JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI SABAH TAKLIMAT PELAKSANAAN SISTEM eSPKB SEMPENA SEMINAR PERKHIDMATAN KERAJAAN ELEKTRONIK NEGERI SABAH DISAMPAIKAN OLEH : IRWIN BIN MOHAMAD KETUA PENOLONG PENGARAH (PENGURUSAN) JANM NEGERI SABAH
PIAGAM PELANGGAN Pejabat Perakaunan • Mengeluarkan cek dalam tempoh 5 hari bekerja daripada tarikh baucar bayaran yang lengkap dengan dokumen sokongan diterima daripada jabatan kerajaan. • Pembayaran gaji bulanan anggota Kerajaan Persekutuan dibuat pada tarikh yang ditetapkan.
FUNGSI PEJABAT PERAKAUNAN Memberi khidmat perundingan dari segi latihan, pelaksanaan, naziran, audit terimaan dan khidmat nasihat. Menguruskan urusan semakan dan bayaran termasuk pengurusan cek/EFT. Mengurus operasi sistem dan segala urusan yang berkaitan gaji. Menguruskan operasi dari segi penyelenggaraan akaun, pengurusan terimaan, panjar, dana, amanah dan deposit serta akaun subsidiari. Pengurusan teknologi maklumat iaitu sebagai pentadbir sistem aplikasi dan memberi bantuan teknikal.
JANM CAWANGAN - 25
APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK Citizen Centred Government
(9) ESPKB
(1) Electronic Labour Exchange (ELX)
(2) Electronic Services (EServices)
(8) E-Perolehan (EP)
(3) Human Resource Management Information System (HRMIS)
(7) Generic Office Environment (GOE) (6) E-SYARIAH
(5) Sistem Pemantauan Projek (SPP II)
(4) E-COURTS (E-Kehakiman)
Apakah yang dimaksudkan dengan eSPKB? eSPKB adalah Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik yang merupakan satu sistem perakaunan vot berkomputer untuk mengawal belanjawan.
Apakah fungsi utama eSPKB? Fungsi utama eSPKB ialah untuk mempercepatkan proses pembayaran dan perakaunan.
Apakah perbezaan di antara pembayaran melalui sistem eSPKB dengan pembayaran sebelum sistem ini diperkenalkan? Perbezaan diantara pembayaran melalui sistem eSPKB dengan sistem sebelum ini adalah dokumen pembayaran dihantar melalui ’on-line’ dan penerima akan menerima bayaran terus di akaun bank masing-masing.
Apakah yang dimaksudkan dengan pembayaran secara EFT? EFT bermaksud Electronic Fund Transfer. Pembayaran dibuat terus ke dalam akaun bank penerima.
Apakah faedah pembayaran melalui EFT kepada penerima? Penerima akan menerima bayaran cepat dan boleh terus menyemak baki akaun melalui sistem banking on line di bank masing-masing dan tidak perlu menghubungi pejabat pembayar.
Berapa lamakah proses bayaran melalui EFT? Bayaran melalui EFT dibuat selewat-lewatnya dalam tempoh 3 hari dari tarikh kelulusan EFT dibuat oleh pejabat perakaunan.
EG-AG Integration Overview (New) Suppliers/ Public
Payment notifications
ePerolehan SPPII
eMaklum Website
EFT Payment notifications (Email, Fax. Letter)
35 Accounting Offices e-SPKB e-Services
Coll ec Rev tion & enu e
XMB
HRMIS
eTerimaan
E-Documents
E-Documents
DCS Status Update, Pukal, Gaji Reconciliation
DCS, Status Update, Pukal, Gaji, Reconciliation
PKI Certificate Authority
3000 PTJ Offices eTerimaan Users
Gateway
e-SPKB Users
GFMAS
EFT
Banks
CIRI-CIRI eSPKB Pengemaskinian buku vot secara elektronik Waran peruntukan, baucar bayaran, penyata pemungut dan baucar jurnal dihantar secara online ke pejabat perakaunan. Hardcopy dokumen kewangan dan dokumen sokongan disimpan di PTJ. Penyemakan dan kelulusan di pejabat perakaunan dilakukan secara elektronik Penyesuaian akaun dilakukan secara elektronik
CIRI-CIRI eSPKB Penyediaan dokumen kewangan melibatkan tiga peringkat iaitu Penyedia, Perakuan l dan Perakuan ll Rekod-rekod jabatan seperti daftar bil dan buku vot tidak perlu diselenggara secara manual tetapi akan dijana secara automatik melalui sistem Laporan-laporan harian, bulanan, jadual dan pilihan boleh dicetak mengikut keperluan dan bila-bila masa
CIRI-CIRI eSPKB Ketepatan data kewangan dalam akaun kerajaan lebih terjamin kerana data yang berpunca dari eSPKB atau aplikasiaplikasi EG lain tidak perlu diinput semula oleh pejabat perakaunan Penggunaan kad pintar
FAEDAH-FAEDAH eSPKB FAEDAH eSPKB •Bayaran dipercepatkan •Kedudukan baki peruntukan diketahui bilabila masa •Penggunaan kad pintar dalam sistem mengetatkan lagi kawalan kewangan kerajaan •Ketepatan data kewangan dalam akaun kerajaan lebih terjamin kerana data yang berpunca dari eSPKB atau aplikasi-aplikasi EG lain tidak perlu diinput semula oleh Pejabat Pembayar
FAEDAH-FAEDAH eSPKB FAEDAH eSPKB •Kawalan Dalaman ID PASSWORD SMART CARD KOD PERANAN/ACCESS RIGHTS FIREWALLS
STRATEGI PELAKSANAAN • SEBELUM PELAKSANAAN • SEMASA PELAKSANAAN • SELEPAS PELAKSANAAN
PERSEDIAAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB Komputer Rangkaian EG* NET Kemudahan Komputer dan Rangkaian Setempat (LAN) Menghadiri latihan eSPKB Buat permohonan Tahap Capaian dan terima dari Pejabat Perakaunan
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Pohon Talian PTJ perlu memastikan talian EG*Net dipasang sebelum pelaksanaan eSPKB. Permohonan talian EG*Net hendaklah dihantar ke Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EGAG) melalui Pejabat Perakaunan.
PERALATAN RANGKAIAN EG*NET
MARCONI MD72 TELLABS STU-160
Network Termination Unit (NTU)
MARCONI MAT6D TELLABS CTU-S
PERALATAN RANGKAIAN EG*NET Routers –CISCO 2620XM
Front View
Rear View
PERALATAN RANGKAIAN EG*NET Routers –CISCO 1720
Front View
Rear View
PERALATAN RANGKAIAN EG*NET Routers –ATI AR745
Front View
Rear View
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Pohon Kad Pintar Ketua PTJ yang dikenalpasti oleh PP sebagai Authorised Personnel (AP) hendaklah mengemukakan borang permohonan kad pintar bagi semua pengguna eSPKB.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Pohon Kad Pintar Pemohon kad pintar perlu mengisi borang BPKP-01. Permohonan baru kad pintar adalah melalui JANM Negeri Sabah. Permohonan bagi memperbaharui kad pintar adalah secara terus kepada GITN Sdn Bhd.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Pohon Kad Pintar Pengguna eSPKB hendaklah memperbaharui kad pintar sekurang-kurangnya DUA(2) bulan sebelum tarikh luput.
JANM NEGERI SABAH UNIT PELAKSANAAN
PERMOHONAN KAD PINTAR
1 2
3
JANM NEGERI SABAH
PERMOHONAN KADPintar PINTAR Permohonan Kad
UNIT PELAKSANAAN
4
5
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Pohon Pembaca Kad Pintar •
Permohonan Pembaca Kad Pintar dipohon bersama dengan permohonan baru Kad Pintar. • Bilangan Pembaca Kad Pintar mengikut bilangan komputer eSPKB di PTJ.
KAD PINTAR DAN PEMBACA KAD PINTAR UNTUK MASUK KE SISTEM eSPKB
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Terima Kad Pintar Pakej Kad Pintar terdiri daripada Kad Pintar dan Nombor Pin (yang dihantar secara berasingan melalui pos). • Terima Pembaca Kad Pintar Alat pembaca kad dengan perisian kad pintar (iVest 4 EG). Instalasi dilakukan oleh JANM.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Pohon Tahap Capaian Pengguna PTJ hendaklah mengemukakan Borang JANM01 kepada Pejabat Perakaunan bagi mewujudkan tahap capaian setiap pengguna.
PERMOHONAN CAPAIAN DALAM eSPKB
1
2
PERMOHONAN CAPAIAN DALAM eSPKB
3
4
5
6
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB
• Terima Tahap Capaian Pengguna & Uji Pastikan peranan dan modul adalah seperti yang dipohon.
MENGGUNAKAN KAD PINTAR
• Sekiranya nombor pin yang dimasukkan adalah salah, pengguna tidak akan berjaya memasuki skrin menu utama eSPKB.
MENGGUNAKAN KAD PINTAR • Sekiranya gagal untuk login ke dalam sistem sebanyak 3 kali, kad pintar akan dibatalkan dan kad pintar hendaklah diserahkan kepada AG untuk diaktifkan semula.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Komputer & Rangkaian Setempat (LAN) Komputer sedia ada di PTJ boleh digunakan untuk tujuan eSPKB dengan syarat mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan dirangkaikan ke dalam Rangkaian Setempat (LAN).
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Komputer & Rangkaian Setempat (LAN) JANM akan membuat konfigurasi komputer di PTJ. Walaubagaimanapun PTJ boleh melakukan sendiri konfigurasi dengan bantuan Bahagian Teknologi Maklumat Kem/Jab.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Pencetak Perlu disambungkan ke PC eSPKB. Pastikan konfigurasi dilakukan sehingga ke peringkat cetak.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Sediakan cop : Cop pergerakan dokumen eSPKB (JANM08) Cop Telah Bayar/Batal (JANM09) Cop Telah Bayar ( JANM11)
COP PERGERAKAN DOKUMEN ESPKB (JANM08) PERGERAKAN DOKUMEN eSPKB Jenis modul: (tandakan √ di kotak yang berkenaan) Waran Peruntukan Waran Perjalanan Udara Baucar Jurnal
Tindakan Sedia
Nota Minta Daftar Bayaran Penyata Pemungut
Tandatangan Ringkas
Tarikh
Pesanan Tempatan/Kontrak Baucar Bayaran Penyelarasan Rekod
Nombor Rujukan/Baucar No. Sementara: No. Invois/Bil:
Perakuan I
Perakuan II Batal
No. Sequence:
No. Tetap:
COP PERGERAKAN DOKUMEN ESPKB (JANM08)
COP TELAH BAYAR/BATAL (JANM09)
TELAH BAYAR Bayaran telah disediakan melalui baucar bayaran No. Rujukan Dokumen__________ bertarikh __________, Nombor EFT/ Cek/ Bank Deraf/ TT __________ bertarikh __________ . *
BATAL
Baucar telah *diganti melalui baucar bayaran No. Rujukan Dokumen__________/ tidak diganti kerana ____________________. Tandakan √ mana yang berkenaan
COP TELAH BAYAR/BATAL (JANM09)
COP TELAH BAYAR/BATAL (JANM09)
COP TELAH BAYAR ( JANM11)
TELAH BAYAR
COP TELAH BAYAR ( JANM11)
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Tarikh Pelaksanaan Tentukan tarikh pelaksanaan eSPKB.
• Baucar Manual Yang Dikuiri Baucar manual yang dikuiri oleh AG sebelum pelaksanaan eSPKB perlu diproses di dalam eSPKB. Urusniaga ini perlu dibatalkan dalam buku vot manual.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Latihan eSPKB Latihan eSPKB perlu dihadiri oleh pegawai-pegawai yang terlibat dengan penyediaan, penyemakan dan kelulusan dokumen-dokumen eSPKB
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Maklumat Penerima Bayaran Perseorangan Pegawai/kakitangan PTJ hendaklah melengkapkan Borang JANM07 berserta sesalinan buku akaun bank atau sesalinan penyata akaun bank bagi Akaun Semasa untuk dikuncimasuk ke dalam eSPKB.
TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB • Maklumat Pembekal Lengkapkan Borang Maklumat Pembekal untuk dikuncimasuk ke dalam eSPKB.
TINDAKAN PTJ SEMASA PELAKSANAAN eSPKB • Maklumat Penerima Bayaran Perseorangan Alamat lengkap penerima adalah wajib diisi dan nombor faks serta emel juga wajib diisi jika ada bagi tujuan makluman pembayaran EFT (Electronic Fund Transfer) melalui sistem eMaklum.
TINDAKAN PTJ SELEPAS PELAKSANAAN eSPKB • Dokumen Kewangan Dan Laporan Cetak dokumen kewangan (waran peruntukan, penyata pemungut, baucar jurnal dan baucar bayaran) beserta senarai semak. Dokumen kewangan dan laporan hendaklah diselenggara dengan betul. (AP 150)
TINDAKAN PTJ SELEPAS PELAKSANAAN eSPKB • Penyesuaian Bulanan Penyesuaian yang dicetak melalui eSPKB hendaklah disemak untuk memastikan urusniaga adalah tepat. Jika perlu, lakukan pelarasan/pembetulan.
BORANG-BORANG • JANM01 -
Borang Permohonan Capaian Sistem eSPKB
• JANM02 -
Pengesahan Terimaan Capaian eSPKB
BORANG-BORANG • JANM06 • JANM07 -
• JANM08 -
Borang Pewujudan/Ubah Maklumat Pembekal – eSPKB Borang Pewujudan/Ubah Maklumat Penerima Bayaran Perseorangan/ Individu – eSPKB Cop Pergerakan Dokumen eSPKB
BORANG-BORANG
• JANM09 -
Cop Telah Bayar/Batal
• JANM11 -
Cop Telah Bayar
BORANG-BORANG • BPKP - 01 - Borang Permohonan Kad Pintar Kerajaan Elektronik • BNTC - 01 - Borang Notice To Commence Perkhidmatan
Public Key Infrastructure
(untuk Pembaca Kad Pintar)
BORANG-BORANG • EGNET01 - Borang Permohonan Talian EG*Net Bagi PTJ eSPKB • EGNET02 - Borang Pembatalan Talian EG*Net Bagi PTJ eSPKB • EGNET03 - Borang Perpindahan Pejabat & Talian EG*Net Bagi PTJ eSPKB
SKRIN MODUL eSPKB
Contoh Skrin iSign
MAKLUMAT PENGESAHAN
STATUS DOKUMEN eSPKB STATUS 1
-
BELUM DISAHKAN
STATUS 2
-
TELAH DISAHKAN
STATUS 3
-
TELAH DILULUSKAN
STATUS 4
-
TELAH DIHANTAR KE GFMAS
STATUS 6
-
DITOLAK OLEH GFMAS
STATUS 7
-
DIBATALKAN
STATUS 8
-
TELAH DIKEMASKINI OLEH GFMAS
SENARAI SEMAK
PANDUAN PENGGUNA PTJ ESPKB
PANDUAN PENGGUNA MESTI DI CETAK DAN DI SIMPAN
PERTANYAAN STATUS BAYARAN
PERTANYAAN STATUS BAYARAN
PERTANYAAN STATUS PEMBAYARAN
MAKLUMAT BAKI TERKINI
Sistem e-Maklum e-Maklum menguruskan penghantaran : a) b) c) d)
e-mel Fax Surat Sistem Khidmat Pesanan Ringkas (SMS)
e-Maklum Web
• Boleh dicapai oleh orang ramai melalui internet – http://emaklumweb.anm.gov.my
eMaklum Web
Contoh Notifikasi Secara e-Mel
TERBARU !! • pihak Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) telah melaksanakan pengeluaran notis e-Maklum melalui perkhidmatan Sistem Pesanan Ringkas (SMS). • Penerimaan notis secara SMS ini tidak dikenakan sebarang bayaran.
PERANAN-PERANAN PERANAN-PERANAN • PERANAN PENGURUS PTJ •
MENGESAHKAN SEMUA PERMOHONAN YANG PERLU ADA SIJIL DIGITAL. (UNTUK MEMASTIKAN PERMOHONAN HANYA DARI PEGAWAI DAN STAF YANG DIBERI KUASA MEMPUNYAI SIJIL DIGITAL)
•
MEMASTIKAN PEMBATALAN SIJIL DIGITAL BAGI SETIAP PEGAWAI DAN STAF YANG BERTUKAR/BERHENTI/BERSARA
•
MEMASTIKAN SMART CARD DIAGIHKAN KEPADA PEGAWAI DAN STAF YANG DIBERI KUASA SELARAS DENGAN AP11, AP53 DAN AP101
PERANAN-PERANAN PERANAN-PERANAN • PERANAN PEMEGANG KAD PINTAR •
PASTIKAN SMART CARD DISIMPAN DENGAN SELAMAT. • RAHSIAKAN KATA LALUAN (ID) PENGGUNA • JANGAN BENARKAN SMART CARD DIGUNAKAN OLEH ORANG LAIN. • HADIR SENDIRI BAGI TUJUAN ‘UNBLOCKING’ SMART CARD DI CAWANGAN AKAUN, JABATAN AKAUNTAN NEGARA CAWANGAN NEGERI ATAU PEJABAT GITN SDN BHD • PASTIKAN SMART CARD DIKELUARKAN DARI ‘SMART CARD READER’ APABILA SELESAI URUSAN ESPKB
PERANAN-PERANAN PERANAN-PERANAN • PERANAN PTJ •
MEMBUAT PERMOHONAN KAD PINTAR DARI GITN • MEMBUAT PERMOHONAN ID PENGGUNA DARI PEJABAT PERAKAUNAN • MEMOHON TAHAP CAPAIAN PENGGUNA SELARAS DENGAN PERWAKILAN KUASA DI BAWAH AP 11 DAN AP 101 • MEMASTIKAN URUSNIAGA DIPROSES MEMATUHI PERATURAN KEWANGAN YANG BERKUATKUASA
PERANAN-PERANAN PERANAN-PERANAN • PERANAN PTJ •
MENYIMPAN SELAMAT SEMUA DOKUMEN URUSNIAGA UNTUK SEMAKAN AUDIT/NAZIRAN/INSPEKTORAT
•
MENYIMPAN LAPORAN BUKU VOT HARIAN
•
MENDAPATKAN LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN (C231) DARI PEJABAT PERAKAUNAN PADA SETIAP HARI KE-4 BEKERJA PADA SETIAP BULAN DAN MELAKUKAN PENYESUAIAN SECARA MANUAL (TINDAKAN SEMENTARA).
PENCAPAIAN • Sehingga kini, sebanyak 221 Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang telah melaksanakan Sistem eSPKB di bawah pejabat perakaunan JANM Negeri Sabah • PTJ Jabatan – 146 • PTJ di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) - 75
BILANGAN PTJ JABATAN YANG TELAH MELAKSANAKAN SISTEM eSPKB TAHUN
BILANGAN PTJ
JUMLAH
2003
1
1
2004
6
7
2005
10
17
2006
25
42
2007
40
82
2008
45
127
2009
14
141
2010
5
146
PTJ JABATAN YANG TELAH MELAKSANAKAN SISTEM eSPKB
BILANGAN PTJ KPM YANG TELAH MELAKSANAKAN SISTEM eSPKB TAHUN
BILANGAN PTJ
JUMLAH
2007
6
6
2008
11
17
2009
32
49
2010
26
75
PTJ KPM YANG TELAH MELAKSANAKAN SISTEM eSPKB
PTJ YANG BELUM MELAKSANAKAN eSPKB • Sebanyak 54 PTJ di bawah KPM yang belum melaksanakan Sistem eSPKB • Permohonan talian EG-Net • Sasaran 100% PTJ melaksanakan Sistem eSPKB pada tahun 2010
UNICENTER • Sebarang aduan masalah mengenai sistem eSPKB disalurkan melalui UNICENTER • Talian UNICENTER iaitu 088-324824
SKRIN MODUL UNICENTER
SKRIN MODUL eSPKB
SKRIN MODUL UNICENTER
SEKIAN TERIMA KASIH
