FAIL MEJA - cspi.uitm.edu.my

FAIL MEJA PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN KANAN PUSAT PERANCANGAN & MAKLUMAT STRATEGIK FM/UiTM/PPS/PPPK/E32

Disediakan oleh

Diluluskan oleh

Nama

Zaidar Ruhain bte Mohamed Jan

Dr Saiful Farik Mat Yatin

Jawatan

Penolong Pegawai Perangkaan Kanan

Ketua Perancangan Strategik (Pengurusan Maklumat)

Tandatangan

Tarikh

Fail Meja adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai Panduan 7, Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991

FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/CSPI

KANDUNGAN

Senarai Kandungan

BAHAGIAN A :

Tanggungjawab Pemegang Fail Meja

BAHAGIAN B :

Rekod Pindaan

BAHAGIAN C :

Latar Belakang Jabatan/Pejabat C1 – Objektif Jabatan/Pejabat C2 – Objektif Bahagian/Unit C3 – Piagam Pelanggan Bahagian/Unit

BAHAGIAN D :

Carta Organisasi Bahagian/Unit D.1 – Carta Fungsi Pusat Perancangan Strategik D.2 – Carta Organisasi Pusat Perancangan Strategik D.3 – Carta Kedudukan Pegawai

BAHAGIAN E :

Senarai Tugas / Kuasa dan Hubungan Pegawai / Keperluan ASK E1 – Senarai Tugas E2 – Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan E3 – Penentuan ASK (disediakan oleh Peg.Penilai Pertama)

BAHAGIAN F :

Peraturan-Peraturan Pentadbiran Rujuk E1 – kenalpasti peraturan dlm melaksanakan tugas) (Peraturan kaedah/perlaksanaan di jabatan, cth permohonan dijawab dlm masa 3 hari) F01 – Penjelasan Peraturan Pentadbiran berdasarkan E1)

BAHAGIAN G :

Proses Kerja G1 – Penjelasana terperinci proses kerja berkenaan

BAHAGIAN H :

Senarai Borang-borang Yang Diguna

BAHAGIAN I :

Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/CSPI

ii/ii

ZAIDAR RUHAIN BTE MOHAMED JAN PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM

FAIL MEJA PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN KANAN

No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPTK/E32 BAHAGIAN A – TANGGUNGJAWAB PEMEGANG FAIL MEJA Keluaran : 01

Pindaan : 00

Tarikh : 05/09/2008

Fail Meja (FM) ini disediakan bagi memastikan proses kerja staf dilaksanakan secara teratur, terkawal dan betul supaya mencapai produktiviti dan kualiti kerja yang tinggi bagi memenuhi keperluan serta memuaskan hati pelanggan. Oleh yang demikian, Pemegang FM bertanggungjawab : a)

untuk memastikan dokumen ini sentiasa betul dan kemaskini untuk digunakan;

b)

sebarang pindaan mana-mana bahagian FM oleh Pemegang FM hendaklah dengan kelulusan Ketua Jabatan serta mencatatkan pindaan di Bahagian B;

c)

memasukkan halaman atau pindaan terbaru supaya FM adalah yang terkini;

c)

mengeluarkan dokumen yang tidak digunakan dan memusnahkannya; dan

d)

mengembalikan FM ini kepada Ketua Jabatan atau menyerahkannya kepada pengganti masing-masing sekiranya berlaku pertukaran jawatan atau perpindahan.

FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/Pusat Perancangan Strategik

1 daripada 01

PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK

FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan

UiTM SHAH ALAM

No. Dokumen : FM/UiTM/CSPI/PPPK-01/B BAHAGIAN B – REKOD PINDAAN Keluaran : 01

Bil

Bahagian/ Mukasurat

Pindaan : 00

Tarikh : 0

Kelulusan Ringkasan

Tarikh

1

A

Bahagian Kod Jawatan

13/11/2009

2

D

Carta Organisasi

23/02/2012

3

C

Piagam Pelanggan

13/11/2012

FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/Pusat Perancangan & Maklumat Strategik

Tandatangan

1 daripada 01



UiTM SHAH ALAM

No. Dokumen : FM/UiTM/CSPI/PPPK-01/C BAHAGIAN C – LATAR BELAKANG PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK Keluaran : 01

C.1

Pindaan : 00

Tarikh :

Latar Belakang Pusat Perancangan Dan Maklumat Strategik

Sejarah Pusat Perancangan dan Maklumat Strategik bermula dengan tertubuhnya Unit Perancangan dan Penilaian (UPP) pada 1 September 1987. Pada Januari 1995, Unit ini dengan rasminya dinamakan Pusat Perancangan Strategik.

C.2

Objektif Pusat Perancangan Dan Maklumat Strategik 1. Menganalisis aliran dan perubahan persekitaran semasa dan masa hadapan di dalam dan di luar UiTM yang memberi kesan terhadap perancangan strategik UiTM (futuristik) setiap satu hingga tiga tahun. 2. Mengumpul dan menganalisis maklumat strategik yang berkaitan dengan kepentingan UiTM secara berkala. 3. Menyedia perancangan strategik untuk sepuluh tahun (jangka panjang) dan lima tahun (jangka pendek) 4. Memastikan semua Fakulti/kampus cawangan/jabatan/bahagian menyediakan perancangan strategik masing-masing. 5. Menilai pencapaian perancangan strategik secara berkala:  Dua kali dalam masa lima tahun bagi perancangan strategik  Setiap 6 bulan bagi pelan inisiatif 6. Menyebar maklumat strategik yang diperlukan oleh stakeholder UiTM sekurang-kurangnya sekali setahun. 7. Menyelaras kemasukan maklumat CAPs ke dalam sistem ePMO setiap pertengahan bulan. 8. Menyelaras aktiviti ke arah mencapai hala tuju strategik universiti.

C.3

Fungsi Pusat Perancangan Dan Maklumat Strategik • • • • •

Menyelaras perancangan strategik dan pelan pelaksanaannya secara menyeluruh serta memantau dan menilai pencapaian dalam tempoh yang ditetapkan. Menguruskan maklumat rasmi Universiti Menyelaras pelaksanaan hala tuju strategik universiti. Menyelaras pelaksanaan pelan strategik pengajian tinggi negara (PSPTN) di peringkat UiTM melalui pemantauan projek agenda kritikal negara (CAPs). Mengendalikan isu-isu strategik khusus yang diarahkan oleh pihak pengurusan, kementerian atau kerajaan dari masa ke semasa.


1 daripada 02



UiTM SHAH ALAM

No. Dokumen : FM/UiTM/CSPI/PPPK-01/C BAHAGIAN C – LATAR BELAKANG PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK Keluaran : 01

C.4

Pindaan : 00

Tarikh :

Piagam Pelanggan Pusat Perancangan Dan Maklumat Strategik

‘Kami dengan ini berjanji bahawa akan melaksanakan tugas dengan cekap, tepat, telus dan menepati masa dalam menyediakan perkhidmatan dan maklumat yang sahih serta mudah difahami’.


2 daripada 02

PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK

FAIL MEJA

UiTM SHAH ALAM


No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/D BAHAGIAN D – CARTA ORGANISASI Keluaran : 02

D.1

Pindaan : 02

Tarikh : 23/02/2012

Carta Fungsi Pusat Perancangan dan Maklumat Strategik CARTA FUNGSI PUSAT PERANCANGAN DAN MAKLUMAT STRATEGIK

FAIL MEJA Penolong Pegawai Perangkaan Kanan/PPS

1 daripada 03


FAIL MEJA

UiTM SHAH ALAM



D.2

Pindaan : 02

Tarikh : 23/02/2012

Carta Organisasi Pusat Perancangan dan Maklumat Strategik TIMBALAN NAIB CANSELOR (Penyelidikan & Inovasi) SETIAUSAHA PEMANDU KHAS TNC (P&I)

PERANCANGAN STRATEGIK (OPERASI) & PENGURUSAN PENTADBIRAN - TIMBALAN PENDAFTAR

SETIAUSAHA

PERANGKAWAN KANAN

PENOLONG PENDAFTAR

PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN KANAN

PEGAWAI EKSEKUTIF

KERANI

KERANI

KERANI

KERANI

KETUA PENGURUSAN MAKLUMAT STRATEGIK

KETUA PEMANTAUAN PERANCANGAN STRATEGIK

KETUA DOKUMENTASI DAN PENERBITAN STRATEGIK


KERANI

KERANI


PEMBANTU PENYELIDIK

PERANGKAWAN

PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN

KETUA PERANCANGAN STRATEGIK (UPMO)

KETUA OPERASI PERANCANGAN STRATEGIK

PERANGKAWAN



PENOLONG PEGAWAI PERANGKAA N

N

PEMBANTU PENYELIDIK

PEMBANTU PENYELIDIK

PEMBANTU AM PEJABAT


2 daripada 03


FAIL MEJA

UiTM SHAH ALAM



D.3

Pindaan : 02

Tarikh : 23/02/2012

Carta Kedudukan Pegawai TIMBALAN NAIB CANSELOR (Penyelidikan & Inovasi) SETIAUSAHA PEMANDU KHAS TNC (P&I)

PERANCANGAN STRATEGIK (OPERASI) & PENGURUSAN PENTADBIRAN - TIMBALAN PENDAFTAR

SETIAUSAHA

PERANGKAWAN KANAN

PENOLONG PENDAFTAR

ZAIDAR RUHAIN MOHAMED JAN PENOLONG PEGAWAI PERANGKAAN KANAN

PEGAWAI EKSEKUTIF

KERANI

KERANI

KERANI

KERANI

KETUA PENGURUSAN MAKLUMAT STRATEGIK

KETUA PEMANTAUAN PERANCANGAN STRATEGIK

KETUA DOKUMENTASI DAN PENERBITAN STRATEGIK

KERANI

PENOLONG PEGAWAI PERANGKA AN KANAN

KERANI


PEMBANTU PENYELIDIK

PERANGKAWAN


KETUA PERANCANGAN STRATEGIK (UPMO)

KETUA OPERASI PERANCANGAN STRATEGIK

PERANGKAWAN



PENOLONG PEGAWAI PERANGKAA N

N

PEMBANTU PENYELIDIK

PEMBANTU PENYELIDIK

PEMBANTU AM PEJABAT


3 daripada 03



UiTM SHAH ALAM

No. Dokumen : FM/UiTM/CSPI/PPPK-01/E BAHAGIAN E – TANGGUNGJAWAB PEMEGANG FAIL MEJA Keluaran : 01

E.1

Pindaan : 00

Tarikh :

SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

Bertanggungjawab kepada Ketua Pengurusan Maklumat Strategik dan Perangkawan Kanan untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab berikut: a.

Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R&D&C dan MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan Kementerian Pendidikan Malaysia (Sistem MyMoHES)

b.

Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPM (Sistem MyMoHES)

c.

Mengurus emel permohonan maklumat dari pelbagai pihak samada luar atau dalaman UiTM untuk rujukan pihak pengurusan PPS

d.

Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM


1 daripada 04



UiTM SHAH ALAM


E.2

Pindaan : 00

Tarikh :

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN STAF DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Staf Atasan Yang Ada Hubungan 

TNC ( Penyelidikan & Inovasi)



Ketua Pengurusan Maklumat Strategik



Perangkawan

Tugas dan Tanggungjawab a. Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM)

Tugas Staf Lain Yang ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

Kuasa Yang Diberi a. Menyediakan surat permohonan data kepada semua PTJ terlibat



Staf Sokongan



Hubungan Luar

b. Memastikan data yang dimohon dari PTJ diperolehi untuk semakan oleh pegawai di Unit Maklumat

- Pegawai Sistem Maklumat / Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif di Fakulti/Pusat/Cawangan/Kementerian Pengajian Tinggi

c. Memastikan semua pegawai bertanggungjawab dalam MODUL masing-masing mengesahkan maklumat dalam sistem MyMoHES 




Perangkawan

b. Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES)

a. Mendapatkan maklumat dari PTJ dan menyediakan data mengikut format yang dikehendaki oleh KPT b. Menyemak dan mengemaskini maklumat c. Menghantar dan mengesahkan maklumat dalam sistem




Staf Sokongan



Hubungan Luar - Pegawai Sistem Maklumat / Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif di Fakulti/Pusat/Cawangan/Kementerian Pengajian Tinggi

2 daripada 04



UiTM SHAH ALAM


Pindaan : 00

Tarikh :

MyMoHES

Tugas Staf Atasan Yang Ada Hubungan 

TNC ( Penyelidikan & Inovasi)






Perangkawan






Perangkawan

Tugas dan Tanggungjawab c. Mengurus permohonan maklumat dari pelbagai pihak samada luar atau dalaman UiTM untuk rujukan pihak pengurusan PPS

d. Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM

Tugas Staf Lain Yang ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

Kuasa Yang Diberi a. Mencetak semua emel permohonan dari pemohon



Staf Sokongan



Hubungan Luar

b. Memasukkan dalam fail

- Pegawai Sistem Maklumat / Penolong Pendaftar

c. Menyemak mengikut jenis MODUL dan membuat análisis permohonan setiap bulan

a. Menghadiri mesyuarat yang dianjurkan b. Mencatit input dari jawatankuasa yang terlibat khususnya maklumat semua MODUL




Staf Sokongan



Hubungan Luar - Pegawai profesional/Pegawai Sistem Maklumat / Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif di Fakulti/Pusat/Cawangan

3 daripada 04



UiTM SHAH ALAM


E.3

Pindaan : 00

PENENTUAN A.S.K (PENGETAHUAN, KEMAHIRAN DAN SIKAP)

Pengetahuan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Tarikh :

Hal Ehwal Akademik Pengurusan Data Penulisan Perhubungan Interpersonal Pengendalian Sistem Pemasukan Data ATA, EIS dan eDMS Pengendalian Automasi Pejabat (Ms Office, e-mail, Browser) Perisian Komputer (Statistical Package for Social Science) Pengurusan Ilmu ISO Kualiti (5S, KMK)

Kemahiran 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Komunikasi Penyediaan bahan rujukan Melatih dan memudahcara Penyeliaan Berfikir secara analitikal/kritikal Menaip Analisa Data Pengucapan awam

Sikap a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l.

Integriti Akauntabiliti Sikap positif/proaktif Berfikiran terbuka Berpandangan jauh Tekun Mesra Kreatif Inovatif Bertanggungjawab Amanah Cekap

.


4 daripada 04

PUSAT PERANCANGAN STRATEGIK UiTM SHAH ALAM


No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/F BAHAGIAN F – SENARAI PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI Keluaran : 02

Pindaan : 02

Nombor Aktiviti F.01

F.02

F.03

F.04 F.05

Tarikh : 11/1/2012

Tajuk Aktiviti Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM)

Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES)

Mengurus permohonan maklumat dari pelbagai pihak samada luar atau dalaman UiTM untuk rujukan pihak pengurusan PPS


Menjadi ahli Mesyuarat ‘Organizational Climate Survey’


1 daripada 01



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/F.01 Tajuk Aktiviti: Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM) Keluaran : 02

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012

Peraturan-Peraturan Pentadbiran: 1.1

1.2 1.3 1.4

1.5 1.6

Mendapat arahan daripada urusetia Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) untuk mengumpulkan maklumat bagi semua MODUL ( PELAJAR, STAF, R&D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) Mendapatkan maklumat semua MODUL daripada PTJ berkaitan melalui permohonan surat dan emel Menerima dan mengagihkan maklumat tersebut kepada pegawai bertanggungjawab Membuat susulan ke PTJ berkaitan melalui telefon, e-mail dan surat sekiranya maklumat tidak lengkap Memastikan pegawai bertanggungjawab membuat semakan terakhir dan data yang telah dibersihkan diserahkan pada pihak PSMB untuk dimuatnaik ke sistem My MoHES Memastikan pegawai bertanggungjawab mengesahkan data yang telah dimuatnaik oleh pihak PSMB di dalam sistem MyMoHES


1 daripada 05



No. Dokumen : FM/UiTM/ PPS/PPPK-01/F.02 Tajuk Aktiviti: Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) Keluaran : 02

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012

Peraturan-Peraturan Pentadbiran: 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Mendapat arahan daripada urusetia KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI untuk mengumpulkan maklumat MODUL MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI Mendapatkan maklumat UMUM UNIVERSITI daripada pihak PTJ Menerima dan menyemak maklumat tersebut Membuat susulan ke pihak PTJ berkenaan melalui telefon, e-mail dan surat sekiranya maklumat tidak lengkap Membuat analisis awal terhadap data yang diterima. Membuat susulan sekali lagi sekiranya ada kesilapan dengan pihak PTJ Mengemaskini maklumat yang diterima dari pihak PTJ Menyerahkan maklumat tersebut kepada PSMB untuk dimuatnaik ke sistem MyMoHES


2 daripada 05



No. Dokumen : FM/UiTM/ PPS/PPPK-01/F.03 Tajuk Aktiviti: Mengurus permohonan maklumat dari pelbagai pihak samada luar atau dalaman UiTM untuk rujukan pihak pengurusan PPS Keluaran : 02

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012

Peraturan-Peraturan Pentadbiran: 1.1 1.2 1.3 1.4

Mencetak semua emel permohonan dari pemohon Memasukkan emel tersebut ke dalam fail mengikut turutan bulan Menyemak dan mengkelaskan maklumat tersebut mengikut jenis MODUL Membuat analisis terhadap jumlah permohonan yang diterima (Contoh: Geraf)


3 daripada 05



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/F.04 Tajuk Aktiviti: Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM Keluaran : 02

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012

Peraturan-Peraturan Pentadbiran:

1.1 1.2 1.3

Menghadiri mesyuarat yang dianjurkan oleh pihak PPS atau InfoTech Mendapat dan mencatit input dari jawatankuasa yang terlibat khususnya yang bertanggungjawab terhadap maklumat MODUL yang diperlukan oleh pihak KPT Menyediakan draf input MODUL tersebut untuk dibincangkan dengan Ketua Unit Pengurusan Maklumat Strategik


4 daripada 05



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/F.05 Tajuk Aktiviti: Menjadi ahli Mesyuarat ‘Organizational Climate Survey’ Keluaran : 02

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012

Peraturan-Peraturan Pentadbiran: 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Menghadiri mesyuarat yang dianjurkan oleh pihak PPS Mendapat dan mencatit input dari jawatankuasa yang terlibat khususnya yang bertanggungjawab terhadap kajian Membuat kerja medan Menulis deraf laporan Mengadakan sesi perbincangan untuk memuktamadkan laporan


5 daripada 05



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01 /G BAHAGIAN G – PROSES KERJA BAGI AKTIVITI PEGAWAI No. Proses Kerja

G0.1

G0.2

G0.3

G0.4

G0.5

Tajuk Proses Kerja (Pemunya Proses)

Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM)

Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES)

Mengurus permohonan maklumat dari pelbagai pihak samada luar atau dalaman UiTM untuk rujukan pihak pengurusan PPS


Menjadi ahli Mesyuarat ‘Organizational Climate Survey’

Input

Output

Petunjuk Prestasi Proses Kerja

Data berbentuk format Excel atau Word diambil dari pangkalan data di Infotech atau PTJ berkaitan

Data dimuatnaik ke dalam sistem KPT setelah Jadual dan laporan yang telah disemak disahkan betul

Jadual perlu disediakan mengikut tarikh TRANSMIT yang diperlukan oleh KPT (3 minggu)

Data berbentuk format Excel atau Word diambil dari pangkalan data PTJ berkaitan

Jadual dan laporan disediakan mengikut format yang dikehendakki oleh KPT

Jadual perlu disediakan mengikut tarikh TRANSMIT yang diperlukan oleh KPT (3 minggu)

Data berbentuk format Excel diambil dari pangkalan data PPS

Jadual berbentuk graf

Menyerahkan kepada Perangkawan untuk tujuan pelaporan

Mesyuarat Berkala

Setiap tindakan dicatitkan di dalam dalam MINIT MESYUARAT

Setiap tindakan dalam MINIT MESYUARAT

Mesyuarat Berkala

Setiap tindakan dicatitkan di dalam MINIT MESYUARAT

Setiap tindakan dalam MINIT MESYUARAT

Nota: Rujuk E – Senarai kerja dalam bidang tugas untuk dijadikan tajuk proses kerja

Muka surat 1



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.01 Tajuk Proses Kerja : Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM) Keluaran : 02 1.0

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012

TUJUAN

Arahan kerja ini adalah untuk menjelaskan proses menjadi penyelaras bagi pengumpulan maklumat semua MODUL (PELAJAR, STAF, R&D dan MAKLUMAT UMUM INSTITUSI) di semua fakulti/pusat/cawangan UiTM untuk dikemukakan kepada yang memohon data. 2.0

SKOP

Prosedur kerja ini adalah meliputi proses permohonan, penerimaan data, penyemakan dan pengemaskinian data. 3.0

DEFINISI

Singkatan: UiTM PPS PSMB F/C/P KPT NC TNC(P&I) KPM TP PSM P PPPK PE MPK 4.0

-

Universiti Teknologi MARA Shah Alam Pusat Perancangan Strategik Pusat Sistem Maklumat Bersepadu Fakulti/Cawangan/Pusat Kementerian Pengajian Tinggi Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Ketua Pengurusan Maklumat Strategik Timbalan Pendaftar Pegawai Sistem Maklumat Perangkawan Penolong Pegawai Perangkaan Kanan Pegawai Eksekutif Mesyuarat Pengurusan Kanan

RUJUKAN

a. b. c. d. e. f.

Sistem Maklumat Staf(STARS) Student Integration Management (SIM) RMI UPENA Jabatan Komunikasi KORPORAT PSMB


1 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.01 Tajuk Proses Kerja : Menjadi penyelaras bagi semua Modul di dalam sistem MyMoHES (PELAJAR, STAF, R & D, MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI) untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) dan dalaman (sistem EIS dan BUKU MAKLUMAT UiTM) Keluaran : 02

5.0

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012

PROSES KERJA Bil

Proses Kerja

1

Mengumpulkan maklumat daripada sistem dan PTJ yang berkaitan

PSMB F/C/P

2

Menyemak , meneliti dan memproses data

KPM

3

Menganalisis data

KPM

4

Menyedia dan mengedarkan laporan

MPK


Pegawai Yang Melulus/Dirujuk

Seksyen Undangundang/Peraturan

2 daripada 04




6.0

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012

CARTA ALIR Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

Mengumpulkan maklumat daripada sistem dan PTJ yang berkaitan Menyemak, meneliti dan memproses data Menganalisis data

Tamat/ Simpan

 Menyediakan dan mengedarkan Laporan 

Penyerahan data kepada PSMB untuk dimuatnaik ke sistem EIS

Tamat


3 daripada 04




7.0 BIL

1.

8.0

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012

REKOD KUALITI TAJUK REKOD

Emel serta Jadual MODUL mengikut format

TEMPOH SIMPANAN

Tiada

LOKASI

Komputer peribadi Pegawai PPPK

SENARAI SEMAKAN

BIL

BUTIRAN

1

Jadual MODUL mengikut format

2

Database MODUL

3

Emel dan surat yang diterima

STATUS

.


4 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.02 Tajuk Proses Kerja : Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) Keluaran : 02 1.0

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012

TUJUAN

Arahan kerja ini adalah untuk menjelaskan proses pengumpulan maklumat UMUM UNIVERSITI di semua fakulti/pusat/cawangan UiTM untuk dikemukakan kepada yang memohon data. 2.0

SKOP


DEFINISI


-


RUJUKAN

a. b. c. d. e. f. g.

Sistem Maklumat Staf(STARS) Student Integration Management (SIM) RMI UPENA Jabatan Komunikasi KORPORAT PSMB IpSIS


1 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.02 Tajuk Proses Kerja : Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) Keluaran : 02 5.0

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012

PROSES KERJA Bil

Proses Kerja

1

Mengumpulkan maklumat UMUM UNIVERSITI daripada sistem dan PTJ yang berkaitan

PSMB F/C/P

2


KPM

3

Menganalisis data

KPM

4

Menyedia dan mengedarkan maklumat mengikut format

MPK




2 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.02 Tajuk Proses Kerja : Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) Keluaran : 02

6.0

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012


Proses Kerja

Rekod Kualiti

Mengumpulkan maklumat UMUM UNIVERSITI daripada sistem dan PTJ yang berkaitan Menyemak, meneliti dan memproses data

Menganalisis data Tamat/ Simpan

Menyediakan dan mengedarkan maklumat mengikut format

Tamat


3 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.02 Tajuk Proses Kerja : Mengurus penyediaan maklumat UMUM Universiti untuk kegunaan KPT (Sistem MyMoHES) Keluaran : 02

7.0 BIL

1.

8.0 BIL

Pindaan : 02

Tarikh : 11/1/2012


Maklumat UMUM UNIVERSITI mengikut format

TEMPOH SIMPANAN Tiada

LOKASI

Fail

SENARAI SEMAKAN BUTIRAN

1

Maklumat UMUM UNIVERSITI mengikut format (’Hardcopy’)

2

Database MAKLUMAT UMUM UNIVERSITI

STATUS

.


4 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.03 Tajuk Proses Kerja : Mengurus dan penyediaan SENARAI INDUK Staf dari tahun 2004 – 2008 untuk RESEARCH UNIVERSITY Keluaran : 01 1.0

Pindaan : 01

Tarikh : 13/11/2009

TUJUAN

Arahan kerja ini adalah untuk menjelaskan proses pengumpulan SENARAI INDUK staf di semua fakulti dan 4 pusat kecemerlangan UiTM untuk dikemukakan kepada yang memohon data. 2.0

SKOP


DEFINISI


-


RUJUKAN

a. Sistem Maklumat Staf(STARS) b. PSMB


1 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.03 Tajuk Proses Kerja : Mengurus dan penyediaan SENARAI INDUK Staf dari tahun 2004 – 2008 untuk RESEARCH UNIVERSITY Keluaran : 01 5.0

Pindaan : 01

Tarikh : 13/11/2009

PROSES KERJA Bil

Proses Kerja

1

Mengumpulkan maklumat daripada sistem yang berkaitan

PSMB F/C/P

2


KPM

3

Menganalisis data

KPM

4

Menyedia dan mengedarkan SENARAI INDUK

MPK




2 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.03 Tajuk Proses Kerja : Mengurus dan penyediaan SENARAI INDUK Staf dari tahun 2004 – 2008 untuk RESEARCH UNIVERSITY Keluaran : 01

6.0

Pindaan : 01

Tarikh : 13/11/2009


Proses Kerja

Rekod Kualiti

Mengumpulkan maklumat daripada sistem yang berkaitan Menyemak, meneliti dan memproses data

Menganalisis data Tamat/ Simpan

 Menyediakan dan mengedarkan SENARAI INDUK 

Penyerahan data kepada URUSETIA RESEARCH UNIVERSITY

Tamat


3 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.03 Tajuk Proses Kerja : Mengurus dan penyediaan SENARAI INDUK Staf dari tahun 2004 – 2008 untuk RESEARCH UNIVERSITY Keluaran : 01

7.0 BIL

1.

8.0

Pindaan : 01

Tarikh : 13/11/2009


Senarai Induk mengikut 24 Fakulti dan 4 Pusat Kecemerlangan

TEMPOH SIMPANAN

Tiada

LOKASI

Fail data

SENARAI SEMAKAN

BIL

BUTIRAN

1

Senarai Induk

2

Database Staf

STATUS

.


4 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.04 Tajuk Proses Kerja : Menyelia pelajar-pelajar Praktikal sepanjang satu semester menjalani praktikal di PPS dan Skim Khidmat Pelajar (SKP) sepanjang raptai dan Istiadat Konvokesyen 2009 Keluaran : 01 1.0

Pindaan : 01

Tarikh : 13/11/2009

TUJUAN

Prosedur kerja ini adalah untuk menjalankan kajian yang berkaitan dengan pelajar UiTM. 2.0

SKOP

Prosedur Kerja ini adalah meliputi proses pengumpulan, pemprosesan dan penganalisisan data serta penyediaan laporan bagi Kajian Pengesanan Graduat. 3.0

DEFINISI

Singkatan: UiTM PPS PSMB F/C/P KPT NC TNC(P&P) KPM TP PSM P PPPK PE MPK 4.0

-


RUJUKAN

a. Perancangan Strategik UiTM (2001-2010) b. Perancangan Strategik Peringkat Fakulti/Cawangan/Bahagian


1 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.04 Tajuk Proses Kerja : Menyelia pelajar-pelajar Praktikal sepanjang satu semester menjalani praktikal di PPS dan Skim Khidmat Pelajar (SKP) sepanjang raptai dan Istiadat Konvokesyen 2009 Keluaran : 01

5.0

Pindaan : 01

PROSES KERJA

Proses Kerja 1.

Tarikh : 13/11/2009


Menyediakan kertas kerja untuk mendapatkan kelulusan JKE bagi menjalankan penyelidikan Institusi (Institutional Research) yang diperlukan

KPM

2.

Melantik Jawatankuasa bagi setiap kajian yang dijalankan.

TNC(P&I)

3.

Menyediakan dan mengedarkan borang soalselidik kepada responden

JK

4.

Menerima dan memproses data

JK

5.

Menganalisis data

JK

6.

Menyedia dan membentangkan laporan


Seksyen UndangUndang/Peraturan

TNC(P&I)

2 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.04 Tajuk Proses Kerja : Menyelia pelajar-pelajar Praktikal sepanjang satu semester menjalani praktikal di PPS dan Skim Khidmat Pelajar (SKP) sepanjang raptai dan Istiadat Konvokesyen 2009 Keluaran : 01 6.0

Pindaan : 01

Tarikh : 13/11/2009


Proses Kerja

Rekod Kualiti

Menyediakan kertas kerja untuk mendapatkan kelulusan JKE bagi penyelidikan institut yang akan dijalankan.

Tamat/ Simpan

Membentuk jawatankuasa bertindak

Surat Pelantikan

Menyedia dan mengedarkan borang soalselidik kepada responden

Borang Soalselidik

Menerima dan memproses data

Borang Soalselidik

Menganalisis data

Data

Menyediakan dan mengedarkan Laporan

Laporan

Tamat


3 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.04 Tajuk Proses Kerja : Menyelia pelajar-pelajar Praktikal sepanjang satu semester menjalani praktikal di PPS dan Skim Khidmat Pelajar (SKP) sepanjang raptai dan Istiadat Konvokesyen 2009 Keluaran : 01

7.0 BIL

1.

Pindaan : 01

Tarikh : 13/11/2009


TEMPOH SIMPANAN

LOKASI

Surat Perlantikan

5 tahun

No Fail

Borang Soalselidik Kajian Pengesanan Graduan

Sebulan setelah laporan dikeluarkan

No Fail Bilik Fail

3.

Laporan yang berkaitan

5 Tahun

eDMS

4.

Data yang berkaitan

Tiada

eDMS

2.

8.0 BIL

SENARAI SEMAKAN BUTIRAN

1

Borang Soalselidik Kajian Pengesanan Graduat

2

Database Kajian Pengesanan Graduat Online


STATUS

4 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.05 Tajuk Proses Kerja : Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM Keluaran : 01 1.0

Pindaan : 01

Tarikh : 13/11/2009

TUJUAN

Prosedur kerja ini adalah untuk menubuhkan satu jawatankuasa yang berkaitan dengan kualiti data UiTM. 2.0

SKOP

Prosedur Kerja ini adalah meliputi proses perlantikan ahli, tanggungjawab ahli dan membuat keputusan dengan data kualtiti UiTM. 3.0

DEFINISI

Singkatan:

4.0

UiTM PPS PSMB F/C/P KPT NC TNC(P&P)

-

KPM KTP PSM P PPPTK PE MPK

-

Universiti Teknologi MARA Shah Alam Pusat Perancangan Strategik Pusat Sistem Maklumat Bersepadu Fakulti/Cawangan/Pusat Kementerian Pengajian Tinggi Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Pembangunan & Penyelidikan) Ketua Pengurusan Maklumat Strategik Ketua Timbalan Pendaftar Pegawai Sistem Maklumat Perangkawan Penolong Pegawai Perangkaan Kanan Pegawai Eksekutif Mesyuarat Pengurusan Kanan

RUJUKAN

a. Perancangan Strategik UiTM (2001-2010) b. Perancangan Strategik peringkat Fakulti/Cawangan/Bahagian c. Rancangan Malaysia Ke Lapan UiTM


1 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/G.05 Tajuk Proses Kerja : Menjadi ahli Mesyuarat Kerja Data Kualiti UiTM Keluaran : 01

5.0

Pindaan : 01

Tarikh : 13/11/2009

PROSES KERJA Bil

Proses Kerja


1

Melantik Jawatankuasa bagi Mesyuarat Data Kualiti

2

Mengadakan sesi perbincangan dan bengkel

JK

3

Menerima input dari ahli jawatankuasa dan membuat keputusan

JK

4

Menyedia dan membentangkan laporan



TNC(P&I)

TNC(P&I)

2 daripada 04




6.0

Pindaan : 01

Tarikh : 13/11/2009


Proses Kerja

Rekod Kualiti

Melantik Jawatankuasa bagi Mesyuarat Data Kualiti Mengadakan sesi perbincangan dan bengkel Menerima input dari ahli jawatankuasa dan membuat keputusan Tamat/ Simpan

Menyediakan dan membentangkan Laporan Tamat


3 daripada 04




7.0 BIL

Pindaan : 01

Tarikh : 13/11/2009


TEMPOH SIMPANAN

LOKASI

1.

Surat Pelantikan

5 tahun

No Fail

2.

Manual Data Kualiti

Tiada Had

No Fail Bilik Fail

8.0

SENARAI SEMAKAN

BIL

BUTIRAN

1

Surat Pelantikan

2

Manual Data Kualiti

STATUS

.


4 daripada 04



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/H BAHAGIAN H – SENARAI BORANG YANG DIGUNA Keluaran : 01

Bil 1.

Pindaan : 01

Nombor Borang

Tarikh : 13/11/2009

Tajuk Borang Borang Soalselidik Kajian Pengesanan Graduat UiTM


1 daripada 01



No. Dokumen : FM/UiTM/PPS/PPPK-01/I BAHAGIAN I – SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI Keluaran : 01

Jawatankuasa

Pindaan : 01

Tarikh : 13/11/2009

Jenis Keanggotaan & Fungsi Jawatankuasa

Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Unit Pengurusan Maklumat Strategik

Ahli Tetap

Ahli Jawatankuasa EIS

Ahli biasa

Ahli Jawatankuasa Kajian Pengesanan Graduat UiTM 2009

Penyelia Pelajar


1 daripada 01

FAIL MEJA - cspi.uitm.edu.my

Recommend Documents