ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN KAS PADA PT JUJUR JAYA SAKTI MAKASSAR Oleh : Astria Dewi Email :
[email protected] Pembimbing I : Faridah Email :
[email protected] Pembimbing II : Thanwain Email :
[email protected] Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bosowa ABSTRACT This research was counducted in May to June 2016 in the city of Makassar. Given the PT Jujur Jaya Sakti is a major distributor of Daihatsu vehicles brands that dominate the market in the city of Makassar, the purpose of this study to minimize irregularities in the company’s cash. Cash is the sala of the most important asset in running a company. Cash said to be important because it is the mosr liquid asset. To protect these assets from theft and musise of company should have a system of internal control is good and right. The results showed that the internal control system that is still less effective where the cash comes in usually not deposited directly to the bank. Researchers used data sources, namely primary and secondary data. the procedure of data collection was done by questionnaire. The conclusion of this study are : (1) employee there was rotated periodically, (2) cash received is not directly deposited to the bank every day. ---------------Keywords : internal control systems, Cash
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
1
PENDAHULUAN Dalam mengembangkann suatu perusahaan struktur organisasi yang baik sangatlah diperlukan dalam perusahaan untuk mengatur hubungan yang baik antara unit maupun intern unit perusahaan. Selain itu akan mempermudah dalam pengintegrasianfungsi-fungsi dalam perusahaan. Informasi berupa laporan-laporan serta analisis-analisis diperlukan manajemen agar kegiatan usaha dapat berjalan secara efektif dan efisien. Dalam pengembangan manajemen yang baik, sangat diperlukan sistem informasi di dalam perusahaan. Salah satu sistem informasi perusahaan adalah sistem akuntansi. Dengan sistem akuntansi yang baik, diharapkan manajer akan mampu mengendalikan perusahaan, agar kegiatan usahanya berkembang. Selain itu sistem IT (Information Technology) yang baik dan memadai akan memiliki nilai tambah dari pesaing berupa respon yang cepat, efisien dan efektifitas pelaksanaan pekerjaan yang meningkat, identifikasi dan penanganan masalah secara lebih akurat. Untuk itu diharapkan adanya kerjasama antar karyawan walaupun tanggung jawabnya tetap berada pada atasan. Oleh karenanya, pemimpin suatu perusahaan sangat
membutuhkan suatu sistem
dalam
menjalankan pengendalian intern, agar dapat mengamankan atau mengawasi aset perusahaan. Pengendalian intern akan berfungsi dengan baik jika dinilai dan dievaluasi secara terus menerus, agar dapat menghasilkan keluaran atau output seperti yang direncanakan atau diharapkan oleh pihak perusahaan selain itu pengendalian intern untuk melindungi aset perusahaan dan mempertinggi keakuratan dan kebenaran pencatatan akuntansinya. Perusahaan atau badan usaha pada dasarnya mempunyai prinsip kontinuitas atau kelangsungan hidup perusahaan. Hanya dengan kas pada awal siklus operasional perusahaan, itulah titik awal sistem pengendalian intern perusahaan. Dan kas yang menentukan kelangsungan hidup perusahaan, terutama dalam membiayai jalannya kegiatan operasi usaha perusahaan. Kas adalah harta yang paling liquid yang berguna sebagai media pertukaran baku dan dasar bagi pengukuran dan akuntansi semua pos lainnya. Kas juga merupakan aset yang paling lancar dibandingkan dengan aset lainnya. Oleh
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
2
sebab itu, kas merupakan aset yang paling digemari untuk dicuri, dimanipulasi, dan diselewengkan. Untuk mengamankan kas dan menjamin keakuratan (ketepatan penyajian) atas catatan akuntansi kas, pengendalian internal yang efektif atas kas mutlak diperlukan guna menghindarkan perusahaan dari kerugian yang lebih besar. Pengendalian atas kas sangatlah penting bagi setiap perusahaan. Karena sebagian besar kegiatan transaksi perusahaan terdiri dari pertukaran uang kas, seperti : pembelian bahan untuk diproses sampai barang jadi siap untuk dijual. Setiap biaya serta hutang-hutang perusahaan yang terjadi dari semua transaksi tersebut berakhir pada rekening kas. Dengan adanya pengendalian intern yang baik maka akan dapat memperlancar dilaksanakannya kegiatan-kegiatan perusahaan. Di samping itu dapat diketahui apakah kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh manajemen sudah dijalankan sebagaimana mestinya, sehingga diharapkan dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Banyak skali transaksi yang baik secara langsung ataupun tidak langsung mempengaruhi penerimaan dan pembayaran kas. Menyadari pentingnya mengenai pengendalian internal terhadap penerimaan kas dan pengeluaran kas, yang menjadi obyek dalam penelitian ini adalah perusahaan distributor mobil. Dalam hal ini PT Jujur Jaya Sakti Makassar yang bergerak dalam bidang penjualan mobil merek Daihatsu. Berdasarkan uraian latar belakang yang telah di jelaskan, maka penulis tertarik
melakukan penelitian dengan judul “Analisis Sistem Pengendalian
Intern Kas Pada PT Jujur Jaya Sakti Makassar”.
TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Akuntansi Akuntansi menyajikan informasi keuangan secara kuantitatif dan relevan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam pengambilan keputusan ekonomi, maupun membuat rencana dimasa yang akan datang. Dalam pengetahuan akuntansi dikenal dua istilah istilah asing, yaitu accountancy dan accounting.
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
3
Akuntansi merupakan proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi umtuk membuat pertimbangan dan mengambil keputusan yang tepat bagi pemakai informasi tersebut. Defenisi lainnya menyebutkan bahwa Akuntansi juga merupakan keseluruhan pengetahuan dan fungsi yang berhubungan dengan pencatatan, pengelompokan, pengolahan, penyimpulan, penganalisaan, penafsiran, dan penyajian yang dapat dipercaya dan penting artinya secara sistematik mengenai transaksi-transaksi yang bersifat finansial dan yang diperlukan untuk pimpinan dan operasi sesuatu badan dan untuk laporan-laporan yang harus diajukan mengenai hal tersebut guna memenuhi pertanggungjawaban yang bersifat keuangan atau lainnya. Definisi akuntansi dapat ditinjau dari segi prosesnya dan segi fungsinya. Dari segi prosesnya, akuntansi adalah proses identifikasi, pengukuran, pencatatan, penggolongan, dan pelaporan serta penganalisisan transaksi-transaksi keuangan suatu organisasi secara sistematis. Menurut Wibowo dan Abubakar Arif (2009:1) berpendapat bahwa: “akuntansi merupakan proses identifikasi, pencatatan, dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi dari suatu entitas”. Secara umum terdapat tiga aktivitas dalam akuntansi, yaitu sebagai berikut: 1. Aktivitas identifikasi (identifying). Dalam aktivitas ini dilakukan identifikasi terhadap transaksi yang terjadi pada suatu entitas. Dari proses ini akan dapat diklasifikasi apakah suatu transaksi merupakan transaksi ekonomi/keuangan atau nonekonomi. 2. Aktivitas pencatatan (recording). Dalam aktivitas ini semua transaksi ekonomi yang telah diidentifikasi pada tahap pertama akan dicatat secara kronologis dan sistematis dengan ukuran nilai moneter tertentu. 3. Aktivitas komunikasi (communicating). Dalam aktivitas ini akan dilakukan pelaporan dan distribusi terhadap informasi akuntansi yang berupa laporan keuangan kepada para pemakai laporan keuangan. Dalam hal ini pemakai laporan keuangan terdiri atas pemakai di dalam perusahaan (manajemen dan
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
4
karyawan), dan pemakai di luar perusahaan (kreditor, investor, fiskus, dan lainnya). Sistem Dan Prosedur Jika mendengar kata sistem sering menimbulkan gambaran mental tentang komputer dan program, namun kenyataannya istilah ini memiliki makna yang lebih luas. Sebagian sistem muncul secara alami, sementara sebagian lain secara artificial. Sistem alam berkisar dari atom, suatu sistem yang terdiri atas elektron, proton dan netron. Sistem artificial merupakan buatan manusia, sistem ini meliputi segala sesuatu dari jam kehidupan bawah laut dari sistem sosial ke sistem informasi sedangkan sistem akuntansi adalah formulir-formulir catatan-catatan, prosedur, alat-alat yang digunakan untuk mengelola data. Menurut Zaki Baridwan (2008 : 2) “sistem sebagai suatu entry (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan (disebut sub sistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.” Menurut Mulyadi (2008:5) “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan atau rangkaian komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian Pengendalian Intern Pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil suatu usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan. Dengan adanya sistem pengendalian intern ini, maka penerimaan kas dalam perusahaan tidak dapat digelapkan atau dicuri oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Menurut Romney dan Steinbart (2009:229) “Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan handal mendorong dan memperbaiki
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
5
efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.’ Sedangkan Menurut Mulyadi (2008:163), tujuan Pengendalian Intern dilihat dari definisi sistem pengendalian intern adalah: 1. Menjaga kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong Efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Pengertian Kas Kas merupakan komponen aktifa lancar yang meliputi uang kertas/ logam dan benda-benda lain yang dapat digunakan sebagai media tukar yang sah dan dapat diambil setiap saat. Menurut Slamet sugiri Sodikin (2013:5) “kas merupakan asset yang menjadi permulaan siklus operasi perusahaan.oleh karena itu kas merupakan titik awal untuk system pengendalian akuntansi.” Menurut SAK ETAP 2009 kas terdiri atas saldo kas di perusahaan dan saldo rekening giro. Kas diperusahaan terdiri atas uang kertas dan uang logam. Rekening giro adalah rekening yang dapat ditarik kembali oleh perusahaan menghendakinya Dari definisi di atas maka dapat disimpulkan kas adalah aktiva yang paling lancar dalam istilah sehari-hari yaitu dapat disamakan dengan uang tunai yang digunakan untuk pembayaran yang sah. Pengendalian Intern Kas Pengendalian intern kas merupakan sala satu cara untuk menjaga agar dana kas perusahaan tidak diselewengkan. Meskipun penyelewengan itu tidak dapat dihilangkan tetapi dengan pengendalian intern kas penyelewengan ini dapat dihindari.
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
6
Sistem penerimaan kas biasanya mensyaratkan adanya pemisahan fungsi penerimaan dan pengeluaran. Karakteristik dasar dari suatu sistem pengendalian internal kas adalah: 1. Merupakan tanggung jawab secara khusus menangani penerimaan kas. 2. Pemisahan penanganan dan pencatatan penerimaan kas. 3. Penyetoran seluruh kas yang diterima setiap hari (biasanya ke rekening bank). 4. Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas. 5. Audit internal pada selang waktu yang tidak terduga. 6. Pencatatan ganda atas kas dan pembukuan, dengan rekonsiliasi yang dilaksanakan oleh seseorang di luar bagian akuntansi
METODE PENELITIAN Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini adalah 1. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Penelitian
yang
dilakukan
dengan
mempelajari
teori-teori
yang
berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dan membaca buku-buku literatur serta bacaan lainnya yang relevan dengan masalah tersebut. 2. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian lapang (field reserch), yaitu penelitian yang dilakukan dengan jalan mengadakan kunjungan secara langsung kepada obyek penelitian yang telah ditetapkan. Untuk mengumpulkan data lapangan yang diperlukan, digunakan teknik/ metode, sebagai berikut : a. Observasi, yaitu mengadakan pengamatan secara langsung terhadap obyek penelitian. Wawancara, yaitu tanya jawab yang dilakukan dengan
beberapa staf yang
langsung menangani bidang keuangan
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
7
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Tahap awal dalam melakukan pengendalian intern terhadap kas adalah dengan melakukan survei pendahuluan sekaligus melakukan penilaian terhadap pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan. Pada tahap ini, seluruh hasil temuan yang dilakukan dalam survai pendahuluan akan dinilai apakah pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan sudah memenuhi kriteria pengendalian yang baik. Penilaian terhadap pengendalian intern perusahaan merupakan tugas dan tanggung jawab dari internal kontrol perusahaan. Penilaian terhadap pengendalian intern perusahaan tersebut dimaksudkan untuk menilai dan mengukur efektivitas dari sistem pengendalian intern perusahaan
khususnya
terhadap
pengendalian
kas
perusahaan.
Dalam
melaksanakan penilaian pengendalian intern perusahaan, internal kontrol harus dapat melihat kelemahan dari sistem pengendalian intern dan sekaligus menyempurnakan sistem pengendalian intern tersebut. Sebab tanggung jawab dari bagian internal kontrol adalah menciptakan efisiensi pelaksanaan fungsi semua bagian yang ada dalam lingkungan organisasi perusahaan. Tahap awal dalam penilaian pengendalian intern kas perusahaan adalah dengan melakukan review terhadap sistem dan prosedur yang berhubungan dengan kas, yakni review atas sistem dan prosedur penerimaan kas serta sistem dan prosedur pengeluaran kas. Langkah selanjutnya adalah mengawasi pelaksanaan sistem dan prosedur tersebut untuk mengetahui apakah sistem dan prosedur tersebut sudah berjalan sebagaimana mestinya Tahap selanjutnya adalah mengevaluasi sistem dan prosedur penerimaan kas serta sistem dan prosedur pengeluaran kas untuk mengetahui kelemahankelemahan dari sistem dan prosedur tersebut dan sekaligus menyempurnakan sistem dan prosedur penerimaan kas serta sistem dan prosedur pengeluaran kas. Penilaian yang harus dilakukan oleh bagian internal kontrol adalah dengan mengajukan pertanyaan dalam bentuk kuisioner sebgai berikut:
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
8
TABEL 1 KUISIONER EVALUASI PENGENDALIAN INTERN SISTEM DAN PROSEDUR PENERIMAAN KAS DAN PENGELUARAN KAS Pertanyaan di bawah ini dijawab dengan kode “ѵ” pada kolom ya atau tidak NO.
PERTANYAAN
YA
TIDAK
KOMENTAR
ORGANISASI 1.
Apakah penerimaan pegawai melalui seleksi?
V
2.
Apakah fungsi pembayaran hutang terpisah
V
dari fungsi pencatatan hutang? 3.
Apakah terdapat pemisahan fungsi antara
V
fungsi penerima kas dan fungsi akuntansi (pencatat) ? 4.
Apakah fungsi pencatatan piutang dagang
V
telah terpisah dari fungsi penerimaan kas? 5.
Apakah terjadi rotasi secara berkala pada
V
karyawan?
Jarang melakukang rotasi (tetap)
6.
Apakah terdapat kebijakan prosedur yang jelas
mengenai
prestasinya
kepegawaian,
penilaian
kompensasi
terhadap
dan
V
pegawai? 7.
Apakah terdapat pegawai yang dinyatakan
V
melalui kebijakan ? 8.
Apakah
transaksi
penjualan
tunai
dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan
kas,
dan
fungsi
V
pencatat
penjualan?
SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
9
PENCATATAN 9.
Apakah transaksi penjualan tunai diotorisasi
V
oleh yang berwenang? 10.
Apakah Bukti Penerimaan Kas dan Bukti Pengeluaran
Kas
diotorisasi
oleh
V
yang
berwenang? 11.
Apakah
penetapan
harga
jual,
syarat
penjualan, dan syarat penyerahan barang
V
ditangani oleh yang berwenang? 12.
Apakah pencatatan terjadinya penjualan tunai
V
didasarkan pada faktur penjualan tunai? 13.
Apakah pencatatan terjadinya pembayaran hutang didasarkan atas kwitansi tagihan dari
V
kreditur? 14.
Apakah setiap transaksi penerimaan kas yang dicatat dicamtumkan dalam Master File dan
V
telah di ikhtisarkan dengan benar 15.
Apakah pencatatan dalam kartu piutang, jurnal penjualan, dan jurnal penerimaan kas
V
diotorisasi oleh yang berwenang? 16.
Apakah pencatatan dalam kartu hutang, dan jurnal penerimaan kas diotorisasi oleh yang
V
berwenang? PRAKTEK YANG SEHAT 17.
Apakah faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak
dan
dipertanggungjawabkan
V
pemakaiannya oleh
fungsi
penjualan?
18.
Apakah bukti penerimaan kas bernomor urut
V
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
10
tercetak
dan
dipertanggungjawabkan
pemakaiannya oleh
fungsi
penerimaan kas? 19.
Apakah bukti pengeluaran kas bernomor urut tercetak
dan
dipertanggungjawabkan
V
pemakaiannya oleh
fungsi
pengeluaran kas? 20.
Apakah kas yang diterima dari pelanggan
V
Kas
yang
disetor setiap hari ke bank atau pada hari
diterima
berikutnya?
terkadang
di
simpan dalam berangkas perusahaan.
21.
Apakah ada karyawan lain selain kasir yang
V
melaksanakan penyetoran ke bank? 22.
Apakah secara periodik dilakukan rekonsiliasi
V
saldo kas menurut pemegang kas dengan buku besar kas? 23.
Apakah
permintaan
pengadaan
supplies
V
kantor diotorisasi oleh yang berwenang?
Berdasarkan tabel 4.1 di atas, dapat dilihat dan dinilai kelemahan dari sistem pengendalian intern yang ada dalam perusahaan. kemudian hasil penelitian terhadap sistem pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas PT Jujur Jaya Sakti Makassar dapat dilihat pada tabel sebagai berikut:
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
11
TABEL 2 PENILAIAN TERHADAP PENGENDALIAN INTERN SISTEM PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS NO
1.
Kelemahan Sistem
Perluasan Prosedur
Pengendalian Intern
Pengendalian Intern
Tidak terjadi rotasi secara Verifikasi berkala pada karyawan
Rekomendasi
data-data Melakukan
karyawan
rotasi
secara
berkala
pada
karyawan 2.
Kas
yang
diterima
dari Verifikasi
semua Menyetor
ke
pelanggan tidak disetor setiap hasil penerimaan dari bank setiap ada hari
ke
bank
jika
yang pelanggan
kas masuk
bertugas berhalangan
Berdasarkan tabel 4.2 di atas, terlihat bahwa kelemahan dari sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan sehubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas adalah sebagai berikut: 1. Karyawan yang ada tidak dirotasi secara berkala. Berdasarkan kelemahan tersebut, maka langkah yang harus dilakukan oleh bagian internal auditor adalah melakukan pemeriksaan terhadap data-data karyawan. 2. Blanko Uang hasil penjualan tunai dan penagihan piutang tidak langsung disetor ke bank, dan terkadang uang hasil penjualan dan penagihan tersebut langsung digunakan untuk membiayai pengeluaran rutin perusahaan. Untuk mengatasi kelemahan ini, maka harus diperiksa semua bukti penjualan tunai dan penagihan piutang dagang.
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
12
KESIMPULAN Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Dari hasil penilaian terhadap sistem pengendalian intern yang ada dalam perusahaan mendekati sempurna namun masih ada sedikit kelemahan dari sistem pengendalian intern perusahaan khususnya kas, hal tersebut didasarkan tidak disetornya setiap hari hasil penerimaan dari langganan, dan karyawan tidak dirotasi secara berkala. 2. Bagian internal kontrol sudah melakukan fungsinya dalam melakukan pengendalian terhadap kas perusahaan, dan juga telah melaksanakan sistem dan prosedur audit terhadap kas perusahaan.
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
13
DAFTAR PUSTAKA Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Salemba Empat. Jakarta Romney dan Steinbart. 2009. Accounting Information System. Cengage Learning. USA. Slamet Sugiri Sodikin. 2013. Akuntansi pengantar 2. Sekolah tinggi ilmu manajemen YKPN. Yogyakarta Wibowo Abubakar Arif. 2009. Akuntansi Keuangan Dasar 2. Grasindo. Jakarta. Zaki Baridwan. 2008. Intermediate Accounting. BPFE. Yogyakarta
Vol 3, No. 002 (2017) Astria Dewi
14
