ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA LAZ PORTAL INFAQ YOGYAKART
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Ahmad Mubarok Kholil 10.12.4950
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
NASKAH PUBLIKASI ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA LAZ PORTAL INFAQ YOGYAKART
disusun oleh
Ahmad Mubarok Kholil 10.12.4950
Dosen Pembimbing
Kusrini, Dr., M.Kom NIK 190302106
Tanggal, 25 Februari 2014 Ketua Jurusan Sistem Informasi
Drs. Bambang Sudaryatno, M.M NIK 190302029
ANALYSIS AND DESIGN OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS AT LAZ PORTAL INFAQ YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA LAZ PORTAL INFAQ YOGYAKART
Ahmad Mubarok Kholil Kusrini Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Accounting information system is an important thing in an organization, because the accounting information system is one tool that can provide information to an organization's leadership. Information systems are properly implemented will be set authorization and charging responsibilities expressly, prevent errors and fraud, the process of recording and reporting the data carefully so that the information can be found quickly and by the premises concerned. Based on the above description the writer is interested in conducting research in order to construct the thesis entitled "Analysis and Design of Accounting Information Systems to Improve the Effectiveness and Efficiency at Work Employee LAZ Portal Infaq Yogyakarta". This study was conducted with descriptive methods. Descriptive method as activities that include data collection in order to test or answer questions concerning the state of the running time of a research subject. Types of data used are primary data and secondary data. Data collection techniques using interview techniques, engineering literature, and observation techniques. Keywords : Accounting, Research, Analysis, Information Systems, Descriptive, LAZ.
1.
PENDAHULUAN
Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi Lembaga Amil Zakat, karena Lembaga Amil Zakat bertujuan untuk menyediakan informasi yang menyangkut pelaporan atas penghimpunan, pendistribusian, dan pendayagunaan Zakat, Infaq/Sedekah, dan dana sosial keagamaan lainnya yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan. Selain itu, laporan keuangan Amil Zakat juga bertujuan sebagai alat pertanggungjawaban (akuntabilitas) dan transparansi pengolahan keuangnan kepada para pemangku kepentingan serta sebagai alat untuk evaluasi kinerja manajerial dan organisasi. Suatu laporan keuangan bermanfaat apabila informasi yang disajikan dalam laporan keuangan tersebut dapat dipahami, relevan, dan andal. Untuk itu dibutuhkan sebuah sistem informasi akuntansi yang mampu mengatasi semua kebutuhan informasi keuangan Lembaga Amil Zakat. LAZ Portal Infaq Yogyakarta merupakan suatu instansi yang mengolah dana infaq dan zakat dan didistribusikan kepada para pemangku kepentingan dengan menggunakan cara perhitungan yang masih manual, sehingga sangat riskan terjadi kesalhan data dan berakibat kepada kesalahan informasi dan akan menjadi masalh besar terhadap laporan dan pertanggungjawaban kedepannya. Menanggapi hal tersebut diatas maka penulis memilih judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada LAZ Portal Infaq Yogyakarta”, yang diharapkan nantinya dapat digunakan untuk membantu pihak manajemen dalam mengatur kebijaksanaan instansi dan pengambilan keputusan. 2.
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem Istilah system berasal dari bahasa Ynani yaitu “sistema”, ditinjau dari sudut katanya suatu system dapat diartikan sebagai kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel terorganisir, saling tergantung satu sama lain dan terpadu yang berfungsi untuk mencapai tujuan. Menurut Stoa (2008), sistem merupakan gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang saling bekerja sama yang membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi kita sebut suatu sistem Kez (2008), berpendapat bahwa sistem yaitu gabungan dari sekelompok komponen baik itu manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang saling mendukung satu sama lain serta diatur menjadi sebiah kesatuan yang utuh untuk mencapai suatu tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir. 2.2.
Pengertian Informasi Gordon B. Davis mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengembangkan 1 keputusan saat ini dan yang akan dating.
1
Gordon B. Davis, “Sistem Informasi manajemen”, cetakan ke-9, jakarga : PT Gramedia 1995 hal 28
Jogiyanto mendefinisikan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang 2 lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sumber informasi adalah data. Data belum menujukan suatu yang bisa dipahami, karenanya harus diproses terlebih dahulu. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi lebih berguna bagi yang menerimanya dan menggambarkan suatu kejadian nyata untuk alat bantu dalam pengambilan keputusan. 2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1. Pengertian Sistem Informasi Informasi didapat dari sistem informasi (Information System) atau disebut juga processing sistem. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K.Roscoe Davis sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang akan mempertemuakan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar 3 tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.3.2.
Komponen Sistem Informasi Sistem Informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: a. Perangkat Keras : perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan masukan data, memproses data dan keluaran data. b. Perangkat Lunak : program dan instruksi yang diberikan ke komputer. c. Database : kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. d. Telekomunikasi : komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dan sistem komputer sacara bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif. e. Manusia : personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programer, dan operator, serta bertanggung jawab tehadap perawatan sistem. Prosedur ini yaitu tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode, dan peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer. 2.4. Basis Data 2.4.1. Definisi Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi satu dengan yang lainnya. Basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi kepada para pengguna atau user. Basis data tidak secara langsung menampilkan data ke user, tetapi user harus menjalankan aplikasi yang mengakses data dari database dan menampilkan dalam bentuk yang mudah dimengerti. Jogiyanto Hm “Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi 3 Robert A. Letch / K.Rescoe Davis, Accounting Information Sistem. (New Jersey : Prentice-H,1983, Hal 6) 2
2.5. Context Diagram 2.5.1. Definisi CD (Context Diagram ) Context Diagram adalah diagram aliran data yang paling dasar dari suatu organisasi yang menunjukkan bagaimana proses-proses mentransformasikan data yang datang ke informasi dan yang keluar. 2.6. ERD (Entity Relationship Diagram) 2.6.1. Definisi ERD (Entity Relationship Diagram) ERD (Entity Rela tionship Diagram) adalah diagram yang berguna untuk memodelkan sistem yang nantinya akan dikembangkan dalam basis datanya. ERD (Entity Relationship Diagram) terusan atas 3 (tiga) komponen, yaitu entitas, atribut dan keselarasan antar entitas . Secara garis besar, entitas merupakan objek dasar yang terlihat dalam sistem. Atribut berperan sebagai penjelas entitas, dan kerapian menunjukan hubungan yang terjadi diantara 2 (dua) entitasDFD (Data Flow Diagram) 2.6.2.
Definisi DFD (Data Flow Diagram) DFD (Data Flow Diagram) adalah gambaran alir data atau informasi tanpa mengaitkan bentuk fisik media penyimpanan data atau hardware. DFD (Data Flow Diagram) merupakan alat bantu yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta penyimpangannya. 2.6.3.
Definisi Flowchart Flowchart merupakan bagan atau gambar yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu sedangkan antara proses digambarkan dengan garis penghubung. 2.7. Konsep Dasar Akuntansi 2.7.1. Pengertian Akuntansi Akuntansi adalah suatu proses pencatatan, penggolongan, peringkasan dan 4 pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan. Dengan akuntansi perkembangan perusahaan bisa diikuti dari waktu ke waktu, keuntungan ataupun kerugian dapat dideteksi, sehingga jika perusahaan merugi bisa segera dicari penyebabnya dan ditanggulangi, sedangkan jika mendapat keuntungan perusahaan bisa mengembangkannya untuk perluasan usaha. Oleh kerena itu kegiatan akuntansi sangant dibutuhkan oleh setiap perusahaan baik perusahaan kecil apalagi perusahaan besar, baik pada perusahaan yang berorientasi keuntungan maupun non laba. 2.7.2.
Proses akuntansi
Proses akuntansi adalah serangkaian kegiatan yang diawali dengan transaksi dan berakhir dengan penutup buku atau berakhirnya seluruh proses pencatatan pada periode 5 tertentu. 4
Jogiyanto.HM,Analisis dan desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur teori dan praktek palikasi bisnis, andi offset, Yogyakarta, 1995, Hal 17
Karena proses ini diulang setiap periode. Pelaporan ini mencakup langkah-langkah utamanya yaitu : a. Pencatatan Mencatat transaksi-transaksi ke dalam bukti transaksi yang berupa kwitansi, faktur penjualan, faktur pembelian, bukti pengeluaran, bukti penerimaan. b. Penggolongan / jurnal Adalah memisahkan transaksi menurut sifatnya apakah termasuk transaksi penjualan, pembelian, biaya operasional, pembelian perlengkapan kantor dan sebagainya. Jurnal dilakukan dengan mendebit dan kredit perkiraan agar terjadi keseimbangan dalam buku besar. c. Peringkasan / Buku besar Adalah proses pengumpulan kembali transaksi-transaksi yang telah diklarifikasikan dalam jurnal, proses ini sering dikenal dengan istilah posting. d. Pelaporan Dari buku besar kemudian akan disusun menjadi laporan keuangan melalui proses yang disebut pelaporan. Hasil dari prtoses pelaporan adalah tersusunnya laporan keuangan yang terdiri dari neraca dan laporan rugi laba. Proses Pencatatan
Proses Penggolongan
Proses Peringkasan
Proses Pelaporan
Buki Transaksi
Jurnal
Buku Besar
Laporan Keuangan
Gambar 2. 1 Proses Akuntansi 2.8. Perangkat lunak (software) yang digunakan 2.8.1. Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman Visual Basic, dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991,yang kemudian terus dirilis sesuai dengan tuntutan perkembangannya yang hingga kini muncullah Visual Basic versi 6.0 merupakan produk rilis di akhir tahun 1998. 2.8.2.
Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 merupakan suatu bahasa pemograman yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan database. Bahasa pemrograman Microsoft SQL Server 2000 merupakan bahasa standar yang digunakan dalam manajemen system basis data relasional. Beberapa keunggulan dari SQL Server 2000 diantaranya : 1. Memiliki dua mode Authentication, yaitu NT user dan SQL Server user. 2. Mampu mengatur hak akses dari penggunaan table, view, function hingga penggunaan field dalam table. 3. Bisa digunakan pada client dengan OS lama seperti Win 98 dan ME dengan penggunaan ODBC 5
Gusbud, Pengertian Profesi Akuntansi 2011 : Pendidikan.Bologspot.com/2011/03/Pendidikan
4. 5.
Proses backup fisik yang mudah karena database disatukan dalam satu file(*.mdf) dan lognya (*.ldf) sehingga admin tinggal mengcopy filenya saja. Penggunaan GUI yang baik
3.
Pembahasan
3.1.
Rancangan Sistem yang Diusulkan
Model perancangan sistem secara umum pada sistem yang diusulkan digambarkan dalam bentuk flowchart sistem dan diagram arus data yang lebih menjelaskan pada user mengenai fungsi-fungsi dari sistem secara logika akan bekerja dan flowchart akan menunjukkan urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis computer. 3.1.1. Normalisasi 3.1.1.1. Bentuk normal pertama Bentuk normal yang pertama atau 1NF mensyaratkan beberapa kondisi dalam sebuah database, berikut adalah fungsi dari bentuk normal pertama ini. i. Menghilangkan duplikasi kolom dari tabel yang sama. ii. Buat tabel terpisah untuk masing-masing kelompok data terkait dan mengidentifikasi setiap baris dengan kolom yang unik (primary key). Adapun bentuk normal pertama atau 1NF yang ada adalah sebagai berikut :
Tb Mustahik MustahikID Nama_mustahik Alamat telpon
Tabel 3.1 1NF Tb Muzaki muzakiID nama_muzaki alamat telpon
Tb Jurnal No_jurnal No_akun Nama_akun Tgl Debet Kredit Total keterangan
Tb penerimaan penerimaanID muzakiID nama_muzaki no_akun nama_akun tgl jumlah total
Tb Akun No_akun Nama_akun Level Saldo Jenis Aktiva penyesuaian Tb penyaluran penyaluranID mustahikID nama_mustahik tgl no_akun nama_akun jumlah total
Tb operator Kd_operator Nama_operator Alamat_op Telpon_op
3.1.1.2. Bentuk normal kedua Syarat untuk menerapkan normalisasi bentuk kedua ini adalah data telah dibentuk dalam 1NF, berikut adalah beberapa fungsi normalisasi 2NF. i. Menghapus beberapa subset data yang ada pada tabel dan menempatkan mereka pada tabel terpisah. ii. Menciptakan hubungan antara tabel baru dan tabel lama dengan menciptakan foreign key. iii. Tidak ada atribut dalam tabel yang secara fungsional bergantung pada candidate key tabel tersebut. Adapun bentuk normal kedua atau 2NF yang ada adalah sebagai berikut : Tabel 3.2 2NF Tb Jurnal Tb Detail_jurnal Tb Penerimaan No_jurnal No_jurnal PenerimaanID Tgl No_akun muzakiID Keterangan Debet tgl Kredit total Total Tb detail penerimaan PenerimaanID No_akun Jml
Tb Penyaluran PenyaluranID mustahikID tgl total
Tb Detail Penyaluran PenyaluranID No_akun Jml
3.1.1.3. Bentuk normal ketiga Normalisasi database dalam bentuk 3NF bertujuan untuk menghilangkan seluruh atribut atau field yang tidak berhubungan dengan primary key. Dengan demikian tidak ada ketergantungan transitif pada setiap kandidat key. Syarat dari bentuk normal ketiga atau 3NF adalah : i. Memenuhi semua persyaratan dari bentuk normal kedua. ii. Menghapus kolom yang tidak tergantung pada primary key. Tidak semua kasus atau tabel dapat kita sesuaikan dengan berbagai bentuk normalisasi ini. Adapun bentuk normal kedua atau 2NF yang ada adalah sebagai berikut : 3.1.2.
Relasi Antar Tabel
Gambar 2.1 Relasi Tabel 3.1.3.
DFD (Data Flow Diagram)
DFD (Data Flow Diagram) adalah gambaran alir data atau informasi tanpa mengaitkan bentuk fisik media penyimpanan data atau hardware. 3.1.4.
Flowchart
Flowchart sistem adalah suatu diagram alir yang menggambarkan suatu sistem yang digunakan untuk proses pengolahan data setelah penelitian. 3.2.
Rancangan Antar Muka 1.
Rancangan Form Login
Gambar 3.2 Rancangan Form Login 2. Rancangan MDI Form
Gambar 3.3 Rancangan Menu Utama 3.3.
Implementasi Program
1.
Koneksi Dari aplikasi yang dijalankan, terlebih dahulu akan menjalankan proses koneksi ke database yang selanjutnya akan menjalankan seluruh perintah yang diberikan user. Fungsi pertama yang dijalankan adalah konesi database yang akan menampung data yang akan dicocokkan pada database. Implementasinya sebagai berikut : Public Sub konek() On Error GoTo errhend If conn.State = adStateOpen Then conn.Close conn.Open "Provider=SQLOLEDB.1;Integrated Security=SSPI;Persist Security Info=False;Initial Catalog=LAZA" Exit Sub errhend: MsgBox "Koneksi gagal" & vbCrLf & Err.Description, vbCritical, "Error" End Sub
2.
Form Login Form ini digunakan untuk masuk ke menu utama dengan mengisikan username dan password yang benar. Apabila terjadi kesalahan pada username ataupun password, maka program akan memberikan peringatan kesalahan.
Gambar 3.4 Form Login 3.
Form Utama Form Utama memiliki beberapa menu yang berfungsi untuk menampilkan internal form lain yang dibutuhkan dalam aplikasi. Form ini muncul setelah user melakukan login secara benar baik username maupun password. Berikut ini adalah tampilan untuk Form Menu Utama :
Gambar 3.5 Menu Utama 4.
Laporan jurnal umum Jurnal umum adalah pencatatan seluruh transaksi yang berlangsung selama satu tahun yang du urutkan berdasarkan tanggal.
Gambar 3.7 Jurnal umum 3.4.
Manual Program
Manual program adalah penuntun bagi pengguna bagaimana mengoperasikan sistem itu sehingga dapat dicapai apa yang diinginkan oleh pengguna. 3.4.1.
Paket Instalasi
Package and Deployment adalah proses pembuatan master untuk distribusi aplikasi ke user. Dengan Package and Deployment aplikasi dapat diinstal di tempat user dan dapat berjalan mandiri, yang berarti tidak memerlukan lagi Microsoft Visual Basic. Adapun proses pembuatan
5. Penutup
5.1. Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya dapat disimpulkan beberapa hal yaiu : 1. Untuk menganalisis dan merancang sebuah sistem informasi akuntansi untuk LAZ Portal Infaq Yogyakarta diperlukan data-data yang lengkap mengenai sistem yang sedang berjalan pada Lembaga Amil Zakat Portal Infaq Yogyakarta, dengan cara melakukan wawancara kepada pihak Poral Infaq Yogyakarta lalu menganalisis kekurangan dan kelemahan pada system, mencari solusi dari kelemahan tersebut kemudian melakukan analisis kebutuhan. Sehingga bisa kita simpulkan sisem informasi akuntansi seperti apa yang tepat untuk dibangun agar mampu menghasilkan laporan yang akurat, cepan, dan andal dan dapat memprmudah kinerja karyawan LAZ Portal Infaq Yogyakarta.
5.2. Saran 1. Perlu ditambahkan beberapa laporan-laporan penting lainnya yang belum terdapat pada aplikasi LAZ Accounting.
DAFTAR PUSTAKA Gordon B. Davis, “Sistem Informasi manajemen”, cetakan ke-9, jakarga : PT Gramedia 1995 hal 28 Gusbud, Pengertian Profesi Akuntansi 2011 : Pendidikan.Bologspot.com/2011/03/Pendidikan Jogiyanto Hm “Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi” Robert A. Letch / K.Rescoe Davis, Accounting Information Sistem. (New Jersey : Prentice-H,1983, Hal 6)
