DATEV-Lösungen zum Kanzleimanagement Eigenorganisation für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
Stand 02 | 2016
DATEV-Lösungen zum Kanzleimanagement Eigenorganisation für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
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Erfolg organisieren mit Kanzleimanagement-Lösungen von DATEV
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Kanzleisteuerung
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Mehr zum Thema: Themenbroschüre „Zukunftsfähige Entwicklung der Kanzlei mit IT & Organisation“ (Art.-Nr. 10675) Themenbroschüre „Erfolg sichern durch Kanzleimarketing“ (Art.-Nr. 10715) DATEV-Leistungsspektrum für Rechtsanwälte (Art.-Nr. 10688)
Kanzleimanagement mit System
Inhalt
Gute Eigenorganisation ist die Grundlage für wirtschaftliches und erfolgreiches Arbeiten. Dies entlastet Sie bei Ihren administrativen Aufgaben und verschafft Ihnen damit Freiräume für honorarwirksames Arbeiten. Gute Eigenorganisation heißt auch, durch reibungslose Prozesse Zeit sparen und Kosten senken. Das steigert die Wirtschaftlichkeit Ihrer Kanzlei, die Motivation Ihrer Mitarbeiter und sichert nachhaltig die Zukunft Ihres „Unternehmens“ Kanzlei. Wir unterstützen Sie in Ihrer Rolle als Unternehmer mit passenden Lösungen für:
Arbeitsplatz 4 DATEV Arbeitsplatz pro/Zentrale Stammdaten Dokumentenmanagement 9 DATEV DMS classic pro
n Dokumentenmanagement n Qualitätsmanagement
14 DATEV DMS OCR
n Kanzleisteuerung
15 DATEV DMS Buchungsassistent
n Kanzleimarketing
16 DATEV DMS Posteingangsassistent 17 DATEV DMS classic pro weitere Zusatzkomponenten 19 DATEV E-Mail-Archivierung pro Qualitätsmanagement 22 DATEV ProCheck Kanzleisteuerung 25 DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro 37 DATEV Management-Informationssystem Kanzleimarketing 40 DATEV Marketing und Vertrieb pro 44 DATEV-Mandantenbriefe Weitere Leistungen 48 DATEV-Tools zum Office-Management
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DATEV Arbeitsplatz pro/Zentrale Stammdaten
Mithilfe von DATEV Arbeitsplatz pro können Sie direkt Ihre DATEV-Programme aufrufen. Darüber hinaus agiert der DATEV Arbeitsplatz pro als Organisationsplattform und ist die Zentrale für alle leistungserstellenden Programme sowie die Zentralen Stammdaten. Durch verschiedene Übersichten werden Daten zu Mandanten und deren Leistungen überschaubar dargestellt. Mit wenigen Klicks werden gewünschte Prozesse schnell gestartet. In den DATEV Arbeitsplatz pro sind auch Daten zu Institutionen integriert, wie zum Beispiel Krankenkassen und Banken.
Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV Arbeitsplatz pro übergreifende Organisationsplattform
n intuitiv zu bedienende Oberfläche, die nach
eigenen Wünschen gestaltet werden kann n schnelle Auswertungsmöglichkeiten durch
Gruppier- und Filterfunktionen n Listen können direkt aus dem Arbeitsplatz heraus gedruckt und gespeichert werden n kurze Bearbeitungszeiten, mit wenigen Klicks zum gewünschten Prozess n hohe Transparenz, da alle Informationen auf einen Blick verfügbar sind
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Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV Arbeitsplatz pro Abbildung verschiedener Arbeitsweisen
individuelle Nutzung von DATEV Arbeitsplatz pro je nach Arbeitsweise: n mandantenorientiert wird eine Übersicht aller Mandanten der Kanzlei angezeigt n leistungsorientiert wird eine Übersicht des gewünschten Geschäftsfelds (z. B. Rechnungswesen, Steuern, Lohn) dargestellt n übergreifend wird eine Gesamtübersicht aller Mandanten mit ihren Leistungen angezeigt
DATEV Arbeitsplatz pro/Zentrale Stammdaten
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Leistungen
Ihr Vorteil
Vorlagenverwaltung
n einfache Verwaltung und zentrale Verfügbar-
keit von Dokumentvorlagen für ausgewählte Programme n Vorlagen können importiert, selbst erstellt oder kopiert und an die Kanzleibedürfnisse angepasst werden Schriftguterstellung
n schnelles Erstellen von Einzeldokumenten und
n
n
n n
Schnellinfos
Serienbriefen in ausgewählten DATEV-Programmen Zeitersparnis durch konsequenten Einsatz von Dokumentvorlagen in Verbindung mit Platzhaltern weniger Aufwand für die Kontrolle von Dokumenten durch Übernahme von aktuellen Stammdaten Schreibstil und Erscheinungsbild der Kanzlei sind einheitlich (Corporate Identity) Qualitätssicherung durch Kontrolle der Stammdaten vor der eigentlichen Dokumen erstellung
n die Schnellinfo „Stammdaten“ zeigt auf einen
Blick alle relevanten Informationen zu den Stammdaten des ausgewählten Mandanten (z. B. Adresse); so sind Mandanten-Stammdaten mit den zugehörigen Informationen schnell aufrufbar n die Schnellinfo „Leistungsübersicht“ bietet einen zentralen Überblick über alle Leistungen, die zu einem ausgewählten Mandanten erbracht wurden n zusätzliche Schnellinfos sind, je nach Einsatz weiterer DATEV-Programme, verfügbar, z. B. die Schnellinfo „Dokumente“ in Verbindung mit DATEV Eigenorganisation compact/ classic/comfort pro SEPA-Mandatsverwaltung
n zentrale und produktübergreifende Speiche-
rung der für die Ausführung von SEPA-Lastschriften notwendigen SEPA-Mandate im DATEV-Rechenzentrum n automatischer Vorschlag einer eindeutigen Mandatsreferenz auf Basis der Mandantennummer n einheitliche Basis für die Erstellung von Lastschriftaufträgen
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Leistungen
Ihr Vorteil
Zentrale Stammdaten Mandanten-Stammdaten
n Änderungen der Mandanten-Stammdaten er-
folgen an einer zentralen Stelle und stehen sofort allen DATEV-Programmen zur Verfügung n durch die Historie lässt sich nachvollziehen, bis wann eine bestimmte Adresse gültig ist n zusätzlich sind weitere Felder historisierbar, z. B. Unternehmens- oder Mandantennamen n Abbildung von persönlichen oder geschäftlichen Verbindungen Ihrer Mandanten über Beziehungen
Zentrale Stammdaten
DATEV Arbeitsplatz pro/Zentrale Stammdaten
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Leistungen
Ihr Vorteil
Prozessunterstützung
n je nach angelegtem Mandantentyp werden
nur noch die benötigten Felder zum Befüllen angeboten n alle Daten, die zur Neuanlage eines Mandanten notwendig sind, können in einer Maske erfasst werden n Visualisierung der einzelnen Datenbereiche durch Icons aktive Datenqualität
n Erhöhung der Qualität der Mandanten-
Stammdaten, z. B. bei fehlender Rechnungsadresse n Erfassungshilfe bei der Eingabe von Ort und Postleitzahl oder von Kommunikationsverbindungen im DIN-Format Institutionen
n die Institutionen pro versorgen nahezu alle
DATEV-Anwendungen mit den erforderlichen Institutionsdaten n kostenlose Aktualisierung über die DATEVCloud n Wahl zwischen manueller oder termingesteuerter Aktualisierung n alle Institutionsdaten sind aktuell und jederzeit verfügbar
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DATEV DMS classic pro Dokumentenmanagement mit System
Mit der Softwarelösung DATEV DMS classic pro können Sie Dokumente und Informationen in einem System digital organisieren und archivieren – unabhängig davon, ob diese per Brief, Fax oder E-Mail eingegangen sind oder in der Kanzlei elektronisch erstellt wurden. So können Sie die Prozesse ohne den Medienbruch zwischen Papier und PC deutlich effizienter abwickeln. Sobald ein Dokument verschlagwortet ist, steht es Ihnen und jedem berechtigten Mitarbeiter sofort zur Verfügung und kann von allen Arbeitsplätzen aus angesehen werden. Durch das Abbilden von Aufgaben, Genehmigungsprozessen, Wiedervorlagen und Fristüberwachungen kann ein rechtzeitiges und lückenloses Bearbeiten von Dokumenten sichergestellt werden. Die einzelnen Bearbeitungsschritte sind stets nachvollziehbar, unabhängig davon, an welcher Stelle sie getätigt werden. Die Auskunftsbereitschaft gegenüber den Mandanten steigt, da alle relevanten Dokumente nach einem kurzen Suchvorgang am Bildschirm angezeigt werden können. Mit DATEV DMS classic pro reduzieren Sie das Papiervolumen während des Arbeitsprozesses und im Archiv nachhaltig. Redundante Dokumente und Informationen sowie zeitintensive Ablage- und Suchprozesse gehören der Vergangenheit an.
Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV DMS classic pro zentrales Archiv
n alle relevanten Dokumente werden nach ei-
n n
n n
nem kurzen Suchvorgang am Bildschirm angezeigt Dokumente können von allen Arbeitsplätzen aus gleichzeitig angesehen werden der aktuelle Bearbeitungsstand ist dokumentiert und kann von jedem berechtigten Mitarbeiter bzw. Kanzleiinhaber nachvollzogen werden schneller, standortübergreifender Zugriff sofortige Auskunftsbereitschaft zu Dokumenten
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Leistungen
Ihr Vorteil
Alle Dokumente sind direkt im DATEV Arbeitsplatz pro verfügbar, inkl. Dokumentenvorschau. digitale Speicherung
n nachhaltige Verringerung des Papiervolumens
während des Arbeitsprozesses n platz- und kostensparende Archivierung
Verschlagwortungsknigge
n schnelleres Speichern von Dokumenten, da
Begriffe bereits bei der Ablage automatisch zur Auswahl gestellt werden n schnelleres Finden von Dokumenten, da diese kanzleiweit einheitlich verschlagwortet bzw. abgelegt werden Workflow-Unterstützung
n straffere Arbeitsabläufe durch den Wegfall
von Wege- und Liegezeiten der Dokumente n reibungs- und lückenloses Bearbeiten von
Dokumenten durch Wiedervorlagen und Genehmigungsprozesse, z. B. mithilfe verschiedener Dokumentenstatus n Anbringen von digitalen Hinweisen (Haftnotizen), Stempeln, Markierungen, Pfeilen etc. n „virtueller Schnellhefter“ mit Vorschaufunktion für projekt- bzw. vorgangsbezogene Dokumente n aktive Benachrichtigung beim Eintreffen neuer bzw. zu bearbeitender Dokumente
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Leistungen
Ihr Vorteil
Archivierung gemäß steuerrechtlicher Anforderungen
n Originalzustand eines Dokuments ist jederzeit
nachvollziehbar n lückenlose Nachvollziehbarkeit der Bearbei-
tungsschritte an Dokumenten n Möglichkeit der Zertifizierung gemäß den An-
forderungen an ein revisionssicheres Archivsystem n Kennzeichnung der Dokumente bezüglich der Steuerrelevanz im Prüfungsfall n Unterstützung einer GoBD-konformen Arbeitsweise Controllingabfragen
n schneller Überblick über den Bearbeitungs-
stand der Dokumente n individuell konfigurierbare Suchabfragen
Microsoft Office-Integration
n komfortables Speichern und Ändern von Do-
kumenten der Microsoft Office-Produkte Excel, Word und PowerPoint n Archivieren von E-Mails inkl. Anlagen aus Microsoft Outlook n Versenden von archivierten Dokumenten über Microsoft Outlook n Anzeigen des DATEV DMS-Dokumentnamens in der Microsoft Word- bzw. Excel-Titelzeile
DATEV DMS classic pro
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Leistungen
Ihr Vorteil
umfassende DATEV-Programmverbindungen
n in Verbindung mit der DATEV E-Mail-Archivie-
n n
n n
n n n
n
Zusammenarbeit mit Mandanten1)
rung pro werden E-Mails softwaregesteuert und ordnungsgemäß archiviert und sind automatisch in der jeweiligen elektronischen Mandantenakte verfügbar digitales Belegbuchen in Verbindung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Steuererklärungen werden via Knopfdruck in DATEV DMS classic pro übergeben und archiviert Verlinkung der Dokumente mit Prozesspunkten in DATEV ProCheck von kanzleiangehörigen Rechtsanwälten mit DATEV Anwalt classic pro erstellte Dokumente können einer kanzleiweiten digitalen Ablage zugeführt werden Archivierung von Unterlagen aus DATEV Abschlussprüfung Ablage von Auswertungen aus dem DATEV Daten-Analyse-System pro Laden der Belege in die DATEV-Cloud zur Erstellung der DATEV Rechnungswesen-ArchivCD in Verbindung mit DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro: – automatische Ablage von Rechnungen – Zugriff auf die Vorlagenverwaltung – einfache Dokumenterstellung durch Einsatz von Dokumentvorlagen mit Platzhaltern und mehreren Assistenten – im Rahmen der Serienbrieferstellung automatischer Abgleich der Platzhalter mit den aktuellen Stammdaten – Erzeugung von Posteingangs- und Postausgangssätzen für die Komponente Post, Fristen und Bescheide direkt bei der Archivierung der Dokumente
n Optimierung des Belegflusses zwischen Ihrer
Programmverbindungen n DATEV Abschlussprüfung n n n n n
compact/classic/comfort DATEV Anwalt classic pro DATEV Bilanzbericht compact/ classic/comfort DATEV Briefkasten DATEV Daten-Analyse-System pro DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro
n n DATEV Kanzlei-Rechnungswesen n n n n n n n n n
pro DATEV LODAS classic/comfort DATEV Lohn und Gehalt classic/ comfort DATEV Marketing und Vertrieb pro DATEV Personal-Managementsystem classic DATEV Private Finanz- und Vermögensplanung DATEV Private Vermögensanalyse DATEV ProCheck DATEV Rechnungswesen-ArchivCD DATEV-Programme zu Steuern und Expertisen
Technische Voraussetzungen n Anforderungen technischer Art entnehmen Sie bitte der InfoDatenbank, Dok.-Nr. 0908081 System n Windows (eine Übersicht aktuell unterstützter Betriebssysteme entnehmen Sie bitte der Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0908526)
Kanzlei und Ihren Mandanten n Austausch von Belegen und Dokumenten mit
relevanten Indexdaten für die Finanzbuchhaltung
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Technische Details
Revisionssichere Archivierung n Hinweise zur Archivierung gemäß
steuerrechtlicher Anforderungen (revisionssichere Archivierung) entnehmen Sie bitte der Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1033898
Leistungen
Kanzlei
Ihr Vorteil
Datenaustausch der FIBU-relevanten Belege
DATEV-Preise (zzgl. USt) DATEV DMS classic pro2)3) ab 50,00 Euro n monatlich Mandant
Weitere Informationen
Datenträger/E-Mail
DATEV DMS classic pro
Weitere Informationen, z. B. eine Programmdemo, finden Sie unter www.datev.de/dms.
DATEV DMS Rechnungsprüfung classic
DATEV DMS classic pro Austausch über DATEV-Cloud
Belegverwaltung online
Zusammenarbeit mit Mandanten
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2)
3)
DATEV DMS classic pro
Informationen für Ihre Mandanten finden Sie in der Broschüre „Lösungen für kaufmännische Aufgaben“ (Art.-Nr. 35002). Voraussetzung für die Nutzung im Kanzleimarkt ist der Einsatz von DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro bzw. DATEV Anwalt pro. Preis bezieht sich auf das Standardmodell von DATEV DMS classic pro für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmen. Informationen zum Einsatz von Zusatzkomponenten finden Sie in der Informations-Datenbank (Dok.-Nr. 0904038, www.datev.de/info-db/0904038).
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DATEV DMS OCR Volltexterkennung
Mit DATEV DMS OCR (optical character recognition) wird der Text von in DATEV DMS classic pro archivierten Bilddateien (z. B. TIFF, JPEG) erkannt. Eine Textrecherche über alle in DATEV DMS classic pro archivierten Dokumente (Microsoft Office, TIFF, JPEG, PDF etc.) ist somit möglich und bietet eine schnelle und exakte Suche nach Dokumenten.
Leistungen
Ihr Vorteil
Technische Details Programmverbindungen n DATEV DMS classic pro n DATEV E-Mail-Archivierung pro Technische Voraussetzungen n DATEV DMS classic pro n die Anzahl der Lizenzen orientiert
DATEV DMS OCR
sich an der Anzahl der Lizenzen für DATEV DMS classic pro
n Volltexterkennung von Dokumentinhalten in-
nerhalb von Office-Dokumenten und Bilddateien (z. B. TIFF, JPEG) n ermöglicht Textrecherchen über den gesamten Datenbestand
DATEV-Preise (zzgl. USt) DATEV DMS OCR1) n monatlich
ab 5,00 Euro
Weitere Informationen Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/dms.
1)
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Voraussetzung ist der Einsatz von DATEV DMS classic pro. Die Anzahl der Lizenzen orientiert sich an der Anzahl der DATEV DMS classic pro-Lizenzen.
DATEV DMS Buchungsassistent Automatische Buchungsvorschläge
Mit dem DATEV DMS Buchungsassistenten werden aus gescannten Belegen in DATEV DMS classic pro die Werte „Betrag“, „Belegnummer“ und „Belegdatum“ ausgelesen und im Buchungssatz von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro bzw. DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro vorbelegt. Bei wiederkehrenden Buchungen werden zusätzlich weitere Daten wie Konto und Gegenkonto vorgeschlagen.
Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV DMS Buchungsassistent
n automatische Übernahme der ausgelesenen
Technische Details Programmverbindungen n DATEV DMS classic pro n DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro n DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro Technische Voraussetzungen
Werte in die Buchungszeile von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro/DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro n farbige Hervorhebung der vorgeschlagenen Werte im gescannten Beleg (bei Verwendung von Bildformaten, wie z. B. TIFF oder JPEG)
n DATEV DMS classic pro und
DATEV DMS OCR n die Anzahl der Lizenzen orientiert
sich an der Anzahl der Lizenzen für DATEV DMS classic pro
DATEV-Preise (zzgl. USt) DATEV DMS Buchungsassistent1) ab 10,00 Euro n monatlich
Weitere Informationen Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/dms.
1)
Voraussetzung ist der Einsatz von DATEV DMS classic pro und der Zusatzkomponente DATEV DMS OCR. Die Anzahl der Lizenzen orientiert sich an der Anzahl der DATEV DMS classic pro-Lizenzen.
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DATEV DMS Posteingangsassistent Automatische Vorschläge bei der Erfassung des Posteingangs
Der DATEV DMS Posteingangsassistent unterstützt Sie bei der Archivierung von Dokumenten in DATEV DMS classic pro. Vor dem Speichern analysiert der Assistent den Inhalt des gescannten Dokumentes automatisch und belegt die Ablagemaske von DATEV DMS classic pro mit den erkannten Werten vor. Bei allgemeinem Schriftverkehr, Mandantenbelegen und Rechnungen werden die Daten zum Mandanten und die Datumsangaben analysiert und als Vorschlag in die jeweiligen Felder eingetragen. Bei Bescheiden wird zusätzlich die Dokumentart bestimmt, sodass im Idealfall die komplette Ablagemaske vorbelegt ist.
Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV DMS Posteingangsassistent
beim Erfassen von Posteingängen werden Informationen automatisch erkannt. Somit werden Abläufe zeitlich verkürzt und Fehlerquellen bei der Erfassung vermieden: n hoher Erfassungskomfort n Steigerung der Datenqualität n schneller Abschluss des Posteingangs
Technische Details Programmverbindungen n DATEV DMS classic pro Technische Voraussetzungen n DATEV DMS classic pro und
DATEV DMS OCR n die Anzahl der Lizenzen orientiert sich an der Anzahl der Lizenzen für DATEV DMS classic pro
DATEV-Preise (zzgl. USt) DATEV DMS Posteingangsassistent 1)
n monatlich
ab 10,00 Euro
Weitere Informationen Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/dms.
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Voraussetzung ist der Einsatz von DATEV DMS classic pro und der Zusatzkomponente DATEV DMS OCR. Die Anzahl der Lizenzen orientiert sich an der Anzahl der DATEV DMS classic pro-Lizenzen.
DATEV DMS classic pro weitere Zusatzkomponenten
Für DATEV DMS classic pro stehen Ihnen weitere Zusatzkomponenten zur Verfügung, mithilfe derer Sie das Dokumenten-Management-System gezielt an die Anforderungen Ihrer Kanzlei anpassen können. Folgende Erweiterungen stehen zur Verfügung: n DATEV DMS Dokumentzuordnung n DATEV DMS Niederlassungsfilter n DATEV DMS Metadaten-Import n DATEV DMS Flexibler Zugriffsschutz n DATEV DMS Dokument-Import Darüber hinaus können die genannten Zusatzkomponenten gegen eine gesonderte Vergütung individualisiert werden. Im Rahmen dessen können die grafischen Programmoberflächen erweitert oder Systeme anderer Hersteller angebunden bzw. integriert werden.
Leistungen
Ihr Vorteil
Weitere Zusatzkomponenten DATEV DMS Dokumentzuordnung
n unterschriebene Dokumente wie Postaus-
DATEV DMS Niederlassungsfilter
n standortübergreifende Steuerung von Zu-
DATEV DMS Metadaten-Import
n Import von Metadaten aus externen Syste-
gangsdokumente, Verträge usw. werden automatisch den bereits in DATEV DMS classic pro archivierten Dokumenten zugeordnet n Zuordnung der Dokumente erfolgt direkt in der DMS-Dokumentstruktur, damit alle Teildokumente zusammen archiviert werden griffsrechten für Dokumente im zentralen Archiv von DATEV DMS classic pro entsprechend den Organisationsstrukturen Ihrer Kanzlei n Konfiguration übergreifender Zugriffsrechte für z. B. Inhaber und leitende Angestellte men, z. B. Projektleiter, Projektnummer, Kundennummer usw.; diese werden als zusätzliche Indexinformationen zur Verschlagwortung in DATEV DMS classic pro bereitgestellt n konfigurierbares Zeitintervall, nach dem der Import von Metadaten nach DATEV DMS classic pro erfolgt
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Leistungen
Ihr Vorteil
Technische Details
DATEV DMS Flexibler Zugriffsschutz
n Benutzer können temporären Zugriff auf be-
Programmverbindungen n DATEV DMS classic pro
DATEV DMS Dokument-Import
sonders geschützte Dokumente erhalten, z.B. bei Rückfragen zu einem Dokument aus einem anderen Organisationsbereich
Technische Voraussetzungen n DATEV DMS classic pro
n automatisierter Import von Dokumenten aus
n
externen Systemen nach DATEV DMS classic r Verfügung stehen; beispielsweise können so Belege und Dokumente aus einer externen n DATEV DMS classic pro übergeben werden n Bereitstellung einer Schnittstellenbeschreibung, auf deren Grundlage externe Systeme Dokumente an DATEV DMS classic pro übergeben n Import bereitstehender Dokumente nach s .B. nächtlich
S Dokumentzuordnung sind DATEV S OCR erforderlich.
DATEV-Preise (zzgl. USt) DATEV DMS Dokumentzuordnung1)2)3) ab 2,50 Euro n monatlich T V M Niederlassungsfilter1)2) ab 15,00 Euro n monatlich DATEV DMS Metadaten-Import1) ab 5,00 Euro n monatlich DATEV DMS Flexibler Zugriffsschutz1) ab 2,50 Euro n monatlich DATEV DMS Dokument-Import1) ab 10,00 Euro n monatlich
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2)
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Voraussetzung ist der Einsatz von DATEV DMS classic pro. Die Anzahl der Lizenzen orientiert sich an der Anzahl der Lizenzen für DATEV DMS classic pro. Ab 100 DMS-Lizenzen Preis auf Anfrage. Zielgruppenauslegung: Der Einsatz der Produkte DATEV DMS Rechnungsprüfung classic und comfort ist nur für den Unternehmensmarkt möglich. Der Einsatz der Produkte DATEV DMS Dokumentzuordnung und DATEV DMS Niedermarkt möglich. Voraussetzung für den Einsatz von DATEV DMS Dokumentzuordnung ist der Einsatz von DATEV DMS classic pro in Verbindung mit der Zusatzkomponente DATEV DMS OCR.
DATEV E-Mail-Archivierung pro E-Mails ordnungsgemäß archivieren
Die DATEV E-Mail-Archivierung pro unterstützt Sie dabei, die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung digitaler Geschäftskorrespondenz zu erfüllen. Insbesondere bei steuerlich relevanten Inhalten greifen die einschlägigen gesetzlichen Vorgaben wie die Abgabenordnung (AO) oder die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Eine Archivierung von E-Mails mit geschäftlich und steuerlich relevantem Inhalt, die ausschließlich in Papierform erfolgt, ist rechtlich nicht ausreichend. DATEV E-Mail-Archivierung pro unterstützt Sie dabei, die gesetzlichen Vorgaben für eine sichere Archivierung umzusetzen. Die Archivierung ein- und ausgehender E-Mails erfolgt automatisiert. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern gewährleisten, dass alle steuer- und geschäftsrelevanten EMails sicher abgelegt werden. Dabei arbeiten Sie – wie gewohnt – in Microsoft Outlook. Die E-Mail-Archivierung pro überwacht die Postfächer Ihres Microsoft Exchange-Servers. Welche E-Mails in das Archiv übernommen werden, entscheiden Sie anhand individueller Archivierungsregeln. In Verbindung mit DATEV DMS OCR erhalten Sie zusätzlich eine Volltexterkennung von E-Mails und deren Anhängen.
Unterstützung durch DATEV E-Mail-Archivierung pro
E-Mail geht ein (Posteingang)
E-Mail in Ordner verschieben
Postfach pflegen
E-Mail archivieren
E-Mail suchen und finden
optional: E-Mail in DATEV DMS classic pro übernehmen
Prozess: vom Eingang bis zum Finden archivierter E-Mails
Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV E-Mail-Archivierung pro automatisierte Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
n kein Aufwand für Mitarbeiter bei Archivie-
rung, Löschung und Organisation von E-Mails n Speicherung und jederzeitige Verfügbarkeit
aller E-Mails in einem Archiv; Löschen aus dem Archiv ist nicht möglich
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Leistungen
Ihr Vorteil
Microsoft Outlook bleibt weiterhin die gewohnte E-MailSoftware
n gewohnte Arbeitsumgebung für Mitarbeiter
bleibt bestehen n kein neues Handling, kein Einarbeitungsauf-
wand zeit- oder eigenschaftsgesteuerte Archivierung
n Sicherheit bei der Erfüllung rechtlicher Anfor-
Voraussetzung für zertifizierte Archivierung
n Bearbeitungsschritte an Dokumenten sind
derungen zur Archivierung von E-Mails lückenlos nachvollziehbar n Speicherung auf unveränderbaren Medien
wird unterstützt, z. B. WORM Entlastung des ExchangeServers
n Größenbeschränkungen der E-Mail-Postfä-
cher sind nicht mehr relevant n kein Aufwand für Mitarbeiter zur Organisati-
on ihrer Postfächer bei Erreichen des maximalen Speicherplatzes Archivierungsszenarien
n Sie haben die Wahl zwischen drei Standard-
Archivierungsszenarien: – Komplettarchivierung Referenz: die E-Mail auf dem Nachrichten-Server wird unmittelbar nach dem Verschieben in das EMail-Archiv durch einen Link ersetzt; der Exchange-Server wird entlastet. Hinweise auf ein volles Postfach gehören der Vergangenheit an – Komplettarchivierung Kopie: die E-Mail wird als vollständige Kopie komplett archiviert; unmittelbar nach Eintreffen bzw. Versenden einer Nachricht wird die E-Mail in das E-Mail-Archiv kopiert; die doppelte Datenhaltung bietet maximalen Schutz vor Datenverlust – ordnerorientierte Archivierung: hier werden nur die Nachrichten archiviert, die Sie explizit auswählen; dazu verschieben Sie einfach die ausgewählten E-Mails in vorher definierte Ordner in Microsoft Outlook; erst wenn sich die E-Mails im gewünschten Outlook-Ordner befinden, werden sie ins E-Mail-Archiv kopiert und durch einen Link ersetzt; durch die manuelle Selektion haben Sie vollständige Kontrolle darüber, welche E-Mails archiviert werden n Möglichkeit des Einrichtens von Individualszenarien
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Leistungen
Ihr Vorteil
Technische Details
n direktes Aufrufen Ihres persönlichen E-Mail-
Programmverbindungen n DATEV DMS classic pro n DATEV DMS OCR
Zusatznutzen (optional) Anbindung an DATEV DMS classic pro
Archivs im DATEV Arbeitsplatz pro
Technische Voraussetzungen n Anforderungen technischer Art
entnehmen Sie bitte der InfoDatenbank, Dok.-Nr. 0908081 Auch in der Cloud über DATEVSmartIT nutzbar. Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/smartit.
DATEV-Preise (zzgl. USt) DATEV E-Mail-Archivierung pro1)2) ab 30,00 Euro n monatlich
Weitere Informationen Weitere Informationen, z. B. eine Programmdemo, finden Sie unter www.datev.de/email-archivierung.
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DATEV E-Mail-Archivierung pro
Die Archivierung erfolgt auf Basis aktiver E-Mail-Postfächer (E-Mail-Konten). Das Programm DATEV E-Mail-Archivierung pro kann mit und ohne DATEV DMS classic pro eingesetzt werden.
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DATEV ProCheck Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung
Die Softwarelösung DATEV ProCheck kann alle Prozesse Ihrer Kanzlei vollständig abbilden, inkl. aller Arbeitsanweisungen und der dazugehörenden Kanzleivorlagen. Damit bekommen Sie ein vollständiges elektronisches Organisationshandbuch. Dieses unterstützt Sie z. B. dabei, einen neuen Mitarbeiter in die Arbeitsabläufe Ihrer Kanzlei einzuarbeiten oder auch Sonderwünsche eines Mandanten festzuhalten und jedem Mitarbeiter zugänglich zu machen. Die mitgelieferten Referenzprozesse für Steuerberater entsprechen den Inhalten des Handbuchs „Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement in der Steuerberatung“ – gemeinsam erstellt von der Bundessteuerberaterkammer, dem Deutschen Steuerberaterverband und der DATEV. Zusätzlich können Sie sich ein kostenloses Prozessmodell für Wirtschaftsprüfer bestellen. Unter www.datev.de/procheck-prozesse finden Sie auch aktuelle, themenspezifische Prozessbeschreibungen, z. B. zum Lohn-Jahreswechsel, kostenlos zum Download. Auch wenn Sie DATEV ProCheck noch nicht im Einsatz haben, ist es möglich, diese Prozesse mit dem kostenlosen ProCheck-Viewer anzusehen. Alle Prozessbeschreibungen können Sie auf Wunsch komfortabel an Ihre individuellen Arbeitsabläufe anpassen bzw. ergänzen. Auf Basis der Prozesse können Sie mandanten- bzw. auftragsspezifische Checklisten erstellen und um Besonderheiten ergänzen. Beispiel: Ein Mandant möchte immer telefonisch an die Abgabe der Belege erinnert werden. Diese auf den Einzelfall bezogene Checkliste können Sie direkt aus dem jeweiligen leistungserstellenden DATEVProgramm (DATEV Einkommensteuer classic/comfort etc.) aufrufen. So erhalten Sie eine Checkliste, in der alle zu berücksichtigenden Tätigkeitsschritte aufgeführt sind. Nach der Bearbeitung ist alles entsprechend dokumentiert. Zusätzliche Vorteile ergeben sich in der Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten, wenn diese DATEV ProCheck für Unternehmen einsetzen. So wird durch das Weitergeben von Prozessbeschreibungen und Checklisten an Mandanten die Qualität der Arbeitsergebnisse erhöht sowie Ihr Nachbearbeitungsaufwand deutlich reduziert.
Leistungen
Ihr Vorteil
Prozesse und Checklisten elektronisches Organisationshandbuch
n einheitliche Standards für alle Mitarbeiter n Einarbeiten neuer Mitarbeiter mit wenig
Aufwand n Informationen zu Kanzleiprozessen bzw.
-abläufen stehen jedem Mitarbeiter zentral zur Verfügung n kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) durch stetige Prozessoptimierung n Prozesse und Checklisten können individuell ergänzt, bearbeitet und gelöscht werden
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Leistungen
Ihr Vorteil
Technische Details
Darstellung und Sicherung von Kanzleiwissen
n kein Wissensverlust, wenn ein Mitarbeiter die
kostenlose Referenzmodelle und Musterprozesse
n Prozesse müssen nicht komplett neu erarbei-
Programmverbindungen n DATEV Anwalt classic pro n DATEV DMS classic pro n DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro n DATEV LEXinform/Info-Datenbank pro n DATEV-Programme zur Abschlussprüfung n DATEV-Programme zur Personalwirtschaft n DATEV-Programme zu Steuern und Expertisen n DATEV-Lösungen für das betriebliche Rechnungswesen n Verknüpfungsmöglichkeiten zum Internet
umfangreiche Programmverbindungen
Kanzlei verlässt n Arbeitshilfen, die bereits in der Kanzlei existieren, z. B. Formulare oder Briefvorlagen, können eingebunden werden tet werden, weil Referenzmodelle zu Strategie-, Bearbeitungs- und Leistungsprozessen im Programm enthalten sind; dies erleichtert den Einstieg ins Programm – Referenzmodell für Steuerberater: Basis ist die Veröffentlichung des Berufsstandes, das Handbuch „Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement in der Steuerberatung. – Referenzmodell für Wirtschaftsprüfer: das Standard-Prozessmodell beschreibt den Prozess der Wirtschaftsprüfung unter Berücksichtigung der Vorgaben der VO 1/2006; die Prozessabläufe sind auf die DATEV-Lösungen zur Abschlussprüfung abgestimmt (optional, kostenlos erhältlich unter Art.-Nr. 96324) n themenspezifische, aktuelle Musterprozesse, erstellt von DATEV, finden Sie zum kostenlosen Download unter www.datev.de/ procheck-prozesse n operative Arbeitsunterstützung für Sachbear-
beiter durch Direktaufruf in den leistungserstellenden Programmen n Aufruf der DATEV-Programme direkt aus der ProCheck-Prozessbeschreibung heraus n Prozessbeschreibungen stehen jederzeit dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden n kein Tätigkeitsschritt wird vergessen und muss nachgeholt oder korrigiert werden
DATEV ProCheck
Technische Voraussetzungen n Anforderungen technischer Art entnehmen Sie bitte der InfoDatenbank, Dok.-Nr. 0908081 System n Windows (eine Übersicht aktuell unterstützter Betriebssysteme entnehmen Sie bitte der Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0908526) n netzwerkfähig Auch in der Cloud über DATEVSmartIT nutzbar. Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/smartit.
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Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV-Preise (zzgl. USt)
Dokumentation über Checklisten
n durch Historisierung gehen keine Änderun-
DATEV ProCheck1)2) n monatlich
n n n
n
n
Zusammenarbeit mit Mandanten
gen verloren und das Prozessmodell kann auf eine frühere Version geändert werden es ist ersichtlich, welche Prozessschritte durchgeführt werden müssen es ist nachvollziehbar, wer welche Beschreibung wann geändert hat es ist sichtbar, welcher Mitarbeiter welchen Prozessschritt durch Abhaken dokumentiert hat Besonderheiten bei der Arbeitserledigung können mandanten- bzw. auftragsbezogen festgehalten werden Controlling durch Filtermöglichkeit nach dem Status einzelner Prozesspunkte
ab 10,00 Euro
Weitere Informationen Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/qm.
n Abbildung verschiedener Formen der Arbeits-
teilung mit Ihren Mandanten n die Weitergabe von Ablaufbeschreibungen
an den Mandanten reduziert Ihren Nachbearbeitungsaufwand und sichert die Qualität des Gesamtergebnisses
Prozesse in DATEV ProCheck
1)
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Zzgl. 4 Euro/Monat für das DATEV Grundpaket Basis, wenn noch kein Programm im Einsatz ist, welches das Grundpaket Basis voraussetzt. Auch im DATEV Mehrwert-Angebot enthalten. Weitere Informationen finden Sie in der Produktbroschüre DATEV Mehrwert-Angebot (Art.-Nr. 10691) und unter www.datev.de.
DATEV Eigenorganisation compact/ classic/comfort pro Die Wirtschaftlichkeit der Kanzlei jederzeit im Blick
In DATEV Eigenorganisation compact, classic und comfort pro stehen Ihnen der DATEV Arbeitsplatz pro, die Zentralen Stammdaten, die Vorlagenverwaltung, die Schriftguterstellung und die Digitale Dokumentenablage sowie die Komponenten Post, Fristen und Bescheide, Zeiterfassung, Rechnungsschreibung und die Auftragsbearbeitung in unterschiedlichem Leistungsumfang zur Verfügung. DATEV Eigenorganisation compact pro ist die kompakte Einstiegslösung. Sie hilft Ihnen beim schnellen Aufbau einer leistungsfähigen Büroorganisation. Mithilfe der Software können Sie sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren: Rechnungsschreibung, Leistungserfassung, Dokumentenverwaltung und Postausgang sowie den elektronischen Bescheidabgleich. DATEV Eigenorganisation classic pro ist die Lösung für Kanzleien, die zusätzlich zum Leistungsumfang von DATEV Eigenorganisation compact pro besonderes Augenmerk auf die wirtschaftliche Führung der Mandate legen. Vielfältige Auswertungen liefern wichtige Informationen für das operative Controlling. Durch die Gegenüberstellung der monatlichen Kosten, Vergütungen und Deckungsbeiträge je Mandat oder Mitarbeiter können die Erfolgsfaktoren und Schwachstellen der Kanzlei sowie unwirtschaftliche Mandate schnell ausfindig gemacht werden. Die automatisierte Fristenberechnung und -kontrolle erhöht die Sicherheit bei der rechtzeitigen Auftragsbearbeitung und reduziert Ihr Haftungsrisiko. DATEV Eigenorganisation comfort pro ist die auftragsorientierte Organisationslösung mit einem aktiven Controlling- und Steuerungssystem. Dadurch kann das Management unrentable Abstimmungsprozesse, Liegezeiten, z. B. von Aufträgen, oder kritische Situationen, die sich negativ auf den Deckungsbeitrag auswirken, sofort erkennen und rechtzeitig gegensteuern. DATEV Eigenorganisation comfort pro meldet Ihnen automatisch zeitliche Verzögerungen oder eine Plankostenüberschreitung bereits während der Aufgabenerledigung. Mitarbeitern wird die tägliche Arbeit erleichtert, z. B. durch den automatischen Überblick über ihre zu erledigenden Aufträge. Das Programm unterstützt auch interdisziplinäre Kanzleien beim kanzleiweiten Controlling in Verbindung mit DATEV Anwalt classic pro.
25
DATEV Arbeitsplatz pro – zusätzliche Leistungen zusätzliche Auftragsinformationen
n
Controlling
n
n
n
Standardauswertungen
Aufgaben
n
n
n
operatives Controlling
Zentrale Stammdaten – zusätzliche Leistungen
n
n
n
individuelle Felder und Tabellen
n
n
zusätzliche Auswertungen
n
n n
Post, Fristen und Bescheide Posteingang
n
n
Fristüberwachung
n
n
elektronischer Bescheidabgleich
n
n
n
Postausgang
n
n
n
n
n
n
n
n
n
Handakte
n
n
n
praxisorientierte Ablage
n
n
n
individuelle Ablage
n
n
n
Erfassung und Verwaltung von Steuer- und Beitragszahlungen
n
n
Erinnerungsschreiben
n
n
Digitale Dokumentenablage
Integration
Steuer- und Beitragszahlungen
Zeiten, Honorare, Aufträge
n
Auftragsmanagement Leistungserfassung
n
n
innerbetriebliche Leistungsverrechnung Rechnungsschreibung
n n
n
n
n
n
n
Planung Auftragsinfo/Bearbeitungsstände
26
n
comfort
n
n
n
n
strategisches Controlling
n
Frühwarnsystem
n
Umsatzverteilung
n
Abbilden von Organisationsstrukturen
Interessenten
direktes Scannen
n
Mitarbeitereinsatzplanung
Termine
SEPA-Mandatsverwaltung
classic
Programmleistung
compact
comfort
classic
Programmleistung
compact
Funktionsvergleich
Unternehmensstrukturen1)
n
n
weitere Strukturmerkmale
n
Mandantengruppen
n
Unterstützung interdisziplinärer Kanzleien Steuerberater/Rechtsanwälte
n
Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV Arbeitsplatz pro – zusätzliche Leistungen zusätzliche Auftragsinformationen
n Informationen zum jeweiligen Mandanten-
auftrag, z. B. Deckungsbeitrag, Umsatz oder Kosten direkt im DATEV Arbeitsplatz pro
Zusätzliche Auftragsinformationen Termine
n zentrale Verwaltung der Termine in der
Kanzlei n kanzleiweiter Kalender – verfügbar ohne zu-
sätzlichen Einrichtungsaufwand n Privattermine sind für Dritte als geblockte Zeiten sichtbar, aber inhaltlich nicht einsehbar n übergreifende, mandanten- oder aktenbezogene Tätigkeiten können einfach und schnell abgebildet werden n wiederkehrende Termine können als Serie angelegt werden
DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro
27
Leistungen
Ihr Vorteil
Aufgaben
n zentrale Verwaltung der Aufgaben bei Einsatz
n
n
n n
von DATEV Eigenorganisation compact/ classic/comfort pro übergreifende oder mandantenbezogene Tätigkeiten können einfach und schnell abgebildet werden durch Verknüpfung von Objekten oder Dateien, die im Bezug zur Aufgabe stehen, z. B. Briefe, Bescheide, Akten oder Postein- und -ausgänge, lassen sich Sachverhalte einfach und transparent abbilden Zuständigkeiten können schnell und einfach zugeordnet werden wiederkehrende Aufgaben können als Serie angelegt werden
Zentrale Stammdaten – zusätzliche Leistungen SEPA-Mandatsverwaltung
n zentrale und produktübergreifende Speiche-
rung der für die Ausführung von SEPA-Lastschriften notwendigen SEPA-Mandate im DATEV-Rechenzentrum n automatischer Vorschlag einer eindeutigen Mandatsreferenz auf Basis der Mandantennummer n einheitliche Basis für die Erstellung von Lastschriftaufträgen individuelle Felder und Tabellen
n Anlage eigener Datenfelder zur Erfassung in-
dividueller Stammdaten n Auswertbarkeit der individuellen Felder
zusätzliche Auswertungen
n Erstellen individueller Auswertungen n Auswertungsumfang ist abhängig von der
eingesetzten Eigenorganisationslösung (classic/comfort pro) Interessenten
n Erfassen und Verwalten von Interessenten
möglich n Zeitersparnis, da direkte Übernahme des In-
teressenten als Mandant möglich (nur mit Eigenorganisation comfort pro)
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Leistungen
Ihr Vorteil
Post, Fristen und Bescheide Posteingang
n Zeitersparnis und Sicherheit bei der Erfassung n
n
n
n
durch frei konfigurierbare Eingabemasken lückenlose Dokumentation aller eingehenden Dokumente im elektronischen Posteingangsbuch direkte Verbindung zu dem dazugehörigen Dokument in der Digitalen Dokumentenablage optionale Erstellung von Aufgaben zu dem jeweiligen Posteingangssatz, z. B. die Prüfung des Bescheids Sicherheit durch Nachweismöglichkeit, wann welches Dokument in welcher Form eingegangen ist
Prozessorientierter Einstieg in die Komponente Post, Fristen und Bescheide Fristüberwachung
n keine Fristversäumnisse durch individuelle
Einstellungen n Erinnerungsfunktionen bei der Fristüberwachung n Minimierung des Haftungsrisikos
DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro
29
Leistungen
Ihr Vorteil
elektronischer Bescheidabgleich
n reduzierter Erfassungsaufwand durch Nut-
Bescheidabgleich
30
zung der elektronischen Datenübermittlung (mehr unter www.datev.de/esteuern) n schnellere Bearbeitung von Bescheiden beim Finanzamt und in der Kanzlei n Abweichungen sind auf einen Blick erkennbar n Erstellen von Anschreiben an den Mandanten (analog an die Behörde im Falle eines Einspruchs) mit Übernahme aller relevanten Daten
Leistungen
Ihr Vorteil
Postausgang
n frei konfigurierbare Erfassungsmaske n fortlaufender Überblick über die Geschäfts-
korrespondenz n Dokumentennachweis durch Erfassung aller
Postausgänge im elektronischen Postausgangsbuch n direkte Verbindung zu dem dazugehörigen Dokument (z. B. Einspruchsschreiben) in der Digitalen Dokumentenablage n optionale Anlage von Aufgaben zu dem zugehörigen Postausgangssatz n Vorbeugen von Haftungsfällen
Digitale Dokumentenablage direktes Scannen
n Ablage von Belegen im Stapel für Digitales
Belegbuchen n Heftfunktion für Belege n schnelle Vorschau für Posteingangsdokumen-
te Office- und OutlookIntegration
n komfortable Programmverbindung zu
Handakte
n Kennzeichnen von Dokumenten als Handakte
Microsoft Office und Microsoft Outlook n komfortables Erstellen und Ablegen von E-Mails n komfortable Selektion aller Dokumente mit
Kennzeichnung „Handakte“ praxisorientierte Ablage
n zentrale Verwaltung von mandantenbezogen n n n
individuelle Ablage
nen Schriftstücken übersichtliches und schnelles Ablegen bzw. Wiederfinden von Dokumenten Anpassung der vordefinierten Ablagestrukturen jederzeit möglich mandantenorientierte Speicherung der Dokumente aus fast allen DATEV-Programmen Programmverbindung zur DATEV Telefonie Basis; zu jedem Anruf kann eine Telefonnotiz erstellt werden, die direkt in der Digitalen Dokumentenablage gespeichert und damit zentral verwaltet wird
n Einrichtung zusätzlicher, individueller Ablage-
bereiche, z. B. für private Adressen und Lieferanten
DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro
31
Leistungen
Ihr Vorteil
Steuer- und Beitragszahlungen Erfassung und Verwaltung von Steuer- und Beitragszahlungen
n Anlegen, Bearbeiten und Kontrollieren von
Erinnerungsschreiben
n automatisches Erzeugen von Erinnerungs-
Steuer- und Beitragszahlungen mit den Fälligkeitsterminen n Überblick über festgesetzte oder ermittelte Steuer- und Beitragszahlungen schreiben n schnelles Informieren der Mandanten
Zeiten, Honorare, Aufträge Auftragsmanagement
n effektivere Auftragsabwicklung durch Stann n n n n n
n n
Leistungserfassung
dardisierung der Kanzleiabläufe alle Leistungen lassen sich eindeutig einem Auftrag zuordnen Abbildung individueller Verrechnungssätze Tätigkeiten können nicht vergessen werden – keine Leistung geht verloren Transparenz über den aktuellen Auftragsbestand automatische Information über Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung Sperrung der Leistungserfassung möglich, abhängig von Auftragsstatus und individueller Vorgabe automatisierte Kalkulation und Rechnungsfreigabe automatisierte Weiterberechnung erfasster Zeiten aufgrund von Honorarvereinbarungen
n Erfassen aller Zeiten und Auslagen im Zusam-
menhang mit der Aufgabenerledigung n Kosten für Aufgabenerledigung sind nachvollziehbar und lassen sich in direkten Zusammenhang mit den Leistungen der Mitarbeiter bringen n Grundlage für die Rechnungserstellung n automatische Übernahme der Anruf- und Auftragsdaten sowie der direkten Abrechnung der am Telefon erbrachten Beratungsleistung in Verbindung mit DATEV Telefonie Basis innerbetriebliche Leistungsverrechnung
n Leistungen können kanzleiintern oder
-übergreifend verrechnet werden n höhere Kostentransparenz in der Kanzlei
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Leistungen
Ihr Vorteil
Rechnungsschreibung
n automatische Übernahme der erfassten
Leistungen n Rechnungen können auf Basis der integrier-
n
n
n
n
n
ten, aktuellen StBVV/RVG geschrieben werden aufwendiges Nachschlagen entfällt, denn Mindest- und Höchstwerte der verschiedenen Vergütungsarten werden angezeigt mit den errechneten Gegenstandswerten, z. B. aus den DATEV-Schnittstellenprogrammen zu Steuern, Lohn oder Jahresabschluss, werden automatisch Vergütungen vorgeschlagen Zahlungsaufträge können elektronisch abgewickelt werden, z. B. durch Schnittstellen zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro einheitliches Erscheinungsbild der Kanzlei durch Einbinden des Kanzleibriefkopfs in die Rechnungsformulare Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben
Planung Auftragsinfo/Bearbeitungsstände
n Überblick über die Auftragssituation n Darstellung der Auftragssituation für einzelne
Mitarbeiter n Unterstützung bei der reibungslosen Bearbei-
tung der Aufträge n einfache, sichere und schnelle Erstellung von Fristverlängerungsanträgen n auf situationsbezogene Änderungen, z. B. von Finanzamt oder Bank, kann kurzfristig reagiert werden, da alle Informationen gebündelt vorliegen Mitarbeitereinsatzplanung
n umfangreiche Kapazitätsplanung und Fehlzei-
tenverwaltung n optimaler Einsatz der Mitarbeiter nach Zeitann n n n n
teilen bzw. Qualifikation Kapazitäten werden automatisch ermittelt Überplanung und freie Kapazitäten sind durch grafische Anzeigen sofort ersichtlich optimale Auslastung der Kanzlei Export des Mitarbeiterüberblicks nach Microsoft Excel Berechnung von Mitarbeiterstatistiken
DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro
33
Leistungen
Ihr Vorteil
Controlling Standardauswertungen
n die wichtigsten Auswertungen zu den
Stammdaten und zur Rechnungsschreibung n einfache Erstellung von Telefonlisten, Geburtstagslisten, Fristverlängerungen etc. operatives Controlling
n individuelle Auswertung aktueller Daten zu
Kosten und Vergütungen je Auftrag, Mandant oder Mitarbeiter n Identifizierung unwirtschaftlicher Mandate n Dokumentation von erbrachten Leistungen nach Art, Menge und Kosten n Überblick und Auswerten aller erfassten Zeiten
ABC-Analyse in DATEV Eigenorganisation comfort pro strategisches Controlling
n automatische Benachrichtigung zu kritischen
Kanzleisituationen, wie z. B. Planabweichungen (monetär, zeitlich etc.) n erhöhte Sicherheit, da rechtzeitige Reaktionen möglich
34
Programmverbindungen n Agrar-Abschluss nach BMEL pro n DATEV Anlagenbuchführung pro n DATEV Anwalt classic pro n DATEV Basis Wirtschaftsberatung pro n DATEV Betriebsbewertung n DATEV Bilanzbericht classic/ comfort n DATEV Daten-Manager n DATEV DMS classic pro n DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro n DATEV Kanzleinachrichten pro n DATEV Kontoauszugs-Manager n DATEV LODAS classic/comfort n DATEV Lohn und Gehalt classic/ comfort n DATEV Marketing und Vertrieb pro n DATEV ProCheck n DATEV Reisekosten classic n DATEV Telefonie Basis n DATEV Toolbox n DATEV Vertragscontrolling pro n DATEV Zahlungsverkehr n DATEV-Lösungen zu Steuern und Expertisen n Microsoft Office bzw. StarOffice/ OpenOffice (siehe Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0908314) Technische Voraussetzungen n Anforderungen technischer Art entnehmen Sie bitte der InfoDatenbank, Dok.-Nr. 0908081
n umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten für
die strategische Ausrichtung der Kanzlei, z. B. Geschäftsfeld- und Kapazitätenanalyse n zukunftsgerichtete Steuerung der Kanzlei Frühwarnsystem
Technische Details
System n Windows (eine Übersicht aktuell unterstützter Betriebssysteme entnehmen Sie bitte der Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0908526) n netzwerkfähig
Leistungen
Ihr Vorteil
Technische Details
Umsatzverteilung
n Verteilung des Umsatzanteils der Mitarbeiter
DATEV Eigenorganisation compact und classic pro auch in der Cloud über DATEV-SmartIT nutzbar. Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/ smartit.
anhand von Zeit- und Kostenanteilen im Auftrag n Unterstützung eines leistungsbezogenen Vergütungssystems
Abbilden von Organisationsstrukturen Unternehmensstrukturen1)
komplexe Organisationsstrukturen werden vom System unterstützt durch: n organisatorische Trennung von mehreren Kanzleien, z. B. von Niederlassungen, in einem zentralen EDV-System n Zuordnen von Mandanten zu Kanzleien/Niederlassungen; wenn der Mandant keiner Kanzlei zugeordnet ist, kann er bei allen Kanzleien bearbeitet werden n Rechnungsgrundwerte je Kanzlei und damit getrennte Rechnungsnummernkreise und unterschiedliche Rechnungsformulare je Kanzlei n Erlöskonten und Rechnungsausgangsbuch für jede Kanzlei; Einrichten von Poststellen; damit können je Poststelle getrennte Posteingangs-, Postausgangs-, Fristenkontroll- und Portobücher geführt werden
weitere Strukturmerkmale
n Abbilden von Sachgebieten, Kostenstellen,
n n n n n
Gruppen, Partnern und Teamstrukturen innerhalb einer Kanzlei/Niederlassung innerbetriebliche Leistungsverrechnung innerhalb der Organisationsstrukturen Zuordnung der Poststellen zu Strukturmerkmalen Controlling je Kanzlei/Niederlassung Auswertungen nach Strukturmerkmalen Zuordnung von Mitarbeitern, Mandanten und Aufträgen zu den Strukturmerkmalen Kanzlei, Niederlassung, Sachgebiet und Kostenstelle
DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro
35
Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV-Preise (zzgl. USt) DATEV Eigenorganisation compact pro2)3) ab 23,00 Euro n monatlich DATEV Eigenorganisation classic pro2)4)5) ab 61,00 Euro n monatlich DATEV Eigenorganisation comfort pro2)5)6) ab 97,00 Euro n monatlich DATEV Eigenorganisation Unternehmensstrukturen pro4) ab 6,00 Euro n monatlich
Weitere Strukturmerkmale mit DATEV Eigenorganisation comfort pro Mandantengruppen
n Zusammenfassung von mehreren Mandanten
zu Gruppen und Kategorien n Erstellen von zielgruppenspezifischen Serienbriefen
Unterstützung interdisziplinärer Kanzleien Steuerberater/Rechtsanwälte
zzgl. Gebühren für Leistungen des DATEV-Rechenzentrums laut aktueller Preisliste
Weitere Informationen Weitere Informationen finden Sie auch unter www.datev.de/eigenorganisation.
n Planung, Steuerung und Controlling einer in-
terdisziplinären Kanzlei in Verbindung mit DATEV Anwalt classic pro n zentrale Zeiterfassung n automatische Übergabe von Aufwandspositionen an DATEV Anwalt classic pro zur Fakturierung n automatische Übernahme von Rechnungsdaten aus DATEV Anwalt classic pro in den Mandantenauftrag
1)
2)
3)
4)
5)
6)
36
kostenpflichtiges Zusatzmodul für DATEV Eigenorganisation classic pro Zzgl. 4 Euro/Monat für das DATEV Grundpaket Basis, wenn noch kein Programm im Einsatz ist, welches das Grundpaket Basis voraussetzt. Auch im DATEV Basis-Angebot enthalten. Weitere Informationen finden Sie in der Produktbroschüre DATEV Basis-Angebot (Art.-Nr. 10305) und unter www.datev.de. Auch im DATEV Mehrwert-Angebot enthalten. Weitere Informationen finden Sie in der Produktbroschüre DATEV Mehrwert-Angebot (Art.-Nr. 10691) und unter www.datev.de. Als Zusatzmodul für das DATEV BasisAngebot erhältlich. Weitere Informationen zum DATEV Basis-Angebot finden Sie unter www.datev.de. Als Zusatzmodul für das DATEV Mehrwert-Angebot erhältlich. Weitere Informationen zum DATEV Mehrwert-Angebot finden Sie unter www.datev.de.
DATEV ManagementInformationssystem Kanzleikennzahlen auf einen Blick
standard
individual
Funktionsvergleich
anwendungsübergreifendes Kanzlei-Controlling
n
n
Kanzlei-Cockpit
n
n
innovative Darstellung durch „Sparklines“
n
n
mehrdimensionale Analyse
n
n
n
n
Programmleistung
n n Kommentierung und Strukturierung
n
Pivot-Navigation
n
Leistungen
Ihr Vorteil
anwendungsübergreifendes Kanzlei-Controlling
n schnelle Analyse großer Datenmengen aus
verschiedenen Quellsystemen, z. . aus DATEV Eigenorganisation classic pro oder DATEV Eigenorganisation comfort pro sowie DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro (Offene Posten) n Anbindung weiterer DATEV-Software sowie DATEV-fremder Software möglich n Zeitersparnis bei der Datensammlung und -aufbereitung durch vollständig automatisierte Prozesse n langwieriges Suchen nach Zahlen aus verschiedenen Datenquellen entfällt, z. . die Abstimmung des Rechnungsausgangsbuchs mit der OPOS-Liste
37
Leistungen
Ihr Vorteil
Technische Details
Kanzlei-Cockpit
n schneller Überblick über alle wichtigen Kenn-
Programmverbindungen n DATEV Eigenorganisation classic/ comfort pro n DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro (Offene Posten) n Microsoft Office
zahlen n durch Verknüpfung mit Detailberichten zentraler Einstieg zur Analyse („Drill-down“) innovative Darstellung durch „Sparklines“
mehrdimensionale Analyse
n hohe Informationsdichte mithilfe von sog.
„Sparklines“, z. B. in Form von Säulen-, Balken- oder Liniengrafiken n sofortiges Erkennen von Einbrüchen, Steigerungen, Trends etc. in Zahlenwerten über einen ausgewählten Zeitraum hinweg n Darstellung von Zeitreihen, Anteilen und Verhältnissen verhilft zu aussagekräftigen Berichten n Betrachtung der Daten aus unterschiedlichen
Blickwinkeln, z. B. Mandanten- und Mitarbeiterperspektive n Kombination bzw. Gruppierung unterschiedlicher Sichten vordefinierte Berichte
n Auslieferung vordefinierter Berichte, die be-
reits grundlegende Anforderungen an das Controlling der Kanzlei abdecken n flexibles Setzen von eigenen Filtern in den Berichten, z. B. Selektion verschiedener Zeiträume (Monat, Quartal, Jahr), Mandanten, Mitarbeiter etc. n Weiterbearbeitung der Daten nach dem Export des Berichts in eines der gängigen Microsoft Office-Formate möglich, z. B. Microsoft Word, Excel und PowerPoint, oder als PDF-Datei sowie als HTML-Mail
38
Definition von eigenen Kennzahlen
n umfangreiche Berechnungsmöglichkeiten ei-
Erstellung von eigenen Berichten
n auf Grundlage vorhandener Kennzahlen und
gener Kennzahlen, z. B. Filter-, Quotientenwerte etc. n Unterstützung bei der Kennzahlendefinition durch einen Assistenten vordefinierter Berichte können eigene, neue Berichte erstellt werden n Erstellung eigener Pivot-Tabellen, Rangfolgeund ABC-Analysen n passgenaues Zuschneiden des Reportings auf die Anforderungen der Kanzlei
Technische Voraussetzungen n DATEV Eigenorganisation classic/ comfort pro n Anforderungen technischer Art entnehmen Sie bitte der InfoDatenbank, Dok.-Nr. 0908081 System n Windows (eine Übersicht aktuell
unterstützter Betriebssysteme entnehmen Sie bitte der Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0908526) n netzwerkfähig
Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV-Preise (zzgl. USt) DATEV ManagementInformationssystem individual1) ab 160,00 Euro n monatlich DATEV ManagementInformationssystem standard1) ab 50,00 Euro n monatlich Zusatzmodul DATEV ManagementInformationssystem standard1)2) ab 10,00 Euro n monatlich
Weitere Informationen
Mithilfe der ABC-Analyse identifizieren Sie die Bedeutung Ihrer Mandanten Kommentierung und Strukturierung
Weitere Informationen, z. B. eine Programmdemo, finden Sie unter www.datev.de/mis.
n umfangreiche Möglichkeiten zur Kommentie-
rung eigener Berichte n bequeme Strukturierung der Berichte durch
eigene Überschriften Pivot-Navigation
n detaillierte Analyse der Daten n Hinzufügen von weiteren Blickwinkeln, z. B.
Mandanten-, Mitarbeiter-, Niederlassungsperspektive
1)
2)
DATEV Management-Informationssystem
Die Einrichtung des DATEV Management-Informationssystems erfolgt ausschließlich in Verbindung mit einem Beratungstag des Außendienstes der DATEV eG. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an die ServiceAdresse
[email protected] oder per Telefon an 0911 319-35052. Preisstaffel ist gültig beim gleichzeitigen Einsatz von DATEV Management-Informationssystem individual.
39
DATEV Marketing und Vertrieb pro Marketingaktionen einfach durchführen
DATEV Marketing und Vertrieb pro unterstützt Sie bei der strukturierten Durchführung von Marketingaktionen – von der Konzeption und Zielgruppenauswahl über die Aktionsdurchführung bis hin zur Erfolgskontrolle. Mit der Durchführung von Marketingaktionen binden Sie bestehende Mandanten noch stärker an Ihre Kanzlei und können sich bei potenziellen Mandanten positionieren. In Verbindung mit dem DATEV Arbeitsplatz pro und der Schnellinfo „Vertriebliche Aktionen“ erhalten Sie einen raschen Überblick über Ihre vertrieblichen Aktivitäten beim jeweiligen Mandanten.
Konzeption
Zielgruppenauswahl
Versand der Einladungen
(telefonische) Nachakquise
Veranstaltungsdurchführung
Musterkampagnen
Selektion Stammdaten
Serienbrief / -mail
Abgleich Selektion Stammdaten mit Rückmeldungen
Teilnehmerliste
Prozessablauf für eine Mandantenveranstaltung – Unterstützung durch DATEV Marketing und Vertrieb pro
40
Erfolgskontrolle
(grafische) Auswertungen
Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV Marketing und Vertrieb pro Musterkampagnen als Einstiegsunterstützung
n durch vorbereitete Musterkampagnen erspa-
Gliederung in Teilaktionen
n Sie erhalten eine strukturierte Vermarktungs-
ren Sie sich die eigene Konzeption von Marketingaktionen n eine Musterkampagne zum Thema „Digitale Buchführung“ steht als Beispiel direkt im Programm zur Verfügung; enthalten sind Musteranschreiben und -dokumente zur Einladung und Vorbereitung einer Infoveranstaltung n weitere kostenlose Musterkampagnen zu aktuellen Themen finden Sie unter www.datev.de/musterkampagnen n bei Bedarf können Sie sich auch eine eigene Musterkampagne definieren planung und eine einfache Darstellung des Ablaufs einer Kampagne durch Aufteilung in Aktionen n definieren Sie für jede Aktion einen Verantwortlichen; damit ist dokumentiert, wer sich beispielsweise um den Versand der Einladungsschreiben kümmert n Sie behalten jederzeit den Überblick über den Arbeitsstand der Aktion n Sie können alle Aktionen zu einem Mandanten sichten und auswerten; in Verbindung mit der Schnellinfo Kontaktmanagement im DATEV Arbeitsplatz pro sind Sie für das Gespräch mit dem Mandanten optimal gerüstet
DATEV Marketing und Vertrieb pro
41
Leistungen
Ihr Vorteil
Auswahl von Zielgruppen
n übernehmen Sie schnell und einfach die pas-
n
n
n
n
n
Ansprache der Zielgruppe
senden Mandanten aus dem DATEV Arbeitsplatz pro die Stammdaten Ihrer Mandanten sind die Grundlage für Ihre Zielgruppenselektion; Sie können damit auf die notwendigen Informationen zurückgreifen, um die richtigen Mandanten zu Ihrer Aktion zu finden; dabei steht Ihnen auch das Auskunftssystem in DATEV Eigenorganisation compact, classic und comfort pro zur Verfügung mit dem DATEV Daten-Analyse-System pro können Sie Ihre Zielgruppe anlassbezogen definieren und diese per Knopfdruck nach Marketing und Vertrieb pro übernehmen Sie können die Zielgruppe durch mehrere Selektionsergebnisse kombinieren – also addieren, voneinander abziehen oder auch nur die Schnittmenge aus mehreren Selektionsergebnissen in die Zielgruppe aufnehmen eine bestehende Zielgruppenselektion können Sie mit wenigen Schritten in eine andere Aktion kopieren und sparen sich damit Zeit eine Kontaktstatistik ermittelt pro Mandant den letzten dokumentierten Kontakt – auf dieser Basis sehen Sie sofort, mit welchen Mandanten Sie länger keinen Kontakt hatten, und können diese Kontakte für eine Marketingaktion bereitstellen
n die Ansprache Ihrer Zielgruppe kann schrift-
lich (Brief oder E-Mail), telefonisch oder persönlich erfolgen n je nach Bedarf können Sie Anschreiben und Telefonnotizen in Ihrer Dokumentenverwaltung ablegen; die Anschreiben selbst sowie der Verbleib dazu stehen Ihnen somit jederzeit zur Verfügung n in Verbindung mit der DATEV Telefonie Basis können Sie auch die Zeiterfassung und damit den Aufwand, der mit der Telefonaktion verbunden ist, nachvollziehen n über einen Zielgruppenexport besteht die Möglichkeit, die Adressdaten an einen externen Dienstleister (z. B. DATEV Druck- und Versandservice) weiterzugeben, um beispielsweise den Versand der Unterlagen auszulagern
42
Leistungen
Ihr Vorteil
Technische Details
Aktionssteuerung und Erfolgskontrolle
n erstellen Sie zu einzelnen Tätigkeiten „Aufga-
Programmverbindungen n DATEV Daten-Analyse-System pro n DATEV DMS classic pro n DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro n DATEV Telefonie Basis n Microsoft Outlook n Microsoft Word
n
n
n
n
ben“ und lassen Sie sich von Microsoft Outlook daran erinnern dokumentieren Sie über „Dokumente und Unterlagen“ aktionszugehörige Listen, Intranetseiten oder Dokumente (z. B. über DATEV E-Print erstellte Flyer); so wird die Zusammenarbeit im Team einfacher, da alle Dokumente zentral mit der Aktion verknüpft sind aufbauend auf den Standardergebnissen „offen“, „zugesagt“, „abgesagt“ und „verkauft“ können Sie auch einen individuellen Status, entsprechend der jeweiligen Aktionsart, definieren (z. B. „teilgenommen“) alle Ergebnisse werden für die Aktion und die Kampagne grafisch aufbereitet; Sie haben damit einen schnellen Überblick zum aktuellen Stand der Vermarktungsaktivitäten hinterlegen Sie pro Zielperson die Anzahl der Teilnehmer einer Veranstaltung oder auch die bereits gezahlten Seminargebühren; damit erhalten Sie die Gesamtanzahl aller Teilnehmer – unabhängig von den angeschriebenen Mandanten; diese Informationen können Sie für eine Kampagne auswerten oder auch exportieren
Technische Voraussetzungen n DATEV Eigenorganisation
compact/classic/comfort pro n Anforderungen technischer Art entnehmen Sie bitte der InfoDatenbank, Dok.-Nr. 0908081 System n Windows (eine Übersicht aktuell unterstützter Betriebssysteme entnehmen Sie bitte der Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0908526) n netzwerkfähig
DATEV-Preise (zzgl. USt) DATEV Marketing und Vertrieb pro 1)2)3)
n monatlich
ab 18,00 Euro
Weitere Informationen Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/kanzleimarketing.
1)
Ergebnisgrafik einer Musterkampagne in DATEV Marketing und Vertrieb pro
2)
3)
DATEV Marketing und Vertrieb pro
Voraussetzung ist das Programm Eigenorganisation compact pro, classic pro oder comfort pro. Zzgl. 4 Euro/Monat für das DATEV Grundpaket Basis, wenn noch kein Programm im Einsatz ist, welches das Grundpaket Basis voraussetzt. Auch im DATEV Mehrwert-Angebot enthalten. Weitere Informationen finden Sie in der Produktbroschüre DATEV Mehrwert-Angebot (Art.-Nr. 10691) und unter www.datev.de.
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DATEV-Mandantenbriefe Mandantenbriefe regelmäßig versenden
Durch regelmäßige Mandantenbriefe binden Sie Ihre Mandanten imagewirksam an Ihre Kanzlei und liefern gleichzeitig wichtige Impulse für zusätzliche Beratungsanlässe. Je nachdem, wie individuell Sie informieren möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten: Der LEXinform Mandantenbrief pro bietet Ihren Mandanten eine umfassende Auswahl steuerrechtlicher Themen im Microsoft Word-Format. Sie können einzelne Texte entfernen oder individuelle Inhalte aufnehmen. Über eine Programmverbindung zum Stammdaten-Dienst erfolgt der Serienbriefversand an ausgewählte Mandanten. Voraussetzung ist die Nutzung von LEXinform Steuern/Recht/Wirtschaft pro bzw. LEXinform Steuern pro. Auch der vierseitige Mandantenbrief Blitzlicht Steuern Recht Wirtschaft informiert Ihre Mandanten monatlich über interessante Themen. Das moderne Zeitschriftenlayout mit grafischen Illustrationen animiert zum Lesen. Durch Ihr Kanzleilogo und Ihre Unterschrift auf der Titelseite bleiben Sie Ihren Mandanten im Gedächtnis. Die Individualisierung nehmen Sie einfach über DATEV E-Print (www.datev-e-print.de) vor. Außerdem können Sie auf der Titelseite über aktuelle Themen aus Ihrer Kanzlei berichten, wie z. B. über die Erweiterung Ihres Dienstleistungsangebots. Bei Bedarf sendet DATEV das Blitzlicht auch direkt an Ihre Mandanten. Alternativ bieten wir das Blitzlicht auch als PDF-Version an. Zu umfangreicheren Themen können Sie Ihre Mandanten mit den Blitzlicht-Sonderausgaben informieren. Mit der Softwarelösung DATEV Kanzleinachrichten pro erstellen Sie individuelle Mandantenrundschreiben auf Knopfdruck. Dazu erhalten Sie monatlich eine Textbausteinsammlung (optional). Diese besteht aus rund 50 Bausteinen mit aktuellen Informationen aus den Bereichen Steuern, Recht, Wirtschaft und Personal. Die Textbausteine können Sie jederzeit ändern oder ergänzen. Anhand von automatisch angelegten Informationsprofilen – die sich je Mandant aus den Zentralen Stammdaten bestücken – werden die Mandantenrundschreiben erstellt. Die Individualität der Briefe betonen Sie durch die Verwendung Ihres Kanzlei-Briefkopfs und durch die persönliche Ansprache jedes einzelnen Mandanten. Anschließend versenden Sie Ihre Kanzleinachrichten per E-Mail oder gedruckt. Sie können die einzelnen Briefe automatisch in Eigenorganisation compact/classic/comfort pro oder in DATEV DMS classic pro direkt beim jeweiligen Mandanten ablegen. So haben Sie bei Rückfragen jederzeit schnell Zugriff auf die erteilten Informationen.
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Technische Details DATEV Kanzleinachrichten pro
Mandantenbrief Blitzlicht
Programmleistung
LEXinform Mandantenbrief pro
Funktionsvergleich
aktuelle Informationen aus Steuern, Recht und Wirtschaft
n
n
n
Beraterbeilage
n
n
n
Briefe mit Kanzleilogo, -adresse und Unterschrift
n
n
n
Versand per E-Mail
n
n
n
individueller Brief pro Kanzlei
n
n
fertig gedruckt und ansprechend aufbereitet
n
Mandantendirektversand (optional)
n
Programmverbindungen DATEV Kanzleinachrichten pro n DATEV Daten-Analyse-System pro n DATEV DMS classic pro n DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro Technische Voraussetzungen n Anforderungen technischer Art entnehmen Sie bitte der InfoDatenbank, Dok.-Nr. 0908081 System n Windows (eine Übersicht aktuell unterstützter Betriebssysteme entnehmen Sie bitte der Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0908526) Auch in der Cloud über DATEVSmartIT nutzbar. Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/smartit.
Einbinden in die KanzleiWebseite
n
individuelle Briefe pro Mandant
n
Leistungen
Ihr Vorteil
aktuelle Informationen aus Steuern, Recht und Wirtschaft
n intensiviert den Kontakt zum Mandanten n liefert Impulse für zusätzliche Beratungsleis-
tungen n unterstreicht die Kompetenz des steuerlichen
Beraters n unterstützt bei der Erfüllung der Informati-
onspflicht gegenüber den Mandanten n kompetente Autoren des Deutschen Steuerberaterinstituts bürgen für hohe inhaltliche Qualität der Fachtexte Beraterbeilage
n nennt Quellen, Hintergrundinformationen
und weiterführende Literatur zu den Textbeiträgen n bei Nachfragen von Mandanten sind Mitarbeiter der Kanzlei gut gerüstet
DATEV-Mandantenbriefe
45
Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV-Preise (zzgl. USt)
Briefe mit Kanzleilogo, -adresse und Unterschrift
n beim Blitzlicht Steuern Recht Wirtschaft indi-
Mandantenbrief Blitzlicht Steuern Recht Wirtschaft ohne Logo ab 0,80 Euro n mtl. je Stück
Versand per E-Mail
vidualisieren Sie die Titelseite auf www.datev-e-print.de n individuelle Briefe aus DATEV Kanzleinachrichten pro und LEXinform Mandantenbrief pro werden selbst auf Kanzleibriefpapier gedruckt und unterschrieben n Mandant nimmt den Mandantenbrief als Leistung Ihrer Kanzlei wahr n spart Papier-, Porto- und Handlingkosten in
der Kanzlei individueller Brief pro Kanzlei
n gelieferte Texte können in der Kanzlei verän-
dert oder entfernt werden n eigene Kanzleitexte können ergänzt werden n Ergebnis ist ein kanzleiindividueller Brief für alle Mandanten, die ein Mandantenrundschreiben erhalten sollen fertig gedruckt und ansprechend aufbereitet
n spart viel Zeit in der Kanzlei (kein Erstellen,
Mandantendirektversand (optional)
n DATEV übernimmt den Versand der Briefe an
kein Druck) n ansprechendes Layout motiviert Mandanten zum Lesen Ihre Mandanten n personal- und zeitaufwendiges Versandhand-
ling in der Kanzlei entfällt Einbinden in die KanzleiWebseite
n monatlich aktueller Content aus den Textbau-
individuelle Briefe pro Mandant
n per Knopfdruck entstehen individuelle Briefe
steinen Steuern und Recht pro n ein Baustein für modernes Kanzleimarketing pro Mandant – auf Basis eines individuellen m Stammdaten-Dienst) n jeder Mandant bekommt nur die Informationen, die ihn betreffen n maximale Individualität bei minimalem Zeitaufwand
Mandantendirektversand Blitzlicht ohne Logo zzgl. Preis für Blitzlicht lt. Staffel 0,95 Euro n mtl. je Stück Mandantenbrief Blitzlicht Steuern Recht Wirtschaft mit Logo1) ab 1,00 Euro n mtl. je Stück Mandantendirektversand Blitzlicht mit Logo zzgl. Preis für Blitzlicht lt. Staffel 0,95 Euro n mtl. je Stück Mandantenbrief Blitzlicht Sonderausgaben-Abo ohne Logo2) ab 0,80 Euro n mtl. je Stück Mandantenbrief Blitzlicht Sonderausgaben-Abo mit Logo3) ab 1,00 Euro n mtl. je Stück Mandantenbrief Blitzlicht-PDF-Abo ohne Logo4) 35,00 Euro n monatlich Ab einer monatlichen Abnahmemenge von 75 gedruckten Blitzlichtern ohne Logo ist dieses PDF-Abo kostenlos. Mandantenbrief Blitzlicht-PDF-Abo mit Logo5)4) 50,00 Euro n monatlich Ab einer monatlichen Abnahmemenge von 100 gedruckten Blitzlichtern mit Logo ist dieses PDF-Abo kostenlos. Einbinden von Logo, Editorial und Unterschrift sowie Bestellungen über www.datev-e-print.de. ter www.datev.de/kanzleimarketing.
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Leistungen
Ihr Vorteil
DATEV-Preise (zzgl. USt) DATEV Kanzleinachrichten pro6)7) 12,00 Euro n monatlich DATEV Textbausteine Steuern und Recht pro6)7)8) 36,50 Euro n monatlich inform Mandanten rief pro 7)4) 5,00 Euro n monatlich
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DATEV Kanzleinachrichten pro
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DATEV-Mandantenbriefe
Sie erhalten das Blitzlicht mit Ihrem Kanzlei-Logo, Ihrem Editorial und Ihrer Unterschrift. Diese Individualisierung Ihrer Blitzlicht-Titelseite ist kostenlos über www.datev-e-print.de möglich. Auch Ihre Bestellung erfolgt über DATEV E-Print. Sonderausgaben erscheinen ca. 2- bis 4mal pro Jahr. Auch Bestellungen einzelner Sonderausgaben sind möglich. Sonderausgaben erscheinen ca. 2- bis 4mal pro Jahr. Auch Bestellungen einzelner Sonderausgaben sind möglich. Diese Bestellung erfolgt in www.datev-eprint.de. Voraussetzung ist ein Abonnement des Blitzlichts mit Logo. Auch im DATEV Mehrwert-Angebot entin der Produktbroschüre DATEV Mehrwert-Angebot (Art.-Nr. 10691) und unter www.datev.de. Die Individualisierung ist kostenlos über das Internetportal DATEV E-Print www.datev-e-print.de möglich. Die Bestellung erfolgt ebenfalls über DATEV E-Print. Der Preis versteht sich als Abonnementpreis pro Lieferung und Betriebsstätte. Bei Anbindung mehrerer Betriebsstätten an eine zentrale WTS/WT-Serverfarm fallen die Kosten pro WTS/WT-Serverfarm an (unabhängig von der Anzahl angebundener PC und Betriebsstätten). Zzgl. 4 Euro/Monat für das DATEV Grundpaket Basis, wenn noch kein Programm im Einsatz ist, welches das Grundpaket Basis voraussetzt. DATEV Textbausteine Steuern und Recht pro ist nur in Verbindung mit DATEV Kanzleinachrichten pro bestellbar.
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DATEV-Tools zum OfficeManagement Die „kleinen Helfer“
Die DATEV-Tools sind „kleine Helfer“ auf Basis von Microsoft Word und Excel, die nützliche Ergänzungen zu DATEV-Produkten darstellen. Die DATEV Toolbox-Umgebung ist die kostenlose Rahmenanwendung für Tools aus verschiedenen DATEV-Produktgruppen: Office-Management n Tool Neuanlage eines Mandats n Tool Vordrucke für die Beratungspraxis Steuerberechnung und -erklärung n Ergänzende Steuerformulare Betriebliches Rechnungswesen n Ergebnisverwendung für Personengesellschaften n Liquiditätsvorschau n Bauabzugssteuer n EBS-Konvertierung n Betriebszweigabrechnung LuF n Konsolidierte ZM
Leistungen
Ihr Vorteil
Tools zum Office-Management Tool Neuanlage eines Mandats
n Einzugsermächtigungen für Kraftfahrzeug-
steuer und Krankenkassen n Formulare zur An-, Ab- und Ummeldung
eines Gewerbes n Gründung einer Körperschaft des privaten
Rechts n Mitteilung über Auslandsbeteiligungen n Vollmacht zur Einsichtnahme in das Steuerkonto n u. v. m.
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Leistungen
Ihr Vorteil
Technische Details
Tool Vordrucke für die Beratungspraxis
n zeitsparendes Ausfüllen der Formulare durch
Programmverbindungen n Tool Neuanlage eines Mandats/ Tool Vordrucke für die Beratungspraxis: DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro
n n
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n
die Übernahme der in der Toolbox-Umgebung hinterlegten Kanzleidaten sowie der bereits vorhandenen Daten von Mandanten oder Mitarbeitern aus dem StammdatenDienst Auswahl von Textalternativen durch Mausklick Unterstützung bei der Auswahl von Gestaltungsalternativen durch hinterlegte Erläuterungen zu rechtlichen Überlegungen durchgängige automatische Anpassung des Dokuments an die Personalisierung (z.B. Anrede Frau/Herr, Auftraggeber/-in, Sozietät/ Einzelpraxis) übersichtliches Erscheinungsbild, da nicht benötigte Textpassagen bei der Ausgabe unterdrückt werden
Technische Voraussetzungen n vor der Installation und Nutzung eines Tools muss die DATEV Toolbox-Umgebung (Art.-Nr. n
DATEV-Preise (zzgl. USt) Toolbox-Umgebung n kostenlos Tools zum Office-Management Vordrucke für die Beratungspraxis 120,00 Euro n jährlich Neuanlage eines Mandats1)2) 130,00 Euro n einmalig
1)
einmalige Überlassungsvergütung zzgl.
2)
Auch im DATEV Mehrwert-Angebot entin der Produktbroschüre DATEV Mehrwert-Angebot (Art.-Nr. 10691) und unter www.datev.de.
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Partnerschaftliche Zusammenarbeit
Art.-Nr. 10686
DATEV eG 90329 Nürnberg Telefon +49 911 319-0 Telefax +49 911 319-3196 E-Mail
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2016-02-01
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