PERANCANGAN STRATEGIK JABATAN AUDIT NEGARA

PERANCANGAN STRATEGIK JABATAN AUDIT NEGARA 2005 - 2007

Kandungan

Muka Surat

Prakata daripada Ketua Audit Negara

iii

1. Pendahuluan 2. Asas Perancangan Strategik

1

3. Rangka Kerja Perancangan Strategik Jabatan Audit Negara

6

dan Output 4. Isu Perancangan Strategik

8

5. Perancangan Strategik

9

Sasaran 1: Mempertingkatkan Kualiti Kerja Pengauditan

9

Sasaran 2 : Meningkatkan Keupayaan Khidmat Nasihat

15

Sasaran 3 : Mempertingkatkan Penguasaan ICT

16

Sasaran 4 : Mempertingkatkan Kualiti Pengurusan Sumber

17

Manusia Sasaran 5: Memperteguhkan Budaya Kerja

21

Sasaran 6 : Mempertingkatkan Kualiti Pengurusan Kewangan

22

Jabatan Sasaran 7 : Mempertingkatkan Delivery System

24

Sasaran 8 : Mewujudkan Suasana Yang Lebih Kondusif

26

i

Kandungan

Muka Surat

andunga

6. Anggaran Perbelanjaan

26

7. Pelaksanaan

27

8. Pengukuran Prestasi Perancangan Dan Penambahbaikan

29

Berterusan 29

9. Kesimpulan Lampiran A

Carta Organisasi Baru Bahagian ICT

30

B

Strategi Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM)

31

C

Model Penambahbaikan Kualiti Yang Berterusan

32

D

Prinsip Yang Menyokong TQM

33

Jadual 1

Ringkasan Pegawai Jabatan Audit Negara Yang Mempunyai

Kelayakan

Perakaunan

19

Mengikut

Gred Jawatan Setakat Disember 2003 2

Unjuran Perbelanjaan Jabatan Audit Negara Untuk Tempoh 2005 hingga 2007

ii

27

PRAKATA OLEH

KETUA AUDIT NEGARA MALAYSIA Saya mengucapkan syabas kepada Sektor Pengurusan Korporat kerana berjaya menerbitkan buat pertama kalinya Perancangan Strategik Jabatan Audit Negara bagi tempoh 2005 hingga 2007. Saya difahamkan bahawa draf pertama dokumen ini telah dibentangkan serta dibincangkan pada bulan Oktober 2003 semasa Persidangan Sektor Pengurusan Korporat dan exposure draft nya telah diedar secara rasmi pada Januari 2004 di Persidangan Pegawai Kanan. Dengan adanya dokumen ini, saya yakin bahawa segala perancangan yang melibatkan semua sektor di Jabatan sekarang akan berpandukan dokumen ini sebagai rujukan utama. Ini amatlah penting dalam memastikan rancangan tahunan Jabatan disediakan secara holistik dan menjurus ke arah hala tuju yang sama. Perancangan Strategik sesebuah organisasi merupakan dokumen penting dalam memastikan perkembangan serta kemajuan dalam tempoh tertentu dicapai secara terancang, efisien dan efektif. Melalui perancangan strategik ini, wawasan serta hala tuju Jabatan ditakrif dengan jelas dan telus; mudah difahami dan diterima oleh warga sesebuah organisasi. Dengan demikian setiap warga Jabatan jelas tentang peranan masingmasing dan mereka boleh memberi komitmen yang tinggi ke arah pencapaian matlamat yang sama. Kesepaduan dari segi tenaga dan buah fikiran untuk mencapai satu matlamat yang satu akan memberi kesan sinergi yang memberi impak positif dari segi pelaksanaan pelan tindakan dan sudah tentu pencapaian yang diharapkan. Seperti yang dihuraikan oleh dokumen ini kita telah menetapkan 8 sasaran utama yang merangkumi aspek persekitaran kerja, infrastruktur dan logistik, sistem dan prosedur serta pembangunan kapasiti untuk warga Jabatan. Saya berpendapat bahawa aspek tersebut di atas digubal menjadi sasaran serta pelan tindakan yang amat relevan sekali. Kesemua sasaran yang telah dikenal pasti serta pelan tindakan yang digariskan sekiranya dilaksanakan dengan berkesan akan mewujudkan kecemerlangan Jabatan dan akan diiktiraf sebagai role model oleh auditi dan stakeholders kita. Saya juga yakin bahawa Perancangan Strategik ini akan menjadi asas utama dalam Program Pembaharuan Jabatan Audit Negara yang telah dimulakan sejak tahun 2000. Walaupun demikian, saya menganggap bahawa dokumen ini sebagai satu ‘dokumen hidup’ dan oleh itu usaha berterusan perlu diambil untuk memastikan kandungannya sehaluan dengan perkembangan semasa. Semoga dengan terbitnya dokumen ini akan memantapkan lagi perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan seterusnya penilaian terhadap Program Pembaharuan Jabatan dan pencapaian matlamat yang telah ditetapkan.

iii

Perancangan Strategik (2005 – 2007) Jabatan Audit Negara

PERANCANGAN STRATEGIK JABATAN AUDIT NEGARA 1.

PENDAHULUAN Perancangan strategik Jabatan Audit Negara disediakan bertujuan untuk membantu Jabatan menghadapi isu dan cabaran masa

kini dan akan datang. Perancangan

strategik ini meliputi tempoh 2005 hingga 2007. Strategi ini bersesuaian dengan peranan Jabatan Audit Negara untuk memastikan kemantapan akauntabiliti awam serta membantu kerajaan melaksanakan dasar dengan berhemah, cekap dan berkesan. Jabatan berhasrat untuk mengemas kini dokumen ini setiap 3 tahun sebagai rangka kerja dalam penyediaan perancangan tahunan secara lebih terperinci untuk mencapai visi, misi dan objektif Jabatan. 2.

ASAS PERANCANGAN STRATEGIK Selaras dengan mandat Ketua Audit Negara melalui peruntukan Perlembagaan Persekutuan Malaysia dan Akta Audit 1957, Jabatan Audit Negara telah menggubal asas bagi penyediaan perancangan strategik melalui Visi, Misi, Objektif, Piagam Pelanggan, Slogan Q, Budaya Korporat, Dasar Kualiti dan Kod Etika Juruaudit.

VISI Untuk menjadi penyumbang utama ke arah kecemerlangan pengurusan kewangan dan akauntabiliti sektor awam

MISI Melaksanakan pengauditan secara profesional dan bebas serta mengemukakan laporan seimbang kepada Parlimen dan Dewan Perundangan ke arah meningkatkan akauntabiliti pengurusan awam

1


OBJEKTIF o

Menyediakan laporan Audit yang berkualiti dan timely untuk dikemukakan kepada Parlimen/Dewan Undangan Negeri.

o

Melaksanakan aktiviti pengauditan dan penyediaan laporan secara bebas dan seimbang.

o

Memenuhi keperluan dan harapan daripada stakeholders dan auditi.

o

Menguruskan aktiviti audit dengan cekap dan berkesan.

o

Menjadi majikan contoh.

PIAGAM PELANGGAN Kami berjanji : o

Menjalankan pengauditan secara profesional berpandukan kepada standad pengauditan antarabangsa.

o

Mengesahkan penyata kewangan, mengeluarkan sijil audit dan menyiapkan laporan Audit dalam tempoh empat bulan selepas penerimaan penyata kewangan tahunan.

o

Menyediakan laporan Audit yang seimbang tanpa sebarang prejudis dan prasangka.

SLOGAN Q Audit Berkualiti Meningkatkan Akauntabiliti

2


BUDAYA KORPORAT •

Integriti Mematuhi kod etika profesional dalam melaksana dan melaporkan penemuan Audit.

•

Esprit de Corps Menekankan

kepentingan

kerja

berpasukan

dengan

mewujudkan

persekitaran kerja yang produktif yang menekankan kepada semangat esprit de corps dan berinovasi. •

Bertanggungjawab Bertanggungjawab di dalam semua tindakan sama ada sebagai Juruaudit atau kakitangan Jabatan.

•

Profesionalisme Memastikan tahap profesionalisme yang tinggi dalam pelaksanaan Audit dengan memberi penekanan kepada disiplin kakitangan dan kualiti kerja.

•

Kebebasan Melaksanakan tugas tanpa kekangan supaya dapat melapor dan memberi pendapat dengan bebas selaras dengan keperluan Akta Audit 1957.

•

Kualiti Memastikan kualiti yang tinggi dalam melaksanakan tugas dengan menekankan kepada budaya kerja yang baik dan pembangunan profesional yang berterusan.

3


DASAR KUALITI JABATAN Jabatan Audit Negara adalah komited kepada pengauditan dan pelaporan yang berkualiti dan profesional selaras dengan standad pengauditan antarabangsa.

ETIKA JURUAUDIT •

Keutuhan

•

Kebebasan, Adil dan Saksama

•

Profesionalisme

•

Urus Tadbir yang baik (Good Governance)

•

Kerahsiaan

•

Kompetensi dan ketelitian

profesional yang sewajarnya (Due

Professional Care) •

Jaminan kualiti

•

Disiplin diri

•

Percanggahan kepentingan

•

Penglibatan dalam aktiviti luar

4


LAGU KORPORAT JABATAN AUDIT NEGARA

Warga Jabatan Audit Negara Menjunjung Mandat Yang Mulia Menjulang Martabat Bangsa Dalam Semangat Waja Malaysia Ku Yang Tercinta Berkhidmat Dengan Seikhlas Hati Tegur Menegur Menasihati Saling Hormat Menghormati Pada Semua Auditi Itulah Janji Kami Auditan Kami Yang Berkualiti Itulah Amalan Kami Bersama Kami Sedia Berbakti Dengan Akhlak Minda Terpuji Kami Warga Audit Negara Cekap dan Mesra Auditan Berkualiti Pasti Meningkat Akauntabiliti

5


3.

RANGKA KERJA PERANCANGAN STRATEGIK JABATAN AUDIT NEGARA DAN OUTPUT

Visi

Untuk

menjadi

penyumbang

utama

ke

arah

kecemerlangan

pengurusan kewangan dan akauntabiliti sektor awam

Melaksanakan pengauditan secara profesional dan bebas serta Misi

mengemukakan laporan seimbang kepada Parlimen dan Dewan Perundangan ke arah meningkatkan akauntabiliti pengurusan awam

Pelanggan/ Stakeholders

Kementerian/ Jabatan/ Parlimen/ DUN/ Badan Berkanun/ Majlis Agama Islam/ Pihak Berkuasa Tempatan/ Orang Awam

o

Pengauditan

dan

kemajuan

memberi

maklum

balas

memberi

maklum

balas

berguna kepada Parlimen. o

Pengauditan

dan

kemajuan

berguna kepada Kementerian/ Jabatan/ Badan Berkanun/ Hasil (Langsung/ Tak Langsung)

Majlis Agama Islam/ Pihak Berkuasa Tempatan. o

Klien/Stakeholders terlibat dalam proses Audit.

o

Mengekalkan sokongan kepada peranan dan fungsi Jabatan.

o

Parlimen dan kerajaan memberi pihak media dan orang awam maklumat yang diperlukan.

6


Apa yang terkandung dalam rancangan kerja bagi tahun 2005 – 2007

o

Pengauditan pengurusan kewangan

o

Pengauditan prestasi

o

Pengauditan khas

o

Khidmat nasihat Audit

o

Program anak angkat

o

Pengauditan pengurusan

o

Mesyuarat PAC

o

Menyediakan laporan Audit yang berkualiti, timely kepada Parlimen/ DUN.

o

Beroperasi dengan cekap – pengurusan sumber manusia, penggunaan teknik dan metodologi yang terkini.

o

Memenuhi harapan orang awam terhadap peranan Jabatan dalam proses akauntabiliti.

o

Meningkatkan program latihan bagi menambah baik kepakaran dan kecekapan.

Cabaran strategik

o

Memberi tumpuan kepada 6 cabaran sejajar dengan perkembangan semasa dan akan datang o

Pengurusan sumber manusia

o

Teknologi maklumat dan komunikasi

o

Teknik dan metodologi pengauditan

o

Urus tadbir yang baik

o

Harapan rakyat terhadap peranan Jabatan Audit Negara dalam akauntabiliti awam

o

Cabaran sosiopolitik

7


4.

ISU PERANCANGAN STRATEGIK 4.1

ANALISIS SWOT Analisis SWOT digunakan untuk mengetahui isu perancangan strategik dari segi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dihadapi oleh Jabatan Audit Negara pada masa kini. Analisis ini berdasarkan kepada maklumat dan maklum balas persidangan, Mesyuarat Pagi, Mesyuarat Sektor Pengurusan Korporat, Laporan Pemeriksaan Pasukan Naziran Jabatan, rujukan tugasan peserta kursus PTK 4 dan PTK 6, Pengarah Sektor, Pengarah Audit Negeri, Ketua Cawangan Audit dan Jawatankuasa Pengauditan/Perakaunan.

4.2

ISU DAN CABARAN JABATAN AUDIT NEGARA MASA KINI Dalam merancang kerja Jabatan untuk 3 tahun yang akan datang, perancangan strategik ini telah mengambil kira cabaran dan isu yang mempengaruhi/akan mempengaruhi auditi, jabatan, sektor awam dan negara secara keseluruhannya. Di antara cabaran yang dikenal pasti adalah seperti pengurusan sumber manusia,

teknologi maklumat dan komunikasi,

teknik

pengauditan, urus tadbir yang baik, harapan rakyat terhadap laporan Audit masa kini amat tinggi dan cabaran sosiopolitik.

8


5.

PERANCANGAN STRATEGIK (2005 – 2007) Sasaran 1: Mempertingkatkan Kualiti Kerja Pengauditan Strategi I - Jaminan Standad Kualiti Audit Pelan Tindakan 1.

Rancangan Audit Tahunan disediakan berdasarkan perancangan kerja yang rapi dengan memberi tumpuan kepada pemilihan tajuk kajian mengikut faktor materialiti kewangan, risiko yang tinggi, signifikan dan aktiviti utama. Faktor ini akan menyumbang kepada Laporan Audit yang lebih berkualiti.

2.

Membangun Sistem Pengurusan Audit bagi mengautomasi pengurusan kerja audit dengan tujuan meningkatkan kualiti kerja Audit.

3.

Fokus kepada agensi yang lemah dalam pengurusan kewangan seperti lewat menyediakan akaun.

4.

Kajian

pengauditan

prestasi

dan

pengurusan

kewangan

hendaklah

dilaksanakan mengikut tenaga kerja dan sumber kewangan yang ada :i.

Sektor Audit Persekutuan - Menetapkan 30 kajian pengauditan prestasi dan 20 pengurusan kewangan setahun.

ii.

Sektor Audit Negeri - Menetapkan 8 hingga 11 kajian pengauditan prestasi dan 12 hingga 13 pengurusan kewangan setiap negeri besar (Sabah dan Sarawak), 4 kajian pengauditan prestasi dan 6 pengurusan kewangan bagi negeri sederhana (Johor, Pahang, Kedah, Kelantan, Perak, Pulau Pinang, Selangor dan Terengganu) dan 2 hingga 4 kajian pengauditan prestasi dan 2 hingga 6 pengurusan kewangan untuk negeri kecil (Negeri Sembilan, Melaka,

Wilayah Persekutuan dan

Perlis). iii.

Sektor Audit Badan Berkanun Persekutuan - Menetapkan 16 kajian pengauditan prestasi dan 30 pengurusan kewangan bagi Badan Berkanun Persekutuan. Penetapan ini adalah berdasarkan kepada faktor bilangan dan gred pegawai, cawangan dan aktiviti sektor.

9


(Nota: Bilangan kajian yang dijalankan boleh diubah tertakluk kepada faktor kepentingan negara, isu semasa dan atas arahan dari semasa ke semasa) 5.

Meningkatkan kebolehan juruaudit berkomunikasi semasa menjalankan pengauditan:

6.

i.

Kemahiran mendengar

ii.

Lisan

iii.

Penampilan diri

iv.

Kemahiran menguruskan konflik

Melengkapkan pusat sumber supaya juruaudit mudah membuat rujukan dalam bidang pengauditan, perakaunan, kejuruteraan, undang-undang dan bidang profesional lain.

7.

Melaksanakan dan memantau Garis Panduan Pengauditan ICT dalam pengauditan – Pengauditan sistem serta penggunaan perisian ACL dan SQL dalam menganalisis data.

8.

Meningkatkan kualiti pencarian maklumat melalui penggunaan internet untuk tujuan pengauditan.

9.

Kod Etika Juruaudit diamalkan, dipantau dan dinilai.

10.

Mewujudkan

Garis

Panduan

Pengauditan

Akaun

Badan

Berkanun

Persekutuan, Pengauditan Alam Sekitar, Pengauditan Fraud, Pengauditan Percukaian dan Pengauditan Kontrak Pembinaan. 11.

Jabatan Audit Negara perlu menambah baik teknik dan metodologi pengauditan prestasi, pelaburan dan ICT dengan merujuk negara maju atau bekerjasama dengan ASOSAI dan INTOSAI.

12.

Mengadakan bengkel penulisan laporan Audit - Laporan ditulis menggunakan bahasa bercorak positif, membina dan bukan bercorak pernyataan masalah, menimbulkan tekanan atau penuduhan. Kualiti penggunaan dan penguasaan Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris hendaklah dipertingkatkan.

13.

Meningkatkan kefahaman konsep Laporan Audit Seimbang daripada laporan berbentuk deskriptif, isolatif, historic dan berat sebelah. (from descriptive, isolative, historic and biased reporting to new analytical, holistic, futuristic acceptable and balanced reporting). Isu audit hendaklah dibincangkan lebih proaktif dan holistic dengan mengambil kira cabaran/halangan luar dan bersifat

10


penambahbaikan. Pendekatan ini akan menambah baik hubungan kerja juruaudit dan auditi. 14.

Memperkemas dan meluaskan fungsi pasukan peer review terhadap laporan Audit.

15.

Menambah baik persembahan dan pembaharuan dalam penulisan Laporan Audit dari semasa ke semasa.

16.

Sektor Korporat, Sektor Audit Negeri dan Badan Berkanun perlu mewujudkan mekanisme yang memberi maklum balas berkaitan prestasi kerja juruaudit swasta secara berterusan.

17.

Membuat penilaian terhadap kualiti kerja pengauditan.

Strategi II - Usaha Penambahbaikan Pendekatan Pengauditan (i)

Pengauditan Prestasi Pelan Tindakan 1.

Manual pengauditan prestasi sedia ada diolah kembali supaya lebih mesra pengguna dari segi rujukan, Glossary dan penggunaan grafik yang lebih baik.

2.

Hasil kajian terhadap pelaksanaan manual pengauditan prestasi oleh Bahagian Penyelidikan dan Latihan, Jabatan hendaklah dijadikan panduan.

3.

Mewujudkan knowledge-based information system dengan mengumpul senarai

organisasi/

individu

yang

mempunyai

kepakaran

yang

diperlukan bagi membantu juruaudit melaksanakan tugas pengauditan yang berkaitan dengan isu teknikal.

11


(ii)

Pengauditan Anak Syarikat Kerajaan Pelan Tindakan 1.

Menubuhkan Unit Audit Pengauditan Anak Syarikat

Kerajaan yang

dianggotai oleh juruaudit berkelayakan profesional, berpengalaman dan berkemahiran

dalam

bidang

pengauditan

pelaburan

kerajaan.

Bertanggungjawab melaksanakan pengauditan khas pelaburan dan merangka dasar serta strategi pengauditan pelaburan dan melantik Juruaudit. 2.

Melaksanakan pengauditan aktiviti pelaburan bagi anak syarikat kerajaan sekurang-kurangnya 1 kajian setahun bagi setiap negeri. Isu kerugian, keuntungan dan salah tadbir pelaburan hendaklah dilaporkan.

3.

Kursus mendalam dalam bidang pelaburan syarikat di dalam atau luar negara.

4.

Benchmark dengan negara maju dalam pengauditan pelaburan syarikat.

5.

Memperkemaskan garis panduan pengauditan anak syarikat kerajaan dari semasa ke semasa.

(iii)

Pengauditan Alam Sekitar Pelan Tindakan 1.

Manual Pengauditan Alam Sekitar hendaklah disediakan dengan kerjasama pegawai yang telah mendapat pendedahan pengauditan ini di peringkat antarabangsa.

2.

Jabatan Audit Negara perlu melaksanakan pengauditan alam sekitar secara lebih teratur dan profesional selaras dengan polisi kerajaan untuk menjaga kualiti alam sekitar.

3.

Bekerjasama dengan universiti tempatan dari segi penggunaan pensyarah mereka dalam bidang latihan, penganalisisan data dan maklumat secara saintifik bagi setiap kajian yang dijalankan.

12


Strategi III - Ke Arah Kualiti Kerja Cemerlang Pelan Tindakan 1.

Juruaudit perlu kreatif dan inovatif dalam merancang dan melaksanakan tugas untuk melahirkan kualiti kerja audit yang tinggi serta auditi mendapat faedah.

2.

Memberi perkhidmatan pengauditan dan khidmat nasihat yang terbaik kepada auditi sebagai pelanggan. Untuk memberi perkhidmatan yang terbaik kita memerlukan pengetahuan dalam bidang pengauditan, perundingan, teknologi maklumat dan bidang atau cabaran baru yang muncul

3.

Melaksanakan knowledge management programme kepada juruaudit untuk menuju ke arah organisasi pembelajaran yang cemerlang seperti: i.

Meningkat kemudahan komunikasi yang baik dan menggunakan secara maksimum tenaga kepakaran yang ada.

ii.

Latihan sebenar untuk memboleh kerja dirancang dengan baik dan dilakukan dengan berkesan.

iii.

Menggalak

pembelajaran

berterusan

dengan

memberi

peluang

pelajaran, menghadiri kursus, seminar, woksyop dan persidangan yang berkaitan dengan tugas. iv.

Menggalak juruaudit menganggotai badan profesional seperti MIA, IIA dan

lain-lain.

Melalui

badan

ini

juruaudit

akan

meningkatkan

pengetahuan serta mengikuti perkembangan terkini dalam bidang perakaunan, pengauditan, ICT dan pengurusan. v. 4.

Memperuntukkan masa untuk membaca ketika waktu pejabat.

Mewujudkan pangkalan data ilmu – mengandungi peraturan dan undangundang serta pengalaman sebagai sumber rujukan untuk membantu kerja pengauditan dan khidmat nasihat.

5.

Konsep organisasi cemerlang yang berteraskan 3 elemen utama hendaklah dijadikan pegangan iaitu: i.

Efisien berkaitan dengan produktiviti - penekanan dari segi pengurusan Audit, laporan Audit dan perhubungan dengan pihak auditi.

ii.

Efektif dari segi delivery of services iaitu untuk memenuhi kehendak pelanggan tanpa menjejas objektiviti serta kebebasan juruaudit dalam melaksanakan tugas.

13


iii.

Fleksibiliti yang berhubung dengan adaptability dan sustainability iaitu menyesuai sesuatu perkara dan seterusnya mempertahankannya tanpa mengorbankan kepentingan dan kredibiliti semua pihak.

6.

Mengamalkan strategi turnaround dengan mengubah minda daripada mencari salah kepada pendekatan pembangunan dan penyertaan. Tumpuan kepada pelanggan perlu diberi perhatian melalui pengurusan yang telus di samping menggalakkan perundingan.

7.

Perkongsian pengetahuan bagi mewujudkan budaya organisasi pembelajaran akan membawa kepada perubahan organisasi yang berterusan.

8.

Strategic alliance melalui kerjasama di antara jabatan dan beberapa organisasi dan badan profesional dalam bidang penyelidikan dan pengauditan. Semua ini akan memberi kesan positif kepada juruaudit dan auditi bagi meningkatkan faedah dan nilai.

9.

Merapatkan jurang ilmu pengetahuan, kemahiran dan produktiviti dalam Jabatan.

10.

Menerapkan nilai kerohanian dalam setiap kursus yang dianjurkan.

11.

Melaksana kewajipan dan tanggungjawab sebagai anggota perkhidmatan awam sebagaimana diamanahkan secara cekap, beretika serta mematuhi undang-undang dan peraturan yang ditetapkan.

12.

Memberi perkhidmatan terbaik kepada badan perundangan, kerajaan dan rakyat untuk meningkatkan akauntabiliti perkhidmatan awam.

13.

Bertindak secara proaktif terhadap sebarang isu yang timbul dan mengambil tindakan penyelesaian dan penambahbaikan berterusan terhadap sistem, prosedur dan struktur organisasi Jabatan.

14


Sasaran 2: Meningkatkan Keupayaan Khidmat Nasihat Strategi I – Pematuhan Terhadap Prosedur Pelan Tindakan 1.

Program penampilan Audit diperkemas untuk meyakinkan auditi bahawa Jabatan

Audit

Negara

adalah

berkeupayaan

untuk

melaksanakan

tanggungjawab memberi khidmat nasihat yang berkesan. 2.

Entrance/Exit Conference dilaksanakan mengikut peraturan yang telah ditetapkan oleh Jabatan.

3.

Melaksana program anak angkat mengikut garis panduan yang dikeluarkan oleh Jabatan Audit Negara.

4.

Membuat pemantauan dan penilaian terhadap program anak angkat.

Strategi II – Peningkatan Ilmu Dan Teknik Khidmat Nasihat Pelan Tindakan 1.

Meningkatkan kemahiran juruaudit

dalam bidang hubungan interpersonal

seperti kemahiran berkomunikasi, sosial dan pengurusan konflik. 2.

Mempromosi keupayaan Jabatan untuk melaksanakan khidmat nasihat di kalangan auditi melalui program latihan, menganggotai Jawatankuasa Pembangunan dan Jawatankuasa Pembangunan ICT peringkat auditi.

3.

Pendekatan mesra Audit diamalkan ketika berhubungan dengan pihak auditi.

4.

Program peningkatan ilmu dalam pelbagai bidang melalui Ceramah Eksekutif, menghadiri seminar, bengkel dan kursus dalam bidang teknikal.

15


Sasaran 3: Mempertingkatkan Penguasaan ICT Strategi I – Penstrukturan Semula Dan Re-Engineering Pelan Tindakan 1.

Penambahbaikan Pelan Strategik Teknologi Maklumat Jabatan Audit Negara.

2.

Menstruktur semula organisasi

Bahagian ICT mengikut keperluan semua

Sektor/Bahagian/Cawangan. Rujuk Lampiran A. Fungsi bahagian juga perlu lebih diper`incikan. Bilangan kakitangan dalam bidang ICT di Cawangan ICT di setiap Sektor/Bahagian/Cawangan hendaklah dikumpul dan ditambah melalui pengambilan pegawai baru. 3.

4.

Pengurusan pembangunan sistem yang maksimum. i.

Melibatkan diri dalam pembangunan sistem pengauditan.

ii.

Memantau dan menilai pelaksanaan sistem.

Memperkenal dan meningkatkan penggunaan teknologi yang terkini dalam bidang pengauditan seperti Sistem Pengurusan Audit.

5.

Menjamin tugas pengauditan dijalankan dengan berkesan dengan menambah kemudahan rangkaian dan peralatan ICT.

6.

Meningkatkan pengetahuan tahap keselamatan terhadap penggunaan internet.

7.

Melanggan laman web badan profesional ICT seperti ISACA, CISA, INTOSAI dan sebagainya.

8.

Menggalakkan juruaudit menghadiri kursus, persidangan dan bengkel dalam bidang ICT dari semasa ke semasa.

16


Sasaran 4: Mempertingkatkan Kualiti Pengurusan Sumber Manusia Strategi I – Pengurusan Sumber Manusia Yang Berkesan Pelan Tindakan 1.

Menyediakan pelan induk keperluan sumber manusia Jabatan Audit Negara.

2.

Pengambilan kakitangan daripada pelbagai bidang seperti jurutera, peguam dan Sistem Maklumat .

3.

Menambah perjawatan bagi menampung keperluan Akademi Audit Negara; pertambahan kuasa Ketua Audit Negara bagi mengaudit akaun anak syarikat kerajaan (Pindaan Akta Audit 1957); Sektor Korporat - Unit Penyelarasan; Unit ICT Negeri; Sektor Audit Persekutuan; Sektor Audit Badan Berkanun Persekutuan dan Sektor Audit Negeri.

4.

Polisi pertukaran kakitangan setiap 5 tahun sekali bagi meningkatkan pengalaman, pembangunan kerjaya dan pelapis masa hadapan. Penempatan juruaudit di BNM, KWSP, LTH, LTAT, PERKESO, LHDN, KASTAM, Bendahari Negeri, Akaun Awam Persekutuan dalam tempoh tersebut akan melahirkan juruaudit yang pakar dan berpengalaman dalam bidang pengauditan.

5.

Mengemaskini struktur Lembaga Tatatertib Jabatan Audit Negara.

6.

Menghantar lebih ramai juruaudit melanjutkan pengajian di peringkat PhD.

7.

Perubahan sistem dan gaya pengurusan supaya lebih cekap dan sistematik.

8.

Memperbaiki Sistem Maklumat Kakitangan – Buku Perjawatan.

9.

Satu rangka kerja formal dengan pembahagian tugas dan tanggungjawab yang jelas perlu diwujudkan.

10.

Mendapatkan pengiktirafan profesional untuk juruaudit.

11.

Objektif Jabatan Audit Negara ke-5 – menjadi majikan contoh satu elemen penting dalam pengurusan sumber manusia.

12.

Pembentukan imej korporat Jabatan Audit Negara memerlukan satu dasar perhubungan awam yang jelas dengan personel yang khusus diwujudkan supaya matlamat dan fungsi kewujudan Jabatan dapat difahami.

13.

Kebajikan dan faedah kakitangan perlu diberi perhatian.

17


14.

Kenal pasti struktur organisasi dengan menempatkan kakitangan dan pegawai yang berkelayakan di tempat yang sesuai dengan membuat penilaian kesesuaian penempatan kakitangan dan pegawai.

15.

Pengurusan sumber manusia tahun 2004 – 2007 memberi fokus kepada 5 perkara: i.

Kepimpinan

yang berkesan bagi menyokong kejayaan Jabatan dan

pekerja. ii.

Mengekal dan membangunkan keupayaan sumber manusia untuk mencapai pembangunan profesional yang berterusan.

iii.

Keupayaan melaksanakan fungsi Jabatan mengekal keupayaan untuk melaksanakan fungsi Audit secara konsisten.

iv.

Memberi keutamaan kepada impak dan outcome

v.

Perhubungan dalam dan luar yang lebih baik melalui program kerjasama di tempat kerja.

16.

Mengadakan bengkel dan ceramah untuk membincang perubahan organisasi.

17.

Kakitangan terlibat sama dalam perancangan dan pelaksanaan perubahan dengan mengambil kira ide bernas daripada mereka.

18.

Mengadakan agen perubahan dalam organisasi sama ada individu atau kumpulan.

19.

Mewujudkan perkhidmatan kaunseling yang lebih berkesan.

20.

Melaksanakan program untuk melahirkan k-workers seperti berikut: i.

Meningkatkan keupayaan secara berterusan.

ii.

Mengasah bakat kepimpinan.

iii.

Menyumbang ide kepada organisasi.

iv.

Berpengetahuan dan sentiasa dalam pembelajaran – Juruaudit perlu serba boleh.

v.

Berinisiatif untuk meningkatkan pembelajaran.

vi.

Mengenal pasti dan mengasah bakat – penganalisisan, perundingan, kepimpinan dan kesenian.

vii.

Mengenal pasti pemimpin sebagai pelapis, pemangkin dan penggerak masa depan.

viii.

Membangunkan

sistem

pengurusan

pengetahuan

(knowledge

management system) - mengumpul, menyimpan, menyebar, menghasil dan berkongsi pengetahuan melalui web based.

18


Strategi II – Menyediakan Program Latihan Berkesan Pelan Tindakan 1.

Menyediakan pelan induk latihan yang komprehensif mengikut keperluan setiap gred perjawatan di semua sektor.

2.

Fokus latihan kepada bidang kritikal berkaitan perakaunan, pengauditan, ICT, pengurusan projek dan komunikasi.

3.

Selepas penstrukturan semula, Jabatan Audit Negara telah mengambil ramai anggota untuk mengisi kekosongan jawatan. Mereka terdiri daripada golongan profesional berkelulusan perakaunan. Seramai 476 daripada 1,154 atau 41% kakitangan juruaudit/ penolong juruaudit berkelulusan perakaunan seperti di Jadual 1. Jadual 1: Ringkasan Pegawai Jabatan Audit Negara Yang Mempunyai Kelayakan Perakaunan Mengikut Gred Jawatan Pada Disember 2003

JAWATAN

BILANGAN

SARJANA PERAKAUNAN

DIPLOMA PERAKAUNAN

JUMLAH

W54

20

1

-

1

W48

58

8

-

8

W41 JUMLAH JURUAUDIT W32

231

142

-

142

309

151

-

151

215

1

38

39

W27 JUMLAH PENOLONG JURUAUDIT

630

14

272

286

845

15

310

325

4.

Pengambilan anggota daripada bidang tertentu yang diperlukan Jabatan Audit Negara perlu dikenal pasti, antaranya adalah ICT, statistik, alam sekitar, kejuruteraan dan sebagainya.

19


5.

Juruaudit yang profesional perlu mempunyai keupayaan teknikal yang tinggi dengan mendapat latihan yang berterusan. Setiap pegawai perlu diberi latihan mengikut standad jam latihan seperti berikut: i.

Kumpulan Pengurusan - 40 jam setahun

ii.

Kumpulan Sokongan I - 30 jam setahun

iii.

Kumpulan Sokongan II – 24 jam setahun

Latihan tersebut meliputi pengauditan kewangan, pengauditan prestasi, pengauditan ICT, fraud auditing dan alam sekitar. Latihan ini boleh diberi di peringkat Ibu Pejabat, Cawangan atau luar.

Setiap hari Sabtu/ Khamis

Juruaudit dikehendaki membincang topik hasil pengauditan semasa, Prosedur Jabatan dan Professional Certification Examination Topics. 6.

Semua pegawai Gred W44 ke atas perlu memberi latihan/ ceramah sekurangkurangnya 5 jam setahun.

7.

Menggalakkan juruaudit memperoleh Sijil Profesional seperti ACCA, MACPA, ICAEW, MIT dan Certified Information System Auditor (CISA) serta memiliki keahlian profesional. Peningkatan ilmu teknikal akan memberi faedah kepada Jabatan dan kerajaan di samping memperkembang kerjaya individu.

8.

Cadangan penubuhan Lembaga Juruaudit Malaysia dan Institut Juruaudit Malaysia disegerakan bagi membantu peningkatan tahap profesionalisme dan kualiti juruaudit sektor awam serta mengerat perhubungan di kalangan profesion juruaudit di Malaysia.

9.

Jabatan Audit Negara menghadapi masalah juruaudit kurang berpengalaman dalam pengauditan prestasi, ICT, alam sekitar dan fraud auditing. Kebolehan juruaudit perlu dipertingkatkan dalam bidang yang kritikal ini dengan meletakkan juruaudit baru dan kurang berpengalaman bekerja bersama juruaudit berpengalaman. Mereka hendaklah menjalankan pengauditan penyata kewangan terlebih dahulu dalam tempoh 2 tahun sebelum menjalankan pengauditan pengurusan kewangan dan pengauditan prestasi.

10.

Program

latihan

Pengauditan

kontrak

dan

projek

pembinaan

perlu

dipertingkatkan. 11.

Pegawai yang bertugas di Bahagian Latihan dipilih daripada mereka yang berpengalaman dalam pengauditan, mampu memberi latihan dengan berkesan dan perlu diberi kursus untuk menjadi pengajar yang cekap.

20


12.

Akademi Audit Negara (AAN) dijangka mula beroperasi pada Januari 2005. Program latihan yang akan dijalankan seperti team building, pengauditan, perakaunan,

pengurusan dan ICT. AAN dilengkapkan dengan kemudahan

asrama, kuarters, blok akademik/ pentadbiran, surau dan dewan makan. Kursus penguasaan bahasa Inggeris akan diberi kepada semua kakitangan yang diadakan di Makmal Bahasa. 13.

Kursus bercorak motivasi diberi kepada kumpulan sokongan dengan memberikan penekanan kepada aspek perubahan sikap dan hubungan interpersonal yang baik.

Sasaran 5: Memperteguhkan Budaya Kerja Strategi I - Melaksanakan Prinsip Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Pelan Tindakan 1.

Meningkatkan hubungan yang rapat dengan badan profesional perakaunan, juruaudit swasta dan juruaudit dalam.

2.

Menubuhkan Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan melantik pegawai kualiti.

3.

Networking

antara

kakitangan,

pengurusan

dan

pelanggan

perlu

dipertingkatkan melalui jawatankuasa dan mesyuarat. 4.

Meningkatkan kualiti sistem maklumat dan mengeluarkan maklumat yang terkini kepada kumpulan sasaran.

5.

Budaya kerja berpasukan dan hormat menghormati antara kakitangan.

6.

Sektor Korporat sebagai agen perubahan – communicate new idea; supports the mission, values and goals; ability of auditor to be flexible and introduce reforms or enhance their skills.

7.

Melindungi hak cipta hasil penyelidikan, kajian atau penerbitan Jabatan Audit Negara.

8.

Mewujudkan benchmark di Jabatan Audit Negara untuk mengukur pencapaian prestasi.

9.

Mempertingkatkan integriti kakitangan bagi menghapuskan kegiatan tidak beretika dan tidak berintegriti.

10.

Peningkatan ilmu untuk meningkatkan kecekapan pekerja.

21


11.

Mewujudkan sistem penilaian prestasi yang adil.

12.

Menjaga imej - juruaudit perlu mempunyai penampilan diri yang baik untuk menjaga imej Jabatan dan rupa diri melalui percakapan, pakaian, budi pekerti, kelakuan dan tingkah laku untuk meningkatkan perhubungan dan kepercayaan auditi.

13.

Hubungan dengan institusi audit di negara maju dipertingkatkan. Jabatan Audit Negara akan meningkatkan hubungan bilateral dan multilateral untuk manfaatkan perkembangan teknik dan metodologi audit kini di seluruh dunia.

14.

Membina semangat budaya bersyukur seperti sentiasa berterima kasih dan menganjurkan majlis kesyukuran.

15.

Memasuki pertandingan seperti Anugerah Kualiti Perdana Menteri, Anugerah Kualiti Pengurusan Kewangan, Nasyid, Pertandingan Laman Web, KMK, aktiviti sukan dan lain-lain.

(Nota: Garis Panduan TQM seperti di Lampiran B - D)

Sasaran 6: Mempertingkatkan Kualiti Pengurusan Kewangan Jabatan Strategi I - Meningkatkan Tahap Akauntabiliti Pengurusan Kewangan Ibu Pejabat Dan Negeri Pelan Tindakan 1.

Seorang pegawai dilantik bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan di peringkat Sektor/ Bahagian/ Cawangan.

2.

Penyata Penyesuaian Bulanan – Hasil, Perbelanjaan dan Amanah hendaklah disediakan mengikut Arahan Perbendaharaan. Laporan perbelanjaan dan baki bagi setiap sektor/ bahagian/ cawangan disediakan setiap bulan.

3.

Memperbaiki kualiti rekod perakaunan.

4.

Meningkatkan prestasi pengurusan perbelanjaan mengurus dan pembangunan

5.

Mendapatkan Sijil MS ISO 9000:2000. Satu pelan tindakan untuk pensijilan tersebut hendaklah disediakan.

22


6.

Pemantauan rapi Projek Akademi Audit Negara melalui program lawatan mingguan, mesyuarat tapak dan mesyuarat jawatankuasa Akademi Audit Negara. Sebarang penemuan atau keputusan perlu dirujuk kepada Ketua Audit Negara. Penemuan juga dikemukakan kepada JKR dan JPM.

7.

Memberi latihan yang berterusan kepada kakitangan dalam pengurusan kewangan, bajet, sebut harga, tender, kontrak dan perundangan.

8.

Mengambil tindakan terhadap teguran Unit Naziran seperti kelemahan kawalan dalaman, pematuhan terhadap Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan.

9.

Sistem pengurusan belanjawan di peringkat sektor dan negeri yang lebih teratur diwujudkan. Pengarah Audit Negeri perlu diberi kuasa menguruskan bajet. Koordinasi yang lebih baik antara Cawangan Audit Negeri dan Ibu Pejabat dibuat secara terus dengan salinan kepada Penyelaras, Sektor Audit Negeri di Ibu Pejabat. Begitu juga dengan Sektor Persekutuan dan Badan Berkanun Persekutuan.

10.

Satu dasar perbelanjaan yang berhemah dilaksanakan. Surat arahan dikeluarkan dari semasa ke semasa.

11.

Mewujudkan sistem pengurusan kewangan yang berkualiti bagi Akademi Audit Negara selaras dengan objektif penubuhannya.

12.

Mempertingkatkan integrasi antara manusia dengan mesin serta peningkatan keupayaan kakitangan di Unit Kewangan terhadap sistem dan peralatan baru.

13.

Memberi penurunan kuasa bagi melancarkan urusan kewangan.

14.

Memberi keutamaan kepada perkara yang memerlukan perhatian segera.

15.

Memberi khidmat nasihat kewangan kepada setiap sektor/bahagian/cawangan melalui program latihan.

23


Sasaran 7: Mempertingkatkan Delivery System Strategi I - Bertindak Cepat Terhadap Keperluan Auditi Tertakluk Kepada Akta Audit 1957 Pelan Tindakan 1.

Proses dan prosedur kerja perlu sentiasa disemak semula dan penanda aras (benchmark) terhadap organisasi yang terbaik – Manual Audit, Garis Panduan Pengauditan Prestasi, Standad Pengauditan, Garis Panduan Pengauditan ICT dan Manual Prosedur Kerja.

2.

Pelanggan (Parlimen, PAC, Dewan Undangan Negeri, auditi dan masyarakat umum) - Jabatan perlu memberi maklumat yang tepat dan timely bagi membantu meningkatkan integriti dan akauntabiliti awam ke arah mencapai visi kerajaan untuk mewujudkan negara yang cemerlang, gemilang dan terbilang.

3.

Bertindak pantas terhadap kerja ad-hoc dan arahan penting daripada pihak atasan.

4.

Program

Penghayatan

Dasar

Kualiti

Jabatan

“Menguruskan

aktiviti

pengauditan dengan cekap dan berkesan melalui proses pengauditan yang terkawal dan penambahbaikan yang berterusan.” 5.

Tanggapan auditi terhadap juruaudit sebagai mencari kesalahan sukar dikikis. Oleh itu, perlu menerangkan penemuan audit melalui program pembaharuan Jabatan.

6.

Menghayati konsep MS ISO 9000:2000 yang mementingkan pelanggan dengan mengamal sikap tanggungjawab terhadap pelanggan. Usaha seperti mengadakan piagam pelanggan, menyediakan laporan audit seimbang, program anak angkat, lawatan tempatan berfokus kepada pentadbiran pelanggan dan kehendak rakyat.

24


Strategi II – Memperbaiki Kualiti Perkhidmatan Jabatan Dan Sistem Maklumat Pelan Tindakan 1.

Memperkemas networking antara sektor melalui jawatankuasa dan mesyuarat.

2.

Mendapatkan Sijil MS ISO 9000:2000 bagi Sektor Korporat, Sektor Negeri dan Badan Berkanun Persekutuan.

3.

Menerbitkan Dokumentari Korporat Jabatan Audit Negara.

4.

Perubahan paradigma yang memerlukan kekuatan dan usaha semua peringkat dan agensi. Semua lapisan pegawai perlu bekerjasama sebagai satu pasukan bagi memberi kepuasan pelanggan.

5.

Memperbaiki kualiti sistem edaran surat menyurat i.

Menaik taraf serta menambah perjawatan Pembantu Tadbir N22 untuk mengendalikan urusan surat-menyurat kerana selama ini urusan ini dikendalikan oleh kakitangan yang lebih rendah dari segi hirarki perjawatan.

ii.

Mewujudkan

jawatan

Pembantu

Am

Rendah

(N1)

bertujuan

mengedarkan surat ke bahagian lain di Jabatan. iii.

Mempertingkatkan penggunaan kemudahan e-mel/ faks di samping pos biasa.

iv.

Mengemaskini maklumat dalam Sistem Maklumat Kakitangan untuk rujukan.

v. 6.

Menyediakan daftar serahan surat ke bahagian.

Mengambil tindakan segera terhadap isu persidangan, mesyuarat sektor, mesyuarat pagi dan mesyuarat lain. i.

Menyediakan daftar isu di peringkat Bahagian.

ii.

Ketua Bahagian perlu segera mendaftar isu selepas mesyuarat.

iii.

Membincangkan isu dengan Ketua Cawangan dan pegawai lain.

iv.

Mengambil tindakan penyelesaian dan memaklumkan perkara tersebut kepada Pengerusi mesyuarat.

7.

Cepat bertindak terhadap masalah yang dihadapi oleh cawangan atau sektor lain.

25


Sasaran 8: Mewujudkan Suasana Yang Lebih Kondusif Strategi I - Mempertingkatkan Kualiti Tempat Kerja Pelan Tindakan 1.

Mendapatkan peruntukan kewangan yang mencukupi. Pada masa kini ruang pejabat Cawangan Negeri sempit, tidak sempurna, perabot lama/usang dan tidak selesa. Pada tahun 2003, Jabatan telah menyewa pejabat baru bagi Cawangan Audit Negeri Pulau Pinang, Selangor, Miri dan Labuan. Bagi tahun 2004, Jabatan akan memperbaiki kualiti pejabat negeri Kedah, Johor, Perak, Kelantan, Sarawak dan Sabah. Bagi pejabat lain akan diperbaiki pada tahun 2005 dan 2006 bergantung kepada peruntukan kewangan. Tindakan ini bagi mewujudkan kepuasan hati pekerja dan pelanggan.

2.

Rancangan jangka panjang untuk membina bangunan sendiri bagi Cawangan Audit Negeri bagi menjamin persekitaran yang kondusif dengan mendapatkan tanah dan membina pejabat sendiri.

3.

Mendapatkan bangunan pejabat sendiri bagi ibu pejabat Jabatan Audit Negara di Putrajaya kepada Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri.

6.

ANGGARAN PERBELANJAAN Anggaran perbelanjaan Jabatan bagi tahun 2005 – 2007 adalah RM 132 juta. Kos perbelanjaan tahunan bagi operasi dianggarkan meningkat sebanyak 10 %. Peningkatan ini adalah untuk menanggung bertambahnya aktiviti bagi menjayakan pelan strategik ini, di samping peningkatan kos operasi yang sedia ada. Unjuran pecahan perbelanjaan mengikut program bagi tempoh 2005 – 2007 adalah seperti berikut:

26


Jadual 2:

Unjuran Perbelanjaan Jabatan Audit Negara Untuk Tempoh 2005 – 2007. Unjuran Perbelanjaan Program

I.

Sektor Pengurusan Korporat

II.

Sektor Audit Persekutuan

III.

Sektor Audit Negeri

IV.

Sektor Audit Badan Berkanun

2005

2006

2007

(RM juta)

(RM juta)

(RM juta)

28.10

27.95

47.84

17.43

17.49

19.98

13.81

15.36

15.79

5.02

6.61

5.68

64.36

67.41

89.29

Persekutuan Jumlah

Nota: Angka tahun 2006 dan 2007 adalah anggaran 7.

PELAKSANAAN Pelaksanaan rancangan strategik ini akan dijayakan melalui pendekatan seperti berikut: 1.

Komitmen

dan

penglibatan

sepenuhnya

oleh

semua

pegawai

dan

kakitangan; 2.

Garis panduan, dokumen serta arahan terkini Jabatan akan dijadikan asas;

3.

Bekerja secara berpasukan diamalkan;

4.

Maklum balas berkala serta fokus kepada hala tuju yang ditetapkan; dan

5.

Perkongsian maklumat dan pengalaman.

Setiap sektor mempunyai peranan masing-masing untuk melaksanakan sasaran seperti di Rajah 1. Adalah diharapkan pelaksanaan perancangan strategik jabatan dapat dicapai melalui pemahaman serta penghayatan kandungan dalam rancangan ini.

27


Rajah 1: Hubungan Sasaran dan Organisasi Jabatan Audit Negara

Jabatan Audit Negara

Sektor Pengurusan Korporat

Sasaran 3

Sektor Audit Persekutuan

Sektor Audit Negeri

Sasaran 1

Sasaran 4 Sasaran 8

Sasaran 8

Sasaran 2

Sasaran 5

Sasaran 3

Sasaran 7 Sasaran 7

Sektor Audit Badan Berkanun Persekutuan

Sasaran 6

Sasaran 4

28


8.

PENGUKURAN

PRESTASI

PERANCANGAN

DAN

PENAMBAHBAIKAN

BERTERUSAN Dalam menggubal rancangan ini, maklumat daripada prestasi yang lepas dijadikan asas bagi menentu keutamaan pada masa hadapan. Maklumat prestasi seperti ini akan terus digunakan bagi membuat penilaian mengenai kemajuan pencapaian matlamat dan objektif bagi tempoh pelaksanaan rancangan ini. Petunjuk prestasi yang Kemas kini akan terus dibangunkan untuk pengukuran yang lebih tepat. Dalam jangka masa panjang, adalah dirancang pengukuran prestasi secara kualitatif dan kuantitatif diguna untuk menunjukkan pencapaian matlamat strategik Jabatan. Secara amnya, ia akan menunjukkan

pencapaian setiap sasaran yang telah

ditetapkan. Ini bersesuaian dengan matlamat Jabatan untuk menjadi role model kepada organisasi sektor awam yang lain. Dengan demikian Jabatan berkeupayaan menghadapi cabaran terkini dan akan datang serta menambah baik kualiti perkhidmatan dan akauntabiliti untuk mewujudkan sebuah organisasi yang resultoriented.

9.

KESIMPULAN Perancangan Strategik Jabatan Audit Negara disedia untuk membolehkan hala tuju yang sebenar pada masa depan selaras dengan Visi, Misi, Objektif, Dasar Kualiti, Piagam Pelanggan, Slogan Kualiti dan Budaya Korporat Jabatan Audit Negara. Dengan adanya perancangan strategik ini akan membantu meningkatkan kualiti kerja, prestasi produktiviti dan akauntabiliti awam serta menyumbang kepada pembangunan negara.

29


LAMPIRAN A (m.s. 16) CARTA ORGANISASI BARU BAHAGIAN ICT

CIO *

* Chief Information Officer (dijawat oleh Pengarah Sektor Pengurusan Korporat)

Timbalan Pengarah ICT

ZON 1

ZON 2

ZON 3

ZON 4

Selangor

Kelantan

Perlis

LHDN

Negeri Sembilan

Terengganu

Kedah

JTMS II

Melaka

Pahang

Pulau Pinang

BBP Kew. Caw. I

Johor

Kem. Kesihatan

Perak

BBP Sosial Caw. I

Kem. Kewangan

Kem. Pertahanan

JTMS I

BBP Sosial Caw. II

Kem. Dalam Negeri

Kem. Kerja Raya

Kastam

Kem. Pertanian

BBP Kew. Caw. II

Kem. Pendidikan

BBP Kew. Caw. IV

BBP Sosial Caw. III

BBP Kew. Caw. II

BBP Sosial Caw. IV

30


LAMPIRAN B (m.s. 22) STRATEGI PENGURUSAN KUALITI MENYELURUH (TQM) Ciri-ciri Pengurusan TQM a) Kepuasan hati pelanggan

MATLAMAT

b) Zero defect c) Output yang sentiasa tepat

a) Sistem dan proses

FOKUS

b) Budaya organisasi c) Pelanggan d) Pembekal

a) Penambahbaikan yang berterusan b) Melibatkan seluruh organisasi c) Tindakan yang strategik

STRATEGI

d) Berorientasikan matlamat jangka panjang e) Pengawalan kos kualiti f)

Tindakan pencegahan

g) Menekankan kepastian kualiti h) Penyelesaian masalah secara sistematik

PELAKSANA

a) Pengurusan atasan (Pemimpin) b) Seluruh kakitangan c) Pasukan kerja

31


LAMPIRAN C (m.s.22) MODEL PENAMBAHBAIKAN KUALITI YANG BERTERUSAN

Tentukan matlamat penambahbaikan Ambil tindakan pembetulan

1

7 Seragamkan proses

2

6 5

4

Tentukan kaedah

3

Nilai pencapaian

Latih kakitangan Laksana penambahbaikan

32


LAMPIRAN D (m.s.22) PRINSIP YANG MENYOKONG TQM

Sokongan pengurusan atasan

Perancangan strategik kualiti

Kepastian kualiti

Prinsip TQM Mengutamakan pelanggan

Pengukuran prestasi

Meninggikan semangat berpasukan

Menyediakan latihan dan pengiktirafan

2. Sokongan Pengurusan Atasan Tindakan: (1)

Mewujudkan dasar kualiti

(2)

Menubuhkan struktur pengurusan kualiti

(3)

Menarik penglibatan kakitangan secara menyeluruh

(4)

Menyebar maklumat kualiti

(5)

Menguruskan proses perubahan

(6)

Menganjurkan Hari Kualiti

33


3. Perancangan Strategik Kualiti Tindakan: (1)

Menganalisis persekitaran luaran (Analisis SWOT)

(2)

Menganalisis persekitaran dalaman (Analisis SWOT)

(3)

Menggubal wawasan organisasi

(4)

Menggubal objektif kualiti

(5)

Mengenal pasti aktiviti penambahbaikan

4. Mengutamakan Pelanggan Tindakan: (1)

Kenal pasti pelanggan (Parlimen, Auditi, Rakyat)

(2)

Kenal pasti kehendak pelanggan (Akauntabiliti)

(3)

Terjemahkan kehendak pelanggan menjadi standad kualiti output (Laporan berkualiti, tepat, benar, timely dan seimbang)

(4)

Wujudkan proses penghasilan output (Teknik dan metodologi pengauditan)

(5)

Melaksanakan proses (Pengauditan)

5. Latihan dan Pengiktirafan Tindakan: (1)

Menggubal Pelan Induk Latihan yang sejajar dengan dasar kualiti Jabatan

(2)

Menentukan pegawai yang bertanggungjawab mengenai latihan (Cawangan Latihan)

(3)

Menggariskan objektif Jabatan

(4)

Membentuk

struktur

organisasi

untuk

mengendalikan

latihan

(Struktur

Organisasi Akademi Audit Negara) (5)

Menggariskan keperluan latihan

(6)

Menyediakan program dan bahan-bahan latihan

(7)

Melaksana dan mengesan kemajuan program latihan (Mesyuarat Pagi)

(8)

Menilai pencapaian program (Borang penilaian)

(9)

Mengkaji semula keberkesanan latihan (Sistem Penilaian Program Latihan)

34


6. Semangat Berpasukan

Semangat Berpasukan

Memudahkan pertukaran maklumat dan ide di kalangan kakitangan

Mewujudkan perasaan percaya mempercayai di kalangan kakitangan

Mengukuhkan komunikasi dalam Jabatan

Proses peningkatan kualiti yang berterusan

Tindakan: (1)

Menjalankan kempen kesedaran – Rancangan TV, akhbar, ceramah, taklimat, lawatan

(2)

Mengadakan latihan – program team building

(3)

Mewujudkan struktur pasukan – Jawatankuasa sesuatu aktiviti/ projek

(4)

Memberi lebih kuasa bertindak (empowerment) kepada pasukan kerja untuk membuat keputusan, kreativiti inovasi

(5)

Memberi

pengiktirafan

–

Khidmat

cemerlang,

kursus

luar

Negara,

perkhidmatan 25 tahun

35


7. Pengukuran Prestasi Tindakan: (1)

Menentukan ciri-ciri kualiti output yang hendak dikawal (Manual Prosedur Kerja, Arahan Kerja)

(2)

Menentukan matlamat atau standad kualiti yang dikehendaki (Manual Audit, SKT)

(3)

Mewujudkan mekanisme pengumpulan data (Borang Retan Bulanan, R&D)

(4)

Menyediakan saluran maklum balas (E-mel, laman web)

8. Kepastian Kualiti Tindakan: (1)

Melaksanakan

pemeriksaan

kualiti

(Pemeriksaan

Q)

–

perbincangan

mesyuarat, semakan kertas kerja Audit (2)

Mengamalkan perancangan output – strategic planning

(3)

Latihan kakitangan - kursus yang berkaitan dengan bidang kerja (pengauditan, perakaunan, ICT dan pengurusan)

36

PERANCANGAN STRATEGIK JABATAN AUDIT NEGARA

Recommend Documents