PEDOMAN MUTU PPs UNJ - Pascasarjana

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA PROGRAM PASCA SARJANA Kampus Universitas Negeri Jakarta, Jl. Rawamangun Muka, Jakarta 13220 Telp. (021) 4721340, Website: http//pps.unj.ac.id, e-mail:[email protected]

PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00

Tgl. Berlaku 4 September 2015

Hal. 1 dari 15

PEDOMAN MUTU PPs UNJ

Jabatan Dibuat oleh

Tim ISO

Diperiksa oleh

Prof.Dr.Nadiroh,M.Pd Management Representative

Disetujui oleh

Direktur Program Pascasarjana UNJ Prof.Dr. Moch. Asmawi, M.Pd

Tanda Tangan


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 2 dari 15

DAFTAR ISI PEDOMAN MUTU

1. Ruang lingkup 2. Sistem Manajemen Mutu 3. Tanggung Jawab Manajemen 4. Pengelolaan Sumber Daya 5. Pengukuran , Analisis dan Perbaikan LAMPIRAN Lampiran A Lampiran B Lampiran C Lampiran D

Interaksi antar Proses Daftar Prosedur Struktur Organisasi Tanggung Jawab dan Kewenangan MR

halaman


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 3 dari 15

1. Ruang Lingkup Sasaran dan ruang lingkup implementasi sistem penjaminan mutu di Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta adalah seluruh kegiatan pelaksanaan tridarma perguruan tinggi dan sarana penunjangnya. Kegiatan tridarma perguruan tinggi meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, masing-masing kegiatan sasarannya mencakup masukan, proses, dan hasil. Sarana penunjang kegiatan tridarma perguruan tinggi meliputi sarana, prasana, keuangan, serta manajemen administrasinya. Lingkup pelaksanaan sistem manajemen mutu Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta mencakup pemenuhan standar oleh elemen terkait yang diikuti pengendalian agar sesuai standar serta peningkatan standar proses bidang tri darma perguruan tinggi. sesuai persyaratan ISO 9001 : 2008. Setiap bagian dan lapisan manajemen Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta dalam upaya mencapai, mempertahankan serta meningkatkan mutu hasil program tridarma perguruan tinggi tersebut di lingkungan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta. Mengingat luas cakupan lingkup program tridarma tersebut maka dibuat prioritas yang ditetapkan dalam periode waktu tertentu. Supaya semua proses tersebut mencapai mutu yang telah ditetapkan maka Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta haruslah menyusun Pedoman Mutu dan melaksanakannya secara utuh. Pedoman Mutu ini merupakan kebijakan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta terhadap ketentuan yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008. Pedoman ini tidak bersifat statis dan bias, dapat direvisi kapan saja bila ditinjau perlu atau dapat ditinjau ulang untuk perbaikan sekali dalam setahun. Setiap perubahan ke arah perbaikan dapat diajukan oleh setiap sivitas akademika Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta tanpa memandang posisi dalam manajemen. Usulan disampaikan ke Management Representative (MR) untuk didiskusikan, dikaji dan diuji. Setelah dianggap memuaskan diajukan ke Top Management/Direktur untuk disahkan. Semua data merupakan tanggung jawab Top Management/Direktur dan MR untuk mengelolanya sesuai dengan tingkatan manajemennya, serta segala data dan informasi yang perlu diketahui merupakan tanggung jawab Top Management/Direktur dan MR


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 4 dari 15

untuk menyampaikannya secara rinci dan jelas untuk menghindari kesalahpahaman, interpretasi, salah persepsi maupun salah asumsi. Pedoman Mutu ini diperbaiki dan dikembangkan secara berkala sesuai dengan masukan atau ide, perkembangan dan peningkatan standar mutu agar Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta tetap mampu memperbaiki kinerja secara berkesinambungan. Penerapan sistem manajemen mutu di Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta meliputi unit : 1. SOP yang Berkaitan dengan Program Studi S2 dan S3 1.1. SOP Penyusunan/Revisi Kurikulum 1.2. SOP Penyusunan Sebaran Matakuliah Setiap Semester 1.3. SOP Penentuan Dosen Pengampu Matakuliah 1.4. SOP Pelaksanaan Perkuliahan 1.5. SOP Evaluasi Proses Pembelajaran 1.6. SOP Penentuan Pembimbing/Promotor Untuk Tesis/Disertasi 1.7. SOP Pembimbingan Tesis/Disertasi 1.8. SOP Verifikasi Topik Penelitian Tesis/Disertasi 1.9. SOP Pelaksanaan Komprehensif 1.10. SOP Pelaksanaan Seminar Proposal Tesis/Disertasi 1.11. SOP Penerbitan Jurnal Nasional Yang Bereputasi 1.12. SOP Penerbitan Jurnal Internasional Yang Bereputasi 1.13. SOP Penentuan Penguji Seminar Proposal/Kelayakan Disertasi/Ujian Tertutup/Ujian Terbuka 1.14. SOP Seminar Kelayakan /Tertutup/Terbuka dan Ujian Tesis 1.15. SOP Penyiapan Akreditasi Prodi 1.16. SOP Pelaksanaan Seminar Akademik 1.17. SOP Pelaksanaan KKL 1.18. SOP Penyelenggaraan Kuliah Umum 1.19. SOP Pelaksanaan kuliah Dosen Tamu 1.20. SOP Pembukaan Program Studi Baru 2. SOP yang Berkaitan dengan Layanan Akademik 2.1. SOP Penjadwalan Kuliah Setiap Semester 2.2. SOP Pelaksanaan Reviu Disertasi


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15.

Rev 00


Hal. 5 dari 15

SOP Pelaksanaan Reviu Artikel SOP Seminar Kelayakan S3 SOP Ujian tertutup S3 SOP Ujian Terbuka S3 SOP Seminar Proposal Tesis SOP Ujian Formatif Tesis SOP Ujian Sumatif Tesis SOP Pelaksanaan Yudisium SOP Menangani Arti Kelilmiah Mahasiswa SOP Proses Bea Siswa SOP Mempublikasi artikel ilmiah melalui OJS (Open Journal System) SOP Penerimaan Mahasiswa Pindahan SOP Penerimaan Mahasiswa Luar Negeri

3. SOP yang Berkaitan dengan Layanan Perpustakaan 3.1. SOP Peminjaman Buku/Jurnal 3.2. SOP Bebaspinjaman Buku Dari Perpustakaan 3.3. SOP Sumbangan Buku/Jurnal 3.4. SOP Pendataan Buku/Jurnal/Disertasi/Tesis 4. SOP Yang Berkaitan Dengan Layanan Keuangan 4.1. SOP Merancang Anggaran Program Kegiatan Setiap Unit 4.2. SOP Pencairan Dana Untuk Program Kegiatan Setiap Unit 4.3. SOP Pendokumentasian Bukti Pedukung Keuangan 4.4. SOP Membuat Laporan Pertanggungjawaban Keuangan 5. SOP Yang Berkaitan Layanan Umum (Kepegawaian dan Perlengkapan) 5.1. SOP Pengadaan Sarana dan Prasarana/IT 5.2. SOP Pemeliharaan Sarana Dan Prasarana 5.3. SOP Pendataan Sarana Dan Prasarana 5.4. SOP Pemantauan Kebersihan Dan Keindahan 5.5. SOP Proses Peminjaman Sarana Dan Prasarana 6. SOP Yang Berkaitan Layanan Kerjasama/ Kemahasiswaan/Alumni 6.1. SOP Kerjasama 6.2. SOP Pendataan Mahasiswaa 6.3. SOP Pendataan Alumni


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

6.4. 6.5. 6.6.

Rev 00


Hal. 6 dari 15

SOP Pembinaan Kemahasiswa SOP Pengusulan HAKI SOP Pelaksanaan Benchmarking Ke Perguruan Tinggi lain

1. Sistem Manajemen Mutu 1.1. Visi Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta

Menjadi Program Pascasarjana Unggul, Terkemuka Dan Daya Saing Tinggi Di Tingkat Nasional, Regional, Dan Internasional Pada Tahun 2020

1.2. Misi UNJ

1. Menyelenggarakan kegiatan pendidikan Magister dan Doktor yang berorientasi pada keunggulan, kejujuran, integritas, dan kewibawaan akademik yang menjunjung tinggi nilai-nilai kemanusiaan dan demokrasi untuk menghasilkan lulusan yang mandiri, profesional, kompetitif dan berakhlak mulia. 2. Mengembangkan kemampuan adaptif, kreatif dan inovatif melalui riset sehingga mampu beradaptasi untuk mengantisipasi perubahan dan perkembangan ilmu, teknologi, dan seni mutakhir secara berkelanjutan. 3. Mengembangkan kapasitas kelembagaan program studi yang dapat meningkatkan kualitas kinerja dan keunggulan kompetitif dalam persaingan global. 4. Menyediakan berbagai jenis layanan pendidikan dalam pengembangan keilmuan melalui kerjasama kemitraan dengan berbagai pihak sesuai dengan perkembangan kebutuhan masyarakat baik di tingkat nasional, regional, dan internasional.

1.3. Visi dan Misi GPjM Program Pascasarjana Universitas Negeri Visi GPjM Program Pascasarjana Universitas Negeri : Pada tahun 2020 menjadi salah satu gugus penjaminan mutu Program Pascasarjana Universitas terbaik di tingkat nasional untuk menjadikan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta memiliki keungggulan dibidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta layanan akademik dan non akademik Misi GPjM Program Pascasarjana Universitas Negeri :


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 7 dari 15

1. Menyusun pedoman mutu, standar mutu penjaminan mutu akademik dan non akademik di linkungan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta 2. Melaksanakan siklus penjaminan mutu akademik dan non akademik secara berkelanjutan pada seluruh unit kerja di lingkungan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta 3. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan siklus penjaminan mutu akademik dan non akademik pada seluruh unit kerja di lingkungan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta. 4. Melakukan audit mutu akademik internal dalam bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat untuk semua program studi pendidikan dan non pendidikan pada Program Magister dan Doktor, serta audit mutu non akademik. 5. Secara berkelanjutan melakukan peningkatan kualitas penjaminan mutu akademik dan non akademik di lingkungan Program Pascasarjana Univeristas Negeri Jakarta 1.4. GPjM Program Pascasarjana Universitas Negeri mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan dalam Sistem Manajemen Mutu dan menentukan urutan serta interaksi antar proses (Lampiran A). 1.5. Proses ini dikelola sesuai persyaratan pelanggan, mengacu kepada persyaratan ISO 9001 : 2008 dan Buku Panduan Akademik Program Pascasarjana. 1.6. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta mencakup : 1.6.1. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu 1.6.2. Pedoman Mutu 1.6.3. Prosedur Mutu (prosedur wajib yang ditetapkan standard ISO) 1.6.4. Dokumen diperlukan untuk merencanakan, menjalankan dan mengendalikan proses-proses keagiatan akademik dan non-akademik 1.6.5. Rekaman –Rekaman hasil kegiatan akademik dan non-akademik 1.7. Kebijakan Mutu Program Pascasarjana Universitas Negeri ditetapkan dan disahkan oleh Top Management/Direktur, serta disosialisasikan keseluruh Personal untuk dipahami. Kebijakan Mutu ini ditinjau kesesuaiannya secara berkala sesuai kebutuhan, mengacu kepada pasal 5.3 ISO 9001:2008. Kebijakan mutu Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta adalah :


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 8 dari 15

1.7.1. Menjadikan penjaminan mutu sebagai dasar dan jiwa seluruh civitas akademika Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta dalam menjalankan fungsi terbaiknya di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat serta layanan akademik secara berkelanjutan 1.7.2. Menjadikan penjaminan mutu sebagai dasar dan jiwa seluruh tenaga kependidikan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta dalam menjalankan fungsi terbaiknya di bidang non akademik secara berkelanjutan 1.7.3. Mendorong peningkatan mutu Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta menjadi Program Pascasarjana yang berkualitas dalam bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di tingkat nasional dan internasional. 1.8. Sasaran Mutu Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta terdiri dari sasaran mutu Program Pascasarjana secara keseluruhan, sasaran mutu program studi S2/S3 dan sasaran mutu tiap layanan. Sasaran Mutu ini ditunjang oleh perencanaan untuk dapat dicapai dan dilakukan pemantauan terhadap hasil secara periodik. Sasaran Mutu yang tidak tercapai akan dilakukan analisis dan tindakan koreksi yang sesuai. 1.9. Sasaran Mutu yang ditetapkan selalu mencerminkan Kebijakan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta dan mengacu kepada Renstra Universitas Negeri Jakarta 1.10. Manual Mutu Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta ini mencakup klausal yang dipersyaratkan oleh pasal 4.2.2 ISO 9001:2008. 1.11. Prosedur Mutu yang diterapkan di Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta mencakup apa yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008 dan yang diperlukan untuk merencanakan, menjalankan, serta mengendalikan proses secara efektif. Semua Prosedur Mutu tersebut ada dalam daftar “Daftar Prosedur Mutu” 1.12. Semua rekaman/arsip disimpan dan dipelihara oleh Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta mencakup yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008 dan yang diperlukan sebagai bukti objektif atas efektifitas proses-proses yang ada.


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 9 dari 15

1.13. Semua dokumen dalam Sistem Manajemen Mutu dikendalikan. Tata cara pengendalian dokumen sebagaimana dipersyaratkan ISO 9001:2008 pasal 4.2.3 tercakup dalam“ Posedur Mutu Pengendalian Dokumen”. 1.14. Semua rekaman/arsip dikendalikan sebagaimana yang dipersyaratkan ISO 9001:2008 pasal 4.2.4 dan tata caranya diuraikan dalam “Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman”. 2. Tanggung Jawab Manajemen 2.1. Manajemen Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta memberikan komitmen dan bukti keterlibatannya dalam pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu dengan : 2.1.1. Menetapkan dan mengesahkan kebijakan mutu yang isinya mencakup apa yang dipersyaratkan ISO 9001:2008 pasal 5.3. 2.1.2. Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan lainnya kedalam Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta 2.1.3. Memastikan sasaran mutu ditetapkan pada semua bidang kerja/layanan di Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta. 2.1.4. Melakukan tinjauan manajemen dan menyediakan sumber daya yang diperlukan. 2.2. Manajemen memberi perhatian kepada pemenuhan persyaratan pelanggan yang ditetapkan dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk itu manajemen mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dalam setiap rapat yang dipimpinnya. Manajemen juga memberi perhatian terhadap keluhan dari pelanggan untuk diselesaikan. Selain itu Manajemen mengukur tingkat kepuasan pelanggan melalui metoda yang ditentukan (kuesioner) dan menganalisa hasil-hasilnya yang pelaksanaannya diserahkan kepada Management Representative Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta 2.3. Manajemen memastikan adanya rencana mutu atau program kerja yang diarahkan untuk mendukung tercapainya Sasaran Mutu Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta. Manajemen juga memastikan terjadinya komunikasi yang efektif melalui media komunikasi yang tersedia seperti rapat kerja, rapat rutin, pesan elektronik, dan lain-lain.


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 10 dari 15

2.4. Manajemen menetapkan dan mensahkan struktur organisasi yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang yang berlaku di Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta (lampiran B) 2.5. Dalam menjalankan tugas untuk memastikan sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara, serta untuk membangkitkan kesadaran Personal tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan. Manajemen menunjuk seseorang untuk menjadi Management Representative yang mempunyai tanggung jawab sebagaimana dipersyaratkan dalam ISO 9001:2008 pasal 5.5.2. dan diangkat oleh SK Direktur 2.6. Manajemen mengadakan tinjauan manajemen sekurang-kurang 1 (satu) kali dalam satu tahun dengan agenda pembahasan dan keluaran yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2008 dan pelaksanaannya diatur dalam pasal 5.6 . 3. Pengelolaan Sumber Daya 3.1. Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta mengidentifikasi, menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk keefektifan sistem manajemen mutu, dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Sumber daya tersebut mencakup sumber daya manusia, sarana prasarana dan suasana akademik. 3.2.

Semua personal Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta harus memenuhi kompetensi dan kualifikasi yang dipersyaratkan.

3.3.

Semua prasarana kerja, termasuk alat kantor serta sarana lainnya disediakan dan dipelihara.

3.4.

Suasana akademik yang diperlukan untuk menjaga kesesuaian produk dan untuk memenuhi persyaratan pelanggan atau peraturan perundang-undangan yang berlaku, disediakan dan dikelola oleh Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta. Hal ini mencakup kegiatan penataan area kampus, pemeliharaan dan kebersihan lingkungan kampus

4. Realisasi Produk/Tri Darma Perguruan Tinggi Prosess untuk merealisasikan tri darma perguruan tinggi tercermin dalam perencanaan dan realisasinya dijelaskan dalam Sasaran Mutu. (Lampiran C) 4.1. Rencana Program


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 11 dari 15

Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta melakukan pengembangan program-program dalam mencapai tri darma perguruan tinggi. 4.2. Perancangan dan Pengembangan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta menyusun rencana program kegiatan yang lebih operasional dengan menyesuaikan Sasaran Mutu, perkembangan ilmu dan teknologi yang terus maju serta berkembang secara cepat. 4.3. Penyediaan Perangkat Lunak/Keras Penunjang Pelaksanaan Program Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta menyusun program kerja berdasarkan ketentuan adminstrasi dan anggaran sesuai dengan ketentuan BLU. 4.4. Proses Pelaksanaan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta melaksanakan program kegiatan yang secara garis besar terdiri dari : 4.4.1 Penetapan dan Pengembangan Standar Berdasarkan peraturan, visi dan misi, kebijakan, kebutuhan, dan kondisi internal disusun dan ditetapkan standar. Selanjutnya standar ini dijabarkan menjadi standar yang lebih operasional oleh unsur pelaksana untuk dipenuhi yakni SOP dan Buku Panduan Akademik 4.4.2 Pengendalian standar melalui monitoring, evaluasi, dan audit mutu oleh GPjM Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta. 5. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan 5.1. Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta merencanakan dan melakukan

proses-proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan untuk program yang bersifat umum terhadap hasil yang dicapai oleh unsur terkait yang menjalankan standar yang ditetapkan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta.

5.2. Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta melakukan audit internal

minimal 1 (satu) kali dalam satu tahun, dan mempertimbangkan status dan pentingnya proses/bidang yang diaudit. Audit internal dilakukan oleh personel yang berkompeten sesuai dengan yang ada dalam daftar auditor. Semua elemen dalam sistem manajemen mutu harus tercakup dalam kegiatan audit. Tata cara pelaksanaan proses tersebut diuraikan dalam “Prosedur Mutu Audit Internal”.


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 12 dari 15

5.3. Semua proses dalam Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Program

Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta dipantau atau diukur untuk mengetahui tingkat pencapaian hasil yang direncanakan. Setiap penyimpangan dari rencana dilakukan koreksi dan tindakan koreksi yang sesuai.

5.4. Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta berkoordinasi dengan pihak

yang melaksanakan akreditasi untuk mengidentifikasi dan memverifikasi melalui pengukuran dalam pencapaian tri dharma perguruan tinggi. Kegiatan ini dilakukan Porgran Pascasrjana, program studi dan unit layanan lainnya.

5.5.

5.6. Semua pencapaian tri dharma perguruan tinggi yang tidak sesuai dengan

persyaratan diidentifikasi dan dikendalikan. Tata caranya dijelaskan dalam “Prosedur Mutu Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai”. Rekaman ketidaksesuain dan tindakan yang dilakukan didokumentasikan

5.7. Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta melakukan analisis data tentang

kepuasan pelanggan, kesesuaian pencapaian tri dharma perguruan tinggi, sebagaimana yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2008 pasal 8.4. Metoda yang digunakan untuk analisa data diupayakan untuk menerapkan statistika deskriptif.

5.8. Perbaikan berlanjut dilakukan dengan menggunakan hasil audit, analisis data,

sasaran mutu, kebijakan mutu, tinjauan manajemen, tindakan koreksi dan tindakan pencegahan.

5.9. Tindakan koreksi dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang

ditemukan dan mencegah terulangnya, Uraian kegiatan tersebut dijelaskan dalam “ Prosedur Mutu Tindakan Koreksi”

5.10. Tindakan pencegahan dilakukan untuk menghilangkan penyebab dan potensi

ketidaksesuaian yang ditemukan dan mencegah terjadinya. Uraian pelaksanaannya dijelaskan dalam “Prosedur Mutu Tindakan pencegahan.”


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 13 dari 15

LAMPIRAN A INTERAKSI ANTAR PROSES

Proses Pendukung Belanja (barang/jasa), Sarana dan Prasarana, Lingkungan, Suasana Akademik, Komunikasi Pelanggan, Pengembangan Sumber daya Manusia dan Kesekretariatan

Rekomendasi ke pimpinan /Kepuasan Pelanggan

Hasil : dokumen standar dan dokumen mutu

benchmark

Pengendalian standar Melalui monitoring, evaluasi, audit dan

Penetapan Standar untuk dipenuhi oleh unsur terkait

Kinerja Proses Monitor & Pengukuran Proses, Survey Pelanggan, Internal Audit, Tindakan Koreksi & Pencegahan, PerbaikanBerlanjut

Perencanaan Program Kegiatan

Peraturan perundangan Visi UNJ Kebutuhan/Harapan Pelanggan

Arah dan Perencanaan Manajemen Komitmen, Fokus Pelanggan, Manajemen Sumberdaya, Komunikasi yang Efektif, Tinjauan Manajement


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 14 dari 15

LAMPIRAN B

KEBIJAKAN MUTU PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA 1. Menjadikan Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta (PPs UNJ) sebagai pusat keunggulan akademik dalam bidang pendidikan. 2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian unggulan dalam bidang pendidikan. 3. Meningkatkan kualitas dan kuantitas kegiatan pengabdian kepada masyarakat. 4. Memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas untuk seluruh program studi S2 dan S3. 5. Menghasilkan lulusan S2 dan S3 yang memenuhi Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI). 6. Mengembangkan pencitraan publik dengan memperluas akses pendidikan yang bermutu dan jejaring kemitraan baik di tingkat regional, nasional, dan internasional. 7. Memiliki sarana dan prasarana yang memadai dan mencukupi


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 15 dari 15

LAMPIRAN C

SASARAN MUTU PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA PADA TAHUN 2015 1. Menerbitkan Buku Panduan Akademik dan buku Pedoman Penulisan Tesis dan Disertasi Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta. 2. Tercapainya 80% revisi kurikulum KKNI Program Studi S2 dan S3 Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta. 3. Tersedianya 70% Rencana Pembelajaran Semester (RPS) untuk setiap matakuliah pada setiap Program Studi S2 dan S3. 4. Terselenggaranya seminar untuk setiap prodi 5. Tersedianya 50% database mahasiswa S2 dan S3 pada setiap Program Studi untuk 3 tahun terakhir 6. Tersedianya 30% database dosen Program Studi S2 dan S3 Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta. 7. Tercapainya setifikasi ISO 9001:2008. 8. Setiap Program Studi menghasilkan 4 (empat) penelitian dan 4 (empat) pengabdian kepada masyarakat. 9. Setiap Program Studi (2 orang) mengikuti seminar internasional. 10. Terlaksananya 1 (satu) seminar internasional bekerjasama dengan perguruan tinggi di dalam dan luar negeri. 11. Setiap Program Studi menghasilkan 1 (satu) jurnal. 12. Setiap Program Studi menghadirkan 1 (satu) dosen tamu dalam atau luar negeri 13. Diterbitkannya 4 (empat) jurnal internasional.


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 16 dari 15

LAMPIRAN D

DESKRIPSI TUGAS dan TANGGUNGJAWAB No 1

Uraian Deskripsi Tugas Direktur Program Pascasarjana

Direktur memimpin seluruh kegiatan Program Pascasarjana, baik yang bersifat akademik, administratif, maupun pengembangan dan kerjasama. Direktur bertanggung jawab kepada Rektor.

2

Asisten Direktur I

Asisten Direktur I melaksanakan kegiatan 1) Kurikulum Program Studi 2) Sistem Perkuliahan 3) Monitoring Perkuliahan 4) Pelaksanaan Seminar Kelayakan/Ujian Tertutup/Ujian Terbuka untuk Program Doktor 5) Pelaksanaan Ujian Tesis untuk Program Magister 6) Pelaksanaan Yudisium Bersama Asisten Direktur III, melaksanakan 7) Pembukaan prodi baru 8) Akreditasi program studi 9) Sistem manajemen mutu 10) Pelaksanaan Reviu Disertasi Asisten Direktur I bertanggung jawab kepada Direktur


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

No 3

Rev 00


Hal. 17 dari 15

Uraian Deskripsi Tugas Asisten Direktur II

Asisten Direktur II melaksanakan kegiatan Program Pascasarjana 1) Administrasi keuangan 2) Kepegawaian 3) Perlengkapan/Sarana Prasarana 4) Sistem Pelayanan Keuangan melalui Bank secara online 5) Perpustakaan 6) Laboratorium Komputer/Bahasa/PAUD 7) Manajemen Gedung 8) Database Dosen dan Karyawan Asisten Direktur II bertanggung jawab kepada Direktur

4

Asisten Direktur III

Asisten Direktur III melaksanakan kegiatan Program Pascasarjana 1) Bidang kemahasiswaan, 2) Kerjasama 3) Alumni. 4) Publikasi Artikel/Jurnal Prodi dan Jurnal Internasional melalu OJS (Open Journal System) 5) Teknologi Informasi Bersama dengan Asisten Direktur I melaksanakan 6) Pembukaan prodi baru 7) Akreditasi program studi 8) Sistem manajemen mutu


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00

No


Hal. 18 dari 15

Uraian Deskripsi Tugas Asisten Direktur III bertanggung jawab kepada Direktur

5

Ketua Program Studi

Ketua Program Studi melaksanakan kegiatan akademik pada program studi tertentu. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) 17) 18)

Penyusunan/Revisi Kurikulum Penyusunan Sebaran Matakuliah Setiap Semester Penentuan Dosen Pengampu Matakuliah Pelaksanaan Perkuliahan Evaluasi Proses Pembelajaran Penentuan Pembimbing/Promotor Untuk Tesis/Disertasi Pembimbingan Tesis/Disertasi Verifikasi Topic Penelitian Tesis/Disertasi Pelaksanaan Komprehensif Pelaksanaan Seminar Proposal Tesis/Disertasi Pengadaan Jurnal Nasional Yang Bereputasi Pengadaan Jurnal Internasional Yang Bereputasi Penentuan Penguji Seminar Proposal/Kelayakan Disertasi/Ujian Tertutup/Ujian Terbuka Proposal/Kelayakan/Tertutup/Terbuka dan Ujian Tesis Penyiapan Akreditasi Prodi Pelaksanaan Seminar Akademik Pelaksanaan KKL Penyelenggaraan Kuliah Umum

19) Pelaksanaan kuliah Dosen Tamu 20) Pembukaan Prodi Baru Kaprog bertanggung jawab kepada Direktur


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00

No 6


Hal. 19 dari 15

Uraian Deskripsi Tugas Sekretaris Program Studi

Sekretaris Program Studi (Sekprog) membantu Ketua Program Studi (Kaprog) dalam: 1) Pelaksanaan kegiatan akademik 2)

Pelaksanaan administrasi akademik program studi

Sekretaris Program Studi bertanggung jawab kepada Ketua Program Studi 7

Kasubag TU

Kasubag TU melaksanakan kegiatan sekretariat dalam: 1) Persuratan 2) Pencatatan seperti daftar mahasiswa, inventaris, dan perlengkapan kantor, 3) Pelayanan administratif seperti memproses surat izin melakukan uji coba instrumen, pengembalian mahasiswa kepada instansi induk dan surat keterangan. Kasubag TU bertanggung jawab kepada Direktur PPs, Asisten Direktur I, Asisten Direktur II, Asisten Direktur III.

8

Bendahara

Bendahara melaksanakan 1) Merancang anggaran program kegiatan 2) Pencairan dana 3) Pendokumentasian bukti pedukung keuangan 4) Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan Bendahara bertanggung jawab Direktur PPs dan Asisten Direktur II.

kepada


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00

No 9


Hal. 20 dari 15

Uraian Deskripsi Tugas Penanggungjawab Layanan Akademik

Penanggungjawab Layanan Akademik melaksanakan 1) 2) 3) 4)

Penjadwalan Kuliah Setiap Semester Pembuatan KRS dan KHS. Pelaksanaan Reviu Disertasi Pelaksanaan Reviu Artikel

5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14)

Seminar Kelayakan S3 Ujian tertutup S3 Ujian Terbuka S3 Seminar Proposal Tesis Ujian Formatif Tesis Ujian Sumatif Tesis Pelaksanaan Yudisium Menangani Arti Kelilmiah Mahasiswa Proses Bea Siswa Mempublikasi artikel ilmiah melalui OJS (Open Journal System) Penerimaan Mahasiswa Pindahan Penerimaan Mahasiswa Luar Negeri Penjadwalan Seminar kelayakan/Ujian Tertutup/Ujian Terbuka untuk program Doktor. Penjadwalan Ujian Tesis untuk program Magister. Pelaksanaan Yudisium. Mengumpulkan mendata bank artikel ilmiah mahasiswa.

15) 16) 17) 18) 19) 20)

Kepala Layanan Akademik bertanggung jawab kepada Asisten Direktur I. 10

Penanggungjawab Layanan Umum

Penanggungjawab Layanan Umum melaksanakan


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00

No


Hal. 21 dari 15

Uraian Deskripsi Tugas 1) Pengadaan Sarana dan Prasarana/IT 2) Pemeliharaan Sarana dan Prasarana 3) Pendataan Sarana dan Prasarana 4) Pemantauan Kebersihan an Keindahan 5) Proses Peminjaman Sarana dan Prasarana Kepala Layanan Umum bertanggung jawab kepada Asisten Direktur II.

11

Kepala Layanan Perpustakan

Kepala Layanan Perpustakan melaksanakan 1)

Peminjaman buku/jurnal,

2)

Bebas pustaka,

3)

Sumbangan buku/jurnal,

4)

Pendataan buku/jurnal/disertasi/tesis,

5)

Pengadaan buku/jurnaldaripasca,

6)

Sumbangan buku/ jurnal dari mahsiswa

Kepala Layanan Perpustakan bertanggungjawab kepada Asisten Direktur II. 12

Kepala Layanan kerjasama/Mahasiswa/Alumni

Kepala Layanan kerjasama/Mahasiswa/Alumni melaksanakan 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Kerjasama Database Mahasiswaa Pendataan Alumni Pembinaan Kemahasiswa Pengusulan HAKI Pelaksanaan Benchmarking Ke Perguruan Tinggi lain Menerima Kunjungan dari Perguruan Tinggi lain


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00

No


Hal. 22 dari 15

Uraian Deskripsi Tugas 8) 9)

Merancang MOA (Memorandum of Agreement) Pelaksanaan Seminar Nasional/ Internasional

Kepala Layanan kerjasama/Mahasiswa/Alumni bertanggungjawab kepada Asisten Direktur III 13

Management Representative

Management Representative (MR) 1) Menetapkan, menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu berdasar Standar ISO 9001 : 2008, di dalam setiap proses kegiatan di Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta 2) Melaporkan secara rutin hasil dari penerapan Sistem Manajemen Mutu dan perbaikan-perbaikannya bila diperlukan kepada Top Manajemen di dalam rapat Tinjauan Manajemen. 3) Sosialisasi Sistem Manajemen Mutu berdasar standar ISO 9001 : 2008 kepada seluruh civitas Akademika Program Pascasarjana. 4) Pengendalian ketidaksesuaian 5) Tindakan koreksi 6) Tindakan pencegahan 7) Survei kepuasan pelanggan Management Representative (MR) bertanggungjawab kepada Top Manajemen/Direktur

14

Kendali Dokumen

Kendali Dokumen melaksanakan 1) Pengendalian dokumen 2) Pengendalian rekaman

14

Gugus Penjaminan Mutu

Gugus Penjaminan Mutu (GPjM) melaksanakan Pendalian Mutu yaitu


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

No

Rev 00


Hal. 23 dari 15

Uraian Deskripsi Tugas 1) Menetapkan, menerapkan dan memelihara Standar Mutu dalam setiap proses kegiatan di Program Pascasarjana Universitas Negeri Jakarta dalam hal menetapkan Standar Mutu S2/S3 PPs UNJ 2) Melaporkan secara rutin hasil dari penerapan Sistem Manajemen Mutu dan perbaikan-perbaikannya kepada MR 3) Sosialisasi Sistem Manajemen Mutu berdasar standar Mutu kepada seluruh civitas Akademika Program Pascasarjana. 4) Pengendalian ketidaksesuaian 5) Tindakan koreksi 6) Tindakan pencegahan 7) Survei kepuasan pelanggan


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


LAMPIRAN E

STRUKTUR ORGANISASI PROGRAM PASCASARJANA

Hal. 24 dari 15


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


LAMPIRAN F

STRUKTUR TIM ISO PROGRAM PASCASARJANA

Hal. 25 dari 15


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


LAMPIRAN G

SK/SURAT TUGAS

Hal. 26 dari 15


PEDOMAN MUTU

Edisi 01

Rev 00


Hal. 27 dari 15

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN NO

REV KE

TGL REVISI

SEBELUM REVISI

SESUDAH REVISI

1 2 3 4

PENGESAHAN Nama Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disahkan Oleh

Jabatan

Tanda Tangan

Tanggal

HAL

PEDOMAN MUTU PPs UNJ - Pascasarjana

Recommend Documents