SWOT: RINGKASAN LAPORAN AUDIT BAGI TAHUN 2012 BIL JSPIU

SWOT: RINGKASAN LAPORAN AUDIT BAGI TAHUN 2012

BIL

1.

JSPIU

SPKAL

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 6.4: Persekitaran Klausa 4.2.4 Kawalan Rekod Kerja UMS/PKPH/05/Penerimaan dan UMS/PUPH/13/Keselamat Pendaftaran Aset an Tempat Kerja 1. Menguatkuasakan penggunaan borang 1. PTJ Perlu mewujudkan KEWPA13 (senarai aset alih yang perlu JKKP seperti diselenggarakan) dan KEWPA14 (daftar perlantikan setiausaha, penyelenggaraan harta modal) bagi ERP dan carta komputer yang bilangannya 260 unit organisasi. terdapat di SPKAL. 2. Menguatkuasakan penggunaan buku Klausa 8.5.2: Tindakan log untuk setiap makmal bagi Pembetulan memantau/mengesan/analisis UMS/PKPH/05 penggunaan komputer yang terdapat di 1. Oganisasi hendaklah 3 makmal seperti makmal advertising. mengambil tindakan untuk menghapuskan punca-punca ketidakakuran bagi mengelakkan ianya berulang.


BIL

2.

JSPIU

SSIL

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 8.5.2: Tindakan Pembetulan 1. Organisasi hendaklah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca-punca ketidakakuran bagi mengelakkan ianya berlaku lagi.

UMS/PUPH/13/Keselamatan Tempat Kerja 1. Tiada Aktiviti/Kesedaran/Rekod Pelaksanaan UMS/PUPH/14/Pemantauan Terhadap Perkhidmatan Outsourcing 1. Perlu menyediakan jadual pembersihan mengikut dokumen kontrak bagi kerjakerja tersebut/pemantauan. Serta menyemak tuntutan bulanan bagi kerjakerja pembersihan yang dilaksanakan.

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod UMS/PUPH/12/Perlindungan Harta 1. Rekod diwujudkan Fizikal untuk dijadikan bukti 1. Pemeriksaan keselamatan dan kawalan keakuran kepada keselamatan dirancang. Manakala keperluan standard dan pemastian sistem pencegahan keberkesanan operasi kebakaran perlu sistem pengurusan diperiksa/diselenggarakan. kualiti hendaklah dikawal. UMS/PKPK/05/Penerimaan dan Pendaftaran Aset 1. Keseluruhan aset di SSIL perlu dilabelkan mengikut standard sistem IAset. Borang KEWPA7 perlu dipaparkan setiap ruang.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 4.2.4 1. Didapati kandungan surat di dalam fail tidak selari dengan catatan dalam catatan kertas minit. 2. Didapati tiada cop penerimaan surat masuk. 3. Terdapat fail yang tiada kertas catatan minit dalam fail. Klausa 6.2.2: Kecekapan, Latihan dan Kesedaran 1. Didapati tiada perancangan untuk kakitangan menghadiri latihan/kursus dalam setahun. 2. Kakitangan tidak melengkapkan mata CPD dalam setahun.

3.

PPI

Klausa 6.4: Persekitaran Kerja UMS/PUPH/13 1. Ketiadaan JKKP di PPI. 2. Ruang yang sempit dan memerlukan prosedur keselamatan yang teratur.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN UMS/PKPH/05: Penerimaan dan Pendaftaran Aset 1. Rekod daftar harta modal dan inventori dicampur dalam satu fail. Tiada senarai aset dan inventori (KEWPA4 & 5) disertakan sekali dalam fail. 2. Senarai aset (KEWPA7) mengikut lokasi ada disediakan tetapi tidak dikemaskini. 3. Pergerakan aset ada direkodkan dalam buku log penggunaan bukan dalam daftar pergerakan aset (KEWPA6) – rekod tidak dikemaskini.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Aset yang telah diselenggara tidak direkodkan dalam daftar aset (KEWPA2B) 2. Senarai KEWPA7 perlu dikemaskini di semua ruang dalam SSS. Klausa 5.1: Komitmen Pengurusan UMS/PUPH/07: Penyediaan dan Semakan Belanjawan 1. Tiada pengesahan kelulusan daripada pegawai terhadap butiran dalam Buku Vot. 2. Manakala semakan yang dibuat hanyalah secara menyeluruh untuk setiap 1 muka surat.

4.

SSS

Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Kemudahkesanan UMS/PKPH/05: Penerimaan dan Pendaftaran Aset 1. Terdapat aset yang tidak dapat dilabelkan dengan sistem koding barcode yang ditetapkan kerana fizikal aset yang bersaiz kecil seperti clip-on microphone.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Pegawai penempatan tidak menyimpan salinan KEWPA2 bagi peralatan aset di bawah jagaannya. 2. Aset yang dipinjam/dipindah direkodkan dalam Buku Log penggunaan bukan dalam daftar pergerakan aset (KEWPA6) yang telah dicatat. Klausa 6.4: Persekitaran Kerja 1. Didapati ruang ke rintangan api tersekat dengan penempatan perabot diruangan tersebut. 2. Perletakan perabot dan barang-barang dilaluan tersebut boleh menyebabkan gangguan atau sekatan dalam aspek keselamatan.


BIL

5.

JSPIU

HEP

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 7.5.3: Identifikasi Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod dan Kemudahkesanan 1. Buku vot hendaklah dikemaskini dan 1. Organisasi perlu diselaras dengan Laporan SAGA memastikan setiap (berdasarkan Peraturan Kewangan dan harta benda yang dibeli Perakaunan UMS pindaan 1998, Perkara mudah dikenalpasti 68-Buku Vot) dan dikesan melalui sistem koding yang Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod jelas. 1. Rekod surat tidak dikemaskini dalam kertas minit. Klausa 7.6: Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran Klausa 4.3 dan Pemantauan UMS/PUPH/01 1. Organisasi hendaklah 1. Tidak terdapat jawatankuasa laporan memastikan proses aduan. pemantauan dan penilaian yang Klausa 5 dilaksanakan adalah UMS/PUPH/01 selaras dengan 1. Tidak terdapat buku log aduan samada keperluan-keperluan di kaunter HEP atau di Pusat pemantauan dan Perumahan dan Hospitaliti Pelajar. penilaian. Klausa 5.1: Komitmen Pengurusan 1. Didapati mesyuarat kajian semula pengurusan peringkat jabatan tidak diwujudkan. Klausa 5.5.3: Komunikasi Dalaman 1. Ruang hebahan, makluman dan sudut ISO tidak konsisten.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 7.4.1: Proses Klausa 6.2.1: Am Perolehan 1. Didapati carta organisasi Jabatan tidak 1. Organisasi hendaklah dipamerkan di ruang pejabat. Ini menilai dan memilih menyebabkan staf kurang peka kepada pembekal berdasarkan tugas dan tanggungjawab masingkeupayaan mereka masing. membekal bahan yang 2. Ketiadaan fail meja di setiap meja memenuhi keperluan kakitangan. yang telah ditetapkan oleh organisasi. Kriteria Klausa 6.2.2: Kecekapan, Latihan dan untuk pemilihan, Kesedaran penilaian dan penilaian 1. Didapati tiada perancangan di dalam semula prestasi memastikan semua kakitangan pembekal hendaklah mengikuti atau menghadiri kursus yang ditentukan. diperlukan dalam setahun. Klausa 6.4: Persekitaran Kerja 1. Didapati meja (work station) staf tidak kemas. Staf susah mencari dokumen dan tidak teratur. 2. Lantai di ruang pejabat tidak rata dan boleh menyebabkan kesukaran semasa berjalan. 3. Lantai/karpet tidak bersih di ruang pejabat dan luar pejabat. 4. Pencahayaan tidak sesuai. Ruang pejabat Nampak lebih suram dan kurang selamat.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 7.5.4: Harta Milik Pelanggan 1. Terdapat aset tidak digunakan (monitor HP) berada di bilik mesyuarat HEP. UMS/PKPH/01: Perancangan Perolehan Aset 1. Pembelian computer riba untuk kegunaan pejabat menggunakan peruntukan vot makmum di mana peruntukan adalah daripada pihak KPT untuk tujuan program keusahawanan pelajar.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 8.2: Pemantauan Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen dan Pengukuran 1. Dicadangkan Urusetia mempunyai 1. Analisis keberkesanan mekanisme lain dalam penerimaan kaedah kesedaran dan aduan selain daripada email dan borang aktiviti yang dijalankan. soal selidik. - Contoh: Peti cadangan dll Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen 1. Dicadangkan borang soal selidik MS ISO diuar-uarkan kepada Urusetia Aset diperngkat JPSIU agar analisis dari borang tersebut dapat meningkatkan lagi mutu kerja Urusetia.

6.

URUSETIA


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 6.4: Persekitaran Kerja 1. Organisasi hendaklah menentukan dan mengurus persekitaran kerja yang diperlukan bagi mencapai keakuran keperluan produk.

7.

IPMB

Klausa 5.5: Tanggungjawab dan Kuasa 1. Organisasi hendaklah menentukan dan memastikan tanggungjawab dan kuasa dikenalpasti. Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Rekod diwujudkan bagi dijadikan bukti keakuran kepada keperluan standard dan keberkesanan operasi sistem pengurusan kualiti hendaklah dikawal. Klausa 5.1: Pengurusan

Komitmen


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 5.5.3: Komunikasi Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen Dalam Organisasi Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod

8.

UNIT PENERBITAN


BIL

9.

JSPIU

SSMP

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 6.4: Persekitaran Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen Kerja 1. Tiada borang KEWPA7 ditampal/dilekat 1. Alat pemadam api di lokasi makmal coklat. perlu diganti bila sudah tamat tempoh. Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen 1. Buku vot tidak mempunyai tandatangan pengesahan daripada pegawai yang dipertanggungjawabkan. 2. Sebahagian KEWPA2 dan KEWPA3 tidak ditandatangani oleh pegawai penempatan. - Makmal ditetik - Makmal perkhidmatan makanan - Makmal coklat - Lepas tunai - Bilik tutorial - Penilaian deria 3. KEWPA7 tidak ditampal di ruang bilik/lokasi - Kawasan makmal/pejabat Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Didapati pejabat am/fail tidak mempunyai sesalinan rekod lantikan pegawai aset. Klausa 8.2: Pemantauan dan Pengukuran 1. Maklumbalas aduan tidak diperolehi walaupun tempoh aduan telah melebihi sebulan. Aduan daripada bulan Januari 2012.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 8.3: Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk 1. Kawalan Pemantauan penerimaan pesanan tempatan masih tidak jelas dan tiada dokumentasi. Contoh: - No. LPO: AA12277 Pesanan diterima lewat 3 bulan dari tarikh sepatutnya. - No. LPO: AA12305 - No. LPO: AA12249 2. Kelewatan pesanan tersebut boleh mengakibatkan aspek perbelanjaan dan pengajaran terjejas. 3. Pihak audit menyarankan surat peringatan dikeluarkan sebagai langkah ‘follow up’ dan rekod kepada pembekal untuk menghantar pesanan. Kontrak pesanan wajar ditamatkan sekiranya pembekal/kontraktor tidak menyempurnakan pesanan selepas peringatan ketika dikeluarkan.


BIL

10.

JSPIU

SPL

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 5.1: Komitmen Klausa 5.1: Komitmen Pengurusan Pengurusan 1. Buku vot hendaklah dikemaskini dan 1. Dalam memastikan diselaraskan dengan laporan SAGA setiap anggota (berdasarkan Peraturan Kewangan dan organisasi memahami Perakaunan UMS Pindaan 1998, Perkara kepentingan untuk 68 – Buku Vot) bagi memastikan memenuhi kehendak pemantauan yang menyeluruh terhadap serta keperluan kawalan perbelanjaan pusat peraturan kewangan. tanggungjawab (PTJ). Pihak audit berpendapat kakitangan yang Klausa 4.2.4: Kawalan bertanggungjawab dalam pengurusan Rekod: buku vot wajib mengikuti kursus-kursus 1. Rekod diwujudkan pengurusan buku vot. untuk dijadikan bukti keakuran kepada Klausa 8.3: Kawalan Ke Atas keperluan standard dan Ketidakakuran Produk keberkesanan operasi 1. Pihak audit menyaran surat peringatan sistem pengurusan perlu dikeluarkan dan direkodkan kualiti hendaklah sebagai bukti peringatan kepada pihak dikawal. pembekal/kontraktor untuk menghantar pesanan. Kontrak perolehan hendaklah Klausa 6.4: Persekitaran ditamatkan sekiranya pembekal tidak Kerja: dapat menyempurnakan pesanan 1. Organisasi hendaklah selepas peringatan yang ketiga menentukan dan dikeluarkan. mengurus persekitaran kerja yang diperlukan bagi mencapai keakuran keperluan produk.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 8.5.3: Tindakan Pencegahan – UMS/PKPH/09 1. Pengurusan kenderaan universiti organisasi hendaklah menentukan tindakan bagi menghapuskan puncapunca ketidakakuran yang dijangkakan bagi menghalang ianya daripada berlaku. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian terhadap kesan masalah-masalah yang dijangkakan. 2. Rekod penyelenggaraan berkala kenderaan hendaklah diwujudkan bagi membolehkan pemantauan menyeluruh terhadap sejarah dan prestasi keseluruhan kenderaan. UMS/PKPH/01 Aset

Perancangan

Perolehan

UMS/PUPH/08 Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Klausa 8.4: Analisis Data


BIL

11.

JSPIU

SKTM

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 4.2.3 Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Dokumen yang 1. Berdasarkan semakan, fail dan rekod diwujudkan dalam telah diselenggarakan. Namun, terdapat sistem pengurusan beberapa fail yang tidak dikemaskini kualiti hendaklah dari semasa ke semasa. dikawal. Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod Aset perlu diselenggara 1. Borang KewPa-17 perlu dikemaskini. secara berjadual dengan KewPa-7 bagi makmal pangkalan data. efektif Klausa 5.5.1: Tanggungjawab dan Kuasa Klausa 6.4: Persekitaran 1. Buku log instrumen tidak Kerja ditandatangani oleh pegawai yang 1. Keselamatan. bertanggugjawab. 2. Persekitaran kerja perlu dalam keadaan teratur dan selamat.


BIL

12.

JSPIU

PASCA

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 6.4: Persekitaran Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Kerja Kemudahkesanan UMS/PUPH/13/Keselamat 1. Setiap aset perlu dilabel dengan an Tempat Kerja barcode. 1. PTJ perlu mewujudkan 2. Imac MB3242P/A JKKP seperti pelantikan (UMS/02/3010/2008/C4301/001) Tiada setiausaha, ERP dan barcode. carta organisasi. Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod Klausa 4.2.3: Kawalan 3. Borang KewPa-7 perlu diwujudkan bagi Dokumen setiap bilik/makmal. 1. Dokumen yang 4. Pejabat Pentadbiran. diwujudkan dalam 5. Bilik Operasi. sistem pengurusan 6. Borang KewPa-2 perlu diwujudkan bagi kualiti hendaklah setiap aset. dikawal. 7. Imac MB3242P/A (UMS/02/3010/2008/C4301/001) Tiada KewPa-2. 8. Borang KewPa-3 perlu diwujudkan bagi setiap inventori. 9. Laminator (S/N: 322829) di Bilik Operasi tiada KewPa-3


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Laporan juruaudit pada tahun 2011 telah melaporkan ketakakuran (NCR) di bawah Klausa 4.2.4 kerana fail dan rekod tidak disediakan/diselenggara dengan kemaskini atau tidak dapat diserahkan untuk tujuan semakan. Berdasarkan semakan, fail dan rekod teah diselenggara/diwujudkan. Namun, terdapat beberapa fail yang tidak dikemaskini dari semasa ke semasa. Klausa 7.2.3: Komunikasi Dengan Pelanggan 1. Tiada sebarang rekod dalam buku log aduan pelanggan dicatatkan. 2. Maklumbalas kepada pengadu/pelanggan tidak direkodkan dalam tol aduan/buku log. 3. Penemuan: Buku log aduan pelanggan tidak dicatatkan/dikemaskini (kotak aduan dan E-aduan) 4. Surat/dokumen maklumbalas terhadap aduan tidak dikemukakan. (Bulan Februari 2010 sehingga kini)


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 5.1: Komitmen Pengurusan 1. Laporan juruaudit pada tahun 2011 telah mencadangkan untuk laporan ketakakuran (NCR) di bawah klausa 5.1 kerana aktiviti awareness/sudut kualiti belum diwujudkan, Jawatankuasa ISO belum diwujudkan dan kajian objektif belum dilaksanakan. 2. Berdasarkan semakan didapati sudut dan Jawatankuasa pelaksanaan MS ISO telah diwujudkan pada tahun ini. 3. Walaubagaimanapun; - Tiada mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana MS ISO dibuat tahun ini. (Tidak Aktif) - Aktiviti Awareness tidak menyeluruh - Tiada perancangan ISO dibuat


BIL

13.

JSPIU

SPPS

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Pihak SPPS perlu memastikan rekod-rekod dalam fail mudah untuk dibaca, dikenalpasti dan diperolehi semula.

Klausa 6.4: Persekitaran Klausa 7.5.5: Pemeliharaan Produk Kerja 1. Terdapat alat yang tidak diselenggara UMS/PUPH/13/Keselamat sejak beberapa tahun yang lalu. an Tempat Kerja 2. Abdominal Bench (S/N: 1. Tong gas tidak diikat 520891W616413) pada dinding. UMS/H1/2050/H/2002/P/38. Kali 2. Tiada peti kecemasan terakhir diselenggara pada 29 Disember dalam makmal. 2009. Klausa 5.6.2: Input Kajian Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Semula Kemudahkesanan 1. Input kajian semula 1. Terdapat aset makmal tidak mempunyai hendaklah meliputi label barcode. hasil auditan, - Elliptical Edge (S/N: E2038496) maklumbalas UMS/H1/2050/H/2002/P/32. pelanggan, prestasi - Abdominal Bench (S/N: proses dan keakuran 520891W616413) produk, status tindakan UMS/H1/2050/H/2002/P/38. pencegahan dan tindakan pembetulan. Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Rekod borang KewPa-2 perlu dikemaskini dari masa ke semasa. - KewPa-2 bagi alat Exercise Mats melebihi bilangan alat. - Bilangan alat dibeli = 7 Unit (no. pesanan: 006898-00/AA25627) tapi bilangan KewPa-2 = 13 helai. 2. Borang KewPa-7 perlu ada bagi setiap makmal. - Makmal komputer 3 tiada KewPa-7.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Mewujudakan sebuah fail khusus bagi rekod penyelenggaraan aset dan inventori di PKPP bagi memudahkan pengenalpastian, penyimpanan dan penjagaannya. Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Susunan kad aset/inventori di dalam fail hendaklah mengikut turutan tarikh diterima bagi memudahkan rujukan.

14.

PKPP

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Terdapat kad aset (no. siri pendaftaran: UMS/H1/3030/H/2006/M5 dan UMS/H1/3030/H/2006/M/11 yang tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Pegawai Aset sebagai pengesahan kad aset tersebut. Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Penerimaan permohonan tidak dicatat dan tidak lengkap. 2. Semakan peruntukan tidak dicatat/dibuat. 3. Pengesahan peruntukan tidak dilakukan. 4. Rujukan: BEN/PU/03 5. Penerimaan permohonan pembelian terus tidak lengkap. 6. Rujukan: BEN/PU/04 7. No. Pesanan: AA09912(000696-00)


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Kemudahkesanan Program Pengajian 2. Aset bagi saxophone/Eb Baritone, Yamaha YBS 32E tidak ditag mengikut prosedur pengurusan harta benda ums. (tag berwarna silver) UMS/H1/3030/H/2008/M/28


BIL

15.

JSPIU

IPB

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 7.6 Klausa 7.6: Kawalan Ke Atas Pemantauan 1. Kawalan ke atas dan Pengukuran Peralatan pemantauan peralatan 1. Dokumen penyelenggaraan bagi aset aset makmal tidak Microarray tidak lengkap (tiada laporan dilakukan iaitu penyelenggaraan daripada pihak penyelenggaraan tidak pembekal bagi aset tersebut) dibuat mengikut - No. Siri Pendaftaran perancangan bagi UMS/H1/4030/H/2009/M/4 tahun 2012 bagi peralatan aset makmal Klausa 5.5.1: Tanggungjawab dan Kuasa seperti berikut: 1. Buku Log penggunaan instrumen - UMS/H1/4030/H/20 makmal tidak ditandatangani pegawai 10/M/5 yang bertanggungjawab. - UMS/H1/4030/H/20 - No.Siri pendaftaran 10/M/2 UMS/H1/4030/H/2012/P/8 - UMS/H1/4030/H/20 UMS/H1/4030/H/2009/M/4 11/R/2 UMS/H1/4030/H/2012/P/3 UMS/H1/4030/H/2010/M/2 UMS/H1/4030/H/2011/M/3 Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Kemudahkesanan Program Pengajian 1. Terdapat aset peralatan makmal tidak ditag mengikut prosedur pengurusan Harta Benda UMS. - Laminar Bio Hazard Cabinet UMS/H1/4030/H/2007/M/29 RM73930.00 - Tiada barcode


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. No. Siri pendaftaran Aset pada senarai aset (dicetak 1 Nov 2012) tidak selaras dengan No. Borang KEWPA2 dan tag aset. 2. Contoh Aset - Nanodrop Spectrum Meter (UMS/H1/4030/H/2009/M/64) - Top loading Autoclave (UMS/H1/4030/H/2009/M/78) - Inverted Microscope (UMS/H1/4030/H/2011/M/3) 3. Diminta JSPIU membuat semakan semula dengan sistem pengurusan IAset.


BIL

16.

JSPIU

UMSKAL

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 4.2.4 Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Tidak merekodkan UMS/PKPH/05/Penerimaan dan sebarang kerja-kerja Pendaftaran Aset penyelenggaraan 1. BPKI UMSKAL, HEP UMSKAL dan dalam kad aset/kad Bahagaian Pentadbiran UMSKAL – aset tidak kemaskini Penyediaan daftar aset dan inventori (tidak merekodkan (KEWPA2 & KEWPA3) perlu dicetak dalam menggunakan kertas/kad khusus yang KEWPA14/bahagian telah dibekalkan oleh pihak UMS. belakang kad aset 2. BPKI UMSKAL dan HEP UMSKAL – biru). Ini adalah perlu Penggunaan fail bagi daftar aset dan bagi rujukan justifikasi inventori KEWPA2 dan KEWPA3 perlu penyelenggaraan diasingkan untuk memudahkan berikutnya, pembelian pengesanan dan pencarian dokumen. aset baru dan 3. Bahagian Sukan & Rekreasi UMSKAL – cadangan pelupusan. Aset-aset yang sudah 2. Senarai KEWPA7 perlu dipindahkan/serah milik perlu disediakan dan diserahkan bersama kad aset/KEWPA2 ditandatangani oleh 4. Bahagian Sukan & Rekreasi UMSKAL – Pegawai Aset da Daftar aset perlu dikemaskini bukannya pegawai disebabkan aset tersebut telah penempatan. dipindahkan (mengisi ruang status 3. Semua harta modal lokasi baru dimana aset khususnya aset perlu berada/dibawah pegawai penempatan dilabekan/tagging yang baru) dalam sistem I-Aset. menggunakan standard 5. Bahagian Perpustakaan UMSKAL – barcode yang telah Mengemaskini buku log aduan disediakan dan pelanggan dengan memastikan semua berkuatkuasa aduan yang telah diselesaikan disahkan penggunaannya. oleh Ketua Jabatan.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR) 4. Borang aset dan inventori (KEWPA2 dan PA3) perlu lengkap ditandatangani oleh kerani aset/pegawai penempatan.

PENAMBAHBAIKAN 6. Bahagian Pentadbiran UMSKAL – Memastikan bahawa setiap kenderaan tidak kira kenderaan universiti ataupun sewaa luar haruslah mengisi borang tempahan kenderaan selaras dengan prosedur UMS/PKPH/09 Pengurusan Kenderaan Universiti.

Klausa 8.2.3: Pemantauan dan Proses-proses Klausa 5.6.3: Output Kajian Semula Pengukuran 1. Proses pemantapan terhadap prestasi 1. Organisasi hendaklah pembekal hendaklah diwujudkan bagi menggunakan kaedahmembolehkan PTJ membuat analisis kaedah yang sesuai dalam menentukan pemilihan untuk memantau pembekal/kontraktor yang benar-benar objektif kualiti untuk berkeupayaan pada masa akan datang mencapai hasil yang (borang laporan prestasi pembekal) & dirancangkan. Dokumen alat yang telah diupgred/naik taraf/ujilari perlu disertakan seperti

installation report.

Klausa 7.5.4: Harta Hak Milik Pelanggan Klausa 6.3 1. Organisasi hendaklah 1. Infrastrukutur organisasi hendaklah menjaga harta hak menentukan, menyediakan dan milik pelanggan di menyelenggara infrastruktur yang bawah kawalan. diperlukan bagi mencapai keperluan kualiti produk PKPP UMSKAL, BPA/HEP UMSKALdan Bahagian Keselamatan UMSKAL.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 6.4: Persekitaran Kerja UMS/PUPH/13/Keselamatan Tempat Kerja 1. PTJ perlu mewujudkan JKKP seperti perlantikan setiausaha, ERP dan carta organisasi. Klausa 7.5.3: Identifikasi dan kemudahkesanan 1. Bahagian Perpustakaan UMSKAL – Meletakkan/menampal KEWPA7 di dalam ruang/bilik dan bukannya di depan pintu masuk. Klausa 7.4.1: Proses Perolehan 1. HEP-UMSKAL – Pihak HEP hendaklah menyimpan rekod berhubung asas pemilihan/lantikan syarikat.


BIL

17.

JSPIU

PPIB

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 4.2.3: Kawalan UMS/PUPH/04: Kawalan Rekod Dokumen 1. Pihak PPIB dicadangkan agar sentiasa 1. Inventori tidak memastikan daftar fail diselenggara, didaftarkan dalam dikemaskini dan disusun dengan baik daftar inventori dalam bagi memudahkan rujukan dari masa ke tempoh 14 hari selepas semasa. menerima dan didapati juga daftar inventori UMS/PUPH/08: Perolehan bekalan dan tidak diisi dengan Perkhidmatan lengkap dan tidak 1. Pihak PPIB hendaklah membuat dikemaskini. semakan terlebih dahulu berkenaan sebarang perolehan yang melibatkan Klausa 8.5.1: pembekalan perabot samada boleh Penambahbaikkan diperolehi melalui kontrak panel Berterusan sebelum membuat pelawaan di 1. Berdasarkan cadangan kalangan syarikat lain. penambahbaikkan Audit sebelum ini, didapati Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan didapati masih tidak aktif dari segi mesyuarat dan aktiviti awareness di peringkat PPIB.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

Klausa 7.4.1: Klausa 7.4.2: Maklumat Proses Perolehan Perolehan 1. Pihak IBTP telah 1. Borang BEN/PU/04 membuat tidak digunakan dalam pelawaan perolehan pembelian sebutharga terus di peringkat kerja-kerja IBTP. bernilai RM20,000 ke bawah tanpa perakuan teknikal daripada pihak JPP.

18.

IBTP

PENAMBAHBAIKAN UMS/PKPH/09/Pengurusan Kenderaan Universiti 1. Pihak IBTP dicadangkan agar mendapatkan Jadual Penyelenggaraan Kenderaan daripada JPP UMS/PKPH/08/Penyelenggaraan Berkala Instrumen Makmal dan UMS/PKPH/09/Pengurusan Kenderaan Universiti 1. Dicadangkan agar mengemaskini rekod penyelenggaraan KEWPA14 dan KEWPA13 bagi kenderaan serta alat makmal yang perlu diselenggara. UMS/PUPH/04/Kawalan Rekod 1. Dicadangkan agar pihak IBTP mewujudkan label-label fail pada fail-fail seperti fail kenderaan dan fail aset bagi memudahkan kebolehkesanan. Klausa 5.5.3: Komunikasi dalam Organisasi 1. Jawatankuasa Pelaksana ISO di peringkat IBTP adalah disarankan untuk membuat aktiviti ‘awareness’ di peringkat institusi agar semua kakitangan dan pegawai memahami pelaksanaan prosedur umum dan khusus MS ISO tersebut.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN UMS/PUPH/08/Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan 1. Pihak IBTP dicadangkan mengeluarkan notis iklan sebut harga semasa membuat pelawaan perolehan di peringkat institut.


BIL

19.

JSPIU

SST

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Tiada minit mesyuarat disediakan dalam mesyuarat Jawatankuasa MS ISO 9001:2008 di peringkat sekolah dan terdapat label pedaftaran tidak dilekatkan dalam harta modal.

UMS/PKPH/05/Penerimaan & Pendaftaran Aset 1. Pihak sekolah dicadangkan agar mengemaskini rekod KEWPA2, KEWPA3 dan KEWPA7 terutama bagi aset tahun 2012. UMS/PKPH/08/Penyelenggaraan Berkala Instrumen Makmal 1. Dicadangkan agar pihak sekolah mengemaskini KEWPA13 dan KEWPA14 bagi aset 2012.

Klausa 8.2.2: Audit Dalaman UMS/PKPH/10/Pemeriksaan Aset 1. Tiada audit dalam 1. Pihak bertanggungjawab SST dibuat setakat 9 dicadangkan agar mewujudkan jadual November 2012. bagi pemeriksaan aset kerana keperluan pelaksaaan pemeriksaan aset telah dibuat namun tidak mempunyai jadual bagi melaksanakan pemeriksaan. UMS/PKPH/11/Pelupusan Aset Alih 1. Mengemukakan surat peringatan kepada urusetia berhubung permohonan aset mengikut keperluan sekolah sekiranya tiada tindakan yang diambil dalam tempoh yang ditetapkan.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN UMS/PUPH/13/Keselamatan Tempat Kerja 1. Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan SST dicadangkan agar mewujudkan perancangan aktiviti tahunan. UMS/PUPH/08/Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan 1. Pihak SST hendaklah membuat semakan terlebih dahulu berkenaan sebarang perolehan yang melibatkan pembekalan perabot samada boleh diperolehi melalui kontraktor panel sebelum membuat pelawaan di kalangan syarikat lain. UMS/PKPH/16 1. Menyedia dan menghantar laporan KEWPA28 ke urusetia kehilangan dalam tempoh 2 hari berkerja.


BIL

20.

JSPIU

PENDAFTAR

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 5.1: Komitmen UMS/PKPH/05: Pendaftaran Aset Pengurusan 1. KEW.PA 2 dan KEW.PA 3 hendaklah 1. Pihak pengurusan dicop oleh pegawai aset dan Jabatan Pendaftar ditandatangani oleh semua pegawai hendaklah memastikan penempatan. sistem pengurusan 2. KEW.PA 6 bagi setiap harta modal dan kualiti sentiasa inventori hendaklah dicetak dan diisi dilaksana dan dipantau oleh pengguna yang meminjam dari masa ke semasa. peralatan tersebut. Didapati Jawatankuasa Pelaksana MS ISO tidak UMS/PKPH/10: Pemeriksaan Aset aktif dan tiada JKKP 1. Jabatan hendaklah mengemukakan bagi Jabatan tersebut. jadual pemeriksaan aset kepada Tiada fail-fail berkaitan Urusetia MS ISO 9001:2008 Sistem dengan jawatankuasa Pengurusan Harta Benda. tersebut. 2. Menjalankan pemeriksaan aset secara berkala bagi mengenalpasti status dan keadaan aset milik jabatan. UMS/PKPH/11: Pelupusan Aset 1. Melengkapkan dokumen pelupusan aset yang telah dibuat oleh jabatan. Mendapatkan KEW.PA 18 dan KEW.PA 19 daripada Urusetia Pelupusan Universiti untuk direkodkan.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR) Klausa 7.4.1: Proses Perolehan 1. Jabatan hendaklah menilai dan memilih pembekal berdasarkan keupayaan mereka membekalkan bahan yang memenuhi keperluan yang telah ditetapkan oleh jabatan. a) Didapati penilaian prestasi pembekal bagi peruntukan pusat B005 bagi perolehan RM20, 000.00 ke atas tidak dibuat. b) Permohonan spesifikasi dan perakuan dokumen spesifikasi teknikal bagi perolehan ICT dan ABM tidak ditemui.

PENAMBAHBAIKAN


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 5.5.1: Tanggungjawab dan Kuasa 1. Melantik pegawai aset untuk memantau pengurusan harta modal dan inventori di semua bilik pensyarah. UMS/PKPH/10: Pemeriksaan Aset 1. Menyediakan jadual pemeriksaan aset kepada Urusetia MS ISO 9001:2008 Sistem Pengurusan Harta Benda UMS/PKPH/5: Pendaftaran Aset 1. Merekod Harta Inventori di dalam Sistem I-Aset bagi memudahkan pengurusan dan pemantauan inventori sekolah.

21.

SPTA

-

-

UMS/PKPH/16: Kehilangan dan Hapuskira 1. Mewujudkan fail untuk kes-kes kehilangan di sekolah. Rekod diwujudkan bagi dijadikan bukti keakuran kepada klausa 4.2.4(kawalan rekod) UMS/PUPH//08: Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan 1. Mewujudkan cop terima pada invois dan delivery order agar rekod-rekod pembayaran dapat dilaksana dengan konsisten.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN UMS/PUPH/07: Penyediaan dan Semakan Belanjawan 1. Penyediaan dan pembentangan belanjawan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah hendaklah diminitkan bagi tujuan rekod dan bagi mengelak keciciran maklumat seperti permohonan tambahan atau dasar baru.


BIL

22.

JSPIU

UHEIM

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 4.2.3: Kawalan UMS/PKPH/05: Pendaftaran Aset Dokumen 1. Kad pendaftaran harta modal dan 1. Dokumen yang inventori hendaklah dicetak pada kertas diwujudkan hendaklah yang telah disediakan oleh Urusetia dikawal megikut sistem Pengurusan Harta Benda UMS. pengurusan kualiti yang 2. Dokumen-dokumen perolehan bagi digunapakai oleh harta modal dan inventori disimpan universiti. Penemuan yang bersama-sama dengan kad aset. diperolehi adalah: i. Rekod-rekod Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen. pendaftaran aset 1. Pengurusan kenderaan universiti (KEW.PA 2 dan KEW.PA hendaklah dibuat dengan lebih 3, KEW.PA 4, KEW.PA 5 sistematik. Jabatan hendaklah dan KEW.PA 6) tidak mendapatkan jadual penyelenggaraan lengkap dan kemaskini. kenderaan daripada JPP, Dokumen-dokumen mendokumenkan rekod servis dan terbabit tidak penyelenggaraan, menggunakan ditandatangani dan ada borang KEW.PA 6 bagi tujuan rekod yang tidak diwujudkan. peminjaman daripada luar jabatan dan ii. Tiada rekod kewujudan mengemaskini buku log kenderaan. aset di ruang-ruang 2. Rekod aduan dan respon daripada penempatan aset pelanggan hendaklah difailkan bagi (KEW.PA 7). memudahkan tindakan lanjut. iii. Dokumen-dokumen fail tidak selaras dan Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod digabungkan bersama. 1. Fail dan rekod-rekod berkaitan Menyukarkan kehilangan dan hapuskira hendaklah pemeriksaan dokumen diwujudkan bagi memudahkan rujukan dalam fail. dan tindakan lanjut jabatan.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

iv. Rekod-rekod dokumen Klausa 8.2.4: Pemantauan dan berkaitan pendaftaran Pengukuran Produk dan perlaksanaan 1. Membuat borang kajian kepuasan pelupusan (KEW.PA 17, pelanggan agar perkhidmatan yang KEW.PA 18 dan diberikan oleh jabatan boleh diperbaiki KEW.PA 19) tidak dari masa ke semasa. lengkap dan dikemaskini. Klausa 5.5.1: Tanggugjawab dan Kuasa 1. Pihak pengurusan UHEIM hendaklah memastikan sistem pengurusan kualiti sentiasa dilaksana dan dipantau dari masa ke semasa. Didapati Jawatankuasa Pelaksana MS ISO tidak aktif dan tiada JKKP bagi UHEIM. Tiada failfail berkaitan dengan jawatankuasa tersebut.


BIL

23.

JSPIU

PRW

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 5.1: Klausa 4.2.4: Kawalan Klausa 5.2: Tumpuan Kepada Komitmen Rekod Perancangan Pengurusan 1. Tidak mendaftarkan 1. Buku log aduan pelanggan dikemaskini 1. Tidak aset dan inventori ke dan diambil tindakan mewujudkan dalam borang KEW.PA Jawatankuasa MS 2 dan KEW.PA 3, tidak ISO, sudut MS menyediakan KEW.PA ISO dan pegawai 7, aset tidak yang dilantik dilabel/tangging, tidak terhadap MS ISO wujud buku log tidak hadir penggunaan aset dan semasa audit tidak wujud rekod dan dijalankan. jadual penyelenggaraan. Klausa 8.5.2: Tindakan Klausa 6.4: Persekitaran Pembetulan Kerja 1. Tidak mengambil 1. Pelupusan sisa klinikal tindakan tidak diuruskan dengan pembetulan baik. terhadap NCR yang lepas.


BIL

24.

JSPIU

BENDAHARI

GOOD NCR (MAJOR) PRACTISE 1. Penglibatan semua kakitangan bendahari dari peringkat bawah hingga atasan dalam melaksanakan aktiviti 5S. 2. Kawalan dan pengurusan stor yang baik dan kemas. 3. Inisiatif Seksyen Pelupusan menyediakan ‘Surat Akuan Terima Aset/Inventori’ yang dilupuskan sebagai Derma/Sumba ngan.

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Dokumen dalam fail Daftar Inventori tidak disenggara dengan baik. Terdapat Borang KEW.PA 3 ditemui di dalam fail LPO.

UMS/PKPH/05 1. Borang KEW.PA 7 perlu dikemaskini.

UMS/PUPH/12 Klausa 4.2: Kawalan Persekitaran Penempatan Peralatan 1. Barangan yang tidak digunakan seperti kotak-kotak hendaklah disimpan ditempat yang sepatutnya dan wayarPersekitaran wayar telefon diuruskan dengan baik.

Klausa 6.4: Kerja 1. Tidak mewujudkan UMS/PUPH/13 pelan laluan Klausa 4.1: Pemeriksaan Berkala kecemasan bangunan. 1. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Klausa 7.5.3: Identifikasi Peringkat Jabatan secara berkala iaitu 4 dan Kemudakesanan kali setahun. 1. Inventori yang didaftarkan tidak mempunyai label/tagging.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR) Klausa Rekod

4.2.2:

PENAMBAHBAIKAN Kawalan Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen PKPH 01(3) Penyediaan dan perakuan teknikal perkakasan dan perisian teknologi maklumat serta ABM. PKPH(02) Perakuan Teknikal JPP. Klausa 7.4.1: Proses Perolehan PKPH/05 Penerimaan dan Pendaftaran.

25.

CANSELORI


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

Klausa 7.1: Klausa Perancangan Bagi Penambahbaikkan Merealisasikan Berterusan Produk

PENAMBAHBAIKAN 8.5.1: UMS/PUPH/01/UMSPUPA/10 Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod UMS/PUPH/03 Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen UMS/PKPH/14 Pengurusan Penggunaan Instrumen Makmal. Klausa 4.2.2: Skop Sistem Pengurusan Kualiti Termasuk Perincian dan Justifikasi Keperluan

26.

PERPUSTAKA AN

UMS/PUPH/10 Perolehan Kerja-kerja
Perolehan

Terus

Klausa 6.4: Persekitaran Kerja UMS/PUPH/14 Pemantauan Terhadap Outsourcing.

Perkhidmatan


BIL

27.

JSPIU

UPPSiKS

GOOD NCR (MAJOR) PRACTISE Mengadakan aktiviti audit MS ISO yang merangkumi ceramah berkaitan dengan MS ISO dan juga aktiviti audit diperingkat dalaman/peringka t sekolah

NCR (MINOR) Klausa Rekod

4.2.4:

PENAMBAHBAIKAN Kawalan Klausa 4.2.3: Kawalan Dokumen Klausa 6.4: Persekitaran Kerja Klausa 8.2.3: Pemantauan dan Prosesproses Pengukuran


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR) Klausa 5.4.1: Objektif Kualiti 1. Objektif kualiti hendaklah boleh diukur. 2. Elemen pengukuran tidak jelas. Di mana bagi sesuatu aduan, proses pengiuraan tindakan adalh secara dalaman (UPP kepada unit teknikal). Tempoh sebenar aduan oleh unit teknikal diambil kira.

28.

JPP

Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Rekod diselenggara sebagai bukti pematuhan kepada standard dan juga sebagai rujukan lanjut. 2. Didapati rekod/dokumen aset tidak diperakui/disemak/tidak lengkap. Dokumen yang dimaksudkan adalah kad KEW.PA2 untuk kenderaan SAA9979K, SAA8029C, SAA2909L serta dokumen LPO AA30834, Minit Mesyuarat Pengurusan Bil.12012, Minit Bahagian Pentadbiran Bil.3/2012.

PENAMBAHBAIKAN


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR) Klausa 6.3: Infrastruktur 1. Peralatan, bangunan/aset perlu mempunyai perancangan, penyelenggaraan/pemerik saan bagi memudahkan pemantauan dan perancangan bajet PM. 2. Aset Modal, bangunan tidak mempunyai jadual penyelenggaraan, pemeriksaan berkala.

PENAMBAHBAIKAN


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR) Klausa 5.4.1: Objektif Kualiti 1. Memastikan objektif kualiti yang diwujudkan diukur. 2. Didapati bahawa objektif kualiti tidak diukur bagi keperluan 90% instrumentasi diselenggara.

29.

SPU

Klausa 7.4.2: Maklumat Perolehan 1. Memastikan alat instrumentasi melebihi RM100,000 bagi tahun 2012 tidak dipanjangkan kepada PPI untuk perakuan teknikal.

PENAMBAHBAIKAN


BIL

30.

JSPIU

UMTP

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Kemudahkesanan 1. KEW.PA-2, KEW.PA-3 dan KEW.PA yang lain tidak wujud di beberapa lokasi.

UMS/PUPH/13 Keselamatan Tempat Kerja Klausa 4.2.4: Kawalan rekod Penemuan:Fail JKKP J/S/P/I/U tidak dikemaskini i. Minit surat

Klausa 6.4: Keselamatan di Tempat Kerja 1. Tag pemeriksaan pemadam api di bilik pegawai teknologi maklumat telah melebihi tempoh pemeriksaan seterusnya iaitu pada 8/3/2012. No pemadam api: 0230.

UMS/PKPH/16 Kehilangan dan Hapuskira Aset Alih Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod Penemuan:Fail kehilangan tidak diselenggara dengan betul i. Kehilangan televisyen 32’ Sharp Aquos UMS/PKPH/15 Menyelaras permohonan perkakasan dan Perisian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) Serta Alat Bantu Mengajar (ABM) Secara Berpusat Klausa 7.2.2: Semakan Semula Keperluan-keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk Penemuan:Tiada semakan penggunaan borang peminjaman yang disediakan dibuat oleh pihak PTJ sebelum proses permohonan peminjaman ABM diluluskan. i. Rujukan: UMS/PN2.4/M5/5 ii. Rujukan: UMS/CN1.5/K25/7(12-18) iii. Rujukan: UMS/CN1.4/P29/1


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod Fail tidak diselenggara dan disusun mengikut tuntutan nombor yang telah dicatatkan. Terdapat surat yang tidak dikepilkan. Klausa 7.5.3: Identifikasi dan Kemudahkesanan Terdapat peralatan aset tidak dilabel (tag) mengikut prosedur MS ISO 9001:2008 Sistem Pengurusan Harta Benda UMS


BIL

JSPIU

31.

MR

GOOD PRACTISE

-

NCR (MAJOR)

-

NCR (MINOR)

-

PENAMBAHBAIKAN

-


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR) Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod 1. Rekod-rekod yang diperlukan sebagai bukti pelaksanaan sistem pengurusan harta benda dikawal, disediakan dan dipelihara.

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 6.2.2: Kompetensi, Latihan dan Kesedaran Perancangan tahunan untuk latihan dan kursus bagi kakitangan mengikut bidang tugas masing-masing tidak wujud. UMS/PKPH/16 Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih Kehilangan 5 unit laptop dan 1 unit LCD pada 14/12/2011. Klausa 4.2.4: Kawalan Rekod Didapati senarai harta modal SPE dan UMTP (peralatan ICT sewa beli) dimasukkan dalam fail sama.

32.

SPE

UMS/PKPH/10 Didapati Lembaga Pemeriksa belum membuat pemeriksaan aset di SPE untuk tahun 2012. UMS/PUPH/08 Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Borang BEN/PU/03: Permohonan pembelian bekalan/perkhidmatan.


BIL

33.

JSPIU

BPA

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 8.1: Klausa 6.2: Sumber Manusia Proses pengukuran, analisa - Pengisian borang KEW-PA 6 oleh dan peningkatan perlu seksyen-seksyen dalam BPA tidak dirancang dan dilaksanakan seragam dan lengkap mengikut prosedur untuk memastikan dalam Manual Kualiti yang ditetapkan pelaksanaan sistem secara (Seksyen Pendaftaran, Penjadualan dan berterusan. Pengurusan Dewan Kuliah serta Seksyen - Pengerusi Jawatankuasa Pentadbiran dan Kewangan) Pengurusan Aset dilantik - Semua kakitangan yang terlibat dalam di BPA, namun tiada Pengurusan Aset di BPA hendaklah diberi bukti pengawalseliaan latihan yang bersesuaian dengan bidang dan penambahbaikkan. tugas yang dipertanggungjawabkan. - Objektif kualiti JSPIU tidak diukur dan UMS/PKPH/10: Pemeriksaan Aset dipantau. JSPIU perlu menyediakan jadual pemeriksaan aset dan memastikan agar aktiviti pemeriksaan Klausa 4.24: Kawalan dilaksanakan mengikut jadual tersebut. Rekod Rekod perlu diwujudkan, UMS/PKPH/05: Penerimaan dan dikawal dan dipelihara sebagai Pendaftaran Aset bukti keakuran kepada Isu-isu yang perlu diambil tindakan: keperluan standard. - Terdapat KEW-PA 2 & 3 yang telah dicetak, namun masih dalam status UMS/PKPH/16 belum disahkan dalam sistem i-aset Kehilangan dan hapuskira. disebabkan masalah zoning lokasi dalam Laporan kehilangan tidak bangunan baru. dilaporkan kepada polis dalam - Bahagian penempatan sepatutnya tempoh masa 24 jam. ditandatangani oleh pegawai penempatan dan bukannya pegawai/ketua jabatan. - KEW-PA 2 & 3 sepatutnya disalinkan untuk simpanan pegawai penempatan.


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN Klausa 6.4: Persekitaran Kerja Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerja dan Pegawai Keselamatan Peringkat BPA untuk memantau isu-isu keselamatan serta aktiviti berkaitan di BPA. UMS/PUPH/07: Pengurusan Bajet Buku vot perlu dikemaskini dan perlu memantau prestasi perbelanjaan dan prestasi dengan lebih kerap. UMS/PUPH/08: Pengurusan Perolehan Penilaian pembekal bagi perkhidmatan dan bekalan bernilai di atas RM20,000.00. Selanggara daftar pesanan rasmi (PU) yang dikeluarkan bagi tujuan pemantauan pelaksanaan/penyiapan bekalan dan perkhidmatan peringkat BPA. UMS/PKPH/11: Pelupusan Aset Alih Pelupusan secara gotong-royong pada 8 Mei 2012. Namun, KEWPA 19 tidak disediakan dan dikemukakan kepada urusetia pengurusan aset UMS.


BIL

JSPIU

34.

SPS

GOOD PRACTISE

-

NCR (MAJOR)

-

NCR (MINOR)

-

PENAMBAHBAIKAN

-


BIL

35.

JSPIU

SPiKS

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

Klausa 4.2.4: Kawalan UMS/PKPH/11: Pelupusan Aset Alih Rekod - Didapati pihak SPKS telah menerima sijil - Rekod-rekod yang penyaksian pemusnahan KEW-PA 18. diperlukan sebagai bukti Namun borang tersebut tidak lengkap, pelaksanaan sistem tiada nama dakn tandatangan daripada pengurusan harta benda pihak JPP. dikawal dan dipelihara. - Tiada resit disertakan bersama KEW-PA - Surat atau dokumen 19 bagi aset yang dilupus secara dijual. difail mengikut tajuk/fail - Cadangan: Mohon pihak SPKS untuk umum. membuat follow up bagi perkara - Surat/dokumen tidak tersebut di atas untuk tujuan penutupan dapat dikesan. fail. - UMS/SK6.7/J1/46 Keselamatan UMS/PKPH/16: Kehilangan dan Hapus Pekerja(Minit Mesyuarat Kira Aset Alih Bil.1/2012) - Laporan kehilangan kepada pihak polis - UMS/SK6.7/J1/45 tidak dibuat dalam tempoh 24 jam Jawatankuasa Pelaksana setelah diketahui. MS ISO (Dokumen - Tiada bukti menghantar sesalinan sehingga 2010) laporan polis kepada Bahagian - UMS/SK6.7/P34/5Jld6 Keselamatan UMS. - Laporan awal KEW-PA 28 tidak dihantar Klausa 6.4: Perskitaran kepada urusetia dalam tempoh 2 hari Kerja berkerja. - Aspek-aspek - Cadangan: Laporan kehilangan kepada keselamatan ditempat pihak polis sepatutnya dibuat dalam berkerja, persekitaran tempoh 24 jam setelah diketahui agar yang sesuai, selesa dan tindakan segera dapat diambil. selamat. - Sesalinan laporan polis perlu dihantar - Pemeriksaan berkala kepada Bahagian Keselamatan UMS dan tidak dilaksanakan pada KEW-PA 28 perlu dihantar dalam tempoh tahun 2012. yang ditetapkan agar tindakan awal - Alat pemadam api yang dapat dilakukan secepat mungkin


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

telah luput tarikh pada diperingkat dalaman UMS. 24/05/2010 (Lokasi: Makmal Kaunseling Klausa 8.4: Analisis Data Individu) - Kajian analisis objektif kualiti perlu - Pegawai keselamatan dilaksanakan secara berkala bagi dan kesihatan sekolah mengesan dan membuktikan belum dilantik. keberkesanan sistem pengurusan Harta Benda UMS secara menyeluruh. Klausa 8.1 - Perancangan, Klausa 7.2.3: Komunikasi dengan pelaksanaan proses pelanggan (Aduan Pelanggan) kawalan pengurusan - Buku log aduan pelanggan tidak Harta Benda mengikut dikemaskini, pegawai yang keperluan yang bertanggungjawab, tarikh aduan dan ditetapkan, memastikan pengesahan ketua jabatan. pengurusan harta benda - Aduan yang diterima pada 08/10/2012 dilaksanakan dan belum diambil tindakan. dipatuhi dan - Semua aduan perlu direkod dan meningkatkan dipantau tindakan pembetulan. keberkesanan sistem pengurusan harta benda Klausa 7.4.1: Proses Perolehan secara berterusan. - Penggunaan borang pembelian - Banyak prosedur BEN/PU/03 tidak lengkap (hanya guna kawalselia pengurusan muka surat 1 dari 2 muka surat) Harta Benda tidak - Tidak laksanakan semakan bajet, dipatuhi/dilaksanakan. peruntukan sebelum keputusan, proses perolehan pembelian terus. - Mula gunapakai borang BEN/PU/03 yang lengkap. - Penilaian pembekal bagi bekalan perkhidmatan di atas RM20,000.00. - Borang penilaian ada dilengkapkan namun tidak dikemukakan kepada


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN

-

Jabatan Bendahari AA21604/00062500(PU) Rm49,400.00. Kemukakan penilaian prestasi yang lengkap bagi perolehan di atas RM20,000.00 kepada Jabatan Bendahari.

Klausa 6.2.2: Kompetensi, Latihan dan Kesedaran - Borang permohonan UMS/PU09/01 digunakan. - Terdapat 13 kakitangan belum lengkap mata CPD dimana markah yang belum lengkap melebihi 10. - Markah CPD perlu lengkap (di bawah 10) = 8 kakitangan. - Ketiadaan Database kakitangan hadir ke kursus/latihan. - Hanya senarai kakitangan akademik sahaja. - Ketiadaan fail untuk kakitangan yang hadir induksi dan P&P bagi kakitangan Akademik. - Tiada analisis dibuat untuk kakitangan yang hadir ke latihan/kursus. - Awareness kepada kakitangan tentang MyCPD perlu ditingkatkan bagi memastikan mata CPD minima tercapai. - Dicadangkan agar database lengkap bagi kakitangan untuk hadir ke kursus/latihan diwujudkan bagi memudahkan proses analisis kompetensi kakitangan. - Dicadangkan agar kakitangan yang memohon kursus/latihan lebih menjurus


BIL

JSPIU

GOOD PRACTISE

NCR (MAJOR)

NCR (MINOR)

PENAMBAHBAIKAN kepada tugas dan tanggungjawab di tempat kerja. Klausa 6.1: Bekalan Sumber (PKPH/01) - Didapati sekolah membuat perancangan di dalam bajet tahunan. - Bukti: MBS 2012-2013, walaubagaimanapun, tiada sebarang minit direkodkan dan perancangan lebih kepda 1 atau 2 orang sahaja. - Dicadangkan agar perancangan sumber melibatkan penyelaras/ ketua program dan kakitangan yang terlibat dan perlu dibincangkan di Mesyuarat J/K Pengurusan Belanjawan sebelum dihantar kepada Jabatan Bendahari.

SWOT: RINGKASAN LAPORAN AUDIT BAGI TAHUN 2012 BIL JSPIU

Recommend Documents