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Administración y registro contable del fondo fijo de caja chica Ficha Técnica Autor : Dr. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza* Título : Administración y registro contable del fondo fijo de caja chica Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 56 - Junio 2013
Sumario I. 2. 3. 4. 5. 6.
Introducción Base legal Concepto de caja chica Mecanismos de control Administración y uso de la caja chica Monto máximo para cada pago con cargo a la caja chica 7. Administración de recursos directamente recaudados por las municipales 8. Registro de la caja chica en el SIAF-SP 9. Registro contable de la caja chica 10. Modelo de resolución que aprueba el fondo de caja chica 11. Modelo de directiva para la administración del fondo de caja chica
1. Introducción El fondo fijo de caja chica es el fondo constituido con recursos del Estado para el pago rápido y oportuno que ejecutan las entidades de los Gobiernos nacionales, Gobiernos regionales, Gobiernos locales, empresas del Estado, instituciones públicas descentralizadas, unidades ejecutoras, unidades operativas, entre otras. El monto de dicho fondo es determinado por la propia entidad, considerando como referencia el presupuesto institucional. Por otro lado, sobre el manejo del fondo de caja chica existen normas, directivas que orientan su administración, el cual será analizado en el presente artículo. * Exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de Gobiernos locales. Docente universitario - Posgrado.
2. Base legal • Resolución Directoral Nº 026-80EF/77.15 • Directiva Nº 001-2007-EF/77.15 • Resolución Directoral Nº 001-2011EF/77.15 • Resolución Directoral Nº 004-2011EF/77.15 • Resolución Directoral Nº 050-2012EF/52.03
3. Concepto de caja chica La Resolución Directoral Nº 026-80EF/77.15 define de la siguiente manera: se utilizará el fondo para caja chica para atender el pago de gastos menudos y urgentes; y excepcionalmente viáticos no programables y jornales. Asimismo, señala que el fondo fijo para caja chica es aquel constituido, con carácter único, por dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad, cuyas acciones a desarrollar son las siguientes: • Su manejo será centralizado en el encargo único, a nombre de quien exclusivamente deberán ser girados los cheques para la constitución o reposición del fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios solo cuando se trate de oficinas ubicadas en lugar distante de la tesorería y requieren efectuar pagos en efectivo. • Las oficinas que requieran el uso de fondos, ubicadas en el mismo lugar de la tesorería, lo harán como parte del fondo fijo para caja chica, asignado al encargado único. • Su monto será establecido o modificado, en su caso, mediante resolución del director general de administración, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menudos.
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• Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo. • Se atenderán pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerio, portes, movilidad y otros gastos menudos, así como el pago de jornales de servidores iletrados y viáticos urgentes no programables, debidamente autorizados. • La autorización de pago corresponde en todos los niveles a la máxima autoridad, la que podrá delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorización será conferida por escrito o rúbrica de los documentos sustentatorios del gasto. • Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendirá cuenta documentada de la utilización, por lo menos, de la penúltima entrega a la dirección general de administración u oficina que haga sus veces, en el formato que para el caso utilice la entidad. • La resolución aprobatoria del fondo fijo para caja chica deberá contener: a. Nombre del funcionario encargado único de su manejo. b. Nombre de los funcionarios u oficinas distantes de la tesorería, a cuyo nombre se giran cheques para el fondo. c. Nombre de los funcionarios a quienes se encomiende el manejo de parte del fondo asignado al encargado único. d. El monto máximo del fondo, en cada nivel de manejo de fondos en efectivo. e. El monto máximo de cada pago en efectivo. f. El tipo de gastos a ser atendidos con el fondo. g. La exigencia de rendir cuenta documentada.
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Informe Especial
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4. Mecanismos de control La Resolución Directoral Nº 026-80EF/77.15 describe como mecanismo de control a las siguientes acciones: • Se efectuarán arqueos periódicos y sorpresivos del fondo. • El custodio del fondo será una persona independiente del cajero y de aquel personal que maneje dinero o efectúe funciones contables. • Se mantendrán debidamente archivadas las resoluciones directorales, o similares, de aprobación o modificación del fondo.
5. Administración y uso de la caja chica La Resolución Directoral Nº 01-2011EF-77.15 en el artículo 10º, respecto al manejo de la caja chica señala que esta es un fondo en efectivo que puede ser constituido con recursos públicos de cualquier fuente que financie el presupuesto institucional para ser destinado únicamente a gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no puedan ser debidamente programados. Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por comisiones de servicio no programados y de los servicios básicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la sede de la unidad ejecutora. Las unidades ejecutoras y municipalidades pueden constituir solo una caja chica por fuente de financiamiento. Debe estar rodeada de condiciones que impidan la sustracción o deterioro del dinero en efectivo y se mantienen, preferentemente, en caja de seguridad o en otro medio similar. La administración de la caja chica se sujeta a las Normas Generales de Tesorería 06 y 07 aprobada por la Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15. El documento sustentatorio para la apertura de la caja chica es la resolución del director general de administración, o de quien haga sus veces, en la que se señale la dependencia a la que se asigna la caja chica, el responsable único de su administración, los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte de dicha caja, el monto total de la caja chica, el monto máximo para cada adquisición y los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas debidamente documentada, entre otros aspectos. El gasto en el mes con cargo a dicha caja no debe exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo. Los cheques o giros bancarios se emiten a nombre del responsable de la administra-
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ción de la caja chica o de los responsables en las dependencias a favor de las cuales se asigne dicho fondo. Ejemplo 1: La Municipalidad Provincial de Huancayo, según Resolución Administrativa Nº 0052013, apertura la caja chica por la suma de S/.7,000.00 a cargo de la fuente de financiamiento Recursos directamente recaudados. ¿Determinar el monto máximo mensual para la ejecución de gastos a cargo de la caja chica? Tal como se mencionó líneas arriba, el gasto mensual no debe exceder de tres veces el monto constituido; en tal sentido, si el monto aprobado es de S/.7,000.00 al multiplicarse por tres resulta la suma de S/.21,000.00, que es el tope para la ejecución de gasto. Ejemplo 2: La Municipalidad Distrital de Acostambo según Resolución Administrativa Nº 0102013, para el ejercicio 2013, constituye el fondo de caja chica por la suma de S/.1,200.00 a cargo del rubro 08 - Otros impuestos municipales. Durante el mes de mayo, el responsable de la administración de dicho fondo presentó las siguientes rendiciones de gastos solicitando el reembolso respectivo. Rendición Nº 20 por Rendición Nº 21 por Rendición Nº 22 por Rendición Nº 23 por Rendición Nº 24 por Total rendición mensual
S/.300.00 (03.05.13) S/.500.00 (10.05.13) S/.800.00 (17.05.13) S/.900.00 (23.05.13) S/.500.00 (31.05.13) S/.3,000.00
¿Determinar si en un mes es correcto presentar cinco rendiciones? Tal como señala el inciso c) del artículo 10º de la Resolución Directoral Nº 01-2011EF-77.15, el gasto en el mes con cargo a dicha caja no debe exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo; en tal sentido, mientras no supere el tope señalado, sí se aceptaría las cinco rendiciones. Es decir, lo que importa no es cuántas rendiciones se realizan en un mes sino respetar el límite del gasto que no es otra cosa que el monto constituido por tres veces, tal como se aprecia a continuación: Monto constituido Monto máximo permito S/.1,200.00 X 3 veces Total rendición (mayo)
S/.1,200.00 S/.3,600.00 ___________ S/.3,000.00
La suma de S/,3,000.00 está dentro del tope establecido. Por otro lado, debemos tener en cuenta que no está permitida la entrega provisional de recursos con cargo a la citada caja, excepto cuando se autorice en forma
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expresa e individualizada por el director general de administración, o quien haga sus veces, en cuyo caso los gastos efectuados deben justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente. El director general de administración, o quien haga sus veces, debe aprobar una directiva para la administración de la caja chica, en la misma oportunidad de su constitución, y disponer la realización de arqueos inopinados sin perjuicio de las acciones de fiscalización y control a cargo del Órgano de Control Institucional. Parte de las acciones a ser desarrolladas en los arqueos debe reflejarse en un estado mensual de las entregas, a que se refiere el inciso precedente, con indicación de la persona receptora, montos, finalidad, período transcurrido entre su entrega y rendición o devolución y nombre del funcionario que la autorizó, estableciéndose las medidas correctivas pertinentes. Precísase que la denominación “caja chica” es aplicable indistintamente para el “fondo para pagos en efectivo” o el “fondo fijo para caja chica”.
6. Monto máximo para cada pago con cargo a la caja chica Según la Resolución Directoral Nº 0042011-EF/77.15, modifica el literal b. del numeral 10.4 del artículo 10º de la Resolución Directoral Nº 001-2011-EF/77.15, quedando redactado de la siguiente manera: El monto máximo para cada pago con cargo a la caja chica no debe exceder del veinte por ciento (20 %) de una UIT, salvo los conceptos a que se refiere el segundo párrafo del numeral 10.1 precedente. Los casos que por razones justificadas requieran ser atendidos con montos mayores a lo señalado en el párrafo precedente, hasta un máximo de 90 % de una UIT, deben estar contemplados en la directiva a que se contrae el literal f. del artículo 10º de la Resolución Directoral Nº 001-2011-EF/77.15.
7. Administración de recursos directamente recaudados por las municipales El artículo 11º de la Resolución Directoral Nº 050-2012-EF/52.03 establece que, excepcionalmente, las Municipalidades cuya captación mensual con cargo a la fuente de financiamiento Recursos directamente Recaudados sea inferior al 25 % de una UIT y que además por razones de limitación de oferta bancaria en su localidad se vean imposibilitadas de depositarlos en el plazo de 24 horas señalado en la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15, aprobada por la Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15 y modificatorias, podrán utilizar dichos recursos directamente
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Área Sistema Nacional de Contabilidad en la modalidad de caja chica, de acuerdo a las condiciones que se señale en la directiva que debe aprobar el titular del pliego para garantizar la transparencia y el adecuado uso de dichos recursos así como el registro de la información del ingreso y del gasto en el SIAF-SP.
8. Registro de la caja chica en el SIAF-SP Las operaciones de caja chica vinculadas al tipo de operación en el SIAF-SP son: “C” – Caja chica apertura y “RC” – Reembolso de caja chica. 8.1. “C” - Gasto fondo fijo caja chica (apertura y/o ampliaciones) Este tipo de operación se utiliza para registrar la apertura y/o ampliaciones del fondo fijo de caja chica por toda fuente de financiamiento, Para su registro se puede utilizar las siguientes genéricas del gasto: - 23 Bienes y servicios - 25 Otros gastos - 26 Adquisición de activos no financieros En el SIAF-SP, se elige el tipo de operación “C” tal como se muestra a continuación:
8.2. ”RC” - Gasto fondo caja chica (rendición y reembolso) Este tipo de operación, se utiliza para registrar los gastos que atienden la reposición parcial o total del fondo fijo de caja chica, una vez que se ha utilizado este fondo, el sustento para solicitar un reembolso es la rendición de cuentas. El fondo puede reponerse hasta por tres (3) veces el monto total de dicho fondo, indistintamente del número de veces o rendiciones de cuentas que se realicen o se registren en el sistema.
9. Registro contable de la caja chica A continuación, presentaremos el registro contable por la apertura y rendición del fondo fijo de caja chica. Ejemplo 3: Con fecha 5 de enero la Municipalidad de Pilcomayo, según Resolución Administrativa Nº 005-20130/A, apertura la caja chica por la suma de S/.3,000.00 con cargo al rubro 08 Otros impuestos municipales; al momento de realizar la apertura se afecta a los siguientes clasificadores: -
Otros bienes Pasajes Servicios diversos
S/.1,250.00 S/.500.00 S/.1,250.00
———————————— X ————————————
DEBE
8301 PRESUPUESTO DE GASTOS 830105 Recursos determinados 83010503 impuestos municipales 8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS 840105 Recursos determinados 84010503 Impuestos municipales Por el compromiso presupuestal. ———————————— X ————————————
3,000.00
8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS 840105 Recursos determinados 84010503 Impuestos municipales 8601 EJECUCIÓN DE GASTOS 860105 Recursos determinados 86010503 Impuestos municipales Por la ejecución presupuestal fase devengada. ———————————— X ————————————
3,000.00
1101 CAJA Y BANCOS 110102 Caja chica 11010202 Fondos de caja chica 1101 CAJA Y BANCOS 110103 Instituciones financieras públicas 11010301 Cuentas corrientes 1101030109 Impuestos municipales Por el giro de cheque para el fondo de caja chica. ———————————— X ————————————
3,000.00
9103 VALORES Y GARANTÍAS 910308 Cheques girados 9104 VALORES Y GARANTÍA POR CONTRA 910408 Cheques girados por entregar Por el control del cheque girado. ———————————— X ————————————
3,000.00
9104 VALORES Y GARANTÍAS POR CONTRA 910408 Cheques girados por entregar 9103 VALORES Y GARANTÍA 910308 Cheques girados Por el registro de la fase del pagado.
3,000.00
Para el uso de este tipo de operación se utiliza la letra “RC” Gasto fondo caja chica rendición, las cual está vinculada a las siguientes genéricas del gasto: - 23 Bienes y servicios - 25 Otros gastos - 26 Adquisición de activos no financieros En el SIAF-SP, se elige el tipo de operación “RC” tal como se muestra a continuación:
23199199 232121 23271199
HABER
3,000.00
3,000.00
3,000.00
3,000.00
3,000.00
Ejemplo 4: Con fecha 22 de enero, según rendición Nº 001, el responsable de la administración del fondo de caja chica solicita el primer reembolso por la suma de S/.1,000.00 con cargo al rubro 08 Otros impuestos municipales, conforme al siguiente detalle: -
231111 2321299
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Alimentos Movilidad local
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S/.700.00 S/.300.00
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———————————— X ————————————
DEBE
8301 PRESUPUESTO DE GASTOS 830105 Recursos determinados 83010503 Impuestos municipales 8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS 840105 Recursos determinados 84010503 Impuestos municipales Por el compromiso presupuestal. ———————————— X ————————————
1,000.00
8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS 840105 Recursos determinados 84010503 Impuestos municipales 8601 EJECUCIÓN DE GASTOS 860105 Recursos determinados 86010503 Impuestos municipales Por la ejecución presupuestal fase devengada. ———————————— X ————————————
1,000.00
5301 CONSUMO DE BIENES 530101 Alimentos 53010101 Consumo humano 5302 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS 530201 Viajes 53020102 Viajes domésticos 5302010299 Otros gastos 2103 CUENTAS POR PAGAR 210301Bienes y servicios por pagar 21030101 Bienes y servicios por pagar 2103010102 servicios Por el reconocimiento del gasto. ———————————— X ————————————
700.00
2103 CUENTAS POR PAGAR 210301Bienes y servicios por pagar 21030101 Bienes y servicios por pagar 2103010102 Servicios 1101 CAJA Y BANCOS 110102 Caja chica 11010202 Fondos de caja chica Por el pago efectuado con la caja chica. ———————————— X ————————————
1,000.00
1101 CAJA Y BANCOS 110102 Caja chica 11010202 Fondos de caja chica 1101 CAJA Y BANCOS 110103 Instituciones financieras públicas 11010301 Cuentas corrientes 1101030109 Impuestos municipales Por el giro de cheque reembolso de la caja chica. ———————————— X ————————————
1,000.00
9103 VALORES Y GARANTÍAS 910308 Cheques girados 9104 VALORES Y GARANTÍA POR CONTRA 910408 Cheques girados por entregar Por el control del cheque girad. ———————————— X ————————————
3,000.00
9104 VALORES Y GARANTÍAS POR CONTRA 910408 Cheques girados por entregar 9103 VALORES Y GARANTÍA 910308 Cheques girados Por el registro de la fase del pagado.
3,000.00
HABER
1,000.00
1,000.00
300.00
1,000.00
1,000.00
3,000.00
Lima, 05 de Enero del 2013 Visto, el Informe Nº ___2013-MD/_ de fecha de ______del 2013, presentado por el Sr. Gerente/Sub Gerente de la Gerencia/Sub Gerencia , solicita la asignación de recursos financieros para la apertura del fondo para Caja Chica y el Informe Legal Nº …..2013-MD/….. de fecha………, presentado por la Gerencia de Asesoría Jurídica, y; Considerando: Que, con Resolución Gerencial Nº …………………………………. de fecha ……………………………., se aprueba la Directiva Apertura, Manejo y Control de Fondos para Caja Chica de la Municipalidad de _______ por Funcionamiento e Inversiones; a fin de atender en forma oportuna los gastos menudos y urgentes del presente año, concordante con el Decreto Supremo Nº 035-2012-EF Texto único Ordenado de la Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería; Que, mediante Informe Legal Nº ……-2013-MD/….. de fecha ………… la Gerencia de Asesoría Jurídica, comunica que el Proyecto de la Directiva antes descrito se encuentra enmarcado dentro de las normas vigentes y específicas que al tema se relacionan. Que, el Fondo de Caja Chica es un fondo permanente y renovable destinado para atender los gastos menudos y urgentes que demandan su cancelación inmediata o que por su finalidad y características no pueden ser debidamente programadas en atención a las necesidades de la Municipalidad. Que, la Directiva en mención tiene por finalidad establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento de los fondos, tendientes a cautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados. Que el Decreto de Alcaldía Nº 001-2011- MD/A de fecha 10 de julio de 2011, se delega las funciones en materia presupuestal, financiera y administrativa al Gerente Municipal de la Municipalidad _____________, Artículo 20º de la Ley Orgánica de Municipalidades Nº 27972, Contando con las visaciones de la Gerencia de Asesoría Jurídica, de la Gerencia de Planificación y Presupuesto, de la Gerencia de Administración y de la Sub Gerencia de Abastecimientos y Servicios Generales. SE RESUELVE: ARTÍCULO 1º.- APROBAR el Fondo Fijo de Caja Chica por Funcionamiento de la Municipalidad _____________, por la suma de Cinco Mil y 00/100 Nuevos Soles(S/.6,000.00). Artículo 2º.- El monto máximo a ser reconocido en los documentos que señala la directiva de apertura, manejo y control de fondos para Caja Chica de la Municipalidad ___________ será de Trescientos y 00/100 Nuevos Soles (S/. 300.00) y excepcionalmente hasta Trescientos cincuenta y 00/100 (S/. 350.00) previa autorización de la Gerencia Municipal. Artículo 3º.- DESIGNAR al Servidor…………………………., personal de la Gerencia/Sub Gerencia/Oficina ……………………., para administrar el Fondo para Caja Chica por Funcionamiento de la Municipalidad ______________. Artículo 4º.-Encargar el cumplimiento de la presente Resolución a la Gerencia de Administración, Sub Gerencia de Contabilidad y Sub Gerencia de Tesorería, así como a las demás Unidades de la Municipalidad _____________. Regístrese y Comuníquese y Cúmplase.
11. Modelo de directiva para la administración del fondo de caja chica 3,000.00
El modelo de directiva pertenece a la Municipalidad Distrital de Chilca. APERTURA, MANEJO Y CONTROL DE FONDOS PARA CAJA CHICA
3,000.00
10. Modelo de resolución que aprueba el fondo de caja chica El presente modelo es utilizado en la Municipalidad Distrital de Chilca.
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RESOLUCIÓN GERENCIAL Nº 2013/MD-GM
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1. Objetivo Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento del Fondo para Caja Chica, para cautelar el uso racional, adecuado y oportuno, y realizar una administración eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados. 2. Finalidad Normar los procedimientos que aseguren una adecuada, oportuna y racionalización en la utilización del Fondo Para Caja Chica. 3. Base legal - Ley 27972 Ley orgánica de municipalidades - Ley 28411 Ley del sistema nacional de presupuesto público.
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Ley 27785 Ley del sistema nacional de control y de la Contraloría general de la República Ley 27815 Ley del código de ética de la función publica Ley 28693 Ley general del sistema nacional de Tesorería Ley 29951 Ley de presupuesto para el ejercicio 2013 Decreto Supremo Nº 007-2013-EF Establecen monto para el otorgamiento de viáticos Resolución Directoral Nº 004-2011_EF/77.15 Establecen montos máximos para cada pago con cargo a la caja chica
4. Alcance Las disposiciones comprendidas en la presente directiva, son de aplicación a los Gerentes, Sub Gerentes, y servidores en general; así como personal por contrato administrativo de servicios (CAS). 5. Disposiciones generales 5.1. El Fondo para Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo constituido con recursos públicos. Su uso es exclusivo para realizar gastos menudos y urgentes de rápida cancelación que por sus características no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante cheque. 5.2. El fondo es único, su monto será establecido y/o modificado con Resolución Gerencial, a propuesta de la Gerencia de Administración. 5.3. La Gerencia de Administración propondrá el monto máximo a ser reconocido por el Fondo para Caja Chica. 5.4. La resolución contendrá lo siguiente: • Nombre del Responsable o encargado único de su manejo • El monto de habilitación de Fondo para Caja Chica. • Meta, Específica de Gasto, Fuente de Financiamiento y Rubro del Fondo a ser constituido. • Monto máximo por comprobante de pago autorizado por SUNAT a ser reconocido. • Otros. 5.5. Correspondiente a la Gerencia Municipal, proponer el Encargo para la Administración del Fondo para Caja Chica, quien será designado y autorizado mediante Resolución Gerencial. 5.6. Los encargos del Fondo para Caja Chica serán responsables de la administración, ejecución y rendición de los recursos asignados, debiendo rendir los importes girados a la Sub Gerencia de Contabilidad, a través de los formatos correspondientes. 5.7. Una vez recibidas las rendiciones del Fondo, remitidas por los responsables encargados, el responsable de Rendición de Cuentas, verificará la conformidad de la documentación sustentatoria dentro de los niveles de gastos autorizados y las partidas específicas. Los documentos presentados por gastos que no estén debidamente sustentados o comprendidos en la presente Directiva serán devueltos a los responsables del gasto para la absolución de las observaciones formuladas. 5.8. Las adquisiciones y/o contrataciones que se efectúen con cargo al Fondo para Caja Chica, deben afectarse y/o desagregarse por metas, específica, concepto del gasto, fuente de financiamiento y rubro; debiendo la Sub Gerencia de Planificación y Presupuesto realizar la certificación presupuestal y llevar una Estadística de los gastos que se incurran para las acciones de formulación y programación presupuestal. 5.9. Los encargados del Fondo para Caja Chica son responsables ante cualquier pérdida o sustracción por descuido, salvo inminente y/o flagrante delito, previa investigación, respecto al dinero o recurso administrado. 5.10. Excepcionalmente la Gerencia de Administración podrá autorizar afectar a través del Fondo para Caja Chica viáticos por Comisiones de Servicios, previa autorización de la Gerencia Municipal, debiéndose cumplir bajo responsabilidad con las formalidades de la rendición de cuentas previstas en la presente Directiva. 6. Disposiciones específicas 6.1. Apertura y asignación de fondos La asignación del Fondo para Caja Chica de la Municipalidad _________, se aprobará por Resolución Gerencial de acuerdo a la normativa vigente consignándose el nombre del servidor encargado del manejo, y el monto de la apertura del Fondo en las específicas y rubros que correspondan. 6.2. Utilización del fondo y su rendición 6.2.1. La reposición del Fondo para Caja Chica asignado, se efectuará hasta en tres oportunidades durante cada mes según las necesidades de la Municipalidad. 6.2.2. Los desembolsos en efectivo realizados por el Fondo para Caja chica serán efectuados con autorización expresa del Gerente Municipal y/o Gerente de Administración, una vez autorizada el responsable del fondo emitirá el Comprobante de Egreso
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Provisional (CEP) con cargo a rendir cuenta documentada dentro de las 48 horas de haberse recibido el efectivo, en caso de producirse menor gasto se realizará la devolución utilizando el Recibo de Ingreso Provisional. (RIP). El desembolso que se dé al Gerente Municipal será dado con autorización expresa de la Alcaldía. 6.2.3. No se realizará el desembolso de efectivo a Funcionarios y/o Servidores que tengan rendición pendiente, salvo autorización expresa de la máxima autoridad administrativa. 6.2.4. El responsable del Fondo realizará el seguimiento de las rendiciones pendientes, procederá a efectuar por única vez las notificaciones respectivas ante los Servidores y Funcionarios que no realicen su rendición e incumplan la justificación del gasto dentro de las 48 horas; siendo el procedimiento el siguiente: Servidores y Funcionarios: La notificación se realizará por única vez por el responsable del fondo y visado por el Gerente Municipal y/o Gerente de Administración, dándole a conocer su incumplimiento y posterior responsabilidad económica. De persistir el incumplimiento; el responsable del fondo, comunicará a la Gerencia Municipal y/o Gerencia de Administración que autorizó el desembolso, en el caso del Gerente Municipal será comunicado a la Alcaldía. 6.2.5. Una vez notificado al rindente y agotado el plazo para efectuar su rendición el encargo del Fondo para Caja Chica elevará el expediente a la Gerencia de Administración, adjuntando copia fedateada del Comprobante de Entrega Provisional (CEP) de la entrega de dinero al rindente y de la Notificación en Original para la autorización del descuento en la Planilla Única de Remuneraciones a través de la Sub Gerencia de Personal; la Sub Gerencia de Tesorería realizará el giro a favor del encargado de caja chica para su reposición respectiva. 6.2.6. El procedimiento de justificación del gasto del Fondo para Caja chica para su reposición comprende lo siguiente: • El responsable del gasto, presentará el comprobante de pago (autorizado por la SUNAT) ante el encargado del fondo, registrando en el dorso la justificación del gasto (si es inversiones, consignar la obra), su nombre completo, DNI, firma del usuario; asimismo el visto bueno de Gerencia de Administración, Gerencia de Planificación y Presupuesto, Sub Gerencia de Contabilidad, Sub Gerencia de Tesorería y el responsable del fondo. La Gerencia de Planificación y Presupuesto deberá consignar la correspondiente certificación presupuestal. • El responsable de fondo verificará la conformidad de la documentación sustentatoria (facturas, boletas de venta, recibos y otros autorizador por la SUNAT, mediante el portal de SUNAT) su validez de autorización y colocará su firma, postfirma y sello en el dorso del comprobante de pago como señal de conformidad por la rendición presentada. • Con la anticipación debida, mediante informe dirigido a la Gerencia de Administración se solicita la reposición del Fondo para Caja Chica, previa justificación del gasto y adjuntando la documentación debidamente ordenada para que esta sea posteriormente derivada a la Sub Gerencia de Contabilidad. • El responsable del fondo presentará la rendición de cuentas, a través del Anexo 02, a fin de que la Sub Gerencia de Contabilidad a través del Área de Rendición de Cuentas efectúen las labores de control previo (revisión, sustentación, justificación del expediente). • Todos los documentos sustentatorios de gasto presentados en la rendición de cuentas, deberán llevar obligatoriamente el sello de PAGADO, indicando la fecha de cancelación para evitar la duplicidad de uso o reenvío de los comprobantes de pago. Se tendrá cuidado al sellar el comprobante de pago SUNAT de no afectar la información consignada, que impidan las acciones de revisión o fiscalización. • La rendición contendrá la Meta Presupuestaria, Clasificador hasta la Específica de Gasto y Rubro; así como el detalle de los comprobantes de pago (impreso y adjuntando archivo en Excel). 6.3. Autorización de egreso de fondos La autorización de los pagos con cargo al Fondo para Caja Chica corresponde a la Gerencia Municipal o a quien este delegue expresamente por escrito. Adoptando para el efecto las acciones necesarias de austeridad y racionalidad de los recursos asignados, sin perjuicio de la calidad del servicio que se brinde. 6.4. Responsable del manejo del fondo para caja chica El responsable del Fondo para caja chica deberá llevar un registro diario de los montos que se otorga con cargo a dicho fondo para conocer el saldo diario y tomar las medidas pertinentes y oportunas, de tal forma que su fondo se mantenga siempre
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Informe Especial habilitado y cuente con recursos disponibles para cumplir con el objetivo por el que fue autorizado. 6.5. Mecanismos de control y prohibiciones 6.5.1. El fondo para Caja Chica será custodiado en un ambiente adecuado y seguro; si fuera posible en Caja de Seguridad. 6.5.2. Previniendo circunstancias adversas, el traslado de fondos cobrado para el Fondo para Caja Chica del Banco de la Nación, podrá solicitar el apoyo de la Dirección de Seguridad Ciudadana, para el resguardo correspondiente. 6.5.3. Los fondos asignados no deberán ser depositados por ningún concepto en la cuenta de ahorros o cuenta corriente del encargado, responsable del manejo del fondo u otra persona, bajo responsabilidad administrativa. 6.5.4 La Gerencia Municipal y/o la Gerencia de Administración encargarán a la Sub Gerencia de Contabilidad que efectúen Arqueos sorpresivos al encargado responsable del manejo de Fondos para Caja Chica con la finalidad de verificar la adecuada y oportuna administración de los recursos asignados; independientemente a los arqueos que pudieran hacer. 6.5.5. Se levantarán actas de los arqueos que se practiquen, como evidencia de la acción y conformidad, las que serán firmadas por el responsable del manejo de Caja Chica, el encargado de realizar el arqueo. 6.5.6. Queda prohibido efectuar los siguientes gastos, con cargo al Fondo por Caja Chica de la Municipalidad ________ • Adquirir Bienes de Capital (muebles y enseres), los cuales deberán ser solicitados a la Sub Gerencia de Abastecimientos y Servicios Generales con la debida anticipación. • Reparar motores de vehículos debido a que incrementa el valor de vida útil, por lo que, para su atención es necesario requerirlo a la Sub Gerencia de Abastecimiento y Servicios Generales. • Entregar dinero bajo la modalidad de Préstamo. • Conformar otros Fondos de Caja Chica. 7. Responsabilidad 7.1. El (los) encargado(s) responsable(s) del manejo del Fondo para Caja Chica, designado(s) mediante Resolución Gerencial, son responsables de la custodia y adecuada utilización de los fondos recibidos; así como, verificar ante el portal de la SUNAT que los comprobantes se encuentren debidamente autorizados por los contribuyentes. 7.2. La aplicación de la presente Directiva es de responsabilidad de los funcionarios, servidores y personal CAS. 7.3. La Sub Gerencia de Contabilidad a través del responsable de Rendición de Cuentas es responsable de la revisión de las rendiciones efectuadas por los responsables del Fondo para Caja Chica para su reposición oportuna; lo que no quiere decir que avale y asuma las revisiones previas que debe hacer el responsable del Fondo para Caja Chica. 7.4. La Sub Gerencia de Contabilidad es el encargado de la ejecución (Compromiso y Devengado) que se realiza en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP), previa la certificación presupuestal realizada por la Gerencia de Presupuesto y Planificación; asimismo la Sub Gerencia de Tesorería realizará el Giro respectivo. 7.5. La Gerencia de Administración es responsable de evaluar la ejecución del gasto que se hace a través del Fondo para Caja Chica. 7.6. El Órgano de Control Institucional velará por el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva, pudiendo recomendar mejoras en los procedimientos. 7.7. El responsable del Fondo para Caja Chica llevará un Libro Auxiliar Estándar (Excel) para efectuar el control en forma diaria de los montos otorgados con cargo a dicho fondo, así como establecer el saldo diario de disponibilidad en moneda, billetes o cheques. 7.8. El responsable del fondo mantendrá un monto intangible del 30 % del monto autorizado, como reserva de contingencia para atender actividades excepcionales requeridas por la Alcaldía y Gerencias; asimismo deberá mantener habilitado los recursos disponibles para la operatividad de la Municipalidad, debiendo oportunamente emitir las liquidaciones para la reposición del Fondo para Caja Chica. 8. Disposiciones transitorias 8.1. Disposiciones transitorias Comprobante de Egreso Provisional - CEP. (Anexo 3) El desembolso del Fondo para Caja Chica, se realizará a través del comprobante de Egreso Provisional - CEP, el mismo que deberá contener lo siguiente: • Nombres y Apellidos del servidor que solicita.
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Actualidad Gubernamental
Numero de Documento de Autorización. Cantidad que solicita en números y letras. Concepto específico del gasto. Fecha que se entrega el dinero. Firma del solicitante, firma del Jefe inmediato del usuario, firma del responsable del Fondo para Caja Chica, firma del Gerente Municipal y/o Gerente de Administración. Recibo de Ingreso Provisional - RIP (Anexo 4) La reversión de fondos por menores gastos o recuperos de periodos anteriores se efectúa a través del Recibo del Ingreso Provisional y deberá contener lo siguiente: • Nombres y Apellidos del servidor que efectúa la devolución. • Cantidad de devolución (en números y letras). • Concepto o detalle. • Fecha en que se efectúa la devolución. • Consignar el número de Comprobante de Egreso Provisional, Planilla o Resolución de Encargo y/o Anticipo; que origina la devolución. Documentos que sustentan el gasto Los documentos que sustentan el gasto deben estar de acuerdo a lo establecido en el reglamento de comprobantes de pago y estar debidamente visados por los funcionarios responsables de la gestión, así como debe reflejar la naturaleza de las operaciones siendo válidos los documentos siguientes: • Facturas, Boletas de Venta, Recibos por Honorarios, Tickets de Cajas Registradoras, siempre en cuando consignen el nombre de la Municipalidad. Así como las Declaraciones Juradas, Planillas de Movilidad Local, y documentos emitidos por Entidades Públicas. • Toda Factura presentada como sustento de gasto deberá estar correctamente emitida en cuanto los importes (Valor de venta, I.G.V. y Precio Total) y consignar el RUC de la Municipalidad. • En el reverso de los Comprobantes de Pago deberá sustentarse el motivo que genera el gasto, asimismo deberá contener la firma del usuario(s); visarán en el adverso el Jefe inmediato del usuario, del Gerente de Administración, Gerente de Presupuesto y Planificación, Sub Gerente de Contabilidad, Sub Gerente de Tesorería y el responsable del Fondo para Caja Chica. El Gerente de Presupuesto y Planificación certificará el gasto para su posterior reembolso. • Se requerirá otras visaciones de las oficinas que sean competentes con las adquisiciones o servicios; como en el caso de útiles de oficina, combustible y otros, visará la Sub Gerencia de Abastecimientos y Servicios; en el caso de mantenimiento de equipo de cómputo, visará el Área de Estadística e Informática; etc. • Las Planillas de Movilidad Local debe detallar el itinerario, especificando la Av., Calle y el Distrito tanto del punto de partida como el de destino, justificación o motivo y resultado del mismo. Para efectivizar el cobro de la Planilla de Movilidad Local, deberá estar firmada por el servidor que realiza la comisión, Jefe inmediato Superior, Gerente de Administración, Sub Gerente de Contabilidad, Sub Gerente de Tesorería y el responsable del fondo. Las Planillas de Movilidad Local serán reembolsables cada fin de semana (viernes) y se sujetan a los montos establecidos. 8.2. Disposiciones complementarias • Podrá efectuarse el Pago de Viáticos con cargo al Fondo para Caja Chica procederá solamente cuando se trate de viajes no programados y urgentes, para lo cual necesariamente deberán adjuntarse el requerimiento (con la certificación presupuestal) y la Planilla de Viáticos debidamente autorizado por los funcionarios responsables. La rendición de cuentas se deberá presentar de acuerdo a los dispositivos legales vigentes y Directivas de la Municipalidad. • Los servidores podrán presentar Declaraciones Juradas en las rendiciones de cuentas, solo cuando en los lugares en los cuales se realizó la comisión no fuera posible recabar comprobantes de pago, tal como refiere la Directiva de Rendición de Cuentas. • Los documentos que sustentan el gasto serán presentados en materia de revisión por parte del responsable Rendición de Cuentas de la Sub Gerencia de Contabilidad; de presentarse alguna irregularidad en estos documentos, se elevará mediante informe a la Gerencia de Administración para que adopte las acciones correspondientes. • Las situaciones no previstas en la presente Directiva serán resueltas por la máxima autoridad administrativa de la Municipalidad.
N° 56 - Junio 2013
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