DESAIN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) EKSPOR IMPOR PADA PT. UNZA VITALIS SALATIGA
Oleh: YUNITA DAMASTUTI NIM : 232010059
KERTAS KERJA Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2014
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA Jl. Diponegoro 52 – 60 Tlp: (0298) 321212, 311881 Salatiga , 50711 - Indonesia Fax. (0298) – 21433
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Yunita Damastuti NIM : 232010059 Program Studi : Akuntansi Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi: Judul : Desain Standard Operating Procedures (SOP) Ekspor Impor Pada PT. Unza Vitalis Salatiga Pembimbing : Elisabeth Penti Kurniawati, SE., M.Ak Tanggal diuji : 25 April 2014 adalah benar-benar hasil karya saya. Di dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang saya aku seolah - olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah - olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, termasuk pencabutan gelar kesarjanaan yang telah saya peroleh.
Salatiga, 19 Maret 2014 Yang memberi pernyataan,
Yunita Damastuti
ii
iii
MOTTO
“Sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan. Maka apabila engkau telah selesai (dari sesuatu urusan) tetaplah bekerja keras (untuk urusan yang lain). Dan hanya kepada Tuhanmulah engkau berharap”.
(QS. Asy-Syarh [94]: 6-8)
iv
ABSTRACT
Every company needs Standard Operating Procedures (SOP) which is designed properly, since they can minimize errors and accelerate the continuity of an activity. PT. Unza Vitalis is a manufacture company that produces personal care products. In its business activity, the company is doing the export and import activities. Currently, this company has not had the export import SOP yet, so that the employees often made mistakes and made the export import procedures to be hampered. The purpose of this research is to design the correct SOP and to give recommendations to overcome the weaknesses in the export import procedures. The type of this research was descriptive qualitative and the method of data collection that used was observation and interview. In this research, primary and secondary data was used. The primary data was obtained from an interview with the Head of the Export Import Department and through observation on the export and import activities. While the secondary data was obtained from the documents i.e Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Certificate of Origin (COO), etc. From the results of the research knew that export and import procedures were only run by employee experience, because the company has not had SOP yet. Then found some weaknesses in the export import procedures of PT. Unza Vitalis i.e. have not had the Export Sales Trend Report yet, have not had work instructions for checking the Export and Import Declaration yet, and the long duration of the import documents receiving process from supplier. This research were resulted the export import SOP which completed with Export Sales Trend Report, Work Instructions for Checking the Export and Import Declaration, alteration of the import documents receiving method by using surrender B/L or telex release method. Suggest that the company will make Export Sales Trend Report every year, will do the Work Instructions for Checking the Export and Import Declaration with carefully and thoroughly, and change the import documents receiving method.
Keywords: Standard Operating Procedures (SOP), export, import
v
SARIPATI
Setiap perusahaan membutuhkan Standard Operating Procedures (SOP) yang didesain dengan tepat, karena SOP dapat meminimalisir kesalahan serta memperlancar keberlangsungan suatu kegiatan. PT. Unza Vitalis merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi produk perawatan pribadi. Dalam aktivitas bisnisnya, perusahaan ini melakukan aktivitas ekspor dan impor barang. Saat ini perusahaan belum memiliki SOP untuk aktivitas ekspor impornya, sehingga karyawan sering melakukan kesalahan yang membuat prosedur ekspor maupun impor menjadi terhambat. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendesain SOP yang tepat serta memberikan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang terdapat di dalam prosedur ekspor impor PT. Unza Vitalis. Jenis penelitian ini adalah kualitatif deskriptif dan metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Dalam penelitian ini, data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh melalui wawancara dengan Kepala Departemen Ekspor Impor dan melalui observasi terhadap kegiatan ekspor dan impor. Sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen berupa Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Certificate of Origin (COO) dan lain sebagainya. Dari hasil penelitian diketahui bahwa prosedur ekspor dan impor berjalan dengan berdasarkan pengalaman karyawan saja, karena perusahaan belum memiliki SOP. Kemudian ditemukan pula beberapa kelemahan dalam prosedur ekspor impor PT. Unza Vitalis, yaitu belum memiliki Laporan Trend Penjualan Ekspor, belum memiliki instruksi kerja pengecekan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan Pemberitahuan Impor Barang (PIB), serta sering mengalami keterlambatan penerimaan original shipping document dari pemasok. Penelitian ini menghasilkan SOP ekspor impor yang dilengkapi dengan Laporan Trend Penjualan Ekspor, instruksi kerja pengecekan PEB dan PIB, penggantian metode penerimaan dokumen impor dengan menggunakan metode surrender B/L atau telex release. Disarankan perusahaan membuat Laporan Trend Penjualan Ekspor setiap tahunnya, melaksanakan instruksi kerja pengecekan PEB dan PIB dengan cermat dan teliti, serta mengganti metode penerimaan dokumen impor.
Kata kunci: Standard Operating Procedures (SOP), ekspor, impor
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala kemudahan dan kelancaran, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Desain Standard Operating Procedures (SOP) Ekspor Impor Pada PT. Unza Vitalis Salatiga” dengan baik. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendesain SOP yang tepat serta memberikan rekomendasi atas kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam prosedur ekspor impor PT. Unza Vitalis. Penulis berharap penelitian ini dapat berguna dan menjadi masukan bagi perusahaan sehingga prosedur ekspor impor dapat berjalan dengan lancar serta dapat meminimalisir kesalahan yang dilakukan oleh karyawan. Penulis menyadari bahwa penelitian ini masih memiliki banyak kekurangan dan keterbatasan, tetapi penulis berharap penelitian ini tetap bermanfaat bagi pembaca dan bagi peneliti selanjutnya. Penulis juga berharap penelitian selanjutnya akan lebih baik daripada penelitian ini.
Salatiga, 19 Maret 2014
Penulis
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis menyadari dalam penyusunan penelitian ini tidak bisa diselesaikan oleh penulis sendiri. Berbagai pihak terlibat dalam pembuatan penelitian ini baik dengan cara memberi motivasi, bimbingan dan lain-lain. Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan kertas kerja ini, khususnya kepada: 1. Ibu Elisabeth Penti Kurniawati, SE, M.Ak selaku pembimbing yang bersedia meluangkan waktu dan dengan sabar memberikan arahan, bimbingan, koreksi serta saran dalam penulisan skripsi ini. 2. Bapak Agus Hartanto dan Ibu Dhatik Sugiarti kedua orang tua penulis yang selalu memberikan semangat, doa, saran dan nasehat yang berguna bagi penulis. 3. Kakakku tersayang, Agnes Damayanti dan adikku Andhika Mas Maulana atas doa dan dukungannya yang selalu diberikan kepada penulis. 4. Bapak Andy Surya Saputra, SE sebagai Kepala Departemen Ekspor Impor PT. Unza Vitalis Salatiga, selaku narasumber yang telah meluangkan waktu untuk memberikan informasi yang berguna dalam penulisan skripsi ini. 5. Teman-teman tersayang Munk, Ayu, Diva, Dwi, Rara, Monic, Luluk, Tata, Amink, Eki yang selalu memberikan semangat dan motivasi dalam penulisan skripsi. 6. Seluruh staf pengajar dan tata usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana yang telah memberikan ilmu pengetahuan dan bantuan kepada penulis. 7. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu, terimakasih atas bantuannya.
Salatiga, 19 Maret 2014
Penulis
viii
DAFTAR ISI
Halaman Judul ........................................................................................................
i
Surat Pernyataan Keaslian Karya Tulis Skripsi ........................................................
ii
Halaman Persetujuan / Pengesahan ..........................................................................
iii
Motto ......................................................................................................................
iv
Abstract ..................................................................................................................
v
Saripati ....................................................................................................................
vi
Kata Pengantar ........................................................................................................
vii
Ucapan Terima Kasih ...............................................................................................
viii
Daftar Isi ..................................................................................................................
ix
Daftar Tabel ............................................................................................................
xi
Daftar Gambar …………………………………………………………… ................
xii
Daftar Lampiran ......................................................................................................
xiii
PENDAHULUAN ...................................................................................................
1
LANDASAN TEORI ...............................................................................................
4
Impor ...................................................................................................................
4
Ekspor .................................................................................................................
4
Dokumen Ekspor Impor .......................................................................................
5
Prosedur ..............................................................................................................
7
Standard Operating Procedures (SOP) ................................................................
7
Peran dan Manfaat Standard Operating Procedures (SOP) ..................................
7
Tahap Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) ..................................
8
Bagian-bagian Standard Operating Procedures (SOP).........................................
9
METODE PENELITIAN .........................................................................................
11
Jenis Penelitian ....................................................................................................
11
Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan ..............................................................
11
Jenis dan Sumber Data .........................................................................................
11
Metode Pengumpulan Data ..................................................................................
12
Langkah Analisis Data .........................................................................................
12
ANALISIS DATA ...................................................................................................
12
Profil Singkat Perusahaan ....................................................................................
12
Struktur Organisasi ..............................................................................................
14
Prosedur Ekspor PT. Unza Vitalis ........................................................................
15 ix
Prosedur Impor PT. Unza Vitalis .........................................................................
42
PENUTUP ...............................................................................................................
71
Kesimpulan..........................................................................................................
71
Saran ...................................................................................................................
71
DAFTAR PUSTAKA ..............................................................................................
73
DAFTAR RIWAYAT HIDUP .................................................................................
74
SURAT KETERANGAN.........................................................................................
75
x
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Daftar Pemasok Bahan Pembungkus............................................................
13
Tabel 2 Daftar Pembeli Produk ................................................................................
14
Tabel 3 Kelemahan Prosedur Ekspor ........................................................................
24
Tabel 4 Perbaikan Prosedur Ekspor ..........................................................................
25
Tabel 5 Kelemahan Prosedur Impor .........................................................................
49
Tabel 6 Perbaikan Prosedur Impor ...........................................................................
50
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur organisasi PT. Unza Vitalis Salatiga ...........................................
15
Gambar 2 Prosedur Ekspor PT. Unza Vitalis ............................................................
21-22
Gambar 3 Prosedur Impor PT. Unza Vitalis .............................................................
46-48
xii
DAFTAR LAMPIRAN
SOP EKSPOR Lampiran 1 Invoice ..................................................................................................
30
Lampiran 2 Packing List ..........................................................................................
31
Lampiran 3 Certificate of Origin (COO) ..................................................................
32
Lampiran 4 Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) ....................................................
33
Lampiran 5 Nota Pelayanan Ekspor (NPE) ...............................................................
35
Lampiran 6 Form Penjualan Ekspor .........................................................................
36
Lampiran 7 Laporan Penjulan Ekspor.......................................................................
37
Lampiran 8 Laporan Trend Penjualan Ekspor ...........................................................
38
Lampiran 9 Instruksi Kerja Pengecekan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) .........
39
SOP IMPOR Lampiran 1 Invoice ..................................................................................................
58
Lampiran 2 Packing List ..........................................................................................
60
Lampiran 3 Bill of Lading (B/L) ...............................................................................
61
Lampiran 4 Certificate of Origin (COO) ..................................................................
62
Lampiran 5 Pemberitahuan Impor Barang (PIB) .......................................................
63
Lampiran 6 Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP) ..........................................
66
Lampiran 7 Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) ......................................
67
Lampiran 8 Instruksi Kerja Pengecekan Pemberitahuan Impor Barang (PIB) ...........
68
xiii
