UNISUL - UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA Curso de Engenharia Civil
INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT Prof. Dr. Oscar Ciro López (
[email protected])
Esta apostila foi baseada e contém trechos de diversos documentos e livros
Florianópolis, 2008
INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT
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SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO ......................................................................................................................................3 GERENCIAMENTO DE PROJETOS .........................................................................................................3 PLANEJAMENTO DE PROJETOS COM PERT/CPM..............................................................................5 ESTABELECENDO OS REQUISITOS ..............................................................................................................6 REPRESENTAÇÃO AMERICANA OU REDE I-J ..............................................................................................7 REPRESENTAÇÃO FRANCESA OU REDE DE PRECEDÊNCIAS ........................................................................8 CONSTRUINDO REDES PELO MÉTODO AMERICANO ..................................................................................9 MICROSOFT PROJECT ...........................................................................................................................11 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO MICROSOFT PROJECT ............................................................................11 TRIÂNGULO DO PROJETO .........................................................................................................................12 O PROCESSO DE PLANEJAMENTO NO MICROSOFT PROJECT......................................................................13 O AMBIENTE DE TRABALHO DO MICROSOFT PROJECT .............................................................................14 ALGUNS MODOS DE VISUALIZAÇÃO .........................................................................................................15 Modo Gráfico de Gantt / Gantt de Controle ......................................................................................16 O modo Gráfico PERT .......................................................................................................................17 O modo Uso da Tarefa .......................................................................................................................18 O modo Uso do Recurso.....................................................................................................................19 O modo Planilha de Recursos ............................................................................................................20 O modo Gráfico de Recursos..............................................................................................................20 Parametrização inicial do MS Project: A tela Opções.......................................................................21 Configurar o Calendário de Trabalho de projeto ..............................................................................22 COMEÇANDO UM PROJETO DO COMEÇO ...................................................................................................23 Criar e organizar uma lista de tarefas ...............................................................................................24 Estabelecer as durações das tarefas...................................................................................................24 Algumas ações freqüentes sobre as tarefas ........................................................................................24 Estabelecendo Relações entre Tarefas ...............................................................................................25 Criando Tarefas Resumidas: indentando atividades..........................................................................27 Alocação de recursos .........................................................................................................................28 Definições Preliminares..................................................................................................................28 Criar Planilha de Recursos .............................................................................................................31 Editar um Recurso ..........................................................................................................................31 Associar Recursos às Tarefas .........................................................................................................32 Superalocação de Recursos ............................................................................................................32 Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades .............................................................................36 Trabalhando com os custos ................................................................................................................37 Salvando o Projeto .............................................................................................................................38 Acompanhando o Projeto ...................................................................................................................39 Múltiplos Projetos ..............................................................................................................................41 Relatórios ...........................................................................................................................................42 Duração do Projeto............................................................................................................................42 Modelo Probabilístico ........................................................................................................................45 EXERCÍCIOS .............................................................................................................................................46 BIBLIOGRAFIA .........................................................................................................................................53
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APRESENTAÇÃO O objetivo deste documento é apresentar os conceitos introdutórios para o emprego dos recursos do MS Project. O conteúdo foi elaborado de forma a ser usada como um tutorial que apresenta os principais recursos para que pretende trabalhar com gerencia informatizada de projetos, desde a sua criação, edição e controle. Portanto, diversos recursos avançados do MS Project não fazem parte do escopo do presente documento. Recomendamos, portanto, àqueles que pretendem trabalhar com gerência de projetos, a complementação do conhecimento através da consulta à livros que tratam do assunto.
GERENCIAMENTO DE PROJETOS O entendimento do termo gerenciamento de projetos envolve conceitos relacionados com o conhecimento amplamente utilizado na viabilização e aperfeiçoamento de negócios e empreendimentos, nos mais diversos setores da economia, bem como, com o que realmente se compreende por projetos. O gerenciamento – entendido como o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros de uma organização e o uso de todos os recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos - se torna um instrumento de grande valia quando é utilizado em todo o ciclo de vida de um empreendimento, desde a sua concepção até seu ciclo de operação. Na visão do PMI - Project Management Institute (2004), o projeto é entendido como sendo um empreendimento temporário conduzido para criar um produto ou serviço único. Essa definição, no entanto, ressalta que o projeto, caracterizado como empreendimento, almeja alcançar objetivos, envolve desafios e incertezas, em função de serem executados dentro de prazos definidos (para atender a característica de temporaneidade) e com características de singularidade, no sentido de serem diferentes de qualquer outro empreendimento anterior. Portanto, temporário significa que cada projeto tem um começo e um fim bem definidos. Chega-se ao fim do projeto quando os seus objetivos foram alcançados ou quando torna-se claro que os objetivos do projeto não serão ou não poderão mais ser atingidos. O projeto é então encerrado. O termo único significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos o dos outros produtos ou serviços semelhantes. Os projetos envolvem o desenvolvimento de algo que nunca foi feito antes, e que é, portanto, único. Um produto ou serviço pode ser único, mesmo considerando que já tenha sido desenvolvida uma infinidade de produtos/serviços em sua categoria. Por exemplo, muitos e muitos edifícios já foram construídos, mas cada nova unidade lançada, é única – com um proprietário diferente, projeto próprio, localização específica, construtor diferente, e assim por diante. Nesse sentido, o gerenciamento de projetos pode ser entendido como o processo de planejar, organizar e administrar tarefas e recursos para alcançar algum objetivo gerencial concreto, geralmente submetido à restrições de tempo, recursos ou custos. Segundo o PMI (2004), o gerenciamento de projetos é aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas ás atividades do projeto, de forma a atingir as necessidades e expectativas dos interessados pelo projeto. O ato de atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas, invariavelmente envolve o equilíbrio entre demandas concorrentes, como: • • •
Escopo, prazo, custo e qualidade; Diferentes necessidades e expectativas das partes envolvidas; Necessidades concretas e expectativas.
Essas duas definições envolvem a necessidade de desenvolver competências específicas do contexto de projetos, desenvolver habilidades humanas e conceituais, dominar e aplicar técnicas, bem como o domínio de ferramentas que possibilitem cumprir os objetivos
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estabelecidos. Portanto, é responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção das metas almejadas, com base nos parâmetros estabelecidos, como tempo, custo e recursos; enquanto se mantém um padrão de qualidade especificado. O PMI - Project Management Institute, no seu Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, identifica 09 (nove) áreas de conhecimento (Figura 1) em gerenciamento de projetos, a saber: • • • • • • • • •
Gerenciamento de Integração entre os elementos do projeto; Gerenciamento de Escopo de Projeto; Gerenciamento de Tempo do projeto; Gerenciamento do Custo; Gerenciamento da Qualidade; Gerenciamento de Recursos Humanos; Gerenciamento de Comunicação; Gerenciamento de Risco; Gerenciamento das aquisições do Projeto.
Gerência da Integração do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Ele é composto pelo desenvolvimento do plano do projeto, execução do plano do projeto e controle geral de mudanças. Gerência do Escopo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso. Composto pela iniciação, planejamento do escopo, detalhamento do escopo, verificação do escopo e controle de mudanças do escopo. Gerência do Tempo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. Composto pela definição das atividades, seqüenciamento das atividades, estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma. Gerência do Custo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto. Composto pelo planejamento dos recursos, estimativa dos custos, orçamento dos custos e controle dos custos. Gerência da Qualidade do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas. Composto pelo planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade. Gerência dos Recursos Humanos do Projeto: descreve os processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. Composto pelo planejamento organizacional, montagem da equipe e desenvolvimento da equipe. Gerência das Comunicações do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Composto pelo planejamento das comunicações, distribuição das informações, relato de desempenho e encerramento administrativo. Gerência dos Riscos do Projeto: descreve os processos que dizem respeito à identificação, análise e resposta a riscos do projeto. Composto pela identificação dos riscos, quantificação dos riscos, desenvolvimento das respostas aos riscos e controle das respostas aos riscos. Gerência das Aquisições do Projeto: descreve os processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. Composto pelo planejamento das aquisições, preparação das aquisições, obtenção de propostas, seleção de fornecedores, administração dos contratos e encerramento do contrato. Todas essas disciplinas, aliadas às técnicas, métodos e ferramentas que compõem cada uma, apóiam a condução do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados.
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Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desde o início do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, até a sua conclusão.
No contexto do gerenciamento de projetos, o aprendizado do MS Project deve ser entendido como uma ferramenta que vem auxiliar a gestão de empreendimentos, portanto, não é suficiente possuir domínio dos recursos que o software oferece, mas, torna-se indispensável, entender e aprofundar o conhecimento em torno da prática de gerenciamento de projetos.
PLANEJAMENTO DE PROJETOS COM PERT/CPM O planejamento em qualquer atividade de uma organização é sempre encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito tempo gasta-se refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado.
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Normalmente, parte-se do princípio que todos os participantes de um projeto tem, como princípio, um claro entendimento de que planejar é essencial. A realidade é bem distante desta visão Nos dias de hoje, o administrador de projetos conta com diversas técnicas e ferramentas de planejamento, tais como Controle de Qualidade, Métodos de Controle Estatístico, Técnicas baseadas em rede, gráficos de barras, cronogramas, orçamentos etc. que facilitam a sua tarefa de gestão. Embora exista uma grande variedade de técnicas baseadas em rede, a indústria desde a segunda metade da década de 50, vêm tradicionalmente usando dois métodos para o planejamento e controle de projetos. O primeiro deles, denominado Critical Path Method – CPM, que pode ser traduzido como Método do Caminho Crítico, surgiu entre 1956 e 1958 e foi desenvolvido pela companhia E. I. Du Pont de Nemours em parceria com o Centro de Pesquisa Aplicada UNIVAC da Remington Rand Division. Quase que simultaneamente, em 1958 o governo norte-americano estava planejando construir uma série de submarinos atômicos e mísseis balísticos, cujo projeto foi denominado Projeto Polaris. As equipe de projetos da Marinha dos Estados Unidos, trabalhando em conjunto com as empresa Lokheed e a Booz, Allen & Hamilton International, Inc., desenvolveram um sistema computacional que foi denominado de Program Evaluation and Review Technique - PERT, cuja tradução é Técnica de Avaliação e Controle de Programas. Tanto o CPM quanto o PERT foram desenvolvidos baseados nos conceitos da teoria de grafos, da Pesquisa Operacional. Originalmente, não existia uma diferença conceitual entre ambos métodos. A maior diferença residia no cálculo das durações das atividades. A partir do início dos anos 60, a aplicação do método PERT, quando havia aspectos probabilísticos na determinação das durações das atividades, e do método CPM, quando as durações das atividades eram consideradas determinísticas, passou a ser conhecida com a sigla PERT-CPM.
Estabelecendo os requisitos
Normalmente, para iniciar o planejamento de um projeto há necessidade de se estabelecer:
A lista das atividades a serem executadas;
A relação de precedência das atividades, ou seja, a identificação de quais são as tarefas antecessoras e quais as sucessoras;
O tempo necessário para a execução das tarefas, isto é a duração de cada uma das atividades, adotada sempre numa única unidade, de acordo com o bom senso e a precisão desejada para o planejamento.
Uma rede PERT-CMP é a representação gráfica de um projeto. Na rede são apresentadas as interdependências das atividades e as suas durações. Os objetivos básicos pretendidos ao elaborar uma rede PERT-CPM são dois: executar um projeto na menor duração e com o menor custo. Em outras palavras, o método PERT-CPM possibilita uma análise de otimização de tempo e custo.
O que se pretende, nesta fase preliminar do planejamento, é montar uma estrutura lógica de tarefas a serem executadas, suas interdependências e suas durações normais. Estas informações possibilitarão a montagem gráfica do projeto na forma de uma rede. Uma rede é uma representação gráfica composta de nós e arcos, como ilustrado na figura 2.
Figura 2 – Representação gráfica de uma rede
As redes PERT-CMP podem ser representadas de duas maneiras: a primeira com as atividades nos arcos, também denominadas de redes I-J ou representação americana e a
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segunda, com as atividades nos nós, denominadas de redes de precedência ou representação francesa.
Representação Americana ou rede I-J Um projeto, representado através do Método Americano, é uma rede composta de:
Arcos, que são Setas ou Linhas orientadas, que representam as Atividades;
Círculos ou Nós, que representam os Eventos.
Esta representação é denominada de rede I-J porque a seta que representa a atividade caracteriza-se por um nó inicial I, denominado evento inicial, e por um nó final J, chamado evento final. Os eventos são numerados. A seta é orientada de I para J e leva na parte superior a identificação (designação) da atividade e embaixo a sua duração, como ilustrado na Figura 3.
Uma atividade (ou Tarefa) representa a execução efetiva de uma operação e consome tempo e recursos. Por exemplo: fundações, baldrames; reboco, etc. Os RECURSOS podem ser de quatro tipo: recursos materiais, mão-de-obra, equipamentos e dinheiro. Um evento representa um marco (ou instante) importante de um projeto e caracteriza-se por não consumir nem tempo nem recursos. Por exemplo: início da sondagem, fim da pintura.
Figura 3 - Representação pelo Método Americano
As atividades, originalmente, eram identificadas colocando por extenso o seu nome. Entretanto hoje em dia, com o uso intensivo do computador, a identificação simbólica é a mais usada (veja Figura 1.4). Uma representação simbólica identifica uma atividade por um código ou símbolo que substitui o registro do nome por extenso que consta da base de dado (veja Quadro 1). Didaticamente, este tipo de identificação torna mais simples e rápido o entendimento e aprendizagem da construção de uma rede.
Figura 4 – Projeto com representação simbólica das atividades
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Quadro 1 – Representação tabular para o projeto da Figura 4
(NÓ INICIAL, NÓ FINAL)
ATIVIDADE
DURAÇÃO
(1, 2)
Análise de Viabilidade
2
(1, 3)
Tramites legais
3
(2, 5)
Projetos: arquitetônico, estrutural etc.
5
(2, 4)
Demolições
4
(3, 4)
Instalações provisórias
1
(3, 6)
Sondagens
6
(5, 7)
Marcação e gabarito
2
(4, 5)
Fantasma
-
(4, 7)
Tapumes e sinalização
8
(6, 7)
Projeto de fundações
7
Representação Francesa ou Rede de Precedências O Método Francês, também chamado de Rede de Precedências, representa um projeto na forma de uma rede (veja a Figura 1.5a) composta de:
Arcos ou linhas Orientadas, que representam a relação de precedência atividades;
Blocos (quadrados ou retângulos), que representam as Atividade.
No método Francês há a necessidade de introduzir duas tarefas fictícias que são: INÍCIO e FIM (veja Figura 5b). As atividades no Método Francês se interligam por meio de setas que representam 4 (quatro) tipos de relações de dependência, como mostra a Figura 6
a) Representação Francesa
b) Representação Francesa para o projeto da Figura 4 Figura 5 - Representação pelo Método Francês
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Figura 6 – Relações de Dependência para o Método Francês
•
Fim-Início: Para que uma atividade possa iniciar TODAS as sua atividades ANTECESSORAS devem haver concluído. Esta é a situação mais comum;
•
Início-Início: Para o início de uma atividade é necessária a realização parcial do trabalho das atividades ANTECESSORAS, ou seja, é estabelecida uma defasagem (d), positiva, negativa ou nula, entre o início das atividades;
•
Fim-Fim: representa a ligação do fim de uma atividade com o fim da atividade sucessora;
•
Início-Fim: representa a ligação do início de uma atividade com o fim da atividade sucessora;
Figura 7 – Representação de atividades em série e em paralelo
Esse tipo de relações de precedência são úteis em casos reais, fazendo com que uma atividade inicie depois (defasagem positiva), simultaneamente (defasagem nula) ou antes (defasagem negativa).
Construindo Redes Pelo Método Americano Para se elaborar uma representação gráfica de um projeto pelo método americano é necessário conhecer alguns fatores: 1. As atividades podem ser realizadas em série (veja Figura 7a), ou seja, atividades executadas seqüencialmente ou, em paralelo (Figura 7b), que são atividades que podem ser executadas simultaneamente.
Figura 8 – Atividades que nascem ou chegam a um evento
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2. De um evento podem nascer várias atividades (Figura 8a) e, para um evento, podem convergir várias atividades (Figura 8b). 3. Uma atividade somente pode iniciar se TODAS (relação fim-início) as suas atividades ANTECESSORAS concluíram. 4. Entre dois eventos sucessivos somente pode existir uma única atividade (veja a explicação no Quadro 2).
Quadro 2 - Atividade Fantasma (exemplo e explicação extraídos de HIRSCHFELD, pg. 36)
Figura 1.9 – Atividades Paralelas Para a Figura 2.8, temos as seguintes atividades e durações: A – Pedro toma banho - duração: 10 minutos B – Maria prepara café - duração: 20 minutos C – Pedro lê o jornal - duração: 15 minutos D – Pedro toma café - duração: 10 minutos Vemos nesta rede duas atividades paralelas: B - Maria prepara café C - Pedro lê o jornal Elas são chamadas paralelas porque acontecem paralelamente entre os eventos 2 e 3 (representação i- j ), ou melhor, enquanto "Pedro lê o jornal" temos que "Maria prepara café". A atividade "Pedro lê o jornal" poderia ser representada por "atividade 2 - 3". A atividade "Maria prepara café" poderia também ser representada por "atividade 2 - 3". Vemos, por tanto, que as duas atividades poderiam ser designadas por " 2-3", o que originaria confusão, principalmente porque um projeto é representado computacionalmente como uma base de dados. A fim de evitar a confusão apontada no Método Americano, usa-se um artifício. Este artifício consiste na introdução de um Evento Fictício e de uma Atividade Fantasma. A Atividade Fantasma, também chamada Atividade Fictícia, Muda ou Virtual,e é representada por uma seta tracejada. A Atividade Fantasma não consome tempo nem recursos. Veja na Figura 10 como a rede anterior poderia de forma certa ser apresentada, com a introdução de um Evento Fictício e, por conseguinte, de uma Atividade Fantasma:
Figura 10 – Atividade Fantasma e Evento Fictício O evento 5 é um evento fictício , pois foi introduzido para resolver o dilema da representação i - j e permitir ao computador identificar corretamente a atividade em questão.. A atividade 5-3 é Fantasma, não consumindo tempo nem recursos. As atividades fantasmas devem ser evitadas quando for possível.
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MICROSOFT PROJECT O Microsoft Project é um software desenvolvido pela Microsoft para o gerenciamento de projetos. Esse aplicativo possibilita organizar a informação sobre a atribuição de tempos às tarefas, a associação de custos tanto de mão de obra quanto de materiais, de forma a propricial o gerenciamento dos prazos, sem exceder o orçamento, objetivando alcançar as metas propostas para o projeto. O Microsoft Project é uma ferramenta eficaz e flexível, cuja primeira versão foi lançada em 1985 que, além de contar com interface gráfica e amigável, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos para permitir a administração de projetos, sejam simples ou complexos. O Microsoft Project é uma ferramenta de planejamento para: • • • • • •
Organizar o plano e ajudá-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos; Agendar metas que devem ser alcançadas; Agendar as tarefas nas seqüências corretas; Alocar recursos e custos e agendá-los de forma correta sem sobre alocá-los; Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o orçamento; Preparar relatórios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores fornecedores.
e
Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o Microsoft Project pode ajudá-lo em: • • • • • •
Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para verificar se tudo ficará dentro do orçamento e tempo; Revisar o agendamento para acomodar mudanças não previstas; Testar diversos cenários antes de mudar o plano; Comunicar automaticamente os afetados por mudanças feitas no projeto e solicitar feedback sobre os seus progressos; Colocar atualizações instantâneas do seu projeto na Internet ou intranet; Produzir relatórios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham afetando o mesmo.
Características Básicas do Microsoft Project O Microsoft Project armazena todas as informações de um projeto na sua base de dados. Emprega essa informação para calcular e controlar a programação, os custos e os outros elementos do projeto através de um planejamento. Quanto mais informação seja disponibilizada, mais será preciso o planejamento. De forma similar a uma planilha de cálculo, o Microsoft Project mostra os resultados dos cálculos de forma imediata. Para tanto, é necessária a inserção das informações essenciais das tarefas que compõem o projeto. Dentre os diversos recursos disponíveis no MS Project, destacamos: Em termos gerais •
Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas da década de 60 mas totalmente superados;
•
Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um Gráfico de Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados;
•
Aceita relações de precedências entre tarefas tipo Fim-Início, Início-Início, Fim-Fim, e Início-Fim;
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•
Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras;
•
Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Este aspecto é muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho;
•
Permite uso de subprojetos;
•
Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;
•
Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios relatórios;
•
Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação;
Quanto ao tempo (Datas e Folgas) •
O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opção pode ser desativada, caso conveniente;
•
Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados;
•
O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”;
•
Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas;
•
Permite o uso do modelo probabilístico
Em relação aos recursos •
Os recursos são ligados diretamente às tarefas;
•
Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automática.
Em relação aos custos •
Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados.
Triângulo do projeto No processo de gerenciamento de um projeto através do MS Project, três fatores desempenham papeis determinantes, a saber: •
Duração: é o tempo necessário para completar o projeto, que se reflete na sua própria programação.
•
Dinheiro: representa o orçamento do projeto, baseado no custo dos recursos humanos, materiais e de equipamento necessário à realização das tarefas.
•
Escopo: os objetivos e tarefas do projeto, bem como o trabalho necessário para realizá-los.
Essa tríade forma o denominado triângulo do projeto. Os três fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo, isto é, o ajuste de um dos elementos afeta os outros dois. Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável tempo acarretará em um incremento na variável recurso ou implicará na alteração de alguma especificação do produto. Embora os três elementos sejam importantes, normalmente um deles poderá ter maior influência no âmbito do projeto. A relação de importância entre os elementos difere de um projeto para outro e, geralmente, determina a classe de problemas que o gerente do projeto encontrará e guia as soluções que podem ser implementadas. Em outras palavras, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo. Se o gerente sabe onde encontrará limitações e onde poderá flexibilizar o processo, lhe será muito mais fácil planejar e administrar o projeto.
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O processo de planejamento no Microsoft Project Para realizar o planejamento de um projeto típico, usando Microsoft Project, devem ser levados em consideração três componentes básicos: •
Tarefas – as etapas necessárias para completar um projeto são chamadas tarefas. As tarefas são executadas em uma seqüência determinada pela natureza do projeto. Algumas tarefas ocorrem seqüencialmente, uma após a outra, ao passo que outras podem ocorrer paralelamente.
•
Marcos – um marco representa um evento ou condição que marca a execução de um grupo de tarefas relacionadas ou o término de uma fase do projeto. Quando você completa um grupo de tarefas relacionadas, alcança um marco do projeto.
•
Recursos – para executar uma tarefa, é preciso de recursos, os quais podem incluir pessoas, equipamentos e instalações especiais necessárias à execução da tarefa. Como os recursos raramente se encontram disponíveis 24 horas por dia, sete dias por semana, freqüentemente é necessário levar em conta a sua disponibilidade. Importante também é definir os custos destes recursos. Os recursos no MS Project serão alocados as atividades.
O Microsoft Project planeja o inicio e o final de uma tarefa tomando em conta diversos fatores, incluindo as dependências entre as tarefas, as delimitações e as interrupções, como dias festivos, feriados e férias. O Microsoft Project programa cada tarefa utilizando a relação duração = trabalho / esforço do recurso, onde: •
Duração representa a quantidade de tempo que transcorre ante de a tarefa esteja realizada.
•
Trabalho é o esforço necessário durante um período de tempo para realizar uma tarefa.
•
Esforço do recurso é a quantidade de esforço dos recursos alocados à tarefa.
POR EXEMPLO: •
Se três pintores trabalham dos dias numa tarefa, com um esforço de 8 horas por dia, o trabalho de cada recurso é de 16 horas (2 dias * 8 horas).
•
O esforço total dos recursos é de 24 horas ao dia (3 pintores * 8 horas)
•
O trabalho total na tarefa é de 48 horas (2 dias * 8 horas * 3 pintores).
O entendimento desta fórmula é muito importante para saber de que maneira as mudanças realizadas nas tarefas afetam a programação do projeto. Uma vez criada a lista de atividades ou tarefas e fornecida toda a informação para a programação, o plano é gerado. Você poderá visualizar um modelo completo do projeto, com sua data de término e as datas de inicio e término de cada uma das tarefas que o compõem. O processo envolve: •
Revisão do caminho crítico para detectar possíveis problemas. Um caminho crítico é um série de tarefas vinculadas que deve realizar-se em tempo para que projeto termine na data programada. Se qualquer tarefa do caminho critico atrasa, poderá atrasar a finalização do projeto.
•
Avaliar e otimizar o plano. Antes de iniciar o projeto e de forma periódica ao longo da sua execução, deverá se avaliar e ajustar o planejamento do projeto, levando em consideração o âmbito, os recursos e a programação.
•
Atualizar o planejamento em relação ao progresso das tarefas. Isso permite que sejam respondidas perguntas tais como: está o projeto dentro do orçamento previsto? Há necessidade de trabalho em horas extras? O projeto irá sofrer atraso?
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•
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Fechamento do projeto. Avaliar as lições aprendidas e as melhores praticas observadas.
O ambiente de trabalho do Microsoft Project Quando você instala o Microsoft Project para a versão Windows, o programa de instalação coloca o MS Project no menu
, em . Para iniciar o MS Project, escolha , , . Na primeira vez que o programa está sendo aberto, será mostrado, no fundo da tela, um novo projeto denominado Projeto 1, e na frente da tela, a janela de diálogo em vindo ao Microsoft Project. Ao fechar a janela de diálogo Bem-Vindo!, o MS Project apresentará um o novo projeto em branco num ambiente de trabalho como o ilustrado na figura 11.
Figura 11 – Conhecendo a área de trabalho Menu Principal: É a barra tradicional dos produtos da Microsoft e contém comandos tipo “cortina”, tais como: •
Arquivo: trata das operações com arquivos;
•
Editar: cuida da edição;
•
Exibir: fornece as diversas visões do projeto;
•
Inserir: trata da inserção de dados, colunas etc;
•
Formatar: cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc;
•
Ferramentas: disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho;
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•
Projeto: trata da inserção e ordenamento das informações relativas às tarefas e ao projeto;
•
Janela: trata da visualização da tela, projetos, etc;
•
Ajuda: permite tirar dúvidas on-line
Barras de Ferramentas: Contém ícones para os comandos mais utilizados pelo usuário, ou seja, contém uma série de botões que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus. Barra de Modos: Contém ícones para as visualizações mais utilizadas pelo usuário. Barra de Edição: Ao se entrar com dados nas tabelas do programa, eles aparecem também nesta barra (igual que na planilha Excel) Tabela de Tarefas: Espaço onde são inseridos os dados de entrada para o banco de dados do MS Project. Área do Gráfico de Gantt: Espaço onde aparecem as visualizações gráficas, como por exemplo o gráfico de Gantt. Escala de Tempo: Algumas visualizações possuem uma escala de tempo que está composta de duas partes: uma escala de tempo principal, na parte superior e uma escala secundária, na parte inferior. Ambas escalas podem ser reduzidas ou ampliadas pelo usuário. Barra separadora vertical: pode ser movida para esquerda ou para direita, possibilitando uma visualização melhor a parte gráfica ou as colunas da tabela de tarefas. A seguir, algumas as opções mais importantes serão apresentados em maiores detalhes.
Alguns modos de visualização A base de dados do projeto contém grande quantidade de informação cuja visualização, no entanto, é necessária somente em determinados instantes de tempo do processo de planejamento. A Barra de modos exibe ícones de atalho com os modos de exibição mais freqüentemente usados no MS Project, entre os quais você pode selecionar o modo de visualização desejado para o seu projeto. O MS Project possui três maneira básicas para exibir as informações. São eles: •
Os Gráficos - que representam graficamente as informações. São gráficos os modos de exibição Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e Calendário.
•
As Planilhas - que representam informações em linhas e colunas. Cada linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em geral, chamadas de campos.)
Os Formulários – que representam informações em um formato semelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez. Entretanto, como o MS Project possui varias formas de visualizar as informações de um projeto e nem sempre estas são sempre necessárias, as formas de visualização que são essenciais para a elaboração e condução de projetos, na sua fase introdutória, são: •
• • • • • •
O Gráfico de Gantt; A Planilha de Recursos; O Gráfico de Recursos; A Planilha de Uso do Recurso; A Planilha de Uso da Tarefa; Diagrama de Rede.
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Modo Gráfico de Gantt / Gantt de Controle Os modos de visualização do Gráfico de Grantt e Gantt de Controle são alcançados clicando sobre esses ícones situados na barra de modos. A opção Gantt de Controle apresenta o gráfico de Gantt original do projeto (Figura 12), acrescido automática de algumas informações, tais como tarefas criticas e percentual de trabalho concluído, que serão úteis na fase de controle físico do projeto. Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt é, sem dúvida, o mais utilizado e a mais importante visualização no MS Project. Ele é o padrão de visualização quando incializamos o software. O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefas relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como gráfico de barras. Todas as informações que são inseridas como texto são também exibidas no formato de gráfico de barras. Use o Gráfico de Gantt para: • • • • • •
Criar e editar um projeto inserindo tarefas e durações de tarefas; Estabelecer relações seqüenciais entre suas tarefas; Atribuir pessoal e outros recursos às tarefas; Controlar o andamento do seu projeto; Alterar as informações exibidas; Alterar as unidades de tempo que são exibidas;
Figura 12 – Modo de visualização do Gráfico de Gantt Para mover-se no Gráfico de Gantt você pode utilizar as barras de rolagem verticais e as barras de rolagem horizontais. Na barra de tarefas também existe a função Zoom + e Zoom – com elas você pode visualizar o gráfico de Gantt com mais ou menos detalhes. Perceba que o gráfico de Gantt possui no alto uma escala do tempo, esta escala varia conforme você aumenta ou diminui o Zoom.
INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT
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É muito comum o seu projeto possuir muitas tarefas ou mesmo ser muito grande. Normalmente, quando se deseja olhar uma tarefa específica do projeto utiliza-se a função . Para isso: 1. Seleciona-se a tarefa na visualização de planilha 2. Na barra de ferramentas seleciona-se a função ir para a tarefa selecionada. 3. Ao clicar na função o Microsoft Project desloca o gráfico de Gantt até a data de início da tarefa. Clicando sobre o gráfico é possível realizar diversas ações, tais como alterar a relação de precedência entre as tarefas, modificar a escala de tempo etc. Além disso, várias opções podem ser acessadas clicando-se com o botão direito do mouse sobre a área do gráfico. Para imprimir o Gráfico de Gantt, no 
