MANUAL DE CALIDAD
CÓDIGO GC – 01 VERSIÓN 3 Barranquilla, Enero 8 de 2014
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CONTENIDO 1
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 1-4
2
UBICACIÓN ............................................................................................................................................... 2-4
3
HISTORIA ................................................................................................................................................... 3-4
4
CLIENTES................................................................................................................................................... 4-6
5
SERVICIOS ................................................................................................................................................. 5-7
6
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA................................................................................................................ 6-8
7
6.1
Principios Filosóficos ............................................................................................................................ 6-8
6.2
Misión ................................................................................................................................................... 6-8
6.3
Visión .................................................................................................................................................... 6-9
6.4
Objetivos Institucionales ....................................................................................................................... 6-9
6.5
Valores .................................................................................................................................................. 6-9
6.6
Política y Objetivos Institucionales de la Calidad ................................................................................. 6-9
6.6.1
Política de Calidad ......................................................................................................................... 6-9
6.6.2
Objetivos Institucionales de la calidad ........................................................................................ 6-10
ALCANCES, EXCLUSIONES Y CONTROL ......................................................................................... 7-11 7.1
Alcances .............................................................................................................................................. 7-11
7.2
Exclusiones.......................................................................................................................................... 7-11
7.3
Control................................................................................................................................................. 7-11
8
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .................................................................................................... 8-12
9
ESTRUCTURA DEL SYSTEMA DE GESTION DE CALIDAD ........................................................... 9-13 9.1
Mapa de procesos ................................................................................................................................ 9-13
9.2
Descripción general de los procesos .................................................................................................. 9-14
9.2.1
Interacción de los Procesos .......................................................................................................... 9-14
9.2.2
Descripción de los Procesos......................................................................................................... 9-15
9.3
Relación con requisitos de la norma 5555-ISO9001 ........................................................................... 9-16
9.3.1
Requisitos Generales .................................................................................................................... 9-16
9.3.2
Requisitos de la Documentación .................................................................................................. 9-17
9.3.3
Manual de Calidad ....................................................................................................................... 9-17
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9.3.4
Control de Documentos ............................................................................................................... 9-17
9.3.5
Control de Registros .................................................................................................................... 9-18
10 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ......................................................................................... 10-18 10.1
Compromiso de la alta dirección ................................................................................................... 10-18
10.2
Enfoque a cliente ........................................................................................................................... 10-18
10.3
La Política de la Calidad en las Instituciones de Formación para el trabajo. ................................ 10-18
10.4
Objetivos de la Calidad.................................................................................................................. 10-19
11 PRESTACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO .................................................................................... 11-19 11.1
Planificación y Desarrollo del Servicio ......................................................................................... 11-19
11.2
Responsabilidad, Autoridad y Comunicación .............................................................................. 11-19
11.3
Validación del Diseño ................................................................................................................... 11-21
12 PROCESOS DE APOYO ........................................................................................................................ 12-21 13 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA .................................................................................................... 13-22 14 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE .......................................................Error! Bookmark not defined. 15 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS .........................Error! Bookmark not defined.
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1 INTRODUCCIÓN El Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada S.A.S AATI se siente plenamente identificado con la prestación de un excelente servicio, por lo tanto asume la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad. Este manual presenta en forma estructurada y coherente el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) del Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada S.A.S AATI y está definido conforme a los requisitos y lineamientos exigidos para la planeación y prestación de servicio educativo en instituciones para el trabajo y desarrollo humano a través de las normas NTC 5555-5581-ISO9001-2008. El manual de calidad muestra la interacción entre los procesos que conforman la prestación del servicio educativo en el Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada S.A.S EL Manual de Calidad del Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada S.A.S AATI Está a disposición de todos aquellos interesados en conocer el SGC como guía fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composición y propósitos del sistema. Debe ser utilizado como instrumento para diseñar, revisar, implementar y mejorar el SGC. 2 UBICACIÓN Barranquilla, Colombia: AATI Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada S.A.S está ubicado en la Carrera 48 # 72-193 contamos con un área de 786m2 de construcción, conformada por oficinas en el área administrativa, aulas de clases climatizadas, taller laboratorio debidamente equipado con tecnología actualizada, Aula de sistemas, Biblioteca Virtual, Enfermería y Cafetería. Florida, Estados Unidos: AATI, Corp., nuestra sede principal está ubicada en el 6801 West 20th Avenida Hialeah Florida. San Juan, Puerto Rico: AATI, Corp. administra los exámenes para la junta examinadora de Técnico y Mecánicos Automotrices de Puerto Rico. 3 HISTORIA AATI, en Hialeah, comenzó sus actividades en agosto de 1995, cuando sus dueños respondieron a una gran necesidad de la comunidad de mecánicos automotrices y latonería. El surgimiento del Instituto se presentó por las nuevas reglamentaciones que fueron implementadas por el condado de Miami-Dade, requiriendo que todos los mecánicos pasaran exámenes de certificación con ASE (Automotive Service Excellence). AATI inició como una Institución dando clases privadas y en septiembre de 1995 fue incorporada al estado de la Florida como American Advanced Technicians Institute, Corp. Su programa inicial consistía en cursos de repaso para los exámenes de certificación con ASE (Automotive Service Excellence).
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En 1997 fué licenciada por el State Board of Independent Postsecondary Vocational, Technical, Trade and Business Schools (ahora llamado The Commission for Independent Education) licencia No. 1932. Para ofrecer los siguientes programas: Programa de Tecnología Automotriz, Programa de Preparación para los Exámenes de Certificación Automotriz, Latonería y Camiones, y Programa Avanzado de Tecnología Automotriz. En mayo de 1998, AATI le fue otorgada una nueva licencia No 2038 debido a un cambio de dueños y por agregar un nuevo programa (Programa de Transmisiones Automotriz). En julio de 1998, AATI fue aprobada por el condado de Miami-Dade para administrar sus propios exámenes en español inglés y cróele para la certificación de los Mecánicos/Técnicos. En diciembre de 2002, AATI fue acreditada por ACCET (Certificación de Calidad) permitiendo al instituto poder otorgar ayuda Financiera (Title IV) a sus estudiantes. En el mismo año, esta institución también recibió aprobación por el condado de Broward para administrar sus propios exámenes en español, inglés y cróele para la certificación de los Mecánicos/Técnicos. En agosto de 2009, AATI firmó un contrato con el Estado Asociado de Puerto Rico para administrar los exámenes de la Junta de Examinadores de Técnicos y Mecánica Automotriz exclusivamente. Conociendo la necesidad de tecnificar a los mecánicos de la ciudad, el 17 y 18 de julio de 2009, AATI organizó el primer seminario internacional de carros híbridos en la ciudad de Barranquilla. Por su gran éxito, en septiembre del mismo año y en la misma ciudad, dictó el segundo seminario internacional en Fuel Injection y OBD II. Dichos seminarios fueron dirigidos por Docentes/Técnicos Máster de los Estados Unidos. Con la realización de estos seminarios se dio a conocer en Barranquilla todo el potencial educativo que tiene AATI, para formar, tecnificar y certificar a los técnicos mecánicos. Después de cumplir con todos los requisitos exigidos, AATI recibe, de parte de la Secretaría de Educación Distrital el 21 de octubre de 2009 la Resolución de Aprobación, Número 06744. El 27 de noviembre de 2009, AATI recibe la Resolución de Aprobación de los programas de Mantenimiento de Motores a Gasolina y Gas (Número 07372), Mantenimiento de Sistemas Eléctricos y Electrónicos (Número 07364) y Mantenimientos de Motores Diésel (Número 07365). En dicho año, AATI inauguró su primera sede internacional en Barranquilla, Colombia con la oportunidad de iniciar sus actividades académicas en el año 2010. El 24 de marzo de 2010, AATI recibe la resolución de Reconocimiento SENA de Mantenimiento de Motores Diésel y Mantenimiento de Motores a Gasolina y Gas. En el mes de marzo de 2010 se hace apertura del primer grupo en el programa de Mantenimiento de Motores Diésel con doce estudiantes.
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AATI recibe certificación de Calidad en Educación ISO9001:2008 el 27 de febrero de 2013. El Alcance cubierto por esta certificación “Diseño y prestación de servicios educativos en programas de formación para el trabajo y el desarrollo humano”. AATI recibe certificación de Calidad en Educación NTC5555 el 27 de febrero de 2013. El Alcance cubierto por esta certificación “Diseño y prestación de servicios educativos en programas de formación para el trabajo y el desarrollo humano”. AATI recibe certificación de Calidad en Educación NTC5581 el 27 de febrero de 2013. El Alcance cubierto por esta certificación “Programa de formación para el trabajo y el desarrollo humano, técnico laboral en mantenimiento de motores a gasolina y gas.” AATI recibe certificación de Calidad en Educación NTC5581 el 27 de febrero de 2013. El Alcance cubierto por esta certificación “Programa de formación para el trabajo y el desarrollo humano, técnico laboral en operador de maquinaria pesada.” AATI recibe certificación de Calidad en Educación NTC5581 el 27 de febrero de 2013. El Alcance cubierto por esta certificación “Programa de formación para el trabajo y el desarrollo humano, técnico laboral en eléctricos y electrónicos en automotores.” AATI recibe certificación de Calidad en Educación NTC5581 el 27 de febrero de 2013. El Alcance cubierto por esta certificación “Programa de formación para el trabajo y el desarrollo humano, técnico laboral en mantenimiento de motores diésel.” 4 CLIENTES Entre nuestros clientes se encuentran: • • • • • • • •
Sociedad Estudiantes Egresados Leads/ Interesados Mercado Automotriz Empresas Mineras Talleres de Servicio Automotriz Usuarios/ Conductores
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o Mantenimiento de Motores Diésel. o Mantenimiento de Sistemas Eléctricos y Electrónicos en Automotores. o Mantenimiento de Motores a Gasolina y Gas. Programa Técnico Automotriz o o o o o o o o
Reparación de Motores Sistemas Eléctricos y Electrónicos Rendimiento del Motor Suspensión, Dirección y Alineamiento. Frenos y Sistema de ABS Aire Acondicionado y Sistemas de enfriamiento. Transmisión Manual y Tren Delantero Transmisión Automática /Electrónica.
Programa de Operador de Equipo Pesado o Excavadora Hidráulica o Camión Minero o Montacargas Especialidades Avanzadas o o o o o o o o o o o
Osciloscopio Diésel / Control Electrónico Sistema de Inyección de Combustible Suspensión, Dirección y Alineamiento. Híbridos / Sistema Avanzado Aire Acondicionado y Sistemas de Enfriamiento. Sistema de Frenos Antibloqueo. Scanner/ Sistema de Diagnóstico Medidas Electrónicas OBD2- Diagnóstico de Abordo Sistemas Eléctricos y Electrónicos
Transmisiones Sistema Avanzado o Transmisión Manual y Tren de Fuerza
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5 SERVICIOS El Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada, AATI, ofrece servicios educativos en: Programas Técnico Laboral Automotriz
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o Transmisión Automática /Electrónica y Ejes Preparación y Certificación Internacional ATP320 o o o o o o o o
Reparación de Motores Sistemas Eléctricos y Electrónicos Rendimiento del Motor Suspensión, Dirección y Alineamiento. Frenos y Sistema de ABS Aire Acondicionado y Sistemas de Enfriamiento. Transmisión Manual y Tren Delantero Transmisión Automática /Electrónica
Programa de Mecánica de Motos Taller de Servicio o AATI ofrece a través de sus estudiantes en práctica, un taller de servicio mecánico para todas las personas interesadas en reparar sus vehículos. 6
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
6.1 Principios Filosóficos El Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada S.A.S. – AATI, utilizará todos sus recursos materiales, financieros y el talento humano con el objetivo exclusivo de alcanzar los más altos niveles de calidad de la educación, es por ello que sus principios básicos que enmarcan nuestra filosofía son: Ø Ø Ø Ø
6.2
Desarrollo humano integral Pertinencia Flexibilidad Participación
Misión
Formamos individuos facultados para el pleno desarrollo de sus habilidades en el campo de la tecnología Automotriz y Diésel, desarrollándolos intelectualmente, bajo los principios de la educación integral, convirtiéndolos en ciudadanos competentes y competitivos, que sirvan como medio de expresión y afirmación de sus vocaciones, estableciendo espacios para gestionar procesos de desarrollo social
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6.3 Visión En el año 2016 nuestros educandos serán reconocidos como personas íntegras y comprometidas con la sociedad llegando a trabajar en el ámbito nacional e internacional como técnicos laborales que a su vez contribuyan al progreso de la economía del país generando empleo y destacando sus potenciales profesionales y desarrollo humano.
6.4 Objetivos Institucionales • •
•
Prestar una formación integral, con calidad humana que imparta los conocimientos fundamentales en los programas ofrecidos, desarrollando habilidades y destrezas basadas en las competencias laborales. Formar y profundizar en el razonamiento lógico y analítico para la interpretación y participación en la solución de los problemas de la ciencia, la tecnología y la vida cotidiana, de manera crítica, reflexiva y creativa. Preparar al estudiante para su vinculación con la sociedad, el trabajo y con el sector productivo.
6.5 Valores Calidad: La norma que rige para el logro de la excelencia. Disciplina: la capacidad de actuar ordenada y perseverantemente para conseguir un bien. Honestidad: Este valor es indispensable para que las relaciones humanas se desenvuelvan en un ambiente de confianza y armonía, pues garantiza respaldo, seguridad y credibilidad en las personas. Respeto: El respeto es un valor que nos permite reconocer, aceptar, apreciar y valorar las cualidades del prójimo y sus derechos. Es decir, el respeto es el reconocimiento del valor propio y de los derechos de los individuos y de la sociedad. Responsabilidad: La conciencia acerca de las consecuencias que tiene todo lo que hacemos o dejamos de hacer sobre nosotros mismos o los demás. Superación: Para hacer siempre las cosas mejor y vencer los obstáculos.
6.6
Política y Objetivos Institucionales de la Calidad
6.6.1 Política de Calidad La política de calidad del Instituto Americano de Tecnología Automotriz AATI es: Constituirnos en la mejor institución de formación para el trabajo y el desarrollo humano, basados en un proceso de mejoramiento continuo para garantizar la total satisfacción de nuestros Clientes y educandos, a través de la excelente formación académica y disciplinaria fundamentada en las competencias laborales, el constructivismo y la evaluación continua y permanente de su proceso educativo, que le permita un desempeño de alto nivel personal y profesional.
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6.6.2 Objetivos Institucionales de la calidad Los siguientes son los objetivos de calidad del Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada. AATI •
• • • •
Implementar en AATI Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada el Sistema de Gestión de la Calidad SGC para las instituciones de formación para el trabajo, conforme a la norma técnica Colombiana NTC 5555-5581,ISO9001 Capacitar al estudiante en las competencias estipuladas en su programa académico. Garantizar un excelente servicio Educativo a través de la selección de Docentes altamente capacitados. Desarrollar acciones de seguimiento, evaluación y control que generen un mejoramiento continuo al SGC de AATI Satisfacer las necesidades y expectativas racionales de nuestros usuarios. Política
Constituirnos en la mejor institución de formación para el trabajo y el desarrollo humano basados en un proceso de mejoramiento continuo para garantizar la total satisfacción de nuestros Clientes y Educandos; a través de la excelente formación académica y disciplinaria fundamentada en las competencias laborales, el constructivismo y la evaluación continua y permanente de su proceso educativo, que le permita un desempeño de alto nivel personal y profesional.
Objetivos • Implementar un SGC, acorde con la legislación vigente para alcanzar un excelente posicionamiento en el entorno educativo, productivo y social. • Garantizar un excelente servicio Educativo a través de la selección de Docentes altamente capacitados. • Capacitar al estudiante en las competencias estipuladas en su programa académico. • Desarrollar acciones de seguimiento, evaluación y control que generen un mejoramiento continuo al SGC de AATI • Satisfacer las necesidades y expectativas racionales de nuestros usuarios.
Indicadores Ø Eficacia del SGC del Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada Ø Número de estudiantes con promedio de cuatro o más /Número de estudiantes aprobados*100 Ø Eficacia del SGC del Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada Ø Eficacia del SGC del Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada
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ALCANCES, EXCLUSIONES Y CONTROL
7.1 Alcances El Sistema de Gestión de Calidad de AATI, ha sido diseñado para estar al nivel que exigen los estándares de calidad y destacarnos como una Institución certificada, conforme a los requisitos de la norma NTC 5555-5581ISO9001. •
Sistema de Gestión de la Calidad para instituciones de formación para el trabajo y el desarrollo humano.
•
Diseño y Prestación de servicios educativos en programas de formación para el trabajo y el desarrollo humano
•
Programas de formación para el trabajo y el desarrollo humano técnico laboral en:: o Mantenimiento de Motores Diésel, o Mantenimiento de Sistemas Eléctricos y Electrónicos en Automotores, o Mantenimiento de Motores a Gasolina y a Gas o Operadores de Maquinaria Pesada
7.2 Exclusiones El Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada S.A.S. en el desarrollo de su SGC ha excluido el numeral 7.6 de la norma, referente al “Control de los equipos de seguimiento y de medición” puesto que la prestación del servicio educativo no exige la utilización de estos equipos.
7.3 Control Revisión: El responsable de la revisión y modificación de este manual de calidad es el Director General. El Manual de Calidad debe revisarse anualmente con el fin de evidenciar su adecuación con la NTC5555-5581, ISO9001 y con la realidad de la institución. También debe ser revisado a solicitud de la Presidencia, cuando se presenten cambios en la estructura, procesos, tecnología y en la legislación que afecte la prestación del servicio. Aprobación: El responsable de la aprobación es la Alta Dirección del SGC quien firmará después de haber revisado el documento, evaluando la utilidad de lo escrito con respecto a los objetivos y políticas de calidad. Los documentos que soportan el SGC se encuentran ubicados en el servidor de AATI con acceso al personal administrativo.
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El control, conservación, disponibilidad de consulta, control de cambio y divulgación de este manual incluyendo los documentos del SGC se realiza como lo indican los procedimientos de control de documentos y registros.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El sistema de Gestión de Calidad, se articula en una organización subordinada a las directrices de AATI Corp. garantizando la coherencia en los criterios y optimizando los procesos de acompañamiento, evaluación y direccionamiento del Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada. S.A.S. AATI.
Presidencia Consejo DirecFvo
Dirección General
Consejo Académico
Coordinación Académica
Docentes
E S T U D I A N T E S
Admisiones
Archivo
Contabilidad
Recepción
Tecnología y Sistemas
Servicios Generales
Seguridad
Aseo y Mantenimiento
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ESTRUCTURA DEL SYSTEMA DE GESTION DE CALIDAD
9.1 Mapa de procesos
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9.2 Descripción general de los procesos 9.2.1 Interacción de los Procesos El Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada S.A.S AATI establece un Sistema de Gestión de Calidad, acorde con los criterios de la norma NTC- 5555 5581-ISO9001, manteniendo cierta autonomía en los procesos sin perder de vista los lineamientos establecidos de la Institución. Para lograr esto, el proceso de Gestión Directiva se centraliza en la presidencia, como garante y primer responsable de mantener la confiabilidad del sistema, mediante el seguimiento y asesoría realizada a través de la Secretaria de Educación Distrital y la delegación de las funciones directivas en la Dirección General del Instituto. Los procesos Misionales están constituidos por la Gestión Educativa, el cual conforma el alcance del sistema y representa el eje articulador de nuestra Misión y del SGC. Las gestiones de Talento Humano, Administrativa, Financiera y de la Comunidad se han establecido como procesos de apoyo con el firme propósito de garantizar un servicio educativo de calidad. Para hacer la verificación de manera efectiva de los procesos, la calidad del servicio, el nivel de satisfacción, la conformidad del sistema y de asegurar la mejora continua, se establece el proceso de gestión de la calidad. La interrelación que se establece entre los procesos se puede evidenciar de forma detallada en las entradas y salidas descritas en la caracterización de cada proceso.
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9.2.2 Descripción de los Procesos 9.2.2.1 Procesos Gerenciales PROCESO
PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE
OBJETIVO
Identificar las directrices del SGC del Instituto Americano de Tecnología Automotriz. AATI. GESTIÓN DIRECTIVA
Direccionamiento Estratégico
Presidente
Revisión por la Dirección
Inspeccionar los resultados y la gestión del SGC de AATI. Fomentar el mejoramiento continuo del SGC de AATI.
ALCANCE
Inicia en la primera fase del PHVA hasta la descripción de las estrategias para conseguir la efectividad del SGC de AATI
Control de QRS Acciones Correctivas y Preventivas GESTIÓN DE CALIDAD
Auditorías Internas Control de Documentos.
Coordinador de Calidad
Control de Registros.
Asegurar la implementación, adaptación y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad a través del seguimiento y la medición de los procesos según los criterios establecidos.
Inicia con la planeación de las actividades de control y seguimiento del Sistema de la Gestión de la Calidad y finaliza con el manifiesto de conformidad.
Servicio no conforme.
9.2.2.2 Procesos Misionales PROCESO
PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE
OBJETIVO
ALCANCE
Coordinadora Académica
Diseñar, Ejecutar y Evaluar el Servicio Educativo en el Instituto Americano de Tecnología Avanzada AATI
Inicia con la organización del plan de estudio y culmina con la graduación del estudiante.
Admisiones Asistencia Evaluación Control de Horas No Asistidas
GESTIÓN EDUCATIVA
Control de Pase a Clase Plan de estudio Vacacional Prácticas Matriz de Diseño y Desarrollo
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9.2.2.3 Procesos de Apoyo PROCESO
PROCEDIMIENTOS
Caja General GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Contador
Caja Menor Compras Mantenimiento
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
RESPONSABLE
Contratación
OBJETIVO
Administrar los recursos financieros del Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada
Dirección General
AATI, para asegurar la efectiva prestación del servicio educativo y los requerimientos del SGC
Director General
Ejecutar todas las actividades de administración, capacitación y seguimiento del personal que labora en AATI, garantizando la competencia del equipo humano y del clima organizacional
Inducción GESTIÓN A LA COMUNIDAD
Acompañamiento Sicológico y Aprendizaje
Coordinadora Académica
Definir los mecanismos de participación de toda la comunidad Educativa
Prácticas
ALCANCE
Inicia con la planeación del presupuesto y finaliza con el cierre del año contable
Inicia con el reconocimiento de las necesidades del personal y finaliza con la verificación de las funciones implementadas
Aplica para toda la comunidad estudiantil y personal que labora en AATI
Seguimiento a Egresados
9.3 Relación con requisitos de la norma 5555-ISO9001 9.3.1 Requisitos Generales AATI establece, documenta y mantiene su SGC a través de las revisiones por la Dirección y los comités operativos de Calidad. Para dar cumplimiento a los requisitos generales AATI determino: a. Se identificaron los procesos necesarios para el SGC a través de secciones con el coordinador de calidad y responsables de área.
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b. Determina la secuencia e interacciones de estos procesos mediante el mapa de proceso y cada una de las caracterizaciones. c. Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces. d. Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos. e. Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos. f. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos mediante la realización de los comités operativos de calidad en el que se identifica el nivel de cumplimiento de los procesos.
9.3.2 Requisitos de la Documentación Generalidades AATI Cuenta con la siguiente estructura documental: Primer nivel: Manual de calidad, Mapa de Procesos. Segundo nivel: Los procesos que están orientados a satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos. Tercer nivel: Procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2008, fichas técnicas, documentos que requiere la organización para asegurar planeación, operación y control d procesos. Cuarto nivel: Los registros requeridos por esta norma ISO9001:2008.
9.3.3 Manual de Calidad AATI
diseña y establece el presente manual basado en la coherencia con los objetivos de calidad y los procesaos definidos además se hace referencia a los requisitos establecidos por la ISO 9001:2008 y las disposiciones legales o reglamentarias bajos las cuales se rige la organización
9.3.4 Control de Documentos Establece en el procedimiento control de documento la manera de controlar la documentación estableciendo los para metros de diseño, creación modificación y eliminación de los documentos, además identifica los responsables para aprobar, revisar y actualizar la documentación.
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9.3.5 Control de Registros Los registros proporcionan la información sobre las actividades realizadas en la organización es por ello que
AATI establece y define en el procedimiento control de registro los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación. El tiempo de retención y la disposición de los mismos
10 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 10.1 Compromiso de la alta dirección La alta dirección, está centrada en la presidencia, quien como principal responsable garantiza la conformidad del sistema, con el acompañamiento de los procesos y en la Dirección General del Instituto Americano de Tecnología Automotriz Avanzada S.A.S AATI, quien es el responsable de garantizar el efectivo funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad. La presidencia, además de asegurar la gestión administrativa a través de la Dirección General de la Institución, acompaña el seguimiento y el desarrollo de los procesos institucionales para verificar la conformidad del sistema. De igual forma la Dirección General monitorea constantemente el desarrollo del SGC mediante la revisión periódica de los procesos. Para esto se conforma el comité de la Calidad conformado por un Coordinadora de calidad y los jefes de cada uno de los procesos. La Dirección General es el principal responsable de asegurar en la institución que se implemente de forma adecuada cada uno de los procesos, de acuerdo al SGC definido para AATI.
10.2 Enfoque a cliente Los requisitos de los leads, estudiantes y de cada uno de los clientes están especificados en el manual de convivencia capítulo VIII, artículo 25 y 26. La dirección General de AATI asume la responsabilidad de diseñar herramientas y métodos para conocer las necesidades y expectativas de los clientes de la Institución, con el propósito de mejorar el nivel de satisfacción.
10.3 La Política de la Calidad en las Instituciones de Formación para el trabajo. La presidencia de AATI ha establecido una política de Calidad coherente con la planeación estratégica y con el servicio que proyecta ofrecer la Institución a través de su proyecto Educativo Institucional (PEI). La política de Calidad de AATI es explícita en su compromiso de mejoramiento continuo para lograr la satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente.
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10.4 Objetivos de la Calidad La alta dirección de AATI diseño unos objetivos de calidad, consecuentes con la política de calidad y orientados al mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad. Los objetivos de la calidad de AATI son medibles y evidenciables a través de indicadores, definidos para alcanzarlos.
11 PRESTACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO 11.1 Planificación y Desarrollo del Servicio AATI planifica y controla el diseño y desarrollo de su oferta de programas de formación, al igual que sus servicios complementarios y de apoyo atendiendo las necesidades y expectativas de sus clientes, el PEI, La legislación vigente que aplica a la institución. AATI ha considerado los siguientes elementos de entrada para el diseño y desarrollo de su oferta de formación, el PEI, las directrices de la compañía, características de los estudiantes, la norma colombiana 5555. La Alta Dirección realizó la verificación y la revisión de los diseños y desarrollo de la oferta asegurándose que cada etapa del diseño brinde la satisfacción a los requisitos y que permitan alcanzar los resultados esperados y con el apoyo de los participantes involucrados en las actividades propias del diseño.
11.2 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación Responsabilidad y Autoridad La responsabilidad y autoridad del SGC, están dadas mediante el organigrama de la organización y el manual de funciones por competencias laborales. Representante de la dirección La organización determina como representante de la alta dirección al coordinador general quien tendrá independiente a sus funciones la responsabilidad establecida así: a) establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la calidad, de acuerdo con los requisitos de la NTC ISO 9001:2008, b) Mantener informada a la alta dirección y de darlo a conocer a la comunidad educativa, c) Y asegurar la toma de conciencia de la calidad
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Comunicación interna La organización establece los canales de comunicación interna mediante correos electrónicos y comunicados escritos, Página WEB, Carteleras, Revisión por la dirección La revisión por la dirección es un pilar básico para garantizar la continuidad del SGC en el tiempo, su coordinación es función del representante de la alta dirección y se realizara anualmente. Esta revisión tendrá en cuenta los parámetros establecidos en el proceso de direccionamiento estratégico. La revisión por la dirección permitirá asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del sistema. Gestión de los recursos La organización cuenta con el talento humano competente y la estructura necesaria para el desarrollo del sistema de gestión de la calidad y el cumplimiento de sus objetivos, es así como: •
Se cuenta con personal administrativo y docentes competentes en cuanto a educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Con base en los procedimientos internos se evalúan las competencias y se establecen planes de mejoramiento individual e institucional con el propósito de garantizar la calidad de los servicios que entrega el SGC como lo establece el procedimiento de gestión humana.
•
Cuenta con instalaciones físicas, apropiadas al desarrollo de sus actividades
•
Se dispone de una plataforma tecnológica conformada por equipos de cómputo, programas, servicios asociados y de apoyo, y medios de comunicación apropiados para el desarrollo de la gestión institucional
•
Con la implementación de los documentos del SGC, la divulgación y aplicación de los principios de sistema de gestión de calidad busca garantizar un ambiente de trabajo adecuado a la prestación del servicio. Compras El procedimiento de compras incluido en el proceso administrativo y financiero plasma los lineamientos y controles establecidos para la adquisición de un buen servicio, verificando que la información en la orden de compra cumpla con las especificaciones requeridas por el cliente interno antes que sea enviada al respectivo proveedor, de igual forma se establece e implementa la inspección para asegurar que el producto comprado cumple con los requisitos de compra especificados.
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El procedimiento de selección y evaluación de proveedores perteneciente al proceso administrativo y financiero establece los criterios de selección, evaluación y seguimiento de los proveedores.
11.3 Validación del Diseño AATI realiza la validación del SGC a través de las evaluaciones institucionales que se realizan periódicamente para verificar el diseño y desarrollo de la oferta de formación que se ofrece. La validación está dada en la medida en que se alcanzan las metas propuestas del proceso de Gestión Educativa. Identificación y trazabilidad Cada proceso documentado e implementado dentro del sistema de gestión de la calidad se encuentra codificado y registrado en una versión dependiendo de los cambios realizados en cada uno de ellos. Para medir y controlar el cumplimiento de los procesos y documentos establecidos cada uno de ellos cuenta de una serie de formatos con los cuales se dejará evidencia de las actividades realizadas, estos registros son controlados y almacenados conforme lo establece el procedimiento control de registros del SGC. La trazabilidad de los estudiantes se evidencia en el Software de la institución, el cual se denomina DiamonD DD Propiedad del cliente Las áreas que manejan propiedad del cliente, almacenan y mantienen los registros como está estipulado en las pólizas. La propiedad del cliente en físico se protege en un archivo con llaves que solamente son manejadas los encargados de Auxiliar Contable y Archivo. Estos documentos están protegidos en una carpeta que corresponde al grupo al cual pertenece el estudiante. La propiedad del cliente en medio magnético está protegida ya que para acceder a ella se hace a través de un password y cada persona tiene una clave diferente lo que garantiza que cualquier información que se modifique o sustraiga sin previa autorización queda registrada.
12 PROCESOS DE APOYO Los procesos de Gestión de: Talento Humano, Administrativo y Financiero, y de la Comunidad, se establecen como procesos de apoyo a los procesos misionales, de tal manera que garanticen los recursos y servicios físicos, logísticos y humanos necesarios para la prestación de un servicio de Calidad.
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13 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA El proceso de Gestión de la Calidad diseña, planifica e implementa los métodos de seguimiento, análisis y mejora necesarios para asegurar un desempeño orientado al logro de los objetivos, a la satisfacción del cliente, y a la mejora continua de la eficacia del SGC. AATI establece procesos que a través de Formatos, registros y un responsable miden la efectividad del SGC AATI realiza el seguimiento de satisfacción del cliente por medio de evaluaciones al final de cada proceso para determinar el grado de satisfacción que tiene el cliente con respecto al proceso en el que ha intervenido. AATI planifica un programa de auditorías para hacer el seguimiento de efectividad del SGC. Seguimiento y Medición Satisfacción del cliente AATI realiza seguimiento de la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos utilizando las siguientes herramientas: •
Buzón de sugerencias, quejas y reclamos, para lo cual cuenta con un procedimiento documentado para el tratamiento de las mismas
•
Encuestas de medición de la satisfacción del cliente
Auditorías Internas de Calidad Se realizan auditorías internas de calidad según el procedimiento de auditorías internas para determinar la conformidad del SGC con respecto a los requisitos de la NTC 5555, su implementación, su eficacia y las oportunidades, estas son planificadas anualmente. La planificación de las auditorias y análisis de resultados es responsabilidad de la alta dirección, Los responsables de las aéreas auditadas deben tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades detectadas. Las auditorías internas, son llevadas a cabo por auditores seleccionados de acuerdo al perfil que se define en el procedimiento. Seguimiento y Medición de los Procesos En AATI cada proceso del sistema de gestión de la calidad tienen establecidos sus objetivos y sus indicadores mediante los cuales se evidencia la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. En caso
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de no alcanzarse los resultados esperados cada dueño de proceso debe determinar las acciones correctivas necesarias que permitan asegurar la conformidad del proceso. Control del servicio no conforme AATI ha definido un procedimiento para evidenciar e identificar las causas de las de no conformidades e implementar las acciones correctivas necesarias para garantizar el mejoramiento continuo del SGC y la prestación del servicio con calidad. Análisis de datos Mediante el procedimiento de revisión por la dirección del proceso de direccionamiento estratégico se establecen los criterios de entrada para evaluar la adecuación y la eficacia del SGC e identificar las acciones de mejora. Mejora Mejora continua. AATI ha establecido los comités operativos de calidad en los cuales cada responsable de proceso presenta el comportamiento de sus indicadores de gestión y así determinar las acciones a realizar que contribuyan a la mejora continua del sistema.
Acciones correctivas AATI establece el procedimiento de acciones correctivas bajo el cual establece los controles, actividades y responsabilidades para eliminas las causas de las no conformidades con el fin de que no se vuelvan a presentar. Acciones preventivas AATI establece el procedimiento de acciones preventivas para la ejecución de las mismas que permitan eliminar la causa potencial de una no conformidad con el fin de prevenir su ocurrencia, los registros y resultados provenientes del SGC y relevantes para el análisis de datos se utilizan como entrada para la prevención.
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Cumplimiento de Ley DOCUMENTOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO
1
Ley 115 General de la Educación
2
Ley 1064
3
Decreto 4904 del 16 de diciembre de 2009
4
Decreto 2020 de junio de 2006 De Ley
5
Código de Infancia y Adolescencia
6
Decreto 3756
7
Circular # 21 Resolución 2013 de 1986
8 9
Norma Técnica Colombiana 5555 Del SGC
Norma Técnica Colombiana 5581
10
Norma Técnica ISO 9001:2008
11
Licencia de Funcionamiento 06744 del 21 de octubre de 2009
12
De Constitución
Cámara de Ccomercio
13
Nit 900.280.447.3
14
Resolución # 07364 del 27 de noviembre de 2009 Mantenimiento de Sistemas Eléctricos y Electronicos en Automotores Reconocimiento SENA bajo resolución 341 del 14 de marzo del 2012 Resolución # 07372 del 27 de noviembre de 2009 Mantenimiento de Motores a Gasolina y a Gas
15
Reconocimiento SENA bajo resolución 229 del 24 de marzo de 2010 Registros de Programa
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ANEXO #1
ITEM
3
16
Resolución # 07365 del 27 de noviembre del 2009 Mantenimiento de Motores Diésel, Reconocimiento SENA bajo resolución 230 del 24 de marzo del 2010
17
Resolución 05444 del 5 de septiembre de 2012 Técnico Laboral en Mecáanica de Motociletas
18
Resolución 05444 del 5 de septiembre del 2012 Técnico Laboral en Operador de Máquina Pesada
