SOP BAGIAN KEUANGAN 1. PROSEDUR PENGAJUAN BELANJA PEGAWAI - MEMBUAT PERMINTAAN GAJI SETIAP AWAL BULAN DI AJUKAN KE KASUBBAG KEUANGAN, WASEK DAN PANSEK LALU DI AJUKAN KE KPPN TIDAK BOLEH LEBIH DARI TANGGAL 10 SETIAP BULANNYA. - MEMBUAT PERMINTAAN UANG MAKAN SETIAP BULANNYA DI AJUKAN KE KASUBBAG KEUANGAN, WASEK DAN PANSEK LALU DI AJUKAN KE KPPN. - MEMBUAT PERMINTAAN KEKURANGAN GAJI KALAU ADA YANG NAIK PANGKAT, KGB, DAN KENAIKAN GAJI DI AJUKAN KE KASUBBAG KEUANGAN, WASEK DAN PANSEK LALU DI AJUKAN KE KPPN. 2. PROSEDUR PENGAJUAN BELANJA BARANG A. UMUM MENGAJUKAN KEPERLUAN BELANJA SESUAI DENGAN KEBUTUHAN YANG ADA DI RKAKL B. BENDAHARA MEMBUAT SURAT PENYATAAN TANGGUNG JAWAB BELANJA. C. MEMBUAT SURAT PERINTAH MEMBAYAR D. SELURUH DOKUMEN TERSEBUT DITANDATANGI OLEH KUASA PENGGUNA ANGGARAN LALU DI SAMPAIKAN KE KPPN BENGKULU. 3. PEROSEDUR PENGAJUAN BELANJA MODAL A. TIM PENGADAAN BARANG/JASA MENYERAHKAN KEPADA BAGIAN KEUANGAN DOKUMEN SEBAGAI BERIKUT : - BERITA ACARA SERAH TERIMA PEKERJAAN - BERITA ACARA PEMBAYARAN DAN KUITANSI - RINGKASAN KONTRAK - SSP, FAKTUR PAJAK. NPWP DAN REFERENSI BANK DARI REKANAN. B. BERDASARKAN DOKUMEN YANG TELAH DITERIMA TERSEBUT, BAGIAN KEUANGAN MEMBUAT: a. SURAT PERINTAH MEMBAYAR b. SURAT PERNYATAAN TANGGUNG JAWAB BELANJA C. SELURUH DOKUMEN TERSEBUT DITANDATANGANI KUASA PENGGUNA ANGGARAN, KEMUDIAN DIANTARKAN KE KPPN BENGKULU. 4. PROSEDUR PENGAJUAN RKAKL - TIM MENGADAKAN RAPAT APA-APA SAJA YANG MENJADI PRORITAS UNTUK DIAJUKAN. - KEMUDIAN BAGIAN KEUANGAN MEMBUAT PENGAJUAN RKAKL SERTA DATA PENDUKUNGYA. - RKAKL YANG TELAH DIBUAT DI AJUKAN KE PENGADILAN TINGGI AGAMA UNTUK DI TERUSKAN KE MAHKAMAH AGUNG RI. 5. PROSEDUR PELAPORAN SAKPA - BAGIAN KEUANGAN MENGINFUT SELURUH SPM DAN SP2D YANG KELUAR DARI KPPN - SETIAP AWAL BULAN REKONSILIASI KE KPPN LALU DILAPORKAN KE PENGADILAN TINGGI AGAMA BENGKULU DAN MAHKAMAH AGUNG RI. 6. PROSEDUR PELAPORAN PP 39 MENGINFUT SELURUH PENGELUARAN YANG ADA DI SP2D PERTRIWULAN UNTUK DILAPORKAN KE PENGADILAN TINGGI AGAMA DAN MAHKAMAH AGUNG RI. 7. PROSEDUR PELAPORAN CALK MENGINFUT SULURUH PENGELUARAN YANG ADA DI SP2D PER SEMESTER DAN APA-APA SAJA YANG DAPAT DIAJUKAN UNTUK TAHUN-TAHUN BERIKUTNYA UNTUK DILAPORKAN KE PENGADILAN TINGGI AGAMA DAN MAHKAMAH AGUNG RI. 8. PROSEDUR PELAPORAN MANUAL MENGINFUT SELURUH PENGELUARAN YANG ADA DI SP2D SETIAP BULANNYA UNTUK DILAPORKAN KE PENGADILAN TINGGI AGAMA DAN MAHKAMAH AGUNG RI.
9. PROSEDUR PENGAJUAN REMUNERASI - BAGIAN KEPEGAWAIAN MEREKAP ABSEN HADIR DAN PULANG PEGAWAI. - DARI REKAP ABSEN KEUANGAN MEMBUAT PENGAJUAN REMUNERASI LALU DITANDATANGANI OLEH SELURUH PEGAWAI. - KEMUADIAN PENGAJUAN DITANDATANGI OLEH, KETUA, PANSEK DAN BENDAHARA PENGELUARAN. - PENGAJUAN REMUNERSAI DI AJUKAN KE PENGADILAN TINGGI AGAMA DAN MAHKAMAH AGUNG RI. 10. PROSEDUR PELAPORAN LPJ BENDAHARA MENGINFUT SELURUH PENGELUARAN YANG ADA DI SP2D SETIAP BULANNYA LALU MEMBUAT LAPORAN LPJ BENDAHARA UNTUK DI LAPORKAN KE KPPN. 11. MEMBUAT BUKU KAS UMUM, BUKU KAS TUNAI, BUKU BANTU BANK,DAN BUKU BANTU PAJAK MEMBUAT BUKU-BUKU BAGIAN KEUANGAN SETIAP BULAN UNTUK DI LAPORKAN KE KPPN.
KASUBBAG KEUANGAN, ttd MEGAWATI, SH NIP. 197604101997032003
Standar Operasional Prosedur (SOP) bagian Kepegawaian
1. Proses kenaikan pangkat pegawai pada Pengadilan Agama Bengkulu Kelas I A 1. Pegawai yang bersangkutan menyiapkan berkas persyaratan ke bagian kepegawaian berupa: 1. SK. CPNS 2. SK. PNS 3. SK. Pangkat terakhir 4. SK. Jabatan terakhir 5. DP.3 2 (dua) tahu terakhir 6. Surat pernyataan pelantikan 7. Surat pernyataan melaksanakan tugas 8. Surat pernyataan menduduki jabatan 9. SK. Konversi NIP baru 2. Bagian kepegawaian meneliti dan memeriksa kelengkapan berkas, setelah itu melegalisir persyaratan kenaikan pangkat untuk ditanda tangani oleh Panitera melalui wakil sekretaris. 3. Panitera/Sekretaris menandatangani berkas kenaikan pangkat dan menyerahkanya ke bagian umum melalui wakil sekretaris untuk di stempel. 4. Kasubbag kepegawaian membuat nota usul ke Pengadilan Tinggi Agama, setelah di tandatangani Ketua berkas di teruskan ke bagian umum untuk dikirim ke Pengadilan Tinggi Agama Bengkulu. 5. Proses berjalan. 2. Proses kenaikan gaji berkala (KGB) pada Pengadilan Agama Bengkulu Kelas I A 1. Staf Kepegawaian meneliti pegawai yang akan KGB 3 bulan sebelum waktunya KGB 2. Staf kepegawaian mempersiapkan blanko KGB, Pangkat terakhir, invasing, Sk. Penyesuaian gaji atau KGB terakhir untuk di teruskan ke Kabbag Kepegawaian. 3. Kasubbag kepegawaian meneliti dan apabila sudah benar membuat konsep dan menaikkan ke wakil sekretaris. 4. Wakil sekretaris meneliti konsep, lalu memberi paraf dan dinaikkan ke Panitera/Sekretaris. 5. Panitera/Sekretaris meneliti dan memaraf dan menaikkan ke Ketua untuk disetujui. 6. Setelah disetujui Ketua Pengadilan Agama Bengkulu diturunkan ke wasek dan diturunkan kembali ke kasubbag kepegawaian. 7. Staf kasubbag kepegawaian mengetik SK KGB kemudian dinaikkan lagi ke kasubbag kepegawaian untuk diperiksa dan diparaf kemudian dinaikkan ke wakil sekretaris. 8. Wakil sekretaris memeriksa dan memaraf kemudian dinaikkan lagi ke Panitera/Sekretaris.
9. Panitera/Sekretaris memeriksa dan memaraf kemudian dinaikkan ke Ketua Pengadilan Agama Bengkulu untuk di tandatangani. 10. Ketua menandatangani SK dan di turunkan dari Ketua ke Panitera/Sekretaris sampai ke kasubbag kepegawaian. 11. Kasubbag kepegawaian menyerahkan KGB ke pegawai yang bersangkutan, pembuat daftar gaji dan bagian umum untuk disampaikan kepada yang berkepentingan. 3. Proses Pembuatan Kartu Pegawai (Karpeg) 1. Kepegawaian membuat surat pengantar yang ditandatangani Ketua Pengadilan Agama Bengkulu ditjukan kepada ketua Pengadilan Tinggi Agama Bengkulu dengan melampirkan persyaratan sebagai berikut: a. foto copy SK. CPNS yang dilegalisir b. foto copy SK. PNS yang dilegalisir c. pas foto ukuran 3 x 4 sebanyak 2 lembar 2. Berkas dikirim ke Pengadilan Tinggi Agama Bengkulu melalui petugas. 4. Proses Pembuatan Kartu Suami (Karsu) dan Kartu Istri (Karis) 1. Kepegawaian membuat surat pengantar yang ditandatangani oleh Ketua Pengadilan Agama Bengkulu yang ditujukan kepada ketua Pengadilan Tinggi Agama Bengkulu dengan melampirkan persyaratan sebagai berikut: a. foto copy sk CPNS yang dilegalisir b. foto copy buku nikah yang dilegalisir c. laporan perkawinan pertama d. pas poto suami istri ukuran 2 x 3 sebanyak 2 lembar 2. berkas dikirim ke Pengadilan Tinggi Agama Bengkulu melalui petugas 5. Proses Pembuatan Kartu Askes 1. PNS/CPNS mengisi formulir yang dikeluarkan oleh PT.Askes yang dilengkapi dengan : a. foto copy sk terakhir yang dilegalisir b. foto copy daftar gaji terakhir yang dilegalisir c. foto copy buku nikah yang dilegalisir bagi yang sudah menikah d. foto copy akta kelahiran anak yang dilegalisir e. pas poto ukuran 2 x 3 masing-masing 2 lembar 2. berkas yang sudah lengkap di kirim ke kantor PT. Askes oleh petugas kepegawaian atau petugas lain yang ditunjuk.
6. Proses Pembuatan Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (Taspen) 1. Bagian kepegawaian membuat surat pengantar yang ditandatangani Ketua Pengadilan Agama Bengkulu kelas I A yang ditujukan kepada pimpinan PT. Taspen yang dilampiri: a. foto copy sk. CPNS b. foto copy KP.4 c. foto copy surat pernyataan melaksanakan tugas. 2. Berkas diantar ke kantor PT. Taspen oleh petugas. 7. Proses Penjatuhan Hukuman Disiplin Kasubbag kepegawaian memeriksa dan meneliti pelanggaran yang dilakukan pegawai mengacu pada Peraturan Pemerintah nomor 53 tahun 2010, kemudian jika ditemukan adanya pelanggaran maka pemeriksaan diteruskan kepada tim penegakan disiplin Pengadilan Agama Bengkulu untuk memeriksa lebih lanjut dan menjatuhkan sanksi terhadap pegawai yang bersangkutan. Tingkat hukuman disiplin pegawai terdiri dari: 1. Hukuman disiplin ringan melalui tahapan sebagai berikut: - teguran lisan - teguran tertulis - pernyataan tidak puas secara tertulis 2. Hukuman disiplin sedang melalui tahapan sebagai berikut: - penundaan Kenaikan Gaji Berkala selama 1 (satu) tahun - penundaan kenaikan pangkat selama 1 (satu) tahun - penurunan pangkat setingkat lebih rendah selama 1 (satu) tahun 3. Hukuman disiplin berat melalui tahapan sebagai berikut: - penurunan pangkat setingkat lebih rendah selama 3 (tiga) tahun - pemindahan dalam rangka penurunan jabatan setingkat lebih rendah - pembebasan dari jabatan - pemberhentian dengan hormattidak atas permintaan sendiri sebagai Pegawai Negeri Sipil - pemberhentian tidak dengan hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil 8. Proses Pelaporan Sistem Informasi Kepegawaian (Simpeg) - petugas Simpeg memeriksa semua data-data pegawai - apabila ada perubahan, petugas mengisi / memperbaiki data tersebut - petugas Simpeg Pengadilan Agama Bengkulu melakukan pemutahiran data ke Pengadilan Tinggi Agama secara rutin setiap 2 (dua) bulan sekali.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) BAGIAN UMUM
No
Uraian Kegiatan
Penanggung Jawab
I. ADMINISTRASI TATA PERSURATAN A. SURAT MASUK 1
Menerima dan meneliti surat dan mengembalikan surat yang salah alamat
Petugas Penerima Surat
2
Memberi tanggal surat yang diterima pada lembar pengantar atau tanda terima yang ada dan membubuhkan paraf sebagai penerima
Petugas Penerima Surat
3
Mensortir dan memisah-misahkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan surat pribadi apakah penting atau biasa
Petugas Penerima Surat
Mencatat surat masuk kedalam Lembar Pengantar Surat Biasa (LPSB) dan kedalam Kartu Kendali (KK), untuk selanjutnya disampaikan ke unit pengelola. Lembar kuning Lembar Pengantar Surat Biasa dan Lembar merah Kartu Kendali diarsipkan oleh petugas arsip sebagai kendali surat.
Petugas Penerima Surat
4 5
Unit pengelola setelah menerima surat dari petugas penerima surat, memberi lembar disposisi pada surat tersebut untuk dinaikkan ke Pimpinan agar dapat diproses lebih lanjut.
Unit Pengelola
B.SURAT KELUAR 1
2 3 4
Membuat konsep surat dan disampaikan kepada petugas pengetikan untuk diketik Menyampaikan konsep surat yang telah di ketik kepada pimpinan untuk mendapat paraf persetujuan dan apabila ada perbaikan untuk segera diperbaiki dan diajuakan kembali ke pimpinan Setelah mendapat tanda tangan/persetujuan dari pimpinan, kemudian surat diberi nomor dan tanggal surat oleh petugas yang kemudian dicatat ke dalam buku agenda surat keluar (kartu kendali) / paraf petugas Petugas pengiriman mencatat surat yang akan dikirim kedalam buku expedisi surat keluar untuk selanjutnya dikirim ke alamat yang dituju.
Kasubbag Umum
Petugas Pengetikan Petugas Penomoran Petugas Pengiriman
Keterangan
No
Uraian Kegiatan
Penanggung Jawab
PENATAUSAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR I. Keperluan Sehari-hari Perkantoran 1
Penetapan petugas (barang persediaan)
2
Pengelola melakukan pencatatan kebutuhan sehari-hari perkantoran (barang persedian) yang akan diadakan.
3
pengelola barang kebutuhan sehari-hari perkantoran
Petugas pengelola barang persedian menginput data ke dalam aplikasi persedian dan selanjutnya melakukan rekonsiliasi dengan pengelola aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) minimal 2 (dua) kali setahun.
Kasubbag Umum Ptgs Brg Persediaan
Ptgs Brg Persediaan
4
Petugas pengelola barang persedian mendistribusikan kepada masing-masing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan (permintaan)
Ptgs Brg Persediaan
5
Petugas pengelola barang persedian melakukan opname fisik barang persedian minimal 2 (dua) kali setahun
Ptgs Brg Persediaan
6
Petugas menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persedian
Ptgs Brg Persediaan
Keterangan
II. Pengadaan Barang Inventaris Kantor/BMN
1
Membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris kantor/ Barang Milik Negara.
Ptgs Brg Inventaris
2
Daftar tersebut diajukan kepada Pimpinan secara berjenjang
Ptgs Brg Inventaris
3
Pejabat penerima barang menerima barang dari panitia pengadaan atau pejabat pengadaan yang dilengkapi dengan berita acara serah terima barang
Pejabat Penerima Barang
4
Daftar barang yang telah diterima diserahkan kepada petugas Aplikasi SIMAK BMN
Pejabat Penerima Barang
5
Petugas Aplikasi SIMAK-BMN menginput data pengadaan dalam aplikasi SIMAK-BMN
Ptgs Aplikasi
6
Kemudian Petugas Aplikasi SIMAK-BMN melakukan rekonsiliasi kepada petugas pengelola Aplikasi SAKPA setiap bulannya
Ptgs Aplikasi
7
Selanjutnya pengelola SIMAK-BMN melakukan rekonsiliasi dengan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) minimal 2 (dua) kali setahun
Ptgs Aplikasi
8
Petugas pengelola SIMAK-BMN menyampaikan laporan Barang Milik Negara kepada Kordinator Wilayah minimal 2(dua) kali setahun
Ptgs Aplikasi
III. Pengelolaan Perpustakaan
1
Menunjuk pengelola perpustakaan
Kasubag umum
2
Pengelola perpustakaan mengisi buku induk perpustakaan
Ptgs Perpustakaan
3
Pengelola perpustakaan mencatat buku masuk kedalam buku klasifikasi dan buku induk
Ptgs Perpustakaan
4
Pengelola perpustakaan menata buku di rak sesuai dengan klasifikasinya
Ptgs Perpustakaan
5
Pengelola perpustakaan membuat buku daftar peminjaman
Ptgs Perpustakaan
6
Setiap pegawai yang meminjam buku supaya mengisi daftar peminjaman yang diketahui oleh pengelola perpustakaan
Ptgs Perpustakaan
7
Buku yang dipinjam dikembalikan sesuai dengan waktu yang tercantum pada daftar peminjaman atau diperpanjang kembali
Ptgs Perpustakaan
8
Memberi Nomor pada buku dan membuat katalog buku
Ptgs Perpustakaan
IV. Pelaporan SIMAK BMN A. Rekonsiliasi Internal 1
Mengirimkan Arsip Data Komputer (ADK) Persediaan ke SIMAK BMN
Ptgs Aplikasi
2
Petugas aplikasi memproses dokumen-dokumen laporan berdasarkan pengklasifikasian dalam Neraca meliputi : Persediaan, Aset Tetap (Tanah, Gedung dan Bangunan, Peralatan dan mesin, Jalan, Irigasi dan Jaringan, Aset Tetap lainnya, Konstruksi Dalam Pengerjaan), Aset Lainnya (Aset tidak berwujud)
Ptgs Aplikasi
3
Petugas aplikasi mencetak dokumen dan kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa lebih lanjut.
Ptgs Aplikasi
4
Mengirimkan ADK SIMAK BMN ke Sistem Akuntansi Keuangan Pemerintah (SAKPA).
Ptgs Aplikasi
5
Jika data-data tersebut sudah cocok kemudian diterbitkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal.
Ptgs Aplikasi
B.
Rekonsiliasi dengan KPKNL
1
2
Mengirimkan laporan yang berupa ADK, backup data SIMAK BMN, pengiriman dari SIMAK BMN (Saldo Tahun Lalu, Transaksi Tahun Berjalan, Transaksi Semester),pengiriman dari aplikasi SAKPA, Printout laporan yang berupa Laporan Barang Kuasa Pengguna (Persediaan, Intrakomptabel, Ekstrakomptabel, Gabungan, Konstruksi Dalam Pengerjaan, Aset Tak Berwujud, Barang Bersejarah, Neraca BMN, Catatan Ringkas BMN), Lampiran LBKP (BAR Internal UAKPA dan UAKPB, Realisasi Anggaran Kuasa Pengguna Barang, Dokumen pengelolaan BMN) yang telah diperiksa dan ditandatangani oleh pejabat Kuasa Pengguna Barang Setelah dilakukan rekonsiliasi dengan KPKNL dan hasil pemutakhiran data dituangkan dalam Berita Acara Pemutakhiran Data dan Rekonsiliasi Data BMN yang diterbitkan oleh KPKNL, petugas aplikasi mengirimkan laporan tersebut kepada Korwil dengan laporan yang sama.
Ptgs Aplikasi
Ptgs Aplikasi
