BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Pengertian Manajemen, Produksi, dan Manajemen Produksi
2.1.1. Pengertian Manajemen Manajemen berasal dari kata to manage, yang artinya mengelola atau mengatur. Manajemen merupakan proses dalam mengelola pemanfaatan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien serta mengkoordinasikan dengan kegiatan-kegiatan lain agar tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai. Dalam Melaksanakan kegiatan produksi diperlukan adanya manajemen yang berfungsi untuk melakukan pengaturan dan perngorganisasian dalam penggunaan sumber daya yang kemudian dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan. Suatu perusahaan memiliki fungsi-fungsi manajemen, salah satunya yaitu fungsi operasional, keuangan, pemasaran, dan sumber daya manusia. Untuk mencapai tujuan perusahaan, fungsi-fungsi harus saling mendukung satu dengan lainnya. Oleh sebab itu, manajemen menjadi hal yang penting dalam mengelola dan mengkoordinasikan fungsi-fungsi tersebut. Sebelum membahas mengenai pengertian manajemen produksi, terlebih dahulu akan dibahas mengenai arti dari manajemen dan produksi itu sendiri, hal ini dilakukan karena pengertian manajemen produksi tidak dapat terlepas dari pengertian manajemen dan produksi. Pengertian manajemen dapat lebih jelas diketahui dari beberapa definisi yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya sebagai berikut :
Pengertian manajemen menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya “Manajemen” (2004;2) mengemukakan : “Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.” Pengertian manajemen menurut Sofjan Assauri (2004;18) mengemukakan : “Manajemen adalah kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan atau mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan orang lain.” Pengertian
manajemen
menurut
Ricky
W.
Griffin
(2004;27)
mengemukakan : “Manajemen adalah serangkaian aktivitas (termasuk perncanaan dan pengambilan
keputusan,
pengorganisasian,
kepemimpinan,
dan
pengendalian yang diarahkan pada sumber-sumber daya organisasi (manusia, financial, fisik, dan informasi) dengan maksud untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.” Pengertian manajemen menurut Robbins Couter (2003;6) dikemukakan sebagai berikut : “Management as the process of coordinating work activities so that they are completed efficiently and effectively with and throught other people.” Sedangkan terjemahan menurut Robbins Couters (2004;8) dari pengertian manajemen adalah sebagai berikut “ “Manajemen adalah proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatankegiatan kerja agar diselesaikan secara efisien dan efektid dengan dan melalui orang lain.”
Pengertian manajemen menurut Pamela S. Lewis, Stephen H. Goodman, dan Patricia M. Fandt (2004;5) mengemukakan : “Management is defined as the process of administering and coordinating resources effectiveness, efficiently, and in an effort to achieve the goals of the organization.” Menurut pengertian diatas manajemen merupakan proses dari administrasi dan pengkoordinasian sumber daya yang efektif, efisien, dan termasuk usahanya untuk mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan beberapa definisi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa manajemen adalah suatu ilmu, seni, kegiatan atau usaha dalam mengalokasikan sumber-sumber daya yang ada dan menetapkan alat untuk mencapai
tujuan
secara
efektif
melalui
fungsi-fungsi
perencanaan,
pengorganisasian, pengaturan, dan pengawasan secara berkesinambungan agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efisien.
2.1.2. Pengertian Produksi dan Operasi Istilah produksi/operasi sering digunakan pada suatu perusahaan yang menghasilkan output, baik barang maupun jasa. Produksi dalam suatu perusahaan industri merupakan kegiatan yang sangat penting. Apabila suatu perusahaan kegiatan produksinya terhenti, maka perusahaan tersebut akan terhenti pula. Dengan
demikian
seandainya
terdapat
gangguan
yang
mengakibatkan
tersendatnya kegiatan produksi maka kegiatan perusahaan akan terganggu pula, karena pentingnya kegiatan produksi dalam perusahaan industri maka suatu hal yang sangat lazim jika perusahaan industri selalu memperhatikan kegiatan produksinya, karena produksi merupakan suatu bagian yang penting bagi kelangsungan
hidup
perusahaan.
Produksi
adalah
suatu
proses
dalam
menghasilkan suatu produk, dimulai dari produk mentah sampai dengan produk yang bisa dipakai dan bernilai guna. Pengertian produksi/operasi dapat lebih jelas diketahui dari beberapa definisi yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya sebagai berikut :
Pengertian produksi menurut Sofjan Assauri (2004;17), yaitu : “Produksi adalah kegiatan yang mentransformasikan masukan (input) menjadi keluaran (output), tercakup semua aktivitas atau kegiatan yang menghasilkan barang atau jasa, serta kegiatan-kegiatan lain yang mendukung atau menunjang usaha untuk menghasilkan produk tersebut yang berupa barang-barang atau jasa.” Pengertian produksi menurut Vincent Gaspersz (2004;3), yaitu : “Produksi merupakan fungsi pokok dalam setiap organisasi, yang mencakup aktivitas yang bertanggungjawab untuk menciptakan nilai tambah produk yang merupakan output dari setiap organisasi industri itu.” Dari definisi yang dikemukan oleh Vincent Gaspersz diatas, maka dapat disimpulkan bahwa suatu tugas atau aktivitas dikatakan memiliki nilai tambah apabila penambahan beberapa input pada tugas itu akan memberikan nilai tambah produk (barang dan/atau jasa). Proses transformasi nilai tambah dari input menjadi output dalam sistem produksi modern selalu melibatkan komponen struktural dan fungsional. Menurut Vincent Gaspersz (2004;6), sistem produksi memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut : 1. Mempunyai komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan yang utuh. Hal ini berkaitan dengan komponen struktural yang membangun sistem produksi itu. 2. Mempunyai tujuan yang mendasari keberadaannya, yaitu menghasilkan produk (barang dan/atau jasa) berkualitas yang dapat dijual dengan harga kompetitif di pasar. 3. Mempunyai aktivitas berupa proses transformasi nilai tambah input menjadi output secara efektif dan efisien. 4. Mempunyai mekanisme yang mengendalikan pengoperasiannya, berupa optimalisasi pengalokasian sumber-sumber daya.
Dari beberapa definisi produksi diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan pengertian produksi adalah suatu kegiatan penciptaan barang dan jasa dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki dengan mempertimbangkan pula kegiatan-kegiatan pendukung lainya.
2.1.3. Pengertian Manajemen Produksi Dalam melaksanakan kegiatan produksi suatu perusahaan memerlukan suatu manajemen yang berguna untuk menerapkan keputusan-keputusan dalam upaya pengolahan dan pengkoordinasian penggunaan sumber daya dari kegiatan operasional yang dikenal sebagai manajemen operasi. Dalam melakukan kegiatan produksi adanya peningkatan kebutuhan dan keinginan dari konsumen terhadap jumlah, variable, dan tingkat mutu suatu barang dan jasa maka hal ini menimbulkan tantangan bagi setiap perusahaan untuk dapat memenuhinya dengan meningkatkan kemampuan untuk merencanakan, mengatur dan mengelola faktorfaktor produksi yaitu meliputi modal, mesin, material dan manusia dengan keahlian manajerialnya untuk dapat menghasilkan barang dan jasa untuk mencapai tujuan perusahaan. Produksi merupakan fungsi pokok dalam setiap perusahaan, yang mencakup aktivitas yang bertanggungjawab untuk menciptakan nilai tambah produk yang merupakan output dari setiap perusahaan yang dikenal dengan manajemen operasi yang dikemukakan oleh beberapa ahli antara lain : Menurut Jay Heizer and Barry Render dalam bukunya Operations Management
yang
diterjemahkan
oleh
Setyoningsih
dan
Almahdy,
mengemukakan bahwa : “Manajemen operasi adalah serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output.” (2005;4) Pengertian manajemen produksi menurut Sofyan Assauri (2004;19), dalam bukunya yang berjudul Manajemen Produksi dan Operasi adalah sebagai berikut : “Manajemen produksi dan operasi merupakan kegiatan untuk mengatur dan mengkoordinasikan penggunaan sumber-sumber daya yang berupa
sumber daya manusia, sumber daya alat dan sumber daya dana serta bahan, secara efektif dan efisien untuk menciptakan dan menambah kegunaan (utility) sesuatu barang atau jasa.” Sedangkan menurut Chase, Aquilano, dan Jacobs (2004;6)yaitu: “Operation Management (OM) is defined as the design, operations, and improvement of the systems that create and deliver the firms primary proucts and services.” Menurut pengertian diatas, Manajemen operasi didefinisikan sebagai suatu desain, operasi dan perbaikan sistem produksi dalam membuat produk atau jasa utama perusahaan. Sedangkan menurut Barry Rander (2001;2) yaitu : “Manajemen operasi adalah serangkaian kegiatan yang membuat barang dan jasa melalui perubahan dari masukan dan keluaran.” Berdasarkan beberapa definisi diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen produksi adalah penerapan sistem manajemen yang mengatur dan mengarahkan proses yang mengubah masukan (inputs) menjadi keluaran (outputs) berupa barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan konsumen.
2.2.
Pengendalian Kualitas Dengan semakin banyaknya perusahaan yang berkembang di Indonesia
dewasa ini, maka bagi manajemen, kualitas produk menjadi lebih penting dari sebelumnya. Persaingan yang sangat ketat menjadikan pengusaha semakin menyadari pentingnya kualitas produk agar dapat bersaing dan mendapat pangsa pasar yang lebih besar. Perusahaan membutuhkan suatu cara yang dapat mewujudkan terciptanya kualitas yang baik pada produk yang dihasilkanya serta menjaga konsistensinya agar tetap sesuai dengan tuntutan pasar yaitu dengan menerapkan sistem oengendalian kualitas (quality control) atas aktivitas proses yang dijalani. Dalam menjalankan aktivitas manajemen operasi, pengendalian kualitas merupakan salah satu teknik yang perlu dilakukan mulai dari sebelum proses produksi berjalan, pada saat proses produksi, hingga proses produksi berakhir
dengan menghasilkan produk akhir. Pengendalian kualitas dilakukan agar dapat menghasilkan produk berupa barang atau jasa yang sesuai dengan standar yang diinginkan dan direncanakan, serta memperbaiki kualitas produk yang belum sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan sebisa mungkin mempertahankan kualitas yang sesuai. Sebelum membahas pengertian pengendalian kualitas, terlebih dahulu dikemukakan pengertian pengendalian, dan pengertian kualitas menurut beberapa ahli.
2.2.1. Pengertian Pengendalian Menurut Vincent Gasperz (2005;480), pengendalian adalah : Control can mean an evaluation to indicate needed corrective responses, the act guilding, or the state of process in which the variability is atribute to a constant system of chance couses. Menurut pengertian diatas, pengendalian dapat di artikan sebagai kegiatan yang dilakukan untuk memantau aktivitas dan memastikan kinerja sebenarnya yang dilakukan telah sesuai dengan yang direncanakan. Menurut Stephen P. Robin (2003; 5) definisi pengendaliam adalah : “Control can be defined as the process of monitoring activities to ensure they are being accomplished as planned and correcting any significant deviations.” Menurut pengertian diatas, Pengendalian dapat diartikan sebagai proses aktivitas untuk memastikan bahwa proses tersebut dapat diselesaikan sesuai dengan yang telah direncanakan dan memperbaiki perbedaan yang signifikan. Menurut Sofjan Assauri (2004;25) pengendalian dan pengawasan merupakan : “Kegiatan yang dilakukan untuk menjamin agar kegiatan produksi dan operasi yang dilaksanakan sesuai dengan apa yang direncanakan, dan apabila terjadi penyimpangan, maka penyimpangan tersebut dapat dikoreksi, sehingga apa yang diharapkan dapat tercapai.” Menurut Robbins Coulter (2004;526) definisi pengendalian dikemukakan sebagai berikut :
“Pengendalian
adalah
proses
memantau
kegiatan-kegiatan
untuk
memastikan bahwa kegiatan-kegiatan itu diselesaikan sebagaimana telah direncanakan, dan apabila terjadi penyimpangan, maka penyimpangan tersebut dapat dikoreksi, sehingga apa yang diharapkan dapat terjadi.” Berdasarkan
pengertian
diatas,
maka
dapat
disimpulkan
bahwa
pengendalian kualitas adalah kegiatan yang dilakukan untuk memantau aktivitas dan memastikan kinerja sebenarnya yang dilakukan telah sesuai dengan yang direncanakan.
2.2.2. Pengertian Kualitas Definisi kualitas menurut Vincent Gaspersz (2005;5) yaitu : “Kualitas adalah totalitas dari karakteristik suatu produk yang menunjang kemampuanya untuk memuaskan kebutuhan yang dispesifikasikan atau diterapkan.” Definisi Kualitas menurut Roger G. Schroeder (2000;131)yaitu: “Quality is defined here as meeting, or exceeding, costumer requirements now and in the future.” Sedangkan menurut Yulian Zamit (2003;347), mengemukakan: “Mutu adalah suatu istilah relatif yang sangat bergantung pada situasi ditinjau dari pandangan konsumen, secara subjektif orang mengatakan kualitas adalah sesuatu yang cocok dengan selera (fitness for use).” Menurut pernyataan diatas, Kualitas disini didefinisikan sebagai kesesuaian atau melebihinya batas permintaan konsumen baik sekarang maupun di masa yang akan datang. Kualitas berarti mempertemukan dan melebihi apa yang dibutuhkan dan diharapkan pelanggan sudah menjadi hal yang umum.
2.2.2.1.
Dimensi Kualitas
Vincent Gaspersz (2005;37) menyatakan dalam bukunya bahwa David Garvin (1987) mendefinisikan delapan dimensi yang dapat digunakan untuk menganalisis karakteristik kualitas produk, sebagai berikut :
1. Performansi (performance) Berkaitan dengan aspek fungsional dari produk itu dan merupakan karakteristik utama yang dipertimbangkan pelanggan ketika ingin membeli suatu produk. 2. features Merupakan aspek kedua dari performansi yang menambah fungsi dasar, berkaitan dengan pilihan-pilihan dan pengembanganya. 3. Keandalan (reliability) Berkaitan
dengan
probabilitas
atau
kemungkinan
suatu
produk
melaksanakan fungsinya secara berhasil dalam periode waktu tertentu di bawah kondisi tertentu. 4. Konfirmasi (conformance) Berkaitan dengan tingkat kesesuaian produk terhadap spesifikasi yang telah diterapkan sebelumnya berdasarkan keinginan pelanggan. 5. Durability Merupakan ukuran masa pakai suatu produk. Karakteristik ini berkaitan dengan daya tahan dari produk itu. 6. Kemampuan pelayanan (serviceability) Merupakan
karakteristik
yang
berkaitan
dengan
kecepatan,
keramahan/kesopanan, kompetensi, kemudahan serta akurasi dalam perbaikan. 7. Estetika (esthetics) Merupakan karakteristik yang bersifat subjektif sehingga berkaitan dengan pertimbangan pribadi dan refleksi dari preferensi atau pilihan individual. 8. Kualitas yang dirasakan (perceived quality) Bersifat
subjektif,
berkaitan
mengkonsumsi produk tersebut.
dengan
perasaan
pelanggan
dalam
2.2.2.2.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kualitas
Dalam Pelaksanaan kegiatan pengendalian kualitas sebelum, selama, dan sesudah proses produksi ini, menurut Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana (2000;262) ada 9 (sembilan) faktor yang mempengaruhi kualitas produk atau jasa, yaitu sebagai berikut :
1. Market Keinginan dan kebutuhan konsumen diidentifikasikan sebagai dasar untuk mengembangkan produk-produk baru sehingga konsumen percaya akan ada produk yang lebih baik untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Kebanyakan produk ini merupakan hasil pengembangan teknologi-teknologi baru. Akibatnya, bisnis ini harus lebih fleksibel dan berubah arah dengan cepat. 2. Money kebutuhan
akan
otomatisasi
dan
pemekanisan
telah
mendorong
pengeluaran biaya yang besar untuk proses dan perlengkapan baru, namun penambahan investasi dapat meningkatkan produktivitas dan juga berperan dalam pemeliharaan dan perbaikan mutu. 3. Management Mandor dan teknisi mempunyai tanggung jawab sepenuhnya atas kualitas produk, manajemen puncak mengalokasikan tanggung jawab yang tepat untuk mengoreksi penyimpangan dari standar kualitas yang telah ditetapkan. 4. Man Kemajuan di bidang teknologi meningkatkan permintaan akan pekerjapekerja dengan kemampuan yang terspesialisasi. Spesialisasi menjadi bagian penting seiring dengan meningkatnya jumlah bidang ilmu pengetahuan. 5. Motivation Meningkatnya kompleksitas kualitas produk memerlukan motivasi yang tinggi dari karyawan dalam menghasilkan output yang berkualitas. Selain
dipengaruhi oleh imbalan, motivasi karyawan dapat meningkat bila diberikan dorongan dan pengakuan positif atas pekerjaanya. 6. Materials Tingginya biaya produksi dan kebutuhan kualitas yang baik membuat perancang produk membuat bahan baku yang lebih murah tetapi dengan output yang tetap baik. 7. Machine and mechanization Keinginan perusahaan akan peningkatan efisiensi serta memaksimalkan volume produksi telah memaksa digunakanya peralatan manufaktur yang secara bertahap menjadi semakin kompleks dan semakin tergantung terhadap kualitas bahan baku. Banyak perusahaan yang menggunakan otomatisasi atau mekanisme agar dapat menekan biaya dan meningkatkan kegunaan tenaga kerja serta mesin sampai pada tingkat yang memuaskan. 8. Modern Information Methods Teknologi informasi menyediakan cara untuk mengendalikan mesin dan proses selama waktu pemrosesan dan mengendalikan produk dan jasa. Semua usaha tersebut digunakan dengan maksud menjamin kualitas produk sehingga konsumen merasa puas. 9. Mounting Product Requirements Semakin kompleksnya desain mutu produk menuntut pengendalian yang lebih ketat terhadap proses produksi.
2.2.3. Pengertian Pengendalian Kualitas Setelah kita mengetahui pengertian pengendalian dan pengertian kualitas, maka akan dikemukakan pengertian pengendalian kualitas. Menurut Sofjan Assauri (2004;210) pengendalian kualitas adalah: “Pengawasan mutu merupakan usaha untuk mempertahankan mutu atau kualitas dari barang yang dihasilkan, agar sesuai dengan spesifikasi produk yang telah ditetapkan berdasarkan kebijaksanaan pimpinan perusahaan.” Menurut Vincent Gaspersz (2005;480), pengendalian kualitas adalah :
“Quality control is the operational techniques and activities used to fulfill requirements for quality”. Menurut pengertian diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pengendalian kualitas adalah suatu teknik dan aktivitas / tindakan yang terencana yang dilakukan untuk mencapai, mempertahankan dan meningkatkan kualitas suatu produk dan jasa agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan dapat memenuhi kepuasan konsumen.
2.3.
Tujuan Pengendalian Kualitas Secara terperinci, dapat dikatakan bahwa tujuan dari pengendalian kualitas
menurut Sofjan Assauri (2004;210) adalah: 1. Agar barang hasil produksi dapat mencapai standar kualitas yang telah ditetapkan. 2. Mengusahakan agar biaya inspeksi dapat menjadi sekecil mungkin. 3. Mengusahakan agar biaya desain dari produk dan proses dengan menggunakan mutu produksi tertentu dapat menjadi sekecil mungkin. 4. Mengusahakan agar biaya produksi dapat menjadi serendah mungkin.”
Tujuan utama pengendalian kualitas adalah untuk mendapatkan jaminan bahwa kualitas produk atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan dengan mengeluarkan biaya yang ekonomis atau serendah mungkin. Pengendalian kualitas tidak dapat dilepaskan dari pengendalian produksi, karena pengendalian kualitas merupakan bagian dari pengendalian produksi. Pengendalian produksi baik secara kualitas maupun kuantitas merupakan kegiatan yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Hal ini disebabkan karena semua kegiatan produksi yang dilaksanakan akan dikendalikan, supaya barang dan jasa yang dihasilkan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, dimana penyimpangan-penyimpangan yang terjadi diusahakan serendah-rendahnya.
Pengendalian kualitas juga menjamin barang atau jasa yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan seperti halnya pada pengendalian produksi. Dengan demikian antara pengendalian produksi dan pengendalian kualitas erat kaitanya dalam pembuatan barang.
2.4.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengendalian Kualitas Menurut Douglas C. Montgomery (2001;26) faktor-faktor yang
mempengaruhi pengendalian kualitas yang dilakukan perusahaan adalah: 1. Kemampuan proses Batas-batas yang ingin dicapai haruslah disesuaikan dengan kemampuan proses yang ada. Tidak ada gunanya mengendalikan suatu proses dalam batas-batas yang melebihi kemampuan atau kesanggupan proses yang ada. 2. Spesifikasi yang berlaku Spesifikasi hasil produksi yang ingin dicapai harus dapat berlaku, bila ditinjau dari segi kemampuan proses dan keinginan atau kebutuhan konsumen yang ingin dicapai dari hasil produksi tersebut. Dalam hal ini haruslah dapat dipastikan dahulu apakah spesifikasi tersebut dapat berlaku dari kedua segi yang telah disebutkan diatas sebelum pengendalian kualitas pada proses dapat dimulai. 3. Tingkat ketidaksesuain yang dapat diterima Tujuan dilakukan pengendalian suatu proses adalah agar dapat mengurangi produk yang berada di bawah standar seminimal mungkin. Tingkat pengendalian yang diberlakukan tergantung pada banyaknya produk yang berada di bawah standar yang dapat diterima. 4. Biaya kualitas Biaya kualitas sangat mempengaruhi tingkat pengendalian kualitas dalam menghasilkan produk. berkualitas
Apabila
tinggi guna
ingin
menghasilkan produk yang
memuaskan kebutuhan konsumen,
dibutuhkan biaya kualitas yang relatif lebih besar.
maka
a. Biaya Pencegahan (Prevention cost) Biaya ini merupakan biaya yang terjadi untuk mencegah terjadinya kerusakan produk yang dihasilkan. Biaya ini meliputi biaya yang berhubungan dengan perancangan, pelaksanaan, dan pemeliharaan sistem kualitas. Contoh: biaya training karyawan. b. Biaya Deteksi / Penilaian (Detection / Appraisal Cost) Biaya deteksi adalah biaya yang timbul untuk menentukan apakah produk dan jasa yang dihasilkan telah sesuai dengan persyaratanpersyaratan kualitas. Tujuan utama dari fungsi deteksi ini adalah untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kerusakan sepanjang proses produksi. Contoh: Mencegah pengiriman barang-barang yang tidak sesuai dengan persyaratan kepada para konsumen. c. Biaya kegagalan internal (Internal Failure Cost) Merupakan biaya yang terjadi karena adanya ketidaksesuaian dengan persyaratan dan terdeteksi sebelum barang atau jasa tersebut dikirimkan ke pihak luar (pelanggan atau konsumen). Pengukuran biaya kegagalan internla dilakukan dengan menghitung kerusakan produk sebelum meninggalkan pabrik. Contoh: Sisa bahan. d. Biaya kegagalan eksternal (External Failure Cost) Merupakan biaya yang terjadi karena produk atau jasa tidak sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang diketahui setelah produk tersebut dikirimkan kepada para pelanggan atau konsumen. Biaya ini merupakan biaya yang paling membahayakan, karena dapat menyebabkan reputasi buruk, kehilangan pelanggan dan menurunya pangsa pasar. Contoh: Biaya penarikan kembali produk dan biaya garansi.
2.5.
Langkah – Langkah Pengandalian Kualitas Pengendalian kualitas harus dilakukan melalui proses yang terus-menerus
dan berkesinambungan. Proses pengendalian kualitas tersebut dapat dilakukan melalui proses PDCA (plan ,do, check, action) yang diperkenalkan oleh Dr. W.
Edwards Deming, seorang pakar kualitas ternama yang berkebangsaan Amerika Serikat, sehingga siklus ini disebut siklus deming (Deming Cycle). Siklus
PDCA
umumnya
digunakan
untuk
mengetes
dan
mengimplementasikan perubahan-perunbahan untuk memperbaiki kinerja produk, proses atau suatu sistem di masa yang akan datang.
Tahap-tahap dalam siklus PDCA terdiri dari: 1. Plan Merencanakan spesifikasi, menetapkan spesifikasi atau standar kualitas yang baik, memberi pengertian kepada bawahan akan pentingnya kualitas produk, pengendalian kualitas dilakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan. 2. Do Proses produksi dilaksanakan dan tindakan pengendalian pengarahan pada karyawan, maksudnya adalah semua orang yang mempunyai tanggung jawab dalam pekerjaanya. Hal lain yang menunjang proses produksi adalah suhu, kebersihan ruangan, lingkungan sekitar, dan lain-lain diterapkan dalam proses produksi. 3. Check Membandingkan kualitas hasil produksi dengan standar yang telah ditetapkan, berdasarkan penelitian diperoleh data kegagalan dan kemudian ditelaah penyebab kegagalanya. 4. Action Dilakukan usaha-usaha untuk memperbaiki atau mencegah kegagalan tersebut, menstandarisasikan hasil-hasil, dan merencanakan perbaikan secara terus menerus dan diharapkan efisiensi perusahaan di masa yang akan datang meningkat.
Gambar 2.1. Siklus PDCA
Sumber : Richard B.Chase, Nicholas J. Aquilano and F. Robert Jacobs, 2004
Untuk Melaksanakan pengendalian kualitas, terlebih dahulu perlu dipahami beberapa langkah dalam melaksanakan pengendalian kualitas. Menurut Roger G. Schroeder (2007;173) untuk mengimplementasikan perencanaanm pengendalian dan pengembangan kualitas diperlukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Mendefinisikan karakteristik (atribut) kualitas. 2. menentukan bagaimana cara mengukur setiap karakteristik. 3. Menetapkan standar kualitas. 4. Menetapkan program inspeksi. 5. Mencari dan memperbaiki penyebab kualitas yang rendah. 6. Terus-menerus melakukan perbaikan.
2.6.
Tahapan-tahapan Pengendalian Kualitas Untuk memperoleh hasil pengendalian kualitas yang efektif, maka
pengendalian terhadapa kualitas suatu produk dapat dilaksanakan dengan menggunakan teknik-teknik pengendalian kualitas, karena tidak semua hasil produksi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Menurut Suyadi Prawirosentono (2007;72), terdapat beberapa standar kualitas yang bisa ditentukan oleh perusahaan dalam upaya menjaga output barang hasil produksi diantaranya :
1. Standar kualitas bahan baku yang akan digunakan. 2. Standar kualitas proses produksi (mesin dan tenaga kerja yang melaksanakanya). 3. Standar kualitas barang setengah jadi. 4. Standar kualitas barang jadi. 5. Standar administrasi, pengepakan dan pengiriman produk akhir tersebut sampai ke tangan konsumen.
Dikarenakan kegitan pengendalian kualitas sangatlah luas, untuk itu semua pengaruh terhadap kualitas harus dimasukan dan diperhatikan. Secara umum menurut Suyadi Prawirosentono (2007;74), pengendalian atau pengawasan akan kualitas di suatu perusahaan manufaktur dilakukan secara bertahap meliputi halhal sebagai berikut : 1. Pemeriksaan dan pengawasan kualitas bahan mentah (bahan baku, bahan baku penolong dan sebagainya), kualitas bahan dalam proses dan kualitas produk jadi. Demikian pula standar jumlah dan komposisinya. 2. Pemeriksaan atas produk sebagai hasil proses pembuatan. Hal ini berlaku untuk barang setengah jadi maupun barang jadi. Pemeriksaan yang dilakukan tersebut memberi gambaran apakah proses produksi berjalan seperti apa yang telah ditetapkan atau tidak. 3. Pemeriksaan cara pengepakan dan pemgiriman barang ke konsumen. Melakukan analisis fakta untuk mengetahui penyimpangan yang mungkin terjadi. 4. Mesin, tenaga kerja dan fasilitas lainya yang dipakai dalam proses produksi harus juga diawasi sesuai dengan standar kebutuhan. Apabila terjadi penyimpangan, harus segera dilakukan koreksi agar produk yang dihasilkan memenuhi standar yang direncanakan.
Kegiatan pengendalian kualitas sangat luas. Karena semua pengaruh terhadap kualitas harus diperhatikan. Tahapan pengendalian / pengawasan kualitas menurut Sofjan Assauri (2004;210) terdiri dari:
1. Pengawasan selama pengolahan (proses) Banyak cara-cara pengawsan mutu yang berkenaan dengan proses yang teratur. Contoh-contoh atau sampel yang diambil pada jarak waktu yang sama, dan dilanjutkan dengan pengecekan statistik untuk melihat apakah proses dimulai dengan baik atau tidak. Apabila mulainya salah, maka keterangan kesalahan ini dapat diteruskan kepada pelaksana semula untuk penyesuaian kembali. Perlu diingat bahwa pengawasan dari proses haruslah berurutan dan teratur. Pengawasan yang dilakukan hanya terhadap sebagian dari proses, mungkin tidak ada artinya bila tidak diikuti dengan pengawasan pada bagian lain. Pengawasan terhadap proses ini termasuk pengawasan atas bahan-bahan yang akan digunakan untuk proses. 2. Pengawasan atas barang hasil yang telah diselesaikan Walaupun telah diadakan pengawasan mutu dalam tingkat-tingkat proses, tetapi hal ini tidak dapat menjamin bahwa tidak ada hasil yang rusak atau kurang baik ataupun tercampur dengan hasil yang baik. Untuk menjaga supaya hasil barang yang cukup baik atau yang paling sedikit rusaknya, tidak keluar atau lolos dari pabrik sampai ke konsumen / pembeli, maka diperlukan adanya pengawasan atas barang hasil akhir / produk selesai. Adanya pengawasan seperti ini tidak dapat mengadakan perbaikan dengan segera.
2.7. Alat Bantu Dalam Pengendalian Kualitas Untuk memecahkan masalah yang timbul mengenai permasalahan kualitas, diperlukan suatu alat bantu yang dapat dipergunakan secara tepat, untuk menganalisis masalah dengan sebaik-baiknya. Oleh karena itu, diciptakan alat-alat bantu yang dapat dipergunakan secara mudah namun tepat untuk membantu pelaksanaan dalam melakukan langkah pemecahan masalah. Alat bantu yang dikembangkan ialah 7 alat pengendalian kualitas (The 7 QC Tools), yaitu : 1. Lembar Periksa (Check Sheet) 2. Histogram 3. Diagram Pareto
4. Stratifikasi 5. Diagram Tebar 6. Peta Kendali 7. Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram-Diagram Sebab Akibat)
Berikut ini akan dijelaskan 7 alat pengendalian kualitas (The 7 QC Tools), yaitu : 1. Lembar Periksa (Check Sheet) Alat ini berupa lembar pencatatan data secara mudah dan sederhana, sehingga
menghindari
kesalahan-kesalahan
yang
mungkin
terjadi,
dalam
pengumpulan data tersebut.Umumnya Check Sheet ini berisi pertanyaan-pertanyaan yang dibuat sedemikian rupa, sehingga pencatat cukup memberikan tanda kolom yang telah tersedia, dan memberikan keterangan seperlunya. Check Sheet mempunyai kegunaan yang cukup banyak di dalam pengumpulan data, sehingga data yang dikumpulkan akan sangat mudah digunakan dan diolah lebih lanjut. Oleh karena itu, Check Sheet sering digunakan di dalam pengendalian kualitas. Ada beberapa jenis Check Sheet yang biasa digunakan, yaitu: a. Check Sheet untuk distribusi proses produksi Data-data yang dikumpulkan adalah ukuran, berat dan diameter yang dihasilkan dari suatu proses. Namun hal ini dilakukan terhadap populasi hasil proses, sehingga membutuhkan waktu dan biaya yang besar. Untuk itu sering dilakukan random dalam pengambilan sampelnya. b. Check Sheet untuk Defective Item Check Sheet ini digunakan untuk mencatat data tentang jumlah defect (cacat), prosentase defect. Dan bila diperlukan, dapat digunakan untuk setiap macam Cause Defective. c. Check Sheet untuk Defective Location Check Sheet ini digunakan untuk mencatat lokasi defect yang terjadi, pencatatan lokasi defect ini biasanya dilakukan dengan membuat gambar dari produk yang dibuat dan tanda-tanda tertentu diberikan pada lokasi defect.
d. Check Sheet untuk Defective Cause Check Sheet ini digunakan untuk meneliti faktor-faktor penyebab defect untuk masalah-masalah yang lebih komplek, lebih baik digunakan analisa yang lebih mendalam tentang sebab-sebab dan akibat-akibat dengan menggunakan Scatter Diagram.
Check Sheet (Lembar periksa) mempunyai banyak tujuan, tetapi yang terutama adalah mempermudah proses pengumpulan data dan dalam bentuk yang dapat dengan mudah digunakan dan dianalisis secara otomatis. Fungsi lembar periksa adalah sebagai berikut : 1.
Pemeriksaan distribusi proses produksi.
2.
Pemeriksaan item cacat.
3.
Pemeriksaan lokasi cacat.
4.
Pemeriksaan penyebab cacat.
5.
Pemeriksaan konfirmasi pemeriksaan.
6.
Lain-lain.
2. Histogram Histogram
merupakan
diagram
batang
yang
berfungsi
untuk
menggambarkan bentuk distribusi sekumpulan data yang biasanya berupa karakteristik mutu.Histogram ini dapat dibuat dengan cara membentuk terlebih dahulu Tabel Frekuensinya, kemudian diikuti dengan perhitungan Statistis, baru kemudian mem-plot data ke dalam Histogram. Hasil plot data akan memudahkan dalam menganalisis kecenderungan sekelompok data. Kendala lain, yang kemudian timbul, adalah tentang alat bantu yang dapat dipergunakan secara tepat untuk menganalisis masalah dengan sebaik-baiknya. Oleh karena itu, diciptakan alat-alat bantu yang dapat dipergunakan secara mudah namun tepat untuk membantu pelaksanaan dalam melakukan langkah pemecahan masalah.
Berikut ini contoh diagram histogram:
Jumlah Mahasiswa
HISTOGRAM 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 1
2
3
4 5 Tinggi Badan
6
7
8
Gambar 2.2. Contoh Histogram
3. Diagram Pareto Suatu diagram atau grafik yang menjelaskan hirarkhi dari masalah-masalah yang timbul sehingga berfungsi untuk menentukan prioritas penyelesaian masalah.Urutan-urutan prioritas perbaikan untuk mengatasi permasalahan dapat dilakukan dengan memulai pada masalah dominan yang diperlukan dan yang diperoleh dari diagram pareto ini. Setelah diadakannya perbaikan dapat dibuat diagram pareto baru untuk membandingkan dengan kondisi sebelumnya.
Jadi kegunaan diagram pareto itu antara lain : 1. Menunjukkan masalah utama dengan menunjukkan urutan prioritas dari beberapa masalah. 2. Menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan. 3. Menunjukkan tingkat perbaikan setelah tindakan perbaikan pada daerah terbatas. 4. Menunjukkan perbandingan masing-masing masalah sebelum dan sesudah perbaikan.
Terdapat banyak aspek dalam produksi yang harus diperbaiki, yaitu : cacat, alokasi waktu, penghematan biaya dan seterusnya. Dalam fakta, setiap
permasalahan terdiri dari banyak masalah kecil–kecil sehingga menjadi sulit hanya untuk mengetahui bagaimana melangkah ke pemecahannya. Sebuah diagram pareto menunjukkan masalah apa yang pertama harus kita pecahkan untuk menghilangkan kerusakan dan memperbaiki operasi. Item cacat yang paling sering muncul ditangani terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan item cacat tertinggi kedua dan seterusnya. Walaupun diagram ini sangat sederhana, grafik balok ini sangat berguna dalam pengendalian mutu pabrik, kita dapat lebih mudah melihat kerusakan mana yang paling penting dengan grafik balok dari pada dengan menggunakan sebuah tabel bilangan saja. Pada sistem pengendalian kualitas, setelah dilakukan langkah-langkah pengendalian proses, maka langkah selanjutnya adalah melakukan tindakan perbaikan pada faktor-faktor yang masih mempunyai kekurangan walaupun proses telah dikendalikan. Akan tetapi tindakan perbaikan pada faktor-faktor tersebut tidak dapat dilakukan pada saat yang bersamaan karena tidak efisien dari segi ekonomis. Tata Cara Pembuatan Diagram Pareto adalah sebagai berikut: 1. Buat klasifikasi dari cacat 2. Tentukan periode dari diagram Pareto 3. Tulis jumlah cacat yang timbul pada periode waktu yang telah ditentukan 4. Buat dua sumber kordinat 5. Gunakan garis horisontal untuk menggambarkan prosentase 6. Buat diagram-diagram dimana tinggi diagram menyatakan prosentase jenis cacat
Contoh: Suatu diagram pareto pada pemeriksaan pintu mobil Civic Wonder Coklat. Jenis Cacat yang terjadi adalah : 1. Engsel longgar 2. Putaran kaca macet 3. diagonal pintu tidak sama 4. Dudukan kaca tidak pas Maka dibuat tabel, sebagai berikut :
Tabel 2.1. Contoh Tabel Jumlah Cacat No
Jenis Cacat
Jumlah Cacat
1
Sudut tekuk meleset
6
2
Pintu melintir
12
3
Diagonal pintu tidak sama
5
4
Panel gelombang
3
Berdasarkan pada tabel tersebut, dapat dibuat Diagram Pareto sebagai berikut : DIAGRAM PARETO 20
Frekuensi
15 10 5 0 1
2
3
4
JenisDiagram Cacat Gambar 2.2. Contoh Pareto
Gambar 2.3. Contoh Diagram Pareto
4. Stratifikasi Masalah Merupakan suatu usaha untuk mengelompokkan usaha (data kerusakan, fenomena, sebab akibat) kedalam kelompok yang mempunyai karakteristik yang sama. Dasar pengelompokkan stratifikasi sangat bergantung pada tujuan pengelompokkan sehingga dasar pengelompokkan dapat berbeda-beda tergantung pada permasalahan : a.
Sumber daya.
b.
Hasil.
Didalam pengendalian kualitas, stratifikasi terutama ditujukan untuk : 1. Mencari faktor-faktor penyebab utama kualitas secara mudah. 2. Membantu pembuatan diagram tebar . 3. Mempermudah pengambilan kesimpulan didalam penggunaan peta kontrol 4. Mempelajari secara menyeluruh masalah yang dihadapi.
5.
Diagram Tebar Suatu diagram yang menggambarkan hubungan antara dua faktor dengan
memplot data dari kedua faktor tersebut dari suatu grafik. Dengan diagram ini kita dapat menentukan korelasi antara suatu sebab dengan akibatnya. Perhitungan korelasi dapat dilakukan dengan menggunakan regresi atau dengan menggunakan metode nilai tengah.
Ada beberapa jenis korelasi yang dapat terlihat dari diagram tebar ini, yaitu : y
1. Korelasi positif y akan naik bila x naik. Bila x dikendalikan maka y juga akan terkendali. x 2. Ada
kecenderungan korelasi positif. Bila x
naik, y cenderung naik, tapi mungkin ada
y
faktor lain yang berpengaruh. x y
3. Tidak nampak adanya suatu korelasi. x
4. Ada kecenderungan korelasi negatif. Bila x naik, y cenderung turun.
y x y 5. Korelasi negatif, y akan turun bila x naik. x
Keterangan : 1. Pertambahan dalam y tergantung pada pertambahan dalam x. Bila x dikendalikan, y terkendali pula. 2. Bila x bertambah, y akan bertambah beberapa, tetapi y seolah–olah mempunyai penyebab selain dari x. 3. Tidak terdapat korelasi. 4. Pertambahan dalam x menyebabkan kecenderungan untuk penurunan y. Pertambahan dalam x akan menyebabkan penurunan y. Oleh sebab itu, seperti dalam item 1 diatas, x dapat dikendalikan sebagai pengganti y.
Berikut ini diberikan contoh diagram tebar : Diagram Tebar Jumlah Mahasiswa
40 30 20 10 0
Gambar 2.4. 10 Contoh Bentuk Diagram Tebar 0 20 30 40
50
Tinggi Badan
2.4 Contoh Gambar Diagram Tebar
6. Grafik dan Peta Kendali Grafik adalah suatu bentuk penyajian data yang terdiri dari garis-garis yang menghubungkan dua besaran tertentu. Grafik terdiri dari tiga jenis yaitu :
Garis
Batang
Lingkaran
Cara menggunakan dan membaca grafik akan diuraikan dibawah ini : 1. Kedua tabel dan grafik (kecuali grafik lingkaran) dikomposisikan dari sumbu vertikal dan horisontal. 2. Grafik balok menunjukkan kualitas yang sangat jelas dan berkaitan antaranya.
3. Grafik garis adalah baik untuk menemukan bermacam–macam nilai numerik dalam hubungannya dengan ukuran, perubahan dan sebagainya.
Peta kendali adalah merupakan grafik dengan mencantumkan batas maksimum dan batas minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Tujuan menggambarkan peta kendali adalah untuk menetapkan apakah setiap titik pada grafik normal atau tidak normal, dan dapat mengetahui perubahan dalam proses dari mana data dikumpulkan, sehingga setiap titik pada grafik harus mengindikasikan dengan cepat dari proses mana data diambil. Peta ini menunjukkan perubahan dari waktu ke waktu tetapi tidak menunjukkan penyebab penyimpangan, meskipun adanya penyimpangan itu akan terlihat pada peta kendali tersebut.
Peta kendali dapat digunakan untuk : a. Membedakan variasi yang bersifat acak (random) terhapat variasi yang timbul akibat sebab-sebab tertentu. b. Memonitor terjadinya perubahan proses. c. Membantu menentukan sebab-sebab terjadinya suatu variasi.
Bentuk peta kendali bermacam-macam sesuai dengan datanya. Beberapa data didasarkan pada pengukuran seperti pengukuran unit komponen (dalam mm), atau hasil sebuah proses kimia (dalam g). Ini dikenal dengan “nilai indiskrit” atau “data kontinu”. Data yang lain didasarkan pada perhitungan, seperti jumlah artikel jumlah cacat atau rusak. Mereka dikenal dengan “nilai diskrit” atau “data yang dihitung”. Peta kendali yang didasarkan pada dua katagori data ini akan berbeda. Tabel 2.2 menunjukkan macam data kendali yang digunakan dalam setiap kasus tergantung pada dasar nilai isi indiskrit atau nilai diskrit.
Peta kendali juga dapat dibagi kedalam dua tipe sesuai penggunaannya. Seperti dijelaskan diatas, peta kendali yang kita gunkan memberikan banyak informasi daripada data yang digambarkan dalam urutan kronologi : mereka
menunjukkan bagaimana pengaruh berbagai faktor (seperti bahan, orang , metoda, dan seterusnya) berubah selama satu periode waktu. Bila dua atau lebih faktor berbeda mengeluarkan sebuah pengaruh, kita harus menstratifikasikan data dan menggambarkan peta terpisahm sehingga setiap pengaruh dapat dipelajari. Sebagai contoh, bila dua macam bahan digunakan perbedaan karakteristiknya dapat dilihat dengan jelas dengan mempunyai peta.
Tabel 2.2. Tipe Data dan Peta Kendali Tipe Data
Peta Kendali yang digunakan
Indiskrit Contoh : Pengukuran (1/100 mm) Volume (cc) X–R
Berat Produk (g) Daya yang dikonsumsikan (kwh) Diskrit Contoh : Jumlah cacat Cacat Pecahan
Pn
Tingkat produk kelas dua
P
Contoh : Jumlah lubang kecil dalam sepotong lembaran logam dilapis, berbeda dalam luas :
Jumlah partikel asing dalam komponen parmasi, berbeda dalam volume (bila kisaran dimana rusak dimungkinkan, seperti panjang, luas, volume, dan seterusnya adalah tidak tetep).
U
Jumlah lubang pen dalam luas tertentu ; jumlah partikel asing dalam volume tetentu (bila panjang, luas volume, dan seterusnya adalah tetep
C
Contoh peta kendali : Peta Kendali 12
BKA
Waktu
10 8 6
RATA
4 2
BKB
0
1
3
5
7
9
11
13
Dimensi
Gambar 2.5. Contoh Bentuk Peta Kendali
7. Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) Diagram ini merupakan suatu diagram yang digunakan untuk mencari unsur penyebab yang diduga dapat menimbulkan masalah tersebut. Diagram ini sering disebut dengan diagram tulang ikan karena menyerupai bentuk susunan tulang ikan. Bagian kanan dari diagram biasanya menggambarkan akibat atau permasalahan sedangkan cabang-cabang tulang ikannya menggambarkan penyebabnya. Pada umumnya bagian akibat pada diagram ini berkaitan dengan masalah kualitas. Sedangkan unsur-unsur penyebab biasanya terdiri dari faktor-faktor manusia, material, mesin, metode, dan lingkungan. Komposisi bahan mentah dapat sedikit berbeda dengan sumber pasokan dan mungkin terdapat perbedaan ukuran dalam batas yang di ijinkan. Mesin kelihatannya berfungsi dengan cara yang sama, tetapi dispersi dapat muncul dari
sebuah mesin bila beroperasi optimal hanya sebagian dari sebagian waktu kerja. Metode kerja yang samapun dapat menunjukkan perbedaan dalam hasil prosesnya. Kegunaan dari diagram ini adalah untuk menemukan faktor-faktor yang merupakan sebab pada suatu masalah. Untuk menentukan faktor-faktor yang berpengaruh, ada lima faktor utama yang harus diperhatikan yaitu manusia, material, metode, mesin dan lingkungan, diagram ini berfungsi:
1. Menemukan faktor yang berpengaruh pada karakteristik kualitas 2. Prinsip bebas, penyebab yang berdiri sendiri 3. Untuk pengisian digunakan metode sumbang saran 4. Menggunakan metode 4 M + 1 L (mesin, material, metode, man, lingkungan).
Bila terdapat sedikit perbedaan dalam bahan mentah, peralatan dan metoda kerja, dispersi produk dalam histogram akan bertambah besar. Faktor penyebab sebaran adalah bahan mentah, peralatan, metode kerja dan sebagainya, perbedaan ini menghasilkan dispersi mutu produk. Mutu yang ingin kita perbaiki dan kendalikan disebut “karakteristik mutu”. Yang dapat menyebabkan penyebaran disebut faktor. Untuk mengilustrasikan pada sebuah diagram hubungan antara sebab dan akibat kita ingin mengetahui sebab dan akibat dalam bentuk yang nyata. Oleh karenanya, akibat = karakteristik mutu, dan sebab = faktor. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Manusia
Mesin
Masalah
Material
Lingkungan
Metode
Gambar 2.6. Contoh Bentuk Diagram Tulang Ikan (Fishbone)
Dalam diagram sebab akibat, faktor merupakan penyebab terjadinya cacat, sementara karakteristik mutu merupakan akibat. Pada umumnya, faktor harus ditulis lebih rinci untuk membuat diagram menjadi bermanfaat.
Langkah–langkah Membuat Diagram Sebab Akibat Pembuatan diagram sebab akibat diuraikan sebagai berikut : Langkah 1. Tentukan karakteristik mutu. Seperti telah diuraikan diatas karakteristik mutu adalah suatu akibat yang terjadi, yang perlu diperbaiki dan dikendalikan. Untuk melakukan hal tersebut, maka perlu diketahui penyebabnya. Langkah 2. Tulislah karakteristik mutu pada sisi kanan. Gambarlah panah besar dari sisi kiri ke sisi kanan. Langkah 3. Tulislah faktor utama yang mungkin menyebabkan cacat, dengan mengarahkan panah cabang ke panah utama. Faktor penyebab yang mempunyai kemungkinan besar terhadap dispersi sebaiknya dikelompokkan kedalam item–item seperti bahan, peralatan (mesin), metode kerja dan metode pengukuran. Setiap grup individu akan membentuk sebuah cabang. Langkah 4. Selanjutnya pada setiap cabang, tulislah kedalamnya faktor rinci yang dapat dianggap sebagai penyebab, yang menyerupai ranting.
Dan pada setiap ranting tulislah faktor yang lebih rinci, membuat cabang yang lebih kecil. Langkah 5. Akhirnya, periksalah apakah semua item yng menjadi penyebab dispersi telah masuk kedalam diagram. Bila semuanya telah tercantum dan hubungan sebab akibat telah digambarkan dengan tepat, maka diagram tersebut telah lengkap.
Cara Menggunakan Diagram Sebab Akibat Terdapat beberapa cara menggunakan diagram sebab akibat, tetapi yang paling utama adalah : 1. Membuat diagram sebab akibat merupakan pendidikan diri sendiri. Dapatkan ide dari sebanyak mungkin orang waktu membuat diagram sebab akibat. Konsultasi dengan banyak orang lain berarti menyajikan pengalaman dan teknik orang lain. Setiap orang yang mengambil bagian dalam pembuatan diagam ini akan mendapatkan pengetahuan baru. Bahkan yang belum mengetahui secara mendalam mengenai pekerjaannya dapat belajar banyak dari pembuatan diagram sebab akibat atau sederhananya belajar sesuatu yang lengkap. 2. Diagram sebab akibat sebagai pengarah dalam diskusi. Sebuah diskusi akan tidak bermanfaat, bila pembicara menyimpang dari topiknya. Bila diagram sebab akibat berfungsi sebagai fokus diskusi, maka setiap orang yang akan mengetahui topiknya dan seberapa jauh diskusi telah melangkah. Penyimpangan dari topik, pengulangan keluhan dan protes dapat dicegah, sementara kesimpulan mengenai tindakan yang perlu diambil dapat diperoleh lebih cepat. 3. Penyebab harus dicari secara aktif dan hasilnya ditulis dalam bentuk diagram. Bila ditemukan faktor yang sebenarnya, ulangi langkah yang telah diambil untuk menemukan faktor penyebab, hal ini menunjukan bahwa penyebab pada diagram bukan merupakan penyebab dispersi yang sebenarnya, maka susunlah kembali diagram sesuai tahapan sebenarnya
yang anda tempuh. Bila faktor yang belum ditulis dalam diagram, maka pastikan menulis ke dalamnya. 4. Data dikumpulkan dengan diagram sebab akibat. Ketika perubahan terjadi dalam mutu, maka perlu untuk menentukan persentase kerusakan, kisaran dispersi dan seterusnya. Dalam kasus perubahan mutu, carilah penyebab keseluruhannya dan jika penyebab yang benar telah ditemukan, maka segera periksa dan catat dalam diagram sebab akibat. Dengan cara ini kita dapat mendeteksi penyebab yang benar dan dapat mengarahkan kita untuk mengambil tindakan yang tepat. 5. Diagram sebab akibat dapat menunjukan tingkat teknologi. Diagram sebab akibat dapat dibuat secara lengkap bila pembuatnya mengetahui banyak tentang proses produksi. Dengan kata lain, semakin tinggi tingkat teknologi pekerja, semakin baik pula diagram sebab akibat dibuat. 6. Diagram sebab akibat digunakan untuk segala permasalahan. Diagram sebab akibat dibuat bukan hanya untuk satu hal mutu tetapi juga kuantitas, jumlah bahan, keselamatan, pengawas kerja. Tujuan kita untuk mendapatkan hasil, karena pengukuran harus diambil terhadap penyebab, bila kita tidak mengetahui keterkaitan antara penyebab dan akibat, maka kita tidak dapat mengambil tindakan untuk memecahkannya.
