Colegio de Bachilleres del Estado de Quintana Roo Dirección General
La valoración es la fase mas importante del tratamiento archivístico para poder efectuar el proceso de “Depuración Documental”, en la que después de analizar los valores de los documentos se decide si éstos deben transferirse a otro archivo o si por el contrario deben eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar técnicas de selección.
VALORACIÓN DOCUMENTAL Es una fase del proceso de expurgo, destinada a descubrir y apreciar los valores inherentes de la documentación; es el análisis para determinar su utilidad (valor) a lo largo de su ciclo de vida, así como para asignarle tiempo y espacio de conservación o eliminación y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, conservación y acceso a las series documentales. La valoración será por tanto la fase del tratamiento archivístico en la que después de analizar los valores de los documentos se decide si éstos deben transferirse a otro archivo o si por el contrario deben eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar técnicas de selección.
CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION VALORES PRIMARIOS
VALORES SECUNDARIOS
CONSERVACIÓN
DEPURACION
A
ADMINISTRATIVO
L
LEGAL O JURÍDICO
F
FISCAL O CONTABLE
I
INFORMATIVO
T
TESTIMONIAL
E
EVIDENCIAL
P
PERMANENTE
V
VIGENCIA (AÑOS)
H
HISTORICO
D
DESCARTE
SERIES DOCUMENTALES
1.- LEGISLACIÓN 2.- ASUNTOS JURÍDICOS 3.- PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN 4.- RECURSOS HUMANOS 5.- RECURSOS FINANCIEROS 6.- RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA 7.- SERVICIOS GENERALES 8.- TECNOLOGÍA Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN 9.- COMUNICACIÓN SOCIAL 10.- CONTROL Y AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICAS 11.- PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
SERIE 1. LEGISLACIÓN
VALOR PRIMARIO
VALOR SECUNDARIO
FINALID AD
A
L
F
I
T
E
Leyes
X
P
X
x
x
x
H
Decretos
X
V
X
x
x
x
H
Reglamentos
V
V
X
x
x
x
H
Actas
V
V
X
x
x
x
H
Instrumentos jurídicos consensuales (convenios, bases de colaboración, acuerdos)
1
X
X
X
X
X
D
Registro y certificación de firmas
6
6
X
X
X
X
D
Normas oficiales
V
V
X
si
X
X
H
SERIE 2. ASUNTOS JURÍDICOS Actuaciones y representaciones
VALOR PRIMARIO A
L
x
x
F
VALOR SECUNDARIO I
T
E
x
x
x
D F
Asistencia, consultas y asesoría Juicios de la dependencia Desfalcos, peculados, fraudes y cohechos Inconformidades y peticiones
SERIE 3. Programación organización y presupuestación
VALOR PRIMARIO
VALOR SECUNDARIO
D
A
L
F
I
T
E
F
Disposiciones en materia de Presupuestación
1
6
6
si
si
X
H
Análisis financiero y presupuestal
1
X
X
X
X
X
D
Evaluación y control del ejecicio presupuestal.
1
6
X
S
S
X
H
Austeridad y disciplina presupuestal
6
6
X
X
X
X
D
Disposiciónes en materia de programación Registro programático de proyectos institucionales Programas operativos anuales Integración y Dictaminación de manuales, normas y lineamientos de procesos y procedimientos Certificación de calidad de procesos y servicios administrativos
SERIE
VALOR PRIMARIO
VALOR SECUNDARIO
D
4. Recursos Humanos
A
L
F
I
T
E
F
Disposición en materia de recursos humanos
6
6
X
S
S
X
H
Expediente único de personal
30
X
X
si
si
X
H
Registro y control de puestos y plazas
6
X
X
S
S
X
H
Nomina de pago de personal
1
X
1
S
X
X
H
Filiaciones al ISSSTE
V
V
X
si
X
X
D
Control de prestaciones en materia económica
30
30
X
X
X
X
D
Jubilaciones y pensiones
1
1
X
si
X
S
H
Control de asistencia (vacaciones, descansos, licencias, incapacidades etc.) Descuentos Estímulos y recompensas
Relaciones laborales (sindicato) Servicios sociales, culturales, de seguridad e higiene en el trabajo Expedición de constancias y credencialización
SERIE 5. Recursos Financieros Disposiciones en materia de recursos financieros Gastos o egresos por partida presupuestal Ingresos Registros contables (glosa) Transferencias presupuestales Ampliaciones presupuestales Registro y control de pólizas de egresos Pólizas de diario Control de cheques Estados financieros Estado del ejercicio del presupuesto
VALOR PRIMARIO A
L
F
VALOR SECUNDARIO I
T
E
D F
SERIE 6. Recursos Materiales y Obra Pública
VALOR PRIMARIO
VALOR SECUNDARIO
D
A
L
F
I
T
E
F
Inventario físico y control de bienes muebles
6
6
X
S
S
X
H
Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles
1
X
X
X
X
X
D
Disposiciones en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento. Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimento Licitaciones Adquisiciones Seguros y fianzas Calidad en materia de obras, conservación y equipamiento Conservación y mantenimiento de la infraestructura física Registro de proveedores y contratista Arrendamientos Disposiciones de activo fijo
Control y seguimiento de obras y remodelaciones Comité de adquisiciones, arrendamientos y servicios Comité de de enajenación de bienes muebles e inmuebles Comité de obra pública
SERIE 7. Servicios Generales
VALOR PRIMARIO A
L
F
VALOR SECUNDARIO I
T
E
D F
Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc) Servicios de embalaje, fletes, y maniobras Servicios de seguridad y vigilancia Servicios de telefonía, telefonía celular y radiolocalización Mantenimietno, conservación e instalación de mobiliario y equipo de oficina. Mantenimiento del parque vehicular Vales de combustibles Conservación y mantenimiento de la infraestructura física
SERIE 8. Tecnologías y Servicios de la información Programas y proyectos en materia de telecomunicaciones Desarrollo e infraestructura de telecomunicaciones Desarrollo e infraestructura del portal de Intenert de la dependencia Administración y servicios de archivo y correspondencia Administración y servicios de bibliotecas Administración y preservación de acervos digitales Procesos técnicos en los servicios de información
VALOR PRIMARIO A
L
F
VALOR SECUNDARIO I
T
E
D F
SERIE 9. Comunicación Social
VALOR PRIMARIO A
L
F
VALOR SECUNDARIO I
T
E
D F
Publicaciones e impresos institucionales Boletines de prensa y entrevistas Inserciones y anuncios en periódicos y revistas Notas periodísticas Invitaciones y felicitaciones
SERIE 10. Control y Auditoría de actividades públicas
VALOR PRIMARIO A
L
F
VALOR SECUNDARIO I
T
E
D F
Disposiciones e materia de control y auditoría Auditorías Seguimiento a la aplicación de medidas y recomendaciones Responsabilidades Inhabilitaciones Declaraciones patrimoniales
SERIE 11. Planeación, Información, Evaluación y Políticas Programas y proyectos de información y evaluación Sistemas de información estadísticas de la dependencia Normas de elaboración y actualización de la información estadística Informe anual de labores Indicadores de desempeño, calidad y productividad Normas de evaluación Modelos de organización Asignación y optimización de recursos financieros
VALOR PRIMARIO A
L
F
VALOR SECUNDARIO I
T
E
D F
DEPURACION DOCUMENTAL
FASE
USO
USUARIO
ARCHIVO
ACTIVA
PRIMARIO Administrativo, Fiscal o Contable, Legal o Jurídico
Institucional Frecuente (consulta alta)
Institución productora
TRAMITE
SEMIACTIVA
PRIMARIO Administrativo Fiscal o contable
Institucional Ocasional (consulta baja)
Institución Productora
CONCENTRACIÓN
Social
Investigador, Público en general
HISTÓRICO
INACTIVA
VALOR
SECUNDARIO Evidencial Testimonial Científico
DOCUMENTOS CON VALOR ADMINISTRATIVO
Son aquellos elaborados, recibidos y conservados, en función de la organización, procedimientos, actividades o acciones de la Dependencia en general, y que además no tiene valor legal o contable. Su conservación en Archivos de Trámite o su transferencia al Archivo de Concentración depende del desahogo de asuntos o del uso y consulta en la unidad administrativa.
Los documentos con valor administrativo se clasificaran, en los siguientes tipos: a).- Estudios de proyectos b).- Informes de labores o reportes de actividades c).- Actas de reuniones d).- Invitaciones a reuniones y eventos e).- Actas Administrativas y Circunstanciales.
Se debe establecer un período máximo de 7 años (ActivoSemiactivo) para la conservación de expedientes con Valor Administrativo; de 2 a 3 años en Archivo de Trámite y el resto en el Archivo de Concentración.
DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL.
Se clasificarán como documentos con valor legal, aquellos que en función de sus atribuciones se generan, reciben y/o conservan el ejercicio de derechos y obligaciones, regulados por el derecho en la materia, dando testimonios ante la Ley.
Los documentos con valor legal, se conservarán en el Archivo de Trámite (activo) durante la vigencia ó hasta la resolución de los mismos, una vez concluida su vigencia, deberá conservarse por un máximo de 10 años en el Archivo de Concentración, llevándose a cabo su valoración histórica antes de su baja.
Cuando las Dependencias conserven documentos Legales, deberán mantenerse activos durante su vigencia. Al momento de ser transferidos al Archivo de Concentración por la Dependencia, según lo requieran las necesidades del área, deberán indicar en el inventario quién conserva los originales.
Los documentos con valor fiscal o contable se clasificaran, en los siguientes tipos: a).-Libros de Contabilidad: Documentos en los que se asientan las operaciones financieras (ingresos y egresos) b).-Registros Contables: Documentos que comprueban las actividades cuantificables en dinero relativo a deudores, acreedores, proveedores, bancos y erogaciones por recuperar presupuestalmente c).-Documentación comprobatoria y justificativa de Ingresos al Gasto Público: Es la documentación que comprueba las operaciones financieras del libro de contabilidad d).-Nóminas e).-Documentos que se refieren a asuntos presupuestales.
Los documentos comprobatorios son todos aquellos que generan o amparan registros en la contabilidad que comprueban lo siguiente:
a).- Se recibieron o proporcionaron bienes y servicios que dan origen (Ejemplo; facturas, notas, recibo de honorarios etc.); y, b).- Se recibieron y/o se entregaron efectivo a títulos de créditos (Ejemplo; cheques, pólizas, contra-recibos, nóminas).
Para la conservación de expedientes con valor contable, se deberá establecer que los documentos contables podrán conservarse en un término de 12 años.
En el Archivo de Trámite (activo) 6 años y por otros 6 años en el Archivo de Concentración.
Si la Dependencia lo considera necesario podrán conservarlos en activo por más de 6 años y el resto hasta cumplir los 12 años en el Archivo de Concentración.
DE LOS DOCUMENTOS CON VALOR HISTÓRICO Los documentos cuyo valor jurídico, administrativo, fiscal ó contable cuyos valores primarios han prescrito, deberán de ser valorados técnica e históricamente pudiendo darse de baja y ser transferidos al Archivo Histórico.
Una vez que los documentos son transferidos al archivo histórico adquieren valores secundarios (testimoniales, informativos o evidénciales) siendo de carácter social, o fuentes de información para investigadores.
Se considerarán documentos con posible valor histórico para el inventario de transferencia, los siguientes: a).- Manuales de Organización y Procedimientos, Guías Técnicas, Disposiciones ó Lineamientos Generales de Operación b).- Documentos don información sobre antecedentes de las Dependencias (orígenes o cambios estructurales o de organización) c).- Legislación y asuntos jurídicos: Leyes, Reglamentos, Decretos; d).-Actas de Entrega-Recepción de áreas a nivel directivo, con anexos e).-Documentos relacionados con el desarrollo de programas f), Informe de actividades de áreas a nivel directivo (Dirección General)
Para determinar los tiempos de conservación documental se establecerá un período durante el cual los expedientes deben ser conservados en los Archivos de Trámite (activos) ó Archivos de Concentración (semiactivos) si requieren de valoración histórica antes del trámite de baja o Descarte.
PROCEDIMIENTOS DE DEPURACIÓN
Para el adecuado manejo y conservación de los documentos en las Dependencias, se realizará la depuración y en su caso la transferencia de documentos al Archivo General
En la Dirección General se integrará un Comité Técnico Interno de Valoración Documental, quien tendrá las facultades para efectuar la selección de documentos y dictaminar el destino final, o bien, promover la transferencia o baja de los mismos.
El Comité Técnico clasificará de acuerdo a estos lineamientos y a las técnicas de valoración.
Para la baja definitiva de documentos de las Dependencias se requiere de la intervención de las instancias correspondientes de la Contraloría Interna y el Archivo General del Estado, a efecto de autorizar, operar y vigilar la baja de los documentos.
Siempre que se realice la depuración de documentos por alguna Dependencia, esta solicitará autorización al Comité Técnico mediante un listado de depuración, describiendo detalladamente el conjunto documental a depurar, así como las técnicas a aplicar, levantarán el acta correspondiente y turnando la solicitud.
Se deberá llevar un registro preciso del inventario de los documentos que hayan sido dados de baja, eliminados o transferidos al Archivo Histórico
PROCEDIMIENTOS DE ORGANIZACIÓN PARA LA APERTURA DE LA INFORMACIÓN GUBERNAMENTAL
LA LEY DE TRANSPARENCIA ESTABLECE TRES FECHAS IMPORTANTES • LA INSTALACIÓN DE LA UNIDAD DE VINCULACIÓN A MAS TARDAR EL 31 DE ENERO DEL 2005 ( CUMPLIDO)
• HACER PUBLICA LA INFORMACIÓN OBLIGATORIA A MAS TARDAR EL 31 DE MARZO DE 2005(CUMPLIDO)
• LA APERTURA TOTAL DE LA INFORMACIÓN A LOS CIUDADANOS QUINTANARROENSES A PARTIR DEL 31 DE JULIO DEL 2005 (EN PROCESO DE ORGANIZACIÓN)
PARA LA APERTURA DE LA INFORMACIÓN GUBERNAMENTAL A LOS CIUDADANOS QUINTANARROENSES SE REQUIERE DE LOS INSTRUMENTOS BÁSICOS SIGUIENTES:
•
UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN ÚNICA
•
FORMATOS DE INVENTARIO DOCUMENTAL
•
CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ÚNICA
Es un instrumento archivístico que consiste en establecer un sistema de códigos basados en una estructura orgánica (cifras, letras o mixto), de tal modo que cada documento o expediente tenga una clave única que lo individualice y lo identifique • Facilita la localización conceptual, es decir de la información contenida en el acervo • Proporciona una estructura lógica de cada fondo documental • Facilita la localización física de cada documento expediente, para facilitar a su vez su control y manejo
o
FORMATOS DE INVENTARIO DOCUMENTAL
• INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRAMITE • INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
• INVENTARIO DE ARCHIVO DE BAJA
INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE Nombre de la Unidad Administrativa:
Fecha de Elaboración:
Clave del
Nombre o Descripción del Expediente
No. Prog.
Mes o Año del Expediente
Observaciones
Expediente
Entrega Nombre y Firma
Recibe Nombre y Firma
Clasificación de la información reservada o confidencial
INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Fecha de Elaboración : ____________________________________________________________________________ Fecha de Transferencia _____________________________________________________________________________ Nombre de la Unidad Administrativa: _________________________________________________________________ Clave del No. Prog .
Nombre o Descripción del Expediente
Expediente
Entrega Nombre y Firma
Periodo
Tiempo de Conservació n
Recibe Nombre y Firma
No. De Legajos
No de Hojas
Preservación
Ubicación Topográfica
Responsable de la Custodia Nombre y Firma
No de Caja
CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL O DE CADUCIDADES
Es un documento normativo en el que se establecen la validez y vigencia de los documentos, se incluye el valor administrativo, legal o fiscal de los mismos, así como el tiempo de conservación en los archivos de tramite y concentración
La información incluida en este catalogo será el punto de partida para los procesos ordenamiento, clasificación, expurgo, transferencia y depuración
“CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL”
EJEMPLO UNIDAD ADMINISTRATIVA: ÁREA
DIRECCION ADMINISTRATIVA
SERIE DOCUMENTAL
TIPOS DE DOCUMENTOS QUE LO INTEGRAN
CARÁCTER DOCUMEN TAL
CONSERVACIÓN DE ARCHIVO DE: TRÁMITE
CONCENT.
LEGISLACIÓN VIGENTE
HISTÓRI CO
DIRECCION ADMINISTRATIVA
SERVICIOS GENERALES
RECIBOS DE AGUA
FISCAL
2
8
D.O.F. 25AGO-98
DIRECCION ADMINISTRATIVA
RECURSOS FINANCIEROS
VALES DE GASOLINA
FISCAL
1
3
A CRITERIO
DIRECCION ADMINISTRATIVA
RECURSOS FINANCIEROS
COMPROBACIÓN DE GASTOS
FISCAL
2
8
D.O.F. 25AGO-98
DIRECCION ADMINISTRATIVA
RECURSOS MATERIALES
INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO
ADMTIVO
2
6
H
A CRITERIO
DIRECCION ADMINISTRATIVA
RECURSOS MATERIALES
CERTIFICADO DE GARANTIA
LEGAL
V
6
H
D.O.F. 25AGO-98
DIRECCION ADMINISTRATIVA
RECURSOS MATERIALES
EXPEDIENTE VEHICULAR
ADMTIVO
V
3
DIRECCION ADMINISTRATIVA
RECURSOS HUMANOS
CATALOGO DE PUESTOS
ADMTIVO
V
6
NOMBRE Y FIRMA TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
OBSERVACI ONES
A CRITERIO
H
A CRITERIO
NOMBRE Y FIRMA TITULAR DE LA DEPENDENCIA
ART. TERCERO
ART. TERCERO
ART. TERCERO
