapa yang melakukan apa aturan dan kebijakan kapan [BMP, GMP] harus dilaksanakan Mengapa BMP dan HACCP itu perlu dimana CCP itu berada
Prinsip – 3 PENETAPAN BATAS / LIMIT KRITIS Suatu nilai yang merupakan batas antara keadaan dapat diterima dan tidak dapat diterima, ditetapkan pada setiap CCP yang ditentukan --> like a sample KRITERIA BATAS / LIMIT KRITIS 1. Suhu 2. Waktu 3. Kelembaban (RH) 4. Nilai Aw 5. Nilai pH 6. Kuali & Kuant mikrob
7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Konsent. Pengawet Konsent. Garam Klorin bebas Viskositas Nilai kimia Cemaran (jenis & jml) Kondisi fisik terdeteksi (warna, bau, tekstur)
Prinsip – 4 PEMANTAUAN BATAS KRITIS Kondisi/konsekuensi Terjadi bahaya bagi kesehatan
Contoh Ditemukannya pecahan kaca atau tulang pd makanan & Ditemukan mikroba patogen pada makanan
Kemungkinan bahaya dapat meningkat / •Pemanasan yang kurang berkembang •Suhu pendinginan yang kurang •Sarana penyajian-Disrtb-Konsm <<< Produk diolah pada kondisi yang tidak menjamin kesehatan
Mutu bahan syarat
mentah
tidak
•Pencatat suhu rusak •Pencatat waktu rusak •H-S alat, ruang, tenaga <<<
memenuhi Residu pestisida pada sayuran/ buah, Logam berat pada ikan, Formalin ayam/mie basah/tahu basah, Boraks bakso / mie, angka kuman, Adanya mikroba patogen, Angka asam pd minyak & produknya, Gas NH3 & H2S pada hewani, Mikotoksin (a.l. bm kering) & racun alami
Prinsip – 5 TINDAKAN KOREKSI
Tingkat resiko
Tindakan koreksi / perbaikan
Prinsip – 6 VERIFIKASI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Penetapan jadwal verifikasi Pemeriksaan kembali rencana HACCP Pemeriksaan catatan HACCP Pemeriksaan penyimpangan CCP & prosedur perbaikannya Pengamatan visual selama produksi mengendalikan CCP Pengambilan contoh / sampel dan analisa secara acak Membuat kesesuaian rencana HACCP
Prinsip – 7 DOKUMENTASI HACCP 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Judul dan tanggal pencatatan Keterangan makanan (keterangan khusus) Bahan dan peralatan yang digunakan Proses pengolahan yang dilakukan CCP yang ditemukan Batas kritis yang ditetapkan Penyimpangan dari batas kritis yang terjadi Tindakan koreksi / perbaikan Identifikasi tenaga operator peralatan khusus
