STANDARD OPERATING PROSEDURES (SOP)
PENGURUSAN JENAZAH PEGAWAI PERBENDAHARAAN YANG MENINGGAL DUNIA DI LUAR NEGERI
BAHAGIAN DASAR SARAAN, WANG AWAM DAN KHIDMAT PENGURUSAN PERBENDAHARAAN MALAYSIA
Disediakan oleh: Nama
Jawatan
Tarikh
Rusmaliza binti Mat Darus
PSU (DS)
27 Februari 2009
Disemak oleh: Nama
Jawatan
Tarikh
Status
Datin Rozaina binti Zainuddin
TSBSWP(DS)
28 Februari 2009
Penyemak (2)
Mohd. Radzi bin Abdul Hamid
KS(DS)
28 Februari 2009
Penyemak (1)
Diluluskan oleh: Nama
Jawatan
Tarikh
Dato’ Hj. Za’aba Hj. Che Rus
SBSWP
2 Mac 2009
No. Fail
Tempat Simpanan (Bilik Fail)
Tarikh disediakan
Tempoh Kuat Kuasa
Tarikh Semakan
KANDUNGAN Seksyen
Tajuk Seksyen
Muka Surat
A
Tujuan
1
B
Penggunaan dan Skop
1
C
Ringkasan Prosedur
1
D
Takrif
1
E
Kelayakan Personel dan Tanggungjawab
2
F
Prosedur Tindakan, tanggungjawab dan senarai semak
2
G
Pengurusan Rekod
6
H
Rujukan
6
Carta Aliran 1: Persediaan Membawa Pulang Jenazah
8
Carta Aliran 2: Persediaan Menyambut Ketibaan Jenazah di KLIA
9
Carta Aliran 3: Menyambut Ketibaan Jenazah dan Pengurusan Jenazah
10
Jadual 1: Alamat dan Nombor Telefon Pihak Berkaitan
12
Lampiran 1: Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1993
14
Lampiran 2: Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 14 Tahun 1993
15
Lampiran 3: Contoh Pengurusan Jenazah Allahyarham Tuan Haji Sabari bin Saleh
16
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGURUSAN JENAZAH PEGAWAI PERBENDAHARAAN MALAYSIA YANG MENINGGAL DUNIA DI LUAR NEGERI
A.
TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan proses kerja yang perlu dilaksanakan dalam mengendalikan pengurusan jenazah pegawai yang meninggal dunia di luar negeri bagi memastikan urusan tersebut berjalan dengan lancar.
B.
PENGGUNAAN DAN SKOP Meliputi semua pegawai yang berkhidmat di Perbendaharaan Malaysia yang meninggal dunia semasa menjalankan tugas rasmi di luar negeri.
C.
RINGKASAN PROSEDUR Secara umumnya, tindakan-tindakan berikut perlu diambil jika mendapat berita kematian pegawai Perbendaharaan meninggal dunia semasa bertugas rasmi di luar negeri:
D.
1.
Menghubungi Kementerian Luar Negeri untuk maklumat lanjut dan urusan penghantaran pulang jenazah;
2.
Mendapatkan maklumat lengkap si mati;
3.
Menghubungi keluarga/ waris si mati;
4.
Membuat urusan persediaan menyambut ketibaan jenazah ;
5.
Menyambut ketibaan jenazah; dan
6.
Menguruskan jenazah sehingga pengebumian.
TAKRIF Memberi penjelasan mengenai maksud/ makna beberapa perkataan atau perkara yang perlu difahami di dalam SOP ini: 1.
Airway bill ialah dokumen pengangkutan udara yang dikeluarkan oleh syarikat penerbangan ke atas kargo yang dibawa yang mengandungi butiran penerima dan kargo, basic legal conditions and execution, cargo rates, loading principles and delivery procedures; dan
1
2.
E.
Terminal charge ialah kos yang dikenakan oleh syarikat penerbangan terhadap kargo yang dibawa berdasarkan berat kargo tersebut.
KELAYAKAN PERSONEL DAN TANGGUNGJAWAB Tidak ada kelayakan personel yang khusus bagi (SOP) pengurusan jenazah pegawai Perbendaharaan yang meninggal dunia di luar negeri seperti menghadiri kursus atau memiliki sijil-sijil tertentu. Walau bagaimanapun nilai-nilai utama kepada pegawai-pegawai yang ditugaskan perlu mempunyai kriteria-kriteria berikut:i. ii. iii. iv.
F.
PROSEDUR SEMAK
BIL.
Mempunyai komitmen yang tinggi; Berdisiplin; Bersedia untuk dihubungi pada bila-bila masa yang diperlukan; dan Mempunyai kemahiran berkomunikasi yang baik kerana pegawai akan menghubungi pelbagai Agensi di dalam dan di luar negara.
TINDAKAN,
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN A.
T/JAWAB
DAN
SENARAI
CATATAN/ SENARAI SEMAK
Persediaan Untuk Membawa Pulang Jenazah
1.
Terima maklumat pegawai Perbendaharaan Malaysia meninggal dunia semasa menjalankan tugas rasmi di luar negeri
KS (PSM)
2.
Hubungi Bilik Kawalan 24 jam Kementerian Luar Negeri untuk mengetahui maklumat lanjut mengenai: i. Tarikh dan masa kematian; ii. Lokasi kematian; iii. Punca dan sebab kematian; iv. Lokasi jenazah ditempatkan; dan v. Nama pegawai serta nombor telefon kedutaan Malaysia di luar negeri yang boleh dihubungi.
KS (PSM)
3.
Dapatkan maklumat dan butiran lengkap si mati: i. Nama penuh; ii. No. passport dan kad pengenalan; iii. Alamat si mati semasa meninggal dunia di luar negeri; iv. Alamat si mati di Malaysia; dan v. Nombor telefon waris di Malaysia.
KS (PSM)
2
BIL.
TINDAKAN
T/JAWAB
4.
Hubungi keluarga si mati untuk: i. Makluman dan pengesahan; ii. Berbincang urusan pengebumian, sembahyang jenazah dan lokasi tanah perkuburan.
1. KS (Pentadbiran) 2. KS (PSM) 3. Wakil Bahagian pegawai bertugas
5.
Maklumkan pihak pengurusan atasan berhubung berita kematian tersebut dan maklumkan tentang pengurusan jenazah yang akan dibuat.
1. KS (PSM) 2. Wakil Bahagian pegawai bertugas
6.
Hubungi Kedutaan Malaysia di negara lokasi kematian untuk urusan penghantaran pulang jenazah: i. Tarikh dan nombor penerbangan; ii. masa ketibaan; iii. Tindakan yang perlu diambil oleh Perbendaharaan; iv. Dokumen yang perlu disediakan oleh keluarga; v. Kos yang perlu ditanggung oleh Kerajaan; dan vi. Cara pembayaran.
KS (PSM)
7.
Semak jadual penerbangan balik dari negara lokasi kematian ke Kuala Lumpur bagi urusan penerbangan balik jenazah.
KS (Pentadbiran)
8.
Sediakan borang dan wang bantuan mengurus jenazah seperti yang ditetapkan oleh Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1993.
KS (Pentadbiran)
9.
Sediakan wang perbelanjaan mencukupi bagi menampung kos penghantaran balik jenazah yang perlu dibiayai (anggaran RM200 diperlukan bagi kos terminal charge di KLIA).
KS (Kewangan)
10.
Sediakan peta lokasi rumah kediaman si mati serta lokasi tanah perkuburan bagi memudahkan pergerakan kenderaan jenazah dan edarkan kepada semua pegawai yang terlibat.
KS (Pentadbiran)
11.
Adakan perbincangan dan urusan dokumentasi bagi tujuan penghantaran pulang jenazah dari negara lokasi kematian ke Malaysia dengan agensi-agensi berkaitan seperti : i. Pejabat Kedutaan Besar Malaysia ii. Malaysia Airport Berhad iii. Pejabat Imigresen KLIA iv. Balai Polis KLIA v. Pejabat Kesihatan KLIA vi. Pejabat Kastam KLIA vii. Jabatan Bomba KLIA
1. KS (Pentadbiran) 2. Waris
CATATAN/ SENARAI SEMAK
3
BIL.
TINDAKAN
B.
Persediaan Menyambut Jenazah di KLIA
T/JAWAB
CATATAN/ SENARAI SEMAK
Ketibaan
12.
Buat pembahagian tugas antara pegawai bagi melancarkan proses tuntutan penerimaan jenazah seterusnya membawa keluar jenazah dari KLIA dan pastikan semua pegawai yang akan terlibat secara langsung dalam urusan tuntutan jenazah diberi penjelasan tentang tanggungjawab masing-masing. Contohnya: i. Tugas menerima jenazah di kawasan kargo; ii. Tugas pengangkutan tempatan untuk jenazah; iii. Tugas tempat menziarahi jenazah; iv. sembahyang jenazah (bersama waris); dan v. Pengebumian (bersama waris).
KS (Pentadbiran)
13.
Sediakan kenderaan untuk membawa jenazah dari KLIA ke rumah dan tanah perkuburan dan kenderaan yang akan mengiringi jenazah.
KS (Pentadbiran)
14.
Sediakan bilangan pegawai yang bersesuaian dan mencukupi untuk tujuan mengangkat jenazah keluar dari lokasi ketibaan ke dalam kenderaan dan seterusnya keluar dari KLIA.
KS (Pentadbiran)
15.
Pastikan lokasi sebenar jenazah akan tiba di KLIA bagi memudahkan tuntutan jenazah dibuat.
KS (Pentadbiran)
16.
Pastikan lokasi/ bilik bersesuaian jenazah akan ditempatkan untuk disembahyangkan atau untuk penghormatan terakhir.
KS (Pentadbiran)
17.
Sediakan bilik/ ruang menunggu yang bersesuaian dengan peralatan berpatutan bagi memudahkan ahli keluarga dan pegawai Perbendaharaan menunggu ketibaan jenazah.
KS (Pentadbiran)
18.
Bincang dengan keluarga sama ada keranda jenazah perlu dibuka di KLIA. Sekiranya perlu, bincang tempat yang sesuai dengan pihak KLIA dan dapatkan bantuan Balai Bomba KLIA untuk urusan membuka keranda.
KS (Pentadbiran)
19.
Maklumkan kepada waris si mati berhubung proses yang akan terlibat dalam urusan tuntutan jenazah dan lokasi-lokasi yang berkaitan.
KS (Pentadbiran)
4
BIL.
TINDAKAN
T/JAWAB
20.
Dapatkan jumlah waris si mati yang akan bersama-sama dengan pegawai Perbendaharaan yang akan membuat tuntutan jenazah.
KS (Pentadbiran)
21.
Sediakan dokumen berkaitan dan wang yang mencukupi untuk urusan tuntutan jenazah dan serahkan kepada pegawai yang akan membuat urusan tuntutan jenazah.
1. KS (Pentadbiran) 2. KS (Kewangan)
C.
Menyambut Ketibaan Pengurusan Jenazah
CATATAN/ SENARAI SEMAK
dan
22.
Maklumkan kepada waris dan pegawai mengenai tarikh, masa dan tempat berkumpul untuk menyambut ketibaan jenazah.
KS (Pentadbiran)
23.
Kenal pasti kemudahan pengangkutan daripada pejabat untuk pegawai dan kakitangan berkaitan, tempat meletak kenderaan dan orang kenamaan yang akan turut serta (jika ada).
KS (Pentadbiran)
24.
Pastikan perkara berkaitan urusan pengebumian termasuk tanah perkuburan dan sembahyang jenazah telah diselesaikan oleh waris. Sekiranya jenazah tiba pada waktu malam, sediakan kemudahan yang sewajarnya seperti khemah dan lampu limpah.
1. KS (Pentadbiran) 2. Waris
25.
Pastikan waris dan pegawai berkumpul di lokasi yang telah ditetapkan.
1. KS (Pentadbiran) 2. Waris
26.
Sebaik sahaja pesawat tiba, pegawai yang bertanggungjawab akan: i. Mendapatkan Airway Bill dan dokumen lain berkaitan di Central Processing Office (CPO), Mas Kargo; ii. Berurusan dengan Pejabat Kesihatan KLIA untuk mendapatkan pengesahan; dan iii. Membuat pembayaran terminal charge.
KS (Pentadbiran)
27.
Tuntut jenazah di ditempatkan. Pastikan keranda adalah betul.
lokasi jenazah tanda nama di
1. KS (Pentadbiran) 2. Pengangkat jenazah 3. Pemandu kenderaan jenazah 4. Waris
28.
Bawa jenazah dari lokasi tuntutan dengan menggunakan kenderaan jenazah menuju
1. KS (Pentadbiran) 2. Pengangkat
Tuntut barang peribadi si mati jika barang tersebut disertakan bersama jenazah.
5
BIL.
G.
TINDAKAN
T/JAWAB
ke bilik menunggu yang telah disediakan.
jenazah 3. Pemandu kenderaan jenazah
29.
Bawa masuk keranda jenazah ke dalam bilik menunggu dan diletakkan di tempat khas yang telah disediakan.
1. KS (Pentadbiran) 2. Pengangkat jenazah
30.
Buka keranda dengan bantuan pihak bomba (jika perlu) untuk urusan sembahyang jenazah dan penghormatan terakhir.
1. KS (Pentadbiran) 2. Waris
31.
Tutup keranda dan angkat masuk ke dalam kenderaan jenazah untuk dibawa ke kediaman si mati.
1. Waris 2. Pengangkat jenazah 3. Pegawai Agama Perbendaharaan
32.
Uruskan laporan kematian dan dapatkan permit pengebumian daripada Balai Polis KLIA.
1. KS (Pentadbiran) 2. Waris
33.
Kenderaan jenazah bergerak keluar dari KLIA menuju ke kediaman si mati untuk urusan pengebumian.
1. KS (Pentadbiran) 2. Pengangkat jenazah 3. Pemandu kenderaan jenazah 4. Waris
34.
Urusan sembahyang jenazah.
35.
Urusan pengebumian jenazah.
CATATAN/ SENARAI SEMAK
Perkara dilakukan dibenarkan ahli keluarga
ini jika oleh
Pegawai dan kakitangan Perbendaharaan berada di KLIA, rumah kediaman dan di tanah perkuburan sebagai 1. Pegawai Agama penghormatan. Perbendaharaan 2. Waris Waris
PENGURUSAN REKOD SOP ini akan diletakkan di sudut dokumentasi Bahagian Dasar Saraan, Wang Awam dan Khidmat Pengurusan untuk pengetahuan dan makluman semua pegawai dan kakitangan. Ianya juga akan diagihkan kepada semua Setiausaha Bahagian di Perbendaharaan.
H.
RUJUKAN Carta Aliran 1: Persediaan Membawa Pulang Jenazah Carta Aliran 2: Persediaan Menyambut Ketibaan Jenazah di KLIA
6
Carta Aliran 3: Menyambut Ketibaan Jenazah dan Pengurusan Jenazah Jadual 1: Alamat dan Nombor Telefon Pihak Berkaitan Lampiran 1: Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1993 Lampiran 2: Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 14 Tahun 1993 Lampiran 3: Contoh Pengurusan Jenazah Allahyarham Tuan Haji Sabari bin Saleh
7
CARTA ALIRAN 1: PERSEDIAAN UNTUK MEMBAWA PULANG JENAZAH MULA
Terima maklumat pegawai meninggal dunia di luar negeri
Hubungi Kem. Luar Negeri
Dapatkan maklumat dan butiran lengkap si mati
Hubungi keluarga si mati, bincang urusan penghantaran pulang dan pengkebumian
Maklumkan pengurusan atasan
Hubungi Kedutaan Besar Malaysia
Urusan oleh pihak Kedutaan Besar Malaysia di negara terbabit
Semak jadual penerbangan
Sedia wang bantuan mengurus jenazah
Sedia wang untuk membiayai kos penerimaan jenazah
Sedia peta lokasi kediaman si mati dan edarkan kepada semua pegawai
Bincang dengan agensi berkaitan di KLIA untuk urusan penerimaan jenazah.
TAMAT
8
CARTA ALIRAN 2: PERSEDIAAN MENYAMBUT KETIBAAN JENAZAH DI KLIA MULA
Buat pembahagian tugas antara pegawai
Sedia kenderaan jenazah dan kenderaan pengiring
Sedia pegawai pengangkat jenazah yang mencukupi
Pastikan lokasi sebenar ketibaan jenazah
Pastikan bilik bersesuaian untuk menempatkan jenazah
Sedia bilik/ ruang menunggu yang bersesuaian
Bincang dengan keluarga sama ada keranda jenazah perlu dibuka di KLIA.
Perlu buka keranda di KLIA
Ya
Bincang dengan KLIA lokasi bersesuaian dan dapatkan bantuan Balai Bomba KLIA untuk buka keranda
Tidak
Maklumkan waris proses yang akan terlibat dalam urusan tuntutan jenazah
Dapatkan senarai waris yang akan turut serta dalam membuat tuntutan jenazah
Pastikan dokumen dan wang mencukupi untuk proses tuntutan jenazah
TAMAT
9
CARTA ALIRAN 3: MENYAMBUT KETIBAAN DAN PENGURUSAN JENAZAH MULA
Maklumkan semua yang terlibat mengenai tarikh, masa dan tempat berkumpul menyambut ketibaan jenazah
Kemudahan pengangkutan daripada pejabat untuk pegawai lain dan tempat meletak kenderaan
Pastikan perkara berkaitan urusan pengkebumian termasuk tanah perkuburan dan sembahyang jenazah telah diselesaikan oleh waris.
Waktu ketibaan jenazah
Malam
Sediakan kemudahan yang sewajarnya seperti khemah dan lampu limpah untuk kegunaan di tanah perkuburan
Siang Semua berkumpul di lokasi yang ditetapkan
Pesawat tiba
Dapatkan dokumen penghantaran jenazah dan airway bill
Pengesahan dan pelepasan Pejabat Kesihatan KLIA
Bayar terminal charge
Tuntut jenazah di kawasan yang ditetapkan
A
10
A
Bawa jenazah ke bilik yang telah disediakan
Buka keranda
Ya
Bomba buka keranda
Tidak
Sembahyang jenazah dan penghormatan terakhir
Tutup keranda
Masuk keranda dalam kenderaan jenazah untuk dibawa ke kediaman si mati atau tanah perkuburan
Lapor dan dapatkan permit pengebumian di Balai Polis KLIA
Kenderaan jenazah bergerak keluar dari KLIA menuju ke kediaman si mati
Urusan sembahyang jenazah
Urusan pengebumian jenazah
TAMAT
11
JADUAL 1: ALAMAT DAN NOMBOR TELEFON PIHAK BERKAITAN (tertakluk kepada perubahan) Bil. 1.
2.
KEMENTERIAN/ AGENSI i.
Bilik Kawalan 24 jam Kementerian Luar Negeri
Tel: 03 – 88874570
ii.
Bahagian Konsular Kementerian Luar Negeri Wisma Putra
Tel: 03 – 88874000
i.
Malaysia Airports Holdings Berhad Head Office Terminal 2, Sultan Abdul Aziz Shah Airport 47200 Subang Selangor
Tel: 03 – 78467777 Faks: 03 – 78466536
ii.
Public Relations Department Malaysia Airports Sepang Sdn. Bhd. 4th Floor Airport Management Centre KLIA 64000 Sepang, Selangor
Tel: 03 – 87762000/ 87768043/ 87768186/ 87768289
iii. Malaysia Airports Sepang Sdn. Bhd Airport Operation Control Centre (Encik Kamalul Ariffin) iv. MAB (Security) (En. Shukri) v.
3.
NO. TELEFON/ FAKS
MAB (Terminal Service Division) (Pn. Faridah @ Rani Abdullah)
Tel: 03 – 87769106 (H/p: 012 – 3043752)
(H/p : 012 – 3050853)
(H/p : 012 -2800712)
vi. MAB (Air Side Executive) (Encik Nazri)
(H/p: 012 – 2800719)
i.
MASKargo Malaysia Airlines Cargo Sdn. Bhd. HQ Office 1M, Zone C, Advanced Cargo Centre KLIA Free Commercial Zone, Southern Support Zone, KLIA 64000 Sepang, Selangor
Tel: 03 – 87771717/ 87771603
ii.
Central Processing Office
Tel:03 – 87771816
iii. MASKargo Logistics KLIA a. Operation Manager (En. Zulkurnain Abd Rahman) b. Duty Supervisor (En. Abdul Aziz Talib)
Tel: 03 – 87773238 (H/p: 019 – 2735982) Tel: 03 – 87773208/ 87773838 (H/p: 019 – 3747668)
iv. MASKargo Security a. Security Operation Controller (En. Darry Tan) b. Security Officer (En. Azlan Abdul Karim 017-2323097)
Tel: 03 – 87772096/ 87772020 (H/p: 019 – 2310221) Tel: 03 – 87771771 (H/p: 017 – 2323097)
12
Bil.
KEMENTERIAN/ AGENSI c.
4.
i.
NO. TELEFON/ FAKS
Cargo Security Duty Officer
Deputy Director for State Customs Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur, Sepang Kastam Diraja Malaysia Level 2, Airport Management Centre KLIA 64000 Sepang, Selangor
KLIA
Tel: 03 – 87792600/ 87768055/ 87768503 Faks: 03 – 87872311
ii.
5.
Ketua Unit Kastam Diraja Malaysia KLIA Level 3, Main Terminal Building KLIA 64000 Sepang, Selangor Head of Immigrations KLIA Immigration Divisions Ground Level, Airport Management Centre KLIA 64000 Sepang, Selangor
Tel: 03 – 87771770
Tel: 03 – 87768001/ 87768018 Faks: 03 - 87874190
6.
Head of Police KLIA Polis Diraja Malaysia Level 1, Airport Management Centre KLIA 64000 Sepang, Selangor
Tel: 03 – 87768922/ 87768302/ 87768337 Faks: 03 – 87873593
7.
Director Department of Civil Aviation Malaysia Air Traffic Control Tower KLIA 64000 Sepang, Selangor
Tel: 03 – 87874988/ 87874118 Faks: 03 – 89265989
8.
Health Senior Officer Health Department of KLIA Level 2, Airport Management Centre KLIA 64000 Sepang, Selangor (Dr. Norhayati binti Rusli)
Tel: 03 – 87768399 Faks: 03 – 87872054
Officer Incharge Balai Bomba dan Penyelamat KLIA Jabatan Bomba dan Penyelamat KLIA 64000 Sepang, Selangor
Tel: 03 – 87874970 Faks: 03 - 87874986
9.
(H/p : 019 -3154610)
13
LAMPIRAN 1: PEKELILING PERBENDAHARAAN BILANGAN 2 TAHUN 1993
14
LAMPIRAN 2: SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BILANGAN 14 TAHUN 1993
15
LAMPIRAN 3: CONTOH PENGURUSAN JENAZAH ALLAHYARHAM TUAN HAJI SABARI BIN SALEH
16
