IUT Gestion des Entreprises et des Administrations 28, traverse Charles Susini 13013 Marseille
Guillaume Velly Année 2002/2003
RAPPORT DE STAGE
A l’attention de: M. Lafaysse, responsable de stage. Mme. Chaix, enseignant tuteur.
IUT Gestion des Entreprises et des Administrations 28, traverse Charles Susini 13013 Marseille Année 2002/2003
Concevoir et mettre en œuvre tous les médias disponibles au service de la communication d'entreprise.
Stage réalisé du 22 avril au 13 juin 2003 à : OKARITO, 14, rue Louis Astouin 13002 Marseille Par Guillaume VELLY
Je tiens tout d’abord à remercier la société Okarito ainsi que son directeur qui m’ont accueilli durant ce stage de huit semaines. Je remercie tout particulièrement mon tuteur, M Lafaysse, qui dirige la partie Okarito Design au sein du groupe et qui m’a permis de réaliser mon stage. Je n’oublie pas toutes les personnes que j’ai côtoyé pendant huit semaines et qui ont rendu l’ambiance du travail et des repas très chaleureuse et accueillante. Enfin, je voudrais aussi remercier Mme Chaix, ma responsable de stage à l’IUT GEA, qui a bien voulu m’encadrer.
Sommaire
page 1
Introduction
page 2
1) Présentation de l’entreprise 1.1 Historique a) Les fondateurs b) L’histoire 1.2 Les métiers d’Okarito 1.3 Quelques exemples a) Okarito Conseil b) Okarito Design c) Okarito Edition
page 3 page 3 page 3 page 4 page 6 page 7 page 7 page 7 page 8
2) Ma mission au sein d’Okarito
page 9 page 9 page 9 page 10 page 11 page 11 page 12 page 13
2.1 Présentation de la mission a) « Okarito News » b) Objectifs de ma mission 2.2 Réalisation a) Première sélection des entreprises b) Deuxième élément d’information c) La télé-prospection
3) Bilan de mon action dans l’entreprise 3.1 Analyse de la fonction occupée 3.2 Liens entre le stage et l’IUT page 17
page 16 page 16 page 17
Conclusion
page 18
Annexes
page 19
INTRODUCTION Dans le cadre de ma deuxième année au sein de l’I.U.T GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations) de Marseille St Jérôme, j’ai effectué un stage en entreprise. Ce stage d’une durée de huit semaines, du 22 avril au 13 juin 2003, s’est déroulé dans l’entreprise Okarito située 14, rue Louis Astouin à Marseille (13002). L’objectif de ce stage est double. D’une part c’est une occasion de mettre en pratique les connaissances théoriques acquises durant mes deux années d’études. D’autres part ce stage m’a donné la possibilité de m’imprégner de ce que peut être le vie d’entreprise. Dans le cadre de l’obtention de mon Diplôme Universitaire de Technologie j’ai réalisé un rapport écrit de ce stage. Ce rapport m’a permis de synthétiser les différents aspects de cette première expérience professionnelle. Après avoir présenté l’entreprise Okarito ainsi que ses réalisations, j’ai précisé le contenu de ma mission, ses objectifs, les difficultés rencontrées et les résultat obtenus, et enfin, le lien entre le stage et l’IUT.
1) PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE
1.1 Historique a) Les fondateurs. OKARITO est née en janvier 1996 du rapprochement de compétences pointues et complémentaires dans les trois éléments indispensables et indissociables pour créer du sens : la lettre, l'image, le chiffre. La lettre : François Lachaud, possède 17 ans d'expérience dans le journalisme et la communication. En 1996, il fonde, avec Jean-Marc Subra, Okarito dont il est directeur éditorial associé et gérant. L'image : Jacques Lafaysse est un professionnel du métier de la création. Diplômé des Beaux-Arts, il rejoint Okarito en 1997 en tant que Directeur de création associé.
Le chiffre : Jean-Marc Subra, diplômé de l'IAE de Paris. En 1996, il fonde Okarito avec François Lachaud dont il est directeur du développement associé.
L’association de ces trois spécialistes forme aujourd’hui un trio expérimenté et complémentaire.
1.2 Les métiers d’Okarito a) OKARITO Conseil : Ingénierie plurimédia. En rassemblant une équipe de professionnels de la communication aux expériences et talents complémentaires, Okarito propose depuis 2000 une nouvelle activité directement issue de son passé d'agence conseil en communication : l'ingénierie plurimédia. Le Conseil intervient dans la gestion des supports (Cd-rom, magazine, site internet,…). Quel(s) support(s) choisir et comment gérer l’ensemble de ces supports ?
b) OKARITO Design : Print et Web. Soucieuse de s'adapter sans cesse et le mieux possible aux exigences plus pointues et ciblées de ses clients, OKARITO Design propose directement une gamme de prestations liées au design graphique. Ces prestations peuvent être réalisées aussi bien sur du print (tout ce qui est imprimé : magazine, packaging,…) que sur du web (via internet : site,…).
c) OKARITO Edition : Presse et e-publishing (web). Journalistes ou publicitaires de formation et de métier, les fondateurs d’Okarito sont parmi les pionniers de la professionnalisation de la presse et de l'édition d'entreprise en France. La presse d’entreprise consiste à concevoir et à mettre en œuvre des supports écrits, généralement périodiques, à vocation interne ou externe. La finalité de l'action de communication n'est pas l'achat d'espace dans des Média (comme par exemple une campagne de publicité) mais la création et la diffusion de son propre média.
1.3 Quelques exemples a) OKARITO Conseil THEOLIA En 2002, un Groupe de sociétés spécialisées dans l'énergie décide d'orienter son développement dans la production d'énergies renouvelables, Il demande à Okarito de bâtir sa communication… Okarito propose au Groupe une stratégie dite de "leader par anticipation", qui passe d'abord par le changement de nom et d'identité visuelle. Après une première mission de recherche de marque, la société s'appellera THEOLIA. Okarito propose ensuite un positionnement spécifique à THEOLIA, que traduit la signature : l'énergie nature. Une fois établis ces fondamentaux, Okarito édite simultanément les premiers outils de communication : une plaquette institutionnelle et un site internet. Tout est désormais prêt pour attaquer la bourse et les premiers clients…
b) OKARITO Design PEBEO Depuis 1998, Okarito Design conçoit et développe les packagings (marketing et design autours d’un produit de consommation) des produits Pébéo destinés à la grande surface : les gammes adultes Beaux Arts et Art & Déco, les gammes Enfants pour l'Ecole et le Loisir. En 1999, Okarito Design a rebâti l'ensemble de l'identité visuelle des produits Enfants, et l'a ensuite décliné sur l'ensemble des gammes Gouaches, Peintures aux doigts (Tactilcolor), Peintures repositionnables (Arti'Stick).
2) MA MISSION AU SEIN D’OKARITO
2.1 Présentation de la mission. a) OKARITO NEWS. Après quelques jours d’adaptation à l’organisation de l’entreprise et à la connaissance de mes nouveaux collaborateur, je me suis vu confier une mission de « veille d’entreprises » sur l’ensemble de la durée de mon stage (les 7 semaines restantes). Cette tâche avait pour but d’intervenir en amont d’un travail réalisé par les équipes éditoriales et graphistes d’Okarito : « OKARITO NEWS ». L’idée d’Okarito-News est de créer une « plaquette » (support publicitaire d’une à deux pages) mettant en valeur les prestations d’OKARITO Design. En effet ce support doit montrer l’ensemble des travaux réalisés par Okarito avec l’un de ses plus gros client : PÉBÉO (voir chapitre 1.3). Cette « auto-publicité » montrant toutes les compétences d’Okarito dans le domaine du packaging, doit ensuite être envoyée à plusieurs entreprises susceptibles d’utiliser ces services. Okarito, agence de conseil en communication plurimédia, met ses propres compétences au service de sa communication externe…
2.2 Réalisation Une fois les objectifs de ma mission fixés, il m’as fallu tout d’abord mettre en place une stratégie de collecte d’informations. Afin de pouvoir appliquer une collecte optimale et progressive, j’ai réalisé une « fiche type » (sur logiciel Word) que je pourrai ainsi adapter à toutes les entreprises en ne changeant que le nom de l’entreprise et le contenu des rubriques. J’ai, pour cela, en accord avec mon tuteur de stage, réuni tous les types de renseignements dont pouvait avoir besoin Okarito pour repérer les « futurs clients » : Adresse, tel, fax, e-mail… Mais aussi statuts, équipe dirigeante, chiffre d’affaire, actualité, importance accordée au design… Les outils mis à ma disposition (Internet, téléphone et l’annuaire UPE 13) m’ont permis de dégager une recherche en trois étapes : Sélection des entreprises ( annuaire UPE 13) Complément d’information (Internet)
La télé-prospection
a) Première sélection des entreprises: l’annuaire UPE 13. Cet annuaire, qui est réactualisé chaque année, présente la liste de toutes les entreprises adhérentes à l’Union pour les Entreprises des Bouches-du-Rhône. Cette liste donne une vague identification des entreprises avec quelques informations telles que le nom de la société, le type d’activité ou encore certaines coordonnées (tel, adresse, fax, site Internet). Cette année, c’est plus de 1800 entreprises qui étaient répertoriées dans la version 2003.
J’ai donc décidé, dans un premier temps, de dégager de cette liste les entreprises qui, de part leur activité, accorderaient de l’importance au design pour leurs produits et seraient susceptibles d’utiliser le packaging dans leur politique publicitaire. Une banque, une agence immobilière ou encore une entreprise de transport a donc un profil bien moins intéressant qu’un producteur de peintures ou qu’un fabricant de piscines (voir annexes). J’ai ressorti de cet annuaire une liste de près de 250 entreprises ayant le profil recherché pour recevoir Okarito-News. Quelques exemples : • • • •
ALLIOS : Fabrication de peintures et de vernis. CEPASCO : Importation, conditionnement et vente d’épices. FRANCE ARROSAGE : Fabrication de matériel d’irrigation. TRAMIER: Conditionnement d’olives et de condiments
Les bases de mon travail étaient posées. Il me fallait maintenant compléter ces informations, approfondir mes recherches pour obtenir de véritables « fiches d’identité » de ces sociétés présélectionnées.
b) Deuxième élément d’information : les sites Internet. Cette nouvelle prospection, plus approfondie, marquait en fait le début d’une nouvelle sélection. En effet, pour une partie des entreprises restantes (plus d’une centaine) n’ayant pas (ou plus) de site Internet, il m’était impossible d’aller plus loin (malgré quelques recherches aléatoires sur des moteurs de recherche).
Pour les 118 sociétés restantes, ma « navigation sur le web » m’a permis de remplir, pour la quasi-totalité des entreprises, l’ensemble des rubriques préétablies dans ma « fiche type ». Les sites personnels de ces sociétés ou encore des sites spécialisés dans la « veille d’entreprise » (tel que « société.com » ou encore « euridile.com ») m’ont permis d’obtenir des informations plus précises telles que le chiffre d’affaire, la forme juridique ou encore le nom et e-mail personnel du ou des dirigeant(s)… Après cette deuxième série de recherches, je possédais assez d’informations pour pouvoir identifier clairement chaque entreprise. Mais afin de pouvoir rendre à mon tuteur un dossier complet par rapport aux attentes d’Okarito, il me fallait effectuer une dernière étape afin de connaître les relations entre ces entreprises et le packaging (principal objectif de ma mission).
c) Troisième étape : la télé-prospection Afin de savoir ce que chaque entreprise pense du design et éventuellement obtenir quelques renseignements sur leur « stratégie marketing », la télé-prospection m’a semblée être la méthode la plus appropriée. J’entend par « télé-prospection » le fait d’entrer directement en contact avec l’entreprise par l’intermédiaire d’e-mails ou d’un contact téléphonique.
Cette démarche s’est déroulée en plusieurs phases.
Persuadé que les questions que je voulais soumettre au dirigeants des sociétés restantes pouvaient paraître gênantes, voire suspectes, venant de la part d’une entreprise tel qu’Okarito ; j’ai décidé, en accord avec mon tuteur , de me présenter comme un étudiant (en IUT GEA) devant réaliser un dossier présentant l’actualité des PME les plus dynamiques du département. En me sortant du contexte de l’entreprise Okarito, j’ai pensé que mes interlocuteurs seraient certainement moins méfiants et répondraient plus facilement à mes demandes. J’ai donc envoyé un e-mail (voir annexes) aux entreprises qui parmi les 118 restantes, possédaient une adresse e-mail, afin de compléter les informations déjà collectées. C’est après plusieurs jours d’attente et devant le peu de réponses (22 dont la plupart négatives) que j’ai dû constater l’échec de ma méthode. J’ai ensuite décidé d’analyser cet échec et j’en suis venu aux conclusions suivantes : le peu de réponse est venu du manque de temps (ou de disponibilité) des dirigeants et des responsables de communication. J’ai ensuite pris l’initiative de renvoyer une série de mails en en changeant le contenu. Pour éviter un nouveau rejet, j’ai tout d’abord pris la précaution de changer mon identité ainsi que ma « boite aux lettres électronique ». Tout en conservant le prétexte de l’étudiant, j’ai totalement modifié mon niveau d’étude ainsi que la raison de mon e-mail (étude marketing). Le fait de prendre le temps d’écrire une lettre pour répondre à un étudiant inconnu (chose qui n’apporte rien de concret à l’entreprise), a certainement été considérée comme une perte de temps par les responsables de ces sociétés ; et c’est en cherchant à diminuer au maximum cet effort que m’est venue l’idée du questionnaire.
Un questionnaire où les responsables de communications n’auraient qu’à cocher les cases appropriées et me renvoyer le tout (par e-mail bien sûr), me paraissait, en effet, le moyen le plus judicieux pour obtenir mes informations (voir annexes). De plus, le fait de créer les questions me donner la possibilité de cibler les réponses en fonction des demandes d’Okarito. Un gain de temps pour les entreprises, et pour moi… Les réponses, aussi rapides que précises, ont confirmé le bon choix de cette stratégie. En effet, dès le lendemain j’obtenais mes premières réponses et c’est au total pas moins de 63 entreprises qui, en l’espace de quatre jours, ont répondu à ma demande.
Pour toutes les entreprises ne possédant pas d’adresse e-mail, ma démarche s’est faite par téléphone ; et devant le refus de certaines entreprises d’accorder un peu de leur temps à un étudiant, je n’ai pu étoffer mon dossier que d’une vingtaine de sociétés.
J’ai donc rendu à mon tuteur de stage un dossier contenant 94 « fiches d’entreprises » où y sont reportées toutes les informations nécessaires à la recherche de clients potentiels. Ce dossier étant divisé en deux parties : a. Les entreprises du département (75). b. Les entreprises spécialisées dans le « loisir créatif » (19).
3) BILAN DE MON ACTION DANS L’ENTREPRISE.
3.1 Analyse de la fonction occupée. Pour Okarito, l’objectif de mon stage était de trouver les entreprises qui, dans les Bouches du Rhône ou dans le domaine du loisir créatif, seraient susceptibles d’utiliser les services d’Okarito. Avec les différentes méthodes énoncées précédemment j’ai réuni un panel d’environ 100 prospects (j’entre donc dans les objectifs qui m’avaient été fixés et qui se situaient entre 50 et 150 entreprises). En constituant ce dossier de fiches d’entreprises, j’ ai participé à l’initiation du projet « Okarito News ». La prochaine étape de ce projet sera la création de cette plaquette . Une tâche à laquelle les équipes éditoriales et graphiques d’Okarito s’attèleront dès la fin du mois d’août. Avec du recul et en analysant l’ensemble de cette mission, je met l’accent sur la persévérance et l’organisation qui ont été les deux principaux facteurs du bon déroulement de ce stage. Je retiens également que mon changement de stratégie dû à l’analyse de mon échec en me mettant à la place de mon interlocuteur, m’a permis d’optimiser mes résultats.
CONCLUSION
Ce stage de fin de deuxième année d’IUT a été ma première expérience, d’une durée de deux mois, dans une entreprise. Il m’a permis de découvrir le mode de fonctionnement d’une PME telle qu’Okarito, ainsi que les particularités du monde de la communication d’entreprise. J’ai ainsi pu observer, sans y être impliqué directement, certaines négociations avec des clients ou encore la réalisation de magazines de presse d’entreprise. J’ai également pu constater, l’importance du travail en équipe, aussi bien dans l’organisation générale d’Okarito, que dans la réalisation de ma mission. En effet, que ce soit par l’aide qui m’a été apportée par l’ensemble des salariés ou par ma participation au sein d’une équipe vouée à la réalisation « d’Okarito News », j’ai découvert l’importance et parfois la nécessité du travail en équipe. Ce que je retire personnellement de cette expérience a été mon changement d’attitude face à l’échec, une remise en cause qui m’a permis d’analyser mes erreurs et de modifier ma stratégie. Ce stage a donc été une expérience très intéressante autant sur le plan professionnel que sur le plan humain.
ANNEXES
Annexe 1
Première lettre envoyée au entreprises
page 20
Annexe 2
Questionnaire
page 21
Annexe 3
Exemple de fiche : « Férolia Trading »
page 22
Annexe 4
Exemple de fiche : « Aqualux »
page 23
Annexe 5
Exemple de fiche : « Shark »
page 24
Marseille le 5 mai 2003, A l’attention de « Statut » « Nom » « Prénom »
Etudiant en DUT G.E.A (Gestion des Entreprises et des Administrations) à Marseille St-Jérôme ; je dois réaliser, dans le cadre de l’obtention de mon diplôme courant juin 2003, un dossier présentant l’actualité des PME les plus dynamiques du département. C’est pourquoi je fais appel à vous affin d’obtenir quelques informations sur votre entreprise (statut, chiffre d’affaires, gérants, produits…) ainsi que sur votre actualité (lancement de nouveaux produits, création d’une nouvelle gamme…). En espérant obtenir ces informations nécessaires à la réalisation de mon projet, veuillez agréer, « Statut », l’expression de mes salutations distinguées. Guillaume VELLY Etudiant à l’IUT de St-Jérôme
Marseille le 20 mai 2003, Étudiant en première année de Maîtrise des Sciences de la Gestion, je réalise actuellement une étude « marketing » sur le design et le lancement de nouveaux produits. Dans ce cadre, et affin d’obtenir des informations illustrant les réels besoins des entreprises en la matière, auriez-vous l’amabilité de répondre aux 3 questions suivantes ? ÉTUDE SUR LE DESIGN DANS LES ENTREPRISES 1. Avez-vous récemment lancé de nouveaux produits ? ( ) OUI ( ) NON 2. Quelle est, selon vous, l’importance du « design » lors du lancement d’un produit ? ( ) Très importante ( ) Importante ( ) Ce n’est pas une priorité 3. Quelles sont vos priorités dans votre « budget communication » ? (Numérotez de 1 à 4 dans l’ordre croissant). ( ) Packaging ( ) Marketing direct ( ) Promotion ( ) « Publicité média » 4. Commentaires :
Je vous remercie d’avance de votre réponse. Cordialement. Vincent MERIC.
FEROLIA TRADING Fabrication de tonnelle en « kit » sur mesure
Adresse :
La Carraire du Congrès 13430 EYGUIERES
Tel : Fax :
04 90 57 90 44 04 90 57 89 28
Web : E-mail :
www.ferolia.com
[email protected]
Statut :
SARL au Capital de 7 600 Euros
Effectif :
3
Direction : Daniel BLANCHET Chiffre d’affaire : 0,2 MEuros Produits :
Tonnelle, pergolas,…
Actualité : Vente par « kit ». Sortie de 5 nouveaux modèles en 2002-2003. Férolia accorde une très grande importance au design ; La vente par kit permet à Férolia d’utiliser le packaging. Férolia cherche a développer son activité au delà de la Région. « les gens manquent d'imagination, de goût, nous devons aller au devant de leurs rêves, leurs besoins etc... Il n'ont pas l'habitude d'entreprendre un projet... mais il recherche des produits de qualité, originaux et de qualité... » Daniel BLANCHET
AQUALUX
Fabrication de piscines
Adresse :
Za de la Gare 13533 ST REMY DE PROVENCE CEDEX
Tel : Fax :
04 90 92 75 00 04 90 92 57 69
Web : E-mail :
www.aqualux.com
[email protected]
Statut :
SA à conseil d’administration au Capital de 1 105 000 Euros
Effectif :
220
Direction : Francis GUILLOT Chiffre d’affaire : 31,5 MEuros Produits :
Piscines, matériel (entretien, filtration, chauffage,…)
Actualité : Le 30 janvier dernier, Aqualux s’est vu décerner le « Prix du Design Global » par l’Institut Européen de Design. Aqualux a récemment lancé de nouveaux produits et pense que le design a une très grande importance lors de ce lancement. Aqualux n’utilise pas le packaging. « Sur notre marché, les produits sont "banalisés", le design est un outil de différenciation.» Eric HOBEIN (Directeur marketing).
SHARK SA Fabrication et vente de casques de motos.
Adresse :
ZAC de la Valentine 110 Route de la Valentine 13396 MARSEILLE
Tel : Fax :
04 91 18 23 23 04 91 35 29 23
Web : E-mail :
www.shark.com
[email protected]
Statut :
SA à conseil d’administration au Capital de 2 100 000 Euros
Effectif :
56
Direction : André TESTON Chiffre d’affaire : 29,1 MEuros Produits :
Casques de motos
Actualité : Shark lance fréquemment des nouveaux produits. Elle est actuellement penchée sur la conception d’une nouvelle gamme de casques et pense que le design a une très grande importance. Shark n’utilise pas le packaging et privilégie la promotion ainsi que le marketing direct dans son budget de communication. « Dans notre métier, le design prend une place déterminante. Mais les critères qui déterminent l'acte d'achat sont très variables voire aléatoire. Tout ce joue donc sur le marketing direct puis le design produit. » Harold PREVOST Responsable Communication
