PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S EM UM LABORATÓRIO

XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011.

PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S EM UM LABORATÓRIO DE INDUSTRIALIZAÇÃO DE VEGETAIS DA UTFPR CAMPUS MEDIANEIRA Tassyana Crespan Lazzarotto (UTFPR) [email protected] Catiussa Maiara Pazuch (UTFPR) [email protected] Luani Back (UTFPR) [email protected] Fabiana costa araujo schutz (UTFPR) [email protected]

A qualidade exigida em processos, produtos e serviços está cada dia mais aparente. Desta forma, as indústrias e instituições em geral precisam garanti-la a partir de filosofias, metodologias e ferramentas de qualidade. Um programa bem conheecido e utilizado é o 5 “S”, uma filosofia japonesa baseada em 5 sensos: ordenação, limpeza, utilização, saúde e autodisciplina. O presente trabalho objetivou elaborar uma proposta de implantação do programa 5S em um laboratório de industrialização de vegetais da Universidade Tecnológica Federal do Paraná. De acordo com a avaliação feita, dentre os cinco sensos, quatro apresentaram médias inferiores a 7, e apenas o senso de limpeza obteve média acima de 8, constatando a deficiência da disciplina do local em estudo. Palavras-chaves: Qualidade, programa 5 S, laboratório


1. Introdução A qualidade em serviços é a força propulsora para a melhoria da qualidade, para atender as novas demandas de clientes e conter os custos crescentes que são decorrentes do contexto atual. As empresas de serviços que buscam excelência devem estabelecer um planejamento que possua uma base consistente e que proporcione a todos seus integrantes o conhecimento necessário para o desempenho adequado de suas funções prestando, desta forma, serviços com elevada qualidade (GODOY, 2001). Na busca desta excelência, a filosofia 5S busca promover a disciplina na empresa através da consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo (CAMPOS, 1999). A grande virtude do programa, além de ser uma introdução para outros programas de qualidade, está na mudança de comportamento dos funcionários envolvidos e a busca de um ambiente de trabalho agradável. Sendo assim, as empresas têm visto no programa uma forma de integração dos funcionários e padronização das atividades, por isso ele tem sido amplamente difundido (OSADA, 1992). O laboratório de pesquisa em análises de alimentos é o local destinado à realização de testes voltados à verificação da segurança e qualidade física e química de alimentos, bem como a obtenção de novas metodologias de ensaios, ou mesmo adaptação de metodologias já existentes (LEITE, 2009). A falta de gestão em laboratórios de pesquisa e análises de alimentos gera incertezas quanto à realização das atividades como um todo e implica em resultados duvidosos, tornando-se importante elaborar procedimentos operacionais padronizados e implementar um sistema de garantia da qualidade (LEITE, 2009). Este estudo tem por objetivo elaborar uma proposta de implantação do programa 5S em um laboratório de industrialização de vegetais da Universidade Tecnológica Federal do Paraná, para padronizar e melhorar os procedimentos realizados no mesmo. 2. Fundamentação teórica O programa 5S consolidou-se no Japão a partir da década de 50 e seu nome provém de palavras, que em japonês, começam com S: seiri (senso de utilização), seiton (senso de ordenação), seisou (senso de limpeza), seiketsu (senso de saúde) e shitsuke (senso de autodisciplina). Ao traduzir essas palavras ao português fez se uso de uma análise do contexto social e organizacional das mesmas, e não se nominou como sensos apenas para manter o nome original do programa, mas porque refletem melhor a idéia de profunda mudança comportamental, pois é preciso “sentir” a necessidade de fazer (SILVA, 1994). SENSOS

DEFINIÇÃO

Senso de Utilização

Refere-se à eliminação de tarefas desnecessárias, excesso de burocracia, desperdícios de recursos em geral, a correta utilização dos equipamentos.

Senso de Ordenação

Disposição sensata dos objetos e dados, comunicação visual para facilitar o acesso e o fluxo das pessoas.

Senso de Limpeza

Cada pessoa deve limpar a sua própria área de trabalho e ser conscientizada para não sujar.

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Senso de Saúde

Preocupação com a própria saúde nos níveis físico, mental e emocional.

Senso de Autodisciplina

Os funcionários devem ter iniciativas para o autodesenvolvimento do seu grupo e da organização

Fonte: Silva, 1994. Tabela 1 - Os 5 sensos do Programa 5S O Programa 5S é entendido como um sistema que possui destaque na autodisciplina, que exerce influência em todos e é influenciado por todos os outros “s”, como ilustra a Figura 1.

Fonte: Duarte (2006). Figura 1 - O Programa 5S como um sistema Ele prepara um caminho para o sistema de gestão da qualidade e da produtividade, abordando e agindo sobre o ambiente físico e social. Para iniciar o desenvolvimento e implantação do mesmo, não se deve esperar que seja editado um plano perfeito, sendo assim é aconselhável tomar-se a iniciativa e a partir daí desenvolver-se a melhoria contínua (DUARTE, 2006). Entre os diversos resultados obtidos com a implantação do programa 5S, citam-se melhoria do moral dos empregados, redução do índice de acidentes, melhoria da qualidade e da produtividade, redução do tempo de parada das máquinas (SILVA, 1994). A confiabilidade dos resultados gerados em um laboratório seja no desenvolvimento de novas metodologias ou no uso adequado de metodologias já oficializadas, se torna imprescindível para garantir que o consumidor esteja recebendo um alimento seguro e nutricionalmente adequado. Diversos fatores interferem na qualidade dos ensaios, como: armazenamento adequado da amostra, utilização de métodos confiáveis e apropriados ao tipo de alimento e analistas qualificados (LEITE, 2009). A Implantação do Programa 5S precisa ser sistematizada e planejada em todos os passos, se quisermos garantir a longevidade da mudança incorporada pela adoção daqueles conceitos

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simples. Quanto maior e mais complexa a organização, maior será a necessidade desta estruturação e mais detalhada ela deverá ser (LAPA, 2005). Godoy (2001), após pesquisar quatro empresas constatou-se a necessidade da implantação do Programa 5S antes da implantação do Programa de Qualidade Total, visto que ele cria um espírito de equipe, mudança de cultura, melhoria do moral do funcionário e melhoria da qualidade e produtividade, entre outros. Costa (2005) afirma que é viável a implantação do Programa em empresas brasileiras, desde que sejam respeitados os seus aspectos culturais e a forma peculiar de gestão da empresa, sendo este uma ferramenta que permite atingir-se melhor qualidade nos vários setores das empresas em geral. 3. Metodologia O estudo foi realizado no laboratório de industrialização de vegetais da Universidade Tecnológica Federal do Paraná, campus Medianeira. Através de pesquisa bibliográfica, montou-se um questionário para avaliação das condições atuais do laboratório quanto aos cinco sensos, sendo esse apresentado a seguir. SENSOS

QUESTIONÁRIO

1) Existem materiais e objetos em excesso ou desnecessários no posto de trabalho? 2) As ferramentas/equipamentos estão em bom estado e fácil acesso? Senso de utilização 3) A quantidade de armários, prateleiras, cadeiras, coletores de lixo está adequada? 4) Os materiais necessários a execução da tarefa estão disponíveis em um local designado para eles? 5) Locais reservados para guardar materiais estão sendo usados? 6) Existem espaços reservados para circulação e os mesmos estão desobstruídos? 7) Há avisos/informações adequados, na quantidade necessária e com informações claras e atualizadas? 8) Os equipamentos de segurança e emergência estão nos locais demarcados e suas inspeções estão em dia? 9) Os manuais e procedimentos do laboratório existentes estão atualizados e disponíveis para consulta? Senso de ordenação 1) A área de trabalho está demarcada e/ou identificada? 2) Existem tubulações/fios expostos impedindo a passagem ou possibilitando acidente? As tubulações existentes estão identificadas por cores? 3) As informações usadas na utilização dos equipamentos estão atualizadas, disponíveis e claras para realização do trabalho? 4) Existe material sucateado na área? 5) Objetos de uso pessoal são guardados em local especificado? 6) O espaço de circulação permite o tráfego de pessoas e equipamentos sem perigo de incidentes? 7) Os equipamentos estão identificados de forma clara e de acordo com o uso? 8) Existe local definido para cada utensílio, sendo estas identificadas e

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Senso de Limpeza

Senso de saúde

Senso de autodisciplina

controladas? 9) Painéis elétricos, quadros, extintores, equipamentos de emergência, quadros de aviso estão identificados, desobstruídos e conservados? 10) Existe local adequado para o armazenamento de EPI's? 11) Existe equipamento defeituoso aguardando reparo (móveis, proteções, lâmpada queimada, vazamentos, entupimentos, iluminação adequada)? 12) Existe identificação visível dos extintores e saídas de emergência? 1) Os padrões/instruções de limpeza são suficientes para orientar a manter a área higienizada? 2) Existe material disponível em local adequado para limpeza? 3) No final das aulas observa-se limpeza em geral? 4) Os resíduos (lixos) são sempre jogados em locais adequados obedecendo à seletividade? 5) Os recipientes de lixo e as centrais de descarte são limpos regularmente? 6) Existe programação para limpeza de paredes, forro e vidraças, piso, armários está em dia? 7) As ferramentas de trabalho estão limpas? 8) Áreas externas circunvizinhas ao local seguem os mesmos padrões internos? 9) Há sujeira dentro dos armários, nas mesas, em cima dos móveis, nas lâmpadas, no exaustor / ventilador? 10) Existem pregos, fitas, ou buracos nas paredes? 11) As principais fontes de sujeira são conhecidas e controladas? 1) Os EPI’s estão sendo usados adequadamente? 2) As normas de segurança são conhecidas pelos alunos, quando aplicável? 3) De maneira geral a higiene e organização do local de trabalho são mantidas diariamente? 4) Existe ventilação, luminosidade e proteção acústica adequada no local de trabalho? 5) São observadas condições inseguras na área de trabalho de acordo com as normas? 6) As técnicas usadas na execução das tarefas estão previstas nos procedimentos, e estes estão disponíveis para consulta? 7) Existem evidências de padronização da implantação do 5S? 1) Todos conhecem suas responsabilidades para manter o laboratório em ordem? 2) Os 5S's são abordados e considerados como pontos importantes no local? 3) 3) Qual o grau de motivação dos funcionários/alunos com a prática do 5S? Tabela 2 - Questionário para avaliação do laboratório

A fim de quantificar os dados relatados na tabela 2, realizou-se uma pontuação com base em estudos de Costa (2005). Cada pergunta cujo resultado fosse conforme receberia valor dois (2), máximo valor; resultados conforme com restrições receberia valor um (1) e, perguntas com respostas não conforme foi atribuído valor zero (0). Os pontos obtidos foram somados,

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divididos pelo número de questões existentes em cada senso, dividido, novamente, pelo valor máximo de pontuação e multiplicado por cem (100). Dessa forma, obteve-se o percentual final da avaliação para cada um dos cinco sensos. Utilizou-se uma escala de 0 a 10 para avaliar as notas obtidas com os questionários, sendo que a nota mínima exigida é 7. Com a média obtida de cada senso, fez uma média geral, para então poder classificá-la, segundo a seguinte classificação: 7 a 8 – não conforme; 8 a 9 – conforme, mas com restrições; 9 a 10 - conforme. Através das respostas obtidas com a avaliação do laboratório e respectivas pontuações, podese verificar as áreas mais críticas, que necessitavam de um foco de atuação maior e, pode-se montar um plano para implantação do programa 5S no laboratório. 4. Resultados e discussão O laboratório de industrialização de vegetais é utilizado por acadêmicos e professores para aulas práticas, monografias, teses e iniciação científica. A organização do mesmo é de responsabilidade de uma funcionária pública que também cuida dos demais laboratórios do bloco. Já a limpeza, é de responsabilidade de uma empresa terceirizada. Através da Figura 2 pode-se identificar em qual dos cinco sensos as não conformidades estão mais presentes e, por conseguinte, onde se localizam as conformidades.

Figura 2 - Percentual de avaliação dos sensos O Senso de Limpeza atingiu a pontuação mais alta, falhando em algumas instruções de limpeza e a separação do lixo segundo a seletividade. Foi o único senso que obteve nota dentro dos parâmetros mínimos de avaliação definidos. Em segundo lugar está o Senso de Saúde, onde ocorre o uso adequado de EPI’s, das normas de segurança, com técnicas previstas em procedimentos, porém estes não disponíveis e com falta de ventilação e proteção acústica.

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No Senso de Autodisciplina a não conformidade está na falta de conscientização da importância do Programa 5S e da falta de motivação por parte de funcionários e alunos, para a prática do programa. O Senso de Utilização e o de Ordenação tiveram os índices mais baixos de toda avaliação. O local inadequado de usar e guardar materiais e equipamentos, materiais estragados, falta de lixeiros, quantidade insuficiente de equipamentos de segurança e falta de avisos e procedimentos atualizados são alguns dos problemas encontrados no laboratório. Também, a presença de materiais sucateados, a falta de extintores, saídas de emergência e material de segurança e a inexistência de identificação dos equipamentos agravam o problema. A média geral dos sensos obtida foi 55, muito abaixo da nota mínima estipulada para avaliação, sendo que dentre as classificações de (a) conforme, (b) conforme com restrições e (C) não conforme, o laboratório estaria abaixo da classificação de não conforme. Os resultados deste questionário podem ser explicados devido ao pouco uso do laboratório, ou seja, não estava sendo utilizado com tanta frequência se comparado aos demais. Durante certa época o laboratório foi desativado, pois não se oferecia mais a disciplina correspondente as práticas que usariam este laboratório. Desta forma não houve preocupação em organizá-lo. Com a oferta de novos cursos ligados a área de alimentos, será imprescindível uma vistoria no local. Segundo Lee (2006) “apud” Ribeiro (2009), com a implantação dos 5 "S", a redução de risco de acidente em função da organização e padronização é de 70%, a melhoria do layout interno reduz entre 5 a 60%, o aumento da produtividade é de 15 a 50%, a melhoria é significante relacionada quanto ao envolvimento e ao comprometimento, a movimentação excessiva é eliminada com a organização e padronização com redução de 20 a 50% e a disciplina é o ponto máximo para a busca de novas melhorias. Em estudos desenvolvidos por Torquato Junior & Araújo (2008) em uma instituição de ensino, o Programa 5 “S” é uma ferramenta válida para mudar hábitos e comportamentos e que a sua adoção na escola contribuiu fortemente para que os alunos internalizem um conjunto de preocupações sintonizadas com a filosofia dos sensos de ordenação, autodisciplina, saúde, limpeza e utilização. Para a melhoria do laboratório e a implantação do Programa 5S no mesmo propõe-se: a) b) c) d) e) f) g) h)

Treinamento e conscientização da importância da prática dos 5S; Separação dos materiais e equipamentos de acordo com a frequência de uso; Reparação dos equipamentos sucateados; Identificação de bancadas, equipamentos e materiais em todo laboratório; Existência e uso correto dos EPI’s e demais materiais de segurança; Uso correto dos locais de guardar materiais, identificados e limpos; Colocação de lixeiros e limpeza adequada; Fixar avisos e informações de segurança e manipulação.

O custo para a implantação do programa é baixo, além de ser um pequeno investimento que traz grandes benefícios. Não há dificuldades para o custeio ou necessidades de compra excessiva de itens. Os únicos custos serão com materiais de escritório, para confecção de etiquetas, cartazes de conscientização; os reparos nos equipamentos estragados, algum profissional que faça treinamento das pessoas, dentre outros.

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No entanto, a instituição conta com todos esses serviços e materiais, inclusive com profissionais que poderão fazer treinamento com todos interessados, levando o custo à quase zero. O que precisará de maior atenção será o tempo necessário para planejamento e discussão das melhores formas de divulgação e implantação. Depois de implantado é necessário que haja um acompanhamento permanente do programa, desta forma, será necessária auditorias que avaliarão o funcionamento. Para esse acompanhamento o questionário acima poderá ser respondido quinzenalmente seguindo a mesma pontuação de forma que esta possa ser visualizada por todos, indicando o sucesso ou fracasso do setor no programa. Este programa pode ser utilizado em qualquer área, para tanto, estudos feitos por Prado et al. (2001), na área de construção civil indicam que o programa, além de garantir a organização do ambiente de trabalho, melhorou a comunicação e relacionamento entre os funcionários, garantindo assim uma introdução dos conceitos de qualidade; maior produtividade e redução do desperdício. 5. Conclusões O Programa 5S é o requisito básico para se atingir um Sistema de Qualidade já que seus 5 sensos são essenciais para a produtividade e organização. Porém não é o suficiente para garantir a qualidade, mas é o primeiro passo rumo à implantação de qualquer outro programa de qualidade. De acordo com o questionário aplicado pode-se verificar a deficiência do laboratório, em pelo menos quatro dos cinco sensos avaliados. Estes resultados indicam a urgência de organização e conscientização dos estudantes e professores que o utilizam. A implantação dos 5S no laboratório de vegetais trará uma maior confiabilidade nos processos ali desenvolvidos, uma maior transparência para seus usuários e maior facilidade de utilização de equipamentos. É importante destacar que implantar o Programa 5S não é apenas traduzir os termos e estudar seus conceitos. Sua essência é mudar atitudes, pensamento e comportamento do pessoal. Garantindo assim, o melhoramento contínuo do local e dos seus colaboradores. Referências CAMPOS, Vicente Falconi. Qualidade Total Padronização de Empresas. Belo Horizonte: EDG, 1999. COSTA, Rafael B. F. et al. Implantação do Programa 5S em uma Empresa de Grande Porte: Importância e dificuldades. In: ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO. Porto Alegre: Associação Brasileira de Engenharia de Produção, 2005. DUARTE, Luiz C. S. et al. O Laboratório de Metrologia sob a Influência do Programa 5s. In: ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO. Fortaleza: Associação Brasileira de Engenharia de Produção, 2006. GODOY, L. P.; BELINAZO, D. P.; PEDRAZZI, F. K. Gestão da Qualidade Total e as Contribuições do Programa 5S’s. In: ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO. Associação Brasileira de Engenharia de Produção, 2001.

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LAPA, Reginaldo. Os Cinco Sensos. Disponível em: . Acesso em: 27 set. 2010. LEE, Tat Y. The Development of ISO 9000 Certification and the Future of Quality Management: a Survey of Certified Firms in Hong Kong. International Journal of Quality and Reliability Management, v. 15, n. 2, p. 162-177, 2006.

LEITE, Daniel M. et al. Avaliação da Aplicação de Sistema de Gestão da Qualidade em Laboratório de Pesquisa e Análise de Alimentos. Sistemas & Gestão, v.4, n.3, p. 205-220, set/dez. 2009. OSADA, T. Housekeepíng 5S: Seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. São Paulo: Atlas, 1992. PRADO, Renato Lucio et al. Diretrizes e Resultados da Implantação do Programa 5S na Construção Civil. UFSC, 2001. RIBEIRO, Luci Dias Martins. Avaliação da Aplicação e do Desenvolvimento do Programa 5 "S” no Setor de Manutenção Industrial de uma Usina de Processamento de Cana-deaçúcar. 2009. 123f. Dissertação apresentada à Faculdade de Ciências Agronômicas da UNESP – Campus de Botucatu, para obtenção do título de Mestre em Agronomia (Energia na Agricultura). Botucatu, 2009. SILVA, J. M. 5S: O ambiente da qualidade. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, 1994. TORQUATO, Sebastião Junior; ARAÚJO, Maria Arlete Duarte. Avaliação do Programa 5 “S” em uma Instituição de Ensino. Revista de Gestão USP, São Paulo, v. 15, n. 2, p. 79-97, abril/junho 2008.

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PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S EM UM LABORATÓRIO

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