Sistem E-Pembelajaran Sektor Awam @ EPSA JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
PENGENALAN Inovasi yang diperkenalkan ialah Sistem E-Pembelajaran Sektor Awam atau EPSA™ yang merupakan penyelesaian pembelajaran inovatif (innovative learning solution) untuk kegunaan semua penjawat awam. Sistem EPSA™ membolehkan penjawat-penjawat awam mengikuti kursus secara atas talian tanpa perlu hadir secara fizikal di mana-mana institusi latihan. Sistem ini telah beroperasi secara rasmi pada 9 Julai 2007. Lokasi pelaksanaan ialah di INTAN, Bukit Kiara dan boleh dicapai oleh semua personel sektor awam, sama ada di dalam atau di luar negara. Pembangunan Sistem EPSA™ merupakan satu idea kreatif dan inovatif untuk membudayakan
pembelajaran
berterusan di kalangan
penjawat
awam.
Ia
merupakan sistem e-pembelajaran sektor awam yang pertama di Malaysia. Kaedah pembelajaran ini adalah pelengkap kepada kaedah latihan sedia ada. Sistem EPSA™ mampu melatih lebih ramai penjawat awam pada sesuatu masa berbanding dengan latihan dalam bilik kuliah. Sistem EPSA boleh dicapai tanpa batasan masa dan tempat sebagaimana tagline EPSA™ “Pembelajaran Bila-bila Masa, Di Mana Jua“. EPSA™ inovatif dari perspektif
konsep pelaksanaannya yang berasaskan
perkongsian terancang. Konsep ini asli dan sekaligus berjaya mewujudkan khidmat shared learning services yang pertama di sektor awam Malaysia. Konsep ini menjadikan EPSA™ boleh digunakan oleh semua penjawat awam manakala bahan kursus yang dibangunkan oleh agensi lain juga boleh dimuatnaik ke sistem EPSA™. Tambahan pula, bahan kursus EPSA™ direka khusus untuk adult learners menggunakan teori andragogy, dan EPSA™ digunakan atas dasar sukarela atau opsional. Konsep-konsep ini membezakan EPSA™ dengan pelaksanaan epembelajaran di institusi pengajian tinggi di mana e-pembelajaran mereka adalah terhad kepada kegunaan dalaman sahaja dan atas dasar mandatori. Kursusnya direka untuk pelajar yang kebanyakannya diperingkat remaja menggunakan teori pedagogy.
1
LAPORAN INOVASI
Objektif / Tujuan Objektif E-Pembelajaran Sektor Awam adalah: i.
Menyediakan lebih peluang latihan dan pembelajaran kepada lebih ramai penjawat awam;
ii.
Memberi kuasa kepada penjawat awam (empowerment) dalam menentukan dan merancang program pembelajaran masing-masing;
iii.
Menggalakkan perkongsian sumber latihan termasuk infrastruktur dan bahan kursus;
iv.
Merancang dan mengikuti pembelajaran mengikut kesesuaian masa dan tempat;
v.
Membudayakan pembelajaran berterusan (continuous learning); dan
vi.
Menyediakan
kaedah
pembelajaran
yang
memberi
tumpuan
pada
pembelajaran secara teragih (decentralised) bagi menjimatkan kos dan masa.
Kumpulan Sasar dan Skop Liputan Sistem E-Pembelajaran Sektor Awam (EPSA™) adalah penyelesaian pembelajaran yang inovatif (innovative learning solution) disediakan khusus untuk semua penjawat awam secara percuma. Sistem ini membolehkan penjawat awam mengikuti kursus secara atas talian, tanpa perlu hadir secara fizikal di institusi latihan. EPSA™ menyediakan pelbagai ciri untuk setiap kategori penggunanya seperti kursus berbentuk multimedia yang dapat dicapai pada bila-bila masa dan di mana jua, serta pengurusan
dan
pemantauan
pembelajaran
secara
maya.
EPSA™
kini
menawarkan 99 kursus yang merangkumi 18 kategori dan mempunyai seramai 202,541 ahli (setakat 6 Mac 2012).
Eleman Inovatif / Kreativiti EPSA™ yang mula diperkenalkan penggunaannya pada Julai 2007 adalah penyelesaian pembelajaran yang inovatif dihasilkan dari idea yang asli dari aspek konsep pelaksanaannya. 2
Konsep EPSA™ mengambil peluang (leverage) dari ketersediaan teknologi maklumat dan komunikasi, khususnya teknologi pembelajaran untuk menyediakan satu platform pembelajaran yang komprehensif dan boleh diguna oleh semua personel sektor awam. Ia mewujudkan shared learning services yang pertama di sektor awam. Kaedah pelaksanaannya kreatif dan unik kerana bukan hanya sistem dan bahan kursus yang boleh digunasama, tetapi bahan kursus yang dibangunkan oleh agensi sektor awam yang lain juga boleh dimuat ke Sistem EPSA™ dan dicapai oleh semua personel sektor awam. Seiring dengan INTAN memberi fokus kepada pembangunan bahan kursus generik, agensi lain boleh membangunkan bahan kursus functional. Kaedah ini dapat dilihat dengan lebih jelas dari Rangka Kerja Pelaksanaan EPSA™ yang dipaparkan di Gambar Rajah 1. Pelaksanaan EPSA™ juga dapat mewujudkan repositori ilmu nasional. Perlu dijelaskan bahawa walaupun telah ada e-pembelajaran diperkenalkan di institusi pengajian tinggi, EPSA™ adalah berbeza kerana: i.
Direka khusus untuk adult learners menggunakan teori andragogy iaitu teori pembelajaran bagi pelajar dewasa, berbanding teori pedagogy yang biasa digunakan untuk pelajar-pelajar di institusi pengajian. Kursus EPSA™ juga digandingkan dengan penggunaan multimedia yang bersesuaian;
ii.
Konsep penggunaan EPSA™ adalah atas dasar pilihan sendiri (tidak wajib), iaitu berbeza dengan konsep penggunaan mandatori di institusi pengajian tinggi;
iii.
Penggunaan EPSA™ adalah untuk semua personel sektor awam iaitu merentasi pelbagai agensi kerajaan di dalam dan luar negara dan penggunaannya adalah tidak mandatori. Manakala e-pembelajaran di institusi pengajian tinggi terhad untuk kegunaan dalaman mereka sahaja dan penggunaannya adalah mandatori; dan
iv.
Merupakan sistem e-pembelajaran yang komprehensif yang pertama diperkenalkan kepada sektor awam. 3
Gambar Rajah 1 : Rangka Kerja Pelaksanaan EPSA™
Elemen Keberkesanan EPSA™ adalah pelengkap kepada kaedah pembelajaran semasa. Pelaksanaannya telah memberi impak yang besar kepada sektor awam khususnya dalam pembangunan sumber manusia. 1.
Memudahkan Pembelajaran (Convenience and Portability)
Boleh menjalani kursus mengikut kesesuaian masa sendiri.
Tidak perlu hadir secara fizikal di tempat kursus.
Boleh belajar mengikut rentak sendiri (self-paced).
Tidak terikat dengan penjadualan kursus institusi latihan.
Kursus disediakan sepanjang masa (24 jam X 365 hari).
Tidak tertakluk kepada lokasi tertentu (portability) – boleh belajar di rumah, di pejabat atau di dalam perjalanan.
2.
Semua kursus boleh dicapai secara atas talian.
Kos dan Pilihan Kursus
Kursus adalah percuma. 4
3.
Pilihan kursus yang luas untuk memenuhi keperluan penjawat awam.
Pembelajaran berterusan.
Flexibility
Pembelajaran yang berpaksikan pelajar (Learner centric).
Boleh melangkau topik sesuatu kursus dan fokus kepada topik yang hendak dipelajari.
4.
Tahap Pengekalan yang Lebih Tinggi (Higher Retention)
Penyampaian bahan pembelajaran di dalam format multimedia dapat meningkatkan tahap pengekalan.
5.
Tahap Kolaborasi yang Tinggi
6.
Boleh mengulangi kursus atau topik mengikut keperluan.
Boleh berbincang dengan fasilitator dan peserta lain secara atas talian.
Membuka Peluang Pembelajaran Global
Peserta dapat mencapai sumber pembelajaran yang terdapat di internet semasa mengikuti kursus.
7.
Blended Learning
EPSA™ memberi peluang kepada INTAN untuk melaksanakan blended learning sebagai kaedah pembelajaran alternatif kepada kaedah
face-to-face.
Penggunaan
blended
learning
boleh
memendekkan tempoh kursus dan tempoh peserta perlu meninggalkan pejabat.
5
Elemen Signifikan Pelaksanaan EPSA™ memberi impak yang signifikan pada peringkat sektor awam. 1.
Penjimatan masa Impak Di Peringkat Perkhidmatan Awam 1. Menjimatkan masa semua pihak di sektor awam dan menyebabkan lebih ramai personel sektor awam dapat dilatih dalam tempoh yang lebih singkat. Kuantiti penjimatan bergantung kepada tempoh sesuatu kursus dan julatnya (range) boleh diantara sehari kepada sebulan. Sebagai contoh, kursus Pengurusan Projek yang dianjurkan oleh INTAN boleh menjimatkan masa sehingga satu bulan dengan pendekatan blended learning yang melibatkan EPSA™. 2. Masa personel sektor awam dijimatkan kerana tidak melibatkan sebarang masa perjalanan disebabkan mereka tidak perlu meninggalkan pejabat untuk menghadiri kursus secara fizikal di INTAN atau lokasi latihan lain. Kuantiti penjimatan bergantung kepada jarak tempat bekerja dengan institusi latihan seperti INTAN. Sebagai contoh: o Jika peserta dari Putrajaya ke INTAN, boleh jimat sehingga anggaran 2 jam masa perjalanan pergi balik. o Jika peserta dari Kucing, Sarawak ke INTAN, boleh jimat masa purata 10 jam perjalanan pergi balik. Penjimatan masa ini menyumbang kepada produktiviti dan kecekapan personel di samping mengurangkan tekanan.
Impak Di Peringkat INTAN, JPA 1. Menjimat masa pentadbir kursus dalam kursus kerana:
mengurus dan mentadbir
o Personel mendaftar sendiri secara atas talian o Personel mengurus sendiri pemilihan kursus, termasuk pembatalan pendaftaran. Purata kuantiti penjimatan masa adalah 2 minggu, yang boleh digunakan oleh pentadbir untuk menumpukan kepada aktiviti penting yang lain. 6
2. Menjimatkan masa fasilitator kursus kerana: o Boleh memantau dan berkolaborasi secara atas talian, dan boleh dilakukan pada bila-bila masa; o Fasilitator tidak perlu memberi ceramah Kuantiti penjimatan masa mengikut tempoh kursus dan boleh dalam lingkungan dari 1.5 jam kepada beberapa hari. Penjimatan ini membolehkan fasilitor memberi tumpuan kepada perancangan dan pembangunan kursus peringkat lanjutan.
2.
Penjimatan kos
Impak Di Peringkat Perkhidmatan Awam Kursus ditawarkan secara percuma Tidak ada kos makan dan lojing Tidak ada kos perjalanan Tidak ada kos percetakan nota kursus
Impak Di Peringkat INTAN, JPA
1. Kos menjalankan kursus dapat dikurangkan dengan signifikan, dan penurunan kos lebih banyak jika lebih ramai peserta mengikuti kursus melalui EPSA™. Contohnya, kos menjalankan kursus di INTAN adalah bagi setiap peserta.
RM 1,577.70
Kos bagi kursus Nilai dan Etika melalui EPSA™ ialah RM197.85 bagi setiap peserta. Kos akan terus menurun dengan peningkatan bilangan peserta.
7
3.
Meningkatkan produktiviti
Impak Di Peringkat Perkhidmatan Awam 1. Produktiviti meningkat kerana kursus EPSA™ adalah secara atas talian dan oleh itu personel tidak perlu meninggalkan pejabat untuk hadir secara fizikal di institusi yang menganjurkan kursus. Personel boleh menumpukan kepada menjalankan tugas masingmasing dan meningkatkan kecekapan serta produktiviti. 2. Produktiviti personel sektor awam meningkat kerana mereka boleh merancang keperluan dan kehadiran kursus mereka dengan lebih berkesan disebabkan pembelajaran boleh dilakukan mengikut kesesuaian masa dan tempat.
Impak Di Peringkat INTAN, JPA 1. Produktiviti penceramah meningkat kerana masa untuk memberi ceramah dapat digunakan untuk tujuan yang lebih efektif seperti perancangan kurikulum dan kandungan kursus peringkat lanjutan, bagi memantapkan kursus-kursus yang dilaksana, disamping memberi fokus juga kepada menjalankan penyelidikan, mengeluarkan penerbitan dan memberi khidmat konsultansi. 2. Pengurusan kursus secara atas talian meningkatkan produktiviti pegawai dan kakitangan yang menguruskan kursus. 3. Pemusatan kemahiran teknikal dalam menyelenggara sistem epembelajaran di EPSA™ membolehkan INTAN membangunkan kepakaran di dalam bidang ini secara terancang. 4.
Mudah digunakan Impak Di Peringkat Perkhidmatan Awam 1. Sistem mudah dicapai kerana menggunakan teknologi web dan mudah digunakan kerana berasaskan pilihan menu (menu driven). 2. Hanya komputer peribadi dan capaian Internet diperlukan untuk personel menggunakan sistem EPSA™. 8
Impak Di Peringkat INTAN, JPA. 1. Sistem EPSA™ juga mudah digunakan oleh fasilitator untuk menguruskan kursus dan mengemaskini bahan kursus kerana terdapat antara muka yang self explanatory dan bantuan atas talian.
Elemen Relevan Pelaksanaan EPSA™ dilihat amat relevan kepada sektor awam. 1.
Menyokong Aspirasi RMK9 dalam Pembangunan Modal Insan Dasar
latihan
Sumber
Manusia
Sektor
Awam
melalui
Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005 menyatakan bahawa setiap Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Jabatan hendaklah memastikan anggota masing-masing di semua peringkat mengikuti kursus untuk sekurangkurangnya tujuh hari setahun bagi mempertingkatkan minda dan sikap penjawat
awam
seterusnya
merealisasikan
aspirasi
RMK9
dalam
pembangunan modal insan dan ke arah pembangunan knowledge-worker. EPSA™ berperanan penting dan signifikan dalam usaha ini dengan menyediakan bahan pembelajaran dalam pelbagai bidang yang relevan untuk kakitangan sektor awam, baik bagi tujuan penambahan pengetahuan, kenaikan pangkat dan pengemaskinian pengetahuan yang sedia ada. EPSA™ menyumbang secara langsung kepada keberkesanan penyampaian latihan dan pembelajaran di sektor awam.
2.
Pemantapan
Sistem
Penyampaian
Perkhidmatan
Pembelajaran
(Learning System Delivery Service) Sistem EPSA™ yang dibangun dapat memantapkan serta meningkatkan kecekapan
dan
keberkesanan
sistem
penyampaian
perkhidmatan
pembelajaran di sektor awam dengan secara langsung dan signifikan melalui cara berikut: a)
Menambah kapasiti latihan kerana melalui EPSA™ lebih ramai personel boleh dilatih dalam tempoh yang lebih singkat. 9
b)
Menurunkan kos latihan kerana jika lebih ramai yang menggunakan Sistem EPSA™ maka kos akan lebih berkurangan.
c)
Menambah bilangan dan jam kursus yang boleh ditawarkan.
Melalui EPSA™, personel sektor awam boleh mendapatkan pembelajaran pada bila-bila masa walau di mana pun mereka berada. 3.
Peluang Pembelajaran Berterusan Kerajaan
telah
sekian
lama
menggalakkan
personel
meningkatkan
pengetahuan dan kemahiran di samping membina sikap yang positif dalam usaha beralih ke ekonomi berasaskan pengetahuan dan membangunkan masyarakat berpengetahuan (Knowledge-Society) serta perkhidmatan awam yang berpengetahuan (Knowledge Based Civil Service). Namun mekanisme pembelajaran berterusan yang terancang dan mudah tidak disediakan kerana masih bergantung pada pembelajaran melalui saluran tradisi iaitu kursus, seminar, persidangan dan membaca buku, majalah dan jurnal. EPSA™ memberi impak signifikan dalam mengatasi kekurangan ini dan menyediakan satu platform pembelajaran yang terancang, sentiasa dapat dicapai dan berfokuskan kepada pelajar (learner centric). Peningkatan kadar penggunaan internet kepada 62.8% pada tahun 2008 berbanding 15% pada tahun 2000 (Sumber: Internet World Stats) memantapkan kesediaan personel sektor awam untuk mengikuti pembelajaran secara atas talian. 4.
Pelaksanaan Blended Learning Pelaksanaan blended learning memperkayakan sistem pembelajaran di INTAN di dalam melahirkan kakitangan awam yang berfikir dan berbakat. Melalui EPSA™, INTAN dapat melaksanakan Kaedah Latihan Bersepadu INTAN (Gambar Rajah 2 dan 3) yang memantapkan hasil latihan INTAN di dalam tempoh yang lebih singkat. Sebagai contoh, pembangunan kemahiran pengurusan projek dapat diselesaikan di dalam tempoh dua (2) bulan sahaja, berbanding dengan tempoh tiga (3) bulan sebelumnya. Pelaksanaan blended learning memberi impak secara langsung di dalam meningkatkan kecekapan dan keberkesanan INTAN dan agensi latihan sektor awam yang lain.
10
Gambar Rajah 2 : Kaedah Latihan Bersepadu INTAN.
Gambar Rajah 3 : Pelaksanaan Kaedah Latihan Bersepadu INTAN bagi Kursus Pengurusan Projek.
11
Penutup Penekanan yang diberi oleh kerajaan, termasuk kepimpinan tertinggi ke atas pembangunan sumber manusia meningkatkan keperluan dan permintaan berkursus dan menyebabkan sistem penyampaian latihan perlu diperkasakan. EPSA™ dapat memenuhi keperluan ini di samping memperkayakan repositori ilmu nasional. Sebagai satu shared learning services, EPSA™ menyumbang secara langsung kepada pencapaian aspirasi kerajaan membangunkan modal insan sektor awam yang merupakan aset terpenting dalam memaju dan memakmurkan negara kita.
Disediakan oleh: Nama Pegawai/Unit Terlibat : Encik Mohammad Khairu Farhan bin Md. Saad Tel. : 03-2084 7277 Emel :
[email protected]
12
