LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN NO. DOKUMEN

NO. REVISI

HALAMAN

SOP-LSP-017

02

1/9

TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

1.

DIBUAT OLEH

DISAHKAN OLEH

KASUBBAG MANAJEMEN MUTU

KA LSP

AULIANSYAH LUBIS, S.I.K., M.H.

Drs. SUROTO, M.Si.

AKBP NRP 72070520

KOMBES POL. NRP.65040678

Tujuan Untuk memastikan agar sistem pengendalian dokumen baik yang masuk maupun keluar ke LSP Polri dapat terkendali sesuai dengan pedoman administrasi yang berlaku di lingkungan Polri.

2.

Ruang Lingkup Ruang lingkup SOP ini meliputi: 2.1. Dokumen internal mulai dari pembuatan dokumen baru/perubahan dokumen lama (revisi), pengesahan, penggandaan, pendistribusian, penyimpanan dan pemusnahan. 2.2. Dokumen

eksternal

mulai

dari

penerimaan,

pendistribusian

dan

penyimpanan.

3.

Pedoman 3.1. Undang-undang Nomor 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia. 3.2. Peraturan Kapolri Nomor 15 Tahun 2007 tentang Naskah Dinas di Lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia; 3.3. Peraturan Kapolri Nomor 21 Tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Satuan Organisasi Pada Tingkat Mabes Polri.


NO. REVISI

HALAMAN

SOP-LSP-017

02

2/9


3.4. Keputusan Kapolri Nomor : Kep/314/V/2010 tanggal 19 Mei 2010 tentang jadwal retensi arsip non kepegawaian dan non keuangan Kepolisian Negara Republik Indonesia. 3.5. Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang Penilaian Kesesuaian Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi 3.6. Pedoman BNSP 202 tahun 2014 tentang Pembentukan Lembaga Sertifikasi Profesi 3.7. Panduan Mutu LSP Polri. 3.8. Standar Internasional ISO 9001:2008.

4.

Pengertian Pengendalian dokumen adalah kemampuan LSP Polri untuk mengidentifikasi dokumen-dokumen ISO 9001 yang dimilikinya. 4.1. Dokumen adalah informasi (bahan keterangan) yang disimpan dalam suatu media pendukungnya (dalam bentuk soft copy maupun hard copy); 4.2. Dokumen internal adalah dokumen yang merupakan produk administrasi dari suatu kegiatan/pekerjaan yang dilakukan oleh LSP Polri dalam rangka penerapan sistem penjaminan mutu. Dokumen internal berupa: a. Panduan Mutu; b. Pedoman Kerja; c. Prosedur Kerja (SOP); d. Formulir; e. Sertifikat; f. Rekaman (laporan kegiatan), dan lain-lain. 4.3. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang dikandung di dalamnya;


NO. REVISI

HALAMAN

SOP-LSP-017

02

3/9


4.4. Dokumen eksternal adalah dokumen yang merupakan produk administrasi badan/lembaga/satuan kerja lain dari luar LSP Polri dapat berupa standar, pedoman atau peraturan.

5.

Alat 5.1. Komputer. 5.2. Lemari dokumen. 5.3. Mesin scanner, printer dan foto copy. 5.4. Berbagai alat tulis kantor untuk mendukung terlaksananya pengendalian dokumen.

6.

Prosedur 6.1. Usulan Pembuatan Dokumen Baru/Perubahan Dokumen Internal 6.1.1. Bagian yang terkait mengusulkan rencana pembuatan/perubahan dokumen

kepada

Sekretariat

ISO

disertai

dengan

alasan

pembuatan/perubahan. 6.1.2. Usulan

pembuatan/perubahan

dokumen

dilakukan

dengan

menggunakan ”Formulir Usulan Pembuatan/Perubahan Dokumen”. Jika diperlukan lampirkan draft dokumen yang diinginkan beserta formulir usulan. 6.1.3. Kasubbag Manajemen Mutu meneruskan usulan tersebut kepada Ka LSP Polri. 6.1.4. Ka LSP Polri memerintahkan Kasubbag Manajemen Mutu untuk menyelenggarakan rapat pembahasan usulan pembuatan/perubahan dokumen untuk membahas hal-hal yang perlu direview meliputi:


NO. REVISI

HALAMAN

SOP-LSP-017

02

4/9


a.

Apakah

pembuatan/perubahan

dokumen

baru

memang

diperlukan b.

Kebenaran informasi yang tertera di dalamnya

c.

Apakah pembuatan/perubahan dokumen tersebut mempengaruhi dokumen yang lain

d.

Apakah persyaratan ISO 9001 yang terkait tidak hilang

6.1.5. Setelah semua bagian menyetujui usulan pembuatan/perubahan dokumen, Kasubbag Manajemen Mutu membuat Berita Acara hasil rapat pembahasan untuk disetujui dan ditandatangani oleh seluruh peserta rapat. 6.1.6. Berita Acara hasil rapat pembahasan diserahkan kepada Kasubbag Manajemen Mutu dan ditindaklanjuti. 6.1.7. Apabila

pembahasan

usulan

pembuatan/perubahan

dokumen

dinyatakan tidak diperlukan, usulan tidak diproses. 6.2. Pengesahan dan Distribusi Dokumen Internal 6.2.1. Setelah dokumen selesai dibuat, Kasubbag Manajemen Mutu segera meminta pengesahan kepada pihak-pihak terkait sesuai dengan Penomoran dan Pengesahan Dokumen. 6.2.2. Setelah dokumen selesai ditandatangani, Subbag Manajemen Mutu memberikan stempel master dokumen dengan stempel ”ASLI” warna merah. 6.2.3. Memperbanyak dokumen sesuai dengan Daftar Distribusi Dokumen. Stempel dokumen copy dengan stempel ”SALINAN TERKENDALI” warna hijau. 6.2.4. Mendistribusikan dokumen dan menarik dokumen revisi dengan Formulir Distribusi Dokumen.


NO. REVISI

HALAMAN

SOP-LSP-017

02

5/9


6.2.5. Melakukan update Daftar Induk Dokumen. 6.2.6. Melakukan penyimpanan Dokumen sesuai dengan Daftar Induk Dokumen. 6.3. Penerimaan, Distribusi dan Penyimpanan Dokumen Eksternal 6.4.1. Jika ada dokumen eksternal yang diterima, maka bagian Sekretariat ISO meregister dokumen dalam Daftar Induk Dokumen. 6.4.2. Mendiskusikan dengan Kasubbag Manajemen Mutu mengenai distribusi dokumen tersebut.

Menuliskan dalam kolom keterangan

daftar distribusi dokumen tersebut. 6.4.3. Mendistribusikan dokumen dengan Formulir Distribusi Dokumen. 6.4.4. Melakukan penyimpanan Dokumen sesuai dengan Daftar Induk Dokumen.

7.

Pemeliharaan Alat 7.1. service komputer enam bulan sekali; 7.2. service mesin penghancur kertas setahun sekali; 7.3. pengisian tinta printer komputer tiga bulan sekali; 7.4. pengisian tinta stempel enam bulan sekali; 7.5. pemeliharaan lemari dokumen setahun sekali; 7.6. pemeliharaan peralatan kantor lainnya.

8.

Unit Terkait Ka LSP Polri, Kasubbag Manajemen Mutu, Para Subbag, dan Urmin

9.

Jadwal Retensi Arsip (Terlampir)


NO. REVISI

HALAMAN

SOP-LSP-017

02

6/9


JADWAL RETENSI ARSIP NON KEPEGAWAIAN DAN NON KEUANGAN LSP POLRI

NO 1 A.

B.

JENIS ARSIP 2 PERANGKAT LUNAK 1. PANDUAN MUTU 2.

PEDOMAN UJI KOMPETENSI

3.

SKEMA SERTIFIKASI

4.

MATERI UJI KOMPETENSI (MUK)

5.

PRODUK STANDAR KOMPETENSI

6.

MODUL-MODUL PELATIHAN

7.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

8.

HTCK

PENYELENGGARAAN PELATIHAN 1. PELATIHAN PENERAPAN DOKUMEN PELATIHAN ASESOR LISENSI PELATIHAN ASESOR KOMPETENSI PELATIHAN VERIFIKASI TUK

RETENSI AKTIF INAKTIF UNIT TAUD PENGOLAH 3 4

KET 5

SAMPAI DENGAN PEMBAHARUAN SAMPAI DENGAN PEMBAHARUAN SAMPAI DENGAN PEMBAHARUAN SAMPAI DENGAN PEMBAHARUAN SAMPAI DENGAN PEMBAHARUAN SAMPAI DENGAN PEMBAHARUAN SAMPAI DENGAN PEMBAHARUAN SAMPAI DENGAN PEMBAHARUAN

3 TAHUN

PERMANEN

3 TAHUN

PERMANEN

3 TAHUN

PERMANEN

-

MUSNAH

3 TAHUN

PERMANEN

3 TAHUN

PERMANEN

3 TAHUN

PERMANEN

3 TAHUN

PERMANEN

2 TAHUN

3 TAHUN

MUSNAH


NO. REVISI

HALAMAN

SOP-LSP-017

02

7/9



NO. REVISI

HALAMAN

SOP-LSP-017

02

8/9


1

2 PELATIHAN SUN STANDAR KOMPETENSI PELATIHAN MASTER ASESOR PELATIHAN LEAD ASESOR

3

4

5

C.

NOTULEN

1 TAHUN

2 TAHUN

MUSNAH

D.

AKREDITASI LEMBAGA

SELAMA BERLAKU

10 TAHUN

PERMANEN

SELAMA BERLAKU

10 TAHUN

PERMANEN

SELAMA BERLAKU

10 TAHUN

PERMANEN

SELAMA BERLAKU

-

PERMANEN

3 1 TAHUN

4 2 TAHUN

5 MUSNAH

1. 2. 3. 4. 5. 6. E.

SERTIFIKASI SDM 1. 2. 3. 4. 5. 6.

F.

DATA LEMBAGA DIKLAT (TUK) DATA PRASARANA DIKLAT DATA PENYELENGGARA DIKLAT DATA PENDIDIK/WIDYAISWARA DATA PROGRAM DIKLAT

REGISTRASI SERTIFIKAT 1. 2. 3.

1 H.

SURAT PERMOHONAN SERTIFIKASI LAPORAN HASIL VERIFIKASI BERITA ACARA VERIFIKASI SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN SERTIFIKASI SERTIFIKAT KOMPETENSI LAPORAN SERTIFIKASI INDIVIDUAL

SISTEM INFORMASI DIKLAT 1. 2. 3. 4. 5.

G.

SURAT PERMOHONAN AKREDITASI LAPORAN HASIL VERIFIKASI BERITA ACARA VERIFIKASI SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN AKREDITASI SERTIFIKAT LISENSI LAPORAN AKREDITASI LEMBAGA

SURAT PERMOHONAN KODE REGISTRASI BUKU REGISTRASI SURAT PENYAMPAIAN KODE REGISTRASI 2

PERENCANAAN


NO. REVISI

HALAMAN

SOP-LSP-017

02

9/9


1. 2.

I.

TAHUNAN PENYELENGGARAAN PELATIHAN a. SURAT PERINTAH PESERTA b. SURAT PEMANGGILAN PESERTA c. SURAT PERINTAH TIM PENYELENGGARA d. SURAT PERMOHONAN NARASUMBER e. PANDUAN PELATIHAN f. MATERI PELATIHAN g. DAFTAR HADIR PESERTA, NARASUMBER DAN PENYELENNGARA PELATIHAN h. FORMULIR-FORMULIR TERKAIT PELATIHAN

LAPORAN DAN EVALUASI 1. 2.

PELATIHAN ALUMNI PASCA PELATIHAN

SELAMA BERLAKU

-

PERMANEN


NO. REVISI

HALAMAN

SOP-LSP-017

02

10/9


10.

Mekanisme

1. Usulan Pembuatan Dokumen Baru / Perubahan Dokumen Internal 2. Pengesahan dan Distribusi Dokumen Internal 3.

Penerimaan, Distribusi dan Penyimpanan Dokumen Eksternal

LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

Recommend Documents