DIT-IN-001-UDES Instructivo Direccin TIC.pdf - Sistema Gestión

Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera INSTRUCTIVO DIRECCIÓN DE TIC DIT-IN-001-UDES

SC-CER440961

Fecha: 12/04/2017 Versión: 02

Página 1 de 10

1. PROPÓSITO Determinar las diferentes actividades que se realizan al interior del proceso de Gestión TIC: planeación, organización, direccionamiento y control, con la finalidad de la articulación de todos sus subprocesos, orientados hacia el soporte y apoyo de las funciones sustantivas de la Institución, para poder ofrecer un servicio eficiente, oportuno, pertinente y en un constante mejoramiento continuo.

2. ALCANCE Proporcionar un instrumento de trabajo que contiene conocimientos básicos y tareas que se desarrollan desde la Dirección de las Tecnologías de Información y Comunicaciones y Jefaturas de las Tecnologías de Información y Comunicaciones, como líderes del proceso Gestion TIC en sus actividades diarias, basados en los respectivos procedimientos documentados y lineamientos recibidos por la alta Dirección para el desarrollo de las labores cotidianas del proceso.

3. DESARROLLO DEL CONTENIDO 3.1 CONDICIONES GENERALES En la Universidad de Santander las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) están ampliando las posibilidades de comunicación y generan nuevos mecanismos y habilidades para la interrelación entre todos los funcionarios de la Universidad. La información precisa y oportuna es fundamental en cualquier ámbito, por tanto las TIC deben formar parte de los medios técnicos facilitadores de la consecución de metas y permiten a los diferentes líderes de procesos y/o subprocesos de la Institución el desarrollo de nuevas estrategias. El éxito de las TIC se consigue en el momento que todo el personal de la Universidad adapte sus habilidades y conceptos a estas herramientas, tanto en hardware como software disponible en la Institución, de tal forma se logrará la utilización de estas tecnologías en su máxima capacidad, dándole cumplimiento a uno de los objetivos de la Dirección TIC.

ELABORÓ Ing. Liliana Jimena Naranjo Cepeda Facilitadora SGC-VAF Ing. Gloria Liliana Osorio Avendaño Representante de la Dirección

REVISÓ Ing. José Luis olivar Quin Director Tic

APROBÓ Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohórquez Vicerrectora Administrativa y Financiera


SC-CER440961


Página 2 de 10

Este documento permite describir el cómo se desarrollan las actividades que enmarcan al proceso de Gestión TIC en la Universidad de Santander, tomando como referencia el ciclo del mejoramiento en su planear, hacer, verificar y actuar. 3.2 PLANEAR 3.2.1 Formulación de Políticas y Lineamientos El velar y propiciar el cumplimiento de los objetivos institucionales y contribuir a lo establecido en el marco estratégico del Sistema de Gestión de la Calidad VAF son actividades fundamentales de la Dirección TIC y sus representantes en las Sedes; también el organizar, dirigir y controlar todas las actividades orientadas a apoyar los subprocesos que la conforman, adelantando gestiones necesarias para que la comunidad en general cuente con mecanismos de seguridad informática, infraestructura tecnológica, servicios a los usuarios (Internos y Externos) y sistemas de información que faciliten el desarrollo de las actividades de la Institución y accedan a estos servicios de forma ágil, transparente, oportuna y garantizando la retroalimentación con los clientes, con la finalidad de establecer estrategias de mejoramiento continuo. La definición de las políticas y lineamientos de la Gestión TIC, está a cargo de la Dirección TIC y la Vicerrectora Administrativa y Financiera, quienes en concordancia con sus subprocesos y representantes en Sede, las definen y debaten, determinando un documento el cual se insertará en el documento de Políticas Institucionales de los Procesos SGC - VAF VAF-PI-001-UDES, el cual servirá de guía y apoyo en las actividades y proyectos tecnológicos requeridos. Una vez aprobadas las políticas institucionales de los procesos del SGC – VAF: “VAF-PI-001-UDES”, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera solicitará el acuerdo que las respalde ante la Secretaria General de la Universidad e iniciar la respectiva socialización a la comunidad Universitaria, la cuales se podrán realizar por medio de charlas magistrales, comunicación a través de correo electrónico y publicación en los portales web de la Universidad, a cargo de cada líder de proceso. Es importante tener presente que las políticas que se establezcan deben conservar y ajustarse a los Lineamientos y Directrices Institucionales y contribuir al cumplimiento del Plan de Desarrollo de la Universidad.





SC-CER440961


Página 3 de 10

3.2.2 Renovación Tecnológica de acuerdo a los riesgos. La Vicerrectoría Administrativa y Financiera ha designado a la Dirección TIC para proyectar y planear las renovaciones tecnológicas Institucionales, con la finalidad de garantizar el funcionamiento óptimo de la plataforma tecnológica, permitiendo el desarrollo del quehacer diario Institucional de manera eficiente y eficaz. La renovación tecnológica dentro del presupuesto de la Universidad es uno de los rubros más representativos, es por ello que su planeación se hace a mediano y largo plazo; se parte del inventario institucional de los activos tecnológicos, se analiza el funcionamiento actual de cada uno de ellos, la proyección de la vida útil, capacidad de almacenamiento, el uso para el cual está asignado, diagnóstico de los equipos, servicios de mantenimiento correctivos realizados y demás que sean considerados por la Dirección TIC; la labor de compilación y análisis de datos se hará a través del equipo de la Gestión TIC; las Jefaturas TIC enviarán a la Dirección TIC los datos, análisis y propuesta de renovación tecnológica a mediano y largo plazo con la correspondiente sustentación de la propuesta de la Sede respectiva. La Dirección TIC evalúa las propuestas de las Sedes y construye una propuesta general de renovación tecnológica en la Universidad de Santander, la cual presentará a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y a la Dirección Financiera para su análisis y aprobación y asignación de recursos al proyecto presentado. 3.2.3 Formulación Plan TIC La formulación del plan TIC, se resume en estos cuatro pasos:

Identificación de Necesidades

Evaluación de Necesidades

Planificación

Ejecución





SC-CER440961


Página 4 de 10

La identificación de las necesidades, será el fundamento del plan. ¿Por qué

realizar este proyecto? Seguido se debe pensar en las posibles causas; descomponiendo las problemáticas en temas más precisos, de tal manera que el proyecto a planear actué en situaciones específicas, fijando la atención en un resultado concreto que se quiera alcanzar y del cual podemos tener control y evaluación en el corto y mediano plazo. Al iniciar la elaboración del plan debemos contestar estar preguntas: 1. La situación que nos planteamos, ¿está a nuestro alcance? 2. ¿Existe documentación al respecto que podamos complementar? 3. ¿Qué acciones y recursos se requieren?

La Planificación, en este paso se transforma la idea en proyecto, identificamos el objetivo ¿para qué? se hace el proyecto. Se recomienda que en la elaboración de objetivos seamos realistas, claros y medibles.

Incluso en esta etapa la Dirección TIC debe tener presente que los líderes de los subprocesos de la Gestión de TIC deben lograr resultados en el corto plazo, para garantizar el éxito del proyecto. La planificación de los diferentes subprocesos que conforman la Gestión TIC se registra en el formato de trazabilidad VAF-FT-026-UDES Plan de Trabajo; el cual debe ser entregado al Director TIC para que los revise y los apruebe. En este paso se deben detallar las actividades que se van a realizar para obtener un buen proyecto. Estas actividades se deben ubicar en el tiempo a través del cronograma de trabajo, es importante dejar registro de las actividades, los responsables y las fechas de ejecución de las mismas y el presupuesto.

La Ejecución, este paso se garantiza siempre y cuando los pasos anteriores se

hayan realizado correctamente, lo que permitirá que la marcha del proyecto sea sencilla. En este paso se debe respetar tanto los plazos y el presupuesto planteado y aprobado. Teniendo en cuenta la base del Sistema de Gestión de la Calidad VAF, se define la Evaluación, fundamental para lograr un aprendizaje, detectar acciones de mejora y el crecimiento del proceso.





SC-CER440961


Página 5 de 10

El Director TIC, deberá evaluar: 1. 2. 3. 4.

Si los objetivos establecidos se cumplieron. Si los plazos del cronograma se respetaron. Si todas las actividades propuestas fueron ejecutadas. Identificar fortalezas y debilidades

3.3 HACER 3.3.1 Gerencia y asesoría de proyectos TIC La naturaleza de los cargos de la Dirección TIC y la Jefatura TIC como líderes y representante en las sedes del proceso de Gestión TIC es netamente la de GESTIONAR, por lo cual su hacer se fundamenta en esto más que en la operatividad; la palabra gestionar viene Del latín gestĭo, el concepto de gestión hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo. Gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realización de una operación comercial o de un anhelo cualquiera. Administrar, por otra parte, abarca las ideas de gobernar, disponer dirigir, ordenar u organizar una determinada cosa o situación (http://definicion.de/gestion/). Partiendo de lo anterior el Hacer de los líderes de este proceso, se orienta hacia la gestión y administración de los subprocesos que lo conforman para garantizar el cumplimiento del propósito de la Gestión TIC; las siguientes actividades se desarrollan en el Hacer y se complementan con las funciones establecidas en el Manual de funciones y responsabilidades VAF-MN-002-UDES y las actividades detalladas en la caracterización DIT-CP-001-UDES:  Propiciar el clima organizacional adecuado para el cumplimiento de las funciones de cada uno de los subprocesos que la conforman. Es muy importante que se promuevan por lo menos dos conversatorios por semestre con los líderes de los subprocesos, con la finalidad de fomentar y promover la articulación de los mismos, garantizando que todos van identificar, conocer, promover y divulgar el trabajo y avances de cada uno de ellos; como resultado de estos conversatorios pueden salir estrategias de comunicación, planes de acción, mejoras, etc.





SC-CER440961


Página 6 de 10

 Realizar la sensibilización y fomentar el compromiso del personal de la Gestión TIC frente al Sistema de Gestión de Calidad. En el caso del Director TIC participar como integrante activo en el Comité de calidad y apropiarse de las funciones que se determinaron para el Comité en el Manual de Calidad VAF-MN-001-UDES; estar atentos al programa de capacitación y evaluación de los funcionarios de los subprocesos de esta área, para validar el cumplimiento al programa de capacitaciones que se estableció en el SGC VAF; se debe realizar retroalimentación con todo el equipo de trabajo para evaluar el impacto de las capacitaciones y establecer las necesidades de capacitación del equipo de trabajo de Gestión TIC y canalizarlos a través de la representante de la dirección del SGC - VAF.  Comunicar y socializar las directrices referentes a la Gestión TIC en las Sedes de la Universidad de Santander, mediante correos electrónicos, conversatorios o cualquier medio que sea pertinente para esta acción, dejando el registro de lo anterior.  Realizar por lo menos dos visitas anuales a las sedes, una en el primer semestre y otra en el segundo semestre, para hacer acompañamiento, seguimiento y control a los subprocesos que se manejan y las recomendaciones que se hayan entregado.  De acuerdo a los comportamientos históricos, proyecciones institucionales y a la búsqueda del mejoramiento continuo, establecer las metas para los indicadores de los subprocesos de la Gestión TIC de común acuerdo con los líderes de cada uno de los subprocesos, así como el análisis de los resultados de los indicadores y toma de acciones correctivas, preventivas o de mejora frente a los resultados, los cuales se traducirán en planes de acción o establecimiento de nuevas metas; el establecimiento de las metas aplica únicamente para la Dirección TIC. Es deber de las jefaturas junto con la dirección determinar qué aspectos se deben medir dentro de los subprocesos por el impacto que tienen en la prestación del servicio o producción interna y comunicarlo al jefe del subproceso correspondiente para el establecimiento de nuevos indicadores.  Realizar seguimiento a las obras de planta física a las cuales se les haya realizado el diseño del cableado estructurado, para verificar que sean desarrolladas en los términos, tiempos y condiciones contractuales pactadas; la Gestión TIC debe evitar que se generen situaciones que afecten la prestación del servicio, en caso de establecer que se pueden





SC-CER440961


Página 7 de 10

presentar retrasos, se debe realizar e implementar un plan de contingencia para disminuir el impacto por los retrasos.  En general se debe velar por que cada uno de los subprocesos cumplan con la prestación del servicio en los términos establecidos con el cliente, realizando seguimiento, retroalimentación evaluación de cada uno de ellos; mantener la atención del público en general y la validación y seguimiento a los planes de trabajo establecidos por ellos.  Envió de informes semestral a la Direccion TIC por parte de las Jefaturas TIC sobre el desempeño de los subprocesos que conforman esta gestión, este informe debe contener los resultados, análisis, estrategias de mejora y planes de acción respectivo con los líderes; la Dirección TIC compilará los informes junto con el de Bucaramanga, dará concepto frente a los resultados de las sedes y presentará a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera.  La Dirección TIC es un asesor de tiempo completo de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, quien debe atender los requerimientos de la misma y mantener el canal de comunicación directo sobre los avances, consultas y solicitudes de los subprocesos de esta área.  Las Jefaturas de TIC en su hacer, asumen el rol de Coordinadores de Seguridad Informática, por lo tanto serán los encargados de realizar los respectivos monitoreos y las demás actividades que corresponden a ese subproceso, así como atender los lineamientos de la Jefatura de Seguridad Informática, con quien mantendrán una comunicación directa.  Las jefaturas de TIC serán multiplicadores de la información del subproceso de Sistemas de Información, dando a conocer a la comunidad academica de la respectiva Sede los servicios que ofrece ese subproceso y como acceder a ellos. 3.3.2 Estudio y conceptos de proyectos relacionados con TIC Para el estudio o los conceptos relacionados con el tema de las TIC se deben tener presente que: 1. En la solicitud debe quedar registrada la justificación del proyecto a implementar e incluir la lista de hardware, software y servicios profesionales. 2. El proyecto debe tener la aprobación presupuestal ya tramitada. ELABORÓ Ing. Liliana Jimena Naranjo Cepeda Facilitadora SGC-VAF Ing. Gloria Liliana Osorio Avendaño Representante de la Dirección




SC-CER440961


Página 8 de 10

3. La requisición debe ser diligenciada en su totalidad, debe llevar la firma del líder del proceso y/o subproceso, el centro de costo y la debida aprobación superior. El solicitante debe diligenciar el formato de requisición de código VAFFT-011-UDES del sistema de Gestión de Calidad VAF y adjuntar los respectivos soportes y entregarlos a la Dirección TIC, si hay viabilidad en el requerimiento se continúa con la investigación de las tendencias de tecnología. Con base al informe de análisis de requerimiento TIC, se investigan los diferentes avances y tendencias de la tecnología, con el fin de tener diferentes alternativas de soluciones adecuadas, para las necesidades que presente la Institución. Con el informe de tendencia de tecnología, se elabora y evalúa la solución tecnológica en coordinación con todas las jefaturas que conforman la Gestión TIC, asegurando la estandarización de la solución y se remite la viabilidad tecnológica al líder del proceso. 3.4 VERIFICAR

La verificación es una actividad fundamental dentro de la gestión, a través de ella podemos validar que las actividades se estén cumpliendo en las condiciones establecidas, es aquí donde los líderes de este proceso pueden determinar el cumplimiento de todos los requisitos, actividades y propósito de cada uno de los subprocesos; uno de los principales insumos para esta verificación son los resultados de las auditorías internas del sistema de gestión de calidad, auditorías internas, resultados de indicadores y cumplimiento de los planes de acción; como resultado de la verificación saldrá un informe de resultados de la verificación para la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y retroalimentación con los líderes de los subprocesos. 3.5 ACTUAR En esta etapa del ciclo, el gestor (Director y Jefaturas) debe traducir los resultados de verificación en planes de acción, los cuales aportarán al mejoramiento continuo del proceso y subprocesos, estos planes de acción son elaborados por el líder del subproceso correspondiente y validados por el líder del proceso al cual pertenecen y para el caso de las sedes también será validado por el líder nacional del subproceso correspondiente. ELABORÓ Ing. Liliana Jimena Naranjo Cepeda Facilitadora SGC-VAF Ing. Gloria Liliana Osorio Avendaño Representante de la Dirección




SC-CER440961


Página 9 de 10

Para garantizar que sea efectivo esta actividad es fundamental realizar un acompañamiento permanente a lo subprocesos que lo conforman, control, observación y reingeniería de los mismos si es necesario, siempre teniendo en cuenta la opinión y concepto de los líderes de cada sub proceso.





SC-CER440961


Página 10 de 10

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

RESPONSABLE

00

Versión de Prueba

Ing. José Luis Olivar Quin Director de Tic

01

Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC

Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental

02

Actualización del encabezado por la aplicación de la mención “Vigilada Mineducación” junto a logo institucional Se actualiza pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros v08.


Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF


FECHA DE APROBACIÓN

30/10/2015

01/03/2016

12/04/2017


DIT-IN-001-UDES Instructivo Direccin TIC.pdf - Sistema Gestión

Recommend Documents