FAIL MEJA - jknsabah.gov.my

FORMAT KOSONG

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

FAIL MEJA

(JAWATAN) (JABATAN / NAMA PTJ) (BAHAGIAN / UNIT)

*KAMI SEDIA MEMBANTU*

CONTOH

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

FAIL MEJA

PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN N32 JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH BAHAGIAN PENGURUSAN


DISEDIAKAN OLEH: NAMA: JAWATAN: TARIKH DISEDIAKAN:

DISEMAK OLEH: NAMA: PEG. PENILAI PERTAMA

JAWATAN: TARIKH DISEMAK:

DILULUSKAN OLEH: NAMA: JAWATAN:

PEG. PENILAI KEDUA

TARIKH DILULUSKAN:

TARIKH KEMASKINI: PERTAMA: KEDUA: KETIGA: (LAMPIRAN INI TIDAK PERLU TANDATANGAN PENYEDIA, PENYEMAK DAN PELULUS) *KAMI SEDIA MEMBANTU*

KANDUNGAN (Peringkat Ibu Pejabat, JKNS) PERKARA

MUKA SURAT

1.

Objektif, Visi & Misi Kementerian Kesihatan Malaysia

2.

Carta Organisasi Kementerian Kesihatan Malaysia

3.

Objektif, Visi & Misi Jabatan Kesihatan Negeri Sabah & Bahagian.....

4.

Carta Organisasi Jabatan Kesihatan Negeri Sabah & Bahagian.....

5.

Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai

6.

Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan PegawaiPegawai Lain

7.

Peraturan-Peraturan Pentadbiran

8.

Proses Kerja & Carta Aliran Kerja

9.

Senarai Semak (Checklist)

10. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan 11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai 12. Senarai Borang-Borang Berkaitan DenganTugas Pegawai 13. Norma Kerja 14. SenaraiTugasHarian


KANDUNGAN (Peringkat PTJ) PERKARA

MUKA SURAT

15. Objektif, Visi & Misi Kementerian Kesihatan Malaysia 16. Carta Organisasi Kementerian Kesihatan Malaysia 17. Objektif, Visi & Misi Jabatan Kesihatan Negeri Sabah & Hospital / PKK / PPK / Makmal / PKD 18. Carta Organisasi Jabatan Kesihatan Negeri Sabah & Hospital / PKK / PPK / Makmal / PPD 19. Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai 20. Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan PegawaiPegawai Lain 21. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 22. Proses Kerja & Carta Aliran Kerja 23. Senarai Semak (Checklist) 24. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan 25. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai 26. Senarai Borang-Borang Berkaitan DenganTugas Pegawai 27. Norma Kerja 28. Senarai Tugas Harian


OBJEKTIF, VISI DAN MISI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA


OBJEKTIF KEMENTERIAN Membantu seseorang individu untuk mencapai dan mengekalkan suatu taraf kesihatan bagi membolehkannya menjalankan kehidupan ekonomi dan sosial yang produktif. Ini boleh dicapai dengan menyediakan perkhidmatan bercorak penggalakan, pencegahan, rawatan dan pemulihan yang cekap, sesuai dan berkesan dengan member penekanan kepada golongan-golongan yang kurang bernasib baik.

VISI KEMENTERIAN Negara menggembleng tenaga kearah kesihatan yang lebih baik.

MISI KEMENTERIAN Misi Kementerian Kesihatan adalah untuk menerajui dan berusaha bersamasama: i)

Untuk memudahkan dan membolehkan rakyat:  Mencapai sepenuhnya potensi mereka dalam kesihatan  Menghargai kesihatan sebagai aset paling berharga  Mengambil tanggungjawab dan tindakan positif demi kesihatan mereka

ii)

Untuk memastikan sistem kesihatan berkualiti tinggi iaitu:  Mengutamakan pelanggan  Saksama  Tidak membebankan  Cekap  Wajar mengikut teknologi  Boleh disesuaikan mengikut persekitaran  Inovatif

iii)

Dengan menekankan terhadap etika perkhidmatan:  Sifat penyayang, profesionalisme dan kerja berpasukan  Sifat menghormati maruah insan  Penglibatan masyarakat *KAMI SEDIA MEMBANTU*

CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF KKM

VISI KKM


CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA


FORMAT KOSONG

OBJEKTIF, VISI DAN MISI HOSPITAL / PKK / PPK / MAKMAL / PKD

*Nota : Peringkat PTJ,hanya sertakan Objektif, Visi dan Misi Hospital/PKK/PPK/Makmal


CONTOH

OBJEKTIF, VISI DAN MISI JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH


CONTOH : OBJEKTIF, VISI & MISI JKNS

OBJEKTIF JABATAN Melaksanakan program - program kementerian dengan pembekalan perkhidmatan perubatan, kesihatan dan pergigian di peringkat Negeri dan Daerah bagi meninggikan taraf kesihatan rakyat supaya mencapai dan mengekalkan suatu taraf kesihatan bagi membolehkannya menjalankan kehidupan ekonom idan sosial yang produktif dengan menyediakan perkhidmatan - perkhidmatan yang bercorak penggalakan, pencegahan, rawatan dan pemulihan yang cekap dan berkesan dengan member tekanan kepada golongan - golongan yang kurang bernasib baik.

VISI JABATAN Menjadikan setiap individu, keluarga dan masyarakat di negeri Sabah prihatin dan melibatkan

diri dalam penjagaan kesihatan dalam pembentukan

masyarakat yang sihat sejahtera.

MISI JABATAN Untuk Merealisasikan Visi Jabatan melalui peningkatan promosi kesihatan dan pencegahan yang lebih berkesan, perkhidmatan rawatan dan pemulihan yang berkualiti oleh angota-angota yang mengamalkan profesionalisme, kerja berpasukan, penyayang serta mengadakan perkongsian pintar dengan semua sektor demi kehidupan yang lebih bermutu


FORMAT KOSONG

CARTA ORGANISASI HOSPITAL / PKK / PPK / MAKMAL / PKD

*Nota : Peringkat PTJ, hanya sertakan carta organisasi Hospital/PKK/PPK/Makmal


CONTOH

CARTA ORGANISASI JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH


CARTA ORGANISASI JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH/PTJ


CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN PEGAWAI


CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN PEGAWAI

Lorekkan kedudukan

CONTOH


SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN


FORMAT KOSONG

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN NAMA

:

BAHAGIAN/ UNIT

:

JAWATAN DAN GRED

:

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA

:

SENARAI TUGAS: 1. 2. 3. 4. 5.

DISEDIAKAN OLEH:

DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan:

Tandatangan:

Nama:

Nama:

Jawatan:

Jawatan:(KetuaJabatan)

Tarikh:

Tarikh:


CONTOH

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN NAMA:

SUZIANAH MOHD SAMIN

BAHAGIAN/ UNIT:

BAHAGIAN PENGURUSAN / UNIT KHIDMAT PENGURUSAN

JAWATAN DAN GRED:

PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN N32

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA: PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN N36 (UNIT KHIDMAT PENGURUSAN)

*Nota: susunan gred rendah ke gred tinggi

KETUA PENOLONG PENGARAH (SEKSYEN KEWANGAN/AKAUN, PEMBANGUNAN & KHIDMAT PENGURUSAN)

SENARAI TUGAS: 1.

Pengurusan Pentadbiran

2.

Pengurusan Penyewaan Mesin Fotostat

3.

Penyelenggaraan Peralatan / mesin pejabat

4.

………………………………………..

5.

…………………………………

SENARAI TUGAS RINGKAS DAN JELAS

6. Tugas-Tugas lain yang diarahkan dari masa ke semasa oleh Ketua Unit / Bahagian dan Ketua Jabatan

DISEDIAKAN OLEH:

DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan: Nama:

Tandatangan: Nama:

Jawatan: Tarikh:

Jawatan:

PEG. PENILAI PERTAMA

Tarikh:


FORMAT KOSONG

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN


CONTOH

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN

Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Pengurusan)

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

1. Pengurusan Pentadbiran

(Tugas berkaitan yang mempunyai surat penurunan kuasa secara bertulis)

2. Pengurusan Penyewaan mesin fotostat

Menandatangani suratsurat keluar Jabatan, Kelulusan pembelian bekalan 3. Penyelenggaraan pejabat dan surat-surat lain yang Peralatan mesin pejabat berkaitan. 4. ……………………………… Ketua Penolong Pengarah Kanan (Pengurusan) 5. ……………………………… Menandatangani suratsurat keluar Jabatan Kelulusan pembelian bekalan pejabat dan surat-surat lain yang berkaitan. Ketua Penolong Pengarah (Khidmat Pengurusan) Menyokong dan menyemak urusanurusan berkaitan dengan khidmat pengurusan sebelum kelulusan TPKN(S)

Pen. Pegawai Tadbir Kanan (Khidmat Pengurusan) Menyokong dan menyemak urusanurusan berkaitan dengan khidmat pengurusan sebelum kelulusan KPP(KP) (Pegawai atas yang mempunyai hubungan terus dengan tugas yang berkaitan) atau pegawai sama gred yang berkaitan)

(Hendaklah sama dengan senarai tugas seperti yang dilampirkan di kecuali no. 6) Sila Rujuk lampiran senara tugas/kuasa dan hubungan dengan pegawai-pegawai lain.

Sekiranya tidak ada nyatakan “Tiada”

TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN Pembantu Tadbir Kanan N26 Membantu dalam urusan pengurusan kenderaan Bahagian Pengurusan Membantu dalam pengurusan edaran surat makluman kepada PTJ melalui email Membantu dalam pengurusan keluar masuk surat rasmi dan agihan surat dalaman dan luaran Membantu dalam urusan bil-bil utility seperti Bil Air dan elektrik stor inanam, urusan pos surat biasa dan ekpress, bil sewaan mesin fotostat dan suratkhabar. Membantu dalam urusan fail-fail dan rekod jabatan Bahagian Pengurusan (Stor Inanam) Membantu dalam urusan protocol pengurusan kenderaan dan pemandu di lapangan terbang. (Pegawai-pegawai lain yang membantu atau berkaitan dengan tugas & tanggung jawab yang dilakukan)


PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN


PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

CONTOH

AKTIVITI 1: PENGURUSAN PENTADBIRAN 1. Maklum balas surat hendaklah dibuat dengan serta merta 2. Edaran surat dan pekeliling hendaklah diedarkan dengan serta merta

3. Penghantaran surat melalui Poslaju, PosBiasa, Surat Berdaftar, Serahan Tangan dan Faks hendaklah didaftarkan dan direkodkan

4. Salinan borang pos secara laju, biasa atau berdaftar di simpan untuk semasa proses bayaran

*Nota : Dihuraikan setiap aktiviti berdasarkan tugas yang disenaraikan dalam ruangan tugas &Tanggungjawab

AKTIVITI 2:

FORMAT KOSONG

1. 2. 3.


PROSES KERJA & CARTA ALIRAN KERJA


FORMAT KOSONG

PROSES KERJA AKTIVITI1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK

SEKSYEN UNDANG-UNDANG /PERATURAN


CONTOH

PROSES KERJA AKTIVITI1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN BIL.

1.

2.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK

SEKSYEN UNDANG-UNDANG/ PERATURAN

KPPK (Pengurusan)

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)

Menyediakan Maklumbalas bagi surat rasmi Jabatan/ Agensi Kerajaan Persekutuan yang membabitkan perkara pentadbiran Mengedarkan setiap pekeliling kerajaan yang diterima secara memo dan email (edaran dalaman (Bahagian Pengurusan, Perubatan, Kesihatan Awam, Perkhidmatan Farmasi, Pergigian) dan luaran (melibatkan 53 PTJ terdiri daripada Hospital, Pej. Kesihatan Kawasan, Pej. Kesihatan Daerah dan Pej. Pergigian). i)

Menerima arahan daripada Ketua Jabatan

ii) Baca Isi Kandungan menulis / menjawab

surat

sebelum

iii) Draf Surat iv) Hantar ke PT (P/O) untuk ditaip v) Hantar kepada ketua jabatan diperiksa dan ditandatangani

untuk

vi) Hantar untuk dikirim secara serahan tangan atau pos dan salinan surat difailkan kedalam fail

KPP (Seksyen Kewangan/ Akaun, Pembangunan & Khidmat Pengurusan) PPTK N36 (Unit Khidmat Pengurusan)

*Nota: Huraian setiap aktiviti berdasarkan tugas yang disenaraikan dalam ruangan tugas & Tanggungjawab


FORMAT KOSONG

*CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI1 : _____________________________________ (Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri)

Mula

…….

…….

………

..........

………

……….

Tamat


CONTOH

*CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN (Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri)

Mula

Menerima arahan daripada Ketua Jabatan Baca Isi Kandungan surat sebelum menulis / menjawab Draf Surat

Hantar ke PT(P/O) untuk ditaip

Hantar kepada ketua jabatan untuk diperiksa dan ditandatangani Hantar untuk dikirim secara serahan tangan atau pos dan salinan surat difailkan kedalam fail

Tamat

*Nota : huraian secara gambarajah berdasarkan proses kerja


SENARAI SEMAK (CHECKLIST)


FORMAT KOSONG

SENARAI SEMAK (CHECKLIST) AKTIVITI 1 : _____________________________________ BIL.

TINDAKAN

TANDA ( )

CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.


CONTOH

SENARAI SEMAK (CHECKLIST) AKTIVITI1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN BIL.

TINDAKAN

1.

Menerima arahan daripada Ketua Jabatan

2.

Baca Isi Kandungan surat sebelum menulis / menjawab

3.

Hantar ke PT(P/O) untuk ditaip

4.

Hantar kepada ketua jabatan untuk diperiksa dan ditandatangani

5.

TANDA ( )

CATATAN

Hantar untuk dikirim secara faks, emel, serahan tangan atau pos dan salinan surat difailkan ke dalam fail

*Nota: Senarai semak bagi setiap aktiviti (Sila rujuk senarai tugas)


SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN


SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN AKTIVITI 1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN

CONTOH

1. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)

AKTIVITI 2 :

FORMAT KOSONG

1. .....

*Nota : Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan Seksyen Undang-undang dan Peraturan dalam Proses Kerja


SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI


CONTOH

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI JAWATAN:PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN N32

BIL

1.

NAMA JAWATANKUASA

JAWATAN

Jawatankuasa EKSA Setiausaha (Ekosistem Kondusif Sektor Awam) (Promosi)

KEKERAPAN MESYUARAT

4 kali setahun

*Nota : Jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 (bulan)


SENARAI BORANG BORANG YANG DIGUNAKAN


SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

AKTIVITI 1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN Nama Borang

CONTOH Kod Borang

1. Borang penghantaran (Dokumen tidak Terperingkat Melalui mesin fakmili) 2. 3.

FORMAT KOSONG

AKTIVITI 2 : Nama Borang

Kod Borang

1. ........... 2. ..........

*NOTA : Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja bagi setiap aktiviti. Nyatakan ‘TIADA’ jika tidak berkenaan.


NORMA KERJA


CONTOH

NORMA KERJA JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR N32

BIL.

JENIS KERJA

NORMA KERJA (MASA/KUANTITI)

1.

Menyediakan surat rasmi yang diminitkan untuk tindakan

5 - 10 minit/surat

*Nota : Pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.


SENARAI TUGAS HARIAN


CONTOH

SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA

:

JAWATAN

: PENOLONG PEGAWAI TADBIR

TARIKH

:

BIL.

SUZIANAH MOHD SAMIN

TUGAS SAYA HARI INI

CATITAN

1. 2.

3.

*Nota : Kosongkan senarai tugas *KAMI SEDIA MEMBANTU*

*CONTOH SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN Mula/Tamat

Tindakan (langkah) dalam proses kerja

Aliran

Pilihan/Keputusan

Tindakan Serentak

Penyambung *KAMI SEDIA MEMBANTU*

PANDUAN PENYEDIAAN FAIL MEJA WARGA JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH

TUJUAN : Panduan ini bertujuan untuk membantu warga JKN Sabah menyediakan Fail Meja masingmasing dengan lengkap dan sempurna selaras dengan garis panduan dan menggunakan format standard oleh Bahagian Pembangunan Kompetensi (BPK), Kementerian Malaysia (KKM). LATAR BELAKANG : Panduan penyediaan Fail Meja bagi warga JKN Sabah adalah berasaskan pekeliling dan format standard seperti berikut : i)

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 8 Tahun 1991 (Oleh :Unit Pemodenan danTadbiranPerancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)

ii)

Format Standard Penyediaan Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) oleh BPK, KKM.

KESIMPULAN : Panduan ini membantu serta memudahkan warga JKN Sabah di semua PTJ menyediakan Fail Meja masing-masing dengan seragam, merujuk pekeliling serta garis panduan yang disediakan. SALURAN PERTANYAAAN : UNIT KHIDMAT PENGURUSAN BAHAGIAN PENGURUSAN JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH 1) 2) 3)

CIK SUZIANAH MOHD SAMIN – PEN. PEGAWAI TADBIR N32 EN. SHARIL TANAKAL – PEM. TADBIR (P/O) N17 EN. VELLANTINO DOMINIC – PEM. TADBIR (P/O) N17

NO. TEL : 088-512555 BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

TOISIN GANTOR TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN NEGERI (PENGURUSAN) b.p Pengarah Kesihatan Negeri Sabah s.k

- Pengarah Kesihatan Negeri Sabah *KAMI SEDIA MEMBANTU*


FAIL MEJA - jknsabah.gov.my

Recommend Documents