Instructivo para Empleadores SISTEMA FAOV EN ... - Banco Sofitasa

Versión 1.0 Caracas, Noviembre 2007

Instructivo para Empleadores SISTEMA FAOV EN LÍNE@ v.2.0.

Versión 2.0. Caracas, Junio 2009

INSTRUCTIVO PARA EMPLEADORES

SISTEMA FAOV EN LÍNE@ v.2.0.

VERSIÓN 2.0 FECHA

JUNIO 2009 PÁGINA 2 DE 20

INSTRUCTIVO PARA EMPLEADORES SISTEMA FAOV EN LÍNE@ v.2.0.

APROBACIÓN ELABORADO

CONFORMADO

Gerencia de Tecnología de Información

Gerencia de Fiscalización / Gerencia de Planificación y Desarrollo

Nombre

Firma y Fecha

Nombre REYNA OJEDA

ARELIS GUZMAN

SOLANGE MALAVE

Firma y Fecha

APROBADO POR JUNTA DIRECTIVA Sesión Nº 17 Nombre RAFAEL CONTRERAS

Resolución Nº Fecha JD-09-06 23-07-2009 Firma y Fecha



VERSIÓN 2.0 FECHA


TABLA DE CONTENIDO

1.

OBJETIVO............................................................................................................................. 4

2.

BASE LEGAL........................................................................................................................ 4

3.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ................................................................................................ 4

4.

NORMAS GENERALES ....................................................................................................... 7

5.

PROCEDIMIENTO RECAUDACIÓN DE APORTES ........................................................... 9

6.

ESTRUCTURA DE ARCHIVO PARA LA CARGA DE LA NÓMINA .................................. 12

7.

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA EL SISTEMA FAOV EN LÍNEA .......................... 14

8.

PLANILLA DE PAGO APORTES AL FONDO DE AHORRO OBLIGATORIO PARA LA VIVIENDA (FAOV) .............................................................................................................. 15

9.

CONTACTOS EN EL BANCO NACIONAL DE VIVIENDA Y HÁBITAT ........................... 17

10. ANEXO 1: OPERADORES FINANCIEROS ....................................................................... 18 11. ANEXO 2: COMPROBANTE DE AFILIACIÓN................................................................... 19

APROBADO Nombre

Cargo

POR Firma

Fecha



VERSIÓN 2.0 FECHA


1.

OBJETIVO Instruir a los Empleadores sobre las normas y procedimientos del Sistema FAOV en Línea, a los Empleadores, para la afiliación y envío de información de los aportes al Fondo, a fin de dar cumplimiento a: Decreto con Rango, Valor y Fuerza Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (LRPVH) y el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Sobre Simplificación de Trámites Administrativos.

2.

BASE LEGAL Ley que regula el Subsistema de Vivienda y Política Habitacional, publicada en la Gaceta Oficial N° 37.066 del 30/10/2000. Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (LRPVH), del 31 de julio de 2008, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.889.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

3.

Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (Banavih): Ente de naturaleza financiera, con personalidad jurídica, patrimonio propio, distinto e independiente del Fisco Nacional, autonomía organizativa, funcional y financiera, adscrito al Ministerio del Poder Popular con competencia en materia de vivienda y hábitat, responsable de la administración del FAOV por mandato establecido en la Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat.

Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV): estará constituido por el ahorro obligatorio proveniente de los aportes monetarios efectuados por las trabajadoras o los trabajadores bajo dependencia y sus Empleadores.

Aportes: corresponde a los depósitos o pagos de acuerdo a lo establecido en la Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (LRPVH), equivalente al tres por ciento (3%) del salario integral del trabajador, desde la fecha inicial de su incorporación al ahorro habitacional, distribuido en dos por ciento (2%) de aporte patronal y uno por ciento (1%) aporte del trabajador.

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha

INSTRUCTIVO PARA EMPLEADORES VERSIÓN 2.0


FECHA


Empleador: se entiende por Empleador la persona natural o jurídica que en nombre propio, ya sea por cuenta propia o ajena, tiene a su cargo una empresa, establecimiento, explotación o faena, de cualquier naturaleza o importancia, que ocupe trabajadores, sea cual fuere su número. Cuando la explotación se efectúe mediante intermediario, tanto éste como la persona que se beneficia de esa explotación se considerarán Empleadores.

Trabajador: persona natural que realiza una labor de cualquier clase, por cuenta ajena y bajo la dependencia de otra. La prestación de sus servicios debe ser remunerada.

Representante Legal: es la persona que encontrándose facultada conforme al Documento Constitutivo correspondiente, ejerce la representación legal del Empleador, y será la encargada de realizar todos los trámites correspondientes a la afiliación de la Empresa al Sistema FAOV en Línea.

R.I.F.: Registro de Información Fiscal. Es la identificación numérica contenida en el certificado de inscripción del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).

Operador Financiero: son unidades de provisión de bienes o servicios asociados a la vivienda y hábitat. Podrá actuar como Operador Financiero en materia de vivienda y hábitat, cualquier institución pública o privada, previa calificación y certificación por parte del Banco Nacional de Vivienda y Hábitat. (LRPVH Art. 4). Instituciones calificadas por el Banavih para operar con recursos del FAOV. A los efectos del FAOV, los Operadores Financieros son los Bancos Universales que realizan intermediación financiera y prestan al Banavih, los servicios asociados al Crédito Hipotecario.

Salario Integral: De acuerdo a la sentencia del Tribunal Supremo de Justicia de fecha 03 de septiembre de 2004, el concepto de Salario Integral en el artículo 133 de la Ley Orgánica del Trabajo contempla: “se entiende por salario la remuneración, provecho o ventaja, cualquiera fuere su denominación o método de cálculo, siempre que pueda evaluarse en efectivo, que corresponda al trabajador por la prestación de su servicio y, entre otros, comprende las comisiones, primas, gratificaciones, participación en los beneficios o utilidades, sobresueldos, bono vacacional, así como recargos por días feriados, horas extras o trabajo nocturno, alimentación y vivienda”.

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


Planilla de Pago: formulario que registra el detalle del compromiso en Bolívares definitivo y firme, a cumplir por el Empleador con el FAOV, producto de los porcentajes de retención del trabajador y de su correspondiente aporte como Empleador. Es el documento definitivo, el cual una vez impreso desde el Sistema FAOV en líne@, no permite ningún tipo de modificación y debe ser presentado ante el Operador Financiero para su cancelación y validación.

Estado de Cuenta Ahorrista: documento que registra únicamente las transacciones de aportes y saldos realizados al Sistema FAOV en línea, por medio del Empleador, a la Cuenta de Ahorro del Trabajador.

Estado de Cuenta Empleador: documento que refleja el historial de los pagos realizados y pagos pendientes por parte de los Empleadores con sus Aportes al FAOV.

Número de Afiliación de la Nómina: es un número asignado automáticamente por el sistema para identificar la(s) nómina(s) de cada empresa.

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


4.

NORMAS GENERALES 4.1. El Sistema FAOV en Línea, será el mecanismo a través del cual una vez afiliados los empleadores, se llevará a cabo el proceso de recaudación de los aportes al fondo, y estará bajo la administración y control del Banavih. 4.2. El Empleador deberá tener el Registro de Información Fiscal (RIF) actualizado y la Fecha de Constitución de la Empresa, antes de realizar su afiliación al Sistema FAOV en Línea. 4.3. Para el registro y carga de los trabajadores al Sistema FAOV en línea, el único documento de identificación válido es la cédula de identidad, por lo cual el Empleador deberá abstenerse de registrar en el Sistema a trabajadores que dispongan de documentos de identidad distintos al señalado. 4.4. El Empleador deberá enterar mensualmente al Banavih, por medio de la carga de la nómina de los trabajadores la información para el cálculo de los recursos a retener como aportes al fondo, a través del sistema FAOV en línea. 4.5. El Empleador deberá realizar los aportes dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes, de acuerdo a lo establecido en el artículo 91 de la LRPVH. 4.6. Por cada nómina(s) de trabajadores que administre el Empleador para enterar sus aportes al Fondo, deberá crear en el Sistema FAOV en Línea, un(os) Número(s) de Afiliación de la Nómina que la(s) identifique. 4.7. El Empleador podrá realizar todas las correcciones que él considere conveniente en su nómina, antes de realizar la impresión definitiva de la Planilla de Pago. 4.8. La Planilla de Pago podrá ser generada e impresa por el Empleador al final del mes vencido. 4.9. El Empleador después de haber aceptado la planilla de pago en el sistema FAOV en Línea, está no podrá ser reversada. 4.10. El Empleador no podrá tener pagos pendientes una vez generada la planilla de pago en el sistema. 4.11. El Empleador deberá cancelar ante cualquier Operador Financiero la totalidad del monto indicado en la Planilla de Pago, generada por el Sistema (ver anexo 1 Tabla de Operadores Financieros).

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


4.12. El Empleador cancelará la Planilla de Pago únicamente en efectivo o con Cheque del mismo banco a nombre del Banavih. 4.13. Los depósitos efectuados ante el Operador Financiero se registraran en el Sistema en un lapso no mayor de 24 horas, tiempo a partir del cual el Sistema actualizará el status de la Planilla de Pago “Pendiente de Pago” a “Cancelado”. 4.14. Una vez actualizado por el Sistema el status de la Planilla de Pago a “Cancelado”, el Empleador podrá iniciar el proceso de carga de la próxima siguiente nómina. 4.15. En caso de no enterar los aportes en el mes correspondiente, para el siguiente período de pago, el sistema calculará automáticamente el rendimiento generado por concepto de “pagos pendientes por realizar al fondo”. 4.16. El Empleador podrá confirmar sus pagos al fondo, a través de la revisión y generación de su Estado de Cuenta en el Sistema FAOV en Línea. 4.17. En caso del cierre de la empresa, el Empleador deberá notificar el evento al Banavih, dentro de los cinco (5) días hábiles a partir del momento de la ocurrencia, mediante comunicación escrita dirigida a la Gerencia de Fiscalización. 4.18. El Empleador podrá cambiar el status del Número de Afiliación de la Nómina, de activo a inactivo, y notificará la ocurrencia a través de comunicación escrita al Banavih (Gerencia de Fiscalización), dentro del lapso de los cinco (5) días hábiles posterior al cambio. 4.19. Las sanciones por incumplimiento a estas normativas y lo no previsto en el presente Instructivo se regulará conforme a lo establecido por la LRPVH.

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


PROCEDIMIENTO RECAUDACIÓN DE APORTES

5.

SISTEMA

EMPLEADOR

EMPLEADOR

11 AFILIA AFILIA EMPRESA EMPRESA AL AL SISTEMA SISTEMA FAOV FAOV EN EN LÍNEA LÍNEA DESDE DESDE EL EL PORTAL PORTAL BANAVIH BANAVIH

22 CARGA CARGA LA LA NOMINA NOMINA MENSUAL MENSUAL DE DE FORMA FORMA MANUAL MANUAL OO POR POR CARGA CARGA POR POR ARCHIVO ARCHIVO

33 SISTEMA SISTEMA PROCESA PROCESA INFORMACIÓN INFORMACIÓN YY GENERA GENERA PLANILLA PLANILLADE DE PAGO PAGO

EMPLEADOR

66 GENERA GENERA ESTADO ESTADO DE DE CUENTA CUENTA

44 REALIZA REALIZA EL EL PAGO PAGO DE DE LA LA PLANILLA PLANILLA ANTE ANTE EL EL OPERADOR OPERADOR FINANCIERO FINANCIERO (OPF) (OPF)

OPF/EMPLEADOR

ESTADO DE CUENTA EMPLEADOR

55 EL EL OPF OPF PROCESA PROCESA PAGO PAGO YY ENVÍA ENVÍA ARCHIVO ARCHIVO DE DE TRANSFERENCIA TRANSFERENCIA DE DE APORTES APORTES AL AL BANAVIH BANAVIH OPERADOR FINANCIERO

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


5.1. Descripción del Proceso de Recaudación de Aportes RESPONSABLE

ACCIÓN

1. Actualiza los datos para la Afiliación al Sistema: 1.1. Ingresa al portal del Banavih (www.banavih.gob.ve) en el link de FAOV, para realizar la afiliación al Sistema FAOV en Línea, indicando el RIF y la fecha de constitución de la Empresa. 1.2. Inicia la actualización de los datos solicitados. 1.3. Verifica el usuario creado por el sistema (RIF + un número consecutivo de dos dígitos) EMPLEADOR

1.4. Indica la clave de usuario master para posteriormente acceder al sistema. 1.5. Identifica la(s) cuenta(s) a utilizar por cada nómina(s) de trabajadores que administre, para enterar sus aportes al Fondo. 1.6. Verifica el (los) número (s) de cuenta generado por el sistema, el cual debe contener el Código de Banavih (0321) + N° del RIF de la Empresa + N° consecutivo para un total de (20) dígitos. 1.7. Genera e imprime el Comprobante de Afiliación al Sistema FAOV en Líne@ v.2.0. (ver modelo anexo 2) 2. El Sistema recibe información:

BANAVIH / SISTEMA

2.1. Procesa la información ingresada por el Empleador. 2.2. Crea el Número de Afiliación de la Nómina en el sistema, con su respectivo usuario.

3. Realiza la Carga de Nómina: EMPLEADOR

Nombre

3.1. Ingresa al sistema colocando el usuario y su clave de acceso.

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


RESPONSABLE

ACCIÓN

3.2. Selecciona en el menú la opción “Cargar Nómina”, para ingresar los datos del mes correspondiente, la cual puede realizar a través de los dos métodos: • Carga Manual (Hasta 50 ahorristas) • Carga por Archivo (Ver anexo 2 estructura de archivo .txt)

4. Procesa Nómina: BANAVIH / SISTEMA

4.1. Recibe los datos, si la carga fue correcta y completa, despliega mensaje “Carga Exitosa”, en caso contrario, mostrará las observaciones y errores detectados durante el procesamiento de la nómina, a fin de que se realicen las correcciones necesarias y realice nuevamente la carga.

5. Genera Planilla de Pago: 5.1. Ingresa a la opción “Planilla de pago” en el sistema, genera la planilla preliminar.

EMPLEADOR

5.2. Verifica a través de Pantalla que la Planilla Preliminar, refleje los datos correctos. 5.3. Si los datos están correctos, procede a imprimir la planilla de pago, en caso contrario, realiza las correcciones necesarias en la opción “modificar nómina”, regresa al paso anterior. 5.4. Se dirige al Operador Financiero con la planilla de pago definitiva y realiza la cancelación correspondiente.

6. Recibe Planilla de Pago:

OPERADOR FINANCIERO

6.1. El Operador Financiero procesa el Pago recibido por el Empleador. 6.2. Envía al Banavih Archivo de Transferencia de Aportes a fin de realizar la conciliación correspondiente que se reflejará en el estatus de la Planilla de Pago en el Sistema.

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


6.

ESTRUCTURA DE ARCHIVO PARA LA CARGA DE LA NÓMINA El archivo de la nómina mensual deberá cumplir las siguientes condiciones: 1. El archivo contentivo de la información extensión .txt.

de los aportantes deberá tener la

2. El nombre del archivo estará estructurado de la siguiente manera: la letra “N”, Número de Cuenta Nomina (20 dígitos), Mes de la nómina (en formato MM), Año de la nómina (en formato AAAA). Ejemplo: N03210951248430000001052009.txt 3. Los datos de la estructura de la nómina deberán estar separados por una coma (,). 4. De no existir fecha de egreso se debe colocar la coma al final del último campo, a fin de que el sistema considere este campo para su validación.

Ejemplo:V,13828268,JOSE,VICENTE,LAGARDERA,RODRIGUEZ,383894,23102002,

5. Sí el trabajador posee un solo nombre o un solo apellido, se deberá dejar un espacio en blanco en el campo correspondiente. Ejemplo:V,13828268,JOSE, ,LAGARDERA, ,383894,23102002,

6. La fecha de egreso del trabajador, no deberá ser menor a la fecha de ingreso.

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


El Diseño de la Estructura del Archivo de Nómina (.txt), deberá respetar el orden y tamaño máximo de caracteres de cada uno de los campos: CAMPO Tipo de Identificación

TIPO

LONGITUD

Caracter

1

OBLIGATORIO

V= Venezolano E= Extranjero Solo valores numéricos, no están permitidos los puntos (.) ni las comas (,) Ejemplo: 11589639

SI

Variable hasta 10 caracteres Variable hasta 25 caracteres Variable hasta 25 caracteres Variable hasta 25 caracteres Variable hasta 25 caracteres

Primer nombre del Trabajador

SI

Segundo nombre del Trabajador.

NO

Primer apellido del Trabajador

SI

Segundo apellido del Trabajador.

NO

Numérico

11 dígitos

En Bolívares (BsF.) sin separador de miles y sin separador de decimales los dos últimos dígitos corresponderán a los decimales. En el caso de que no posea decimales se deben completar los dígitos con dos (2) ceros. Ejemplo: “2.158” representar como: “215800” Ejemplo:“859,23”representar como “85923”

Fecha de Ingreso

Fecha

8

Fecha de Egreso

Fecha

8

Cédula de Identidad

Numérico

Primer Nombre

Caracter

Segundo Nombre

Caracter

Primer Apellido Caracter

Segundo Apellido

Caracter

Salario Integral

Nombre

DESCRIPCIÓN

Cargo

SI

SI

Formato: DDMMAAAA (sin separador) Ejemplo: 01012007 Formato: DDMMAAAA (sin separador) Ejemplo: 05062008

APROBADO POR Firma

SI

SI

Fecha



FECHA


Ejemplo del Archivo: Nombre del Archivo: N032130853575300000002062009.txt:

7.

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA EL SISTEMA FAOV EN LÍNEA Requerimientos mínimos del equipo: Pentium III con 256 MB de memoria y 2 GB de espacio disponible en disco. Conexión a Internet. Mínimo de 256 KBPS. Navegador de Internet. Se podrá utilizar cualquier navegador de Internet como por ejemplo: Internet Explorer, Mozilla FireFox, etc.

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


8.

Nombre

PLANILLA DE PAGO APORTES AL FONDO DE AHORRO OBLIGATORIO PARA LA VIVIENDA (FAOV)

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


8.1. Descripción de los Campos de la Planilla de Pago:

Número de Forma: Número de identificación de la Planilla de Pago.

Referencia de Pago: Número correlativo de la Planilla de Pago en el Sistema.

Nombre del Empleador: Indica el nombre de la Empresa afiliada.

Nº RIF: Indica el Número de Registro de Información Fiscal de la Empresa afiliada.

Período: Indica el mes y año correspondiente al pago.

Nº de Afiliación de la Nómina: Indica el número de cuenta por nómina que tiene la Empresa afiliada al Sistema FAOV en Línea para realizar sus aportes al FAOV, este número presenta una longitud de 20 dígitos.

Nº de Trabajadores: Indica el número de trabajadores del total de la nómina.

Nº de Trabajadores Incorporados: número de trabajadores ingresados en nómina en el período correspondiente a la emisión de la planilla de pago.

Nº de Trabajadores Desincorporados: número de trabajadores egresados de la nómina en el período correspondiente a la emisión de la planilla de pago.

Monto Total Nómina del Mes: Monto correspondiente al pago del período indicado.

Monto Aporte del Empleador (2%): Corresponde al aporte obligatorio del Empleador a la cuenta de cada trabajador, equivalente al 2% del salario integral, de acuerdo a lo establecido en la LRPVH.

Monto Aporte del Trabajador (1%): Corresponde al aporte obligatorio del trabajador, equivalente al 1% de su salario integral, de acuerdo a lo establecido en la LRPVH.

Monto de Rendimiento (Planilla Vencida): monto correspondiente a los rendimientos devengados durante un lapso en el cual no se enteró el aporte indicado. (art. 91 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del Régimen Prestacional de vivienda y Hábitat).

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


9.

Total a Pagar: Monto Total del aportes FAOV a cancelar por el Empleador, producto de la sumatoria del sub-total del período (1) más sub-total del período (2).

CONTACTOS EN EL BANCO NACIONAL DE VIVIENDA Y HÁBITAT Al momento de requerir información relacionada con la funcionalidad del Sistema y ante cualquier inquietud pueden comunicarse de la siguiente manera:

1.- Correo Electrónico:

[email protected] (Colocando en el asunto Nombre y Rif de la Empresa)

2.- Gerencia de Fiscalización – Unidad de Atención al Empleador

(0212) – 957 1581 957 1582 957 1583 957 1584

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


10. ANEXO 1: OPERADORES FINANCIEROS

Nº

OPERADOR FINANCIERO

1

INSTITUTO MUNICIPAL DE CRÉDITO POPULAR

2

BANCO DEL TESORO, Banco Universal

3

BANCO INDUSTRIAL DE VENEZUELA, Banco Universal

4

BANFOANDES, Banco Universal

5

BNC - BANCO NACIONAL DE CRÉDITO

6

BANCO CARONI, Banco Universal

7

BANCO SOFITASA, Banco Universal

8

CORP BANCA

9

BBVA- BANCO PROVINCIAL

10 MI CASA, E.A.P. 11 BANCO CANARIAS 12 BANCO PROVIVIENDA, Banco Universal 13 CENTRAL, Banco Universal 14 BANCO OCCIDENTAL DE DESCUENTO 15 DEL SUR, Banco Universal 16 CASA PROPIA, E.A.P. 17 BFC FONDO COMÚN, Banco Universal 18 BANCO DE VENEZUELA 19 BANCO MERCANTIL 20 BANESCO, Banco Universal 21 BANCO FEDERAL 22 CITIBANK 23 BANCO DEL CARIBE

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


11. ANEXO 2: COMPROBANTE DE AFILIACIÓN

Nombre

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha



FECHA


COMPROBANTE DE AFILIACIÓN SISTEMA FAOV EN LÍNEA 1. Objetivo: Demostrar la debida afiliación del empleador al Sistema Faov en Líne@ para realizar los aportes del Fondo de Ahorro Obligatorio para Vivienda. 2. Descripción de los Campos: DATOS DE LA EMPRESA: •

Número FAOV: Número asignado automáticamente por el sistema que permite identificar al Empleador (Uso Interno).

•

(RIF) Nº: Número de Registro de Información Fiscal.

•

Estado: Nombre de la ubicación física geográfica donde se encuentra situada la Empresa.

•

Nombre o Razón Social: Indica el nombre del Empleador.

•

Fecha de Constitución: Fecha (dd/mm/aaaa) en que se constituyó el Empleador.

•

Fecha de Afiliación al Sistema: Fecha (dd/mm/aaaa) en que se afilió el Empleador al Sistema Faov en Líne@.

•

Actividad Económica: Indica la actividad económica a la que se dedica el Empleador.

•

Nombre

Representante Legal: Nombre y apellido del Representante Legal.

Cargo

APROBADO POR Firma

Fecha

Instructivo para Empleadores SISTEMA FAOV EN ... - Banco Sofitasa

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