Oficina Internet de Empresas
Tramitación de ficheros a través de BOL-E Descripción General VERSION: 3.0XXXXXX FECHA: Agosto 2017
Introducción Para tramitar un fichero normalizado a través de Bankia Online Empresas (BOL-E) es necesario tener contratado el módulo general de BOL-E así como el servicio asociado al tipo de fichero.
Los tipos de ficheros que se pueden tramitar a través de BOL-E son: COBROS
Adeudos SEPA, Adeudos SEPA financiados, Norma 58(*), Efectos 32(*), Cobros Internacionales
PAGOS
Transferencias, Nóminas, Pagos domiciliados, Pagos en Divisas y Emisión de documentos de pago a proveedores (Cheques y Pagarés 67A)
CONFIRMING NACIONAL
Envío a proveedores de ofertas de confirming.
COMERCIO EXTERIOR
Confirming Internacional, Remesas en reposición
FORMATO LIBRE
Tipo de ficheros con formato específico de Bankia que se usan en algunos servicios como los ficheros TPV, ficheros factoring, el Pago de impuestos por lotes a la Agencia Tributaria (AEAT) o los recibos indomiciliados (N.57).
(*) en cumplimiento al reglamento 260/2012 y según lo establecido por la Comisión de Migración a SEPA del Banco de España, no se pueden enviar desde el pasado 01-02-16
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Funciones de Ficheros en BOL-E Envío de ficheros generados por aplicaciones propias del cliente. El fichero se envía para su tramitación por los sistemas Bankia. (en la operativa SEPA, los ficheros pueden tener formato XML o formato TXT).
Utilidades para la creación y gestión (on line) de ficheros a través de la propia BOL-E. Una vez creados (generados) se pueden enviar para su tramitación por las aplicaciones de Bankia. Utilice estas funciones si prefiere crear los ficheros dentro de la propia BOL-E sin ayuda de un programa exterior. También puede utilizarse para realizar una validación en detalle de ficheros, mediante la opción “importación”.
Consulta de ficheros. Puede conocer el estado del fichero una vez enviado o el estado del fichero recibido (descargado). También se puede consultar el histórico de ficheros enviados y los pendientes de envío. Descarga de los documentos descriptivos de la Norma 43. Creación y mantenimiento de emisores, clientes y proveedores. Documentos descriptivos de las normas, descarga de programas.
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Introducción La tramitación completa de un fichero en BOL-E requiere la realización de una serie de actividades que se detallan a continuación.
Proceso de Gestión de Ficheros (on line) Para Crear y Gestionar ficheros en BOL-E (Cobros, Pagos, Comex y Confirming)
Creación del
Definición de
Fichero y
Deudores
Definición de Emisores
Beneficiarios
Ficheros generados por aplicaciones propias del cliente (ver página 15)
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Envío del Fichero
Firma
Tramitación
Emisores y Receptores
Definición Emisores y Receptores
Generación
Envío
Firma
Tramitación
Emisores Cualquier fichero de cobros o pagos requiere la existencia previa de un emisor (u ordenante) y contratar en su oficina el servicio para dicho emisor. En ficheros creados en BOL-E, será necesario dar de alta dicho emisor en la propia BOL-E como paso previo a la creación del fichero (posteriormente sólo le aparecerán esos emisores cuando se vaya a crear un fichero). En ficheros creados en aplicaciones del cliente, BOL-E validará, en el momento del envío, que el emisor que figura en el fichero está contratado con Bankia (no es necesario darlo de alta en BOL-E). Asimismo, es obligatorio la introducción de la cuenta de cargo/abono asociada al servicio que se vaya a utilizar. En el caso de Adeudos, la información del fichero se abonará en la cuenta asociada al contrato y no en la que aparezca en el fichero.
Deudores, Beneficiarios y Proveedores (receptores) Igualmente, cualquier fichero requiere la existencia previa de un número variable de deudores/beneficiarios/proveedores (receptores) de las operaciones tramitadas con el fichero. La introducción de los datos de los receptores, puede realizarse en el momento de crear el fichero.
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Creación Nuevo fichero
Definición Emisores y
Generación
Envío
Firma
Tramitación
Receptores
El proceso de creación de un fichero, es común para todo tipo de ficheros.
El fichero puede ser creado: • Manualmente con los datos de emisores y receptores. • Duplicando otro fichero. • Importando un fichero que haya sido generado por una aplicación del propio cliente.
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Creación Nuevo Fichero (2) 1
Definición Emisores y
Generación
Envío
Firma
Tramitación
Receptores
La creación de un fichero nuevo, requiere dar los datos de la cabecera y al menos de un adeudo (recibo, efecto o similar). Los datos a introducir para la creación del fichero variarán en función del tipo de fichero a crear, pero siempre requerirá: El nombre del fichero (datos del fichero). Datos de Cabecera (para seleccionar el acreedor, éste deberá haber sido creado previamente. En caso contrario se puede crear pinchando en “Nuevo”). La Fecha de Cobro (datos generales). En el ejemplo se incluye la generación de una remesa de Adeudos SEPA. Una vez dados de alta los datos de la cabecera de la remesa es necesario dar de alta al menos un adeudo de la misma.
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Creación Nuevo Fichero (3) 2
Definición Emisores y
Generación
Envío
Firma
Tramitación
Receptores
Creación de Adeudos/Transferencias: Una vez creado y seleccionado el tipo de fichero, se procederá a introducir los adeudos que incluirán información del receptor y el mandato a realizar. Los datos de cada receptor (deudor, beneficiario, proveedor) podrán buscarse en la base de datos de clientes o rellenarse directamente, pudiendo en este caso, utilizar la información introducida para añadirla a la base de datos. La información básica a introducir será el nombre del receptor (deudor/beneficiario/proveedor) y la cuenta de cargo para efectuar el cobro o el pago, pudiéndose requerir otros campos en función de la Norma (tipo de fichero) utilizada. Los datos básicos de la operación (en el ejemplo, adeudo) serán el importe, la fecha de la operación, el concepto, el tipo de adeudo y la referencia del mandato. Existirán otros datos a introducir en función de la Norma (tipo de fichero) utilizada (por ejemplo el mandato SEPA).
Consulte las guías específicas para cada tipo de fichero (cobros, pagos, confirming, etc.). Puede acceder a estas guías en las funciones correspondientes de gestión de ficheros en BOL-E 8
Duplicación de un Fichero
Definición Emisores y
Generación
Envío
Firma
Receptores
Si se desea utilizar un fichero almacenado para crear un nuevo fichero, deberá Seleccionar el fichero que se desee utilizar y la opción Duplicar. Se puede acceder directamente desde la posición Global También puede acceder desde el menú principal a través de la opción: Crear y gestionar ficheros
De forma similar puede crearse un fichero partiendo de un fichero ya enviado.
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Tramitación
Importación de Ficheros
Definición Emisores y
Generación
Envío
Firma
Receptores
También puede generarse un nuevo fichero importando la información de un fichero creado por el cliente. Esta opción también puede utilizarse para validar la información contenida en un fichero generado por un cliente antes de realizar su tramitación.
Al “pulsar” adjuntar, se añaden las operaciones incluidas en el fichero seleccionado. Previamente, será necesario seleccionar el emisor/acreedor y la fecha de vencimiento.
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Tras la importación, el estado de cada remesa indicará si ésta contiene datos correctos (✓) o erróneos (X).
Tramitación
Posibles Formas de Envío (1) 1
Definición Emisores y
Generación
Envío
Firma
Tramitación
Receptores
Servicio de FICHEROS CON FIRMA (previamente contratado en la oficina de Bankia): El usuario envía ficheros que son tramitados directamente sin necesidad de confirmación por parte de la oficina de Bankia. Usuarios autorizados a movimientos en la cuenta afectada por el fichero. (permisos de “Enviar y Firmar”).
Bankia Aplicación
Firma (1) de operación por usuario (s) autorizado (s) Usuarios autorizados a “elaborar y enviar” ficheros. (permisos de “Preparar y Enviar”)
Preparación del fichero Ficheros enviados para que la oficina de Bankia recabe la firma de los autorizados previamente a su procesado. (1)
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Dicha opción debe estar contratada previamente en la oficina de Bankia
Ficheros Firmados
Procesado del fichero
Oficina Autorización de oficina Bankia
Posibles Formas de Envío (2)
Definición Emisores y
Generación
Envío
Firma
Tramitación
Receptores
2 Servicio estándar de envío de ficheros (ficheros sin firma). El usuario envía ficheros a través de BOL-E que posteriormente tienen que ser autorizados por la oficina para que sean tramitados.
Bankia Aplicación Usuarios autorizados para: • “Preparar y enviar”
Procesado del fichero
Usuarios autorizados para: • “Enviar y firmar”.
Oficina Preparación del fichero
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Ficheros enviados para que la oficina de Bankia recabe la firma de los autorizados previamente a su procesado.
Autorización de oficina Bankia
Permisos para tramitar Ficheros
Definición Emisores y
Generación
Envío
Firma
Receptores
Los permisos para la preparación y el envío de ficheros se dan de alta en la función de Administrar/Mantenimiento de usuarios/Autorizaciones • En la opción Mantenimiento de Usuarios / Autorizaciones, administrará los permisos de los usuarios que haya dado de alta. • Las autorizaciones son genéricas para el tipo de ficheros sin bien el sistema comprobará los autorizaciones de los usuarios sobre las cuentas afectadas por los ficheros en el momento de la firma de la operación.
• Un usuario puede estar autorizado a: –
Preparar y Enviar.
–
Enviar y Firmar
• Un usuario con permiso de “Enviar y Firmar” tiene a su vez todos los permisos asociados a “Preparar y Enviar”
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Tramitación
Envío de Ficheros creados en BOL-E
Definición Emisores y Receptores
Generación
Envío
Firma
Tramitación
Los usuarios pueden enviar directamente un fichero como último paso del proceso de Creación del Fichero, una vez incorporadas todas las operaciones, se pulsará Finalizar y enviar.
Adicionalmente, desde las opciones del menú Crear y gestionar ficheros y Consulta de ficheros, se puede acceder a los ficheros disponibles para el envío. Una vez seleccionado el fichero, aparecen las opciones de envío y firma.
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Envío de ficheros generados por el cliente BOL-E permite el envío directo de ficheros generados por aplicaciones del cliente.
Definición Emisores y Receptores
Generación de Remesa
Envío del Fichero
Firma
Tramitación
Ficheros generados por aplicaciones propias del cliente Una vez enviados, los ficheros pueden consultarse desde “Consulta de ficheros”.
Recuerde que el emisor que figura en el fichero debe estar contratado previamente en su oficina de Bankia y que el usuario que firme el fichero, debe tener poderes sobre la cuenta afectada (si cuenta con el servicio de “ficheros con firma”).
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Firma de Ficheros
Definición Emisores y
Generación
Envío
Firma
Tramitación
Receptores
Operativa – Firma del fichero
El usuario puede Enviar a oficina (sin firma): Se procede al envío del fichero seleccionado a la oficina. La oficina tendrá que autorizar el fichero para su tramitación. Y en el caso de que se tenga contratada la opción de “fichero con firma”:
Enviar a otro usuario para firmar, quedando pendiente de autorización de los usuarios necesarios para la tramitación del fichero.
Enviar y firmar. Se introduce la firma electrónica y se procede al envío del fichero.
Operativa – Firma diferida pendiente Los usuarios que deban firmar un fichero preparado por otro usuario podrán acceder a la firma mediante la Función de “Pendientes/Pendientes de Firma” donde aparecerán los ficheros enviados pendientes de firma.
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Apéndice
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Nuevos estados de ficheros Nombre anterior Incompleto
Nuevo Nombre Borrador
Generado
Disponible para envío
Descripción Fichero en proceso de elaboración
Fichero completado pero no transmitido (ni a firmantes ni a oficina).
Pendiente de Firma
Pendiente de Firma
Enviado
Enviado sin firmar Enviado firmado
Enviado
(1)
Fichero completado y enviado por un usario para firma de uno (o varios) apoderados Fichero enviado a oficina Bankia (sin firmar) Fichero firmado y enviado para su tramitación (solo ficheros con firma (1))
Dicha opción debe estar contratada previamente en la oficina de Bankia
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Posibles acciones con el fichero Completar: pasaría a estado “disponible para envío”
Enviar a oficina sin firmar: pasaría a estado "Enviado sin firmar" Enviar a otro usuario para firmar: pasaría a estado "Pendiente de Firma" Firmar y Enviar: pasaría a estado "Enviado firmado" Firmar y enviar: pasaría a estado "Enviado Firmado"
Comentarios Un fichero se queda en estado borrador siempre que tenga algún adeudo incorrecto (típica situación al importar o al dar de alta adeudos masivos). Un fichero “disponible” para su envío, es igual que un borrador pero sin tener adeudos incorrectos (con aspas).
El fichero deberá ser validado por la oficina de Bankia antes de su procesado
Estados para ayudar a los usuarios FICHEROS CON FIRMA
Acción
Usuario con firma Firma (1) de operación por usuario (s) autorizado (s)
(autorizados a movimientos en la cuenta afectada por el fichero).
Acción Enviar a otro usuario para firmar
Enviar y firmar
Aplicación
Estado posterior Enviado Firmado
Procesado del fichero
Estado posterior Pendiente de Firma
Oficina Disponible para envío Preparación
Autorización de oficina Bankia
del fichero Acción
Usuario Administrativo
Enviar a oficina (sin firmar)
Estado posterior Enviado Sin Firmar
(autorizados a elaborar ficheros). 19 (1)
Dicha opción debe estar contratada previamente en la oficina de Bankia
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