ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA OASSURE – SISKEM ANEKA INDONESIA
Putri Ayu Puspa Rengganis
Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma
[email protected]
ABSTRACT Control over inventory system is very important for the company, due to meet the demand from consumers is needed supplies accordingly. According Mulyadi et al (2001) inventory system is needed to manage the company's stock trading mutation that aims to assist managers in managing the company's inventory needs in order to minimize costs. Goals to be achieved from this research is to analyze accounting information system inventory of merchandise as well as the constraints faced by the Oassure Siskem Aneka Indonesia, as well as to develop the design of effective accounting information system to address the constraints of merchandise inventory. Based on the research that has been done, it is known that there are some deficiencies in the information system the merchandise inventory accounting applied by the company, such as the lack of effective distribution of tasks and responsibilities between departments - departments concerned, as well as the lack of complete documents in operating merchandise inventory accounting information. Keywords: Analysis, Design, Accounting Information Systems, Merchandise Inventory.
PENDAHULUAN Menurut Indrajani (2008) perusahaan saat ini sangat memerlukan sistem informasi akuntansi untuk mendukung proses bisnis dan bersaing secara kompetitif. Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu jenis sistem informasi yang
diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasionalnya sehari – hari untuk menghasilkan informasi – informasi akuntansi serta informasi – informasi lainnya mengenai proses bisnis perusahaan yang diperlukan oleh manajemen dan pihak – pihak terkait lainnya sehubungan dengan pengambilan keputusan dan kebijakan – kebijakan lainnya (Indrajani, 2008). Untuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umumnya melakukan perhitungan fisik persediaan secara periodik. Tujuannya adalah untuk mencocokan jumlah fisik persediaan dengan catatan perpetual yang diselenggarakan pada buku persediaan. (Widjayanto, 2001). Sistem informasi akuntansi persediaan memiliki kaitan yang erat dengan sistem pengendalian intern perusahaan. Hal ini terlihat dari adanya pengawasan berupa pendelegasian wewenang dan prosedur (berupa pengendalian administratif) serta sistem pencatatan dalam persediaan barang (berupa pengendalian akuntansi). Pada penelitian Muljo et al (2005) ditemukan bahwa pada perusahaan yang diteliti tidak terdapat bukti pengeluaran barang untuk setiap kegiatan pengeluaran barang dan hanya mengandalkan ingatan dan kepercayaan dari bagian gudang saja. Untuk itu peneliti mengajukan usulan sistem informasi yang baru dengan menambahkan adanya kegiatan stock opname sebagai bentuk pengendalian terhadap persediaan fisik barang dan pencatatannya (Muljo, 2005) Pada penelitian yang dilakukan oleh Heripracoyo (2009) menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi pada persediaan dengan menggunakan pendekatan OOAD. Hasil dari analisis sistem yang berjalan ditemukan bahwa ada kekurangan pada kelengkapan dokumen, laporan, dan pencatatan pada bagian persediaan (Heripracoyo, 2009) Pada penelitian Sulistiyo (2009) menunjukan bahwa dalam pembuatan sistem informasi pengelolaan persediaan harus diperhatikan beberapa hal antara lain fungsi – fungsi yang terkait dalam sistem pengelolaan persediaan, dokumen – dokumen yang digunakan, file – file yang diperlukan, dan laporan yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi persediaan (Sulistiyo, 2009) Pada penelitian Fauziah et al (2010) ditemukan bahwa objek yang diteliti telah menggunakan sistem komputerisasi dalam pengelolaan persediaannya namun
masih menggunakan software yang sederhana sehingga memungkinkan terjadinya human error dan penggelapan yang dilakukan oleh karyawan yang mengoperasikan software tersebut. Untuk mengatasi masalah tersebut peneliti mengajukan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan dalam bentuk diagram arus data, bagan alir sia, dan rancangan software yang baru dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 (Fauziah et al, 2010). Berdasarkan analisis terhadap penelitian sebelumnya, maka penelitian ini menggunakan diagram arus data, bagan alir dokumen, Entity Relationship Diagram dan Normalisasi sebagai bentuk penggambaran sistem yang berjalan dan rancangan yang diusulkan, sehingga dapat memberikan kontribusi pada penelitian yang telah dilakukan sebelumnya melalui analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan.
METODE PENELITIAN 1. Wawancara Personel Pada tahap ini dilakukan investigasi dan survei sistem melalui teknik wawancara. Menurut Hall (2007) wawancara merupakan sebuah metode untuk mendapatkan fakta tentang sistem yang ada saat ini dan persepsi pengguna tentang hal – hal yang dibutuhkan oleh sistem baru. Wawancara dilakukan dengan pihak manajemen Oassure tentang sistem informasi persediaan yang diterapkan, yang terdiri dari 3 kegiatan utama yaitu pengadaan barang dagang, pengeluaran barang dagang, dan perhitungan fisik barang.
2. Peninjauan Dokumen Menurut Hall (2007) dokumen perusahaan merupakan sumber lain dari fakta tentang sistem yang sedang disurvei. Pada tahap ini dilakukan peninjauan terhadap dokumen – dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan barang dagang, pengeluaran barang dagang, dan perhitungan fisik barang.
3. Analisis Sistem Menurut Hall (2007) analisis sistem (system analysis) sebenarnya merupakan proses dua langkah yang melibatkan survei atas sistem yang ada saat ini dan analisis atas kebutuhan pengguna. Setelah melakukan wawancara dan peninjauan dokumen, tahap selanjutnya yaitu menggambarkan sistem yang telah ada dalam bentuk bagan alir dokumen untuk masing – masing kegiatan. Dari hasil penggambaran tersebut dapat terlihat kelemahan apa saja yang terdapat dalam sistem yang ada, dan apa yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem dalam upaya memperbaiki sistem yang ada.
4. Desain sistem Menurut Mulyadi (2001) Desain sistem adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Metode yang digunakan pada pengembangan sistem penelitian ini didasarkan pada penelitian sebelumnya Fauziah (2010) yaitu metodologi yang berorientasi pada keluaran atau output, process dan data. a. Metodologi yang berorientasi pada output. Fokus utama dari metodologi ini adalah pada keluaran atau output yang menggunakan bagan alir dokumen dan bagan alir sistem.
Gambar 3.1 Metodologi yang berorientasi pada output. (Sutabri, 2004)
b. Metodologi yang berorientasi pada process Fokus utama metodologi ini pada proses dengan menggambarkan dunia nyata yang memakai data flow diagram.
Gambar 3.2 Metodologi yang berorientasi pada process. (Sutabri, 2004)
c. Metodologi yang berorientasi pada data. Fokus utama metodologi ini adalah data, dimana dunia nyata digambarkan dalam bentuk entitas, atribut data serta hubungan antar data tersebut.
Gambar 3.3 Metodologi yang berorientasi pada data. (Sutabri, 2004)
PEMBAHASAN Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang pada Oassure Sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang pada Oassure memiliki 3 kegiatan yang dilaksanakan yaitu prosedur pengadaan barang, prosedur pengeluaran barang, dan prosedur perhitungan fisik persediaan. Prosedur pengadaan barang merupakan rangkaian prosedur mulai dari pemesanan barang hingga barang masuk gudang, yang akan menghasilkan laporan persediaan. Prosedur pengeluaran barang merupakan bagian dari prosedur penjualan barang dagang mulai dari pemesanan oleh pelanggan hingga barang dikirim ke pelanggan. Selanjutnya prosedur perhitungan fisik persediaan yaitu proses pencocokan jumlah fisik barang dengan pencatatan barang yang dilakukan setiap 3 bulan sekali di lingkungan internal perusahaan.
Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagang pada Oassure Prosedur perhitungan fisik persediaan barang dagang merupakan suatu proses pem-verifikasian antara jumlah fisik yang ada pada gudang dengan jumlah persediaan yang ada di catatan bagian gudang. Perhitungan fisik persediaan
dilakukan setiap 3 bulan sekali oleh divisi Oassure bagian gudang bersama bagian akuntansi.
Gambar 4.2 Bagan Alir Dokumen Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagang Sebaiknya perhitungan fisik persediaan barang dagang ini tidak boleh dilakukan oleh bagian gudang untuk menjaga independensi proses perhitungan fisik. Jika perhitungan fisik dilakukan oleh bagian gudang maka akan memicu munculnya penyelewengan data oleh bagian gudang yang juga bertugas mencatat jumlah persediaan dalam file persediaan. Selain itu kurangnya kontrol dari manajemen dalam mengawasi proses perhitungan fisik persediaan yang dilakukan.
Prosedur Pengadaan Persediaan Barang Dagang pada Oassure Prosedur pengadaan persediaan barang dagang pada divisi Oassure terdiri dari dua proses yaitu proses pemesanan barang dan proses penerimaan barang. Pada proses pemesanan barang dagang bagian gudang bertugas untuk memeriksa persediaan apa yang telah mencapai titik pemesanan kembali dan melaporkannya ke bagian pembelian kantor pusat. Bagian pembelian tersebut akan melakukan pemesanan kepada supplier yang telah ditunjuk oleh perusahaan. Kemudian supplier
akan mengirimkan barang bersama surat – surat pendukung pengiriman barang. Barang yang datang diterima oleh bagian gudang dan akan diverifikasi dengan dokumen yang berkaitan. Selanjutanya bagian akuntansi akan mengarsip seluruh dokumen yang berhubungan dengan pengadaan persediaan.
Gambar 4.3 Bagan Alir Dokumen Pengadaan Persediaan Barang Dagang Proses ini memakan waktu yang cukup lama, karena untuk pembuatan PO dan melakukan transaksi pembelian harus melalui kantor pusat terlebih dahulu. Padahal divisi Oassure merupakan SBU yang seharusnya kegiatan pembelian ataupun penjualannya dapat dilakukan sendiri oleh divisi tersebut. Selain itu barang yang datang langsung diterima oleh bagian gudang dapat menimbulkan kesempatan penyelewengan oleh bagian gudang. Selain itu tidak ada laporan tertulis kepada manajemen tentang jumlah barang yang diterima oleh perusahaan.
Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang Dagang pada Oassure Prosedur pengeluaran persediaan barang dagang merupakan bagian dari prosedur penjualan yang terjadi pada divisi Oassure. Prosedur pengeluaran persediaan ini melibatkan beberapa bagian seperti bagian penjualan kantor pusat, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian akuntansi.
Gambar 4.4 Bagan Alir Dokumen Pengeluaran Persediaan Barang Dagang Dari bagan alir dokumen diatas dapat terlihat bahwa adanya ketidak efektifan dalam pembuatan faktur yang dibuat oleh bagian penjualan kantor pusat. Seharusnya bagian gudang tidak perlu mengetahui mengenai harga dan pesanan dalam faktur penjualan. Selain itu tidak adanya bukti pengeluaran barang dari gudang sebagai bukti untuk proses audit oleh manajemen.
Analisis Sistem Informasi Persediaan Barang Dagang pada Oassure Berdasarkan uraian sebelumnya, ditemukan beberapa kekurangan yang terdapat dalam sistem informasi persediaan barang dagang pada Oassure, yaitu antara lain : ·
Sebaiknya perhitungan fisik persediaan barang dagang ini tidak boleh dilakukan oleh bagian gudang untuk menjaga independensi proses perhitungan fisik.
·
Pada prosedur pemesanan persediaan barang dagang yang dilakukan oleh bagian pembelian kantor pusat dinilai kurang efektif, karena koordinasi antara divisi Oassure dengan bagian pembelian kantor pusat akan memakan waktu, karena jarak yang cukup jauh.
·
Pembagian tugas pada prosedur penerimaan persediaan barang dagang kurang efektif karena barang langsung diterima oleh bagian gudang. Ini dapat memicu munculnya penyelewengan oleh bagian gudang.
·
Kurangnya dokumen sebagai bentuk pencatatan manual yang dapat menyulitkan penyusuran jejak audit untuk persediaan barang dagang.
·
Seharusnya bagian gudang tidak perlu mendapat dokumen faktur penjualan yang akan memunculkan potensi penjualan barang secara ilegal dibawah harga yang telah ditetapkan perusahaan. Berdasarkan kekurangan diatas maka diperlukan sistem informasi usulan
dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : ·
Pada prosedur pemesanan persediaan barang dagang sebaiknya dilakukan oleh bagian pembelian khusus divisi Oassure yang berada di kantor cabang untuk menghemat waktu.
·
Pada prosedur penerimaan persediaan barang dagang sebaiknya dilakukan oleh bagian penerimaan.
·
Pada prosedur pengeluaran persediaan barang dagang sebaiknya bagian gudang tidak perlu menerima faktur penjualan. Faktur penjualan akan dihasilkan oleh bagian penagihan melalui pemeriksaan dokumen – dokumen terkait.
Berikut ini adalah beberapa dokumen yang diusulkan dalam sistem informasi persediaan barang dagang : ·
Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
·
Bukti Barang Masuk (BBM)
·
Laporan Penerimaan Barang
·
File Daftar Order
·
File Order Pembelian
·
File Order Penjualan
·
Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB)
·
Tiket Pengambilan Barang (TPB)
·
Bukti Barang Keluar (BBK)
·
Laporan Pengeluaran Barang
·
Surat Muat Barang (SMB)
·
Kartu Perhitungan Fisik (KPF)
·
Daftar Hasil Perhitungan Fisik (DHPF)
Usulan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang pada Oassure – Siskem Aneka Indonesia Pada penelitian ini akan diusulkan pengembangan sistem persediaan barang dagang dengan menambahkan beberapa bagian seperti bagian pembelian kantor cabang, bagian penerimaan, dan bagian penghitung serta pengecek perhitungan fisik. Selain itu juga akan ada penambahan dokumen – dokumen yang dapat membantu efektifitas kontrol internal yang dilakukan oleh perusahaan khususnya dalam bidang persediaan.
Usulan Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagang
Gambar 4.5 Usulan Bagan Alir Dokumen Perhitungan Fisik Persediaan
Gambar 4.6 Usulan Diagram Arus Data Perhitungan Fisik Persediaan Barang
Usulan Prosedur Pengadaan Persediaan Barang Dagang
Gambar 4.7 Usulan Bagan Alir Dokumen Pengadaan Persediaan Barang Dagang
Gambar 4.8 Usulan Diagram Arus Data Pengadaan Persediaan Barang Dagang
Usulan Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang Dagang
Gambar 4.9 Usulan Bagan Alir Dokumen Pengeluaran Persediaan Barang
Gambar 4.10 Usulan Diagram Arus Data Pengeluaran Persediaan Barang Dagang
Usulan Entity Relationship Diagram Persediaan Barang Dagang
Gambar 4.11 Usulan Entity Relationship Diagram Persediaan Barang
Normalisasi 1. Bentuk Tidak Normal (Unnormal)
Gambar 4.12 Normalisasi bentuk Unnormal 2. Bentuk Normal ke Satu (1NF)
Gambar 4.13 Normalisasi bentuk ke satu (1NF)
3. Bentuk Normal ke Dua (2NF)
Gambar 4.14 Normalisasi bentuk ke dua (2NF) Desain Output
Tabel 4.1 Tabel Persediaan
Tabel 4.2 Tabel Supplier
Tabel 4.3 Tabel Pengadaan Persediaan
Tabel 4.4 Tabel Penjualan
Tabel 4.5 Tabel Pengeluaran Persediaan
KESIMPULAN Kesimpulan Berdasarkan uraian pembahasan pada bab sebelumnya, ditemukan beberapa kekurangan yang terdapat dalam sistem informasi persediaan barang dagang pada Oassure, yaitu antara lain : ·
Pada prosedur pemesanan persediaan barang dagang yang dilakukan oleh bagian pembelian kantor pusat dinilai kurang efektif.
·
Pembagian tugas pada prosedur penerimaan persediaan barang dagang kurang efektif.
·
Kurangnya dokumen sebagai bentuk pencatatan manual.
·
Pada prosedur pengeluaran persediaan barang dagang terdapat ketidak efektifan karena bagian gudang mendapat dokumen faktur penjualan.
·
Perhitungan fisik persediaan barang dagang ini hanya dilakukan oleh bagian gudang. Saran Berdasarkan kekurangan yang ditemukan dalam sistem informasi akuntansi
yang diterapkan pada divisi Oassure maka diperlukan sistem informasi usulan dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : ·
Pada prosedur pemesanan persediaan barang dagang sebaiknya dilakukan oleh bagian pembelian khusus divisi.
·
Penerimaan persediaan barang dagang sebaiknya dilakukan oleh bagian penerimaan.
·
Pada prosedur pengeluaran persediaan barang dagang faktur penjualan akan dihasilkan oleh bagian penagihan melalui pemeriksaan dokumen – dokumen terkait.
·
Pada prosedur perhitungan fisik dapat dilakukan oleh bagian penghitung dan bagian pengecek, bukan oleh bagian gudang. Keterbatasan Penelitian Keterbatasan penelitian ini hanya mencakup persediaan dalam satu divisi. Dan
perancangan yang dilakukan hanya berupa desain konseptual saja. Untuk penelitian berikutnya dapat menambahkan sistem seperti sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan. Selain itu juga dapat membuat desain program untuk objek penelitian yang dapat langsung direalisasikan dan di teliti dampak pemakaian program tersebut pada objek penelitian.
DAFTAR PUSTAKA Fauziah, Sifa., Widilestariningsih, Ony., Yulianto, Henry. 2010. “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang pada PT. Tasly World Indonesia cabang Bandung Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 Berbasis Client Server (Studi Kasus : PT. Tasly World Indonesia cabang Bandung)”, Jurnal Komputerisasi Akuntansi. Hall, James. 2007. Accounting Information Systems, edisi 4. Jakarta : Salemba Empat. Handoyo, Andreas., Maharsi, Sri., Go, Ornella. 2004. “Pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi atas Siklus Pembelian dan Penjualan pada CV.X”, Jurnal Informatika, Vol.5 No.2 : 86 – 94. Heripracoyo, Sulistyo. 2009. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan pada PT. Oliser Indonesia”, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. Muljo, Harjono et al. 2005. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Konsinyasi dan Persediaan PT. Saga Machie”, Jurnal Compact, Vol.2 No.1.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat. Romney, Marshall., and Steinbart, Paul. 2006. Accounting Information System, edisi 9. Jakarta : Salemba Empat. Sulistiyo. 2009. “Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Persediaan untuk Perusahaan Dagang”, Jurnal Orbith, Vol.5 No.1 : 24 – 29. Utami, Ema., dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengelolaan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms. Access dan Ms. Visual Basic. Jogjakarta : Andi Offset. Wijaya, Andri. 2007. “Penggunaan DFD dan ERD pada Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Suku Cadang dan Pelayanan Service pada PT. Mitra Maju Mobilindo”, Jurnal Teknik Industri, Vol.7 No.2. Yenty. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan pada PT. Pelangi Swadaya Abadi. Skripsi, Program Studi Ganda Akuntansi dan Sistem Informasi, Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Yoswara., Yuliana. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan pada Rumah Makan Jala – Jala Seafood and Crab. Skripsi, Program Studi Ganda Akuntansi dan Sistem Informasi, Universitas Bina Nusantara, Jakarta. http://digilib.unimus.ac.id/files/disk1/9/jtptunimus-gdl-s1-2008-fianakrism-426-2bab2.pdf. Diakses pada tanggal 1 Oktober 2012.
