FAIL MEJA PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN KANAN PUSAT PERANCANGAN & MAKLUMAT STRATEGIK FM/UiTM/PPS/PPPK/E32
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Nama
Zaidar Ruhain bte Mohamed Jan
Dr Saiful Farik Mat Yatin
Jawatan
Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
Ketua Perancangan Strategik (Pengurusan Maklumat)
Tandatangan
Tarikh
Fail Meja adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai Panduan 7, Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/CSPI
KANDUNGAN
Senarai Kandungan
BAHAGIAN A :
Tanggungjawab Pemegang Fail Meja
BAHAGIAN B :
Rekod Pindaan
BAHAGIAN C :
Latar Belakang Jabatan/Pejabat C1 – Objektif Jabatan/Pejabat C2 – Objektif Bahagian/Unit C3 – Piagam Pelanggan Bahagian/Unit
BAHAGIAN D :
Carta Organisasi Bahagian/Unit D.1 – Carta Fungsi Pusat Perancangan Strategik D.2 – Carta Organisasi Pusat Perancangan Strategik D.3 – Carta Kedudukan Pegawai
BAHAGIAN E :
Senarai Tugas / Kuasa dan Hubungan Pegawai / Keperluan ASK E1 – Senarai Tugas E2 – Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan E3 – Penentuan ASK (disediakan oleh Peg.Penilai Pertama)
BAHAGIAN F :
Peraturan-Peraturan Pentadbiran Rujuk E1 – kenalpasti peraturan dlm melaksanakan tugas) (Peraturan kaedah/perlaksanaan di jabatan, cth permohonan dijawab dlm masa 3 hari) F01 – Penjelasan Peraturan Pentadbiran berdasarkan E1)
BAHAGIAN G :
Proses Kerja G1 – Penjelasana terperinci proses kerja berkenaan
BAHAGIAN H :
Senarai Borang-borang Yang Diguna
BAHAGIAN I :
Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/CSPI
ii/ii
ZAIDAR RUHAIN BTE MOHAMED JAN PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN KANAN
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPTK/E32 BAHAGIAN A – TANGGUNGJAWAB PEMEGANG FAIL MEJA Keluaran : 01
Pindaan : 00
Tarikh : 05/09/2008
Fail Meja (FM) ini disediakan bagi memastikan proses kerja staf dilaksanakan secara teratur, terkawal dan betul supaya mencapai produktiviti dan kualiti kerja yang tinggi bagi memenuhi keperluan serta memuaskan hati pelanggan. Oleh yang demikian, Pemegang FM bertanggungjawab : a)
untuk memastikan dokumen ini sentiasa betul dan kemaskini untuk digunakan;
b)
sebarang pindaan mana-mana bahagian FM oleh Pemegang FM hendaklah dengan kelulusan Ketua Jabatan serta mencatatkan pindaan di Bahagian B;
c)
memasukkan halaman atau pindaan terbaru supaya FM adalah yang terkini;
c)
mengeluarkan dokumen yang tidak digunakan dan memusnahkannya; dan
d)
mengembalikan FM ini kepada Ketua Jabatan atau menyerahkannya kepada pengganti masing-masing sekiranya berlaku pertukaran jawatan atau perpindahan.
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/Pusat Perancangan Strategik
1 daripada 01
PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
UiTM SHAH ALAM
No. Dokumen : FM/UiTM/CSPI/PPPK-01/B BAHAGIAN B – REKOD PINDAAN Keluaran : 01
Bil
Bahagian/ Mukasurat
Pindaan : 00
Tarikh : 0
Kelulusan Ringkasan
Tarikh
1
A
Bahagian Kod Jawatan
13/11/2009
2
D
Carta Organisasi
23/02/2012
3
C
Piagam Pelanggan
13/11/2012
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/Pusat Perancangan & Maklumat Strategik
Tandatangan
1 daripada 01
PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
UiTM SHAH ALAM
No. Dokumen : FM/UiTM/CSPI/PPPK-01/C BAHAGIAN C – LATAR BELAKANG PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK Keluaran : 01
C.1
Pindaan : 00
Tarikh :
Latar Belakang Pusat Perancangan Dan Maklumat Strategik
Sejarah Pusat Perancangan dan Maklumat Strategik bermula dengan tertubuhnya Unit Perancangan dan Penilaian (UPP) pada 1 September 1987. Pada Januari 1995, Unit ini dengan rasminya dinamakan Pusat Perancangan Strategik.
C.2
Objektif Pusat Perancangan Dan Maklumat Strategik 1. Menganalisis aliran dan perubahan persekitaran semasa dan masa hadapan di dalam dan di luar UiTM yang memberi kesan terhadap perancangan strategik UiTM (futuristik) setiap satu hingga tiga tahun. 2. Mengumpul dan menganalisis maklumat strategik yang berkaitan dengan kepentingan UiTM secara berkala. 3. Menyedia perancangan strategik untuk sepuluh tahun (jangka panjang) dan lima tahun (jangka pendek) 4. Memastikan semua Fakulti/kampus cawangan/jabatan/bahagian menyediakan perancangan strategik masing-masing. 5. Menilai pencapaian perancangan strategik secara berkala: Dua kali dalam masa lima tahun bagi perancangan strategik Setiap 6 bulan bagi pelan inisiatif 6. Menyebar maklumat strategik yang diperlukan oleh stakeholder UiTM sekurang-kurangnya sekali setahun. 7. Menyelaras kemasukan maklumat CAPs ke dalam sistem ePMO setiap pertengahan bulan. 8. Menyelaras aktiviti ke arah mencapai hala tuju strategik universiti.
C.3
Fungsi Pusat Perancangan Dan Maklumat Strategik • • • • •
Menyelaras perancangan strategik dan pelan pelaksanaannya secara menyeluruh serta memantau dan menilai pencapaian dalam tempoh yang ditetapkan. Menguruskan maklumat rasmi Universiti Menyelaras pelaksanaan hala tuju strategik universiti. Menyelaras pelaksanaan pelan strategik pengajian tinggi negara (PSPTN) di peringkat UiTM melalui pemantauan projek agenda kritikal negara (CAPs). Mengendalikan isu-isu strategik khusus yang diarahkan oleh pihak pengurusan, kementerian atau kerajaan dari masa ke semasa.
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/Pusat Perancangan & Maklumat Strategik
1 daripada 02
PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
UiTM SHAH ALAM
No. Dokumen : FM/UiTM/CSPI/PPPK-01/C BAHAGIAN C – LATAR BELAKANG PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK Keluaran : 01
C.4
Pindaan : 00
Tarikh :
Piagam Pelanggan Pusat Perancangan Dan Maklumat Strategik
‘Kami dengan ini berjanji bahawa akan melaksanakan tugas dengan cekap, tepat, telus dan menepati masa dalam menyediakan perkhidmatan dan maklumat yang sahih serta mudah difahami’.
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/Pusat Perancangan & Maklumat Strategik
2 daripada 02
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK
FAIL MEJA
UiTM SHAH ALAM
Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/D BAHAGIAN D – CARTA ORGANISASI Keluaran : 02
D.1
Pindaan : 02
Tarikh : 23/02/2012
Carta Fungsi Pusat Perancangan dan Maklumat Strategik CARTA FUNGSI PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
1 daripada 03
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK
FAIL MEJA
UiTM SHAH ALAM
Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/D BAHAGIAN D – CARTA ORGANISASI Keluaran : 02
D.2
Pindaan : 02
Tarikh : 23/02/2012
Carta Organisasi Pusat Perancangan dan Maklumat Strategik TIMBALAN NAIB CANSELOR (Penyelidikan & Inovasi) SETIAUSAHA PEMANDU KHAS TNC (P&I)
PERANCANGAN STRATEGIK (OPERASI) & PENGURUSAN PENTADBIRAN - TIMBALAN PENDAFTAR
SETIAUSAHA
PERANGKAWAN KANAN
PENOLONG PENDAFTAR
PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN KANAN
PEGAWAI EKSEKUTIF
KERANI
KERANI
KERANI
KERANI
KETUA PENGURUSAN MAKLUMAT STRATEGIK
KETUA PEMANTAUAN PERANCANGAN STRATEGIK
KETUA DOKUMENTASI DAN PENERBITAN STRATEGIK
PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN KANAN
KERANI
KERANI
PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN KANAN
PEMBANTU PENYELIDIK
PERANGKAWAN
PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN
KETUA PERANCANGAN STRATEGIK (UPMO)
KETUA OPERASI PERANCANGAN STRATEGIK
PERANGKAWAN
PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN
PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN
PENOLONG PEGAWAI PERANGKAA N
N
PEMBANTU PENYELIDIK
PEMBANTU PENYELIDIK
PEMBANTU AM PEJABAT
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
2 daripada 03
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK
FAIL MEJA
UiTM SHAH ALAM
Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/D BAHAGIAN D – CARTA ORGANISASI Keluaran : 02
D.3
Pindaan : 02
Tarikh : 23/02/2012
Carta Kedudukan Pegawai TIMBALAN NAIB CANSELOR (Penyelidikan & Inovasi) SETIAUSAHA PEMANDU KHAS TNC (P&I)
PERANCANGAN STRATEGIK (OPERASI) & PENGURUSAN PENTADBIRAN - TIMBALAN PENDAFTAR
SETIAUSAHA
PERANGKAWAN KANAN
PENOLONG PENDAFTAR
ZAIDAR RUHAIN MOHAMED JAN PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN KANAN
PEGAWAI EKSEKUTIF
KERANI
KERANI
KERANI
KERANI
KETUA PENGURUSAN MAKLUMAT STRATEGIK
KETUA PEMANTAUAN PERANCANGAN STRATEGIK
KETUA DOKUMENTASI DAN PENERBITAN STRATEGIK
KERANI
PENOLONG PEGAWAI PERANGKA AN KANAN
KERANI
PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN KANAN
PEMBANTU PENYELIDIK
PERANGKAWAN
PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN
KETUA PERANCANGAN STRATEGIK (UPMO)
KETUA OPERASI PERANCANGAN STRATEGIK
PERANGKAWAN
PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN
PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN
PENOLONG PEGAWAI PERANGKAA N
N
PEMBANTU PENYELIDIK
PEMBANTU PENYELIDIK
PEMBANTU AM PEJABAT
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
3 daripada 03
PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
UiTM SHAH ALAM
No. Dokumen : FM/UiTM/CSPI/PPPK-01/E BAHAGIAN E – TANGGUNGJAWAB PEMEGANG FAIL MEJA Keluaran : 01
E.1
Pindaan : 00
Tarikh :
SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
Bertanggungjawab kepada Ketua Pengurusan Maklumat Strategik dan Perangkawan Kanan untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab berikut: a.
Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R&D&C dan MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan Kementerian Pendidikan Malaysia (Sistem MyMoHES)
b.
Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPM (Sistem MyMoHES)
c.
Mengurus emel permohonan maklumat dari pelbagai pihak samada luar atau dalaman UiTM untuk rujukan pihak pengurusan PPS
d.
Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/Pusat Perancangan & Maklumat Strategik
1 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
UiTM SHAH ALAM
No. Dokumen : FM/UiTM/CSPI/PPPK-01/E BAHAGIAN E – TANGGUNGJAWAB PEMEGANG FAIL MEJA Keluaran : 01
E.2
Pindaan : 00
Tarikh :
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN STAF DENGAN PEGAWAI LAIN
Tugas Staf Atasan Yang Ada Hubungan
TNC ( Penyelidikan & Inovasi)
Ketua Pengurusan Maklumat Strategik
Perangkawan
Tugas dan Tanggungjawab a. Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM)
Tugas Staf Lain Yang ada Hubungan Serta Jenis Hubungan
Kuasa Yang Diberi a. Menyediakan surat permohonan data kepada semua PTJ terlibat
Staf Sokongan
Hubungan Luar
b. Memastikan data yang dimohon dari PTJ diperolehi untuk semakan oleh pegawai di Unit Maklumat
- Pegawai Sistem Maklumat / Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif di Fakulti/Pusat/Cawangan/Kementerian Pengajian Tinggi
c. Memastikan semua pegawai bertanggungjawab dalam MODUL masing-masing mengesahkan maklumat dalam sistem MyMoHES
Ketua Pengurusan Maklumat Strategik
Perangkawan
b. Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES)
a. Mendapatkan maklumat dari PTJ dan menyediakan data mengikut format yang dikehendaki oleh KPT b. Menyemak dan mengemaskini maklumat c. Menghantar dan mengesahkan maklumat dalam sistem
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/Pusat Perancangan & Maklumat Strategik
Staf Sokongan
Hubungan Luar - Pegawai Sistem Maklumat / Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif di Fakulti/Pusat/Cawangan/Kementerian Pengajian Tinggi
2 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
UiTM SHAH ALAM
No. Dokumen : FM/UiTM/CSPI/PPPK-01/E BAHAGIAN E – TANGGUNGJAWAB PEMEGANG FAIL MEJA Keluaran : 01
Pindaan : 00
Tarikh :
MyMoHES
Tugas Staf Atasan Yang Ada Hubungan
TNC ( Penyelidikan & Inovasi)
Ketua Pengurusan Maklumat Strategik
Perangkawan
Ketua Pengurusan Maklumat Strategik
Perangkawan
Tugas dan Tanggungjawab c. Mengurus permohonan maklumat dari pelbagai pihak samada luar atau dalaman UiTM untuk rujukan pihak pengurusan PPS
d. Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM
Tugas Staf Lain Yang ada Hubungan Serta Jenis Hubungan
Kuasa Yang Diberi a. Mencetak semua emel permohonan dari pemohon
Staf Sokongan
Hubungan Luar
b. Memasukkan dalam fail
- Pegawai Sistem Maklumat / Penolong Pendaftar
c. Menyemak mengikut jenis MODUL dan membuat análisis permohonan setiap bulan
a. Menghadiri mesyuarat yang dianjurkan b. Mencatit input dari jawatankuasa yang terlibat khususnya maklumat semua MODUL
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/Pusat Perancangan & Maklumat Strategik
Staf Sokongan
Hubungan Luar - Pegawai profesional/Pegawai Sistem Maklumat / Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif di Fakulti/Pusat/Cawangan
3 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
UiTM SHAH ALAM
No. Dokumen : FM/UiTM/CSPI/PPPK-01/E BAHAGIAN E – TANGGUNGJAWAB PEMEGANG FAIL MEJA Keluaran : 01
E.3
Pindaan : 00
PENENTUAN A.S.K (PENGETAHUAN, KEMAHIRAN DAN SIKAP)
Pengetahuan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Tarikh :
Hal Ehwal Akademik Pengurusan Data Penulisan Perhubungan Interpersonal Pengendalian Sistem Pemasukan Data ATA, EIS dan eDMS Pengendalian Automasi Pejabat (Ms Office, e-mail, Browser) Perisian Komputer (Statistical Package for Social Science) Pengurusan Ilmu ISO Kualiti (5S, KMK)
Kemahiran 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Komunikasi Penyediaan bahan rujukan Melatih dan memudahcara Penyeliaan Berfikir secara analitikal/kritikal Menaip Analisa Data Pengucapan awam
Sikap a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l.
Integriti Akauntabiliti Sikap positif/proaktif Berfikiran terbuka Berpandangan jauh Tekun Mesra Kreatif Inovatif Bertanggungjawab Amanah Cekap
.
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/Pusat Perancangan & Maklumat Strategik
4 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/F BAHAGIAN F – SENARAI PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI Keluaran : 02
Pindaan : 02
Nombor Aktiviti F.01
F.02
F.03
F.04 F.05
Tarikh : 11/1/2012
Tajuk Aktiviti Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM)
Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES)
Mengurus permohonan maklumat dari pelbagai pihak samada luar atau dalaman UiTM untuk rujukan pihak pengurusan PPS
Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM
Menjadi ahli Mesyuarat ‘Organizational Climate Survey’
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
1 daripada 01
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/F.01 Tajuk Aktiviti: Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM) Keluaran : 02
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
Peraturan-Peraturan Pentadbiran: 1.1
1.2 1.3 1.4
1.5 1.6
Mendapat arahan daripada urusetia Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) untuk mengumpulkan maklumat bagi semua MODUL ( PELAJAR, STAF, R&D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) Mendapatkan maklumat semua MODUL daripada PTJ berkaitan melalui permohonan surat dan emel Menerima dan mengagihkan maklumat tersebut kepada pegawai bertanggungjawab Membuat susulan ke PTJ berkaitan melalui telefon, e-mail dan surat sekiranya maklumat tidak lengkap Memastikan pegawai bertanggungjawab membuat semakan terakhir dan data yang telah dibersihkan diserahkan pada pihak PSMB untuk dimuatnaik ke sistem My MoHES Memastikan pegawai bertanggungjawab mengesahkan data yang telah dimuatnaik oleh pihak PSMB di dalam sistem MyMoHES
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
1 daripada 05
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/ PPS/PPPK-01/F.02 Tajuk Aktiviti: Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) Keluaran : 02
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
Peraturan-Peraturan Pentadbiran: 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8
Mendapat arahan daripada urusetia KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI untuk mengumpulkan maklumat MODUL MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI Mendapatkan maklumat UMUM UNIVERSITI daripada pihak PTJ Menerima dan menyemak maklumat tersebut Membuat susulan ke pihak PTJ berkenaan melalui telefon, e-mail dan surat sekiranya maklumat tidak lengkap Membuat analisis awal terhadap data yang diterima. Membuat susulan sekali lagi sekiranya ada kesilapan dengan pihak PTJ Mengemaskini maklumat yang diterima dari pihak PTJ Menyerahkan maklumat tersebut kepada PSMB untuk dimuatnaik ke sistem MyMoHES
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
2 daripada 05
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/ PPS/PPPK-01/F.03 Tajuk Aktiviti: Mengurus permohonan maklumat dari pelbagai pihak samada luar atau dalaman UiTM untuk rujukan pihak pengurusan PPS Keluaran : 02
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
Peraturan-Peraturan Pentadbiran: 1.1 1.2 1.3 1.4
Mencetak semua emel permohonan dari pemohon Memasukkan emel tersebut ke dalam fail mengikut turutan bulan Menyemak dan mengkelaskan maklumat tersebut mengikut jenis MODUL Membuat analisis terhadap jumlah permohonan yang diterima (Contoh: Geraf)
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
3 daripada 05
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/F.04 Tajuk Aktiviti: Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM Keluaran : 02
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
Peraturan-Peraturan Pentadbiran:
1.1 1.2 1.3
Menghadiri mesyuarat yang dianjurkan oleh pihak PPS atau InfoTech Mendapat dan mencatit input dari jawatankuasa yang terlibat khususnya yang bertanggungjawab terhadap maklumat MODUL yang diperlukan oleh pihak KPT Menyediakan draf input MODUL tersebut untuk dibincangkan dengan Ketua Unit Pengurusan Maklumat Strategik
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
4 daripada 05
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/F.05 Tajuk Aktiviti: Menjadi ahli Mesyuarat ‘Organizational Climate Survey’ Keluaran : 02
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
Peraturan-Peraturan Pentadbiran: 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
Menghadiri mesyuarat yang dianjurkan oleh pihak PPS Mendapat dan mencatit input dari jawatankuasa yang terlibat khususnya yang bertanggungjawab terhadap kajian Membuat kerja medan Menulis deraf laporan Mengadakan sesi perbincangan untuk memuktamadkan laporan
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
5 daripada 05
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01 /G BAHAGIAN G – PROSES KERJA BAGI AKTIVITI PEGAWAI No. Proses Kerja
G0.1
G0.2
G0.3
G0.4
G0.5
Tajuk Proses Kerja (Pemunya Proses)
Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM)
Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES)
Mengurus permohonan maklumat dari pelbagai pihak samada luar atau dalaman UiTM untuk rujukan pihak pengurusan PPS
Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM
Menjadi ahli Mesyuarat ‘Organizational Climate Survey’
Input
Output
Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Data berbentuk format Excel atau Word diambil dari pangkalan data di Infotech atau PTJ berkaitan
Data dimuatnaik ke dalam sistem KPT setelah Jadual dan laporan yang telah disemak disahkan betul
Jadual perlu disediakan mengikut tarikh TRANSMIT yang diperlukan oleh KPT (3 minggu)
Data berbentuk format Excel atau Word diambil dari pangkalan data PTJ berkaitan
Jadual dan laporan disediakan mengikut format yang dikehendakki oleh KPT
Jadual perlu disediakan mengikut tarikh TRANSMIT yang diperlukan oleh KPT (3 minggu)
Data berbentuk format Excel diambil dari pangkalan data PPS
Jadual berbentuk graf
Menyerahkan kepada Perangkawan untuk tujuan pelaporan
Mesyuarat Berkala
Setiap tindakan dicatitkan di dalam dalam MINIT MESYUARAT
Setiap tindakan dalam MINIT MESYUARAT
Mesyuarat Berkala
Setiap tindakan dicatitkan di dalam MINIT MESYUARAT
Setiap tindakan dalam MINIT MESYUARAT
Nota: Rujuk E – Senarai kerja dalam bidang tugas untuk dijadikan tajuk proses kerja
Muka surat 1
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.01 Tajuk Proses Kerja : Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM) Keluaran : 02 1.0
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
TUJUAN
Arahan kerja ini adalah untuk menjelaskan proses menjadi penyelaras bagi pengumpulan maklumat semua MODUL (PELAJAR, STAF, R&D dan MAKLUMAT UMUM INSTITUSI) di semua fakulti/pusat/cawangan UiTM untuk dikemukakan kepada yang memohon data. 2.0
SKOP
Prosedur kerja ini adalah meliputi proses permohonan, penerimaan data, penyemakan dan pengemaskinian data. 3.0
DEFINISI
Singkatan: UiTM PPS PSMB F/C/P KPT NC TNC(P&I) KPM TP PSM P PPPK PE MPK 4.0
-
Universiti Teknologi MARA Shah Alam Pusat Perancangan Strategik Pusat Sistem Maklumat Bersepadu Fakulti/Cawangan/Pusat Kementerian Pengajian Tinggi Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Ketua Pengurusan Maklumat Strategik Timbalan Pendaftar Pegawai Sistem Maklumat Perangkawan Penolong Pegawai Perangkaan Kanan Pegawai Eksekutif Mesyuarat Pengurusan Kanan
RUJUKAN
a. b. c. d. e. f.
Sistem Maklumat Staf(STARS) Student Integration Management (SIM) RMI UPENA Jabatan Komunikasi KORPORAT PSMB
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
1 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.01 Tajuk Proses Kerja : Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM) Keluaran : 02
5.0
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
PROSES KERJA Bil
Proses Kerja
1
Mengumpulkan maklumat daripada sistem dan PTJ yang berkaitan
PSMB F/C/P
2
Menyemak , meneliti dan memproses data
KPM
3
Menganalisis data
KPM
4
Menyedia dan mengedarkan laporan
MPK
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undangundang/Peraturan
2 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.01 Tajuk Proses Kerja : Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM) Keluaran : 02
6.0
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
CARTA ALIR Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Mengumpulkan maklumat daripada sistem dan PTJ yang berkaitan Menyemak, meneliti dan memproses data Menganalisis data
Tamat/ Simpan
Menyediakan dan mengedarkan Laporan
Penyerahan data kepada PSMB untuk dimuatnaik ke sistem EIS
Tamat
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
3 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.01 Tajuk Proses Kerja : Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM) Keluaran : 02
7.0 BIL
1.
8.0
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
REKOD KUALITI TAJUK REKOD
Emel serta Jadual MODUL mengikut format
TEMPOH SIMPANAN
Tiada
LOKASI
Komputer peribadi Pegawai PPPK
SENARAI SEMAKAN
BIL
BUTIRAN
1
Jadual MODUL mengikut format
2
Database MODUL
3
Emel dan surat yang diterima
STATUS
.
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
4 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.02 Tajuk Proses Kerja : Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) Keluaran : 02 1.0
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
TUJUAN
Arahan kerja ini adalah untuk menjelaskan proses pengumpulan maklumat UMUM UNIVERSITI di semua fakulti/pusat/cawangan UiTM untuk dikemukakan kepada yang memohon data. 2.0
SKOP
Prosedur kerja ini adalah meliputi proses permohonan, penerimaan data, penyemakan dan pengemaskinian data. 3.0
DEFINISI
Singkatan: UiTM PPS PSMB F/C/P KPT NC TNC(P&I) KPM TP PSM P PPPK PE MPK 4.0
-
Universiti Teknologi MARA Shah Alam Pusat Perancangan Strategik Pusat Sistem Maklumat Bersepadu Fakulti/Cawangan/Pusat Kementerian Pengajian Tinggi Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Ketua Pengurusan Maklumat Strategik Timbalan Pendaftar Pegawai Sistem Maklumat Perangkawan Penolong Pegawai Perangkaan Kanan Pegawai Eksekutif Mesyuarat Pengurusan Kanan
RUJUKAN
a. b. c. d. e. f. g.
Sistem Maklumat Staf(STARS) Student Integration Management (SIM) RMI UPENA Jabatan Komunikasi KORPORAT PSMB IpSIS
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
1 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.02 Tajuk Proses Kerja : Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) Keluaran : 02 5.0
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
PROSES KERJA Bil
Proses Kerja
1
Mengumpulkan maklumat UMUM UNIVERSITI daripada sistem dan PTJ yang berkaitan
PSMB F/C/P
2
Menyemak , meneliti dan memproses data
KPM
3
Menganalisis data
KPM
4
Menyedia dan mengedarkan maklumat mengikut format
MPK
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undangundang/Peraturan
2 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.02 Tajuk Proses Kerja : Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) Keluaran : 02
6.0
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
CARTA ALIR Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Mengumpulkan maklumat UMUM UNIVERSITI daripada sistem dan PTJ yang berkaitan Menyemak, meneliti dan memproses data
Menganalisis data Tamat/ Simpan
Menyediakan dan mengedarkan maklumat mengikut format
Tamat
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
3 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.02 Tajuk Proses Kerja : Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) Keluaran : 02
7.0 BIL
1.
8.0 BIL
Pindaan : 02
Tarikh : 11/1/2012
REKOD KUALITI TAJUK REKOD
Maklumat UMUM UNIVERSITI mengikut format
TEMPOH SIMPANAN Tiada
LOKASI
Fail
SENARAI SEMAKAN BUTIRAN
1
Maklumat UMUM UNIVERSITI mengikut format (’Hardcopy’)
2
Database MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI
STATUS
.
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
4 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.03 Tajuk Proses Kerja : Mengurus dan penyediaan SENARAI INDUK Staf dari tahun 2004 – 2008 untuk RESEARCH UNIVERSITY Keluaran : 01 1.0
Pindaan : 01
Tarikh : 13/11/2009
TUJUAN
Arahan kerja ini adalah untuk menjelaskan proses pengumpulan SENARAI INDUK staf di semua fakulti dan 4 pusat kecemerlangan UiTM untuk dikemukakan kepada yang memohon data. 2.0
SKOP
Prosedur kerja ini adalah meliputi proses permohonan, penerimaan data, penyemakan dan pengemaskinian data. 3.0
DEFINISI
Singkatan: UiTM PPS PSMB F/C/P KPT NC TNC(P&I) KPM TP PSM P PPPK PE MPK 4.0
-
Universiti Teknologi MARA Shah Alam Pusat Perancangan Strategik Pusat Sistem Maklumat Bersepadu Fakulti/Cawangan/Pusat Kementerian Pengajian Tinggi Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Ketua Pengurusan Maklumat Strategik Timbalan Pendaftar Pegawai Sistem Maklumat Perangkawan Penolong Pegawai Perangkaan Kanan Pegawai Eksekutif Mesyuarat Pengurusan Kanan
RUJUKAN
a. Sistem Maklumat Staf(STARS) b. PSMB
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
1 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.03 Tajuk Proses Kerja : Mengurus dan penyediaan SENARAI INDUK Staf dari tahun 2004 – 2008 untuk RESEARCH UNIVERSITY Keluaran : 01 5.0
Pindaan : 01
Tarikh : 13/11/2009
PROSES KERJA Bil
Proses Kerja
1
Mengumpulkan maklumat daripada sistem yang berkaitan
PSMB F/C/P
2
Menyemak , meneliti dan memproses data
KPM
3
Menganalisis data
KPM
4
Menyedia dan mengedarkan SENARAI INDUK
MPK
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undangundang/Peraturan
2 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.03 Tajuk Proses Kerja : Mengurus dan penyediaan SENARAI INDUK Staf dari tahun 2004 – 2008 untuk RESEARCH UNIVERSITY Keluaran : 01
6.0
Pindaan : 01
Tarikh : 13/11/2009
CARTA ALIR Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Mengumpulkan maklumat daripada sistem yang berkaitan Menyemak, meneliti dan memproses data
Menganalisis data Tamat/ Simpan
Menyediakan dan mengedarkan SENARAI INDUK
Penyerahan data kepada URUSETIA RESEARCH UNIVERSITY
Tamat
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
3 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.03 Tajuk Proses Kerja : Mengurus dan penyediaan SENARAI INDUK Staf dari tahun 2004 – 2008 untuk RESEARCH UNIVERSITY Keluaran : 01
7.0 BIL
1.
8.0
Pindaan : 01
Tarikh : 13/11/2009
REKOD KUALITI TAJUK REKOD
Senarai Induk mengikut 24 Fakulti dan 4 Pusat Kecemerlangan
TEMPOH SIMPANAN
Tiada
LOKASI
Fail data
SENARAI SEMAKAN
BIL
BUTIRAN
1
Senarai Induk
2
Database Staf
STATUS
.
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
4 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.04 Tajuk Proses Kerja : Menyelia pelajar-pelajar Praktikal sepanjang satu semester menjalani praktikal di PPS dan Skim Khidmat Pelajar (SKP) sepanjang raptai dan Istiadat Konvokesyen 2009 Keluaran : 01 1.0
Pindaan : 01
Tarikh : 13/11/2009
TUJUAN
Prosedur kerja ini adalah untuk menjalankan kajian yang berkaitan dengan pelajar UiTM. 2.0
SKOP
Prosedur Kerja ini adalah meliputi proses pengumpulan, pemprosesan dan penganalisisan data serta penyediaan laporan bagi Kajian Pengesanan Graduat. 3.0
DEFINISI
Singkatan: UiTM PPS PSMB F/C/P KPT NC TNC(P&P) KPM TP PSM P PPPK PE MPK 4.0
-
Universiti Teknologi MARA Shah Alam Pusat Perancangan Strategik Pusat Sistem Maklumat Bersepadu Fakulti/Cawangan/Pusat Kementerian Pengajian Tinggi Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Ketua Pengurusan Maklumat Strategik Timbalan Pendaftar Pegawai Sistem Maklumat Perangkawan Penolong Pegawai Perangkaan Kanan Pegawai Eksekutif Mesyuarat Pengurusan Kanan
RUJUKAN
a. Perancangan Strategik UiTM (2001-2010) b. Perancangan Strategik Peringkat Fakulti/Cawangan/Bahagian
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
1 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.04 Tajuk Proses Kerja : Menyelia pelajar-pelajar Praktikal sepanjang satu semester menjalani praktikal di PPS dan Skim Khidmat Pelajar (SKP) sepanjang raptai dan Istiadat Konvokesyen 2009 Keluaran : 01
5.0
Pindaan : 01
PROSES KERJA
Proses Kerja 1.
Tarikh : 13/11/2009
Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Menyediakan kertas kerja untuk mendapatkan kelulusan JKE bagi menjalankan penyelidikan Institusi (Institutional Research) yang diperlukan
KPM
2.
Melantik Jawatankuasa bagi setiap kajian yang dijalankan.
TNC(P&I)
3.
Menyediakan dan mengedarkan borang soalselidik kepada responden
JK
4.
Menerima dan memproses data
JK
5.
Menganalisis data
JK
6.
Menyedia dan membentangkan laporan
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
Seksyen UndangUndang/Peraturan
TNC(P&I)
2 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.04 Tajuk Proses Kerja : Menyelia pelajar-pelajar Praktikal sepanjang satu semester menjalani praktikal di PPS dan Skim Khidmat Pelajar (SKP) sepanjang raptai dan Istiadat Konvokesyen 2009 Keluaran : 01 6.0
Pindaan : 01
Tarikh : 13/11/2009
CARTA ALIR Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Menyediakan kertas kerja untuk mendapatkan kelulusan JKE bagi penyelidikan institut yang akan dijalankan.
Tamat/ Simpan
Membentuk jawatankuasa bertindak
Surat Pelantikan
Menyedia dan mengedarkan borang soalselidik kepada responden
Borang Soalselidik
Menerima dan memproses data
Borang Soalselidik
Menganalisis data
Data
Menyediakan dan mengedarkan Laporan
Laporan
Tamat
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
3 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.04 Tajuk Proses Kerja : Menyelia pelajar-pelajar Praktikal sepanjang satu semester menjalani praktikal di PPS dan Skim Khidmat Pelajar (SKP) sepanjang raptai dan Istiadat Konvokesyen 2009 Keluaran : 01
7.0 BIL
1.
Pindaan : 01
Tarikh : 13/11/2009
REKOD KUALITI TAJUK REKOD
TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
Surat Perlantikan
5 tahun
No Fail
Borang Soalselidik Kajian Pengesanan Graduan
Sebulan setelah laporan dikeluarkan
No Fail Bilik Fail
3.
Laporan yang berkaitan
5 Tahun
eDMS
4.
Data yang berkaitan
Tiada
eDMS
2.
8.0 BIL
SENARAI SEMAKAN BUTIRAN
1
Borang Soalselidik Kajian Pengesanan Graduat
2
Database Kajian Pengesanan Graduat Online
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
STATUS
4 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.05 Tajuk Proses Kerja : Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM Keluaran : 01 1.0
Pindaan : 01
Tarikh : 13/11/2009
TUJUAN
Prosedur kerja ini adalah untuk menubuhkan satu jawatankuasa yang berkaitan dengan kualiti data UiTM. 2.0
SKOP
Prosedur Kerja ini adalah meliputi proses perlantikan ahli, tanggungjawab ahli dan membuat keputusan dengan data kualtiti UiTM. 3.0
DEFINISI
Singkatan:
4.0
UiTM PPS PSMB F/C/P KPT NC TNC(P&P)
-
KPM KTP PSM P PPPTK PE MPK
-
Universiti Teknologi MARA Shah Alam Pusat Perancangan Strategik Pusat Sistem Maklumat Bersepadu Fakulti/Cawangan/Pusat Kementerian Pengajian Tinggi Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Pembangunan & Penyelidikan) Ketua Pengurusan Maklumat Strategik Ketua Timbalan Pendaftar Pegawai Sistem Maklumat Perangkawan Penolong Pegawai Perangkaan Kanan Pegawai Eksekutif Mesyuarat Pengurusan Kanan
RUJUKAN
a. Perancangan Strategik UiTM (2001-2010) b. Perancangan Strategik peringkat Fakulti/Cawangan/Bahagian c. Rancangan Malaysia Ke Lapan UiTM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
1 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.05 Tajuk Proses Kerja : Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM Keluaran : 01
5.0
Pindaan : 01
Tarikh : 13/11/2009
PROSES KERJA Bil
Proses Kerja
Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
1
Melantik Jawatankuasa bagi Mesyuarat Data Kualiti
2
Mengadakan sesi perbincangan dan bengkel
JK
3
Menerima input dari ahli jawatankuasa dan membuat keputusan
JK
4
Menyedia dan membentangkan laporan
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
Seksyen Undangundang/Peraturan
TNC(P&I)
TNC(P&I)
2 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.05 Tajuk Proses Kerja : Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM Keluaran : 01
6.0
Pindaan : 01
Tarikh : 13/11/2009
CARTA ALIR Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Melantik Jawatankuasa bagi Mesyuarat Data Kualiti Mengadakan sesi perbincangan dan bengkel Menerima input dari ahli jawatankuasa dan membuat keputusan Tamat/ Simpan
Menyediakan dan membentangkan Laporan Tamat
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
3 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.05 Tajuk Proses Kerja : Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM Keluaran : 01
7.0 BIL
Pindaan : 01
Tarikh : 13/11/2009
REKOD KUALITI TAJUK REKOD
TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1.
Surat Pelantikan
5 tahun
No Fail
2.
Manual Data Kualiti
Tiada Had
No Fail Bilik Fail
8.0
SENARAI SEMAKAN
BIL
BUTIRAN
1
Surat Pelantikan
2
Manual Data Kualiti
STATUS
.
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
4 daripada 04
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/H BAHAGIAN H – SENARAI BORANG YANG DIGUNA Keluaran : 01
Bil 1.
Pindaan : 01
Nombor Borang
Tarikh : 13/11/2009
Tajuk Borang Borang Soalselidik Kajian Pengesanan Graduat UiTM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
1 daripada 01
PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan
No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/I BAHAGIAN I – SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI Keluaran : 01
Jawatankuasa
Pindaan : 01
Tarikh : 13/11/2009
Jenis Keanggotaan & Fungsi Jawatankuasa
Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Unit Pengurusan Maklumat Strategik
Ahli Tetap
Ahli Jawatankuasa EIS
Ahli biasa
Ahli Jawatankuasa Kajian Pengesanan Graduat UiTM 2009
Penyelia Pelajar
FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS
1 daripada 01