¿COMO HACER?
5. UN REPORTE DE PROYECTO
Información: Elisa Saleme y Joaquín Verduzco Redacción: Yahaira Solís
Logotipo Título Slogan Responsable Fecha Dependencia que regula Lugar
Índice Temático Resumen Objetivos Generales Específicos Antecedentes Antecedentes del proyecto Antecedentes de la comunidad Justificación Metodología Destinatarios Lugar Tiempo Actividades y comités Asistencia y difusión Recursos Humanos Recursos Materiales Financiamiento Constancias Riesgos del proyecto y Propuestas de salvación Proceso de Evaluación Fuentes de Verificación Evaluación y retroalimentación Futuro del Proyecto Directorio
“Título” Debe responder las siguientes interrogantes: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?
Resumen El proyecto consiste en… Este apartado es muy útil para el lector, ya que con una simple ojeada al comienzo del mismo se conocerá la descripción general de la actividad, puesto que es el resumen de la misma. Aquí se pone el qué, cómo, dónde, cuándo, porqué y por quién del proyecto, también se deben especificar las características fundamentales del programa. Se recomienda escribirse al final, una vez que se tenga todo lo demás.
Objetivos Los siguientes, son objetivos generales del proyecto: 1. Los siguientes, son objetivos específicos del proyecto: 1. Se dividen en dos: o Generales: Son los objetivos que correspondan con los propios de la Asociación, haciendo ver que la tarea a realizar es compatible con nuestros fines. Igualmente es necesario especificar, según el tipo de programa que hagamos, si estos objetivos queremos cumplirlos a corto, mediano o largo plazo. o Específicos: En este apartado deberemos concretar y formular unos objetivos específicos para cada uno de los aspectos que contemplen nuestra intervención. Estos deberán ser simples, medibles, alcanzables, reproducibles y tener cronología definida (SMART objectives), cuanto más concretos mejor y que nos permitan una fácil evaluación al final del proyecto, sabiendo, entonces, si hemos conseguido que nuestra actuación sea un éxito. Recuerda que al redactarlos sólo puede haber un verbo por objetivo. En general, tanto para definir ambos tipos de objetivos, hay que huir de establecerlos "bonitos e inalcanzables" a simple vista. Su redacción ha de ser clara y concreta, ciñéndonos a lo que, queremos conseguir con la ejecución de nuestro programa.
Antecedentes Se pueden dividir en dos partes: •
Antecedentes del proyecto: también se le puede llamar “Marco de Referencia”. Aquí se comenta brevemente cómo es que surgió este proyecto… por iniciativa de quién, en dónde, cómo llegó a nosotros…
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Antecedentes de la comunidad: también se puede llamar “Análisis de la Realidad”. Aquí se debe dar a conocer diversos indicadores sobre la situación del medio y/o ámbito en el cual vamos a realizar nuestro programa y los cuales justifican nuestra intervención. (realidad sociocultural del lugar de nuestra actuación, características socioeconómicas de los destinatarios, instalaciones existentes, estudios de población, etc.).
Justificación En este apartado se enuncian las razones que existen en todos los puntos de vista para la realización de este proyecto. Este punto es clave para el posterior desarrollo del programa y en él estará basado el resto de nuestra exposición.
Metodología Cuando hablamos de metodología nos referimos al conjunto de recursos por los cuales delimitaremos las tareas necesarias para el desarrollo del proyecto, la organización a seguir, la estructura de funcionamiento, los canales de información interna y externa y demás normas, métodos de toma de decisiones, etc. Cuando las asociaciones juveniles realizan programas, es de uso frecuente que se denomine la metodología simplemente con una o dos palabras (activa y participativa, dinámica, integradora, globalizadora, integral, etc.). Destinatarios
Este apartado lo podemos dividir, a su vez, en dos, con motivo de especificar claramente a quiénes nos dirigimos. 1. Destinatarios. Aquí pondremos el perfil de las personas a quienes nos dirigimos, estableciendo edades, características socio-económicas, procedencia geográfica, afiliación o no a la asociación que realiza el programa, etc. 2. Participantes. Especificaremos aquí el número, tanto de participantes directos en la actuación. Se podría incluir aquí los beneficiarios directos e indirectos. Lugar
Dónde se va a llevar a cabo el proyecto. Concretamos ahora, el lugar o lugares donde se va a realizar el conjunto del programa. Especificaremos el lugar geográfico donde se realiza la actuación y matizaremos, en su caso, la instalación o infraestructura donde se va a ejecutar el programa o actividad.
Tiempo
Este apartado debe contener tres cuestiones de tiempo específicas: 1. Fecha del Evento: ¿Cuando se llevara a cabo el proyecto? 2. Calendarizacion Se debe precisar todas las gestiones previas relativas a la logística del proyecto. Debemos prever cuando se van a realizar las acciones que proponemos, estableciendo unas fechas de ejecución de cada una de las actividades que planteamos. 3. Programa General de Actividades Las actividades expuestas requieren un horario, y es necesario que éste quede reflejado. En este orden de cosas, son muy útiles los "planning", en los cuáles se detalla de una forma clara este tipo de cuestiones, con la ventaja añadida que se puede poner en lugar visible y facilitar así el acceso a la información de los usuarios y participantes en el programa. Actividades y Comités
Este es el apartado más largo, se trata de enunciar todas las actividades que se necesitan realizar en este proyecto de una manera ordenada y en base a eso formar comitivas para la realización de cada trabajo, se deben tomar en cuenta todos los aspectos. Asistencia y Difusión
De qué manera se puede lograr la asistencia de la gente a este proyecto. Se sugiere especificar quien será el encargado o encargados de hacerlo así como los medios para llevar a cabo dicha difusión. Recursos Humanos
En él hay que hacer referencia al equipo humano que va a participar en la gestión del programa. Desde el equipo de responsables, pasando por colaboradores, voluntarios y todas aquellas personas que de una u otra forma van a ser necesarias para la ejecución del proyecto. En este punto es necesario exponer cuál va a ser la coordinación entre los diferentes recursos humanos que se van a utilizar, delimitando las responsabilidades y las técnicas a utilizar para un adecuado trabajo en grupo. Una de las maneras más sencillas es hacer un organigrama en el que se ordenan las jerarquías de los comités de trabajo que se formaron y de los directivos que participarán en el proyecto.
Recursos Materiales
Enumeraremos todos los recursos materiales y técnicos necesarios para la realización de nuestro programa. Hemos de distinguir aquellos recursos con los que ya contamos y los que será necesario conseguir, expresando cuál va a ser el procedimiento a seguir (alquiler, compra, cesión, préstamo, etc.). Podemos realizarlo, igualmente, por comités, detallando cuando se trata de instalaciones o infraestructuras, desplazamientos, manutención, compra de material inventariable o fungible, etc. De esta forma nos puede resultar mucho más sencillo confeccionar el presupuesto de la actividad y los recursos económicos que nos son necesarios para su ejecución. Mencionar si los recursos han sido suficientes o si es necesario incrementarlos, disminuirlos o cambiarlos. Financiamiento
Se debe exponer la cantidad de dinero que se necesita para el proyecto, y, la manera de conseguirlo. Se recomienda tomar en cuenta todas las minuciosidades del proyecto y desglosarlas. Constancias
Se debe comentar el hecho de realizar o no constancias de participación. En caso de que se decida expedirlas también debe comentarse quien será el o los encargados de realizarlas, imprimirlas, así como los directivos que se encargaran de firmarlas y avalarlas.
Proceso de Evaluación Se trata de explicar que se ha conseguido mediante nuestro proyecto y que no. En todo programa debemos de establecer cuáles van a ser los criterios de evaluación a seguir. La evaluación no sólo hay que hacerla sobre los objetivos formulados sino sobre todos los aspectos que contempla el programa. Para ello se utilizarán lo que se denominan indicadores que han de ser tanto cuantificables como cualificables. El proceso de evaluación lo podemos dividir en tres secuencias: •
Evaluación Inicial, que ha de realizarse previa ejecución del programa.
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Evaluación continua, a lo largo del desarrollo del proyecto.
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Evaluación final, a la conclusión del programa.
Para la óptima realización de la evaluación y para facilitar su desarrollo, es muy útil la confección de fichas de seguimiento en cada una de las actuaciones que vamos a realizar y recopilar todos aquellos datos que creamos de interés a lo largo de la ejecución de nuestro programa.
Etapas de Ejecución Reportar solo los avances por etapa de ejecución, no volver a desarrollar los mismos.
Riesgos del proyecto y Propuestas de Salvación Mencionar si se encontraron con alguno de los riesgos que se fundamentaron en el proyecto original. Mencionar cuales y como se solucionaron, si se ocuparon las propuestas de salvación o si al estar mal fundamentadas estas, tuvieron que solucionar de manera improvisada.
Fuentes de verificación Reconocer las fuentes de verificación planteadas en el proyecto original y desarrollar de qué manera ellas han influido en el direccionamiento de nuestro proyecto ya sea positiva o negativamente. Realizar mediante gráficos o esquemas una representación de esta verificación que se sumara a la evaluación
Evaluación y retroalimentación Es una de las partes más importantes y se debe de rendir un informe de las evaluaciones en caso de haber concluido la actividad realizar la evaluación final.
• Evaluación Inicial, del trabajo realizado previo a la ejecución del proyecto. • Evaluación continua, a lo largo del desarrollo del proyecto. • Evaluación final, a la conclusión del programa. Futuro del Proyecto Aquí se plasma qué se pretende que este proyecto sea en un futuro o en qué se pretende que trascienda o en qué se pretende que evolucione o se transforme.
Directorio Aquí se colocan los nombres de las personas encargadas de la organización del proyecto, así como sus cargos.
Dudas, comentarios, preguntas o sugerencias a
[email protected] o a
[email protected].
