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INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT 3 APRESENTAÇÃO O objetivo deste documento é apresentar os conceitos introdutórios para o emprego dos...

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UNISUL - UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA Curso de Engenharia Civil

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT Prof. Dr. Oscar Ciro López ([email protected])

Esta apostila foi baseada e contém trechos de diversos documentos e livros

Florianópolis, 2008

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT

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SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ......................................................................................................................................3 GERENCIAMENTO DE PROJETOS .........................................................................................................3 PLANEJAMENTO DE PROJETOS COM PERT/CPM..............................................................................5 ESTABELECENDO OS REQUISITOS ..............................................................................................................6 REPRESENTAÇÃO AMERICANA OU REDE I-J ..............................................................................................7 REPRESENTAÇÃO FRANCESA OU REDE DE PRECEDÊNCIAS ........................................................................8 CONSTRUINDO REDES PELO MÉTODO AMERICANO ..................................................................................9 MICROSOFT PROJECT ...........................................................................................................................11 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO MICROSOFT PROJECT ............................................................................11 TRIÂNGULO DO PROJETO .........................................................................................................................12 O PROCESSO DE PLANEJAMENTO NO MICROSOFT PROJECT......................................................................13 O AMBIENTE DE TRABALHO DO MICROSOFT PROJECT .............................................................................14 ALGUNS MODOS DE VISUALIZAÇÃO .........................................................................................................15 Modo Gráfico de Gantt / Gantt de Controle ......................................................................................16 O modo Gráfico PERT .......................................................................................................................17 O modo Uso da Tarefa .......................................................................................................................18 O modo Uso do Recurso.....................................................................................................................19 O modo Planilha de Recursos ............................................................................................................20 O modo Gráfico de Recursos..............................................................................................................20 Parametrização inicial do MS Project: A tela Opções.......................................................................21 Configurar o Calendário de Trabalho de projeto ..............................................................................22 COMEÇANDO UM PROJETO DO COMEÇO ...................................................................................................23 Criar e organizar uma lista de tarefas ...............................................................................................24 Estabelecer as durações das tarefas...................................................................................................24 Algumas ações freqüentes sobre as tarefas ........................................................................................24 Estabelecendo Relações entre Tarefas ...............................................................................................25 Criando Tarefas Resumidas: indentando atividades..........................................................................27 Alocação de recursos .........................................................................................................................28 Definições Preliminares..................................................................................................................28 Criar Planilha de Recursos .............................................................................................................31 Editar um Recurso ..........................................................................................................................31 Associar Recursos às Tarefas .........................................................................................................32 Superalocação de Recursos ............................................................................................................32 Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades .............................................................................36 Trabalhando com os custos ................................................................................................................37 Salvando o Projeto .............................................................................................................................38 Acompanhando o Projeto ...................................................................................................................39 Múltiplos Projetos ..............................................................................................................................41 Relatórios ...........................................................................................................................................42 Duração do Projeto............................................................................................................................42 Modelo Probabilístico ........................................................................................................................45 EXERCÍCIOS .............................................................................................................................................46 BIBLIOGRAFIA .........................................................................................................................................53

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APRESENTAÇÃO O objetivo deste documento é apresentar os conceitos introdutórios para o emprego dos recursos do MS Project. O conteúdo foi elaborado de forma a ser usada como um tutorial que apresenta os principais recursos para que pretende trabalhar com gerencia informatizada de projetos, desde a sua criação, edição e controle. Portanto, diversos recursos avançados do MS Project não fazem parte do escopo do presente documento. Recomendamos, portanto, àqueles que pretendem trabalhar com gerência de projetos, a complementação do conhecimento através da consulta à livros que tratam do assunto.

GERENCIAMENTO DE PROJETOS O entendimento do termo gerenciamento de projetos envolve conceitos relacionados com o conhecimento amplamente utilizado na viabilização e aperfeiçoamento de negócios e empreendimentos, nos mais diversos setores da economia, bem como, com o que realmente se compreende por projetos. O gerenciamento – entendido como o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros de uma organização e o uso de todos os recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos - se torna um instrumento de grande valia quando é utilizado em todo o ciclo de vida de um empreendimento, desde a sua concepção até seu ciclo de operação. Na visão do PMI - Project Management Institute (2004), o projeto é entendido como sendo um empreendimento temporário conduzido para criar um produto ou serviço único. Essa definição, no entanto, ressalta que o projeto, caracterizado como empreendimento, almeja alcançar objetivos, envolve desafios e incertezas, em função de serem executados dentro de prazos definidos (para atender a característica de temporaneidade) e com características de singularidade, no sentido de serem diferentes de qualquer outro empreendimento anterior. Portanto, temporário significa que cada projeto tem um começo e um fim bem definidos. Chega-se ao fim do projeto quando os seus objetivos foram alcançados ou quando torna-se claro que os objetivos do projeto não serão ou não poderão mais ser atingidos. O projeto é então encerrado. O termo único significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos o dos outros produtos ou serviços semelhantes. Os projetos envolvem o desenvolvimento de algo que nunca foi feito antes, e que é, portanto, único. Um produto ou serviço pode ser único, mesmo considerando que já tenha sido desenvolvida uma infinidade de produtos/serviços em sua categoria. Por exemplo, muitos e muitos edifícios já foram construídos, mas cada nova unidade lançada, é única – com um proprietário diferente, projeto próprio, localização específica, construtor diferente, e assim por diante. Nesse sentido, o gerenciamento de projetos pode ser entendido como o processo de planejar, organizar e administrar tarefas e recursos para alcançar algum objetivo gerencial concreto, geralmente submetido à restrições de tempo, recursos ou custos. Segundo o PMI (2004), o gerenciamento de projetos é aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas ás atividades do projeto, de forma a atingir as necessidades e expectativas dos interessados pelo projeto. O ato de atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas, invariavelmente envolve o equilíbrio entre demandas concorrentes, como: • • •

Escopo, prazo, custo e qualidade; Diferentes necessidades e expectativas das partes envolvidas; Necessidades concretas e expectativas.

Essas duas definições envolvem a necessidade de desenvolver competências específicas do contexto de projetos, desenvolver habilidades humanas e conceituais, dominar e aplicar técnicas, bem como o domínio de ferramentas que possibilitem cumprir os objetivos

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estabelecidos. Portanto, é responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção das metas almejadas, com base nos parâmetros estabelecidos, como tempo, custo e recursos; enquanto se mantém um padrão de qualidade especificado. O PMI - Project Management Institute, no seu Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, identifica 09 (nove) áreas de conhecimento (Figura 1) em gerenciamento de projetos, a saber: • • • • • • • • •

Gerenciamento de Integração entre os elementos do projeto; Gerenciamento de Escopo de Projeto; Gerenciamento de Tempo do projeto; Gerenciamento do Custo; Gerenciamento da Qualidade; Gerenciamento de Recursos Humanos; Gerenciamento de Comunicação; Gerenciamento de Risco; Gerenciamento das aquisições do Projeto.

Gerência da Integração do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Ele é composto pelo desenvolvimento do plano do projeto, execução do plano do projeto e controle geral de mudanças. Gerência do Escopo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso. Composto pela iniciação, planejamento do escopo, detalhamento do escopo, verificação do escopo e controle de mudanças do escopo. Gerência do Tempo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. Composto pela definição das atividades, seqüenciamento das atividades, estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma. Gerência do Custo do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto. Composto pelo planejamento dos recursos, estimativa dos custos, orçamento dos custos e controle dos custos. Gerência da Qualidade do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas. Composto pelo planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade. Gerência dos Recursos Humanos do Projeto: descreve os processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. Composto pelo planejamento organizacional, montagem da equipe e desenvolvimento da equipe. Gerência das Comunicações do Projeto: descreve os processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Composto pelo planejamento das comunicações, distribuição das informações, relato de desempenho e encerramento administrativo. Gerência dos Riscos do Projeto: descreve os processos que dizem respeito à identificação, análise e resposta a riscos do projeto. Composto pela identificação dos riscos, quantificação dos riscos, desenvolvimento das respostas aos riscos e controle das respostas aos riscos. Gerência das Aquisições do Projeto: descreve os processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. Composto pelo planejamento das aquisições, preparação das aquisições, obtenção de propostas, seleção de fornecedores, administração dos contratos e encerramento do contrato. Todas essas disciplinas, aliadas às técnicas, métodos e ferramentas que compõem cada uma, apóiam a condução do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados.

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Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desde o início do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, até a sua conclusão.

No contexto do gerenciamento de projetos, o aprendizado do MS Project deve ser entendido como uma ferramenta que vem auxiliar a gestão de empreendimentos, portanto, não é suficiente possuir domínio dos recursos que o software oferece, mas, torna-se indispensável, entender e aprofundar o conhecimento em torno da prática de gerenciamento de projetos.

PLANEJAMENTO DE PROJETOS COM PERT/CPM O planejamento em qualquer atividade de uma organização é sempre encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito tempo gasta-se refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado.

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Normalmente, parte-se do princípio que todos os participantes de um projeto tem, como princípio, um claro entendimento de que planejar é essencial. A realidade é bem distante desta visão Nos dias de hoje, o administrador de projetos conta com diversas técnicas e ferramentas de planejamento, tais como Controle de Qualidade, Métodos de Controle Estatístico, Técnicas baseadas em rede, gráficos de barras, cronogramas, orçamentos etc. que facilitam a sua tarefa de gestão. Embora exista uma grande variedade de técnicas baseadas em rede, a indústria desde a segunda metade da década de 50, vêm tradicionalmente usando dois métodos para o planejamento e controle de projetos. O primeiro deles, denominado Critical Path Method – CPM, que pode ser traduzido como Método do Caminho Crítico, surgiu entre 1956 e 1958 e foi desenvolvido pela companhia E. I. Du Pont de Nemours em parceria com o Centro de Pesquisa Aplicada UNIVAC da Remington Rand Division. Quase que simultaneamente, em 1958 o governo norte-americano estava planejando construir uma série de submarinos atômicos e mísseis balísticos, cujo projeto foi denominado Projeto Polaris. As equipe de projetos da Marinha dos Estados Unidos, trabalhando em conjunto com as empresa Lokheed e a Booz, Allen & Hamilton International, Inc., desenvolveram um sistema computacional que foi denominado de Program Evaluation and Review Technique - PERT, cuja tradução é Técnica de Avaliação e Controle de Programas. Tanto o CPM quanto o PERT foram desenvolvidos baseados nos conceitos da teoria de grafos, da Pesquisa Operacional. Originalmente, não existia uma diferença conceitual entre ambos métodos. A maior diferença residia no cálculo das durações das atividades. A partir do início dos anos 60, a aplicação do método PERT, quando havia aspectos probabilísticos na determinação das durações das atividades, e do método CPM, quando as durações das atividades eram consideradas determinísticas, passou a ser conhecida com a sigla PERT-CPM.

Estabelecendo os requisitos

Normalmente, para iniciar o planejamento de um projeto há necessidade de se estabelecer: 

A lista das atividades a serem executadas;



A relação de precedência das atividades, ou seja, a identificação de quais são as tarefas antecessoras e quais as sucessoras;



O tempo necessário para a execução das tarefas, isto é a duração de cada uma das atividades, adotada sempre numa única unidade, de acordo com o bom senso e a precisão desejada para o planejamento.

Uma rede PERT-CMP é a representação gráfica de um projeto. Na rede são apresentadas as interdependências das atividades e as suas durações. Os objetivos básicos pretendidos ao elaborar uma rede PERT-CPM são dois: executar um projeto na menor duração e com o menor custo. Em outras palavras, o método PERT-CPM possibilita uma análise de otimização de tempo e custo.

O que se pretende, nesta fase preliminar do planejamento, é montar uma estrutura lógica de tarefas a serem executadas, suas interdependências e suas durações normais. Estas informações possibilitarão a montagem gráfica do projeto na forma de uma rede. Uma rede é uma representação gráfica composta de nós e arcos, como ilustrado na figura 2.

Figura 2 – Representação gráfica de uma rede

As redes PERT-CMP podem ser representadas de duas maneiras: a primeira com as atividades nos arcos, também denominadas de redes I-J ou representação americana e a

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segunda, com as atividades nos nós, denominadas de redes de precedência ou representação francesa.

Representação Americana ou rede I-J Um projeto, representado através do Método Americano, é uma rede composta de: 

Arcos, que são Setas ou Linhas orientadas, que representam as Atividades;



Círculos ou Nós, que representam os Eventos.

Esta representação é denominada de rede I-J porque a seta que representa a atividade caracteriza-se por um nó inicial I, denominado evento inicial, e por um nó final J, chamado evento final. Os eventos são numerados. A seta é orientada de I para J e leva na parte superior a identificação (designação) da atividade e embaixo a sua duração, como ilustrado na Figura 3.

Uma atividade (ou Tarefa) representa a execução efetiva de uma operação e consome tempo e recursos. Por exemplo: fundações, baldrames; reboco, etc. Os RECURSOS podem ser de quatro tipo: recursos materiais, mão-de-obra, equipamentos e dinheiro. Um evento representa um marco (ou instante) importante de um projeto e caracteriza-se por não consumir nem tempo nem recursos. Por exemplo: início da sondagem, fim da pintura.

Figura 3 - Representação pelo Método Americano

As atividades, originalmente, eram identificadas colocando por extenso o seu nome. Entretanto hoje em dia, com o uso intensivo do computador, a identificação simbólica é a mais usada (veja Figura 1.4). Uma representação simbólica identifica uma atividade por um código ou símbolo que substitui o registro do nome por extenso que consta da base de dado (veja Quadro 1). Didaticamente, este tipo de identificação torna mais simples e rápido o entendimento e aprendizagem da construção de uma rede.

Figura 4 – Projeto com representação simbólica das atividades

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Quadro 1 – Representação tabular para o projeto da Figura 4

(NÓ INICIAL, NÓ FINAL)

ATIVIDADE

DURAÇÃO

(1, 2)

Análise de Viabilidade

2

(1, 3)

Tramites legais

3

(2, 5)

Projetos: arquitetônico, estrutural etc.

5

(2, 4)

Demolições

4

(3, 4)

Instalações provisórias

1

(3, 6)

Sondagens

6

(5, 7)

Marcação e gabarito

2

(4, 5)

Fantasma

-

(4, 7)

Tapumes e sinalização

8

(6, 7)

Projeto de fundações

7

Representação Francesa ou Rede de Precedências O Método Francês, também chamado de Rede de Precedências, representa um projeto na forma de uma rede (veja a Figura 1.5a) composta de: 

Arcos ou linhas Orientadas, que representam a relação de precedência atividades; 

Blocos (quadrados ou retângulos), que representam as Atividade.

No método Francês há a necessidade de introduzir duas tarefas fictícias que são: INÍCIO e FIM (veja Figura 5b). As atividades no Método Francês se interligam por meio de setas que representam 4 (quatro) tipos de relações de dependência, como mostra a Figura 6

a) Representação Francesa

b) Representação Francesa para o projeto da Figura 4 Figura 5 - Representação pelo Método Francês

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Figura 6 – Relações de Dependência para o Método Francês



Fim-Início: Para que uma atividade possa iniciar TODAS as sua atividades ANTECESSORAS devem haver concluído. Esta é a situação mais comum;



Início-Início: Para o início de uma atividade é necessária a realização parcial do trabalho das atividades ANTECESSORAS, ou seja, é estabelecida uma defasagem (d), positiva, negativa ou nula, entre o início das atividades;



Fim-Fim: representa a ligação do fim de uma atividade com o fim da atividade sucessora;



Início-Fim: representa a ligação do início de uma atividade com o fim da atividade sucessora;

Figura 7 – Representação de atividades em série e em paralelo

Esse tipo de relações de precedência são úteis em casos reais, fazendo com que uma atividade inicie depois (defasagem positiva), simultaneamente (defasagem nula) ou antes (defasagem negativa).

Construindo Redes Pelo Método Americano Para se elaborar uma representação gráfica de um projeto pelo método americano é necessário conhecer alguns fatores: 1. As atividades podem ser realizadas em série (veja Figura 7a), ou seja, atividades executadas seqüencialmente ou, em paralelo (Figura 7b), que são atividades que podem ser executadas simultaneamente.

Figura 8 – Atividades que nascem ou chegam a um evento

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2. De um evento podem nascer várias atividades (Figura 8a) e, para um evento, podem convergir várias atividades (Figura 8b). 3. Uma atividade somente pode iniciar se TODAS (relação fim-início) as suas atividades ANTECESSORAS concluíram. 4. Entre dois eventos sucessivos somente pode existir uma única atividade (veja a explicação no Quadro 2).

Quadro 2 - Atividade Fantasma (exemplo e explicação extraídos de HIRSCHFELD, pg. 36)

Figura 1.9 – Atividades Paralelas Para a Figura 2.8, temos as seguintes atividades e durações: A – Pedro toma banho - duração: 10 minutos B – Maria prepara café - duração: 20 minutos C – Pedro lê o jornal - duração: 15 minutos D – Pedro toma café - duração: 10 minutos Vemos nesta rede duas atividades paralelas: B - Maria prepara café C - Pedro lê o jornal Elas são chamadas paralelas porque acontecem paralelamente entre os eventos 2 e 3 (representação i- j ), ou melhor, enquanto "Pedro lê o jornal" temos que "Maria prepara café". A atividade "Pedro lê o jornal" poderia ser representada por "atividade 2 - 3". A atividade "Maria prepara café" poderia também ser representada por "atividade 2 - 3". Vemos, por tanto, que as duas atividades poderiam ser designadas por " 2-3", o que originaria confusão, principalmente porque um projeto é representado computacionalmente como uma base de dados. A fim de evitar a confusão apontada no Método Americano, usa-se um artifício. Este artifício consiste na introdução de um Evento Fictício e de uma Atividade Fantasma. A Atividade Fantasma, também chamada Atividade Fictícia, Muda ou Virtual,e é representada por uma seta tracejada. A Atividade Fantasma não consome tempo nem recursos. Veja na Figura 10 como a rede anterior poderia de forma certa ser apresentada, com a introdução de um Evento Fictício e, por conseguinte, de uma Atividade Fantasma:

Figura 10 – Atividade Fantasma e Evento Fictício O evento 5 é um evento fictício , pois foi introduzido para resolver o dilema da representação i - j e permitir ao computador identificar corretamente a atividade em questão.. A atividade 5-3 é Fantasma, não consumindo tempo nem recursos. As atividades fantasmas devem ser evitadas quando for possível.

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MICROSOFT PROJECT O Microsoft Project é um software desenvolvido pela Microsoft para o gerenciamento de projetos. Esse aplicativo possibilita organizar a informação sobre a atribuição de tempos às tarefas, a associação de custos tanto de mão de obra quanto de materiais, de forma a propricial o gerenciamento dos prazos, sem exceder o orçamento, objetivando alcançar as metas propostas para o projeto. O Microsoft Project é uma ferramenta eficaz e flexível, cuja primeira versão foi lançada em 1985 que, além de contar com interface gráfica e amigável, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos para permitir a administração de projetos, sejam simples ou complexos. O Microsoft Project é uma ferramenta de planejamento para: • • • • • •

Organizar o plano e ajudá-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos; Agendar metas que devem ser alcançadas; Agendar as tarefas nas seqüências corretas; Alocar recursos e custos e agendá-los de forma correta sem sobre alocá-los; Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o orçamento; Preparar relatórios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores fornecedores.

e

Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o Microsoft Project pode ajudá-lo em: • • • • • •

Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para verificar se tudo ficará dentro do orçamento e tempo; Revisar o agendamento para acomodar mudanças não previstas; Testar diversos cenários antes de mudar o plano; Comunicar automaticamente os afetados por mudanças feitas no projeto e solicitar feedback sobre os seus progressos; Colocar atualizações instantâneas do seu projeto na Internet ou intranet; Produzir relatórios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham afetando o mesmo.

Características Básicas do Microsoft Project O Microsoft Project armazena todas as informações de um projeto na sua base de dados. Emprega essa informação para calcular e controlar a programação, os custos e os outros elementos do projeto através de um planejamento. Quanto mais informação seja disponibilizada, mais será preciso o planejamento. De forma similar a uma planilha de cálculo, o Microsoft Project mostra os resultados dos cálculos de forma imediata. Para tanto, é necessária a inserção das informações essenciais das tarefas que compõem o projeto. Dentre os diversos recursos disponíveis no MS Project, destacamos: Em termos gerais •

Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas da década de 60 mas totalmente superados;



Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um Gráfico de Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados;



Aceita relações de precedências entre tarefas tipo Fim-Início, Início-Início, Fim-Fim, e Início-Fim;

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Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras;



Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Este aspecto é muito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho;



Permite uso de subprojetos;



Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;



Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios relatórios;



Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação;

Quanto ao tempo (Datas e Folgas) •

O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opção pode ser desativada, caso conveniente;



Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados;



O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”;



Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas;



Permite o uso do modelo probabilístico

Em relação aos recursos •

Os recursos são ligados diretamente às tarefas;



Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automática.

Em relação aos custos •

Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados.

Triângulo do projeto No processo de gerenciamento de um projeto através do MS Project, três fatores desempenham papeis determinantes, a saber: •

Duração: é o tempo necessário para completar o projeto, que se reflete na sua própria programação.



Dinheiro: representa o orçamento do projeto, baseado no custo dos recursos humanos, materiais e de equipamento necessário à realização das tarefas.



Escopo: os objetivos e tarefas do projeto, bem como o trabalho necessário para realizá-los.

Essa tríade forma o denominado triângulo do projeto. Os três fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo, isto é, o ajuste de um dos elementos afeta os outros dois. Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável tempo acarretará em um incremento na variável recurso ou implicará na alteração de alguma especificação do produto. Embora os três elementos sejam importantes, normalmente um deles poderá ter maior influência no âmbito do projeto. A relação de importância entre os elementos difere de um projeto para outro e, geralmente, determina a classe de problemas que o gerente do projeto encontrará e guia as soluções que podem ser implementadas. Em outras palavras, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo. Se o gerente sabe onde encontrará limitações e onde poderá flexibilizar o processo, lhe será muito mais fácil planejar e administrar o projeto.

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O processo de planejamento no Microsoft Project Para realizar o planejamento de um projeto típico, usando Microsoft Project, devem ser levados em consideração três componentes básicos: •

Tarefas – as etapas necessárias para completar um projeto são chamadas tarefas. As tarefas são executadas em uma seqüência determinada pela natureza do projeto. Algumas tarefas ocorrem seqüencialmente, uma após a outra, ao passo que outras podem ocorrer paralelamente.



Marcos – um marco representa um evento ou condição que marca a execução de um grupo de tarefas relacionadas ou o término de uma fase do projeto. Quando você completa um grupo de tarefas relacionadas, alcança um marco do projeto.



Recursos – para executar uma tarefa, é preciso de recursos, os quais podem incluir pessoas, equipamentos e instalações especiais necessárias à execução da tarefa. Como os recursos raramente se encontram disponíveis 24 horas por dia, sete dias por semana, freqüentemente é necessário levar em conta a sua disponibilidade. Importante também é definir os custos destes recursos. Os recursos no MS Project serão alocados as atividades.

O Microsoft Project planeja o inicio e o final de uma tarefa tomando em conta diversos fatores, incluindo as dependências entre as tarefas, as delimitações e as interrupções, como dias festivos, feriados e férias. O Microsoft Project programa cada tarefa utilizando a relação duração = trabalho / esforço do recurso, onde: •

Duração representa a quantidade de tempo que transcorre ante de a tarefa esteja realizada.



Trabalho é o esforço necessário durante um período de tempo para realizar uma tarefa.



Esforço do recurso é a quantidade de esforço dos recursos alocados à tarefa.

POR EXEMPLO: •

Se três pintores trabalham dos dias numa tarefa, com um esforço de 8 horas por dia, o trabalho de cada recurso é de 16 horas (2 dias * 8 horas).



O esforço total dos recursos é de 24 horas ao dia (3 pintores * 8 horas)



O trabalho total na tarefa é de 48 horas (2 dias * 8 horas * 3 pintores).

O entendimento desta fórmula é muito importante para saber de que maneira as mudanças realizadas nas tarefas afetam a programação do projeto. Uma vez criada a lista de atividades ou tarefas e fornecida toda a informação para a programação, o plano é gerado. Você poderá visualizar um modelo completo do projeto, com sua data de término e as datas de inicio e término de cada uma das tarefas que o compõem. O processo envolve: •

Revisão do caminho crítico para detectar possíveis problemas. Um caminho crítico é um série de tarefas vinculadas que deve realizar-se em tempo para que projeto termine na data programada. Se qualquer tarefa do caminho critico atrasa, poderá atrasar a finalização do projeto.



Avaliar e otimizar o plano. Antes de iniciar o projeto e de forma periódica ao longo da sua execução, deverá se avaliar e ajustar o planejamento do projeto, levando em consideração o âmbito, os recursos e a programação.



Atualizar o planejamento em relação ao progresso das tarefas. Isso permite que sejam respondidas perguntas tais como: está o projeto dentro do orçamento previsto? Há necessidade de trabalho em horas extras? O projeto irá sofrer atraso?

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Fechamento do projeto. Avaliar as lições aprendidas e as melhores praticas observadas.

O ambiente de trabalho do Microsoft Project Quando você instala o Microsoft Project para a versão Windows, o programa de instalação coloca o MS Project no menu , em . Para iniciar o MS Project, escolha , , . Na primeira vez que o programa está sendo aberto, será mostrado, no fundo da tela, um novo projeto denominado Projeto 1, e na frente da tela, a janela de diálogo em vindo ao Microsoft Project. Ao fechar a janela de diálogo Bem-Vindo!, o MS Project apresentará um o novo projeto em branco num ambiente de trabalho como o ilustrado na figura 11.

Figura 11 – Conhecendo a área de trabalho Menu Principal: É a barra tradicional dos produtos da Microsoft e contém comandos tipo “cortina”, tais como: •

Arquivo: trata das operações com arquivos;



Editar: cuida da edição;



Exibir: fornece as diversas visões do projeto;



Inserir: trata da inserção de dados, colunas etc;



Formatar: cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc;



Ferramentas: disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho;

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Projeto: trata da inserção e ordenamento das informações relativas às tarefas e ao projeto;



Janela: trata da visualização da tela, projetos, etc;



Ajuda: permite tirar dúvidas on-line

Barras de Ferramentas: Contém ícones para os comandos mais utilizados pelo usuário, ou seja, contém uma série de botões que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus. Barra de Modos: Contém ícones para as visualizações mais utilizadas pelo usuário. Barra de Edição: Ao se entrar com dados nas tabelas do programa, eles aparecem também nesta barra (igual que na planilha Excel) Tabela de Tarefas: Espaço onde são inseridos os dados de entrada para o banco de dados do MS Project. Área do Gráfico de Gantt: Espaço onde aparecem as visualizações gráficas, como por exemplo o gráfico de Gantt. Escala de Tempo: Algumas visualizações possuem uma escala de tempo que está composta de duas partes: uma escala de tempo principal, na parte superior e uma escala secundária, na parte inferior. Ambas escalas podem ser reduzidas ou ampliadas pelo usuário. Barra separadora vertical: pode ser movida para esquerda ou para direita, possibilitando uma visualização melhor a parte gráfica ou as colunas da tabela de tarefas. A seguir, algumas as opções mais importantes serão apresentados em maiores detalhes.

Alguns modos de visualização A base de dados do projeto contém grande quantidade de informação cuja visualização, no entanto, é necessária somente em determinados instantes de tempo do processo de planejamento. A Barra de modos exibe ícones de atalho com os modos de exibição mais freqüentemente usados no MS Project, entre os quais você pode selecionar o modo de visualização desejado para o seu projeto. O MS Project possui três maneira básicas para exibir as informações. São eles: •

Os Gráficos - que representam graficamente as informações. São gráficos os modos de exibição Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e Calendário.



As Planilhas - que representam informações em linhas e colunas. Cada linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em geral, chamadas de campos.)

Os Formulários – que representam informações em um formato semelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez. Entretanto, como o MS Project possui varias formas de visualizar as informações de um projeto e nem sempre estas são sempre necessárias, as formas de visualização que são essenciais para a elaboração e condução de projetos, na sua fase introdutória, são: •

• • • • • •

O Gráfico de Gantt; A Planilha de Recursos; O Gráfico de Recursos; A Planilha de Uso do Recurso; A Planilha de Uso da Tarefa; Diagrama de Rede.

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Modo Gráfico de Gantt / Gantt de Controle Os modos de visualização do Gráfico de Grantt e Gantt de Controle são alcançados clicando sobre esses ícones situados na barra de modos. A opção Gantt de Controle apresenta o gráfico de Gantt original do projeto (Figura 12), acrescido automática de algumas informações, tais como tarefas criticas e percentual de trabalho concluído, que serão úteis na fase de controle físico do projeto. Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt é, sem dúvida, o mais utilizado e a mais importante visualização no MS Project. Ele é o padrão de visualização quando incializamos o software. O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefas relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como gráfico de barras. Todas as informações que são inseridas como texto são também exibidas no formato de gráfico de barras. Use o Gráfico de Gantt para: • • • • • •

Criar e editar um projeto inserindo tarefas e durações de tarefas; Estabelecer relações seqüenciais entre suas tarefas; Atribuir pessoal e outros recursos às tarefas; Controlar o andamento do seu projeto; Alterar as informações exibidas; Alterar as unidades de tempo que são exibidas;

Figura 12 – Modo de visualização do Gráfico de Gantt Para mover-se no Gráfico de Gantt você pode utilizar as barras de rolagem verticais e as barras de rolagem horizontais. Na barra de tarefas também existe a função Zoom + e Zoom – com elas você pode visualizar o gráfico de Gantt com mais ou menos detalhes. Perceba que o gráfico de Gantt possui no alto uma escala do tempo, esta escala varia conforme você aumenta ou diminui o Zoom.

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É muito comum o seu projeto possuir muitas tarefas ou mesmo ser muito grande. Normalmente, quando se deseja olhar uma tarefa específica do projeto utiliza-se a função . Para isso: 1. Seleciona-se a tarefa na visualização de planilha 2. Na barra de ferramentas seleciona-se a função ir para a tarefa selecionada. 3. Ao clicar na função o Microsoft Project desloca o gráfico de Gantt até a data de início da tarefa. Clicando sobre o gráfico é possível realizar diversas ações, tais como alterar a relação de precedência entre as tarefas, modificar a escala de tempo etc. Além disso, várias opções podem ser acessadas clicando-se com o botão direito do mouse sobre a área do gráfico. Para imprimir o Gráfico de Gantt, no , selecione a opção (Arquivo), depois ... (Imprimir...). Você poderá imprimir o gráfico de todo o projeto ou apenas parte dele, de acordo com as páginas ou a escala de tempo. O modo Gráfico PERT Além do Gráfico de Gantt, pode-se visualizar o projeto através do Diagrama da Rede, que apresenta a precedência entre as tarefas (este diagrama também é chamado Diagrama de Precedências). Para acessar o modo do Gráfico PERT, na Barra de Modos clique no botão . O modo Gráfico PERT ou Diagrama de Rede (Figura 13) é a opção que mostra o fluxo geral do projeto e o relacionamento das tarefas, i.e, é um modo de visualização que mostra as dependências entre as tarefas do projeto como um gráfico de fluxo de rede. As tarefas são representadas por caixas ou nós e as dependências de tarefa são representadas por linhas que conectam as caixas. As caixas, que representam cada tarefa, contém o nome da tarefa, o número da sua identificação (ID), a duração, a data de início e de término.

Figura 13 – Digrama de rede de precedência

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Você pode alterar a aparência do modo de Gantt, com um duplo clique em qualquer lugar da área do gráfico, escolhendo novas definições dentre as disponíveis na caixa de dialogo Estilo de Caixa. O Diagrama de Rede é útil para: • • • • •

Criar e ajustar a sua agenda; vincular tarefas para especificar a seqüência das tarefas e determinar as datas de início e término; Mostrar graficamente tarefas concluídas, em andamento ou ainda não iniciadas; Identificar o Caminho Crítico do projeto; Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas específicas.

O modo Uso da Tarefa O modo de exibição Uso da tarefa, apresentado na figura 14, possibilita a visialização da distribuição do trabalho no período considerado de cada tarefa, exibindo as tarefas do projeto com os recursos atribuídos agrupados abaixo delas.

Figura 14 – Modo Uso da Tarefa Você pode alterar a aparência do modo Uso da Tarefa, com um duplo clique em qualquer lugar da área da planilha, escolhendo novas definições para a mesma na caixa de diálogo . Use a Planilha de Uso da Tarefa para: •

Atribuir pessoas e outros recursos às tarefas.



Inserir e editar informações sobre tarefas e recursos, como, por exemplo, trabalho, datas de início e de término, custo, alocação de trabalho e disponibilidade de trabalho.



Distribuir as atribuições de tarefas de maneira mais uniforme entre os recursos.



Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas.

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Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitações do trabalho.



Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data posterior.

O modo Uso do Recurso O modo Uso do Recurso, ilustrado na Figura 15, permite a verificação de quanto, como e quando está sendo usado cada recurso, ou seja, exibe os recursos do projeto com as tarefas atribuídas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles terão que desempenhar no projeto. Para visualizar a opção Uso do recurso, clique no ícone correspondente da Barra de Modos.

Figura 15 – Modo Uso do Recurso Você pode alterar a aparência do modo Uso do Recurso, com um duplo clique no lado direito da planilha, escolhendo novas definições para a mesma na caixa de diálogo . Use a Planilha de Uso do Recurso para: •

Inserir e editar informações sobre as atribuições de tarefas de um recurso;



Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação;



Distribuir as atribuições entre os recursos de maneira mais uniforme;



Determinar quanto tempo cada recurso tem disponível para atribuições de trabalho adicionais;



Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em tarefas específicas;



Analisar os custos do recurso em uma tarefa específica.



Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitações do trabalho.

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O modo Planilha de Recursos O modo de exibição Planilha de Recursos, mostrado na Figura 16, possibilita definir cada recurso, a que gruo de recurso pertence, a sua taxa horária, a sua taxa para horas extras, a forma de desembolso, entre outras.

Figura 16 - O modo Planilha de Recursos Para visualizar a opção Planilha de Recursos, clique na opção correspondente na Barra de Modos. É possível inserir dados na Planilha de Recursos, clicando com o botão direito do mouse no título de qualquer coluna, selecionando . Na caixa de diálogo no campo Nome do Campo, escolha um rótulo para o cabeçalho da coluna e clique OK. Use a Planilha de Recursos para: •

Inserir e editar informações sobre recursos do projeto;



Analisar o número de horas de trabalho atribuídas a cada recurso;



Analisar os custos dos recursos;



Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

O modo Gráfico de Recursos O modo Gráfico de Recursos, apresentado na Figura 17, possibilita a visualização gráfica da utilização dos recursos, após alocados em cada tarefa, bem como o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Você poderá analisar as informações sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de informações, você verá dois gráficos (um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados) de modo que possa compará-los. Use o Gráfico de Recursos para: •

Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de superalocação;



Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar;



Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha;

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Determinar quanto tempo um recurso tem disponível para trabalho adicional;

ANALISAR OS CUSTOS DOS RECURSOS.

Figura 17 - O modo Gráfico de Recursos Parametrização inicial do MS Project: A tela Opções Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo a facilitar o trabalho de planejamento. Isso, porque o MS Project possui, por padrão, uma formatação própria que nem sempre representa aquilo que se deseja utilizar nos projetos Para alterar a formatação padrão, clique na opção do Menu Principal, selecione . Por exemplo, pode-se padronizar a unidade de duração das tarefas. O padrão inicial é “dia”. Ou seja, caso não seja informada a unidade de tempo da duração da tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas, me = meses, na = anos), o MS Project assume a duração em dias. Se quiser alterar este padrão, após acessar a tela , clique em e altere o campo para o valor desejado como padrão. A entrada de dados pode ser facilitada pela criação de “padrões” de uso do MS-Project, Figura 18 - Ferramenta opções

através da tela . Para acessá-la, clique em .

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Configurar o Calendário de Trabalho de projeto Outra padronização importante diz respeito ao calendário a ser utilizado pelo MS Project. Toda tarefa pressupõe o uso de determinado calendário que especifica os dias de trabalho, horário do expediente e feriados. O Calendário Padrão (Standard) pressupões que: •

A semana começa no domingo



Os dias de trabalho vão de segunda-feira até sexta-feira



Os dias de descanso são o sábado e o domingo



O expediente de trabalho é das 08h00 às 12h00 e das 13h00 às 17h00



Não há feriado

É a partir destas informações que serão determinados o tempo de execução de cada tarefa, os recursos a ela vinculados e conseqüentemente a duração do projeto. Para alterar as informações do calendário padrão, clique na guia que aparece na tela de opções e altere os valores desejados. Observe que nem todas as informações do calendário padrão poderão ser modificadas. Você pode trocar o calendário do projeto para que reflita os dias e horas laboráveis de cada pessoa que participa no projeto. Os valores predeterminados do calendário são de segunda-feira à sexta-feira, das 8:00 a.m. até as 17:00 p.m., com uma hora de almoço. As definições são válidas para o “mês corrente” (o mês que aparece na tela).

Figura 19 - Propriedades de trabalho

O calendário pode ser modificado facilmente, podendo definir outros períodos não laboráveis, feriados ou férias.

1. No menu Ferramentas, clique em . 2. Selecione uma data no calendário 3. Para trocar um dia da semana na totalidade do calendário, por exemplo para fazer com que a jornada de trabalho da Sexta-feira inicie às 7:30 a.m. e termine às 4:30 p.m., dê um clique no cabeçalho da coluna do dia (parte superior do calendário). 4. Para trocar o período de trabalho de todos os dias da semana, por exemplo, iniciar o trabalho de segunda-feira a sexta-feira, das 7:30 a.m. e finalizar às 17:00, com uma hora e meia de almoço, dê um clique no cabeçalho do primeiro dia de trabalho e arraste o mouse até o último dia de trabalho da semana.

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Começando um projeto do começo Para iniciar o planejamento de um projeto usando o MS Project, após abrir o programa, você deverá inserir as informações iniciais de um novo projeto. Quando um novo projeto é criado, pode-se especificar a sua data de início ou de finalização, mas não as duas ao mesmo tempo. Entretanto, recomenda-se estipular a data de inicio do projeto e deixar que o MS Project calcule a sua data de término, em função das durações e relações de dependência das tarefas. Em geral, os projetos são programados dessa maneira. Ao introduzir uma informação sobre o projeto, como as durações e as relações de dependência das atividades, o Microsoft Project programa o trabalho e calcula a data mais cedo para o término do projeto. Se, no entanto, o projeto deve concluir numa data pré-determinada, deve-se inserir essa data final. Nesse caso, o Microsoft Project procederá, recursivamente, à programação das tarefas a partir da data final do projeto, determinando a data mais tarde possível de terminar cada tarefa. Esta opção é útil quando temos uma data limite para a conclusão do projeto e queremos ter uma idéia de quando começar, de modo que o prazo seja cumprido.

Figura 20 - Informações sobre o projeto •

Abra o MS Project em um novo projeto em ;



Altere a formatação padrão para atender ao modelo de trabalho atual;



Configure o Calendário Trabalho de projeto;



Defina a data de início do projeto em (Figura 20);



Após ter inserido os dados iniciais, bem como padronizado e criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seu projeto.

de

Após preenchida a tela inicial, será apresentada a tela de entrada de dados. Se desejar, você pode aumentar a parte visível da planilha, de modo que a coluna de predecessoras fique à mostra (coloque o ponteiro do mouse sobre a Barra Separadora Vertical, clique, segurando o botão do mouse e arraste para a direita).

Para criar um novo projeto, planejado a partir da sua data de inicio, e visualizar as suas informações iniciais, proceda da seguinte maneira: Quadro 3 - Informações sobre o projeto Data de início – data de início do projeto Data de término – data de término do projeto. Inicialmente contém a data atual. Após a entrada de dados conterá a data de término do projeto, conforme calculado pelo programa. Caso se deseje que o programa efetue os cálculos na modalidade do “fim para o início”, deve-se preencher este campo e também o campo seguinte. Observe que o preenchimento deste campo é mutuamente exclusivo em relação ao campo Start date (Data de Início), conforme escolha a ser feita no campo apresentado a seguir. Agendar a partir de – determina a data a considerar para montar a agenda (a Data de início ou a Data de término). Os cálculos para obter as datas das tarefas da rede são feitos com base nesta opção. Data de Início do Projeto - os cálculos são feitos do início para o final da rede Data de Término do Projeto - os cálculos são efetuados do fim para o início da rede. Data atual – data atual de acordo com o relógio do computador Data de status – data da coleta dos dados de andamento do projeto (custos) Calendário – especifica os dias da semana e horários a serem considerados na agenda. O calendário padrão (Standard), por exemplo, considera os seguintes dias/horários de serviço: segunda a sexta, das 08h00 às 17h00, com intervalo para almoço entre as 12h00 e 13h00. Estas informações do calendário padrão podem ser alteradas pelo usuário. Prioridade – indica a prioridade do projeto. Deve ser um número de 0 a 1000. Quanto maior o número maior a prioridade. Esta informação é utilizada quando o MS Project tem que decidir quanto à alocação de um recurso a um projeto ou outro. O botão Estatísticas... apresenta estatísticas sobre o projeto, tais como: data de início e término, duração, trabalho e custo.

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Criar e organizar uma lista de tarefas As listas de atividades são informações que podem ser visualizadas na folha de Diagrama de Gantt. Como já foi dito anteriormente, no MS Project, todas as ações, atividades (ou fases de um projeto), são denominadas tarefas.Tarefas são atividade que tem início e fim determinados e a conclusão de uma tarefa é pré-requisito para a conclusão do projeto. Para digitar os dados do projeto, clique na coluna Nome da Tarefa, na Área para Tabelas, e digite o nome da primeira atividade (Figura 21). Depois clique na coluna Duração ou pressione a tecla TAB, e digite a duração da tarefa, que deve ser informada por um número seguido de uma letra. Estabelecer as durações das tarefas A Duração é o período total de trabalho ativo necessário para a conclusão de uma tarefa. É geralmente o período de trabalho do início ao término de uma tarefa, conforme definido pelo calendário do Figura 21 - lista de tarefas projeto e de recursos. A duração decorrida é o tempo que a tarefa levará para ser concluída, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser inseridos em uma duração decorrida. O Microsoft Project calcula as datas de início e de fim com base na duração da tarefa e em como elas são relacionadas. O valor de duração é seguido de uma abreviação de unidade de tempo que poderá ser: meses = me; semanas = s, dias = d; horas = h; minutos = m. Eventualmente, quando se tenha informações suficientes apenas para determinar um valor provisório e não final da duração de uma tarefa, o MS Project permite que você trabalhe com uma duração estimada para a atividade. Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma duração estimada é claramente marcada por um ponto de interrogação após a unidade de duração. Por exemplo, para a primeira atividade, digite 8h, indicando duração de 8 horas. Caso não tenha certeza do tempo de duração da atividade, você pode digitar o símbolo “?” após a letra (por exemplo, 8h?). Dessa forma, o MS Project entende que se trata de estimativa. Posteriormente, quando se disponha do valor correto, basta digitar o tempo de duração sem o símbolo “?”. Observe que ao digitar o tempo de duração, o MS Project automaticamente calcula o valor das colunas Início e Término. Portanto, você não deve digitar nada nestas colunas. Algumas ações freqüentes sobre as tarefas Depois que você inserir a lista de tarefas, você pode querer realizar algumas ações, tais como acrescentar, excluir ou mover essas tarefas que permitem organizar melhor o projeto. COMO INSERIR UMA TAREFA? O MS-Project insere uma linha em branco acima da linha que está selecionada no momento Caso você queira inserir uma tarefa entre duas já existentes proceda da seguinte forma:

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Selecione a linha que deseja inserir a tarefa;



No menu escolha ; Ou clique no botão direito do mouse e selecione ;



Insira a nova tarefa.

Dica: Sugere-se que a primeira tarefa a ser inserida tenha o nome do próprio projeto, pois, posteriormente, todas as tarefas abaixo do nome do projeto podem ser recuadas a direita, tornando a primeira atividade o marco inicial do empreendimento. COMO MOVER UMA TAREFA? O MS Project pode mover tarefas de uma localização para outra. A grande vantagem é que o MS Project mantém todas as características da tarefa na sua nova posição Para mover uma tarefa: •

Selecione, na extrema esquerda da tabela de Gantt, o numero da tarefa a ser movida;



Arraste com o mouse a tarefa para a sua nova localização.

COMO EXCLUIR UMA TAREFA? Para excluir uma tarefa: •

Selecione a tarefa;



No menu escolha . Você também pode usar a tecla Delete do teclado.

COMO DESFAZER UMA EXCLUSÃO? Caso você tenha errado no momento de fazer a exclusão ou você queira voltar atrás sobre alguma ação cometida, clique no botão Desfazer na barra de ferramentas Padrão. O Desfazer também pode ser acessado no menu na opção . COMO INSERIR MARCOS? Um marco é um objetivo ou ponto de verificação intermediário do seu projeto. Representa um ponto importante do projeto. Para inserir um marco você procede da mesma maneira que para inserir uma tarefa, no entanto a tarefa terá duração 0 (zero). Para inserir um marco: •

Digite uma tarefa;



Clique na coluna Duração;



Digite 0.

O gráfico de Gantt exibe então o marco como um diamante preto, com a data do lado. Estabelecendo Relações entre Tarefas Criada a lista de tarefas informada a duração de cada uma delas, o próximo passo é estabelecer a relação de precedência entre as tarefas, isto é, construir vínculos entre as tarefas. As relações entre as tarefas são denominadas de relações de dependência ou precedência. Uma tarefa que deva começar ou finalizar antes de outra tarefa possa começar é chamada tarefa predecessora. Uma tarefa que dependa do início ou fim de outra tarefa é chamada tarefa sucessora. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes que outras possam começar ou, ainda, outras podem depender da data de início de uma tarefa predecessora. Vincular um projeto consiste em estabelecer uma dependência entre tarefas. Quando você vincula tarefas, na realidade você define uma dependência entre as datas de início e de término. No MS Project, essas relações podem ser (veja Figura 6):

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Término-a-início (TI): é a relação padrão quando você vincula tarefas. Assim que a primeira tarefa finaliza, a próxima tarefa tem início;



Início-a-início (II) – é a relação em que duas tarefas começam ao mesmo tempo;



Término-a-término (TT) – é a relação em que ambas as tarefas finalizam ao mesmo tempo;



Início-a-término (IT) – é a relação menos comum. Pode ocorrer quando o fim de uma tarefa depende do início de uma tarefa posterior. Você pode realizar a vinculação entre tarefas de diversas maneiras. Para vincular duas atividades, proceda da seguinte maneira (Figura 22): 1. Selecione a primeira tarefa; 2. Selecione a segunda tarefa. Você pode usar CTRL+Clique do Mouse para selecionar tarefas que não sejam adjacentes; 3. No menu escolha a opção ou na barra de ferramentas clique no ícone .

Entretanto, esse procedimento é útil e rápido quando se tem que realizar a vinculação de Figura 22 - Vincular tarefas somente duas atividades. Para o caso em que uma atividade tenha mais de uma antecessora, o procedimento deverá ser repetido com cada uma das atividades antecessoras. Uma alternativa mais eficiente quando uma atividade possui mais de uma atividade antecessora é empregar a tela Informações sobre a tarefa, e manipular as tabelas de entrada de dados das atividades. Você poderá editar os dados na tela de informações sobre a tarefas da seguinte maneira (Figura 23): 1. Na tabela de Gantt de um duplo clique na tarefa cujos dados deseja editar; 2. A caixa de dialogo aparecerá; 3. Dê um clique na orelha Predecessoras para ativá-la. Na tela da orelha Predecessor existem os seguintes campos:

Figura 23 – Informações dobre as tarefas



Nome: Nome da tarefa



Duração: Duração



Predecessores: Predecessores



ID: Numero identificador da tarefa. O mesmo da tabela de Gantt

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Nome da Tarefa: Nome da tarefa predecessora



Tipo: Tipo (TI, II, TT, IT)



Retardo: Folga ou Antecipação - com o MS-Project você pode especificar um tempo de folga ou antecipação entre as tarefas para que possa ter um modelo preciso das dependências que ocorrem na prática. Um tempo de antecipação é quando o início de uma tarefa precede o fim da predecessora. Um intervalo entre duas tarefas é chamado tempo de folga. Você pode inserir a antecipação ou folga entre tarefas em minutos, horas, dias ou semanas; minutos, horas, dias ou semanas decorridas; ou como porcentagem da duração das tarefas das predecessoras. Tanto a folga ou a antecipação pode ser inserida da mesma forma, ou seja, especificando um tempo de folga ou de antecipação digitando um sinal de + (folga) ou de – (antecipação) à frente da duração.

4. Na tabela de informações clique na coluna Nome da tarefa e selecione a atividade predecessora da atividade corrente. Quando haja mais de uma predecessora, mude de linha para inserir todas as atividades. 5. No campo Tipo especifique o tipo de relação entre as tarefas: Término-a-início (TI), Início-ainício (II), Término-a-término (TT), Início-atérmino (IT). Para alterar o tipo de vínculo, de uma maneira rápida, proceda da seguinte maneira (Figura 24): •

No lado direito do Gráfico de Gantt, na parte gráfica, clique duas vezes sobre a linha de vínculo;



Na janela Dependência entre tarefas, no campo Tipo, selecione o tipo de vínculo desejado.

Figura 24 – Dependência entre tarefas

À medida que o conjunto de atividades que compõem o projeto está sendo informado, repare que o MS Project automaticamente vai montando o Gráfico de Gantt.na Área Gráfica (lado direito da planilha), ou seja, par e passo em que você informa cada atividade, o cronograma físico (Gráfico de Gantt) do projeto vai sendo plotado, bem como, construídas as relações de precedência entre elas. Criando Tarefas Resumidas: indentando atividades Tarefas de resumo é um recurso para montar uma rede criando estruturas hierárquicas entre as tarefas (Figura 25). O MS Project permite hierarquizar tarefas em até 9 níveis. Para criar níveis em um conjunto de atividades, proceda da seguinte maneira: Figura 25 – Indentando tarefas

1. Digite todas as atividades na tabela de entrada;

2. Selecione as atividades que serão indentadas, isto é, as atividades que estarão diretamente vinculadas à atividade da linha superior à primeira linha da seleção; 3. Na barra de ferramenta, pressione o botão recuo (seta à direita) para tornar as atividades selecionadas elementos das atividades resumo.

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Para remover uma atividade, isto é, para remover a estrutura de tópicos criada, basta pressionar, na barra de ferramentas, o ícone recuo para a esquerda. Alocação de recursos Neste ponto do processo de planejamento do projeto, é necessário fazer a identificação do diferentes recursos para a realização das tarefas. A atribuição de recursos torna o gerenciamento da agenda do projeto mais precisa, bem como o uso do software poderá fornecer informações para ajudá-lo no gerenciamento desses recursos. Além disso, como padrão, o Microsoft Project calcula a duração de cada tarefa com base no número de recursos atribuídos e na sua alocação à tarefa. Os recursos são responsáveis pela conclusão efetiva das tarefas do projeto. Há dois tipos de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho. Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que é responsável pela conclusão das tarefas em sua agenda. Você pode configurar recursos em seu projeto e atribuí-los às tarefas. Use recursos em seu projeto quando sua meta for: •

Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou a quantidade de material usada na conclusão das tarefas.



Assegurar um alto nível de responsabilidade e compreensão do projeto. Quando as responsabilidades estão claras, o risco de as tarefas não serem supervisionadas é menor.



Ser mais preciso ao agendar o tempo necessário para as tarefas e a data de sua provável conclusão.



Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribuído muito pouco ou bastante trabalho.



Controlar o tempo e os custos dos recursos

O Microsoft trabalha com dois tipos de recursos: 

Recursos de Trabalho são equipamentos e pessoas que realizam trabalho para concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas.



Recurso material são os suprimentos e outros itens de consumo usados para completar as tarefas de um projeto.

Quando um recurso é alocado a uma tarefa, o Microsoft Project calcula o tempo de trabalho do recurso baseado em valores de alguns campos. •

Normalmente o Microsoft Project agenda o recurso para iniciar o trabalho no mesmo momento do início da tarefa para a qual foi alocado. O software então distribui de forma uniforme o trabalho agendado ao recurso ao longo da tarefa.



Microsoft Project somente agenda trabalho durante as datas e horários definidas como horas de trabalho do recurso, definidas no calendário do recurso.



Caso o usuário defina que as unidades do recurso serão menores que 100%, isto é, o recurso não estará alocado o tempo todo para a tarefa, o Microsoft Project agenda o tempo de uso do recurso de acordo com o percentual, dividindo de forma uniforme o trabalho. Por exemplo, caso haja uma tarefa que dure 40 horas e um recurso seja alocado com 50% de utilização (ou 0,5 da unidade), então este recurso deverá trabalhar somente 20 horas nesta tarefa. O mesmo vale para caso em seja necessário alocar mais de 100% de unidades de recurso.

Para entender melhor estes conceitos é preciso conhecer como o Micorsoft Project parametriza e calcula a duração em função da alocação de recursos. Definições Preliminares Como já foi dito anteriormente, sempre convém, ao se criar um novo projeto, estabelecer antecipadamente as definições preliminares que serão válidas para todo o projeto. No caso de recursos, é importante conhecer os seguintes conceitos e definições:

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Tipo de tarefa relativamente à carga de recursos e duração;



Tipo de tarefa relativamente ao empenho;



Como fornecer quantidade de recursos

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TIPO DE TAREFA RELATIVAMENTE À CARGA E DURAÇÃO No MS Project as tarefas podem ser classificadas como pertencentes aos tipos mostrados a seguir e que têm influência direta na duração da tarefa (acesse a opção , no Menu Principal, , , campo : 

Duração Fixa: a duração da tarefa não se altera pela alteração na quantidade de recursos a ela alocada;



Unidades Fixas ou Carga Fixa: a duração da tarefa é conseqüência da quantidade de recursos alocados;



Trabalho Fixo: a duração da tarefa é conseqüência da quantidade de recursos alocados.

Estes tipos se relacionam da seguinte maneira: TRABALHO = CARGA X DURAÇÃO, em que a carga representa a quantidade de recursos. Entender a formula do calculo de alocação de recursos do Microsoft Project é muito importante, pois é com ela que o software calcula os tempos e os custos do seu projeto. A formula diz que o trabalho é igual às unidades dos recursos alocados, multiplicadas pela duração de suas tarefas. A partir de derivações algébricas simples pode-se chegar a outras variações desta formula.

Figura 26 - Tipo de tarefa

CARGA = TRABALHO / DURAÇÃO ou DURAÇÃO = TRABALHO / CARGA

Quando você aloca um recurso a uma tarefa você precisa ao menos fornecer o nome do recurso. Você pode opcionalmente informar as unidades de cada recurso e (ou) o trabalho alocado a cada recurso. A duração da tarefa foi informada quando você a criou. O Microsoft Project está programado com a seguinte seqüência de calculo. Primeiro alterar a duração, depois e trabalho e por ultimo as unidades. TIPO DE TAREFA RELATIVAMENTE AO EMPENHO Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que são tarefas que possuem controle de empenho ou não possuem controle de empenho. O agendamento controlado pelo empenho indica que à medida que você adicionar recursos a uma atribuição de tarefa, o trabalho será redistribuído entre todos os recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa. Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se você remover recursos das mesmas, o trabalho será redistribuído entre os recursos restantes, novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral. Por exemplo, para a tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para pintar esta sala um determinado pintor consegue pintá-la em 08 (oito) horas, intuitivamente, sabemos que se tivermos dois pintores para realizar o trabalho, a tarefa de pintar esta sala deverá demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a duração desta foi modificada. Então esta é uma atividade (pintar paredes) que possui controle de empenho.

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Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avião, se dissermos que em uma viagem de Brasília a São Paulo, com um piloto, o vôo demora 1 hora e 30 minutos, não importa a quantidade de pilotos que pilotem o avião, a duração do vôo será a mesma. Ou seja, ao adicionarmos mais recursos à tarefa, a duração desta não se modificou. Logo, esta é uma atividade que não possui controle de empenho. Por padrão, no Microsoft Projectas tarefas são de Unidades Fixas e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribuídos a uma tarefa, menor será o trabalho que cada recurso precisará executar. Se você tiver uma tarefa de Duração Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos forem atribuídos, menor será o trabalho que cada recurso precisará fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuição. Como se trata de uma tarefa de duração fixa, isso terá o efeito adicional de que cada recurso poderá ter um esforço menor, isto é, menos unidades de atribuição. Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo é controlada pelo empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se você adicionar recursos, o trabalho será distribuído entre as atribuições e a duração diminuirá. Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos: •

No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes sobre ela;



Na janela, Informações sobre a tarefa, na pasta Avançado, selecione se a tarefa tem controle de empenho ou não;



Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo.

FORMA DE FORNECIMENTO DA QUANTIDADE DE RECURSOS No MS Project as quantidades de recursos podem ser fornecidas de duas formas (acesse a opção , no Menu Principal, , , campo : 

Percentual: os valores são fornecidos na forma percentual. Por exemplo, pode-se informar que o recurso Pedreiro de uma tarefa estará dedicado a ela durante 50% de seu tempo total diário;



Decimal: os valores fornecidos se referem a quantidades inteiras com fração. Por exemplo, pode-se dizer que se necessita de 2,5 galões de tinta para a tarefa pintura ou, então, que se necessita de 0,5 pedreiro para realizar a tarefa.

Estas duas formas são equivalentes: tanto faz fornecer 0,5 pedreiro como 50%. O uso de uma ou outra forma depende da conveniência de linguagem.

Figura 27 -Planilha de recursos

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Criar Planilha de Recursos Antes de começar a atribuir recursos, você pode inserir todas as informações sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez, criando uma lista de recursos. Isto economizará seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o número máximo de unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso. Para criar uma lista de recursos (Figura 27), siga os passos abaixo: 1. Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos; 2. No campo Nome do recurso, digite os recurso; 3. No campo Tipo, selecione se o recurso é de trabalho ou material; 4. Preencha as demais informações sobre o recurso, onde.          

Recurso: nome do recurso; Iniciais: iniciais do nome do recurso; Grupo: o grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, localização na empresa ou espécie); Unidades Máximas: quantidade máxima de recursos disponíveis simultaneamente; Taxa Padrão: custo do recurso por hora de trabalho normal; Taxa h. extra: custo de recurso por hora extra de trabalho; Custo/uso: custo por utilização de uma unidade de recurso; Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, início e fim); Calendário Base: tipo do calendário que o recurso utiliza; Código: código do recurso.

Atribuindo Custos a um Recurso Os custos de um recurso podem ser atribuídos de 3 maneiras distintas. Custo por Hora: Calcula-se o custo do recurso como a taxa por hora X duração da atividade; Custo por hora extra: Utilizado para quando o recurso possuir diferenciação de preço de trabalho para horas extras; Custo por Uso: O custo é uma função da quantidade solicitada e não do tempo de realização da atividade.

Editar um Recurso O Microsfot Project permite que você edite as informações de cada um dos recursos que serão utilizados no projeto. Para isso, faça (Figura 28): 1. Na planilha de recursos, dê um clique duplo na linha do recurso que deseja editar; 2. Quando o quadro Informações sobre o recurso estiver disponível, faça as alterações necessárias e pressione OK. O campo disponibilidade do recurso é utilizado quando o recurso está disponível em apenas uma parte do projeto.

Figura 28 - Informações sobre o recurso

Os campos correio eletrônico e Grupo de Trabalho são utilizados quando o recurso estiver vinculado a um projeto em rede ou Internet.

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Associar Recursos às Tarefas A associação de recursos às respectivas tarefas pode ser feita através da própria planilha de entrada de dados, na coluna Nome do Recurso. Caso deseje alocar mais de um recurso à mesma tarefa, separe-os com ponto-e-vírgula (;). Outra maneira de atribuir recursos às atividades é seguir os seguintes passos: 1. Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt. 2. No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa para a qual deseja atribuir o recurso; 3. Na Barra de Ferramentas, clique no ícone Atribuir recursos

.

4. No campo Nome, selecione o recurso a ser atribuído à tarefa. 5. Clique em Atribuir. Dicas: •

Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades.



Para atribuir vários recursos diferentes, pressione CTRL Figura 29 - Atribuição de recursos para selecionar recursos nãoadjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes.



Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se necessário, digite o nome de um novo recurso no campo Nome.



Uma marca de seleção à esquerda do campo Nome indica que o recurso está atribuído à tarefa selecionada. O nome do recurso também aparece próximo à barra de tarefas no Gráfico de Gantt. Superalocação de Recursos Os recursos são superalocados quando recebem mais trabalho do que podem concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer gráfico ou planilha, a superalocação é apresentada com o recurso ficando na cor vermelha. Antes de tentar resolver problemas de superalocação de recursos, será necessário determinar que recursos são superalocados, quando ficam superalocados, para quais tarefas estão atribuídos e em que momentos. Para resolver o problema, os recursos devem ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser re-agendada para um momento quando o recurso estiver disponível. Figura 30 - Superalocação de recursos

Para verificar superalocação (Figura 30), faça:

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1. No menu Exibir, clique em Uso do recurso. 2. O modo de exibição Uso do recurso mostra as horas totais em que o recurso está trabalhando, as horas totais em que o recurso está trabalhando em cada tarefa e as horas trabalhadas por período de tempo na escala de tempo. 3. Recursos que ainda não tenham nenhuma tarefa atribuída não têm tarefas listadas sob seus nomes. 4. Tarefas que não tenham recursos atribuídos são listadas em Não atribuído no campo Nome do recurso. 5. No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos superalocados. 6. Todos os recursos de trabalho que estiverem superalocados serão exibidos e realçados. Para resolver conflitos de superalocação, pode-se usar qualquer uma das estratégias que se seguem ou uma combinação delas. •

Aumentar o número máximo de unidades disponíveis de um recurso. Se você realmente possui recursos adicionais disponíveis, insira um número grande de unidades na caixa de diálogo Informações do Recurso ou na Tabela de Recursos.



Alocar um recurso diferente à tarefa com excesso de alocação. Determinar se têm-se ou não outro recurso disponível que pode fazer o trabalho.



Ajustar relações ou restrições de tarefas. Quando duas tarefas que se sobrepõem causam um conflito de alocação, é possível re-programar uma tarefa de modo que uma tarefa comece mais tarde.



Deixar um espaço para horas extras. Pode-se inserir o trabalho em regime de horas extras para o recurso no campo trabalho hora extra.



Estende os dias e horas de trabalho no calendário de recurso. Este método é indicado quando se quer que o trabalho adicional seja pago como horas extras e que nenhum trabalho adicional seja incluído no cronograma da tarefa.

Outras duas formas de resolver superalocação são: Reduzir o trabalho de um recurso ou realizar o nivelamento de recursos. REDUZIR O TRABALHO DE UM RECURSO Após ter atribuído um recurso a uma tarefa, você pode alterar os valores totais de trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um período de tempo específico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalização de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisa em um nível mais detalhado. •

Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos estão agrupados embaixo das tarefas às quais estão atribuídos.



Na parte da escala de tempo do modo de exibição, altere os valores de trabalho individuais (ou horas) dos recursos atribuídos.



DICA 1: Você também pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuição de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho.



DICA 2: Você também pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais estão atribuídos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.

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NIVELAMENTO DE RECURSOS O nivelamento de recursos (ou redistribuição de recursos) é outra opção que se pode utilizar em situações nas quais a carga de uso de um determinado recurso exceda a sua disponibilidade. O Microsoft Project chama de nivelamento ao processo de descobrir, a partir da simulação de cenários, uma nova programação de tarefas, de tal forma que o projeto possa ser executado com os recursos disponíveis. O software permite que seja feito o nivelamento manual de uma tarefa ou o nivelamento automático das tarefas (Figura 31). Para realizar o nivelamento de recursos de um projeto, proceda da seguinte maneira: 1. Clique em , do Menu principal e escolha a opção ; 2. Determine se o nivelamento será manual ou automático;

Figura 31 - Redistribuição de recursos

3. Escolha a forma de procura por super alocações (precisão). A procura poderá ser realizada minuto a minuto, hora a hora, dia a dia, semana a semana ou mês a mês; 4. Determine o intervalo em que o nivelamento será realizado; 5. Escolha a ordem do nivelamento no campo Ordem de redistribuição. Existem 3 ordens de nivelamento: •

Somente identificação: determina como critério de desempate entre duas atividades super alocadas, o numero de identificação.



Padrão: analisa inicialmente a folga de cada atividade. Quanto maior a folga, maior a possibilidade de deslocamento durante o nivelamento. Se ocorrer empate na folga, o critério passa a ser o ID da atividade.



Prioridade, Padrão: utiliza inicialmente o critério de prioridade da atividade como critério de desempate. Caso as atividades envolvidas no nivelamento tenham a mesma prioridade, a ordem de controle do nivelamento passa a ser a Padrão.

6. Defina os outros parâmetros para o nivelamento, dentre eles, se o nivelamento deve ser dentro da folga permitida, sem atrasar o projeto, se o nivelamento pode alterar os perfis de alocação de recursos e se o trabalho pode ser interrompido e retomado posteriormente; 7. Clique em . 8. Compare as situações antes e depois do nivelamento através do modo de exibição Gantt de Distribuição. 9. Clique em (ou atraso somente dentro das folgas disponíveis). O Microsoft Project permite que sejam definidas Restrições e Prioridades para o Nivelamento. As restrições limitam os ajustes que o software pode fazer ao determinar quais atividades devem ser distribuídas. Os principais tipos de restrição são: •

Mais breve possível – A Atividade deve se iniciar o mais breve possível



Mais tarde possível – A atividade deve se iniciar o mais tarde possível, não permitindo folga entra as atividades;



Deve iniciar em – A atividade deve iniciar em uma data específica;

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Deve terminar em – A atividade terminar em uma data específica;



Não iniciar antes de: A atividade somente se inicia após uma determinada data;



Não iniciar depois de: A atividade tem um limite máximo de data para se iniciar;



Não terminar antes de – A atividade somente é concluída após uma determinada data;



Não terminar depois de – A atividade tem um limite máximo de data para ser concluída.

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Para atribuir uma restrição: 1. Selecione a atividade que terá alterada as suas restrições 2. Dê um clique duplo para abrir o formulário de informação da tarefa;

Figura 32 - Tipos de Restrição sobre a tarefa

3. Clique em guia ; 4. No campo restringir tarefa, selecione o tipo desejado e clique OK. A prioridade indica a importância de uma atividade e a disponibilidade para o nivelamento. As tarefas com prioridade mais baixa são atrasadas ou divididas primeiro. Os principais tipos de prioridade são: •

Não redistribuir – A atividade não será nivelada em nenhuma hipótese.



Máxima – A atividade será nivelada somente em casos extremos.



Muito Alta – A Atividade será nivelada em casos especiais e estratégicos.



Alta – A atividade será nivelada se em conflito com atividades de prioridade mais elevada.



Média – É a configuração padrão do Microsoft Project



Baixa – A atividade será nivelada com grande facilidade e freqüência.



Muito Baixa – A Atividade será nivelada na maioria absoluta dos casos.



Mínima – A atividade será a primeira a ser nivelada caso algum conflito ocorra e a envolva.

Para atribuir uma prioridade: 1. Selecione a atividade;

Figura 33 - Prioridade para as Tarefas

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2. Dê um clique duplo para abrir o formulário de informações da tarefa; 3. Clique na guia ; 4. No campo Prioridade, selecione o tipo desejado e clique OK. OUTRA OPÇÃO PARA RESOLVER A SUPERALOCAÇÃO DE RECURSOS Caso tenha tentado resolver uma superalocação de recursos usando outros métodos e a superalocação persistir, pode estar na hora de re-atribuir a tarefa a outro recurso mais disponível. Este é um método alternativo de redistribuir manualmente sua agenda re-atribuindo trabalho e não atrasando trabalho. Evite causar uma superalocação do recurso de substituição. •

Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.



No menu , aponte para Detalhes e, em seguida, clique em Superalocação.



Examine a escala de tempo à direita para cada superalocação realçada, examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia.



Selecione a linha inteira da atribuição de tarefas que você necessita re-atribuir.



Arraste a atribuição de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribuí-la.

Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades O Microsoft Project possui diversos perfis de alocação para os recursos nas atividades. São eles: •

Crescente: o trabalho é agendado na forma gradativa até que, no último dia, esteja plenamente utilizado.



Decrescente: o trabalho é agendado na atividade de forma decrescente até que, no último dia, não esteja mais sendo utilizado.



Pico duplo: O trabalho é agendado com dois picos de trabalho



Pico inicial: O trabalho é agendado com um pico nos primeiros momentos do trabalho, ocorrendo uma queda nos valores de trabalho logo após esse pico. A velocidade de queda é mais lenta que a velocidade de crescimento.



Pico Final: O trabalho é realizado em um crescente até que o valor máximo do trabalho é atingindo, ocorrendo uma queda após este máximo. A velocidade de queda é mais rápida do que a velocidade de crescimento.



Sino: O trabalho é realizado em um crescente, atinge um máximo e cai logo em seguida, mantendo a velocidade de crescimento e queda na mesma proporção.



Tartaruga: O trabalho é realizado em um crescente, atinge um máximo, permanece nesse máximo de trabalho por algum período e cai, mantendo a queda na mesma proporção.

Para escolher um perfil de alocação de trabalho no recurso (Figura 32): 1. Altere o modo de exibição para Uso da tarefa; 2. Dê um clique duplo sobre o recurso alocado na atividade que terá seu perfil de alocação de trabalho definido ou alterado; 3. No campo delimitação do trabalho, escolha o tipo de agendamento de trabalho desejado; 4. Clique OK

Figura 32 - Informações sobre atribuição

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Trabalhando com os custos Certamente, o custo é um importante aspecto no gerenciamento de projetos. No MS Project os custos devem ser definidos diretamente nas tarefas, nas seguintes modalidades: 

Custo fixo da tarefa;



Custo dos recursos que estão alocados às tarefas

O custo de uma tarefa é a soma do custo fixo, se houver, mais o custo das suas alocações de recursos. O custo do recurso é calculado a partir das informações de custo unitário do recurso – custo normal, custo de hora extra, custo por utilização e método de acúmulo – que você define para o recurso. CUSTOS FIXOS Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que é fornecido independentemente de sua duração ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. Para utilizar custos em tarefas no Microsoft Project, deve-se inicialmente defini-los na Tabela Custo (Figura 33). Para isso, clique , aponte para e selecione a opção ).

Figura 33 - Tabela de Informações de Custos

As colunas da tabelas têm o seguinte significado:

Custo Fixo: •

Para atividades planejadas é igual ao custo planejado



Para atividades completadas é igual ao custo real



Para atividades em andamento é igual ao custo planejado + o custo real

Acumulação de Custo Fixo: têm-se as seguintes opções: •

Start (Início): o valor do custo é lançado no momento de início da tarefa;



End (Fim): o valor do custo é lançado no momento de término da tarefa;



Prorated (Rateado): o valor do custo é rateado no período de execução da tarefa.

Custo Total: é um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo fixo + custos dos recursos); Linha de Base: é o custo “congelado” em uma determinada data. É calculado como a soma do custo fixo com os custos de todos os recursos (tal como Custo total); Variação: representa a variação entre o custo estimado da Linha de base e o custo fixo; Real: custo verdadeiro da execução da tarefa; Restante: custo restante

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Salvando o Projeto Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento (que é o mesmo para todos os programas Microsoft):

Figura 34 – Opção de Salvamento A linha de base é uma base para comparação. Caso você salve o projeto com uma linha de base, as informações iniciais de tempo, recursos e custos serão armazenadas em campos especiais, de modo a possibilitar futuras comparações do tipo previsto/realizado quando o projeto estiver em andamento ou sofrer alterações. Após fazer a sua escolha, clique no botão OK. Uma vez criada a linha de base (baseline), a janela apresentada não será mais exibida. Entretanto, pode ocorrer a situação em que já se efetuou o salvamento das linhas de base e, posteriormente, deseja-se efetuar um novo salvamento, pois o anterior ficou obsoleto. Para isto, clique em no Menu Principal, aponte para a opção e selecione .



Clique em no Menu de Opções



Selecione a opção



Digite o nome do arquivo



Clique no botão

Após clicar no botão , o MS Project apresentará a janela ilustrada na Figura 34, perguntando se deseja salvar o projeto com linha de base ou não (veja Quadro 4). Quadro 4 - Linha de Base

Por que devo criar uma linha de base? A linha de base é essencial para controlar o andamento. As estimativas originais que ela contém são pontos de referência permanentes, com base nos quais você poderá comparar as informações atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informações reais registradas. Alguns exemplos dessas informações são as durações reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho concluído em uma atribuição. Se você criar uma linha de base, poderá controlar o andamento exibindo as variações entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por exemplo, se você estimar o custo de uma tarefa em R$ 50,00, mas registrar um custo agendado de R$ 60,00, a variação de custo será de R$ 10,00. Monitorando as variações regularmente, você poderá tomar medidas para garantir que o projeto não se afaste de suas estimativas originais. No entanto, observe que você só poderá exibir as variações dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de base. Por exemplo, se você não inserir os custos dos recursos antes de salvar uma linha de base, não poderá exibir as variações de custo dos recursos. Quando devo criar uma linha de base? Teoricamente, você cria uma linha de base após concluir e ajustar o plano do projeto. Como a linha de base fornece pontos de referência com base nos quais você compara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores estimativas para a duração das tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis do projeto que você deseja monitorar. Informações da linha de base que constantemente diferem dos dados atuais indicam que seu plano original não é preciso. Normalmente, essa diferença ocorrerá se o escopo ou natureza do projeto tiver sido alterado. Você poderá modificar ou refazer a linha de base qualquer momento durante o projeto, se os investidores do projeto concordarem que diferença justifica isso.

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O que o Microsoft Project faz com os dados da linha de base? Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project salva os dados dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base não é um arquivo separado. Por exemplo, quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project copia as informações dos campos Início e Término para os campos Início da linha de base e Término da linha de base. Você pode modificar os dados da linha de base para acomodar as alterações efetuadas no projeto, como, por exemplo, a combinação, adição e exclusão de tarefas. Também pode remover todos os dados limpando a linha de base, se, por exemplo, o projeto tiver terminado e você desejar usar o plano do projeto como modelo para um projeto futuro.

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A opção , que aparece na janela ilustrada na Figura 35, é útil para efetuar simulações de planejamento, salvando um plano atual como “plano provisório”. Isto é válido somente para as datas de início e término informadas. Também é possível apagar a linha de base. Para isto, clique em no Menu Principal, aponte para e selecione a opção . Figura 35 - Salvar linha de base Acompanhando o Projeto Para gerenciar um projeto, é preciso monitorar os elementos do triângulo do projeto: tempo, dinheiro e escopo. Como já foi dito, o ajuste um desses elementos afeta os outros dois. Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alterações de recursos podem causar problemas em sua agenda. Se forem mantidas informações atualizadas do projeto, sempre será possível acompanhar o status mais recente do projeto. Dessa forma, é possível identificar mais cedo os problemas que podem prejudicar o êxito do projeto e usar o Microsoft Project para encontrar soluções. Para manter o projeto dentro da programação, é necessário certificar-se de que as tarefas iniciem e terminem no prazo final. O modo de exibição Gantt de controle ajuda a encontrar problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Dessa forma, é possível ajustar a dependência entre tarefas, atribuir novamente os recursos ou excluir algumas tarefas para atender os seus prazos finais. O modo de exibição Gantt de controle combina a agenda atual com a agenda original de cada tarefa. Quando o projeto for salvo com uma linha de base, mas antes de ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de exibição Gantt de controle mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras agendadas ou atuais sincronizadas. Para acompanhar um projeto no Microsoft Project, siga o seguinte procedimento (Figura 36): •

No menu Exibir, clique em Gantt de controle.



Para exibir os campos de variação, no menu , aponte para e clique em .



Se necessário, pressione TAB para ver os campos de variação.



Figura 36 - Gantt de Controle

No menu , aponte para Barras de ferramenta e clique em .

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Atualize o andamento das tarefas em seu projeto.



Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e, em seguida, clique em .



Se a tarefa não estiver com o andamento agendado, No menu , clique em .



No menu , aponte para Barras de ferramentas e clique em ..



Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Início ou Término.



Se você inserir uma data de término, certifique-se de que a tarefa esteja 100% concluída; o Microsoft Project assumirá que a data está correta e reagendará as tarefas apropriadamente.



Clique em OK.

Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho do seu projeto assim que o projeto está em andamento. Antes de o projeto começar, você cria uma linha de base que é uma cópia do cronograma original que permanece inalterado. Ao acompanhar o projeto você trabalha com três tipos de informações: 

Linha de Base: É o modelo fixo de como o projeto deveria prosseguir. Também pode chamar-se informações planejada. Essa informação não muda a menos que você especifique que deseja mudar a linha de base.



Atual: Este é um modelo funcional que está sempre mudando, para as tarefas que vão ocorrer, depois que o projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar à medida que você recebe novas informações e faz ajustes.



Real: As informações reais são tarefas que já estão em andamento ou que já foram finalizadas. À medida que você insere datas reais para as tarefas completadas, as datas de início e fim para as tarefas programadas remanescentes são finalizadas.

INSERINDO INFORMAÇÕES REAIS Você insere informações reais à medida que as tarefas ocorrem (Figura 37). 1. zCom o botão direito do Mouse, dê um clique em uma barra de ferramentas para exibir o atalho Barra de Tarefas e em seguida escolha Controle; 2. Selecione as tarefas que serão atualizadas; 3. Na barra de ferramentas Controle, de um clique no botão Atualizar como agendado

Figura 37 - .Barra de ferramentas de Controle

ATUALIZANDO TAREFAS ESPECÍFICAS 1. Selecione a tarefa; 2. Na barra Controle selecione Atualizar Tarefas; 3. Selecione o modo de atualizar a Tarefa: 

Em percentual;



Indicando a data de início e término.

COMPARANDO RESULTADOS Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project proporciona formas para você comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de base.

Figura 38 - Atualizar Tarefas

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1. No menu , escolha e em seguida escolha . Dê um clique duplo nas bordas das colunas, se necessário, para ajustar as larguras das colunas. Além da tabela Variação, a visualização Gantt de Acompanhamento permite comparar visualmente o progresso planejado com o progresso realizado, exibindo as barras de Gantt tanto para o cronograma de linha de base quanto para o cronograma real. 1. No menu escolha ; 2. Na lista escolha ; 3. De um clique no botão . Múltiplos Projetos Os múltiplos projetos São utilizados em diversas áreas, a saber: •

Um único coordenador precisa analisar globalmente vários projetos diferentes;



gerente de projeto precisa trabalhar com vários projetos de lideranças diferentes, e há necessidade de consolidados;



projeto tem predecessores e sucessores externos.

INSERIR E EXCUIR UM PROJETO NUM PROJETO JÁ EXISTENTE 1. Abra o projeto que funcionará como projeto principal; 2. Na barra de modos, clique em Gráfico de Gantt; 3. Clique na linha imediatamente inferior à linha que se deseja inserir o projeto; 4. No menu selecione ; 5. Escolha o arquivo de projeto a ser inserido (Figura 39); 6. Determine se o projeto será vinculado ao projeto de origem;

Figura 39 - Inserir projeto

7. Caso não se deseja que as alterações no projeto inserido sejam feitas no projeto de origem, marque a ; 8. Desmarque a caixa de seleção se desejar que as atividades do projeto inserido sejam mostradas imediatamente no projeto principal; 9. Clique em . Para excluindo um subprojeto de um projeto principal, faça: 10. Selecione a linha do projeto inserido; 11. Pressione a tecla Delete; 12. Se o quadro Assistente de Planejamento aparecer, pressione OK.

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Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos pelo MS Project. Eles contêm uma série de informações sobre o projeto que não aparecem nos diagramas. Para acessar as opções de relatórios predefinidos, clique em no Menu Principal e depois selecione a opção . Aparecerá uma janela como a mostrada na Figura 40, escolha o relatório desejado e pressione Selecionar. Os relatórios pré-definidos são do tipo:

Figura 40 - Relatórios atrasadas, concluídas e em andamento.



Visão Geral - Apresenta relatórios Genéricos do projeto, tais como calendários, etapas, atividades criticas e de primeiro nível.



Atividades Atuais – são relatórios que analisam o acompanhamento e o controle do projeto, identificando atividades pendentes,



Custos – São os relatórios financeiros do projeto, incluindo fluxo de caixa, orçamento, valos adquirido, atividades e recursos com orçamento estourado.



Atribuições – São relatórios que identificam as atribuições dos recursos nas atividades. Dizem respeito às funções, aos prazos, à lista de atividades pendentes e os recursos super alocados.



Carga de Trabalho – São relatórios que distribuem os recursos e as atividades ao longo do tempo, com suas respectivas cargas de trabalho.

Embora o Microsoft Project inclui mais de 20 relatórios predefinidos de tarefas, recursos e tabelas de referência cruzada, pode ser que, no entanto, nenhum deles seja adequado às suas necessidades e, nesse caso, tenha que criar os seus próprios relatórios personalizados. Para criar um relatório personalizado: 1. Acesse o menu , opção ; 2. Clique em ; 3. Clique em ; 4. Selecione o tipo do relatório a ser criado; 5. Preencha as informações relativas a cada tipo de relatório, incluindo nomes, filtros e classificação; 6. Pressione OK para criar o relatório; 7. Para utilizar o relatório criado, dê um clique duplo no relatório. Duração do Projeto Após fornecer os dados de um projeto, é possível conhecer a sua duração total. Esta informação está disponível na tela Estatísticas. Para acessá-la, clique em , no Menu Principal, selecione a opção – a mesma tela apresentada ao iniciar-se um projeto – e clique no botão , como ilustrado na Figura 41.

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O Microsoft Project automaticamente calcula as datas de um projeto (inclusive de todas as tarefas) sempre que se efetua alguma alteração de dados. Para isso são utilizadas as Informações sobre o projeto.

Figura 41 - Estatística do projeto CÁLCULOS DE DATAS NO MS PROJECT No MS Project, as principais datas de planejamento de uma tarefa são as seguintes: Início ou Início Mais Cedo – primeira data de início Término ou Término Mais Cedo – primeira data de término Início atrasado – última data de início Término atrasado – última data de término Essas informações são apresentadas na Agenda, acessadas a partir do Menu Principal, opção , , como já foi mostrado na seção de parametrização inicial. Conforme já foi mostramos anteriormente, o próprio projeto, como um todo, deve possuir uma data a ser escolhida entre as opções Data de início do projeto ou Data de término do projeto. Dessa maneira, relembrando o que já foi dito, têm-se as seguintes opções para o cálculo das datas das tarefas de um projeto: •

Fornecer Data de início do projeto: inicialmente o programa calcula as “primeiras datas de início” das tarefas do início para o fim do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de início do projeto. A seguir, o cálculo das “últimas datas de início” é feito do fim do projeto para o início e baseia-se na maior data das últimas tarefas, obtida no processo de cálculo da primeira etapa.



Fornecer Data de término do projeto: inicialmente o programa calcula as “últimas datas de início” das tarefas do fim para o início do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de término do projeto. A seguir, o cálculo das “primeiras datas de início” é feito do início para o fim do projeto e baseia-se na menor data das primeiras tarefas, obtidas no processo de cálculo da primeira etapa.

Além das datas acima, o Microsoft Project fornece também dois valores para as folgas das tarefas: •

Margem de Atraso Permitida: Folga Livre (Free Slack)



Margem de Atraso Total: Folga Total (Total Slack)

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CAMINHO CRÍTICO Denomina-se de caminho crítico à seqüência de tarefas que define a duração do projeto. Em outras palavras, o caminho crítico representa a série de atividades que precisam ser executadas de acordo com as datas previstas no cronograma para que o projeto seja concluído dentro do prazo determinado. As tarefas críticas possuem valor nulo para Folga Total ou Margem de Atraso Total. No Microsoft Project é possível informar que devem ser consideradas como críticas todas as tarefas cujo valor de Folga Total fiquem abaixo de um determinado valor – clique em , no Menu Principal, selecione a opção , clique na guia e verifique o campo . Cabe ressaltar que uma rede PERT/COM pode conter um ou mais caminhos críticos. A determinação do caminho crítico simples é realizada através do Assistente de gráficos de Gantt. 1. Pressione a ferramenta Assistente de Gráfico de Gantt; 2. Pressione Avançar; 3. Selecione a caixa Caminho Crítico no campo tipo de informações; 4. Pressione Concluir; 5. Pressione Formatar; 6. Pressione Sair do Assistente. MÚLTIPLOS CAMINHOS CRÍTICOS Quando um projeto apresenta diversas tarefas de encerramento, costuma-se dizer que ele possui diversos “caminhos de encerramento”. É comum que apenas um deles defina a duração do projeto: ele constitui o caminho crítico. Os outros, por se encerrarem antecipadamente, possuem uma folga quando comparados com o caminho crítico. Esta situação (existência de folga em caminhos que chegam ao final do projeto) geralmente não agrada ao gerente do projeto, que deseja gerenciar como críticos todos os caminhos que chegam ao final do projeto. O Microsoft Project contempla esta necessidade. Podem-se ter as seguintes opções de cálculo das “datas atrasadas” (ou “últimas datas de término”) para os diversos caminhos que chegam ao final: •

Utilizar, para todas as “últimas tarefas”, a maior data de término encontrada entre todas as “últimas tarefas da rede”;



Utilizar, para cada “última tarefa”, a sua própria data de término. Neste caso tem-se a situação denominada“ múltiplos caminhos críticos”.

Para ativar uma opção ou outra, deve-se ativar ou não o campo , que aparece clicando-se na opção , do Menu Principal, opção , guia . ULTRAPASSANDO O CAMINHO CRÍTICO A redução da duração do caminho crítico é geralmente mencionada como estouro do caminho crítico. Como as tarefas críticas afetam diretamente a data de fim do projeto, as seguintes estratégias para estourar o caminho crítico são focalizadas na redução da duração das tarefas. •

Mudança nas relações das tarefas: Esta estratégia encurta o caminho crítico sem acrescentar recursos ou estender o número de horas de trabalho.



Programação de Horas Extras: Esta estratégia encurta a duração.



Acréscimo de mais Recursos: Esta estratégia encurta a duração das tarefas orientadas a recurso.



Removendo predecessoras desnecessárias. Esta estratégia elimina os atrasos causados pelas tarefas predecessoras que não afetam a tarefa.

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Modelo Probabilístico O Microsoft Project permite a entrada de dados no chamado “modelo probabilístico”. Nesta opção, você informa a duração otimista, a esperada e a pessimista para cada tarefa. Para acessá-la, clique em , no Menu Principal, aponte para , selecione e selecione (Figura 42). Cada duração do modelo probabilístico tem um peso padrão: 

Duração Otimista - DO: Peso padrão = 1



Duração Esperada DE: Peso padrão = 4



Duração Pessimista DP: Peso padrão = 1

Os pesos padrões podem ser alterados pelo usuário. Para isso, clique em , no Menu Principal, aponte para e selecione . Na barra de ferramentas que será exibida, clique no botão . Figura 42 - Tabela do Modelo Probabilístico

A partir da duração definida, o Microsoft Project calculará a duração mais provável (DMP) da seguinte maneira: DMP = (1 x DO + 4 x DE + 1 x DP) / 6 Quando o cálculo é solicitado – clique no botão na barra de ferramentas Análise PERT -, o valor de DMP substitui o campo Duração das tarefas.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT

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Exercícios Resolver os seguintes exercícios usando o MS PROJECT MSProject_Lição 01; Lição 02 e Lição 03 ID 1 2

Nome da tarefa Preparo do terreno Fundações

Duração 2s 3s

3

Alvenaria

3s

4

Esgotos

1s

5

Telhado

5s

6

Piso

1s

7

Instalações Elétricas

3s

8

Instalações Hidráulicas

4s

9

Portas e Janelas

6s

10

Pintura Interna

8s

11

Pintura Externa

2s

12

Limpeza

1s

Predecessora

Preparo do terreno Fundações Fundações Alvenaria Esgotos Telhado Telhado Telhado ; Piso Instalações Elétricas; Instalações Hidráulicas; Portas e Janelas Portas e Janelas Pintura Interna; Pintura Externa

MSProject_Lição 04 ID 1 2 3 4 5 6 7 8

Nome da tarefa Atividade A Atividade B Atividade C Atividade D Atividade E Atividade F Atividade G Atividade H

Duração 2d 2d 2d 2d 2d 2d 2d 2d

Predecessora

Observação

Atividade A

TÉRMINO A INÍCIO

Atividade C (II+1d)

(II) INÍCIO A INÍCIO

Atividade E (TT+1d)

(TT) TÉRMINO A TÉRMINO

1 Atividade G (IT+3d)

(IT) INÍCIO A TÉRMINO

MSProject_Lição 05 

Modelo probabilístico (Exibir>Barras de Ferramentas>Análise PERT) : Duração (minutos) Tarefa

Otimista

Mais provável

Pessimista

Dependência

A

35

39

50

-

B

20

25

38

-

C

38

45

60

-

D

3

5

10

-

E

30

49

56

A, B

F

55

65

68

C, D

G

25

39

46

E, F

H

73

90

96

-

I

55

60

70

-

J

25

40

50

H, I, G

K

20

30

46

J

L

15

25

35

K

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT

47

MSProject_Lição 06 

Numeração seqüencial das tarefas (Opções>Modo de exibição>Mostrar número da estrutura de tópicos)



Visualizar a barra da tarefa resumo (Formatar>Layout> escolher opções)

ID

Nome da tarefa

Duração

1

Preparo do terreno

2s

PREDECESSORA

2

Fundações

3s

Preparo do terreno

3

Alvenaria

3s

Fundações

4

Esgotos

1s

Fundações

5

Telhado

6

Colocação das Tesouras

11d

Alvenaria

7

Corte dos Caibros

2d

Alvenaria (II)

8

Cortes das Terças

2d

Corte dos Caibros

9

Colocação Caibros

2d

Colocação das Tesouras; Cortes das Terças

10

Colocação das Terças

2d

Colocação Caibros

11

Colocação das Ripas

4d

Colocação das Terças

12

Colocação das Telhas

2d

Colocação das Ripas

13

Cumeeiras e Arremates

2d

Colocação das Telhas

14

Colocação de Calhas

2d

Cumeeiras e Arremates

Telhado Pronto

15

0d

Colocação de Calhas

16

Piso

1s

Esgotos

17

Instalações Elétricas

3s

Telhado

18

Instalações Hidráulicas

4s

Telhado

19

Portas e Janelas

6s

Telhado; Piso

20

Pintura Interna

8s

Instalações Elétricas; Instalações Hidráulicas; Portas e Janelas

21

Pintura Externa

2s

Portas e Janelas

22

Limpeza

1s

Pintura Interna; Pintura Externa

MSProject_Lição 07 ID

Nome da tarefa

Duração

PREDECESSORA

RECURSOS

1

Preparo do terreno

2s

2

Fundações

3s

Preparo do terreno

2 Pedreiros + 3 serventes

3

Alvenaria

3s

Fundações

2 Pedreiros + 2 Serventes

4

Esgotos

1s

Fundações

1 Pedreiro + 1 Servente

5

Telhado

5s

Alvenaria

1 Carpinteiro + 2 Servente

6

Piso

1s

Esgotos

1 Pedreiro + 1 Servente

7

Instalações Elétricas

3s

Telhado

1 Eletricista + 1 Ajudante de eletricista

8

Instalações Hidráulicas

4s

Telhado

1 Encanador + 1 Servente

9

Portas e Janelas

6s

Telhado ; Piso

1 Carpinteiro + 1 Ajudante de Carpintaria

10

Pintura Interna

8s

Inst. Elétr.; Inst. Hidr.; Portas e Janelas

1 Pintor + 1 Servente

11

Pintura Externa

2s

Portas e Janelas

1 Pintor + 1 Servente

12

Limpeza

1s

Pintura Interna; Pintura Externa

2 Serventes

2 Serventes

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT

48

MSProject_Lição 08 e Lição 09 Entrada de Custos Fixos das Tarefas (Exibir > Tabela > Custo)



ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Nome da tarefa Preparo do terreno Fundações Alvenaria Esgotos Telhado Piso Instalações Elétricas Instalações Hidráulicas Portas e Janelas Pintura Interna Pintura Externa Limpeza

Duração 2s 3s 3s 1s 5s 1s 3s 4s 6s 8s 2s 1s

Predecessora Preparo do terreno Fundações Fundações Alvenaria Esgotos Telhado Telhado Telhado ; Piso Instalações Elétricas; Instalações Hidráulicas; Portas e Janelas Portas e Janelas Pintura Interna; Pintura Externa

MSProject_Lição 10

ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Nome da tarefa Atividade A Atividade B Atividade C Atividade D Atividade E Atividade F Atividade G Atividade H Atividade I

Duração 1s 1s 2s 1s 2s 3s 1s 3s 1s

Predecessora Atividade A Atividade A Atividade B; Atividade C Atividade C Atividade C Atividade D; Atividade E Atividade F Atividade G; Atividade H

Recursos 2 Tratores 2 Tratores 3 Tratores 2 Tratores 2 Tratores 2 Tratores 2 Tratores 2 Tratores 3 Tratores

MSProject_Lição 11: Monte a rede, faça alocação e nivelamento dos recursos.

Recurso 1 (Pedro) = 1 Recurso 2 (José) = 1 Nome da tarefa Duração (dias) Recurso 1 (Pedro) A 3 1 B 1 1 C 2 1 D 4 1 E 2 0 F 3 0 G 5 1 H 3 0 I 2 1 J 1 1 K 4 1 L 6 1

Disponibilidade:

Recurso 2 (José) 1 0 1 0 1 1 1 1 1 0 1 0

Predecessora A B C C, F E, G D I H, I J, K

Custo Fixo 640 1.540 6.100 600 3.450 2.850 3.300 2.800 6.700 5.200 2.100 400

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT

49

MSProject_Lição 12: Planeje o Modelo de Escritório de Projetos, a partir dos seus subprojetos Nome da tarefa

Id 1 2 3 4 5

Análise preliminar do modelo de escritório de projetos ESCOPO ANÁLISE/LOGÍSTICA DIRETIVAS E PROCEDIMENTOS ANÁLISE PRELIMINAR CONCLUÍDA

Duração 0d 10d 17d 20d 0d

Pred. 1 2 3 4

Subprojeto Escopo Id 1 2 3 4 5 6 7

Nome da tarefa Modelo de escritório de projetos ESCOPO Determinar o escopo do escritório de projetos Documentar requisitos de um escritório de projeto de alto nível, incluindo recursos Justificar o escritório de projetos através do modelo de empresa Garantir o patrocínio dos executivos Escopo concluído

Duração 0d

Pred.

3d 2d

3

3d 2d 0d

4 5 6

Subprojeto Análise/Logística Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Nome da tarefa Escopo concluído ANÁLISE/LOGÍSTICA Analisar documentação do escopo do escritório de projetos Estabelecer uma estrutura de gerenciamento Analisar os objetivos comerciais Definir o objetivo do escritório Definir metas Estabelecer plano de comunicações Garantir os recursos principais do escritório de projetos Logística concluída

Duração 0d 1d 3d 2d 2d 3d 1d 1s 0d

Pred.

1 2 3 4 5 6 7 8

Subprojeto Diretivas Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Nome da tarefa Recursos garantidos DIRETIVAS E PROCEDIMENTOS Definir os melhores processos Definir as melhores ferramentas Definir as melhores técnicas Estabelecer relacionamentos entre recursos Definir critérios de compatibilidade Definir processos de teste dos projetos Definir requisitos de relatórios Definir prioridades do escritório de projetos Diretivas e procedimentos concluídos

Duração 0d 1s 1s 1s 1s 1s 1s 1s 1s 0d

Pred.

1 1 1 1 1 3; 4; 5; 7; 6 8 9 10

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT

50

EXERCÍCIOS COMPLEMENTARES Exercício - I)

Dada a lista de atividades a seguir, faça o planejamento de uma reunião (identifique as atividades do projeto pelo nome).

Id

Nome da tarefa

1

Reunião de acionistas

2

Planejar reunião

3

Duração

Predecessoras

Nomes de recursos

Planejamento preliminar

4

Programar data da conferência

1d

5

Reservar centro de conferências

2d

4

Secretaria

6

Buscar conferencista

3d

5 Tipo T-I - 0,5d

Gerente; auxiliar administrativo

7

Planejamento preliminar completo

0d

6

8

Vice-presidente; gerente

3

Carta de notificação

9

Ordenar lista de envio

1h

10

Preparar carta

1d

9

Auxiliar administrativo

11

Revisar carta

2,5d

10 Tipo I-I

gerente; chefe de operações

12

Aprovar carta

1d

11

Vice-presidente

13

Imprimir carta

2d

12

centro de fotocópias

14

Enviar carta

0d

13

15

Secretária

3

Detalhes da reunião

16

Preparar menu com empresa catering

3d

11

auxiliar administrativo; gerente

17

Preparar salas de reunião do comitê

1d

16 Tipo I-I

Secretária

18

Preparar equipamento necessário

1d

17 Tipo I-I

Secretária[2]

19

Preparar programa

3d

18

Secretária

20

Imprimir programa

1d

19

Secretária

1d

2

21

Realizar reunião

Exercício - II)

Construção predial: dois blocos com 2 pavimentos garagem; 12 pavimentos tipo e ático.

ID

NOME DA TAREFA

1

Início

2

Serviços Iniciais

DURAÇÃO

PREDECESSORAS

CUSTOS

3

Levantamento topográfico

2.400,00

4

Sondagem

3.127,30

5

Serviços técnicos

6

Instalação do canteiro

58.000,00

7

Demolições

1.886,30

8

Limpeza manual do terreno

3.769,80

9

Tapumes e alojamentos

67.313,50

10

Locação da obra

12.059,79

11

Movimento de terra

12

Escavações

13

Carga e transp. Material

14

Serviços gerais internos

15

Carga e transporte manual

16

Transporte com elevador

15.200,10 717,80 8.891,88 13.325,33

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT

51

17

Instalações de guinchos

7.528,28

18

Instalações de proteção

31.459,00

19

Andaimes

20

Infra-Estrutura

21

Fundações profundas

22

Instalação de equipamentos

23

Armaduras

172,16 136.202,40 1.300,00 59.443,65

24

Superestrutura

25

Formas

26

Armaduras

632.378,17

27

Concreto pré-misturado

200.021,92

28

Concreto Estrutural

393.099,84

30

2.044.893,82

Paredes e Paineis

31

Alvenaria de elevação

32

Alvenaria estrutural

2.304,00

33

Elemento vazado

3.780,40

34

722.408,85

Esquadrias de madeira

35

Portas

273.586,18

36

Janelas

106.392,01

37

Esquadrias metálicas

38

Portas

273.586,18

39

Janelas

106.392,01

40

Outros elementos

41 42 43 44 45 46

Vidros Vidro temperado

2.236,00

Cobertura Estrutura de madeira

1.698,03

Telhas

7.162,04

Impermeabilização

47

Impermeabilização de baldrame

48

Impermeabilização de pisos

49

Impermeabilização de coberturas

50

Impermeabilização de reservatórios

51

Impermeabilização de cortinas

52

196,63

1.035,20 161.269,71 29.827,07 3.020,69 688,00

Forros

53

Chapisco

49.515,62

54

Reboco

95.057,77

Acabamento

64.569,21

55 56

Revestimento de paredes internas

57

Chapisco

75.104,69

58

Reboco

237.007,02

59

Acabamentos

570.747,56

60 61

Revestimentos de paredes externas Chapisco e entelamento

41.504,71

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT

62

52

Piso

63

Regularização de bases

147.853,86

64

Piso cerâmico e rejuntamento

571.203,45

65

Degraus, rodapés, soleiras e peitoris

328.163,47

66

Instalações Hidráulicas

67

Rede de água fria - rasgo e enchimento em alvenaria

49.784,61

68

Rede de água fria - tubos soldáveis de PVC

88.599,06

69

Rede de água fria - registros e válvulas

70

Rede de água quente –rasgo/enchimento em alvenaria

15.184,35

71

Rede de água quente - tubos

71.221,20

72

Rede de água quente - conexões

47.382,90

73

Rede de água quente - registros e válvulas

47.299,60

74

Rede de incêndio - rasgo e enchimento em alvenaria

1.965,12

75

Rede de incêndio - tubos

8.056,44

76

Rede de incêndio - conexões

4.480,20

77

Rede de incêndio - registros e válvulas

2.049,42

78

Rede de incêndio - equipamentos

16.982,73

79

Rede de incêndio - rasgo e enchimento em alvenaria

62.707,68

80

Rede de esgoto - tubos de PVC

96.684,96

81

Rede de esgoto - conexões de PVC

148.832,55

82

Aparelhos e metais

305.132,19

83

Instalações Elétricas

102.623,91

84

Cabine primária - instalações

12.441,22

85

Rasgo e enchimento em alvenaria ou concreto

17.220,22

86

Rede de baixa tensão - eletrodutos e conexões

27.293,35

87

Rede de baixa tensão - quadros e caixas

37.555,36

88

Rede de baixa tensão - bases, chaves e disjuntores

68.088,79

89

Rede de baixa tensão - fios e cabos

90

Caixas de passagem e envelope de alvenaria

91

Tomadas e interruptores

92

Luminárias internas

93

Para-raios

94

255.451,80 668,84 116.126,14 24.859,16 5.597,20

Pintura

95

Pintura de forros e paredes

236.840,46

96

Pintura de paredes externas

263.691,60

97

Pintura de concreto

49.836,44

98

Pintura de esquadrias de madeira

11.962,63

99

Serviços Complementares

100

Paisagismo

101

Quadra de esportes

11.314,15

102

Limpeza

16.784,07

103

Fim

3.547,92

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT  PROJECT

53

Bibliografia Este trabalho foi baseado e contém trechos dos seguintes documentos e livros: NOCERA, Rosaldo de Jesus. Planejamento e controle de obras na prática com Microsoft Project 98. Santo André: Editora Técnica de Engenharia, 2000. PRADO, Darci. Usando o MS Project em Gerenciamento de Projetos. Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 1998 PRADO, Darci Santos do. PERT/CPM. Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 1998. Número de Chamada: 658.404 P91 1998 TEIXEIRA, Francisco e AZEVEDO, Ivan Jorge de. MS PROJECT 2000. Apostila. Universidade Federal da Bahia – UFBA, 2001. VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de projetos. 3. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2002. KIMURA, Marco. Curso Básico de MS Project 2000. Apostila – Versão 1.0. PMI. 2002.