SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN PADA SMK NEGERI 1 DEMAK Erlin Wahyu Timor Tiningsih Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Sultan Fatah (UNISFAT) Jl. Sultan Fatah No. 83 Demak Telpon (0291) 681024 Abstrak : Suatu informasi memiliki pengaruh yang penting bagi perusahaan atau instansi karena informasi berguna menambah pengetahuan, mengurangi ketidakpastian dan sebagai alat bantu dalam pengarsipan data. Salah satu contohnya adalah sistem informasi perpustakaan. Setelah dilakukan analisa maka sistem informasi pengolahan data perpustakaan SMK Negeri 1 Demak, yang mengulas tentang pengolahan data anggota, data buku, peminjaman, pengembalian dan denda maka petugas maupun pengunjung perpustakaan akan dapat kemudahan lebih cepat dan lebih efisien. Kata kunci : Struktur Informasi, pengolahan data, perpustakaan

manfaatnya di berbagai macam bidang

PENDAHULUAN Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

sangat

pesat

misalnya

dibidang

perdagangan,

semakin

pendidikan, telekomunikasi, kesehatan,

untuk

dan bidang – bidang lainya. Pada

meningkatkan

awalnya komputer tidak direncanakan

mendorong

manusia

mengoptimalkan

serta

ilmu pengetahuan yang dikuasainya.

untuk

Bahkan menciptakan suatu teknologi

sekarang justru ditetapkan di bidang ini.

baru

Teknologi komputer merupakan faktor

yang

lebih

bermanfaat

bagi

pengguna teknologi tersebut. Salah satu

pengolahan

informasi,

tetapi

penting dalam perkembangan informasi.

penunjangnya adalah sarana informasi

Informasi merupakan suatu data yang

yang benar – benar berkualitas dan

sudah diolah sehingga data tersebut

akurat.

biasa

menjadi berguna bagi yang menerima

diperoleh lewat media cetak khususnya

informasi tersebut sebagai masukan

dalam perpustakaan yang akan banyak

dalam

membantu

informasi

Informasi

memperoleh

tersebut

penggunanya

pengaruh

yang

penting bagi perusahaan atau instansi

disini

karena informasi berguna menambah

sangat terkait terhadap dunia komputer,

pengetahuan, mengurangi ketidakpastian

karena memang pada kenyataannya

dan

penggunaan

pengarsipan data. Salah satu contohnya

89JURNAL

Sistem

sebanyak

memiliki

–

banyaknya.

informasi

untuk

mengambil keputusan. Suatu

informasi

komputer

jelas

banyak

sebagai

TEKNIK - UNISFAT, Vol. 6, No. 2, Maret 2011 Hal 89 - 102

alat

bantu

dalam

89

adalah sistem informasi perpustakaan,

ataupun

pada bagian ini yang biasanya dilakukan

kepadanya ( Tata Sutabri 2003: 10)

petugas perpustakaan adalah bagaimana caranya

sebuah

yang

diberikan

Definisi yang ada memberi makna

dapat

bahwa komputer memiliki lebih dari satu

jumlah

bagian yang saling bekerjasama, dan

anggota maupun buku, oleh karena itu

bagian-bagian itu baru bisa bekerja kalau

dibutuhkan informasi yang berhubungan

ada

dengan proses pendataan buku baik

didalamnya.

untuk buku masuk atau buku keluar,

sekelompok

misalkan banyaknya pertanyaan dari

mengenai jutaan komponen kemudian

pengunjung perpustakaan apakah jenis

dikenal sebagai Hardware Komputer

buku yang dicari ada atau tidak dalam

atau

perpustakaan.

Hardware komputer juga dapat diartikan

mengetahui

perpustakaan

program

berapa

banyak

aliran

listrik

yang

Istilah mesin,

perangkat

mengalir mengenai

ataupun

keras

istilah

komputer.

Melihat kondisi di atas, maka dalam

sebagai peralatan fisik dari komputer itu

penelitian ini peneliti memilih judul

sendiri. Peralatan yang secara fisik dapat

“Sistem Informasi Pengolahan Data

dilihat, dipegang, ataupun dipindahkan.

Perpustakaan Pada SMK Negeri 1

Dalam

hal

ini,

komputer

tidak

mungkin bisa bekerja tanpa adanya

Demak“.

program

yang

TINJAUAN PUSTAKA

kedalamnya.

Sekilas Tentang Komputer

suatu

Komputer

dimasukkan

Program ini bisa berupa

prosedur

pengoperasian

dari

serangkaian

komputer itu sendiri ataupun berbagai

ataupun sekelompok mesin elektronik

prosedur dalam hal pemrosesan data

yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan

yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan

komponen yang dapat saling bekerja

program-program inilah yang kemudian

sama, serta membentuk sebuah sistem

disebut sebagai software komputer atau

kerja yang rapi dan teliti. Sistem ini

perangkat lunak komputer.

kemudian

adalah

telah

dapat

melaksanakan

digunakan

serangkaian

untuk

pekerjaan

secara otomatis, berdasarkan urutan

Pengertian Sistem Merupakan sekelompok unsur yang erat hubungannya antara satu dengan

Sistem Informasi Pengolahan DataVol. Perpustakaan Pada 90JURNAL TEKNIK - UNISFAT, 6, No. 2, Maret 2011SMK HalNegeri 89 - 1021 Demak – Erlin Wahyu Timor Tiningsih

9090

yang lain, berfungsi bersama – sama

(input) sehingga menghasilkan keluaran

untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi

(output)

sistem terdiri dari unsur – unsur yang saling berhubungan. Unsur – unsur

Pengertian

tersebut merupakan bagian terpadu dari

Manajemen

Sistem

Informasi

sistem yang bersangkutan serta bekerja

Adapun pengertian menurut Murdick

sama untuk mencapai tujuan sistem.

dan Roos dalam bukunya Information

Suatu sistem merupakan bagian dari

System For Management yang dikutip

sistem yang lebih besar, sehingga sistem

oleh Onong U Efendi, Sistem Informasi

tersebut dibuat untuk menangani sesuatu

Manajemen adalah : “Proses komunikasi

yang berulang kali atau secara rutin

dimana

terjadi.

direkam, disimpan dan diproses bagi

Jadi pengertian sistem secara umum

sistem

keputusan

(output)

memiliki ciri – ciri sebagai berikut

perencanaan,

(Jogianto, HM. 2004: 25) :

pengawasan.”

1. Setiap elemen terdiri atas unsur – unsur.

informasi

(input)

mengenai

pengoprasian

dan

Gordon B Davis menjabarkan Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut :

2. Elemen

–

merupakan

elemen bagian

tersebut

terpadu

dari

sistem yang bersangkutan.

“Sistem Informasi Manajemen adalah sistem

manusia

menyediakan

3. Elemen sistem saling bekerja sama untuk mencapai tujuan.

mesin

informasi

yang untuk

mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu

Sedangkan pengertian sistem menurut

organisasi.”

Jogiyanto, HM (2004:29), Sistem dapat diartikan sebagai suatu kesatuan yang

Pengertian Desain Sistem

terdiri dari satu atau lebih komponen –

Desain sistem adalah merancang atau

komponen maupun sub – sub sistem

mendesain sistem yang baru sehingga

yang berinteraksi untuk mencapai tujuan

akan

tertentu. Suatu kumpulan elemen –

diharapkan dapat mengatasi masalah –

elemen

masalah yang ada serta diharapkan dapat

yang

saling

berkaitan

dan

berjalan

dengan

baik

dan

bertanggung jawab memproses masukan

91JURNAL


91

mengatasi kemungkinan di masa yang

Bahasa Pemprograman Visual Basic

akan datang. Jogianto,HM (2004:12)

6.0

Dalam buku yang berjudul Analis dan

Visual Basic menurut Madcom dalam

Desain Sistem Informasi disusun oleh

bukunya

Jogianto, HM (2004:18) menyatakan

Database Visual Basic 6.0 dengan

desain sistem adalah sebagai berikut:

Crystal Report adalah sebuah bahasa

- Tahap setelah analisis dari sistem

pemprograman

pengembangan sistem

untuk

- Redefision dari kebutuhan - Menggambarkan

bagaimana

yang

sistem dibentuk

yang

dimengerti.

diciptakan suatu

berjudul

pada

Aplikasi

sangat

mudah

Visual

basic

tahun

2001

oleh

Microsoft untuk menggantikan bahasa pemprograman BASIC. Visual Basic 6.0

- Berupa penggambaran, perancangan,

merupakan bahasa pemprograman yang

perencanaan, pembuatan sketsa atau

sangat popular dan mudah dipelajari

pengaturan dari elemen yang terpisah

serta menyediakan banyak fasilitas untuk

kedalam satu kesatuan utuh dan

menyusun

berfungsi.

memasang obyek – obyek gratis dalam

- Membuat

rancangan

sistem baru

untuk mengatasi masalah.

sebuah

program

dengan

sebuah form, selain itu Visual Basic juga menawarkan berbagai kemudahan dalam

Dalam desain sistem mempunyai tujuan

mengelola sebuah database. Kemudahan

utama yaitu sebagai berikut :

ini

- Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai (user).

masih

ditambah

lagi

dengan

tersedianya sarana dan piranti yang lengkap.

Visual

Bacic

6.0

dapat

- Untuk memberikan gambaran jelas

memproses file database yang dibuat

dan rancang bangun yang lengkap

dengan program database yang sudah

kepada pemprograman komputer dan

ada seperti Microsoft Access, Dbase,

ahli – ahli teknik lainnya yang

Foxpro, Paradox, dll. Komponen Visual

terlibat.

Basic untuk membuat dan memproses file database tersebut dinamakan Visual Data Manajer (vis data). Di aplikasi database Visual Basic, terdapat fasilitas–


9292

fasilitas yang digunakan dalam Visual



Master anggota

Basic antara lain :



Simpan data anggota

 Microsof Data Control : Membuat



Koreksi data anggota

dan mengolah form database dengan



Hapus data anggota

ODBC.

o Buku

 Fisdfist : Metode pencarian secara berurutan

dan

seek

:

metode

pencarian secara random.  Data BoundGrid : Mengolah dan mengoptimalkan komponen DBGrid



untuk menunjang database.

laporan

Master buku



Simpan data buku



Koreksi data buku



Hapus data buku

Transaksi o Peminjaman

 Crytal Report : Mendesain dan mencetak



serta



Transaksi peminjaman



Simpan

menghubungkan from visual basic

peminjaman 

dengan crytal report.  SQL : Mengakses data dengan



 Query Build : Desain Query dari

Hapus



Transaksi pengembalian



Simpan

Desain sistem bisa diartikan sebagai baru

Transaksi

pengembalian 

untuk

menggantikan sistem yang lama secara

Koreksi

Transaksi

pengembalian 

keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada.

Hapus

Transaksi

pengembalian

Model – Model Perancangan yang



Laporan

digunakan

o Laporan daftar anggota



Identifikasi Kebutuhan Data

o Laporan daftar buku



Identifikasi kebutuhan data / Master

o Laporan peminjaman

o Anggota

93JURNAL

Transaksi

o Pengembalian

Desain Sistem



Transaksi

peminjaman

visual data manager.

sistem

Koreksi peminjaman

pernyataan SQL.

menyusun

Transaksi

o Laporan pengembalian


93

o Laporan denda



Pengolahan

Laporan Rekap Denda

Informasi



Laporan Slip Denda

Perpustakaan

Base

Batasan pengaksesan program

1. Database file

Karena pemakaian program hanya

DBPERPUSTAKAAN.mbd

dalam lingkup satu komputer yang

Record key

: No anggota

mengakses aplikasi sistem informasi

Tabel 2

: Anggota.dbf

Field Name

Sistem Data

:

Data Type

Width

Description

mencakup data anggota, data buku,

NoAnggota

Text

10

No anggota

data

Nama

Text

25

Nama anggota

Tempat

Text

15

Tempat lahir

Date/Time

8

Tanggal lahir

Kelas

Text

15

Kelas

Alamat

Text

40

Alamat

Status Anggota

Text

20

Status anggota

peminjaman,

data

pengembalian dan denda. Identifikasi Data / Informasi, Sumber Serta tujuan Data / Informasi

Tabel 1 : Identitas data atau informasi Data / Informasi

Data / Asal Anggota

Sistem

2

Data Buku

Buku

Sistem

3

Peminjaman

Anggota

Sistem

4

Pengembalian

Buku

2. Database file

:

DBPERPUSTAKAAN.mbd Record key

: No buku

Tabel 3

: Buku.dbf

Kepala

Field

Data

anggota

Sekolah

Name

Type

Laporan daftar buku

Kepala

No buku

Text

10

No buku

Laporan

Perpustakaan

peminjaman

Anggota

Judul

Text

30

Judul buku

Pengarang

Text

20

Pengarang buku

Jenis Buku

Text

20

Jenis buku

Penerbit

Text

15

Penerbit buku

Tahun

Text

8

Tahun terbit

Text

15

Laporan pengembalian

Sistem

dsb)

Sistem

Buku Laporan daftar

(pinjam, baru,

Tujuan

Data Anggota

Anggota

TanggalLahir

Informasi

1

5

Data



pengolahan data perpustakaan yang

No

Perancangan

Width

Description

Laporan denda

Terbit Status

buku Status buku

Buku


9494

3. Database file

:

3. Report

DBPERPUSTAKAAN.mbd Record key

: No anggota, No buku

Tabel 4

: TPinjKem.dbf

Field Name

Data

width

Description

Type No anggota

Text

10

No anggota

Nama

Text

25

Nama anggota

No buku

Text

10

No buku

Judul

Text

30

Judul buku

Pengarang

Text

20

Pengarang

Desain Aplikasi Penjelasan Fungsi Desain 

Date/Time

8

pinjam

Tanggal

Digunakan untuk

menampilkan menu utama pada layar tampilan utama sistem dan informasi.

buku Tanggal

Form Menu



Form Anggota Digunakan untuk

pinjam

Tanggal habis

Date/Time

8

Tanggal

Date/Time

8

kembali

Tanggal batas

menmpilkan form yang gunanya

pengembalian

untuk mengisi, edit, simpan dan

Tanggal

buku Denda

Currency

Status buku

hapus data anggota.

pengembalian

Text

auto

15



Besar denda

menampilkan form yang gunanya

dibayar

untuk mengisi, edit, simpan dan

Status buku

dipinjam) Text

20

Digunakan untuk

yang harus

hapus data buku.

(ada /

Status anggota

Form Buku



Status anggota

Form Pinjam

Digunakan untuk

mengisi, melihat, mengedit, simpan

(pinjam / baru)

dan menghapus data peminjaman. Hasil Perancangan Sistem Informasi



Form Pengembalian

Digunakan

Pengolahan Data Perpustakaan

untuk mengisi, melihat, mengedit,

 Hasil Perancangan Kebutuhan Data

simpan

dan



Form Laporan Daftar Anggota Digunakan

95JURNAL

data

pengembalian.

1. Data Master

2. Transaction

menghapus

untuk

mencetak

semua daftar anggota perpustakaan.


95



Form Laporan Daftar Buku Digunakan untuk mencetak semua daftar buku perpustakaan.



Form

Laporan

Peminjaman

Digunakan untuk mencetak semua data

peminjaman

buku

perpustakaan. 

Form

Laporan

Pengembalian

Digunakan mencetak semua data mengembalian buku yang keluar karena dipinjam dari perpustakaan. 

Form

Laporan

Rekap

Denda

Digunakan untuk mencetak semua data denda perpustakaan. 

Form

Laporan

Slip

DendaDigunakan untuk mencetak data denda sesuai kebutuhan yang dikehendaki perpustakaan.

Menu Aplikasi Menu aplikasi dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 1 : Desain Menu kk


9696

Desain Input Desain input adalah format tampilan yang digunakan untuk memasukkan data dari dokumen – dokumen dan transaksi yang ada. Desain input yang ada dalam sistem ini antara lain : 

Desain Input Data Anggota Gambar 2 : Desain input data

Keterangan

: Tampilan

anggota

anggota

setelah

anggota,

jika

input data

dimasukkan sudah

ada

nomor nomor

anggotanya akan muncul seperti diatas.

Keterangan : Tampilan desain awal

Keterangan

untuk

anggota pada tab cari data anggota.

menginputkan

perpustakaan.

Pada

data

anggota

kelas

terdapat

: Tampilan

input data

pilihan – pilihan kelas yang ada kita

Desain Input Data Buku

tinggal

Gambar 3 : Desain input data buku

memilih

kelas

apa

yang

diinginkan. Status anggota terdiri dari baru dan sudah beres, baru untuk anggota yang baru mendaftar atau belum pernah meminjam dan sudah beres untuk anggota perpustakaan yang sudah tidak mempunyai

tanggungan

peminjaman

kepada perpustakaan.

97JURNAL


97

Keterangan : Tampilan awal desain input

Desain Input Peminjaman Buku

data buku. Pada jenis buku kita bisa

Gambar 4 : Desain input peminjaman

memilihnya sesuai ketentuan dan sudah

buku

ada pada combo box. Untuk status buku dikelompokkan menjadi 3 yaitu : ada, buku dipinjam, buku kembali.

Keterangan :

Tampilan awal desain

input transaksi peminjaman buku

Keterangan

:

Tampilan

saat

kita

menginput nomor buku yang sudah ada.

Keterangan : Tampilan form setelah mengeklik

command

cari

anggota

dilanjutkan mengeklik command cari data anggota, jika anggota tersebut meminjam buku maka akan tampil form seperti diatas.

Keterangan : Tamplan saat kita memilih tab cari data buku, pada tab cari anggota ini kita data buku yang kita inginkan berdasarkan pilihan yang kita mau.


9898

Keterangan

:

memasukkan

Tampilan nomor

form

jika

anggota

dan

memilih command cari data peminjaman buku.

Desain Input Pengembalian Buku Gambar 5 : Desain input pengembalian buku

Keterangan : Tampilan form transaksi pengembalian jika ada anggota yang ingin mengembalikan buku. Caranya mengisi tanggal kembali dengan urutan penulisan bulan – tanggal – tahun kemudian dienter maka akan muncul Keterangan : Tampilan form awal desain

besar denda seperti tampilan form diatas

input transaksi pengembalian.

jangan lupa mengganti status buku dan status anggota serta mengakhiri dengan mengeklik command simpan.

Keterangan : Tampilan form setelah

Keterangan : Tampilan form saat kita

memasukkan

masukkan no

no

anggota

kemudian

mengeklik command cek data pinjam.

anggota yang

sudah

mengembalikan dan memilih command cek data kembali.

99JURNAL


99

Desain Output

Desain Output Laporan Daftar Buku

Desain output adalah format tampilan untuk menunjukkan hasil inputtan data

Gambar 7 : Desain output laporan daftar buku

yang telah dilakukan sebelumnya.

Desain

Output

Laporan

Daftar

Anggota Gambar 6 : Desain output laporan daftar anggota

Desain Output Laporan Peminjaman Gambar 8 : Desain output laporan peminjaman

Sistem Informasi Pengolahan DataVol. Perpustakaan Pada 100 TEKNIK - UNISFAT, 6, No. 2, Maret 2011SMK HalNegeri 89 - 1021 Demak – JURNAL Erlin Wahyu Timor Tiningsih

100 100

Desain Output Laporan Denda a. Desain Output Laporan Rekap Denda Gambar 10 : Desain output laporan rekap denda

Desain Output Laporan Pengembalian Gambar 9 : Desain output laporan pengembalian

Desain Output Laporan Slip Denda Gambar 11 : Desain output laporan slip denda

101 JURNAL


101

Gordon

KESIMPULAN Setelah dilakukan analisa terhadap

obyek

penelitian

mengambil

Lasa

Hs.

1999.

Jakarta:

yaitu sebagai berikut:

Komputindo.

adanya

program

penggunaan

komputer

Desain

pengolahan data dapat dilakukan

SMK Negeri 1 Demak, yang

data

anggota,

Media

Sistem

Informasi,

Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset. Sutanta, Edhy. 2004. Sistem Basis Data,

pengolahan data

Eka

Sutabri, Tata,S.Kom,MM. 2003. Analisa

pengolahan data perpustakaan

tentang

PT.

Yogyakarta: Andi Offset

2. Bahwa dengan sistem informasi

mengulas

Perpustakaanku,

Jogiyanto, H.M. 2001 Analisa dan

maka

dengan cepat dan mudah.

Sistem

IPPM

kesimpulan dari proyek akhir tersebut,

1. Dengan

2003.

Informasi Manajemen, Jakarta:

data dan informasi yang penulis peroleh dari

B.Davis.

buku,

Yogyakarta: Graha Ilmu. P.Sumarji.

2003.

peminjaman, pengembalian dan

Perpustakaan,

Yogyakarta:

denda maka petugas maupun

Jaya.

pengunjung perpustakaan akan

Andi,

Madcoms.

Mengelola

2004.

Gunung

Aplikasi

dapat kemudahan lebih cepat dan

Database dan Crystal Report

lebih efisien dalam hal waktu dan

pada

tenaga.

Yogyakarta: Andi Offset.

Karena

dengan

penggunaan aplikasi komputer dapat

mengurangi

dibandingkan manual

kesalahan

dengan

yang

sistem

sebelumnya

diterapkan dalam perpustakaan

Visual

Basic

6.0,

Andi, Madcoms. 2003. Seri Panduan Pemprograman

Aplikasi

Database Visual Basic 6.0 dan Crystal

Report,

Yogyakarta:

Andi Offset. Andi, Madcoms. 2004.

Mengenal

DAFTAR PUSTAKA

Visual Basic 6.0, Yogyakarta:

Jogianto. H.M. 2004. Analisis & Disain

Andi Offset.

Sisten Informasi, Yogyakarta: Andi Offset

Sistem Informasi Pengolahan DataVol. Perpustakaan Pada 102 TEKNIK - UNISFAT, 6, No. 2, Maret 2011SMK HalNegeri 89 - 1021 Demak – JURNAL Erlin Wahyu Timor Tiningsih

102

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA

Recommend Documents