Portfoliomanagement für Kommunale Immobilien Liebe Leserin, lieber Leser, als Beratungsgesellschaft für den öffentlichen Sektor unterstützt die arf GmbH seit ihrer Gründung 1995 Verwaltungen bei Fragen der Organisationsentwicklung und bei aktuellen ReformThemen. Mit dieser Broschüre möchten wir Sie sensibilisieren für die Bedeutung der kommunalen Immobilien. Viele Kommunen verfügen über ein größeres Flächenangebot als benötigt. Ein Portfoliomanagement soll dabei helfen, die Balance zu finden zwischen den zur Verfügung stehenden Flächen und den dafür vertretbaren Kosten.
Ausgangslage Liegenschaften nehmen in der Wahrnehmung der kommunalen Aufgaben eine zentrale und vielfältige Rolle ein. Allerdings binden Bau und Unterhaltung der Gebäude die finanziellen Mittel in einem solch hohen Maße, dass die Liegenschaften bei den meisten Kommunen nach dem Personal den zweitgrößten Kostenblock darstellen. Neben den laufenden Betriebs– und Unterhaltskosten sind Gebäude in der Regel alle 25 bis 30 Jahre grundlegend zu sanieren. Doch gerade der langfristige Nutzungshorizont macht es erforderlich, den kommunalen Gebäudebestand strategisch und weitsichtig zu planen und die Entwicklungen mit den Prognosen stetig abzugleichen, um für die sich verändernden Bedingungen gerüstet zu sein.
Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne telefonisch oder in einem persönlichen Gespräch zur Verfügung! Ihre Monika Huber
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Quelle: 2009 - Statistisches Bundesamt, www.destatis.de
Die demographischen Prognosen sind regional stark unterschiedlich hinsichtlich der Bevölkerungsentwicklung, der Altersstruktur und der zu erwartenden Wanderbewegungen. Es gilt also, die eigenen Bedürfnisse und die regionale Situation zu berücksichtigen, um den Bestand vor allem bei Neubauten und Sanierungen flexibel für mögliche Anpassungen anzulegen. Doch für den gesamten Gebäudebestand kann dies bedeuten, dass auch die Zusammensetzung sich den veränderten Bedingungen anpassen muss.
Ziel eines erfolgreichen Portfoliomanagements für kommunale Immobilien ist es, die aktuell benötigten Flächen zur Verfügung zu stellen und Möglichkeiten für zukünftige Entwicklungen zu wahren. Monika Huber Seniorberaterin Tel.: 0911 230 87 83
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Ergebnisoffen müssen stetige Veränderungen einer Prüfung unterzogen werden, Gebäude sollten nach ihrer Wichtigkeit gemäß ihrer strategischen Rolle priorisiert werden, um Ressourcen zukunftsorientiert lenken zu können. Viele Kommunen verfügen über einen Immobilienbestand, der sich arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbH Emmericher Str. 17 | 90411 Nürnberg | Tel.: 0911 23 08 78 3 | E-Mail:
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in der Vergangenheit entwickelt hat, ohne strategische Ziele vor Augen zu haben. Doch gerade Kommunen mit überdurchschnittlich hohem Immobilienbestand stehen heute häufig vor großen HaushaltsHerausforderungen. Um den künftigen Anforderungen weiterhin gerecht zu bleiben, sind jetzt die Weichen zu stellen.
rein sachlichen Gesichtspunkten. Aufbau der Portfolio-Dokumentation Liegenschaften, die dauerhaft zur Verfügung stehen
Einsparungen durch ein aktives Immobilienmanagement sind ein wichtiges Ziel, allerdings kompensieren die aktuellen Kostensteigerungen vor allem im Bau– und Energiepreissektor bislang erfolgreiche Kostenoptimierungen. Fazit: vorhandene Flächen werden immer Kosten erzeugen, die Kosten werden stetig steigen. Kann Fläche dauerhaft reduziert werden, ist der Einspareffekt am größten.
sollen, sind im Rahmen des Gebäudemanagements und des Portfoliomanagements zu dokumentieren, die Ergebnisse sind fortzuschreiben. Bedarfsgerechter Zuschnitt der PortfolioInformationen Jede Kommune hat individuelle Fragestellungen, die in die Datenerhebung und Dokumentation einfließen müssen. Entsprechend unterschiedlich sind deshalb die zu untersuchenden Bereiche zu gestalten.
Für die Immobilien mit hervorragender Bedeutung für die kommunale Identität und Bürgerfreundlichkeit sollte es ermöglicht werden, diese in einem vorbildlichen Standard zu halten. Die Ansprüche für untergeordnete Flächen dürfen dagegen niedriger sein. Bindet eine Kommune Mittel in Liegenschaften, denen eigentlich keine langfristige Bedeutung zukommen, sind jedoch die Ressourcen für die wichtigeren Gebäude reduziert. Insofern kommt dem kritischen Vergleich zwischen dem vorhandenen und dem benötigten Flächenangebot durch eigene Liegenschaften eine zentrale Bedeutung zu. Eine eventuelle Reduzierung von nicht benötigten Flächen wird den Entscheidern oft persönlich negativ angelastet. Über den Hinweis auf die finanziellen Zwänge hinaus geben wir die Möglichkeit, sich auf unseren neutralen, externen Sachverstand zu beziehen. Wenn im Rahmen der Erhebung Flächen außerhalb der Kernaufgaben identifiziert werden, geschieht dies aus
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Welche Einflüsse hat die demographische Entwicklung auf Veränderungen im Gebäudebestand?
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Wie ist Barrierefreiheit bereits umgesetzt?
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Welche Gebäude bieten auch über die aktuelle Nutzung hinaus die Flexibilität, langfristig verwendet zu werden?
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Kann vorübergehender Bedarf über eigene Immobilien oder über temporäre Anmietungen gedeckt werden?
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Wie verteilen sich die kommunalen Angebote im Ort, wie ist die Erreichbarkeit für die Zielgruppen?
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Wie hoch sind die aktuellen Gebäudekosten, wie ist der Instandhaltungsbedarf? Wie stellt sich das Gebäude im Kennzahlenvergleich dar?
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Welche Werte haben die eigenen Immobilien im Rahmen einer Anlagenbuchhaltung? ▪ Welche Lagen bieten sich an zur Energiegewinnung oder für die Einführung
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Gebäudesteckbrief - Ihr Wissensvorsprung Die IST-Analyse sollte dabei in einer Form dokumentiert werden, dass diese fortgeschrieben werden kann und damit eine ständige Informationsquelle für die laufende Arbeit wird. Dies kann in Form eines Gebäudesteckbriefs geschehen. Dieser enthält neben baulichen Informationen auch Daten und Kennzahlen zu laufenden Verbräuchen und Kosten. Auch Informationen, die die Flexibilität der Liegenschaft zeigen, finden Eingang. So ermöglicht der Steckbrief jederzeit auch eigene Recherchen—und dies zu einem Zeitpunkt, wo man es vorzieht, noch nicht fachübergreifend an Mitarbeiter der Verwaltung heranzutreten. Der Stellenwert des Gebäudes innerhalb des kommunalen Portfolios wird über die Punktevergabe im Rahmen von gewichteten Kriterienkataloge bewertet, Kriterien sind in der Regel die Lage und Marktattraktivität, Nutzung und Nutzbarkeit, Zustand des Gebäudes, die Qualität der Flächen und die aktuelle Lebenszyklusphase des Gebäudes. Darüber hinaus wird aber auch eine zusammenfassende Einschätzung des Gesamtbestandes ermöglicht, um Schlüsse auf den mittel– und langfristige Entwicklungsbedarf zu erhalten. Warum die arf GmbH? Unsere besondere Stärke liegt in unserem ganzheitlichen Beratungsansatz: neben technischen Aspekten werden auch wirtschaftliche und langfristige demographische Gesichtspunkte eingebunden. Dies spiegelt sich auch in der Zusammensetzung der Projektteams wider. Das Ziel ist, ein langfristig nutzbares Ergebnis zu erarbeiten. Dabei kann die arf GmbH flexibel auf individuelle Bedürfnisse eingehen. Dies betrifft einerseits den Zuschnitt der zu untersuchenden Bereiche vom Gesamtbestand bis zu Teilbeständen wie z.B. allen Kindergärten oder einem Quartier. Auch unterschiedliche Bearbeitungstiefen können je nach Auswahl der gewünschten Untersuchungsbereiche erreicht werden. Der Grad der Eigenleistungen zur Datenerhebung bietet ebenfalls Möglichkeiten der Kostenoptimierung. Neben der IST-Analyse und deren Dokumentation stehen wir auch für die Erarbeitung der strategischen Zielsetzung bereit und geben Empfehlungen zu Gebäuden und dem Gesamtportfolio
ab—sachlich, neutral, konkret und begründet. Beispiel eines Dokumentationsblatts Die Dokumentation passt sich den individuellen Projektzielen an. Das Blatt eines Einzelgebäudes ist eingebettet in eine Gesamt-Dokumentation. Diese könnte folgende Inhalte aufzeigen: ▪
Gebäude-Gesamtliste
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Allgemeine Verfahrenserläuterungen
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Grafische Aufbereitung der Liegenschaften im Ortsplan, farbliche Clusterungen
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Gesamt-Status des Portfolios
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Dokumentation Einzelgebäude
Auch die Darstellung der jeweiligen Einzelgebäude kann unterschiedlich bestückt werden. ▪
Die Grunddaten des Gebäudes und des Grundstücks ermöglichen einen schnellen Überblick.
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Angaben zum Ist-Zustand des Gebäudes und der aktuellen Nutzung erlauben die Ermittlung von Kennzahlen und geben den ersten Eindruck über die Größe des Gebäudes.
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Auch Anschaffungs– und Herstellungskosten oder Ersatzwerte können dargestellt werden, neben dem Wert in der Anlagebuchhaltung kann der Instandhaltungsbedarf geschätzt werden.
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Die Unterteilung der Flächen nach den Nutzungseinheiten ermöglicht die Abschätzung der Nutzung nach Zusammenlegung
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Gerade im Altbau hilft der Eintrag der lichten Höhen, mögliche Einschränkungen bei Umnutzungen aufzudecken.
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Die Kennwerte über die Stellung im Portfolio werden zusammen mit einem Fazit und Hinweisen zum aktuellen Entwicklungsbedarf prominent hervorgehoben. Dies ermöglicht den Vergleich der Gebäude untereinander und die Bildung von PortfolioDurchschnittswerten.
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In Folgeblättern können Kennwerte z.B. zum Energieverbrauch stets aktuell gehalten werden, Vorjahresreihen ermöglichen den Überblick über die Verbrauchs– und Kostenentwicklungen.
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