URAIAN TUGAS TENAGA ADMINISTRASI SUB. BAGIAN KEPEGAWAIAN & KEUANGAN FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA BAGIAN KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN No. 1.
NAMA
JABATAN
BAG/SUB.BAG/URS
SAPTI HARINI, A.Md
Kasubbag
Keuangan dan Kepegawaian
NIP. 19580926 198503 2 001
PENATA Tk. I / III D
URAIAN TUGAS 1. Membuat program kerja Sub. Bagian Keuangan dan kepegawaian - Mengadakan koordinasi dengan atasan langsung, PD II, Dekan - Memonitoring dan mengevaluasi anggaran DIPA BLU dari dana PNBP setiap bulan - Memonitoring & mengevaluasi data kepegawaian secara berkala. - Menghimpun dan mempelajari Peraturan Perundangundangan di Bidang Keuangan dan Kepegawaian. - Mengarsipkan berkas-berkas Keuangan dan Kepegawaian - Agar peraturan dan perundangan tersebut bisa dilaksana - kan, ditaati, dan dimengerti - Merencanakan anggaran berdasarkan program kerja Fakultas dan jumlah Mahasiswa per tahun dan mengacu pada RKAKL tahun sebelumnya 2 Merencanakan penyusunan RBA BLU bersama atasan langsung 3 4 5 6 7 8 9 10 -
11 12 -
13 -
14
Mengelola data kepegawaian Melakukan pengelolaan keuangan PNBP Mencatat penerimaan dan pengeluaran keuangan Membuat Laporan keuangan ke atasan langsung PD II, Dekan secara terlulis dan pembukuan Bertanggung jawab atas kelancaran droping dana rutin (PNBP) Membuat Pengajuan Dana Rutin. Membuat laporan penggunaan Dana Rutin. Agar mendapatkan dana rutin (PNBP) tepat waktu Mempersiapkan Usul Formasi Pegawai. Mendata jumlah pegawai yang dibutuhkan Fakultas Memproses usulan formasi ke Universitas. Untuk mendapatkan tenaga PNS yang dibutuhkan Fakultas Merencanakan Usul Mutasi Kenaikan Pangkat, Pengembangan kesejahteraan pegawai. Mendata PNS yang telah memenuhi persyaratan. Mempersiapkan laporan usul mutasi. Memproses usul mutasi kenaikan pangkat. Mengadakan koordinasi Dengan Atasan Langsung perihal : Kenaikan pangkat pegawai tepat waktu. Melakukan urusan pemberian cuti pegawai. Meminta persetujuan atasan langsung atas ijin cuti pegawai Memproses surat ijin cuti yang disetujui Dekan Memenuhi hak Pegawai Negeri Sipil. Bertanggung jawab atas Pengelolaan Urusan Kepegawaian. Memantau Kepala Urusan dalam penyusunan DP3, DUK, KARPEG, KARIN, KARIS, KARSU, ASKES, TASPEN, Model C (KP4) menduduki jabatan, KGB. Memberi pelayanan kesejahteraan pegawai. Mengkoordinasikan urusan penyelesaian kepegawaian dengan atasan langsung dan Pembantu Dekan II Menginventarisir permasalahan pegawai. Menyampaikan permasalahan pegawai kepada atasan langsung untuk ditindak lanjuti dengan Pimpinan. Memproses penyelesaian masalah pegawai. Agar terdapat suasana kerja yang terkoordinir antar pegawai dan meningkatkan disiplin pegawai. Mempersiapkan usul pemberian penghargaan pegawai. Mendata pegawai yang berhak mendapatkan penghargaan. Memproses pengajuan Satya Lencana Dosen dan Pegawai teladan ke kantor pusat UB Untuk mendapatkan penghargaan. Mengadakan koordinasi dengan Sub. Bagian Akademik dalam menyusun Hr. Dosen Luar Biasa dan Hr. koreksi dosen tetap. Memantau pemberian Hr. Dosen Luar Biasa. Agar tidak terjadi kekeliruan dalam pemberian Honorarium Dosen Luar Biasa dan Dosen tetap (Hr. koreksi UTS/UAS setiap akhir semester) Memproses pembuatan SK Dekan.
Bertanggung Jawab ke atasan langsung. Memproses usulan pengajuan sertifikasi Dosen ke UB memproses persyaratan sertifikasi Dosen (EWMP) Meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana dari Unit kerja dan mendisposisikan dana tersebut untuk dikeluarkan oleh PUMK 18 Memeriksa dan menguji kebenaran bukti penerimaan dan pengeluaran dana PNBP 19 Memonitor dan mengevaluasi atas pengeluaran yang telah dibelanjakan oleh Unit kerja dan meminta surat pertanggung jawabannya 20 Mengelola dan mempertanggung jawabkan uang muka kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku dengan dibantu oleh PUMK 15 16 17
2.
ALI MASDUKI, SE.
Kepala
NIP. 19560103 198210 1 002
Urusan
PENATA MUDA / III-A
Keuangan
Keuangan
Gaji
1. Membuat Pengajuan Anggaran melalui program aplikasi GPP Gaji - memproses Gaji, Uang makan, Gaji terusan, Uang duka. - Memproses honorarium Dosen LB dan Lembur - Memproses rapelan - Memproses tunjangan profesi dan tunjangan kehormatan Mendistribusikan semua jenis penerimaan keuangan yang - berhubungan dengan belanja gaji. 2. Membuat perincian gaji untuk keperluan sekolah/kredit - Membuat Pengajuan SKPP - Melaksanakan pemotongan gaji/honorarium untuk peminjaman atau keperluan lain - Memproses perubahan gaji setiap bulan dan dikirim ke UB 3 Membantu pemrosesan pengajuan uang santunan Korpri UB 4 Menyimpan semua bukti atau tanda penerimaan Gaji, HR, Uang makan, Rapelan 5 Memproses pembayaran HR Panitia UTS/UAS 6 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung 7 Bendahara jurnal Agrivita dan Habitat
3
ARTINI NIP. 19580310 198603 2 001
PENATA MUDA TK. I / III-b
Kepala Urusan Keuangan SPP
Keuangan
1. Membantu pembuatan program kerja Sub. Bagian Keuangan - Mengadakan koordinasi dengan atasan langsung, PD II, Dekan 2 Membuat perencanaan Anggaran DIPA BLU setiap awal bulan yang disetujui oleh atasan langsung, PD II dan Dekan - Membuat pengajuan anggaran dan pemrosesan dana DIPA BLU ke UB 3 Pemegang Uang Muka Kerja (PUMK) - Membuat alokasi dana sesuai dengan perencanaan Sub Unit - Mendistribusikan ke masing-masing Sub Unit - Mengumpulkan surat pertanggung jawaban (kwitansi) Untuk memperlancar keuangan Fakultas yang dananya berasal dari dana PNBP 4 Membuat laporan Pertanggung jawaban ke atasan langsung, PD II dan ke UB - Memproses dan merekap kwitansi yg akan dilaporkan ke UB - Membayarkan Pajak Untuk mempertanggungjawabkan penggunaan dan memudahkan pemeriksaan dana yang diterima dan dipergunakan 5 Membantu Kasub. Bagian dalam membuat Rencana Anggaran DIPA BLU setiap tahun anggaran (membuat RBA dan RKAKL) - Membantu mencari data jumlah mahasiswa. Membantu menghitung jumlah dana yang berasal dari berbagai jenis - anggaran (PNBP) - Membantu mengalokasikan Anggaran sesuai dengan Mata Anggaran. (MAK) Agar anggaran Fakultas dalam satu tahun dapat terealisasi sesuai dengan proporsinya. 6 Mengerjakan Pembukuan Kas Harian - Mencatat dan membukukan penerimaan & pengeluaran setiap bulan - Mengarsipkan semua administrasi yang berhubungan dengan dana PNBP Untuk merapikan administrasi di Bagian Keuangan.
7 Membantu meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana dari Unit kerja dan mendisposisikan dana tersebut untuk dikeluarkan oleh PUMK 8 Membantu memeriksa dan menguji kebenaran bukti penerimaan dan pengeluaran dana PNBP 10 Membantu mengelola dan mempertanggung jawabkan uang muka kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku dengan dibantu oleh pembantu PUMK 11 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung 12 Mengelola asuransi bagi tenaga administrasi 4
JUMARI
Kepala Urusan
NIP. 19561209 198103 1 003
Non-SPP dan Lain-Lain
Penata Muda Tk. I / III-b
5.
Nanang Fathoni, SE. NIP. 19720401 200810 1 001
Penata Muda / III-A
Kepala Urusan Kepegawaian Tenaga Edukatif
Keuangan
1 Mengajukan Anggaran ke Kantor Pusat untuk Dana Non-SPP (kontrak kerjasama) - Memproses SPJ dana Non-SPP (kerjasama IOM, SPFP, SPIP) 2 Mengelola Pengurusan Slip SPP,SPFP,SPIP,DBP Mahasiswa. 3 Menyediakan formulir dan memproses mahasiswa yang ingin minta keringanan, penundaan SPP, SPIP, dan SPFP yang disetujui PD II 4 Menandatangani pembebasan SPP bagi mahasiswa sebagai persyaratan ujian akhir (Skripsi) 5 Membantu pemrosesan adm. Keuangan PNBP - Menandatangani daftar Hr. yang telah diterimakan pada yang bersangkutan.(untuk mempercepat proses SPJ) 6 Membantu urusan adm. Keuangan yang berkaitan dengan Bank dan pajak, NPWP 7 Memproses pengurusan ASKES dosen dan karyawan 8 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung dan pimpinan
Kepegawaian
1. Memproses Usulan Mutasi Kenaikan Pangkat / Jabatan Tenaga Edukatif. - Memberikan informasi ke Tenaga Edukatif yang sudah waktunya naik Jabatan / Pangkat. - Menghitung angka kredit yang telah terkumpul - Mengajukan rapat angka kredit - Memproses berkas-berkas KUM - Melegalisir berkas-berkas KUM ke KTU - Mengirim berkas usulan angka kredit ke UP - UB 2. Membuat dan memproses Laporan Tahunan DUK Tenaga Edukatif Model C, DP3, menduduki jabatan / melaksanakan tugas jabatan fungsional atau struktural. 3. Memproses kenaikan gaji berkala (KGB) 4. Membantu membuat Perubahan Gaji koordinasi dengan pembuat daftar gaji 5. Membantu Kasubbag Keuangan dan Kepegawaian Dlm rangka koordinasi dengan Bagian Kepegawaian Kantor Pusat 6. Inventarisasi dan mengarsipkan data-data tugas belajar 7. Memproses Data Statistik Kepegawaian. (Edukatif & Administrasi) - Mencatat data dosen pergolongan. - Mencatat data dosen luar biasa pergolongan. 8. Mencatat data dosen yang waktunya lebih dari 10 th belum mengusulkan 9 Koordinasi dengan atasan langsung 10 Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian 11 Bertanggung Jawab ke atasan langsung. 12 Memproses usulan dan pengajuan persyaratan sertifikasi Dosen ke UB (EWMP) 13 Mempersiapkan bahan penyusunan rencana dan pengembangan dosen (Pekerti, AA, dll) 14 Melakukan pencatatan dan pengarsipan data mutasi, pengembangan dan pemberhentian dosen 15 Melakukan pengurusan Karpeg, Karin, Karis, Karsu, Askes, Taspen 16 Menginformasikan pelaksanaan pelatihan pra jabatan CPNS 17 Mempersiapkan bahan pelaksanaan pemilihan dosen teladan 18 Mempersiapkan bahan usul pemberian tanda kehormatan 19 Mempersiapkan dan memproses data dosen yang memasuki masa pensiun 20 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung dan pimpinan
6.
7.
Isnaeni Pantja Wardhani, BA. NIP. 19641123 200112 2 001 Pengatur Muda / II-A
Kepala Urusan Kepeg. Tenaga Administrasi
Kepegawaian dan Keuangan
1. Membantu mempersiapkan berkas usulan Kenaikan Pangkat/ jabatan tenaga Edukatif dan Tenaga Administrasi. - Komputerisasi berkas usulan - Pemrosesan legalisasi berkas usulan kenaikan pangkat. - Menyusun berkas-berkas usulan kenaikan pangkat. - Mengarsipkan usulan Untuk mepersiapkan usulan kenaikan Pengkat / Gol. ke Kantor Pusat 2. Membantu membuat usulan kenaikan gaji berkala tenaga administrasi dan Tenaga Edukatif. - Komputerisasi berkas usulan kenaikan gaji berkala - Memproses berkas-berkas - Mengarsipkan. Untuk memperlancar proses kenikan gaji berkala. 3. Memproses kenaikan gaji berkala (KGB) 4. Membantu membuat Perubahan Gaji koordinasi dengan pembuat daftar gaji 5 Membantu pengetikan DP3 dan Model C Tahunan Tenaga Edukatif dan Tenaga Administrsi; memproses surat menyurat Kepegawaian & keuangan - Koordinasi dengan Kaur Tenaga Administrasi. - Proses Komputerisasi. - Pengarsipan Berkas. Untuk laporan DP3 setiap akhir tahun. 6 Memantau dan membuat laporan tentang data Tugas Belajar Tenaga Edukatif. - Mencari Informasi Dosen yang Tugas Belajar. - Komputerisasi. - Mengarsipkan berkas. Untuk laporan Data Tugas Belajar. 7 Membantu mengelola data Kepegawaian tenaga Edukatif dan Administrasi. - Mengaktifkan data kepegawaian - Komputerisasi. - Mengarsipkan data. 8 Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian 9 Bertanggung Jawab ke atasan langsung. 10 Memproses usulan dan pengajuan persyaratan sertifikasi Dosen ke UB (EWMP) 11 Menginformasikan pelaksanaan pelatihan pra jabatan CPNS 12 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung dan pimpinan
ALFIFI
Staf Administrasi Keuangan & Kepegawaian
Kepegawaian
1 Membantu pemrosesan SPJ dana PNBP 2 Melaksanakan pembukuan BKU dan membukukan bukti setor pajak 3 Membantu pendistribusian dana non SPP (SPFP, Ordik, Ormawa, SPIP) 4 Membuat laporan keuangan ke atasan langsung 5 Membantu pengetikan surat menyurat mengenai keuangan (SPTB, pengajuan dana, rekapan pajak) 6 Merekap dan memproses Hr. mengajar dan koreksi setiap akhir semester 7 Membantu menerima pembayaran dana wisuda dan mendistribusikan sesuai dengan perencanaan 8 Membantu penyusunan RBA setiap tahun 9 Membantu penandatanganan pembebasan SPP bagi mahasiswa sebagai persyaratan ujian akhir 10 Mengadakan koordinasi dengan PUMK 11 Membantu tugas insidental yang diberikan oleh atasan langsung
Staf Administrasi Keuangan & Kepegawaian
Keuangan Kepegawaian
1. Mengirimkan berkas usulan kenaikan pangkat / jabatan dan Dokumen Tenaga Edukatif dan Tenaga administrasi ke Kantor Pusat. 2. Membantu pengetikan Usulan Kenaikan Gaji Berkala 3. Membantu memproses Kartu ASKES, TASPEN, KARPEG, KARIS dan KARSU 4. Membantu pengetikan Model C & membuat laporan tahunan 5 Membantu mengiventarisasi data-data kepegawaian baik tenaga edukatif dan administrasi
NIP. 19731106 200701 2 001
Pengatur Muda / II-A
8.
SUTARTO NIP. 19651012 198702 1 001
Pengatur Muda / II-A
6 Menyiapkan Daftar hadir (presensi harian, SKJ, upacara, dll)
7 Merekap presensi harian dosen dan karyawan setiap bulan 8 Memproses usulan Pemberian Cuti Pegawai (dosen & karyawan) 9 Membantu memproses/mengirim surat yang berhubungan dengan kepegawaian 10 Membantu memproses/mengirim surat tentang pencairan premi asuransi bagi tenaga administrasi ke kantor asuransi 11 Mengarsipkan surat-surat dan data kepegawaian 12 Koordinasi dengan atasan langsung 13 Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan langsung 9.
Lazarus Widyo P, S.Kom
Staf Komputerisasi Adm.Keuangan &Kepegawaian
Kepegawaian/ Keuangan
1. 2. 3. 4. 5.
Melaksanakan Pembukuan Tabelaris DIPA setiap bulan. Mengadakan koordinasi dengan atasan langsung / PUMK Membantu pengetikan Pengajuan Anggaran DIPA setiap bulan Melaksanakan pengetikan rekapan SPJ Membantu mendata Dosen yang menjabat di lingkungan UB Membantu mengolah dan menginventarisir data kepegawaian (DUK, kartu PNS dll) 6 Membantu memproses kenaikan pangkat tenaga edukatif 7 Mengambil dan memproses data presensi di masing-masing sub unit 8 Mengelola website fakultas 9 Membantu mengelola data LAKIP 10 Membantu memproses permintaan data dari UB 11 Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung
