SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM) Suatu sistem yang

1

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM)

berpikir melalui masalah bisnis (Think Through the Business Problem) dan menganalisis berdasarkan fakta/ data bisnis (analyze with business data)

Ir. Erlinda Muslim, MEE

Suatu sistem yang digunakan untuk merencanakan berbagai kegiatan perwujudan visi organisasi melalui misi yang telah dipilih dan untuk mengimplementasikan dan mengendalikan pelaksanaan rencana kegiatan tersebut. ➨ Misi dan visi organisasi ➨ SPM merupakan sistem perencanaan kegiatan ➨ SPM merupakan sistem implementasi dan pengendalian pelaksanaan rencana kegiatan 2

PERBANDINGAN MANAJEMEN TRADISIONAL DENGAN MANAJEMEN KONTEMPORER


MANAJEMEN MASA LALU ABAD XX ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨

Stabilitas, predictability Ukuran dan skala ekonomi Leadership dari puncak Kekakuan organisasi Pengendalian melalui aturan & hirarki Informasi dijaga dan tertutup Analisis kuantitatif Kebutuhan tentang kepastian Reaktif : penghindaran resiko Independensi perusahaan Integrasi vertikal Berfokus ke intern organisasi Keunggulan kompetitif yang bertahan lama Bersaing dalam pasar yang telah ada

MANAJEMEN MASA YANG AKAN DATANG ABAD XXI ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨ ➨

Turbulen Kecepatan& kemampuan utk merespon Leadership dari setiap orang Fleksibel Pengendalian melalui visi dan value Information sharing Kreativitas dan intuisi Dapat menerima keraguan Proaktif : Menanggung resiko Saling ketergantungan antara perusah. Virtual integration Berfokus ke lingkungan kompetitif Inovasi berkelanjutan Keunggulan kompetitif Bersaing dalam pasar masa depan 3


Perusahaan ibarat manusia yang perlu makan, bekerja & istirahat secara teratur & terkendali MANUSIA :

PERUSAHAAN :

Orang yang sukses adalah :

Kinerja optimal perusahaan :

➨ Orang yg terorganisasi dgn baik

➨ Terorganisasi dengan baik

➨ Memiliki tujuan hidup

➨ Memiliki visi dan misi

➨ Memiliki pengendalian diri

➨ Memiliki daya pengendalian manajemen dan dapat menciptakan kondisi yang kondusif bagi proses pengambilan keputusan yang tepat

4

Sistem Pengendalian Manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai komponen sama, yaitu :

➨ W = Work (Pekerjaan)


➨ E = Employee (Tenaga Kerja) ➨ R = Relationship (Hubungan) ➨ E = Environment (Lingkungan) 5

UNSUR-UNSUR PENGENDALIAN MANAJEMEN

Detektor Efektor

Selektor Komunikator


Perangkat Pengendalian

1) Informasi mengenai apa yang terjadi (detektor)

2) Perbandingan dengan standar (selektor)

3) Pengubahan perilaku

Obyek Pengendalian

jika terjadi penyimpangan (efektor)

Gambar : Proses Pengendalian Manajemen

6

PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN

➨ Proses berawal ketika detektor mencari informasi tentang aktivitas. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun informal, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktivitas.


➨ Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan dengan standard atau patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh perlunya pembenaran. ➨ Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektor, sehingga penyimpangan-penyimpangan diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan. ➨ Begitulah Proses Pengendalian Manajemen, dinamis dan berkelanjutan

7

PROSES

PENGENDALIAN

➨ Membuat standar dan metode untuk mengukur prestasi


➨ Mengukur prestasi ➨ Membandingkan prestasi dengan standar ➨ Melakukan tindakan koreksi 8


PENTINGNYA

PENGENDALIAN

PERUBAHAN : ➨ Perubahan pasar ➨ Munculnya produk baru ➨ Ditemukannya material baru ➨ Disyahkannya peraturan baru

KESALAHAN : ➨ Order suku cadang yang salah ➨ Penentuan harga yang salah ➨ Diagnosa masalah yang tidak benar

KOMPLEKSITAS : ➨ Variasi & diversifikasi product line ➨ Organisasi dari berbagai pasar yang berbeda ➨ Unit desentralisasi dapat di kontrol dengan persis

PENDELEGASIAN : ➨ Sekalipun telah mendelegasikan wewenangnya, pimpinan tetap harus mempunyai sistem pengendalian terhadap bawahan

9

KONFLIK PENGENDALIAN ORGANISASI DENGAN OTONOMI INDIVIDUAL


KONTROL BERLEBIHAN MERUSAK ORGANISASI MAUPUN INDIVIDU DIDALAMNYA : ➨ Mematikan motivasi ➨ Menghambat kreativitas ➨ Merusak prestasi organisasi TINGKAT KONTROL PADA SETIAP “JENIS” DAN “KONDISI” ORGANISASI BERBEDA-BEDA : ➨ Dalam kondisi “Booming”, kurangi kontrol ➨ Pada organisasi yang menekankan kreativitas, kurangi kontrol ➨ Dalam kondisi “Resesi”, kontrol diperketat

TINGKAT KONTROL YANG KURANG, MERUSAK ORGANISASI : ➨ Sumberdaya terbuang banyak, dan sulit mencapai tujuan. ➨ Anarki : - uncertainty - unpredictability

HARUS DIUPAYAKAN “ KESEIMBANGAN “ 10

METODE PENGENDALIAN STEERING CONTROLS

➨ Dirancang untuk mendeteksi penyimpangan dari “standar” atau “tujuan” ➨ Koreksi dilakukan sebelum tahap-tahap tertentu selesai

SCREENING CONTROLS (YA/TIDAK)


➨ Proses penyaringan, dimana sebelum suatu kegiatan operasional dapat dilanjutkan, harus dipenuhi : Approval “Suatu Prosedur”, atau “Suatu Kondisi Khusus”

POST-ACTION CONTROLS

➨ Kontrol dengan menggunakan pengukuran tindakan masa lalu, dimana : - Penyebab penyimpangan rencana (standar) ditentukan - Temuan digunakan untuk kegiatan yang akan datang 11

KONSEPTUAL PENDESAINAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN


➨ Tidak ada desain sistem yang baik atau yang buruk; yang ada adalah apakah suatu desain sistem pas (fit) dengan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh organisasi. Kesesuaian (fitness) suatu sistem dengan lingkungan tempat sistem tersebut digunakan akan menjadikan sistem tersebut efektif untuk menjalankan bisnis di lingkungan tersebut. Oleh karena itu, didalam mendisain sistem pengendalian manajemen, karakteristik lingkungan bisnis yang dimasuki oleh organisasi merupakan dasar untuk mendesain sistem tersebut. Pendekatan penyusunan sistem seperti itu disebut dengan Contingency Approach. ➨ Lingkungan bisnis ibarat suatu teritorial, yang untuk menjelajahinya diperlukan suatu peta. Peta yang menggambarkan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh manajemen disebut paradigma-the way we see the world. Dengan paradigma tertentu, kita memandang dunia yang kita hadapi, dan dengan paradigma ini kita bersikap dan bertindak. Berdasarkan paradigma ini, kita mendisain sistem-suatu alat yang kita gunakan untuk mengorganisasi berbagai sumber daya untuk 12 mewujudkan tujuan sistem.



➨ Setiap sistem terdiri dari dua bagian: struktur dan proses. Struktur sistem merupakan komponen-komponen yang berkaitan satu sama lainnya yang secara bersama-sama membentuk suatu sistem. Proses sistem merupakan suatu tahap yang harus dilalui untuk mewujudkan sistem. Proses sistem menjelaskan bekerjanya masing-masing komponen pembentuk sistem (struktur) dalam mewujudkan suatu sistem.

➨ Setiap sistem yang kita desain merupakan kompetensi tertentu untuk menjalankan sistem tersebut. Kompetensi untuk menjalankan sistem pengendalian manajemen disebut Managerial Skill 13

GAMBAR :


STRUKTUR


MANAGERIAL SKILL

PARADIGMA MANAJEMEN

LINGKUNGAN BISNIS

PROSES 14

LINGKUNGAN BISNIS

➨ Globalisasi Ekonomi


➨ Teknologi Informasi ➨ Strategic Quality Management ➨ Revolusi Manajemen

Globalisasi Ekonomi berdampak terhadap 3 C : Customer, Competition, Change Teknologi Informasi ditandai oleh 5 trend pergeseran : 1) dari Hard Automation Technology ke Teknologi Informasi. 2) ke knowledge-based works 3) ke responsibility - based organization 4) perdagangan berjalan melalui jalan raya elektronik 5) kekayaan lebih banyak dihasilkan dari human assets daripada financial assets, kekayaan intelektual menjadi kekayaan perusahaan yang paling berharga. Strategic Quality Management, pandangan produsen terhadap kualitas produk dan jasa telah mengalami evolusi: 1) inspection era 2) statistical quality control era 3) quality assurance era 4) strategic quality management Revolusi Manajemen : 3 revolusi besar berkaitan dengan manajemen : 1) revolusi industri (1750 1850) 2) revolusi produktivitas (1880 - 1950) 3) revolusi manajemen (1945 - sekarang) 15

PARADIGMA MANAJEMEN Paradigma Ibarat Peta Yang Menggambarkan Suatu Teritorial. Peta Memberikan Panduan Untuk Menjelajahi Teritorial Yang Digambarkan Dalam Peta ➨ ➨

➨ Customer Value ➨ Continous Improvement

➨


➨ Opportunity ➨ Cross Functional

➨

➨ Employee Empowerment

➨

Customer Value : Customer Value = Manfaat - Pengorbanan X Hubungan Continous Improvement : 1) incremental improvement = improvement berskala kecil dengan tetap mengandung unsur lama 2) radical improvement = improvement berskala besar dan secara total meninggalkan unsur lama. Every day in any way there is a better way. Opportunity : kondisi yang terbuka di masa depan yang belum pernah dialami seseorang atau organisasi, yang berbeda dengan yang pernah atau yang sedang dialami, dan yang mengandung ketidakpastian. Cross Functional : pendekatan baru untuk membangun struktur organisasi lintas fungsional yang memungkinkan tim lintas fungsional memenuhi tuntutan lingkungan bisnis global. Employee Empowerment : pemberdayaan berarti memampukan (to enable), memberi kesempatan (to allow) atau mengizinkan (to permit), yang dapat diartikan baik melalui inisiatif sendiri atau dipicu 16 oleh orang lain.

STRUKTUR SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Merupakan wadah yang digunakan untuk menampung kegiatan perencanaan, pengimplementasian rencana dan pengendalian rencana kegiatan ➨

➨ Struktur Organisasi ➨


➨ Jaringan Informasi ➨ Sistem Penghargaan

➨

Struktur Organisasi : menggambarkan pengorganisasian sumber daya manusia untuk memanfaatkan sumber daya organisasi dalam mewujudkan tujuan organisasi. Organisasi perlu didesain untuk memungkinkan seluruh kegiatan sumber daya manusia diorientasikan ke pemuasan kebutuhan customer. Jaringan Informasi : Untuk merencanakan, mengimplementasikan dan mengendalikan kegiatan, disamping diperlukan wadah untuk menampung kegiatan tersebut (struktur organisasi), diperlukan pula jaringan informasi untuk komunikasi antar personel organisasi dan antara perusahaan dengan customer, pemasok dan mitra bisnis. Sistem Penghargaan : Alat untuk memotivasi personel dalam mencapai tujuan organisasi dengan perilaku yang diharapkan oleh organisasi. Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan merupakan pemacu untuk membangun kompetensi personel, yang pengukuran kinerjanya berdasarkan BALANCED 17 SCORECARD.

PROSES SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN


➨

➨ Perumusan Strategi ➨ Perencanaan Strategik ➨ Penyusunan Program ➨ Penyusunan Anggaran ➨ Implementasi ➨ Pengendalian

➨

➨

➨

➨ ➨

Perumusan Strategi : strategi dirumuskan melalui 7 tahap utama yaitu : 1) identifikasi lingkungan yang akan dimasuki oleh perusahaan di masa depan 2) penentuan misi dan visi organisasi. 3) analisis SWOT 4) analisis portfolio 5) perumusan peluang dan masalah utama 6) identifikasi dan evaluasi alternatif strategi 7) perumusan strategi. Perencanaan Strategik : strategi yang telah dirumuskan dijabarkan ke dalam strategic plan yaitu : 1) strategic objectives 2) targets 3) strategic initiatives Penyusunan Program : proses penyusunan rencana jangka panjang untuk menjabarkan strategic initiatives yang dipilih untuk mewujudkan strategic objectives. Penyusunan Anggaran : Proses penyusunan rencana jangka pendek yang berisi langkah-langkah yang ditempuh oleh perusahaan dalam melaksanakan sebagian program dan dialokasikan sumber daya untuk melaksanakan kegiatan tsb. Implementasi : Pelaksanaan rencana yang tercantum dalam anggaran ke dalam kegiatan nyata. Pengendalian : Hasil setiap langkah perlu diukur untuk 18 memberikan umpan balik.

MANAGERIAL SKILL ➨


➨ Pengelolaan Bisnis dan Proses Organisasional

➨

➨ Pengelolaan Perubahan ➨ Pengelolaan Sisi Bayangan Organisasi

➨

Pengelolaan Bisnis dan Proses Organisasional : Untuk menjalankan SPM yang telah disusun, manajer perlu memiliki kemampuan untuk : 1) menciptakan bisnis 2) merancang organisasi yang secara efektif memberikan layanan bagi bisnis yang telah dipilih 3) mengembangkan sekelompok manajer dan leader yang mengkoordinasikan dan memudahkan pelaksanaan proses bisnis dan proses organisasi. Pengelolaan Perubahan : Untuk menjalankan SPM, manajer perlu memiliki kemampuan untuk memicu dan mengelola inovasi dan perubahan. 3 pertanyaan yang relevan diajukan adalah : 1) apa yang perlu kita lakukan untuk menjadikan bisnis lebih baik ?. 2) bagaimana kita dapat membuat organisasi melayani bisnis lebih efektif ?. 3) bagaimana kita meningkatkan manajemen dan leadership dalam organisasi ? Pengelolaan Sisi Bayangan Organisasi : Sisi bayang suatu organisasi adalah faktor-faktor yang berdampak positif dan negatif terhadap produktivitas dan kualitas kehidupan kerja organisasi secara substantif dan sistematik, namun tidak dapat dijumpai di dalam bagan organisasi atau di dalam pedoman organisasi serta tidak dibicarakan dalam forum resmi organisasi. 1) Sisi Bayangan SPM 2) Sisi Bayangan Manusia 3) Sisi Bayangan Sistem Sosial 4) Sisi Bayangan Politik Organisasi 19 5) Kultur Organisasi.


This is the end of the PRESENTATION

20

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM) Suatu sistem yang

Recommend Documents